os impactos do esocial para as empresas · o sistema de validação que recepcionará os arquivos...

Os impactos do eSocial para a administração da sua empresa

OS IMPACTOS DO eSOCIAL PARA AS EMPRESAS

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CRONOGRAMA DO eSOCIAL

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CADASTRAMENTO - SEGURIDADE SOCIAL

PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS E TABELA DE HORÁRIOS

OS IMPACTOS DO eSOCIAL PARA OS EMPRESÁRIOS8 -OBRIGAÇÕES E PENALIDADES

ORGANIZE A DOCUMENTAÇÃO E PROCESSOS

9 -10-

ENTREGA DE INFORMAÇÕES10-

3 - O QUE É O eSOCIAL?


O QUE É O eSOCIAL?

O eSocial é um projeto integrante do Sistema de

Escrituração Pública Digital (SPED), que pretende

simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas,

previdenciárias e fiscais em todo país. O documento irá

substituir gradativamente a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP

e outras obrigações que geram um trabalho hercúleo ao

Departamento Pessoal, de RH e de Segurança no Trabalho

de qualquer escritório ou empresa.

O eSocial foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar

os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho

e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica

Federal e da Receita Federal. Ele também visa revolucionar

a maneira que as empresas repassam as informações

relacionadas ao vínculo trabalhista e à vida laboral de

seus colaboradores, terceirizados e demais sujeitos em

condições análogas.

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Esse projeto está sendo implementado por etapas, sendo

obrigatório para todas as empresas que vão ter até o dia 31

de agosto para registrar as informações necessárias relativas

a primeira etapa do projeto. Após esse primeiro envio, a

rotina mensal será acrescida dos eventos tempestivos. Ou

seja, aqueles que ocorrem com o andamento rotineiro da vida

laboral dos colaboradores e afins de cada empresa. É aí que

mora o maior desafio: Ter a informação qualificada e entregá-

la a tempo para a Receita Federal. Atualmente, apenas

algumas obrigações são exigidas, seguindo um cronograma

oficial que vai ser concluído em Janeiro de 2019.

Veja os passos de acordo com o cronograma

a seguir;

*Todas as normas que compõe a legislação de segurança e

medicina do trabalho terão que ser agora online e, portanto,

serão fiscalizadas.

Estar em dia com as responsabilidades fiscais,

trabalhistas e previdenciárias é importante para

todos os empregadores.

Você é um deles? Fique por dentro!

Desde o dia 16 de julho, um novo sistema de registro

dessas responsabilidades entrou em vigor no país

inteiro: o eSocial. Você já está por dentro dessa

nova realidade?

A rotina de entregas dessa obrigação acessória será

iniciada com o Evento Inicial “o Arquivão”. Ele irá

conter todos os cadastros e as tabelas (horários,

cargos e salários) de todos os funcionários ativos de

cada empresa, preenchendo o banco montado pela

Receita Federal do Brasil.

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* Conforme Resolução CDES 05/2018

* Com o faturamento anual em 2016 maior que R$78 milhões

* Com o faturamento anual em 2016 de até R$ 78 milhões, exceto empregadores da coluna azul

* Exceto Doméstico


O sistema não vai trazer nenhum tipo de exigência fiscal nova, apenas modificar a forma como elas

são cumpridas. Formulários e declarações em papel serão substituídos por formulários eletrônicos

através do eSocial. Com esse sistema o governo pretende aumentar a arrecadação e simplificar as

burocracias.

ATUALIZAÇÃO DE CADASTRO

O sistema de validação que recepcionará os arquivos do eSocial irá verificar o layout e algumas informações básicas, como: a correlação entre os dados de NIS, CPF, nome dos pais e demais relacionados ao reconhecimento da pessoa.

Como prevenir esses problemas?

Envolver os líderes da empresa e dos departamentos na criação de um Plano de Cargos e Salários consolidado e revisar a Tabela de Horários existente nas empresas.Para quem trabalha com administração em departamento pessoal e recursos humanos , é importante ficar atento para as mudanças ocasionadas pelo eSocial. Não prestar as informações de forma correta e dentro do prazo pode acarretar penalidades. Muitos empregados possuem diversos cadastros na Seguridade Social que impactam no pagamento das obrigações trabalhistas. Eles também têm informações disformes em diferentes documentos. Essas inconsistências poderão barrar a entrega do arquivo inicial e dos arquivos tempestivos, impossibilitando assim o envio das demais informações. Outra consequência é a imputação na regra geral de punibilidade por erros no SPED.

CADASTRAMENTO – SEGURIDADE SOCIAL

Quem precisa fazer: Todas as empresas, a partir da obrigatoriedade do eSocial, vão precisar cadastrar os colaboradores com vínculo empregatício ativo, estagiários e menor aprendiz. Vão ser exigidos dados como CPF, NIS, CNH, Horário Contratual, Salário, Dependentes, Estado Civil e outras informações para casos particulares.

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CADASTRAMENTO - SEGURIDADE SOCIAL


PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS E TABELA DE HORÁRIOS

Muitas empresas não possuem um Plano de Cargos e Salários e nem uma Tabela de Horários. Ambos são itens essenciais ao gerenciamento dos colaboradores e da vida em uma empresa. Essa falta de gestão poderá ser rapidamente apontada e identificada através de arquivos enviados pelo eSocial, contendo horários incompatíveis com a legislação ou por um Plano de Cargos e Salários com remunerações desconexas. Além de servir como prova para possíveis ações trabalhistas, esse tipo de erro será imputado na regra geral do SPED.

No total 15 obrigações atuais deverão ser executadas através do eSocial até o começo de 2019:

• GFIP. Guia de recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

• CAGED. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Para controlar admissões demissões no regime CLT.

• RAIS. Relação Anual de Informações Sociais.

• LRE. Livro de Registro de Empregados.

• CAT. Comunicação de Acidente de Trabalho.

• CD. Comunicação de Dispensa.

• CTPS. Carteira de Trabalho e Previdência Sociais.

• PPP. Perfil Profissiográfico Previdenciário.

• DIRF. Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

• DCTF. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

• QHT. Quadro de Horário de Trabalho.

• MANAD. Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento

• GRF. Guia de Recolhimento do FGTS.

• GPS. Guia da Previdência Social.

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O novo sistema não vai possibilitar uma administração que seja feita sem os controles adequados. Admissão de novos colaboradores, exames periódicos, alterações contratuais, acidentes de trabalho e outros eventos precisam ser informados dentro do prazo ou vão ser passíveis de multa. O importante é organizar agora, para economizar tempo e recursos, lá na frente.

O sistema vai afetar principalmente os seguintes eventos:

• Admissão e demissão de funcionários

• Declaração de Imposto de Renda retido da fonte

• Informações de seguridade social

• Registro de horas extras

• Registro de horas extras

• Férias

• Acidentes de trabalho

• Registro dos processos administrativos e judiciais que possam vir a ocorrer

Todos eles precisam ser informados dentro do prazo para que não haja nenhuma penalidade ao empresário. Contratar uma empresa de contabilidade atualizada para fazer uma boa gestão da sua empresa ficou mais importante do que nunca.

As empresas vão precisar de uma habilidade maior de planejamento, para garantir que todas as informações sejam apresentadas dentro do prazo, além de verificar se os atestados médicos e de segurança do trabalho estão na validade e preenchidas de forma correta e que sejam elaboradas por empresas que estejam parametrizadas para atender as diversas obrigatoriedades do esocial.

OS IMPACTOS DO eSOCIAL PARA OS EMPRESÁRIOS


ADMISSÃO

Quem precisa fazer: Todo empregador que mantém vínculos trabalhistas, mesmo que sejam temporários, precisam registrar as informações do contrato de trabalho.

O prazo: até o dia anterior ao início da prestação de serviço.

Multa: A falta de registro do empregado é previsto no artigo 47 da CLT e a multa varia entre R$ 402,53 e R$ 805,06, podendo dobrar para quem reincide.

DESLIGAMENTO

Quem precisa fazer: Todo empregador que encerrou definitivamente o vínculo trabalhista com um colaborador. Demissões anteriores ao eSocial não precisam constar.

O prazo: Até dez dias depois da data de desligamento.

Multa: O informe do desligamento e o pagamento de todas as rescisões devem ser feitos até 10 dias depois do desligamento. Quem não cumprir o prazo recebe multa de até um salário pago ao colaborador.

ATESTADOS DE SAÚDE OCUPACIONAL

Quem precisa fazer: Todos os empregadores. A Norma Regulamentadora 7 exige a realização de cinco exames médicos: admissional, periódico, demissional, mudança de função e retorno ao trabalho.

Admissional. Precisa ser feito antes do início na empresa.

Demissional. Até a data da homologação.

OBRIGAÇÕES E PENALIDADES

Periódico. É semestral (45+) ou anual (18-45), dependendo da idade do colaborador, e deve ser feito antes da validade dos exames acabar.

Mudança de Função. Precisa ser feito antes do início do profissional em uma nova função de risco maior que a anterior.

Retorno. Precisa ser feito caso o colaborador tenha sido afastado a mais de 30 dias, antes de retornar para a empresa.

Multa: Não realizar esses exames é uma infração do artigo 201 da CLT e a multa varia entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.

REMUNERAÇÃO, FÉRIAS E HORAS EXTRAS

Quem precisa fazer: A partir Novembro de 2018, todos os empregadores precisam informar a folha de pagamento, rendimentos, férias e horas extras através do eSocial.

O prazo: Até dia 7 do mês subsequente.

Multa: A partir de R$ 1.812,87.

PROCESSOS ADMINISTRATIVOS/JUDICIAIS

Quem precisa fazer: Todo empregador, quando houver algum processo administrativo ou judicial, que tenha como parte um dos órgãos do eSocial, fiscais, trabalhistas ou previdenciários.

O prazo: Até dia 7 do mês subsequente ou antes do envio de um evento de remuneração afetado pela decisão.

Multa: A partir de R$ 1.812,87


Estruturar os departamentos da empresa na reestruturação do processo de entrega das informações e produção dos relatórios necessários. É importante também criar uma rotina sólida de recebimento e de informações cadastrais e estabelecer sistemas de movimentação cadastral dos colaboradores.

Não existe uma forma melhor de encarar novidades do que se preparar com antecedência., vamos te dar 2 dicas de organização para você se preparar.

ORGANIZE A DOCUMENTAÇÃO E PROCESSOS

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Organize a documentação. Informações que são encontradas na carteira de trabalho do colaborador, comprovantes médicos e fiscais, todas vão ser necessárias para utilizar a nova plataforma. Por isso é importante separar e organizar elas, para estarem todas em mãos na hora de cumprir o cronograma.

Verifique se tudo está de acordo com a lei. Será que os exames médicos ainda estão na validade? Os direitos trabalhistas dos colaboradores estão sendo respeitados? O momento para verificar e colocar tudo em dia é antes do lançamento da plataforma, assim você irá evitar ser penalizado ao infringir a lei por falta de atenção.

A maior parte das informações que transitarão no eSocial não pertencem aos escritórios de contabilidade e são produzidas diretamente por seus clientes no cotidiano. Admissões, demissões, férias, atrasos, faltas, justificativas, afastamentos, etc.

O eSocial não reformula e nem endurece as regras oriundas da CLT; apenas as faz cumprir. Dessa forma é preciso que o empresario e o contador estejam em sintonia, pois na maioria dos casos , é ele quem vai receber, processar e informar esses dados no sistema do Esocial . Alinhe desde já o que falta para que a sua empresa esteja apta para as mudanças.

ENTREGA DE INFORMAÇÕES

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os impactos do esocial para as empresas · o sistema de validação que recepcionará os arquivos...

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