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PLAN
DE BODAS
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ÍNDICE
1. Logística ceremonia………………………………………………………………………………………………. 3
2. Decoración…..………………………………………………………………………………………………………… 4
3. Ceremonia civil.……………………..…………………………………………………………………………….…. 5
4. Requisitos legales…..…..…………………………………………………………………………………….…… 6
5. Requisitos legales extranjeros……..………………………………………………………………………. 7
6. Recepción………………………………..……………………………………………………………………………... 8
7. Tarifas………………………..…………………………………………………………………………………............ 9
8. Renovación de votos …………..…………………………………………………………………………….. 11
9. Servicios adicionales……..…………..……………………………………………………………………... 13
10. Invitados no alojados………………………………………………………………………………………….. 14
11. Políticas…………………….…………………………………………………………………………………………. 15
12. Proveedores……………………………………………………………………………………………………….. 19
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CEREMONIA Incluye:
o Coordinador de bodas.
o Cóctel de Bienvenida para los invitados.
o Ambientación con antorchas.
o Reserva de espacio en zona de bodas.
o Pérgola con flores y velos.
o Centro de mesa en altar.
o Sillas vestidas de blanco
o Bouquet de rosas.
o Boutonier .
o Marcha nupcial.
o Amplificación y micrófonos durante la ceremonia.
o Brindis con vino espumante.
o Copas de novios decoradas.
o 15% de descuento en servicios de Spa.
o En horario de 16h00 a 17:00 o de 17h00 a 18:00
No incluye:
o Pedestales con flores y organza.
o Maestro de ceremonias, sacerdote o pastor.
TARIFAS:
MÍN. 20 PERSONAS DE 20 A 40 PAXS DE 41 A 60 PAXS DE 61 A MÁS
USD 48.00 USD 29.00 USD 23.00 USD 18.00
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DECORACIÓN
BOUQUET, BOUTONIER Y COPAS DECORADAS (Foto referencial)
Opción básica, puede variar el tipo de flor y colores.
PÉRGOLA
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CEREMONIA CIVIL USD 366.00
Incluye:
o Celebración de ceremonia con funcionarios del Registro Civil de Punta Sal.
o Licencias y certificados de matrimonio.
o Delegado de juez para la celebración del matrimonio.
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REQUISITOS LEGALES Nacionales
o Partida de nacimiento de los novios. (emisión de máximo 3 meses anticipados)
o (2) copias a color del documento de identidad de los novios.
o (2) copias a color del documento de identidad de los (2) testigos.
o Notificar ocupación y/o profesión de los novios.
o Notificar ocupación y/o profesión de los testigos.
o Certificado de soltería de los novios.
o En caso sean divorciados, deberán presentar partida de disolución de vínculo matrimonial.
o Partida de defunción o viudez en caso aplique.
o Certificado médico (prueba de Elisa)
o Voucher de estadía o documento que certifique su alojamiento en el hotel.
o El novio y la novia deben redactar y legalizar una carta poder ante la autoridad del lugar de
origen en la que se autoriza a realizar el trámite de certificación domiciliaria en la oficina de
Juzgado y Paz de Punta Sal. La persona a quien se le brinda la autorización es a la Jefa de
Eventos y Convenciones del hotel.
o Todos los documentos se obtienen en el lugar de origen, posteriormente se envían a la Jefa de
Eventos y Convenciones para obtener el permiso del juez.
o Todos los documentos deben presentarse con un mínimo de 50 días hábiles previos a la
ceremonia.
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EXTRANJEROS
o Certificado de soltería de los novios. (Traducido).
o En caso sean divorciados, deberán presentar partida de disolución de vínculo matrimonial.
(Traducido).
o Certificado de nacimiento (emitido con máximo 2 meses de anticipación).
o Partida de defunción o viudez en caso aplique.
o (2) copias del documento de identidad de los novios, a color.
o (2) copias del documento de identidad de los (2) testigos, a color.
o Certificado médico (prueba de Elisa).
o Pago de expediente.
o Los documentos deberán estar legalizados por el consulado Peruano de cada país, los costos
dependen de cada jurisdicción.
o Legalización de documentos ante la cancillería de Lima.
o Las traducciones deberán ser realizadas por personal oficial en Perú.
Importante: Todos los documentos solicitados a los extranjeros deberán ser legalizados por el consulado Peruano de cada país y los costos, requisitos y tiempos los maneja el consulado de cada país. No incluye servicio postal de envío de documentos.
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RECEPCIÓN
Incluye:
o Coordinador permanente del evento.
o Servicio de meseros.
o Bebidas durante la cena (alcohólicas y no alcohólicas).
o Descorche de licores (incluye hielo y mezcladores).
o Menú tipo buffet (a partir de 100 pax)
o Plato servido (máximo hasta 100 pax)
o Montaje
o Mesas vestidas de blanco
o Dj.
o En horario de 19h00 a 01h00.
o La ubicación de la fiesta dependerá de la disponibilidad y capacidad del elegido.
Posibles espacios:
A.- Zona de Bodas B.- Terraza de piscina C.- Área de playa D.- Chakana E.- Cevichería F.- Salones de convenciones Para la utilización de cualquiera de los espacios (B,C,D,E y F) se debe consultar previamente la disponibilidad.
No incluye:
o Decoración del lugar de la recepción, el cliente puede traer decoración o puede contactarse con
el proveedor del hotel.
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Tarifas según espacio:
Restaurante La Cevichería
o Mínimo de 80 pax y máximo de 120 pax.
o Se reserva con exclusividad (de acuerdo a ocupación y previa autorización de gerencia).
o Servicio de plato servido o buffet (definir mínimo 15 días previos al evento).
DE 80 A 100 PAXS DE 100 A 120 PAXS
USD 38.00 USD 28.00
Terraza de piscina o sector de playa
o Mínimo de 60 pax y máximo de 120 pax.
o Se reserva área.
o Servicio de plato servido o Buffet dependiendo la cantidad de personas.
MÍN. 20 PERSONAS DE 20 A 40 PAXS DE 41 A 60 PAXS DE 61 A 80 PAXS DE 81 A MÁS
USD 56.00 USD 35.00 USD 27.00 USD 20.00 USD 17.00
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RENOVACIÓN DE VOTOS
Incluye:
o Coordinador
o Cóctel de Bienvenida
o Ambientación con antorchas
o Reserva de espacio en playa
o Pérgola con flores y velos
o Centro de mesa en altar
o Amplificación y micrófonos durante la ceremonia
o Brindis con vino espumante
o Cena para después de la ceremonia en uno de los restaurantes de especialidad.
o Cortesía en habitación de los renovantes.
o En horario de 16h00 a 18h00
o 15% de Dscto en servicios de Spa.
No Incluye:
o Oficiante (maestro de ceremonias, sacerdote, pastor, etc.)
HASTA 10 DE 11 A 23 PAXS DE 24 A 40 PAXS
USD 95.00 USD 85.00 USD 59.00
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RENOVACIÓN DE VOTOS (PAREJA) USD 440.00
Incluye:
o Coordinador
o Cóctel de Bienvenida
o Ambientación con antorchas
o Reserva de espacio en playa
o Pérgola con flores y velos
o Centro de mesa en altar
o Amplificación y micrófonos durante la ceremonia
o Brindis con vino espumante
o Cena para después de la ceremonia en uno de los restaurantes de especialidad.
o Cortesía en habitación de los renovantes.
o En horario de 16h00 a 18h00
o 15% de Dscto en servicios de Spa.
No Incluye:
o Oficiante (maestro de ceremonias, sacerdote, pastor, etc.)
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SERVICIOS ADICIONALES
TORTA USD 2.00 (Precio por persona)
Coberturas:
o Masa elástica
o Chantillí
o Mantequilla
Opciones de masa: o Selva negra
o Torta de chocolate
o De licores
o Moka
o Naranja
o Vainilla
Decoración: o Aplicaciones de perlitas
No incluye:
o Accesorios (muñecos, cintas, flores, etc.)
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INVITADOS NO ALOJADOS
PASA NOCHE USD 27.00
Incluye:
o Ceremonia (previo pago por servicio)
o Recepción (previo pago de servicio)
o Ingreso y consumo en discoteca
o En horarios de 17:00 a 02:00
Políticas
o Si el pasajero permanece en el hotel pasada las 02:00 deberá cancelar el valor total del servicio
de pasa noche.
o Si el pasajero pasa la noche en el hotel deberá cancelar el valor de alojamiento de una noche, se
aplicará la tarifa rack.
Registro de invitados no alojados
o Seguridad informará su llegada.
o Ingresarán al hotel y deberán llegar a recepción con su documento de identidad para poder
colocar el brazalete.
o El brazalete les permite el consumo de alimentos y bebidas de la recepción de la boda
únicamente y solo el uso de ese espacio.
o Terminada la recepción y el horario de discoteca deberán llegar nuevamente a la recepción del
hotel para cortar los brazaletes y devolver el documento de identidad. Importante recalcar que
no pueden quitarse el brazalete una vez terminado el evento, ya que este debe ser devuelto en
buen estado para la auditoria correspondiente.
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POLÍTICAS DEL HOTEL
El portafolio de bodas aplica solamente cuando el 50% de personas que participan en el evento están hospedadas o pagan el precio del hospedaje aunque no hagan uso del mismo.
Para las personas no hospedadas se debe pagar el valor adicional dependiendo de acuerdo a la fecha programada para el evento.
El día del CHECK-IN las habitaciones serán entregadas entre las 15:00 y las 17:30.
Cualquier solicitud de servicios adicionales, que no esté contemplado en el convenio comercial inicial, deberá ser pagada directamente en el hotel antes del check out.
Cualquier adición de pasajeros o habitaciones que no aparezcan en el rooming list será pagado directamente en recepción, con tarifa rack y sin descuento.
INGRESO DE PROVEEDORES
En caso de requerimiento de proveedores externos del hotel como fotógrafos, asesores, peluqueros, personal de equipos audiovisuales, orquestas etc., aunque no hagan uso de las instalaciones del hotel, tendrá el valor de USD 27.00 para pasadía (de 08:00 a 17:00) o pasa noche (de 17:00 a 02:00 am), y USD 49.00 para combipass (de 08:00 a 02:00 am). En caso que pasen del horario establecido se realizará recargo.
Importante:
Es necesario especificar que los servicios de alimentación y de aseo para proveedores se realizará en la zona de personal del hotel. No tienen acceso a instalaciones de huéspedes. Los horarios de consumo de alimentos en comedor de personal son los siguientes: Desayuno: de 06:00 a 08:00 am Almuerzo: de 11:00 a 14:00 pm Cena: de 18:00 a 21:00 pm Los proveedores deben ingresar vestidos de manera uniforme, en lo posible jeans y camiseta blanca o negra. Todos deben presentar documentación y está terminantemente prohibido que ingresen menores de edad así sea solo de compañía. Los proveedores deben conocer las políticas del hotel en cuanto a montajes y uso de espacios para decoración ya que cualquier daño será asumido por la empresa responsable.
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El cliente debe enviar con anticipación el listado del Staff con los nombres, apellidos y número de DNI de todos los proveedores.
Al momento de la llegada, los proveedores deben presentar su DNI el cual se queda en Garita de seguridad y se les entrega un gafete, el cual les da derecho a alimentación y uso de servicios higiénicos en zona de personal.
Los proveedores deben reportarse con el personal de convenciones y seguridad antes de iniciar trabajos.
MONTAJES
En caso los novios requieran realizar montajes de toldos, carpas o estructuras es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- Los trabajos de montaje de toldos, carpas o cualquier estructura deben realizarse la noche antes del
evento. El horario que brinda el hotel para estos trabajos es de 19:00 a 02:00 am. Para el día del
evento las estructuras y telas ya deben estar montadas, podrán realizar detalles finales desde las
08:00 y entregar el espacio a más tardar a las 14:00 para montajes que le correspondan al hotel.
- Los montajes deben respetar y cumplir con las medidas de seguridad.
- En cuanto a puntos de energía y cableado, el hotel no permite que se utilicen cables empatados. Los
cables deben estar debidamente pegados con cinta o enterrados por lo menos 70cm en caso sea en
arena.
- El cliente debe considerar el uso de Grupo electrógeno de acuerdo la carga que vaya a utilizar en el
evento.
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INGRESO DE VEHÍCULOS / ALMACENAMIENTO DE MATERIAL
Nuestro cliente realizará la solicitud formal por escrito del número total de vehículos con fechas y horas estimadas de llegada; nuestras horas de ingreso para estos fines son de 7h00 a 19h00.
Los vehículos pueden pesar hasta máximo 5 toneladas para que ingresen al hotel.
La recepción, descarga y carga de materiales así como el uso de vehículos especiales para el desembarque y embarque de la misma, la realizará el cliente bajo su supervisión y responsabilidad.
En caso que el cliente necesite ayuda con la carga y/o descarga de material o el montaje del mismo tendrá cargo adicional y se debe contratar con anticipación.
El buen uso del almacenamiento del material y cuidado de este, es responsabilidad del cliente. Se deberá solicitar el uso de bodega anticipado, sujeto a disponibilidad del hotel ya que están limitadas. En caso de exceso de cajas tendrá que usar su propio camión como bodega. El cliente debe traer todo su material inventariado para que se pueda almacenar en las bodegas del hotel.
Una vez se realice la recepción y el descargo de mercancía los vehículos deberán salir de las instalaciones, ya que no contamos con áreas de estacionamiento para estos fines.
SEGURIDAD Y DAÑOS
El cliente se hace responsable por todo tipo de daños ocasionados a la propiedad, ya sea por invitados y/o proveedores.
El cliente se hace responsable por la seguridad física de los proveedores contratados para instalar cualquier tipo de equipo electrónico, audiovisual, decorativo y/o montaje especial que requiera el evento.
El Hotel no se hace responsable por la seguridad, pérdida, robo y/o daño de ningún tipo de objeto en los salones de eventos, quedando este bajo la responsabilidad total del propietario.
El Hotel recomienda que toda persona tome las medidas necesarias para salvaguardar cualquier pertenencia de valor traída al Hotel y recomienda que no deje sus computadoras portátiles, celulares, cámaras, equipo audiovisual y/u otras pertenencias de valor desatendidos en ningún momento.
Se aplicará un cargo al contacto responsable, particular o empresa por daños ocasionados a la infraestructura, mantelería, equipo (mesas, sillas, loza, cristalería, etc.) El cargo será estipulado por el departamento de mantenimiento al analizar el daño ocasionado.
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ALIMENTOS Y BEBIDAS
Está prohibido el ingreso de alimentos y bebidas, en casos especiales solo aplica para licor (descorche de cortesía).
Si el cliente desea llevar bebidas alcohólicas diferentes a las de nuestro Plan Todo Incluido, estas deberán ir rotuladas cada una y acompañada de un inventario original y copia, para así poder agilizar su ingreso. Este inventario deberá presentarse el día en el cual se recoge el licor sobrante.
El Hotel no se hace responsable del sobrante de bebidas alcohólicas en los eventos, estos deberán ser retirados a más tardar 48 horas después de haber finalizado el evento.
El cliente se compromete a revisar el sobrante de la bebida al termino del evento con la coordinadora del mismo, caso contrario el hotel no aceptará reclamo o queja alguna en caso de faltantes no revisados en original y copia.
RECEPCIÓN Y SALIDA DE MATERIAL
En cualquier momento puede contactar a nuestro Coordinador de Eventos y personal de seguridad para levantar un inventario de todo el equipo que ingrese y salga del hotel.
De antemano le informamos que el hotel no se hace responsable por material de evento que no se entregue debidamente inventariado a la persona responsable.
Recibimos y entregamos Cajas debidamente selladas y anexo inventario. Si desea puede coordinar con el departamento de convenciones el servicio de seguridad fija interna para custodiar su equipo, previo inventario, de tal manera que el hotel pueda asumir toda la responsabilidad.
Todo tipo de material usado en el evento como banners, roll ups, centros de mesas, decoración etc. deben ser retirados por el cliente al término del evento, caso contrario el hotel dispondrá de ellas a conveniencia.