TREINAMENTO EM PDF DO SISTEMA EGESTOR.

Primeiros passos para a boa utilizao do sistema eGestor.O sistema eGestor oferece ferramentas desde o cadastro do produto at total controle financeiro, para boa utilizao do sistema siga abaixo os passos de configurao do sistema aps isso faa o uso do sistema conforme as necessidades da sua empresa.

1 Passo- Acesse as configuraes do sistema, fica na direita da tela na parte superior de acesso no sistema -

1.1 - Configuraes- Contas disponveis - Nesta opo o sistema sempre vai te dar a conta caixa interno como uma conta padro - poder criarquantas contas banco desejar - lembramos que apenas a configurao e depois podemos dar movimentao atravs das operaes de venda - compra - ordem de servio e lanamentos de financeiro.Clique em financeiro contas disponveis - Criar nova conta e preencha os dados solicitados

1.2 - Configuraes - Tipos de documento-Nesta opo no sistema j tem pr configurado vrios cadastros de tipos de documentos, se achar necessrio poder criar novos tipos de documento.

1.3- Configuraes - Formas de pagamento. No sistema j vem a forma de pagamento pr configurada de forma vista e prazo em at 12 vezes mas poder criar outras formas de pagamento.Ex.Forma de pagamento parcelado 15 dias.Vai clicar em nova forma de pagamento - Na descrio coloca - Parcelado 15 dias - parcelamento mximo 1 vez - o restante das informaes voc coloca de acordo com sua empresa e depois na opo de intervalo de tempo coloca-se 15 dias.

Veja imagem abaixo, poder criar e salvar quantas formas de pagamento desejar.

1.3- Configuraes - Plano de contas - O sistema trabalha com grupos comeados por 3 para despesas e 4 para receitas, oferecemos uma configurao padro mas poder colocar as descries conforme desejar desde que siga a classificao.**Importante solicitar ajuda do seu contador.

1.4 - Configuraes - estrutura do DRE - preciso configurar a estrutura do DRE para depois associ-lo ao plano de contas.**Importante solicitar ajuda do seu contador.

1.5- Configuraes - Etiquetas-Poder criar suas etiquetas no sistema - as etiquetas so em formato carta ou A4, poder imprimir numa impressora normal, nosso sistema no compatvel com impressoras trmicas. O sistema j oferece a etiqueta pr configurada da marca Pimaco, caso seja essa a marca da tua etiqueta basta escolher o modelo e apenas selecionar o tamanho da fonte de modelo de etiqueta. **Caso a etiqueta seja de outra marca poder preencher os dados manualmente.

1.6 - Configuraes - Configuraes Gerais.Nas configuraes gerais voc configura os dados completos da empresa, poder configurar tambm a logomarca e cabealho da sua empresa, assim como as configuraes das vendas e ordensde servio.1.6.1- Dados da Empresa - Neste campo voc preenche por completo os dados da sua empresa.

1.6.2 - Configurao Geral - Vem pr - configurada, no h necessidade de alterao.

1.6.3- Configuraes da venda - As configuraes e determinada a partir das necessidades da sua empresa.Ex:Configurao da venda - Editar -Poder determinar o desconto mximo das vendas - se desejar imprimir em duas vias - se deseja quemostre o financeiro determinado na hora da venda- se deseja colocar uma frase padro nas observaes.O mesmo padro segue para as configuraes das Ordens de servio.

1.6.4 - Configuraes das O.S (ordens de servios)-Nesta configurao possvel configurar o que vai aparecer no momento da impresso da ordem de servio ou ao envi-la por e-mail.Veja a imagem abaixo.

1.6.5- Configuraes das entradas - uma configurao padro para entradas de mercadorias, hoje o sistema vem padro a 1 opo como sim e a 2 opo como no isso significa que ao inserir entradas o sistema sempre vai sugerir um novo preo de venda recalculado conforme aquela compra, caso deseje permanecer com o valor de venda do cadastro at um dia optar por um aumento de valores em massa deve selecionar a 1 opo como no e a 2 opo como sim, conforme imagem abaixo:

1.6.6 - Configurao do cabealho -Essa configurao possvel colocar uma logomarca e tambm colocar nos dados da empresa comotelefone - e-mail - endereo. A configurao do cabealho faz com que as suas ordens servios e pedidos de venda fique tudo mais personalizado.

1.6.7 - Configurao dos boletos - Caso voc deseja trabalhar com boletos, nosso sistema oferece a emisso de boletos online sem registro, no trabalhamos com boletos registrados.Para envio de boletos em nosso sistema preciso entrar em contato com o seu banco e solicitar dados para envio de boletos online e sem registro. Com os dados em mo voc vai clicar em editar no boleto que vai utilizar - clica em ativar boleto online e preenche com os dados informados pelo banco.Aps isso salva e imprimi o boleto teste de R$ 1,25, tem que pagar e conferir se entrou na conta, aps entrar na sua conta podemos efetuar um novo teste basta entrar em contato que faremos um novo teste atravs do contas a receber juntos.Obs:Somente depois dos testes permitido emitir boletos para seus clientes.

1.6.8- Dados fiscais da empresa - Neste campo voc preenche os dados fiscais da sua empresa.

1.6.9- Configurao padro para cadastros de produtos- Nesta configurao possvel configurar a tributao padro para seus produtos, caso isso seja necessrio, ou seja, caso voc envie notas de vendas de produtos em nosso sistema e esses produtos tenham todos as mesmas tributaes, uma configurao em massa.Caso os produtos tenham tributao individual, no cadastro do produto tem essa opo de estar colocando a tributao adequada.

1.6.10- Configurao do SMTP(envio de e-mail)- Ao enviar um e-mail internamente pelo sistema seja de um pedido de venda, compra, ordens de servio ou financeiro vai como (naoresponder@egestor.com.br), nesta aba de configurao do SMTP possvel configurar seu e-mail de destinatrio.Basta clicar em editar - ativar o SMTP - e preencher com os dados do seu e-mail.**est ferramenta est disponvel somente no plano profissional.

1.6.11- Banco de dados-Nesta opo possvel baixar os XML das notas de entrada e tambm fazer uma backup do sistema.Ao clicar em baixar todos os dados da empresa possvel fazer um backup em formato .CSV. No preciso se preocupar com o backup das informaes, o eGestor hoje faz automaticamente o backup das informaes a cada 30 minutos e os dados so salvos e criptografados em servidores no Exterior, voc no corre o risco de perder suas informaes.

2 Passo -

2.1- Menu inicial- Nesta opo voc encontra os recados, caso tenha algum pedido de venda, financeiro, etc.. em aberto o sistema vai lhe informar.Tambm podemos encontrar nesta opo todas as atualizaes do sistema.

3 Passo-3.1 -Cadastros -

Segue abaixo passo-a-passo do mdulo de CADASTROS:

Na aba cadastros voc pode cadastrar clientes, fornecedores, transportadores, produtos, categorias, kit de produtos, composio para produo, servios e usurios do sistema.

3.1.2-Para cadastrar um cliente:Clique em cadastros, clientes e clique no campo em verde que diz Novo contato, conforme imagem abaixo

Ento s preencher todos os campos e clicar em salvar.

Obs: No plano gratuito permitido o cadastro de no mximo 100 contatos, divididos entre clientes, fornecedores e transportadores.

3.1.3-Para cadastrar fornecedores:Clique em cadastros, fornecedores, novo contato:

Ento s preencher todos os campos e clicar em salvar.

Obs: No plano gratuito permitido o cadastro de no mximo 100 contatos, divididos entre clientes, fornecedores e transportadores.

3.1.4 - Para cadastrar transportadores:Clique em cadastros, transportadores, novo contato:

Obs: No plano gratuito permitido o cadastro de no mximo 100 contatos, divididos entre clientes, fornecedores e transportadores.

3.1.5-Para cadastrar produtos- Voc ir realizar o cadastro de seus produtos, quanto mais dados voc colocar no cadastro deles, menos chance de acontecer algum erro na emisso de Nfe se for necessrio. Cdigo EAN/GTIN equivalente ao cdigo de barras. NCM a Nomenclatura Comum do Mercosul e praticamente obrigatrio na emisso da Nfe.Obs: No plano gratuito permitido o cadastro de no mximo 50 produtos.

Clique em cadastros, produtos, produtos, clique em novo produto, conforme imagem abaixo:

Aps isso preencha todos os campos e clique em salvar.

3.1.6- Para cadastrar categorias -Onde voc ira fazer uma diviso de seus produtos. Exemplo: Na informtica temos: notebooks, Computadores, Perifricos, mdia, placas etc. No eGestor voc tambm pode fazer essa diviso de seus produtos:

Clique em cadastros, produtos, categorias, nova categoria:

3.1.7- Para cadastrar kit de produtos-O mdulo de Kit de Produtos permite a criao de kits, ou pacotes, de 2 ou mais produtos que facilita a venda conjunta destes produtos. O usurio no estar realmente vendendo o kit. Ao invs disto, vender um conjunto de produtos que esto contidos dentro do pacote. Um exemplo bsico dekit de produtos a cesta bsica: arroz, feijo, massa, etc.:

3.1.8 - Para cadastrar composio para produo - Este modulo mais utilizado por indstrias, que compram a matria prima e fabricam seu produto final para venda, ou repassar a vendedores. O cadastro da composio, da mesma forma que uma receita de bolo, o sistema precisa de uma definio dos componentes que sero necessrios para a criao do produto final:

Obs: No permitido acessar esse mdulo no plano gratuito, somente usurios do plano profissional avanado tero acesso. Caso queira testar esse mdulo entre em contato com nosso suporte.

3.1.9 - Para cadastrar servios -Aqui voc ir cadastrar seus servios, caso sua empresa trabalhe com isso. De maneira simples: Nome do servio e o preo a ser cobrado:

Para cadastrar servios clique em cadastros, servios, novo servio:

3.1.10 - Para cadastrar usurios - Aqui voc vai poder cadastrar seus usurios do sistema e tambm seus vendedores/tcnicos. Apos cadastrar seus usurios do sistema, voc pode definir as permisses de acesso dos mesmos, de modoque poder escolher o que cada usurio pode ou no fazer em cada mdulo do sistema.Sua empresa tambm poder optar por pagar as comisses relativas s vendas e OS ou relativas ao recebimento financeiro (no deve usar as duas formas para no pagar comisso duas vezes). Lanamentos financeiros originados do mdulo de Vendas obedecem a porcentagem de comisso definida no campo "Comisso produtos (%)". J os lanamentos financeiros originados do mdulo de Ordens de Servio, obedecem a porcentagem de comisso definida no campo "Comisso servios (%)", mesmo que haja produtos nestas ordens de servio.Obs: No plano gratuito s permitido cadastrar funcionrio/tcnico que no tero acesso acesso ao sistema.

Para cadastrar usurios clique em cadastros, usurios do sistema, novo usurio:

4 Passo- 4.1 - Operaes-Nesta opo possvel trabalhar com a operaes de vendas, compras, ordens de servio, ordens de produo e ajuste do estoque.

4.1.2 - Operaes Vender produtos - Nesta opo possvel efetuar os pedidos de venda e oramentos.4.1.2.1 - Pedidos de vendas-Operaes - vender produtos - novo pedido de venda.Preenche os dados de clientes e inseri os produtos no pedido.Salva como venda e confirma como venda para dar baixa no estoque, possvel tambm resolver o financeiro dizendo se a operao foi a vista ou a prazo.

**A baixa do estoque feita atravs do salvar como venda e confirmar como venda.

4.1.2.2 - Pedidos de vendas - Oramento.Ao efetuar o pedido de venda possvel tambm salvar somente como oramento e depois da confirmao do cliente, salvar como venda ou cancelar.

4.2 - Entrar mercadorias - Nesta opo possvel dar entrada das compras no sistema ou epenas emitir uma ordem de compra para seu fornecedor.4.2.1- Entrada de mercadorias no estoque - Operaes - entrar mercadorias - nova entrada.Nesta opo voc tem:Opo 1 - Enviar XML- Ao receber uma mercadoria voc recebe um XML da sua compra via e-mail, possvel baixar esse XML e import-lo para o sistema.Basta clicar em XML e escolher o arquivo que baixou nos downloads.** importante lembrar que o XML no cadastra produtos, os produtos tem que estar cadastrados no sistema, ao enviar XML tem que associar os produtos do teu fornecedor com os do teu estoque.

Opo 2 - Cadastrar manualmente-Nesta opo possvel dar entrada de uma Nfe manualmente buscando o teu fornecedor e produto.

**Para dar entrada no estoque preciso a confirmao da compra, ter tambm a opo de resolver o financeiro assim relacionar o financeiro ao pedido dizendo se foi a vista ou a prazo.

4.2.1.1- Pedidos de compra - possvel criar ordens de compra no sistema e enviar para seu fornecedor para uma cotao;V em operaes - entrar mercadorias- criar nova entrada- escolher manualmente- preencher os dados e apenas salvar - no pode confirmar.Est operao ficar salva como ordem de compra.

4.3- Operaes Ordens de servio - Nesta opo possvel efetuar os pedidos de ordens de servio, sendo possvel acrescentar servios e produtos.Para criar uma ordem de servio basta ir em operaes - ordens de servio- clica em criar nova ordem de servio.Preencha os dados como nome de clientes, tcnico, insira produtos e servios.

4.3.1 - Etapa das ordens de servio - Ao inserir produtos na ordem de servio a etapa da ordem de servio que vai determinar a movimentao do produto no estoque.Situao da O.S - Oramento - est etapa no tem vinculo com o estoque.Situao da O.S- Em espera - os produtos que esto na ordem de servio ficaro em reservado no estoque.Situao da O.S- Execuo - os produtos que esto na ordem de servio ficaro em reservado no estoque.Situao da O.S- Finalizada - o processo que d baixa no estoque, ou seja, o produto sai do estoque.Situao da O.S- Entregue - o processo que d baixa no estoque, ou seja, o produto sai do estoque.

4.4- Operaes - Ordens de produo-No primeiro momento em cadastro de produtos foi possvel cadastrar produto como matria - primaem cadastros - produtos - produtos.Em segundo momento voc pode cadastrar o produtos final e sua composio em cadastros - produtos - composio para produo, ou seja, nesta opo cadastrou o produtos final e determinou na composio o que utiliza de matria - prima para fazer 1 receita de produto final.Na operao Ordem de Produo possvel solicitar a produo de quantas receitas desejar, ou seja,manda produzir quantas produtos finais deseja.Ao efetuar a operao e concluir esse processo da entrada do produto final em estoque e sada da matria prima e assim voc vai ter um controle total da sua produo.**Est opo para pequenas industrias e est disponvel somente no plano avanado mas possvel solicitar o teste na verso gratuita.

4.4.1- Para criar uma ordem de produo - V em operaes - ordens de produo - nova ordem de produo.Poder colocar informaes necessrias nesta ordem de produo em seguida ir inserir produto quedeseja fabricar e quantas unidades deseja fabricar.

5 Passo-Financeiro -Nesta opo possvel ter acesso ao fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber e transferncia entre contas.

5.1. Financeiro - Caixa

Nesta opo possvel conferir seu fluxo financeiro, ao abrir est opo voc vai sempre ter os lanamentos efetuados hoje como data padro, caso precise acessar outras datas clique em definir filtros e escolha a opo.Atravs da pesquisa alm de selecionar datas, poder at selecionar tipo de conta.Ex.Nas configuraes - tipo de contas voc tem o caixa interno e cadastrou outras contas que a empresa utiliza, como conta de Banco no fluxo de caixa possvel atravs dos filtros selecionar as contas em separado.

Obs:Na opo financeiro - caixa s ir parecer o que voc j recebeu e j pagou.

**Caso tenha feito algum pagamento incorreto, seja de valores ou data possvel fazer o estorno e corrigi-lo.Basta selecionar o lanamento e clicar em estornar o pagamento, tem que informar o motivo

5.2 - Financeiro -contas a pagar.Nesta opo possvel pesquisar todas as contas que foram pagas e contas que tem a pagar no sistema, assim como tambm efetuar lanamento avulsos como criar uma conta de luz, telefone,gua, etc...

5.2.1 - Como cadastrar uma conta a pagar - Financeiro - contas a pagar - nova conta a pagar, inserir os dados, importante que sempre preencha com dados completos no lanamento.Antes de salvar o lanamento possvel selecionar se ele previso ou pagar agora onde o lanamento ser enviado diretamente para o caixa.

**Caso o lanamento seja uma previso poder lanar uma nica vez e pedir para que esse lanamento se repita por quantas vezes desejar.Ex:Uma conta de energia eltrica possvel cadastrar para uma previso por 12 meses.Financeiro - contas a pagar- nova conta a pagar - descrio energia eltrica - preenche os demais campos e no campo cadastrar mais de uma vez escolhe repetir por 12 vezes ao todo. Veja imagem abaixo.

No campo contas a pagar e contas a receber, conforme imagem acima existe o campo chamadoArquivos Anexados, aps o pagamento ou recebimento de uma conta possvel anexar o comprovante.

Aps as contas serem lanadas possvel utilizar o filtro de pesquisa para verificar o que tem a ser pago em determinada data ou o que j foi pago.**O contas a pagar ele trabalha com filtro de passado + 30 dias.

Sempre que voc for abrir est opo estar com o filtro de data passado + 30 dias, vai mostrar as contas a pagar que venceram e que iro vencer daqui 30 dias.Poder selecionar os filtros e trabalhar com as datas.Nesta opo pode ser selecionado opes sem filtros de data, escolher datas, est semana, etc...

5.3 - Financeiro -contas a receber- Nesta opo possvel pesquisar todas as contas que foram recebidas e que tem a receber no sistema, assim como tambm efetuar lanamento avulsos como criar uma a receber.

5.3.1 - Como cadastrar uma conta a receber-Financeiro - contas a receber - nova conta a receber, inserir os dados, importante que sempre preencha com dados completos no lanamento.Antes de salvar o lanamento possvel selecionar se ele previso ou pagar agora onde o lanamento ser enviado diretamente para o caixa.

**Aps as contas serem lanadas possvel utilizar o filtro de pesquisa para verificar o que tem a ser recebido em determinada data ou o que j foi recebido.**O contas a receber trabalha com filtro de data de passado + 30 dias.Sempre que voc for abrir est opo estar com o filtro passado + 30 dias, vai mostrar as contas a receber que venceram e que iro vencer daqui 30 dias.Poder selecionar os filtros e trabalhar com as datas.Nesta opo pode ser selecionado opes sem filtros de data, escolher datas, est semana, etc...

5.4 - Financeiro - transferncia entre contas.Este campo foi feito para transferir valore de uma conta para outra.Ex:Eu tenho no sistema a conta chamado Caixa Interno com um valor de R$ 10.000,00 e quer transferir para minha conta Banco o valor. Basta fazer os seguinte:Financeiro - transferncia entre contas - nova transferncia - coloca o valor e seleciona conta de origem Caixa interno e de destino conta Banco, salva a informao.

****Importante.Para inserir dados de saldo nas contas atravs do contas a pagar(se for saldo negativo) e no contas a receber(se for saldo positivo).Clica em nova conta coloca a descrio saldo em conta ou descrio que preferir seleciona a contae clica em pagar agora.O saldo entrar na sua conta.

6 Passo-6.1- Mdulo Acessrios-

No mdulo acessrios voc poder cadastrar nota fiscal eletrnica, boleto online, gesto de tarefas edisco virtual.

Para emitir uma nota fiscal eletrnica, basta clicar em acessrios, nota fiscal eletrnica, emitir/listar notas:

6.1.2- Para cadastrar uma nota fiscal de servio (vlida somente para cadastros do DF), e salvo algumas Regies que tem o convnio com o Sefaz, tem que entrar em contato com a Prefeitura de sua Cidade e solicitar informaes, basta acessar acessrios, nota fiscal eletrnica, nota de servio.

6.1.3-Carregar XML para emisso.Acesse acessrios, nota fiscal eletrnica, carregar XML para emisso, (utilize esta rea para importar automaticamente arquivos de programas externos. Estes arquivos devem ser no formato XML).

6.1.4- Carta de Correo-A carta de correo uma ferramenta para corrigir notas fiscais, utilize est ferramenta caso no esteja mais no prazo legal o cancelamento da Nfe.Aps criar e salvar a carta de correo a Nota fiscal original ter j o XML atualizado, mas possvel tambm imprimir est carta de correo, porm o valor legal est no XML.

6.1.5- Download das notas - Nesta opo possvel fazer um download das suas notas em determinado perodo e enviar diretamente ao seu contatos.Nesta opo as notas estaro em um formado de fcil importao para o sistema do seu contador.

6.1.6- Configuraes da Nfe-Se a sua empresa utilizar o mdulo de Nfe nesta opo ser possvel configurar os dados da emissoda Nfe.Em primeiro momento ela estar em ambiente de teste e poder emitir quantas notas em teste desejar pois elas no tem validade jurdica.Aps efetuar seus testes e a nota for autorizada poder mudar para ambiente de produo e inciar a utilizao deste mdulo no sistema.No plano profissional passvel tambm colocar uma logomarca da sua empresa para que saia impressa nas suas notas, ela tem que estar no formato .gif ou .jpg, poder ser do tamanho que desejar pois ela fica no formato adequado na Nfe.

6.1.7- Cadastros de CFOP-Nesta opo o sistema eGestor lhe fornece os principais cadastros de CFOP, poder cadastrar quantos mais desejar, basta clicar nesta opo e depois clicar em novo, coloca o cdigo e descrio.

7 Passo - Impresses - Segue abaixo passo-a-passo do mdulo IMPRESSES:

Nesse mdulo onde voc poder visualizar os relatrios gerenciais e imprimir recibos.

7.1 - Impresses relatrios- Para gerar relatrios (O eGestor possui uma srie de relatrios teis para a gesto de sua empresa. Os relatrios tem uma vasta opo de configuraes, permitindo que voc tenha as informaes necessrias rapidamente e de acordo com as necessidades do seu negcio. possvel tambm exportar os relatrios para o Excel ou envi-los por e-mail).

7.2- Impresses recibos- Para gerar recibos basta clicar em impresses, recibos, novo recibo:

Modelo de um recibo:

Caro cliente utilize o sistema de acordo com as necessidades da sua empresa em caso de dvidas estamos sempre a disposio.