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TIAGO DA COSTA
MODERNIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE REGISTRO PÚBLICO DO
BRASIL: PROPOSTA DA AVERBAÇÃO ELETRÔNICA DA
PENHORA DE IMÓVEIS
FLORIANÓPOLIS – SC
2009
Livros Grátis
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UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA – UDESC
PROGRAMA DE PÓS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO
MESTRADO PROFISSIONAL EM ADMINISTRAÇÃO
TIAGO DA COSTA
MODERNIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE REGISTRO PÚBLICO DO
BRASIL: PROPOSTA DA AVERBAÇÃO ELETRÔNICA DA
PENHORA DE IMÓVEIS
Dissertação apresentada à Universidade do Estado de Santa Catarina como requisito para a obtenção do título de Mestre em Administração.
Orientador: Carlos Roberto De Rolt Co-orientador: Julio da Silva Dias
FLORIANÓPOLIS – SC
2009
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TIAGO DA COSTA
MODERNIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE REGISTRO PÚBLICO DO
BRASIL: PROPOSTA DA AVERBAÇÃO ELETRÔNICA
DA PENHORA DE IMÓVEIS
Dissertação aprovada como requisito parcial para a obtenção do grau de Mestre em
Administração, no curso de Mestrado profissional em Administração, do Programa de Pós-
Graduação em Administração da Universidade do Estado de Santa Catarina.
Banca Examinadora: Orientador: Prof. Dr. Carlos Roberto De Rolt Universidade do Estado de Santa Catarina Co-Orientador: Prof. Dr. Julio da Silva Dias Universidade do Estado de Santa Catarina Membro: Prof. Dr. Mário César Barreto Moraes Universidade do Estado de Santa Catarina Membro Externo: Prof. Dr. Ricardo Felipe Custódio Universidade Federal de Santa Catarina
Florianópolis - SC, __/__/___
4
A Deus pelo dom da existência e oportunidade de ser
útil e ao meu querido avô Roque (in memoriam) grande
amante dos livros e incentivador do saber.
5
AGRADECIMENTOS
A Deus, pela companhia em todos os momentos nessa desafiadora caminhada.
A minha família, Solange, Gabriela e Edil, pelo apoio e expectativa do meu
crescimento e sucesso.
À minha esposa, Larissa, pela motivação para entrar no mestrado, pelo apoio e suporte
constantes, pela compreensão pela minha falta de tempo e pelo companheirismo e amor.
Ao meu orientador, Prof. De Rolt, pelo tratamento autêntico, objetivo e sincero, e
pelas inúmeras supervisões e sugestões para o desenvolvimento desta pesquisa, sempre
fundamentadas em uma visão ampla e empreendedora que o diferencia em seus projetos.
Ao Prof. Julio Dias, pela simplicidade, competência, e disponibilidade.
A Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico, na pessoa do seu presidente, Sr. Manuel
Matos, que acreditou no trabalho, e não mediu esforços para prestar todo o suporte necessário
para a realização das atividades.
Ao Instituto do Registro Imobiliário do Brasil, na pessoa do seu presidente, Dr.
Helvécio Castelo e do seu diretor executivo Dr. Carlos Fleury, pelo apoio constante prestado
no decorrer da pesquisa e pelo suporte financeiro a esta atividade.
À Associação de Registradores de Imóveis de São Paulo, na pessoa do seu presidente,
Flauzilino dos Santos, e do seu analista de sistemas, Walter de Oliveira, pela disponibilidade
de informações acerca de iniciativas de modernização análogas a esta pesquisa.
À Bry Tecnologia, na pessoa do seu presidente Marcelo Brocardo, pelas reuniões e
suporte para o desenvolvimento da proposta e à Darlan Vivian pela contribuição na
especificação das tecnologias digitais propostas no projeto.
Aos diversos profissionais consultados, que não mediram esforços para prestar
informações com boa vontade. Em especial, gostaria de destacar os seguintes nomes: Dra.
Roberta Castelo, Dr. Joelcio Escobar, Dra Gleci Melo, Dr. Reinaldo Fernandes, Dr. Carlos
Fleury, Dr. Alexandre Golin, Dra Germaine Tillwitz, Dra Juliana Coelho e Uberdan Lopes.
A Universidade do Estado de Santa Catarina, em especial aos professores do mestrado
em administração que compartilharam seu conhecimento e sabedoria, sendo verdadeiros
educadores, e aos companheiros do Laboratório de Tecnologias de Gestão, pela oportunidade
de participação em projetos de grande relevância e por toda contribuição estrutural e apoio
para a consolidação desta pesquisa.
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RESUMO
Esta pesquisa está inserida no esforço de modernização dos serviços de registro
público através da utilização de tecnologias organizacionais adequadas às transformações
oriundas do avanço da economia digital, promovendo o desenvolvimento de novas aplicações
tecnológicas e técnicas de gestão alinhadas às demandas da sociedade brasileira para a área de
registros públicos. Para tanto foi focalizado o estudo dos processos do serviço de averbação
de penhora de imóveis, com o objetivo de estruturá-lo para sua integração com as aplicações
da Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados – CRSEC. A CRSEC é uma
iniciativa das entidades representativas dos registradores do Brasil que tem o objetivo de
fornecer serviços com alto grau de eficiência para seus usuários, mediante a utilização de
tecnologias digitais e de documento eletrônico com segurança e validade jurídica. A pesquisa
foi pautada por uma abordagem teórico-empírica, na qual além da revisão de literatura sobre o
assunto, procurou-se verificar a coerência com a realidade, para conceber um conjunto de
informações que servissem de referência para o desenvolvimento de contribuições práticas
para o problema em questão. Com a finalidade de coletar fontes de evidência que auxiliassem
na compreensão do processo focalizado, foram feitas visitas a diversas organizações e
profissionais ligados a temática, o que permitiu a evidenciação da situação atual do processo
de averbação de penhora de imóveis e possibilitou o desenvolvimento da proposta de uma
nova sistemática, com o desenvolvimento da averbação eletrônica de penhora de imóveis. Os
resultados de pesquisa mostraram que a nova sistemática é passível de implantação, entretanto
são necessários novos estudos que aprofundem o tema, e forneçam a base técnica adequada
para sua implantação.
PALAVRAS-CHAVE: Modernização Serviços de Registro Público – Penhora de Imóveis – Gestão de Processos
7
ABSTRACT
This study is inserted on the effort of modernization of the public services register
through adequate organizational technologies coming from transformations of the
advancement of the digital economy, promoting the development of new technological
application and techniques of management according to the demands of brazilian society for
the public services register area. This research was focused on business process analisys of
property attachment register, with the objective to structure him for his integration with the
application to the Center of Electronic Shared Services – CESS. This organization is an
initiative of the representative register entities of Brazil that has the objective to supply
service with high rate of efficiency for it users, by means of the utilization of digital
technologies and electronic document with security and legal validity. The study was guided
by a theoretical-empirical approach, further revision of literature about the question problem,
was verified the coherence with the reality, to conceive relevance information that reference
the development of practical contributions for the intended situation. Using a purpose to
collect evidences that helped the comprehension of the focused process, some organizations
and professionals were visited, which permitted to discover the actual process executed, and
becoming possible the development of the new systematic proposal, using a electronic
technology to property attachment register. The results of this research shows that its possible
this implementation proposal, however its necessary new studies about the subject, supplying
adequate technical base for its implementation.
KEYWORDS:
Modernization Public Services Register – Property Attachment – Process Managment
8
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Posicionamento do LabGes na estrutura da UDESC/ESAG ............................
Figura 2 – Modelo Colaborativo de Serviços Compartilhados ....................................................
Figura 3 - Competências requeridas para adoção de Serviços Compartilhados ..........................
Figura 4 - Modelo de Gestão da Modernização dos Serviços de Registro Público do
Brasil .......................................................................................................................
Figura 5 - Aplicações da CRSEC .................................................................................................
Figura 6 - Etapas do Desenvolvimento de Aplicações de Serviço na CRSEC ...........................
Figura 7 – Componentes Básicos da CRSEC ..............................................................................
Figura 8 - Integração de Usuários e Serventias às Aplicações da CRSEC ..................................
Figura 9 - Homepage da CRSEC na Internet ...............................................................................
Figura 10 - Exemplo do Esquema de Funcionamento do Ofício Eletrônico ..............................
Figura 11 - Tipos de Eventos .......................................................................................................
Figura 12 - Tipos de Atividade ....................................................................................................
Figura 13 - Tipos de Gateway ......................................................................................................
Figura 14 – Conectores ................................................................................................................
Figura 15 - Área de Concentração........................................................................................
Figura 16 – Raias ....................................................................................................................
Figura 17 – Artefatos ...................................................................................................................
18 38 43 45 49 50 52 54 58 59 66 67 68 70 71 71 72
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Figura 18 - Eventos e atividades do processo de Averbação de Penhora de Imóveis .................
Figura 19 - Apresentação da Documentação no Registro de Imóveis .........................................
Figura 20 - Protocolação de Documentação Apresentada no Registro de Imóveis .....................
Figura 21 - Qualificação de Documentação .................................................................................
Figura 22- Procedimento de Dúvida no Registro de Imóveis ......................................................
Figura 23 - Execução da Averbação de Penhora no Registro de Imóveis ...................................
Figura 24 - Arquivamento de Documentação no Registro de Imóveis ........................................
Figura 25 - Entrega/Encaminhamento de Documentação Averbada ...........................................
Figura 26 - Representação do fluxo de dados entre os participantes do Processo de
averbação de penhora ...............................................................................................
Figura 27 – Participantes envolvidos no processo de averbação eletrônica de Imóveis
da CRSEC ....................................................................................................................
Figura 28 – Esquema representativo do processo de averbação eletrônica de penhora
de imóveis ....................................................................................................................
Figura 29 – Esquema representativo do processo de averbação eletrônica de penhora
de imóveis ..............................................................................................................
Figura 30 - Aplicações Estruturais utilizada pela Averbação Eletrônica de Penhora ...
Figura 31 – Fluxo da Averbação Eletrônica na execução fiscal e trabalhista sem nota
de devolução .................................................................................................................
Figura 32 – Fluxo da Averbação Eletrônica nos demais tipos de execução sem nota de
devolução ................................................................................................................
Figura 33 – Fluxo da Averbação Eletrônica na execução fiscal e trabalhista com nota
de devolução ...............................................................................................................
Figura 34 – Fluxo da Averbação Eletrônica nos demais tipos de execução com nota de
devolução ................................................................................................................
83 84 86 92 96 98 101 102 103 107 109 111 115 117 118 119 120
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LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Níveis de Análise x Competências Requeridas em Serviços Compartilhados ..........
Quadro 2 - Princípios da CRSEC .................................................................................................
Quadro 3 – Metodologia de Coleta e Análise de Dados ..............................................................
Quadro 4 – Relatório de visitas à organizações para coleta de dados ..........................................
Quadro 5 - Fluxo de dados enviados pelo apresentante/interessado para o registro de
imóveis ......................................................................................................................
Quadro 6 - Fluxo de dados enviados do registro de imóveis para o apresentante .................
44 48 76 77 104 105
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LISTA DE ABREVIATURAS
ARISP – Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo
BPMI – Business Process Management Initiative
BPMN – Business Process Management Notation
CAMARA E-NET – Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico
CRSEC – Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados
E-PING – Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico
EV – Empresa Virtual
GV – Gestor Virtual
ICP-BRASIL – Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras
IRIB – Instituto de Registro Imobiliário do Brasil
LABGES – Laboratório de Tecnologias de Gestão
UDESC – Universidade do Estado de Santa Catarina
OV – Organização Virtual
PV – Plataforma Virtual
SRP – Serviços de Registro Público
TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação
XML - Extensible Markup Language
12
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................................
1.1 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA..............................................................................................
1.2 OBJETIVOS ..........................................................................................................................
1.2.1 Objetivo Geral..................................................................................................................
1.2.2 Objetivos Específicos .......................................................................................................
1.3 RELEVÂNCIA DO ESTUDO................................................................................................
1.4 ESTRUTURA DO DOCUMENTO .....................................................................................
2. FUNDAMENTAÇAO TEÓRICA ........................................................................................
2.1 REGISTROS PÚBLICOS – DEFINIÇÃO .............................................................................
2.2 REGISTROS PÚBLICOS – BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO ....................................
2.2.1 Registro civil de pessoas naturais ...............................................................................
2.2.2 Registro de títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas ..........................................
2.2.3 Registro de Imóveis ........................................................................................................
2.3 A BASE CONCEITUAL PARA MODERNIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
REGISTRO PÚBLICO .................................................................................................
2.3.1 Organizações virtuais .........................................................................................................
2.3.1.1 Formação de organizações virtuais .................................................................................
2.3.2 Serviços compartilhados ....................................................................................................
2.4 A PROPOSTA DE GESTÃO PARA MODERNIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
REGISTRO PÚBLICO ...................................................................................................
2.4.1 A Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados ............................................
2.4.1.1 Princípios da CRSEC ......................................................................................................
2.4.1.2 As aplicações da CRSEC .................................................................................................
2.4.1.3 Os componentes da CRSEC .............................................................................................
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2.4.1.4 Canais de acesso à CRSEC ......................................................................................
2.4.1.5 O funcionamento de uma aplicação de serviço – o caso prático do Ofício
Eletrônico .......................................................................................................................
2.5 FERRAMENTA PARA ANÁLISE DE PROCESSOS ..................................................
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS .........................................................................
3.1 CARACTERIZAÇÃO DO ESTUDO.....................................................................................
3.2 DESENVOLVIMENTO DO ESTUDO .................................................................................
3.3 LIMITAÇÕES DO ESTUDO ...............................................................................................
4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS DA COLETA DE DADOS ..............................
4.1 AVERBAÇÃO DE PENHORA DE BENS IMÓVEIS .........................................................
4.1.2 Descrição do processo de averbação penhora de bem imóvel ............................................
4.1.2.1 Apresentação da documentação .......................................................................................
4.1.2.2 Protocolação da documentação ........................................................................................
4.1.2.3 Qualificação da documentação ........................................................................................
4.1.2.3.1 Nota de devolução com declaração de exigências ........................................................
4.1.2.3.2 Nota de devolução com declaração de dúvida ..............................................................
4.1.2.3.3 Dúvida inversa ..............................................................................................................
4.1.2.4 Averbação da penhora ......................................................................................................
4.1.2.5 Arquivamento de documentação ......................................................................................
4.1.2.6 Entrega da documentação .................................................................................................
4.1.3 Estrutura do fluxo de dados ................................................................................................
5 DISCUSSÃO DOS RESULTADOS E APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA ...................
5.1 PROPOSTA DA AVERBAÇÃO ELETRÔNICA DE PENHORA DE IMÓVEIS ..............
5.1.1 Sistemática proposta para o funcionamento da Averbação Eletrônica de Penhora ............
5.1.2 Redesenho do fluxo do processo de averbação de penhora para implantação da
proposta ..............................................................................................................................
6 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES ............................................................................
7 REFERÊNCIAS .....................................................................................................................
8 GLOSSÁRIO .................................................................................................................
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1 INTRODUÇÃO
A dinamicidade dos mercados vem exigindo das organizações uma capacidade cada
vez maior de adaptação às novas realidades, adaptação esta, possível de se identificar como
fator preponderante de sobrevivência. A rapidez com que as mudanças são impostas às
organizações, mais que conseqüência de um determinismo ambiental, é potencializadora da
ampliação da capacidade de previsibilidade e de respostas das próprias organizações às
exigências do ambiente. Entretanto, esta capacidade de previsão e de resposta ao mercado não
são percebidas de modo idêntico por todas as organizações, potencializando a perda de
vantagem competitiva das mesmas (MORAES, 2001).
Neste contexto ambiental, onde a visão estratégica contempla a identificação das
necessidades de mercado, a previsão de futuro, a internação de metas e a inovação, ocorrem
impactos na estrutura organizacional e operacional de uma organização competitiva (COSTA;
DE ROLT; DIAS, 2008).
Como impactos de maior visibilidade estão a redução e horizontalização dos níveis
hierárquicos, a formações de times interdisciplinares e a intensificação do uso da tecnologia
da informação e comunicação (TIC). Os impactos maiores com relação à estrutura
operacional estão na visão baseada em processos e atuação na competência essencial
(MARCELINO, 2007).
Ocorre, que em um ambiente transacional com tais características, torna-se difícil para
uma organização se manter competitiva em todas as atividades de sua cadeia de valor. Por
isso, a estratégia competitiva que se desenha como a mais adequada para a sobrevivência e
atuação em ambientes dinâmicos é baseada na cooperação entre organizações (POWELL e
GRODAL 2005).
Dentro dessa temática vem surgindo novos conceitos e práticas no campo da
administração que visam o desenvolvimento de propostas de colaboração e cooperação
organizacionais que visam o aumento da competitividade das organizações, a redução dos
riscos inerentes à operação conjunta entre diferentes organizações, o impacto direto no
aperfeiçoamento dos processos e a geração de valor para os usuários.
Esta pesquisa utilizará como base conceitual de referência alguns desses conceitos
ligados às áreas de gestão de processos de negócio (GONÇALVES, 2000a), organizações
virtuais (FRANKE, 2002), organizações em rede (POWELL e GRODAL, 2005), e serviços
compartilhados (IPF, 2006), tomando como foco temático, o processo de modernização dos
Serviços de Registro Público do Brasil.
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Os Serviços de Registro Público (SRP) são processos legais e administrativos que
fazem parte da história e do cotidiano dos indivíduos e das organizações em nosso país. A
evolução dos tempos propiciou mudanças na formalização destes serviços, que na atualidade
são exercidos por delegação do poder público mediante realização de concurso público, por
oficiais de registro em organizações denominadas cartórios extrajudiciais – também
conhecidos pelo termo “serventias”. As serventias extrajudiciais têm finalidade
eminentemente pública, e seu funcionamento é regido fundamentalmente pelo seguinte
conjunto de leis:
• Constituição Federal Brasileira de 1988 – Artigo 236;
• Lei Federal n. 6.015 - de 31 de dezembro de 1973 - que dispõe sobre os registros
públicos, e dá outras providências;
• Lei Federal n. 8.935, de 18 de novembro de 1994 - que regulamenta o artigo 236 da
Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro;
• Código de Normas da Corregedoria Geral dos Estados e do Distrito Federal.
Os SRP, por sua vez, podem ser agrupados de acordo a especialidade dos oficiais
titulares de serviços de registro. A Lei 8.935/1994 classifica estes profissionais da seguinte
forma: (a) oficiais de registro de imóveis; (b) oficiais de registro de títulos e documentos e
civis das pessoas jurídicas; (c) oficiais de registro civis das pessoas naturais e de interdições e
tutelas; (d) oficiais de registro de distribuição e; (e) oficiais de registro de contratos
marítimos. Todos os serviços prestados nas serventias extrajudiciais têm no título/documento
o seu principal ativo.
Ocorre que, devido a fatores como a evolução da economia digital e da utilização da
tecnologia da informação nas organizações, a intensificação do uso do documento eletrônico e
a institucionalização de sua aplicação no Brasil, novas possibilidades de gestão, transferência
e armazenamento de documentos foram criadas para estes serviços, causando um impacto
significativo na gestão dos processos destas organizações e demandando sua modernização de
acordo com esta nova lógica (DIAS, 2004).
Diante da necessidade da organização de um processo de mudança organizacional e
tecnológica para os serviços de Registro Público do Brasil, De Rolt; Dias; Custódio (2007)
desenvolveram uma proposta conceitual para a modernização dos SRP embasada nos
conceitos de Organizações Virtuais (FRANKE, 2002) e Serviços Compartilhados (IPF, 2006),
a partir da criação de um modelo integrado de cooperação entre diversas organizações com
competências complementares, para a atuação em projetos temporários visando o
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desenvolvimento de novas aplicações tecnológicas e técnicas de gestão alinhadas às demandas
da sociedade brasileira para a área de registros públicos.
Esta proposta de modernização dos Serviços de Registro Público do Brasil tem como
principal desdobramento prático o desenvolvimento da Central Registral de Serviços
Eletrônicos Compartilhados (CRSEC), que é um projeto inovador, em desenvolvimento desde
o ano de 2007, a partir de um trabalho colaborativo por parte de uma rede de participantes
composta por entidades representativas das serventias extrajudiciais, laboratórios de pesquisa
acadêmica, entidades multi-setoriais e empresas de tecnologia.
Diante do desenvolvimento de aplicações na CRSEC, sob um enfoque tecnológico
alinhado com o paradigma da economia digital, que tem focalizado a desmaterialização de
processos de Registro Público e a utilização em larga escala das novas tecnologias de
comunicação e informação para estes serviços, este trabalho pretende focaliza o processo do
serviço de averbação de penhora de bens imóveis, realizado nas serventias de registro de
imóveis do Brasil.
O estudo tem a finalidade de servir como embasamento para comparar a situação atual
e a pretendida, de forma a gerar tensão estrutural que impulsionará a mudança organizacional.
Para tanto é necessário o mapeamento do processo como ele é (As-Is), identificando suas
vantagens e limitações, para então criar um modelo de como ele deverá ser (To-Be),
apresentando um mapa de “como” o processo transformado funcionará, fornecendo as bases
para sua implantação (HUNT, 1996).
O conceito de processos de negócio adotado no trabalho é o que está definido por
Gonçalves (2000b) como sendo aqueles processos que caracterizam a atuação da organização
e que são suportados por outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é
recebido por um usuário externo.
Para a realização desta pesquisa foi utilizado o método investigativo do estudo de
caso, envolvendo múltiplos casos, segundo uma abordagem descritivo/avaliativa
(MERRIAM, 1988), que tem como objetivo o mapeamento e modelagem dos processos de
negócio relacionado com o objeto de pesquisa definido, analisando-os paralelamente
utilizando ferramenta de gerenciamento de processos, para finalmente definir uma proposta de
integração dos serviços estudados à CRSEC.
17
1.1 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
Os recursos advindos do desenvolvimento da tecnologia da informação e comunicação
estão rompendo barreiras de espaço e tempo. Isto pode ser verificado através da difusão dos
recursos da Internet e do crescente uso de tecnologias digitais para troca de informações,
produção do conhecimento e desenvolvimento econômico. Enquanto essas tecnologias
desenvolvem-se rapidamente, as organizações recebem o desafio de redesenhar os seus
processos de negócios em função dos impactos da utilização das tecnologias de comunicação
intermediadas pelo computador, obrigando-as a entrar em um novo ambiente competitivo
conhecido como virtual (DE ROLT, 2000).
Sendo assim, nesta nova dinâmica não há espaço para processos que não agregam
valor. Agregar valor significa qualidade, confiabilidade, velocidade e custos adequados. Sem
estes requisitos competitivos os prestadores de serviços tendem a desaparecer através da
obsolescência. Mesmo para aqueles negócios que são protegidos por barreiras de entrada
criadas pela legislação existe o risco de que a competitividade seja ameaçada pela inovação.
Ocorre que os serviços de registro público prestados pelas serventias extrajudiciais
apresentam um conjunto de processos de complexidade elevada. Esta complexidade decorre
da dependência desta atividade com uma série de outras atividades econômicas e da
regulamentação vigente, que é extensa e requer conhecimento específico de várias áreas.
Por conta disso, embora exista uma importante demanda social em prol da
modernização da gestão dos serviços de registro público no Brasil, a quantidade de pesquisas
aplicadas a esses ambientes de uma forma mais aprofundada ainda tem se mostrado
insuficiente para apoiar este importante processo de modernização desses serviços que são
eminentemente públicos, apesar de serem exercidos em caráter privado.
Esta afirmação é confirmada por levantamento bibliográfico feito em 2007 acerca das
produções acadêmicas na plataforma Lattes1, do Conselho Nacional de Desenvolvimento
Científico e Tecnológico (CNPQ), sobre a gestão de serventias extrajudiciais.
A conclusão preliminar a que se chegou após a análise das temáticas dos documentos
encontrados no portal do CNPQ, é que o tema da modernização dos serviços de Registro
Público realizados pelas serventias extrajudiciais é abordado sob uma perspectiva mais
específica à realidade individual dos casos estudados, como por exemplo: o aperfeiçoamento
de processos e serviços internos (BARRETO, 2003), impactos da adoção de sistemas de
1 Disponível em <http://lattes.cnpq.br/>
18
informação e comunicação (CAMPOS, 2005), desenvolvimento de sites de e-commerce
(JACINTO, 2005), automação e virtualização de processos e uso do documento eletrônico
(DIAS, 2004; BORTOLI, 2002; CASELLA; TASCA; FERREIRA, 2003), entre outros.
Entretanto, não foram localizados estudos que incluam a perspectiva de cooperação
interorganizacional (POWELL e GRODAL 2005), com o desenvolvimento de sistemas de
informação cooperativos com outras entidades fora de suas fronteiras (PEREIRA, 2005); o
compartilhamento de serviços (IPF, 2006), gerenciamento de processos de negócio
(GONÇALVES, 2000a), nem uma análise mais sistêmica acerca do macro-ambiente da
organização (CAPRA, 1996).
De acordo com Capra (1996) e Senge (1994), as análises de objetos de pesquisa
devem estar submetidos a uma visão mais holística e sistêmica das questões internas e
externas à organização, e não em um reducionismo funcionalista, como se fosse possível
estudar subsistemas desligados de outros sistemas que os influenciam. Além disso, Powel;
Grodal (2005) consideram que a prática colaborativa e cooperativa entre as organizações pode
levá-las a melhorias significativas na sua gestão e competitividade, além de reduzir seus
custos de operação de serviços.
Diante disso, o Laboratório de Tecnologias de Gestão (LABGES) da Universidade do
Estado de Santa Catarina, têm focalizado a questão do desenvolvimento de técnicas de gestão
para a modernização dos serviços de registro público do Brasil. Conforme pode ser visto na
Figura 1, o LABGES está posicionado como um grupo de pesquisas ligado ao mestrado
profissional em administração da Escola Superior de Administração e Gerência da
Universidade do Estado de Santa Catarina – ESAG/UDESC.
Figura 1 – Posicionamento do LABGES na estrutura da UDESC/ESAG
Fonte: Adaptado de Schmitz (2006)
UDESC/ESAG
Mestrado Profissional em Administração
Organizações e tecnologias de
gestão
Gestão da co-produção do bem público
LABGES
19
O Mestrado Profissional em Administração da ESAG/UDESC tem a área de
concentração em Gestão Estratégica das Organizações e duas linhas de pesquisa: (1)
Organizações e Tecnologias de Gestão e; (2) Gestão da Co-Produção do Bem Público. Os
direcionamentos de pesquisa do LABGES estão enquadrados na primeira linha de pesquisa
citada, que se propõe a realizar estudos e pesquisas, em organizações, considerando um
ambiente dinâmico e de educação continuada, abordando estratégia, decisões e ações, que são
implementadas para promover mudanças organizacionais e das tecnologias de gestão.
Os projetos desenvolvidos no LABGES focalizam especificamente o desenvolvimento
de técnicas de gestão para cooperações de organizações independentes. Tais cooperações
surgem para projetos temporários com objetivos que somente serão atingidos com a aplicação
racional das competências complementares dos participantes de uma rede de organizações.
Os direcionamentos temáticos de pesquisa atualmente adotados no LABGES são:
• Modernização das serventias extrajudiciais no Brasil;
• Gestão de redes de organizações para inclusão digital e social;
• Prestador de serviços de suporte inteligente;
• Desenvolvimento da economia digital.
A presente pesquisa faz parte do primeiro direcionamento citado, que reúne uma série
de projetos de pesquisa que abordam diversas demandas relacionadas à modernização dos
serviços registrais e notariais prestados pelas serventias extrajudiciais no Brasil. Tal conjunto
de projetos está sendo desenvolvido a partir de um trabalho coordenado e integrado, que reúne
entidades interessadas no aperfeiçoamento desses serviços, como é o caso da Câmara
Brasileira de Comercio Eletrônico (CAMARA E-NET), do Instituto dos Registradores
Imobiliários do Brasil (IRIB), da Bry Certificação Digital e do Laboratório de Segurança em
Computação (LABSEC) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), entre outros
participantes.
Tendo em vista a existência de tais linhas de atuação do LABGES, e levando em
consideração as oportunidades de aplicação dos conceitos estudados em uma situação prática,
e as oportunidades de contribuição do meio acadêmico para a compreensão de questões
ligadas à gestão e a proposição de soluções para demandas sociais, este estudo focaliza as
alternativas para modernização dos serviços de registro público nas questões ligadas
especificamente à averbação da realização de Penhora de Bens Imóveis. Neste sentido, a
pesquisa busca responder a seguinte pergunta:
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Como pode ser estruturado o processo do serviço de averbação de Penhora de Imóveis
a partir da possibilidade de modernização dos Serviços de Registro Público oportunizada pelo
desenvolvimento da Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados - CRSEC?
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo geral
Propor um modelo de fluxo de processos para o serviço de averbação de Penhora de
Bens Imóveis com vistas a sua modernização e integração com as aplicações da Central
Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CRSEC).
1.2.2 Objetivos específicos
Dentro do escopo definido para este trabalho, apresentam-se os seguintes objetivos
específicos:
a) Apresentar os aspectos conceituais da CRSEC;
b) Realizar levantamento dos processos de negócio do serviço de averbação de
penhora de bens imóveis;
c) Definir técnicas e ferramentas metodológicas para modelagem e análise dos
processos de negócio selecionados;
d) Mapear, modelar e criar diagramas dos processos de negócio selecionados;
e) Propor a transformação dos processos de negócio para integração com as aplicações
da CRSEC.
1.3 RELEVÂNCIA DO ESTUDO
No atual ambiente dinâmico é cada vez mais difícil para uma organização se manter
competitiva em todas as atividades de sua cadeia de valor. Em áreas onde progresso científico
ou tecnológico é veloz, e as fontes de conhecimento estão largamente distribuídas, uma
organização isolada não consegue deter todas as habilidades necessárias para se manter
atualizada em todas suas frentes de atuação e apresentar significativas inovações de mercado.
Por isso, a estratégia competitiva para coordenar os desafios do ambiente organizacionais é
cada vez mais baseada na formação de alianças estratégicas (POWEL e GRODAL, 2005).
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Neste sentido, nos últimos anos vêm surgindo uma vasta literatura sobre a existência e
consolidação dos relacionamentos interorganizacionais nos diversos ramos de atividade das
organizações, buscando avaliar como essas formas de estruturação podem alavancar os seus
participantes a retornos econômicos superiores (PEREIRA, 2005). De acordo com Powell e
Grodal (2005), nestes relacionamentos interorganizacionais as organizações podem agrupar
ou trocar recursos e conjuntamente desenvolver novas idéias e habilidades.
De maneira análoga, a evolução da tecnologia da informação tornou possível a
implementação de novas alternativas para a comunicação e coordenação entre os parceiros de
cooperações que, além de aumentar a agilidade na troca de informações entre as operações,
reduzem o seu custo e compartilham investimentos, riscos e oportunidades.
Grande parte destas alternativas é baseada em recursos de TIC, o que tem conduzido
ao desenvolvimento de várias formas virtuais de organizações e processos que exploram as
facilidades do trabalho em rede para, colaborativamente, executarem as tarefas que se
estendem aos limites das organizações participantes da cooperação (CASTELLANI et al,
2003). Estes avanços nas áreas da tecnologia da informação e sistemas de comunicação em
rede vêm sendo progressivamente absorvido em diversas áreas até então impenetráveis aos
processos de inovação, como é o caso das serventias extrajudiciais (FIGUEIREDO, 2007).
Os cartórios têm sido vistos como instituições burocratizadas, com procedimentos
lentos na prestação dos seus serviços e reserva de clientela (BARRETO, 2003). Fatores como
estes têm ocasionado uma visão negativa da opinião pública sobre estas organizações
(CASELLA; TASCA; FERREIRA, 2003).
Mas apesar desta percepção negativa, os serviços prestados por essas organizações
constituem relevante serviço público que visam garantir a publicidade, autenticidade e
segurança nos negócios jurídicos, a preservação da ordem social, bem como representam
elemento de conservação da memória de um povo (BENÍCIO, 2005).
Benício (2005, p. 27), afirma que a gama de atribuições e funções delegadas aos
titulares de serviços notariais e de registro é responsável pela prevenção de litígios que, caso
não fossem evitados, poderiam inviabilizar ainda mais o acesso à Justiça. O autor considera
alguns aspectos que atestam a relevância das atividades de registro para o Brasil:
• Registradores conferem autenticidade e segurança aos atos jurídicos, além de
atuarem como acessores jurídicos qualificados, e muitas vezes gratuitos;
• Registradores estão ligados ao cotidiano das pessoas, sendo, pois, uma profissão de
confiança. Recebem consultas comumente acerca de problemas familiares, econômicos e
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morais, dentre outros, exorbitantes ao mundo estritamente jurídico, transformando-se em
verdadeiros conselheiros das partes;
• Por meio dos dados contidos nos arquivos dos cartórios, viabiliza-se o diagnóstico
de fatores geopolíticos que servirão de base para a tomada de decisões governamentais;
• Os atos registrais podem contribuir na elaboração e revisão dos marcos
regulatórios;
• Os documentos registrais desempenham relevante função histórica, não deixando
com que fatos importantes da vida de um povo se percam no tempo;
• Os registradores são elementos importantes na política de fiscalização de tributos,
uma vez que em decorrência de imposição legal, tais agentes são responsáveis pela
fiscalização da regularidade do recolhimento dos tributos que incidem sobre os atos e
negócios relacionados com o exercício de sua profissão.
Isto posto, fica evidente a relevância dos serviços de Registro Público, e a importância
de uma pesquisa acadêmica que trate dos aspectos procedimentais para a adequação dos
serviços oferecidos pelas serventias extrajudiciais a uma nova realidade organizacional de
modernização da gestão através de modelos colaborativos e cooperados, e do uso de
documentos eletrônicos e tecnologia da informação como forma de aperfeiçoar os serviços
prestados e otimizar os processos adotados.
Ocorre que essa modernização tem aspectos que merecem especial atenção e devem
ser trabalhados para dar maior credibilidade e segurança à toda atividade de transição. Tais
aspectos estão ligados à dificuldade de adequação aos recursos tecnológicos, humanos e
processuais necessários, fatores esses que podem representar verdadeiros limitadores a este
processo, se não trabalhados com exatidão.
Dessa forma, a partir da aplicação da pesquisa será possível aprofundar o
conhecimento da gestão de processos destas organizações, sobretudo nas discussões acerca da
utilização dos conceitos de organização virtual e serviços compartilhados aplicados ao
ambiente organizacional das serventias extrajudiciais, além do desenvolvimento de uma
proposta de transformação de um processo de grande relevância para os seus usuários, que
pode servir de referencial para outros projetos que sejam focalizados no decorrer deste
contínuo processo de modernização.
Além disso, a pesquisa pode fomentar o interesse de outras organizações, de outros
segmentos e atividades, em torno de alternativas de aperfeiçoamento de seus processos,
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aplicando o conhecimento advindo da pesquisa aos seus contextos organizacionais, e dessa
forma, agregando valor à gestão administrativa em busca do desenvolvimento da sua atuação.
1.4 ESTRUTURA DO DOCUMENTO
Quanto a sua estrutura, este trabalho está dividido em seis capítulos, da seguinte
forma:
O primeiro capítulo contextualiza o tema, apresentando a problematização e definindo
o objetivo geral, os específicos, e a relevância da pesquisa.
O segundo capítulo fundamenta teoricamente o estudo, apresentando os conceitos
necessários ao entendimento do tema em estudo. Ele inicia com a definição dos Serviços de
Registro Público, as bases de seu processo de modernização e a estrutura da Central Registral
de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CRSEC). A seguir é explorada de forma sucinta a
temática de gerenciamento de processos de negócio como estratégia para estudo dos
processos focalizados para esta pesquisa.
O terceiro capítulo aborda os procedimentos metodológicos da pesquisa realizada,
incluindo sua caracterização, técnicas de coleta e análise de dados e as limitações encontradas
durante a pesquisa.
O quarto capítulo estrutura os dados coletados na pesquisa, apresentando uma
descrição narrativa e gráfica do processo estudado, evidenciando o seu fluxo de execução e de
dados.
O quinto capítulo apresenta a discussão dos dados e o desenvolvimento da proposta
principal do trabalho, que versa sobre a transformação do processo de averbação de penhora
de imóveis para sua integração com a CRSEC.
O sexto capítulo tece as considerações conclusivas do estudo que relaciona os
objetivos propostos aos resultados alcançados, destacando ainda algumas recomendações para
futuras pesquisas.
Finalmente, no sétimo e oitavo capítulos estão enumeradas as referências
bibliográficas que nortearam a dissertação e um glossário para consulta dos principais
conceitos abordados no estudo.
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2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 REGISTROS PÚBLICOS – DEFINIÇÃO
Os serviços de Registro Público são previstos pela constituição brasileira de 1988, em
seu artigo 236, que determina que “os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter
privado, por delegação do Poder Público”. Este artigo é desmembrado em três parágrafos:
1º - Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos
notários, dos oficiais de registro e seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo
Poder Judiciário (Lei 8.935/1994);
2º - Lei federal estabelecerá normas gerais para fixação de emolumentos relativos aos
atos praticados pelos serviços notariais e de registro (Lei 10.169/2000);
3º - O ingresso na atividade notarial e de registro depende de concurso público de
provas e títulos, não se permitindo que qualquer serventia fique vaga, sem abertura de
concurso de provimento ou de remoção, por mais de seis meses.
O conceito de Registro Público não é definido precisamente pelas principais leis que o
regulamentam na atualidade. Mas o artigo 1º da Lei 8.935/94, por seu turno, define serviços
notariais e de registro como sendo serviços "de organização técnica e administrativa
destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos"
(BRASIL, 1994).
Segundo Almeida (1966) apud Melo (2004, p. 6), registro público
... é o assento efetuado por um oficial público e constante de livros públicos, do livre conhecimento, direto ou indireto, por todos os interessados, no qual se atestam fatos jurídicos conformes com a lei e referentes a uma pessoa ou a uma coisa, fatos entre si conectados pela referência a um assento considerado principal, de modo a assegurar o conhecimento por terceiros da respectiva situação jurídica, e do qual a lei faz derivar, como efeitos mínimos, a presunção do seu conhecimento e a capacidade probatória.
Dias (2004) define o Registro Público como “serviço público com a função de
perpetuar documentos para a prova de atos jurídicos em qualquer tempo, sua publicidade e
conhecimento de terceiros”.
2.2 REGISTROS PÚBLICOS – BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO
De acordo com as leis 6.015/1973; 6.216/1975; 8.935/1994 e Ceneviva (2000), os
registros públicos estão agrupados segundo sua natureza, e são classificados da seguinte
forma:
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• Registro civil de pessoas naturais - registra os nascimentos, casamentos e óbitos e
atos acessórios relativos a esses registros;
• Registro civil de pessoas jurídicas - registra o surgimento, os estatutos e os
contratos sociais das empresas simples, associações civis, religiosas, pias, morais, científicas
ou literárias, bem como as fundações e associações de utilidade pública, inclusive todas as
suas transformações e extinções;
• Registro de títulos e documentos – realiza a transcrição de contratos, instrumentos
particulares, do penhor sobre coisas móveis, da caução de títulos de crédito pessoal e de
dívida pública, além de registrar facultativamente qualquer documento para sua conservação,
cabendo-lhe, também, a realização de qualquer outro registro não atribuído expressamente a
outra entidade;
• Registro de imóveis – realiza o registro e a averbação dos títulos ou atos
constitutivos, declaratórios, translativos e extintivos de direitos reais sobre imóveis
reconhecidos em lei para sua completa eficácia e validade reconhecida contra terceiros;
• Registros de Contratos Marítimos e Registros de Distribuição, funções de uso
restrito a alguns poucos estados brasileiros, tratando os primeiros de atos exclusivamente
relativos a transações de embarcações marítimas, e os segundos, quando previamente exigida,
da distribuição equitativa de serviços de que trata a lei 8.935/94, e atos acessórios e
complementares à função.
A seguir, será apresentado um breve histórico e evolução dos principais grupos de
Registros Públicos que figuram atualmente na realidade brasileira.
2.2.1 Registro civil de pessoas naturais
A história da utilização do Registro Público no Brasil se inicia com a organização do
país, a partir do seu descobrimento, no século XIV. Contudo, antes mesmo do descobrimento
do Brasil e da América do Sul, há informações históricas de que a civilização Inca utilizava
quipos2 para o registro de números e acontecimentos (COTRIM, 2002).
O primeiro conjunto de normas que tratou de aspectos de regulação dos registros
públicos no Brasil foram as chamadas “Ordenações do Reino”. No período de 1535 a 1603,
figuraram as Ordenações Manuelinas, enquanto que de 1603 a 1916, as Ordenações Filipinas
(MESQUITA, 1957).
2 Quipos – cordões coloridos nos quais se davam nós como forma de registro de informações (COTRIM, 2002)
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Com uma população composta basicamente por europeus, africanos e índios, e sob
forte influência da Igreja Católica, até 1850, o registro de nascimento era suprido pelo
assentamento de batismo na igreja, no qual se declaravam os nomes dos pais legítimos.
Também atribuía-se à religião, regular as condições e formas do casamento, e em
conseqüência, fixar as condições para sua validade. No período do império existiram três
formas de casamento: o casamento católico, o casamento misto e o casamento entre pessoas
de seitas dissidentes (BARRETO, 2007).
O casamento católico deveria ser lavrado em livro competente pelo pároco, da mesma
forma que os casamentos mistos. Nestes casos, o celebrante deveria lavrar certidão e registrá-
la dentro de um mês no livro próprio, quando então passariam a subsistir os efeitos civis do
casamento desde sua celebração. O terceiro tipo deveria ser celebrado de acordo com as
determinações das respectivas religiões (BARRETO, 2007).
Foi somente em setembro de 1850, que foi criada a lei n° 586, que em seu art. 17,
parágrafo 3°, autorizava a expedição do primeiro regulamento do Brasil para a organização do
Registro Civil. Para esse fim, foi baixado o decreto n° 788, de 18 de janeiro de 1852, que
declarava que mesmo com a organização do Registro Civil, o registro religioso regulado pelas
disposições do Concílio Trientino e das Constituições do Arcebispado da Bahia não seria
afetado. Este decreto foi substituído por outro de mesma natureza no dia 29 do mesmo mês
(MORELLI, 2002).
Além do registro de nascimento, o Estado também trouxe para seu controle o registro
do casamento, por se lhe reconhecer o eminente valor, como ato principal da vida civil da
comunidade. Assim, em 1861, decretou-se o casamento leigo para os acatólicos, regulado pela
lei n° 3.069, de 17 de abril de 1863 (MORELLI, 2002; MESQUITA, 1957).
Em definitivo, o Registro Civil brasileiro foi criado em 7 de março de 1888, pelo
decreto n° 9.886, vigorando a partir de 1° de janeiro de 1889. Este regulamento começou a
vigorar a partir do decreto nº 10.044 de 22 de setembro de 1888, regulamentando os
nascimentos, casamentos e óbitos mesmo quando tais assentos fossem feitos pelas autoridades
religiosas (MORELLI, 2002; MESQUITA, 1957).
Segundo Mesquita (1957), o diploma legal acima citado não foi dos melhores, porque
em grande parte baseou-se nos costumes e preceitos do direito canônico, falhando na parte
mais importante, no que tange à responsabilidade da declaração. Não se cogitou em identificar
o declarante. Dada a alta relevância da declaração do registro, deveria ser exigida a prova de
identidade do declarante, para efeito de só assim se poder constituir em fato, o que se afirma
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no registro. Apesar dessa e de outras falhas, o autor reconhece a virtude da instituição do
Registro Civil no Brasil.
Em 1890 foi criado o decreto n° 181, que instituiu o casamento civil único
reconhecido oficialmente pelo Estado, decorrendo a sua prova do próprio registro da
solenidade do ato. Sucederam-se a estes muitos outros decretos sobre a matéria, com a
finalidade de facilitar o nascimento ou casamento. Em 1916 foi aprovada a lei federal nº
3.071, que instituiu o primeiro Código Civil Brasileiro, que entrou em vigor em 1917 em
substituição às Ordenações Filipinas que perduravam desde 1603. Em 07 de fevereiro de
1924, foi aprovada a lei nº 4.827 que possibilitou a regulamentação do decreto nº 18.542 de
24 de Dezembro de 1928, para a execução dos serviços dos Registros Públicos estabelecidos
pelo Código Civil Brasileiro (MORELLI, 2002).
Em 1931, o decreto n° 19.710 de 18 de fevereiro, juntamente com suas prorrogações e
a Lei n° 252 de 9 de setembro de 1936, visaram ambas o nascimento, estabelecendo para o
próprio cidadão o dever de se registrar, quando não tivessem feito ou a isso anteriormente
obrigados. Esta Lei ainda acrescentava penalidades para os que não o fizessem. Desta forma,
pela primeira criava-se a obrigação de que todo brasileiro deveria ter registro, e penalidades
para os que não cumprissem este dever (MESQUITA, 1957).
Em 1939, o decreto nº 18.542/1928 foi substituído pelo decreto nº 4.857, aprovado em
09 de novembro daquele ano, o qual por sua vez foi modificado pelos decretos nº 5.318 de 29
de fevereiro de 1940 e nº 13.558 de 30 de setembro de 1943. Finalmente em 31 de dezembro
de 1973 foi aprovada a Lei 6.015, conhecida como a lei dos Registros Públicos. que ainda está
atualmente em vigor e regula os procedimentos adotados para a realização dos serviços de
Registro Público no país (MORELLI, 2002).
2.2.2 Registro de títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas
O Registro de títulos, documentos e outros papéis têm sua origem como serviços
sistematizados no Brasil, com a regulação disposta nos títulos 78 e 80, do Livro I das
Ordenações Filipinas. Tais serviços eram atribuídos, na época, aos Tabeliães de Notas.
Separando-se do grupo de competência dos tabeliães, no ano de 1903, foi criado no Rio de
Janeiro o serviço público correspondente ao primeiro ofício privativo do registro facultativo
de títulos e documentos, para a certificação da data, autenticidade, conservação e perpetuidade
de tais papéis (RÊGO, 2002).
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Posteriormente, face ao sucesso da medida e à necessidade de sua implantação, outras
unidades foram criadas nos demais Estados Federados. Em 28 de setembro de 1906, foi
instalado em São Paulo o primeiro ofício de registro de títulos e documentos e civil das
pessoas jurídicas.
Em 1° de janeiro de 1916, revogando as Ordenações, Alvarás, Leis e outras normas,
foi sancionada a Lei n° 3071, consolidando o Código Civil brasileiro, que, em seu Livro III,
Título I, Capítulo IV (arts. 129 e seguintes), disciplinou os meios de prova dos atos jurídicos,
regulando os institutos (RÊGO, 2002).
Com relação às associações, fundações privadas e sociedades não-empresárias, o
registro civil de pessoas jurídicas veio a ser regulado inicialmente pelo Código Civil de 1916
(BENÍCIO, 2005).
Sucederam-se o Decreto Legislativo n° 4827, criado em 7 de fevereiro de 1924, que
reorganizou os registros públicos instituídos pelo Código Civil e, em 24 de dezembro de
1928, e o decreto n° 18.542 que foi editado para disciplinar em âmbito federal sua execução.
Em 31 de dezembro de 1973, foi sancionada a Lei n° 6.015, que está em vigor até o momento,
disciplinando, nos seus arts. 127 e demais parágrafos o Registro de Títulos e Documentos
(RÊGO, 2002).
2.2.3 Registro de imóveis
O Registro Imobiliário iniciou-se no Brasil por meio da documentação lavrada por
funcionários designados pela metrópole portuguesa, que vinculava as terras brasileiras aos
posseiros e ao Rei de Portugal (BENÍCIO, 2005).
A partir da transformação do Brasil em colônia portuguesa, o governo lusitano
adquiriu sobre todo o território brasileiro o título originário da posse. Investido nessa
condição (posseiro), o descobridor, por meio de doações feitas em Cartas de Sesmarias3,
começou a destacar do domínio público partes de terras que viriam a constituir-se em domínio
privado. Esse regime de Sesmarias perdurou desde a época da descoberta do Brasil até sua
independência (em 7 de setembro de 1822), quando se abriu um hiato na atividade legislativa
sobre terras que se prolongou até 1850, desenvolvendo-se, nesse intervalo, a progressiva
ocupação do solo sem qualquer título, mediante a simples tomada da posse, com a utilização
3 Sesmarias eram terras consideradas incultas ou abandonadas, que o Rei português cedia a particulares em condições econômicas de cultivá-las (BENÍCIO, 2005).
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na maior parte das vezes da força do Coronelismo que imperava naquela época (BUSSO,
2002).
A concessão de terras por meio de Sesmarias foi suspensa no regime latifundiário,
mediante resolução do governo real em 17 de julho de 1822. Por meio da Lei 601, de 18 de
novembro de 1850, com a Lei da Terra, criou-se a categoria de terras devolutas representando
os imóveis públicos e não comprometidos no domínio privado (BENÍCIO, 2005).
A Lei 601/1850, mais tarde regulamentada pelo Decreto 1.318, de 1854, legitimou a
aquisição pela posse, separando do domínio público todas as posses levadas ao livro da
Paróquia Católica, o chamado "Registro do Vigário". Com o fim das Sesmarias e a criação da
Lei da Terra, os possuidores das terras eram obrigados a registrar as posses junto ao Vigário
das freguesias do Império. É aí que se originam os registradores de imóveis, responsáveis
pelos registros de atos e vontades das partes interessadas na transferência de propriedade
imóvel (BENÍCIO, 2005). As terras não registradas eram consideradas como devolutas e
incorporavam ao patrimônio das Províncias, que depois passara a ser Estado, por força da
primeira Constituição da República, de 1891 (BUSSO, 2002).
A partir de 1854, mesmo que desordenadamente, passou-se a exigir contrato para
transmissão ou oneração de imóveis, sendo que os atos envolvendo entes vivos exigiam
escritura pública, que, obrigatoriamente, deveriam ser lavradas junto a um Tabelião (aqui
nasce o Cartório de Notas), caso o imóvel apresentasse valor superior a 200 mil réis. Ainda
nesse tempo, a propriedade se dava como efetivamente transmitida não somente pelo contrato,
exigindo-se a tradição para sua formalização. Enquanto o título traduzia uma relação pessoal,
a tradição exprimia um direito real (BUSSO, 2002).
Através da Lei 1.237, de 1864, foi criado o Registro Geral, que atrairia todos os
direitos reais imobiliários, substituindo a tradição pela transcrição, continuando o contrato
antes dela a gerar apenas obrigações. Assim, percebe-se a evolução do direito da propriedade,
porque a tradição, real ou simbólica, uma vez efetuada, não deixa vestígio permanente, ao
passo que a transcrição deixa seu sinal permanente no livro no qual era lançada (BUSSO,
2002).
Com o advento do Código Civil criado em 1916, o Registro Geral foi substituído pelo
Registro de Imóveis, mantendo-se a transcrição, entretanto, com uma mudança substancial:
foi lhe dada nova roupagem, resultando em prova da propriedade juris tantum, ou seja,
admitindo prova em contrário. O código tratava da matéria nos artigos 856 e seguintes
(MELO, 2004).
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Com o Regulamento da Lei nº 4.827, de 1924, consubstanciado no Decreto nº 18.542,
de 1928, foi introduzido no sistema registrário o princípio da continuidade, exigindo-se, para
qualquer transcrição ou inscrição, o registro do título anterior. O regulamento subseqüente, nº
4.857 de 1939, corrigiu a terminologia do ordenamento anterior, separando os atos sujeitos à
transcrição e inscrição. Os primeiros referentes aos atos de transmissão da propriedade; os
segundos à constituição de ônus reais (MELO, 2004).
Em 1973 surge a Lei 6.015, que reuniu em diploma legal todos os princípios
norteadores do Registro de Imóveis, aperfeiçoando uns e criando outros, de maneira que, de
certa forma, houve uma reconceitualização do cadastro predial brasileiro, principalmente no
que tange ao uso de livros, pois além de reduzir a quantidade, centralizou um livro principal
no imóvel, criando a figura da matrícula que representa a individualidade do imóvel, sua
situação geográfica e descrição, sofrendo alterações objetivas e subjetivas através da
averbação, sempre com um mesmo número de ordem, facilitando as pesquisas e expedição de
certidões (MELO, 2004).
A Lei 6.015/73 procurou aprofundar a matéria relativa a registros públicos,
disciplinando-a de forma detalhada, dividindo os atos praticados no Registro de Imóveis em
dois grandes grupos: registro e averbação. O primeiro envolvendo direitos e ônus reais; o
segundo, atos relativos à mutação objetiva ou subjetiva da matrícula (MELO, 2004).
O Novo Código Civil de 2002 outorgou maior importância aos registros públicos,
consagrou princípios registrários, confirmando a importância do Registro de Imóveis no
Brasil e corrigindo algumas imperfeições, mas de um modo geral mantendo a mesma linha do
código anterior (MELO, 2004).
Finalmente, de acordo com Souza (2007) além dos dispositivos constitucionais
mencionados e das Leis 6.015/1973 (Lei dos Registros Públicos), 8.935/1994 (a natureza e os
fins dos serviços notariais e de registro) e 10.169/2000 (normas para fixação de
emolumentos), podem ser incluídas dentre as principais normas aplicáveis atualmente aos
serviços notariais e de registro de imóveis, as seguintes: a) Lei 9.514 – dispõe sobre o Sistema
de Financiamento Imobiliário, institui a alienação fiduciária e dá outras providências; b) Lei
9.492/1997 – regulamenta os serviços concernentes ao protesto de títulos e outros documentos
de dívida; c) Lei 7.433/1985 e o Decreto 93.240/86 – dispõe sobre os requisitos para lavratura
de escrituras públicas; d) Arts. 108 (a escritura pública é requisito de validade dos negócios
jurídicos que visem à constituição, transferência, modificação ou renúncia de direitos reais
sobre imóveis de valor superior a trinta vezes o maior salário mínimo vigente no País – anote-
se que há exceções) e 215 (estabelece que a escritura é documento dotado de fé pública,
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fazendo prova plena, elencando no artigo 1º requisitos para a sua lavratura) da Lei 10.406/02
(Código Civil); e) Lei 4.591/1964 – dispõe sobre o condomínio em edificações e as
incorporações imobiliárias – devem ser observadas as regras do Código Civil de 2002 que
alteraram a lei em foco; f) Lei 6.766/1979 – dispõe sobre o parcelamento do solo urbano; g)
Lei 10.257/2001 – Estatuto da Cidade – regulamenta os arts. 182 e 183 da Constituição
Federal e estabelece diretrizes gerais da política urbana; h) Lei 5.709/1971 – regula a
aquisição de imóvel rural por estrangeiro residente no país ou pessoa jurídica estrangeira
autorizada a funcionar no Brasil; i) leis estaduais (que fixam emolumentos nas unidades da
Federação); j) normas administrativas das Corregedorias Gerais da Justiça de cada Estado.
2.3 A BASE CONCEITUAL PARA MODERNIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE REGISTRO
PÚBLICO
Considerando os diversos aspectos que apontam para as vantagens provenientes da
inserção digital da sociedade como um todo, em termos de ganhos de eficiência, redução de
diversos custos e oferecimento de serviços adequados aos novos avanços da economia digital,
é notória a oportunidade de aperfeiçoamento dos serviços de Registro Público com o uso de
tecnologias digitais.
Especialmente a partir a criação da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-
Brasil), através da MP 2200/01 e da Lei 11.419/06, foram abertos caminhos para o
desenvolvimento de novas tecnologias digitais baseadas no fluxo e guarda de documentos
eletrônicos, o que por sua vez possibilitou o desenvolvimento e implementação de aplicações
reconhecidas juridicamente para os serviços de Registro Público.
A partir da adoção do processo eletrônico no Poder Judiciário, diversas frentes do
poder público têm atuado no sentido de desenvolver e apoiar novas propostas de gestão de
processos, novos padrões e requisitos tecnológicos, bem como na abertura de linhas de
financiamento para o aperfeiçoamento dos serviços públicos por atores capacitados para essa
finalidade.
Acompanhando a tendência de desmaterialização dos processos e uso do documento
eletrônico e tecnologias digitais nas relações jurídicas, as entidades representativas dos
serviços de Registro Público do Brasil começaram a se movimentar no sentido de criar um
projeto de modernização que orientasse o processo de adequação tecnológica dos serviços
prestados pelas serventias, e coordenasse a transição gradativa da atual estrutura para uma
situação de uso intenso da tecnologia da informação.
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A necessidade de criação de uma proposta de gestão para a modernização dos serviços
de Registro Públicos ganhou maior efetividade, na medida em que se vislumbrou a
importância do desenvolvimento de uma metodologia consistente para este processo, que
coordenasse o desenvolvimento de todo uma infra-estrutura de soluções, o que por sua vez
possibilitaria a criação de novos serviços em uma plataforma de desenvolvimento integrada.
Tal iniciativa demonstra que os serviços de Registro Público têm buscado se situar por
um novo paradigma tecnológico, que se concentre não só no provimento de equipamentos de
sistemas de informação ou sua interligação em rede, mas sim em uma profunda reavaliação
dos atuais processos, alterando-os, se necessário, a fim de prepará-los para a aplicação de
modernas tecnologias de informação e comunicação, levando sempre em consideração as
demandas sociais (COSTA et al, 2008).
Tendo em vista tal desafio, a partir do trabalho coordenado das entidades
representativas das serventias extrajudiciais de registro (IRIB/ARISP/ARPEN/CDT)4, em
parceria com a Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico (CAMARA E-NET), o Laboratório
de Segurança em Computação (LabSEC) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC),
e o Laboratório de Tecnologias de Gestão (LabGES) da Universidade do Estado de Santa
Catarina (UDESC), foi elaborada a proposta da Central Registral de Serviços Eletrônicos
Compartilhados (CRSEC) que será abordada com maior profundidade na sequência deste
trabalho.
O detalhamento conceitual da proposta da CRSEC foi realizado por De Rolt; Dias;
Custódio (2007) que delinearam uma proposta de gestão para a modernização dos serviços de
registro público baseado nos conceitos de organizações virtuais (FRANKE, 2002) e de gestão
de serviços compartilhados (IPF, 2006). Tal conjunto de conceitos teóricos será brevemente
abordado nos tópicos que se seguem, juntamente com a explicitação da proposta desenvolvida
pelos autores acima citados, e a estrutura da CRSEC.
2.3.1 Organizações Virtuais
O conceito de Organização Virtual, que tem sido predominantemente entendido na
literatura como uma rede temporária de organizações independentes, ligadas pela tecnologia
da informação, e que em sua forma mais pura se ligam a outras para formar uma cooperação,
contribuindo apenas com o que considerar sua competência central (BYRNE, 1993).
4 IRIB – Instituto de Registro Imobiliário do Brasil | ARISP – Associação de Registradores Imobiliários do Estado de São Paulo | ARPEN - Associação dos Registradores de Pessoas Naturais de São Paulo | CDT – Centro de Distribuição de Títulos e Documentos de São Paulo.
33
As organizações virtuais são apresentadas como sendo uma versão eletrônica das
empresas tradicionais que buscam, através de uma rede com outras empresas, aproveitar
novas oportunidades de mercado (OPREA, 2003).
O conceito de organização virtual tem ganhado maior relevância científica à medida
que tem sido pesquisado como uma alternativa estratégica para aumentar a competitividade e
os ganhos de uma cooperação entre organizações.
A formação de organizações virtuais envolve um grupo de organizações dispostas a
cooperar entre si através do compartilhamento de processos, recursos e habilidades, com
capacidade de busca e exploração sistemática de novas oportunidades de negócios. De acordo
com Bultje e Wijk (1998) os tipos de organizações virtuais podem ser assim definidos:
• Internas: aplicadas a uma organização para implementar a operação de equipes
internas;
• Estáveis: baseada na cooperação entre organizações diferentes coordenadas por
uma empresa central que contrata e terceiriza as partes do produto;
• Dinâmicas: caracterizam-se por manter uma cooperação profunda que é sempre
temporária e baseada em oportunidades estimuladas pelo ambiente;
• Web-company: conhecidas como organizações ágeis, são redes temporárias de
organizações especializadas suportadas pela Internet. O compartilhamento e a gestão do
conhecimento entre os parceiros é essencial para o bom funcionamento da organização
virtual.
Para Mowshowitz (2007) a organização virtual atualmente se mostra na atualidade
como uma maneira atrativa para administrar as atividades econômicas da organização de
maneira análoga à como a manufatura contribuiu para o aumento da produtividade no início
da revolução industrial.
As principais características das organizações virtuais (BAUER e KÖSZEGI, 2003;
JAGERS; JANSEN; STEENBAKKERS, 1998) permitem identificar a importância dessa
nova concepção de organizações e sua sinergia com as demandas de adaptabilidade,
aprendizado e cooperação impostas pelo atual contexto do ambiente competitivo:
• são redes temporárias de indivíduos, pequenas empresas ou partes de corporações
maiores que se constituem com finalidade específica (exemplo: desenvolver um produto);
• são constituídas por participantes que não se localizam em um escritório central,
mas cada um deles está em um local distinto;
34
• colocam ênfase nas competências centrais de cada parte envolvida, o que significa
que todos aqueles fazem aquilo que sabem fazer bem;
• apóiam-se fortemente na comunicação via tecnologias de informação e
comunicação;
• não possuem necessariamente uma estrutura legal comum;
• atuam sobretudo através da auto-gestão e auto-responsabilização, algo que é
possível pela existência de uma meta comum a ser seguida;
• apresentam uma única identidade aos clientes, isto é, os produtos e/ou serviços são
disponibilizados no mercado tal e qual a organização agisse como uma empresa tradicional.
Não obstante a amplitude das possibilidades de relações de negócios observa-se uma
série de dificuldades no crescimento desde modelo organizacional que usa intensivamente a
tecnolo\gia da informação e comunicação para coordenar a integração das atividades,
processos e informações conjuntas (HASSE e DE ROLT, 2006). Entre os obstáculos para o
crescimento das organizações virtuais estão:
• insuficiência de infra-estrutura básica e de tecnologia da informação para integrar a
estrutura virtual;
• falta de metodologias específicas e eficazes para a gestão de organizações virtuais;
• necessidade de desenvolvimento de mecanismos legais e jurídicos de contratação;
• questões sócio-culturais que dificultam o trabalho em alianças;
• despreparo do administrador pela falta de experiências e técnicas de gestão de
empresas em rede;
• falta de segurança na utilização de documentos eletrônicos e a;
• falta de confiança no compartilhamento de informações entre empresas que atuam
conjuntamente para atender a uma demanda de mercado.
2.3.1.1 Formação de organizações virtuais
Para uniformizar os termos utilizados acerca do conceito de organizações virtuais, será
utilizada a nomenclatura apontada por De Rolt; Schimdt; Santos (2005), a saber: Empresa
Virtual (EV), Plataforma Virtual (PV), Gestor Virtual (GV) e Organização Virtual (OV), visto
que há várias definições para os mesmos termos.
A EV é a cooperação temporária em forma de rede de organizações que participam de
uma PV, criada a partir de uma oportunidade de negócios, com o apoio do GV. A PV é uma
35
rede dinâmica de empresas que atuam individualmente, que através de pré-acordos resolvem
se manter conectadas, com utilização intensa da tecnologia da informação, sob coordenação
do GV, preparadas para reunir as suas competências com outras organizações em EV’s
(ROLT; SCHMITZ; SANTOS, 2005).
É importante ressaltar que o GV apresenta um papel importante na formação da EV,
pois ele atua como um difusor do conceito de OV e promotor de cooperações
interorganizacionais, facilitando a formação sociedades estratégicas entre organizações
(HACTH, 1995 apud FRANKE, 2001). Conforme afirmam Franke e Hickmann (1999) o GV
atua como uma espécie de maestro, conduzindo a formação da EV, já que o GV conhece as
competências de diferentes organizações e possui um profundo conhecimento sobre o
ambiente.
Ao identificar oportunidades estratégicas no ambiente, o GV as associa com as
competências necessárias e entra em contato com as organizações. Esta forma de constituição
de EV’s pode apresentar menos problemas no aspecto social desde que o GV adote
mecanismos de confiança e selecione as organizações que tenham capacidade de cumprir os
compromissos a serem estabelecidos através dos contratos firmados (SHEREMETIEFF JR,
2003).
O GV, portanto explora uma oportunidade de negócio através da criação de EV’S, que
representam uma reunião de organizações com competências distintas, provenientes da PV. A
função mais importante do GV é a habilidade de integrar as competências das organizações
em uma EV de sucesso, que corresponda às expectativas de seus colaboradores e usuários.
O GV procura detectar as necessidades dos usuários dos produtos e serviços e assim
desenvolver um novo projeto. Dessa forma enquanto as organizações tradicionais buscam
interessados em seus produtos e serviços, na EV o GV analisa o comportamento dos atores e
usuários e faz o contrário, cria novos produtos e serviços adequados às necessidades destes
usuários (FRANKE, 2002).
Esta forma particular de gerenciamento é chamada de metagerenciamento, que é o
gerenciamento de uma tarefa virtualmente organizada. Nesse sentido Mowshowitz (2001)
identificou quatro atividades básicas do metagerenciamento: a) Análise das condições; b)
Rastrear as possibilidades de satisfazer essas condições; c) Desenvolver e manter o processo
para alocar os participantes que possam satisfazer essas condições e; d) Ajustar e otimizar os
critérios para o processo de alocação.
Assim, o GV atua como um coordenador, e exerce várias funções, como arquitetar a
PV, operacionalizá-la, acompanhá-la para que atinja os objetivos propostos e também se
36
certificar de sua dissolução ao final do processo. Sendo assim Franke e Hickmann (1999)
afirmam que o GV cumpre três etapas principais na EV: a iniciação, manutenção e formação.
Na iniciação, a primeira tarefa do GV é procurar por companhias e instituições com
recursos complementares e competitivos e capacidade de trabalhar em parceria. Ele atua
promovendo relacionamentos, sendo que o principal objetivo é criar um laço comum e
promover a confiança mútua entre as organizações participantes. No término deste processo
os parceiros da EV concordam com a missão, visão, regras e regulamentos, critérios de
qualificação para novos parceiros e procedimentos de divisão de custos, riscos e lucros da EV
(FRANKE, 2001).
Na manutenção as organizações parceiras desenvolvem padrões de negócios e técnicas
para a estabilidade da cooperação e para produzir EV dinâmicas. O gestor monitora a
performance interna da EV, cuida dos membros mais fracos e dá suporte para que atinjam a
performance desejada. Ele também emprega ações disciplinares, se perceber que um parceiro
obtém vantagens ao custo de outros membros. O GV atua de forma neutra, resolvendo
conflitos somente quando necessário e também observa os ambientes internos e externos da
EV, fazendo propostas sobre mudanças (FRANKE, 2001).
Na formação, assim que uma oportunidade de aperfeiçoamento for detectada, o GV
identifica as competências necessárias para realizar um projeto que se encaixe nessa
oportunidade.
Quanto a quem deve ocupar esta função em uma OV, Franke (2001) diz que os GV’s
são profissionais em gerenciar EV’s ou são entidades especializadas contratadas por uma OV.
No entanto, para manter a posição neutra é preferível que o GV não faça parte de nenhuma
empresa participante. Isto não quer dizer que a idéia de formar uma EV não possa surgir de
uma organização interessada, com um projeto idealizado. Para que a viabilidade de sucesso
seja maior, ela deve contratar um terceiro para fazer o agenciamento.
2.3.2 Serviços compartilhados
Conforme dito anteriormente, o conceito de serviços compartilhados faz parte da base
conceitual do modelo de gestão da modernização dos serviços de registro público. Tal
conceito é definido por Quinn; Cooke; Kris (2000 apud RAMOS, 2004) como a prática
organizacional em que unidades estratégicas de negócios da mesma organização e/ou de
organizações distintas compartilham um conjunto de serviços ao invés de tê-los como uma
série de funções duplicadas.
37
Conforme Amato Neto (1995), a empresa moderna deveria dedicar esforços nas
atividades e operações que realmente possam traduzir-se em vantagens competitivas para a
organização, concentrando-se em unidades de negócios, com um número cada vez mais
restrito de atividades, diminuindo o número de processos, reduzindo as estruturas
administrativas (downsizing) e repassando a uma rede de outras organizações (fornecedoras,
subcontratadas) a execução das atividades de apoio. Por isso, a idéia que embasa o conceito
de serviços compartilhados é a de compartilhar elementos comuns de cada negócio a fim de
alcançar mais competitividade e eficiência no uso de seus recursos (SCHULMAN et al,
2001).
Crooks; Spatz; Warman (1995) apresentam também um conceito correlato,
denominado cooperativas de serviços compartilhados, tratando-se de um grupo de empresas
privadas ou instituições públicas que formam uma cooperativa para prover um ou mais
serviços que melhoram ou aumentam a competitividade de suas operações. O papel destas
cooperativas, segundo os autores, é fornecer serviços em resposta a necessidades específicas
dos proprietários-membros. Estas organizações tornam-se uma extensão da operação
individual dos membros.
O alvo das cooperativas de serviços compartilhados é adquirir ou fornecer produtos
e/ou serviços para seus membros a um custo total menor do que os custos combinados que os
membros individuais incorreriam a eles mesmos. O objetivo é gerar uma economia
proporcionada através de baixos custos administrativos, descontos na aquisição de grandes
quantidades, e a garantia de negociações de qualidade com vendedores e fornecedores. Pela
aquisição cooperativa dos serviços, organizações unitárias ou entidades governamentais
podem aumentar a eficiência de suas atividades de aquisição (CROOKS; SPATZ;
WARMAN, 1995).
Segundo Fothergill; Binks; Ryan-Collins (2006), os serviços compartilhados podem
ser entendidos como a criação conjunta de um grupo de serviços back-office ou front-office5,
comuns a várias organizações, que são reunidos e administrados em uma organização única,
ou através de um grupo de organizações. Os autores apresentam um esquema simplificado,
que ilustra o modelo colaborativo de serviços compartilhados, conforme pode ser observado
na Figura 2.
5 Back-office ou retaguarda é um termo associado aos departamentos administrativos de uma empresa, departamentos que mantêm nenhum ou muito pouco contato com os clientes. Já o front-office ou linha de frente são atividades de uma empresa que tem alto contato com o cliente. O back-office fornece o apoio ao front-office e garante que as operações necessárias para a administração da empresa sejam realizadas. (WIKIPÉDIA – Disponível em <http://pt.wikipedia.org/> Acesso em 05 mar. 2008)
38
O trabalho da gestão de serviços compartilhados e, por conseguinte, o trabalho de cada
indivíduo que atua em uma organização de serviços compartilhados, é liberar os demais
colaboradores para dedicar tanto tempo quanto possível aos serviços alinhados com as
competências essenciais da organização, e permitir que a gerência administrativa os auxilie no
crescimento e aperfeiçoamento do fornecimento desses serviços (SCHULMAN et al, 2001).
Figura 2 - Modelo Colaborativo de Serviços Compartilhados Fonte: Adaptado de Fothergill; Binks; Ryan-Collins (2006, p. 21)
Segundo Fothergill; Binks; Ryan-Collins (2006), os serviços adequados para o
compartilhamento possuem as seguintes características:
• Transacional e orientado por processos;
• Processos comuns que possam ser padronizados;
• Grande volume;
• Independência geográfica;
• Requer especialista exclusivo;
• Alto nível de capital intensivo;
• A demanda de uma única organização esteja abaixo da quantidade crítica.
A utilização do conceito de serviços compartilhados começou, na maioria dos casos,
na área financeira das organizações, devido ao rápido retorno dos investimentos feitos. O
melhor gerenciamento do capital de giro e a redução dos custos das operações são os
principais resultados dessa decisão. Contudo, o compartilhamento de serviços tem sido
utilizado com sucesso em outras áreas de atividades das organizações.
Organização A
Organização B
Organização C
Organização …
Joint Venture
Serviços Compartilhados
39
Segundo Schulman et al (2001), além da área financeira, outras áreas de interesse de
compartilhamento de serviços são: tecnologia da informação, recursos humanos, jurídica,
suprimentos de materiais e comunicações. De acordo com IPF (2006) a adoção da proposta de
serviços compartilhados constitui-se uma iniciativa inovadora pela demonstração de
compartilhamento de serviços corporativos, administrativos ou transacionais, como: Recursos
Humanos e Departamento Pessoal, Finanças, Tecnologia da Informação, Aspectos Legais,
Marketing, Administração de Benefícios, entre outros.
Albretch et al (2004) destaca que um número cada vez maior de organizações têm
buscado alguma forma colaborativa ou compartilhada de serviços na área da tecnologia da
informação como parte de sua estratégia para redução de custos na área de desenvolvimento
de TI. Entre os benefícios apontados por IPF (2006) na adoção de serviços compartilhados
estão:
• Racionalização de atividades de suporte através de economias de escala;
• Adoção das melhores práticas organizacionais por meio de alianças
interorganizacionais. Isto pode conduzir a uma diminuição de serviços duplicados e pode
significar que mais usuários realizem transações já no primeiro ponto de contato;
• Redução de custos de adaptação pela modificação para lógica de unificação de
serviços;
• Diminuição de despesas gerais de gestão e procedimentos realizados com mais
eficiência;
• Diminuição de custos de aquisição através de demanda agregada;
• Aperfeiçoamento de processos, garantindo que os mesmos sejam efetuados de
forma correta, prevenindo retrabalhos e permitindo sua automação quando apropriado;
• Melhoria da administração da informação pelo aperfeiçoamento do processo de
tomada de decisão e suporte para identificação da ocorrência de problemas nos processos de
negócio;
• Melhoria da obtenção de informação gerencial – como por exemplo: se os bens e
serviços estão sendo adquiridos com contratos inadequados – contribuindo para a otimizar a
base de fornecimento;
• Associação e utilização da informação em um ambiente de análise unificado,
assegurando sua clareza e consistência, assim como a adoção e aperfeiçoamento de bases de
dados com interoperabilidade;
40
• Esforço organizacional que pode produzir melhorias significativas, desde que haja
participação conjunta da rede e a busca do aprendizado a partir de boas práticas exercidas
pelos parceiros (benchmarking);
• Transparência no custo de fornecimento dos serviços de suporte, o que permite a
execução de um melhor gerenciamento e foco organizacional;
• Melhoria da satisfação com o trabalho e conservação da equipe de suporte, uma vez
que, quando serviços compartilhados são estabelecidos, há um aumento do time de
organizações participantes, o que por sua vez amplia as possibilidades de formação de
network e crescimento profissional;
• O crescimento do tamanho do time de organizações permite que haja um foco na
especialização das organizações em áreas que representem sua competência central,
impactando na obtenção de vantagens competitivas;
• A direção e os colaboradores das organizações são liberados para focar sua atuação
no desenvolvimento estratégico, aperfeiçoamento de serviços de contato direto com o usuário.
Isso permite que a organização responda às mudanças ambientais e forneça propostas
objetivas de gestão dentro de seus próprios departamentos e organizações.
Embora o uso de serviços compartilhados tenha sido utilizado de forma pioneira no
setor privado, muitas entidades públicas e organizações não governamentais estão adotando
os serviços compartilhados. Vale ressaltar que a experiência construída no setor privado
aponta para a necessidade de planejamento cuidadoso e integrado dos serviços compartilhados
com programas mais amplos de mudança organizacional (FOTHERGILL; BINKS; RYAN-
COLLINS, 2006).
Na visão de Fothergill; Binks; Ryan-Collins (2006), os serviços compartilhados estão
proporcionando uma proposta para aperfeiçoamento e melhoria da qualidade e eficiência dos
serviços do setor privado, e seu potencial para transformar a prestação de serviços no setor
público é significativo. O estudo feito por esses autores no Reino Unido aponta que a
economia gerada a partir da colaboração entre prestadores de serviços públicos para a
inovação e transformação dos serviços prestados por instituições públicas pode chegar a 560
milhões de libras em dois anos.
Quando aplicados efetivamente, os serviços compartilhados têm produzido a melhoria
do desempenho e ganhos de eficiência em organizações como Ford, HSBC, General Eletric,
Hewlett-Packard, entre outros. A pesquisa realizada por Fothergill; Binks; Ryan-Collins
41
(2006, p. 10) na área de serviços compartilhados, traz os seguintes resultados acerca das
organizações que os adotaram:
• 86% alcançaram ou excederam seus alvos de melhoria de desempenho;
• 100% conseguiram aperfeiçoar a cooperação;
• 70% alcançaram seus alvos de produtividade;
• 84% alcançaram ou excederam os alvos de satisfação dos usuários;
• 73% alcançaram os alvos de economias de custos;
• 100% implantaram melhores tecnologias funcionais.
De acordo com Ramos (2004), a grande parcela do ganho decorrente da implantação
do que o autor denomina Unidade de Serviços Compartilhados (USC) é observado no período
de transição do modelo tradicional para o modelo de compartilhamento. Por isso, é de suma
importância a mensuração do desempenho do modelo anterior, inclusive a apuração dos
custos, para que seja feita a comparação dos resultados obtidos após a adoção do modelo de
compartilhamento.
O mesmo autor afirma que a utilização do conceito de serviços compartilhados no
Brasil é recente e a literatura produzida sobre o assunto ainda é escassa. Grandes empresas
começaram a adotar o compartilhamento de serviços, entre os quais:
• bancário - Associação dos Bancos, Bradesco;
• editoras - Editora Abril;
• industrial – Alcoa, Rhodia, Petrobras, Votorantim Metais, Algar, Dow Química;
• Motorola, Monsanto, Ford (Projeto Amazon), Dana;
• construção civil – Camargo Correia;
• alimentos e bebidas – AmBev, Sadia;
• distribuição de energia – CELPE;
• telefonia – Telemar, Telefônica;
• agro-industrial – Grupo Iracema São Martinho.
Muitas destas organizações já decidiram subcontratar serviços compartilhados para
algumas de suas áreas funcionais. Como resultado, alguns dos aspectos associados com a
transferência do grau de controle sobre a prestação do serviço para outra organização já são
mais conhecidos destas organizações. Ramos (2004) considera que o modelo de gestão de
serviços compartilhados apresenta características de funcionamento diferenciadas das
organizações tradicionais:
42
• as transações, mesmo dentro da organização, são objeto de regulação através de
instrumentos contratuais;
• operação dos serviços de apoio em separado das atividades primárias;
• especialização da mão-de-obra e utilização de ferramentas de suporte e tecnologias
específicas para a produção de serviços: call center, sistemas de auto-atendimento para
empregados;
• criação de uma estrutura de governança dedicada ao gerenciamento da unidade de
serviços e da sua relação com as unidades de negócio;
• utilização das economias de escala proporcionada pelo compartilhamento para
reduzir o custo dos serviços e, conseqüentemente, os custos de produção.
O modelo colaborativo de serviços compartilhados também abre a possibilidade de
gestão dos serviços por organizações participantes da própria rede, dependendo do modelo
selecionado. Isto eleva a possibilidade de que os serviços compartilhados possam
proporcionar alguns ou todos os benefícios do processo de subcontratação, sem os problemas
associados com perda de controle sobre o serviço (IPF, 2006).
Em um documento publicado em 2005 pelo National Health Service da Inglaterra
(NHS) entitulado “Developing na Effective Shared Service” são apresentados alguns aspectos
chave para a construção de serviços compartilhados:
• Antes do estabelecimento dos serviços, os parceiros do arranjo cooperativo
deveriam gastar algum tempo juntos, trabalhando com franqueza e honestidade, sobre como
será a realidade deste compartilhamento;
• As organizações necessitarão considerar o estado atual de seus relacionamentos
entre si;
• As diferentes culturas de organizações parceiras necessitam estar alinhadas tanto
quanto possível para assegurar a efetividade do trabalho.
De acordo com o mesmo documento, alguns dos exemplos mais maduros de gestão de
serviços compartilhados têm desenvolvido contratos ou acordos de compartilhamento, os
quais descrevem o risco dessas alianças, seguros indenizatórios, responsabilização pública e o
gerenciamento de conflitos (NHS, 2005).
Uma das grandes forças propulsoras da estruturação dos serviços compartilhados tem
sido a utilização dos recursos da tecnologia da informação. A tecnologia da informação, como
definida por Rezende e Abreu (2003), é o conjunto dos recursos computacionais e
tecnológicos utilizados para a geração e uso da informação. A adoção de tecnologia, em
43
particular dos sistemas de informação, tem se destacado por constituírem-se elementos
integradores e úteis para promover a reestruturação das organizações (CAMPOS e
TEIXEIRA, 2004). Dessa forma, a evolução da tecnologia da informação tem contribuído e
possibilitado a estruturação dos serviços compartilhados, proporcionando a comunicação, a
integração das unidades de negócios com as áreas de suporte e a automatização de
procedimentos.
Segundo a organização BEA (2006), os serviços compartilhados são compostos por
aplicações disponíveis por meio de tecnologias tais como web services, os quais
simultaneamente reduzem custos e possibilitam resultados mais dinâmicos. Segundo o mesmo
documento, um aspecto que certamente deve ser considerado é que a adoção de serviços
compartilhados não se trata apenas da escolha de sistemas ou de conectar organizações
separadas. Esta adoção requer o desenvolvimento e uso de padrões, redesenho de processos
tanto nas organizações quanto nas próprias operações de serviços compartilhados.
Segundo o NHS (2005), as organizações que desejam adotar o modelo colaborativo de
serviços compartilhados necessitam de um grupo de competências suficientes para criar o
ambiente certo para que o serviço opere eficientemente. O documento divide esse grupo de
competências em três grupos principais, conforme pode ser visto na Figura 3.
Figura 3 - Competências requeridas para adoção de Serviços Compartilhados
Fonte: Adaptado de NHS, 2005
Para cada um desses grupos, este documento também propõe três níveis de analise para
seu aprofundamento conceitual. São eles: conhecimento, habilidades e comportamento. Estes
necessitam ser consciente e amplamente desenvolvidos para que a possibilidade de sucesso da
iniciativa seja garantida. No Quadro 1 é possível verificar o relacionamento das competências
sugeridas com seus respectivos níveis de análise.
CCoommppeettêênncciiaass ccoommoo
PPaarrcceeiirroo
CCoommppeettêênncciiaass
ddoo TTiimmee
CCoommppeettêênncciiaass
IInnddiivviidduuaaiiss
44
Quadro 1 - Níveis de Análise x Competências Requeridas em Serviços Compartilhados
Como Parceiro Time Individual
Conhecimento
As organizações necessitam entender e apreciar as realidades envolvidas no compartilhamento de um serviço, tanto aspectos tangíveis ligados a governança corporativa, como aspectos intangíveis.
A rede precisa entender e compartilhar conhecimento para seus parceiros, e estes devem entender a cultura, prioridades, linguagem e normas das organizações que trabalham na rede. Isto é útil para a discussão e consideração de toda a rede sobre como eles podem se adaptar à outras formas de trabalho, para que essa rede possa produzir serviços com precisão e responsabilidade para cada organização que os utiliza.
Indivíduos necessitam ter uma base de conhecimento técnico e credibilidade em seu campo de atuação. Além disso, para atuar em serviços compartilhados, eles necessitam de conhecimento sobre o comportamento e desenvolvimento organizacional.
Habilidade
Organizações precisam encorajar e adotar habilidades reais como parceiro de negócios, para que seu compartilhamento de serviços tenha sucesso. Este desenvolvimento pode gerar recursos adicionais para o relacionamento em geral entre os parceiros, e representam uma oportunidade ideal para que eles atuem juntos e pratiquem estas habilidades com um risco ambiental baixo. Os parceiros podem aprender juntos aspectos acerca do outro por compartilhar serviços que possam beneficiar amplamente projetos estrategicamente significativos.
A rede em torno dos serviços compartilhados necessita desenvolver o mesmo tipo de comportamento com responsabilidade com o cliente, como em organizações de consultoria organizacional.
Tanto quanto habilidades técnicas em seu campo, indivíduos necessitam de habilidades menos tangíveis associadas com a atuação em serviços compartilhados – tais como tato, diplomacia, sensibilidade cultural, adaptação, flexibilidade e foco no usuário.
Comportamento
As organizações precisam definir padrões de comportamento entre si quando estiverem envolvidas com serviços compartilhados. Fundamentalmente, a maneira como os parceiros se comportam entre si e em relação ao serviço, determinará se a estrutura de serviços compartilhados teve sucesso ou fracasso
A rede necessita considerar e discutir em conjunto o seu comportamento em relação aos seus clientes. Para o serviço ter sucesso, usuários necessitam perceber transparência e segurança dos serviços compartilhados. Limites e segredos organizacionais devem ser respeitados
O comportamento individual necessita demonstrar transparência, credibilidade e confiança. Serviços compartilhados não terão sucesso se os usuários perceberem que há favorecimento de um em detrimento do outro, ou mesmo se as informações confidenciais entre organizações não forem respeitadas.
Fonte: Adaptado de NHS (2005)
Por fim, é relevante dizer que existe resistência por parte das diversas companhias que
adotam o modelo de serviços compartilhados. Esta oposição a este modelo de gestão ocorre
45
porque, para muitos, especialmente para a direção de unidades de negócio, os serviços
compartilhados pressupõem centralização e controle corporativo.
Entretanto, quando criados por motivos adequados, implementados apropriadamente,
dirigidos como uma unidade de negócio, para benefício das unidades de negócio parceiras, os
serviços compartilhados são, na atualidade, a chave mestra para uma descentralização de
sucesso (SCHULMAN et al, 2001).
2.4 A PROPOSTA DE GESTÃO PARA MODERNIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
REGISTRO PÚBLICO
Considerando o quadro teórico proveniente dos conceitos de organizações virtuais e
serviços compartilhados, De Rolt; Dias; Custódio (2007) elaboraram o modelo de gestão que
orienta o desenvolvimento da CRSEC, cuja representação gráfica pode ser visualizada na
Figura 4.
Figura 4 - Modelo de Gestão da Modernização dos Serviços de Registro Público do Brasil Fonte: De Rolt; Dias; Costa (2008)
A sistemática está baseada em um sistema de gestão em rede, na qual, por meio da
complementaridade de competências entre diversas organizações e atores, sejam
desenvolvidas ações integradas para a modernização dos serviços de Registro Público com
uso intenso de tecnologias de informação e comunicação. Este modelo cooperativo visa,
portanto, a criação de novas aplicações tecnológicas e técnicas de gestão alinhadas às
demandas da sociedade brasileira para a área de registros públicos (DE ROLT; DIAS;
CUSTÓDIO, 2007).
Estado
CRSEC
46
A Plataforma Virtual é uma cooperação temporária em forma de rede de empresas que
atuam individualmente e que, através de pré-acordos, estão conectadas por meio da tecnologia
da informação, preparadas para reunir as suas competências com outras organizações em
empresas virtuais, caso surjam oportunidades de negócio no ambiente. Nesse sentido, quando
estas oportunidades surgem, os atores atuam de maneira independente, mas continuam
reunidos em uma plataforma representada pelos mecanismos de integração, identidade
comum e objetivos de modernização.
O Gestor Virtual é o representante legítimo dos participantes da Plataforma Virtual
que possui a responsabilidade de gerenciar o esforço de modernização e a manutenção dos
serviços compartilhados. Ele também responde pela promoção de novas oportunidades que
utilizem as competências complementares contidas na Plataforma Virtual e pelas tecnologias
de gestão utilizadas no ciclo de vida das Empresas Virtuais.
As cooperações são a essência do modelo. Por isso, os desafios da modernização
contrastados com a velocidade em que são necessárias obrigam o Gestor Virtual a buscar
competências externas, principalmente no que se refere à infra-estrutura e tecnologias (DE
ROLT; DIAS; CUSTÓDIO, 2007).
As Empresas Virtuais são organizações formadas a partir de uma Plataforma Virtual,
criadas após o surgimento de uma oportunidade de negócios, com o apoio do Gestor Virtual.
O estabelecimento de um grupo de Empresas Virtuais visa o fortalecimento da iniciativa,
sendo que cada uma das organizações apresentaria competências específicas. A
complementaridade destas competências deve ser utilizada para o desenvolvimento de
tecnologias de uso comum.
O Estado, por meio do poder judiciário, desempenha papel fundamental neste esforço
de modernização, pois atua em sintonia com o Gestor Virtual para produzir os parâmetros sob
os quais devem ser desenvolvidas as novas aplicações, bem como, na redução das assimetrias
normativas, possibilitando uma maior padronização dos processos de negócio.
As serventias continuam atuando de forma independente, porém, reunidas pelos
mecanismos de integração, identidade comum e objetivos de modernização. Para participar
desta dinâmica, as serventias precisam desenvolver requisitos de desmaterialização de
processos. Cada serventia pode utilizar as aplicações conforme as suas necessidades e
capacidade de investimento, com base em um plano de integração que levará de uma situação
atual a aquela pretendida que busca a plenitude de modernização vigente.
O aprendizado gerado a partir da dinâmica de desenvolvimento de novas aplicações
proporciona a construção de modelos de referência úteis para o atendimento de novas
47
demandas, oportunizando uma preciosa base de conhecimento estratégico e operacional para
os envolvidos nestes futuros projetos.
A CRSEC representa o conjunto de resultados gerados e mantidos pelo processo de
modernização dos SRP. Sua estrutura apresenta dois componentes básicos: Aplicações de
Serviços e Aplicações Estruturais, organizados para fornecer os serviços necessários aos
usuários.
As Aplicações de Serviço destinam-se ao atendimento de requisições realizadas pelos
usuários finais. Estas aplicações implementam processos existentes atualmente nas serventias
extrajudiciais ou novas aplicações demandadas por elas.
As Aplicações Estruturais fornecem insumos básicos necessários para o
funcionamento das aplicações de serviços. São aplicações básicas que requerem infra-
estrutura e investimentos para a sua implantação. Também são pelas aplicações de gestão das
serventias conforme o serviço oferecido e a modalidade de acesso definida pelo canal de
integração utilizado.
A CRSEC viabiliza um novo patamar para a prestação dos serviços para os seus
usuários, e a visibilidade resultante deste esforço tende fortalecer as serventias que poderão se
dedicar à execução de suas atividades principais, atendendo às expectativas de todos os
interessados no aperfeiçoamento da prestação destes serviços (DE ROLT; DIAS;
CUSTÓDIO, 2007).
2.4.1 A Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados – CRSEC
2.4.1.1 Princípios da CRSEC
A Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados está fundamentada em
princípios básicos conforme pode ser visto no Quadro 2. Os princípios foram determinados
por De Rolt; Dias; Custódio (2007) através do estudo dos requisitos de cada um dos atores
envolvidos, com o objetivo de potencializar a cooperação dos interessados na modernização
dos SRP prestados pelas serventias extrajudiciais.
48
Quadro 2 - Princípios da CRSEC
Princípios Descrição Autonomia administrativa São respeitadas as particularidades de cada componente. Cada serventia
extrajudicial deve apresentar autonomia na seleção da forma de utilização do sistema proposto. Os dados gerados pelas serventias extrajudiciais são de propriedade do Estado e ficam sob sua responsabilidade.
Autonomia tecnológica As serventias extrajudiciais têm autonomia na seleção de ferramentas e aplicativos utilizados, respeitando a adoção de padrões e protocolos abertos. A seleção de soluções tecnológicas como forma de armazenamento e utilização dos dados é atribuição das serventias, respeitando a sua autonomia administrativa e os padrões pré-definidos.
Identidade compartilhada Através de uma identificação comum e conjunta, são representados os princípios da cooperação, evitando iniciativas isoladas internas oferecidas pelas serventias e as externas oferecidas por outros prestadores de serviços.
Simetria Normativa Busca da diminuição da assimetria gerada por diferentes interpretações das Corregedorias Estaduais sobre a utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação nos SRP.
Gestão cooperada Utilização de mecanismos de gestão que possibilitam a operação em rede de organizações centradas em sua competência central, otimizando a aplicação de recursos através da cooperação, dos consórcios e do compartilhamento de infra-estrutura.
Confiança Constituída entre componentes da rede cooperada com base em pré-acordos e modelo jurídico que viabiliza a ação rápida e cooperada do esforço de modernização.
Integridade a longo prazo Premissa particularmente importante uma vez que as serventias se responsabilizam pela guarda de grande número de documentos que afeta toda a sociedade. As serventias devem se preocupar com a manutenção desta importante propriedade ao longo dos anos.
Gerência de documentos eletrônicos
Permite às serventias a digitalização, armazenamento e indexação dos documentos. Todo o ciclo de vida dos documentos será controlado por sistema específico facilitando o uso por parte das serventias. A falta de um sistema de gerência de documentos eletrônicos dificulta o seu uso.
Interoperabilidade Garantia de comunicação entre as aplicações e serventias de forma transparente utilizando padrões e protocolos abertos. A aderência a arquitetura e-PING e a ICP-Brasil é uma premissa fundamental.
Respeito à especialização As soluções devem respeitar as características próprias de cada especialização. Respeito aos sistemas legados
Os sistemas existentes não serão necessariamente abandonados. Caso seja do interesse da entidade que o utiliza os sistemas em operação serão avaliados pelo Núcleo de Pesquisa e Desenvolvimento, para aderência aos princípios da CRSEC.
Flexibilidade O sistema deve ter a possibilidade de reconfiguração sem maiores problemas devido a mudanças nas regulamentações e a implementação de novos serviços.
Fonte: De Rolt; Dias; Custodio (2007).
2.4.1.2 As aplicações da CRSEC
Uma vez detalhados os princípios sob os quais está sendo desenvolvida a Central
Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados, são apresentados as aplicações que compõe
49
sua estrutura. A Figura 5 apresenta as principais aplicações focalizadas pela CRSEC e o seu
estágio de desenvolvimento até a conclusão deste trabalho.
O primeiro tipo de aplicação a ser detalhado é o das aplicações de serviço. Estas
aplicações destinam-se ao atendimento de requisições realizadas pelos usuários finais. Neste
contexto o usuário final pode ser a Justiça, o Poder Público, Instituições Bancárias e
principalmente, o cidadão comum. Esta situação faz com que sejam necessários tipos
diferentes de aplicação, atendendo as especificidades de cada usuário.
Figura 5 - Aplicações da CRSEC Fonte: Adaptado de Costa; De Rolt; Dias (2008)
As aplicações de serviço implementam estruturas aderentes aos processos existentes
atualmente nas serventias extrajudiciais, ou propões novos serviços, a partir das demandas
sociais e de mercado existentes para esta área. Para que estas aplicações possam fornecer aos
50
clientes um serviço confiável, são observados dois aspectos: (a) o tecnológico – utilizando
padrões e protocolos abertos e seguros e (b) e o fluxo de dados e atividades entre os atores e
os usuários (processos de negócio) (DE ROLT; DIAS, CUSTÓDIO, 2007).
O desenvolvimento de novas aplicações de serviço na CRSEC, no contexto do
processo de modernização dos serviços de registro público, é orientado por uma série de
etapas que vão desde a identificação do problema até a homologação de novas soluções.
Conforme pode ser visto na Figura 6, estas etapas visam fornecer ao gestor da
cooperação os requisitos e competências necessárias para o desenvolvimento de novos
projetos, além de fornecer um referencial para a rede envolvida acerca da evolução das ações
de modernização.
Figura 6 - Etapas do desenvolvimento de aplicações de serviço na CRSEC Fonte: LABGES, 2008
Na etapa de identificação do problema, após a identificação de uma demanda, deve ser
feito o levantamento os atores envolvidos no processo. Esta demanda pode representar tanto
um problema a ser resolvido, quanto uma oportunidade a ser aproveitada.
Na etapa de pesquisa e estudo da solução deve ser formalizada a proposta de trabalho
para o desenvolvimento do projeto que norteará o processo de desenvolvimento das
aplicações de serviço, criado a partir do estudo de conceitos relacionados à temática e do
51
levantamento das possíveis soluções disponíveis no mercado. Com posse dessas informações
será gerada uma proposta inicial contendo a identificação do problema, o embasamento da
proposta, e seus objetivos.
Na etapa de planejamento do projeto, deve ser feito o detalhamento da proposta,
incluindo as ações de mobilização de equipe, planejamento de fases, previsão de recursos
necessários, e elaboração de cronograma com as etapas do projeto atreladas a sistemas de
gerenciamento de projetos.
Na etapa de gerenciamento de processos de negócio devem ser ouvidos os
participantes e interessados na aplicação de serviço para a definição da sistemática existente
(As-Is) e a proposição da sistemática pretendida (To-Be). Para tanto são utilizadas técnicas de
análise de processos, atendendo as etapas de modelagem, análise, desenho, gerenciamento de
desempenho e transformação de processos (ABPMP, 2008).
Na etapa de especificação de requisitos e padrões, com base em um processo
otimizado, deve ser feita a especificação dos aspectos técnicos necessários para
desenvolvimento, monitoramento e controle da aplicação.
Na etapa de prototipação da aplicação, com base na documentação gerada, deve ser
produzido um protótipo da aplicação, que será utilizado para testar e validar o conceito
proposto.
Na etapa de produtação da aplicação, a partir dos resultados obtidos na avaliação do
desempenho do protótipo, procede-se à alteração ou confirmação do projeto formal da
aplicação, e o desenvolvimento do produto da aplicação, que deve estar em condições
suficientes para prestar o serviço demandado adequadamente, com possibilidade de
aprimoramento contínuo a partir do seu uso.
Finalmente, na etapa de homologação do produto é verificado o grau de atendimento
da especificação e padrões definidos para a aplicação.
As aplicações estruturais fornecem insumos básicos necessários às aplicações de
serviços. Como o próprio nome sugere, são aplicações básicas que requerem infra-estrutura e
investimentos para a sua implantação. Tal característica impulsiona a racionalização que
apóia o uso de modelos cooperados para seu o seu desenvolvimento.
Além de servir de estrutura básica para as aplicações de serviço, as aplicações
estruturais podem ser fontes de novos serviços externos e principalmente, elementos de
fortalecimento de uma identidade conjunta da comunidade de registros públicos, razão pela
qual, algumas das aplicações aparecem nas duas classificações.
52
2.4.1.3 Os componentes da CRSEC
A CRSEC apresenta na sua estrutura primária quatro componentes básicos: Canal e
Portas de Serviço, Canal e Portas de Integração, Aplicações de Serviços, Aplicações
Estruturais, organizados para fornecer os serviços necessários aos usuários conforme
apresentado na Figura 7.
Figura 7 – Componentes Básicos da CRSEC Fonte: Adaptado de Custódio et al (2007)
Os canais são meios de comunicação disponíveis para acessar portas de serviço, que
podem atender as requisições dos usuários de vários tipos. O Canal de Serviços é o
responsável pelo meio de acesso dos usuários à CRSEC. O uso de um canal de serviço é
controlado, sendo permitido o acesso somente aos usuários autenticados por meio do uso de
Canal de Integração Portas de Integração
Canal de Serviços Portas de Serviço
CRSEC
53
certificados digitais ICP-Brasil. Toda a informação que trafegar pelo canal de serviço,
incluindo-se a autenticação dos usuários, o fazem através de um canal seguro SSL/TLS. Desta
forma é garantida a segurança das partes envolvidas, bem como a integridade e validade
jurídica das mensagens (CUSTÓDIO et al, 2007).
O Canal de Serviços apresenta Portas de Serviço, através das quais os serviços são
disponibilizados aos usuários. O uso de uma porta de serviço é possível/permitido a
aplicações que implementem mecanismos padronizados, somente após a autenticação dos
usuários. A autenticação é efetuada utilizando-se serviço implementado por um módulo
administrativo. Estes mecanismos padronizados formam o Canal de Serviços, e foram
projetados sobre padrões abertos, aderentes à arquitetura e-PING.
As aplicações de serviço estão acessíveis através do Canal de Serviços, podendo ser
fornecidas por meio de portas específicas. Estas foram projetadas para atender às premissas de
interoperabilidade, flexibilidade, respeito aos sistemas legados, domínio tecnológico,
autonomia administrativa e tecnológica. Com relação à interoperabilidade, flexibilidade e
respeito aos sistemas legados os serviços são construídos como web services, disponibilizados
de forma modular, permitindo a implementação de acordo com o interesse e grau de
maturidade tecnológica das partes envolvidas. A utilização de padrões e protocolos abertos
garante a autonomia tecnológica e administrativa com as serventias se organizando para
buscar no mercado as melhores soluções para o provimento de serviço aos seus clientes.
As aplicações de instituições financeiras, do Poder Público em geral e da Justiça, em
especial, podem acessar automaticamente os serviços disponibilizados de acordo com a sua
necessidade e o respeito às políticas estabelecidas pelo Módulo Administrativo da CRSEC.
Este acesso automático ocorre através da configuração de uma porta especifica no canal de
serviços, que seria utilizada por aplicações que implementam o conjunto de protocolos
específicos para aquele fim.
O Canal de Integração conecta exclusivamente as serventias e a corregedoria à infra-
estrutura utilizada de forma compartilhada. Através desta conexão as serventias têm acesso às
aplicações estruturais, que permitem a prestação dos serviços aos usuários finais. Esta
organização é configurável, na qual cada entidade seleciona a forma de acesso e quais os
serviços estruturais necessita conforme seus requisitos, características próprias e forma de
operação. Esta flexibilidade assegura a autonomia e independência das serventias.
Este canal permite ao sistema de uma serventia, por exemplo, com base em padrões de
protocolos pré-definidos, receber as demandas por serviços de outras serventias e de usuários
finais, e também acessar as aplicações estruturais necessárias a execução das requisições.
54
As aplicações estruturais disponibilizadas através do Canal de Integração, conforme
pode ser visto na Figura 8, são utilizadas de acordo com o especificado pela regulamentação
vigente para fornecer os serviços oferecidos pelo sistema. O uso destas aplicações esta sujeito
também as políticas de uso estabelecidas pela entidade administradora do serviço.
Figura 8 - Integração de Usuários e Serventias às Aplicações da CRSEC Fonte: Adaptado de De Rolt; Dias; Custódio (2008)
Esta estrutura garante grande flexibilidade, permitindo rápida adaptação a mudanças
na regulamentação. Há uma série de serviços estruturais a disposição das serventias, que
podem ser mantidos de forma cooperada reduzindo custos. Nesta classe de serviços estruturais
encontramos a Autoridade Certificadora Brasileira de Registros, as Autoridades de Registro, a
Autoridade de Tempo Registral, o Framework Registral de Documento Eletrônico
Qualificado, a Gerência de Documentos Eletrônicos e o Depósito Legal de Documentos
Eletrônicos (CUSTÓDIO et al, 2007).
Estes serviços estruturais formam blocos básicos utilizados por todas as serventias
para a ampla utilização de documentos eletrônicos que permitirão a disponibilidade das
aplicações de serviços conforme apresentado.
2.4.1.4 Canais de acesso à CRSEC
A CRSEC exige infra-estrutura adequada para fornecer serviços aos usuários bem
como permitir a integração das serventias extrajudiciais e o uso racional de seus recursos. Os
serviços e a infra-estrutura utilizados neste modelo são compartilhados, sendo que sua gestão
CRSEC
CAN
AL D
E IN
TEGRAÇÃO
CAN
AL D
E S
ERVIÇ
O
PORTA 1
PORTA 2
PORTA n
PORTA 1
PORTA 2
PORTA n
55
fica a cargo de um gestor da rede definido pelos institutos representativos das serventias,
conforme limitações legais (CUSTÓDIO et al, 2007).
O conjunto de serviços disponibilizados pela CRSEC envolve infra-estrutura, pessoas,
sistemas, conhecimento e outros insumos não encontrados em sua totalidade no ambiente
interno da cooperação. Assim sendo, o desenvolvimento de alianças com redes de
especialistas externos, que dominam elementos e competências essenciais a serem agregadas
aos serviços de registro publico, tem sido fator estratégico para que estes serviços se
modernizem e ampliem o seu atual portifólio, agregando novas aplicações e aproximando a
oferta das necessidades demandas pelos seus usuários.
A arquitetura das aplicações desenvolvidas pela CRSEC também leva em
consideração a existência de diferentes tipos de possibilidades de utilização dos usuários de
suas aplicações e que estes apresentam diferentes contextos sociais e econômicos. Estas
diferenças fazem com que seja necessário o desenvolvimento de uma central de serviços
compartilhados flexível a fim de permitir que as estruturas operacionais dos processos
continuem em funcionamento, mesmo durante o processo de transição para uma situação em
que os documentos eletrônicos sejam utilizados em larga escala.
Como forma de facilitar o acesso dos usuários e serventias da CRSEC às suas
aplicações estruturais ou de serviços, existem canais de acesso que são oferecidas por meio de
portas de serviço ou de integração, sendo que a autenticação dos usuários também ocorre por
meio de certificados digitais ICP-Brasil. Nesse sentido, há duas alternativas: acesso por meio
de aplicativos web disponibilizados na internet pela CRSEC, no qual não há necessidade de
criação ou interligação de aplicativos dedicados por parte do usuário ou da serventia para
utilização das aplicações; ou acesso automatizado por meio de portas de serviço e integração
desenvolvidas especificamente para interligação entre aplicativos dos usuários ou serventias.
Na primeira situação, existem dois canais de acesso: Portal de Serviços e Informações,
específica para os usuários e o Cartório Digital, disponibilizado às serventias.
O Portal de Serviços e Informações oferece a possibilidade da utilização dos serviços
por parte dos usuários que possuem basicamente navegadores para acesso às aplicações.
Nessa situação o usuário acessa um sistema hospedado em um endereço na internet, se
autentica por meio de certificado digital, e interage com as interfaces do sistema, requisitando
o serviço disponibilizado de acordo com o seu perfil.
O Cartório Digital, por sua vez é uma das opções de adesão aos serviços da CRSEC
para as serventias que optam por investimentos menores em infra-estrutura ou que desejem
56
iniciar o uso da infra-estrutura imediatamente e adotar outra solução própria ao longo do
tempo.
O sistema de gestão do Cartório Digital é mantido junto à CRSEC, que se
responsabiliza pela sua manutenção, respeitando os princípios de independência preconizados
anteriormente. Para acessá-lo, a serventia necessita apenas de um computador com um
navegador web, mantendo os gastos com recursos de Tecnologia da Informação (TI) num
patamar mínimo (CUSTÓDIO et al, 2007).
Entre as tecnologias e metodologias utilizadas na implementação da CRSEC estão as
de Software as a Service (SaaS) e Web Services6. O primeiro modelo (SAS) é mais adequado
para aquelas serventias que não possuem sistemas de gestão informatizados, ou que
pretendem desenvolvê-los no futuro, mas desejam integração imediata à CRSEC.
Na segunda situação há a possibilidade de desenvolvimento de aplicativos por parte
dos usuários ou serventias que se interligam à CRSEC através de portas de serviço e
integração já existentes na CRSEC, ou a alternativa de integração entre sistemas legados dos
usuários ou serventias com as aplicações da CRSEC, possibilitada partir de uma adaptação do
sistema em questão de modo a utilizar as implementações fornecidas pela porta de integração
ou serviço existente.
Para os usuários que desejam desenvolver aplicativos para acesso automatizado aos
serviços disponibilizados na CRSEC, é disponibilizado um conjunto de padrões e requisitos
de integração para criação de aplicativos aderentes à respectiva sistemática. Para adequação
dos serviços extrajudiciais à esta nova realidade, cada serventia seleciona a solução que
melhor atende às suas necessidades e responsabilidades, sempre respeitando aos padrões e
protocolos definidos pelo conjunto de serventias extrajudiciais unidos nos seus Institutos
Representativos, emanados da CRSEC.
Para as organizações que já possuem sistemas informatizados, a tecnologia de “Web
Services” pode ser usada como estratégia para proporcionar um modo padronizado de integrar
aplicativos baseados na Internet como um meio de as organizações se comunicarem sem ter
um conhecimento extensivo dos sistemas de Tecnologia da Informação entre elas. O que pode
6 Software as a Service (SaaS) – Termo traduzido como ''Software como Serviço'' pode ser definido como um software implementado como um serviço hospedado, que pode ser acessado e utilizado via internet (TORRES, 2007). Web service é uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes. Com esta tecnologia é possível que novas aplicações possam interagir com aquelas que já existem e que sistemas desenvolvidos em plataformas diferentes sejam compatíveis. Os Web services são componentes que permitem às aplicações enviar e receber dados em formato XML. Cada aplicação pode ter a sua própria "linguagem", que é traduzida para uma linguagem universal, o formato XML. (WIKIPÉDIA – Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Web_service>. Acesso em 11 mar. 2008)
57
ser desenvolvido nesta situação é um conjunto de mensagens padronizadas a serem utilizadas
pelo provedor de serviço, o que é denominado como “portas de serviço”.
Um dos motivos que impulsiona o uso de Web Services é o fato deste modelo ser
baseado em tecnologias abertas e padronizadas, em particular a linguagem XML, em
consonância com os princípios da CRSEC apresentados anteriormente.
As mensagens trocadas através das partes são definidas utilizando XML7 e seus
padrões no que diz respeito à validação de mensagem e a segurança dos dados (XML Schema
e XML Digital Signature, entre outros). A adoção destes padrões permite o intercâmbio
coerente de informações e serviços entre sistemas, possibilitando a substituição de qualquer
componente ou produto usado nos pontos de interligação por outro de especificação similar,
sem comprometimento das funcionalidades do sistema (CUSTÓDIO et al, 2007).
O XML Schema é uma linguagem baseada no formato XML para definição de regras
de validação ("esquemas") de documentos no formato XML. O XML Schema é recomendado
pela instituição internacional W3C. Todas as mensagens utilizadas nas portas e canais de
comunicação deverão ser descritas em XML Schema, desta forma quando um aplicativo
requisitar um serviço, suas mensagens podem ser validadas com base em regras claras e bem
definidas.
A atividade de desenvolvimento e aprimoramento de padrões e protocolos é contínua,
sendo que no momento novos protocolos criptográficos seguros continuam sendo
desenvolvidos para permitir uma comunicação sigilosa e de alta confiabilidade entre os
usuários e as serventias.
Todas as tecnologias utilizadas devem respeitar a arquitetura e-PING e os conceitos da
ICP-Brasil, do governo federal, de forma a garantir os padrões de interoperabilidade definidos
e aceitos no serviço público.
7 O Extended Markup Language (XML) é uma linguagem idealizada por Jon Bozak em 1996, que possibilita ao autor especificar a forma dos dados no documento, além de permitir definições semânticas. Entre os objetivos estabelecidos na especificação da linguagem XML estão as seguintes características: ser diretamente utilizável na Internet; ser legível por humanos; possibilitar um meio independente para publicação eletrônica; permitir a definição de protocolos para troca de dados pelas empresas (independentemente da plataforma de hardware e software); facilitar às pessoas o processamento de dados; pelo uso de softwares de baixo custo; facilitar a utilização de metadados que auxiliam na busca de informações; e aproximar produtores e consumidores de informação (ALMEIDA, 2002, p. 6-8)
58
2.4.1.5 O funcionamento de uma aplicação de serviço – o caso prático do Ofício Eletrônico
As aplicações já em funcionamento na CRSEC podem ser acessadas via
http://www.crsec.com.br (ver figura 9). Estas estão sendo desenvolvidas de forma alinhada as
demandas da sociedade brasileira para a área de registros públicos.
Os módulos já implementados, seguindo as premissas e o modelo de desenvolvimento
apresentado, são utilizados em larga escala com avaliação positiva por parte das entidades
envolvidas. Somente o módulo ofício eletrônico, administrado pela ARISP, já realizou cerca
de 1,9 milhão de pesquisas, desde que o sistema foi colocado em operação em 10 de maio de
2005.
Figura 9 - Homepage da CRSEC na Internet Fonte: Extraído de http://www.crsec.com.br em novembro de 2008.
A redução de custos operacionais e a velocidade com que os serviços podem ser
prestados oferecem uma pequena amostra das vantagens e possibilidades de uma Central
Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados. Um exemplo esquemático desse processo
pode ser visualizado na Figura 10, que ilustra de maneira simplificada o funcionamento do
sistema de ofício eletrônico.
59
Figura 10 - Exemplo do Esquema de Funcionamento do Ofício Eletrônico Fonte: ARISP, 2008
No exemplo visualizado na Figura 10 o ofício eletrônico é utilizado para a pesquisa de
existência de imóveis em nome de determinada pessoa física ou jurídica. O órgão requerente
envia o ofício eletrônico – cuja procedência é identificada através de certificados digitais
X.509V3 emitidos na ICP-Brasil, o que permite identificar e responsabilizar civil, criminal e
administrativamente a pessoa que dispõe da informação, visando à segurança no tráfego
dessas informações pela Internet.
Por meio desse sistema a autoridade pública ou servidor designado, desde que
devidamente autorizado pela ARISP e mediante autenticação com o uso de Certificado Digital
ICP-Brasil, acessa o banco de dados light que é composto por uma base de dados contendo os
nomes, CPF (Cadastro de Pessoa Física) e CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) dos
proprietários, ex-proprietários e de outros titulares de direitos sobre imóveis registrados a
partir de 1º de janeiro de 1976 e/ou 1º de janeiro de 1991.
O gerenciamento e a atualização diária do banco de dados é de responsabilidade
individual de cada serventia. Por meio de seus profissionais, a ARISP se encarrega do
monitoramento e da segurança dos dados comunicados, auditoria de mecanismos e de práticas
que preservem a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade da informação dentro da
infra-estrutura de hardware, software, pessoas e processos devidamente agrupados e
BBAANNCCOO DDEE DDAADDOOSS
AARRIISSPP
60
qualificados.
No sistema de ofício eletrônico, o demandante fornece o CPF ou CNPJ da pessoa e
recebe uma resposta padrão, indicando as serventias onde a busca retorna como positiva ou
negativa. As ocorrências positivas prosseguem com a geração automática do ofício de
requisição ou solicitação que é transmitido em tempo real pela Internet para as serventias
demandadas. Nesta situação, a busca prossegue somente para as serventias em que foi
identificado algum registro do CPF/CNPJ indicado, sendo solicitada uma descrição detalhada
da busca. Nas serventias em que não houver ocorrência não há qualquer peticionamento,
eliminando a necessidade de busca detalhada nessas serventias.
A serventia que recebeu a solicitação faz a busca em seu banco de dados próprio, ou
localiza a matrícula no respectivo Livro, e a digitaliza. O arquivo gerado é assinado
digitalmente pelo oficial de registro, anexado, e enviado ao servidor do sistema de ofício
eletrônico. O sistema de ofício eletrônico armazena a certidão da matrícula e a disponibiliza
para o requerente que pode acessar o arquivo pelo próprio sistema ou fazer o download do
mesmo.
Nessa sistemática, portanto, o interessado obtém o resultado da pesquisa em tempo
real e quando couber, peticiona o detalhamento desta através de respectiva certidão eletrônica,
com validade jurídica garantida pela assinatura digital do oficial de registro de imóveis ou de
seu preposto, com certificados digitais ICP-Brasil.
O sistema de ofício eletrônico já é largamente utilizado pelas dezoito serventias de
registro de imóveis do município de São Paulo, em ofícios imobiliários do interior do Estado,
nas cidades de Araçatuba, Ribeirão Preto e Diadema e em serventias do Estado do Pará, nas
cidades de Belém e Ananindeua em respostas às solicitações de órgãos públicos.
Esta aplicação também já é parte do cotidiano de diversos atores do Poder Judiciário,
como Tribunais de Justiça, Procuradorias, Controladorias, além de outros órgãos públicos
como o Ministério Público, Receita Federal e o Instituto Nacional de Seguridade Social
(INSS).
Os ganhos advindos da modernização deste processo são significativos, considerando
a grande demanda por serviços públicos eficientes na atual conjuntura. Além de simplificar e
tornar ágil o trabalho de requisição ou solicitação e de expedição das informações registrais, o
sistema tem um forte conteúdo econômico ao eliminar o consumo de papel, tinta de impressão
e os gastos com envelopes e remessas respectivas.
Além da redução de custos e das facilidades para pesquisa on-line, solicitação real-
time e recebimento on-line das informações registrais, o sistema ainda resguarda a
61
privacidade das pessoas envolvidas no processo e/ou o segredo de justiça; garante a
autenticidade e a validade jurídica dos documentos e transações realizadas; impede a
modificação desautorizada e o repúdio dos documentos eletrônicos enviados e recebidos.
O ofício eletrônico simplificou e tornou ágil o processo de solicitação de informações
e certidões às serventias de registro de imóveis. A prestação desses serviços, que está
respaldada legalmente, possibilita a transferência de comunicação oficial dos atos processuais
por meios eletrônicos, atendidos os requisitos de autenticidade, integridade, validade jurídica,
e interoperabilidade da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil. A aplicação
de serviço ofício eletrônico, cujo acesso é permitido somente ao poder público, tem sido
utilizada em larga escala com avaliação positiva por parte das entidades envolvidas.
Os ganhos advindos do funcionamento de aplicações como o ofício eletrônico indicam
a existência de uma demanda potencial para a adoção de novos projetos que utilizem
tecnologias digitais nos processos de negócio adotados nos serviços de registro público
prestados pelas serventias extrajudiciais.
Neste sentido, a ARISP tem atuado no desenvolvimento outros projetos que utilizem
as tecnologias digitais como forma de aperfeiçoamento e modernização dos serviços prestados
pelas serventias de registro de imóveis aos seus usuários. Este é o caso do projeto do sistema
de Penhora Eletrônica, que se encontra em fase de implantação, cuja sistemática foi utilizada
com um dos principais parâmetros para a especificação da proposta deste trabalho.
2.5 FERRAMENTA PARA ANÁLISE DE PROCESSOS
A transformação de um processo deve ser precedida de um estudo detalhado da
dinâmica procedimental adotada, o que pode evidenciar oportunidades de melhoria e
aprimoramento, bem como apontar a adoção e desenvolvimento de novas tecnologias
adequadas a uma situação pretendida.
Em conformidade com os objetivos desta pesquisa no sentido da estruturação do
processo de averbação de penhora de imóveis para sua integração com as aplicações da
CRSEC, esta pesquisa buscou a utilização de aplicativo com o conjunto de elementos criados
pela Business Process Modeling Initiative (BPMI), amplamente utilizada por gestores de
processo e analistas de negócios, denominada Business Process Modeling Notation (BPMN),
que possibilita a modelagem de processos de negócio por meio de diagramas.
Por conta desta metodologia, este estudo apresenta alguns conceitos ligados à área de
processos e gerenciamento de processos, como fundamento teórico orientador do
62
levantamento realizado, e realiza uma breve explanação da ferramenta BPMN, que mais
adiante será utilizada na apresentação e discussão dos dados desta pesquisa.
Em relação aos conceitos que são relevantes para o entendimento da pesquisa, julgou-
se necessário a caracterização de conceitos e subconceitos oriundos de estudos acerca de
processos de negócio em organizações. Os processos utilizam os recursos da organização para
oferecer resultado e objetivo aos seus clientes (HARRINGTON, 1993).
Na definição de Hammer e Champy (1994), processo é um conjunto de atividades
realizadas numa seqüência ordenada com o objetivo de produzir um bem ou um serviço de
valor para um grupo específico de clientes.
Isso significa que os numa tentativa de junção dos conceitos acima mencionados, o
processo pode ser considerado um conjunto de atividades e tarefas necessárias para o bom
funcionamento da organização, que toma um recurso (input), adiciona valor a ele e fornece
um resultado (output) a um cliente específico.
Nas empresas de serviço, o conceito de processo é de fundamental importância, uma
vez que a seqüência de atividades nem sempre é visível, nem pelo cliente, nem pelas pessoas
que realizam essas atividades (GONÇALVES, 2000a). Sendo assim a complexidade de um
processo deve ser compreendida em todas as suas etapas.
Gonçalves (2000b) apresenta o conceito de processos organizacionais (ou de
integração organizacional), que são processos centralizados na organização e viabilizam o
funcionamento coordenado dos vários subsistemas da organização em busca de seu
desempenho geral, garantindo o suporte adequado aos processos de negócio.
Cerqueira Neto (1994) apud Villela (2000) apresenta a classificação de três tipos
distintos de processo: primários, de apoio e gerenciais. Os processos primários são aqueles
que chegam ao cliente, ou seja, a qualquer falha, o cliente logo a identifica; os processos de
apoio são os que colaboram com os processos primários na obtenção do sucesso junto aos
clientes; e os processos gerenciais são aqueles que existem para coordenar as atividades de
apoio e dos processos primários.
Os processos compõem a estrutura organizacional através de uma hierarquia em que é
possível representar níveis mais específicos de detalhamento. Esta hierarquia é proposta por
Harrington (1993) pela seguinte classificação: macroprocesso; processo; subprocesso,
atividades e tarefa.
O macroprocesso é um processo que geralmente envolve mais que uma função na
estrutura organizacional, e a sua operação tem um impacto significativo no modo como a
organização funciona.
63
O processo é um conjunto de atividades seqüenciais (conectadas), relacionadas e
lógicas que tomam um input com um fornecedor, acrescentam valor a este e produzem um
output para um consumidor.
O Subprocesso é a parte que, inter-relacionada de forma lógica com outro
subprocesso, realiza um objetivo específico em apoio ao macroprocesso e contribui para a
missão deste.
As atividades ocorrem dentro do processo ou subprocesso. São geralmente
desempenhadas por uma unidade (pessoa ou departamento) para produzir um resultado
particular. Elas constituem a maior parte dos fluxos de processos.
A tarefa é uma parte específica do trabalho, ou seja, o menor enfoque do processo,
podendo ser um único elemento e/ou um subconjunto de uma atividade. Geralmente, está
relacionada à como um item desempenha uma incumbência específica.
O conceito adotado nessa pesquisa é o adotado por Gonçalves (2000b), que considera
os processos de negócio (ou de cliente) como aqueles que caracterizam a atuação da empresa
e que são suportados por outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é
recebido por um cliente externo.
O gerenciamento de organizações por processos auxilia as organizações a otimizar
suas operações de serviços, por identificar os problemas nas entradas, nos procedimentos e
saídas, e por propiciar-lhes a solução (OLIVEIRA, 2005a).
Conforme afirma Hamer e Champy (1994), nas organizações de serviços os processos
são invisíveis e sem nome, porque as pessoas pensam em departamentos ou em unidades de
trabalho, e não em processos em que estejam envolvidos. Os autores ainda destacam que as
divisões, unidades e departamentos são conhecidos pelo pessoal da organização, porém não os
processos.
Na visão conceitual de Harrington (1993), o objetivo deste direcionamento gerencial
por processos é o de aperfeiçoamento da gestão no sentido de obter processos: eficazes - ao
produzirem os resultados de acordo com as metas estabelecidas; eficientes - ao otimizarem o
uso de recursos para a produção ou geração de bens e serviços; e adaptáveis - ao
acompanharem as expectativas e as necessidades do cliente.
Como observa Harrington (1993), o gerenciamento por processos foi integralmente
estruturado para resolver problemas, priorizando os que forem mais críticos, melhorando a
habilidade e a eficiência de cada indivíduo, dentro e fora da organização, e ressaltando que
cada processo de operação da empresa deve ser otimizado, sendo necessário entender cada um
dos processos na forma como venha sendo realizado.
64
Sendo assim, a estrutura de processos organizacionais permite a realização dos fluxos
de trabalho por meio de processos até que o produto, ou serviço, esteja disponível ao
consumidor. Dessa forma, para modificar o modo como o consumidor percebe o produto ou
serviço em seu resultado final, deve-se entender o fluxo do processo e o modo como este flui
através da organização. Este entendimento dos processos constitui-se em uma parte vital da
mudança planejada, pois nenhuma equipe de projeto pode mudar aquilo que não entende e
nenhuma mudança será colocada em prática se não houver uma justificativa para tal
(VILLELA, 2000).
Uma grande quantidade de aprendizado e melhoria nos processos pode resultar da
documentação e exame dos relacionamentos input-output representados em um mapa de
processos. Afinal, a realização deste mapa possibilita a identificação das interfaces críticas, a
definição de oportunidades para simulações de processos, a implantação de métodos de
contabilidade baseados em atividades e a identificação de pontos desconexos ou ilógicos nos
processos (VILLELA, 2000).
O mapeamento e modelagem de processos desempenha papel essencial de desvendar e
questionar os processos existentes, ajudando a formular uma variedade de perguntas críticas,
como por exemplo: Esta complexidade é necessária? São possíveis simplificações? Existe
excesso de transferências interdepartamentais? As pessoas estão preparadas para as suas
funções? O processo é eficaz? O trabalho é eficiente? Os custos são adequados? (HUNT,
1996; JOHANSSON et al, 1995).
Para Pidd (1998), a modelagem de processos é útil para descobrir os componentes
essenciais e sensíveis em que as melhorias farão diferença, já que as mudanças tecnológicas
permitem que o processo seja alterado no espaço ou no tempo, capacitando a organização a
operar mudanças rapidamente auxiliadas por modelos simulados em computador e pela
engenharia dos processos de negócio.
Segundo Scheer (1998) apud Santos (2002), a modelagem é regida basicamente por
seis princípios que se relacionam. O primeiro princípio, a aderência, norteia o entendimento
do quão perto o modelo está da estrutura e funcionamento da realidade modelada. De acordo
com o segundo, a relevância ou suficiência, cada objeto representado em um dado modelo
deve ter um propósito e, neste sentido, um dado modelo não deve conter mais informações do
que o necessário. Para a aplicação do terceiro, custo/ benefício, deve ser analisada a
quantidade de trabalho necessária para criar o modelo versus utilidade do modelo versus
quanto tempo o modelo será usado. O quarto, a clareza, está relacionado à capacidade do
modelo de ser entendido e usado pelos usuários. A comparabilidade, o quinto princípio, deve
65
nortear comparação de diferentes processos. O sexto, a estruturação sistemática, está ligado
capacidade de integrar modelos representando diversos aspectos da realidade e, neste sentido,
a capacidade destes modelos de se estruturarem metodologicamente.
O campo de estudo da representação de processos o engloba padrões de representação
da realidade, ou seja, métodos de modelagem. Os métodos contêm objetos e modelos, com
significados determinados. Dentre todos os métodos disponíveis, optou-se nesta pesquisa pela
utilização do método BPMN (Business Process Modeling Notation), já que este é uma das
notações mais adotadas pelas principais ferramentas de modelagem de processos de negócio
do mercado, segundo as pesquisas de Gartner Group8.
A BPMN é uma proposta da BPMI (Business Process Management Initiative) e está
na versão 1.1. A BPMN representa um conjunto de convenções gráficas para descrever
processos de negócio. A notação da BPMN foi especificamente projetada para coordenar
seqüências de processos e a troca de mensagens existente entre processos participantes de um
conjunto de atividades relacionadas. A intenção de um modelo de processo em BPMN é
capturar detalhes suficientes para permitir que ele seja utilizado como fonte de uma descrição
executável de um processo (BRAGHETTO, 2006).
O rigor semântico da BPMN é bem definido e representado através de linguagem de
marcação, no padrão XML. Embora não haja uma representação explicita das pessoas, como
na UML através de atores, a BPMN utiliza o conceito de raias de atividade para cada
participante (pessoa) do processo. Porém, o participante é identificado somente por um nome,
sem atributos agregados (REIS, 2008; GONÇALVES et al, 2005).
O objetivo da BPMN é oferecer suporte ao gerenciamento de processos tanto pelos
usuários técnicos quanto pelos usuários de negócios, por meio de uma notação intuitiva,
mesmo representando semânticas complexas de negócio, ou seja, ela provê uma notação
prontamente entendível por todos os usuários de negócios desde o analista de negócios até o
técnico desenvolvedor responsável pela implementação da tecnologia, bem como pelo pessoal
de negócios que monitora e gerencia todo o processo (STORELLI, 2006).
A organização BPMI define a especificação BPMN que disponibiliza uma notação
para expressar processos de negócio na forma de Diagrama de Processo de Negócio (Business
Process Diagram – BPD).
Segundo Reis (2008), os principais objetos do método BPMN podem ser agrupados
em objetos de fluxo (atividades, eventos e decisões), objetos de conexão (setas de ligação) e
8 Ver http://www.gartner.com
66
artefatos (documentos e sistemas). Desta forma, para cada um desses grupos há elementos
gráficos que contribuem para a representação da modelagem do processo. Essa notação é
assim representada, conforme definições apresentadas nos itens, a seguir:
• Evento (Event)
A Figura 11 corresponde aos elementos utilizados para diagramar um evento (círculos de
centro aberto, para permitir a inserção de marcas). Um evento representa um acontecimento
durante o curso de um processo de negócio. Estes eventos afetam o fluxo do processo e
freqüentemente tem uma execução ou um resultado, ou seja, eles podem começar, interromper, ou
finalizar um fluxo.
Figura 11 - Tipos de Eventos Fonte: OMG, 2008
O tipo de contorno do círculo determina o tipo de evento. Os Eventos de Início,
indicados na figura pela cor verde indicam quando o processo começará. Existem diferentes
“disparadores” que indicam as circunstâncias específicas que iniciam o Processo. Os Eventos
Intermediários ocorrem depois que um processo já tiver sido iniciado e/ou antes do processo ter
sido finalizado e são classificados em dois tipos: captura - aguarda a recepção de uma mensagem,
CCaappttuurraa AAcciioonnaammeennttoo
67
e; acionamento - envia uma mensagem e continua o processo. Eventos de Fim indicam quando um
processo terminará. As os diferentes tipos de eventos fim indicam as circunstâncias específicas
que finalizam o processo.
• Atividade (Activity)
A Figura 12 apresenta a notação utilizada para a diagramação de uma atividade
(retângulos com borda arredondada), que é um termo genérico para algum trabalho realizado.
Uma atividade é o trabalho que é executado dentro de um processo de negócio. As atividades
podem ser atômicas, isto é, não decompostas ou não-atômicas que são decompostas. Os tipos
de atividades que são parte do processo de modelagem são: Sub-processo e Tarefa.
Figura 12 - Tipos de Atividade Fonte: OMG, 2008
Uma tarefa é uma atividade isolada que está incluída em um processo. Uma tarefa é
utilizada quando o trabalho no processo não está dividido em um nível específico de
detalhamento. Existem tipos especializados de tarefas para envio e recebimento, ou tarefas
baseadas no usuário, entre outras. Marcadores ou ícones podem ser adicionados à tarefa para
ajudar a identificar o tipo de tarefa, mas devem mudar o padrão gráfico da tarefa ou conflitar
com qualquer outro elemento padrão do BPMN. As tarefas também ter indicações de retorno
(loops) definidas internamente, quando executadas mais de uma vez.
Os sub-processos permitem o desenvolvimento hierárquico do processo. Um sub-
processo é uma combinação de atividades que estão incluídas dentro de um processo. Ele é
uma combinação porque pode ser dividido em um nível de detalhamento mais refinado a
partir de uma série de sub-atividades. Numa versão estratificada de um sub-processo , os
detalhes do sub-processo não ficam visíveis no diagrama. Um sinal de “mais” na parte
inferior-central da forma, indica que a atividade é um sub-processo e tem um baixo nível de
68
detalhamento. Para uma versão mais expandida de um sub-processo, os detalhes (o Processo)
são visíveis dentro de seus limites.
• Desvio de Fluxo (Gateway)
O elemento gateway é utilizado para representar um “entroncamento” convergente ou
divergente na seqüência de um fluxo, conforme pode ser visto na Figura 13. Ele pode
representar um desvio, uma ramificação, uma intercalação ou uma junção de caminhos.
Figura 13 - Tipos de Gateway Fonte: OMG, 2008
Por uma questão de inexistência de um termo exato em português que exprima o
significado deste elemento, ele é costumeiramente tratado pelo termo em inglês. O gateway é
um elemento de modelagem usado para controlar como um fluxo de execução se comporta
quando em algum momento assume comportamento convergente ou divergente dentro de um
processo, representando o controle lógico da interação dos fluxos de execução.
O gateway apresenta a forma externa de um losango, e pode conter diferentes tipos de
símbolos internos que indicam os diferentes tipos de comportamento. Todo tipo de gateway
podem tanto separar quanto fundir um fluxo.
O gateway exclusivo é utilizado para exprimir uma decisão dentro de um processo de
negócio onde o fluxo pode tomar dois ou mais caminhos alternativos, mas somente um desses
caminhos é executado. Este é basicamente a “encruzilhada” para um processo, indicando o
caminho válido no desempenho do processo. Eles são também usados para fundir uma
69
seqüência divergente em um fluxo. Existem dois tipos de mecanismos de decisão para este
tipo de desvio de fluxo, a decisão baseada em dados e a decisão baseada em eventos.
O gateway exclusivo baseado em dados mais costumeiramente utilizados. Eles podem
ser visualizados com ou sem um “X” na parte interna da figura, sendo mais comum o uso sem
o X. O Gateway (decisão) cria caminhos alternativos baseadas em condições. Já o gateway
exclusivo baseado em eventos representa um ponto de ramificação no processo onde as
alternativas são decididas pelos eventos que o sucedem a partir de um ponto do Processo, ao
invés de condições. Este elemento é identificado por um Evento Intermediário Múltiplo no
interior da figura. Neste caso o evento que se segue a frente do gateway determina o caminho
escolhido e o primeiro evento ativado prevalece sobre os outros.
O gateway inclusivo representa uma decisão em que há mais do que um resultado
possível, ou seja, um ou mais caminhos são executados. Um círculo interno é usado para
identificar este gateway. Eles são freqüentemente sucedidos por uma fusão de atividades em
um novo gateway inclusivo.
O gateway paralelo é um elemento de decisão que exprime uma situação onde todos os
caminhos são executados. Eles não são utilizados para dividir um fluxo na maioria das
situações, e podem ser usados para propostas metodológicas. Um símbolo de “+” é usado para
identificar este gateway. Este elemento também é utilizado para sincronizar (esperar por)
fluxos executados em caminhos paralelos.
O gateway complexo exprime uma decisão em que definições de comportamento mais
avançadas e específicas podem ser definidas. Um asterisco interno é usado para identificar
este elemento. Os comportamentos complexos podem ser definidos tanto por comportamentos
de fusão como de divisão.
• Conectores
Os conectores são úteis para a indicação de ordem, ligação ou associação entre
elementos do fluxo do processo. Eles são classificados conforme apresentado na Figura 14.
O fluxo de seqüência (sequence flow) é representado por uma seta contínua
direcionada (vetor), e é utilizada para mostrar em que ordem as atividades de um processo são
executadas. A fonte e o destino devem ser um dos seguintes objetos: Eventos, Atividades ou
Gateways. Este conector é usado sempre dentro de uma mesma área de concentração (pool),
também denominada piscina, ou entre raias de um mesmo pool.
70
Figura 14 – Conectores Fonte: OMG (2008)
O fluxo de mensagem (message flow) é representado por uma seta tracejada, iniciada
com um pequeno círculo, é usada para mostrar o fluxo de mensagens (comunicação) entre
dois participantes preparados para enviá-las e recebê-las. Na notação BPMN, dois pools
separados no diagrama representam dois participantes (papéis ou entidades de negócio).
A associação (association) é representada por uma linha tracejada, e ajudam a
documentar melhor o processo associando dados, informações e artefatos com fluxo de
objetos. Este conector também é útil para indicar entradas e saídas de dados ligados a
atividade e para fazer anotações de texto que podem ser associadas com objetos.
• Área de Concentração (Pool)
As áreas de concentração (pool) representam os participantes do processo (pessoas,
processos, sistemas), conforme pode ser visto na Figura 15.
Elas são conhecidas também como piscinas (swimlane), e podem ser usadas como uma
área especifica que reúne um conjunto de atividades provenientes de outras áreas de
concentração.
Um pool também pode ser uma “caixa preta”, representando apenas um participante,
ou pode conter um processo descrito. A interação entre duas ou mais áreas de concentração é
feita através de fluxos de mensagem. Um conector de fluxo de seqüência não pode cruzar o
espaço de outro pool.
71
Figura 15 - Área de Concentração Fonte: OMG, 2008
• Raia (Lane)
As raias (lanes), remetendo a divisórias de uma piscina, são utilizadas para sub-
particionar uma área de concentração (pool), tomando toda a sua extensão, tanto vertical
quanto horizontal. Essas subdivisões servem para organizar e categorizar atividades, e são
úteis na documentação do processo. Um exemplo desse elemento pode ser visto na Figura 16.
Figura 16 - Raias Fonte: OMG, 2008
72
As raias são muito utilizadas por desenhos de workflow onde as interações de pessoa
para pessoa são o foco da modelagem, e freqüentemente representam papéis organizacionais
(ex. administrador, assistente), no entanto podem representar qualquer característica desejada
do processo. Entre as raias são usados fluxos de seqüência para indicação da ordem do
processo.
• Artefatos (artifacts)
Os artefatos fornecem a capacidade de mostrar informação além da estrutura do fluxo
do processo e podem ser usados para representar indicadores e documentação associada a
passos do processo. Conforme pode ser visto na Figura 17, existem três padrões de artefatos
atualmente usados no BPMN: Objetos de Dados, Anotações e Grupos.
Figura 17 – Artefatos Fonte: OMG, 2008
O objeto de dados (data object) é considerado um produto ou artefato, porque não
exerce nenhum efeito direto sobre os fluxos de seqüência ou de mensagem de um processo.
Este elemento pode ser utilizado para definir as entradas (inputs) e saídas (outputs) das
atividades. Os objetos de dados podem ser entendidos como um indicador que mostra como
um documento deve ser alterado ou atualizado dentro de um processo
As anotações de texto (text annotations) são mecanismos usados pelo modelador para
fornecer informações adicionais sobre o Processo. Estas podem ser ligadas (conectadas) a
objetos específicos em um diagrama com o uso de uma associação.
Os grupos são artefatos utilizados para destacar determinadas seções de um diagrama
sem afetar o desempenho do fluxo de processos nem adicionar restrições – como um sub-
processo faria. Os grupos podem ser utilizados para categorizar elementos que indicam
finalidades específicas e não estão restritos aos limites dos pools e lanes.
Finalmente, esta notação serviu como padrão para a modelagem e análise dos
processos de negócio focalizados nesta pesquisa, apoiando a transformação destes processos e
possibilitando a proposição do uso de novas tecnologias digitais para o serviço de averbação
de penhora de imóveis.
Objeto de Dados Anotações de Texto Grupo
73
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A fundamentação teórica preliminar apresentada nos tópicos anteriores deste estudo
tem a finalidade de embasar esta pesquisa e orientar a metodologia a ser utilizada no estudo, a
fim de verificar o problema de pesquisa a ser investigado.
A temática de interesse dessa pesquisa é a que trata sobre a modernização dos serviços
de registro público prestados pelas serventias extrajudiciais do Brasil, com atenção voltada
para a especialidade de registro de imóveis, tratando-se de organização presente em milhares
de comarcas brasileiras que fornecem serviços para um grande número de interessados.
Considerando que as serventias extrajudiciais são organizações que realizam serviços
de caráter público, regidos por normas e leis específicas, e fiscalizados diretamente pelo poder
público, existe certa semelhança na gestão de operações e serviços entre as serventias, o que
não significa que não existam diferenças significativas em relação à sua infra-estrutura física e
tecnológica, gestão funcional, gestão de processos, gestão de recursos humanos,
administração de recursos financeiros, entre outros aspectos organizacionais.
Dessa forma, o critério para escolha de organizações específicas para realização da
coleta dos dados dessa pesquisa respeitou-se os seguintes critérios: (a) a adequação da
organização à proposta de pesquisa; (b) o acesso a registros e documentos que servissem de
apoio a compreensão do processo de interesse da pesquisa; (c) a viabilidade de acesso do
pesquisador à localização geográfica da organização e; (d) a disponibilidade da organização
em fornecer outras informações necessárias ao pesquisador após as visitas.
3.1 CARACTERIZAÇÃO DO ESTUDO
Conforme já citado no início deste estudo, a pesquisa tem como problemática principal
a modernização dos serviços de registro público, focalizando o processo de averbação da
penhora de imóveis, e adotando como objetivo principal a estruturação do processo de
averbação de Penhora de Bens Imóveis para sua integração com as aplicações da Central
Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CRSEC).
Tal proposta de trabalho está embasada na compreensão de um conjunto de
informações específicas do processo, a partir de abordagens metodológicas adequadas para
essa finalidade. Neste sentido, esta pesquisa está pautada por uma abordagem teórico-
empírica, na qual além da revisão de literatura sobre o assunto, procurou-se verificar a
74
coerência com a realidade, para conceber um conjunto de informações que servissem de
referência para o desenvolvimento de contribuições práticas para o problema em questão.
Segundo Silva e Roman Neto (2006) no desenvolvimento de estudos teóricos ou
teórico-empíricos no campo das organizações, a delimitação da natureza (ontologia) e do
conhecimento de um fenômeno (epistemologia), além das formas pelas quais podemos
estudá-lo (metodologia), ajudam o pesquisador a entender que o desenvolvimento de um
estudo científico deve estar embasado em pressupostos teóricos e na definição clara de uma
questão de pesquisa que norteará a investigação científica. Isto porque os pressupostos
ontológicos, epistemológicos e teóricos do pesquisador determinam a coerência entre a noção
de sujeito e as relações de objeto, e acabam por definir a escolha metodológica da
investigação (GODOI e BASINI, 2006).
Sendo assim, na perspectiva de abordagem do problema, a pesquisa está enquadrada
como predominantemente qualitativa, já que sua investigação não foi baseada em dados
quantificáveis, mas sim na coleta e organização de dados que fornecessem informações que
possibilitem a construção de análises e conclusões advindas do processo de interação social
com o meio estudado (RICHARDSON, 1999).
Pautando-se por esta abordagem qualitativa, foram coletados e estruturados dados e
informações junto às organizações, através do levantamento, descrição e modelagem do
processo de averbação de penhora de imóveis, o que permitiu a realização de uma análise
descritivo/avaliativa à luz do quadro teórico estudado, possibilitando a construção da proposta
de integração desse processo às aplicações disponibilizadas pela CRSEC.
No que diz respeito à sua natureza, esta pesquisa é considerada como
predominantemente aplicada, já que ela tem como principal finalidade gerar soluções
potenciais para os problemas humanos (ROESCH, 1999), sendo que neste caso específico,
tem a finalidade de construir uma proposta de modernização de um serviço de registro público
prestado pelas serventias de registro de imóveis.
Do ponto de vista dos procedimentos pode-se dizer que o trabalho foi embasado pelo
método de investigação do estudo de caso, envolvendo múltiplos casos. Para autores como
Merriam (1988) e Yin (2001), este método é a uma estratégia de pesquisa que se pauta pelo
exame de um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto e que busca descrever e
analisar holística e intensivamente uma entidade, fenômeno ou unidade social.
De acordo com Yin (2001), o estudo de caso possui duas variações, o estudo de caso
único ou estudo de múltiplos casos. O estudo de caso múltiplo deve ser capaz de prever
75
resultados semelhantes ou produzir resultados contrastantes devido a razões previsíveis (YIN,
2001).
Em relação à natureza dos objetivos de pesquisa, pode-se dizer que este estudo foi
caracterizado por uma combinação entre as perspectivas descritiva e avaliativa. Descritiva
por buscar a apresentação de um relato detalhado de um fenômeno social envolvendo sua
configuração, estrutura, atividades, mudanças no tempo e relacionamento com outros
fenômenos, procurando ilustrar a complexidade da situação e os aspectos nela envolvidos. E
avaliativa, por buscar a geração de dados e informações obtidas de forma cuidadosa, empírica
e sistemática, com o objetivo de apreciar o mérito e julgar os resultados e a efetividade de
uma proposta (GODOY, 2006).
Com base neste enquadramento, este estudo produziu um relato detalhado das
atividades e inter-relacionamentos do processo de averbação de penhora de imóveis, sua
análise com base em fontes de informação primárias e secundárias, e o desenvolvimento de
uma proposta de aperfeiçoamento a partir da estruturação destas informações.
3.2 DESENVOLVIMENTO DO ESTUDO
Para a composição das informações que pautaram a análise do objeto de estudo e o
desenvolvimento de recomendações para esta pesquisa, foram utilizadas algumas técnicas de
coleta e análise de dados.
É importante salientar que em pesquisas de caráter qualitativo, torna-se difícil
demonstrar uma separação clara e distinta entre as etapas de coleta e análise de dados, já que
essas fases geralmente são desenvolvidas segundo uma interação dinâmica. À medida que os
dados vão sendo coletados são identificados novos temas, relações e interpretações, que por
sua vez originam outras questões que levam a busca de novos dados (ALPERSTEDT, 2000).
Por isso é conveniente a adoção de um procedimento de investigação, que privilegie a
coleta e a análise simultânea dos dados. Além disso, pelo fato da abordagem qualitativa
permitir uma maior aproximação da realidade investigada, a reflexão constante sobre as
informações obtidas torna-se indispensável à sistematização da prática da pesquisa,
evidenciando-se a análise de conteúdo. Dessa forma, a interpretação e a triangulação das
informações de campo, podem conduzir a novas verificações a fim de se viabilizar a melhor
qualidade possível, no sentido de esgotar a análise (MORAES, 2001).
Considerando a importância desta interatividade para este estudo, foram escolhidas as
seguintes fontes de evidência (YIN, 2001) para coleta e análise dos dados colhidos nesta
76
pesquisa: documentos, entrevista e observação. As etapas da pesquisa e o detalhamento
específico das técnicas e fontes que serão utilizadas em cada etapa podem ser observados no
Quadro 3.
Quadro 3 – Metodologia de Coleta e Análise de Dados
Fonte: Elaborado pelo autor (2008) com base em GODOY (2006); MERRIAM (1988); YIN (2001)
A primeira etapa do projeto foi exploratória, sendo feita uma revisão de literatura
preliminar a partir de levantamento bibliográfico e documental utilizando-se de bases de
dados científicas (portal de periódicos da CAPES), bancos de teses e dissertações on line e em
meio físico, publicações e artigos relacionados à temática.
Na segunda etapa foram identificados materiais informativos institucionais
disponíveis, bem como com livros, revistas e publicações especializadas, informações,
publicações, artigos, leis e resoluções da Corregedoria Geral de Justiça. O exame do material
permitiu a montagem do contexto do processo, caracterizando o ambiente objetivo do mesmo.
Nessa etapa também foram firmado contatos com usuários e profissionais de
organizações ligados ao processo estudado, para a delimitação da sua rede de participantes e
interessados para realização de entrevistas acerca da sistemática do processo de averbação de
penhora de imóveis e das propostas de aperfeiçoamento já existentes para esse processo.
A definição dos locais de pesquisa foi feito a partir de reuniões do pesquisador com os
coordenadores de pesquisa do Laboratório de Tecnologias de Gestão da Universidade do
Estado de Santa Catarina (LabGES/UDESC), e o presidente da Câmara Brasileira de
Comércio Eletrônico (CAMARA E-NET). Após essas reuniões foram definidas visitas a
representantes do poder judiciário, poder executivo, empresas de software para o judiciário,
Etapas - Objeto de Estudo
Técnica de Coleta e Análise de Dados
Fontes de Evidência
Dimensão do Estudo
Revisão de Literatura
Levantamento Bibliográfico
Levantamento Documental
Documentos
Registros em arquivos
Objetiva
Identificação e seleção dos processos de negócio a serem estudados na organização.
Levantamento Bibliográfico
Análise Documental
Entrevista aberta
Documentos
Entrevistas
Subjetiva
Mapeamento, análise do processo de negócio.
Análise Documental
Observação
Modelagem de processos
Documentos
Observação Direta
Registros em Arquivos
Objetiva e Subjetiva
Redesenho do processo e elaboração da Proposta
Levantamento Bibliográfico
Análise Documental
Documentos Objetiva e
Subjetiva
77
empresa desenvolvedora de aplicações da CRSEC, entidades representativas das serventias, e
serventias extrajudiciais. O Quadro 4 apresenta mais detalhes acerca das visitas realizadas.
Quadro 4 – Relatório de visitas à organizações para coleta de dados
Fonte: Elaborado pelo autor (2009)
Organização Finalidade Técnica de
Coleta de Dados
Fontes de
Evidência
Cidade/Estado Período
(2008)
Vara de Execuções Fiscais do Município
• Entendimento do processo de execução fiscal
• Entrevista • Entrevista Florianópolis-SC Junho
Desenvolvedor de software para o Poder Judiciário
• Entendimento do software de automação do Judiciário
• Coleta de Documentos
• Entrevista
• Análise Documental
• Entrevista
• Documentos
• Registros em Arquivos
Florianópolis-SC Agosto
Cartório de Registro de Imóveis
• Entendimento do processo de averbação penhora de imóveis
• Coleta de documentos
• Validação de Modelagem
• Entrevista
• Análise Documental
• Entrevista
• Registros em Arquivos
Florianópolis-SC Agosto e Setembro
Desenvolvedor de aplicações da CRSEC
• Entendimento da CRSEC
• Coleta de Documentos
• Apresentação do diagrama do Processo
• Levantamento de tecnologias utilizadas
• Entrevista
• Análise Documental
• Entrevista
• Registros em Arquivos
Florianópolis-SC Setembro e Novembro
Cartório de Registro de Imóveis
• Entendimento do Processo de Averbação de Imóveis
• Coleta de Documentos
• Modelagem de Processo
• Entrevista
• Análise Documental
• Observação
• Entrevista
• Registros em Arquivos
Vitória- ES Setembro
Cartório de Registro de Imóveis (I)
• Entendimento do Processo de Averbação Penhora de Imóveis
• Entendimento do Sistema de Ofício Eletrônico
• Validação de Modelagem
• Entrevista • Entrevista
São Paulo-SP Outubro
Cartório de Registro de Imóveis (II)
• Apresentação de Diagrama de Processo
• Entrevista • Entrevista São Paulo-SP Outubro
Associação de Registradores Imobiliários
• Entendimento do Sistema de Ofício Eletrônico
• Entrevista
• Análise Documental
• Entrevista São Paulo-SP Outubro
Tribunal de Justiça do Estado
• Entendimento dos pontos fortes e fracos dos sistemas ligados ao Poder Judiciário
• Entrevista • Entrevista São Paulo-SP Outubro
Laboratório de Tecnologias de Gestão
• Orientação, avaliação e direcionamento do projeto
• Entrevista
• Levantamento Bibliográfico
• Entrevista
• Documentos
• Registro em Arquivos
Florianópolis-SC Março a Novembro
78
A partir das fontes de evidência coletadas, partiu-se para a terceira etapa, em que foi
realizada a modelagem, descrição e análise do processo, para detalhar o fluxo de execução
atual do processo de negócio estudado e obter um conjunto desejável de requisitos funcionais
e não funcionais do processo, que pudessem vir a ser utilizados para sua transformação
posterior.
Nesta etapa, portanto, foi realizada a compreensão da situação atual e da complexidade
das relações existentes para construir uma análise crítica que possibilite a especificação de
possíveis formas alternativas de realização do processo atual. Para a realização desta atividade
após um levantamento de metodologias disponíveis e adequadas para a consecução destes
objetivos, foi escolhido um software de modelagem de processos com a ferramenta BPMN.
Tal ferramenta foi escolhida por razões como: suportar outras ferramentas do mercado,
possuir uma notação de fácil compreensão, facilitando a comunicação entre os atores
envolvidos (pesquisadores, avaliadores, serventias, poder público, desenvolvedores, etc), e
por possuir a capacidade de modelar processos complexos, com a finalidade de atingir um
nível bastante refinado do comportamento do processo e agregar informações que possam
facilitar o desenvolvimento e manutenção de sistemas para a execução destes processos.
Por fim, com posse destas informações e dados, foi realizada a transformação do
processo, com a finalidade de redesenhá-lo de maneira aderente com as aplicações da
CRSEC, definindo uma readequação deste serviço com utilização de tecnologias digitais e
documento eletrônico. O estudo se encerrou com a organização deste relatório final, onde
foram feitas as considerações conclusivas e recomendados estudos subseqüentes.
3.3 LIMITAÇÕES DO ESTUDO
Para este estudo, considerando também as técnicas e procedimentos utilizados, é
possível destacar a ocorrência e limitações, dentre as quais cabe citar:
• Caráter inovador da iniciativa e do tema em questão: a realização de estudos
organizacionais envolvendo o conceito de organizações virtuais, serviços compartilhados e
registros públicos é relativamente escassa e recente no Brasil;
• Questão cultural de cooperação não disseminada: o interesse em organizações
virtuais e serviços compartilhados possui como requisito uma pré-disposição a cooperação
entre pessoas e empresas. Por isso a introdução de novos paradigmas pode ser acompanhada
de resistência ou indiferença;
79
• O estágio ainda inicial de funcionamento da CRSEC, considerando que é uma
proposta inovadora que está sendo objeto de pesquisas técnico-científicas para o
desenvolvimento e aperfeiçoamento de sua sistemática, visando a criação de novas aplicações
e a integração dos processos e serviços dos seus potenciais usuários por todo o país;
• Impossibilidade de generalização: considerando que as conclusões advindas do
caso estudado só se aplicam a ele mesmo. A proposta, entretanto, pode servir como modelo de
referência para outros estudos semelhantes ou complementares:
• A amplitude e profundidade da análise: pode ser comprometida devido ao curto
período de tempo dedicado a consolidação do relatório de pesquisa e ao conhecimento
limitado do pesquisador acerca da temática, da dinâmica do processo e do quadro teórico
utilizado.
80
4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS DA COLETA DE DADOS
Diante da proposta principal deste trabalho que é propor a modernização do serviço de
averbação de penhora de bens imóveis no âmbito das serventias extrajudiciais, através da
criação de uma sistemática eletrônica para tal serviço, entende-se como fundamental uma
breve explanação das características de tal matéria no que concerne à sua sistemática atual.
Os tópicos que se seguem trarão as seguintes abordagens: (1) aprofundamento no tema
da averbação da penhora de bens imóveis nas serventias de registro de imóveis, descrevendo
de forma mais específica os procedimentos que fazem parte da rotina deste processo,
reforçando a importância do conhecimento aprofundado do fluxo de eventos, atividades e
dados que constituem esta sistemática, e (2) discussão dos dados coletados, elencando
propostas de transformação do processo com a utilização das aplicações estruturais da
CRSEC, e o desenvolvimento de novas aplicações que podem contribuir para o
aperfeiçoamento deste serviço.
4.1 AVERBAÇÃO DE PENHORA DE BENS IMÓVEIS
Um dos objetivos deste trabalho é conhecer de forma detalhada o processo de
averbação de penhora de imóveis, realizado nas respectivas serventias de registro de imóveis.
Tal averbação está prevista na legislação brasileira no Código de Processo Civil (CPC) que
disciplina esta matéria no parágrafo 4º do artigo 659, conforme pode ser visto a seguir:
A penhora de bens imóveis realizar-se-á mediante auto ou termo de penhora, cabendo ao exeqüente, sem prejuízo da imediata intimação do executado, providenciar, para presunção absoluta de conhecimento por terceiros, a respectiva averbação no ofício imobiliário, mediante a apresentação de certidão de inteiro teor do ato, independentemente de mandado judicial (BRASIL, 2006).
De forma específica, a Lei 6.015/1973, também conhecida com Lei de Registros
Públicos, prescreve, em seu artigo 167, I, n.5, que no Registro de Imóveis, será feito o registro
das “penhoras, arrestos e seqüestros de imóveis”, prescrição assegurada como obrigatória pelo
artigo 169 da mesma Lei, que especifica que todos os atos numerados no referido artigo 167
são obrigatórios (ASSIS, 2002).
Embora a Lei de Registros Públicos se refira à penhora como um registro, o Código de
Processo Civil, com base no artigo 659, parágrafo 4, disciplina a matéria usando o termo
averbação, sendo esta a última, a oficialmente adotada nos ofícios imobiliários.
81
É importante salientar que o tanto o Código de Processo Civil como a Lei de Registros
Públicos são leis de mesma hierarquia, tratando-se de leis ordinárias. Por este fato, a redação
dada pela Lei 11.832/2006 a esta questão de ser a penhora objeto de registro ou averbação no
respectivo Ofício Imobiliário é a que resolve a questão, no sentido que uma lei posterior
revoga a anterior naquilo que for lhe for contraditório. Esta afirmação está embasada pela Lei
de Introdução do Código Civil (4.657/1942), que em seu artigo segundo reza que “...uma lei
terá vigor até que outra a modifique ou revogue”, e no primeiro parágrafo deste artigo
assevera que “...a lei posterior revoga a anterior quando expressamente o declare, quando seja
com ela incompatível ou quando regule inteiramente a matéria de que tratava a lei anterior”.
Desta forma, a penhora de bens imóveis trata-se de uma averbação que deverá ser feita
na matrícula do imóvel. Azevedo (1976, p.113) esclarece este conceito indicando que
“...averbações são referências que se inserem à margem dos registros ou matrículas, de atos,
de fatos ou julgados, que declarem, esclareçam, atribuam, modifiquem ou extingam direitos
matriculados ou registrados”.
De acordo com Diniz (1992), a averbação da penhora visa à proteção ao terceiro de
boa fé e à segurança dos negócios jurídicos, pois, ao gerar a publicidade, traz a presunção da
ciência a terceiros. A Lei de Registros públicos garante esta eficácia ao trazer a redação para o
artigo 240 que assegura que o registro de penhora faz prova quanto à fraude de qualquer
transação posterior.
A legislação impõe a busca da notícia sobre a situação do imóvel no Ofício Imobiliário, pois a este compete o registro das citações nas ações reais ou reipersecutórias9. Se esse registro não se efetivar, o demandante não poderá tirar proveito da sua inércia, tendo, por isso, o ônus de levar a notícia da demanda para conhecimento de terceiro, requerendo o assento, a fim de tornar segura, em caso de alienação do bem, a posição do adquirente, que saberá da situação jurídica do imóvel. Com o registro da demanda, ter-se-á a possibilidade de existência da fraude de execução, pois haverá presunção de conhecimento (DINIZ, 1992).
A averbação de penhora oferece ampla segurança ao credor, notadamente nas
alienações sucessivas, no que assevera Assis (2002) como sua aplicação mais expressiva, a
saber, a de tornar eficaz a penhora perante os sub-adquirentes, porque gera presunção absoluta
de conhecimento dos atos por terceiros.
Tal necessidade se apresenta porque a publicidade dada pelo processo judicial não
possui a chamada eficácia erga omnes (oponível a todos), ou seja, não faz presumir a ciência
9 As ações reipersecutórias têm por objetivo a obtenção de uma coisa em conseqüência de obrigação assumida pelo réu. Implícito é que se trate de bem imóvel (SERPE, 1955 apud BALBINO FILHO, 1978).
82
de terceiros de atos nele praticados, tendo como destinatários apenas os interessados,
certificando entre estes, os atos praticados, que é chamado de efeito inter partes. Dessa forma,
os atos judiciais, para serem oponíveis contra terceiros, devem ser levados a registro, pois só a
publicidade registral estabelecerá a ficção de conhecimento erga omnes (DINIZ, 1992).
O fato da penhora não ser levada a registro, porém, não impedirá a alegação de fraude
contra a execução, mas o credor terá o ônus de provar que o adquirente do imóvel tinha
conhecimento do ato de constrição do imóvel. Isso significa dizer que se não houver o registro
desses atos constritivos, o credor deverá provar o conhecimento pelo terceiro adquirente da
existência do gravame judicial (DINIZ, 1992).
Portanto, conforme considera Diniz (1992), a averbação do ato constritivo é uma
atitude de diligência do credor exeqüente, pois dessa forma, a fraude a execução surgirá como
presumida, e com isso o adquirente que, devido a eficiente publicidade registral foi advertido,
será punido, já que após feito o registro, estará presumido que o ato era de conhecimento do
adquirente e que as alienações posteriores foram feitas em fraude à execução.
4.1.2 Descrição do processo de averbação penhora de bem imóvel
Conforme já explicitado, o registro de penhora, ou seu cancelamento é feito no ofício
imobiliário respectivo. As serventias de registro de imóveis atuam de modo a registrar essa
etapa do processo executório, desde que não haja nenhum óbice para a respectiva averbação.
Com a finalidade de verificar a dinâmica deste processo dentro das serventias, foram
realizadas visitas a três ofícios imobiliários, localizados nos municípios de Florianópolis/SC,
Vitória/ES e São Paulo/SP, onde a partir da utilização de técnicas de coleta de dados – análise
documental, entrevista e observação direta – foi detalhada a dinâmica processual que orienta a
realização da averbação da penhora de imóveis.
A análise foi embasada por fontes de evidência como entrevistas, observação e
registros obtidos a partir das técnicas de análise utilizadas. Posteriormente utilizou-se um
software com ferramenta BPMN (Business Process Management Notation) para retratar
graficamente a dinâmica atual do fluxo de execução das respectivas averbações,
formalizando-o por meio de uma descrição detalhada deste processo.
A partir dessa atividade analítica foi possível compreender a dinâmica do processo
envolvido na averbação da penhora de bens imóveis, e materializar esta compreensão num
relatório que levassem em consideração diferenças tênues entre fluxos adotados em cada
serventia, e a base legal prevista tanto na legislação federal pertinente, quanto nos códigos de
83
normas das Corregedorias Estaduais que fornecem as diretrizes para os processos realizados
nas serventias de todo o país.
Com base nessas informações foi possível determinar os eventos e sub-processos
principais deste processo de negócio, que estão representados na Figura 18. Este BPD
(Business Process Diagram) utiliza a notação BPMN, conforme já explicitado na
fundamentação teórica desta pesquisa, e reflete uma visão de alto nível do processo, em que
não são explicitados os fluxos de cada sub-processo, nem os desdobramentos de tratamento de
exceção, que por sua vez gerariam novas regras de negócio. Estas informações, por seu termo,
serão apresentadas de forma específica ao longo deste capítulo.
Figura 18 - Eventos e atividades do processo de Averbação de Penhora de Imóveis.
Fonte: Elaborado pelo autor (2008)
A Figura 18 apresenta de forma sintética, o fluxo de execução do processo de
averbação de penhora de bens imóveis, quais sejam: apresentação, protocolação, qualificação,
execução da averbação, arquivamento e entrega. Para cada uma dessas atividades, existem
tarefas que devem ser executadas, o que aumenta a complexidade da representação, e por
conseqüência seu dimensionamento no espaço disponível no formato dessa pesquisa. Por isso,
as demonstrações gráficas serão agrupadas em sub-processos para não comprometer seu
entendimento.
É importante salientar que a modelagem realizada teve foco de atenção específico no
fluxo de execução do processo realizado pelas serventias de registro de imóveis. Sendo assim,
com exceção do fluxo de suscitação de dúvida (englobado pelo sub-processo qualificação), os
diagramas apresentados neste capítulo especificam o conteúdo do fluxo de execução do
processo realizado pela serventia, sendo que a representação da interação com os demais
participantes é ilustrada por meio de processos abstratos (abstract process), em que é possível
compreender em que momento outros processos se relacionam ou colaboram com o fluxo de
execução em questão, sem especificar o conteúdo do processo em si. `
84
A seguir serão explicitadas de maneira narrativa e gráfica, as atividades e tarefas
identificadas neste processo, baseados nas fontes de evidências coletadas nesta pesquisa.
4.1.2.1 Apresentação da documentação
O processo de averbação de Penhora de Imóvel no respectivo Registro de Imóveis se
inicia a partir da apresentação na serventia do documento judicial hábil que solicite a
averbação. Este documento é o mandado judicial ou a certidão extraída do auto pelo escrivão
que funciona no respectivo processo, em que devem constar, além dos requisitos exigidos
para a averbação, o nome do juiz, do depositário, das partes e a natureza do processo. No caso
de averbação à vista de certidão, a partir da qual se fará a indicação dos atos constritivos, esta
será lavrada pelo escrivão do feito, com a declaração do fim especial a que se destina, após a
entrega na serventia, do mandado devidamente cumprido (BRASIL, 1973).
Tal documentação pode ser apresentada na serventia de três formas distintas, conforme
pode ser visto na Figura 19: (1) via advogado ou parte interessada; (2) via unidade de
postagem (Correio); (3) via oficial de justiça.
Figura 19 - Apresentação da Documentação no Registro de Imóveis
Fonte: elaborado pelo autor (2008).
Na primeira possibilidade, o advogado ou parte interessada apresenta a respectiva
documentação judicial, também chamada de título, no balcão (também conhecido como
recepção ou setor de protocolo). O interessado deverá fazer o pagamento antecipado das
85
custas dos emolumentos, conforme reza a Lei 6.015/1973 em seu artigo 14, que diz que os
oficiais de registro terão direito aos emolumentos conforme Regimento de Custas do Distrito
Federal, dos Estados e dos Territórios, que por sua vez serão pagos pelo interessado que a
requerer no ato de requerimento ou de apresentação do título. Após uma análise preliminar do
título por parte do responsável pelo atendimento, é feita sua protocolação (no protocolo
auxiliar ou de entrada), dando início a prenotação do título.
No envio de documentação pelo correio, é norma do judiciário a utilização de aviso de
recebimento (AR) emitido pela ECT (Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos) anexo a
cada envelope enviado. O AR contém um número que permite o rastreamento da
correspondência, e na sua entrega, exige assinatura do destinatário, com a indicação de dia e
hora de recebimento. Por isso, no caso de recebimento pelo correio, o serventuário designado
da serventia assina os AR’s anexados às respectivos às correspondências recebidas e os
devolve ao agente postal. Após abrir as correspondências, o serventuário responsável faz sua
separação, e os entrega ao oficial titular, ou preposto nomeado para que este ateste seu
recebimento com a indicação da data de entrega e sua assinatura. Após uma análise preliminar
do título, a documentação é encaminhada, via serventuário, para prenotação no setor de
protocolo.
Se o título for apresentado por oficial de justiça, o mesmo entrega a contrafé do termo
ou do auto de penhora, com a ordem de averbação. O oficial de justiça geralmente leva
consigo uma cópia adicional da documentação, que retorna com ele como comprovação do
momento de recebimento do título na serventia. O oficial de registro titular ou preposto atesta
nas vias apresentadas a data, hora de entrada dos respectivos títulos, carimbo próprio e
assinatura. Após uma análise preliminar do título, a documentação é encaminhada, via
secretária, para prenotação no setor de protocolo.
Nos três casos apontados, de apresentação de um título para averbação da penhora, é
importante ressaltar que nenhuma dívida ou pendência fiscal constitui impedimento para o
recebimento do título e sua protocolização na serventia. Excepcionalmente, pode haver recusa
para o ingresso do título apresentado no protocolo e sua prenotação, se parecer ao ofício
imobiliário que o registro é da competência de outra serventia, salvo se a parte solicitar o
ingresso mesmo assim, pagando os respectivos emolumentos, e suscitando dúvida em juízo,
para que o órgão judicante solucione a questão (DINIZ, 1992); (BRASIL, 1973).
86
4.1.2.2 Protocolação da documentação
Após a análise preliminar do título apresentado por parte do oficial de registro ou
serventuário responsável por esta atividade na serventia, é feita a protocolação e conseqüente
prenotação do título, com indicação de um número de controle idêntico ao que será lançado
no protocolo oficial (Livro n.1) da serventia e a data de sua apresentação.
Independente da forma de apresentação do título, este procedimento sempre é
realizado, pois é ele que atesta o momento de entrada do título na serventia (neste caso, o
mandado ou certidão de penhora e/ou o auto de penhora) para efeitos de determinação de
prioridade e de vencimento do período de prenotação do título. Na Figura 20 pode ser
observada a representação gráfica deste processo.
Figura 20 - Protocolação de Documentação Apresentada no Registro de Imóveis Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
A prenotação é o assentamento prévio, no protocolo. Assegura precedência do direito
real ao qual o título se refere, e tem validade de 30 dias. Tal prazo é contado a partir da data
de lançamento, exceto nos casos em que havendo alguma exigência detectada na qualificação
do título pela serventia, e levantado algum óbice (exigência) para o encaminhamento do título
para averbação da penhora ou seu cancelamento, o interessado, dentro desse prazo, requerer
que seja suscitada dúvida perante juízo competente por não se conformar com a exigência ou
por não podê-la atender. Neste caso se a dúvida for julgada improcedente por sentença
transitada em julgado, novo prazo de trinta dias correrá do dia em que o título, em juízo, for
devolvido ao interessado; se a dúvida for julgada procedente, a prenotação será cancelada
(BRASIL, 1973).
É importante ressaltar que a ordem de prenotação é que define a prioridade do título
no que diz respeito à preferência dos direitos reais a que este documento se refere. Portanto,
87
mesmo que sejam exibidos vários títulos simultaneamente por um mesmo apresentante, cada
um deles recebe um número de protocolo distinto obedecendo a seqüência rigorosa em que foi
exibido ao serventuário do ofício imobiliário. Se os títulos não tiverem nenhuma relação um
com o outro, o apresentante indica ao serventuário aquele que deve ser prenotado em primeiro
lugar, mas se tiverem relação entre si, o lançamento é feito na ordem em que serão depois
averbados (DINIZ, 1992).
Com a apresentação do título à serventia, e feita a sua prenotação no sistema
informatizado da serventia com a indicação do número do protocolo, o serventuário
responsável pelo recebimento do título fornece à parte um documento que comprova o
protocolo dos títulos, denominado recibo-protocolo, contendo numeração, para a garantia de
prioridade do título e da preferência do seu direto real.
Conforme o próprio nome já especifica, este comprovante é composto por duas partes:
(a) protocolo – que informa o número de controle, nome do apresentante, do outorgante e
outorgado, nome do atendente, a natureza do título, data prevista para devolução do título com
exigências, data prevista para a prática do ato, data que cessarão automaticamente os efeitos
da prenotação, valor depositado para pagamento de emolumentos (depósito prévio), local para
assinatura do apresentante (no caso de títulos não é requerida esta assinatura) e outras
informações úteis para o apresentante; e (b) recibo – que contém a indicação do depósito
prévio realizado, atestando o valor que o apresentante entregou referente à averbação
solicitada, baseado no calculo prévio das custas e emolumentos. Este cálculo realizado na
entrada tem caráter provisório, já que somente após análise minuciosa do título, na etapa de
qualificação (ou exame) é que se verificarão quais serão os atos (registros e/ou averbações)
que serão praticados, podendo acrescer ou não o valor previamente calculado.
Tal comprovante é preenchido em interface específica do sistema informatizado da
serventia, e impresso em duas vias, sendo que uma é entregue ao apresentante do título para
ser utilizada por este no acompanhamento do processo e outra acompanha o título apresentado
durante todo o fluxo do processo dentro da serventia.
A cobrança de emolumentos também deve ser realizada no ato de requerimento ou de
apresentação do título, exceto nos casos de execução fiscal para a cobrança de dívida ativa da
União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal, das autarquias, das empresas
públicas, com base na Lei 6.830/1980 que reza que o despacho judicial que deferir a inicial é
suficiente para ordenar a averbação de penhora, independentemente de pagamento de
emolumentos (BRASIL, 1980) e em processos trabalhistas, conforme o artigo 889 da Lei
5.452/1943 (Consolidação das Leis do Trabalho) que assegura que “... aos trâmites e
88
incidentes do processo da execução são aplicáveis, naquilo em que não contravierem ao
presente Título, os preceitos que regem o processo dos executivos fiscais para a cobrança
judicial da dívida ativa da Fazenda Pública Federal”. Além disso, pode haver outros casos de
cobrança posterior (na liquidação do bem) ou mesmo gratuidade de registro prevista nos
respectivos códigos de normas das Corregedorias dos Estados e do Distrito Federal.
Dessa forma, se um mandado ou certidão de penhora, que não se referir a algum dos
casos previstos anteriormente, der entrada na serventia por meio de um oficial de justiça ou
via correio, a protocolização e prenotação são realizadas, porém na qualificação da
documentação, passo que será apresentado em tópico posterior, o título é colocado em
exigência por falta de recolhimento de emolumentos.
No caso de apresentação do título por um oficial de justiça (representando o poder
público como exeqüente), o processo de prenotação é realizado de maneira semelhante, sendo
o oficial recebido diretamente no balcão da serventia, e seguindo o processo normal de
protocolização do título, com a impressão de duas vias do recibo protocolo (uma para a
serventia e uma para o oficial de justiça).
Este procedimento, porém, apresenta pequenas diferenças dependendo da serventia, já
que em algumas situações o oficial é recebido diretamente por um dos serventuários
responsáveis pelo exame formal do título, que protocola o seu recebimento em duas vias de
igual teor apresentadas, retendo uma das vias para a serventia e retornando a outra com o
próprio oficial, que a utiliza como prova do momento exato da apresentação do título na
serventia. Neste caso o oficial não leva uma via do recibo protocolo, sendo este comprovante
impresso apenas para acompanhamento da documentação apresentada. Nos casos em que a
documentação (título) é recebida por via postal (correio) para entrada na serventia, o
comprovante de prenotação (recibo protocolo) acima citado também é impresso em apenas
uma via, acompanhando o título recebido nas demais etapas do processo.
Feita a prenotação do título, as serventias geralmente utilizam pastas plásticas, ou
estantes com repartições retangulares, para o depósito dos documentos que foram
apresentados, juntamente com o respectivo recibo-protocolo. Estas pastas são depositadas em
local específico, próximo às estações de trabalho do balcão, e são periodicamente
encaminhadas para o setor de arquivamento matrícula que realizará duas atividades principais,
o cadastramento das partes e a localização da matrícula do imóvel.
No cadastramento das partes, também chamado de contraditório, os nomes das partes
citadas no processo são inseridos no sistema informatizado, considerando que não podem ser
registrados no mesmo dia, os títulos pelos quais se constituem direitos reais contraditórios
89
sobre o mesmo imóvel, relativamente às pessoas dos respectivos devedores ou dos credores
ou titulares (BRASIL, 1973).
A existência da matrícula do imóvel também é imprescindível para a garantia do
registro, considerando o artigo 236 da Lei de Registros Públicos, que assevera que nenhum
registro poderá ser feito sem que o imóvel a que se referir esteja matriculado. Dessa forma
não é possível fazer a averbação de penhora de imóvel que não esteja no nome do devedor.
Dessa forma não é possível fazer a averbação de penhora de imóvel que não esteja no nome
do executado, exceto nos casos de reconhecimento de fraude à execução.
Caso o imóvel, objeto do título apresentado, não estiver matriculado, o serventuário
deverá promover a abertura da sua matrícula, que será feita com base nos elementos
constantes do título apresentado e do registro anterior que constar da própria serventia. Se o
registro anterior tiver sido feito em outra serventia, o novo título será apresentado juntamente
com a certidão atualizada do imóvel, atendendo ao princípio da continuidade do registro, de
forma a comprovar o registro anterior e a existência ou não de ônus (BRASIL, 1973).
Após a pesquisa da existência da matrícula do imóvel, ou de sua devida abertura, o
serventuário tem por procedimento anexar ao processo uma cópia da matrícula, sem valor de
certidão, que é encaminhada para qualificação juntamente com o título apresentado e o
protocolo emitido previamente. O processo é então encaminhado para a qualificação registral
da documentação.
4.1.2.3 Qualificação da documentação
O próximo passo é a realização do exame formal do título, também chamado de
qualificação do título. Segundo Diniz (1992) o pressuposto fático do registro é a apresentação
de um título hábil a operar os efeitos a que visa. Dessa forma, para que a devida averbação
seja feita é imprescindível que o título apresentado contenha os requisitos exigidos por lei.
Essa é a etapa do processo que atende a esta necessidade.
Silva (2002) considera que, se a penhora de bem imóvel é um ato complexo, pois
exige além do seu aperfeiçoamento pela apreensão e depósito do bem, o necessário registro da
constrição no ofício imobiliário da circunscrição em que está situado o imóvel, estes
problemas anteriores se apequenam diante do gigantesco problema que envolve seu registro
em cartório.
Conforme considera Costa (2006) cabe ao oficial da serventia, por dever de ofício,
examinar a legalidade e a validade dos títulos que lhe são apresentados para
90
registro/averbação, nos seus aspectos intrínsecos e extrínsecos, uma vez que o oficial somente
pode efetuar o registro quando não encontrar quaisquer irregularidades nos documentos
apresentados, não dando acesso aos títulos que não preencham os requisitos exigidos
legalmente, exarando parecer se o título é registrável ou não.
Segundo Jacomino (2007) é no momento da qualificação registral que o registrador
decide pela registrabilidade ou não-registrabilidade do título. Se ele considerar que o título
está hábil, o procedimento é encerrado nesse mesmo momento, ou seja, ele indica os atos a
serem registrados e o consuma e a questão fica resolvida. Se na consideração do registrador, o
título não estiver hábil ao registro, é elaborada uma nota de devolução, que é um documento
que exprime as razões pelas quais o título não ingressou no registro, fundamentando tais
motivos, e os notificando ao interessado.
Este exame formal do título, portanto, é etapa importante na averbação ou
cancelamento da penhora, pois envolve a questão da responsabilidade do registrador. De
acordo com o artigo 28 da Lei de Registros Públicos os oficiais são civilmente responsáveis
por todos os prejuízos que, pessoalmente, ou pelos prepostos ou substitutos que indicarem,
causarem, por culpa ou dolo, aos interessados no registro. A Lei 8.935/1994, em seu artigo 14
também disserta acerca do tema ao dizer que “os notários e oficiais de registro responderão
pelos danos que eles e seus prepostos causem a terceiros, na prática de atos próprios da
serventia, assegurado aos primeiros direito de regresso no caso de dolo ou culpa dos
prepostos”.
Dessa forma, antes de fazer a respectiva averbação de penhora ou mesmo seu
cancelamento, o oficial registrador deve proceder à fiscalização de atos administrativos,
formais, que possam comprometer esta averbação, e verificar se existem óbices para execução
deste ou de outros atos. Entretanto, conforme afirma Oliveira (2005b), não é de competência
do oficial de registro a intromissão em assuntos de atos em que houve o pronunciamento
jurisdicional, já que suas atribuições são apenas administrativas. Sendo assim, de acordo com
Oliveira (2005b) a qualificação do documento diz respeito a elementos formais do título,
referenciando possíveis exigências, não sendo competência do oficial de registro o exame da
substância do negócio jurídico contido no título.
De acordo com Silva (2002) existe um imenso leque de óbices que podem ser
levantados pelo registrador para concretização de um ato registral. O autor enumera as
hipóteses mais relevantes e comumente levantadas pelo oficial de registro que consistem nos
seguintes óbices:
91
1) Impenhorabilidade do imóvel gravado por cédula de crédito industrial ou
comercial;
2) Indisponibilidade do imóvel indicado à penhora pelo devedor em execução fiscal
da União, suas autarquias (especialmente o INSS) e fundações públicas;
3) Não estar o bem penhorado registrado em nome da pessoa jurídica ou natural
executada;
4) Ter havido alienação do bem penhorado a terceiro estranho à relação jurídica
processual;
5) Falta no mandado de registro da penhora, do “cumpra-se” do juiz corregedor
permanente da Comarca;
6) Falta de reconhecimento de firma do juiz que determinou a realização da penhora,
ou do juiz que assinou o mandado de registro da penhora, a carta de arrematação ou a
carta de adjudicação;
7) Falta de intimação do cônjuge do executado ou do credor hipotecário, ou falta de
avaliação do bem penhorado;
8) Falta de recolhimento do ITBI ou de custas e emolumentos atinentes aos atos da
Serventia;
9) Falta de qualificação completa das partes (exeqüente e executado), ou mesmo do
arrematante, em sendo o caso de registro da carta de arrematação;
10) Desconformidade da descrição do imóvel no auto de penhora ou nas cartas (de
arrematação ou de adjudicação), em relação à contida na matrícula do Serviço
Registral.
De acordo com Jacomino (2007), informado dos óbices ao registro/averbação do título
apresentado, o interessado tem duas alternativas:
(a) o interessado pode concordar com a nota de devolução, com as devidas objeções
opostas pelo registrador, e fazer a subsanação, isto é, proceder a uma correção, acrescentar
documentos, etc., com a finalidade de aperfeiçoar e sanar as deficiências do título apontadas
pelo registrador, no prazo da prenotação ou;
(b) o interessado pode não concordar com a nota de devolução, se insurgindo contra a
denegação do registro. Nesse momento, a requerimento, por rogação expressa do interessado,
o oficial de registro deve fazer a suscitação da dúvida, que será remetida a juízo para ser
dirimida. Essas duas alternativas, precedidas de uma nota de devolução serão explicitadas
com mais profundidade nos tópicos que se seguem.
92
4.1.2.3.1 Nota de devolução com declaração de exigências
Conforme já explicitado, no exame formal do título é feita a qualificação da
documentação, em que são verificadas a validade e legalidade do título, e se os seus
elementos são suficientes para que este seja considerado apto para averbação. Se existirem
elementos de qualquer ordem que impeçam a execução da averbação, são formuladas
exigências por escrito, de modo claro e objetivo, com identificação, data e assinatura do
oficial responsável ou substituto legal. A Figura 21 apresenta o fluxo de execução deste
processo.
Figura 21 - Qualificação de Documentação Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
De acordo com Oliveira (2005b) a declaração de exigência é o requerimento do oficial
para que a parte faça a complementação da documentação apresentada para a realização do
registro. As exigências são feitas por escrito, com cópias, e ficam arquivadas em pastas,
segundo a ordem cronológica, para que seja possível o controle das exigências formuladas e a
observância do prazo legal. A ocorrência de devolução com exigência, após a elaboração da
nota de devolução, é lançada na coluna própria do Livro Protocolo (Livro n.1); reingressando
93
o título no prazo de vigência da prenotação, será objeto do mesmo lançamento, em coluna
própria, recebendo igual número de ordem.
Elaborada a nota de devolução, com as devidas exigências, esta é devidamente
assinada e encaminhada junto com a documentação para o seu arquivamento, conforme será
visto a diante, e sua posterior devolução ao apresentante, por meio das formas de
disponibilização da documentação adotadas pela serventia. A notificação da existência de
exigência é feita por parte da serventia que recebeu o título. Entretanto, a serventia não tem a
obrigação legal de notificar o interessado fora da serventia, sendo tarefa deste último o
acompanhamento da situação do título apresentado na serventia.
O apresentante deverá cumprir as exigências dentro do prazo de 30 dias contados do
protocolo, e não da notificação de que deve cumprir exigências, e proceder à reapresentação
do título. Neste caso, na reapresentação do documento o título será submetido a um novo
exame para verificar a sanação do problema. Se estiver apto, o título vai a registro; se não,
novamente é feita a devolução. Se o prazo tiver expirado, far-se-á nova prenotação e novo
exame.
Nos casos de devolução do título com exigências, o prazo para execução do
registro/averbação retornará a fluir da data da reapresentação do título em ordem e apto para o
registro, ou da data em que for satisfeita a exigência, no caso de o título nem chegar a ser
retirado da serventia. Se decorridos trinta dias do lançamento do Protocolo, o título não tiver
sido registrado por omissão do interessado em atender às exigências legais, cessam
automaticamente os efeitos da prenotação (BRASIL, 1973).
Na ocorrência de exigências, as serventias visitadas têm por procedimento orientar o
apresentante a acompanhar a evolução do processo de registro via telefone, após um prazo
específico determinado no comprovante de protocolação do título entregue no ato de sua
apresentação, para tomar conhecimento se o título foi considerado apto para averbação, ou se
foi detectada alguma exigência para sua execução.
Em algumas serventias o processo também pode ser acompanhado pelo próprio
interessado via internet, a partir de interface que informa o status do pedido e a existência de
exigências a serem atendidas; outras serventias contam com o sistema de atendimento via
URA – Unidade de Resposta Audível, que fornece a situação do andamento do título sem
necessidade de contato direto com um operador da serventia, e no caso de existência de
exigências, a possibilidade de recebimento da nota via FAX; também já existem serventias
que enviam mensagens eletrônicas (e-mail) no andamento do título, informando cada uma das
ocorrências, incluídas aí a existência de notas de devolução.
94
Os documentos em exigência são devolvidos e disponibilizados diretamente à parte
interessada, quando o título judicial tiver sido apresentado pela parte interessada no balcão.
Quando a parte interessada for o Poder Público, a documentação é encaminhada juntamente
com nota de devolução, via serviço próprio de entrega (geralmente motoboy) ou por via
postal, com uso de aviso de recebimento. Quando o título e a nota de devolução forem
entregues ao interessado é exigido recibo dessa entrega, geralmente com assinatura por parte
do apresentante de um protocolo de entrega, de forma a comprovar essa entrega e documentá-
la na serventia.
Feita a devolução da documentação, se em vez de cumprir as exigências, o
apresentante manifestar discordância e requerer a suscitação de dúvida pelo oficial, conforme
será visto a seguir, deixa de ter importância o prazo de prenotação de 30 dias. O que valerá
será a decisão do procedimento de dúvida. Se procedente, o título não será registrado
enquanto não cumpridas as exigências. Se improcedente a documentação será reapresentada e
o título será averbado.
4.1.2.3.2 Nota de devolução com declaração de dúvida
O procedimento de dúvida ocorre nos casos em que, detectada e informada exigência
para a prática do ato, o apresentante não concorde em satisfazê-la, insistindo no protocolo do
documento apresentado ou nos casos em que o oficial de registro nega a execução da
averbação e mesmo assim o apresentante continue insistindo no cumprimento do ato
(OLIVEIRA, 2005b).
A dúvida surge do direito do apresentante poder impugnar as exigências do oficial.
Pode alegar que a documentação apresentada já é suficiente para o registro, ou alegar a
impossibilidade do cumprimento; nesse caso, se o oficial não aceitar a impugnação, deve
haver a suscitação de dúvida (OLIVEIRA, 2005b).
A suscitação de dúvida é o caminho legal de submeter à apreciação judicial as
exigências formuladas pelos Oficiais do Registro de Imóveis. Sendo assim, se o apresentante
do título não aceitar a exigência feita pelo oficial de registro, por entendê-la descabida ou por
não poder satisfazê-la, pode o apresentante requerer seja o título, junto com a declaração de
dúvida, remetido à análise do magistrado competente (NOVAES, 2005).
A dúvida é um procedimento de natureza administrativa, e sempre é formulada pelo
oficial ou por seu substituto legal, a pedido do apresentante, para que o magistrado se
95
pronuncie sobre a legalidade da exigência feita, relativamente a um instrumento ou a vários
documentos, decidindo se é ou não indispensável ao registro pretendido (DINIZ, 1992).
De acordo com Novaes (2005), o oficial de registro, na suscitação, deverá
fundamentar a dúvida com clareza e precisão, com os motivos de fato e de direito que levaram
a adiar ou impugnar o registro solicitado pelo apresentante. Trata-se de obrigação do oficial
de registro, portanto, protocolar a peça de dúvida escrita de forma inteligível, sob pena de
responder administrativamente se tal redação for julgada inadequada.
O procedimento de dúvida é regulado pela Lei de Registros Públicos (6.015/1973),
com os respectivos procedimentos para sua suscitação referenciados nos artigos 198 a 207
desta Lei. O artigo 198 determina que “...havendo exigência a ser satisfeita, o oficial indicá-
la-á por escrito. Não se conformando o apresentante com a exigência do oficial, ou não a
podendo satisfazer, será o título, a seu requerimento e com a declaração de dúvida, remetido
ao juízo competente para dirimí-la”. O referido artigo ainda determina o seguinte:
I - no Protocolo, anotará o oficial, à margem da prenotação, a ocorrência da dúvida;
II - após certificar, no título, a prenotação e a suscitação da dúvida, rubricará o oficial
todas as suas folhas;
III - em seguida, o oficial dará ciência dos termos da dúvida ao apresentante,
fornecendo-lhe cópia da suscitação e notificando-o para impugná-la, perante o juízo
competente, no prazo de 15 (quinze) dias;
IV - certificado o cumprimento do disposto no item anterior, remeterse-ão ao juízo
competente, mediante carga, as razões da dúvida, acompanhadas do título.
A notificação será efetuada pelo Oficial de Registro, seu substituto ou escrevente
autorizado, na qual o apresentante, tomando conhecimento da dúvida suscitada e da sua
fundamentação, possa impugná-la. Esta notificação não é uma citação, mas sim um aviso ao
apresentante, de que a impugnação da dúvida do oficial deverá ser feita perante o juízo
competente dentro do prazo previsto (NOVAES, 2005). Na Figura 22 é possível ver a
representação deste processo.
A impugnação da dúvida, assinada pelo advogado devidamente constituído pelo
interessado, equivalerá a uma contestação; portanto o impugnante poderá apresentar todas as
razões de defesa a que tiver direito desde que constituam complementação de prova
documental, como exibição de títulos anteriores ao que pretende levar a assento, de
documentos públicos ou particulares esclarecedores de algum ponto controvertido, visto ser o
processo de dúvida de natureza administrativa, não admitindo outro tipo de prova, por ser
procedimento especial e sumário (BRASIL, 1973).
96
Figura 22- Procedimento de Dúvida no Registro de Imóveis Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
97
Decorrido o prazo estipulado, apresentada ou não a impugnação, os autos serão
remetidos ao representante do Ministério Público que atuará como fiscal da lei emitindo
parecer no prazo de dez dias, sendo a sua intervenção obrigatória, pelo art. 200 da Lei
6.018/73, sob pena de nulidade; após isso, retornará os autos ao Juízo competente para
prolação de sentença, ficando a prenotação suspensa até final da solução, conforme o art. 198
e seguintes, da Lei 6.015/73 (COSTA, 2006).
De acordo com Jacomino (2007) a dúvida devolve ao juiz o tema da registrabilidade,
cabendo a ele decidir se o procedimento da dúvida é ou não procedente. Sendo assim, a
procedência da dúvida é a confirmação da denegação do registro ou dos óbices opostos ao
registro dele. A não-procedência da dúvida significa que o registrador deverá realizar o
registro.
Se após julgada, a dúvida for considerada procedente, os documentos serão restituídos
à parte, independentemente de translado, dando-se ciência da decisão ao oficial, para que a
consigne no Protocolo e cancele a prenotação. Com base nesta sentença, se houver
irresignação por parte do interessado com a decisão de primeiro grau, este tem a possibilidade
de, dentro do prazo regulamentar de 15 dias, opor recurso de apelação ao órgão competente,
que será recebida nos efeitos devolutivo e suspensivo (COSTA, 2006).
O oficial de registro imobiliário, por sua vez, não pode interpor recurso de apelação
contra a sentença que dirimiu a dúvida, por falta de legitimidade legal. Sendo assim, o oficial
procederá ao processamento do recurso, cuja saída é o provimento ou não-provimento do
recurso. Se o recurso for provido, o registro será feito; se não, mais uma vez se encerra essa
etapa administrativa relacionada ao registro. Se o interessado não recorrer da sentença, esse
processo se encerra, e o registro não será feito (JACOMINO, 2007).
Já no caso de decisão judicial de dúvida improcedente, o interessado apresentará, de
novo, os seus documentos, com o respectivo mandado, ou certidão da sentença, que ficarão
arquivados, para que, desde logo, se proceda ao registro, declarando o oficial o fato na coluna
de anotações do Protocolo (BRASIL, 1973).
A decorrência de uma decisão no processamento de dúvida pela improcedência
acarreta a realização do registro sem mais delongas, mesmo porque, conforme já explicitado,
o prazo da prenotação prorroga-se até a decisão final desse procedimento, que não
necessariamente se esgota aí, já que no âmbito administrativo, existe ainda o procedimento
recursal, sem mencionar as hipóteses jurisdicionais (JACOMINO, 2007).
98
4.1.2.3.3 Dúvida inversa
É aquela em que, na área de Registro de Imóveis, o apresentante ou interessado, não se
conformando com as exigências que negam o registro do que pretende, requer sua instauração
diretamente ao Juiz Diretor do Foro. Pode ocorrer, dentre outros casos, naquele em que o
Registrador de Imóveis se recusa até mesmo em protocolar o título sob a alegação de não ser
o Oficial competente para a execução do registro pretendido (NOVAES, 2005).
Em ocorrendo o procedimento da dúvida inversa, o Juiz competente encaminhará o
expediente ao Oficial de Registro de Imóveis para que imediatamente protocole o título e, no
prazo de 15 dias, apresente suas razões para o indeferimento do registro. Esse prazo não se
encontra de forma textual na legislação aplicável a espécie, justificando-se, porém sua
concessão uma vez ser ele também conferido ao interessado no registro para a apresentação
da impugnação das aludidas razões, conforme art. 198, inciso III, da Lei 6.015/73.
4.1.2.4 Averbação da penhora
De acordo com a Lei de Registros públicos, no artigo 188, depois de protocolizado o
título, estando o imóvel devidamente matriculado, não havendo nenhum óbice, proceder-se-á,
em regra, ao registro na serventia da circunscrição (área de abrangência) em que estiver o
imóvel, imediatamente ou dentro de trinta dias, contados da data em que o título ingressou na
serventia, ou no caso de documento em exigência, após a reapresentação do título ou
atendimento da exigência, quando o título nem chega a ser retirado na serventia.
Nesta etapa procede-se à indicação e lançamento dos atos e à execução do
registro/averbação na respectiva matrícula do imóvel. A representação gráfica deste processo
pode ser visualizada na Figura 23.
Figura 23 - Execução da Averbação de Penhora no Registro de Imóveis Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
99
Se a averbação for para o cancelamento da Penhora, este só poderá ser procedido por
força de sentença definitiva e transitada em julgado. O documento hábil é a certidão de
sentença extraída nas mesmas condições do registro da Penhora, pelo escrivão do processo, e
será lançado na mesma folha de matrícula (BALBINO FILHO, 1978).
Na indicação dos atos para lançamento, algumas serventias utilizam um bloco de
anotações denominado “papeleta”, em que são especificados os atos que deverão ser lançados
referentes aquele registro/averbação. Essa papeleta permite ao serventuário responsável a
indicação de todos os atos que devem ser atrelados ao referido registro/averbação. Esta
papeleta também serve de apoio para o lançamento dos atos no sistema informatizado, quando
este não é feito pelo mesmo serventuário que fez a indicação dos respectivos atos. Em outras
serventias, o lançamento dos atos ocorre diretamente pelo serventuário que faz a indicação
dos atos. Neste caso, indicação e lançamento dos atos ocorrem de forma simultânea,
inexistindo neste caso a necessidade da referida papeleta.
O lançamento dos atos é um procedimento realizado para que, na restituição do título
ao apresentante, sejam especificados resumidamente todos os atos praticados, como forma de
informação ao interessado. Considerando que há um registro para cada ato, este procedimento
permite a identificação rigorosa de todos os assentos lançados na serventia, com o escopo de
noticiar o fato de ter sito levado a registro, a quem quer que tenha o título em mãos (DINIZ,
1992).
Após esta etapa, algumas serventias têm por procedimento a realização de fotocópia
de documentos específicos que consideram que necessitem de arquivamento. Este, porém, não
é um processo obrigatório, sendo uma salvaguarda do serventuário para lhe assegurar a posse
dos documentos originais entregues pelo apresentante na serventia, e a devolução das cópias
para o apresentante.
Lançados os atos, procede-se a elaboração da averbação; de acordo com a Lei de
Registros Públicos, no artigo 169, a averbação é feita pelo oficial da serventia em que constar
o assento à vista da carta de sentença, de mandado ou de petição acompanhada de certidão ou
documento legal e autêntico, e é redigida à margem do assento e, quando não houver espaço,
no livro corrente, com as notas e remissões recíprocas, que facilitem sua busca. Esta deve
indicar minuciosamente a sentença ou ato que a determinar.
Redigida a averbação, em sistema informatizado próprio, ou qualquer meio que a
serventia utilizar para tal finalidade, é feita uma conferência do texto redigido para evitar
quaisquer equívocos ou inconsistências na penhora averbada (ou cancelada) na matrícula
oficial (Livro n.2). Por este motivo, muitas serventias têm por procedimento a impressão da
100
averbação digitada em uma folha comum, para que o conferente possa analisar o que foi
redigido, e se necessário, indicar correções no teor da averbação. Em outras serventias, esta
conferência é feita no próprio sistema, inexistindo esta etapa de impressão prévia da
averbação. Portanto, se detectada necessidade de correção, é feita a reedição da averbação.
Conferida a digitação e pronta para sua inserção na respectiva matrícula do imóvel,
deve ser localizada a referida matrícula no (Livro n.2) e retirada para executar a respectiva
averbação. Os livros contidos nas serventias são o seu mais importante patrimônio, o que
torna este procedimento de suma importância no fluxo que está sendo explicitado neste
trabalho. Por isso, antes da inserção de novas averbações ou registros, algumas serventias
mantêm um sistema de conferências múltiplas, onde o mesmo título é analisado mais de uma
vez por serventuários diferentes, prevenindo possíveis erros que possam comprometer a
veracidade e precisão dos elementos contidos na averbação; posicionada a averbação na parte
específica da matrícula, logo após o último registro/averbação, ou em uma nova folha – se a
anterior já estiver toda preenchida, é feita impressão da averbação na matrícula do imóvel
(Livro n. 2). Se mesmo após a inserção da nova averbação na matrícula original do imóvel
forem detectados erros, ou se houver algum problema operacional na impressão que danifique
a matrícula, o serventuário deverá proceder à reconstituição do documento, processo que não
será explicitado neste trabalho.
Inserida a averbação na matrícula, deve haver a assinatura do oficial de registro titular
(ou seu preposto), atestando sua realização. Algumas serventias também incluem a assinatura
do serventuário que realizou a conferência do texto da averbação, como forma de
identificação de quem realizou esta etapa.
Após a assinatura do serventuário responsável no final da averbação na respectiva
matrícula do imóvel a Penhora é considerada como averbada, e já deverá constar no Protocolo
Oficial (Livro n.1) na coluna de anotações como realizada. A escrituração do protocolo (Livro
n.1) é de responsabilidade do oficial titular, substituto legal ou por escrevente auxiliar
designado por estes mediante autorização judicial. Tal protocolo oficial é encerrado
diariamente, por termo assinado e datado pelo oficial habilitado, no final do expediente, para
assegurar as prioridades decorrentes da prenotação nesse Livro dos títulos apresentados a
registro. Tal protocolo também possui termo diário de encerramento, que menciona o número
de títulos protocolados.
101
4.1.2.5 Arquivamento de documentação
A Lei que regulamenta o artigo 236 da Constituição, de no 8.935/2004 - artigo 41,
orienta que os oficiais de registro devem praticar todos os atos previstos em Lei para a
organização e execução dos serviços cartoriais, podendo, ainda, adotar sistemas de
computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução. A mesma Lei diz
prevê no artigo 42 que os papéis referentes aos serviços dos oficiais de registro serão
arquivados mediante utilização de processos que facilitem as buscas.
Neste sentido, de acordo com o código de normas estabelecidas em cada Estado, as
serventias têm a possibilidade de aperfeiçoar a forma de arquivamento dos documentos que
transitam diariamente pelos seus limites, utilizando-se, sobretudo, de alternativas digitais.
A Figura 24 representa a realidade das serventias que fazem fotocópia de todo material
e arquivam os documentos originalmente entregues em arquivos próprios, devolvendo as
cópias aos apresentantes. Já outras serventias, como as que foram visitadas, possuem sistemas
informatizados e equipamentos que permitem a digitalização dos documentos apresentados e
dos demais que vão sendo produzidos dentro da serventia referente ao registro/averbação
solicitada.
Figura 24 - Arquivamento de Documentação no Registro de Imóveis Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
Estes sistemas possibilitam o arquivamento digital da documentação, e sua consulta
diretamente pelo sistema informatizado, além de diminuir ou inutilizar a necessidade de
cópias da documentação. Neste caso toda a documentação originalmente entregue é devolvida
ao apresentante quando se tratar de exigência. Existem ainda serventias que utilizam opções
sistemas de microfilmagem e armazenamento e reprodução de documentos por meio de discos
ópticos. Há muitos casos de serventias que adotam mais de um processo de armazenamento,
seja por medida de segurança, ou por inexistência de previsão legal para a adoção de arquivos
digitais em sua totalidade.
102
É importante ressaltar o que está previsto no artigo 46 da referida Lei 8.935/1994 que
diz que os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão
permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço de registro, que
zelará por sua ordem, segurança e conservação, sendo esta previsão legal aderente com a
proposta de domínio tecnológico defendida neste trabalho.
Dessa forma, é nesta etapa que a serventia faz o arquivamento físico e/ou digital dos
documentos entregues e produzidos no processo de execução da averbação de Penhora,
retendo os documentos que devem ser guardados na serventia e encaminhando o que será
entregue ou enviado ao apresentante.
4.1.2.6 Entrega da documentação
Após a execução da averbação e o devido arquivamento dos documentos, o título
recepcionado estará à disposição do apresentante para sua retirada na serventia, momento em
que serão especificados os atos praticados e feitos os devidos acertos financeiros, bem como
devolvidos outros documentos que não serão arquivados pela serventia ou cópias dos que
ficaram arquivados. A dinâmica desse processo pode ser visualizada na Figura 25.
Figura 25 - Entrega/Encaminhamento de Documentação Averbada Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
103
Requisição
Execução
Resposta
Registro de Imóveis
Apresentante Apresentação de
documentação na serventia
Registro de Imóveis
Averbação na respectiva matrícula
Apresentante Registro de Imóveis
Entrega documentação comprobatória do ato
Nos casos em que o título é enviado ao Judiciário (para a respectiva Vara), seja por
serviço de entrega própria ou por serviço postal, grande parte das serventias tem por
procedimento noticiar o fato através de ofício. Existem casos também em que a serventia
envia uma cópia sem valor de certidão junto com este ofício. Outras serventias emitem e
encaminham uma certidão (da matrícula) comprobatória do ato junto com o ofício. Outras não
enviam nenhuma comprovação. O fato é que a serventia deve realizar o que foi solicitado no
documento (ofício, mandado ou certidão) recebido, mas não existe um padrão específico de
como a realização desta execução ser noticiada externamente ao poder público.
4.1.3 Estrutura do fluxo de dados
A apresentação do fluxo de atividades e tarefas realizadas no processo de averbação de
penhora de imóveis foi complementada por um levantamento das informações utilizadas no
decorrer da execução do fluxo, com a finalidade de evidenciar os modelos de documentos
utilizados, cujo formato e conteúdo são orientados por legislação específica. Conforme já
explicitado na descrição do processo este fluxo ocorre entre o apresentante (aqui incluso o
Poder Judiciário) da documentação, e o registro de imóveis e vice versa. A Figura 26
representa essa dinâmica.
Figura 26 - Representação do fluxo de dados entre os participantes do processo de averbação de penhora Fonte: Elaborado pelo autor (2008)
104
A partir da coleta de registros em documentos nas organizações visitadas, foi possível
realizar o detalhamento do conteúdo padrão dos modelos analisados, resultando nas
informações apresentadas pelos Quadros 5 e 6.
Quadro 5 - Fluxo de dados enviados pelo apresentante/interessado para o registro de imóveis
Documento Dados
Certidão/Mandado
de Penhora e
Intimação
Numero dos Autos; Tipo de Ação; Identificação Exeqüente; Identificação
Executado; valor do débito; data do cálculo; bens; observações; destinatário;
texto mandado; identificação digitador; identificação conferente; data;
identificação do escrivão/juiz; assinatura do escrivão/juiz.
Auto/Termo de
Penhora, Avaliação
e Depósito
Data de cumprimento do mandado; indicação de autos processuais; indicação
exeqüente; indicação executado; descrição dos Bens Penhorados; informação
de no de matrícula do bem e do respectivo ofício imobiliário em que o bem está
registrado; texto auto; Avaliação do Bem (valor dos bens); certidão de
intimação do executado; assinatura executado; assinatura cônjuge (se
houver/couber); assinatura oficial de justiça (para intimação); indicação do fiel
depositário (nome e endereço); assinatura depositário; assinatura cônjuge (se
houver/couber); assinatura oficial de justiça (para depósito).
Ofício Timbre Poder Judiciário; Identificação Poder Público (endereço, e-mail);
número do oficio, data, numero do processo, identificação Exeqüente,
Identificação Executado; indicação do ato (assunto); informação de no de
matrícula do bem; texto ofício; identificação do ofício imobiliário em que o
bem está registrado (endereço); indicação do destinatário (oficial de registro);
indicação do código de rastreamento da ECT (quando enviado via correio);
identificação do servidor; assinatura do servidor.
Sentença Timbre Poder Judiciário; Identificação Poder Público (endereço, e-mail); texto
relatório (nome das partes, suma do pedido, suma da resposta do réu, registro
das principais ocorrências do processo); texto fundamentos; texto dispositivo;
data; identificação do magistrado; assinatura do magistrado.
Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
O Quadro 5 detalha os dados contidos nos formulários encaminhados pelo
apresentante para a serventia de registro de imóveis, enquanto o quadro 6 especifica os dados
dos documentos gerados no fluxo inverso.
105
Quadro 6 - Fluxo de dados enviados do registro de imóveis para o apresentante/interessado.
Documento Características
Recibo Protocolo PROTOCOLO: Dados Gerais Serventia (nome, endereço, telefones, e-mail,
registrador titular); número do protocolo de registro; data de entrada; hora de
entrada; forma de recebimento (correio, oficial de justiça, balcão);
identificação apresentante (nome, e-mail); identificação favorecido;
identificação atendente; observações; indicação de atos (nome do ato,
quantidade, matrícula e valor); valor do depósito prévio; valor total; indicação
de data de reapresentação (títulos em exigência); data para confirmação de
qualificação de documento; nome apresentante; assinatura apresentante; código
de barras (número do protocolo); data de entrega do título.
RECIBO: Dados Gerais Serventia (nome, endereço, telefones, e-mail,
registrador titular); número do recibo; nome do depositante; valor depositado;
número do protocolo de recibo; data; identificação oficial de registro; indicação
do fluxo dos atos (protocolo anexo; guia-FRJ; exame inicial; exame final;
transferência matrícula mãe).
Nota de Devolução Identificação Serventia (endereço, e-mail, oficial titular); número do oficio;
data; número do protocolo de referência; identificação destinatário (nome,
endereço, comarca, etc); numero do documento de referência recebido (ofício,
autos, mandado); texto exigência/duvida; identificação oficial de registro;
assinatura oficial de registro.
Ofício Identificação Serventia (endereço, e-mail, oficial titular, prepostos, etc);
Identificação Poder Público (nome do destinatário, função, endereço, e-mail);
número do oficio, data, número do protocolo; numero do documento de
referência recebido (ofício, processo, autos); identificação destinatário (nome,
endereço, comarca, etc); texto ofício; identificação oficial de registro;
assinatura do oficial de registro.
Matrícula LIVRO 2 REGISTRO GERAL - Cabeçalho Serventia (nome da serventia,
estado, comarca, oficial titular, substituto legal, escrevente substituto);
identificação do livro; data de criação ou traslado; dados do transmitente, ou
devedor, ou adquirente ou credor (nome, domicílio, nacionalidade, pessoa
física ou jurídica); título da transmissão ou do ônus; forma do título,
procedência e caracterização; valor do contrato, da coisa, ou da dívida, prazo
desta, condições e especificações.
MATRÍCULA - número de ordem, número da folha; identificação do imóvel
(rural ou urbano); identificação proprietário (nome, domicílio, nacionalidade);
número do registro anterior.
Resumo dos Atos
Praticados
Dados Serventia (nome, oficial titular), atos praticados, especificação de custas
e emolumentos, numero protocolo, data do registro/averbação; assinatura
oficial.
Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
106
5 DISCUSSÃO DOS RESULTADOS E APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA
De acordo com Santos (2007) a análise crítica dos modelos de processos deve resultar
em uma listagem de pontos entendidos enquanto problemas e oportunidades de melhoria que
devem ser tratados de forma adequada. A identificação destes problemas pode ser facilitada se
o processo for bem entendido.
Tendo em vista o fluxo evidenciado e as possibilidades de aperfeiçoamento da
sistemática atual, bem como as alternativas advindas do quadro teórico explicitado, no que
tange ao desenvolvimento de novas aplicações aportadas na CRSEC, cabe agora um
detalhamento da estrutura proposta para integração dos diversos participantes do processo de
averbação da penhora de imóveis, e das particularidades que envolvem este processo, dentro
do desafio da propositura de uma nova sistemática.
Tal proposta estará amparada no desenvolvimento da aplicação de serviço denominada
Averbação Eletrônica de Penhora. Embora a nomenclatura possa não ser a mais atraente sob
uma perspectiva mercadológica, já que existem iniciativas em curso para o desenvolvimento
da Penhora On Line, o estudo ora realizado aponta que o termo proposto neste estudo tende a
ser o mais adequado pela consideração dos seguintes aspectos:
1. A proposta aqui apresentada versa sobre o aperfeiçoamento do cumprimento da
resolução exprimida pelo artigo 659, § 4 do Código de Processo Civil (Lei 5869/1973), que
orienta a averbação em ofício imobiliário da contrição de bem imóvel previamente realizada,
como forma dar publicidade ao cumprimento da determinação judicial de penhora do bem.
Portanto, a aplicação não pretende abordar a constrição do bem em si, mas sim sua averbação
no respectivo registro de imóveis, o que atende a finalidade de dar publicidade ao ato, e
conseqüente garantia de conhecimento de terceiros da existência da constrição no imóvel.
2. A proposta também pretende abordar a sistemática procedimental entre os
participantes detectados no fluxo do processo, não tendo a intenção, pelo menos neste
momento, de propor uma reavaliação procedimental detalhada ou profunda de qualquer um
dos participantes do processo que se integrarão a aplicação, exceto naquilo que for necessário
para a viabilidade técnica da nova situação que aqui será proposta.
3. Levando-se em consideração que o processo de averbação da penhora, ou do seu
cancelamento, depende de uma análise qualificadora por parte do ofício imobiliário das
informações ou documentos apresentados pelo poder público ou pelo interessado, não faria
sentido o uso do termo “on line”, que exprime uma transação que remete à prestação de
serviço ou informação em tempo real, o que não se aplica a esta proposta.
107
CRSEC
AAvveerrbbaaççããoo EElleettrrôônniiccaa
ddee PPeennhhoorraa
5.1 PROPOSTA DA AVERBAÇÃO ELETRÔNICA DE PENHORA DE IMÓVEIS.
Tendo em vista os fatos acima apresentados, serão delineadas proposições sugestivas
para a sistemática procedimental e informacional que será adotada na Averbação Eletrônica
de Penhora de Imóveis, sendo esta uma aplicação da CRSEC, conforme proposta de Costa;
De Rolt; Dias (2008), cujos atores envolvidos estão identificados na Figura 27.
Figura 27 – Participantes envolvidos no processo de averbação eletrônica de imóveis da CRSEC Fonte: Adaptado de Costa et al (2008)
A figura 27 remete aos principais atores do processo de Averbação Eletrônica,
identificados na pesquisa como os participantes do fluxo da Averbação Eletrônica, que estão
classificados em quatro grupos: Poder Judiciário; Usuários; Serventias Extrajudiciais; e a
Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados – CRSEC. Estes grupos, por sua
vez, assumem papéis distintos neste modelo.
O primeiro grupo é composto pelo Poder Judiciário nos seus diversos níveis e
subdivisões. Estes são os requisitantes do serviço de averbação eletrônica, tanto para a
determinação da averbação da penhora, como para a averbação do cancelamento dessa
constrição.
108
O segundo grupo, composto pelos usuários, inclui as partes definidas pelo CPC, nos
artigos 566 e 567, a saber: (a) credor; (b) Ministério Público; (c) o espólio, herdeiro ou
sucessores do credor; (d) cessionário; (e) sub-rogado. A definição de permissão para acesso
destas partes no referido processo que as inclua será definido pelo status de exeqüente no
referido processo de execução.
O terceiro grupo, representado pela CRSEC, disponibilizando a estrutura tecnológica
adequada para oferecer aplicações de serviço para o Poder Judiciário, usuários e Serventias,
para a utilização da Averbação Eletrônica de Penhora, além de fornecer aplicações estruturais
que atenderão aos requisitos de segurança e eficiência operacional para os serviços
disponibilizados por ela.
O quarto grupo, composto pelas serventias extrajudiciais que detém a atribuição de
averbar o ato realizado pelo Poder Judiciário, bem como armazenar os documentos gerados,
facilitar consultas, emitir certidões, entre outros serviços que são de sua responsabilidade.
Aqui também estão incluídas as organizações fornecedoras de sistemas para as serventias, que
a partir do atendimento de requisitos definidos pela CRSEC, poderão se adequar seus sistemas
e se integrar à Central.
5.1.1 Sistemática proposta para o funcionamento da Averbação Eletrônica de Penhora
Conforme já explicitado, é somente o Poder judiciário que tem a capacidade de
promover uma execução forçada a pedido do credor, com base no inadimplemento de um
devedor, que não satisfez uma obrigação certa, líquida e exigível consubstanciada em título
executivo (ASSIS, 2002).
Assim, a partir do requerimento da execução por parte do credor, na forma como
solicita o Código de Processo Civil, art. 614 e 615, o Poder Judiciário assume o papel de
mediador para a resolução do inadimplemento, intimando o devedor para que cumpra sua
obrigação dentro dos prazos estipulados, e a partir do não cumprimento, penhorando tantos
bens quanto necessário para o pagamento da dívida, mais despesas processuais.
No que diz respeito à aplicação de serviço proposta neste trabalho, deve ser analisado
o artigo 659, § 4, do código de Processo Civil, que orienta a necessidade de averbação da
constrição realizada no respectivo Registro de Imóveis, mediante certidão de inteiro teor do
ato (independente de mandado judicial), sendo dever do exeqüente o requerimento deste
serviço. Ora, conforme já é conhecido, o Judiciário não é exeqüente de qualquer processo
executivo. Como então considerá-lo como o requisitante deste serviço na CRSEC?
109
Ocorre que um dos desafios deste trabalho é a proposição de uma sistemática que
resulte em maior celeridade e eficiência operacional ao processo executivo, inserindo
tecnologias digitais para a troca das informações entre os diversos atores deste processo.
Sendo assim, a primeira consideração sugerida nesta pesquisa para a consecução deste
objetivo é que o encaminhamento da solicitação de realização da devida averbação da
realização da Penhora de Bem Imóvel (ou do seu cancelamento), no respectivo ofício
imobiliário, seja feito diretamente pelo Poder Judiciário, em detrimento da sistemática atual,
que ainda exige a intermediação do exeqüente na tarefa de apresentar na respectiva serventia a
documentação produzida pelo Judiciário. O esquema ilustrativo desta nova dinâmica pode ser
visualizado na Figura 28.
Figura 28 – Esquema representativo do processo de averbação eletrônica de penhora de imóveis Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
Poder Judiciário
Requisição
Execução
Registro de Imóveis
Registro de Imóveis Averbação na respectiva
matrícula
Envio de documento eletrônico por meio de Canais e Portas de Integração
CCRRSSEECC
Resposta
CCRRSSEECC
Requisição eletrônica por meio de Canais e Portas de Serviço
Poder Judiciário Registro de Imóveis
110
Dentro dessa proposta, não haverá mais necessidade, por parte do exeqüente, de
solicitar no respectivo juízo, a certidão de inteiro teor do ato para apresentação na serventia, já
que os dados contidos neste documento seriam informados diretamente à CRSEC pelo Poder
Judiciário, através de portas e canais de serviço, e a CRSEC por sua vez as repassaria à
serventia indicada, para que esta tome as devidas providências, averbando na respectiva
matrícula do imóvel, a constrição realizada. Dessa forma, se extingue a necessidade de
apresentação do documento judicial, em sua forma física, na locação da serventia, já que esta
receberia e responderia todas as requisições por meio de canais e portas de integração
disponibilizadas pela CRSEC para as serventias.
A sistemática proposta contempla o uso das aplicações estruturais fornecidas pela
CRSEC para adoção de uma sistemática segura para o uso de tecnologias digitais para acesso
e interconexão de sistemas, organização e intercâmbio de informações, documento eletrônico
seguro, requisitos de infra-estrutura apontados pela ICP-Brasil e os padrões de
interoperabilidade e-PING definidos pelo governo federal.
A situação descrita na Figura 28 propõe um fluxo de execução do processo, com
requisição eletrônica partindo diretamente do Poder Judiciário, através de autenticação por
meio de certificado emitido por autoridade certificadora ICP Brasil, sendo encaminhada para
a CRSEC por meio de requisição eletrônica datada por sistema de carimbo do tempo; a
CRSEC por sua vez recebe as requisições e as distribui para as respectivas serventias de
registro de imóveis; na serventia o respectivo oficial (ou responsável) se autentica no sistema,
recebe e acessa as requisições, valendo para efeitos de prenotação este recebimento, que é
informado à CRSEC por meio de notificação eletrônica; a serventia de registro de imóveis
executa a respectiva averbação, seguindo o fluxo já evidenciado neste trabalho; por fim, para
comprovação do ato, a serventia registro de imóveis notifica a realização da averbação e
disponibiliza uma certidão comprobatória do ato assinada digitalmente; a CRSEC notifica o
Poder Judiciário da realização da averbação, e disponibiliza a certidão comprobatória para
acesso e download.
A parte interessada na realização da averbação, representada na Figura 27 pelos
usuários, terá a possibilidade de acompanhar o andamento do processo por meio de
autenticação no Portal de Serviços e informações disponibilizado pela CRSEC. Considerando
que a parte interessada não terá mais a necessidade de apresentar a documentação diretamente
na serventia, os respectivos emolumentos serão calculados pela CRSEC de acordo com tabela
divulgada pelos tribunais de justiça, e o usuário será notificado para que proceda ao
pagamento. A continuidade do processo estará condicionada à confirmação do pagamento,
111
Usuários
Consulta
Pagamento
Pagamento de Custas e Emolumentos referentes à
averbação eletrônica
CCRRSSEECC
Consulta por meio de Portal de Serviços e Informações
Usuários
CCRRSSEECC
Resposta
Usuários
CCRRSSEECC
Envio de Notificação informando os dados da
Averbação Eletrônica realizada
exceto nos processos de execução fiscal e trabalhista, em que tal valor ficará pendente para
pagamento na liberação do imóvel ou liquidação da ação. Um esquema ilustrativo dessa
dinâmica pode ser visualizado na Figura 29.
Figura 29 – Esquema representativo do processo de averbação eletrônica de penhora de imóveis Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
A partir da explicitação dos fundamentos da proposta de utilização desta nova
sistemática, são disponibilizadas diferentes alternativas para a utilização ou integração dos
participantes às aplicações da CRSEC, respeitando o grau de maturidade tecnológica de cada
um dos seus elos, e oportunizando a utilização das aplicações disponibilizadas pela CRSEC
de forma gradativa.
Estes cenários são introduzidos neste trabalho, com a finalidade de oportunizar a
utilização das aplicações da CRSEC por todos os seus participantes, bem como possibilitar a
utilização dos seus serviços em escala crescente, mesmo antes de se alcançar uma situação de
integração ideal de todos os seus participantes à situação pretendida, que seja a transferência
total do processo físico para o eletrônico.
112
Os cenários de integração, portanto, tem a finalidade de analisar as possibilidades de
integração dos participantes do processo à CRSEC, considerando as diferentes estruturas
tecnológicas e sistemas informatizados utilizados pelos atores deste processo, bem como as
possibilidades mais adequadas para cada uma das situações analisadas.
As aplicações de acesso à averbação eletrônica de penhora seguirão as premissas de
acesso definidas pela CRSEC, que assegura a criação e especificação de canais e portas de
serviços para o Poder Judiciário e para os demais perfis de usuários; e de canais e portas de
integração para as serventias de registro de imóveis. Além dessas alternativas, as aplicações
da CRSEC também serão disponibilizadas no portal de serviços e informações, o que
permitirá a utilização desta sistemática por seus participantes sem haja a necessidade de
desenvolvimento de um sistema dedicado para tal fim.
A criação dos canais e portas de serviço deverá possibilitar a troca de informações
eletrônicas enviadas do Poder Judiciário para a CRSEC, com a especificação das informações
solicitadas pela Lei de Registros Públicos, possibilitando o recebimento das requisições com
dados qualificados, o que diminuiria sobremaneira a ocorrência de óbices para a averbação
das contrições, e conseqüentemente a garantia de realização de um número muito superior de
averbações em menor tempo.
A especificação dos canais e portas de integração deve atender às serventias, que
poderão receber as requisições por meio eletrônico enviadas diretamente pela CRSEC no
ambiente informatizado que utilizam em suas serventias. Nesta situação, os próprios sistemas
informatizados das serventias já receberiam as requisições, incluindo-as e atrelando-as ao
fluxo de serviços realizados pelas serventias, gerando um registro histórico de toda a
movimentação de forma integrada e produção de informações aos seus usuários.
Para tanto, será necessária a criação de uma estrutura que permita a troca de
informações entre sistemas aplicativos diferentes, através de rotinas de transferência de
arquivos, mensagens eletrônicas padronizadas, e especialmente a adoção da linguagem XML
– Extensible Markup Language, de forma a criar padrões para troca de dados e documentos
entre transações e sistemas, além de criar uma estrutura de gerenciamento eletrônico de
documentos incorporando o XML como instrumento que viabiliza a troca de dados de fluxos
de trabalho.
Os órgãos do poder judiciário, poder público, e serventias que não possuam sistemas
legados, ou infra-estrutura tecnológica que os permita uma integração direta dos seus sistemas
contarão com desenvolvimento de uma estrutura no portal de serviços e informações da
CRSEC que permita a utilização da estrutura tecnológica da averbação eletrônica de penhora
113
a partir de um sistema hospedado no próprio portal. De acordo com perfis de acesso pré-
definidos, todos os participantes poderão utilizar diferentes portas, requisitando os serviços,
respondendo as solicitações e obtendo todas as informações necessárias de forma flexível e
segura, sempre com o uso de certificados digitais ICP-Brasil.
O portal de serviços e informações da CRSEC também será o canal de acesso dos
usuários, por meio de navegadores da internet com autenticação através de certificados
digitais, em que o usuário terá acesso ao serviço cuja parte interessada seja ele, consultando as
informações do seu andamento, bem como interagindo com ele naquilo que for autorizado e
necessário para garantir a prática do ato, além de poder utilizar outros serviços
disponibilizados pela CRSEC, como por exemplo, o pedido da certidão digital da matrícula
em que foi averbada a respectiva penhora.
Finalmente, a partir da definição dos principais participantes do fluxo do processo
averbação eletrônica de penhora de imóveis, e das possibilidades de utilização e integração
disponibilizadas pela CRSEC para uso dessa aplicação, faz-se necessária a especificação do
fluxo de execução da situação pretendida, promovendo o redesenho do processo
anteriormente descrito, com a especificação das situações que o processo pode assumir de
acordo com as regras do processo de negócio já evidenciadas nesta pesquisa.
5.1.2 Redesenho do fluxo do processo de averbação de penhora para implantação da proposta
De acordo com Santos (2007), o redesenho de processos é o ponto central das
aplicações da Gestão de Processos. Nesta tarefa são incorporadas, em modelos da situação
futura, as definições sobre a forma de gestão e execução dos processos.
A questão central repousa na documentação dos modelos de processos que detectem
soluções para os problemas da situação atual ou ofereçam oportunidades de melhorias,
servindo assim como referência para a implantação das mudanças que vão materializar a
evolução da organização. Sendo assim, a definição dos pontos que serão alterados na situação
atual, para a situação pretendida têm importância para clarificar as mudanças que impactarão
os envolvidos nos processos (SANTOS, 2007).
De acordo com Santos et al (2002) para a implantação de sistemas de fluxos de
trabalho (workflow) é necessário que sejam identificados e, idealmente, redesenhados os
processos de negócios. Nestes projetos, a maior parte do tempo é gasto no levantamento e
redesenho dos processos e o restante na implantação, propriamente dita, do sistema. Caso uma
114
organização já tenha passado pela primeira fase, os esforços para a implantação destes
sistemas serão bastante reduzidos.
Baseado nesse entendimento, o estudo buscou a definição dos diagramas do fluxo de
execução que devem ser adotados numa possível transformação da sistemática atual. Para esta
finalidade, continuará sendo utilizada a notação BPMN, conforme definição metodológica
para esta pesquisa. A modelagem leva em consideração os papéis principais dos participantes
do processo da aplicação proposta, conforme evidenciado na Figura 27, explicitando as
diferentes possibilidades que o processo pode assumir e a sua respectiva modelagem.
O principal objetivo da construção destes modelos é que eles possam ser capturados,
salvos e utilizados para as fases seguintes do projeto de desenvolvimento da aplicação de
serviço aqui proposta, fornecendo suporte para que os analistas de negócio e de sistemas
formulem o projeto técnico do desenvolvimento e implementação da solução, procedendo por
fim à sua produtação.
Conforme pode ser visto no capítulo de apresentação dos dados coletados nas
serventias estudadas, o processo de averbação de penhora pode assume fluxos diferentes de
acordo com quatro critérios básicos: 1. Forma de apresentação e do documento judicial à
serventia; 2. Forma de envio das respostas emitidas pela serventia ao apresentante; 3. Tipo de
execução judicial e; 4. Resultado da qualificação registral.
O primeiro critério remonta às diferentes possibilidades detectadas para apresentação
do documento judicial na respectiva serventia, que na sistemática estudada pode ocorrer
diretamente no balcão da serventia por parte do interessado ou seu representante, ou pode ser
enviado diretamente pelo Poder Judiciário, através do serviço postal, serviço de entrega ou
por oficial de justiça.
Esta diferença entre procedimentos será suplantada através do envio de todas as
requisições em meio eletrônico partindo do Poder Judiciário para a CRSEC, que por sua vez
as repassará para a respectiva serventia respeitando a mesma ordem de recebimento. Sendo
assim, deixa de existir a diferença de forma de apresentação e de perfil de apresentante,
considerando que as requisições serão enviadas por meio eletrônico partindo do respectivo
tribunal que está julgando a questão.
O segundo critério remonta as possibilidades de entrega/envio das notas de devolução,
certidões comprobatórias, recibos, entre outros. Na situação atual detectada, não foi possível
definir um padrão para esta entrega/envio, já que algumas serventias disponibilizam a
documentação para o apresentante na própria serventia, outros a encaminham pelo correio,
115
outros usam serviços de entrega, e em alguns casos é utilizado um tipo de entrega/envio para
cada situação.
Esta diversidade de procedimentos também será resolvida, considerando que todas as
comunicações e documentos enviados ou entregues para o poder judiciário ou interessado
serão feitos em meio eletrônico, com a utilização de tecnologias digitais seguras. Todos os
documentos eletrônicos remetidos pela serventia serão repassados à CRSEC, que notificará o
respectivo participante da existência de um novo registro no processo de seu interesse, e
disponibilizará as informações necessárias por meio da porta de serviço definida, ou do portal
de serviços e informações.
É importante ressaltar que em todos os processos que envolvem a transferência de
documentos eletrônicos entre os participantes, o Sistema de Averbação Eletrônica de Penhora
de Imóveis acessará diversas aplicações estruturais da CRSEC. A Figura 30 aponta as
principais aplicações estruturais que serão utilizadas no sistema de averbação eletrônica de
Penhora.
Figura 30 - Aplicações estruturais utilizadas pela Averbação Eletrônica de Penhora Fonte: Elaborado pelo autor (2008).
CRSEC
APLICAÇÕES ESTRUTURAIS
Carimbo do Tempo
Assinatura Digital
Autoridade Certificadora
Autoridade de Carimbo do Tempo
Protocolo Eletrônico Registral
Notificação Eletrônica Registral
CRSEC
APLICAÇÃO DE SERVIÇO
Averbação Eletrônica de Penhora
...
116
O Carimbo do Tempo será utilizado para garantir a tempestividade das notificações de
envio e entrega de documentos. Da mesma maneira, a assinatura digital adotada será realizada
a partir de componentes padronizados, desenvolvidos com base no padrão de assinatura
digital brasileira, determinado pela ICP-Brasil. As aplicações estruturais de Autoridade
Certificadora (AC), Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT), e outras, como Protocolo
Eletrônico Registral e Notificação Eletrônica Registral também estarão integradas ao sistema
proposto.
Quanto ao terceiro critério, relacionado ao tipo de execução judicial, conforme já
explicitado neste estudo, os processos de execução fiscal e trabalhista gozam de privilégios
legais no que diz respeito à cobrança de emolumentos no ato de apresentação do documento
judicial. Estas particularidades serão respeitadas pela nova sistemática, que não condicionará
a continuidade do fluxo do processo ao depósito prévio de emolumentos para estes casos.
Nestes casos será registrando o valor dos serviços prestados, que serão cobrados na liquidação
da execução. Nos demais tipos de execução, o fluxo estará condicionado ao pagamento dos
respectivos emolumentos para prosseguir para a respectiva serventia.
Finalmente, o quarto critério considera uma das etapas mais importantes da função
registral, que é a qualificação dos documentos apresentados. No modelo proposto, esta etapa
continuará fazendo parte da execução do processo e o comportamento do fluxo estará
condicionado à avaliação emitida nesta atividade, em que serão informados o interessado e o
Poder Judiciário, por meio da CRSEC, da existência de óbices à prática do ato, bem como das
informações e procedimentos adotados no procedimento de dúvida registral.
Considerando que os dois últimos critérios apresentam restrições ao fluxo, foram
definidas quatro situações principais que serão demonstradas através de diagramas
representativos:
1. Averbação de penhora na execução fiscal e trabalhista sem nota de devolução;
2. Averbação de penhora nos demais tipos de execução sem nota de devolução;
3. Averbação de penhora na execução fiscal e trabalhista com nota de devolução;
4. Averbação de penhora nos demais tipos de execução com nota de devolução.
Tais situações foram apontadas após a análise das particularidades do processo
estudado, que revelaram a dinâmica de atividades e eventos organizados em seqüência lógica
de execução. O fluxo para cada uma dessas situações pode ser visualizado nas Figuras 31, 32,
33 e 34.
117
Figura 31 – Fluxo da Averbação Eletrônica na execução fiscal e trabalhista sem de nota de devolução.
Fonte: elaborado pelo autor (2008).
118
Figura 32 – Fluxo da Averbação Eletrônica nos demais tipos de execução sem de nota de devolução. Fonte: elaborado pelo autor (2008).
119
Figura 33 – Fluxo da Averbação Eletrônica na execução fiscal e trabalhista com de nota de devolução. Fonte: elaborado pelo autor (2008).
120
Figura 34 – Fluxo da Averbação Eletrônica nos demais tipos de execução com nota de devolução. Fonte: elaborado pelo autor (2008).
121
No fluxo apontado na Figura 31, o Poder Judiciário acessa o sistema de averbação
eletrônica de penhora, que tanto pode ser um sistema próprio integrado a uma porta de serviço
específica, ou a utilização do portal de serviços e informações da CRSEC. Em ambas as
situações o padrão da interface será provido pela CRSEC, ocorrendo por meio de um conjunto
de mensagens XML de requisições e respostas.
Nesta situação pode-se perceber que, após o recebimento ou geração da requisição
pela CRSEC, são calculados os emolumentos previstos de acordo com tabela de custas
divulgadas pelas Corregedorias Estaduais. No entanto, conforme já dito, para esses
procedimentos judiciais não são recolhidos previamente os emolumentos, sendo calculados e
depois comunicados ao magistrado para integração no cálculo final do processo. Portanto,
nesta situação, o pagamento antecipado dos emolumentos não é condição para a continuidade
do fluxo, diferentemente do que é visualizado no fluxo seguinte.
O fluxo da Figura 32 difere do que foi representado na figura anterior em dois pontos
principais: a exigência de pagamento prévio de emolumentos como condição para execução
da averbação; e a autorização e liberação da requisição somente após confirmação deste
pagamento. Sendo assim, após o recebimento da requisição pelo sistema de averbação
eletrônica de penhora de imóveis da CRSEC, a Central envia a requisição para a respectiva
serventia, que calcula o valor dos emolumentos e envia um protocolo eletrônico para a
CRSEC, contendo as informações do cadastro da requisição eletrônica, bem como a
quantidade prevista para pagamento por parte do usuário.
A forma de pagamento será definida pela administração da CRSEC, e a compensação
destes valores para as serventias deverá ser processada por um sistema de controladoria
eletrônica que ainda está passível de desenvolvimento. Somente após a confirmação deste
pagamento é que a CRSEC autoriza, via sistema, a liberação para que a respectiva serventia
de registro de imóveis execute a respectiva requisição eletrônica.
A Figura 33 ilustra a dinâmica da terceira situação apontada, em que nos processos de
execução fiscal ou trabalhista, são detectadas exigências para a execução da averbação e por
conseqüência, emitida nota de devolução. Semelhantemente ao que ocorre na primeira
situação, há cálculo de emolumentos, porém, o seu pagamento é postergado para o cálculo
final do processo, não sendo exigido recolhimento prévio do valor, sendo liberada a
requisição para ser executada.
Nesta situação, porém, encontramos um fator impeditivo para a execução da
requisição, que é o resultado negativo para a qualificação registral, realizada na respectiva
serventia. Não podendo o processo prosseguir sem o atendimento da restrição detectada, fica
122
este pendente de continuidade, dependendo para isto da reapresentação de nova requisição,
dentro do mesmo número de protocolo, se este estiver dentro período de prenotação válido
para a requisição.
Finalmente, a Figura 34 ilustra a última situação definida nesta pesquisa, que é a
requisição referente aos demais tipos de execução, com ocorrência de devolução. Tal
diagrama ilustra a requisição de averbação eletrônica de penhora de imóveis nos demais tipos
de execução, em que está prevista a cobrança prévia de emolumentos, sendo que os
procedimentos para recolhimento do valor será a mesma explicitada na segunda situação.
Nesta situação, porém, após a qualificação da requisição são apontados óbices à
prática do ato de averbação, o que resulta na elaboração de nota de devolução, informação que
será encaminhada ou disponibilizada ao usuário e ao Poder Judiciário. A continuidade do
processo, portanto, fica condicionado ao atendimento das exigências levantadas pela
serventia, e repassadas à CRSEC. A reapresentação da requisição deverá partir novamente do
Poder Judiciário, que emitirá nova solicitação, que será atrelada ao mesmo protocolo gerado
anteriormente, desde que a reapresentação se faça dentro do período de prenotação.
Em todos os fluxos apontados a autenticação no sistema ocorrerá por meio de
certificados digitais ICP-Brasil, e a autenticidade e integridade dos documentos enviados será
atendida por técnicas criptográficas contidas na assinatura digital. A âncora temporal que
fornecerá a evidência da existência dos documentos em determinado instante do tempo será
disponibilizada pelo sistema de carimbo do tempo, já em funcionamento na CRSEC, e
recentemente normatizado por norma da ICP-Brasil, que especifica que a datação fornecida
pelo carimbo do tempo registral estará atrelada a uma autoridade de carimbo do tempo, que é
estabelecida por entidade confiável, que possa ser auditada e que apresente relógio de alta
precisão e confiabilidade atrelado à hora oficial brasileira.
É importante salientar que na sistemática aqui proposta, o processamento das
requisições respeitará o princípio da prioridade que garante a precedência do registro sobre
qualquer direito real elencado, o que será garantido pelo recebimento e encaminhamento da
requisição em tempo real pela CRSEC à respectiva serventia, gerando sua prenotação.
Por fim, esta proposta considera que deverá existir uma atuação permanente da
CRSEC, junto aos órgãos regulamentadores dos serviços públicos delegados e entidades
representativas das serventias de registro de imóveis no sentido aprimoramento contínuo dos
serviços oferecidos, adequação da legislação que regula o uso de documentos eletrônicos às
novas tecnologias existentes para a área, e capacitação para o uso da nova sistemática em
larga escala por todos os seus interessados.
123
6 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
A busca por novas alternativas estratégicas na gestão das organizações tem sido a
atividade balizadora de diversos estudos científicos na prática da administração. Isso pode ser
entendido por diversos fatores ligados a transformações ocorridas nos últimos anos no cenário
mundial no que diz respeito à tecnologia da informação.
Inseridas neste cenário que requer um ajuste constante às mudanças do mundo
externo, as organizações precisam adaptar-se para responder às mudanças na velocidade
esperada. Por isso, as organizações estão cada vez mais interessadas em conhecer mais
detalhadamente o negócio que executam, com a utilização de tecnologias de gestão, para que
possam gerenciá-lo de forma apropriada (ARAUJO et al, 2004).
Em uma ambiente de mudanças aceleradas, onde as organizações têm o desafio de
aprimorar-se continuamente, novas formas de organização empresarial têm surgido em
resposta à crescente competitividade em que as organizações estão submetidas (WEGNER et
al, 2004).
Evidentemente que o processo de desenvolvimento da sociedade tem criado novas
demandas que nem sempre conseguem ser correspondidas na mesma velocidade pelas
organizações, entre as quais estão inseridas as serventias. Por este motivo são necessários
novos modelos de gestão para que as organizações utilizem o desenvolvimento tecnológico e
científico a fim atender as demandas atuais e preparar as bases para novas demandas que
certamente existirão (COSTA; DE ROLT; DIAS, 2008).
Além disso, é necessária uma redefinição da natureza da tecnologia, uma mudança de
sua direção e uma reavaliação do seu sistema subjacente de valores, para que seja possível a
criação de tecnologias que promovam a resolução de conflitos, os acordos sociais, a
cooperação, a reciclagem e a redistribuição de riqueza (CAPRA, 1982).
A modernização dos Serviços de Registro Público representa um conjunto de desafios
constituídos pela complexidade dos sistemas, especificidades regionais de cada especialidade,
necessidade permanente de investimentos em infra-estrutura, capacitação e modernização
tecnológica. A superação destes desafios depende em primeiro lugar de capacidade de gestão,
ou seja, da estruturação da rede para atuação cooperada em seu esforço de modernização.
A solução para este quadro, portanto, demanda um esforço cooperado que possa fazer
com que todas as serventias sejam inseridas e possam apresentar à sociedade uma resposta
adequada. Sem este esforço cooperado qualquer iniciativa apresentaria um tempo de
desenvolvimento extenso e custo proibitivo, inviabilizando a inserção de grande parte das
124
serventias que não apresenta capacidade econômica suficiente para investimento desta
magnitude.
Atendendo a esta premissa, a inserção de novas tecnologias digitais como a
certificação digital, protocolos criptográficos seguros, carimbo do tempo, canais seguros para
tráfego de dados, dentre outras aplicações oferecem a possibilidade de transformação dos
processos e serviços prestados pelas serventias.
Tais tecnologias têm permeado as ações de modernização dos SRP, mobilizando uma
rede de entidades que apresentam competências complementares para o desenvolvimento,
implantação e manutenção de serviços inovadores.
Para que o desenvolvimento da infra-estrutura necessária seja acelerado, diversas
alianças e convênios têm sido firmados com atores públicos e privados, sendo que o sucesso
destas iniciativas está atrelado à existência de um planejamento adequado, utilizando estudos
desenvolvidos em centros de pesquisa, de reconhecida capacidade.
É neste contexto que se inseriu o presente documento, que focalizou a investigação
detalhada do funcionamento de um dos serviços prestados pelas serventias de registro de
imóveis, a averbação da penhora de bens imóveis, utilizando metodologia adequada para
estudo da situação atual do processo, e a proposição de uma nova sistemática de prestação
deste serviço, tendo como referencial teórico a estratégia de modernização dos serviços de
Registro Público definida por De Rolt; Dias; Custódio (2007).
A condução deste estudo foi realizada a luz dos objetivos propostos, cabendo,
portanto, recuperá-los neste momento para reflexão sobre os resultados alcançados. Quanto
aos objetivos específicos, considera-se que foram atingidos, pois:
a) A arquitetura de funcionamento e desenvolvimento da CRSEC foi apresentada,
sendo esta central fundamentada por um modelo de gestão definido por De Rolt; Dias; Costa
(2008), que utiliza os conceitos de organizações virtuais e serviços compartilhados para a
coordenação das ações de modernização dos SRP. Tal abordagem serviu como embasamento
norteador para a adequação da proposta de pesquisa ao quadro teórico relacionado.
b) O levantamento dos processos de negócio existentes no serviço de averbação de
penhora de imóveis foi realizado por meio das técnicas de coleta de dados definidas no
capítulo metodológico, e a partir do estudo das fontes de evidência coletadas nas organizações
visitadas. Dessa forma, foi possível ter uma compreensão sistêmica do processo, favorecendo
a análise e a proposição de uma nova dinâmica operacional para o processo.
125
c) Foram definidas técnicas e ferramentas metodológicas para a modelagem e análise
dos processos, sendo adotado o uso de software específico com o padrão de representação
BPMN, o que permitiu a compreensão da sistemática e sua posterior redefinição.
d) O mapeamento, modelagem e criação de diagramas dos processos de negócio foram
realizados, dando suporte para o entendimento da situação atual e projeção da situação
pretendida.
e) A proposta final foi desenvolvida, promovendo a transformação dos processos
estudados, de forma a adequá-los à uma nova dinâmica de prestação do serviço de averbação
de penhora de bens imóveis com o uso de tecnologias digitais.
O atendimento aos objetivos específicos definidos conduz ao objetivo geral
estabelecido, de forma que a pesquisa efetivamente contribuiu estruturação do processo de
averbação de Penhora de Bens Imóveis para sua integração com as aplicações da Central
Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CRSEC).
Entretanto, o presente estudo não teve a expectativa de esgotar o assunto ou privilegiar
a sistemática proposta em detrimento de outras, considerando que este relatório reflete uma
pesquisa de caráter acadêmico, que intenciona fomentar o debate acerca de novas alternativas
para a modernização dos serviços de registro público, especificamente no processo de
averbação de penhora de imóveis, atendendo a uma demanda social em torno da necessidade
de modernização dos serviços públicos delegados.
Desdobramentos práticos deste estudo já têm sido verificados no ambiente de atuação
das serventias. Em junho de 2009 entrará em funcionamento o primeiro sistema eletrônico de
penhora de Imóveis, denominado Penhora on line, desenvolvido pela Associação de
Registradores Imobiliários de São Paulo (ARISP).
Tal sistema será disponibilizado gratuitamente para utilização do Tribunal de Justiça
de São Paulo, abrangidos todas as Varas, Juízos e Ofícios Judiciais, e para todos os
registradores de imóveis do Estado de São Paulo. O aplicativo pretende integrar num mesmo
aplicativo as solicitações de averbação da penhora de imóveis em qualquer uma das serventias
integradas, por meio de tecnologia semelhante ao que já é utilizada no sistema de Ofício
Eletrônico.
Se por um lado o sistema de ofício eletrônico trouxe ganhos significativos para a
justiça brasileira, no sentido de conferir maior celeridade e eficiência às diligências realizadas
pelo poder judiciário para a localização de bens imóveis penhoráveis em nome do devedor, o
sistema de registro eletrônico de penhora de imóveis poderá conferir a este serviço o mesmo
caráter inovador do primeiro, disponibilizando uma solução alinhada com as novas
126
possibilidades oferecidas pela tecnologia da informação e comunicação, na tarefa delegada
aos registradores de imóveis de revestir de publicidade registral o ato constritivo realizado,
garantindo o direito de preferência ao credor, e a presunção do ato a terceiros adquirentes do
imóvel.
Os ganhos advindos do desenvolvimento de soluções como o sistema de Penhora on
line tendem a ser muito significativos, pois geram impactos diretos na agregação de valor ao
serviço prestado. Alguns desses atributos podem ser citados como: desmaterialização de
processos, celeridade de procedimentos, racionalização de recursos, inovação tecnológica dos
envolvidos, garantia da segurança das transações eletrônicas, praticidade de uso e acesso às
novas tecnologias, modernização dos serviços de caráter público, desenvolvimento da
economia digital, dentre outros aspectos.
Sendo assim, a consolidação do presente estudo, que se pautou pela compreensão e
análise detalhada de um serviço de grande relevância para a sociedade brasileira, com base
técnica adequada, intenta contribuir para a aderência dos serviços de registro público às
iniciativas resultantes de seu projeto de modernização em curso, focalizando o atendimento
das demandas sociais e organizacionais para esta área.
Espera-se ainda que os resultados deste documento sejam úteis para o
desenvolvimento de novos serviços e aplicações, além de servir como referencial no intuito de
regular e integrar o uso de novos sistemas aplicativos.
Seria de grande valia o desenvolvimento de novos estudos na mesma temática, que
fossem complementares a proposta realizada, aprofundando a nova sistemática sugerida,
sobretudo sob uma perspectiva mais técnica, definindo os padrões e requisitos da aplicação,
dos canais e portas de serviço e integração para os participantes, o uso das aplicações
tecnológicas de forma segura, culminando no desenvolvimento de um protótipo que poderia
ser avaliado e aperfeiçoado pelos usuários para posterior implantação em larga escala no
Brasil.
Por fim, espera-se que os novos estudos e iniciativas provenientes dessa pesquisa
possam contribuir para o desenvolvimento qualitativo e quantitativo dos serviços públicos do
Brasil, impactando, sobretudo, na desburocratização de uma gama de processos legais e
administrativos essenciais para a população como um todo, e trazendo ganhos reais para a
sociedade, através do aperfeiçoamento da gestão de suas instituições e organizações.
127
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Averbação - averbações são referências que se inserem à margem dos registros ou matrículas,
de atos, de fatos ou julgados, que declarem, esclareçam, atribuam, modifiquem ou extingam
direitos matriculados ou registrados.
BPMN – Business Process Management Notation (BPMN) é uma proposta da BPMI
(Business Process Management Initiative) que apresenta um conjunto de convenções gráficas
para descrever processos de negócio.
CRSEC – A Central Registral de Serviços Eletrônicos Compartilhados, é uma iniciativa das
entidades representativas dos cartórios extrajudiciais de registro cujo objetivo principal é, por
meio da complementaridade de competências entre diversas organizações e atores,
desenvolver um modelo integrado de gestão de serviços de Registro Público com uso intenso
de tecnologias de informação e gestão.
Organizações virtuais – rede temporária de organizações independentes, ligadas pela
tecnologia da informação, e que em sua forma mais pura se ligam a outras para formar uma
cooperação, contribuindo apenas com o que considerar sua competência central (BYRNE,
1993).
Penhora - a penhora é um ato do processo de execução, por meio do qual o Estado-juiz
invade o patrimônio do devedor e procede à individualização de quantos bens forem
necessários para a satisfação do crédito exeqüendo (SILVA, 2002)
Processo - O processo é um conjunto de atividades seqüenciais (conectadas), relacionadas e
lógicas que tomam um input com um fornecedor, acrescentam valor a este e produzem um
output para um consumidor (HARRINGTON, 1993)
Processos de negócio – processos que caracterizam a atuação da organização e que são
suportados por outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é recebido por
um usuário externo (GONÇALVES, 2000b).
136
Registro público - assento efetuado por um oficial público e constante de livros públicos, do
livre conhecimento, direto ou indireto, por todos os interessados, no qual se atestam fatos
jurídicos conformes com a lei e referentes a uma pessoa ou a uma coisa, fatos entre si
conectados pela referência a um assento considerado principal, de modo a assegurar o
conhecimento por terceiros da respectiva situação jurídica, e do qual a lei faz derivar, como
efeitos mínimos, a presunção do seu conhecimento e a capacidade probatória (ALMEIDA,
1966 apud MELO, 2004).
Serviços compartilhados – prática organizacional em que unidades estratégicas de negócios
da mesma organização e/ou de organizações distintas compartilham um conjunto de serviços
ao invés de tê-los como uma série de funções duplicadas (QUINN; COOKE; KRIS, 2000
apud RAMOS, 2004)
Serventias extrajudiciais de registro de imóveis – instituições que realizam o registro e a
averbação dos títulos ou atos constitutivos, declaratórios, translativos e extintivos de direitos
reais sobre imóveis reconhecidos em lei para sua completa eficácia e validade reconhecida
contra terceiros
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