o sistemas e métodos (fonte: araujo, luis césar g. de - são paulo, ed

Organização, Sistemas e Métodos

A evolução da Teoria das Organizações

a) Escola Clássica;b) Escola de Relações Humanas; c) Abordagem Estruturalista; d) Abordagem Sistemas Abertos; e) Abordagem Contingencial; ef) Tendências da Teoria das Organizações.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais

Um estudo organizacional

precisa se desenvolver pautado

por uma estratégia que o auxilie

no diagnóstico e tratamento

dos principais problemas da empresa.


Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (2)

Uma boa estratégia possui os seguintes passos:

a) definição do objeto de estudo;

b) pesquisa preliminar;

c) planejamento da ação;

d) execução;

e) identificação dos principais problemas e necessidades;

f) formulação (e escolha) de alternativas de ação;

g) mudança e acompanhamento; e

h) reavaliação.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestãoorganizacional. Obs.: Conjunto de etapas elaborado com base na experiência de Luiz Carlos de Danin Lobo.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (2)

A estratégia de atuação precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilização, onde a idéia é tornar o indivíduo parte da mudança, promovendo o entendimento acerca

das razões que levam à necessidade

de transformação.


Instrumentos de levantamento de informações

Entrevista; Questionário; e Observação Pessoal


Vantagens da entrevista

Permite maior abertura para os entrevistados; Permite a exposição oral; Possibilita conhecimento mais profundo para o

analista; Alcança informações “guardadas” na memória

do entrevistado; Proporciona um melhor julgamento sobre as

chefias e funcionários; e Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e

entrevistador.


Desvantagens da entrevista

Dificuldade de fazer anotações; Palpites e adivinhações; e Envolvimentos de natureza

emocional.


Condições de aplicação do questionário

Falta de tempo para entrevista; Dificuldade de realizar entrevista; Distanciamento geográfico; e Levantamento de dados

quantificáveis.


Vantagens do questionário

Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outra atividades são realizadas;

Propicia ao inquirido tempo para formular respostas;

Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e

Possibilita maior detalhamento nas respostas.


Desvantagens do questionário

Inibe o inquirido a formular críticas; Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma mesma

pergunta;e Lentidão do processo de tomada de informações.


Vantagens da observação pessoal

É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade;

Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e

Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.


Desvantagens da observação pessoal

Processo demorado; Impressões errôneas; e Perturbação dos trabalhos regulares.


Estudo de layout

A importância de um estudo de layout está no fato de que o espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa.


Indicadores de problemas no layout

Demora excessiva; Fluxo confuso de trabalho; Excessiva acumulação; Má projeção de locais de trabalho; e Perda de tempo no deslocamento de

uma unidade à outra.


Objetivos do estudo de layout

Obter um fluxo de informações eficiente;

Obter um fluxo de trabalho eficiente; Facilitar a supervisão; Reduzir a fadiga do empregado; Impressionar clientes e visitantes; e Aumentar a flexibilidade para as

variações necessárias.


Estratégia de um estudo de layout Cálculo da área necessária ou existente; Planta baixa; Verificação do fluxo de pessoas e

papéis; Determinação da quantidade e natureza

dos móveis e equipamentos; Determinação da extensão e localização

das instalações elétricas e hidráulicas; Preparo e disposição de miniaturas; Apresentação de alternativas; e Implantação e acompanhamento.


Técnicas de layout

Layout em corredor; Layout em espaço aberto; e Layout panorâmico


Análise de processos - Fluxogramas

Indicadores de problemas no processo:

a) Filas;

b) Reclamações de outros pontos da organização;

Objetivo do estudo de processo:

Assegurar a fluidez da movimentação de papéis, pessoas e informações na organização, mantendo os limites decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.


Estratégia para estudo de processos

Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e representação gráfica; Análise dos métodos do processamento

atual; Implantação do novo processo; e Manualização do processo.


Técnicas

Fluxograma sintético; Fluxograma de blocos; Fluxograma esqueleto; Fluxograma de procedimentos; Fluxograma vertical e horizontal; Fluxograma vertical; Fluxograma de documentos; e Planilha de fluxograma integrado.


Análise da distribuição do trabalho

Indicadores de problemas na distribuição do trabalho:

a) Insatisfação de outras unidades;

b) Demora na transmissão de dados, na entrega de documentos;

c) Divulgação em rede de dados incorretos;

d) Filas; e

e) Rendimento individual fraco.

Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar tensões internas.


Etapas da análise da distribuição do trabalho

a) Identificação das tarefas individuais; b) Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; c) Montar o quadro de distribuição do trabalho; ed) Analisar o quadro;


Técnicas

a) Quadro de distribuição do trabalho; b) Quadro simplificado da distribuição do trabalho; ec) Quadro de custo do trabalho.


Análise e desenho de formulários

Indicadores de problemas em formulários:

a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; ed) demoras na utilização.

Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários.


Estratégia na análise e desenho de formulários

Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação;

Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações;

Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação;

Criação de novos formulários; e Teste dos formulários


Técnicas

Periférica; e Comparativa.


Manualização - elaboração e uso e manuais

Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:

a) divulgação;

b) coordenação;

c) análise; e

d) treinamento.

Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa.


Estratégia para manualização

a) Itemizar os modelos manualizados;

b) Qualificar a manualização;

c) Elaborar o manual; e

d) Distribuir o manual.


Tipos e técnicas de manualização

a) Manual de organização, manual de estrutura;

b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços;

c) Manual de formulários;

d) Manual de seqüência administrativa ou de métodos operacionais; e

e) Manual de normas.


Departamentalização (estruturação) - formulação e análise

Objetivos:

a) aproveitar a especialização;

b) maximizar recursos disponíveis;

c) controlar;

d) coordenar;

e) descentralizar;

f) integrar ambiente e organização; e

g) reduzir conflitos.


Técnicasa) Área geográfica;

b) Clientes;

c) Contingência ambiental;

d) Funções;

e) Mercado;

f) Número;

g) Processo;

h) Produto ou serviços;

i) Projeto;

j) Task-force ( força-tarefa); e

k) Tempo. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

Organograma - formulação e análise estrutural

Objetivos

a) divisão do trabalho;

b) relação superior-subordinado;

c) trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; e

d) análise organizacional facilitada.


Técnicas

a) Estrutural;

b) Circular ou radial;

c) Funcional (a);

d) Funcional (b);

e) Estrutural-funcional; e

f) Matricial


Manualização - formulação e análise estrutural Objetivos:

a) explicitar as diretrizes básicas da empresa;

b) relatar resumidamente a história da empresa;

c) demonstrar a estrutura organizacional;

d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e

e) atender às exigências das normas internacionais.


Tipos e técnicas

a) Manual de política;

b) Manual de organização (a);

c) Manual de organização (b);

d) Manual de organização (c); e

e) Manual de organização (d).


Sistemas de informação nos estudos organizacionais

Objetivos:

a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas;

b) elaborar normas de conduta adequadas;

c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de treinamento;

d) criar subsistemas de informações; e

e) possibilitar programas de auditoria.


Técnicas

a) Sistemas de informações (a); e

b) Sistemas de informações (b).


Mudança organizacional

Como desenvolver um programa de mudança?

a) suporte da alta administração;

b) consciência sobre o impacto do processo de mudança;

c) preparação da mudança;

d) conhecer o alcance dos vários programas de mudança;

e) não esperar resultados plenos e imediatos;

f) congruência entre os objetivos da mudança e os valores da empresa; e

g) controle. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

Mudança organizacional

O que é mudança organizacional?

É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utiizada


Bibliografia

ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000.

o sistemas e métodos (fonte: araujo, luis césar g. de - são paulo, ed

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