relatório final cotação de livros

7/25/2019 Relatrio Final Cotao de Livros

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SO PAULO

ESCOLA PAULISTA DE POLTICA, ECONOMIA E NEGCIOS

CAMPUS OSASCO

COTAO DE LIVROS SOLICITADOS POR DOCENTES DA UNIFESP

OSASCO

Trabalho desenvolvido para a disciplina de

Pensamento Sistmico e Dinmica de

Negcio como requisito para concluso da

mesma.

Discentes:

Bruna Barbieri

Bruna Marconato

Guilherme PaivaJulia Prado

Vitor Girotto

Docente: Prof. Joo Arantes Amaral

OSASCO2016


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SUMRIO

1. DADOS DA EQUIPE ................................................................................. 3

2. QUESTIONRIOS DE APRENDIZAGEM ................................................. 4

2.1 Sobre a aprendizagem .............................................................. 4

2.2 Sobre o projeto .......................................................................... 5

2.3 Questes discursivas ............................................................... 6

3. PLANO DE GERNCIA DO PROJETO .................................................. 11

3.1 Termo de Abertura .................................................................. 11

3.1.1 Objetivos ............................................................................. 11

3.1.2 Premissas ........................................................................... 11

3.1.3 Riscos ................................................................................. 12

3.1.4 Cronograma ........................................................................ 12

3.2 WBS .......................................................................................... 13

3.3 Rede de atividades .................................................................. 13

3.4 Matriz de responsabilidades .................................................. 13

3.5 Plano de comunicao............................................................ 14

3.6 Plano de risco .......................................................................... 15

4. PROPOSTA DE INTERVENO SISTMICA ...................................... 15


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1. DADOS DA EQUIPE

Bruna Barbieri23 anos

[email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo

Bruna Marconato de Castro22 anos


Guilherme dos Anjos Pessoa Paiva22 [email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo

Julia Prado22 anos


Vitor Guidorzzi Girotto30 [email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo


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2. QUESTIONRIOS DE APRENDIZAGEM

2.1 Sobre a aprendizagem

1. Vocs leram as leituras sugeridas, semana a semana?

( ) Sim, lemos todas.

( ) No, nenhuma.

(x) Lemos algumas, nem todas.

2. Vocs assistiram s video aulas sugeridas, semana a semana?

( ) Sim, todas.

( ) No, nenhuma.

(X) Assistimos algumas, nem todas.

3. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:

As leituras recomendadas foram teis para o meu aprendizado:

( ) Concordo totalmente.

(x) Concordo.

( ) Neutro.

( ) Discordo.

( ) Discordo totalmente.


As vdeo-aulas recomendadas foram teis para o meu aprendizado:


(x) Concordo.

( ) Neutro.

( ) Discordo.




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As aulas presenciais foram teis para o meu aprendizado:


( ) Concordo.

(x) Neutro.

( ) Discordo.



Os exerccios semanas (questionrios eletrnicos) foram teis para o meu

aprendizado:

( ) Concordo totalmente

( ) Concordo

(x) Neutro

( ) Discordo

( ) Discordo totalmente

2.2 Sobre o projeto


Trabalhar em um projeto real, com um cliente real foi uma experincia motivadora.


(x) Concordo

( ) Neutro( ) Discordo



Trabalhar em grupo me ajudou a aprender melhor.

( ) Concordo totalmente(x) Concordo


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( ) Neutro

( ) Discordo



Acessar os blogs dos projetos dos outros grupos foi til para a conduo do meu

projeto.


(x) Concordo

( ) Neutro

( ) Discordo


2.3 Questes discursivas

1. Qual foi a instituio cliente que vocs escolheram? O que motivou nessa escolha?

A instituio escolhida foi a Biblioteca da Unifesp e a escolha se deu por ser a

nica instituio disponvel dentre os temas de projetos propostos para a disciplina em

questo.

2. Qual o escopo do projeto?

O escopo do projeto consiste em: (1) cotar o preo de livros solicitados pelosdocentes da Unifesp, (2) mapear o fluxo atual de compra de livros realizado pela

biblioteca, e (3) avaliar possveis melhorias no processo para otimizao do processo.

3. Como vocs se organizaram como time (papis e responsabilidades)?

Aps definir o escopo, ns dividimos igualmente o nmero de livros que devem

ser cotados entre todos os membros do grupo. Alm disso, definimos um Gerente deProjeto (Vitor Girotto) e uma Gerente de Comunicaes (Bruna Marconato). O


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mapeamento do fluxo de compras de livros ficou sob responsabilidade de Guilherme

Paiva, Bruna Barbieri e da Jlia Prado. As intervenes sistmicas que sero discutidas

por todo o grupo.

4. O seu projeto envolveu captao de recursos? Se sim, qual (ou quais) estratgias

para capt-los? Se no, como vocs se organizaram para realizar as tarefas do

projeto?

No houve captao de recursos para o projeto em questo. Para a realizao das

tarefas, o grupo dividiu as cotaes em parcelas iguais para cada membro e a parte terica

foi realizada por todos os membros da equipe.

5. Quais foram os principais problemas enfrentados durante o projeto? Quais foram

as formas que vocs usaram para resolver os problemas?

O principal problema encontrado no curso do projeto foi o fato de que houve uma

solicitao pontual feita por um docente fora do prazo estipulado. Isso demandou um

pequeno realinhamento de tarefas.

Um problema secundrio encontrado que impacta o resultado final do projeto a

indisponibilidade de alguns livros solicitados nas lojas onde foram feitas as cotaes.

6. Quais foram as principais lies aprendidas no projeto (aspectos positivos e

negativos)?

As principais lies aprendidas foram as tcnicas para gerenciamento de projetos

e a elaborao de documentos que suportam a sua execuo. Aprendemos tambm queatravs de intervenes sistmicas alguns processos podem ser melhorados,

economizando tempo e dinheiro.

7. Como vocs gerenciaram os conflitos?


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Os conflitos foram gerenciados atravs de comunicao entre os membros da

equipe e definio de responsabilidades especficas.

8. O que vocs fariam de modo diferente, se fosse fazer novamente o mesmo

projeto?

Ns faramos os documentos se suporte ao projeto com mais rapidez e tambm

definiramos o escopo do projeto com mais preciso.

9. Registro fotogrfico: apresente ao menos 3 fotos que mostre: a) equipe do projeto

(apontando nome/funo) b) produto ou servio criado c) reunio com o cliente.

Da esquerda para a direita: Guilherme Paiva Cotaes/acompanhamento das

cotaes; Julia Prado Cotaes/atualizao do blog; Vitor Girotto

Cotaes/gerente de projetos; Rosa Cliente; Bruna Barbieri

Cotaes/elaborao de documentos; Bruna Marconato Cotaes/contato com

o cliente.

10.Relate o que vocs aprenderam trabalhando um projeto real, com clientes reais.

Relate que tcnicas que voc aprendeu no curso foram utilizadas no projeto.


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Foram utilizadas nos projetos todas as tcnicas aprendidas em sala de aula, como

o WBS, Rede de Atividades e Plano de Riscos. Essas ferramentas nos permitiram ter

viso ampla e completa do projeto, aumento sua eficincia.

Alm disso, tambm foram utilizadas tcnicas para intervenes sistmicas, com

a definio dos ciclos do processo de aquisio de livros pela biblioteca, e

consequentemente as sugestes de melhorias.

11.Que dicas vocs dariam a uma prxima turma que trabalhasse em um projeto

similar?

Tratando-se de um projeto estritamente operacional que corresponde a apenas uma

etapa de um projeto maior, a dica seria analisar o processo como um todo para que possa

entender o projeto em sua totalidade. Com isso, o trabalho aparentar ser mais dinmico.

12.Quantas horas semanais vocs se dedicaram ao projeto?

De duas a trs horas semanais.

13.O que mais vocs gostariam de relatar?

A realizao do projeto foi de grande contribuio para os bibliotecrios, visto que

se tratou de um importante apoio operacional.

14.Como foi o relacionamento com o cliente?

Agradvel, enriquecedor e de parceria.

15.O projeto foi entregue no prazo? Se no, o que levou a atrasos?

Sim, o projeto foi entregue no prazo

16.Avaliao do cliente: solicitar ao cliente que escreva um pargrafo avaliando o

projeto. Essa avaliao deve ser entregue ao professor, neste relatrio.


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"O grupo foi muito comprometido com o projeto, a comunicao entre a biblioteca

e o grupo fluiu muito bem e os prazos foram cumpridos. A ajuda do grupo para realizar

as cotaes de livros agilizar sobremaneira todo o processo de aquisio, necessrio para

o enriquecimento do nosso acervo, bem como proporcionou-lhes conhecimento das

etapas de um processo de compra de livros para uma biblioteca universitria."


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3. PLANO DE GERNCIA DO PROJETO

3.1 Termo de Abertura

Anualmente, os professores e coordenadores da Escola Paulista de Poltica,

Economia e Negcios (EPPEN) solicitam a compra de exemplares de livros que compe

a bibliografia bsica e complementar dos cursos de graduao do campus Osasco da

Universidade Federal de So Paulo (Unifesp).

No processo vigente, os professores tem um perodo limite para enviar biblioteca

a relao de ttulos sugerida. Em seguida, os bibliotecrios iniciam um processo de

avaliao conforme critrios padres do setor como, por exemplo, definir o nmero de

exemplares a serem adquiridos por alunos, sempre visando aumentar a nota de

classificao da biblioteca nas avaliaes do MEC.

Findada a anlise, inicia-se o processo de licitao para compra dos itens e so

feitas cotaes com diversos fornecedores para avaliar a melhor oferta para aquisio dos

itens. A partir dos valores cotados, inicia-se um processo de compra pela prpria equipe

da biblioteca, visto que a rea de Procurementda instituio no atua nesse processo.

Aps a compra, os itens so catalogados para compor o patrimnio da instituio e, ento,

disponibilizados para consulta e/ou emprstimo aos alunos.

3.1.1 Objetivos

Realizar as cotaes dos livros encaminhados pela Biblioteca da Unifesp;

Mapear o fluxo do processo de compra vigente;

Avaliar possveis intervenes sistmicas para otimizar o fluxo vigente.

3.1.2 Premissas

O acompanhamento da elaborao do projeto poder ser realizado atravs do blog

http://cotacaounifesplivros.webnode.com, bem como por contato direto com os

responsveis pelo projeto.

Os fornecedores selecionados para cotao so Livraria Cultura, Livraria Saraiva

e Amazon.
http://cotacaounifesplivros.webnode.com/http://cotacaounifesplivros.webnode.com/http://cotacaounifesplivros.webnode.com/


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3.1.3 Riscos

Atraso por parte dos professores para envio das listas de livros;

Indisponibilidade de ttulos nos fornecedores selecionados.

3.1.4 Cronograma

ETAPA IN CIO T RMINO

Criao do blog 23/03/2016 23/03/2016

Definies iniciais da metodologia do projeto 28/03/2016 08/04/2016

Primeira reunio com os bibliotecrios 06/04/2016 06/04/2016

Apresentao das definies iniciais do projeto 12/04/2016 12/04/2016

Publicao da metodologia do projeto no blog 13/04/2016 15/04/2016

Segunda reunio com os bibliotecrios 12/04/2016 12/04/2016

Recebimento e consolidao da lista de livros 25/04/2016 29/04/2016

Cotao de livros 02/05/2016 29/05/2016

Atualizao do blog 16/05/2016 20/05/2016Segunda apresentao do projeto 24/05/2016 24/05/2016

Envio da verso 1 do relatrio final do projeto 24/05/2016 26/05/2016

Validaes finais com os bibliotecrios 30/05/2016 03/06/2016

Publicaes finais no blog 06/06/2016 10/06/2016

Entrega do relatrio final do projeto 14/06/2016

Apresentao final do projeto 14/06/2016


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3.2 WBS

3.3 Rede de atividades

3.4 Matriz de responsabilidades

Cotao de Livros

Iniciao

Escolha do Tema

Criao do Blog

Definio do Escopo

Planejamento

Contato com o Cliente

Plano de Estratgia

Definio de

Responsabilidades

Anlise de Riscos

Definio de Atividades

Execuo

Realizao das Cotaes

Atualizao do Blog

Apresentaes em Sala

Fluxograma do Processo

de Aquisio

Sugerir Intervenes

Entrega das Cotaes

Monitoramento

Reunies com a Equipe

Controle de Prazos

Controle das Cotaes

Reunies com o Cliente

Encerramento

Apresentao Final

Lies Aprendidas

Reunio inicial e

definio do escopoDefinio de Atividades

Anlise do Fluxo de

Compras de Livros

Recebimento da Lista

de LivrosCotaes dos Livros

Feedback do Cliente Apresentao FinalInterveno Sistmica

1 1 d

28/03/16 28/03/16

2 5 d

06/04/16 12/04/16 3 1 d

27/05/16 27/05/16

4 14 d

12/04/16 29/04/16

5 20 d

02/05/16 27/05/16

6 3 d

30/05/16 01/06/16

7 1 d

14/06/16 14/06/16

8 7 d

02/06/16 10/06/16


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3.5 Plano de comunicao

Ferramentas utilizadas: e-mail e Google;

Aes: reunies presenciais e troca de e-mails;

Distribuio de informaes:

o s teras, compilamos as informaes sobre o andamento do projeto e

encaminhamos para Rosa por e-mail.

o Rosa prepara a reunio para passar novas solicitaes ou melhorias.

Cronograma:

o Reunies de Acompanhamento do projeto s teras-feiras na Biblioteca

Unifesp Osasco com todos os participantes do grupo

Procedimento para coleta de informaes:

o Semanalmente, Rosa (responsvel pela Biblioteca) solicita que Bruna e Vitor

informem sobre o andamento das cotaes.


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3.6 Plano de risco

Matriz de Risco

Item Categoria Risco Consequncia Probabilidade Impacto Severidade Resposta Procedimento

1 Gerenciamento

Problemasna entrega

do produtoao

cliente

Atraso na entrega Baixa Mdio Baixa Mitigar

Estabelecerprazo de entregar

das cotaescom umadistncia maiordo prazo final

2 ExternoCliente

cancelar oprojeto

No ter projeto Baixa Alto Mdia Aceitar -

3 GerenciamentoProjeto finalno agradar

No ter darcontinuidade no

processo decotao

Mdia Alto Mdia Mitigar

Estabelecermaior

comunicaocom o cliente

4 Externo

Professoresatrasarem oenvio da lista

de livros

Atraso para o inicioda execuo do

projetoAlta Mdio Alta Mitigar

Pedir para ocliente lembrar os

professoressobre prazo

estabelecido

5 Externo

Clienteatrasar o

envio da listade cotaes

Atraso para o inicioda execuo do

projetoMdia Mdio Mdio Mitigar

Lembrar sobre osprazos e

estabelecer maiorcomunicaocom o cliente

4. PROPOSTA DE INTERVENO SISTMICA

4.1INTRODUO

A sugesto de interveno sistmica ser feita a partir da criao de rotinas de

gerao e processamento de arquivos (interfaces de movimento) para que a informao

migre de um sistema para outro.

Para tal, dever ser criado um layout de arquivo, nomenclatura e formato que sirva

para todos os sistemas da Unifesp. Por conveno, esses arquivos tem o formato txt.

No layout, devero constar todos os campos obrigatrios para o processo por

completo, sendo que a obrigatoriedade do preenchimento de campos ser avaliada em

cada etapa da cadeia.

Por exemplo, a informao sobre qual semestre o livro utilizado importante

para o sistema da biblioteca, mas no tem relevncia no processo de compras. Logo, esse

campo poder ser omitido na gerao de um arquivo ou at ignorado no desenvolvimento

da rotina de processamento no sistema subsequente.


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Proposta: automatizar o processo de captura de listas e insero das informaesnos sistemas envolvidos, tendo como foco principal os processos deresponsabilidade da biblioteca apenas. Os processos referentes rea de comprasno sero considerados, visto que fogem do escopo desta proposta.

Sistemas envolvidos: Plataforma online Sistema Biblioteca SistemaCompras.

Rotinas a serem desenvolvidas:o Extrao de dados da plataforma onlineo Rotina A: processamento do arquivo no sistema da bibliotecao Rotina B: gerao do arquivo a partir do sistema da bibliotecao Rotina C: processamento do arquivo no sistema de Compras

Resumo do fluxo:

Profs cadastram livros no site Site gera um arquivo Processa-se o arquivo

no sistema da biblioteca Insero dos preos Gera um novo arquivo para compras

Compras processa o novo arquivo Compra final dos itens.

4.2DETALHAMENTO

a. Plataforma online de cadastro de livros e gerao de arquivo

Ser disponibilizada uma plataforma online simples para os professores cadastrem

as informaes dos livros na plataforma. Em seguida, a plataforma geraria um arquivo

.txt com as informaes preenchidas, seguindo um layout de arquivo pr-definido que

ser o layout padro de todos os arquivos gerados para o processo.

b. Rotinas de processamento Bibliotecas

A partir do arquivo txt, seria desenvolvida uma rotina de processamento do

arquivo gerado pela plataforma online para lanar as informaes no sistema da

biblioteca. Sero preenchidas manualmente apenas as informaes referentes aos preos

dos livros. Tambm, deve haver a opo de fazer o upload em tela de imagens ou pdFs

com as evidncias dos preos.


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Aps a insero das informaes no sistema, a equipe da biblioteca poder gerar

um novo arquivo e disponibilizar para a equipe de compras.

A transmisso do arquivo deve ser feita seguindo os padres de segurana da

Unifesp (STCP, SFP, Neogrid, e-mail, outros).

c. Rotina de processamento 2

O arquivo com os preos ser ento processado no sistema da equipe de compras

da Unifesp, onde a automatizao do processo ser finalizada e o processo seguir o fluxo

vigente da rea de Compras.

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