o seu e-mail deve ficar na nuvem? uma análise comparativa de custos

Formando líderes de sucesso todos os dias

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009

O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custospor Ted Schadlerpara Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

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Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

ReSUmO exeCUTIvOQuando a Google lançou o Google Apps Premier Edition por US$ 50 por usuário ao ano, motivou a pergunta:

“Quanto vamos pagar pelo e-mail?” Mas não é apenas este preço surpreendente que deveria motivar a pergunta sobre onde você deve administrar o seu e-mail. Em vez disso, sempre que precisa atualizar, trocar ou adicionar usuários em seu sistema de e-mail, você deve examinar os custos totais e considerar as alternativas. Este relatório apresenta um modelo de planilha de custos para ajudar você a calcular o custo total do e-mail local e comparar com as alternativas baseadas na nuvem. Conclusão: O e-mail na nuvem faz sentido para empresas ou divisões até 15.000 usuários. E todas as empresas podem se beneficiar da terceirização de usuários ocasionais ou da filtragem de e-mails para um prestador de serviços baseados na nuvem.

ÍndICeCustos do e-mail motivam a adoção da nuvem

muitas empresas subestimam o custo total do e-mail

Por que você deve considerar o e-mail baseado na nuvem?

Os benefícios da entrega hospedada vão além do custo

Como avaliar os custos totais do e-mail

etapa 1: Segmentar a força de trabalho para determinar suas necessidades de e-mail

etapa 2: Calcular os custos totais do e-mail local

etapa 3: Comparar o e-mail local com as alternativas na nuvem

Para empresas de médio porte, o e-mail na nuvem em geral custa menos

Uma visão geral do mercado de provedores de e-mail

ReCOmendAçõeS

Domine os custos do e-mail

O qUe SIGnIfICA

A entrega na nuvem expandirá a ubiquidade do e-mail

Material complementar

OBSeR vAçõeS e ReCURSOSA forrester pesquisou 53 empresas de usuários, entrevistou 12 dessas empresas e entrevistou 22 fornecedores, incluindo Accenture, Appirio, AT&T, Azaleos, Capgemini, Cisco Systems, dell, edS, Google, HP, IBm, Intermedia.net, LiveOffice, messageLabs, microland, microsoft, novell, Proofpoint, Rackspace, Symantec, Synchronica e USA.neT.

Documentos de pesquisa relacionados“O seu e-mail deve ficar na nuvem? Análise da infra-estrutura e das operações” (Should Your email Live In The Cloud? An Infrastructure And Operations Analysis) 5 de janeiro de 2009

“Talking To Your CfO About Cloud Computing” (Conversando com o seu diretor financeiro sobre a computação em nuvem) 29 de outubro de 2008

“forrester’s SaaS maturity model” (modelo de maturidade de SaaS da forrester) 14 de agosto de 2008

“Prepare-se para a colaboração na nuvem” (Get Ready for Collaboration In The Cloud) 18 de março de 2008

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009

O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custosCom frequência, o e-mail na nuvem custa menos do que no localeste é o primeiro documento da série “e-mail na nuvem”.

por Ted Schadlercom matthew Brown, Christopher voce e Sara Burnes

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© 2009, forrester Research, Inc. Proibida a reprodução.5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009

O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

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CUSToS Do e-MAil MoTivAM A ADoção DA nUveM

A Forrester pesquisou recentemente 53 profissionais de TI em empresas da América do Norte e da Europa para descobrir onde administram seus serviços de e-mail, calendário, contatos e listas de tarefas (que a Forrester designa como serviços de mensagens ou e-mail). Conversamos com profissionais de TI em 12 dessas empresas e com executivos em 21 fornecedores. A partir dessa base de pesquisa primária, neste relatório nós analisamos os custos de migrar o e-mail para um serviço baseado na nuvem, e avaliamos as barreiras e as cargas de trabalho em um relatório complementar: “O seu e-mail deve ficar na nuvem? Análise da infra-estrutura e das operações.” (Should Your Email Live In The Cloud? An Infrastructure And Operations Analysis)1.

Das 53 empresas pesquisadas pela Forrester, 36 estão considerando ou já avaliaram uma mudança no serviço de e-mail. O custo é um motivador para 15 dessas empresas, e outras 13 são impulsionadas por uma transição — consolidação, troca de fornecedor ou upgrade de versão (consulte a Figura 1-1). Nas palavras de alguns dos profissionais de TI que entrevistamos:

“Daqui a três anos, quando a minha licença vencerá, vou avaliar com entusiasmo as opções de e-mail hospedado. Enquanto isso, tentar obter um ambiente consolidado é uma tarefa enorme. Se cada grupo tem seu próprio servidor de e-mail, é um pesadelo.” (Empresa de fabricação)

“Entendemos que a TI não é uma competência essencial para nós; é um mecanismo de apoio. Precisamos gastar tempo e recursos para apoiar o e-mail? Estamos buscando formas de cortar custos. A terceirização do e-mail pode ser uma opção.” (Empresa de fabricação)

Quando a Forrester perguntou qual arquitetura de distribuição de serviços essas 36 empresas estão considerando, 7 responderam que planejam terceirizar o email integralmente para um provedor baseado na nuvem e a maioria (20) informou que planeja usar um modelo híbrido, mantendo os servidores de caixa postal no centro de dados corporativo (local) e executando outros serviços, como filtragem de spam de e-mails recebidos e vírus, na nuvem (consulte a Figura 1-2). Em suas próprias palavras:

“Nós transferimos a filtragem de mensagens para um serviço hospedado, porque é tecnicamente difícil e tem uso intensivo de recursos. O serviço hospedado está muito acima do que poderíamos administrar por conta própria, dos pontos de vista funcionais e de custos. Mas o verdadeiro valor tem sido a limitação do volume de e-mails que precisamos processar.” (Empresa de serviços financeiros)

“Os problemas com spam indicaram que realmente precisávamos mudar. Fizemos uma comparação e decidimos que seria mais econômico adotar uma solução hospedada. Portanto, terceirizamos o SMTP, o antispam e o antivírus, e estamos em um ambiente híbrido atualmente. Foi uma forma fácil de experimentar a nova estrutura e economizar algum dinheiro.” (Empresa de telecomunicações)

© 2009, forrester Research, Inc. Proibida a reprodução. 5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009


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Figura 1 Custos e transições motivam a maioria das avaliações de e-mail na nuvem

Fonte: Forrester Research, Inc.46302

“Qual modelo de entrega você acha que usará?”1-2 “Quantas caixas postais você administra por servidor?”

1-3

Fonte: Pesquisa On-line sobre Arquitetura de E-mail na América do Norte e na Europa, T3 de 2008

Fusão ouaquisição 6%

A nova liderançaquer fazer umamudança 8%

Consolidação, upgrade,mudanças em produtos 31%

O e-mailestá �cando

muito caro 42%

Outros14%

Base: 36 pro�ssionais de TI responsáveis por fornecer e-mail em empresas da América do Norte e da Europa que avaliaram ou estão avaliando opções alternativas para administrar e disponibilizar e-mail

(as porcentagens podem não totalizar 100 devido ao arredondamento)

Base: 36 pro�ssionais de TI responsáveis por fornecer e-mail em empresas da América do Norte e da Europa que avaliaram ou estão avaliando opções alternativas

para administrar e disponibilizar e-mail (são aceitas várias respostas)

Base: 30 pro�ssionais de TI responsáveis por fornecer e-mail em empresas da América do Norte e da Europa

“O que está motivando a sua avaliação ou mudança?”1-1

1.000 a1.999

100 a499

2.000 ou mais

500 a999

5

78

10

Manter interno

Transferir os servidorespara um centro de

dados colocalizado

Um híbrido de serviçosde e-mail local

e externo

Migrar para um provedorde e-mail hospedado

ou gerenciado

Terceirização das operaçõesde e-mail interno 28%

14%

56%

19%

22%



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Muitas empresas subestimam o custo total do e-mail

A Forrester também perguntou para quantos servidores e caixas postais os participantes da pesquisa oferecem suporte atualmente. As respostas refletem a variedade das empresas que entrevistamos e quando calculamos o número de caixas postais por servidor, os resultados não foram surpreendentes – variam muito (consulte a Figura 1-3).

Quando a Forrester perguntou às empresas quanto achavam que o email custava para elas, ficamos surpresos com os valores baixos das estimativas e a inconsistência. Esses executivos acreditam que o e-mail custa entre US$ 2 e US$ 11 por usuário ao mês e a maioria estimou US$ 10. Quando conversamos com esses executivos, informaram vários motivos: “Nosso sistema está totalmente depreciado”, “O equipamento e o suporte estão no orçamento de outra pessoa”, “Nosso e-mail é grátis, incluído na licença do cliente corporativo”.

Porém, mesmo um cálculo rápido demonstra que o custo mensal apenas do hardware e do software de e-mail supera isso. E quando são adicionados os custos de pessoal, manutenção, armazenamento, arquivamento, e-mail móvel e financiamento, pode ser quatro vezes maior. Portanto, embora o custo para quem administra um único orçamento possa parecer baixo, o custo total do e-mail é surpreendentemente alto.

Por qUe voCê Deve ConSiDerAr o e-MAil bASeADo nA nUveM?

Antes de iniciar a análise de custos detalhada do e-mail local e das alternativas baseadas na nuvem, precisamos explicar as diferentes arquiteturas de email e os benefícios de um serviço baseado na nuvem.2 É possível executar o e-mail em quatro arquiteturas de serviços (consulte a Figura 2):

1. E-mail local: Todos os serviços de e-mail ficam no centro de dados corporativo. A maioria das empresas de grande e médio portes executam sistemas de e-mail próprios, incluindo servidores de correio, gateways, servidores de acesso para clientes, servidores de roteamento interno, pastas públicas, filtragem de e-mail, armazenamento de caixas postais e arquivamento, quando necessário. Microsoft e IBM são os principais fornecedores atualmente, embora a Novell tenha um longo histórico e uma presença forte nas pequenas e médias empresas e a Sun, a Oracle e diversas outras estejam presentes. Muitas empresas executam versões antigas e sistemas de e-mail de vários fornecedores.

2. E-mail hospedado: Todos os serviços de e-mail estão em um provedor de serviços de e-mail hospedado ou baseado na nuvem. Duas características definem o e-mail baseado na nuvem: É administrado por outra empresa e executado no centro de dados de outra empresa. Esta categoria inclui alguns terceirizados tradicionais, provedores hospedados do Microsoft Exchange como Intermedia.net, Rackspace e AT&T Hosting & Application Services e provedores multitenant da próxima geração, como a própria Microsoft, IBM e Google. Embora o e-mail baseado na nuvem tenha atraído historicamente as empresas muito pequenas, os custos e os incômodos do e-mail local, e a ampliação dos recursos desses provedores, significam que sua atratividade está crescendo para clientes com 10.000 ou mesmo 15.000 caixas postais.



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3. Serviços de apoio hospedados (arquitetura híbrida): Alguns serviços de e-mail são executados na nuvem. Neste caso, você mantém as caixas postais no local e transfere a filtragem de e-mail, o arquivamento ou talvez a continuidade e a administração para um provedor baseado na nuvem. Por exemplo, Azaleos trata o monitoramento do Microsoft Exchange remotamente, Yahoo Zimbra e Iron Mountain oferecem arquivamento de mensagens baseado na nuvem, e Google Postini e Symantec MessageLabs oferecem serviços de filtragem de e-mail baseados na nuvem.

4. Serviços de domínio dividido (arquitetura híbrida): Alguns usuários executam o e-mail no local e outros na nuvem. Nesta situação, você pode manter os seus executivos móveis e os trabalhadores da informação em um sistema de e-mail local e hospedar os usuários ocasionais em um provedor baseado na nuvem. Nesta situação híbrida, todos os funcionários têm o mesmo domínio de e-mail (o mesmo endereço “.com”, por exemplo) e um roteador de e-mail divide o domínio. Qualquer provedor baseado na nuvem oferece suporte a esta arquitetura.

Figura 2 É possível executar os serviços de e-mail localmente ou na nuvem


• Manutenção cara• Consome tempo do pessoal de TI e recursos

E-mail local Todos os serviços de e-mail (caixas postais, �ltragem, etc.) são executados em servidores da empresa.

• Integração com aplicativos de diretórios e negócios• Exposição a falhas empresariais pelo provedor de serviços

E-mail hospedado Todos os serviços de e-mail são entregues por um provedor de serviços de caixa postal hospedado.

• Mudança de cultura para provedor con�ável • Potencial de con�ito na implementação de processos de arquivamento e descoberta eletrônica

Serviços de apoio hospedados (híbrida)

Alguns serviços de apoio, como filtragem ou arquivamento, são entregues por um provedor baseado na nuvem.

• Integração com aplicativos de diretórios e outros aplicativos empresariais • Diferentes experiências para trabalhadores usando e-mail local e hospedado

Serviços de domínio dividido (híbrida)

Alguns funcionários usam o e-mail local e alguns usam um serviço de caixa postal hospedada.

DesafiosArquitetura Descrição Benefícios

• Tradicional e, portanto, confortável• Integração mais fácil com outros aplicativos e recursos

• Modelo de financiamento de pagamento conforme o uso • Software e proteção sempre atualizados• Operado por outra empresa

• Terceirização da manutenção de serviços especializados• Com frequência, custa menos• Mantém o e-mail principal no local

• Transfere os usuários ocasionais ou os novos usuários para um serviço hospedado • É mais fácil provisionar novos usuários ou empresas adquiridas



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os benefícios da entrega hospedada vão além do custo

Como o nosso modelo vai demonstrar, os serviços de e-mail baseados na nuvem podem custar menos do que administrar o email no local. E transferir o e-mail para um provedor baseado na nuvem também permite que você:

· Provisione novos usuários rapidamente. Já que provedores como o Google incluem 100.000 novos usuários por semana, fica claro que um provedor de e-mail baseado na nuvem pode ajudar você a provisionar uma nova subsidiária ou talvez os seus estagiários de verão em horas ou dias, em vez de semanas ou meses. Por exemplo, universidades como Arizona State, Bryant e Clemson estão usando provedores de e-mail baseados na nuvem como Microsoft e Google para provisionar seus ex-alunos ou os calouros.

· Aloque os profissionais de TI valiosos em projetos mais voltados para os negócios. O custo de oportunidade da administração local do e-mail é que o seu pessoal precisa dedicar tempo ao suporte do e-mail e não a projetos que geram receita. O administrador do e-mail não seria muito mais valioso se estivesse disponível para ajudar a implementar um aplicativo de vendas cruzadas na central de atendimento ou aprimorar a qualidade dos dados em uma métrica empresarial como o risco de churn ou a previsão da demanda sazonal?

· Sempre execute as configurações e os softwares mais recentes, sem as dificuldades das atualizações. Como qualquer profissional de TI sabe, manter os softwares de cliente e servidor atualizados e seguros é uma dor-de-cabeça enorme, mas quando o trabalho é realizado corretamente ninguém percebe. Um provedor baseado na nuvem como Symantec MessageLabs ou um provedor híbrido como Proofpoint assume a carga de manter seu software de filtragem de mensagens e as configurações sempre atualizadas, para que os novos vírus não consigam entrar.

· Transfira a carga financeira das despesas iniciais de capital para as despesas operacionais. Para um executivo de negócios, o maior benefício do e-mail baseado na nuvem é que você não contabiliza dívidas e ativos de hardware e software nas demonstrações financeiras. O benefício financeiro de pagar conforme o uso em vez de fazer um grande investimento inicial vai agradar quem administra qualquer orçamento e certamente também ao diretor financeiro, especialmente nesse período de contração do crédito.3

CoMo AvAliAr oS CUSToS ToTAiS Do e-MAil

Para fornecer aos profissionais de gestão do conhecimento e da informação as ferramentas necessárias para fazer uma comparação de custos entre o email local e as alternativas hospedadas e baseadas na nuvem, a Forrester desenvolveu um modelo de planilha de custos abrangente. Você pode usar esta planilha para calcular seus próprios custos totais. Este modelo funciona quando você adota três etapas para calcular o que provavelmente está gastando:



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· Etapa 1: Segmentar a força de trabalho para determinar as necessidades de e-mail de cada grupo. Nem todos precisam das mesmas coisas em um computador. Por que devemos pressupor que todos os funcionários precisam ter o mesmo kit de ferramentas de e-mail? A precisão na análise de custos começa com um entendimento claro da sua força de trabalho e de suas necessidades.

· Etapa 2: Calcular os custos totais do e-mail. Para calcular o custo do e-mail, não é suficiente analisar apenas os custos de licenciamento de software ou pessoal. Uma análise de custos totais deve incluir todos os componentes de custos — mesmo se a licença estiver incluída em um pacote ou no orçamento de outra pessoa.

· Etapa 3: Comparar o e-mail local com as alternativas na nuvem. Depois de identificar o custo total, você pode comparar o email local com as alternativas na nuvem, incluindo terceirizados tradicionais, hospedadores do Microsoft Exchange e novos participantes, como Google, IBM e Microsoft.

etapa 1: Segmentar a força de trabalho para determinar suas necessidades de e-mail

A maioria das empresas que entrevistamos oferecem a todos os funcionários o mesmo conjunto de serviços de e-mail: um cliente de e-mail dedicado, o mesmo tamanho de caixa postal e as mesmas políticas de armazenamento e arquivamento. A única diferença é quem recebe um dispositivo BlackBerry e quem não recebe. Para analisar os custos de fornecer email de uma forma que revela onde os custos podem ser controlados, é importante segmentar os funcionários com base em suas necessidades reais. Criamos uma segmentação simples para uma empresa com 25.000 pessoas, com base na necessidade de cada funcionário de serviços de e=mail e calendário (consultar a Figura 3):

· Os executivos móveis precisam de caixas postais grandes e mensagens móveis. Executivos móveis — funcionários que passam a maior parte do tempo longe de suas mesas — em geral, precisam de serviços adicionais de mensagens, especialmente dispositivos BlackBerry ou outros smartphones. Este grupo também tem maior probabilidade de manter anexos com documentos grandes em suas caixas de entrada: planeje caixas de entrada com 2 GB.

· Os trabalhadores da informação em geral precisam de um cliente de e-mail dedicado, mas as caixas postais podem ser menores. Muitos funcionários com computadores passam uma hora ou mais no cliente de e-mail todos os dias. Portanto, esperam um cliente de e-mail e calendário como Notes ou Outlook. Este grupo pode ser treinado para manter suas caixas de entrada sem anexos grandes e uma caixa postal com 1 GB pode ser suficiente.

· Os usuários ocasionais não precisam ter caixas postais grandes ou clientes de e-mail dedicados. Este terceiro grupo, que inclui pessoas que não ficam na frente do computador o dia inteiro, trabalham em tempo parcial ou são estagiários, costuma ter excesso de recursos dos quais não precisa — ou fica totalmente sem um e-mail empresarial. Mas é muito provável que este grupo tenha e-mail em casa — e 70% dos que estão on-line já usam clientes de webmail.4 Para eles, disponibilize um cliente de webmail e uma caixa postal pequena.



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Figura 3 Segmentar os funcionários com base nas necessidades de e-mail


Porcentagem da força de trabalho (exemplo)

Precisa de software cliente de e-mail?

Caixa postal de arquivamento?

Precisa de e-mail móvel?

Executivosmóveis

2 GB

Trabalhadoresda informação

70%

Sim

10%

Sim

Tamanho da caixa postal

Usuáriosocasionais

20%

250 MB

Não

1 GB

SimSim Sim

NãoSim Não

Segmento

etapa 2: Calcular os custos totais do e-mail local

É difícil calcular o custo total do e-mail. Sabemos disso, porque precisamos de vários meses para identificar todos os custos. Até desdobrar os custos do software cliente de e-mail é difícil, especialmente em uma época de preços e custos de manutenção em pacotes para licenças de estação de trabalho. E quando você acrescenta as licenças de servidor complexas, o hardware gerenciado por outra empresa, o armazenamento cada vez maior, os serviços de suporte prestados por outros grupos de TI e custos financeiros como depreciação e custo de capital, a dificuldade aumenta ainda mais. O nosso modelo de custos de e-mail inclui todos esses custos e mais (consulte a Figura 4 e a Figura 5).5

· Os custos de software incluem manutenção e suporte. Para calcular os custos de software cliente e servidor para e-mail, você precisa incluir os custos de suporte anual e os custos de instalação e manutenção dos sistemas. E para calcular o custo da licença de e-mail em um produto que é parte de um pacote, você precisa estimar o valor de cada funcionalidade para a empresa. Por exemplo, você deve atribuir um custo para o software cliente Outlook se usa os produtos Microsoft. Em nosso modelo, os custos totais de software são 20% do custo total de serviços para um executivo móvel.

· Os custos de armazenamento e arquivamento se acumulam com o tempo e os anexos também. Os anexos são o maior custo de armazenamento do email e esse custo está crescendo rapidamente, porque os anexos estão cada vez maiores e tendem a ficar guardados sem limite de tempo. E arquivamento, continuidade, descoberta eletrônica e relatórios regulatórios acrescentam um custo significativo ao e-mail. Em nosso modelo, os custos totais de armazenamento e arquivamento são 31% do custo total de serviços para um executivo móvel.



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· Os custos de pessoal incluem a administração de todos os itens da solução. Cada componente de custos — hardware, software, armazenamento e assim por diante — tem custos de pessoal associados. Nós mostramos esses detalhes no modelo de planilha, mas aqui eles são agregados em um único custo de pessoal. Em nosso modelo, os custos completos de pessoal são 14% do custo total de serviços para um executivo móvel.

· Os custos de hardware incluem sistemas operacionais, energia e centro de dados. Os custos de compra e instalação depreciados em três anos são apenas o início do cálculo do custo total do servidor. Para calcular o custo, você deve incluir estes outros fatores. A energia é muito mais cara do que apenas o preço dos quilowatts por hora; também inclui o custo do backup de energia, resfriamento e redundância. Em nosso modelo, os custos completos de hardware são 2% do custo total de serviços para um executivo móvel.

· Os custos de financiamento são calculados aqui como o custo do empréstimo. Quando Wall Street calcula qual será o seu preço por ação, provavelmente usa um “custo de capital médio ponderado” para determinar qual é o valor real de seus ativos. Porém, em vez dessa taxa mais elevada (com frequência 12% ou 15%), usamos o custo de financiamento muito mais baixo de 7% neste modelo para calcular os custos de financiamento de hardware, software e armazenamento. Em nosso modelo, incluímos o financiamento nos itens de hardware, software e armazenamento. Porém, se formos desdobrar, os custos completos de financiamento são 3% do custo total de serviços para um executivo móvel.

Figura 4 O e-mail local inclui custos de hardware, pessoal e financiamento


Categoria Fatores de custos

Hardware

Software servidor

Software cliente

Filtragem de mensagens

Arquivamento de mensagens

Mensagens móveis

Financiamento

Servidores, sistema operacional, custos de centro de dados, energia

Armazenamento Armazenamento, redundância, energia

Software de servidor de e-mail, licenças de cliente, manutenção

Software instalado pelo cliente, manutenção

Hardware de �ltragem ou serviço de �ltragem instalado

Custos mensais de arquivamento

Pessoal Administração de hardware, software, armazenamento e mobilidade

Distribuição e administração de e-mail

Custo de �nanciamento de servidores, armazenamento e software



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Figura 5 Comparação dos custos do e-mail local para diferentes segmentos de trabalhadores


Total

Custo por usuário ao mês

$35,98 $25,18 $18,54 $13,61

Software servidor

Software cliente


Mensagens móveis

Pessoal

Hardware de servidor e SO

$3,61

$3,49

$8,89

$8,88

$5,16

$0,56

$3,61

$3,49

$8,89

$0,00

$4,41

$0,56

$3,61

$0,00

$8,89

$0,00

$2,15

$0,56

$0,00

$0,00

Filtragem de mensagens $2,99 $2,99 $2,99 $2,99

Armazenamento $2,40 $1,23 $0,34 $1,17

$8,89

$0,00

$0,00

$0,56

Executivosmóveis

Trabalhadoresda informação

Usuáriosocasionais

Caixas postaisadicionais

Custo por usuárioao mês

$0

$10

$20

$30

$40

Hardware deservidor e SO

Software cliente

Software servidor

Filtragemde mensagens

Armazenamento

Pessoal

Arquivamentode mensagens

Mensagensmóveis

etapa 3: Comparar o e-mail local com as alternativas na nuvem

Publicamos o nosso modelo de planilha para calcular o custo do e-mail local, de e-mails hospedados genéricos em Exchange ou Notes, e dos novos Microsoft Exchange Online e Google Apps Premier Edition. Para simplificar a comparação de custos entre as diferentes arquiteturas de serviços de e-mail, usamos o cenário de uma empresa com 25.000 pessoas, onde 10% são executivos móveis, 70% são trabalhadores da informação e 20% são usuários ocasionais (consulte a Figura 6). Porém, a calculadora de custos pode mostrar os custos e as diferenças de custos para o seu tamanho de empresa, seu custo de hardware, pessoal, etc., e a sua proporção de executivos móveis, trabalhadores da informação e usuários ocasionais.



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Figura 6 Para o segmento de “Trabalhador da Informação”, o e-mail na nuvem em geral custa menos


Total


$25,18 $25,08 $20,32 $8,47

Hardware de servidor e SO

Software servidor

Armazenamento

Software cliente

Filtragem de mensagens


Pessoal

Assinatura

$0,56

$3,61

$1,23

$3,49

$2,99

$8,89

$4,41

$0,00

$0,00

$0,00

$0,00

$3,49

$1,86

$8,11

$1,85

$9,78

$0,00

$0,00

$0,00

$3,49

$0,00

$6,33

$1,85

$8,66

$0,00

$0,00

$0,00

$0,00

$0,00

$3,75

$0,55

$4,17

Local Na nuvem

MicrosoftExchange

Online

Google

Apps*


$0

$10

$20

$30

Assinatura

Software servidor

Hardware deservidor e SO

Software cliente

Armazenamento

Pessoal

Filtragemde mensagens


* A Google dá suporta aos clientes de e-mail por meio da integração POP e IMAPObs.: Os preços e os recursos disponíveis em cada arquitetura variam de acordo com o fornecedor. Este é um cenário para 15.000 funcionários com e-mail.

PArA eMPreSAS De MéDio PorTe, o e-MAil nA nUveM eM gerAl CUSTA MenoS

Depois que você informar os fatores de custo e ativar o cálculo, o modelo mostra que o custo do e-mail local é maior do que as alternativas baseadas na nuvem para empresas ou divisões menores (consulte a Figura 7).

· O e-mail na nuvem é sempre mais econômico para empresas com até 15.000 usuários. O ponto de corte para quando o e-mail genérico baseado na nuvem custa menos do que o email local é cerca de 15.000 usuários. Embora muitos fatores (incluindo eficiência do pessoal, caixas postais por



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servidor e custos de sistemas operacionais) possam mover este ponto de corte, essa regra de 15.000 usuários é validada pela quantidade de empresas deste porte que estão migrando para um prestador de serviços Exchange hospedado.

· O Microsoft Exchange Online Standard custa cerca de 10% menos do que muitos prestadores de serviços baseados na nuvem. A Microsoft anunciou recentemente a disponibilidade imediata de seu serviço multitenant Exchange Online nos Estados Unidos, e globalmente em 2009.6 A Microsoft oferece uma versão padrão com suporte integral para executivos móveis e trabalhadores da informação, e uma versão para “trabalhador sem mesa” com suporte apenas para navegador a um ponto de preço muito mais baixo.7 Embora o e-mail seja apenas um dos serviços que a Microsoft está oferecendo on-line, é o impulsionador de muitos negócios online e empresas como Coca-Cola Bottling, Eddie Bauer e Pitney Bowes já estão usando o serviço Exchange Online.

· A Google está definindo um novo patamar de preços para e-mail e custos de arquivamento. A Google lançou seu Google Apps Premier Edition ao custo de US$ 50 por usuário ao ano (US$ 4,17 por usuário ao mês).8 A Google também oferece armazenamento ilimitado por US$ 45 para 10 anos de arquivamento. Mas a empresa consegue ganhar dinheiro com esses preços? Viajamos até Mountain View para descobrir. A Google comentou sua certificação recente SAS 70 Tipo II, fez um resumo sobre o número de empresas atendidas e explicou como usa automação e grande escala para alcançar um custo de serviço com ordem de magnitude menor do que uma empresa típica.9 Nós acreditamos que a Google pode ganhar dinheiro com esse preço e que o serviço atenderá bem as necessidades de algumas empresas ou usuários, incluindo seus clientes maiores, como Genentech e Avago Technologies. Porém, estamos esperando para ver o quanto a Google dedicará a atenção dos executivos ao serviço; também queremos ver um melhor suporte móvel, um cliente de e-mail e calendário offline, e uma visão mais clara do roadmap do produto.10

UMA viSão gerAl Do MerCADo De ProveDoreS De e-MAil

O mercado de provedores de e-mail é grande e complexo. Nós classificamos os principais recursos dos 42 provedores mais importantes e podemos conversar com você sobre cada um deles, conforme a necessidade (consulte a Figura 8). O mercado de provedores de e-mail é desdobrado em cinco categorias, com um número crescente de provedores em diversas categorias, incluindo IBM, Microsoft, Google e, em breve, Cisco:11

1. Fornecedores de e-mail local: Esta categoria tem sido dominada por IBM e Microsoft no segmento corporativo, e por Novell e Microsoft no mercado de pequenas e médias empresas. Porém, ainda hoje, novos participantes como Oracle e Cisco PostPath estão entrando no mercado.

2. Provedores de serviços de suporte para e-mail local: Um grande portfólio de fornecedores presta serviços de e-mail local. Por exemplo, Barracuda Networks e Symantec para filtragem de mensagens, CA (antiga Computer Associates) e Mimosa Systems para arquivamento de mensagens, e AppAssure Software e NetApp para continuidade de e-mail.



13

3. Terceirizados e hospedeiros de e-mail tradicionais. Esta categoria reúne gigantes da terceirização, como Accenture, EDS e IBM; especialistas em terceirização como Microland; e hospedeiros de e-mail como AT&T Application & Hosting Services, Intermedia.net, Rackspace e USA.NET.

4. Novos provedores de serviços de e-mail multitenant na nuvem. Esta é uma categoria ativa. Hospedeiros tradicionais como USA.NET e AT&T Hosting & Application Services agora oferecem Exchange multitenant, e Google, IBM e Microsoft oferecem soluções concorrentes.

5. Provedores de serviços de suporte para e-mail baseado na nuvem: Esta categoria inclui serviços como Google Postini e Symantec MessageLabs para filtragem de mensagens, Autonomy ZANTAZ e Zimbra (Yahoo!) para arquivamento de mensagens, e Dell MessageOne para continuidade de e-mail.

Figura 7 O e-mail na nuvem custa menos, inclusive para empresas de médio porte



E-mail na nuvem

Microsoft Exchange Online Standard

Google Apps*

E-mail local

$27,24

$21,55

$8,59

$28,22

$25,08

$20,32

$8,47

$25,18

$21,09

$18,19

$8,32

$20,11

$23,05

$19,22

$8,39

$22,52

$19,18

$17,21

$8,28

$17,84

$18,18

$16,68

$8,24

$16,59

5.000assentos

15.000assentos

25.000assentos

35.000assentos

45.000assentos

55.000assentos


$0

$10

$20

$30

Google Apps

Microsoft ExchangeOnline Standard

E-mail na nuvem

E-mail local

* A Google dá suporta aos clientes de e-mail por meio da integração POP e IMAPObs.: Os preços e os recursos disponíveis em cada arquitetura variam de acordo com o fornecedor.



14

Figura 8 Os provedores de serviços de e-mail local e na nuvem concorrem pela sua atenção


AppAssure Software

Accenture†

Azaleos

Apptix

Barracuda Networks

BT (antiga British Telecom)

CA (antiga Computer Associates)

Provedor

Capgemini†

Cemaphore Systems

Double-Take Software

EDS (HP)†

EMC

Global Relay Communications

Google

HP Services†

IBM Global Services†

Intermedia.net

Iron Mountain

LiveO�ce

Mailtrust (Rackspace)

IBM Lotus

MessageOne (Dell)†O terceirizado também pode hospedar infra-estrutura de e-mail em seu centro de dados*Fornece monitoramento e administração hospedados do Exchange

**Fornece monitoramento e administração hospedados de seu software de arquivamento Exchange

AT&T Hosting & Application Services

Caixas postais

Ambos Ambos Ambos Ambos

Ambos Ambos Ambos

Ambos Ambos Ambos

Ambos

Ambos Ambos AmbosAmbos

Ambos

AmbosAmbos


Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Local*


Local

Local

Ambos

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Continuidadede e-mail

Ambos

Local

Local

Local

Ambos

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Filtragem demensagens

Local

Local

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Autonomy ZANTAZ Ambos

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Local Ambos

Ambos

Hospedado Local** Hospedado



15

Figura 8 Os provedores de serviços de e-mail local e na nuvem concorrem pela sua atenção (cont.)


Provedor

Mimosa Systems

NetApp

Neverfail

Novell

Open Text

PostPath (Cisco)

Proofpoint

Quest Software

Sophos

Symantec MessageLabs

Teneros

Trend Micro

USA.NET

Verio

Verizon Business

Zimbra (Yahoo!)

Microsoft

Microland†

Caixas postais

Ambos

Local

Ambos

Ambos

Hospedado

Hospedado

Hospedado


Ambos

Local

Local

Local

Local

Ambos

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Ambos

Continuidadede e-mail

Local

Local

Local

Ambos

Ambos

Hospedado

Hospedado

Hospedado

Ambos


Filtragem demensagens

Local

Ambos

Local

Ambos

Ambos

Ambos

Hospedado

Hospedado

Hospedado

†O terceirizado também pode hospedar infraestrutura de e-mail em seu centro de dados*Fornece monitoramento e administração hospedados do Exchange

**Fornece monitoramento e administração hospedados de seu software de arquivamento Exchange



16

R e C O m e n d A ç õ e S

DoMine oS CUSToS Do e-MAil

não importa se administra e-mail local ou na nuvem, você pode adotar algumas medidas imediatamente para reduzir seus custos de e-mail:12

· Consolidar as caixas postais locais com um único fornecedor e versão. Há muitos desafios organizacionais e políticos para a atualização ou consolidação do e-mail. Para ajudar, os profissionais de gestão do conhecimento e da informação devem elevar os custos integrais de manter sistemas duais ou executar uma versão desatualizada e ineficaz. Os custos totais para três ou cinco anos podem desequilibrar até o orçamento com controle mais rigoroso.

· reconsidere quais segmentos de funcionários precisam de clientes de e-mail completos e caixas postais grandes. Um entendimento claro das necessidades dos seus trabalhadores facilitará a criação de um plano de provisionamento para cada segmento. especialmente, talvez você possa migrar os seus usuários ocasionais para um cliente de webmail (eles provavelmente já usam em casa — 63% de todos os adultos dos eUS usam) ou para um provedor de e-mail baseado na nuvem.13 As economias de custos poderiam ser de US$ 6 a US$ 10 por usuário ao mês.

· Só arquive as caixas postais de funcionários que cumprem requisitos regulatórios. O arquivamento custa caro, até US$ 9 por usuário ao mês. e esses custos parecem ser inevitáveis com a cautela atual para cumprir as normas. (essa tendência provavelmente vai se manter enquanto as dificuldades econômicas e os novos casos de falência impulsionarem processos de descoberta legal). Porém, mesmo os setores mais rigorosos com frequência têm normas diferentes para comunicações com clientes e comunicações internas. Se normas diferentes forem aplicáveis, use um provedor como dell messageOne ou Proofpoint, que permite adaptar o período de arquivamento e retenção para cada trabalhador.

· Migre os serviços de filtragem de e-mail para a nuvem a fim de reduzir os incômodos e os custos de pessoal. A filtragem de e-mail, que inclui filtros de entrada para bloquear o spam e interceptar vírus, e filtros de saída para evitar que materiais confidenciais cheguem à pessoa errada, são uma grande dificuldade para a maioria das empresas. Portanto, a filtragem é um dos principais candidatos à migração para a nuvem ou para um modelo híbrido (por exemplo, um interceptador baseado na nuvem para capturar os piores ofensores e um appliance dentro do firewall para filtragem final). Provedores como Google Postini, microsoft exchange Services, Proofpoint e Symantec messageLabs são boas opções para considerar.

O q U e S I G n I f I C A

A enTregA nA nUveM exPAnDirá A UbiqUiDADe Do e-MAil

O email é um direito, tão ubíquo e esperado como uma cadeira de escritório. mas o email também é uma carga, com os anexos cada vez maiores, o aumento da regulamentação e a expansão do uso. O email baseado na nuvem reduzirá o custo do email básico e melhorará algumas dessas situações, mas também melhorará simultaneamente a conveniência do email e, portanto, expandirá seu uso.



17

· A transparência de preço impulsionará uma queda nos custos do e-mail. Um dos grandes benefícios do email baseado na nuvem é que os custos se tornam extremamente públicos e visíveis. O Google já definiu um piso de preços e a microsoft reduziu os preços de seu canal. essa transparência de custos aumentará a concorrência em preços e isso vai motivar uma redução dos preços.

· A entrega na nuvem aumentará o valor e a pervasividade do e-mail. em um efeito surpreendente e contraintuitivo, acreditamos que a entrega na nuvem tornará o email a ferramenta preferencial para ainda mais situações do que hoje. Pense bem: Se o seu email está disponível em qualquer dispositivo, em qualquer lugar e sempre, por que não usar? especialmente se as alternativas — acessar um wiki ou abrir um cliente de mensagens instantâneas — não estão disponíveis com tanta conveniência.

· A entrega na nuvem ajudará a tornar o email móvel onipresente entre os trabalhadores da informação. Hoje, somente executivos móveis recebem dispositivos BlackBerry ou Windows mobile. e o motivo é claro: O email móvel custa caro, basicamente US$ 10 por usuário ao mês para suporte a dispositivos BlackBerry. mas a entrega na nuvem e o aumento da competição da microsoft, de novos entrantes prováveis como Cisco e de inovadores como a Synchronica ajudará a reduzir esses custos e tornará possível a entrega de email móvel básico às massas a um custo muito mais baixo.

MATeriAl CoMPleMenTAr

recurso online

As versões online das Figuras 5, 6 e 7 fornecem uma ferramenta de planilha interativa para ajudar você a registrar os seus custos totais de e-mail e calcular os custos do provedor de serviços de e-mail na nuvem.

empresas entrevistadas para este documento

Accenture

Apperio

AT&T Application Hosting Services

Azaleos

Capgemini

Cisco

Dell

EDS

Google

HP

IBM

Intermedia.net

LiveOffice

MessageLabs

Microland

Microsoft

Novell

Proofpoint

Rackspace

Symantec

Synchronica

USA.NET



18

obServAçõeS FinAiS1 Em um relatório complementar, nós avaliamos os desafios da migração de seus serviços de e-mail para um

provedor baseado na nuvem e oferecemos recomendações sobre qual parte de seu sistema de e-mail deve ser afastado do local: empresas ou divisões menores, alguns serviços de suporte a e-mail e usuários ocasionais. Consulte o relatório de 5 de janeiro de 2009, “Should Your E-mail Live In The Cloud? An Infrastructure And Operations Analysis” (O seu e-mail deve ficar na nuvem? Análise da infra-estrutura e das operações).

2 Os céticos comentarão que o email hospedado estava na moda há alguns anos e, na verdade, tem sido uma solução usual para pequenas empresas desde então. Porém, muitas empresas maiores analisaram e decidiram manter o email local. O que mudou atualmente é que os recursos dos provedores de hospedagem multitenant

— como AT&T Hosting & Application Services, Microsoft e USA.NET — cresceram até um ponto em que as empresas de médio porte e as subsidiárias de multinacionais podem considerar esta opção.

3 Mesmo em um período de retração, as empresas precisam trabalhar. Porém, em época de restrição de capital, o investimento inicial e o risco financeiro das soluções locais podem impedir o financiamento de muitos projetos. Felizmente, os provedores de serviços de colaboração baseados na nuvem oferecem uma alternativa que favorece o fluxo de caixa para a instalação local de projetos, incluindo alterações do sistema de e-mail, espaços de trabalho de wiki e conferências via Web. Consulte o relatório de 29 de outubro de 2008, “Talking To Your CFO About Cloud Computing” (Conversando com o seu diretor financeiro sobre a computação em nuvem)”.

4 Fonte: Forrester’s North American Technographics Benchmark Survey, 2008.

5 Também deixamos alguns custos fora desse modelo, incluindo banda de rede, hardware de PC e software de sistema operacional, pessoal para arquivamento, refrigeração do centro de dados e backup de energia.

6 A Microsoft está oferecendo seu serviço singletenant para empresas com mais de 5.000 usuários globalmente. Para a versão multitenant (direcionada para empresas menores), o serviço usa a versão multitenant do Exchange 2007.

7 A versão para trabalhadores sem mesa do Exchange Online Service tem preço de tabela de U$ 2 por usuário ao mês, bem abaixo do preço da Google de US$ 4,17 por usuário ao mês. Este serviço é direcionado para usuários ocasionais.

8 O serviço Google Apps Premier Edition inclui suporte por telefone 24x7, email, calendário, email móvel, sites de equipes, ferramentas de produtividade, vídeo gerado por funcionários e 25 GB de armazenamento por caixa postal. O serviço foi lançado no início de 2007 e, de acordo com a Google, reúne 10 milhões de caixas postais e 300.000 empresas.

9 “A SAS 70 fornece orientação sobre os fatores que um auditor independente deve considerar ao auditar as demonstrações financeiras de uma entidade que usa uma organização de serviços para processar determinadas transações. Também fornece orientação para auditores independentes que publicam relatórios sobre o processamento de transações por uma organização de serviços para uso por outros auditores.” Fonte: SAS No. 70 and Service Organizations (http://ebpaqc.aicpa.org/Resources/General+Accounting+and+Auditing/SAS+No.+70+and+Service+Organizations/) A SAS 70 é uma certificação comum e importante que muitos provedores de serviços, incluindo os serviços on-line Microsoft, também têm.

10 A Google tem Capgemini e BearingPoint como parceiros de implementação e suporte, e também parceiros de serviço menores, como Appirio.







19

11 Muitos desses provedores correspondem à definição de software como serviço pela Internet. O Modelo de Maturidade de SaaS da Forrester fornece uma avaliação das soluções e destaca a nossa orientação sobre transformação estratégica realista para fornecedores de software e provedores de serviços, considerando um modelo de negócios SaaS. Consulte o relatório de 14 de agosto de 2008, “Forrester’s SaaS Maturity Model” (Modelo de Maturidade de SaaS da Forrester)

12 Você deve transferir seus serviços de email para a nuvem? Em um relatório complementar, nós avaliamos os desafios da migração de seus serviços de email para um provedor baseado na nuvem e oferecemos recomendações sobre qual parte de seu sistema de email deve ser afastado do local: empresas ou divisões menores, alguns serviços de suporte a email e usuários ocasionais. Consulte o relatório de 5 de janeiro de 2009,

“Should Your Email Live In The Cloud? An Infrastructure And Operations Analysis” (O seu email deve ficar na nuvem? Análise da infra-estrutura e das operações).

13 Fonte: Forrester’s North American Technographics® Benchmark Survey, 2008.



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