Slide 1

PowerPointPowerPointConceitos e técnicas

Slide 2

O PowerPoint foi lançado pela Microsoft em 1984 e tinha como

principal objetivo auxiliar visualmente aos oradores, simplificando

e facilitando a compreensão dos conteúdos por parte da

audiência. A idéia era um aplicativo mais dinâmico, possibilitando

palestras ilustradas de maneira mais apelativa, para além do

texto, com auxílio de imagens, animações, sons e vídeos.

Slide 3

Com o emprego de recursos visuais adequados e de boa

qualidade, o expositor mais facilmente conquista o interesse de

seus ouvintes, torna-se mais simples controlar a atenção e pode

fortalecer a capacidade de persuasão. Em 2002, a Microsoft

estimou que são realizadas mais de 30 milhões de apresentações

diariamente usando o PowerPoint, mas usadas de forma inadequada, as mesmas

ferramentas que dão apoio, podem aborrecer, alienar e confundir os ouvintes e ainda

inibir a comunicação, afetando negativamente sua imagem e a credibilidade. De certa

forma, a facilidade de uso do PowerPoint pode ser nosso pior inimigo.

Slide 4

Por mais simples e envolvente que seja criar slides, o PowerPoint

não funciona por conta própria. O público vem a uma palestra, ou

a exposição de uma nova idéia para ouvir e conhecer mais sobre

o assunto e não para fitar imagens projetadas na tela, para isso

existe o cinema que cumpre essa tarefa milhões de vezes melhor.

Nosso objetivo quando criamos slides é ter, sim, uma ótima apresentação em slide, mas

não podemos deixar que nossas observações orais sejam menos atraentes. O

PowerPoint é o ator coadjuvante da apresentação.

Auxiliar oradores, Facilitar a compreensão do

conteúdo

Objetivo

+ de 30 milhõesde apresentações por dia

O PowerPoint não faz apresentações ele cria slides

(Matt Thornhill, presidente da Audience First)

Slide 5

Quando citamos “um ótimo slide”, é necessário termos em

mente o que não é ótimo. Obviamente, não apresentamos aqui a

“excelência” na criação de slides, mas o caminho para podermos

alcançá-la. Primeiramente, precisamos ter em mente que o

aplicativo da Microsoft para textos é o Word, não o PowerPoint.

Portanto, os slides não devem ser atulhados de informações, muitas vezes até

irrelevantes. Devem fazer menção ao texto, lembrar e frisar os pontos fortes do conteúdo.

Slide 6 / FILME (ANTIGO)

O que veremos a seguir é um slide típico nas apresentações de PowerPoint vistas até o

momento. Até os dias de hoje muitos profissionais ainda teimam em ter, e usar, esse

modelo de slide.

Slide 7

Muitos sabem que contraste é a diferença de cor e luminosidade,

entre duas partes de uma imagem, porém há aqueles que não

sabem exatamente usá-lo. Nesse slide, o pouco contraste entre o

azul escuro do topo e o texto do título faz nossos pobres olhos

sofrerem para poder entender o que está escrito: azul escuro e

preto são cores parecidas demais. Sem comentar esse fundo de cor agradabilíssima aos

olhos...

Slide 8

Muito bem, para facilitar a leitura de qualquer coisa, quanto mais

contraste, melhor. Preto no branco: mais contraste que isso,

praticamente impossível. Veja só a diferença quando removemos

o fundo assustador do slide. Óbvio que poderíamos usar outras

cores no fundo do slide e até imagens, mas há que se ter bom

senso.

O slide

Slide 9

Talvez para tentar mostrar serviço ao chefe, o “profissional” autor

desse slide entupiu cada um com o máximo de conteúdo que

conseguiu. Acontece que tem uma coisa vital para um slide ficar

agradável de ler: é o que os designers chamam de espaço

negativo. Não, isto não é nenhuma dimensão paralela: são

apenas as margens, espaço entre figuras, entre parágrafos… ou seja, espaços em

branco. Quando você tem pouco espaço negativo, o slide fica atulhado, poluído demais.

Nesse exemplo, o tamanho de algumas coisas foram reduzidas para aumentar o espaço

negativo e permitir que os olhos “descansem” melhor ao ler o slide.

Slide 10

Em todo esse tempo de uso do PowerPoint chegou-se a

conclusão de que a fonte dos problemas é irremediavelmente a fonte escolhida para o seu slide, o tipo que escolhemos para

dar vida ao nosso texto. Percebemos entre o slide anterior e o

atual uma sutil diferença de legibilidade. As fontes serifadas

(aquelas que, como a Times New Roman, tem aquelas “voltinhas” no pé das letras) não

são as mais indicadas. A fonte Arial – essa que vemos no slide – é bem mais apropriada.

Escrever em letras maiúsculas também não é apropriado para um slide, bem como para

qualquer outro meio de comunicação a distância. Dá a impressão de que estamos

gritando tanto no MSN, como no E-mail, como no slide.

Slide 11

Em pesquisa realizada em 2003, David Paradi (autor do livro

Guide to PowerPoint, Prentice Hall) perguntou a pessoas de

vários países sobre as coisas que mais as aborreciam nas

apresentações com o PowerPoint. 51% dos entrevistados

reclamaram de textos pequenos demais dificultando a leitura da

informação. É importante que monte seus slides com textos relevantes, curtos e legíveis,

e o orador os complemente com sua fala. DETALHE: Erros gramaticais e de digitação

são inaceitáveis. Depois de tudo pronto, confira duas vezes e depois solicite que alguém

faça uma conferência final.

51%Esse texto é Arial 12

Esse texto é Arial 18

Esse texto é Arial 24

Esse texto é Arial 32

Esse texto é Arial 36

Esse texto é Arial 44

Slide 12

Informação inútil: apague. Vejamos o título do slide:

“desempenho das equipes de vendas no quarto trimestre de 2006″. Precisa mesmo dizer que é no “quarto trimestre” se no

gráfico ele está mais do que destacado? E no parágrafo logo

abaixo você fala de novo do bendito quarto trimestre. Além disso,

o destaque no gráfico é feito com a linha vermelha e também com a grande seta azul.

Precisa mesmo destacá-lo de duas formas? Seria isto um backup para o caso de alguém

não ver um dos dois itens? É redundância, não serve pra nada. Agora, leia de novo o

parágrafo do meio do slide: “As vendas apresentaram uma queda bastante expressiva

nos últimos três meses de 2006, conforme mostrado no gráfico abaixo”. Este é um

excelente exemplo de embromação. Afinal de contas, que informação nova este texto

acrescenta ao slide? Já sabemos que é em 2006 (o título mostra isso), que é no último

trimestre e que as vendas caíram (o gráfico mostra isso, e durante a apresentação isso

vai, obviamente, ser citado). Arranque tudo fora, sem dó.

Slide 13

E veja a diferença... Agora que você já apagou toda informação inútil, reveja o seu slide e, apague toda informação inútil. Lembre-se que o objetivo de qualquer slide é passar uma

mensagem, dar uma informação. Todos os elementos do slide

tem que ajudar a passar a informação. Tudo mesmo, desde o texto até as bordas, figuras

e cores. Se alguma coisa no seu slide não está ajudando a passar a mensagem, é lixo.

Não serve pra nada. Merece levar um delete.

A logomarca da empresa, por exemplo, é importante em apresentações externas para

clientes ou fornecedores, mas é completamente inútil para apresentações internas. Ora,

você está apresentando para seu próprio pessoal: algum deles, por um acaso, não sabe

em que empresa está trabalhando?

No título, você precisa mesmo falar em “desempenho”? O gráfico não deixa isto claro? E

as “equipes”? Elas sequer são mencionadas no resto do slide. E o gráfico? Eu sei que os

gráficos 3D do Excel são bonitos e tal, mas lembre-se: o que é que você quer com o

gráfico? Mostrar o quanto coisas 3D são bonitas ou dar uma idéia visual da quantidade

vendida em cada trimestre? Aquele textinho com os valores dos trimestres, ao lado do

gráfico... Necessário, não é? Se colocarmos os valores de cada trimestre em cima de

cada coluna do gráfico, e indicar com uma pequena frase a unidade de medida e escala

de tempo, dá pra deletar não somente este texto como também as linhas de grade do

gráfico que não ajudam em nada e poluem o visual, assim como os rótulos do eixo

horizontal e o eixo vertical, e a legenda (”série 1″? Ahã...E daí?) e a borda... Enfim...

Delete neles!

Slide 14

E... Uau! Agora temos muito menos informação visual inútil

atrapalhando a informação realmente útil. Antes a pessoa lia o

slide inteiro, com uma certa dificuldade, e nem sempre entendia o

conteúdo. Agora basta uma confortável passada de olho. E aí

olhamos nosso slide, damos um grande sorriso, satisfeitos e,

“Epa! Epa !Epa! Como diz Juvenal Antena, justamente...” Claro que ainda podemos

melhorar...

Slide 15

Ah! Agora temos um slide realmente apresentável… Mas, não se

contente com pouco! Queremos um slide que seja tão lindo, mas

tão lindo que faça seu público querer lamber a tela do computador

quando ver a apresentação. E não porque ela esteja

completamente doida, não, o seu slide está realmente bonito. E o

melhor, funcional. Porém, fiquem atentos, o mundo gira, a fila anda, e existe em contraste

a essa situação muitos profissionais que estão procurando a excelência em seus

trabalhos. São os tempos modernos...

Slide 16 - FILME (AGORA)

We will rock you! “Vamos abalar” “Vamos quebar geral”... Nos novos tempos modernos os

profissionais são preparados para isso, pra abalar, pra quebrar geral, apresentam uma

concepção mais clara, um visual mais limpo, clean, onde a informação é passada com

ênfase no que realmente interessa.

Slide 17

Notem que o que nos interessa é dizer que nossas unidades

vendidas no quarto trimestre de 2006 foram inferiores aos outros

trimestres (isso está diretamente ligado ao desempenho da

equipe de vendas), então, e somente para comparação,

colocamos o nosso melhor desempenho do ano que foi o

segundo trimestre. Informação passada. Na lata!

Slide 18

Até aqui percebemos que o dito “ótimo slide” é estrategicamente montado. Ele é

pensado, visto, revisto, alterado... O maior erro de quem monta

um slide é sentar na frente do PC, abrir o aplicativo e começar,

então, a pensar no que quer. O processo deve ser o inverso, ou

seja, primeiro precisamos saber exatamente o que queremos de

nosso slide, procurar as imagens adequadas, os textos

necessários, a parafernália toda e, só então, começarmos a montagem. É imprescindível

trabalharmos com o conceito de prioridades. O que realmente tenho, e devo, colocar no

slide. Para isso, trabalhamos com as seguintes questões:

O que quero que o público saiba no final?

O que espero que o publico tenha em mente após a apresentação?

Qual o sentimento que devo despertar no meu público?

Como conduzo esse público à esse final?

Com essas respostas, e somente com elas, começamos então a preparar o nosso slide.

OBS: O termo parafernália já está dicionarizado, nomeadamente no Dicionário da Porto

Editora. Significa «conjunto de objetos de uso pessoal; equipamento próprio de qualquer

profissão ou atividade humana; pertences; tralha». A palavra vem do latim medieval, com

significado idêntico.

4º Trimestre

5151Unidades

2º Trimestre81

Unidades

Vendas 2006

X

Estratégia

•Planejamento•Dedicação•Esmero•Foco na informação

Slide 19

Como vimos anteriormente o slide do PowerPoint é um mero ator

coadjuvante. O mérito da apresentação é mesmo do

apresentador. O orador que supostamente conhece tudo a

respeito do que fala. É o cara que vende a idéia. Somos o que

somos porque ao longo de nossa existência estamos comprando

idéias que nos foram apresentadas e, claro que se compramos é porque nos foram bem

vendidas, bem apresentadas.

Falar em público é sempre uma dificuldade. Seja num discurso após os “parabéns” de

aniversário, seja em uma sala de aula. Muito mais difícil falar em público

profissionalmente, tendo o nosso cargo e nosso salário em jogo, por pior que ele seja...

Falar em público profissionalmente para apresentar uma idéia nova, então, nem se fala...

Mas quando vendemos uma idéia, quando temos um projeto, primeiramente nós já

acreditamos que ele seja possível... Já o estudamos, vimos a viabilidade dele e até

sabemos como proceder para concretizá-lo... Precisamos agora convencer nosso público,

nosso patrocinador, nossos amigos e familiares... Temos, necessariamente que VENDER

a nossa idéia... Graças a Deus, existem algumas técnicas que podem nos ajudar e tornar

essa tarefa mais fácil e com um pouco de treino poderemos transformar a angústia de

falar em público em degraus para fama.

Slide 20

Primeiramente o apresentador tem que conhecer os seres

humanos. Sir Charles "Charlie" Spencer Chaplin (1889 —

1977) que foi o ator mais famoso dos primeiros momentos do

cinema hollywoodiano, ainda em filmes mudos, e posteriormente

um notável diretor, disse certa vez: "Estudei o homem, porque se

assim não o fizesse, não conseguiria realizar nada em meu ofício." E nós, meros mortais,

devemos seguir esse exemplo, principalmente quando temos que enfrentar um público

ávido de informação. É necessário sabermos exatamente quem é esse público e juntar

nossos esforços para surpreender esse público. Surpreenda-se a si mesmo... Todos

somos capazes!

O apresentador

Somos emocionais...Apaixonados e apaixonantes.

Slide 21

Primeiramente espera-se do apresentador uma apresentação

pessoal impecável. Como diz o ditado “ a primeira impressão é a

que fica”. E quando tratamos de apresentação pessoal não

falamos só em roupas e acessórios, mas e, principalmente, em

atitudes.

Slide 22

A postura do apresentador é fundamental para o sucesso da

apresentação, bem como o modo de como ele conduz a

apresentação. É importante lembrar que o corpo fala e alguns

gestos inocentes podem colocar tudo a perder diante de uma

platéia atenta.

Slide 23

Na pesquisa de 2003 de David Paradi, 60 % dos entrevistados

acham que o mais irritante é o apresentador que lê os slides para

eles. Então, por favor, não subestime a inteligência de sua

platéia, provavelmente todos que estão presentes sabem LER.

Uma apresentação não é uma leitura de textos, mas uma

explanação de coisas que estão acima e além do que está nos slides. De outra forma,

seria mais confortável e prático que as pessoas lessem os slides em casa ou no

escritório.

A aparência éimportante

para a credibilidade

Não•Cruzar os braços•Mãos para trás•Mãos nos bolsos•Ler a apresentação•Falar no mesmo tom

60%

Slide 24

Para uma boa apresentação é imprescindível que se conheça o

ambiente onde ela se realizará. É necessário que se saiba

previamente tudo que há e o que não há disponível. É necessário,

também, que se crie o ambiente da apresentação. Nos anos 90 a

“L’acqua di Fiori” preparou uma propaganda de lançamento de

um perfume para exibição em salas de cinema... Enquanto na tela era mostrada a

propaganda, o perfume era espalhado através do ar condicionado da sala de exibição...

Isso é criar o ambiente. Uma turma de alunos do Programa de Educação para o Trabalho

do Senac tinham o projeto de criar uma sala de cinema... Criaram uma apresentação em

widescreen, ou seja, no formato de uma tela de cinema, e no início da apresentação, na

sensibilização de sua platéia, distribuíram saquinhos de pipoca, balas e chicletes... Mais

cinema que isso só mesmo exibindo o filme... Com essas atitudes simples eles

conseguiram transportar o seu público alvo para dentro do universo da apresentação, ou

seja, o cinema.

Slide 25

A velha dupla papel x caneta, ou se alguém preferir lápis x papel,

são ferramentas essenciais para uma apresentação. Ter-se a

mão uma lista com tudo que podemos precisar para o bom

desempenho de nossa tarefa é de suma importância, bem como

checar todos os itens antes da apresentação. Essa lista poderá

começar a partir de nossas idéias para o slide naquela questão das prioridades e terminar

nos itens necessários para a apresentação final. Imprescindível, também, criar um roteiro

para a nossa apresentação, não que iremos ficar lendo-o, mas, digamos, vamos ficar

passando os olhos nele para chegarmos ao nosso objetivo... E, impossível não dizer,

tenham em mente as Leis de Murphy, das quais nenhum mortal está livre...

O ambiente

Computador, notebook

TelãoProjetorDrivers de CD / DVD

Flip-ChartMicrofonesTV, Som

Apresentação salva em PPS

Internet (senha e-mail)

CD da apresentação

Check-list VVV

Slide 26

Major Edward A. Murphy Jr (1918 - 1990) foi um engenheiro

aeroespacial dos EUA que trabalhou em sistemas de segurança-

crítica. Ele foi um dos engenheiros que trabalhava nos

experimentos de foguetes que seriam realizados pela Força

Aérea Americana através do projeto MX981, para testar a

tolerância humana à aceleração.

O experimento envolvia um conjunto de 16 acelerômetros que é o instrumento usado para

medir a aceleração, montados em diferentes partes do corpo de uma pessoa-teste (uma

"cobaia"). Havia duas formas pelas quais cada sensor podia ser colado em sua base e

somente uma era a correta. De acordo com a lei das probabilidades, todas as 16 peças

foram fixadas de maneira errada. Isso deu origem a primeira Lei de Murphy:

Se há duas ou mais formas de fazer alguma coisa e uma das formas resultar em

catástrofe, então alguém a fará.

A partir daí, outras “leis” foram se juntando ao código que, embora hilárias, são a mais

pura realidade, como, por exemplo:

1. Um atalho é sempre a distância mais longa entre dois pontos.

2. A beleza está à flor da pele, mas a feiúra vai até o osso!

3. Nada é tão fácil quanto parece, nem tão difícil quanto a explicação do manual.

4. Tudo leva mais tempo do que todo o tempo que você tem disponível.

Enfim... Faltando 2 segundos para a sua brilhante apresentação – Pow! – Acabou a

energia elétrica sem previsão de volta. Não há mais projeção de slides... Não há mais

música ambiente... Não há microfone... É o caos... Mas, como sou prevenido, eu já havia

estrategicamente impresso todos os slides de minha apresentação para ser distribuído

para o meu público com uma breve sinopse, um breve resumo de tudo que eu vou falar...

Na verdade ele seria distribuído no final da apresentação como uma forma de

surpreender e terminar com chave de ouro minha apresentação, mas mediante o

acontecido, sem energia elétrica, ele será o meu auxiliador enquanto exponho o meu

projeto. Lembrem-se: Esse é o meu projeto, a minha idéia, ela tem que ser vendida... E,

pior, essa é a minha única oportunidade!

Se alguma coisa pode dar errado, dará. E mais, dará errado da pior maneira, no pior momento e de modo que cause o maior dano possível.

Atenção

Lei de Murphy

Slide 27

Essas são pequenas dicas de como podermos ser melhor em

nossas apresentações, mas nunca deveremos esquecer: A

verdadeira essência do melhor está em nós mesmos. Em nosso

sorriso, em nossa lágrima... Nós somos a pura essência e a

própria excelência.

Slide 28

Fim

Sir Charles "Charlie" Spencer Chaplin(1889 — 1977)

A vida é uma peça de teatro que não permite ensaios. Por isso, cante, chore, dance, ria e viva intensamente, antes que a cortina se feche e a peça termine sem aplausos.