planeación estratégica de tecnología - pro chem ind

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA PARA PROCHEM-IND

Propuesta de Infotec Systems

ÍNDICE

1. Objetivos del Proyecto2. Reseña y Situación Actual3. Análisis de Procesos Actuales4. Estrategias a Desarrollar5. Alineación Estratégica de Tecnología6. Sistema Propuesto7. Comité de Proyectos8. Implementación9. Evaluación y Prioridad de Proyectos10. Evaluación de Equipos11. Metodología de Implementación12. Timeline de los Proyectos13. Propuesta y Retorno de Inversión

Objetivos del Projecto

Analizar la situación actual en términos de tecnología en Pro Chem Ind.

Rediseñar si es necesario los procesos actuales.

Preparar una propuesta que tecnológica que pueda ayudar a mejorar y optimizar la gestion de Pro Chem Ind.

Reseña

Prochem Ind es una compañía de producción y distribución de productos y servicios químicos

Actualmente están en una etapa de expansión y crecimiento.

Necesitan un acoplar su plan estratégico de Tecnología con el plan estratégico corporativo

Productos y Servicios

Tipo de Productos que manejan Químicos de Limpieza Importadas Químicos de Limpieza Fabricados

Localmente Accesorios y Utensilios de Limpieza

Servicios: Servicios de Limpieza Asesorías en Limpieza

FODAFortalezas Oportunidades

Productos de Alta Calidad Productos no existentes en Panamá. Trabajo en equipo diariamente. Siempre dispuestos a innovar. Servicios que usualmente suceden

dentro de las empresas. Capacidad de Producción Local.

Mercado Virgen. Poca competencia. Oportunidad de crecimiento. Contratos con empresas grandes. Mayores ingresos. Nuevos Proveedores

Debilidades Amenazas El sistema actual muy básico. (Peachtree) Poco personal Químico. Falta de integración de la información. Capacitación del personal Limitación en el espacio físico (bodegas). Integración de los procesos y el sistema. Falta de planificación para compras y

producción. Falta de seguridad industrial.

Organización bajo ventas.

Que existan o aparezcan nuevos competidores. Limitación del crecimiento por falta de

información y de personal. Alta probabilidad de problemas de inventario

( sobre-almacenamiento o sub-almacenamiento) Riesgo de pérdida de información.

ESTRUCTURA ACTUAL

Diagrama de Contexto

Diagrama 0

Ventas Actuales

Compras

Laboratorio

Bodega

Diagrama de Causa y Efecto

Estructura vs Automatizacion de Procesos

ProcesosGerente General Ventas

Tele mercadeo

Ventas directas Cont. Cobros Bodega Quimic Oper. Compras

Sistemas

Pedido AM AM AM Orden De Venta AM AM AM Facturación AS Despacho AM Servicios AM Cobros AM Depositos AM

Planificacion de Compra AM NEOrden de compra AM

Pedido al proveedor AM AS AM

Recepcion de Mercancia AS AM

Pagos a Proveedores AS Almacenamiento AM Inventario NE Planifcación de Produccion NE NE Recolección de Materia Prima AM

Reporte de producción NE Diseño de Productos nuevos NE NE

AM

Actual Manualm

ente

AS

Actual Sistematicamente

NE No existe

Estrategias a Desarrollar

Optimización de los niveles de Inventario

Creación de una Estrategia de Planificación Integrada de todas las áreas

Ampliación de la cartera de clientes Innovación y Productos nuevos

Estrategia Propuesta

Alineación Estratégica

El negocio de Pro Chem se basa mucho en la Innovación de productos y servicios

La Estrategia ideal, sería crecer controlado

Las tecnologías podrán brindar un apoyo y ventaja competitiva notorias para la tomas de decisiones que afectaran todas las áreas.

09/25/2009

By nfotec Systeme

Modelo de Perspectiva de PRO CHEM IND

09/25/2009

By Infotec Systeme

Estrategia de Negocio

Infraestructura Organizacional

Estrategia de Tecnología de Información

InfraestructuraDe TI

Resultado de Alineación PRO CHEM IND

Papel en la Estrategía

Ejecución Ejecución

Naturaleza

Alta Dirección Lider Visionario

Gerencia de TI Gerente Funcional -Ejecutor

Arquitecto – no existe actualmente

Enfoque TI Reactivo/Se mide por la Capacidad de Respuesta

Impulsar valores

Criterios de Desempeño TI

Funciona o no / Genera AhorrosFinancieros

Servicio de Apoyo a la Estrategia

Método de Planeación

Reingeniería de Procesos

Depende de la Estrategia

09/25/2009By Infotec

Systems

Alineación de la Tecnología de Información en PRO CHEM Actual


Systems

Ventas Masivas Según Especificaciones

Ventas Masivas Mejora ContinuaAutomatización

Innovación

Control

Innovar

Crecer

ESTRATEGIA PLANTEADA


Systems

Alineación de la Tecnología de Información en PRO CHEM Propuesta

09/25/2009

By Infotec Systems

Ventas Masivas Según Especificaciones

Ventas Masivas Mejora ContinuaAutomatización

Innovación

Sistema Propuesto

Sistema Propuesto - General

Sistema Propuesto - Compras

Sistema Propuesto - Ventas

Sistema Propuesto – Laboratorio y Producción

Sistema Propuesto – Inventario y Logistica

Sistema Propuesto – Contabilidad

Establecer Comité de Proyectos

Patrocinador

Consultor Operativo

Ventas

Lab

Cont.

Inventario

Compras

Consultor Técnico

IT

Directores Accionistas

Infotec Systems

Gerencias

Proyectos a Desarrollar

Ampliación de la Bodega Cambio de Sistema ERP Cambio de la Estructura de Equipos Desarrollo de Sistema de Pedidos

Automatizado Implementación de Sistema BI Diseño de Página WEB Interactiva

con Clientes y Proveedores

Evaluación y Prioridad de Proyectos

Evaluación del Riesgo de Proyectos

No. Proyecto EstructuruaNivel

Tecnológico TamañoGrado de

Riesgo

Tipo de Administración del

ProyectoGerencia de

Proyecto

1 Ampliación de la Bodega Bajo Bajo Grande Bajo Outsourcing Gerente General

2Cambio de Estructura Tecnologica Bajo Alto Mediano Bajo Interno-Outsourcing IT

3 Cambio al Sistema ERP Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Gerentes Medios

3.1 Contabilidad Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Infotec

3.2 Ventas Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Infotec

3.3 Compras Alto Alto Mediano Alto Outsourcing-Interno Infotec

3.4 Producción Alto Alto Mediano Alto Outsourcing-Interno Infotec

3.5 Inventarios y Logistica Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Infotec

4Sistema de Ventas Automatizados Bajo Alto Pequeño Alto Outsourcing-Interno

Gerencia de Ventas

5 Impmentación de BI Bajo Alto Mediano Muy Alto Interno-Outsourcing Gerente General

6 Pagina WEB Bajo Alto Mediano Alto Interno-OutsourcingGerencia de

Ventas

Desarrollo de Proyectos

Evaluar Cuidadosamente

Aplazar

Desarrollar

Rutinario

Riesgos para Prochem, IndAltos Bajos

Altos

Bajos

Benefici

os

para

Pro

chem

, In

d

1

2

3

4

5

No. Proyecto1 Ampliación de la Bodega

2 Cambio de Estructura Tecnológica3 Cambio al Sistema ERP

4 Sistema de Ventas Automatizados5 Implementación de BI6 Pagina WEB

6

Prioridad de ProyectosESTRATEGIA FACTIBILIDAD

No. Proyecto P D TD PROM T E L O C PROM

1 Ampliación de la Bodega 8 2 2 4 1 5 9 7 4 5

2Cambio de Estructura Tecnologica 8 1 1 3 9 4 9 9 9 8

3 Cambio al Sistema ERP 8 2 8 6 9 5 7 7 8 7

3.1 Contabilidad 9 1 9 6 9 5 7 9 8 8

3.2 Ventas 9 4 9 7 9 5 7 7 8 7

3.3 Compras 8 2 9 6 9 5 7 7 8 7

3.4 Producción 7 2 5 5 8 5 7 7 8 7

3.5 Inventarios y Logistica 8 2 9 6 8 5 7 7 8 7

4Sistema de Ventas Automatizados 9 9 3 7 9 6 3 8 5 6

5 Impmentación de BI 5 2 9 5 9 7 9 2 3 6

6 Pagina WEB 5 9 2 5 9 2 9 2 2 5

Prioridad de Proyectos

0 5 100

5

10

Factibilidad

Estrategia

ProyectoAmpliación de la BodegaCambio de Estructura TecnologicaCambio al Sistema ERPSistema de Ventas AutomatizadosImpmentación de BIPagina WEB

Diseño de Hardware

Situación Actual

Utilizan una red Peer to Peer de PC La mayoría con Windows XP La computadora del contador tiene

Peachtree instalado y el resto de las personas accesan esa información

No tienen servidor de correo No tienen sistemas de seguridad de

red La conexión a internet esta abierta

Estructura Propuesta

Implementación de Sistemas

Metodología de Implementación En el caso de Prochem Ind implementaremos

los sistemas de la siguiente forma1. La bodega se realizará por un contratista

externo2. Implementaremos la estructura tecnológica3. Implementaremos el ERP4. Implementación de BI

Fase 21. Implementación de Sistema de Facturación

Automática2. Pagina WEB

Id Nombre de tarea Duración

1 Prochem Ind 230 días?

2 Ampliación de la Bodega 40 días

3 Cambio de Equipos Tecnológico 42 días

4 Identificación de Equipos Acutuales 2 días

5 Evaluación de Requerimientos de Software 5 días

6 Diseño de Red 5 días

7 Diseño de Seguridad de Red 5 días

8 Cotización de Equipos 5 días

9 Compra de Equipos 5 días

10 Cambio de PCs Actuales 5 días

11 Instalación de Server 5 días

12 Configuración de Red con Servidor 5 días

13 Certificación de Instalación 0 días

14 Cambio de ERP 75 días?

32 Implementación de Sistema BI 113 días

12/21

ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic ene3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre 2º trimestre 3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre






15 Evaluación de Procesos Actuales 5 días

16 Evaluación de Sistemas ERPs 5 días

17 Cotización de ERP 5 días

18 Adquisición del ERP elegido 1 día?

19 Implementación del Sistema 59 días?

20 Instalación de Software 5 días

21 Configuración Inicial de Parametros 10 días

22 Prueba de Configuración 2 días

23 Entrenamiento al Personal Clave 10 días

24 Roll out y prueba inicial 2 días

25 Ajustes a parametros 1 día?

26 Configuración de Formularios y Formatos 2 días

27 Prueba de Formatos 2 días

28 Entrenamiento al Personal 10 días

29 Roll out y Prueba de Campo 10 días

30 Corrección y Adecuaciones Finales 5 días

31 Puesta en Marcha 0 días


04/05








33 Instalación del Softwares 3 días

34 Diseño de Necesidades de Reportes 10 días

35 Creación de las relaciónes y agrupaciónes 20 días

36 Creación de Reportes Basicos 20 días

37 Creación de Dashboard Princial 5 días

38 Entrenamiento de Gerencia 5 días

39 Rediseño de Reportes 10 días

40 Entrenameinto de Desarrollo de Informes 20 días

41 Desarrollo de Reportes Requeridos 20 días

42 Puesta en Marcha 0 días 09/09


Presupuesto Preliminar

ProyectoCosto

Ampliación de la Bodega50,000.00

Cambio de Estructura Tecnologica15,000.00

Cambio al Sistema ERP25,000.00

Sistema de Ventas Automatizados20,000.00

Impmentación de BI10,000.00

Pagina WEB5,000.00

Total B/. 125,000.00

RETORNO DE INVERSIÓN

Proyecto

Costo Aumentos o Ahorros

Mensuales ConceptoAmpliación de la Bodega 50,000.00 5,000.00 + Ventas

Cambio de Estructura Tecnologica15,000.00 500.00 - Tiempo de

ProcesoCambio al Sistema ERP 25,000.00 1,000.00 + Control

Sistema de Ventas Automatizados20,000.00 1,000.00

+ Eficiencia

Implementación de BI10,000.00 2,000.00 + Toma de

DecisionesPagina WEB 5,000.00 1,000.00 + Clientes

Total B/. 125,000.00 B/.10,500.00

ROI 12 MESES

5 años Depues B/. 630,000.00

Conclusión Creemos que Pro Chem Ind tiene una gran

oportunidad de implementar una estrategia tecnológica en estos momentos.

Aprovechar las herramientas existentes para cambiar su estructura

Optimizar sus procesos Permitir el crecimiento de la empresa y

ampliar su mercado Aumentar sus ganancias y rendimiento. En el segundo año comienzan a recibir

ganancias de la inversión.

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