nbome planejamento de auditoria: levantamento de controles internos de bens móveis robson ramos...

Curso de Formação – TCE-RJ

NBome

Planejamento de Auditoria: Levantamento de Controles Internos de

Bens Móveis

Robson Ramos OliveiraSATPNA

Auditoria Geral do Estado

http://intranet.sefnet/index/orgaos/chefia-de-gabinete/documentos/logotipo-da-fazenda/sec_fazenda_cor_h.jpg/image_view_fullscreen


Curso de Formação – TCE-RJProblema


Curso de Formação – TCE-RJAgregar valor. É possível?


Curso de Formação – TCE-RJAgregar valor: Visão Sistêmica


Curso de Formação – TCE-RJComo vamos começar? ........ Controle Interno: Bens


Curso de Formação – TCE-RJQuestionário


Curso de Formação – TCE-RJAvaliação de Controle Interno - COSO


Curso de Formação – TCE-RJBaseline

Você concorda?

•Sim; Não•+ ou -

Você considera

?

•Não sei•Acho que sim


Curso de Formação – TCE-RJAmbiente de Controle


Curso de Formação – TCE-RJAmbiente de Controle (1)

A unidade responsável pela gestão de bens móveis (Setor de Patrimônio ou equivalente) consta no organograma da Unidade e do Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e descrição das competências?

4 Se a unidade consta no organograma e no Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e competências dos departamentos, seções e outras formas de organização.

3 Se a unidade consta no organograma, mas não consta no Regimento Interno ou similar, não sendo portanto estabelecida as funções, competências dos departamentos, seções e outras formas de organização.

2 Se a unidade não consta no organograma, mas consta no Regimento Interno ou similar, com as funções e competências dos departamentos, seções e outras.

1

Se a unidade não consta no organograma nem no Regimento Interno.



O órgão/entidade adota a política de realizar rodízios de função de gestor de bens móveis, gestores ou encarregados?

4É prática do órgão/entidade realizar rodízios de função periodicamente.

3É pratica do órgão/entidade realizar rodízios de função ocasionalmente, quando da vacância de cargos, por exemplo.

2O rodízio de funções ocorre esporadicamente, especialmente em términos de mandato.

1

Quase nunca ocorrem rodízios de função.



Existem ações para desenvolver e capacitar os servidores que atuam na gestão de bens móveis?

4Existem ações internas (reuniões, workshops, outras) e os servidores ainda são capacitados por órgãos externos (SEPLAG, AGE, CGE, outros).

3Somente existem ações externas, ou seja os servidores/funcionários são capacitados por órgãos externos (SEPLAG, AGE, CGE, outros).

2Existem ações externas (SEPLAG, AGE, CGE, outros) mas os servidores quase nunca participam.

1Existem ações externas (SEPLAG, AGE, CGE, outros) mas os servidores nunca participam.



Estão sendo realizadas, pelo órgão/entidade, reuniões para tratar do tema gestão de bens móveis com as partes interessadas (Gestor de Bens Móveis, Contabilidade (COSEC), Auditoria Interna (COSEA), Unidades Apoiadas, Subunidades, sobretudo para tratar de possíveis dúvidas quanto à aplicabilidade do Decreto nº 44.558/2014?

4Com muita frequência (mais de uma vez por mês).

3

Com média frequência (em alguns meses).

2

Com baixa frequência (duas ou três vezes ao ano).

1 Não são realizadas reuniões.



As Subunidades, as Unidades Apoiadas ou a própria Unidade estão elaborando a prestação de contas mensal?

4

Sim, e existem controles consistentes (pasta, arquivo, dossiê) à disposição dos órgãos de controle.

3Sim, mas os controles são insatisfatórios.

2

Não. Estamos em processo de elaboração.

1

Não. O controle não será realizado.



Foram (Estão sendo) contabilizadas (a partir de 2014) a depreciação dos bens móveis?

4O órgão ou entidade contabilizou a depreciação conforme orientação da Portaria CGE 179/2014.

3O órgão ou entidade não contabilizou a depreciação em decorrência de não ter adquirido bens em 2014.

2O órgão ou entidade contabilizou parte da depreciação, dos bens adquiridos em 2014, que devia ter sido reconhecida conforme orientação da Portaria CGE 179/2014.

1O órgão ou entidade não contabilizou a depreciação, apesar de ter adquirido bens em 2014.


Curso de Formação – TCE-RJAmbiente de Controle (6a)

Foram (Estão sendo) contabilizadas (a partir de 2015) o ajuste inicial e a depreciação dos bens móveis, conforme Portaria CGE nº 179/2014?

4 O órgão ou entidade contabilizou o ajuste dos bens móveis e a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014.

3 O órgão ou entidade contabilizou, parcialmente, o ajuste dos bens móveis e a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014.

2O órgão ou entidade não contabilizou o ajuste dos bens móveis, porém reconheceu contabilmente a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014.

1O órgão ou entidade não contabilizou o ajuste dos bens móveis, tampouco reconheceu contabilmente a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014.



Anualmente, a unidade presta contas dos bens móveis de forma consolidada, conforme artigo 34 do Decreto nº 44.558/2014?

4Sim. Dentro do prazo estabelecido pelo Decreto n.º 44.558/2014 (até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente)

3Sim. Dentro do prazo de 180 dias a contar do encerramento do exercício financeito (aproximadamente 30 de junho).

2 Não. Mas a prestação de contas se encontra em processo de elaboração.

1Não. As contas não serão prestadas até que se mitigue algum tipo de conflito em relação à entendimentos obtidos em legislação.



A Unidade deu transparência (DO, Boletins e/ou internet) dos atos de nomeação do Gestor de Bens Móveis e da relação das Subunidades e/ou Unidades Apoiadas que compõem a Unidade?

4Sim, com publicação em DO.

3

Sim, com publicação em boletins internos.

2

Não, mas estamos providenciando a publicação no DO.

1

Não ocorreu a publicação, nem estamos em processo visando à publicação.


Curso de Formação – TCE-RJAvaliação de Risco


Curso de Formação – TCE-RJAvaliação de Risco (9)

A Unidade identificou os riscos relacionados à gestão de bens móveis?

4A Unidade identificou os riscos relacionados à gestão de bens móveis, os monitora e adota plano de ação para corrigi-los e mitigá-los.

3A Unidade identificou alguns riscos relacionados à gestão de bens móveis, os monitora e adota plano de ação para corrigi-los e mitigá-los.

2A Unidade está em processo de identificação de seus riscos relacionados à gestão de bens móveis

1No contexto da gestão dos bens móveis, a Unidade não identifica, monitora e mitiga riscos.


Curso de Formação – TCE-RJAvaliação de Risco (10)

A Unidade considerou os fatores, impacto e relevância para a identificação de itens e questões de maior significância e vulnerabilidade quanto à gestão de bens móveis?

4 A Unidade por meio de uma matriz classifica os riscos quanto ao impacto e relevância, identificando itens e questões de maior significância e vulnerabilidade quanto à gestão de bens móveis.

3 Apenas alguns departamentos da Unidade classificam os riscos quanto ao impacto e relevância, identificando os itens e questões de maior significância e vulnerabilidade.

2 A Unidade está em processo de identificação de seus riscos quanto à gestão de bens móveis, considerando os fatores de impacto e relevância.

1A Unidade não classifica os riscos quanto ao impacto e relevância, nem identifica os itens e questões de maior significância e vulnerabilidade quanto aos bens móveis.


Curso de Formação – TCE-RJAtividades de Controle


Curso de Formação – TCE-RJAtividades de Controle (11)

O Gestor de Bens Móveis/Encarregado quando do gozo de seu período de férias possui substituto designado e treinado para exercer as sua funções?

4 O Gestor de Bens Móveis/Encarregado gozam regularmente suas férias e possuem substitutos designados e treinados para o exercício da função.

3O Gestor de Bens Móveis/Encarregado gozam regularmente suas férias e não possuem substitutos designados e treinados para o exercício da função.

2O Gestor de Bens Móveis/Encarregado não gozam regularmente suas férias e não possuem substitutos designados e treinados para o exercício da função.

1 O Gestor de Bens Móveis/Encarregado quase nunca gozam suas férias e, nos seus poucos impedimentos, não possuem substitutos designados.



Existem normas internas sobre a entrada, transferência, baixa, sobretudo qualquer movimentação, de bens da Unidade?

4Existe normas internas, além de a Unidade utilizar as normas gerais.

3

A Unidade está em processo de criação/atualização de normas internas, além de a Unidade utilizar as normas gerais.

2A Unidade cumpre as normas gerais.

1

A Unidade não possui normas internas e nem cumpre as normas gerais.



Existe histórico de fraudes, perdas e roubos de bens móveis na Unidade?

4Não existe histórico de fraudes, perdas e roubos de bens móveis na Unidade.

3

O histórico de fraudes, de perdas e de roubos de bens móveis é mínimo na Unidade.

2

O histórico de fraudes, de perdas e de roubos de bens móveis ocorrem com maior frequência.

1

O histórico de fraudes, perdas e roubos de bens móveis é frequente, contínuo e crescente.



Na ocorrência de fraudes, de perdas, de roubos e de furtos de bens móveis é prática da Unidade instaurar sindicância e Tomada de Contas,se o caso, para apurar responsabilidades.

4 Sim. Instauramos a Tomada de Contas após terem sido adotadas as providências internas visando o ressarcimento do dano.

3 Sim. Qualquer diminuição de bens móveis são instauradas Tomadas de Contas, precedidas ou não de sindicância.

2 Não são instaurados os procedimentos de Tomadas de Contas visando o ressarcimento do dano, tampouco de Sindicância.

1

Nunca, ou quase nunca, ocorrerem fraudes, perdas, roubos e furtos de bens patrimoniais.


Curso de Formação – TCE-RJInformação e Comunicação


Curso de Formação – TCE-RJInformação e Comunicação (15)

As informações relevantes na gestão de bens móveis são devidamente identificadas, documentadas, armazenadas e comunicadas tempestivamente às partes interessadas?

4 O Gestor de Bens Móveis mantém canal de comunicação com todos os servidores, divulgando ações, serviços, práticas e informações diversas, de forma clara e precisa.

3 O Gestor de Bens Móveis mantém canal de comunicação apenas com servidores que desempenham funções relacionadas à gestão de bens móveis.

2 O Gestor de Bens Móveis comunica-se esporadicamente com servidores.

1

O Gestor de Bens Móveis não mantém canal de comunicação com os servidores.


Curso de Formação – TCE-RJMonitoramento


Curso de Formação – TCE-RJMonitoramento (16)

Existem ações de monitoramento para o cumprimento de recomendações, relacionadas à gestão dos bens móveis, realizadas pelo tribunal de Contas (TCE), Auditoria Geral do Estado (AGE)e Auditoria Interna da Unidade (AI)?

4As recomendações do TCE, da AGE e da AI são monitoradas com certa frequência, mais de uma vez por ano. A Unidade adota Plano de Ação para corrigir, mitigar todos os problemas identificados.

3As recomendações do TCE, da AGE e da AI são monitoradas, pelo menos uma vez por ano, ou quando necessário. A Unidade adota Plano de Ação para corrigir, mitigar todos os problemas identificados.

2As recomendações do TCE, da AGE e da AI são monitoradas poucas vezes. A Unidade adota Plano de Ação mas não corrige tampouco mitiga todos os problemas identificados.

1

As recomendações do TCE, da AGE e da AI não são monitoradas. A Unidade não adota Plano de Ação nem corrige, mitiga todos os problemas identificados.


Curso de Formação – TCE-RJOutros


Curso de Formação – TCE-RJOutros (17)

Você considera que a Auditoria Geral do Estado agrega valor para o processo de gestão de bens móveis da Unidade?

4

Concordo Plenamente

3

Concordo

2

Não concordo, nem discordo

1

Discordo Plenamente



Você considera que a Auditoria Interna (da Unidade) agrega valor para o processo de gestão de bens móveis da Unidade?

4

Concordo Plenamente

3

Concordo

2


1

Discordo Plenamente



Você considera que as normas para gestão dos bens móveis, hoje existentes, agregam valor para a administração?

4

Concordo Plenamente

3

Concordo

2


1

Discordo Plenamente


Curso de Formação – TCE-RJEvidências


Curso de Formação – TCE-RJEvidências

A unidade responsável pela gestão de bens móveis (Setor de Patrimônio ou equivalente) consta no organograma da Unidade e do Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e descrição das competências?

4Se a unidade consta no organograma e no Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e competências dos departamentos, seções e outras formas de organização.

Juntar informações sobre o organograma, regimentos internos ou equivalentes, informar sua divulgação, se na internet, se em material impresso. Informe a atualização deles.

3

Se a unidade consta no organograma, mas não consta no Regimento Interno ou similar, não sendo portanto estabelecida as funções, competências dos departamentos, seções e outras formas de organização.

2Se a unidade não consta no organograma, mas consta no Regimento Interno ou similar, com as funções e competências dos departamentos, seções e outras.

1

Se a unidade não consta no organograma nem no Regimento Interno.


Curso de Formação – TCE-RJResultados


Curso de Formação – TCE-RJGap Analysis, outro modelo


Curso de Formação – TCE-RJGap Analysis, um modelo


Curso de Formação – TCE-RJClassificação dos Objetivos e da Conclusão da Auditoria

Conclusão Descrição

Bem ControladoOs processos são concebidos adequadamente e / ou estão sendo executados de forma eficaz para gerir os riscos. Podem existir problemas de controle, mas são menores.

Bem Controlado com necessidade de melhorias

Os processos estão sendo executados, mas ocorrem deficiências que não comprometem a realização dos objetivos mais importantes.

Melhorias são necessárias

Fraquezas estão presentes na execução de um ou mais compromissos, mas não impedem que o objetivo geral do processo seja atingido.

Muitas melhorias são necessárias

Fraquezas estão presentes e podem comprometer o objetivo geral do processo. O impacto das deficiências em gestão de riscos é generalizado devido a quantidade ou natureza da fraqueza.


Curso de Formação – TCE-RJClassificação das Observações de auditoria

Classificação Descrição

Baixo A observação coloca o órgão / entidade em exposição de risco relativamente menor. Representa um processo e oportunidade de melhoria.

Moderado

A observação tem impacto moderado para o órgão e entidade. A exposição ao risco pode ser significativa, mas não para o órgão / entidade como um todo. Os controles podem existir, mas podem não estar sendo operados como planejado. Requer que o órgão / entidade dobrem atenção no curto prazo.

Alto A observação tem amplo impacto e possível exposição ao risco, exigindo do órgão / entidade atenção imediata e remediação>


Curso de Formação – TCE-RJModelo de OHIO


Curso de Formação – TCE-RJConclusões do Trabalho

Há necessidade de replicar o trabalho no próximo ano?

Sim, todo Sim, parte Não, daqui a X anos


Curso de Formação – TCE-RJO trabalho de levantamento dos controles


Curso de Formação – TCE-RJComo deverá ser preenchido o questionário?

Auditor Interno (COSEA)

Contador (COSEC)

Gestor de Bens Móveis

DGAF


Curso de Formação – TCE-RJCronograma

Quando? O que fazer? Quem?

28/08/2015 Capacitação dos Auditores, Contadores e Gestores de Bens.

AGE

02/09/2015 Envio do questionário (autoavaliação) por meio de Ofício para os órgãos e entidades.

AGE

08/09/2015 Envio das respostas do questionário para AGE. Órgãos e Entidades

16/09/2015Reunião com o Auditor Interno, Contador e DGAF para debate sobre as evidências encontradas.

Auditores

21/09/2015

Consolidação das informações para elaboração do relatório, revelando o estado da arte da avaliação dos controles internos, no contexto da gestão de Bens Móveis.

AGE

06/11/2015 Apresentação dos resultados. AGE


Curso de Formação – TCE-RJPlano de Ação


Curso de Formação – TCE-RJOutros trabalhos em que será utilizada a mesma metodologia

Geral: Órgão

Programas de Governo

Contratos, Convênios

Descentralização

Outros,.......


Curso de Formação – TCE-RJCapacitações Futuras

Planejamento de Auditoria para 2016

Relatório de Auditoria

Riscos


Curso de Formação – TCE-RJ

[email protected]

Tel. (21) 2334-4881

Robson Ramos OliveiraSATPNA

Muito Obrigado!!!

nbome planejamento de auditoria: levantamento de controles internos de bens móveis robson ramos...

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