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Otorgamiento del crédito comercial

“Herramienta para asegurar la recuperación efectiva de las cuentas

por cobrar”

1

FACILITADOR:

C.P.I. MARCO A. ZAPATA C.

E-mail: [email protected]

Tel. 2272-2435 Cel. 8835-3696

2

mailto:[email protected]

OBJETIVO DE LA CHARLA:

Que el participante, determine la importancia que

tiene el debido y contaste análisis de los sujetos de

crédito, durante todo el ciclo de crédito y cobro

3

El efecto de vender a crédito

Vender a crédito implica un riesgo financiero,

por ende implica que debemos ser disciplinados,

en el proceso de otorgamiento, con el fin de que

cartera de crédito sea sana, mediante sujetos de

crédito calificados y a la vez, que la cartera se

administre bajo un debido y constante análisis

de su comportamiento.

4

10 REGLAS DE ORO APLICABLES A

CRÉDITO Y COBRO

1. Conocer nuestra empresa

2. Conocer al cliente

3. Aplicar el trabajo en equipo

4. Tener una estructura departamental definida

5. Tener una vocación de servicio al cliente

6. Tener claro mi objetivo

7. Como otorgar

8. Como negociar

9. Como gestionar y como recuperar

10. Como volver a vender a crédito

5

5

IMPORTANCIA DE LA LABOR DE

CRÉDITO Y COBRO

Su importancia radica que es la estructura

organizacional de una empresa, que permite

apoyar las metas de ventas, su recuperación y

su rotación en nuevas ventas.

El cumplimiento de lo antes indicado,

produce un flujo de caja acorde a las

necesidades financieras de la empresa y a la

vez, produce resultados financieros positivos

6

Cobrar no implica solamente gestionar

y recuperar

Gestionar y recuperar no son los únicos elementos

requeridos para el lograr la cancelación de una

cuenta por cobrar

El adecuado y detallado análisis en el

otorgamiento de crédito, es la herramienta inicial

y de mayor importancia en el proceso de

recuperación7

TIPOS DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

DE MAYOR RELEVANCIA

1. Crédito comercial

2. Crédito financiero

9

Cuál es el error tradicional en la gestión de cobro?

10

¿Son culpables nuestros clientes por su morosidad?

NOS PREPARAMOS PARA ESO

11

LA PREVENCIÓN ES VITAL EN EL OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO

12

OTORGAMIENTO DE CRÉDITO COMERCIAL

Constituye el tipo de crédito que se da entre

personas físicas o jurídicas, mediante el cual, se

entregan uno a otro, un producto o servicio, con el

acuerdo de cancelarlo a una fecha determinada,

mutuamente pactada.

Su otorgamiento resulta “más ágil” ante la no

presentación de estados financieros por parte del

solicitante

13

OTORGAMIENTO DE CRÉDITO FINANCIERO

Constituye el tipo de crédito que se da entre

personas físicas y jurídicas con entidades financieras,

mediante el cual, se entregan uno a otro, productos

financieros, con el acuerdo de cancelarlo a una fecha

determinada, mutuamente pactada.

Su aprobación dependerá en muchos casos de la

presentación de estados financiero por parte del

solicitante del crédito, o bien de la investigación sobre

el historial financiero del solicitante

14

CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO COMERCIAL

15

CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO

CAPACIDAD:

Es el juicio subjetivo acerca de la habilidad para

pagar las cuentas, habilidad gerencial y financiera

del gerente general o financiero del deudor

16


CAPITAL EN CRÉDITO COMERCIAL:

Se refiere al efecto financiero que establece, que una

empresa tiene la suficiente liquidez contable

Se determina por medio de razones financieras, pero se

debe contar con estado financieros certificados o

auditados, lo cual, reiteramos que es difícil que los

clientes los entreguen.

17


COLATERAL:

Se refiere a la capacidad del deudor de entregar una

garantía fiduciaria y/o aval o una garantía real.

Aplica para ambos tipos de crédito que estudiamos

18


CONDICIONES:

Se refiere a los propósitos que destinará el crédito

otorgado al deudor, sea financiero o comercial

Su aplicación se base en un adecuado análisis de

crédito por parte del acreedor y su equipo de análisis

financiero

19


COMPLACENCIA:

El buen comportamiento y capacidad del cliente en el

pasado, no implica certeza en la recuperación futura

del crédito otorgado.

El ser complaciente ante eventuales signos de declive

del comportamiento financiero del deudor, podría

genera incobrables en el futuro.20


CONFIANZA:

El hecho de que un cliente tiene un buen

comportamiento de pago, no es motivo para no cumplir

con requisitos, tales como:

1. Renovación de garantías

2. Presentación de estados financieros periódicos

3. Aprobación de sobregiros sin el debido análisis

4. Aprobación de plazos desmedidos sin el debido análisis

21


COMUNICACIÓN:

Factor altamente indispensable en la administración del

crédito comercial y financiero y se debe de

implementar tanto de parte del acreedor como del

deudor.

Esta característica mal aplicado, provocaría

eventualmente problemas de gestión y recuperación

22


CONTINGENCIA:

Tanto en el crédito financiero como en el comercial, el

acreedor debe de estar al tanto de factores que pueden

incidir en el futuro de la cuenta tales como:

1. Comportamiento de la economía

2. Factores políticos

3. Comportamiento del mercado

4. Riesgos de la actividad del deudor

23


COMPETENCIA:

No se debe de adaptarse a la competencia para

otorgar crédito, sino que se debe de analizar

sus fortalezas y debilidades para concederlo o

no y compararlo con la capacidad financiera

que nuestra empresa tiene

24

Organización del Dpto. de Crédito y Cobro

¿Que es un organigrama?

Un organigrama refleja de forma gráfica cuáles son

los diferentes departamentos que tiene la empresa y

quién está en cada departamento, al igual que las

relaciones que hay entre estos.

25

Ejemplo de organigrama empresarial

26

Ejemplo de un organigrama del depto. de crédito y cobro

GERENTE DE CREDITO Y COBRO

EJECUTIVO DE CREDITO

ANALISTA DE CREDITO ANALISTA DE CREDITO

EJECUTIVO DE COBRO

GESTORES DE COBRO

27

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Definición de manual de políticas y procedimientos:

Se interpreta como un conjunto de políticas y

procedimientos que regularan la actividad operativa de un

área específica, en apoyo a los resultados corporativos o de

índole organizacional, productivo y financiero

28


DPTO. DE CRÉDITO Y COBRO

Definición de política:

Son las reglas que establece la empresa para administrar la

cartera de crédito otorgada a los clientes y que son

aplicadas por el personal relacionado para la toma de

decisiones operacionales

29


DPTO. DE CRÉDITO Y COBRO

Definición de procedimiento:

Es el medio de cómo aplicar las políticas de crédito y

cobro (reglas), en términos operativos

30

EJEMPLO DE POLÍTICA

El crédito otorgado a los clientes de la empresa, será

regulado por tres reglas fundamentales a saber:

1. Plazo

2. Límite de crédito

3. Garantía

31

Ejemplo de procedimiento

Aprobación de pedidos

Responsable de tarea Tarea a realizar

1- Agente de ventas Entrega pedido a facturador

2- Facturador Ingresa pedido a sistema y lo

envía a Dpto. de Crédito y Cobro

3- Asistente de crédito Recibe pedido, analiza el pedido

contra disponible de crédito,

(límite de crédito) verifica morosidad

(plazo), aprueba o rechaza 32

USO DE FORMULARIOS EN LA

ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y EL COBRO

Los formularios son un complemento exigido en la

implementación de los manuales de políticas y

procedimientos.

Su importancia radica, en que permiten controlar ciertas

actividades y así obtener flujo de información adecuados

y que permitan toma de decisiones oportunas

33

USO DE FORMULARIOS EN LA

ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y EL COBRO

Algunos formularios importantes en el ciclo de crédito y

cobro son:

Solicitud de crédito Firmas autorizadas

Aprobación de crédito Facturas

Notas de débito y crédito Notas de devolución

Trámite de facturas Procedimientos

Entrega y liquidación diaria de

documentos para el cobro

34

USO DE INSTRUCTIVOS EN LA ELABORACIÓN

DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS

Son el complemento obligatorio de los formularios, ya

que cumplen con la misión de cumplir eficientemente

con su elaboración y minimizan los errores en su

formalización

35

TIPOS DE POLÍTICAS DE CRÉDITO

ESCENARIO No. 1

TIPO DE

POLITICA

VENTAS (millones de ¢)

UTILIDAD (millones de ¢)

INCOBRABLES (millones de ¢)

EXTRICTA 50 15 2

FLEXIBLE 75 22 5

CONVENCIONAL 60 18 436


ESCENARIO No. 2

TIPO DE

POLITICA




EXTRICTA 50 15 2

FLEXIBLE 75 12 5



ESCENARIO No. 3

TIPO DE

POLITICA




EXTRICTA 50 15 2

FLEXIBLE 75 19 6


TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN APLICADAS

AL DEPTO. DE CRÉDITO Y COBRO

Uno de los mayores errores que se pueden cometer en la

administración del departamento de Crédito y Cobro, es

no aprovechar las bondades que tienen los sistemas o

programas informáticos, independientemente de su

estructura o base de programación

39



Los sistemas informáticos, contienen una serie de

reportes que generan flujo de información, que nos

permite tomar decisiones eficientes en los momentos de

mayor dificultad en el proceso de otorgamiento y gestión

de cobro

Uno de los procesos de mayor importancia en la

administración de las cuentas por cobrar, es el adecuado

y constante análisis de su comportamiento.

40



Analizar constantemente las cuentas por cobrar y su

comportamiento, evita errores administrativos y permite

prevenir la morosidad, así como lograr una recuperación

eficiente con base a las condiciones de crédito pactadas.

41

ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO

Efectos en la administración del flujo de caja:

Definición de flujo de caja:

En finanzas y en economía se entiende por flujo

de caja o flujo de fondos los movimientos de

entradas y salidas de caja o efectivo, en un

período dado

42



Tomando en cuenta la definición de flujo de caja,

podemos entonces analizar el efecto de la administración

del departamento de Crédito y Cobro en el mismo.

El departamento de Crédito contribuye en el flujo de

caja, en el rubro de movimientos de entrada de efectivo,

producto de la recuperación de las cuentas por cobrar

43



Cuando los niveles de eficiencia en la recuperación de

las cuentas por cobrar, son deficientes, se provoca en

forma automática, una disminución de entradas de

efectivo, lo que a la vez, provoca menos recursos para el

flujo de caja y este no cumplirá con su objetivo de cubrir

las obligaciones de la empresa

44


Servicio al cliente en el área de Crédito y Cobro

Su aplicación eficiente provocaría lo siguiente:

1. Clientes de crédito, satisfechos

2. Buena comunicación con los deudores

3. Buena coordinación con los deudores

4. Lealtad de los deudores

5. Recuperación en base a las condiciones pactadas

45


INTELIGENCIA EMOCIONAL

DEFINCIÓN: Robert Cooper

La capacidad de sentir, entender y aplicar eficazmente el

poder y la agudeza de las emociones como fuente de

energía humana, información, conexión e influencia.

46



Análisis de su aplicación:

• En el mundo actual es más importante el control

emocional, que el control intelectual

• Para triunfar en la vida la Inteligencia emocional es más

importante que TODO lo aprendido en la escuela y en la

Universidad.

47



Características de las empresas actuales:

• Entorno cada vez más turbulento

• Impredecible y agitado

• Alta velocidad y profundidad de los cambios

• Procesos tremendamente vertiginosos

• Procesos de transformación que afectan a todos

los ámbitos: individual, familiar y profesional

• Ambiente altamente competitivo

con fuerte presión por resultados y eficiencia

• La mayoría de los cambios y transformaciones

escapan al control de las personas y de las organizaciones

La inteligencia

emocional es

útil en tiempos

de bonanza,

imprescindible

en época de

crisis

48

El perfil del funcionario de Crédito y Cobro

• Conocimiento de la actividad

– Conceptos técnicos del área de Crédito y

Cobro

– Conceptos técnicos de otras áreas técnicas

– Leyes y Normativa relacionada

– Conocimientos de sistemas

– Conocimiento del producto de la empresa

– Conocimiento de la estructura de la empresa

49


Conocimiento de la actividad• Conceptos técnicos del área de Crédito y Cobro

– Concepto de crédito

– Formularios a utilizar, su uso y efecto

– Función del área de crédito y cobro

– Efecto en la empresa de la labor de crédito y cobro

– Conocimiento de títulos ejecutivos y valores

– Conocimiento de procesos cobratorios

50


Liderazgo

No se puede ser funcionario de crédito y cobro,

si no se cuenta con aptitudes de líder,

independientemente del puesto que se ocupe en

el área.

51


Actitud

Característica fundamental, para el logro de

resultados.

Actitud para aceptar, coordinar, organizar,

apoyar, lograr.

52


Inteligencia emocional

Estrategia elemental en crédito y cobro

53


Conocimiento de otras áreas:

– Derecho

– Mercadeo

– Finanzas y contabilidad

– Relaciones Humanas

– Negociación

– Comunicación oral y escrita

54


Actitudes y cualidades:

– Organización

– Asertividad

– Inteligencia emocional

– Seguridad en sí mismo

– Firmeza

– Constancia

– Tranquilidad

– Iniciativa

– Baja emotividad

– Resistencia a las presiones y al estrés55


Habilidades especiales:

– Saber escuchar

– Saber negociar sin discutir

– No dar imagen de prepotencia

– No generar sensación de agresividad

– Controlar la ansiedad

– Controlar las frustraciones

56


Formación del funcionario:

Los procesos de capacitación del

funcionario de crédito y cobro deben ser

constantes y oportunos y constituyen una

inversión inteligente de la organización

57

LA SOLICITUD DE CRÉDITOContenido básico de la solicitud de crédito

1. Datos generales del solicitante

A. Nombre completo

B. Cédula física o jurídica

C. Ubicación geográfica

D. Límite de crédito solicitado

2. Referencias comerciales

3. Autorización de funcionarios

4. Firma de representante legal58

FORMATO DE SOLICITUDES DE CRÉDITOREFERENCIAS COMERCIALES

60

FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITOAutorización de funcionarios y firma de representante legal

61

FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITO

Es importante que el Dpto. de Ventas, coopere con el Dpto. deCrédito y Cobro, con el flujo de información para el adecuadoanálisis de los sujetos de crédito solicitantes.

Los representantes de ventas, pueden aportar informaciónvaliosa, como complemento a la solicitud de crédito presentaday firmada por el cliente

62

Análisis de sujetos de créditoREPORTES COMPLEMENTARIOS

a) Nombre de productos que expende el cliente ensu establecimiento

b) Nombre de proveedores visibles en elestablecimiento

c) Volumen de inventario visible en elestablecimiento

d) Flujo de visitantes63

EVALUACIÓN DE SOLICITUDES COMO

HERRAMIENTA FUTURA DE COBRANZA

Fuentes de información crediticia:

El análisis de una solicitud de crédito y los reportes delDpto. de Ventas, se complementa con el flujo deinformación externa, que se pueda obtener por medio de:

1. Estudios de las protectoras de crédito

2. Información circulante en el sector comercial

3. Instituciones públicas

4. Internet

64

EVALUACIÓN DE SOLICITUDES

COMO HERRAMIENTA FUTURA DE COBRANZA

Verificación de la información del sujeto de crédito:

La obtención del flujo de información, es tan importante comosu análisis detallado, por lo que se debe de verificar al máximo

El proceso de verificación constituye una herramienta de altovalor, en el otorgamiento o no de un crédito solicitado

En nuestro medio, la verificación inteligente de las

referencias crediticias e información complementaria, otorgan

un alto de grado de eficiencia en el proceso de otorgamiento 65

GARANTIAS CREDITICIAS EN COSTA RICA

TIPOS DE GARANTÍAS

La normativa de Costa Rica y los procesos de formulación de créditos, establecen dos tipos de garantías crediticias a saber

1. Garantías de títulos ejecutivos o valores

2. Garantías reales

• Garantías de títulos ejecutivoso valores

Representan a las queestablecen una obligación,pero no la soportan con unbien mueble o inmuebledirectamente

• Garantías Reales

Representan a las queestablecen una obligación,soportado por un bien muebleo inmueble

66


Garantías de títulos ejecutivos o valores

1. Firma autorizadas de facturas de crédito

2. Letras de cambio

3. Pagaré

4. Contrato mercantil

5. C D P

6. Cheque XX

• Garantías reales

1. Contrato de prenda

2. Hipoteca

3. Cédulas hipotecarias

67


FORMALIZACIÓN DE GARANTÍAS

Es el proceso, que implica elaborar adecuadamentecada una de las diferentes tipos de garantías existentes

Cada garantía, tiene sus propios requisitos deformalización

La formalización, debe de ser contemplada en elManual de Políticas y Procedimientos de la empresa,para un mayor control de las mismas 68


LAS FIRMAS AUTORIZADAS

Al formalizar cualquier tipo de garantías, sedebe de tener la certeza de que la persona quelas va a firmar, sea la autorizada y que tenga larepresentación legal de la sociedad o bien quesea realmente la persona física que contrae laobligación

69

PRESCRIPCIÓN DE GARANTIAS

Una garantía prescrita, es simplemente un papelsin valor, por lo que la empresa, debe deestablecer los controles necesarios para que lasgarantías no lleguen a vencer y que no prescribandurante el periodo de relación comercial.

Por el valor que representan en la administración yrecuperación de cuentas por cobrar, su custodiadebe de ser muy estricta y así evitar pérdida de lasmismas y a la vez para sentar responsabilidades 70

REGISTRO, CONTROL Y REPORTES EN EL DPTO. DE

CREDITO Y COBRO

SOFTWARE REQUERIDO Y SU APROVECHAMIENTO

Cada una de las opciones contenidas en laestructura del software utilizado por laempresa, deben de ser aprovechados almáximo con el fin de lograr un mayoraprovechamiento del mismo y a la vez paralograr una administración eficiente de lascuentas por cobrar 71


CRÉDITO Y COBRO

FUNCIONES DEL PERSONAL

Es importante una buena definición de lasfunciones del personal del Dpto. de Crédito yCobro, mediante la elaboración de unmanual de funciones, que permitadesarrollar las labores de control, gestión yanálisis en forma eficiente

72


CRÉDITO Y COBRO

PROCESAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN

El proceso de registro, de la documentacióncrediticia, debe de ser:

1. Inmediata

2. Con aplicación de normas de control interno

3. Autorizada debidamente

4. Comunicada a los interesados

5. Tramitada inmediatamente ante el cliente 73

GESTIÓN DE COBRO

La tasa de interés moratorio y su efecto en la recuperación

Es una herramienta de gestión y su finalidad noes aumentar los ingresos de la empresa (nofinancieras), sino, aumentar la recuperación yapoyar la gestión de cobro

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RECUPERACIÓN EFECTIVA

Diferencia entre gestión de cobro

y recuperación efectiva

Gestión de cobro: Todas aquellas gestiones y estrategias utilizadas para convencer al deudor para pagar

Recuperación efectiva: Lograr el ingreso real y efectivo dela cuenta por cobrar al cliente

75

Todo aquello que puedas o sueñes hacer,comiénzalo. La audacia contiene en simisma genio, poder y magia.

Goethe

76

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