Noes de Arquivologia

Autor: Evelin Mintegui

1. Caractersticas dos documentos de arquivo

Documentos, de forma geral, podem ser compreendidos como qualquer tipo de informao registrada em um suporte. O suporte, por sua vez, o material fsico em que a informao registrada. Os documentos de arquivo so distintos de outros tipos de documentos, como os bibliogrficos e os museolgicos por apresentarem algumas caractersticas que terminam por definir a especificidade de seu tratamento (ou seja, as intervenes feitas nesses documentos desde sua produo at sua destinao final, que pode ser a guarda permanente ou sua eliminao).

Assim, apresentamos algumas caractersticas de diferentes tipos de documentos (baseado em Arajo et al., 2012).

Documentos bibliogrficos: so aqueles documentos escolhidos de acordo com a anlise tcnico-cientfica de seu contedo, e nfase nesse contedo que o torna significante para seus usurios. Assim, a biblioteca faz uma coleo de obras, existentes em diversos exemplares, de acordo com a necessidade ou orientao do perfil da instituio.

Exemplo: livros de uma biblioteca especializada em literatura brasileira. Os livros so selecionados (j que podem vir por doao ou compra) de acordo com a utilidade e caracterstica da prpria biblioteca.Com o desenvolvimento tecnolgico, as bibliotecas passam tambm a disponibilizar seus documentos em formato digital, geralmente em plataformas conhecidas como repositrios digitais, o que ainda configura-se como coleo. Documentos museolgicos: so aqueles que so selecionados por seu sentido histrico e esttico, a partir da nfase nas caractersticas intrnsecas e extrnsecas do objeto em questo. As colees museolgicas so fruto de escolhas em funo do valor artstico-cultural desses objetos. Assim como os conjuntos de documentos bibliogrficos, so resultado de escolhas.

Exemplo: espadas utilizadas na Guerra do Paraguai, expostas no Museu Nacional. Tais objetos s apresentaro o sentido museolgico quando conseguirem representar alguma informao e esse o trabalho da museologia transformar um objeto em meio de informao, seja por seu processo de produo, o significado do seu porte, a simbologia expressa por seus detalhes, etc.

Documentos arquivsticos: existem trs caractersticas capazes de definir os documentos de arquivo, de acordo com Rodrigues (2006), resultado dos princpios arquivsticos:a) a singularidade do produtor do arquivo os documentos de arquivo tem relao direta com seu produtor, e assim que eles se definem.b) a filiao dos documentos s aes que promovem a misso definida; ec) e a dependncia dos documentos dos seus pares.

Para exemplificar esse conjunto de caractersticas definidoras dos documentos de arquivo, consideremos quais seriam os documentos arquivsticos de uma empresa de consultoria contbil: so aqueles produzidos e recebidos por ela (caracterstica a) no decurso de suas atividades de acordo com sua misso (caracterstica b), e que s podem ser compreendidos em conjunto, ou seja, no h documento de arquivo como pea isolada (caracterstica c).

Ainda que essa empresa de consultoria contbil trabalhe embasada em documentos de suas empresas cliente, o arquivo da empresa contbil composto somente por documentos produzidos por ela no decurso de suas atividades fim de prestao de servios contbeis, quanto as meio, de gesto de recursos e administrao. Os documentos das empresas cliente no fazem parte do fundo arquivstico da empresa contbil. O arquivo dessa empresa contbil um conjunto de documentos, ou seja, um comprovante de pagamento de salrio isolado desse contexto no faz sentido, no permite que se compreenda de que atividade resultou.

A principal caracterstica dos documentos arquivsticos diz respeito a sua fora probatria, ou seja, sua capacidade de provar algo. A fora probatria dos documentos arquivsticos deriva de algumas qualidades, listadas a seguir (BELLOTTO, 2002, p. 20-21):

a) Imparcialidade: qualidade que deriva do fato de que os documentos de arquivo no foram criados para dar contas posteridade, mas para levar a cabo procedimentos sem os quais a pessoa ou instituio que os produziu no consegue cumprir suas atividades. Suas informaes seriam imparciais por no terem sido criadas intencionalmente para deixar registros, apenas para que algo pudesse se realizar. Assim, os arquivos teriam caractersticas de vestgio.b) Autenticidade: qualidade ligada adequao da produo do documento em relao a um procedimento pr-definido para isso. Quando consideramos a autenticidade, outra caracterstica lembrada a veracidade. Um documento pode ter sido produzido de acordo com o procedimento devido, pela pessoa autorizada, utilizando os meios adequados - ser autntico mas carregar informaes no verossmeis. Por exemplo, uma certido de nascimento pode ser lavrada no cartrio de registro de nascimentos, pelo tabelio, apresentando os dados requeridos pelo cdigo civil, o que no significa que os pais sejam os pais verdadeiros da criana. Autenticidade e veracidade no andam sempre juntas.c) Naturalidade: qualidade derivada do fato de que os documentos de arquivo no so colecionados, mas acumulados naturalmente ao se executarem as atividades da pessoa ou instituio. Documentos escolhidos de forma isolada no podem ser considerados documentos de arquivo. Sempre devemos relacionar naturalidade como uma caracterstica ligada acumulao.d) Organicidade: qualidade que deriva da interdependncia entre o documento de arquivo e seu conjunto, sua relao com o contexto de produo. Ela se deve ao fato de que os documentos de arquivo revelam as relaes entre as atividades e os rgos ou estruturas que lhe deram origem. Em alguns autores como Duranti (apud FONSECA, 1998) essa caracterstica pode ser compreendida como inter-relacionamento.e) Unicidade: qualidade derivada do fato de que cada documento assume um lugar nico na estrutura documental a qual pertence. Embora existam diversas notas fiscais e elas paream iguais, cada uma delas revela uma operao. Isso demonstra a unicidade dos documentos de arquivo. Diferentemente de dois livros iguais em uma biblioteca, que so realmente idnticos, no so nicos, foram criados pelo mesmo motivo, em um mesmo momento.

Questes de concurso comentadas

1. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A relao natural entre documentos de um arquivo dada pela suaa) autenticidade.b) unicidade.c) veracidade.d) organicidade.e) imparcialidade.

Comentrio:Para responder a esta questo precisamos refletir sobre as caractersticas dos documentos de arquivo. A alternativa a refere-se adequao da produo de um documento com um procedimento pr-definido, logo, no pode ser considerada correta.A alternativa b refere-se caracterstica que remete ao lugar nico do documento na estrutura documental. Assim, tambm no correta.A alternativa c tambm incorreta, uma vez que a veracidade uma caracterstica ligada verossimilhana com a realidade.A alternativa e no se aplica como verdadeira, uma vez que imparcialidade uma caracterstica ligada ideia de que a informao registrada nos documentos de arquivo uma consequncia.A alternativa d apresenta-se como correta, uma vez que a palavra chave desta caracterstica a relao entre documentos, atividades e rgos, revelando inter-relacionamento, organicidade relao entre rgos. Uma outra possibilidade de confuso seria incluir a naturalidade como alternativa, o que ainda seria incorreto, uma vez que a naturalidade deve ser uma caracterstica sempre associada acumulao (cumulatividade diferente das colees biblioteconmicas e museolgicas).Gabarito: Alternativa d.

2 A poltica nacional de arquivos no Brasil

Uma poltica pode ser entendida como um conjunto de diretrizes em que se devem basear aes em determinada rea para atingir um determinado objetivo. No Brasil, o conjunto de diretrizes em que devemos nos basear no que tange organizao e gesto de documentos de arquivo, especialmente os pblicos, mas no somente, est baseada na Constituio Federal de 1988, bem como na Lei 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Essa lei dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e outras providncias.Esta lei exige ateno especial, pois sempre citada nos concursos pblicos. Portanto, cabe apresenta-la de forma integral:LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO IDISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.

CAPTULO IIDOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. Regulamento 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

CAPTULO IIIDOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. Regulamento

CAPTULO IVDA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.

CAPTULO VDO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS (Revogado pela Lei 12.527, de 2011).

DISPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.

FERNANDO COLLORJarbas Passarinho

Para facilitar o estudo, considere o seguinte quadro em relao Lei 8.159:

CaptuloNomeContedo

IDisposies geraisReconhecimento do dever do estado para com a documentao pblica. Definio de arquivo. Definio de gesto de documentos. Definio do custo de acesso franqueado pela adm. Pblica.Resguardo do direito de sigilo.

IIDos arquivos pblicosDefinio de arquivos pblicos. Definio do destino dos arquivos pblicos de rgos que findem suas atividades. Definio de arquivos correntes, intermedirios e permanentes. Condicionalidade para eliminao de docs. pblicos.

IIIDos arquivos privadosDefinio de arquivos privados. Possibilidade de identificao de arquivos privados como de interesses pblico e social. Destino dos arquivos privados de interesse pblico e social. Condies de acesso aos arquivos privados considerados de interesse pblico e social. Declarao de arquivos de instituies religiosas produzidos anteriormente ao cdigo civil como de interesse pblico e social

IVDa organizao e administrao de instituies arquivsticas pblicasDefinio de arquivos federais, estaduais e municipais. Declarao da competncia para administrao de documentos dos Trs Poderes (Executivo. Legislativo, Judicirio).

VDo acesso e do sigilo dos documentos pblicos Revogado pela Lei 12.527, de 2011 Lei de Acesso Informao.

Disposies finaisDeclarao de sano para destruio de documentos de interesse pblico e social. Criao do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.

Nas disposies finais da Lei 8.159 est colocada a criao do CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos, cuja competncia seria a de definir a poltica nacional de arquivos a partir de ento, criando o Sistema Nacional de Arquivos. Este rgo e este sistema esto melhor definidos no Decreto N 4.073, de 3 de Janeiro de 2002.

Questes de concurso comentadas

2. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A lei de arquivos Lei n. 8.159/1991 dispe que

a) os documentos privados no podem ser considerados de interesse pblico. b) a administrao pblica deve definir os custos relativos consulta aos documentos pblicos. c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder Legislativo, do Poder Judicirio e aqueles dos ministrios da Marinha, das Relaes Exteriores, do Exrcito e da Aeronutica so considerados arquivos federais. d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas no podem ser identificados como de interesse pblico e social. e) os arquivos privados so os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas fsicas.

Comentrio: Esta questo exige que se tenha domnio a respeito do contedo da Lei 8.159. Sugere-se que se faa um esquema com as principais definies da lei por captulo para estudo. A alternativa a no correta, o que podemos verificar no Captulo III, Art. 12 (Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional).A alternativa b est incorreta, uma vez que a Lei 8.159 dispe no Captulo I, Art. 5, que a administrao pblica franquear (isentar de imposto) o acesso aos documentos pblicos. A alternativa d tambm est incorreta, uma vez que no Cap. III, Art. 16 a lei considera que os registros civis de entidades religiosas anteriores ao cdigo civil so de interesse pblico. Isto ocorre porque antes da vigncia do Cdigo Civil, a competncia para o registro de nascimentos, casamentos e bitos no era uma funo atribuda ao Estado. O costume era que se registrassem tais fatos em instituies religiosas, principalmente pela Igreja Catlica. Por isso, os registros anteriores ao Cdigo Civil feitos em instituies religiosas foram considerados como de interesse pblico e social.A alternativa e no correta, como se pode verificar pela definio de arquivos privados constante no Captulo III, Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.A nica alternativa correta, portanto, a alternativa c, em que se encontra a definio de arquivos federais, conforme visto no Captulo IV, Art. 17, pargrafo 1: So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.

Gabarito: Alternativa C

3- Gesto de documentos

A gesto de documentos uma aplicao da administrao no tratamento da documentao. De acordo com Moreno (2008, p. 85), as aes de gesto objetivam, entre outros, assegurar documentao adequada, garantir a preservao e o acesso aos documentos, permitindo uma recuperao das informaes de forma gil e eficaz, proporcionar o cuidado adequado e o armazenamento a baixo custo, reduzir ao essencial a massa documental, otimizar recursos humanos, fsicos e materiais.

No que se refere aos rgos pblicos, ela est institucionalizada na Lei 8.159 de 1991, em seu artigo 3: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente..

As fases documentais, considerando o contexto das instituies pblicas, esto definidas na mesma lei, como segue:

Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

A lei 8.159 traz uma definio de gesto documental baseada na Teoria das Trs Idades, representadas por fases. Podemos compreender essas fases como um ciclo de vida dos documentos, em que cada idade definida pela frequncia de uso e pelo valor que apresentam.A frequncia de uso pode ser bem compreendida se imaginarmos que quando um documento criado ele bastante utilizado at cumprir uma determinada atividade. Conforme a necessidade de consulta diminui, ele vai sendo transferido ou recolhido para outros espaos. O senso comum tende a identificar como arquivo somente aqueles documentos sem muita consulta, estocados em ambientes conhecidos como arquivo morto. Em arquivologia, todo documento criado para execuo da misso de uma pessoa fsica ou jurdica arquivo, eles apenas diferem na frequncia e no tipo de uso.

A frequncia de uso em grande parte determinada pelo valor que os documentos apresentam. Os valores documentais podem ser:

Primrio: ligado ao valor administrativo, legal ou fiscal que os documentos possuem para realizar atos administrativos, servir como base para a defesa de direitos ou registrar operaes de natureza contbil. Representa o valor que os documentos tm para os seus produtores.

Secundrio: ligado aos valores probatrio e informativo. Representa o valor que o documento pode apresentar para outros pblicos alm de seus produtores, devido ao registro que apresentam sobre a existncia de determinada organizao ou pessoa, bem como informaes de interesse cientfico e cultural.

Desta forma podemos definir o ciclo documental da seguinte forma:

Valor PrimrioValor Secundrio

Arquivos correntesArquivos IntermediriosArquivos permanentes

Primeira IdadeSegunda IdadeTerceira Idade

Consulta frequenteAguardam destinao: eliminao ou guarda permanenteInalienveis, imprescritveis.

Compreender essas fases permite que se possa gerir os documentos dentro desse ciclo. A gesto documental pode ser ento dividida em trs etapas, de acordo com Paes (2002): produo de documentos, utilizao de documentos e avaliao e destinao de documentos.

I - Produo de documentos: etapa que compreende a elaborao de documentos, de modo que se criem apenas documentos essenciais administrao da instituio. Intervenes arquivsticas nessa etapa envolvem a sugesto ou aperfeioamento de formulrios, racionalizao para evitar duplicaes e emisso de vias desnecessrias, contribuir com estudos que permitam o aproveitamento de recursos informticos, reprogrficos, etc. Ressalta-se que a gesto de documentos to importante quanto a gesto de materiais ou recursos humanos.

II - Utilizao de documentos: etapa que inclui atividades de protocolo, de expedio, de organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, elaborao de normas de acesso documentao e recuperao de informaes. Nela a) Protocolo, recebimento e classificao, registro e movimentao.b) Expedioc) Arquivamento ordenao nos arquivos correntesd) Emprstimo e Consultae) Destinao

a. Protocolo, recebimento e classificao, registro e movimentao

Protocolo pode ser entendido tanto como o setor responsvel quanto as prprias atividades de recebimento, classificao, registro e movimentao. Isto quer dizer que ele esta ligado a atividades de controle. No caso de ser um setor, o protocolo tambm inclui atividades de expedio. no protocolo que os documentos so autuados, ou seja, tornam-se autos, recebendo carimbos ou etiquetas que o identifiquem atravs de uma numerao ou cdigo.

b. recebimento e classificao

registro e movimentao

A expedio a atividade de protocolo que envolve a sada de correspondncias e demais documentos .

A classificao no sentido de protocolo pode ser tanto a classificao de sigilo quanto a classificao representada em um plano de classificao.

III - Avaliao e destinao de documentos: etapa mais complexa, que envolve anlise e determinao de prazos de guarda dos documentos, visando estabelecer sua destinao final guarda permanente ou eliminao.

Questes de concurso comentadas

3. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A gesto de documentos contribui para as funes arquivsticas, de modo que

a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental. b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados. c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimnio arquivstico do pas seja descartada. d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente. e) as polticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente.

Comentrio: A alternativa a est incorreta. Uma vez que a gesto de documentos prev que os mesmo sejam avaliados de forma a definir seu prazo de guarda. Os documentos s podem ser eliminados se no forem considerados de guarda permanente, ou seja, se no apresentarem valor secundrio. Logo, no se pode eliminar documentos em todas as fases do ciclo documental, porque um documento de terceira idade, que esteja na terceira fase do ciclo de vida documental nunca pode ser eliminado.A alternativa b est incorreta, uma vez que o valor administrativo somente um dos valores primrios dos documentos, existindo ainda os valores legal e fiscal. A alternativa d a entender que a gesto documental s organiza documentos que tenham sido criados em funo de atos administrativos, o que no verdade.A alternativa c est incorreta, uma vez que o patrimnio arquivstico s pode ser identificado depois do processo de avaliao e determinao dos prazos de guarda: o patrimnio arquivstico corresponde queles documentos considerados de guarda permanente. No se devem eliminar documentos de guarda permanente, logo no se pode considerar correta a alternativa que sustenta que a gesto de documentos contribui para que uma parcela do patrimnio arquivstico seja descartada.A alternativa d correta, mas no em sua totalidade. Alm contribuir para que os documentos sejam avaliados como de guarda permanente, a gesto de documentos contribui no processo de produo e definio daqueles documentos que podem ser eliminados.A ltima alternativa correta, porque a gesto de documentos permite que as aes das instituies refletidas nos documentos que elas criaram sejam devidamente produzidas e devidamente preservadas, se for o caso.Gabarito: Alternativa e.

Questes de concurso comentadas4. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) No que se refere s atividades de protocolo, assinale a opo correta.

a) A anexao de documentos temporria. b) Os documentos apensados passam a fazer parte do processo original. c) A apensao a juntada de documentos em carter definitivo. d) Os processos e os dossis constituem unidades de arquivamento. e) A anexao a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o nmero do documento mais recente. Comentrio: Esta questo necessita do domnio das rotinas de protocolo para que seja respondida. De acordo com a Portaria normativa N 5 do ministrio do Planejamento e Gesto, que dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, a juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processo(s)/documento(s), a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Para fins de referncia, prevalece o nmero do documento ou processo mais antigo. J a juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Esta definio j consegue eliminar como respostas verdadeiras as alternativas a, b, c e e.Alternativa a: incorreta. A anexao de documentos definitiva.Alternativa b: incorreta. Os documentos apensados esto l de forma provisria, logo no passam a fazer parte do processo original.Alternativa c: incorreta. A apensao provisria.Alternativa e: incorreta. Na anexao os documentos so juntados, prevalecendo para referncia o nmero do processo mais antigo.A alternativa c correta. Ela refere-se unidade tomada por base para fins de tratamento arquivstico (classificao, armazenamento, notao). Lembrando que processo o documento ou o conjunto de documentos que esto unidos porque tratam de um mesmo assunto. Os processos e dossis em arquivologia constituem unidades de arquivamento, assim como documentos isolados, pois partindo deles que se classifica, armazena-se, faz-se a notao, etc.Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.Dossi: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Gabarito: Alternativa d.

Questes de concurso comentadas5. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Ainda com relao ao protocolo, correto afirmar que

a) a expedio de documentos no realizada com o mesmo controle dado entrada de documentos, visto que sairo da instituio. b) a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferncia ou recolhimento. c) o registro de entrada de documentos feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos. d) a distribuio e a tramitao de documentos acontecem, atualmente, somente em meio eletrnico. e) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuao de documentos.

Comentrio:

Gabarito:

Questes de concurso comentadas6. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A classificao de documentos arquivsticos

a) a ao fsica de acondicionar os documentos a partir do plano de classificao. b) determinada pelas espcies de documentos. c) deve ignorar os princpios da provenincia e de respeito ordem original. d) uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funes e atividades geradoras desses documentos. e) a disposio dos documentos dentro das divises estabelecidas no instrumento de descrio.

Comentrio:

Gabarito: Alternativa d.

Questes de concurso comentadas7. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A respeito da ordenao dos documentos, assinale a opo correta.

a) Na ordem alfabtica, considera-se a sequncia numrico- cronolgica. b) Os documentos, no sistema numrico simples, so agrupados em sequncia numrica, exigindo o ndice alfabtico remissivo. c) A ordenao pelo sistema numrico cronolgico determina que os documentos sejam organizados conforme sua sequncia numrica, dispensando o ndice alfabtico remissivo. d) Na ordenao temtica dicionria, as letras so distribudas conforme a sequncia dos assuntos. e) A ordem geogrfica prev que os verbetes sejam ordenados por temas.

Comentrio:

Gabarito: Alternativa b.

Questes de concurso comentadas8. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a

a) avaliao. b) codificao. c) classificao. d) descrio. e) indexao.

Comentrio:

Gabarito: Alternativa a.

4-Preservao e Conservao de Documentos

Questes de concurso comentadas9. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A embalagem ou a guarda de um documento, com o fim de preservao e acesso, denomina-se

a) encolagem. b) acondicionamento. c) armazenamento. d) aditamento. e) amostragem.

Comentrio:

Gabarito: b

Questes de concurso comentadas10.(CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Acerca dos cuidados necessrios relativos ao acondicionamento e armazenamento dos documentos, assinale a opo correta.

a) O empilhamento uma forma adequada de armazenamento de documentos. b) Para que se ajustem embalagem, os documentos devem ser dobrados. c) A qualidade do material da embalagem no afeta o documento. d) A troca das pastas e caixas deve adequar-se ao armazenamento de documentos. e) Os tamanhos das embalagens devem ser fixos.

Comentrio:

Gabarito: d

Questes de concurso comentadas11. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Para o arquivamento de documentos, o local prprio, dotado de condies especiais, para restringir o acesso e propiciar a mxima segurana contra furtos e sinistros a cmara de

a) acondicionamento. b) estocagem. c) vigilncia. d) armazenamento. e) segurana.

Comentrio:

Gabarito: e Questes de concurso comentadas12. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) O plano de emergncia o esquema que

a) determina prazos e condies de guarda dos documentos. b) distribui documentos em classes. c) estabelece medidas preventivas e de segurana em caso de sinistros. d) indica a disposio do mobilirio e a utilizao atual ou futura do espao disponvel. e) prev a destinao dos documentos.

Comentrio:

Gabarito: c

Questes de concurso comentadas13. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Na preservao de documentos arquivsticos, deve-se considerar

a) a classificao dos documentos, tendo em vista a sua recuperao. b) a avaliao dos documentos, mediante o uso de instrumentos de pesquisa. c) as atividades relacionadas ao recebimento, distribuio, tramitao e expedio de documentos. d) as polticas institucionais voltadas para a preveno de danos aos documentos. e) os mtodos de arquivamento e ordenao de documentos.

Comentrio:

Gabarito: d

REFERNCIAS

BELLOTTO, H. L. Arquivstica: objetos, princpios e rumos. So Paulo: ARQ SP, 2002.

FONSECA, M. O. Informao, arquivos e instituies arquivsticas. In: Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, v.1, n.1, p. 33 45, 1998.

MORENO, N. A. Gesto documental ou gesto de documentos: trajetria histrica. IN: BARTALO, L.; MORENO, N.A. (Org.) Gesto em Arquivologia: abordagens mltiplas. Londrina: Eduel, 2008.

PAES, M. L. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Editora FVG, 2002.