o documento eletrônico e a análise diplomática pontifÍcia universidade catÓlica de minas gerais...
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O documento O documento eletrônico e a eletrônico e a
Análise Análise diplomáticadiplomática
PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MINAS GERAIS
IEC :: Cursos :: Especialização Gestão de Arquivos e Documentos
Postura?Postura?
O conhecimento do ambiente técnico do documento: Internet, linguagem de marcas na representação de
documentos, metadados, exemplos de formatos (recursos tecnológicos) utilizados na sua
formação/estruturação, possibilita entender os meios envolvidos na representação do documento
denominado digital, visto que os mesmos são, em uma primeira análise, dados em linguagem de máquina que
devidamente decodificados por um programa de computador, apresentam uma informação possível de ser capturada e compreendida pelos nossos sentidos,
ou seja, um documento em potencial.
“O [documento] eletrônico vem se juntar à galeria de suportes criados e
utilizados pelo homem, desde os tempos mais remotos, para registro e
comunicação de suas informações, elemento de prova da existência, erros
e progressos de toda uma geração”.
Para o DireitoPara o Direito
O conceito de documento não exige um suporte específico, para sua apreciação jurisdicional. A questão a ser considerada será sempre a representatividade de um fato através do tempo e do espaço, “destinada a fixá-lo de modo permanente e idôneo, reproduzindo em juízo” (SANTOS, 1966, p. 57).
Questão a ser observadaQuestão a ser observada
São os critérios de segurança que um documento digital necessita preencher de
forma a gerar confiabilidade.
NO CONTEXTO ELETRÔNICO SURGE UM NOVO DESAFIO: GARANTIR A EFICÁCIA PROBATÓRIA QUE OS REQUISITOS
BÁSICOS DE SEGURANÇA ESCRITO E ASSINADO GARANTEM NO SUPORTE PAPEL, VISTO QUE TAIS REQUISITOS DO DOCUMENTO PERMANECEM ÍNTEGROS, DEVENDO OS
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ALCANÇAR AS FUNÇÕES QUE ESSES CONCEITOS PROCURAM GARANTIR.
A diplomática fixa o método crítico com que há de se buscar, além da autenticidade, a origem e a formação do documento e a relação
dos fatos representados nele com seu(s) criador(es).
Sob o foco da análise diplomática, o documento é resgatado a partir do contexto do seu órgão gerador (público e privado) e da sua função
precípua e originária ao atuar como materialização de um ato (derivado de um fato),
ultrapassando assim, sua função de mero suporte da informação.
Identificam-se como elementos de seguridade de um documento jurídico
(ou não) a sua fixação e inalterabilidade, visto serem estes que possibilitam a autenticidade que surge como consequência da certeza que se
tem da origem do documento.
Elementos diplomáticosElementos diplomáticos
a) Sistema jurídico;b) Ato;c) Pessoas;d) Procedimentos;e) Forma documental – que determina a
criação – alcançar seus propósitos mediante a inclusão de todos os elementos relevantes e mostrando suas relações.
Documento diplomáticoDocumento diplomático
CARACTERES EXTERNOS◦Matéria = suporte◦Meio = escrita◦Formato = matéria e a inserção da escrita na
mesma◦Sinais = caracteres gráficos ou jurídicos especiais
(selos, carimbos etc.)CARACTERES INTERNOS
◦Língua ◦Teor documental (articulação do discurso com a
fórmula da tipologia documental)
Elementos que figuram para Elementos que figuram para garantir autenticidade do garantir autenticidade do documentodocumento
ELEMENTOS EXTERNOS◦ Marcas de validação;◦ Subscrição;◦ Suporte;◦ Escrito;◦ Língua e estilo
ELEMENTOS INTERNOS◦ Invocação;◦ Precação;◦ Subscrição (data tópica e cronológica).
Elementos que figuram para Elementos que figuram para garantir autenticidade do garantir autenticidade do documentodocumento
Elementos internos e externos: ações ou atos, que são a causa determinante para a criação do documento;
Pessoas, que tomam parte na formação de um documento;
Procedimentos, que são meios pelos quais os atos são realizados,
Forma do registro, que liga todos os elementos.
Documento eletrônicoDocumento eletrônico
DURANTI (2000) afirma que todos os documentos podem ser analisados, compreendidos e avaliados por meio de sistemas de elementos formais que são universais em sua aplicação.
As formalidades de redação preestabelecidas serão tais quais no suportes tradicionais.
Metodologia da crítica diplomática Metodologia da crítica diplomática segundo Duranti (1996)segundo Duranti (1996)
Analisar quadro da página 56.
Assim:Assim:
A informação assume novas perspectivas;Passa a requerer minuciosa análise do
profissional da informação;Os aspectos relacionados à fidedignidade
documental são premissas básicas de qualquer área de conhecimento;
Diplomática assume papel de efetiva instrumentalidade;
Não é o Direito, a Diplomática ou a Arquivologia os responsáveis por coibir a adulteração.
O Direito trabalha com atos válidos, no cumprimento de suas funções, de modo que, ao se buscar compreendê-las, no contexto da sua
documentação, poder-se-á compreender as funções dos documentos, gerados
eletronicamente, a partir da compreensão da sua estrutura administrativa, conforme suas
competências específicas, podendo ainda identificar e reconstituir a gênese dos
documentos para estabelecer sua proveniência.
É possível afirmar que:Elementos externos: a forma física no
meio digital caracteriza-se por possuir elementos invisíveis ao analista, porém
todos podem ser identificados (linguagem codificada, protocolo de
segurança, a imagem de um cadeado etc.);
Elementos internos: forma intelectual do documento:
◦ Assinaturas digitais◦ Lugar de transmissão◦ Indicação de anexos
◦ Comentários◦ Notas
◦ Código de identificação◦ Número de registro etc.
The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems (InterPARES) aims at developing the knowledge essential to the
long-term preservation of authentic records created and/or maintained in digital form and
providing the basis for standards, policies, strategies and plans of action capable of
ensuring the longevity of such material and the ability of its users to trust its authenticity.
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic
Systems (InterPARES)O documento precisa:
- Ser fixo a um meio de forma objetiva e sintática (governada por regras de arranjo);
- Guardar relação com um fato considerado pelo sistema jurídico dentro do qual é produzido;
- Ser redigido de uma forma pré-estabelecida e controlada visando assegurar confiabilidade.
Observa-se que, ao passar por uma triagem diplomática, os elementos externos que constituem as
partes da estrutura tecnológica que determinam a aparência do documento (linguagem de programação,
metadados etc.) representando a forma física do documento criado em um determinado meio, que
nesse caso específico é o meio eletrônico, possibilita a comunicação do teor documental, bem como sua
articulação. Como por exemplos, mencionam-se: letra, tipo de impressão (estilo e tamanho), formato
(registros eletrônicos), cores, linguagem (html, xml etc.), sinais especiais (marcas d’água, logotipos etc.), brasão, lacres (assinaturas digitais, criptografia etc.),
hardware, links e hiperlinks etc.
Diplomática como uma disciplina Diplomática como uma disciplina “formativa”“formativa”
ANATOMIA >> MÉDICOSFÍSICA >> ENGENHEIROSGRAMÁTICA >> LINGUISTASDIPLOMÁTICA >> ARQUIVOLOGIA
Contribuições da diplomática para Contribuições da diplomática para a arquivologiaa arquivologia
A estreita relação que estabelece entre o documento arquivístico e o sistema jurídico dentro do qual se cria o documento;
Poder identificar o estado de transmissão do documento;
Apesar de “guardar” conjuntos de documentos, os arquivistas estão preocupados com o estado de transmissão dos mesmos;
O fato se intensifica com os documentos eletrônicos;
Contribuições da diplomática para Contribuições da diplomática para a arquivologiaa arquivologia
Rigor terminológico;Destaca a relação entre formas, tipos de
atos e fases de procedimentos e mostra todos os tipos de interação entre pessoas e documentos;
Ajuda a estabelecer metadados que comporão os SIGADs;
Assessora a investigação de como a sociedade “entende” e utiliza os documentos.
Recapitulando...Recapitulando...
Os tipos documentaisOs tipos documentais
Tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Ex: termos como ata, requerimento, plano, portaria etc. constarão normalmente de um glossário de espécies
documentais, pois são veículos semânticos que suportam um conteúdo documental. No entanto se se tratar de atas de conselhos de graduação, requerimentos de matrícula em curso de pós-graduação, planos de curso ou portarias
de nomeação de autoria do reitor, está se lidando com tipos documentais da área de administração e do
funcionamento de universidades e, conseqüentemente, tipos existentes em arquivos universitários.
Assim:Assim:
GêneroEspécieTipoCategoria e subcategoria
Categorias documentaisCategorias documentais
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS
NORMATIVOS São manifestações de vontade de autoridades supremas e que devem obrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou de autoridades administrativas.
Lei, Portaria, Decreto, Instrução Normativa, Estatuto, Ordem de serviço, Regimento, Decisão, Regulamento, Acórdão, Resolução, Despacho decisório.
Categorias documentaisCategorias documentais
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS
DE AJUSTE São documentos pactuais representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes. Para o caso dos arquivos públicos, pelo menos uma delas deverá ser a administração pública.
Tratado, Ajuste, Convênio, Termo, Contrato, Pacto.
Categorias documentaisCategorias documentais
DOCUMENTOS DISPOSITIVOSDE CORRESPONDÊNCIA
São os que, em geral, derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execução em âmbito mais restrito de jurisdição.
Alvará, Intimação, Circular, Exposição de motivos, Aviso, Edital, Portaria, Memorando.
Categorias documentaisCategorias documentais
DOCUMENTOS TESTEMUNHAISDE ASSENTAMENTO São configurados por
registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrências.
Atas, Termos, Apostilamento, Autos de Infração.
Categorias documentaisCategorias documentais
DOCUMENTOS TESTEMUNHAIS
COMPROBATÓRIOS São os que derivam dos de assentamentos, comprovando-os.
Atestados, Certidões, Traslados, Cópias autenticadas.
Categorias documentaisCategorias documentais
DOCUMENTOS INFORMATIVOSSão os opinativos/enunciativos, que esclarecem questões contidas em outros documentos e cujo conteúdo vai fundamentar uma resolução
Pareceres, Informações, Relatórios, Votos, Despachos interlocutórios
Lembrem-se sempre!Lembrem-se sempre!
Os dicionários, vocabulários controlados, estudos internos das instituições, glossários etc. são preciosas fontes de informação para o entendimento da espécie e tipologia documental!