modelo de plano de trabalho · propostas ao objeto do ato de chamamento para cotação prévia,...
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CHAMAMENTO 103/2016
Processo Nº 2016.07.1954.00
1. INTRODUÇÃO
1.1. O Instituto do Câncer Infantil e Pediatria Especializada – ICIPE, Pessoa Jurídica
de Direito Privado, sem fins lucrativos, com sede no SMAS, Conj. 03, Bloco A, Sala 204,
CEP. 71.215-300, Zona Industrial Guará, Brasília- DF, inscrito no CNPJ/MF sob o nº.
10.942.995/0001-63, qualificado como Organização Social pelo Decreto nº. 32.980 de
10.06.2011, publicado no DODF nº. 113 de 13.06.2011, torna público para conhecimento
de quem possa interessar que até a data indicada na publicação deste Chamamento no
DODF, estará recebendo propostas para contratação de empresa especializada na
prestação de serviços de locação de espaço físico, locação de mobiliário, locação de
equipamentos de informática e audiovisuais, profissionais especializados (recursos
humanos) e serviço de alimentação em locais no Distrito Federal para realização de
Encontros de Gestão do Hospital da Criança de Brasília (GHCB) no período de
2016/2017, compreendendo planejamento, organização, assessoria, suporte,
coordenação, acompanhamento, operacionalização e execução com a finalidade de
atender as necessidades do Hospital da Criança de Brasília José Alencar - HCB
1.2. Os procedimentos previstos neste Chamamento obedecerão integralmente o
Decreto Distrital nº 33.390, de 06 de Dezembro de 2011, conforme Decisão Nº
6124/2013 – TC-DF.
2. DO OBJETO
2.1. O presente Chamamento tem como objeto a contratação de empresa
especializada na prestação de serviços de locação de espaço físico, locação de
mobiliário, locação de equipamentos de informática e audiovisuais, profissionais
especializados (recursos humanos) e serviço de alimentação em locais no Distrito
Federal para realização de Encontros de Gestão do Hospital da Criança de Brasília
(GHCB) no período de 2016/2017, compreendendo planejamento, organização,
assessoria, suporte, coordenação, acompanhamento, operacionalização e execução
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com a finalidade de atender as necessidades do Hospital da Criança de Brasília José
Alencar - HCB, segundo as quantidades e especificações definidas no Anexo I.
3. DA REFERÊNCIA DE TEMPO
3.1. Todas as referências de tempo constantes neste Chamamento e no seu respectivo
aviso observarão o horário de Brasília – DF.
4. DA PARTICIPAÇÃO
4.1. A participação das empresas interessadas neste Chamamento dar-se-á por meio de
envio eletrônico, via correio ou pessoalmente à Coordenação de Suprimentos do Hospital
da Criança de Brasília José Alencar-HCB, tanto da proposta de preços como da
documentação referente a regularidade fiscal, regularidade jurídica e qualificação técnica.
4.2. Não haverá admissão de lances sucessivos por parte dos participantes.
4.3. Não haverá sessão pública para abertura das propostas recebidas.
5. DAS CONDIÇÕES GERAIS DE PARTICIPAÇÃO
5.1. Poderão participar deste Chamamento as empresas interessadas, legalmente
constituídas, com ramo de atividade pertinente ao objeto, e as que por ventura possuírem
débitos tributários com suspensão de exigibilidade, conforme previsto nos artigos 151,
205 e 206 do Código Tributário Nacional, salvos nos casos em que:
a) Estejam em processo de recuperação judicial sem certificação de
regularidade fiscal ou extrajudicial ou de falência (conforme Lei nº. 11.101/2005),
dissolução ou liquidação;
b) Cujos diretores, responsáveis legais ou técnicos, membros de conselho
técnico, consultivo, deliberativo, administrativo ou sócio, que pertençam, ainda
que parcialmente, à Organização Social Instituto do Câncer Infantil e Pediatria
Especializada - ICIPE e/ou Hospital da Criança de Brasília José Alencar;
c) Estrangeiras que não tenham sede no País.
6. DAS PROPOSTAS
6.1. As empresas interessadas deverão encaminhar a proposta de preços por meio
eletrônico e-mail: ([email protected]), fax: (61) 3025-8466, Correios ou
pessoalmente à Coordenação de Suprimentos do Hospital da Criança de Brasília José
Alencar-HCB, localizado no SAIN LOTE 4B – Asa Norte – Brasília DF, CEP. 70.071-
900.
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6.1.1 O e-mail com a proposta deve ser identificado no campo assunto com o
respectivo número do Chamamento, conforme consta neste edital e no seu aviso
de publicação no DODF.
6.2. A proposta escrita deverá conter:
a) A indicação do nome ou razão social da empresa participante, número do
CNPJ/MF, endereço completo, incluindo CEP, telefone, fax e endereço eletrônico
(e-mail) se houver, nome do representante, data e assinatura.
b) Descrição clara e completa do item/lote, devendo ser discriminado em
conformidade com as especificações e condições do Termo de Referência - Anexo
I.
c) Uma única cotação com preços unitários e totais por item/lote;
d) O nome do banco, o código da agência e o número da conta-corrente da
empresa para efeito de pagamento.
e) Prazo de validade da proposta de 60 (sessenta) dias, contados da data da
entrega/recebimento.
f) Todas e quaisquer despesas necessárias para a perfeita entrega do objeto,
inclusive salários, transportes (frete), seguros, taxas, tributos, contribuições,
incidência fiscal, previdenciária, trabalhista; remoções e outras despesas de
qualquer natureza.
6.3. Após a apresentação da proposta escrita, a empresa participante não poderá alegar
preço inexequível ou cotação incorreta, salvo mediante comprovação.
6.4. A especificação, marca e quantidade do objeto não poderão ser alteradas na
proposta, sob pena de desclassificação da empresa interessada e aplicação das penalidades
cabíveis.
6.5. Em caso de divergência entre os valores unitários e totais serão considerados os
primeiros e entre os valores expressos em algarismo e por extenso, será considerado este
último.
6.6. O envio da proposta de preços pressupõe o pleno conhecimento e aceitabilidade
das exigências e condições de participação previstas neste Chamamento, seus anexos e no
Decreto Distrital 33.390/11.
6.7. A empresa participante será responsável por todas as transações efetuadas em seu
nome perante o ICIPE/HCB, assumindo como firme e verdadeira a proposta comercial
cadastrada.
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6.8. A proposta comercial divergente do que foi solicitado, com vício incapaz de ser
sanado, será desclassificada sem prejuízo das penalidades cabíveis.
7. DA DOCUMENTAÇÃO
7.1. As empresas interessadas neste Chamamento deverão encaminhar, via e-mail
([email protected]), fax (61) 3025-8466, correio ou pessoalmente à Coordenação
de Suprimentos do HCB, a documentação referente à regularidade fiscal, regularidade
jurídica e qualificação técnica.
7.1.1 O(s) e-mail(s) com a documentação deve(m) ser identificado(s) no
campo assunto com o respectivo número do Chamamento, conforme consta neste
edital e no seu aviso de publicação no DODF.
7.2. REGULARIDADES FISCAIS
a) Cartão de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) do
Ministério da Fazenda;
b) Prova de regularidade relativa à Seguridade Social - Certidão Negativa de
Débito (CND), fornecida pelo INSS, com prazo de validade devidamente
atualizado.
c) Certificado de Regularidade de Situação - CRS perante o Fundo de
Garantia por Tempo de Serviço - FGTS, com prazo de validade devidamente
atualizado.
d) Certidões Negativas de Tributos Federal, Estadual e Municipal.
e) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
7.3. REGULARIDADE JURÍDICA
a) Cédula de Identidade, quando se tratar de empresa Pessoa Física;
b) Registro comercial, no caso de empresa individual;
c) Ato Constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor devidamente
registrado e/ou alteração, em se tratando de Sociedades Comerciais e, no caso de
Sociedades por Ações, acompanhado de documentos de eleição de seus
administradores;
d) Inscrição do Ato Constitutivo, no caso de Sociedades Civis, acompanhada
de prova de diretoria em exercício;
e) Cópia do Documento de Identidade e CPF do Representante Legal da
empresa.
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f) Se a empresa se fizer representar por procurador, faz-se necessário o
encaminhamento do instrumento público ou particular, neste último caso, com
firma reconhecida em cartório.
7.4. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA
7.4.1 As interessadas deverão apresentar no mínimo 01 (um) Atestado de
Capacidade Técnica, expedido por pessoa jurídica de direito público ou privado,
comprovando a aptidão da empresa interessada em participar do chamamento para
desempenho de atividade pertinente e compatível em características, quantidades e
prazos com o objeto do presente chamamento.
7.5. A critério do ICIPE/HCB, a qualquer momento durante o processo ou no prazo de
vigência do instrumento contratual, poderá ser solicitado, para fins de comprovação, as
cópias autenticadas ou os originais da documentação exigida neste Chamamento.
8. DOS PROCEDIMENTOS
8.1. A partir do prazo final para recebimento das propostas, conforme estabelecido
neste Chamamento, terá início a fase de análise das propostas.
8.2. O prazo para recebimento das propostas poderá ser prorrogado automaticamente no
site oficial do HCB (www.hcb.org.br) caso o Chamamento reste deserto após a
publicação feita no DODF, a fim de que se obtenha sucesso na contratação.
8.2.1 No caso em que o processo permaneça deserto após a prorrogação do
prazo ou for fracassado no decurso do prazo, poderá ser adotado o procedimento
previsto no Art. 4º do Decreto Distrital 33.390/2013, mantendo-se as mesmas
condições iniciais.
8.3. Quando houver uma única empresa interessada ou uma única proposta válida,
caberá a autoridade competente verificar a aceitabilidade do valor ofertado, devendo
aquela apresentar justificativa de preço de mercado, podendo ser através de cópias de no
mínimo 03 (três) notas fiscais emitidas a no máximo 90 (noventa) dias ou contratos
vigentes com outras empresas.
8.3.1 Na impossibilidade de apresentação de notas fiscais emitidas a no máximo
90 (noventa) dias ou contratos vigentes, a empresa deverá apresentar declaração
atestando que os preços praticados são compatíveis com os preços de mercado, sob
pena de incorrer no art. 299 do Código Penal.
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8.4. Todos os avisos pertinentes a este Chamamento serão postados no site oficial do
HCB: www.hcb.org.br. Não podendo a empresa participante alegar desconhecimento da
informação, sob pena de decair seus direitos.
9. DO JULGAMENTO
9.1. O julgamento deste Chamamento será feito por LOTE pelo critério de adequação das
propostas ao objeto do Ato de Chamamento para cotação prévia, qualidade, preço, prazos de
fornecimento ou de conclusão e condições de pagamento e outros critérios previstos neste ato
em especial os descritos no Termo de Referência – Anexo I desde chamamento, conforme
Art. 7° do Decreto Distrital 33.390 de 06 de Dezembro de 2011.
9.2. Serão desclassificadas as propostas de preços que não atendam às exigências do presente
Chamamento e seus anexos, forem omissas ou apresentarem irregularidades insanáveis, tais
como: valores manifestamente inexequíveis, exorbitantes, iguais a zero ou acima dos preços
praticados no mercado.
9.3. A oferta de objeto com características mais vantajosas que as exigidas, não será
considerada para efeito de ordenação das propostas, mas vinculará a empresa participante na
execução contratual.
9.4. Nos casos em que a empresa participante com a proposta mais vantajosa não atender às
exigências e condições deste Chamamento, a Coordenação de Suprimentos examinará a
proposta subsequente na ordem de classificação, sucessivamente, até a apuração de uma
proposta que atenda completamente a todos os requisitos exigidos.
9.5. Após a seleção da proposta mais vantajosa, inclusive com emissão de parecer
técnico favorável pela área demandante, a Coordenação de Suprimentos poderá negociar
com a empresa selecionada para obtenção de um valor e/ou melhores condições.
9.5.1 Na fase de negociação com a empresa selecionada poderá ser solicitada a
prorrogação da validade da proposta apresentada;
9.6. Quando houver empate entre duas ou mais empresas qualificadas, será encaminhado
Termo de Negociação às interessadas. Permanecendo a situação de empate, serão
utilizados ordenadamente os seguintes critérios:
a) Primeiro: Maior quantidade de itens com menor preço aprovados no
Chamamento;
b) Segundo: Empresa nacional;
c) Terceiro: Empresa com maior tempo de atividade no mercado;
d) Quarto: Sorteio;
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9.7. Em caso de utilização do quarto critério, as empresas interessadas serão convidadas
a participar do evento. O sorteio será realizado por comissão formada de no mínimo 03
(três) membros, funcionários do ICIPE/HCB, que registrará o fato em Ata e esta por sua
vez passará a ser parte integrante do processo.
9.8. Constatado o atendimento das exigências fixadas neste Chamamento e declarada a(s)
empresa(s) vencedora(s), os autos do processo serão encaminhados à autoridade
competente para Homologação e Autorização de contratação do objeto do Chamamento
do autor da proposta selecionada.
9.9. O resultado do presente Chamamento será publicado no Diário Oficial do Distrito
Federal conforme Art. 2°, VI do Decreto Distrital 33.390/11.
10. DO INSTRUMENTO CONTRATUAL
10.1. Após a Homologação e Autorização da contratação pela autoridade competente, a
empresa vencedora será comunicada por e-mail ou telefone e deverá, no momento da
assinatura e/ou recebimento do instrumento contratual apresentar:
a) Declaração firmada por representante legal da empresa, de que nenhum
dos seus diretores, responsáveis legais ou técnicos, membros do conselho técnico,
consultivo, deliberativo, administrativo, sócio ou procurador pertença aos quadros
do Hospital da Criança de Brasília José Alencar ou, ainda que parcialmente, esteja
vinculado ao ICIPE – Instituto do câncer Infantil e Pediatria Especializada ou
qualquer outra Instituição mantenedora do HCB.
b) Certidão Negativa de Falência e de Recuperação Judicial expedida pelo
distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no
domicílio da pessoa física, exceto nos casos de fornecimento único e imediato.
c) Cópias autenticadas ou os originais da documentação exigida neste
Chamamento.
10.2. O Instrumento Contratual será assinado com a empresa que tiver ofertado a
proposta vencedora e participado do Chamamento conforme Art. 4° do Decreto Distrital
33.390/11, ressalvados os casos previstos no mesmo artigo e em seu Parágrafo Único.
10.3. O ICIPE/HCB poderá proceder à convocação das empresas remanescentes,
observando a classificação final do Chamamento e sem prejuízo das penalidades cabíveis,
nos seguintes casos:
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10.3.1 Quando a empresa vencedora convocada não encaminhar a documentação
do Item 10.1 no prazo estipulado.
10.3.2 Quando a empresa vencedora convocada não assinar, retirar ou aceitar as
condições do instrumento contratual no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis
contados do envio/recebimento.
10.4. O prazo para a assinatura do instrumento contratual poderá, a critério do
ICIPE/HCB, ser prorrogado uma única vez por igual período, desde que seja formalmente
solicitado e justificado pela empresa vencedora durante o seu transcurso.
10.5. A faculdade mencionada no item 10.3 poderá ser exercida também nos casos de
rescisão do Instrumento Contratual.
10.6. As empresas remanescentes se obrigam a atender às exigências deste
Chamamento e serão convocadas, ressalvados os casos de vencimento das respectivas
propostas, sujeitando-se às penalidades cabíveis no caso de recusa dentro do prazo de
validade.
10.7. Será permitida a subcontratação parcial nos termos do anexo I – Termo de
Referência.
11. DA VIGÊNCIA
11.1. O Instrumento Contratual terá vigência de 12 (doze) meses.
12. DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO
12.1. A partir da assinatura do instrumento contratual e emissão da ordem de execução
de serviço, a CONTRATADA deverá iniciar a prestação dos serviços, mediante
solicitação formal, e-mail, fax e ou telefone, no local estabelecido.
12.2. Os serviços fornecidos deverão estar de acordo com as especificações,
quantificações e prazos contidas no Anexo I, devendo ser sempre de boa qualidade,
segundo os padrões definidos pelos órgãos de controle de qualidade e padronização do
HCB/ICIPE, e especialmente relacionados à área de saúde, no que couber.
12.3. Caberá a área técnica do HCB responsável pelo contrato, emitir “aceite” dos
serviços prestados, conferindo se o mesmo está de acordo com o exigido no
Chamamento.
12.4. A prestação dos serviços solicitada na ordem de execução de serviço dar-se-á
conforme descrita no referido documento.
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12.5. Será verificada a equivalência dos serviços prestados, com as especificações
contidas no presente Chamamento, sendo confrontadas também, com a Proposta de
preços apresentada pela empresa vencedora.
12.6. A Nota Fiscal deve conter: valor unitário, valor total, número do Chamamento,
Número do contrato e Número da ordem de execução de Serviço.
12.7. No caso de atrasos na prestação dos serviços, cujo endereço da Contratada seja
ignorado, incerto ou inacessível, a convocação para regularização será feita através do
Diário Oficial do Distrito Federal.
12.8. A não regularização da prestação dos serviços dentro do prazo estipulado na
convocação feita pelo Diário Oficial do Distrito Federal acarretará a rescisão do
instrumento contratual conforme estabelecido no item 14.2.1 deste Chamamento.
13. DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
13.1. Os pagamentos à empresa que vier a ser Contratada para a prestação dos serviços
do objeto deste Chamamento serão feitos nos termos previstos no Instrumento Contratual,
consoante os preços estabelecidos na Proposta de Preço, e observadas às disposições
deste e seus Anexos no prazo máximo de 30 (trinta) dias após o recebimento de cada
etapa do serviço a contento e emissão do documento fiscal válido em nome do
ICIPE/HCB, com todos os campos preenchidos discriminando valor unitário e total do
item, sem rasuras, devidamente atestados pelo funcionário responsável pelo recebimento
do serviço executado, constando, ainda, o número do banco, da agência e da conta
corrente onde deseja receber seu crédito.
13.2. Caso a Contratada opte pela emissão de boleto bancário, a data de vencimento
deverá ser de no mínimo 30 (trinta) dias contados do recebimento do serviço a contento e
emissão do documento fiscal válido em nome do ICIPE/HCB.
13.3. Não serão efetuados quaisquer pagamentos enquanto perdurar pendência de
liquidação de obrigações, em virtude de penalidades impostas à Contratada, ou
inadimplência contratual ou documental.
13.4. Não haverá sob hipótese alguma, pagamento antecipado.
13.5. Não serão aceitos Notas Fiscais e/ou boletos que apresentem falhas, ficando o
pagamento suspenso até a correção dos mesmos.
13.6. A Contratada deverá anexar a cada Nota Fiscal os documentos de regularidade
fiscal exigidos, a saber:
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a) Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) do Ministério
da Fazenda;
b) Inscrição no Cadastro de Contribuinte Estadual ou Municipal, se houver
relativo ao domicílio ou sede da empresa participante, pertinente ao seu ramo de
atividade e compatível com o objeto contratual.
c) Regularidade relativa à Seguridade Social - Certidão Negativa de Débito
(CND), fornecida pelo INSS, com prazo de validade devidamente atualizado.
d) Certificado de Regularidade de Situação - CRS perante o Fundo de
Garantia por Tempo de Serviço - FGTS, com prazo de validade devidamente
atualizado.
e) Certidões Negativas de Tributos Federal, Estadual e Municipal.
14. DA RESCISÃO
14.1. O Instrumento Contratual poderá ser rescindido de pleno direto, nas seguintes
situações:
a) Quando as partes não cumprirem as obrigações constantes no Chamamento
e no Instrumento Contratual;
b) Em qualquer hipótese de inexecução parcial e/ou total do Instrumento
Contratual, sem prejuízo das sanções prevista no Chamamento e naquele.
c) os preços contratados se apresentarem superiores aos praticados no
mercado;
d) Por razões de interesse público, devidamente demonstrado e justificado;
e) Descumprir os itens 12 e 16 deste Chamamento, incluindo seus subitens, e
as futuras cláusulas contratuais que possuirão o contido naqueles de forma idêntica
ou similar.
14.2. Ocorrendo à rescisão do Instrumento Contratual, a Contratada será informada por
correspondência, que será juntada ao processo.
14.2.1 No caso de ser ignorado, incerto ou inacessível o endereço da Contratada,
a comunicação da rescisão será feita através do Diário Oficial do Distrito Federal.
14.3. As partes poderão solicitar a rescisão devidamente justificada, mediante aviso
prévio de no mínimo 30 (trinta) dias, período em que a Contratada deverá manter a
execução do objeto nas mesmas condições estabelecidas neste Chamamento e no
Instrumento Contratual.
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14.4. Caso o ICIPE/HCB não utilize da prerrogativa de rescindir o Instrumento
Contratual, ao seu exclusivo critério, poderá suspender a sua execução e/ou sustar o
pagamento das faturas e notas fiscais, até que a Contratada cumpra integralmente a
condição contratual infringida.
14.5. A rescisão, por algum dos motivos previstos, não dará à Contratada o direito a
indenização a qualquer titulo independente de interpelação judicial ou extrajudicial.
15. DAS SANÇÕES
15.1. Em caso de descumprimento das condições estabelecidas no Chamamento e seus
anexos, ou não veracidade das informações prestadas, bem como na inexecução parcial
ou total do objeto, a empresa participante/vencedora, garantida a prévia e ampla defesa,
estará sujeita às seguintes penalidades:
a) Advertência, nos casos de pequena monta, que será aplicada sempre por
escrito;
b) Multas;
c) Indenização ao ICIPE/HCB da diferença de custo para contratação de outra
empresa;
d) Multa de 0,05% (cinco centésimos por cento) a hora até a primeira hora de
atraso sobre o valor total contratado.
e) Multa de 0,07% (sete centésimo por cento) sobre o valor total contratado
por cada hora de atraso subsequente a primeira.
f) Multa de 10 % (dez por cento) sobre o valor do instrumento contratual, em
caso de descumprimento total da obrigação, inclusive na recusa da empresa
vencedora em assinar o Contrato/ARP ou receber a Autorização/Ordem de
Fornecimento/Serviço, dentro dos prazos estabelecidos.
g) Rescisão;
15.2. A recusa injustificada da empresa vencedora em receber o Instrumento Contratual
caracteriza descumprimento total da obrigação assumida, sujeitando-se as penalidades
legalmente estabelecidas.
15.3. A multa eventualmente imposta à Contratada será automaticamente descontada da
fatura a que fizer jus. Caso a Contratada não tenha nenhum valor a receber do
ICIPE/HCB, ser-lhe-á concedido o prazo de 05 (cinco) dias úteis contados de sua
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intimação para efetuar o pagamento da multa. Após esse prazo não sendo efetuado o
pagamento, proceder-se-á a cobrança judicial da mesma.
15.4. O pagamento da multa que trata o item anterior deverá ser depositado em banco,
em nome do Instituto do Câncer Infantil e Pediatria Especializada - ICIPE no prazo
estabelecido neste Chamamento.
15.5. As penalidades aplicadas só poderão ser relevadas na hipótese de caso fortuito,
força maior, devidamente justificada e comprovada, a juízo do ICIPE/HCB.
15.6. As multas previstas neste Chamamento não eximem a interessada/vencedora da
reparação dos eventuais danos, perdas ou prejuízos que seu ato punível venha causar ao
ICIPE/HCB;
15.7. Os atrasos injustificados superiores a 01 (uma) hora, serão considerados como
inexecução parcial.
15.8. Os atrasos injustificados superiores a 02 (duas) horas, serão considerados como
inexecução total.
15.9. As sanções apenas serão aplicadas após regular processo, facultada a defesa prévia
da Contratada, no prazo de 02 (dois) dias úteis, a contar do recebimento da Notificação.
16. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
16.1. Executar os serviços dentro dos padrões e normas estabelecidos pelo ICIPE/HCB e
pelos órgãos fiscalizadores de acordo com a especificação do Chamamento,
responsabilizando-se por eventuais prejuízos decorrentes do descumprimento de condição
estabelecida.
16.2. Cumprir com todas as obrigações, prestação de serviços e demais condições
estabelecidas neste Chamamento e no Anexo I – Termo de Referência.
16.3. Observar os prazos de execução dos serviços previamente estabelecidos;
16.4. Dispor-se a toda e qualquer fiscalização do ICIPE/HCB, no tocante a execução do
objeto, assim como ao cumprimento das obrigações previstas no instrumento contratual;
16.5. Prover todos os meios necessários à garantia da plena operacionalidade do objeto,
inclusive considerados os casos de greve ou paralisação de qualquer natureza.
16.5.1 A falta de estoque de materiais necessários a prestação do serviço que
compete a Contratada, não poderá ser alegada como motivo de força maior para o
atraso na execução dos serviços relativos à este Chamamento e não a eximirá das
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penalidades a que está sujeita pelo não cumprimento dos prazos e demais condições
estabelecidas
16.6. Prestar os esclarecimentos que forem solicitados pelo ICIPE/HCB, obrigando-se a
responder no prazo de até 3 (três) dias após a solicitação do esclarecimento, bem como
dar ciência ao ICIPE/HCB, imediatamente e por escrito, de qualquer anormalidade que
verificar quanto a execução do Instrumento Contratual.
16.7. Comunicar imediatamente ao ICIPE/HCB qualquer alteração ocorrida no endereço,
conta bancária e outros julgáveis necessários para recebimento de correspondência.
16.8. Executar os serviços, conforme estipulado neste Chamamento e de acordo com a
proposta apresentada;
16.9. Ser responsável por todos os impostos, taxas, encargos fiscais, comerciais,
trabalhistas, sociais, previdenciários e tributários que forem devidos em decorrência da
execução do objeto deste Chamamento.
16.10. Apresentar situação regular no ato da contratação, sob pena de desclassificação, as
demais empresas serão chamadas na ordem de classificação, onde a Autoridade
Competente examinará a aceitabilidade, quanto ao objeto e valor, sujeitando-se o
desistente às penalidades;
16.11. Manter durante a execução do Instrumento Contratual, em compatibilidade com as
obrigações assumidas, em todas as condições e qualificação exigidas no Chamamento.
16.12. Aceitar os acréscimo(s) ou supressão(ões) que se fizer(em) necessário(s), em até
25% (vinte e cinco por cento) do valor do objeto contratado, devendo as supressões acima
desse limite, ser resultantes de acordo entre as partes.
17. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
17.1. Autorizar acesso dos empregados da CONTRATADA às suas dependências,
sempre que necessário à execução dos serviços, nos horários previamente acordados e
desde que observadas às normas de segurança do ICIPE/HCB. Autorizar o pessoal da
Contratada, acesso ao local da entrega desde que observadas às normas de segurança do
ICIPE/HCB;
17.2. Rejeitar no todo ou em parte, os serviços fornecidos em desacordo com as
obrigações assumidas pela contratada.
17.3. Garantir o contraditório e ampla defesa;
17.4. Efetuar o pagamento à Contratada nas condições estabelecidas neste Chamamento
e/ou no instrumento contratual.
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17.5. Acompanhar e fiscalizar a execução do instrumento contratual, bem como atestar
na nota fiscal/fatura a efetiva execução do objeto.
17.6. Notificar a Contratada, por escrito, sobre imperfeições, falhas ou irregularidades
constatadas na execução do instrumento contratual, para que sejam adotadas as medidas
corretivas necessárias.
17.7. Cumprir outras obrigações e condições estabelecidas neste Chamamento e no
Anexo I – Termo de Referência.
18. DO REAJUSTE E DA REVISÃO DE VALORES
18.1. Os preços manter-se-ão inalterados pelo período de vigência do Contrato, e,
mediante solicitação da Contratada, poderão ser reajustados anualmente pelo INPC -
Índice Nacional de Preço ao Consumidor, divulgado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e
Estatística - IBGE ou por outro que venha a substituí-lo, a fim de garantir a manutenção do
equilíbrio econômico-financeiro do Contrato.
18.2. Será admitido o reajuste do valor do Contrato, desde que observado o interregno
mínimo de 01 (um) ano, a contar da data da apresentação da proposta.
18.3. A contratada, sob pena de preclusão, deverá exercer o direito ao reajuste,
pleiteando o reconhecimento deste perante a Contratante, durante a vigência do
Instrumento Contratual.
18.4. Na hipótese de revisão de valores, a Contratada deverá apresentar justificativa
fundamentada, com planilha detalhada de custos e documentos relativos aos itens que
determinem e comprovem o desequilíbrio econômico financeiro do Contrato.
18.5. Os preços que sofrerem revisão não poderão ultrapassar os valores praticados no
mercado mantendo-se a diferença percentual apurada entre o valor originalmente
constante da proposta e aquele vigente no mercado à época da contratação.
18.6. Serão considerados compatíveis com os de mercado os preços contratados que
forem iguais ou inferiores à média daqueles apurados pelo contratante.
19. DA PRESTAÇÃO DE GARANTIA
19.1 Conforme previsão do Art.14 do Decreto Distrital 33.390/11, a exigência de garantia
contratual seguirá o seguinte parâmetro:
19.1.1 A contratada, para execução dos serviços do objeto deste chamamento, prestará no
ato da assinatura do Instrumento Contratual em favor do ICIPE, 5% do valor do contrato
caso esse tenha valor igual ou superior a R$ 30.000,00 (trinta mil reais).
19.2 A contratada poderá optar por uma das modalidades de garantia previstas, a saber:
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a) Caução em dinheiro ou em títulos da dívida pública;
b) Fiança bancária;
c) Outros.
19.3 A garantia prestada pela contratada será liberada ou restituída após a execução do
serviço, da rescisão ou vencimento do instrumento contratual.
20. DAS DIPOSIÇÕES GERAIS
20.1. Não serão levados em consideração os documentos e propostas que não estiverem
de acordo com as condições deste Chamamento e seus anexos, quer por omissão, quer por
discordância.
20.2. Os interessados assumirão todos os custos de preparação e apresentação de
documentos e propostas.
20.3. Na contagem dos prazos estabelecidos no presente Chamamento excluir-se-á o
dia do início e incluir-se-á o do vencimento, e considerar-se-á dias consecutivos, exceto
quando for explicitamente disposto em contrário.
20.4. Não havendo expediente ou ocorrendo qualquer fato superveniente que impeça o
recebimento das propostas e documentações na data marcada, o prazo será
automaticamente transferido para o primeiro dia útil subsequente, no mesmo horário e
local, anteriormente estabelecidos, desde que não haja comunicação da Autoridade
Competente em contrário.
20.5. As empresas participantes deverão examinar detidamente as disposições contidas
neste Chamamento e em seus Anexos, pois a simples apresentação das propostas
subentende a aceitação incondicional de seus termos, independentemente de transcrição,
não sendo aceitas quaisquer alegações de desconhecimento de qualquer por menor.
20.6. O foro para dirimir questões relativas ao presente Chamamento e seus Anexos,
será o de Brasília - Distrito Federal.
20.7. É facultada a Autoridade Competente em qualquer fase do processo, a promoção
de diligência destinada a esclarecer e/ou complementar a instrução do mesmo.
20.8. A Autoridade Competente poderá revogar ou anular qualquer ato constitutivo ou
derivado deste Chamamento.
20.8.1 As empresas participantes não terão direito à indenização em decorrência
da revogação ou anulação do Chamamento, ressalvado o direito da Contratada de boa-
fé de ser ressarcido pelos encargos que tiver suportado no cumprimento das
obrigações.
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20.9. Em caso de dúvidas, a equipe técnica poderá requerer esclarecimentos para as
empresas interessadas, para que possa constatar se os serviços atendem todas as
especificações solicitadas no Chamamento. A resposta deverá ser encaminhada em até 03
(três) dias após a solicitação, sob pena de desclassificação.
20.10. Havendo irregularidades neste instrumento, entre em contato com a Ouvidoria de
Combate à Corrupção, no telefone 0800-6449060.
20.11. Fazem parte deste Chamamento:
20.11.1 ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA
20.11.2 ANEXO II – MODELO DE DECLARAÇÃO ITEM 10.1 “a”
20.11.3 ANEXO III – MODELO DE PROPOSTA
Brasília, 20 de Abril de 2016.
Bruno Andrade
Comprador
ICIPE/HCB
Elaine Cristina de Azevedo Bruno Monteiro da Rocha Pitta
Supervisora de Suprimentos Coordenação de Suprimentos
ICIPE/HCB ICIPE/HCB
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ANEXO I
TERMO DE REFERÊNCIA nº 003/2016
Unidade: SEV/NCM/SUPEX
Interessado/Responsável: Carolina Gontijo, Supervisora de Eventos
Ana Luiza Wenke, Coordenadora do Núcleo de
Comunicação e Mobilização
Contatos: (61) 3025-8529 / [email protected]
(61) 3025-8711 / [email protected]
Data: 08/04/2016
01. OBJETO
O presente Termo de Referência tem a finalidade de contratação de empresa especializada
na prestação de serviços de locação de espaço físico, locação de mobiliário, locação de
equipamentos de informática e audiovisuais, profissionais especializados (recursos
humanos) e serviço de alimentação em locais no Distrito Federal para realização de
Encontros de Gestão do Hospital da Criança de Brasília (GHCB) no período de
2016/2017, compreendendo planejamento, organização, assessoria, suporte, coordenação,
acompanhamento, operacionalização e execução, conforme condições, especificações e
exigências estabelecidas neste Termo de Referência e Anexo I.
02. DESCRIÇÃO DO OBJETO
A presente contratação visa disponibilizar estrutura física, mobiliário, equipamentos,
profissionais especializados e alimentação adequados à realização dos Encontros de
Gestão, por suas características de conteúdo, objetivos, dedicação e imersão,
especificidade dos temas, abrangência do projeto e público, compreendendo o
planejamento, organização, assessoria, suporte, coordenação, acompanhamento,
operacionalização e execução.
03. JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO
O Hospital da Criança de Brasília, conforme descrito no Contrato de Gestão nº 001/2014
e visando o alcance dos resultados delineados no Planejamento Estratégico, tem dentre
seus objetivos: a discussão e avaliação contínua da execução e qualidade dos serviços
previstos no Contrato; o alinhamento de informações sobre o funcionamento do Hospital
entre os gestores e diversas equipes; a apresentação e balanço de projetos, com respectiva
discussão e avaliação pelos gestores; a continuidade da gestão participativa com as
manifestações dos gestores que auxiliam na fundamentação das ações de gestão, no
planejamento e na prestação de serviços do ano corrente e dos seguintes.
Considerando a necessidade de realização dos Encontros de Gestão periodicamente; que
o afastamento do ambiente de trabalho favorece a dedicação dos participantes em análise
e planejamento; que uma estrutura adequada e especializada implica positivamente,
otimizando o alcance das metas; que a estrutura física do Hospital é limitada e falta
pessoal especializado para tarefas específicas comuns a este tipo de encontro de trabalho,
como técnico de som e imagem, por exemplo; que estrutura e serviços de apoio são
fundamentais para realização dessas atividades e contribuem para que o esforço
empenhado traga resultados ao HCB no cumprimento dos objetivos propostos no
Contrato de Gestão, assinado entre a Secretaria de Saúde do Distrito Federal (SES/DF) e
o Instituto do Câncer Infantil e Pediatria Especializada (ICIPE), justifica-se a contratação
de uma empresa especializada.
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04. PÚBLICO ALVO
4.1 O público-alvo dos Encontros de Gestão são os Gestores do Hospital da Criança de
Brasília José Alencar – superintendência, diretorias, assessorias, coordenações,
supervisões, além dos profissionais da área da saúde, como médicos, psicólogos,
enfermeiros entre outros, que compõem o GHCB.
4.2 A estimativa de público nos eventos pode ser de até 100 (cem) participantes por
evento/dia.
05. ESPECIFICAÇÕES:
Os Encontros de Gestão, objeto do presente Termo de Referência, devem ser realizados
fora das instalações do HCB, dentro do perímetro urbano do Plano Piloto de Brasília/DF
(Asa Sul, Asa Norte, Lago Sul, Lago Norte, SIG, Sudoeste ou SAAN), em local
especializado que possua infraestrutura adequada (auditórios, salas, refeitórios, banheiros
e estacionamento) com instalações amplas, arejadas, mobiliadas e higienizadas dentro dos
padrões estabelecidos na legislação vigente. Os equipamentos devem estar atualizados
com as tecnologias do mercado e em perfeito estado de funcionamento. Os serviços
devem ser executados por profissionais da área com experiência no ramo, devidamente
capacitados para a função. Todos os serviços, equipamentos, material e estrutura
necessários à realização dos Encontros devem estar de acordo com as especificações
descritas no Anexo I. O transporte e alimentação destes profissionais são de
responsabilidade da empresa CONTRATADA.
5.1 Os locais/espaços serão aprovados pelo HCB dentre aqueles propostos pela
CONTRATADA que estiverem de acordo com as especificações contidas no Anexo I. A
aprovação pode variar dentro das opções oferecidas, conforme necessidade da
CONTRATANTE e disponibilidade para a data demandada;
5.2 Os locais/espaços propostos pela empresa interessada/participante deverão ter
equipe de profissionais devidamente capacitados e uniformizados, com experiência
comprovada na realização de eventos corporativos;
5.3 A empresa vencedora deverá prever na sua proposta os custos com
estacionamento para os participantes dos Encontros de Gestão, conforme lista final de
participantes, durante o período da sua realização;
5.3.1 O estacionamento deve ser, de preferência, no próprio local do evento.
Caso o local não possua estacionamento próprio, a empresa interessada deve providenciar
um estacionamento fechado nas redondezas, o mais próximo do local do evento, e este
deverá ser aprovado previamente pelo HCB;
5.4 A CONTRATADA deverá disponibilizar um representante da equipe, conforme
citada no Anexo I, com experiência comprovada em eventos corporativos (poderá ser
exigida documentação comprobatória), para atendimento ao HCB, ao longo do período de
vigência do Contrato, quando houver necessidade;
5.5 A empresa vencedora deverá disponibilizar equipe de profissionais devidamente
uniformizados para atender na montagem e no dia do evento, conforme especificação do
Anexo I desse Termo de Referência.
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5.6 Estima-se que ao longo do período de 12 (doze) meses sejam realizados 02 (dois) Encontros de Gestão do Hospital da Criança de Brasília (GHCB), com público aproximado de 100 (cem) pessoas, com duração de 01 (um) dia cada.
5.7 Para os Encontros do GHCB, o serviço de alimentação compreenderá: café da
manhã, almoço/jantar e coffee break (vespertino), conforme Anexo I, Lote I;
5.7 A data de realização de cada evento será informada com antecedência mínima de
30 (trinta) dias;
5.8 O quantitativo final do número de participantes de cada evento será informado no
prazo de 05 (cinco) dias antes do seu início, obedecendo às regras deste Termo de
Referência;
a. A CONTRATANTE enviará a lista por e-mail, a qual será confirmada o recebimento pela
CONTRATADA.
5.9 Os serviços devem ser executados dentro do cronograma estabelecido pelo HCB
conforme solicitado pela organização do evento, nas condições previstas neste Termo de
Referência;
5.10 Toda e qualquer comunicação relativa à realização do evento deve ser feita
exclusivamente com a equipe organizadora do HCB via e-mail, telefone e/ou
pessoalmente. Qualquer alteração no cumprimento das atividades previstas só poderá ser
feita mediante concordância formal (por e-mail) do fiscal do Contrato, ou seja, da
Supervisão de Eventos do Núcleo de Comunicação e Mobilização (NCM) do HCB.
06. DAS CONDIÇÕES GERAIS:
A empresa vencedora deverá responsabilizar-se integralmente pelas demandas do HCB,
conforme descrito neste Termo de Referência.
6.1 A empresa participante deverá dispor de estrutura física e logística própria como:
sala de reuniões, estação de trabalho, equipamentos de informática, material de
expediente, dentre outros, que possibilitem o funcionamento eficiente do evento;
6.2 A empresa vencedora será responsável pelo fornecimento, montagem e
desmontagem de toda estrutura necessária para a realização do evento, conforme descrito
no Anexo I deste Termo de Referência, incluindo todo o material necessário e transporte
deles, assim como pessoal capacitado para tal;
6.3 No caso de itens (equipamento, mobiliário, acessórios e outros) que apresentarem
defeito ou não estiverem atendendo satisfatoriamente as demandas do serviço ou dos
organizadores, a empresa CONTRATADA deverá providenciar a substituição imediata,
de forma a não prejudicar o andamento do evento, sob pena de multa, conforme
estabelecido no instrumento contratual;
6.4 A empresa vencedora deverá fornecer os uniformes a serem utilizados por
seus funcionários, conforme disposto neste Termo de Referência, sem repassar quaisquer
custos a eles;
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6.5 O espaço deve estar disponível para montagem e testes com, pelo menos, 6h (seis)
horas de antecedência, obedecendo o prazo mínimo de 2h (duas) horas antes do início do
evento, quando todos os itens que compõem os serviços citados no presente Termo de
Referência devem estar montados, instalados e em perfeito funcionamento;
6.6 No dia do evento, toda a estrutura necessária para a realização dele deve estar
pronta e em perfeito estado de funcionamento no prazo mínimo de 2h (duas horas) antes
do início dos trabalhos;
6.7 No dia do evento, a equipe deve chegar dentro dos horários estipulados pelo
CONTRATANTE, uniformizada e pronta para o serviço obedecendo o prazo mínimo de
2h (duas horas) antes do início dos trabalhos;
6.8 Eventuais atrasos na entrega dos serviços e itens que ultrapassem mais que 15
(quinze) minutos dos horários pré-estabelecidos ou ajustados durante o evento e que
afetem o andamento do evento serão passíveis de multa, conforme estabelecido no
instrumento contratual;
6.9 O serviço de alimentação e bebidas deve ser realizado pela CONTRATADA, em
espaço específico no local do evento, a ser determinado em comum acordo com o
CONTRATANTE, dentro das seguintes condições:
6.9.1 Todos os itens necessários para a perfeita execução do serviço de
alimentação (mobiliário, toalhas, louças, talheres, cestas, bandejas, guardanapos,
réchauds...) assim como pessoal (maître, garçons, copeiros, cozinheiras, auxiliares de
cozinha, entre outros), são de responsabilidade da empresa CONTRATADA e devem
apresentar qualidade e quantidade compatíveis com a demanda do evento;
6.9.2 O serviço de água, chá e café para os participantes deve permanecer
disponível durante todo o período do evento, de acordo com os horários estipulados pelo
organizador do evento, e reposto conforme necessidade. Para água e café deve-se
considerar o quantitativo total de participantes e, para chá, apenas 20% do total. O serviço
deve ser oferecido com copos descartáveis apropriados para água e café e para o chá,
xícaras de louça, acompanhado de guardanapos de papel, açúcar, adoçante e mexedores.
A supervisão deste fornecimento é de responsabilidade da empresa CONTRATADA;
6.9.3 Para os palestrantes (mesa diretora), o serviço de água deve ser oferecido
em copos de vidro e o café e o chá em xícaras de louça;
6.9.4 Todo o serviço de alimentação será realizado no local do evento, em área a
ser determinada em comum acordo com a CONTRATANTE, e poderá ter duração
mínima de aproximadamente 30 (trinta) minutos, de acordo com cada serviço;
6.9.5 Caso a entrega não aconteça dentro dos horários pré-estabelecidos pela
organização ou ajustados durante o evento, a empresa deve providenciar, por sua conta e
custo, alimentação similar em local próximo do espaço do evento, em tempo hábil para
atender a demanda, sem prejudicar o andamento do mesmo;
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6.9.6 Qualquer dano ou extravio de material utilizado para serviço de
alimentação (talheres, louças, bandejas, etc.) será de responsabilidade da
CONTRATADA;
6.10 Nos valores apresentados deverão estar incluídas todas as despesas, inclusive
material, pessoal, estrutura, fretes, taxas, encargos e outros custos de qualquer natureza da
prestação do serviço.
07. DA PROPOSTA:
7.1 As empresas interessadas devem apresentar a planilha de composição dos preços e
o valor total por lote, conforme discriminado no Anexo I;
7.1.1 As propostas para a contratação de espaços de eventos devem conter no
mínimo 03 (três) opções de local especializado em eventos corporativos para até 100
(cem) pessoas, dentro do perímetro urbano do Plano Piloto de Brasília. Dentre as opções
apresentadas, a empresa deve indicar a de menor preço, para avaliação e autorização da
CONTRATANTE;
7.2 As propostas devem estar em conformidade com as especificações deste Termo de
Referência, levando em consideração todas as despesas inerentes à execução do objeto,
como impostos, transporte, alimentação, dentre outros;
7.3 As propostas serão julgadas segundo o art. 7º do Decreto 33.390 de 06 de
dezembro de 2011. Para fins de classificação das propostas, deverão ser observadas as
seguintes informações:
a) Sob pena de desclassificação, a participante deverá encaminhar, junto com a
proposta de preços, a planilha “Especificações dos Materiais/Serviços”
devidamente preenchida (modelo no Anexo I), contemplando os preços unitários
propostos;
b) Os preços unitários de cada material/serviço serão analisados pela área técnica do
HCB para verificar a exequibilidade da proposta;
c) A inobservância das orientações constantes neste Termo de Referência por parte
da participante, em especial quanto ao correto preenchimento dos campos “Valor
Unitário” e “Quantidade Ofertada”, acarretará a exclusão da proposta;
7.4 Para todos os fins e efeitos, o seguinte anexo integra este Termo de Referência:
ANEXO I - NECESSIDADES, ESPECIFICAÇÕES E QUANTIDADES;
7.5 Os subitens da planilha constante do ANEXO I - NECESSIDADES,
ESPECIFICAÇÕES E QUANTIDADES deste Termo de Referência são passíveis de
contratação, não estando o HCB obrigado a utilizá-los em sua totalidade.
08. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA
A empresa participante deverá comprovar capacidade técnica-operacional, conforme
descrito abaixo:
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8.1 Apresentar no mínimo 01 (um) atestado ou declaração de capacidade técnica,
expedidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, que comprovem a aptidão da
participante para desempenho de atividade pertinente e compatível, em características,
quantidades, prazos e valores contratados, com o objeto deste Termo de Referência, tendo
fornecido satisfatoriamente os referidos serviços, sejam de organização de eventos;
a) Os atestados de capacidade técnica deverão conter, no mínimo, as seguintes
informações: identificação da pessoa jurídica e do responsável pela emissão do
atestado; identificação da participante; identificação dos nomes dos eventos e/ou
vídeos; datas e períodos de realização do serviço; descrição clara dos serviços
prestados; avaliação da qualidade dos serviços prestado em relação ao
cumprimento de prazos, presteza, agilidade e profissionalismo;
b) Os atestados também deverão contemplar todos os elementos necessários à
comprovação de que os serviços neles constantes são similares e compatíveis em
proporções, quantidades, prazos e valores com os previstos neste Edital,
considerando todo o serviço envolvido no contrato, durante todo o prazo de
contratação;
8.2 O HCB se reserva ao direito de promover diligências e assegurar se o atestado se
refere ao serviço compatível e similar ao solicitado;
8.3 As informações que não constarem nos respectivos atestados poderão ser
complementadas por meio de declaração em papel timbrado da empresa ou mesmo cópia
do instrumento de contrato quando for o caso.
09. CRITÉRIOS PARA JULGAMENTO DAS PROPOSTAS
9.1 O julgamento será feito pelo critério de adequação das propostas ao objeto
do presente Termo de Referência, qualidade, preço, prazos de fornecimento ou de
conclusão, condições de pagamento e outros critérios previstos neste ato, conforme Art.
7° do Decreto Distrital 33.390 de 06 de dezembro de 2011;
9.2 Serão desclassificadas as propostas de preços que não atendam às exigências do
presente Termo de Referência, forem omissas ou apresentarem irregularidades insanáveis,
tais como: valores manifestamente inexequíveis, exorbitantes ou iguais à zero;
9.3 Não serão consideradas ofertas de vantagens não previstas neste Termo e as
ofertas de serviços com características mais vantajosas que as exigidas não serão levadas
em conta para efeito de ordenação das propostas, mas vinculará a empresa participante na
execução contratual;
9.4 Se a empresa que apresentar a proposta mais vantajosa não atender às exigências
de habilitação, a autoridade competente examinará a proposta subsequente na ordem de
classificação e, assim, sucessivamente até a apuração de uma proposta que atenda ao
chamamento. Também nessa etapa a Coordenação de Suprimentos do HCB poderá
negociar com o participante para que seja obtido um valor menor;
9.5 Constatado o atendimento das exigências fixadas neste Termo e declarada a
empresa vencedora, o processo será encaminhado à autoridade competente para
ratificação e autorização de fornecimento do objeto do Chamamento ao autor da proposta
classificada pelo menor preço.
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10. PRAZO PARA ENTREGA /EXECUÇÃO DO FORNECIMENTO:
Os serviços deverão ser executados conforme descritos na Ordem de Serviço, nas
quantidades, datas e prazos especificados. A data de realização de cada evento será a da
Ordem de Serviço;
10.1 As datas de realização dos eventos serão informadas por meio da Ordem de
Serviço com antecedência mínima de 30 (trinta) dias;
10.2 A alteração de data poderá ser feita a qualquer momento junto à empresa
vencedora, sem ônus para a CONTRATANTE, desde que respeite um prazo mínimo de
15 (quinze) dias de antecedência da data prevista, que esteja dentro do prazo de vigência
do Contrato e conforme disponibilidade do local;
a. A CONTRATANTE irá apresentar pelo menos 02 (duas) datas possíveis para a
realização do evento, a ser realizado no mesmo local anteriormente aprovado;
b. Em último caso, a CONTRATANTE poderá aceitar local diferente do
anteriormente aprovado, desde que atenda às condições do evento e deste Termo
de Referência;
c. Toda a comunicação para a formalização das alterações será feita por e-mail,
devendo a CONTRATADA responde-lo.
10.3 No caso de cancelamento do evento, a CONTRATANTE deve informar a
CONTRATADA dentro de um prazo mínimo de 15 (quinze) dias de antecedência da data
prevista, para que não incorra nenhum tipo de ônus para a CONTRATANTE;
10.4 Caso o evento seja cancelado com menos de 05 (cinco) dias úteis do início do
mesmo, o HCB se obriga a ressarcir de forma percentual as despesas já realizadas com
contratações e bloqueios de datas com fornecedores terceirizados, desde que devidamente
comprovadas com cópias de contratos, Notas Fiscais do prestador terceirizado e mediante
apresentação de Nota Fiscal da empresa CONTRATADA;
10.5 A CONTRATANTE fará visita técnica ao local do evento no prazo de 10 (dez)
dias antes do evento. No mesmo dia da visita, será realizada no local do evento a reunião
com a CONTRATADA e demais representantes dos fornecedores envolvidos no evento,
para alinhamento das atividades e respectivos prazos;
10.6 A CONTRATADA deverá enviar à CONTRATANTE, no prazo máximo de 10
(dez) dias antes do evento, os itens oferecidos nos cardápios para a aprovação da
CONTRATANTE.
11. VIGÊNCIA:
O contrato a ser celebrado terá vigência de 12 (doze) meses.
12. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA:
12.1 Celebrar o instrumento contratual com a CONTRATANTE, zelando por seu
cumprimento;
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12.2 Manter durante a execução do Contrato todas as condições de habilitação e
qualificação exigidas no Chamamento;
12.3 Executar adequadamente o objeto deste Contrato, prestando os serviços conforme
especificações deste Termo de Referência com a alocação dos empregados e
equipamentos necessários ao perfeito cumprimento das cláusulas contratuais, de forma a:
12.3.1 Garantir que todas as descrições e quantidades especificadas no Anexo I
deste Termo de Referência sejam cumpridas, conforme cronograma de atividades
fornecido junto com a Ordem de Serviço de cada evento;
12.3.2 Prover todos os meios necessários à garantia da plena operacionalização do
fornecimento, inclusive considerados os casos de greve ou paralisação de qualquer
natureza;
12.4 Fornecer os uniformes a serem utilizados por seus funcionários, conforme
disposto neste Termo de Referência, sem repassar a estes quaisquer custos, assim como
os custos de alimentação e transporte;
12.5 Reparar, corrigir, remover ou substituir os serviços efetuados em que se
verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos materiais
empregados, às suas expensas, no total ou em parte, no prazo fixado pelo fiscal do
instrumento contratual;
12.5.1 A falta de quaisquer dos produtos cujo fornecimento compete a
CONTRATADA, não poderá ser alegada como motivo de força maior para o atraso do
fornecimento relativo ao objeto deste Chamamento e não a eximirá das penalidades a que
está sujeita pelo não cumprimento dos prazos e demais condições estabelecidas;
12.6 Prestar os esclarecimentos solicitados pela CONTRATANTE, obrigando-se a
responder prontamente, por telefone e/ou por escrito via e-mail e/ou ainda pessoalmente,
em um prazo máximo de até 03 (três) dias, bem como dar ciência, imediatamente por
telefone e por escrito via e-mail, de qualquer anormalidade verificada quando da
execução do contrato;
12.7 Dispor-se a toda e qualquer fiscalização da CONTRATANTE, no tocante ao
fornecimento do serviço, assim como ao cumprimento das obrigações previstas no
Contrato;
12.8 Responsabilizar-se civil e criminalmente por danos ou prejuízos que vier a causar
à CONTRATANTE, propriedade ou pessoa de terceiros, em decorrência da execução do
objeto, ou danos advindos de qualquer comportamento de seus empregados em serviço,
correndo às suas expensas, sem quaisquer ônus para o HCB, com ressarcimentos ou
indenizações que tais danos ou prejuízos possam causar;
12.8.1 Fica a CONTRATANTE autorizada a descontar o valor correspondente
aos danos sofridos da garantia, caso seja exigida, ou dos pagamentos devidos à
CONTRATADA;
12.9 Responsabilizar-se pelo pagamento de todos os impostos, taxas, encargos fiscais e
comerciais que forem devidos em decorrência das contratações do objeto do Contrato,
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bem como as despesas de viagem, estadia e alimentação dos seus agentes de serviço,
quando necessário, por ocasião das visitas de apoio técnico;
12.10 Responsabilizar-se por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias,
tributárias e as demais previstas na legislação específica, cuja inadimplência não transfere
responsabilidade à CONTRATANTE;
12.11 Acionar preposto para solução para eventuais problemas decorrentes da prestação
de serviços, bem como dar suporte a atendimentos emergenciais que extrapolem os
dias/horários determinados;
12.12 Manter pessoal capacitado e instalações disponíveis para a realização do objeto do
presente Termo de Referência;
12.13 Manter preposto nos locais de prestação de serviço, aceito pelo HCB, para
representá-la na execução do instrumento contratual;
12.14 Relatar à CONTRATANTE toda e qualquer irregularidade verificada no decorrer
da prestação dos serviços;
12.15 Disponibilizar ao CONTRATANTE a emissão dos seguintes relatórios:
a) Relatório de acompanhamento do evento realizado, contendo os serviços
utilizados, data de realização, valores (unitários e totais) conforme descritos na
planilha e considerações gerais e/ou específicas em caso de mudanças e ou
problemas decorridos no processo;
b) Planilha de acompanhamento do evento realizado, especificando os itens
utilizados e respectivos valores;
12.16 Comunicar imediatamente à CONTRATANTE qualquer alteração ocorrida no
endereço, conta bancária e outros julgados necessários para recebimento de
correspondência;
12.17 Repassar exclusivamente ao CONTRATANTE todos os descontos, benefícios,
cortesias, tarifas promocionais conseguidos junto às empresas.
13. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
13.1 Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela CONTRATADA, de
acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta;
13.2 Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, anotando em registro
próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos
empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade
competente para as providências cabíveis;
13.3 Notificar a CONTRATADA, por escrito, da ocorrência de eventuais imperfeições
no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção;
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13.4 Não permitir que os empregados da CONTRATADA realizem horas extras,
exceto em caso de comprovada necessidade de serviço, formalmente justificada e desde
que observado o limite da legislação trabalhista;
13.5 Pagar à CONTRATADA o valor resultante da prestação do serviço, no prazo e
condições estabelecidas no Chamamento e seus anexos;
13.6 Efetuar as retenções tributárias devidas sobre o valor da fatura de serviços da
CONTRATADA.
14. DA SUBCONTRATAÇÃO
14.1 A subcontratação só será permitida apenas de forma parcial do objeto deste Termo
e desde que autorizada previamente pela CONTRATANTE, a quem incumbe avaliar se a
SUBCONTRATADA cumpre os requisitos de qualificação técnica necessários para a
execução do objeto;
14.2 Em qualquer hipótese de subcontratação, permanece a responsabilidade integral da
CONTRATADA pela perfeita execução contratual, cabendo-lhe realizar a supervisão e
coordenação das atividades da SUBCONTRATADA, bem como responder perante a
CONTRATANTE pelo rigoroso cumprimento das obrigações contratuais correspondentes
ao objeto da subcontratação;
14.3 Não será permitida a subcontratação integral do objeto deste Termo de Referência.
15. FISCAL DA CONTRATAÇÃO:
A fiscalização dessa contratação será exercida pela Supervisão de Eventos do Núcleo de
Comunicação e Mobilização do HCB.
LOCAL E DATA: Brasília, 08 de abril de 2016.
Elaborado por: Sob a coordenação
de:
_________________________________
_________________________________
Carolina O. Gontijo Ana Luiza Wenke
Supervisora de Eventos Coordenadora do Núcleo de Comunicação
Autorizado por:
Aprovo o presente Termo de Referência e autorizo a abertura de processo com fulcro no
Decreto Distrital nº 33.390/2011
_________________________________
Renilson Rehem
Superintendente Executivo do HCB
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ANEXO I DO TERMO DE REFERÊNCIA - NECESSIDADES,
ESPECIFICAÇÕES E QUANTIDADES.
LOTE I
1 – LOCAÇÃO DE ESPAÇO
Item Descrição do objeto Unidade Quantidade
estimada
Valor
unitário Valor total
Lt.-I
1.1
Locação de espaço especializado em eventos
corporativos contemplando:
01 (uma) Sala: sala plana, climatizada, com pé direito
mínimo de 3m, com capacidade para até 100 pessoas
confortavelmente, mobiliada de forma a atender o evento
(formato AUDITÓRIO, ESPINHA DE PEIXE ou
GRUPOS) podendo variar ao longo do dia conforme
dinâmica do evento. Dependendo do formato, haverá mesa
diretora com 04 (quatro) lugares.
Estrutura necessária:
a) cadeiras fixas estofadas para atender ao formato da sala
(AUDITÓRIO, ESPINHA DE PEIXE ou GRUPOS), ou
seja, com ou sem braço.
b) 04 mesas com cadeiras para apoio técnico-operacional.
c) as mesas devem ser forradas com saias e/ou toalhas de
tecido, a serem aprovadas pelo HCB antes do evento e
conforme disponibilidade do local.
d) o espaço deve ser climatizado com ar condicionado com
sistema regulável de temperatura;
e) 01 (um) quadro branco com 04 (quatro) pinceis de cores
variadas;
f) 01 (um) flip chart, com suporte e 04 (quatro) pinceis de
cores variadas;
g) a sala deve permitir montar na sua entrada a estrutura de
Recepção/Secretariado do Evento, que seja totalmente
aberta para atender os Participantes e Organizadores, em
formato U ou L, conforme espaço disponível, com 04
cadeiras estofadas.
Diária
02 diárias
2 - EQUIPAMENTOS
Item Descrição do objeto Unidade Quantidade
estimada Valor
unitário Valor total
Lt.-I
2.1
Sonorização: 01 (um) equipamento completo para
sonorização adequado para ambiente de até 100 pessoas,
com cabeamento necessário:
* Caixas de som e retorno
* Mesa de som
* 03 (três) microfones sem fio
Diária de locação
02 diárias
Lt.-I
2.2
01 (um) Projetor Multimídia: móvel ou fixo, com suporte tipo “rack” ou tripé e todo material para instalação com configuração mínima ou superior a 3.000 ansilumes e cabeamento necessário.
Diária de locação
02 diárias
Lt.-I
2.3
01 (uma) tela para projeção: fixa ou móvel, com configuração mínima ou superior a 120” (aproximadamente 2,43x1,85m) ou conforme espaço
disponível.
Diária de locação
02 diárias
Lt.-I
2.4
02 (dois) computadores completos: (Monitor, CPU, Leitor e gravador CD/DVD, teclado e mouse) ou laptop, conectados à internet, para apresentações em formatos variados; com configuração mínima de: processador Intel I5; memória de 4gb; HD 500; pacote Office, leitor e gravador de CD/DVD; caixa de som externa e/ou interligação ao sistema de som ambiente acima citado.
Diária de locação
02 diárias
Lt.-I
2.5
01 (uma) Impressora Multifuncional: colorida, abastecida com tonner e papel.
Diária de Locação
02 diárias
Lt.-I Internet Wirelles: conexão Wireless para internet com Serviço de
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2.6 velocidade mínima de 10 megas, para atender o evento, tanto na sala principal, quanto na recepção, possibilitando a todos os participantes (cerca de 80/100 pessoas) o acesso ilimitado à internet via wireless – wifi (conexão para transmissão de informações sem o uso de fios ou cabos).
internet wireless,
por participante
02 diárias
IMPORTANTE:
1) Os equipamentos disponibilizados devem estar em perfeito estado de uso e atualizados com a tecnologia do momento; 2) Todo e qualquer equipamento que apresentar defeito ou incompatibilidade deverá ser imediatamente substituído pela empresa
fornecedora dos serviços, sem ônus à CONTRATANTE; 3) Todo o material para instalação de operação dos equipamentos (cabo, réguas, tomadas...) deverá estar incluído no orçamento
do evento; 4) A voltagem de todo equipamento a ser fornecido deverá estar de acordo com a voltagem do local de utilização do mesmo; 5) Estrutura elétrica para os computadores e periféricos: todos os pontos de rede e de impressoras deverão possuir rede elétrica
estabilizada na voltagem dos equipamentos, com no mínimo 02 tomadas disponíveis para as estações de trabalho e 01 para a impressora;
3 – RECURSOS HUMANOS
Item Descrição do objeto Unidade Quantidade
estimada
Valor
unitário Valor total
Lt.-I
3.1
01 (um) Atendente de Evento: profissional da empresa, responsável por conduzir todo o processo junto ao HCB ao longo do contrato. Deverá comparecer às reuniões e visitas técnicas; supervisionar o trabalho da equipe contratada para o evento (técnicos, montadores, carregadores, recepcionistas etc.) na montagem, testes, dias do evento e desmontagem, assim como permanecer em tempo integral durante o Evento (no local), ficando responsável por resolver quaisquer problemas com fornecedores e do espaço, visando o bom andamento do evento.
Diária
02 diárias
Lt.-I
3.2
01 (uma) recepcionista: para atuar no credenciamento dos participantes e dar suporte às atividades realizadas na sala, assim como as demais atividades conforme necessidade da Coordenação do evento. Deverá permanecer em tempo integral durante as atividades do Evento.
Diária
02 diárias
Lt.-I
3.3
01 (um) Operador de Audiovisual: responsável por montar e operar o sistema áudio e de projeção no dia da montagem, nos testes e durante todo o Evento. Deve também dar suporte de TI na instalação e desinstalação dos equipamentos de informática e em eventuais problemas. Deverá permanecer em tempo integral durante as atividades do Evento.
Diária
02 diárias
4 - ALIMENTAÇÃO & BEBIDA
Item Descrição do objeto Unidade Quantidade
estimada
Valor
unitário Valor total
Lt.-I
4.1
Restaurante: espaço devidamente mobiliado, equipado e climatizado, com capacidade mínima para 100 (cem) pessoas, no mesmo local do evento.
Unitário
02
Lt.-I
4.2
Café da manhã: Mini pão francês e integral, pão de queijo, frios (queijo prato e branco, peito de peru), ovos mexidos, tapioca, mini croissant (presunto e queijo), bolos (cenoura com chocolate e formigueiro), petit four (03 tipos), manteiga (com e sem sal), requeijão, geleia. Café, Leite, Achocolatado, Chá, Suco natural (laranja e goiaba), salada de frutas (variadas), Iogurte, Mel, Granola, Leite condensado.
Por pessoa
200
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Lt.-I
4.3
Almoço/Jantar: modalidade buffet self-service. O cardápio deve oferecer minimamente as opções: Entrada: salada tropical, vegetais crus e cozidos, salpicão, maionese de legumes. Prato principal: 02 (duas) opções de carnes (vermelha, branca e/ou pescado); 02 (dois) acompanhamentos quentes, sendo arroz, feijão e 04 (quatro) guarnições; 01 (um) tipo de massa com molho; Sobremesa: 02 (dois) tipos de sobremesa dentre: tortas, pudins, doces caseiros, sorvetes e 01 (um) tipo de fruta fresca fatiada. Bebidas: 01 (uma) bebida não alcoólica (suco, água com ou sem gás ou refrigerante).
Por pessoa
200
Lt.-I
4.4
Coffee break (vespertino): Alimentos: 03 (três) opções de salgados (pão de queijo ou biscoito de queijo; mini quiche; mini empada; mini sanduíche ou mini croissants); 01 (uma) opção doce (bolo de laranja ou chocolate); 02 opções de frutas frescas fatiadas. Bebidas: café, chá e achocolatado e suco de frutas (02 opções, refrigerados).
Por pessoa
200
Lt.-I
4.5
Serviço de água, café e chá: fornecimento de água mineral ou potável, em filtro ou purificador de água com duas temperaturas, ou ainda galão de água mineral em suporte com duas temperaturas; café e água quente para chá em garrafas térmicas; sachê de chá, mínimo de 02 sabores; açúcar, adoçante, guardanapos de papel, copos descartáveis e mexedores. IMPORTANTE: O serviço será durante os períodos da manhã e da tarde, com reposição contínua para atender o quantitativo de participantes e palestrantes (mesa), sobretudo no momento do coffee break. Para o serviço de chá deve-se considerar para apenas 20% do total.
Unitário
Aproximadamente 06 galões de água
(03/evento), 20 garrafas de café
(10/evento) e 08 garrafas de chá (04/evento), com
reposição caso necessário.
Importante:
1) As quantidades informadas no demonstrativo acima são estimativas para um público de 100 (cem) pessoas.
CONDIÇÕES BÁSICAS / GERAIS:
1) O local deve conter no mínimo 02 (dois) banheiros masculinos e 02 (dois)
banheiros femininos com pelo menos 02 (duas) cabines cada;
2) A limpeza deve estar inclusa na locação do espaço, com equipe própria,
uniformizada, e deve ser mantida durante todo o evento, com equipe de suporte à
disposição, sob demanda;
3) O local deve fornecer lixeiras em todas as áreas do evento em quantidade
proporcional à estrutura e número de participantes;
4) As salas não poderão ter obstáculos que impeçam a visualização e circulação dos
participantes, tais como pilastras, móveis fixos ou similares, e condições de
acessibilidade;
5) O mobiliário a ser utilizado deve estar em perfeito estado de uso e obedecer às
normas e especificações ergonômicas estabelecidas em lei;
6) A utilização de mesas e cadeiras e a montagem das salas irão variar de acordo com
a necessidade de cada atividade, podendo ou não serem utilizadas simultaneamente, em
quantidades variadas;
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7) Deverá ter espaço disponível para a identificação do evento;
8) A CONTRATADA deve fornecer alimentação para sua equipe;
9) O espaço deverá possuir
licença no Corpo de Bombeiros, taxa ISNQ, ECAD, seguros de risco e responsabilidade
civil e outros que se fizerem necessários.
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ANEXO II
Modelo de Declaração conforme previsto no item 10.1 “a” do Chamamento
Ao
Governo do Distrito Federal
Secretaria de Estado de Saúde
Hospital da Criança de Brasília José Alencar
Gestão: Instituto do Câncer Infantil e pediatria Especializada
Chamamento _____/2016.
Objeto: Aquisição de ______________________________________________________.
Declaramos pela presente que nenhum dos diretores responsáveis legais ou técnicos,
membros do conselho técnico, consultivo, deliberativo, administrativo, sócio ou
procurador vinculado a esta empresa pertence aos quadros do HCB - Hospital da Criança
de Brasília José Alencar e não está, ainda que parcialmente, vinculado ao ICIPE –
Instituto do Câncer Infantil e Pediatria Especializada ou qualquer outra instituição
mantenedora do HCB.
_______________________________________
Assinatura e identificação do representante legal da proponente
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ANEXO III
PROPOSTA DE PREÇOS ESCRITA
CHAMAMENTO Nº (Número do chamamento) – ICIPE/HCB
Interessado:
Endereço: Cidade: UF:
Telefone: Fax: E-mail:
Banco: Agência: Conta Corrente:
CNPJ: Inscrição Estadual:
LOTE DESCRIÇÃO
QUANTIDADE
PREÇO
UNITÁRIO
POR
EXTENSO
PREÇO
UNITÁRIO
(R$)
(B)
PREÇO
TOTAL
(R$)
(C=A X
B)
PREÇO
TOTAL POR
EXTENSO
TOTAL LOTE
Declaramos que nos preços propostos no presente documento
estão inclusas todas as despesas, tais como impostos, taxas,
transporte, entrega, lucro e demais custos diretos e indiretos,
não cabendo quaisquer alegações posteriores de omissão de
custos na proposta, bem como pleitos adicionais, sendo o
objeto do Chamamento entregue sem acréscimos de valores.
Valor Total da Proposta: R$ (valor da proposta) (valor por
extenso)
CARIMBO DE CNPJ DA EMPRESA