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O Protocolo

Governo do Estado de São Paulo Secretaria de Gestão Pública Unidade Central de Recursos Humanos Governador do Estado Geraldo Alckmin

Secretário de Gestão Pública Cibele Franzese

Unidade Central de Recursos Humanos Coordenador Ivani Maria Bassotti

Equipe Técnica Thiago S. Santos

Maria Eliza de Barros Garcia

Gustavo de Souza Amaral Mello

Marcela Cristina Ishikawa Silvia Regina Gaspar

http://www.recursoshumanos.sp.gov.br http://ucrh21.blogspot.com

versão 1.0 / 2011

APRESENTAÇÃO .....................................................................................................................1

1. ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DO PROTOCOLO ................................................................1

2. RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ..................................................................2

3. REGISTRO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS .........................................................................3

4. AUTUAÇÃO EM PROCESSOS ................................................................................................3

5. APENSAMENTO ..................................................................................................................5

6. DESAPENSAMENTO ............................................................................................................6

7. INCORPORAÇÃO .................................................................................................................6

8. JUNTADA OU ENTRANHAMENTO ........................................................................................7

9. DESENTRANHAMENTO .......................................................................................................7

10. TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS .................................................................8

11. PRAZOS E ANDAMENTOS ..................................................................................................9

12. REDAÇÃO, FORMA E ZELO.................................................................................................9

13. RETIFICAÇÕES ................................................................................................................. 11

14. EXTRAVIO DE PROCESSOS E SUA RESTAURAÇÃO ............................................................. 11

15. ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS................................................. 12

16. ESPÉCIES DOCUMENTAIS ................................................................................................ 13

Governo do Estado de São Paulo Secretaria de Gestão Pública

O Protocolo

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Apresentação

Dentro do programa global de desenvolvimento de recursos humanos do Estado, foram

instituídos e implementados a Escola de Governo e Administração Pública (EGAP) e o Centro de

Desenvolvimento e Capacitação de Recursos Humanos (CDCRH).

Ainda assim, entendemos que seria imprescindível dotar os servidores de algo mais ao seu

alcance direto, para facilitar-lhes a solução dos diversos problemas do dia-a-dia.

A essa finalidade volta-se a presente coleção de manuais de procedimentos, cujo objetivo é

servir como uma espécie de longa manus do servidor, acessível de imediato, potencializando

sua capacidade de desempenho .

Com mais esta iniciativa, a Secretaria de Administração e Modernização do Serviço Público

pretende estar prestando uma contribuição adequada ao processo de melhoria do serviço

público, no qual vem investindo o Governo do Estado.

Miguel Tebar

1. ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DO PROTOCOLO

O Protocolo tem por finalidade a execução dos seguintes serviços:

a) recebimento de documentos e processos;

b) classificação dos documentos recebidos;

c) pesquisa sobre processo(s) antecedente(s);

d) autuação ou juntada ou apensamento, conforme o caso;

e) distribuição interna dos documentos e processos;

f) controle de movimento de processos e documentos;

g) informações sobre andamento de processos;


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h) emissão de relatórios para controle de movimentação de processos.

2. RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

2.1. Através do Protocolo, a área de Comunicações Administrativas centralizará o controle e o

recebimento dos documentos e dos processos no âmbito das Secretarias.

2.2. Os documentos recebidos por titulares de qualquer Unidade administrativa devem ser

encaminhados imediatamente, com despacho, ao Protocolo para fins de registro, autuação e

distribuição.

2.3. Para efeito de recebimento, são considerados documentos os requerimentos, ofícios,

comunicados, memorandos, cartas e outros da mesma natureza.

2.4. Os processos e documentos, no ato de seu recebimento, deverão ser confrontados com os

respectivos formulários de controle de remessa. Estes deverão conter a assinatura e o nome

legível do recebedor.

No caso de processo, conferir se todas as folhas estão

numeradas. Na ocorrência de te numeração de todas as folhas,

o processo será recebido, lavrando-se o termo das

divergências encontradas.

2.5. Recebimento de processos externos:

a) Os processos externos deverão ser apensados a processos internos de mesmo assunto e

mesmo interessado na Unidade receptora.

O ofício de encaminhamento do processo externo será juntado

ao processo interno, logo após seu registro.

Em ambos os processos será lavrado o termo de Apensamento.

Ao processo interno, será juntada a cópia do último parecer ou

despacho constante no processo externo. A este último serão

juntadas as cópias das peças originais do processo interno.

Resolvido o assunto, os processos externos serão devolvidos à

Unidade de origem, depois de desapensados pelo Protocolo, e


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após terem sido lavrados os Termos de Desapensamento e

Devolução.

b) Na ausência de processos internos de mesmo assunto e interessado, os processos

externos deverão caminhar com o número da entidade eminente.

c) Os processos externos somente serão devolvidos à origem, mediante despacho da

autoridade para a qual os mesmos foram encaminhados.

3. REGISTRO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

3.1. O protocolamento consiste em apor no documento recebido o carimbo ou relógio-datador,

contendo o número de registro de entrada, data e horário.

3.2. A parte interessada ou portador receberá, em contrapartida, um comprovante de entrega

com as mesmas informações mencionadas no item interior.

Para efeito de contagem de prazo, prevalecerão a data e o

horário do efetivo recebimento do documento, atestados pela

autoridade competente.

3.3. O Protocolo deverá registrar o recebimento do documento ma ficha ou livro de controle

interno, ou digitar os dados no sistema computadorizado e enviar o documento junto com o

formulário de remessa.

Documentos de natureza particular, (tais como: panfletos,

prospectos, convites, informes publicitários, fatura, notas fiscais,

duplicatas, extratos e avisos bancários) NÃO devem ser

registrados, sendo encaminhados aos respectivos destinatários.

4. AUTUAÇÃO EM PROCESSOS


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4.1. Considera-se autuação o ato de reunir documentos em processo.

A autuação em processo, mediante termo, será necessária

sempre que o conteúdo e a importância doassunto exigirem

tramitação do documento pelas várias Unidades da Secretaria e

por outros órgãos do Estado visando encaminhamento,

manifestação ou decisão administrativa. Com a autuação, o

papel protocolado passa a ter curso próprio chamando-se,

então, processo.

4.2. Para a autuação em processo, a Seção de Protocolo recebe os documentos, internos ou

externos, e verifica se há autorização de autoridade competente.

4.3. Para autuação de documentos no Protocolo, deverão ser atendidos os seguintes requisitos:

a) tratar exclusivamente de um assunto;

b) conter assinatura com identificação do interessado.

4.4. São autoridades competentes para determinara autuação de Processos:

� - Secretário de Estado;

� - Secretário Adjunto;

� - Chefe de Gabinete;

� - Coordenador;

� - Diretor de Departamento, de Divisão e de Serviço,

� - ou em casos em que houver delegação em norma interna.

O despacho determinando a autuação do processo deve indicar também o seu destinatário.

4.5. Os processos serão autuados somente na sua origem Protocolo da sede e demais

Protocolos da Secretaria, sendo então denominados processos internos.

4.6. Papes contendo interessado e assunto da mesma natureza, de processos já autuados, serão

juntados aos mesmos, após registro de entrada. A juntada será realizada nos processos em

tramitação ou arquivados.

4.7. Para fins de autuação, considera-se como interessado o signatário do documento, quando

pessoa física, ou aquele cujo assunto do processo lhe interessar diretamente. No caso em que o

signatário representar pessoa jurídica, considera-se como interessado a instituição.


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4.8. Os procedimentos para autuação estarão sujeitos às seguintes normas:

a) reunião das peças constituintes de cada processo em forma de caderno, seguindo a

ordem cronológica da emissão ou do recebimento de cada uma dessas peças;

b) preenchimento da capa, com indicação do número do processo, ano, nome do

interessado e súmula do assunto;

c) juntada do(s) documento(s) recebido(s) em processo anteriormente constituído, se for o

caso, lavrando-se o competente Termo de Juntada;

d) preenchimento de fichas/instrumento de controle e seu desdobramento em tantas

quantas forem necessárias;

e) numeração das folhas do processo no canto superior direito, à tinta, considerando-se a

capa como folha 1, devendo o funcionário rubricar abaixo do número de cada folha que

numerar.

4.9. Não serão permitidos os seguintes procedimentos:

a) reautuação de processos;

b) autuação provisória de processos;

c) formação de outros processos sobre o mesmo assunto e mesmo interessado;

d) autuação de papéis tratando-se de assuntos destinados ao acompanhamento de

processos cuja origem seja de outro órgão;

e) autuação em cópias de documentos.

5. APENSAMENTO

5.1. O apensamento é o ato de anexar um processo a outro, quando este deva servir de

elemento elucidativo ou subsidiário para instrução daquele, continuando ambos com existência

própria e independente. É, portanto, uma união de processos em caráter temporário.

5.2. O controle do apensamento é atribuição exclusiva do Protocolo.


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5.3. A solicitação de apensamento deverá ser feita pelas mesmas autoridades competentes para

determinar a autuação.

5.4. Não se fará o apensamento quando desse ato resultar prejuízo para a marcha do processo

que deverá ser apensado, ou quando a juntada de cópia de suas peças for suficiente para

esclarecimento do assunto em estudo.

5.5. Do Termo de Apensamento devem constar o número e a sigla de todos os processos

apensados, a data, a assinatura e a identificação do declarante. Na última folha dos apensos

será exarado igualmente o respectivo Termo de Apensamento. É uma anotação recíproca.

6. DESAPENSAMENTO

6.1. O desapensamento é o procedimento inverso ao apensamento. Consiste em desanexar um

ou vários processos.

6.2. Solucionado o assunto do processo principal, os demais serão desapensados e devolvidos

aos respectivos órgãos de origem.

6.3. A solicitação do desapensamento deverá ser feita pelas mesmas autoridades competentes

para determinar a autuação.

6.4. Do Termo de Desapensamento devem constar o número e a sigla de todos os processos

apensados, a data, a assinatura e a identificação do declarante. Na última folha dos apensos

será exarado igualmente o respectivo termo de Desapensamento. É uma anotação recíproca.

7. INCORPORAÇÃO

7.1. A incorporação consiste em incorporar um processo interno a outro, quando estes tratarem

do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas.

7.2. O processo de origem mais recente será incorporado ao anterior, prevalecendo o número

do antigo.

7.3. A incorporação é a atribuição exclusiva da área de Comunicações Administrativas.


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7.4. A solicitação de incorporação deverá ser feita por autoridade competente.

8. JUNTADA OU ENTRANHAMENTO

8.1. A juntada ou Entranhamento consiste na reunião de uma ou mais folhas (documentos) ao

processo.

8.2. Os documentos serão inseridos no processo, obedecendo à ordem cronológica de sua

apresentação.

8.3. A Juntada de Prova Documental ocorre em virtude de dispositivo legal expresso. Poderá ser

feita em seu original, por cópia autenticada por Tabelião ou por Servidor Público e, ainda, pela

transcrição ou cópia de publicação em órgão oficial.

8.4. A Juntada Simples ou Documental é de responsabilidade de qualquer funcionário ou

servidor.

8.5. Os processos solicitados para esse fim deverão ser atendidos prioritariamente.

9. DESENTRANHAMENTO

9.1. O Desentranhamento é o procedimento inverso ao da Juntada ou Entranhamento. Consiste

em desanexar um ou mais documentos de um processo.

9.2. O Desentranhamento e a devolução de documentos, a pedido do interessado ou de seu

representante legal, deverão ser feitos à vista do requerimento, desde que devidamente

autorizados por autoridade competente, sendo executados pelo Protocolo.

9.3. Retirada qualquer folha de um processo, colocar-se-á, no mesmo lugar, o Termo de

Desentranhamento, número e a natureza dos documentos desentranhados e a rubrica do

servidor que praticar esse ato, sobreposta ao nome e cargo legíveis.


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10. TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

10.1. Denominam-se pontos de tramitação todas as Unidades por onde o processo

eventualmente passa, depois que sai do Protocolo. Por exemplo: divisões, seções, setores, etc.

10.2. Cabe às chefias a responsabilidade de exercer a fiscalização da tramitação dos processos

ou documentos.

10.3. O encaminhamento de processos entre as dependências da Secretaria, repartições

subordinadas e demais Secretarias será feito por despacho.

10.4. Nenhum processo deverá ser encaminhado sem a indicação do destino ou de qual

providência tomar.

10.5. Não será permitida a tramitação de processos e documentos “em mãos”.

10.6. Os processos, expedientes e outros documentos devem tramitar através do formulário de

remessa.

10.7. Nenhum processo poderá ter andamento sem que todas as suas folhas estejam

devidamente numeradas e rubricadas e os espaços em branco regularmente inutilizados.

10.8. Não será permitida, igualmente, tramitação de processos com a capa dilacerada, cabendo

a substituição ao Protocolo da Unidade onde se encontrarem.

10.9. A tramitação de processos será feita sempre através dos Protocolos de cada Unidade,

comprovada por “Formulário de Remessa”, cujas vias se destinam:

a) ao Protocolo;

b) à Unidade remetente;

Nenhum documento ou processo deverá circular sem o respectivo formulário de

remessa e o encaminhamento imediato da 1ª via ao Protocolo, com a assinatura

do responsável pelo recebimento, para atualização dos respectivos controles.

10.10. Os responsáveis pelo recebimento de qualquer documento deverão conferi-lo com o que

está relacionado no formulário de remessa, para que não haja problema de localização no

futuro.

10.11. Fica proibido o despacho de “Visto”. A autoridade que contra-assinar qualquer

informação ou parecer deverá manifestar-se de acordo ou desacordo com os mesmos.


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10.12. Conforme a natureza do assunto e visando o sigilo necessário, os processos e papéis que

contenham matéria reservada terão trânsito direto entre o Protocolo e os dirigentes de

Unidades orçamentárias ou de despesas.

11. PRAZOS E ANDAMENTOS

11.1. Os expedientes urgentes serão preparados no máximo dentro de vinte e quatro horas

após o seu recebimento.

11.2. A nota “URGENTE” só poderá ser lançada por servidores das seguintes categorias:

Secretário, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, Diretor de Departamento e

Diretor de Divisão.

11.3. A nota “URGENTE” será aposta no canto direito superior das capas dos processos ou junto

aos despachos, quando for o caso, sendo datada e assinada pela autoridade que a anotar, sem

o que não será observada.

11.4. Os pedidos ou requisições do Egrégio Tribunal de Justiça, do Egrégio Tribunal de Contas e

congêneres serão protocolados e na sua capa será aposto, em lugar bem visível, carimbo

indicativo de “URGENTE”.

11.5. Os despachos e informações encaminhatórios poderão ser redigidos no verso da folha. Os

novos despachos que se seguirem poderão ocupar a mesma folha, e assim sucessivamente até o

final desta.

12. REDAÇÃO, FORMA E ZELO

12.1. Será adotado o estilo usual na Administração Pública, em linguagem concisa e restrita ao

assunto, não sendo permitido rasuras e/ou emendas nas informações e pareceres.

12.2. O uso da ortografia oficial é obrigatório.

12.3. Os processos volumosos serão desdobrados em tantos volumes quantos necessários,

devendo cada um conter, na última folha, o Termo de Encerramento de Volume e, no início, o

Termo de Abertura de Volume, mantendo uma só numeração para as folhas de todos os


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volumes, a partir do primeiro. Na última folha do primeiro e de cada volume subseqüente do

processo, deve ser lavrado termo informativo de sua continuidade em outro volume. Nenhum

processo poderá ter mais de 300 folhas, abrindo-se novo volume ao redor desse limite.

12.4. Além da assinatura e do número de R.G., o nome do subscritor da cota, informação ou

parecer deverá estar expresso por extenso, seguido da designação do cargo, por meio de

carimbo ou datilografado.

12.5. A designação dos órgãos interessados (Diretoria, Serviço, Seção) será feita de acordo com

o respectivo código de abreviatura ou por extenso quando não existir tal símbolo.

12.6. A não ser o despacho encaminhatório ou distribuição inicial, não se escreverá nos anversos

e versos dos ofícios e demais documentos constantes do processo, devendo ser inutilizadas as

partes vazias das páginas, exceto o verso de papel de seda ou transparente e a última página, a

qual se destina à seqüência dos despachos.

12.7. A inutilização de papel deverá ser feita por uma linha horizontal, à tinta, onde começa o

espaço em branco, e sob esta uma perpendicular, até o fim da página, onde será lançada a

rubrica do funcionário que fez a inutilização.

12.8. O anverso da primeira folha das capas não poderá ser carimbado, receber notas, ou

escritos de qualquer natureza, salvo a indicação “URGENTE”, a numeração e arquivamento e

outras indicações constantes neste manual.

12.9. Sem prejuízo dos casos de natureza urgente, os processos com capas dilaceradas não

poderão circular, sendo indispensável a sua remessa ao Protocolo, a fim de serem as capas

substituídas.

12.10. Na hipótese de substituição da capa, a nova capa deverá ser cópia fiel da substituída,

com todas as suas anotações, números e siglas.

12.11. Os processos com indício de mutilação ou adulteração não poderão transitar pelas

dependências, devendo ser remetidos imediatamente aos responsáveis pela sua última

tramitação, para apuração de responsabilidade.

12.12. Serão evitadas emendas e rasuras nas informações e nos pareceres.

12.13. Os funcionários que manusearem os processos zelarão pela ordem destes.

12.14. Deverão ser afixados na contracapa do processo:

� - original de certidões a serem fornecidas aos interessados pelas seções competentes;

� - original de resoluções e portarias para publicação;


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� - outros documentos que, por sua natureza, devam ser retirados posteriormente.

13. RETIFICAÇÕES

13.1. A anulação de palavras será feita por um traço em linha reta.

13.2. Serão ressalvadas e assinadas as anulações entrelinhas, bem como os acréscimos “em

tempo”.

13.3. Os dizeres contidos na capa de um processo só poderão ser alterados pelo Protocolo da

Área de Comunicações Administrativas.

13.4. Quando houver erro na capa ou qualquer outra incorreção de autuação dos processos, as

dependências encaminharão ao Protocolo da Área de Comunicações Administrativas para a

necessária correção.

14. EXTRAVIO DE PROCESSOS E SUA RESTAURAÇÃO

14.1. Todo processo extraviado, ou mesmo destruído será obrigatoriamente restaurado.

14.2. A restauração, por determinação do Diretor do Departamento/Divisão de Administração,

se fará pelo chefe do Protocolo sob a supervisão do dirigente da Área de Comunicações

Administrativas.

14.3. Se existir certidão ou cópia autêntica do processo, será uma ou outra considerada como

original.

14.4. O Protocolo certificará tudo quanto constar das fichas e demais assentamentos existentes

na seção.

14.5. Existindo informações prestadas por qualquer dependência da Secretaria, serão

requisitadas as necessárias segundas vias.

14.6. Se no curso do processo de restauração aparecerem os autos originais, a estes se fará

juntada daquele.


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15. ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

15.1. Nenhum processo será arquivado sem despacho de autoridade competente.

15.2. No processo a ser arquivado, deverá constar, obrigatoriamente, em letras maiúsculas, a

expressão “ARQUIVE-SE”.

Os processos com decisão em suspenso deverão ser arquivados

provisoriamente na Unidade emissora da decisão, até a sua

resolução.

15.3. Serão responsáveis pelos danos causados à Administração Estadual as autoridades que

determinarem o arquivamento de processos ainda pendentes de solução.

15.4. Cabe ao Arquivo da Área de Comunicações Administrativas a verificação da regularidade

dos processos antes de proceder ao seu arquivamento, observando:

� - a existência de despacho final;

� - a regular numeração de todas as folhas;

� - a inutilização de todos os espaços em branco;

� - possíveis divergências nos autos com as normas estabelecidas neste manual.

15.5. O arquivamento de documentos é de exclusiva competência da Área de Comunicações

Administrativas.

15.6. À diretoria da Área de Comunicações Administrativas caberá o encaminhamento da

solução das irregularidades observadas nos processos destinados a arquivamento.

15.7. Nenhum processo poderá ser arquivado com documentos na contracapa.

15.8. Depois do arquivamento, nenhum processo poderá sair do Setor de Arquivo da Área de

Comunicações Administrativas, salvo nos seguintes casos:

- para consultas, mediante solicitação;

- para juntada de quaisquer documentos a ele referentes.


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15.9. O desarquivamento de processos somente será efetuado mediante requisição formulada

por chefe de nível igual ou superior ao de seção, e desde que não se trate de processos

administrativos disciplinares, de sindicâncias ou que contenham matéria reservada.

15.10. Os processos administrativos disciplinares, de sindicâncias instauradas pelo Titular da

Pasta ou que contenham matéria reservada só poderão ser desarquivados com autorização do

Secretário, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete ou por solicitação do Chefe da Consultoria

Jurídica e dos Presidentes das Comissões de Processos Administrativos ou de Sindicância.

16. ESPÉCIES DOCUMENTAIS

16.1. As decisões administrativas serão proferidas e registradas em processos e documentos

assemelhados.

16.2. Os documentos apresentam-se sob dois aspectos:

- os que devem transitar em várias dependências e são de ordem geral;

- e os de ordem privativa das dependências, ou seja, os que por ela são recebidos, solucionados

e arquivados.

16.3. Os documentos de ordem geral serão obrigatoriamente protocolados.

16.4. Os documentos de ordem privativa se tiverem que transitar por outros órgãos da

Secretaria, serão também autuados e protocolados.

“o momento decisivo do desenvolvimento

humano é perpétuo” Franz Kafka

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