Plano de Ação

Coordenadora Geral - IX InternEJ

Natália Karnauchovas

Viçosa – MG

Dezembro de 2013.

1. Dados Básicos de Identificação

Nome: Natália Karnauchovas

Empresa Júnior: Tetu - Associação Júnior de Soluções Arquitetônicas

Cargo Atual: Diretora de Projetos

Curso: Arquitetura e Urbanismo

Contato: natalia.karnauchovas@gmail.com

Telefone: (31) 9269-2656

2. Histórico e Atuação no Movimento Empresa Júnior

Ingressei no Movimento Empresa Júnior (MEJ) no segundo semestre de 2011,

como trainee da Tetu, passando ao cargo de gerente de negociação em 2012. Nesse ano

comecei a participar mais do MEJ por meio do Conselho Deliberativo da CEEMPRE. O

cargo me motivou a querer me envolver mais com o movimento, levando-me à assessoria

de infraestrutura do VII InternEJ, foi o início do meu histórico de amor por este evento.

As experiências adquiridas em 2012 e, especialmente, o VII InternEJ contribuíram

muito para meu crescimento pessoal e profissional e desejo de contribuir mais

efetivamente com o MEJ-UFV, preparando-me para desempenhar, em 2013, meu

primeiro cargo de liderança (diretora de projetos da Tetu), meu primeiro cargo pela

CEEMPRE (gerente de projetos) e mais um ano de trabalho pelo InternEJ (coordenadora

de infraestrutura), consistindo em mais uma oportunidade de liderar equipes.

Além das experiências advindas do cargo de coordenadora de infraestrutura, a

participação como congressista no JEWC 2012 e ENEJ 2013, e como staff do EMEJ 2013,

me proporcionaram uma visão sistêmica não só do InternEJ, mas de eventos de forma

geral. O contato com tais eventos fortaleceu minha rede, permitindo que eu conhecesse

um pouco mais da realidade da Fejemg e da Brasil Júnior.

Em 2014, após dois anos e meio atuando no MEJ e quatro anos de graduação,

encerro minha participação como empresária júnior, esperando ainda contribuir com o

MEJ (e com o InternEJ) a partir de 2015, desta vez como pós-júnior.

3. Justificativa da Candidatura

Nunca fui congressista do InternEJ, participei do evento pela primeira vez em

2012, já como parte da equipe organizadora. Foi com grande orgulho que representei,

pela primeira vez e com duas amigas, a Tetu no maior evento do MEJ-UFV. A participação

de três membros da Tetu no InternEJ foi muito positiva, motivando outros membros a

serem mais participativos no MEJ.

Tentar traduzir em palavras minha ligação com o InternEJ é difícil. Para mim o

InternEJ é o melhor evento do MEJ, no mundo. O melhor não em termos de conteúdo

impecável, cenários exóticos, mas por representar uma enorme opoturnidade a tantos

empresários juniores que não têm a cultura e/ou condições de participar de outros

eventos do MEJ. O InternEJ é o melhor evento em relação a custo x benefício, integração

entre empresas e empresários juniores, troca de experiências, alinhamento do MEJ-UFV e

apresentação do mesmo ao MEJ mineiro e nacional, além de ser uma experiência

engrandecedora para a organização. Como não se envolver?

Minha motivação à coordenação geral do IX InternEJ é torná-lo ainda mais

estruturado e atrativo, buscando criar no MEJ-UFV a cultura de sempre participar do

InternEJ. É trabalhar com um time que, com todo seu trabalho (sangue, suor e lágrimas),

vai realizar o melhor evento do MEJ-UFV.

4. Focos da Atuação

O VIII InternEJ foi a primeira edição do evento com maior prazo para organização,

representando uma nova experiência de gerenciamento e coordenação. Graças à

documentação das coordenadorias do VII InternEJ muitas atividades foram facilitadas,

contribuindo para o bom andamento do evento. Apesar deste embasamento, no entanto,

surgiram outros desafios, que ressaltaram a importância de uma melhor estruturação do

evento. Desta forma, a gestão do conhecimento, padronização e organização de

documentos será um dos focos do IX InternEJ.

Para que se atinja o nível de excelência desejado para o evento é crucial trabalhar a

captação de parcerias, buscando não só parcerias mais estratégicas como também a

fidelização dos parceiros em geral. Além da estruturação e captação de parcerias, é

essencial trabalhar o treinamento e a integração do time, garantindo que todos atuem

focados num único propósito: a excelência do IX InternEJ.

5. Análise do VIII InternEJ

O VIII InternEJ passou por muitos desafios tanto durante sua organização quanto

nos dias do evento, como parte da coordenação posso afirmar que foi feito um excelente

trabalho diante das possibilidades encontradas no momento. O evento cumpriu o

objetivo de capacitar e integrar empresas e empresários juniores.

Apresentou-se um conteúdo bem organizado e de alta relevância, trazendo

palestras de impacto como a da Perestroika, proporcionando a difusão de práticas das

empresas juniores do MEJ-UFV nos workshops das EJs e buscando uma solução prática

para um problema a ser resolvido por todas as diretorias no Painel com Pós-juniores. Foi

desenvolvido um ótimo trabalho pela equipe de comunicação, a citar a iniciativa do vídeo

da identidade das EJs como forma de aproximá-las do InternEJ e a qualidade das artes e

vídeos concebidos. As integrações durante o evento também foram muito satisfatórias,

realmente proporcionaram momentos de lazer e aproximação dos empresários juniores

durante o evento, ajudando a torná-lo um pouco menos cansativo.

Apesar do êxito geral do evento, deixou-se transparecer em alguns momentos a

falta de alinhamento do time organizador, o que contribuiu para a ocorrência de falhas

na organização, como o atraso no início de algumas atividades. É de responsabilidade da

coordenação geral garantir capacitação, alinhamento e integração do time suficientes

para o bom desenvolvimento de cada atividade.

Baseando-se nos pontos citados e também em maiores conhecimentos advindos

da participação na coordenação do VIII InternEJ, citam-se como pontos de melhoria: 1) a

integração da equipe, para que alinhados todos trabalhem de fato para o mesmo

propósito; 2) alinhar os planejamentos de cada coordenadoria, buscando maior diálogo

na realização das atividades e melhor resultado final de cada uma delas; 3) organização

financeira, para definir com mais perícia as possibilidades do evento; e 4) captação de

parcerias, para que se atinja o resultado desejado pelo time e pelo MEJ-UFV.

6. Propostas

6.1 Laços InternEJ-CEEMPRE

Uma vez que o InternEJ consiste no maior evento da CEEMPRE ressalta-se a

importância da boa comunicação entre os dois Times, sendo fundamental o papel do

assessor de eventos. Desta forma, será de responsabilidade da coordenação geral, além

de enviar a ata das reuniões dos coordenadores ao Time CEEMPRE e InternEJ, realizar

reuniões (semanais ou quinzenais, conforme a necessidade) com a assessoria de eventos

para um repasse mais completo de informações. Cabe ao assessor de eventos transmiti-

las à Diretoria Presidência, responsável, por sua vez, a levar as discussões aos demais

diretores do núcleo.

O envio da ata ao Time CEEMPRE, não apenas aos diretores, é uma forma de

manter um diálogo aberto do InternEJ para que a CEEMPRE sinta, realmente, que o

InternEJ é um evento do núcleo. Assim, a partir do conhecimento das decisões e

atividades do evento, todos podem colaborar com idéias, dicas e sugestões para o

InternEJ, a serem consideradas pela Coordenação.

Além do relacionamento com a assessoria de eventos, vale ressaltar uma maior

aproximação da coordenação geral do InternEJ com a Diretoria Presidência da CEEMPRE,

sobretudo no que diz respeito à captação de parcerias (ver tópico 6.5).

6.2 Estruturação do InternEJ

Para garantir a continuidade de boas práticas do evento é necessário dar maior

atenção à gestão do conhecimento, incentivando e cobrando, desde o início, o

arquivamento de documentos importantes por parte dos coordenadores. É preciso, em

um momento inicial da organização do InternEJ, tomar conhecimento dos materiais já

existentes nas edições anteriores, selecionar o conteúdo relevante e organizar seu acesso

por todo o Time (por meio do Dropbox e Google Drive).

A elaboração, refinamento e utilização de documentos modelo (cartas de

patrocínio, contratos, planilhas de controle financeiro, planilhas de atividades das

Coordenadorias, etc.) devem ser muito explorados, facilitando não só a realização de

atividades do IX InternEJ como também das edições seguintes.

6.3 Revisão do Time

O VII InternEJ contou com seis coordenadorias (geral, infraestrutura, conteúdo e

programação, comunicação, integração e finanças) que trabalharam pelo evento durante

aproximadamente seis meses. Como o nível de trabalho mostrou-se muito elevado,

optou-se por uma organização de aproximadamente um ano para o VIII InternEJ e pela

criação da coordenadoria de recursos, antes incorporada à finanças.

Para o VIII InternEJ, portanto, contaram-se com sete coordenadorias (geral,

infraestrutura, conteúdo e programação, comunicação, integração, finanças e recursos) e

aproximadamente um ano de organização. Observou-se, no entanto, uma desigualdade

no nível de atividades de algumas coordenadorias. Para integração um ano de

desenvolvimento mostrou-se excessivamente longo e a coordenadoria de finanças

desenvolveu atividades já passados seis meses de organização. O trabalho desenvolvido

pelo Time nos dias do evento mostrou que havia um número excessivo de assessores, daí

também a proposta de revisão do Time. Segue tabela mostrando as alterações propostas.

Time VIII InternEJ Time IX InternEJ Coordenadoria Nº de pessoas Coordenadoria Nº de pessoas

Geral 1 coordenador Geral 1 coordenador + 1 assessor

Infraestrutura 1 coordenador

Infraestrutura 1 coordenador

5 assessores 5 assessores +1 assessor

de integração

Conteúdo & Programação

1 coordenador Conteúdo & Programação

1 coordenador

5 assessores 4 assessores +1 assessor

de integração

Comunicação 1 coordenador

Comunicação 1 coordenador

5 assessores 5 assessores

Integração 1 coordenador

Integração 0 5 assessores

Recursos 1 coordenador

Recursos 1 coordenador

5 assessores 5 assessores

Finanças 1 coordenador

Finanças 1 coordenador

3 assessores 1 assessor

TOTAL: 35 TOTAL: 29

Propõe-se a diluição da coordenadoria de integração nas outras coordenadorias,

alocando-se: um assessor para coordenação geral, um para infraestrutura e um para

conteúdo & programação. O assessor de coordenação geral será responsável pela

integração do Time, estando a seu encargo promover integrações e dinâmicas e também

a avaliação de desempenho. O assessor em infraestrutura será responsável pela festa de

integração do evento. O assessor em conteúdo & programação será responsável pelas

atividades de integração para os congressistas durante o evento e pelo acompanhamento

da Copa Jr. As demais alterações feitas foram propostas pela coordenação do VIII

InternEJ, visando potencializar o trabalho do Time.

6.4 Treinamento e integração do Time

Buscou-se reduzir o número de pessoas envolvidas na organização do InternEJ a

fim de melhorar a integração entre o Time e o nível de trabalho de cada coordenadoria.

Apesar desta redução criar melhores condições de trabalho, é necessário dar maior

atenção ao treinamento e integração do Time.

A integração deve ser trabalhada especialmente no início da organização do

evento, alinhando as coordenadorias e criando um clima de maior confiança e amizade,

essencial para a boa comunicação do Time e desenvolvimento das atividades. Um maior

número de reuniões gerais, pré-estabelecidas no calendário, e marcação de um “Dia do

Time” mensal (ir no Brasilca, ir no Leão, ir no Denis, etc.) são formas de melhorar o

relacionamento. A realização de duas imersões (ao início e uma semana anterior ao

evento), se possível, seria uma ferramenta chave para capacitação e alinhamento do Time.

6.5 Captação de parcerias

Para se atingir o nível desejado para o IX InternEJ é preciso dar atenção especial à

captação de parcerias, a começar pela montagem de um banco de parceiros, mapeando

parceiros do eventos anteriores e possíveis novos parceiros, buscando além de parcerias

mais estratégicas a fidelização dos parceiros.

Podem-se dividir os parceiros da seguinte forma:

- parcerias institucionais: UFV/Centev, Prefeitura Municipal de Viçosa, Governo de Minas

Gerais, Ministérios (Ciência, Tecnologia e Inovação) Secretarias (Secretaria de

Desenvolvimento Tecnológico e Inovação - SETEC, Secretaria do Estado de Ciência,

Tecnologia e Ensino Superior - Sectes, Secretaria de Estado de Desenvolvimento

Econômico - Sede)

- parcerias de negócios: patrocínio;

conteúdo;

produtos;

A fim de potencializar a captação de parcerias será buscada maior proximidade

com a Diretoria Presidência da CEEMPRE, a fim de delimitar a interface de atuação entre a

coordenadoria de recursos e os assessores de negócios e relacionamento institucional.

Serão necessário também treinamentos de negociação para a coordenadoria de recursos.

6.6 Coordenadoria de Eventos da Brasil Júnior

No VIII InternEJ não ficaram muito claros os objetivos e atuação dos assessores de

eventos da Brasil Júnior, pretende-se, no IX InternEJ, buscar uma colaboração mais efetiva

pelo maior compartilhamento de informações, indicação de parceiros e conferencistas,

gerenciamento do calendário de eventos do MEJ e garantia da presença de um membro

representante da Brasil Júnior no evento.

7. Considerações Finais

As propostas apresentadas foram embasadas em quase dois anos de experiência

de trabalho pelo InternEJ, que me trouxeram um enorme aprendizado, e visam, em

primeiro lugar, o sucesso crescente do maior evento do núcleo. Espero que a

coordenação geral do IX InternEJ seja meu último cargo no MEJ.

Que 2014 seja mais um ano de muito trabalho para potencializar os resultados do

MEJ-UFV. Um ano de muitos desafios, mas com um time que com certeza será

sensacional e realizará o melhor trabalho. Sangue, suor e lágrimas. Que não sejam

medidos esforços para esse sonho acontecer. Que o sangue ferva de emoção diante do

MAIOR evento do MAIOR do Brasil, que o suor regue o sucesso do time que virá.

Lágrimas. De vitória, de satisfação, de saudades, de felicidade, de realização.

Obrigada a todos que me ajudaram a chegar até aqui, com infinita paciência,

exemplo e aprendizado! A todos os Tetudos pelo apoio constante, mesmo nas decisões

mais malucas. A todos da CEEMPRE neste ano de 2013, por confiarem no meu trabalho e

desenvolverem meu potencial. Ao Time do VII InternEJ, por me mostrarem um dos

trabalhos mais divertidos. Por fim, mas não menos importante, à Seleção do VIII InternEJ,

não teria conseguido sem vocês.