Política de Fornecedores deServiços e Produtos

H459 Política de Fornecedores de Serviços e Produtos

Fundada em 1978 a Unimed Araçatuba atende cerca de 60 mil bene�ciários e conta com mais de 300 médicos cooperados e uma ampla rede prestadora. Inaugurado em 2001 o Hospital Unimed Araçatuba é referência em atendimento hospitalar em toda região. Oferecendo aos bene�ciários uma estrutura com alto padrão de qualidade.

UNIMED ARAÇATUBA

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OperadoraR. Rio de Janeiro, 357 e 386

Espaço Viver BemR. Tiradentes, 1.042

Hospital UnimedR. Gaspar de Lemos, 2

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Siglas e De�niçõesCompras

É o setor responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno ou

externo, através da mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor /

requisitante. É a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades

requisitantes, compra o material certo, ao preço certo, na hora certa, na quantidade certa

e da fonte certa.

Quali�cação

Quali�cação: Ato ou efeito de quali�car, avaliar, classi�car Fornecedores de Pordutos.

Críticos: Forncedores que podem afetar a qualidade (impactar diretametne e na

satisfação do cliente) ou a segurança do produto �nal (tem potencial para conduzir

danos aos clientes, ao patrimonio e que possa colocar em risco a continuidade

operacional) DA Organização.

Fornecedores

Fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira,

bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividade de produção,

montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou

comercialização de produtos ou prestação de serviços.

Fornecedores críticos

Fornecedores que podem afetar a qualidade (impacta diretamente no atendimento e na

satisfação do cliente) ou a segurança do produto �nal (tem potencial para conduzir dano

aos clientes, ao patrimônio e que possa colocar em risco a continuidade operacional) da

Organização.

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Fornecedor exclusivo

Fornecedor para o qual não existam concorrentes no mercado, por motivos especí�cos,

que impedem a realização das cotações necessárias.

Fornecedores de bens

a) Licença e manutenção de equipamentos e acessórios;

b) Aluguel/aquisição de equipamentos, móveis e utensílios;

c) Materiais de escritório e materiais grá�cos;

d) Fornecedores registrados no banco de dados para cotação.

Criticidade

Nível B

Nível C

Nível D

Complemento

Aquele que impacta parcialmente nas atividades internas e indiretamente na satisfação do cliente

Aquele que impacta de forma leve na satisfação dos clientes internos e externos

Aqueles fornecedores pontuais, que não impacta diretamente nos processos internos e externos

Os fornecedores enquadrados no grupo �C e D� não receberão visita técnica de quali�cação, mas deverão encaminhar sempre que solicitado e de acordo com a periodicidade estipulada pelo setor responsável da cooperativa, laudos de aferição da qualidade e/ou segurança de acordo com órgão regulador especí�co. *Quando o fornecedor trabalhar com produto ou serviço enquadrado em mais de um item de criticidade, será avaliado pelo de maior grau.

Nível A Aquele que impacta diretamente no bom andamento dos processos internos e externos.

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Fornecedores de serviços

a) Serviços de mão-de-obra (terceirizada);

b) Software de gestão;

c) Serviços de consultorias, assessorias e auditorias;

d) Palestrantes;

e) Serviços de saúde (atendimento pré-hospitalar, orientação médica, saúde

ocupacional, tele monitoramento, call center, regulação de transporte inter-hospitalar e

a�ns);

f) Armazenamento de documentos;

g) Serviços de pesquisas de mercado;

h) Serviços de publicidade e propaganda;

i) Serviços para eventos do Sistema Unimed (buffet, refeições, áudio e vídeo, recepção,

cenogra�a, geradores de energia, hotéis e a�ns).

Finalidade Estabelecer as diretrizes, práticas e ações da Cadeia de Suprimentos para a Gestão de

Fornecedores.

Executor Coordenadora de Compras. Comprador, Assistente de Compras, Auxiliar de Compras,

Supervisora de Farmácia, Supervisor de Almoxarifado e demais supervisores que

possuem contrato de serviço.

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Materiais necessários

Acesso a internet

Softwares do pacote of�ce

Sistema de postagem de orçamento

Sistema de devolução

Sistema Renovatti Compras-OPS

Sistema MV 20001i Controle de compras

Sistema MV 2000i Controle de Estoque (recebimento de nota �scal)

Sistema MV 2000i Avaliação de Fornecedores

Sistema de OPME (bionexo)

Conteúdo

1. SISTEMA UNIMED

A Unimed é a maior cooperativa na área da saúde em todo o mundo e também a maior

rede de assistência médica do Brasil, presente em 84% do território nacional. O Sistema

nasceu com a fundação da Unimed Santos (SP) pelo Dr. Edmundo Castilho, em 1967, e

hoje é composto por 348 cooperativas médicas, que prestam assistência a mais de 18

milhões de bene�ciários.

A UNIMED ARAÇATUBA

Em outubro de 1978 um grupo de médicos tomou a iniciativa de criar uma cooperativa

de trabalho médico em Araçatuba visando organizar o atendimento aos diversos

convênios então existentes. A partir daí o médico cooperado teria a sua disposição um

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órgão estruturado capaz de negociar e administrar a emissão de guias, realizar

cobranças e conferências de contas hospitalares e diversas questões burocráticas,

�cando livre para se dedicar à sua atividade primordial, o atendimento ao paciente.

A nova Cooperativa, denominada Unimed de Araçatuba, seguia cumprindo o seu papel

ampliando o número de usuários, admitindo novos médicos e fechando contratos

empresariais. Em suas sucessivas administrações a Cooperativa acompanhou a

evolução de nossa sociedade e as mudanças de nossa economia. Lançou novos Planos

de Saúde individuais e familiares, criando Enfermarias e Pronto Socorro particular

próprio em parceria com a Santa Casa de Araçatuba, além de diversas outras iniciativas

que a colocaram entre as mais e�cientes e bem estruturadas do país. Inserindo-se no

Sistema Nacional Unimed, a Cooperativa pôde participar de grandes decisões que

permitiram o fortalecimento da classe médica, contribuindo para a criação das Unimeds

de Birigui, Penápolis e Andradina, hoje todas Unimeds independentes.

Da Unimed, que começou a funcionar em uma sala da Associação Paulista de Medicina,

com uma máquina de escrever e restrito grupo de usuários, restam apenas às boas

recordações por parte dos fundadores, funcionários e primeiros bene�ciários. Hoje a

Unimed de Araçatuba conta com mais de 320 cooperados entre médicos e serviços

contratados, 54 mil bene�ciários. O hospital Unimed Araçatuba possui um Sistema de

Gestão da Qualidade reconhecido, sendo: Acreditado com Excelência Nível III pela ONA

e com ISO 9001/2015.

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Identidade Organizacional Unimed Araçatuba.

IDENTIDADE ORGANIZACIONAL HOSPITAL

IDENTIDADE ORGANIZACIONAL OPERADORA

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Sobre nossa política de qualidade

A Unimed Araçatuba busca constantemente a excelência dos processos e serviços,

cumprindo requisitos e regulamentos aplicáveis, comprovados pelas certi�cações de

qualidade recebidas e garantidas por meio de seus colaboradores treinados, atuando em

parceria com os cooperados, prestadores, fornecedores, com foco na satisfação e

segurança dos nossos clientes.

Para atender as necessidades da UNIMED ARAÇATUBA, é obrigatório que os

fornecedores atendam as determinações das vigilâncias municipais, estaduais e

federais e cumpram com as legislações e regulamentações cabíveis ao segmento de

mercado em que estão inseridos.

É recomendado aos fornecedores a busca constante pela qualidade prestada nos seus

serviços e que os mesmos possuam um sistema de qualidade que possa ser veri�cado, e

que esteja em conformidade com as normatizações de qualidade nacionais e/ou

internacionais, não sendo necessário a exigência da certi�cação.

Dependendo da segmentação de fornecimento de produtos e/ou serviços poderão ser

realizados vistorias regulares pela UNIMED ARAÇATUBA nas dependências dos

fornecedores.

Objetivo da política institucional de contratação e quali�cação de fornecedores.

Esta Política tem a �nalidade de orientar os fornecedores de como deverão trabalhar

em parceria com a UNIMED ARAÇATUBA.

A partir do conhecimento do referido conceito, os problemas poderão ser evitados e/ou

reduzidos determinando uma consciência pro�ssional nos processos operacionais de

qualidade e o comprometimento das diretrizes da Política de Sustentabilidade Unimed,

em busca da melhoria contínua.

A UNIMED ARAÇATUBA dentro da sua política com os fornecedores designa-se a

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estabelecer condições comerciais adequadas e fornecer informações necessárias nos

pedidos de compras de produtos e/ou contratação de serviços.

Relacionamento entre a cooperativa e fornecedor:

Na Unimed Araçatuba, assumimos o compromisso pela busca da excelência dos

serviços prestados, através de uma conduta ética e responsável em todas as atividades

desenvolvidas. Segundo o Código de Conduta Pro�ssional da Unimed, em seu Oitavo

Princípio, todos os relacionamentos externos deverão ter como objetivo central a

efetivação de parcerias duráveis e reciprocamente bené�cas, complementando com

�Código de Conduta do Sistema Unimed�, ditados pela submissão às leis vigentes no

país, à transparência e ao respeito pela reputação e pela dignidade dos parceiros. Por

este motivo, foram estabelecidos princípios de Conduta da Cooperativa e Conduta do

Fornecedor, cumpridos em todas as atividades relacionadas direta ou indiretamente,

como demonstração do interesse na manutenção da parceria. Desta forma a

comunicação, interação e troca de informações entre Unimed e fornecedor são

transparentes, con�áveis e justas.

Conduta do comprador e atividades:

Atividades do Comprador da Unimed Araçatuba:

1- Revisar, negociar e aprovar requisições de compras, garantindo que elas atendam a

Política Financeira da Unimed Araçatuba.

2- Conduzir os processos de concorrências buscando suporte dos supervisores quando

os projetos forem complexos.

3- Suportar o desenvolvimento e implementação de projetos.

4- Conduzir projetos de melhoria contínua entre outros garantindo o envolvimento das

áreas funcionais.

5- Resolver questões gerais de fornecedores e problemas de pagamento.

6- Atuar na melhoria do atendimento às necessidades dos clientes internos.

7- Participar de maneira efetiva do processo de gerenciamento de desempenho dos

fornecedores contribuindo para o seu desenvolvimento dos resultados gerados para a

companhia.

8- Suporta compra/ abastecimento gestão de atividades como aferição de preços,

gestão de fornecedores, análise de processos, pesquisa de mercado e indústria, e

construção de modelos.

9- Realiza melhores negociações contratuais. Reúne informações e fornece dados

sobre contratos maiores.

10- Auxilia no processo de entrevista e avaliação de representantes de vendas e

fornecedores.

11- Realizar a compra de produtos, negociando diretamente com fornecedores;

12- Analisar o mercado e concorrentes;

13- Apoiar ações junto ao marketing;

14- Desenvolver Mix de produtos do seu departamento;

15- Analisar resultados da área, traçando plano de ação quando necessário.

Conduta do Comprador:

1- Manter um tratamento igualitário, cooperativo com todos os fornecedores

2- Estar receptivo as sugestões e inovações propostas

3- Estimular e desenvolver uma competição positiva e sadia entre os fornecedores;

4- Renunciar qualquer prática que não esteja de acordo com os princípios da

honestidade, inclusive denunciando eventuais iniciativas por parte de fornecedores.5

5- Valorizar a contratação de empresas cooperativas socialmente responsáveis,

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comprometidas com o bem-estar de seus colaboradores e com o desenvolvimento

sustentável da sociedade e do meio ambiente;

6- Efetivar a contratação de fornecedores com base em critérios técnicos, pro�ssionais,

éticos e nas necessidades da Unimed, bem como conduzi-las por meio de processos

pré-determinados, tais como concorrência, cotação de preços ou critérios

eminentemente técnicos, que garantam a melhor relação custo-benefício;

7- Não contratar e/ou realizar negócios com pessoas ou organizações de má reputação:

� Que desrespeitem a legislação do país, particularmente no tocante ao trabalho

de crianças e adolescentes;

� Que não respeite as suas obrigações �scais, tributárias, trabalhistas e

previdenciárias.

8- Praticar a imparcialidade e manter um tratamento cooperativo para com todas as

pessoas com as quais negocia, zelando pela imagem, interesses comuns e

compromissos assumidos;

9- Preservar as informações de caráter reservado fornecidas por qualquer fornecedor,

mantendo a ética nas negociações;

10- Fornecer corretamente ao fornecedor os pedidos de materiais, suas quantidades e

local de entrega;

11- Estar receptivo às sugestões e inovações propostas;

12- Assegurar às pessoas, devidamente identi�cadas e credenciadas pelo fornecedor, o

acesso às dependências da cooperativa, para entrega dos materiais e/ou prestação de

serviço;

13- Na utilização de material consignado: repassar ao fornecedor com brevidade, as

informações relativas aos materiais que serão utilizados. Para a emissão de notas �scais

para cobrança dos produtos, enviar e-mail ao fornecedor informando a descrição do(s)

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produto(s) utilizado(s), lote, códigos e referências, nome do paciente, data, médico.

Con�ito de interesse

O setor de compras declara que não possui con�ito de interesses de ordem pessoal,

pro�ssional ou de qualquer outro tipo com a empresa contratada preservando assim a

compliance nos processos de negócios e não oferecendo ganhos ou benefícios nas

relações de negócios, preservando os valores de honestidade e verdade no

relacionamento mantido entre a Unimed Araçatuba e as empresas fornecedoras.

Os con�itos de interesse devem ser noti�cados pelo fornecedor à Unimed Araçatuba

através do e-mail ouvidoria@unimedaracatuba.com.br, informando situações nas quais

os interesses particulares de colaboradores inter�ram inadequadamente na relação de

ambas as instituições. Este e-mail também pode ser utilizado para denúncias relativas

às questões éticas nos relacionamentos com fornecedores e parceiros.

Conduta do fornecedor

É de responsabilidade do Fornecedor:

1- Apresentar toda a documentação solicitada que consta em nosso site:

www.unimedaracatuba.com.br;

2- Atender ao pedido integralmente, atendendo prazo e quantidades solicitadas,

3- Garantir a qualidade do produto,

4- Atender os requisitos normativos aplicáveis,

5- Atender as especi�cações de entrega e prazos conforme programação;

6- Agilidade nas informações solicitadas,

7- Oferecer um bom preço nos produtos,

8- Cumprir com os preços negociados;

9- Prestar apoio técnico;

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10- Não alterar de forma alguma valores já enviados de orçamentos;

11- Cumprir as regras estabelecidas pela Unimed de Araçatuba quanto entrega e

conduta.

Saúde e segurança

O fornecedor disponibilizará para os seus colaboradores um local de trabalho seguro e

equipamentos de segurança necessários para a realização de suas atividades, em

conformidade com a legislação e regulamentos aplicáveis. Comprometendo-se a

cumprir os padrões de segurança visando implementar procedimentos para lidar com

situações de risco e prevenção de acidentes, como por exemplo, incêndios, vazamentos,

acidentes de trabalho, etc. O fornecedor responsabilizar-se-á:

Por quaisquer ônus decorrentes de acidentes de trabalho de acordo com as Leis

vigentes, relativos aos seus empregados, prepostos ou autônomos na execução e no

local dos serviços ora contratados;

Por quaisquer problemas, erros, danos ou prejuízos causados por seu pessoal,

prepostos, terceirizados ou empregados, em virtude da prestação de serviços ora

avençados.

Além disso, quando o fornecedor realizar atividades in loco na cooperativa, se

comprometerá a atender os quesitos de saúde e segurança do trabalho orientados pelo

SESMT da Unimed Araçatuba.

Proteção ambiental

O fornecedor cumprirá todas as leis ambientais aplicáveis, e procurará meios para

conservar os recursos naturais e energéticos, evitando o desperdício e a utilização de

substâncias perigosas, de modo a minimizar quaisquer impactos adversos no ambiente.

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Monitoramento e conformidade

O fornecedor compreende que a Unimed Araçatuba realizará atividades de

monitorização para avaliar o cumprimento dos princípios de conduta, através de visitas

técnicas, noti�cações e/ou análise de documentações.

Fornecedores de serviço/contrato

Cada unidade da Organização que possui fornecedores externos de serviços, com setor

de Compras na Gestão de Fornecedores/ Contrato, realiza a seleção, quali�cação e

avaliação com base na sua capacidade em fornecer serviços em conformidade com os

requisitos legais, de cliente e da organização. O controle aplicado ao fornecedor deve

depender do efeito do serviço adquirido na execução dos processos da Organização.

Portanto, devem ser considerados na quali�cação, avaliação e reavaliação os

fornecedores de serviço críticos, aqueles que podem afetar a segurança do serviço �nal.

Á partir do segundo semestre de 2019 na Unimed de Araçatuba não aceitara mais

clausulas de renovação de contrato automática, atendendo exigência da diretoria, pois

os mesmos devem ser renegociados quanto a valor e também dar oportunidades para

outros fornecedores.

Os contratos também serão avaliados conforme impacto na estratégia da Unimed de

Araçatuba, considerando os seguintes aspectos:

Situação do contrato (ativo, desativado),

Avaliação de desempenho do serviço em dia? Qual resultado da última avaliação?

Impacto positivo ou negativo nas Perspectivas estratégicas: Financeiro (valores

ajustados? Houve negociação), Clientes (houve impacto na satisfação das partes

interessadas), Processos (impacto nos indicadores, riscos, RNCs, auditoria interna e

externa?), Aprendizado (impacto nas pessoas do processo).

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2. SELEÇÃO DE FORNECEDORES DE SERVIÇOS

São determinantes para a aquisição do serviço os critérios:

� Orçamento;

� Apresentação dos documentos legais exigidos;

� Análise do contrato (quando aplicável);

� Integração pelo SESMT;

� Relatório de visita técnica ou aprovação (quando aplicável).

O supervisor responsável pela contratação deverá solicitar à empresa contratante o

orçamento. Os documentos legais pertinentes serão solicitados pelo setor de Compras,

conforme descrição no Anexo I - Critérios de Quali�cação para Fornecedores.

Com a proposta e orçamento em mãos, o supervisor preenche o Anexo VII - Seleção de

Fornecedor e encaminha para a diretoria e gerência administrativa avaliarem. A

contratação é decidida pelo supervisor em conjunto com a direção administrativa e com

cooperação do grupo de melhorias de contratos, se for necessário.

Um critério adotado para desempate entre fornecedores é a posse de certi�cação ISO

9001, ONA ou outra certi�cação aplicável. A simples entrega do documento de

certi�cação não permite a aprovação imediata.

Quando necessária comparação, observação e vistoria do serviço o supervisor deverá

realizar a visita técnica com o objetivo de aprovar o serviço oferecido.

Cumpridas todas as exigências do processo de contratação, o supervisor obtém o aceite

da administração e a assinatura do contrato, e encaminha para o setor Gestão de

Fornecedores/Contrato para arquivo. Após o setor de Compras enviará para o fornecedor

contratado o anexo VI Aprovação de Fornecedor.

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3. VISITA TÉCNICA

De acordo com o roteiro de veri�cação/avaliação de�nido, contemplando as

legislações aplicáveis ao serviço, às normas regulamentares devem ser incorporadas

como critérios de veri�cação obrigatórios.

Em todas as visitas, o solicitante será o líder da equipe auditora, o mesmo deve realizar

o contato inicial com o fornecedor para a comunicação da visita, e o acerto de data e local.

O líder da equipe será o responsável em encaminhar o relatório no prazo de 05 dias

após a data da visita. Fica como responsabilidade do representante da área técnica

elaborar o relatório e após encaminhar para o setor Gestão de Fornecedores/Contratos.

Após envio dos relatórios pelos líderes das auditorias, o setor de Compras responsável

pela avaliação de Fornecedores/Contratos deve avaliar o indicador: Percentual de

Conformidade (Nº de Conformidades/Nº de Itens Avaliados*100) Visita Técnica, para

cada serviço, e será lançado no sistema da qualidade e também no sistema MV 2000

onde controlamos toda avaliação (HUA) e Renovatti (OPS).

Após a visita, a equipe que auditou o fornecedor deve enviar o Relatório de Visita

Técnica, concedendo prazo de até 90 (noventa) dias para regularização das não

conformidades, se houver, e neste caso deverá ser preenchido o anexo V Noti�cação de

Fornecedor e terá o prazo de 20 dias para encaminhar um plano de ação e após a equipe

que realizou a primeira visita deve agendar um retorno para checar os apontamentos e

emitir um novo Relatório de Visita Técnica com um novo percentual de conformidades.

Caso o fornecedor mantenha não conformidades, a equipe deverá comunicar ao setor

de Compras Gestão de Fornecedor/ Contratos. Cabe ao setor de Gestão de

Fornecedor/Contratos junto a Diretoria e o Grupo de Melhoria de Contratos,

estabelecerem as providencias a serem tomadas junto ao prestador de serviço.

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A escolha para os fornecedores em que é necessária a visita técnica foi realizada com

base na criticidade do serviço prestado, de�nido em reunião do grupo de melhorias de

contrato com os supervisores e núcleo de OPME.

Para serviços extraordinários de caráter contingencial, por exemplo, quebra do

aparelho de tomogra�a ou máquinas da lavanderia, os nossos pacientes e ou roupas

hospitalares sujas serão encaminhados a fazer o exame ou lavar a roupa hospitalar em

outro local, e teremos visita técnica nestes locais antes de encaminhar o paciente e ou

roupa suja hospitalar para fazer o exame ou lavar roupas.

4. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES DE SERVIÇOS

A cada entrada de nota �scal de serviço no HUA, é realizada a avaliação de fornecedor,

pelo setor de Custos.

Avaliação de fornecedores de Serviços na Unimed Araçatuba é realizada

semestralmente pelo supervisor responsáveis pelo fornecedor e posteriormente envia

ao setor de compras para compilação dos dados.

Após esta avaliação semestral será enviado o documento (Carta Fornecedor U.A), para o

fornecedor explicando como é realizada esta avaliação e qual a posição do mesmo no

ranking.

Classi�cação da avaliação de fornecedor de serviços:

Aprovado: nota acima de 7,00

Aprovado com restrição: nota entre 5,0 e 6,9

Reprovado: abaixo de 5,0

Caso o fornecedor seja quali�cado como aprovado com restrição o mesmo será

noti�cado, através do anexo V Noti�cação de Fornecedor e terá um prazo de 90 dias para

apresentar um plano de ação com as melhorias. Se for classi�cado como reprovado e for

fornecedor único deverá ter aprovação da diretoria para continuar a fazer parte do nosso

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quadro de fornecedores ativos e deverá apresentar um plano de ação com as melhorias,

caso contrario será desquali�cado e em ambos os casos será noti�cado através do anexo

V Noti�cação de Fornecedor.

Será enviada para os supervisores responsáveis por prestadores de serviço uma lista

com todos os fornecedores de serviços quali�cados, quem é o supervisor responsável e

data de vencimento da avaliação de fornecedor.

5. MONITORAMENTO

O monitoramento da prestação de serviço deve ser realizado constantemente. Quando

for identi�cada não conformidade com relação às clausulas contratuais, o supervisor

deverá adotar as medidas previstas que podem ser:

Emissão de relato de não conformidade;

Realização de auditoria extraordinária

Solicitação de reunião com o fornecedor para ajuste de conduta e repactuação das

clausulas contratuais.

As consequências de não se adequar a gestão de fornecedores de serviços, será o

bloqueio do fornecedor no nosso cadastro de prestadores de serviços e o mesmo será

comunicado através do anexo V Noti�cação de Fornecedor.

Fornecedores de produto

A Unimed Araçatuba dentro da sua política com os fornecedores, designa-se a

estabelecer condições comerciais adequadas e fornecer informações necessárias nos

Pedidos de Compras de Produtos.

Acredita na Responsabilidade Social enquanto política de Gestão da Cooperativa e na

importância da disseminação de seus conceitos e premissas na sua cadeia de valor. Com

isso, espera que haja sempre honestidade na determinação de preços, com discussões

francas e abertas sobre redução de custos, qualidade dos produtos e serviços oferecidos

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e disposição para resolução de problemas gerais.

O processo de cadastramento de um fornecedor na Unimed Araçatuba passa por

diversos requisitos legais e obrigatórios. Consiste em uma análise jurídica, �scal,

contábil e técnica. Tudo para garantir o alinhamento dos materiais aos requisitos

necessários. A inscrição no Cadastro do Fornecedor será realizado mediante

apresentação dos documentos conforme tipo de atividades:

HUA.FOR.COM-006 QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES � CRITICOS,

HUA.FOR.COM-007 QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES - NÃO CRITICOS e

HUA.FOR.COM 012 - Formulário de Quali�cação de Fornecedores de Produtos

Alvará da Vigilância sanitária Vigente

Alvará de Localização e funcionamento da Prefeitura

Alvará do Corpo de Bombeiro

Certi�cado de Responsabilidade técnica expedida pelo conselho correspondente

Contrato Social

Certi�cado de Boas Praticas

Declaração de Transporte de Veículo vistoriado pela Anvisa

Certi�cado de Controle de pragas (Fornecedores do SND)

Carta de Credenciamento do Distribuidor

Relatório Visita técnica

Para aluguel de equipamentos:

Nota �scal do aparelho

Última revisão atualizada

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Plano de manutenção

Título conferido ao operador do aparelho e capacitação necessária

Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção �

PCMAT (quando aplicável)

Atestado de saúde ocupacional � ASO (quando aplicável)

Ficha de Controle de Entrega de EPI�S (quando aplicável)

Treinamento Obrigatório (quando aplicável)

Programa de Prevenção de Risco Ambientais � PPRA(quando aplicável)

Certi�cações, Políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente,

Responsabilidade Social, Saúde e Segurança)

Certi�cação reconhecida nacional e ou Internacionalmente

Documentos a serem Entregues semestralmente:

Prova de Regularidade com a Fazenda Federal

Prova de Regularidade com a Fazenda Estadual

Prova de Regularidade com a Fazenda Municipal

Certidão de Regularidade de Situação perante FGTS (GFIP)

Certidão Positiva com efeitos de negativa perante o INSS (se fornecimento for dentro

das inscrições da Organização)

Certidão negativa de falência ou concordata expedida pelo O�cio de Registros de

Distribuição na sede do interessado.

O fornecedor deve encaminhar toda documentação exigida por correio eletrônico para:

compras.h@unimedaracatuba.com.br ou em mãos no departamento de compras.

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Produtos Adquiridos:

Gênero alimentícios

Material de Limpeza

Material de Escritório

Material Hospitalar

Medicamentos

Lavanderia

Equipamentos Hospitalares

Enxoval

Material Descartável

Comunicação Visual

Vigilância e Segurança

E.P.I

Brindes

Móveis e Escritórios

Órteses Próteses e Materiais Especiais (OPME)

Prestação de Serviço

Cadastro de Novos Produtos /Fornecedores

O Cadastramento de novos produtos é realizado mediante impresso próprio solicitado

pelo supervisor do setor somente com autorização do compras, faturamento e direção e

após isso para a Comissão de Padronização. A comissão é composta por médicos,

enfermeiros, farmacêuticos, almoxarifado, direção do hospital e Comprador. Para o

cadastramento de novos produtos a comissão necessita realizar:

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Avaliação do produto

Cadastramento do produto

Encaminhamento de documentação.

Avaliação de Fornecedor de Produto:

A Unimed de Araçatuba, com o intuito de manter a Gestão da Qualidade, possui

ativamente um plano de melhoria continua e com isso inclui os fornecedores de serviço

nesta melhoria. A empresa dispõe do método de quali�cação e avaliação de

fornecedores, desde a admissão de (notas e serviços executados), respondendo um

questionário de avaliação (semestral) individual do supervisor responsável pela

contratação do serviço realizado.

O Hospital Unimed Araçatuba é certi�cado pela ISO 9001/2015 e ACREDITADO PLENO

ONA (nível III), por este motivo, possui ativamente um plano de melhoria contínua

incluindo assim, os fornecedores neste processo. Possuímos um sistema informatizado

de avaliação de fornecedores e em toda entrada de produtos/serviços é respondido um

questionário eletrônico onde é realizada a avaliação individual do comprador.

De acordo com a avaliação, o fornecedor se enquadra em um ranking e os requisitos de

qualidade são mensurados e pontuados automaticamente pelo sistema, de acordo com

o grau de importância, com os seguintes questionamentos:

Pergunta RespostaDescrição dos pontos

1. Entrega da Mercadoria no prazo?

Valor dos pontos

( ) Sim( ) Não

02-03

2. Refrigerados na temperatura correta? ( ) Sim( ) Não( ) Sim( ) Não

01000100

3. Embalagem conforme?

( ) Sim( ) Não

01-01

4. Entrega total da mercadoria?

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9. As validades dos produtos estão de acordo com o manual?

( ) Sim( ) Não

0100

10. Serviço foi concluído no prazo? ( ) Sim( ) Não( ) Sim( ) Não

01-0101-01

11. Prestador apresentou capacidade técnica?

( ) Sim( ) Não

0100

12. Fornecedor promove evoluções tecnológicas?

13. Fornecedor atende em horários além dos estipulados?

( ) Sim( ) Não

0100

14. Fornecedor promove cursos, palestras, encontros?

( ) Sim( ) Não( ) Sim( ) Não

01000100

15. Fornecedor excede expectativa do contratado?

( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

16. Cumprimento do contrato, con�abilidade e sigilo?

17. Pontualidade? ( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

18. Agilidade e �exibilidade?

19. Qualidade dos serviços prestados? ( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

20. Capacidade técnica em executar os serviços?

21. NF e Boletos entregues no prazo? ( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

5. Produto entregue em conformidade com a nota �scal?

( ) Sim( ) Não

0100

6. Forma de pagamento conforme o combinado?

( ) Sim( ) Não( ) Sim( ) Não

01000100

7. Nota de acordo com o orçamento?

( ) Sim( ) Não

01-01

8.Transporte de acordo com o registro de avaliação?

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Após avaliação o fornecedor se enquadra nos seguintes status:

Status Péssimo: Fornecedor é desquali�cado.

Status Ruim: Fornecedor não atende aos requisitos, portanto devera encaminhar um

plano de melhoria para as não conformidades apontadas podendo �car suspenso

temporariamente da participação nas cotações até adequação do processo.

Status Regular: Fornecedor atende aos requisitos da avaliação, porém, requer plano

de melhoria junto à Instituição.

Status Bom: Fornecedor atende aos requisitos da avaliação, porém requer melhorias.

Status Excelente: Fornecedor atende de forma e�caz aos requisitos da avaliação.

Assim, uma nota global de 0 a 100% é calculada automaticamente, considerando-se os

pesos de�nidos para cada critério. Fórmula abaixo

X=Xi PiPi X 100

Uma vez que a nota global é obtida, os fornecedores são classi�cados da seguinte forma:

Ranking

Péssimo

Ruim

Regular

Bom

Pontuação Inicial

0,00

2,00

6,00

8,00

Excelente 9,00

Pontuação Final

1,99

5,99

7,99

8,99

10,00

( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

22. Con�abilidade e sigilo?

23. Entrega/atualização de documentação? ( ) Conforme( ) Não Conforme

0100

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� Seleção e Quali�cação de Fornecedores: Seguir diretrizes dos documentos

HUA. HUA.MAN.COM-001 Manual de Compras.

� Avaliação do Sistema de Qualidade/Fornecimento, seguir diretrizes HUA.

MAN.ALMOX-001 Manual do Almoxarifado.

� Monitoramento da quali�cação de fornecedores: seguir diretrizes do Manual de

Compras

� Monitoramento de Fornecedores de OPME, normas de Conduta anexo I

(diretoria e compras) o representante recebe as normas assinada pela direção do

hospital de compromissos e deveres, onde o não cumprimento o fornecedor é afastado

das cotações por 30 dias no primeiro ato de descumprimento, segundo ato 60 dias e

terceiro ato por 90 dias , caso ocorro novamente quebra das normas é excluído do rol de

fornecedores redigido uma carta pelo jurídico na Unimed de Araçatuba retratando toda

causa e motivo da exclusão.

Normatização de Conduta para Fornecedores de OPME- Hospital Unimed Araçatuba

1. A entrega dos materiais necessários á realização dos atendimentos cirúrgicos tanto

instrumental cirúrgico, materiais estéreis embalados individualmente recebidos na

farmácia bem como órteses, próteses e demais materiais devem dar entrada ao CME e

FARMACIA com 24 h de antecedência a data da cirurgia estritamente das 7 às 17 h.

2. Na ausência de entrega parcial ou total dos materiais necessários a realização de

cirurgia agendada no prazo determinado acima a mesma será cancelada. O cirurgião

responsável será comunicado pela enfermeira do Centro Cirúrgico.

3. Na entrega do material à CME e FARMÁCIA deve obrigatoriamente haver um

representante da empresa no local para realizar o check list de entrada do material, caso

haja incongruência entre a nota �scal apresentada e o material entregue este não será

recebido e caso não haja correção até o horário limite de entrega dos materiais a cirurgia

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será cancelada e o cirurgião comunicado pela enfermeira do Centro Cirúrgico.

4. Caso haja necessidade pelo fornecedor de retirar parcialmente qualquer material

constante das caixas cirúrgicas já recebidas esta será inteiramente devolvida a ele após

check list de saída. Não se aceitará reposições parciais posteriormente. A caixa somente

será recebida novamente se completa de acordo com o check list de entrada da mesma.

5. Na retirada de caixas instrumentais ou de materiais por parte dos representantes

estas serão abertas, será feito o check list de retirada e o marcador de esterilização será

retirado. Em sendo que o HOSPITAL UNIMED arcou com todo o processo de

esterilização da mesma e esta não foi utilizada em nossas dependências, a taxa de

esterilização deve ser ressarcida ao HOSPITAL acordo com o tamanho da caixa, tais

valores estão listados na tabela 1.

6. Caso a caixa que está em consignação no CME apresente vencimento do prazo de

esterilização, será comunicado o representante que fará o check list de saída da caixa

juntamente com um colaborador do HOSPITAL UNIMED e ela obrigatoriamente deverá

ser retirada pelo mesmo e sua taxa de esterilização deverá ser ressarcida.

7. Será disponibilizado em sala apenas os materiais liberados previamente pelo

convenio para uso no procedimento cirúrgico.

8. Caso haja necessidade vital de qualquer outro tipo de material este deverá ser

solicitado verbalmente pelo cirurgião responsável à Enfermeira do centro cirúrgico que

solicitará à farmácia ou CME, dando preferência sempre ao fornecedor que ganhou a

cotação para fornecimento de materiais a cirurgia corrente. Findo o procedimento

cirúrgico o cirurgião responsável deverá preencher a MP (mudança de procedimento)

com justi�cativa clara da necessidade de uso do material em questão. Fica vedado ao

representante solicitar verbalmente, preencher a MP ou buscar pessoalmente tais

materiais.

9. O representante tem sua limitação de circulação à sala cirúrgica onde se realizará o

28

procedimento para o qual fornecerá material, não é permitido sua permanência na sala

dos médicos, outras salas cirúrgicas ou o uso de computadores do centro cirúrgico e

principalmente NÃO PODE EM CIRCUNSTÂNCIA ALGUMA ENTRAR EM CAMPO

CIRÚRGICO.

10. Findo o procedimento cirúrgico o representante pode pessoalmente fazer a

desinfecção de seu instrumental paramentado adequadamente de acordo com as regras

vigentes ao CME e retirada do material do HOSPITAL.

11. É vedado ao representante dispor em sala de materiais não autorizados previamente

pelo convenio.

12. Quando uma empresa for vencedora da cotação para fornecimento de material ela

receberá e-mail constando todo o material que será necessário a realização da cirurgia e

ainda será avisada via telefone ou e-mail da data de agendamento da mesma para

organização de sua logística.

13. As infrações cometidas por representantes de fornecedores são de responsabilidade

direta do cirurgião principal que será levado a comissão de centro cirúrgico e caso esta

julgue necessário será encaminhado a Comissão de Ética Médica e Diretoria Clinica.

14. Todo material que der entrada ao CME receberá a tratativa padrão com limpeza,

lavagem, conferência, montagem, esterilização e nos casos de materiais ortopédicos e

de buco�maxilo como implantes serão realizados testes biológicos, nestes processos

não se admitirá uso de materiais externos ao HOSPITAL.

15. Os representantes devem seguir as normas vigentes quanto ao uso de EPIs completo

e não uso de adornos para entrarem ao centro cirúrgico, em caso de não conformidade a

NR 32 o mesmo será comunicado e solicitado sua adequação imediata.

16. Os representantes tem prazo de 7 (sete) dias para rever seu material em consignação

no HOSPITAL e retirar todo material em excesso, não deve haver mais de um conjunto de

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materiais cirúrgicos para mesmo procedimento por fornecedor Ex.: 1 caixa coluna,1 caixa

Joelho. Findo este prazo o HOSPITAL UNIMED fará uma conferência de veri�cação desta

adequação.

17. Qualquer necessidade, questionamento, sugestão ou queixa deverá ser realizada por

escrito à enfermeira do centro cirúrgico que a encaminhará até a DRETORIA do

HOSPITAL UNUMED, queixas verbais não serão transmitidas/consideradas.

18. As tabelas de preços e materiais previamente acordadas devem ser respeitadas

integralmente e os materiais e marcas não podem ser substituídos sem prévia

autorização da AUDITORIA MÉDICA DA UNIMED ARAÇATUBA.

19. O não cumprimento a qualquer um dos itens acima será penalizado conforme tabela

2.

20. Toda e qualquer normativa à cerca de normatização das condutas de representantes

comerciais no HOSPITAL UNIMED �ca revogada a partir da vigência desta.

Tamanho da Caixa Relação anexa

A - F

G - H

I � J

R$50,00

100,00

150,00

Tabela 1 - valores de esterilização

30

Indicadores - Efetividade Indicador: Avaliação de Qualidade de Fornecedor sistema Sigquali

Monitoramento de OPME Sistema próprio de OPME

Efetividade da Quali�cação dos Fornecedores de Serviços

Percentual de Fornecedores Quali�cados

Percentual de Conformidades Visita Técnica

Referências Bibliográ�cas Manual e Comitê Unimed do Brasil;

ISO 9001:2015

Tipo de InfraçãoPrimeira

Segunda

Terceira

Penalidade/ Afastamento

30 dias

60 dias

Exclusão

Tabela 2 � Penalidades

31

Controle de Alterações

20/08/2014

10/07/2016

22/08/2017

Primeira versão do documento

Melhora na descrição da pontuação dos fornecedores

Incluido nova rotina de avaliação do fornecedor

06/07/2018

17/09/2018

Alterado setor responsavel pelos fornecedores de serviços para o setor de Compras

Alterado documentos exigidos para cadastro

31/05/2019 Revisão completa para fortalecer as descrições e inclusão da operadora

Data Versão Alteração

0

1

2

3

4

5

Declaramos a bem da verdade e para que produza todos os seus jurídicos e legais efeitos que nos foi dado ciência pela Unimed Araçatuba a divulgação deste Manual do Fornecedor, o qual se encontra no site da Cooperativa (www.unimedaracatuba.com.br), sendo este de nosso inteiro conhecimento.

Nome do Fornecedor:_________________________________________

Nome do Representante Legal da Empresa:___________________________________________________________________________________

Araçatuba ________________________de ______________20____

__________________________________________Assinatura do requerente legal da Empresa

DECLARAÇÃO