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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO

SUBSECRETARIA DE AUDITORIA

PROCESSO NÚMERO :11/2007

UNIDADE GESTORA : Escritório Financeiro em Nova York

CÓDIGO DA UG : 240017

OBJETO : Tomada de Contas Anual

EXERCÍCIO : 2006

RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO N.º 11/2007

1. Em cumprimento à determinação do Secretário de Controle Interno

constante do Memorandum CISET/75, 16 de abril de 2007, apresentamos o presente

Relatório de Auditoria de Gestão, que trata dos exames realizados sobre os atos e

fatos relativos à gestão administrativa, financeira e patrimonial, no período de 1º de

janeiro a 31 de dezembro de 2006, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade

Gestora Executora Escritório Financeiro em Nova York (código SIAFI 240017),

arrolados às folhas 1 a 3 do presente processo.

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I - INTRODUÇÃO

2. O presente processo de Tomada de Contas Anual foi preparado de

forma completa, uma vez que as despesas realizadas pela Unidade Gestora

Executora, no exercício sob análise, foram superiores ao limite estabelecido pela

Decisão Normativa n.º 81, de 6 de dezembro de 2006, do Tribunal de Contas da

União. O processo encontra-se, assim, constituído das peças básicas a que se

referem a Norma de Execução n.º 03/CGU/PR, de 28 de dezembro de 2006 e a

Instrução Normativa TCU n.º 47/04, a saber:

a) Rol de Responsáveis;

b) Relatório de Gestão;

c) Relatório de Auditoria;

d) Certificado de Auditoria;

e) Demonstrativo Sinóptico da Gestão Anual dos Postos;

f) Balanço Orçamentário (em dólar e em real);

g) Balanço Financeiro (em dólar e em real);

h) Balanço Patrimonial (em dólar e em real);

i) Demonstrações das Variações Patrimoniais (em dólar e em real);

j) Parecer do Secretário de Controle Interno; e

l) Pronunciamento do Ministro de Estado.

3. Nos termos do Artigo 44, parágrafo único do Decreto n.º 5.979, de 6

de dezembro de 2006, o Escritório Financeiro em Nova York é a Unidade específica

gestora dos recursos do Ministério das Relações Exteriores no exterior. Sua

competência encontra-se estabelecida no Artigo 6º da Portaria de 03 de novembro

de 1995, do Ministro de Estado das Relações Exteriores, publicada no Diário Oficial

da União, de 07 de novembro de 1995, modificada pela Portaria n.º. 1, de 29 de

março de 1999, publicada no Diário Oficial da União de 1º de abril de 1999.

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4. Os atos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial realizados

pelo Escritório Financeiro em Nova York, em sua condição de Unidade Gestora

Executora, seguem as normas estabelecidas no Sistema Integrado de Administração

Financeira do Governo Federal (SIAFI), ao qual o Posto tem acesso na modalidade

on line. Ao mesmo tempo, por tratar-se de Unidade no exterior, o Escritório

Financeiro em Nova York é considerado também como Unidade Gestora

Responsável, conforme a definição contida na Portaria de 3 de novembro de 1995.

Nessas condições, as despesas que efetua como Posto no exterior (pagamentos de

seus auxiliares locais, despesas de custeio do Posto em geral e outras) obedecem, em

sua realização, às disposições do Guia de Administração de Postos, comuns a todas

as Repartições do Ministério das Relações Exteriores no exterior. O escopo da

presente Auditoria, entretanto, limitou-se à atuação do Escritório Financeiro na

condição de Unidade Gestora Executora.

5. Os trabalhos de Auditoria foram desenvolvidos in loco, na sede da

Unidade Gestora em Nova York, no período de 30 de abril a 25 de maio de 2006.

De acordo com as normas de Auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, os

auditores realizaram exames por amostragem, na extensão julgada necessária, com o

fim de emitir juízo sobre a regularidade da gestão dos agentes responsáveis.

Nenhuma restrição externa foi imposta ao método ou extensão dos trabalhos. Os

procedimentos estabelecidos para a condução dos exames foram aplicados de

acordo com a natureza e as atividades do Escritório Financeiro e abrangeram as

seguintes áreas:

1) Contabilidade: balanços, conformidades diária e documental,

conciliação bancária;

2) Adiantamentos a Unidades e Entidades: análise de saldos e

comparação de valores autorizados;

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3) Prestação de contas: baixa de responsabilidade de autorizações

concedidas, por Posto e por exercício;

4) Restituição de Recursos ao Tesouro Nacional;

5) Conta Diversos Responsáveis: inscrição, baixa e controle de saldos;

6) Convênios e prestação de contas de repasses efetuados;

7) Folha de pagamento: sistema de processamento de dados e

controles;

8) Passagens aéreas;

9) Renda consular e Cultural: contabilidade e controle;

10) Patrimônio: bens móveis e imóveis;

11) Controles da Unidade: avaliação dos sistemas informatizados;

6. O órgão de Pessoal do Ministério das Relações Exteriores fez entrega

da anexa declaração em que informa os nomes dos responsáveis pela Unidade em

dia com a exigência de apresentação da declaração de bens e renda, prevista no

artigo 8º da Instrução Normativa TCU nº 5/94.

7. Cabe esclarecer, ainda, que a avaliação da gestão dos recursos do

Ministério das Relações Exteriores no exterior pelo Escritório Financeiro não

compreende nem permite certificar a gestão específica de cada um dos Postos no

exterior. Entretanto, a fim de melhorar a avaliação sobre a gestão dos recursos

públicos confiados às Unidades Gestoras Responsáveis, o presente processo é

integrado, igualmente, pelos Demonstrativos Sinópticos da Gestão Anual dos

Postos, como prevê a Instrução Normativa n.º 47/04/TCU, do Tribunal de Contas da

União.

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II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA

8. As despesas realizadas pela Unidade, no exercício de 2006,

totalizaram US$ 511.949.841,00, equivalentes a R$ 1.094.548.760,06, que

correspondem a 71,51% das despesas realizadas pelo Ministério das Relações

Exteriores no Brasil e no exterior.

III - EXAME DAS PEÇAS QUE COMPÕEM O PROCESSO

III. 1 – Demonstrativos Contábeis

9. Os Balanços Orçamentário, Financeiro e o Patrimonial, bem como a

Demonstração das Variações Patrimoniais expressam os valores, em dólar norte-

americano e em real, dos recursos movimentados pela Unidade Gestora. As

Demonstrações Contábeis foram convertidas em real com base no valor médio das

remessas financeiras até o mês de dezembro de 2006, conforme Notas Explicativas

ao Balanço Geral da União – exercício 2006.

III.2 – Rol de Responsáveis

10. O Rol de Responsáveis elaborado pela Unidade Gestora contempla

todos os responsáveis e seus substitutos que atuaram no exercício de 2006 e está de

acordo com as normas previstas nos artigos 12 e 13 da IN/TCU n.º 47, de 27 de

outubro de 2004, e no item 3.3.2 da Norma de Execução CGU/PR n° 003, de 28 de

dezembro de 2006. A análise, por amostragem, da documentação que comprova os

atos de Gestão, assinada pelos responsáveis, revela conformidade com os

correspondentes períodos de efetiva gestão.

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III.3 – Relatório de Gestão

11. Nos termos do parágrafo 1º, artigo 5

º , da Decisão Normativa TCU

nº.81/06, o Relatório de Gestão deverá conter, em títulos específicos, os conteúdos

exigidos no Anexo II, utilizando-se, como referência, os itens constantes do Anexo

X. No entanto, a Auditoria observou que o Relatório de Gestão da Unidade não foi

elaborado no formato exigido pela Decisão Normativa supra mencionada e não

contém informações quanto:

a) ao cumprimento das determinações e recomendações exaradas pelo TCU,

conforme disposto no item 7 do Anexo X da Decisão Normativa n° 81, de 6 de

dezembro de 2006.

b) Indicadores ou parâmetros de gestão - fórmula de cálculo e metódo de medição

que permitam avaliar o desempenho das atividades desenvolvidas e aferir a

eficiência, eficácia e economicidade da ação administrativa, levando-se em conta

os resultados quantitativos e qualitativos alcançados pela UG; e

c) avaliação dos resultados alcançados.

12. Assinale-se que, pelo Telegrama n° 3451, de 28/06/06, reiterado pelo

Telegrama n° 0162, de 11/01/07, o EFNY solicitou à Secretaria de Controle Interno

informações quanto aos indicadores e parâmetros de gestão que permitam avaliar o

desempenho das atividades.

13. Pelo Despacho-Telegráfico n° 01365, de 08/02/07, a CISET informou

ao Escritório que procederia a consultas junto aos órgãos pertinentes sobre a

definição de indicadores precisos e representativos das ações de programas

executados pelo Itamaraty, ressaltando que as Unidades Gestoras deveriam indicar,

nos relatórios de gestão, os indicadores que, a seu juízo, atenderiam às

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determinações do TCU, com base nos critérios de relevância gerencial das

atividades desenvolvidas.

14. Apesar das instruções do Controle Interno, a Unidade não informou no

Relatório de Gestão os indicadores utilizados para avaliar o desempenho do

programa, projeto/atividade ou ação administrativa.

Comentário da Auditoria

15. A Unidade não se pronunciou quanto às observações feitas sobre a

obrigatoriedade de as informações constantes do relatório de gestão

contemplentarem todos os itens previstos no parágrafo 1º, artigo 5

º , da Decisão

Normativa TCU nº.81/06, notadamente sobre os indicadores de gestão,

indispensáveis à avaliação do desempenho das ações esssenciais e à aferição dos

resultados quantitativos e qualitativos alcançados pela UG.

Recomendação

16. Auditoria reitera a necessidade de a Unidade fazer cumprir fielmente

as determinações constantes da Decisão Normativa TCU n° 81, de 6 de dezembro

2005, e legislações posteriores, quanto à obrigatoriedade de fazer constar do

Relatório de Gestão, em itens específicos, informações sobre as providências

adotadas para dar cuprimento às determinações do Tribunal de Contas da União

expedidas no exercício ou as justificativas para o caso de não cumprimento e

apresentação dos indicadores ou parâmetros de gestão - fórmula de cálculo e metódo

de medição - que permitam avaliar as atividades desenvolvidas e aferir a eficiência,

eficácia e economicidade da ação administrativa, levando-se em conta os resultados

quantitativos e qualitativos.

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IV – CONTROLES DA GESTÃO

IV.1 - Tribunal de Contas da União

17. No exercício de 2006, o Tribunal de Contas da União não efetuou

recomendação específica ao Escritório Financeiro.

a) Decisão n° 237/97-TCU-Plenário

18. Verificou-se que a Unidade cumpriu a determinação constante da

Decisão n° 237/97-TCU-Plenário, que diz respeito ao Escritório Financeiro (item

8.3.1), ao fazer constar, em seu Relatório de Gestão, capítulo sobre o andamento das

prestações de contas dos Postos.

b) Decisão n.º 274/00 – TCU – Plenário

19. Em cumprimento à determinação constante do item g.1.2 da Decisão

274/00, do Tribunal de Contas e ao Artigo 6º, inciso IX, da Portaria de 3.11.95, do

Ministro das Relações Exteriores, e com vistas a assegurar a eficácia de suas

análises e a aumentar a expectativa de controle dos Postos no exterior, o Escritório

Financeiro solicitou cópias de comprovantes de despesas de diversas dotações das

seguintes UGRs:

a) Embaixada em Adis Abeba

b) Embaixada em Bangkok

c) Embaixada em Bridgetown

d) Embaixada em Bruxelas

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e) Embaixada em Damasco

f) Embaixada em Lisboa

g) Embaixada em Manila

h) Embaixada em Hanoi

i) Embaixada em Harare

j) Embaixada em Rabat

i) Embaixada em Riade

l) Delegação Permanente junto à Aladi e Mercosul

m) Consulado-Geral em Córdoba

n) Consulado-Geral em Lisboa

o) Consulado-Geral em Porto

p) Consulado-Geral em Xangai

q) Consulado em Pedro Juan Caballero

r)Vice-Consulado em Puerto Soarez

20. Nos parágrafos do presente relatório, encontram-se detalhados os

resultados das análises realizadas pela Unidade.

c) Decisão n° 426/2001 – TCU – Plenário

21. No exercício de 2006, a Secretaria de Controle Interno realizou

Missões de Auditoria e Orientação nos seguintes Postos:

a) Embaixada em Caracas

b) Embaixada em Bogotá

c) Embaixada em Quito

d) Embaixada em Lima

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e) Embaixada em Londres

f) Embaixada em Cingapura

g) Embaixada em Tóquio

h) Embaixada em Pretória

22. Os relatórios das missões de Auditoria e Orientação aos Postos no

exterior foram anexados ao presente processo, em atendimento à determinação

constante do item 8.3, letra “f”, da Decisão nº 426/2001-TCU-Plenário.

IV.2 - Secretaria de Controle Interno

23. Pelo Ofício nº 236, de 19.09.2006, a Unidade informou a Secretaria de

Controle Interno das medidas adotadas com vistas a dar cumprimento às seguintes

recomendações constantes dos parágrafos 18, 29, 34, 47, 112, 155, 218 e 295 do

Relatório de Auditoria de Gestão n.º 13/2006.

a) Observar o disposto na Decisão Normativa TCU nº.71/05 quanto à

obrigatoriedade de apresentação dos indicadores ou parâmetros de gestão - fórmula

de cálculo e metódo de medição - que permitam avaliar as atividades desenvolvidas

e aferir a eficiência, eficácia e economicidade da ação administrativa, levando-se em

conta os resultados quantitativos e qualitativos;

b) Avaliar a possibilidade de emitir notas de empenho, por autorização

de despesa, e indicar, no campo do favorecido, o nome da UGR responsável pela

utilização do crédito, e registrar na NE as informações constantes dos históricos das

autorizações de despesas;

c) Atentar para a necessidade de efetuar o registro da Conformidade

de Suporte Documental, ainda que pelo próprio Ordenador de Despesas, caso os

servidores designados para executar tal tarefa se encontrem impossibilitados de

fazê-lo dentro dos prazos estabelecidos na legislação específica.

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d) Observar, rigorosamente, os princípios e normas relativos à

execução orçamentário-financeira, previstos no item 2.2.8, Código 02.03.17 do

Manual SIAFI, quanto à inscrição de despesas com diárias e ajuda de custos em

Restos a Pagar.

e) Integrar o módulo de cadastro funcional dos servidores à base de

dados do novo sistema de folha de pagamento no exterior, que substituirá o sistema

atualmente em uso pelo Setor de Folha de Pagamentos.

f) Efetuar a baixa contábil em nome dos servidores inativos Kimon

Istavridis, Márcia Leite Bastos e Rosina Riemer Lowe , referente ao exercício de

2005, nos valores de US$ 244,85, US$ 285,34 e US$ 212,76, respectivamente,

totalizando US$ 742,95.

g) Observar o disposto no parágrafo 13.14 do GAP/2006, quanto aos

procedimentos necessários à análise de prestação de contas e proceder à baixa

contábil dos recursos que não apresentam impropriedades.

h) Disponibilizar à equipe de auditoria, nas futuras missões, senha de

acesso para realizar consultas aos sistemas informatizados.

24. As providências apresentadas atendem, em parte, os objetivos das

recomendações constantes das alíneas “c”, “d”, “f“ “g” e “h’”. No que concerne aos

itens “a”, “b” e “f”, os esclarecimentos prestados pelo expediente supra mencionado

refletem os esforços envidados pelo Gestor no sentido de atender plenamente

recomendações do Controle Interno.

25. Com relação à recomendação contida no item “e” do Relatório, a

Auditoria entende que Unidade não deve postegar, por longo período, a

implementação da recomendação quanto ao desenvolvimento de novo sistema folha

de pagamento no exterior em substituição do FOPEX, que apresenta problemas

técnicos e operacionais.

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26. Pelo Despacho nº 150, de 04/05/07, recebido na Secretaria de Controle

Interno em 21/05/07, o EFNY encaminhou a resposta relativa à implementação das

recomendações constantes do Relatório de Auditoria de Acompanhamento da

Gestão n° 1/2006.

IV.3 – Controles Internos

27. A Unidade dispõe de organograma com a indicação de todas as

unidades administrativas que compõem sua estrutura, o que proporciona à

Administração e a cada servidor a visão de conjunto da organização e o

conhecimento preciso de suas competências e da segregação de funções. No

Relatório de Auditoria de Acompanhamento de Gestão, exercício 2006, o Controle

Interno assinalou que o manual de rotina com a discriminação minuciosa das

atribuições e responsabilidades de cada subunidade setorial encontrava-se

desatualizado. Em resposta ao Despacho nº 2, de 02.03.2007, o EFNY informou que

deu início à atualização do manual de rotina, que deverá ser concluída antes do final

do exercício de 2007. O Controle Interno verificará nas próximas auditorias a

implementação da recomendação.

28. No que tange aos controles internos da Unidade, a Auditoria registra

que conforme mencionado no Relatório de Tomadas de Contas Anual, exercício

2005, o nível de informatização do Escritório Financeiro é muito alto, os sistemas

informatizados desenvolvidos pela Unidade e a integração dos processos de

planejamento e controle possibilitam à UGE desenvolver suas atribuições com

eficiência e eficácia, principalmente no que se refere à alimentação e atualização de

informações sobre execução orçamentária e controles financeiros dos recursos sob

sua guarda.

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29. Com relação ao controle, qualidade e confiabilidade do sistema em uso

para processar a Folha de Pagamentos no exterior, a Auditoria registra que o

FOPEX apresenta várias deficiências, com destaque para a relacionada à ausência

de interface com o SIAPE e programação indevida de parâmetro para cálculo de

vantagens, de que resultou pagamentos indevidos, conforme assinalado nos

parágrafos 108 a 111 e 137. A propósito, o Relatório de Auditoria de

Acompanhamento, exercício 2006, fez as seguintes observações: “(...) Apesar dos

avanços tecnológicos de que dispõe a Administração Pública, as informações

quanto à inclusão, alteração e exclusão de dados no sistema são feitas

manualmente pela Unidade. Ademais, o sistema atualmente em uso pelo Setor de

Folha de Pagamentos, possui limitações que requerem atenção redobrada dos

funcionários, na introdução de dados financeiros e, em alguns casos, na utilização

de planilhas eletrônicas para elaboração de cálculos de vantagens pessoais que não

podem ser feitas automaticamente pelo sistema FOPEX”.

30. Ademais, a falta de interação entre sistemas tem ocasionado o

pagamento simultâneo no Brasil e no Exterior.

31. Atualmente, o Escritório Financeiro conta com os seguintes sistemas

informatizados:

a) ADMP – para o acompanhamento das despesas do Posto e a

preparação dos processos de prestação de contas do Posto.

b) CMOB – Suporte ao Setor de Controle do Movimento: para

importação (download de sítio da Internet do Banco do Brasil) dos registros de

movimentação das contas Geral, Renda Consular e Renda Cultural e para permitir

aos setores de Controle do Movimento e de Registro Contábil classificar, examinar,

conferir e validar os lançamentos contábeis (Exor, Folha de Pagamentos,

Recolhimentos ao Tesouro Nacional, Cheques, Swift, outras transferências).

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c) CPAX – Controle de Passagens aéreas no exterior: para registrar e

controlar as requisições de bilhetes aéreos no exterior, as solicitações de reembolso

de passagens e as faturas apresentadas pela agência prestadora de serviços.

d) DIME – Distribuição interna de mensagens eletrônicas; para

registrar e controlar as mensagens recebidas e expedidas pelo EFNY: o sistema

permite visar e distribuir aos setores do EFNY as mensagens recebidas; mediante o

reconhecimento das autorizações de despesas contidas nos Despachos Telegráficos

da SERE, possibilita a alimentação automática do sistema EXOR, reduzindo e,

eventualmente, eliminando a digitação.

e) EDEX – Execução da despesa no exterior e Protocolo Eletrônico:

para registro do recebimento e controle das prestações de contas das UGRs no

exterior e monitoramento de saldos em poder dos Postos.

f) EXOR – Execução Orçamentária no exterior: para processamento

das liberações e provisões de recursos, das Autorizações de despesa, controle de

saldos orçamentários e financeiros, preparação de instruções de movimentação de

valores entre as contas bancárias, preparação e registro no SIAFI das Notas de

Empenho e correspondentes Listas de Itens e das Notas de Lançamento, alimentação

do controle de Prestações de Contas e da página do EFNY na Internet.

g) FOPEX – Folha de Pagamentos no exterior;

h) SEGRUPEX 2000 Seguro em Grupo do Pessoal do Serviço

Exterior - para o processamento dos pedidos de reembolso do Plano Complementar

de Assistência Médica do Serviço Exterior (PCAMSE).

IV.4 – Cumprimento das Metas e Avaliação da Gestão

32. A exemplo dos exercícios anteriores, o Escritório Financeiro envidou

esforços para dar cumprimento às metas estabelecidas para o exercício de 2006 e

15

para realizar as atividades inerentes a sua missão institucional, previstas no

Parágrafo Único do artigo 51 do Decreto nº 5.979, de 6 de dezembro de 2006, no

artigo 6º da Portaria ministerial de 3 de novembro de 1995, com redação dada pela

Portaria ministerial de 29 de março de 1999 e na Portaria n°14, de 10 janeiro de

2005.

33. Com relação à avaliação da Gestão, a Auditoria ressalta que, embora a

Unidade tenha feito uma longa abordagem no Relatório de Atividades, páginas 12 a

34, sobre as principais ações administrativas desenvolvidas no decorrer do

exercício, o que permite a análise global do cumprimento de sua missão

institucional, o relatório não faz menção aos indicadores ou parâmetros necessários

à avaliação de desempenho e nem permite mensurar se foram alcançados os

resultados esperados.

34. A Auditoria reconhece não ser uma tarefa fácil o desenvolvimento de

metodologia para a implementação de instrumento de controle de gestão, com base

na indicação de índices qualitativos e confiáveis para avaliar a gestão dos recursos

aplicados no exterior. No entanto, impede dar cumprimento ao disposto nas

Decisões Normativas nºs 61/2005 e 81/2006 e determinações específicas do

Tribunal de Contas da União, em especial ao Acórdão 444/2005 – TCU – Plenário,

que assim se pronunciou:

“12. Conforme foi constatado ao longo da realização da Auditoria

Operacional e também deste monitoramento, o MRE não dispõe de um

planejamento que oriente suas ações no Brasil e no exterior, de forma a serem

fixadas as diretrizes e metas a serem alcançadas na busca de melhores índices de

eficácia e eficiência em seu desempenho.

12.1. Embora tenha sido buscado pela equipe de monitoramento um

posicionamento sobre as medidas necessárias à implementação da recomendação,

o MRE não se posicionou a respeito, apenas apresentou a alegação de que se torna

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impossível fixar metas e diretrizes para a ação diplomática, dada suas naturais

peculiaridades.

Avaliação: medida não implementada.

13. Ante as ponderações da equipe de auditoria sobre a possibilidade

de elaboração de um planejamento especificamente voltado para a ação

diplomática, e um outro, para as demais atividades do Ministério, ficou ajustado

que o MRE irá estudar essa questão para que seja avaliada na próxima visita de

monitoramento”.

35. Portanto, faz-se necessária a definição dos indicadores ou parâmetros

de modo a possibilitar a avaliação dos resultados qualitativos e quantitativos da

gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimentos dos objetivos e

metas.

V – RESULTADOS DOS EXAMES ESPECÍFICOS

V.1 – Gestão Orçamentária

36. No exercício de 2006, foram descentralizados para a Unidade, por

meio de Notas de Crédito, na modalidade “Provisão”, recursos no montante de US$

514.735.922,01. Em conformidade com os demonstrativos contábeis anexos ao

processo de Tomada de Contas, desse total US$ 5.773.221,51 são provenientes de

descentralização de recursos na forma de destaques recebidos de órgãos do Governo

Federal.

37. A despesa empenhada, no valor de US$ 511.949.841,00 corresponde

ao registro, no SIAFI, de cerca de 9.938 notas de empenho resultantes do

processamento de 17.219 autorizações de despesa emitidas pelas Unidades Gestoras

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Coordenadoras. As notas de empenho foram emitidas em nome dos seguintes

favorecidos:

CÓDIGO

CREDOR

NOME DO CREDOR VALOR

EX24999AB Embaixada em Abidjan e Outras Repartições no Exterior 166.108.857,62

24001700001 Escritório Financeiro em Nova Iorque 157.047.309,71

EX1264EUR Países Membros da União Européia 42.051.780,56

EX1264NAF Países do Nafta 25.152.151,51

EX1264ASI China/Índia/Japão e Demais Países Ásia/Ocean. 16.103.600,42

EX1264SUL Países membros do Mercosul e Associados 13.031.821,17

51000157202 Coord.Geral de Finanças do INSS no DF/INSS 12.654.069,03

EX1256FAO Org. Nac. Unid. P/ Agricult. E Aliment. – FAO 10.922.116,79

EX1256UNE Org. Nac. Unid. P/ Educ., Cienc. Cult. – UNESCO 10.588.780,90

EX1264RUS Rússia e demais Países Europeus não-membros da Un. Européia 9.487.374,45

EX1264AFS Ras, Nigéria e Países Afr. Exceto L. Port. 8.194.276,12

EX1256OEA Organização dos Estados Americanos – OEA 6.953.412,92

EX1264CUB Cuba e demais Países do Caribe e América Central 5.472.818,87

EX1264OME Países do Oriente Médio 4.946.859,89

EX1264GFR Coop. Amazon. e Depto. Ultramar. Guiana Francesa 4.404.332,71

EX1256ONU Organização das Nações Unidas 3.719.599,80

EX0000308 Agência de viagens Chanteclair, in 3.525.907,30

EX1256GEN Organizacões sediadas em Genebra 3.452.520,06

EX1264AFR Angola, Moçambique e Países Afro/Ásia L. Port. 2.789.726,02

EX1256OMC Organização Mundial do Comércio – OMC 1.748.636,85

EX1256CEE Organismos sediados na Europa 1.655.991,05

EX1256AME Organismos sediados nas Américas 742.404,81

EXFBAIRES Fundação Centro Estudos Brasileiros-Buenos Aires 224.743,73

EXIBRITAL Instituto Brasil – Itália 212.438,00

EXBACIN97 Brazilian American Cultural Institute 175.000,00

EXICBRC97 Instituto de Cultura Brasil – Colômbia 161.600,00

EXIBEQUAT Instituto Brasileiro-Equatoriano De Cultura 141.268,08

EXICUBRAS Instituto Cultural Uruguaio-Brasileiro 102.709,15

EXICBRV97 Instituto Cultural Brasil – Venezuela 101.250,00

EXFCSJOSE Fundação Centro de Estudos São José 64.208,48

EXPORTFUN Vamos Falar Português Foundation 12.275,00

TOTAL 511.949.841,00

38. O Controle Interno registrou no Relatório de Auditoria de Contas do

exercício de 2005 a necessidade de o EFNY “avaliar a possibilidade de emitir notas

de empenho, por autorização de despesa, e indicar, no campo do favorecido, o

nome da UGR responsável pela utilização do crédito, e registrar na NE as

informações constantes dos históricos das autorizações de despesas”, de modo a

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“proporcionar maior transparência da execução orçamentária e financeira no

exterior, e que as medidas recomendadas pelo Controle Interno visam ao

aperfeiçoamento da ação administrativa e da gestão dos recursos em poder das

Unidades Gestoras Responsáveis”.

39. Pelo Despacho nº 150, de 04/05/2007, o EFNY informou que “não

terá dificuldade em adequar-se às eventuais alterações”, sugerindo sejam os

Gestores Coordenadores orientados pela Secretaria de Controle Interno sobre as

alterações necessárias no processamento das autorizações de recursos.

40. Considerando que a Unidade informou ser factível as alterações

relacionadas à emissão de nota de empenho por autorização de despesa, o Controle

Interno deverá encaminhar às Unidades Gestoras competentes na SERE as razões e

justificativas apresentadas pelo EFNY, para as providências necessárias.

V.2 – Recursos Remanescentes de Exercício Anterior

41. Os recursos autorizados pelas UGC foram registrados na conta

contábil “Adiantamentos a Unidades e Entidades”. O quadro a seguir registra os

valores inscritos em “Recursos Remanescentes do Exercício Anterior – REA/2005”.

42. No exercício de 2005, foram inscritos REA recursos no montante de

US$ 30.357.199,38, das quais se procedeu à baixa de US$ 13.257.256,08, recolheu-

se ao Tesouro Nacional o montante de 2.452.636,51 (18,50% do que foi inscrito) e

manteve-se pendente de baixa a importância de US$ 14.647.306,79, o que

demonstra que 48,25% dos recursos inscritos não foram recolhidos ao Tesouro

Nacional ou baixados tempestivamente.

19

43. O quadro abaixo apresenta os Postos que, até o final do exercício de

2006, possuíam valores inscritos em REA, pendentes de baixa:

POSTO

VALOR

INSCRITO EM

REA/2005

VALOR

BAIXADO

VALOR

RECOLHIDO

AO TESOURO

SALDO EM

31/12/2006

%

NOVA YORK ONU Missão 12.255.790,07 220.249,73 475,99 12.035.064,35 98,20

LISBOA C.G. 981.891,92 77.972,86 18.926,06 884.993,00 90,13

PORTO C.G. 1.984.337,82 1.385.448,06 2.443,25 596.446,51 30,06

ABUJA Emb. 465.782,09 1.231,00 0,00 464.551,09 99,74

PORTO PRINCIPE Emb. 320.492,92 128.000, 0,00 92.492,92 60,06

BRUXELAS Emb. 1.186.043,84 1.067.521,70 29.450,87 89.071,27 7,51

IAUNDÊ Emb. 84.881,56 0,00 11.271,67 73.609,89 86,72

BISSAU Emb. 253.127,94 157.729,03 55.424,91 39.974,00 15,79

SÃO JOSE Emb. 49.169,42 12.717,27 265,35 36.186,80 73,60

KINSHASA Emb. 73.395,87 17.010,00 22.195,00 34.190,87 46,58

IQUITOS Cons. 89.693,08 57.956,24 0,00 31.736,84 35,38

MOSCOU Emb. 119.212,55 89.334,95 97,19 29.780,41 24,98

PEQUIM Emb. 299.735,43 201.687,90 71.034,17 27.013,36 9,01

GUAYARAMERIN V.C. 37.045,27 10.095,27 325,00 26.625,00 71,87

GEORGETOWN Bem. 52.400,29 11.050,00 25.000,00 16.350,29 31,20

ANCARA Emb. 36.160,43 23.295,74 400,00 12.464,69 34,47

DOHA Emb. 66.419,20 54.175,29 687,14 11.556,77 17,40

CARACAS Emb. 51.700,84 34.728,77 6.355,74 10.616,33 20,53

TUNIS Emb. 10.127,99 2.379,20 802,63 6.946,16 68,58

KINGSTON Emb. 33.090,16 6.128,21 20.133,56 6.828,39 20,64

DAR-ES-SALAAM Bem. 133.537,08 126.849,97 22,00 6.665,11 4,99

BERLIM Emb. 99.167,27 79.144,82 15.184,30 4.838,15 4,88

LAGOS C.G. 222.037,66 219.017,15 121,30 2.899,21 1,31

PUERTO AYACUCHO V.C. 2.350,00 0,00 0,00 2.350,00 100,00

SANTA ELENA DE UAIREN V.C. 1.408,59 0,00 0,00 1.408,59 100,00

DACAR Emb. 52.427,67 50.891,65 268,42 1.267,60 2,42

HARARE Emb. 3.734,40 944,63 1.562,00 1.227,77 32,88

RIO BRANCO V.C. 151,42 0,00 0,00 151,42 100,00

20

44. Os saldos dos valores inscritos em Recursos Remanescentes de

Exercícios Anteriores existentes em 31/12/06 assim se discriminam, segundo as

Unidades Gestoras Coordenadoras.

UGC

VALOR

INSCRITO EM

REA/2005 (US$)

VALOR

BAIXADO (US$)

VALOR

RECOLHIDO AO

TESOURO (US$)

SALDO EM

31/12/2006 (US$)

DAC 61.203,74 39.207,03 21.996,71 -

DAEX 24.851.921,96 9.882.855,44 393.067,45 14.575.999,07

DC 587.014,18 491.191,52 78.357,43 17.465,23

DCD 383.925,63 306.644,00 23.439,14 53.842,49

DCT 415,75 415,39 0,36 -

DEC 3.500.000,00 1.613.168,40 1.886.831,60 -

DPR 203.108,65 176.782,65 26.326,00 -

DSE 762.609,47 741.699,68 20.909,79 -

IRBR 7.000,00 5.291,97 1.708,03 -

TOTAL 30.357.199,38 13.257.256,08 2.452.636,51 14.647.306,79

45. Até 11/05/07, encontrava-se pendente de prestação de contas a

importância de US$ 2.364,33. Ressalte-se que o prazo para prestação de contas ao

EFNY expirou em 31 de outubro de 2006. Os Postos abaixo relacionados,

apresentavam os maiores valores pendentes de baixa de prestação de contas:

POSTO VALOR PENDENTE DE BAIXA

VC PUERTO AYACUCHO 2.350,00

Embaixada em DAR-ES-

SALAN

14,33

21

V.3 – Despesas Realizadas

46. Os recursos movimentados pela Unidade Gestora Executora

destinaram-se ao pagamento das despesas do Ministério das Relações Exteriores no

exterior. As despesas foram autorizadas pelas diversas Unidades Gestoras

Coordenadoras do Ministério em suas respectivas áreas de atuação e

corresponderam às atividades da rede de Postos no exterior e do próprio Escritório

Financeiro na condição de Unidade Gestora.

(valores em US$)

Despesas Correntes 503.200.001,63

Pessoal e Encargos Sociais 154.651.222,83

Outras Despesas Correntes 348.548.778,80

Despesas de Capital 8.749.839,37

Investimentos 8.749.839,37

Total 511.949.841,00

47. Cumpre ressaltar que conforme o Demonstrativo das Variações

Patrimoniais por Natureza e Função e relatórios gerenciais da Unidade, a despesa

realizada no exterior no valor de US$ 511.949.841,00 refere-se aos recursos

previstos na Lei Orçamentária Anual a cargo do MRE (US$ 509.631.771,74) e US$

2.318.042,26 relativos à transferências recebidas na modalidade de Destaque nas

seguintes funções:

22

Função Valor

Administrativa 83.960,30

Defesa Nacional 19.004,00

Saúde 152.355,08

Educação 38.018,98

Cultura 390.186,24

Direitos da Cidadania 103.867,83

Gestão Ambiental 5.114,84

Ciência e Tecnologia 10.716,41

Agricultura 343.875,67

Organização Agrária 824.288,99

Indústria 114.228,86

Comércio e Serviços 231.333,49

Energia 1.091,57

Total 2.318.042,26

48. A Auditoria ratifica entendimento firmado no relatório de auditoria de

Tomada de Contas de 2005, segundo o qual as transferências de recursos de grande

monta deveriam ser submetidas à formalização de termo de convênio ou outro

instrumento, uma vez que, conforme disposto na IN/STN/MF/01/97, a execução

descentralizada de Programa de Trabalho a cargo de órgãos e entidades da

Administração Pública Federal, que envolva a transferência de recursos financeiros

oriundos de dotações consignadas nos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social,

deverá ser efetivada mediante a celebração de convênios ou destinação por Portaria

Ministerial, com vistas a estabelecer responsabilidades, programa de atividades e

plano de trabalho necessários à realização de despesas de competência de outros

órgãos.

49. A título de exemplo, cite-se o destaque orçamentário recebido do

Ministério do Desenvolvimento Agrário, no valor de US$ 824.288,99, para aporte

financeiro do governo brasileiro à realização da conferência internacional sobre

23

reforma agrária e desenvolvimento rural: o referido destaque deveria ter ocorrido

após a celebração de convênio do MDA com o MRE ou após a publicação de

Portaria Ministerial.

Recomendação

50. Às Unidades Coordenadoras DAEX, DSE, DC, IRBR, DPR, COF,

DCD e ABC.

51. Observar o disposto na disposto na IN/STN/MF/01/97, quanto à

obrigatoriedade da formalização de termo de convênio ou outro instrumento, nos

casos de descentralização de programas de trabalho constantes do orçamento de

outro órgão integrante da administração pública federal, por meio de destaque de

crédito orçamentário para o MRE.

V.4 – Classificação da Despesa

52. Apesar de sucessivas observações do Controle Interno sobre o

preenchimento das Autorizações de Despesas, verificou-se que as Unidades

Coordenadoras, notadamente a DAEX, continuam classificando incorretamente ou

deixando de classificar grande parte das despesas autorizadas a nível de subitem, em

desacordo com as recomendações da CISET e determinações do Tribunal de Contas

da União. Conforme já observou o Controle Interno, nas sucessivas auditorias

realizadas nos exercícios passados, a falta dessas informações tem levado o

Escritório Financeiro a proceder à classificação ou à retificação dos subitens, por

ocasião do lançamento da documentação no sistema EXOR. No entanto, a

classificação efetuada pelo próprio Escritório, resulta, muitas vezes, em erros,

devido à insuficiência e até mesmo à ausência de informações nos históricos dos

documentos para identificar, com precisão, o objeto do gasto, o que gera distorções

24

na classificação orçamentária da despesa, conforme definido no parágrafo 1 artigo

15, da Lei n° 4.320/64. Também já foi objeto de reiteradas recomendações da

Auditoria a observação de que a tarefa de fazer constar das autorizações a

classificação da despesa não constitui atribuição da Unidade Gestora Executora

(EFNY), conforme definição constante da letra “g”, item V, artigo 4°, da Portaria de

3 de novembro de 1995, do Ministro de Estado das Relações Exteriores.

53. Há que ressaltar, igualmente, o que também foi objeto de observação

do Controle Interno em Tomadas de Contas de exercícios anteriores, a classificação

errônea das despesas com material de consumo como se fossem Serviços de

Terceiros– Pessoa Jurídica, em contrariedade ao artigo 77 do Decreto Lei n.º 200/67

e ao artigo 15, caput e parágrafo 1º da Lei n.º 4.320/67. Cabe observar, a esse

respeito, que o Controle Interno registrou, nas Tomadas de Contas dos exercícios de

2003 e 2005, a determinação do Tribunal de Contas da União, constante do Ofício

1.108/2003/3ª SECEX, de 08/09/2003, de que a SGEX informasse à CISET o

resultado dos estudos realizados com vistas a incluir, na programação orçamentária

dos postos, os recursos destinados a despesas com material de consumo, atualmente

classificados inadequadamente como Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica. Até o

término dos trabalhos, a Auditoria não encontrou registro de providências sobre o

mencionado estudo determinado pela Corte de Contas.

54. Após análise, por amostragem, das autorizações de despesas, a

Auditoria faz as seguintes observações:

55. O Departamento do Serviço Exterior, por meio da Autorização nº

14308/06, transferiu ao Escritório Financeiro em Nova York, recursos a título de

suplementação da folha de pagamento de auxílio familiar do mês de outubro/2006,

no valor de US$ 4.044,83. O Setor Financeiro do Escritório retificou o código

interno da despesa de 004676.009 para 004681.093 e a classificação orçamentária

25

de 31900900 para 33909301. A Auditoria observou que, na referida Autorização, o

DSE não informou, no histórico, o detalhamento da despesa, o que não permite à

Auditoria verificar se foram devidas as alterações efetuadas pelo EFNY.

Manifestação do Gestor

56. Ao efetuar retificações na autorização 14308/06, de Auxílio familiar,

da folha suplementar de outubro, no valor de US$4,044.83, do código indicado no

desptel 18398 DSE 004676.009, elemento 3190.0900 para o código DSE

004681.093, elemento 3390.93- 01, o Setor Financeiro do Escritório apenas deu

cumprimento às instruções o Ministério do Planejamento (Nota Técnica Conjunta

nr.86 DEPES/SECAD/SOF/MP) que mudou para o grupo de natureza 3 (outras

despesas correntes), no elemento 3390.93 (indenizações e restituições) a partir de

setembro de 2006, as despesas com pagamentos de auxílio familiar (vide desptel

15899/06, distribuição COF/CISET). O documento 2006 NE 7460, datado de

31/10/2006, reflete as retificações apropriadamente efetuadas.

Comentário da Auditoria

57. As razões de justificativa esclarecem as observações feitas pela

auditoria.

58. Por meio da Autorização nº 9744/06, a Divisão de Acompanhamento e

Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior transferiu recursos no valor de

US$ 1.042,00 à Embaixada em Estocolmo, para aquisição de luminárias para o

Setor Consular. Tais despesas foram classificadas no elemento 44905251, e não no

elemento 34903026. Tendo em vista que a classificação atribuída pela DAEX se

refere à aquisição de material permanente que tem reflexo no balanço e no

26

inventário do Posto, a Auditoria é de parecer que a Unidade deve proceder às

correções necessárias.

59. Nas Autorizações nºs 9496, 9577, 9578, 9582, 9586, 9682, 9685 a

9693, 9695, 9696, 9701, 9704 a 9719, 14.485 e 14.573, emitidas pelo Departamento

Cultural, não há, nos campos destinados ao histórico, o detalhamento da despesa

relacionada ao objeto do gasto, contrariando a letra “e”, inciso V, artigo 4º da

Portaria de 3 de novembro de 1995.

60. A Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos

Postos no Exterior, por meio da Autorização nº 14.589/06, transferiu à Brasemb

Libreville recursos no valor de US$ 1.252,86, destinados à complementação do

aluguel e pagamento de condomínio da Chancelaria, referentes ao quarto trimestre

de 2005. Tendo em vista tratar-se de despesas previsíveis, o pagamento feito à conta

de exercícios anteriores não deveria aplica-se ao presente caso.

61. Por meio da Autorização nº 14338/2006, a DAEX transferiu à

Embaixada em La Paz o valor de US$ 1.997,46. De acordo com o histórico da

autorização, o valor transferido destinava-se à realização de serviços de pintura e de

pequenos reparos nas paredes das áreas internas de três andares da Chancelaria. Para

classificar a despesa, a UGC utilizou o elemento de despesa 33390.39.89

(Manutenção de Repartições no Serviço Exterior), ao invés de utilizar o elemento

33390.39.16 (Manutenção e Conservação de Bens Imóveis).

62. Por meio das Autorizações nºs 15020, 15021, 15022, 15023, 15024,

15025, 15026, 15027, 15029, 15030, 15031,15032, 15138, 15139, 15140 e

15141/06, a DAEX, ao autorizar o pagamento de locação de imóveis, classificou a

despesa no elemento 33390.3900 - Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica,

ao invés de utilizar o elemento de despesa 33390.30.01- Locação de Bens Imóveis.

27

63. Mediante a Autorização 14318/06, o Departamento de Comunicação e

Documentação, ao transferir à Embaixada em Astana o valor de US$ 6.745,71,

utilizou o elemento de despesa 33390.39.94 (Aquisição de Softwares de Aplicação).

No entanto, o histórico, não discrimina o tipo do software a ser adquirido.

64. Por meio da Autorização nº 15354/06, o Departamento do Serviço

Exterior transferiu à Embaixada em Montevidéu o valor de US$ 7.805,00, para

pagamento de hospedagem, e classificou a despesa no elemento 33390.1416

(Diárias no Exterior), ao invés de utilizar o elemento de despesa 33390.3980

(Hospedagens). O histórico da autorização registra que o valor se destinava ao

pagamento de reserva de quartos não utilizados.

65. Por meio da Autorização nº 14533/06, a DAEX, ao transferir à

Embaixada em Bogotá o valor de US$ 4.706,00, para pagamento de manutenção de

veículos oficiais, classificou a despesa no elemento 33390.3914 (Locação de Bens

Móveis - Outras Naturezas e Intangíveis), ao invés de classificá-la no elemento

33390.3919 (Manutenção e Conservação de Veículos).

66. Mediante as Autorizações relacionadas abaixo, a DAEX, ao

transferir recursos a diversas Embaixadas, utilizou o elemento 34490.5100

(Obras e Instalações) para classificar as despesas com reformas em imóveis,

ao invés de utilizar o elemento 33390.39.16 (Manut.e Conserv.de Bens Imóveis):

AUTORIZAÇÃO NR.a POSTO VALOR

14341 Tóquio 5.118,00

14376 Harare 4.390,00

14609 Iquitos 7.200,00

16831 Bogotá 17.156,40

28

V.5 – Conciliação Bancária

67. Para desempenhar suas atividades financeiras, o EFNY opera com 3

(três) contas no Banco do Brasil, agência de Nova York, a saber: conta número

84.299.011-6, referente à Renda Consular; conta número 84.516.011-9, relativa à

Renda Cultural; e conta número 84.057.011-9, denominada de Conta Geral, para as

demais operações.

68. O controle financeiro das contas bancárias é realizado pelos setores de

Controle do Movimento Bancário e de Registro Contábil. Atualmente a conciliação

bancária é feita em planilhas eletrônicas e no sistema CMOB, que opera por meio da

importação, via Internet, dos dados das três contas bancárias do EFNY no Banco do

Brasil. O sistema tem a função básica de realizar a confrontação entre os valores

constantes dos movimentos mensais dos recursos e os extratos bancários.

69. O Escritório Financeiro utiliza o BB USA internet banking para

realizar consulta, via internet, dos avisos de crédito, saldos, extratos das contas

correntes geridas pela Unidade, bem como para realizar transferências bancárias dos

recursos da conta Renda Consular para a Conta Geral.

70. A Unidade mantém controle diário da sua movimentação bancária e

acompanha a regularização dos valores pendentes, registrados nas conciliações

bancárias. Medidas tempestivas são adotadas pelo Gestor para identificar a origem

dos créditos lançados nos extratos bancários e pendentes de registros contábeis.

71. Com relação aos controles financeiros das contas bancárias mantidas

pela Unidade na Agência do Banco do Brasil em NY, a Auditoria observou que:

a) a conciliação bancária da conta Renda Consular, número

84.299.011-6, apresentava, em 31 de dezembro de 2006, saldo contábil de valor

29

zero, equivalente ao registro do balanço no SIAFI. Os avisos de crédito não

contabilizados, no valor US$190.078,73, equivalem ao saldo bancário.

b) a conciliação da conta da Renda Cultural, número 84.516.011-9,

apresentava saldo contábil de valor zero correspondente ao registro constante do

SIAFI. A conciliação bancária espelhava valores lançados no extrato bancário, no

total de US$ 562,67, ainda não lançados nos registros do EFNY, regularizados em

2007.

c) a conciliação da conta geral, número 84.057-011.9, apresentava,

em 31.12.2006, saldo contábil de US$ 13.615.591,79. Esse valor guarda

conformidade com o saldo apresentado na conta contábil 1.1.1.2.2.00.00 do SIAFI.

72. Os valores não contabilizados em 31.12.2006, inclusive avisos de

crédito e de débito, bem como as cartas bancárias emitidas e não processadas pelo

Banco do Brasil, estão a seguir discriminadas:

Valores em US$

Saldo Contábil em 31.12.2006

(+)

9.849.797,60

Avisos de Crédito de 16.04.2003 (+) 1.938,32

Aviso de Crédito de outubro/2006 (+) 64,13

Avisos de Crédito de novembro/2006 (+) 1.251,53

Avisos de Crédito de dezembro/2006 192.540,53

Créditos a regularizar resultantes de variação cambial/sub-repasse (+) 0,12

Débitos a regularizar resultantes de variação cambial/sub-repasse (-) 0,02

Cartas Bancárias não processadas pelo BB (+) 3.569.999,58

Saldo Bancário em 31.12.2006 (=) 13.615.591,79

73. A Auditoria verificou que, até o encerramento dos trabalhos,

permaneciam pendentes de regularização o cheque nr 2920, no valor de US$

2.013,75 relativo ao pagamento de diferença salarial decorrente de gratificação de

adicional por tempo de serviço à servidora Maria da Conceição Modrijan; e US$

1.983,32, referente ao pagamento de pensão alimentícia da Senhora Sebastiana

30

Almeida Morais, falecida, beneficiária do servidor aposentado Luiz Paulo Morais.

Pelo Desptel 11830, de 26.07.06, a Divisão do Pessoal informou não haver recebido

o Alvará Judicial que permita ao servidor reaver a referida importância. A UGC

esclareceu, ainda, que o direito de o beneficiário requerer o pagamento prescreve em

cinco anos, após a data da ciência do interessado, e que, passado esse prazo, o

referido montante poderá ser revertido ao Erário.

Recomendação

Ao Departamento do Serviço Exterior

74. Comunicar ao servidor aposentado Luiz Paulo Morais que o direito

para reaver a importância de US$1.983,32 prescreverá em cinco anos, após a data da

ciência do interessado.

V.6 – Renda Consular

75. Os recursos arrecadados pela rede de Postos no exterior com a cobrança

de emolumentos consulares, que constituem a Renda Consular, montaram a US$

61.891.489,45, até 31.12.06. Os valores movimentados pela conta MRE-Renda

Consular foram registrados no SIAFI pelo Escritório Financeiro da seguinte forma:

Valores em US$

Saldo em 31.12.05 0,00

Receitas arrecadadas até 31.12.2006 (+) 61.891.489,45

Transf. para conta-geral da UG (aplicação no exterior) (-) 58.591.489,95

Transf. para conta-geral da UG (aplicação no País) (-) 3.300.000,00

Saldo em 31.12.06 (=) 0,00

76. O Escritório Financeiro controla a arrecadação dos emolumentos

consulares pelo sistema “SWIFT” de transferências eletrônicas interbancárias e pelo

31

depósito de cheques remetidos pelos Postos à COF que, após efetuar análise e

conferência internas, encaminha-os ao Escritório para depósito na conta MRE –

Renda Consular do Banco do Brasil.

77. A Auditoria verificou que somente dois Postos têm efetuado as

transferências da renda consular por meio de cheques, a saber:

Transferências por meio de cheques

Consulado-Geral em Montreal 550.251,64

Embaixada em Damasco 16.996,62

Total 567.248,26

78. A propósito da utilização de recolhimento por meio de cheques, a

Auditoria verificou que, pelo Despacho Telegráfico n.º 07328, de 24/09/2000, a

Secretaria de Estado informou ao Escritório Financeiro que, a exemplo do

procedimento adotado por Brasemb Ottawa, havia autorizado o Consulado-Geral em

Montreal a efetuar os recolhimentos da Renda Consular por meio de ordem de

pagamento por via postal. Considerando o decorrer dos anos e levando-se em conta

que Brasemb Ottawa já utiliza o sistema “SWIFT”, seria oportuno que a SERE

consultasse o Consulado-Geral em Montreal sobre a conveniência e economicidade

do procedimento atualmente adotado, com vistas a eventual mudança para o sistema

“SWIFT”.

79. Quanto à Embaixada em Damasco, a transferência por meio de cheque

deve-se ao fato de que, embora aquela Embaixada estivesse autorizada a utilizar os

valores da renda consular em substituição aos recursos de uma das dotações

(geralmente SMP/PJ) e a proceder à compensação correspondente em sua conta no

BBNY, o Posto não dispunha de saldo no Banco do Brasil em Nova York suficiente

para cobrir o montante de US$ 10.437,00 (total da renda correspondente ao mês de

julho). O mesmo porcedimento foi utilizado na transferência da renda consular do

mês de agosto. Os esclarecimentos e justificativas daquela Embaixada

32

para a adoção desse procedimento constam do Tel nº 574, de 31/08/2006, em

resposta ao Desptel nº 230, de 17/08/2006.

Recomendação

À Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças

80. Efetuar consulta ao Consulado-Geral em Montreal sobre a

conveniência e oportunidade de continuar efetuando os recolhimentos da Renda

Consular por meio de ordem de pagamento por via postal ou passar a recolher a

renda consular por meio do sistema “SWIFT”.

81. Os recursos da Renda Consular recebidos pelo Banco do Brasil em

Nova York, no período de 1° de janeiro a 31 de dezembro de 2006, por meio de

“SWIFT” totalizaram US$ 61.891.489,45, que representam 99,08% do montante das

receitas arrecadadas.

82. As tarifas adicionais cobradas por bancos intermediários

eventualmente envolvidos na transferência dos recursos via “SWIFT” são cobertas

pelo Escritório Financeiro, a fim de manter a integralidade da renda consular

arrecadada. Até 31.12.2006, a Unidade recebeu autorizações de despesa na dotação

SMP, no montante de US$8.168,77, para atender a essas necessidades.

83. O valor de US$ 61.891.489,45 corresponde à renda arrecadada pelos

132 Postos. O quadro a seguir destaca os Postos que arrecadaram os maiores

volumes de recursos nos exercícios de 2004 a 2006.

33

POSTO 2004 2005 2006 TOTAL

US$ US$ US$ US$

*CGNova York 5.450.840,00 6.382.275,00 6.582.040,00 18.415.155,00

*CG Miami 4.097.245,00 4.873.740,00 5.294.680,00 14.265.665,00

*CG Houston 3.040.100,00 3.408.930,00 4.904.380,00 11.353.410,00

*Emb Washington 3.263.605,00 3.805.450,00 3.664.425,00 10.733.480,00

*CG Sao Francisco 3.194.850,00 3.254.310,00 2.999.105,00 9.448.265,00

CG Los Angeles 2.687.195,00 2.927.460,00 3.069.115,00 8.683.810,00

*CG Chicago 2.586.630,00 2.826.465,00 2.808.185,00 8.221.280,00

*CG Nagóia 1.693.222,46 1.943.995,03 2.479.148,92 5.328.705,00

*CG Tóquio 1.766.648,83 1.773.062,59 2.170.183,15 4.976.740,00

CG Lisboa 1.406.936,95 1.674.117,02 1.811.131,65 3.931.990,00

*CG Boston 1.400.900,00 1.686.885,00 1.791.780,00 4.879.565,00

CG Toronto 1.011.453,95 1.239.764,36 1.665.547,19 2.614.455,00

Bem México 231.130,00 535.065,00 1.470.400,00 2.236.595,00

CG Londres 1.030.959,84 1.085.987,66 1.411.348,00 2.440.585,00

Bem Pequim 1.067.714,90 1.074.470,02 1.168.908,66 2.695.590,00

TOTAL 33.929.431,93 38.491.976,68 36.708.337,57 91.810.135,00

*Não há cobranças de taxas bancárias pelos bancos locais com as transferências financeiras da

renda consular entre o Posto e o Escritório Financeiro.

84. Conforme observação da CISET, quando da realização dos trabalhos

de Auditoria de Acompanhamento do exercício de 2003, os recursos provenientes

da arrecadação de emolumentos consulares não são remunerados por aplicação

financeira. A Medida Provisória nº 2.170-36, de 23 de agosto de 2001, prevê a

aplicação financeira, a prazo fixo, das disponibilidades financeiras decorrentes de

arrecadação de receitas próprias.

85. Após a auditoria realizada no Escritório Financeiro e em outras

Repartições nos EUA, TC-000.544/92, Decisão n°048/92, o Tribunal de Contas da

União determinou à SERE a realização de estudos, em conjunto com os Ministérios

da Fazenda e do Planejamento, sobre a possibilidade da aplicação financeira das

receitas arrecadadas no exterior. No entanto, até o término de seus trabalhos, a

Auditoria não havia encontrado registro de adoção de providências por parte da

Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças do MRE com vistas a atender à

determinação da Corte de Contas.

34

Recomendação

À Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças

86. Avaliar a conveniência e oportunidade de aplicar as disponibilidades

financeiras decorrentes da arrecadação dos emolumentos consulares e da renda

cultural, conforme prevê a Medida Provisória nº 2.170-36, de 13 de agosto de 2001.

87. No que se refere à cobrança de taxas bancárias para transferência dos

recursos arrecadados da renda consular, o Tribunal de Contas da União, por meio do

Acórdão nº426/2001/Plenário, determinou ao MRE, que apresentasse ao TCU

“estudos conclusivos, no prazo máximo de 180 dias, quanto à viabilidade de

autorizar a retenção mensal, pelos postos, de parte ou da totalidade de sua renda

consular, fazendo-se a compensação apenas da diferença entre a arrecadação

obtida e o repasse mensal destinado ao posto.” Por meio do Acórdão

347/2006/Plenário, o TCU elaborou relatório de monitoramento com a finalidade de

verificar o cumprimento da letra “b”, item 8.3, do Acórdão mencionado

anteriormente, e concluiu que a retenção da renda consular pelos Postos

diplomáticos no exterior não representaria efetiva economia nos gastos bancários, se

comparada com o risco que o fato poderia representar para os controles dos recursos

financeiros em questão, exceto na situação específica, a ser avaliada pelo MRE, dos

postos com expressivos gastos com tarifas bancárias. Assim, foi determinado ao

MRE que. “avalie a viabilidade de autorizar a retenção mensal de parte ou da

totalidade da renda consular dos postos diplomáticos que possuam expressivo gasto

com tarifas bancárias, enviando os resultados àquele Tribunal no prazo de 60

(sessenta) dias”. A Auditoria não encontrou registro de providências adotadas pelo

MRE.

35

Recomendação

À Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior

88. Informar o Controle Interno das providências adotadas quanto à

implementação da determinação constante do item 9.1.2, do Acórdão

347/2006/TCU/Plenário, in verbis: “avalie a viabilidade de autorizar a retenção

mensal de parte ou da totalidade da renda consular dos postos diplomáticos que

possuam expressivo gasto com tarifas bancárias”.

89. Com relação à arrecadação da renda consular pelo Consulado-Geral

em Nova York, a Auditoria entende que, com a interligação on line do Posto ao

SIAFI, os recursos arrecadados deveriam permanecer em poder da Unidade e

contabilizados como transferências financeiras no exterior na conta contábil sub-

repasse recebido, a exemplo do procedimento adotado pela Coordenação-Geral de

Orçamento para a contabilização da renda consular pelo Escritório Financeiro.

90. Da análise comparativa entre a arrecadação de recursos provenientes

da renda consular e o total de recursos financeiros recebidos a título de

adiantamentos, constata-se que os postos relacionados no quadro abaixo têm

arrecadações de receitas superiores às despesas realizadas, a saber:

Valores em US$

POSTOS RECEITAS

ARRECADADAS

EXERCÍCIO 2006

RECURSOS

AUTORIZADOS

EXERCÍCIO 2006

Consulado-Geral em Miami 5.294.680,00 2.226.791,00

Consulado-Geral em Houston 4.904.380,00 974.623,00

Consulado-Geral em São Francisco 2.999.105,00 1.461.350,80

Consulado-Geral em Los Angeles 3.069.115,00 2.029.212,30

Consulado-Geral em Chicago 2.808.185,00 1.254.962,50

Consulado-Geral em Nagoya 2.479.148,92 1.500.052,86

Consulado-Geral em Toronto 1.239.764,06 847. 466,04

Consulado-Geral em Tóquio 2.170.183,15 2.244.307,12

36

V.7 – Renda Cultural

91. Os recursos arrecadados pelos Centros de Estudos Brasileiros (CEB)

foram depositados na conta MRE - Renda Cultural e registrados no SIAFI pelo

Escritório Financeiro, com os seguintes valores:

Valores em US$

Saldo em 31.12.2005 0,00

Receitas arrecadadas até 31.12.06 (+) 735.035,33

Transf. para conta-geral da UG (aplicação no exterior) (-) 735.035,33

Saldo em 31.12.2006 (=) 0,00

92. A exemplo do que ocorre com a Renda Consular, as tarifas adicionais

cobradas por bancos intermediários eventualmente envolvidos na transferência dos

recursos via “SWIFT” são cobertas pelo Escritório Financeiro, a fim de manter a

integralidade da renda cultural arrecadada. Até 31.12.2006, a Unidade recebeu

autorizações, na dotação SMP, no montante de US$ 532,20, para atender a essas

despesas.

93. O quadro a seguir demonstra os valores arrecadados com a renda

cultural pelos CEB dos Postos relacionados:

94.

CENTRO DE ESTUDOS

BRASILEIROS

VALOR

Embaixada em Roma 165.646,94

Embaixada em México 157.177,39

Embaixada em Lima 155.835,78

Embaixada em Assunção 56.125,29

Embaixada em Santiago 65.055,55

37

Embaixada em Managua 28.364,18

CG Barcelona 27.850,83

Embaixada em La Paz 27.347,46

Embaixada em São Salvador 20.346,95

Embaixada em Helsinki 19.896,44

Embaixada em Maputo 13.001,80

Embaixada em Paramaribo 7.828,54

Embaixada em Georgetown 8.068,97

752.546,12

94. O valor líquido de US$ 752.546,12, somado a US$ 489,21, referentes

à complementação da Renda Cultural, totaliza o valor bruto de US$ 753.035,33

arrecadado durante o período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2006.

V.8 - PESSOAL NO EXTERIOR

95. A Lei n° 11.440, de 29 de dezembro de 2006, instituiu o novo Regime

Jurídico dos Servidores do Serviço Exterior Brasileiro, em substituição à Lei nº

7.501, de 27 de junho de 1986.

96. Nos termos dos artigos 1º, 2º e 3º do referido dispositivo legal, o

Serviço Exterior Brasileiro, essencial à execução da política exterior do Brasil é

composto da Carreira de Diplomata, da Carreira de Oficial de Chancelaria e da

Carreira de Assistente de Chancelaria. Os integrantes do Serviço Exterior

incumbem-se das seguintes atividades:

38

a) Carreira de Diplomata - atividades de natureza diplomática e

consular, em seus aspectos específicos de representação, negociação, informação e

proteção de interesses brasileiros no campo internacional;

b) Oficial de Chancelaria - atividades de formulação, implementação

e execução dos atos de análise técnica e gestão administrativa necessários ao

desenvolvimento da política externa brasileira;

c) Assistentes de Chancelaria - tarefas de apoio técnico e

administrativo.

97. A Portaria Ministerial nº 64, de 17 de janeiro de 2007, fixou a lotação

dos funcionários em exercício nos Postos no exterior. Entretanto, a análise dos

dados extraídos do Sistema FOPEX revela que o quantitativo de pessoal do serviço

exterior é inferior à lotação numérica prevista na referida Portaria:

Cargo Portaria 64

(17/01/07)

Lotação Efetiva

(31.12.06)

Diferença

Ministro de Primeira Classe (Chefes) 187 107 -80

Ministro de Segunda Classe 129 107 -22

Conselheiro – Secretário 582 343 -239

Oficial de Chancelaria 536 362 -174

Assistente de Chancelaria 379 281 -98

Agente de Portaria 144 119 -25

Outros Cargos 45 +45

Total 1.957 1364 -593

98. O quadro de pessoal do Ministério no exterior apresentava em

31.12.2006 a seguinte composição, comparativamente aos anos anteriores:

a) Integrantes das Carreiras do Serviço Exterior

39

Cargo 31.12.01 31.12.02 31.12.03 31.12.04 30.12.05 31.12.06

Ministro de Primeira Classe 93 87 96 101 101 107

Ministro de Segunda Classe 87 93 96 97 110 107

Conselheiro 125 114 123 141 137 140

Primeiro Secretário 93 87 94 87 83 96

Segundo Secretário 128 139 141 147 146 105

Terceiro Secretário 23 30 24 46 37 2

Oficial de Chancelaria 352 368 379 379 381 362

Assistente de Chancelaria 0 0 0 0 0 281

TOTAL 901 918 953 998 995 1200

b) Não integrantes do Quadro do MRE (Chefes de Postos)

Cargo 31.12.01 31.12.02 31.12.03 31.12.04 30.12.05 30.12.06

Não Diplomata 4 2 4 3 2 2

c) Pessoal Administrativo do Quadro Permanente

Cargo 31.12.01 31.12.02 31.12.03 31.12.04 30.12.05 31.12.06

Administrador 2 2 2 3 3 2

Agente Administrativo 230 224 224 217 217 17

Agente de Portaria 35 31 33 31 33 45

Agente de Vigilância 13 12 13 16 18 2

Agente de Telecomunicações e

Eletricidade

28 30 34 33 35 0

Agente de Cinefotografia e

Microfilmagem

0 0 0 0 1 1

Arquiteto 1 1 1 0 0 0

Arquivista 14 13 20 19 21 19

Artífice de Artes Gráficas 0 0 2 2 5 6

Artífice de Carpintaria e

Marcenaria

3 3 2 3 2 2

Artífice de Estrutura de Obras e

Metalurgia

0 0 1 2 2 2

Artífice de Eletricidade e

Comunicações

0 0 0 0 1 1

Agente Cinefotografia e

Microfilmagem

0 0 0 0 1 0

Assessor de ex-Presidente 0 0 4 3 0 0

Auxiliar de Artífice 1 1 1 0 1 1

Auxiliar Operacional Serviços

Diversos

2 1 1 2 1 1

Bibliotecário 2 2 3 4 4 6

Contador 1 1 1 1 1 1

40

Datilógrafo 79 74 74 73 74 3

Desenhista 0 0 0 1 0 0

Engenheiro 2 2 2 1 3 3

Medico 0 0 0 0 0 1

Enfermeira 0 0 0 0 0 1

Economista 0 0 0 0 1 2

Motorista Oficial 18 10 12 16 22 32

Técnico de Arquivo 1 1 1 1 1 0

Técnico de Contabilidade 9 7 7 6 6 0

Técnico em Comunicação Social 3 3 3 4 4 5

Telefonista 2 2 2 0 2 4

Vice-Cônsul 5 5 6 6 5 5

Total 416 394 416 413 431 162

99. Os quadros acima demonstram que, apesar do aumento do número de

Representações Diplomáticas e Consulares, no período em exame, houve uma

diminuição de 65 servidores.

100. Portaria Ministerial nº 527, de 5 de setembro de 2006, fixou os índices

de vencimentos e representação aplicáveis aos integrantes das carreiras de Oficiais

de Chancelaria e de Assistentes de Chancelaria. Em conseqüência, o Escritório

Financeiro promoveu a adequação das remunerações dos servidores da Carreira de

Assistentes de Chancelaria no Exterior. Dos 17 (dezete) Agentes Administrativos

constantes do quadro de recursos humanos, 4 servidores foram integrados no quadro

de pesssoal permanente do MRE, mediante Decisão Judicial. O restante não optou

pela carreira de Assistente de Chancelaria nem foi incluído no quadro pelo processo

de redistribuição, previsto no artigo 37 da Lei nr. 8.112/90.

101. No que tange à lotação de servidores nos cargos de Enfermeira e

Médico em Repartição no Exterior, a Auditoria assinala que, nos termos dos artigos

45 e 48 do Decreto Nº. 5.979, de 6 de dezembro de 2006, compete às Missões e

Delegações Permanentes assegurar a representação dos interesses do Brasil nos

41

organismos internacionais junto aos quais estão acreditadas e às Repartições

Consulares incumbe prestar assistência a brasileiros, desempenhar funções notariais

e outras previstas na Convenção de Viena sobre Relações Consulares, bem como,

quando contemplado em seu programa de trabalho, exercer atividades de

intercâmbio cultural, cooperação técnica, científica e tecnológica, promoção

comercial e de divulgação da realidade brasileira. Assim, as tarefas administrativas

executadas pela Enfermeira Alderimar de Sousa Abreu Carvalho na Missão

Permanente junto à ONU e pela Médica Sônia Sandez Rodrigues Azen no

Consulado-Geral em Nova York não são compatíveis com as atribuições dos cargos

públicos para as quais as servidoras foram concursadas. Assinale-se que, conforme o

Boletim de Serviço n. 35/2006, a Médica Sônia Sandez Rodrigues Azen foi

removida da Secretaria de Estado para o Escritório Financeiro.

V.9 – Folha de Pagamento

102. Nos termos do artigo 6º, inciso III, da Portaria Ministerial de 03 de

novembro de 1995, compete ao Escritório Financeiro em Nova York processar e

efetuar o pagamento da remuneração dos servidores do Ministério no exterior, em

missão permanente, transitória ou eventual.

103. No período de 1o de janeiro a 31 de dezembro de 2006, as despesas

com pessoal e encargos sociais dos funcionários do Quadro Permanente do

Itamaraty no exterior totalizaram US$ 154.651.222,83, o que representou 30,25%

das despesas realizadas no Exterior.

104. No relatório da Auditoria de Acompanhamento do exercício de 2006,

a Auditoria observou que, apesar dos avanços tecnológicos, os dados relacionados à

inclusão, alteração e exclusão de dados no Sistema da Folha de Pagamentos -

FOPEX eram processadas manualmente pela Unidade, com base em informações

42

provenientes da Secretaria de Estado, que, algumas vezes, são encaminhadas

incompletas ou incorretamente, em especial quanto aos dados cadastrais. A

Auditoria constatou, ainda, que o sistema atualmente em uso pelo Setor de Folha de

Pagamentos possui várias limitações, que requerem atenção redobrada dos

funcionários quando do registro de dados financeiros, exigindo, em alguns casos, a

utilização de planilhas eletrônicas para elaboração de cálculos de vantagens pessoais

e descontos, que não podem ser feitos automaticamente pelo sistema FOPEX. Outra

deficiência do sistema FOPEX consiste em não possibilitar o cadastramento de

novos usuários para acessar a base de dados.

105. As Auditorias realizadas em exercícios anteriores têm registrado a

necessidade de desenvolvimento de nova estrutura operacional, que assegure maior

segurança ao sistema de senhas e permita corrigir as várias deficiências existentes

no processamento da folha de pagamento dos servidores do serviço exterior.

106. Há que se observar que o Controle Interno tem reiterado à Unidade a

necessidade de “Integrar o módulo de cadastro funcional dos servidores à base de

dados do novo sistema de folha de pagamento no exterior que substituirá o sistema

atualmente em uso pelo Setor de Folha de Pagamentos” . O EFNY, por sua vez, em

resposta ao Despacho no. 05, de 24 de julho de 2006, esclareceu que: “ (…) Deixo

registro, ainda, de que o Setor de Informática do EFNY foi orientado a levar em

consideração a integração cadastral funcional dos servidores do MRE, conforme

recomendada pelo Relatório de Auditoria, ao criar o novo sistema”. O Controle

Interno entende que, diante das deficiências e vulnerabilidades do atual sistema, é

necessário, urgentemente, o desenvolvimento de um novo, que possibilite o

processamento eletrônico dos dados pessoais e funcionais dos servidores cadastradis

no SIAPE, de modo a eliminar o registro manual das informações, como atualmente

realizado pelo EFNY.

43

107. Ressalte-se que o cadastro de dependentes no SIAPE encontra-se em

dia, uma vez que, no exercício de 2006, o Ministério do Planejamento Orçamento e

Gestão exigiu de toda a Administração Publica Federal a atualização do cadastro

dos dependentes de todos os servidores.

108. A interface do SIAPE com o Sistema de Folha de Pessoal no Exterior

poderia evitar o pagamento simultâneo nas folhas no Brasil e no Exterior. Assinale-

se ser indispensável a inclusão de informações do SIAPE e CPF do servidor na folha

de pagamento no exterior, de modo a permitir o cruzamento das informações,

conforme o Controle Interno tem reiterado em relatórios de auditoria de anos

anteriores.

109. A título de ilustração cite-se o caso do APO Antônio Silva, que

descontava mensalmente na folha de pagamento no Brasil a importância de R$

68,71, para quitar dívida oriunda de recebimento a maior no exterior que, em abril

de 2007, montava a R$ 21.698,92. A falta de interface entre as folhas de pagamento

não possibilitou que a Administração procedesse ao desconto em dólares, por

ocasião de Missão Transitória que o Servidor realizou na Embaixada em Luanda, no

período de 10/03/06 a 10/07/06.

110. Semelhantemente, o servidor Euclides Santa Cruz de Oliveira Júnior,

que descontava R$ 698,12 na folha de pagamento no Brasil, referente a recebimento

indevido durante o período que esteve afastado do Serviço Público para tratamento

de assuntos particulares, apesar de ter realizado Missão Transitória no Consulado-

Geral em Paris, no período 23/04/06 a 30/09/06, não teve nenhum desconto na folha

de pagamento no exterior, o que poderia ter diminuído a sua dívida que, em

31/12/06, totalizava R$ 18.151,12.

44

111. No que concerne ao controle de férias dos servidores, a Auditoria

destaca que a Divisão do Pessoal não registra regularmente no SIAPE os períodos

de férias dos servidores em exercício no exterior. Portanto, os dados do cadastro

funcional relativos às férias dos servidores no SIAPE são inconsistentes e permitem

que eventuais férias gozadas no exterior venham a ser requisitadas em duplicidade.

Manifestação do Gestor

112. Faço registro de que a recomendação anterior do Controle Interno à

Unidade rezava “Integrar o módulo de cadastro funcional dos servidores à base de

dados do novo sistema de folha de pagamento no exterior que substituirá o sistema

atualmente em uso pelo Setor de Folha de Pagamentos”. A recomendação atual

apresentada no Relatório de Auditoria de Gestão de 2006 se refere à integração de

dados do SIAPE, instrução que se configura distinta da anterior.

113. O EFNY reconhece as limitações do atual sistema de folha de

pagamentos no exterior já apontadas pela Auditoria em ocasiões anteriores. Por essa

razão, está desenvolvendo um novo sistema que, seguindo recomendação, agora

revisada, do Controle Interno, procurará incorporar as informações do cadastro de

servidores do SIAPE.

114. Faz-se necessário, entretanto, esclarecer a extensão da integração

antevista pelo Controle Interno, a forma prática como ela pode ser implementada e

os benefícios a serem obtidos. O SIAPE é um sistema de grande porte cuja

infraestrutura está hospedada em equipamentos também de grande porte

(mainframes) e em bancos de dados Natural Adabas do SERPRO. Este arranjo

técnico não se comunica com aplicações de menor porte sediadas em redes de

microcomputadores, como as do EFNY e não oferece integração com qualquer

45

sistema externo de orgãos ou entidades não diretamente ligados à sua operação e/ou

manutenção. Os cadastros do SIAPE não podem, portanto, ser acessados

diretamente pelos sistemas do EFNY. O mecanismo programado no SIAPE que

faculta o acesso aos dados armazenados aos usuários é denominado Extrator de

Dados. A extração de dados permite selecionar, formatar e gravar em ambiente local

(redes de microcomputadores, por exemplo) os registros de interesse dos usuários

do sistema. Na prática, para incorporar ao novo sistema de folha de pagamentos

procedimentos de consulta em tempo-real (tanto quanto possível) à base de dados do

SIAPE, o EFNY vislumbra ser possível extrair os dados dos servidores do MRE

para constituir sua própria base de dados local. Essa base de dados, a ser atualizada

diversas vezes ao longo de cada mês mediante novas extrações, salvo impedimentos

técnicos ainda não identificados, deverá permitir a validação das modificações da

folha no exterior com alguma precisão.

115. Em contato informal com o SERPRO, entidade responsável pela

operação e manutenção do SIAPE, o EFNY obteve orientações genéricas sobre

como proceder para extrair os dados de interesse, confirmando ser esta a alternativa

técnica disponível no momento e que não apresentará grandes dificuldades de

implementação. O técnico do SERPRO contatado naquela ocasião prestou ainda

esclarecimentos adicionais relevantes sobre a disponibilidade das funções de

extração de dados e sugeriu que o MRE apresentasse diretamente o Ministério do

Planejamento demandas específicas, bem como solicitasse treinamento para os

funcionários envolvidos no novo projeto.

116. Transcrevo, a seguir, as alterações a serem incorporadas para a

obtenção dos benefícios almejados:

a) para que o mecanismo tenha a utilidade prevista, além de extensivos testes

durante a eventual fase de implementação, será necessário sincronizar com a SERE

46

as atualizações feitas no SIAPE e o envio das instruções correspondentes ao EFNY.

Inclusões, exclusões e alterações de cadastro efetuadas na folha no Brasil deverão

sempre preceder o envio de instruções ao EFNY, o que demandará maior

coordenação entre os funcionários da SERE encarregados das folhas do Brasil e do

exterior;

b) os procedimentos atuais de atualização dos dados da folha no exterior, descritos

como manuais pelos auditores, já efetuam a mesma validação ora contemplada.

Observa-se que uma Guia de Cadastro-Financeira é preparada na SERE mediante

consulta aos dados do SIAPE em tela própria do sistema. O Desptel enviado ao

EFNY é processado pela Unidade como qualquer outra instrução recebida. Antes do

lançamento no sistema, os dados ali contidos são comparados por funcionários do

setor encarregado com os dados constantes do atual sistema de folha de pagamentos.

Se encontradas discrepâncias ou se a comparação suscita dúvidas, o SIAPE é

novamente consultado, prevalecendo a informação nele armazenada;

c) da mesma forma, embora a identificação de dívidas de servidores possa ocorrer

na validação proposta acima, caberia à SERE instruir o EFNY sobre o montante a

ser descontado no exterior. Ao mesmo tempo, constata-se que essa informação,

disponível no SIAPE, poderia ser obtida quando da preparação da Guia de Cadastro-

Financeira na SERE, tornando mais completa a instrução ao EFNY;

d) a consulta ao cadastro de dependentes do SIAPE permitirá reconhecer apenas o

vínculo dos dependentes ao titular. Permanece necessária a indicação daqueles que

acompanham o servidor na missão no exterior, também a cargo da SERE, bem como

a indicação tempestiva das alterações posteriores; e

47

e) nos moldes do antigo sistema de folha de pagamentos utilizado no EFNY até

2001, o novo sistema armazenará os períodos de férias e os anos a que

correspondem, permitindo validar mais extensamente a concessão do benefício.

Comentário da Auditoria

117. O Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos - SIAPE

é o sistema informatizado de Gestão de Recursos Humanos do Poder Executivo

Federal, que controla as informações cadastrais e processa os pagamentos dos

servidores da Administração Pública Federal. Os dados cadastrais de todos os

servidores civis da Administração Pública Federal direta e indireta estão inseridos

nos arquivos dos bancos de dados do referido Sistema, e são considerados

fidedignos e hábeis para todos os efeitos pessoais e funcionais dos servidores

públicos federais civis.

118. Assim, a Auditoria entende ser indispensável a importação direta do

SIAPE dos dados cadastrais dos servidores do Itamaraty, sem a necessidade da

interferência manual de servidores para a inclusão, exclusão ou alteração dos dados,

uma vez que em Brasília se encontram as informações atualizadas sobre a

movimentação de pessoal e todos os dados cadastrais e financeiros que influenciam

a elaboração da folha, como condição indispensável para a confiabilidade das

informações.

119. A importação dos dados, mediante o Extrator de Dados, que foi

desenvolvido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados – SERPRO, com o

objetivo de permitir que as informações existentes nos arquivos do banco de dados

do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos - SIAPE possam vir

a ser utilizadas em terminal ou microcomputador do usuário, pode vir a ser uma

48

solução provisória, enquanto se desenvolve novo Sistema que importe diretamente

os dados do SIAPE, que deve ser criado o mais rápido possível.

120. Outro critério que poderá ser utilizado a curto prazo é a utilização,

mediante a WebService, das informações cadastrais dos servidores, que, segundo a

Coordenação-Geral de Recursos Humanos do Ministério do Planejamento

Orçamento e Gestão, que estará à disposição dos usuários devidamente cadastrados,

a partir de agosto de 2007.

121. Mediante ambos os meios o Escritório Financeiro poderá copiar os

arquivos necessários e inserí-los no Sistema de Folha de Pessoal utilizado pela

Unidade. A fim de operacionalizar o Extrator de Dados no EFNY, é necessário que

o servidor tenha senha de acesso ao sistema SIAPE e ao Extrator de Dados.

122. Existe também a necessidade de que o servidor designado para operar

o Sistema possua o devido treinamento, o que pode ser providenciado pela Divisão

de Pessoal.

123. A Auditoria entende que a Divisão de Pessoal deve solicitar à

Coordenação-Geral de Recursos Humanos do Ministério do Planejamento as

providências necessárias quanto à importação dos dados cadastrais pessoais e

funcionais dos servidores em exercício no Exterior para o Sistema de Folha de

Pessoal do EFNY.

124. Com relação às dívidas de servidores contraídas no Brasil, a Auditoria

considera indispensável que a Divisão de Pessoal inclua nos Despachos

Telegráficos, relativos às Fichas de Cadastro e Financeiras, informações necessárias

quanto aos saldos das dívidas existentes no Brasil, de modo a permitir ao EFNY dar

continuidade aos descontos. O Escritório, por sua vez, deverá informar a DP dos

49

valores ressarcidos à Fazenda Nacional efetuados no Exterior, com vistas à permitir

ao DSE processar no SIAPE o registro na rubrica “Reposição ao Erário”.

125. A Unidade não se pronunciou satisfatoriamente a respeito do registro

da Auditoria de que as férias gozadas no Exterior não são registradas no SIAPE.

126. A desconexão entre as folhas de pagamento tem possibilitado, não

raro, o pagamento em duplicidade no Brasil e no Exterior. Os valores pagos a maior

são ressarcidos, quando identificados a tempo. A Auditoria entende que os

pagamentos em duplicidade só poderão ser evitados quando existir interface entre as

folhas quando o sistema a ser criado, proceda ao bloqueio de efeitos financeiros nas

duas folhas de pagamento simultaneamente.

127. O Escritório não se pronunciou quanto à fragilidade do Sistema que

possibilitou o pagamento indevido do 13º salário à servidora Vivian Loss Sennatim.

A Auditoria entende que deve identificar a fragilidade no Sistema e efetuar a devida

correção, de modo a impedir futuros pagamentos indevidos. Faz-se necessário

também que a Unidade verifique se fatos semelhantes ocorreram, em outras

ocasiões.

Recomendações

128. Ao Escritório Financeiro em Nova York.

a) Desenvolver novo Sistema de folha de Pagamentos, que seja

compatível com o Sistema Integrado de Recursos Humanos - SIAPE

b) Reiterar á SERE a necessidade de integrar o banco da base de dados

cadastrais dos servidores do MRE no exterior ao Sistema de Folha de Pagamentos.

50

c) Verificar a razão do pagamento do 13º salário à servidora Vivian

Loss Sennatim, e corrigir os parâmetros de cálculo utilizados pelo Sistema, de modo

a evitar pagamentos indevidos.

d) Inscrever na Conta Contábil “11229.0201 - Diversos

Responsáveis”, do SIAFI, todos os servidores que devem ao Erário valores

recebidos indevidamente.

129. Ao Departamento do Serviço Exterior

a) Ao efetuar a remoção de servidores para o exterior, informar ao

EFNY os saldos das dívidas contraídas no Brasil, objeto de descontos folha de

pagamentos no SIAPE, a fim de que o Escritório possa dar continuidade aos

descontos referentes a indenizações ao Erário.

b) Registrar no SIAPE as férias gozadas pelos servidores em exercício

no Exterior.

c) Incluir na Ficha de Cadastro-Financeira todas as informações

necessárias à inclusão do servidor na folha de pagamento no exterior, notadamente

quanto à indicação dos dependentes que acompanham o servidor.

d) Informar ao EFNY, tempestivamente, as licenças concedidas, de

modo a permitir o Escritório a exclusão dos licenciados da folha de beneficiários do

IREX.

e) Publicar, tempestivamente, no Boletim de Serviço, as licenças

concedidas no Exterior.

51

130. Conforme dados extraídos do FOPEX, os descontos na folha de

pagamento, a título de Reposição ao Erário e Indenizações e Diversas Restiuições

referem-se a pagamentos indevidos nas folhas de pagamento no exterior e no Brasil,

relativos a remuneração a maior, reversão de decisão judicial, Adicional por Tempo

de Serviço e pagamento de vencimentos e vantagens a servidor em LIP. Os saldos

das dívidas em reais foram transferidos para o FOPEX e registrados em dólares na

rubrica Reposição ao Erário, conforme quadros abaixo:

a) Reposição ao Erário

SERVIDOR PAGTO INDEVIDO SIAPE INSCRIÇÃO

(R$)

INSCRIÇÃO

(US$)

RESSARCIMENTO

ATÉ 31.12.06

SALDO A

RESTITUIR

Fábio Abud Antibas Remuneração a maior 16.856,05 7.257,09 4.958,43 2.298,66

Lucia Monte Alto Silva Adicional Tempo de Serviço 62.754,03 25.902,52 9.197.68 16.704,84

Maria Dagmar Bezerra Borges Adicional Tempo de Serviço 50.329,48 20.774,13 7.941.33 12.832,80

Maria Silvia S.Mayor Gomide Adicional Tempo de Serviço 36.231,29 14.954,92 9.939.73 5.015,19

Natanael Ribeiro Guimarães Adicional Tempo de Serviço 34.874,97 14.395,08 7.685.95 6.709,13

Priscila Cavalcante Barroso Adicional Tempo de Serviço 30.480,78 12.581,33 9.839.43 2.741,90

Romel Costa Adicional Tempo de Serviço 31.991,03 13.204,70 9.558.57 3.646,13

Débora Haddow Vencimentos e Vantagens LIP 32.556,41 13.572,52 13.572,52 0,00

Luiz Cesar de Oliveira Mello Pgto simultâneo

Brasil/exterior

1.481,09 678,84 678,84 0,00

Hercy Theodoro Martins dos

Santos

Adicional Tempo de Serviço 45.345,63 20.909,63 20.909,63

Gelson Fonseca Júniotr Remuneração a maior 253.478,92 117.004,67 117.004,67

Paulo Camargo Carneiro Pagamento no Brasil e

Exterior

149.477,68 72.930,17 72.930.17

Helio Magalhães de

Mendonça

Remuneração a maior 11.260.23 5.598,76 5.598,76

TOTAL 745.857,36 339.764,36 4.958,43 193.461,71

b) Indenização e Diversas Restituições

Servidor Pagto Indevido Fopex Inscrição

(Us$)

Ressarcimento

até 30.09.06

Saldo a

Restituir

Célia Aniceto da Silva 73,12 73,12 0,00

Heloisa Rita Xavier de Araújo Transferência entre UGRs 9.265,65 6.386.54 2.879.11

Waldir Lopes da Silva Transferência entre UGRs 2.189,61 2.189,61 0.00

Sandra Maria Castro Carvalho Alteração de classe 16.426,79 6.370,08 10.056,71

Hermano Telles Ribeiro 8.681,68 8.681,68 0.00

Carlos Augusto Rego dos Santos Remuneração a maior 1.110,90 1.110,90

André Luiz Costa de Souza Ajuda de Custo 3.014,00 3.014,00

Sóstenes Arruda de Macedo Diárias 3.510.00 3.510.00

52

TOTAL 40.688,63 17.241,37 14.181,61

131. Pelo Desptel nº 20.602, de 08/12/06, a SERE instruiu o EFNY a

descontar da folha de pagamento do servidor Gelson Fonseca Júnior parcelas

mensais equivalentes a 25% de sua remuneração, a fim de quitar a dívida do

servidor.

132. Pelo Desptel nº 200, de 02/04/07, a SERE instruiu o EFNY a

descontar da folha de pagamento do servidor Paulo Camargo Carneiro parcelas

mensais equivalentes a 25% da sua remuneração, referentes a salários depositados

indevidamente no Brasil, a partir da sua remoção para o exterior, ocorrida em

14/02/05.

133. Pelo Desptel nº 4.205, de 22/03/07, a SERE instruiu o EFNY a

descontar na folha de pagamento do servidor Helio Magalhães de Mendonça

parcelas mensais equivalentes a 10% da remuneração do Diplomata, para

ressarcimento de valores recebidos a maior em dezembro de 2006.

134. Pelo Desptel nº 8078, de 11/05/07, a SERE instruiu o EFNY a

descontar da folha de pagamento do Diplomata André Luiz Costa e Souza a

importância de US$ 3.014,00, referente à devolução de ajuda de custo recebida

indevidamente. Apesar de não constar do Despacho Telegráfico a discriminação da

ajuda de custo, infere-se que se refira à da autorização nº 13.414/04, no valor de

US$ 3.014,00, enviada pelo Desptel nº 17.769, de 17/12/06, referente à

complementação de ajuda de custo pela remoção do servidor de Kiev para a SERE.

Ressalte-se que, pela Autorização nº 1546/05, de 03/03/05, o servidor recebeu

também outra complementação de ajuda de custo, no valor de US$ 333,00 referente

à mesma remoção de Kiev para a SERE.

53

135. Pelo Desptel nº 7.197, de 30/04/07, a SERE instruiu o ENFY a

descontar mensalmente da na folha de pagamento do servidor Sóstenes Arruda de

Macedo a importância de US$ 3.510,00, referente a diárias recebidas a maior.

Apesar de não constar no Despacho Telegráfico a discriminação das diárias, infere-

se que sejam referentes a 13 diárias em Beirute no valor de US$ 3.510,00, objeto da

Autorização nº 12.190, de 31/07/06.

136. A Auditoria entende que as comunicações enviadas pela SERE ao

EFNY devem conter todas as informações necessárias, de modo a permitir a

identificação da origem das dívidas.

137. A Auditoria observou que, em dezembro de 2006, a servidora Vivian

Loss Sennantin recebeu a importância de US$ 7.628,76, referente à parcela relativa

ao 13o salário, paga indevidamente. Segundo informações do Setor de Pagamento, o

Sistema FOPEX não obedeceu aos parâmetros para os quais foi programado e

calculou errôneamente o valor referente ao 13o salário da servidora. Mediante o

cheque no 356, de 06/01/06, a servidora devolveu a importância recebida

indevidamente, e que foi recolhida ao Tesouro Nacional em 09/01/06. A Auditoria

ratifica o entendimento constante dos relatórios de auditorias anteriores de que, dada

a fragilidade do sistema FOPEX, a UGE deve adotar medidas urgentes com vistas à

criação de novo sistema de administração de recursos humanos.

c) Benefício de Auxílio Familiar

138. No que tange ao controle do pagamento do auxilio familiar

estabelecido pelas Circulares-Telegráficas n.ºs 45.331, de 21.02.2003, e 57832, de

10.01.06, a Auditoria verificou que, até o encerramento de seus trabalhos, 135

Postos tinham deixado de enviar as relações semestrais de dependentes, em

descumprimento às determinações da Secretaria de Estado, que instruiu os Postos a

54

fazer a comunicação e com retransmissão ao Escritório Financeiro. Discriminam-se,

a seguir, os Postos inadimplentes:

Cód Posto Posto nome Nome do Posto País

001 Abidjan Embaixada em ABIDJAN Costa do Marfim

164 Abu-Dhabi Embaixada em ABU DHABI Emirados Arabes Unidos

207 Abuja Embaixada em ABUJA Nigéria

002 Acra Embaixada em ACRA Gana

205 Adis-Abeba Embaixada ADIS ABEBA Etiópia

005 Ancara Embaixada em ANCARA Turquia

007 Argel Embaixada em ARGEL Argélia

008 Artigas Vice-Consulado em ARTIGAS Uruguai

009 Assunção Embaixada em ASSUNÇÃO Paraguai

011 Atenas Embaixada em ATENAS Grécia

012 Bagda Embaixada em BAGDA Iraque

209 Beirute Consulado-Geral em BEIRUTE Líbano

015 Beirute Embaixada em BEIRUTE Líbano

054 Bissau Embaixada em BISSAU Guine-Bissau

021 Bogotá Embaixada em BOGOTA Colômbia

004 Boston Consulado-Geral em BOSTON Estados Unidos

154 Bridgetown Embaixada em BRIDGETOWN Barbados

023 Bruxelas Embaixada em BRUXELAS Bélgica

024 Bucareste Embaixada em BUCARESTE Romênia

025 Budapeste Embaixada em BUDAPESTE Hungria

155 Caiena Consulado em CAIENA Guiana Francesa

028 Cairo Embaixada no CAIRO Egito

029 Camberra Embaixada em CAMBERRA Austrália

031 Caracas Embaixada em CARACAS Venezuela

033 Chicago Consulado-Geral em CHICAGO Estados Unidos

030 Cidade do Cabo Consulado na CIDADE DO CABO Africa do Sul

037 Cochabamba Vice-Consulado em COCHABAMBA Bolívia

180 Concepcion Vice-Consulado em CONCEPCION Paraguai

038 Copenhague Embaixada em COPENHAGUE Dinamarca

041 Dacar Embaixada em DACAR Senegal

043 Damasco Embaixada em DAMASCO Síria

172 Dar-es-Salaam Embaixada em DAR-ES-SALAAM Tanzânia

201 Díli Embaixada em DILI Timor Leste

208 Doha Embaixada em DOHA Catar

134 Dublin Embaixada em DUBLIN Irlanda

157 Encarnacion Vice-Consulado em ENCARNACION Paraguai

049 Genebra Consulado-Geral em GENEBRA Suiça

048 Genebra Delegação em GENEBRA-DELBRASGEN Suíça

051 Georgetown Embaixada em GEORGETOWN Guiana

053 Guayaramerin Vice-Consulado em GUAYARAMERIN Bolívia

55

055 Haia Embaixada em HAIA Holanda

057 Hanoi Embaixada em HANOI Vietnam

196 Havana Embaixada em HAVANA Cuba

058 Helsinki Embaixada em HELSINKI Finlândia

059 Hong-Kong Consulado-Geral em HONG-KONG Hong-Kong

060 Houston Consulado em HOUSTON Estados Unidos

181 Iaundé Embaixada em Iaundé Camarões

063 Iquitos Consulado em IQUITOS Peru

064 Islamabad Embaixada em ISLAMABAD Paquistão

065 Jacarta Embaixada em JACARTA Indonésia

062 Kiev Embaixada em KIEV Ucrânia

159 Kingston Embaixada em KINGSTON Jamaica

067 Kinshasa Embaixada em KINSHASA Zaire

040 Kuaite Embaixada no KUAITE Kuaite

177 Kuala Lumpur Embaixada em KUALA LUMPUR Malásia

203 Lagos Consulado-Geral em LAGOS Nigéria

070 Letícia Vice-Consulado em LETÍCIA Colômbia

150 Libreville Embaixada em LIBREVILLE Gabão

071 Lima Embaixada em LIMA Peru

073 Lisboa Consulado-Geral em LISBOA Portugal

072 Lisboa Embaixada em LISBOA Portugal

076 Londres Consulado-Geral em LONDRES Grã-Bretanha

077 Los Angeles Consulado-Geral em LOS ANGELES Estados Unidos

082 Manila Embaixada em MANILA Filipinas

078 Maputo Embaixada em MAPUTO Moçambique

085 México Embaixada no MÉXICO México

089 Montevidéu Consulado-Geral em MONTEVIDÉU Uruguai

003 Montevidéu Delegação em MONTEVIDÉU-BRASALADI Uruguai

088 Montevidéu Embaixada em MONTEVIDÉU Uruguai

091 Moscou Embaixada em MOSCOU Russia

092 Munique Consulado-Geral em MUNIQUE Alemanha

093 Nairobi Embaixada em NAIROBI Quênia

095 Nova Delhi Embaixada em NOVA DELHI Índia

105 Paramaribo Embaixada em PARAMARIBO Suriname

143 Paris Delegação em Paris - UNESCO - BRASUNESCO França

106 Paris Embaixada em PARIS França

109 Pedro Juan Consulado em PEDRO JUAN CABALLERO Paraguai

110 Pequim Embaixada em PEQUIM China

112 Port of Spain Embaixada em PORT-OF-SPAIN Trinidade e Tobago

113 Porto Consulado-Geral no PORTO Portugal

111 Porto Príncipe Embaixada em PORTO PRÍNCIPE Haiti

174 Praia Embaixada em PRAIA Cabo Verde

206 Puerto Ayacucho Vice-Consulado em PUERTO AYACUCHO Venezuela

183 Puerto Iguazú Vice-Consulado em PUERTO IGUAZU Argentina

066 Riade Embaixada em RIADE Arábia Saudita

120 Rio Branco Vice-Consulado em RIO BRANCO Uruguai

121 Rivera Consulado em RIVERA Uruguai

56

128 Santiago Embaixada em SANTIAGO Chile

129 Santiago Consulado-Geral em SANTIAGO Chile

125 São Domingos Embaixada em SÃO DOMINGOS República Dominicana

127 São Salvador Embaixada em SÃO SALVADOR El Salvador

202 São Tomé Embaixada em SÃO TOMÉ São Tomé e Príncipe

130 Seul Embaixada em SEUL Coreia do Sul

182 Sta Elena de Uairén Vice-Consulado em SANTA ELENA DE UAIREN Venezuela

136 Teeran Embaixada em TEERAN Iran

135 Tegucigalpa Embaixada em TEGUCIGALPA Honduras

137 Tel-Aviv Embaixada em TEL-AVIV Israel

142 Túnis Embaixada em Túnis Tunisia

145 Vaticano Embaixada no VATICANO Vaticano

146 Viena Embaixada em VIENA Áustria

199 Wellington Embaixada em WELLINGTON Nova Zelândia

198 Windhoek Embaixada em WINDHOEK Namíbia

190 Xangai Consulado-Geral em XANGAI China

149 Zurique Consulado-Geral em ZURIQUE Suíça

137. Conforme o Controle Interno tem registrado em relatórios anteriores, a

atualização do rol dos beneficiários do auxílio familiar visa a permitir à

Administração o controle adequado do pagamento de diversas vantagens previstas

em leis e regulamentos, como a concessão de passagens aéreas, seguro saúde e do

benefício da Residência Funcional.

138. Assim, no entendimento da Auditoria, os Postos acima relacionados

devem ser notificados quanto à possibilidade de suspensão do benefício, em

conformidade com o previsto na Circular Telegráfica nº 57832, de 10.01.06, que

estabelece: “os servidores dos Postos que não enviarem à SERE (distribuição

DP/CISET), até 15 de fevereiro do corrente, por meio de telegrama com

redistribuição ao EFNY, lista dos funcionários neles lotados e de seus

dependentes, terão o pagamento do benefício do Auxílio Familiar suspenso”

(grifo da Auditoria).

Recomendação

57

Ao Departamento do Serviço Exterior

139. Notificar os Postos que deixaram de enviar as relações

semestrais de dependentes, quanto à possibilidade de suspensão do benefício

Auxílio Familiar, em cumprimento ao disposto na Circular Telegráfica nº 57832, de

10.01.06.

140. Ressalte-se que o nome e grau de dependência informados pelos

Postos muitas vezes não guardam conformidade com os dados registrados no

SIAPE, atualizados em 2006, segundo instruções do Ministério do Planejamento

Orçamento e Gestão.

d) Licenças Especiais e Médicas

141. O artigo 10, alínea “a”, e artigo 18, inciso III, da Lei n.º 5.809/72,

prevê que o servidor em missão permanente perde o direito à indenização de

representação e pagamento de retribuição quando se afastar por motivo de

tratamento de saúde (superior a 90 dias) e licença especial. A Auditoria verificou

que a comunicação das licenças ao Escritório continua a ser feita tardiamente, o que

tem impossibilitado a UGE a proceder, tempestivamente, à exclusão dos licenciados

da folha dos beneficiários da IREX.

142. Cumpre registrar que na Auditoria de Tomada de Contas, exercício de

2005, e no relatório de Auditoria de Acompanhamento de 2006, o Controle Interno

recomendou ao Departamento do Serviço Exterior: “Informar tempestivamente ao

Escritório Financeiro as concessões de licenças especiais (assiduidade) e médicas

dos servidores lotados no exterior, de modo a permitir o processamento tempestivo

da suspensão de pagamento de vencimento e vantagens, conforme prevê a Lei n.º

5.809/72”.

58

143. O quadro abaixo demonstra as concessões de licenças especiais

(assiduidade) e médicas aos servidores lotados no exterior, durante o exercício de

2006:

SERVIDOR DATA DT RESUMO/TIPO DE LICENÇA

Raul de Taunay 23/2/2006 2041 Lic. médica 30/11/05 a 31/12/05

Brian Michael Fraser Neele 23/2/2006 2048 Licença p/período de 01.02.06 a 02.03.06

Bento Luiz da Silva 23/2/2006 2047 Lic. médica. 01/12//05 a 29/01/06

Daniel Baptista Trindade 23/2/2006 2042 Lic. médica. 01/10/05 a 09/01/06

Liana Lustosa Leal Musy 14/3/2006 3020 Lic. médica - 01/03/06 a 31/03/06

Roseneide Freire de Alvarenga 30/3/2006 4137

Tratamento de saúde 04/03 a 10/04/06. Exclusão de

IREX.

Abilio Machado Cantuária 22/5/2006 7325

Tratamento de saúde de 01/05 a 24/08/06 - 116 dias.

Exclusão de IREX.

Raul de Taunay 7/6/2006 8713 Saúde-Exclusão IREX(122dias)01/06 a 30/09/06

Almiro da Costa Farias 7/6/2006 8714 Saúde-Exclusão IREX(30dias)27/10 a 25/11/04

Maria Francisca Thereza Mello

Cunha 8/8/2006 12674

Licença Especial - Exclusão IREX - 17/07 a 15/08/06

[BS 150/06].

Elza Mari dos Reis Veras 18/8/2006 13588

Lincença-Prêmio por Assiduidade [BS 157/06].

Exclusão IREX: 27/07/06 a 25/08/06.

Nélio Maurício Brigagão 30/8/2006 14300 Lic. Assiduidade: 24/07/06 a 22/08/06.

Ana Lélia Benincá Beltrame 28/9/2006 16054

Lic. p/concorrer a cargo eletivo: Suspensão do

pagamento (19 dias) - Período: de 04/08 a 22/08/06.

Ana Lélia Benincá Beltrame 28/9/2006 16055

Exclusão de IREX 23/08 a 10/10/06: 49 dias = 01/09 a

19/10/06.

Ana Lélia Benincá Beltrame 20/9/2006 15516

Lançamento do desconto da IREX no período de 01/09

a 07/11/06 (lic. atividade política)

Rosa Rachel Marcovici Garcia

d Almeida 29/9/2006 16233

Por motivo de Doença Pessoa da Família. BS 103, 169

e 188 de 2006 - Período exclusão da IREX 01/09 a

13/10/06. Correspondente aos períodos de 02/02/06 a

24/02/06 (23 dias) e 04/08/06 a 23/08/06 (20 dias). Cf.:

DT 16231, de 29/09/06, que anulou o teor do DT 5804,

de 25/09/06.

Elisete Rodrigues de Oilveira

Gomes Cavalcante 22/11/2006 19433

Licença para tratamento de saúde de 251 dias -

23/09/05 a 31/05/06. Exclusão da IREX de 161

dias - lançada no período de 01/11/06 a 10/04/2007 -

correspondente ao período de 22/12/05 a

31/05/06. Boletim de Serviço 222, 21/11/06.

144. Nos termos dos artigos 9º e 10º da Portaria n.º 265, de 22 de abril de

2003, cabe aos Chefes de Posto, no caso de servidores lotados no exterior, a

59

autorização de licenças médicas, com base em atestado homologado por médico de

referência do Posto. As licenças médicas autorizadas deverão ser comunicadas, por

telegrama oficial, à Secretaria de Estado, para fins de registro e publicação em

Boletim de Serviço.

V.10 – Convênios

145. Durante o exercício de 2006, foram firmados nove convênios entre os

Postos no exterior e os Institutos Culturais no valor total de US$ 1.270.387,60. A

cooperação entre o Ministério das Relações Exteriores e as diversas instituições

culturais, mediante subvenção social, destina-se a cobrir despesas relativas à

execução de atividades de caráter educacional e cultural de interesse recíproco, no

âmbito das atividades estatutárias das mencionadas entidades.

146. De acordo com os termos da Portaria MRE nº 14, de 10 de janeiro de

2005, o Departamento Cultural encaminhou ao EFNY a documentação relativa aos

termos dos convênios, de modo a permitir à UGE cadastrar os convênios no SIAFI.

As prestações de contas dos convenentes, feitas nos termos da IN/STN/MF/01/97,

são analisadas pelo Chefe do Posto, signatário do convênio, que, por telegrama,

informa ao EFNY sua aprovação. Dessa forma, a responsabilidade pela aprovação

das prestações de contas dos convênios é da Unidade Gestora Responsável e ao

EFNY compete apenas o registro contábil da operação no SIAFI. A baixa de

responsabilidade pela correta aplicação dos recursos repassados é feita com base nas

comunicações telegráficas dos Postos.

147. Os valores constantes do quadro abaixo indicam a posição da Conta

Convênio em 31 de dezembro de 2006 em dólares norte-americanos. A conta

contábil 1.9.9.6.2.06.00 demonstra que os Postos aprovaram, até 31 de dezembro do

exercício de 2006, o montante de US$ 749.077,78.

60

Valores em US$

CONTA CONTÁBIL VALOR (US$)

1.9.9.6.2.01.01 – Valor firmado 1.270.387,60

1.9.9.6.2.05.00 – Valor a aprovar 0,00

1.9.9.6.2.04.00 - Valor a comprovar 521.309,82

1.9.9.6.2.06.00 – Valor aprovado 749.077.78

148 Os recursos para atender as despesas com esses convênios foram

provenientes de dotações orçamentárias constantes do Programa de Trabalho

07.392.0682.2530.0001 – Difusão da Língua Portuguesa e da Cultura Brasileira no

Exterior e Elemento de Despesa 33.80.39 – Subvenções Sociais.

149. Até 30 de setembro de 2006, o Departamento Cultural do MRE,

Unidade gestora responsável pelo acompanhamento da execução dos convênios,

emitiu autorizações de despesas conforme quadro abaixo:

Valores em US$

CONVÊNIOS/ENTIDADES VALOR

FIRMADO

Fundação Centro de Estudos São José 64.208,48

Instituto Brasil – Itália 212.438,00

Fundação Centro de Estudos Brasileiros – Buenos Aires 277.000,00

Instituto de Cultura Brasil-Colômbia 161.600,00

Instituto Cultural Uruguaio –Brasileiro 125.348,04

Brazilian American Cultural Institute – Washington 175.000,00

Instituto Cultural Brasil –Venezuela 101.250,00

Instituto Brasileiro – Equatoriano de Cultura 141.268,08

Fundação “Vamos Falar Português” 12.275,00

TOTAL 1.270.387,60

150. No que diz respeito à contrapartida das instituições convenentes,

verifica-se, no quadro a seguir, a discriminação do percentual de participação de

cada instituição, em comparação com o total de recursos financeiros

disponibilizados pelo MRE em cada instrumento assinado para realização do objeto

proposto:

61

Entidade

Total do

convênio

Valor

transferido

pelo MRE

Valor da

contrapartida

%

Fundação Centro de Estudos São José 127.616,96 64.208,48 63.408,48 49,69%

Instituto Brasil – Itália 379.691,00 212.438,00 167.253,00 44,05%

Fundação Centro de Estudos Brasileiros –

Buenos Aires

554.000,00 277.000,00 277.000,00 50,00%

Instituto de Cultura Brasil –Colômbia 406.800,00 161.600.00 245.200,00 60,28%

Instituto Cultural Uruguaio –Brasileiro 250.696,08 125.348,04 125.348,04 50,00%

Brazilian American Cultural Institute –

Washington

350.000,00 175.000,00 175.000,00 50,00%

Instituto Cultural Brasil –Venezuela 332.810,00 101.250,00 231.560,00 69,58%

Instituto Brasileiro – Equatoriano de Cultura 302.236,16 141.268.08 160.968,08 53,26%

Consbras. Miami 12.275,00 12.275,00 0,00 0,00%

TOTAL 2.716.125,20 1.092.867,56 1.445.737,60 47,44%

151. Na Tomada de Contas do exercício de 2004, o Controle Interno

observou que ‘sobre o processo de transformação dos Centros de Estudos

Brasileiros em Institutos Culturais de direito privado, a Auditoria tem registrado

nos relatórios anteriores que o objetivo da privatização seria proporcionar maior

autonomia financeira às entidades que substituiriam os CEBs. A meta inicial

consistia em reduzir gradualmente a concessão de subvenção social por meio de

repasse de recursos financeiros, mediante a celebração de convênios. A Auditoria

tem ressaltado, ainda, que o MRE deveria avaliar a sistemática de repasse de

recursos da União aos institutos culturais”. A esse respeito, vale destacar que,

conforme mencionado no parágrafo 4º do Memorandum DPDC/086, de 10 de

agosto de 1998, a meta inicial na gestão dos convênios consistia em subvencionar

90% dos custos dos Institutos no período de 1997 a 1998, e os institutos seriam

instruídos a oferecer contrapartida inicial de 10%, a elevar-se progressivamente nos

anos seguintes. O Memorandum acrescentou, ainda, no 3º parágrafo que: “(...) à

exceção da Fundação criada em Buenos Aires, que já apresenta situação

superavitária, estando mesmo prevista a suspensão da subvenção da SERE a partir

de 1º de janeiro de 2000, não existiria outro exemplo de Instituto Cultural privado

capaz de adquirir autonomia financeira a curto ou a médio prazo”.

62

152. A participação dos institutos culturais, por meio da contrapartida, tem

aumentado gradativamente em alguns casos, como tem ocorrido com o Brazilian

American Cultural Institute emWashington, o Instituto Cultural Uruguaio Brasileiro,

em Montevidéu, e a Fundação Centro de Estudos Brasileiros, em Buenos Aires,

cujas contrapartidas alcançaram 50% dos valores totais dos convênios. Quanto aos

convênios assinados com o Instituto de Cultura Brasil-Colômbia, em Bogotá, e com

o Instituto Cultural Brasil – Venezuela, em Caracas, esse percentual, nos últimos

exercícios, tem ultrapassado 50%. Cabe observar, no entanto, que a suspensão da

subvenção da SERE à Fundação Centro de Estudos Brasileiros, em Buenos Aires,

que, no exercício de 1998, já era considerada superavitária, estava prevista para 1º

de janeiro do exercício de 2000, mas, até o presente exercício, o Departamento

Cultural continua a subvencionar aquele Instituto com recursos do orçamento do

MRE.

153. Registre-se, ainda, que, no caso do Convênio assinado com a

Fundação “Vamos Falar Português”, a situação é ainda mais grave, uma vez que a

primeira transferência de recursos pelo MRE ocorreu em setembro de 2006, sem a

correspondente contrapartida daquela instituição de ensino.

Recomendação

Ao Departamento Cultural

154. Fazer cumprir rigorosamente as metas estabelecidas no parágrafo 4º

do Memorandum DPDC/086, de 10 de agosto de 1998, no sentido de elevar

progressivamente as contrapartidas oferecidas pelos Institutos Culturais até

atingirem autonomia financeira.

63

155. Informar ao Controle Interno os motivos pelos quais não foram

adotadas providências no sentido de suspender a subvenção social ao Centro de

Estudos Brasileiros – Buenos Aires que, como informa o Memorandum já citado,

apresentava situação superavitária desde o exercício de 1998.

156. A análise dos termos dos convênios revelou que:

a) não há, nos arquivos do EFNY, os documentos originais dos

termos de convênio e seus anexos, assinados entre a Embaixada em Buenos Aires e

a Fundação Centro de Estudos Brasileiros, tampouco entre a Embaixada em Quito e

o Instituto Brasileiro – Equatoriano de Cultura;

b) à exceção dos convênios firmados pela Embaixada em Washington

e pelo Consulado-Geral em Milão, as assinaturas dos demais termos de convênio

ocorreram em datas anteriores à emissão das notas de empenho;

c) com relação ao termo de convênio assinado pela Embaixada em

Buenos Aires, verificou-se que, no Parágrafo Único da Cláusula Terceira, que trata

dos recursos financeiros, não há a indicação do número e da data da Nota de

Empenho da Despesa, em contrariedade ao inciso VI, artigo 7º da IN/STN/MF/Nº/1,

de 15 de Janeiro de 1997; e

d) embora demonstrado que a vigência dos convênios iniciou-se no

final do mês de janeiro/2006 e meados de fevereiro/2006, os Planos de Trabalho

(Cronograma de Execução Físico-Financeira), constantes dos respectivos anexos,

bem como os recursos transferidos pelo Departamento Cultural, referentes ao quarto

trimestre do exercício, indicam que foram incluídas despesas a partir de janeiro

daquele exercício, o que caracteriza a aplicação de recursos com efeitos financeiros

64

retroativos ao convênio, procedimento vedado pelo inciso VI, artigo 8º da

IN/STN/MF/Nº/1, de 15 de janeiro de 1997.

Recomendação

157. Ao Departamento Cultural

a) Encaminhar ao Escritório Financeiro os documentos originais de

todos os termos de convênios e seus anexos, para os devidos registros contábeis no

SIAFI e posterior análise do Controle Interno;

b) Atentar para a obrigatoriedade de emitir a Nota de Empenho da

Despesa anteriormente à assinatura dos Termos de Convênio e fazê-la constar dos

instrumentos, antes do início de sua vigência, em atendimento ao inciso VI, artigo 7º

da IN/STN/MF/Nº/01, de 15 de janeiro de 1997;

c) Indicar, em todos os convênios assinados com os Institutos

Culturais, o número e a data da Nota de Empenho da Despesa, em atendimento ao

inciso VI, artigo 7º da IN/STN/MF/Nº/1, de 15 de Janeiro de 1997; e

d) Evitar incluir nos Planos de Trabalho despesas a serem realizadas

em datas anteriores à vigência dos convênios, o que é vedado pelo inciso VI, artigo

8º da IN/STN/MF/Nº/1, de 15 de janeiro de 1997.

158. No que tange ao Convênio assinado entre o Consulado-Geral do Brasil

em Milão e o Instituto Cultural Brasil-Itália, a Auditoria observou que:

65

a) O item III.2, da Cláusula Terceira, que trata dos recursos

financeiros, estabelece que a contrapartida do Instituto será de US$ 174.938,00. No

entanto, o valor por extenso é de US$ 199.938,00;

b) Consta do item “especificações” do Plano de Trabalho, a previsão

de pagamento de salários e encargos trabalhistas de Diretores, o que não configura

atividade cultural do Instituto;

c) Ainda com relação às especificações constantes do Plano de

Trabalho, observou-se a existência de previsão de pagamento, com recursos do

MRE, de despesas relativas a salário de professor para ministrar curso de italiano

para brasileiros, o que não atende os objetivos propostos no instrumento do

Convênio. Assinale-se, ademais, que as atividades finalísticas do Estatuto do

Instituto Brasil-Itália não contemplam o ensino do idioma italiano para cidadãos

brasileiros;

d) Em 30 de outubro de 2006, assinou-se o Primeiro Termo Aditivo

ao Convênio, que teve como objeto corrigir o valor do Convênio, de modo a

compensar a defasagem cambial dólar/euro para cobertura das despesas referentes

ao pagamento de salários dos professores dos cursos de idioma, do Diretor e dos

demais funcionários do IBRIT. Os recursos financeiros transferidos inicialmente

pelo MRE somaram US$ 199.938,00, e os valores da contrapartida totalizaram US$

174.938,00. Por ocasião da assinatura do Primeiro Termo Aditivo, os valores de

cada parte passaram a ser de US$ 212.438,00 e US$ 167.253,00, respectivamente. O

quadro abaixo demonstra as variações ocorridas;

Total recursos V. inicial V. T. Aditivo Variação

MRE 199.938,00 212.438,00 12.500, 00

66

Contrapartida 174.938,00 167.253,00 -7.685.00

e) Como se pode observar, o ônus da variação cambial recaiu somente

ao MRE, que também absorveu despesas no valor de US$ 7.185,00, que, segundo o

Plano de Trabalho, referem-se à parcela da contrapartida, portanto, de

responsabilidade do IBRIT; e

f) não há, nos maços do convênio, Parecer da Consultoria Jurídica a

respeito da legalidade do aditamento realizado, em contrariedade aos termos do

parágrafo 1º e caput do artigo 4º da Instrução Normativa/STN nº 1, de 15 de janeiro

de 1997.

Recomendação

159. Ao Departamento Cultural

a) Quando da formalização do Termo de Convênio, observar a estrita

correspondência entre os valores numéricos e os por extenso;

b) Evitar incluir no Plano de Trabalho do convênio assinado entre o

Consulado-Geral do Brasil em Milão e o Instituto Brasil-Itália a previsão de

pagamento de salários e encargos trabalhistas a Diretores, por não configurar

atividade cultural do Instituto;

c) Evitar a previsão de pagamento, com recursos do Convênio

assinado entre o Consulado-Geral do Brasil em Milão e o Instituto Brasil-Itália, de

despesas relativas a salário de professor para ministrar curso de italiano para

brasileiros, uma vez que não atende aos objetivos propostos no instrumento do

67

Convênio e tampouco contempla as atividades finalísticas do Estatuto daquele

Instituto;

d) Incluir, por meio de termo aditivo, cláusula específica no convênio

que disponha que a compensação da defasagem cambial seja rateada,

equitativamente, entre as partes, e não recaia somente no MRE;

e) Justificar os motivos pelos quais o MRE absorveu despesas no valor

de US$ 7.185,00, que, segundo o Plano de Trabalho, referem-se a parcela da

contrapartida, ou seja, de responsabilidade do Instituto Brasil-Itália; e

f) Fazer constar do Termo Aditivo ao Convênio assinado com o IBRIT

o parecer da Consultoria Jurídica, conforme estabelece o parágrafo 1º e caput do

artigo 4º da Instrução Normativa/STN nº 1, de 15 de janeiro de 1997.

160. Com relação ao convênio assinado entre o Consulado-Geral do Brasil

em Miami e a Fundação “Vamos Falar Português”, a Auditoria assinala que:

a) a Cláusula Terceira estabelece que o Convênio terá vigência da data

de sua assinatura (11/09/2006), até 31 de maio de 2007. A Cláusula Quarta

estabelece, no entanto, que o valor de US$ 12.275,00 seria liberado em uma única

parcela, o que indica que parte dos serviços foi realizada no exercício de 2007 e

paga com recursos do orçamento de 2006, em inobservância ao princípio da

anualidade do orçamento, a que se refere o inciso II, artigo 35 da Lei n 4.320/64 e

artigo 21 do Decreto nº 93.872/86;

b) Cláusula Quinta, que trata das obrigações do convenente,

prevê na letra l) que “os bens adquiridos, produzidos ou constituídos com os

recursos deste convêmio integrarão o patrimônio do convenente, desde que

68

necessários à continuidade do programa”. A Auditoria observa que a aquisição de

material permanente não consta e nem poderia integrar o Plano de Trabalho como

despesa do Concedente, uma vez que a transferência de recursos por meio de

convênio de subvenções sociais não admite a aquisição de material permanente, nos

termos do artigo 59 do Decreto nº 93.872/86;

c) a Cláusula Segunda estabelece que, para a realização do objeto

do Convênio, foi emitida a Nota de Empenho nº 6486, em 3 de outubro de 2006.

Tendo em vista que o Convênio foi assinado em 11 de setembro de 2006, ou seja,

anteriormente à emissão da nota de empenho da despesa, conclui-se que foram

assumidos compromissos sem a emissão do documento correspondente para garantir

tais pagamentos, em contrariedade ao artigo 24 do Decreto 93.872/86, artigo 60 da

Lei 4.320/64 e o inciso VI, artigo 7º da IN/STN/01, de 15 de janeiro de 1997; e

d) não há, nos maços do Convênio, Parecer da Consultoria

Jurídica, nos termos do parágrafo 1º e caput do artigo 4º da Instrução Normativa nº

1, de 15 de janeiro de 1997, da Secretaria do Tesouro Nacional.

Recomendação

161. Ao Departamento Cultural

a) Evitar fazer constar dos termos de convênios o pagamento de

serviços realizados no exercício de 2007, com recursos do orçamento de 2006, em

estrita observância ao princípio da anualidade do orçamento, a que se refere o inciso

II, artigo 35 da Lei n 4.320/64 e artigo 21 do Decreto nº 93.872/86;

69

b) Abster-se de incluir, nos termos de convênios de subvenção social,

cláusula relativa à aquisição de material permanente, uma vez que tal procedimento

é vedado pelo artigo 59 do Decreto nº 93.872/86;

c) Evitar a assunção de obrigações, por meio da assinatura de

convênios, sem a emissão da correspondente nota de empenho da despesa, em

atendimento ao artigo 24 do Decreto 93.872/86, artigo 60 da Lei 4.320/64 e o inciso

VI, artigo 7º da IN/STN/01, de 15 de janeiro de 1997; e

d) Encaminhar ao Escritório Financeiro o correspondente Parecer da

Consultoria Jurídica, conforme determinação constante do parágrafo 1º e caput do

artigo 4º da Instrução Normativa nº 1, de 15 de janeiro de 1997, da Secretaria do

Tesouro Nacional.

162. No que tange ao Convênio assinado entre a Embaixada em

Montevidéu e o Instituto de Cultura Uruguaio-Brasileiro, por meio do Tel nº 325, de

21/03/2006, o Chefe do Posto aprovou, com ressalvas, a prestação de contas daquele

Instituto relativa ao quarto trimestre de 2005. Cabe observar, no entanto, que a

legislação que trata da transferência de recursos por meio de convênio, não prevê a

possibilidade de aprovação da prestação de contas com ressalvas. Nesse caso, a

prestação de contas final deveria ser devolvida ao convenente para as correções

devidas, conforme determinação contida nos artigos 28 a 31 da IN/STN/MF/01, de

15 de Janeiro de 1997.

163. No que se refere ao primeiro trimestre de 2006, também do convênio

assinado entre a Embaixada em Montevidéu e o Instituto de Cultura Uruguaio-

Brasileiro, a Auditoria verificou que, pelo Telegrama nº 1165, de 6/10/2006, o

Chefe do Posto informou ter aprovado a prestação de contas daquele trimestre. O

70

referido Telegrama informou, ainda, que o saldo do período, no valor de US$

10.097,00, foi transferido, a pedido do Instituto, para os trimestres seguintes com

prazo máximo de aplicação até 31/12/2006. O Telegrama esclarece também que,

conforme informado pelo Diretor Executivo do ICUB, os recursos acima

mencionados seriam destinados ao pagamento de salários relativos aos meses de

janeiro e fevereiro e primeiros dias do mês de março de 2006, da ex-Diretora

Executiva daquele Instituto, que ainda não se apresentou para receber o pagamento.

164. De igual modo, pelo Telegrama nº 1476, o Chefe do Posto aprovou,

com ressalvas, a prestação de contas do segundo trimestre de 2006, com a

informação de que o saldo do período, no valor de US$ 11.001,59, foi transferido

para o trimestre seguinte. O expediente informa, mais adiante, que o referido saldo

monta a US$ 904,53, destinados ao pagamento, no terceiro trimestre, de despesas

com atividades culturais, e US$ 10.097,00, referem-se ao pagamento dos salários da

ex-Diretora, que, conforme já descrito no final do parágrafo anterior, ainda não se

apresentou para receber o pagamento. A Auditoria registra, por oportuno, que a

transferência de saldos de recursos de um trimestre para outro, sem a devida

prestação de contas, contraria as normas relativas à transferência de recursos por

meio de subvenções sociais, uma vez que os recursos devem ser utilizados dentro do

período estabelecido para a execução do objeto do convênio. Por outro lado, a

prestação de contas por meio de subvenção social não deve receber tratamento

similar ao da prestação de contas de adiantamentos sobre recursos recebidos nas

dotações correntes, em que se permite a transferência de saldo de um semestre para

outro. Ressalte-se, ainda, que a aprovação parcial de prestação de contas de

convênio não encontra arrimo na legislação que trata da celebração de convênios

por meio de subvenções sociais. Assim, os recursos não utilizados pelo proponente

dentro dos prazos previstos no Plano de Trabalho devem ser recolhidos ao Escritório

Financeiro.

71

Recomendação

Ao Departamento Cultural

165. Expedir circulares aos Postos que administram a execução de

convênios de subvenções sociais, para instruir seus chefes a absterem-se de aprovar

parcialmente e/ou aprovar com ressalvas as prestações de contas de convênios, uma

vez que tal procedimento atualmente adotado não encontra arrimo na

IN/STN/MF/01, de 15 de Janeiro de 1997. As aprovações pelos Postos devem ser

pelos totais das parcelas liberadas e sem ressalvas.

V.11 – Passagens aéreas

166. O prazo de vigência do contrato n° 01/2001, celebrado com a empresa

Chanteclair Travel Inc., para o fornecimento de passagens aéreas no exterior, nos

sentidos exterior-exterior e exterior-Brasil, expirou em 30 de junho de 2006. Após o

encerramento do contrato, o processo de aquisição de bilhetes aéreos passou a ser de

responsabilidade do Departamento do Serviço Exterior, mediante novo contrato de

emissão de passagens aéreas com origem no exterior firmado com a empresa

Eurexpress Travel Turismo e Representações Ltda. A decisão da Administração

louvou-se nos trabalhos realizados pela Fundação Instituto de Administração de São

Paulo (FIA/USP), contratada pelo DSE para realizar estudos técnicos para a

contratação de serviços de fornecimento de passagens aéreas. Após analisar os

serviços da Chanteclair Travel Inc., a FIA concluiu que a empresa concedia pouco

desconto nas passagens compradas, com relação à tarifa cheia.

72

167. Segundo o relatório de Auditoria de Acompanhamento, até 30 de

junho de 2006, a Secretaria de Estado havia autorizado 1.262 passagens aéreas,

assim discriminadas: 329 na Classe Executiva e 933 na Classe Econômica.

168. Tendo em vista o curto período de vigência do novo contrato, a

Auditoria não dispõe de informações suficientes para avaliar se a nova sistemática

para aquisição de passagens aéreas é a mais vantajosa para a Administração.

Registre-se que, atualmente, o MRE não dispõe de procedimento uniforme para a

aquisição de bilhetes aéreos. As passagens para atender a repatriação de brasileiros

no exterior, por exemplo, são adquiridas localmente pelos Postos.

169. Conforme demonstrado no quadro abaixo, no exercício sob análise, as

despesas com aquisição de passagens aéreas autorizadas pelas Unidades

Coordenadoras da SERE totalizaram US$ 3.874.353,76, dos quais US$

3.578.088,83 referem-se as despesas realizadas com o fornecimento de passagens

aéreas no âmbito do contrato firmado com a empresa Chanteclair Travel Inc.; US$

214.815,87 destinaram-se a aquisição de bilhetes aéreos para a repatriação de

brasileiros no exterior e para custeio de passagens aéreas para sargentos timorenses

participarem de cursos de formação na Escola de Sargentos das Armas, entre outros;

US$ 81.449,06 correspondem a reembolso de passagens aéreas adquiridas pelos

servidores lotados no exterior.

UGCs

ADIANTAMENTOS

POSTO

CHANTECLAIR REEMBOLSO DE

PASSAGENS TOTAL

DSE 0,00 3.374.150,66 81.449,06 3.455.599,72

DC 19.614,39 203.938,17 0,00 223.552,56

DAC 90.824,08 0,00 0,00 90.824,08

DAF- II 103.856,71 0,00 0,00 103.856,71

DAEX 520,69 0,00 0,00 520,69

Totais 214.815,87 3.578.088,83 81.449,06 3.874.353,76

73

170. A Auditoria verificou que as autorizações de despesas relativas à

dotação “Passagens e despesas com locomoção”, emitidas pela Divisão de

Assistência Consular e pela Divisão da África II, não contêm informações relativas

à classe e ao trajeto, o que dificulta a análise do processo de prestação de contas

quanto à compatibilidade entre os bilhetes emitidos e os roteiros autorizados.

171. No que se refere à autorização n° 16783, no valor US$ 28.885,00, para

a Embaixada em Dili adquirir passagens aéreas de ida e volta para sargentos

timorenses participarem de curso de formação no Brasil, a Auditoria observou que,

após a realização da despesa, o Posto recolheu ao Tesouro Nacional a importância

de US$ 13.560,00, (GRU nr 1362, de 02/04/07), uma vez que as passagens foram

adquiridas pelo Posto por US$ 15.325,00. A diferença a maior, no percentual

47%, entre o valor que foi enviado pela SERE e o que foi efetivamente gasto

demonstra que a UGC não se valeu de nenhum critério para encaminhar para os

Postos no exterior os recursos necessários para a aquisição das passagens aéreas.

Recomendação

172. À Divisão de Assistência Consular e Divisão da África II

a) Fazer constar das autorizações de despesa de aquisição de

passagens aéreas informações relativas à classe e ao trajeto

autorizados

b) Solicitar aos Postos orçamentos prévios de recursos para

atender despesas com passagens aéreas, de modo a evitar a

transferência de importância superior às necessidades da

UGR.

74

173. A empresa Chanteclair restituiu à Unidade a importância de US$

140.588,72, referente a passagens emitidas e não utilizadas, sendo que US$

84.396,65, foram descontados das faturas, durante a vigência do contrato,

reembolsados por meio de cheques, e US$ 69.321,23, após o encerramento do

contrato.

174. A Auditoria verificou a existência de cartas enviadas à Chanteclair

solicitando crédito referente a bilhetes não utilizados. Não há evidência de que a

empresa de turismo tenha atendido as solicitações objeto das cartas n° 05, 14, 15,

19, 23, 30, 33, 35, 36, 37, 38, 39 e 41.

Manifestação do Gestor

175. Tendo em vista as reiteradas gestões deste Escritório junto à empresa

Chanteclair, em 18 de junho do corrente ano, o quadro de reembolso de passagens

emitidas e não utilizadas já se havia modificado em relação àquele descrito pelo

Relatório da auditoria. As solicitações de crédito objeto das cartas 05, 15, 27, 30 e

35, por exemplo, já haviam sido integralmente atendidos. O estágio dos demais

pedidos pode ser verificado no quadro abaixo:

Nº da carta de

solicitaçao de

crédito

Número de

reembolsos

solicitados

Reembolsos

Atendidos

reembolsos

indeferidos

Carta 19 5 4 1*

Carta 23 4 2 2

Carta 33 1 0 1

Carta 37 8 2 6

Carta 38 2 0 2

75

176. Assinalo que parte dos créditos solicitados e não atendidos se referem

a bilhetes emitidos para VARIG e para os quais a empresa Chanteclair não logrou

obter reembolso. O restante refere-se a bilhetes não passíveis de reembolso (tarifas

promocionais, não-reembolsáveis, ou de prazo de validade limitado, etc).

Comentário da Auditoria

177. Considerando que é assegurado ao MRE o direito à restituição da

quantia efetivamente paga pelos bilhetes não utilizados, dentro do respectivo prazo

de validade, a Auditoria é de parecer que o EFNY deverá solicitar à empresa

Chanteclair informações sobre os motivos pelos quais a VARIG não adotou as

providências necessárias quanto ao reembolsos dos créditos solicitados.

Recomendação

Ao Escritório Financeiro

178. Informar à Secretaria de Estado as providências adotadas pela empresa

Chanteclair quanto à restituição dos valores dos bilhetes emitidos pela VARIG e não

utilizados pelos servidores.

V.12 – Diversos Responsáveis

179. Conforme os dados constantes dos relatórios da Unidade e dos

demonstrativos contábeis extraídos do SIAFI, o saldo apresentado, em 31 de

dezembro de 2006, na conta “Diversos Responsáveis - Pagamentos Indevidos”,

totalizou US$ 127.210,45.

76

180. O quadro a seguir demonstra as reposições ao Erário das importâncias

descontadas das folhas de pagamentos no Brasil e no exterior.

SERVIDOR SALDO

31.12.05

INSCRIÇÃO DESCONTOS Saldo 31.12.06

SIAPE

(Brasil)

FOPEX

(exterior)

Jadir Santos 39.313,64 0,00 826,80 0,00 38.486,84

Manoel Pereira Macedo 6.166,73 0,00 1.089,02 0,00 5.077,71

Angelita Alves de Azevedo 1.425,47 0,00 696,71 728,76 0,00

Arnaldo Clarete Salabert 0,00 8.090,91 0 7.856,72 234,19

TOTAL 46.905,84 0,00 2.612,53 8.585,48 35.707,83

181. Os registros de baixas de responsabilidade efetuados pelo

Escritório Financeiro, relativos aos descontos nas folhas de pagamentos no Brasil,

no valor de US$ 2.612,53 foram processados pela UGE com base nas informações

contidas nos Despachos Telegráficos nºs 950, 2314, 4405, 6268, 8457, 1214, 14606,

16419, 18400, 30314 e 22297/06 da Secretaria de Estado, dos quais constam os

valores descontados em reais, a taxa de conversão e o valores em dólares.

182. Pela Portaria COR No. 17, de 26 de setembro de 2005, o

Corregedor, substituto, do Serviço Exterior, acatou a sugestão do relatório da

Sindicância no. 03/05, quanto à restituição ao Tesouro Nacional pelo servidor

Arnaldo Clarete Salabert da quantia deixada sob a guarda de motorista de empresa

locadora de veículos. Pelo Desptel 4928, de 13 de abril de 2006, a Secretaria de

Estado solicitou ao Escritório Financeiro o processamento da inscrição de

responsabilidade do referido servidor na conta de “Diversos Responsáveis”, no valor

de US$ 9.073,00. A Auditoria observou que o registro contábil da dívida no SIAFI

foi de US$ 8.090,91. A diferença a menor, no valor de US$ 982,09, refere-se a

descontos efetuados no mês de abril de 2006.

183. Pelos Despachos-Telegráficos n°s 17599 e 17600/2006, o

Departamento do Serviço Exterior informou ao Escritório Financeiro que as

77

servidoras aposentadas Rosina Riemer Lowe e Márcia Leite Bastos quitaram suas

dívidas perante o Tesouro Nacional e que o saldo remanescente da dívida do senhor

Kimon Istravridis, no valor de R$ 3.537,82, convertida à taxa de R$ 2,16150,

fornecida pelo Banco Central em 2.10.2006, seria de US$ 1.636,74. No entanto,

conforme os controles existentes no Escritório Financeiro, os saldos das dívidas dos

servidores, em 31.12.2005, totalizavam:

a) Rosina Riemer Lowe - US$ 19.411,28

b) Márcia Leite Bastos - US$ 3.478,48

c) Kimon Istravridis - US$ 23.625,97

184. Diante das discrepâncias existentes entre os controles dos saldos feitos

pelas Unidades Gestoras, a Auditoria é de parecer que o Departamento do Serviço

Exterior deverá efetuar a revisão dos cálculos dos valores informados nos

Despachos Telegráficos supra mencionados, de modo a permitir que os saldos das

dívidas em dólares devidamente apurados e registrados no balanço do Escritório

sejam transferidos para o DSE, em atendimento às sucessivas recomendações do

Tribunal de Contas da União e do Controle Interno.

Recomendação:

Ao Departamento do Serviço Exterior

185. Efetuar a revisão dos cálculos dos valores informados nos Despachos

Telegráficos n°s 17599 e 17600/2006 supra mencionados, de modo a permitir que os

saldos das dívidas em dólares devidamente apurados e registrados no balanço do

78

Escritório sejam transferidos para o DSE, em atendimento às sucessivas

recomendações do Tribunal de Contas da União e do Controle Interno.

186. A exemplo dos exercícios anteriores, permanecem inalterados, no

balanço do EFNY, os saldos das dívidas dos seguintes servidores:

SERVIDOR SALDO EM

31.12.04

BAIXA DE

RESPONSABILIDADE

SSALDO EM 30.09.06

Adilson Marques Moura 911,73 0,00 911,73

Raimundo Barbosa Santos 283,05 0,00 283,05

Luiz Francisco P. Braconnot 2.629,16 0,00 2.629,16

Ricardo Nascimento Saturnino 3.498,75 0,00 3.498,75

Reginaldo Pereira de Oliveira 255,87 0,00 255,87

TOTAL 7.578,56 0,00 7.758,56

187. Até o encerramento dos trabalhos de Auditoria, a Secretaria de Estado

não se havia pronunciado quanto à autorização de baixa de responsabilidade do

Senhor Luiz Francisco P. Braconnot, no valor US$ 2.629,16.

188. Vale recordar que, conforme informações constantes dos relatórios de

auditorias dos anos anteriores, a Consultoria Jurídica, pelo Parecer CJ/CGDA nº

232/2004, opiniou pela legalidade da reposição dos valores pagos a maior a título de

Auxílio-Familiar, ao Conselheiro Luiz Francisco Pandiá Braconnot. No Relatório de

Tomada de Contas, referente ao exercício de 2005, o Controle Interno assinalou

que: “Por meio do Telegrama n.º 00132, de 14/01/2005, o EFNY informou mais

uma vez à SERE que, à luz do Parecer/CJ/nº/232/2004, e após refeitos os cálculos,

o servidor seria credor da importância de US$ 4.718,03, ao mesmo tempo em que

consultou se seria instruído a emitir nota de lançamento para registrar a baixa da

responsabilidade do valor de US$ 2.629,16, que consta na “Relação de Diversos

Responsáveis” do SIAFI, desde janeiro de 2004, quando os descontos foram

interrompidos por instrução da SERE”.

79

189. Conforme a Autorização de Despesa nº 16194, de 07.12.2006, o

Departamento do Serviço autorizou o crédito da importância de US$ 4.718,00 ao

servidor, a título de restituição de descontos efetuados a maior.

190. O Departamento do Serviço Exterior não se pronunciou quanto à

implementação das seguintes recomendações constantes dos relatórios de Auditoria

de Gestão, exercícios 2004 e 2005:

(i) Informar o EFNY da reposição ao Erário dos saldos das dívidas

dos servidores Adilson Marques Moura e Raimundo Barbosa

dos Santos, que tiveram os descontos interrompidos sem

nenhuma justificativa (Relatório de Tomadas de Contas Anual,

exercício 2005).

(ii) Reitera-se a necessidade de formulação de consulta ao

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão a respeito da

legalidade da aplicação da prescrição quinqüenal relativa à

reposição ao Erário da dívida do servidor Luiz Francisco P.

Braconnot.

(iii) Adotar as providências necessárias que permitam o

recebimento, por parte do Ministério, de dívida do ex-servidor

Ricardo Nascimento Saturnino .

Recomendação

Ao Departamento do Serviço Exterior

191. Informar ao Controle Interno, no prazo de 30 (trinta dias), as medidas

efetivamente adotadas para atender as recomendações constantes do parágrafo

anterior.

80

192. O quadro a seguir reflete os saldos das dívidas de ex-servidores

inscritos na conta contábil e que foram objeto de Tomadas de Contas Especiais.

Nome Processo

TCE – nº

Saldo

31.12.2005

Baixa de

Responsabilidade

Saldo

31.12.2006

Maria Carlota Abreu 011.909/1996-0 3.396,14 0,00 3.396,14

Iracema Oliveira M. Lima 011.903/1996-1 7.019,00 0,00 7.019,00

José Manoel Cameira

Macieira

011.902/1996-5 960,63 0,00 960,63

Djamil Pinho Alves 012.235/1996-2 695,88 0,00 695,88

Regina C. Kutschka

Mendonça

011.907/1996-7 15.822,49 0,00 15.822,49

Júlio Cezar Coelho Viterbo 011.911/1996-4 1.423,28 0,00 1.423,28

Total 29.317,42 0,00 29.317,42

V.13 – Recolhimentos ao Tesouro Nacional

193. Os procedimentos necessários à devolução de recursos pelas

Repartições no exterior encontram-se definidos no Guia de Administração dos

Postos – 2006. Conforme prevê a alínea “b”, parágrafo 15.21: “ recolhimento ao

Tesouro Nacional: é o recolhimento recebido pelo EFNY após o encerramento do

exercício em que foi concedido, bem como os valores relativos a juros bancários, à

venda de bens da União e quaisquer outras receitas extraordinárias não

provenientes da União”.

194. Até 31.12.06, o Escritório Financeiro havia recolhido ao Tesouro

Nacional a importância de US$ 4.229.280,19. O quadro abaixo demostra a evolução

dos recolhimentos ao Tesouro Nacional por códigos de receita, no período de

01.01.2001 a 31.12.06.

81

Receita 2001 2002 2003 2004 2005 2006

0692 – Receitas

Diversas

111.314,81 75.520,24 66.968,78 66.970,84 67.013,38

2313 – Juros Bancários 17.656,87 25.253,01 9.609,96 3.873,41 25.026,96 2.208,83

3498 – Indenizações e

Restituições

778.312,52 1.482.850,20 1.121.933,89 870.742,33 1.974.788,82 1.852.786,90

4298 – Alienação de

Bens Móveis

18.592,90 35.665,12 29.396,15 40.463,40 82.588,28 14.914,62

*18813-1- Alienação

outros Bens Móveis

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 5.599,63

*18817-4 - Outras

Receitas Patrimoniais

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

5.210,90

*18821-2 - Outras

Indenizações

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

2.258.709,08

18822-0 - Outras

Receitas

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 22.836,85

TOTAL 1.159.743,33 1.665.083,21 1.236.460,24 982.047,92 2.149.374,90 4.229.280,19

*códigos de receita informados nas notas de lançamento a partir de ago/2006

195. As informações constantes do quadro acima revelam que, no exercício

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

1.864.457,44

1.159.743,33

1.665.083,21

1.236.460,24

982.047,92

2.149.374,90

4.229.280,19

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

3500000

4000000

4500000

82

sob exame, o montante dos recolhimentos ao Tesouro Nacional, no valor de US$

4.229.280,19, é superior em 430,66% ao total dos recolhimentos de 2004 (US$

982.047,92) e representa 1,21% das despesas registradas na conta contábil

“3.3.3.0.0.0..00 – Outras Despesas Correntes”, no valor de US$ 348.548.778,80. A

Auditoria verificou, ainda, que, do total dos recursos recolhidos ao Tesouro

Nacional, cerca de US$ 2.587.783,25 referem-se às seguintes dotações:

a) US$ 2.017.187,50 - REA/2005

b) US$ 318.125,26 - “LIM – Locação de Imóveis”

c) US$ 252.470,49 - SMP.

196. O recolhimento de elevada importância à Fazenda Nacional

demonstra falta de planejamento orçamentário e financeiro por parte de alguns

Postos e das Unidades Gestoras Coordenadoras da Secretaria de Estado, o que pode

ser ilustrado pelos exemplos:

a) Com anuência das Unidades Gestoras Coordenadoras, os Postos

deixam de observar o disposto no item 15.9 do GAP/2006 e inscrevem

indevidamente em REA recursos para atender a despesas do exercício seguinte. A

inscrição em REA pressupõe a realização de prévio processo licitatório e demais

procedimentos necessários à contratação de serviços e aquisição de materiais, o que

caracteriza que o Posto assumiu compromissos sem que o pagamento ou a

liquidação tenha se processado até 31 de dezembro.

b) As UGCs responsáveis pela programação orçamentária e pelo

acompanhamento da execução das ações e ou subações do Ministério das Relações

Exteriores no exterior dispõem de informações necessárias para subsidiar o

planejamento de alocação de verbas às UGRs, tais como, Planejamento de Gastos –

POP e demais documentos previstos nos itens 15.4 a 15.7 do GAP/2006. Não

obstante, disponibilizam recursos financeiros superiores às necessidades dos Postos.

83

c) Alguns Postos não ajustam adequadamente o planejamento dos

compromissos assumidos e a programação financeira, conforme determina o

GAP/2006. Em conseqüência, efetuam recolhimentos de saldos de dotações no final

do exercício sem tempo hábil para o Escritório Financeiro processar, no SIAFI, as

respectivas anulações de empenhos, o que impossibilita o reaproveitamento dos

recursos pelo MRE.

Recomendação

197. Ao Departamento de Administração

a) Planejar adequadamente os recursos orçamentários e financeiros

destinados a atender a execução das ações e ou subações do

Ministério das Relações Exteriores no exterior, de modo a permitir

o repasse de recursos em valor o mais próximo possível do

montante das despesas a serem realizadas pelos Postos.

b) Informar aos Postos o montante de recursos que deixaram de ser

reaproveitados pelo MRE, bem como reiterar a necessidade de

realizar-se, no encerramento do exercício financeiro, o ajuste de

pedidos de recursos às efetivas necessidades, de modo a evitar a

inscrição indevida de recursos em REA e o recolhimento de

elevadas importâncias à Fazenda Nacional

198. A exemplo de exercícios anteriores, diversos Postos efetuam

recolhimentos de valores inferiores a US$10,00 na conta geral do Escritório. A

devolução de valores de pequena monta fere o princípio da economicidade, uma vez

que os custos inerentes às transferências financeiras e às despesas operacionais para

84

o processamento das informações são superiores aos valores restituídos. As

transferências financeiras entre alguns Postos e o Escritório Financeiro são

acrescidas de taxas bancárias que resultam em despesas para o Erário.

199. O quadro a seguir demonstra os recolhimentos de saldos de dotações

de pequeno valor, por meio de cheques:

POSTO CHEQUE Nº DOTAÇÀO VALOR

Bem Lisboa 1337 SMP 0,02

Bem Washington 6865 CT/PF 0,36

Bem Dublin 2185 CAP 0,42

Escritório Financeiro 7119 LIM-REA 0,78

Bem em Tegucigalpa 2164 CAP 1,06

CG Lagos 1009 OCRI-REA 1,56

CG Nova York. 3782 PC/PJ 1,66

Bem Lisboa 1337 PDL 1,73

CG São Francisco 3806 DC 1,80

CG Miami. 6542 LIM 2,71

Bem Buenos Aires 13499 CAP/EMP 4,15

CG Lagos 1012 EMP-REA 4,63

200. Cumpre registrar que o Decreto nº 3000, de 26 de março de 1999, que

regulamenta a tributação, fiscalização, arrecadação e administração do Imposto

sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza, prevê: “Artigo 724. É dispensada

a retenção de imposto, de valor igual ou inferior a dez reais, incidente na fonte

sobre rendimentos que devam integrar (Lei nº 9.430, de 1996, art. 67):

I - a base de cálculo do imposto devido na declaração de ajuste anual das pessoas

físicas;

II - a base de cálculo do imposto devido pelas pessoas jurídicas tributadas com

base no lucro real, presumido ou arbitrado”.

201. Em observância ao príncipio da economicidade, critério semelhante

poderia ser aplicado à execução da despesa pública quanto ao recolhimento de

85

saldos de dotações. Nesse sentido, estudos devem ser realizados pela Coordenação

de Modernização Administrativa com vistas a rever as regras previstas no GAP

quanto à restituição de recursos ao orçamento e ao Tesouro Nacional.

Recomendação

À Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos

Postos no Exterior

202. Em observância ao príncipio da economidade, rever as regras previstas

no GAP quanto à restituição de recursos de pequena monta ao orçamento e ao

Tesouro Nacional

203. No exercício sob exame, o Escritório Financeiro recolheu ao Tesouro

Nacional a importância de US$ 262,00, referente à restituição de parcela de recursos

da dotação SMP/PF, exercício de 2004. Os recursos foram devolvidos pelo

Embaixador Joaquim Augusto Whitaker Salles, responsável pela boa e regular de

aplicação de recursos da Embaixada em Nairobi. Com relação à ocorrência dos fatos

decorrentes do prejuízo ao Erário, a Auditoria tece os seguintes comentários:

204. Em 25.03.2004, o Encarregado de Negócios da Embaixada em Nairóbi

comunicou à Secretaria de Estado que o Auxiliar Local George Agwara fora

assaltado, ao regressar do banco de onde efetuado saque da importância de Kshs

20.174 (ou US$ 262,00). O assalto ocorreu quando o funcionário entrava em um

“matatu” – tipo de transporte de massa (van) utilizado no Quênia.

205. Pelo Despacho Telegráfico nº 00073, de 12.04.2004, a Secretaria de

Estado instruiu a Embaixada a proceder a sindicância, com base na lei local, para

86

apurar as circunstâncias do ocorrido. O Relatório de Sindicância, com data de

12.11.2004, concluiu que não se poderia imputar a culpa do fato ao contratado local.

206. Em resposta ao Memo DAEX/08/AEFI, de 14/02/2005, a CISET

ratificou seu entendimento de que não cabia ao Itamaraty repor os recursos

extraviados. A reparação do dano era da inteira responsabilidade do Chefe do Posto,

uma vez que não houvera “ a adoção de medidas preventivas de segurança,

indispensáveis ao transporte de valores do banco até a Embaixada, tendo sido

ignorado o risco corrido”

207. Pelo Memorandum 359, de 6.12.2005, a Secretaria de Controle

Interno informou ao Senhor SGEX que a Embaixada em Nairóbi não havia prestado

contas da autorização nº 932 relativa à dotação SMP/PF, no valor de US$ 262,00. O

Controle Interno recomendou providências para que o Embaixador Joaquim

Augusto Whitaker Salles efetuasse o ressarcimento ao Erário a fim de evitar que o

seu nome figurasse no rol dos diversos responsáveis.

208. Conforme FAX nº 12, de 10.02.06, o servidor informou ao Escritório

Financeiro que: “Em atendimento a instrução recebida da Secretaria de Estado

estou recolhendo à conta 84057.011.9 desse Escritório, Agência 0686, Banco do

Brasil em Nova York, o valor de US$ 262,00 (duzentos e sessenta e dois dólares)

referente a dano originário de furto ao Auxiliar Local George Agwara, da

Embaixada em Nairobi, ocorrido em 2004 durante minha gestão como titular

daquela missão, e cuja reposição, no entendimento do setor responsável, deve ser

efetuada pelo chefe do Posto à epoca da ocorrência”.

209. Por fim, em 7/08/2006, o então Chefe da Embaixada em Nairóbi,

encaminhou à Senhora Subsecretária-Geral Reclamação Administrativa com o

pedido de restituição do valor recolhido, por considerar indevido o procedimento.

87

210. Ao analisar a questão, a Consultoria Jurídica exarou parecer, em

21/12/2006, favorável à restituição ao Embaixador Joaquim Augusto Whitaker

Salles da quantia por ele considerada indevidamente reposta. Ao reexaminar o

assunto, o Controle Interno não encontrou arrimo nas normas vigentes para

procedimentos contábeis a serem adotados com vistas à restituição de valor já

recolhido ao Tesouro Nacional.

211. Tendo em vista o parecer da Consultoria Jurídica, a Secretaria de

Controle Interno pelo Ofício nº 005, de 18 de janeiro de 2007, solicitou ao Tribunal

de Contas da União orientação e determinação sobre os procedimentos, inclusive

contábeis, a serem adotados no presente caso e em outras situações análogas.

V.14 – Devolução de Impostos

212. Pela Decisão 426/2001- Plenário, o Tribunal de Contas da União

determinou ao Ministério que ”implante um sistema de controle de recuperação de

tributos pagos indevidamente pelos Postos no exterior, no prazo máximo de 180

dias, comunicando ao TCU os resultados obtidos”. O controle por parte da DAEX

foi instituído pelas Circulares Telegráficas nºs 41825/01 e 58077/06, que solicitou

aos Postos informações sobre a sistemática e o controle adotado quanto à restituição

e reaproveitamento dos recursos oriundos da devolução de impostos.

213. Até o encerramento dos trabalhos de auditoria, a DAEX não havia

informado à CISET as medidas adotadas para atender à recomendação constante do

Relatório de Auditoria da Tomada de Contas Anual, exercício 2004, quanto à

implementação de controles relativos à recuperação de impostos.

88

214. Até 31.12.06, o Escritório Financeiro recolheu ao Tesouro Nacional

recursos, no total de US$ 504.167,75, relativos à devolução de impostos. O quadro a

seguir demonstra as restituições, efetuadas por diversos Postos, de valores

superiores a US$ 5.000,00:

POSTO VALOR

Emb. Paris 108.956,73

Emb. Lisboa 97.112,40

Emb. Copenhague 33.121,71

Emb. Bogotá 32.815,50

Emb. Budapeste 24.848,36

Emb. Oslo 19.782,08

Emb. Dublin. 18.214,40

Emb. Viena 12.192,46

Emb. Berlim 12.068,16

CG Lisboa 11.931,12

Emb. Sofia 10.897,15

Emb. Pretória 10.581,72

Emb. Pequim 10.573,41

Emb. Madri 8.833,59

Emb. Estocolmo 8.028,26

CG Barcelona 7.954,04

Emb. Haia 7.145,30

Emb. Windhoek . 6.127,18

CG Montreal 5.794,70

CG Rotterdam 5.590,39

Emb. Port-Of-Spain 5.071,27

TOTAL 457.639,93

V.14 – Adiantamentos a Unidades e Entidades

a) Concessão

215. Em cumprimento ao disposto no artigo 47 do Decreto nº 93.872/86,

com a redação dada pelo Decreto n.º 5.026, de 30 de março de 2004, e a normas

internas estabelecidas no inciso II do artigo 6 da Portaria de 3 de novembro de

89

1995 do Ministro de Estado das Relações Exteriores, os recursos em dólares norte-

americanos transferidos aos diversos Postos na forma de adiantamentos

apresentaram, em 31 de dezembro de 2006, os seguintes saldos, por exercício:

Valores em US$

SALDO

31.12.2005

MOVIMENTO EM 2006 SALDO

31.12.2006

DEVEDOR CREDOR

RPPC - 2002 30.597,28 0,00 15.566,54 15.030,74

RPPC - 2003 364.759,21 0,00 303.519,70 61.239,51

RPPC – 2004 1.961.421,60 0,00 1.710.067,39 251.354,21

RPPC – 2005 223.422.912,28 (-) 30.357.199,38 190.871.735,29 2.193.977,61

RPPC – 2006 0,00 336.069.197,42 95.437.339,80 240.631.857,62

REA – 2002 5.400,00 0,00 1.500,00 3.900,00

REA – 2003 23.524,85 0,00 23.524,85 0,00

REA – 2004 783.101,84 0,00 778.486,18 4.615,66

REA – 2005 0,00 30.357.199,38 15.709.892,59 14.647.306,79

RP – 2005 0,00 35.979.722,18 35.979.467,18 255,00

TOTAL 226.591.717,06 372.048.919,60 340.831.099,52 257.809.537,14

216. No que tange ao controle dos adiantamentos concedidos às Unidades

Gestoras Responsáveis, o Escritório Financeiro tem envidado esforços com vistas a

cumprir com eficiência as atribuições previstas no Decreto nº 5.979, de 6 de

dezembro de 2006, e nos normativos internos, quanto à análise e controle dos

processos das prestações de contas dos recursos creditados aos Postos no exterior,

solicitando às Unidades Gestoras Responsáveis (UGR) a documentação

complementar necessária à aprovação das prestações de contas e fazendo as

comunicações pertinentes às UGRs, nos casos de impropriedades, lapsos e

incorreções ou de atraso na prestação de contas, bem como informando sempre e

imediatamente aos Postos a aprovação do exame de suas contas.

217. No exercício de 2006 foram criadas as seguintes representações no

exterior:

90

DECRETO

N°.

PAÍS REPRESENTAÇÃO

5.686 República do Cazaquistão Embaixada do Brasil em Astana

5.770 República da Guiné Embaixada do Brasil em Conacri

5.771 República da Zâmbia Consulado-Geral em Lusaca

218. O quadro a seguir demonstra o montante dos recursos geridos pelo 20

(vinte) maiores Postos.

POSTO

(A)

ADIANTAMENTOS AUTORIZADOS

POSTO (B)

DESTAQUES OUTROS

MINISTÉRIOS (C)

ORGANISMOS INTERNACIONAIS

(D)

PLANO COMPL SAÚDE DO SERV

EXTERIOR (E)

Assunção Emb. 39.264.187,82 3.910,25 0,00 0,00

Nova York Onu Missão 35.297.387,71 4.645,00 27.477.094,56. 0,00

Roma Emb. – Fao 32.330.294,83 824.288,99 30.906.827,57 0,00

NOVA YORK Esc.Fin. 25.310.250,82 0,00 0,00 20.979.867,12

Genebra Del. 18.450.808,35 0,00 14.117.775,73 0,00

Paris – Unesco Del. 10.670.300,23 0,00 9.509.596,46 0,00

Washington Oea Missão 7.469.706,61 0,00 5.564.643,69 0,00

Viena Emb. 7.424.437,93 27.904,97 5.715.492,77 0,00

Washington Emb. 6.722.740,64 34.474,74 0,00 0,00

Nova York – CG 6.555.016,66 2.036,85 0,00 0,00

Roma Emb. 5.982.586,80 2524,00 0,00 0,00

Londres Emb. 5.901.424,63 168.039,52 0,00 0,00

Berlim Emb. 5.274.087,24 49.775,31 0,00 0,00

Paris Emb. 5.002.742,48 191.504,94 0,00 0,00

Lisboa Emb. 4.975.365,35 109.248,92 0,00 0,00

Haia Emb. 3.930.936,05 70.807,66 2.037.763,09 0,00

Buenos Aires Emb. 3.910.097,71 99.987,47 0,00 0,00

Madri Emb. 3.473.312,30 49.207,59 571.436,00 0,00

Toquio Emb. 2.846.208,28 36.824,86 0,00 0,00

Milao C.G. 2.513.880,47 3.635,02 0,00 0,00

TOTAL GERAL 233.305.772,91 1.678.816,09 68.423.535,31 20.979.867,12

219. Compõem os valores discriminados na coluna (B) do quadro acima os

adiantamentos relativos aos recursos transferidos na forma de Destaques

orçamentários de outros ministérios, transferências a Organismos Internacionais e

despesas contratuais com o Plano de Complementar de Assistência Médica do

Serviço Exterior.

91

220. Cumpre registrar que, no presente exercício, foram agregadas às

despesas da Embaixada de Assunção, o valor de US$ 35.000.000,00 referente à

autorização de despesa nº 16244, de 7.12.06, para atender o pagamento da

contribuição brasileira para o fundo de convergência estrutural do Mercosul –

FOCEM, referente ao exercício de 2006.

b) Prestação de Contas

221. No exercício de 2006, o Escritório recebeu 6.833 Guias de Remessa de

Prestação de Contas. Até o encerramento dos trabalhos de Auditoria, todas as

GRPCs haviam sido analisadas.

222. O Setor que se ocupa da análise e processamento das prestações de

contas é chefiado por um diplomata e integrado por um coordenador (Oficial de

Chancelaria) e seis analistas (Auxiliares Locais).

223. Para efeito de exame dos processos de prestação de contas, os 179

Postos no exterior estão distribuídos entre os seis analistas, cabendo a cada um de 30

a 29 Unidades. Assim, portanto, em termos de número de Postos sob a

responsabilidade de cada analista, a distribuição parece eqüitativa.

224. Ao analisar e processar as prestações de contas encaminhadas pelos

Postos, o Escritório Financeiro em Nova York pauta-se pelas disposições do Guia de

Administração dos Postos, Instruções de Serviço, normas e regulamentos em vigor.

225. Em 2006, foi implantado o novo sistema de registro do recebimento e

controle das prestações de contas das UGRs e do monitoramento de saldos em poder

dos Postos. O sistema EDEX – Execução da Despesa no Exterior, foi desenvolvido

por funcionários contratados localmente, lotados no Setor de Informática, que

92

dominam o conhecimento histórico de desenvolvimento, operação e de manutenção

de sistema de dados da Unidade. O sistema, apoiado em moderna tecnologia e

mecanismo de segurança, permitirá a racionalização de rotinas e procedimentos

administrativos, maior rapidez na extração de dados e relatórios gerenciais e

contribuirá para o aperfeiçoamento dos controles gerenciais de execução

orçamentária, financeira e contabilidade de concessão de adiantamentos,

recebimento, avaliação e aprovação de prestações de contas dos Postos.

226. Verificou-se que os Postos abaixo relacionados não utilizam o

programa ADMP para registrar e contabilizar a gestão orçamentária e financeira:

a) Sistema SIGOF

i)Embaixada em Buenos Aires;

b) Outros sistemas

i) Embaixadas em Amã, Trípoli e Kuaite

227. As prestações de contas não elaboradas no programa ADMP são

aceitas em casos excepcionais, mediante prévia autorização da SERE.

228. Conforme o disposto no item 13.32 do GAP/2006, os Postos podem

utilizar outro meio eletrônico para a elaboração de prestações de contas, em razão de

eventuais problemas técnicos e operacionais do sistema ADMP da Unidade.

229. Pelo Despacho Telegráfico nº 86, de 10.04.06, a Secretaria de Estado

informou que providências estão sendo tomadas no sentido de viabilizar, em breve,

a utilização do programa ADMP para a elaboração de prestações de contas da

Embaixada em Amã.

230. Conforme Desptel n.º. 45, de 04.02.05, a Secretaria de Estado

autorizou, em caráter excepcional, a Embaixada em Porto Príncipe a elaborar os

93

processos de prestação de contas em planilha do excel.

231. Até o encerramento dos trabalhos de auditoria, as contas dos Postos

abaixo relacionados encontravam-se pendentes de aprovação, por falta processo de

prestação de contas ou por impropriedades.

b.1) Prestações de Contas do exercício de 2002 a 2004

232. Os quadros abaixo refletem a situação das pendências relativas às

prestações de contas dos exercícios de 2002 a 2004.

a) Vice-Consulados em Santa Elena de Uairén

EXERCÍCIO PENDENTES DE PC IMPROPRIEDADES

REA – 2002 0,00 3.900,00

RPPC – 2004 2.344,78 33.981,06

TOTAL 2.344,78 37.881,06

233. Até a presente data, os responsáveis pela gestão do Vice-Consulado em

Santa Elena de Uairén não adotaram as providências necessárias quanto à correção

de impropriedades e apresentação das prestações de contas dos recursos recebidos

nos exercícios de 2002 e 2004.

234. O processo de prestação de contas, no valor de US$ 3.900,00,

autorização de despesa n°. 9684/2002, refere-se a compra de dois computadores,

duas impressoras, um scanner e uma unidade de back up, no valor de US$ 3.900,00.

O registro de baixa de responsabilidade depende de Vice-Consulado em Santa Elena

de Uairén enviar ao EFNY a ficha em moeda local, com a indicação dos números de

inventário. Pelo Telegrama 111, de 17.04.2006, o Posto informou haver

providenciado o envio por fax dos documentos necessários à aprovação das contas.

No entanto, até o encerramento dos trabalhos da auditoria, o EFNY não havia

recebido os referidos documentos contábeis.

94

235. Com relação às pendências do exercício de 2004, o Posto, tampouco

respondeu às reiteradas comunicações feitas pelo EFNY quanto aos esclarecimentos

necessários à análise dos processos de prestação de contas das seguintes dotações:

DOTAÇÃO VALOR RESUMO DAS PRINCIPAIS IMPROPRIEDADES

SMP PJ 13.108,22 - Não há vistos do chefe do Posto ou do detentor da

delegação de competência nos comprovantes de despesas

encaminhados ao EFNY para análise.

- Informar a que se refere a despesa registrada no

lançamento 29, da RDR em bolívares, que registra comissão

bancária de US$25,00 por transferência de moedas.

- As datas de emissão de comprovantes de despesas diferem

daquelas registradas no processo de prestação de contas.

TB 7.800,00 - Falta de registro, na ficha financeira em moeda local, do

montante obtido na troca de recursos.

LIM 6.564,27 - Encaminhar ao EFNY versão corrigida de processo de

prestação de contas referente à GRPC 2/2004.

- Não há registro, na ficha financeira em moeda local, do

montante obtido na troca de autorização de despesa.

CLP-PF 6.508,57 - O Posto deixou de indicar o expediente da SERE que

autorizou os pagamentos de diferenças salariais retroativos,

conforme lançamentos da ficha financeira em moeda local.

TOTAL 33.981,06

236. As medidas administrativas para corrigir as falhas mencionadas no

relatório gerencial extraídos do sistema EDEX, em princípio, não demandariam

grande esforço da atual Chefe do Posto e não podem se arrastar por tanto tempo. As

eventuais dificuldades para apresentar novas versões das prestações de contas, ou

constatação de prática de ato de gestão ilegal, ilegítimo ou antieconômico de

natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial por parte dos

responsáveis pela gestão anterior devem ser objeto de comunicação à Secretaria de

Estado, com vista à apuração dos fatos e à instauração de tomada de contas especial,

se for o caso.

237. No que tange à omissão no dever de prestar contas dos recursos

referentes ao exercício de 2004, no valor de US$ 2.334,78, a missão administrativo-

contábil designada pela Administração com vistas a avaliar as irregularidades na

95

aplicação de recursos e propor providências cabíveis para regularização das contas

do Vice-Consulado concluiu que cabe ao ex-Vice-Cônsul ressarcir o Tesouro

Nacional do referido valor. Pelo Despacho ao Memorandum CISET/43, de

26.02.2007, a Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior informou que o Senhor

Rubens de Lima Jorge recebeu a notificação com vistas ao ressarcimento ao Erário.

Conforme documentos anexos ao expediente em questão, o servidor apresentou

cópias de documentos comprobatórias de despesas referentes à prestação de contas

pendente, bem como solicitou o reexame dos referidos documentos sob a alegação

de que se trata de informações substantivas e que o parecer da Divisão de

Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior poderia ter

sido emitido com base em opiniões e conclusões equivocadas.

b) Vice-Consulado em Letícia

238. Os quadros a seguir demonstram o montante dos recursos em poder

Vice-Consulado em Letícia pendente de baixa contábil por incorreções e omissão no

dever de prestar contas.

(a) Prestações de contas com impropriedades

96

(b) Recursos pendentes de prestações de contas

239. A exemplo dos anos anteriores, o Posto deixou de atender às reiteradas

diligências do Escritório Financeiro quanto à adoção de providências

administrativas para corrigir as impropriedades contábeis das prestações de contas.

240. Em 2006, a Secretaria de Estado designou o servidor José Raul da

Silva Teixeira que chefiou o Vice-Consulado, no período de 07.05.2001 a

12.06.2005, para realizar missão eventual de 20 (vinte) dias no Posto, com vistas à

DOTAÇÃO RRPC – 2002 RPPC – 2003 RPPC – 2004 TOTAL

SMP-PF 629,72 11.042,70 65,00 11.737,42

SMP-PJ 12.356,00 0,00 6.828,80 19.184,80

CLP-PF 0,00 0,00 6.553,54 6.553,54

ADC-PF 0,00 200,00 0,00 200,00

DAC 0,00 0,00 100,00 100,00

TOTAL 12.985,72 200,00 13.547,34 37.775,76

C

O

M

I

M

P

R

O

P

R

I

E

D

A

D

E

S

DOTAÇÃO RRPC – 2002 RPPC – 2003 RPPC – 2004

CLP-PF 0,00 0,00 30,77

SMP-PF 0,00 0,00 390,00

SMP-PJ 0,00 0,00 6.951,00

TOTAL 0,00 0,00 7.371,77

S

E

M

P

R

E

S

T

C

O

N

T

A

S

97

regularização das pendências das prestações de contas, conforme Desptel 5003, de

31.01.2006 e PPV/SGEX/028/06. Não obstante, permanecem pendentes de baixas

por incorreção e apresentação de prestação de contas os recursos em poder do posto

no período da gestão do referido servidor.

241. Considerando a morosidade na adoção de providências para a correção

de falhas que se perdura por quase 4 (quatro) anos, a Auditoria é de parecer que,

sem prejuízo das providências necessárias quanto à inscrição dos gestores na conta

contábil 11229.00.00 – Diversos Responsáveis, que tem a função de registrar a

responsabilidade dos agentes pelos danos à Fazenda Pública, em descumprimento

das normas vigentes, a Secretaria de estado deverá estabelecer prazo para os

responsáveis pela gestão atual apresentarem razões de justificativas e/ou corrigir as

impropriedades, e, esgotadas as medidas administrativas para sanar as falhas, adotar

providências para apurar responsabilidade por eventuais danos ao Erário.

b) Embaixada em Argel

242. Permanece pendente de aprovação e baixa de responsabilidade a

prestação de contas dos recursos referesntes à autorização de despesa nº 8169/93, no

valor de US$ 35.764,44, da dotação Residência Funcional relativa à parcela de

contrato anual (período de 01.08.2003 a 31.07.2004) do OC Alexandre Mourthe

Starling. A correção das impropriedade foi objeto de cobrança do Escritório

Financeiro.

243. Conforme mencionado no parágrafo 178 do Relatório de Auditoria de

Tomada de Contas, exercício 2005, a regularização do saldo em poder da

Embaixada em Argel, foi objeto de instauração de Processo Administrativo

Disciplinar COR/01/06, com vistas à apuração das circunstâncias relacionadas à não

devolução de valores pagos ao Hotel El Djazair em Argel, relativos a diárias não

utilizadas pelo Oficial de Chancelaria Alexandre Mourthé Nogueira Starling, a título

98

de Residência Funcional (RF).

244. A Comissão Processante, em seu relatório conclusivo, conforme

parágrafo 2, folha 230, entendeu que “os fatos e circunstâncias que (...) logrou

apurar e que se refletem na parte inicial do relatório, mostram que não houve

materialização de ilícito mas, sim geração de pendência contábil relativamente à

não devolução dos valores da autorização LIM/RF não utilizados pelo Oficial de

Chancelaria Alexandre Mourthé Nogueira Starling, bem como do não

ressarcimento dos gastos extras face à impossibilidade de um acerto de contas (...).

245. Pelo Telegrama nº 161, de 21.02.2007, a Embaixada em Argel

informou a SERE que havia feito gestões junto ao Hotel El Djanzair para obter

restituição dos pagos a maior da dotação “Locação de Imóveis – LIM”.

b.2) Prestações de Contas do exercício de 2005 e 2006

246. A exemplo dos exercícios anteriores, diversas Unidades Gestoras

Responsáveis não adotam as providências necessárias com vistas a cumprir o prazo

estabelecido no GAP para a apresentação de prestações de contas dos atos de gestão

financeira e patrimonial. O não-recebimento de prestações de contas dos Postos foi

objeto de comunicação à Secretaria de Estado e às UGRs para as providências legais

e administrativas cabíveis.

247. Até o encerramento dos trabalhos da Auditoria, os Postos abaixo

relacionados não haviam encaminhado ao Escritório Financeiro as prestações de

contas dos recursos recebidos relativos aos exercícios de 2005 e 2006. Ressalte-se

que os recursos autorizados aos Postos, no segundo semestre de 2006, deveriam ser

objeto de prestações de contas até 15 de janeiro de 2007, conforme determinado no

GAP.

99

REA2005

UNIDADE GESTORA

RESPONSÁVEL

ADIANTAMENTOS RECURSOS

PENDENTES DE GRPC

Emb Dar-Es-Salaam REA/2005 14,33

VC Puerto Ayacucho REA/2005 2.350,00

SUBTOTAL 2.364,33

RPPC2005/2006

UNIDADE GESTORA

RESPONSÁVEL

ADIANTAMENTOS RECURSOS

PENDENTES DE GRPC

Embaixada Doha RPPC/2005 100,00

Embaixada Paramaribo RPPC/2005 88.326,31

V.C Puerto Ayacucho RPPC/2005 15.929,05

V.C Santa Elena de Uairén RPPC/2005 22.570,78

SUBTOTAL 126.926,14

Embaixada Abuja RPPC2006 192.983,18

Embaixada Adis Abeba RPPC2006 342.490,63

Embaixada Ancara RPPC2006 230.692,30

Embaixada Astana RPPC2006 178.142,13

Embaixada em Atenas RPPC2006 349,82

CG Barcelona RPPC2006 1.315,75

Embaixada em Belgrado RPPC2006 1.104,00

Embaixada em Bissau RPPC2006 0,02

Embaixada Bogotá RPPC2006 274.011,77

Embaixada em Bruxelas RPPC2006 2.961,87

Embaixada em Bucareste RPPC2006 100,00

Embaixada em Budapeste RPPC2006 350.266,28

Consulado em Caiena RPPC2006 17.940,73

Embaixada Caracas RPPC2006 537.802,93

Embaixada em Cartum RPPC2006 97.909,58

Embaixada em Conacri RPPC2006 97.806,71

Embaixada Dar-Es-Salan RPPC2006 212.360,11

Embaixada em Dhora RPPC2006 25,01

VC Encarnacion RPPC2006 500,00

Embaixada em Georgetown RPPC2006 204.886,36

Embaixada em Harare RPPC2006 55.210,14

Embaixada em Havana RPPC2006 206.387,62

Embaixada em Helsinki RPPC2006 1.376,18

CG em Hong Kong RPPC2006 27.865,00

Embaixada em Ierevan RPPC2006 111.512,88

Embaixada em Kingston RPPC2006 146.755,42

Embaixada em Kinshasa RPPC2006 106.556,51

100

CG Lagos RPPC2006 96.384,46

Embaixada em Lagos RPPC2006 1.399,14

VC Letícia RPPC2006 42.848,28

Embaixada em Londres RPPC2006 119.694,40

CG Los Angeles RPPC2006 7.860,00

Embaixada em Luanda RPPC2006 119.734,55

Embaixada em Malabo RPPC2006 291.671,88

CG Madri RPPC2006 2.337,40

Embaixada em Maputo RPPC2006 800,00

CG em Mendoza RPPC2006 96.120,24

Embaixada México RPPC2006 85,09

Embaixada em Montevideu RPPC2006 11.001,59

Embaixada em Paramaribo RPPC2006 312.825,93

CG em Paris RPPC2006 13.435,20

Consulado em Pedro J

Caballero RPPC2006 2.858,00

Embaixada em Pequim RPPC2006 766,64

Embaixada em Porto Príncipe RPPC2006 379.551,46

Embaixada em Praia RPPC2006 192.637,21

VC Puerto Ayacucho RPPC2006 33.406,85

Embaixada Quito RPPC2006 1.342,11

Embaixada em Rabat RPPC2006 418,00

Escritório Representação

Ramalá RPPC2006 3.800,00

Embaixada em Riade RPPC2006 79.223,77

CG em Rotterdam RPPC2006 324,79

VC Santa Elena de Uairén RPPC2006 44.972,70

Embaixada em Santiago RPPC2006 8.790,00

Embaixada em São Domingos RPPC2006 35.536,68

Embaixada São José RPPC2006 299.113,58

SUBTOTAL 5.598.252,88

TOTAL 5.727.723,35

248. A Auditoria ratifica o entendimento registrado nos Relatórios de

Auditoria dos exercícios anteriores de que os responsáveis pelos Postos

inadimplentes devem ser inscritos na conta “Diversos Responsáveis”, conforme

previsto no item 13.18 do GAP:

101

249. “13.18 - A mora no dever de prestar contas acarretará as seguintes

medidas, com base nas informações transmitidas mensalmente pelo EFNY e após

comunicação formal ao Posto interessado:

a) O Chefe do Posto que estiver em mora no dever de prestar contas,

quando da realização da Tomada de Contas Anual do EFNY, terá

suas contas julgadas irregulares pelo Tribunal de Contas da

União;

b) suspensão dos adiantamentos ao Posto;

c) Tomada de contas especial;

d) inscrição do nome do Chefe do Posto em “diversos responsáveis”

no SIAFI; e

e) exigência de prestação de contas mensal.

250. Encontram-se no EFNY as prestações de contas de adiantamentos

concedidos aos postos abaixo listados. A UGE procede à análise das prestações de

contas pendentes de baixa por impropriedade:

UNIDADE GESTORA

RESPONSÁVEL

ADIANTAMENTOS RECURSOS

PENDENTES DE

GRPC

Embaixada Dacar RPPC2005 28.850,07

Embaixada em Doha RPPC2005 3.500,00

V.C. Encarnción RPPC2005 13.455,59

Embaixada em Georgetown RPPC2005 1.500,00

Embaixada em Harare RPPC2005 93.744,01

Embaixada em Iaundê RPPC2005 508.063,52

Embaixada em Kinshasa RPPC2005 64.089,92

V.C. Letícia RPPC2005 11.090,02

Embaixada em Paramaribo RPPC2005 85.380,07

Embaixada em Praia RPPC2005 52.592,63

V.C. Puerto Ayacucho RPPC2005 43.613,26

Embaixada em Roma RPPC2005 38.915,46

VC Sta Elena de Uairén RPPC2005 11.857,46

TOTAL 956.651,82

Embaixada Ancara RPPC2006 4.000,00

102

Embaixada em Atenas RPPC2006 39.470,50

Embaixada em Bruxelas RPPC2006 270.981,95

Consulado em Caiena RPPC2006 4.689,52

Embaixada Dar-Es-Salan RPPC2006 4.754,20

Embaixada em Dili RPPC2006 82.320,00

Embaixada em Genebra RPPC2006 30.016,48

Embaixada em Harare RPPC2006 48.200,00

Embaixada em Ierevan RPPC2006 4.000,00

Embaixada em Jacarta RPPC2006 53.150,38

Embaixada em Kinshasa RPPC2006 14.625,96

Embaixada em Lagos RPPC2006 80.211,14

CG Lisboa RPPC2006 446.590,68

Embaixada em Maputo RPPC2006 170.923,87

CG em Miami RPPC2006 12.275,00

CG em Montevedeu RPPC2006 187.524,64

Embaixada em Nairobi RPPC2006 3.000,00

Embaixada em Oslo RPPC2006 7.596,00

Embaixada em Paramaribo RPPC2006 1.610,00

CG em Paris RPPC2006 629.297,33

Consulado em Pedro J Caballero RPPC2006 12.356,08

Embaixada em Pequim RPPC2006 611.670,97

Embaixada em Praia RPPC2006 72.496,00

Embaixada em Pretória RPPC2006 68.785,00

Escritório Representação Ramalá RPPC2006 214.299,89

Embaixada em Riade RPPC2006 194.780,53

Embaixada em Santiago RPPC2006 201.570,21

Embaixada em São Tomé RPPC2006 48.224,72

Embaixada em Trípoli RPPC2006 18.627,67

Embaixada em Varsóvia RPPC2006 76,27

Embaixada em Wellington RPPC2006 30.210,94

TOTAL 3.568.335,93

251. A pendência de baixa de responsabilidade por impropriedade relativa

a autorizações encaminhadas, mediante a GRPC2005, na dotação EMP, para a

Embaixada em Dacar, no valor de US$ 28.850,00, deve-se à falta de número de

inventário para as cortinas adquiridas, apesar de solicitações encaminhadas pelo

EFNY ao Posto pelos Telegramas n° 5769/06 e 950/07.

103

252. As Autorizações n° 17.005/05 e 17.006/05, referentes a recursos

inscritos em REA 2005, dotação SMP, no valor de US$ 15.512,65, encaminhadas à

Embaixada em Bruxelas, encontram-se pendentes de baixa por impropriedade, uma

vez que os nomes dos credores indicados nos lançamentos 2 e 4 da ficha financeira,

em moeda local, divergem daqueles informados pelo Posto no Telegrama 033, de

19/01/06, ao solicitar inscrição em REA. Pelo Telegrama n° 1814/07, de 13/04/07, o

EFNY solicitou ao Posto esclarecimentos a respeito das observações. Até o

encerramento dos trabalhos de Auditoria, o Posto não se havia manifestado.

253. A Embaixada em Kinshasa possui a importância de US$ 64.089,92, na

dotação SMP, pendente de baixa por impropriedade, devido a lançamentos

indevidos nos valores de US$ 24,93 e US$ 25,97 ( lançamentos 41 e 42 da GRPC

24).

254. Verificou-se que o Posto atendeu à solicitação feita pelo Telegrama

6224/04 e efetuou o recolhimento de US$ 50,00 ( GRTN 1212 de 12/03/07). O

EFNY está analisando a prestação de contas para verificar a possível baixa de

responsabilidade.

255. O Vice-Consulado em Puerto Ayacucho possui US$ 36.565,29

pendente de baixa, por impropriedade, visto que o Posto não atendeu à solicitação

do EFNY, objeto do Telegrama 1819, de 13/04/07, para a identificação do Senhor

Claudio Balestrini, que assinou as prestações de contas.

256. O Posto possui, também, a importância de US$ 2.350,00, referente a

REA 2005, pendente de baixa por falta de envio da prestação de contas, relativa às

autorizações 13646 e 15.467, e US$ 15.929,05, da dotação SMP, relativos a diversas

autorizações.

104

257. A importância de US$ 7.047,97, na dotação LIM, encontra-se

pendente de baixa por impropriedade, uma vez que o Posto não fez a solicitação da

inscrição em REA 2005. Com referência à importância de US$ 3.475,72, foi

constatado que o Posto encaminhou prestações com históricos de lançamentos

incompletos e tampouco, não prestou informações sobre o Senhor Cláudio

Balestrini, que assinou as prestações de contas, embora não seja servidor do Quadro

do Itamaraty.

258. A Embaixada em Harare possui pendente de baixa por impropriedade

as importâncias de US$ 39.285,35 e US$ 59.401,66, na dotação SMP, devido,

principalmente, à ausência de descrição correta do historico da despesa.

259. A Embaixada em Praia possui pendente de baixa por impropriedade a

importância de US$ 52.592,63, na dotação SMP, devido a lançamento incorreto de

recursos oriundos de restituição de impostos. Pelo Telegrama n° 2493, de 12/05/06,

o Escritório solicitou ao Posto refazer o processo de prestação se contas. Até o

encerramento dos trabalhos da Auditoria, o Posto não havia retificado a PC.

260. Pelo Telegrama n° 1916, de 18/04/2007, o EFNY orientou a

Embaixada em Doha a solicitar a SERE autorização para aquisições não previstas

no histórico da autorização de despesa 16982/05, no valor de US$ 3.321,00,

inscrito em REA 2005, na dotação EMP. Até o encerramento dos trabalhos de

Auditoria, a prestação de contas relativa à referida autoriração, permanecia pendente

de baixa de responsabilidade por impropriedade.

261. O Posto possui, também, US$ 3.500,00 pendentes de baixa de

responsabilidade por impropriedade na dotação SMP-PF. Segundo o Telegrama nº

4324, de 08/08/06, o Posto foi informado sobre a existência de saldo equivalente a

US$ 1.603,39, não inscrito em REA e tampouco recolhido.

105

262. O Vice-Consulado em Santa Elena do Uiarén deixou de encaminhar as

prestações de contas, no valor de US$ 22.570,78, referente a diversas autorizações

de despesa, sendo US$ 300,00 relativos à dotação DAC-PF; US$ 2.422,15, relativos

à dotação EAN, US$ 5.693,43, referentes à dotação LIM; e US$ 14.155,20,

referentes à dotação SMP-PJ, devido à ausência de borderôs de câmbio.

263. A Embaixada em Paramaribo não encaminhou ao EFNY, até o

encerramento dos trabalhos de Auditoria, a prestação de contas referente à

importância encaminhada ao Posto no valor de US$ 88.326,31, sendo US$150,00 da

dotação CAP, US$ 171.596,55 da dotação CLP-PF, e US$ 1.959,82, da dotação

SMP-PJ.

264. O Posto também possui US$ 52.592,63, pendente de baixa de

responsabilidade por impropriedade, na dotação SMP-PJ, devido a registro

equivocado de saldo tranferido.

265. Com relação à pendência de baixa por impropriedade da Embaixada

em Harare, há que se registrar que a dívida de US$ 9.073,00, referentes à quantia

deixada sob a guarda de motorista de empresa locadora de veículos, foi quitada pelo

servidor Arnaldo Clarete Salabert, em janeiro de 2007.

266. A Auditoria analisou, por amostragem, prestações das contas das

dotações SMP-PF e CLP-PF, relativas ao 1o e 2

o semestres do exercício sob análise.

267. Verificou-se que a Embaixada em Hanói paga, mensalmente e de

forma contínua, ao senhor Nguyen Van Mamg, importâncias variadas relativas a

serviços de jardinagem e de vigilância na Residência, contrariando o disposto no

item 3.18 do GAP, que determina que a contratação de serviços por SMP-PF não

106

deverá configurar vínculo laboral e não deverá ultrapassar, em nenhuma hipótese, o

período máximo de 90 (noventa) dias.

268. Do mesmo modo, a Senhora Vera Lúcia da Silva Santiago recebe,

mensalmente, da Embaixada em Kinshasa US$ 200,00, pelos serviços de limpeza da

Chancelaria, e o Senhor Li Qi Ye, jardineiro, recebe, mensalmente, da Embaixada

em Pequim, a importância de US$ 64,00 pela limpeza do muro da Residência e da

Chancelaria.

269. A Embaixada em Libreville não tem descontado dos salários dos AA e

APO do Posto as parcelas referentes às cotas de previdência social dos empregados.

O Posto arca tanto com a parcela patronal, quanto com a que cabe aos empregados,

calculada no percentual de 22,60% sobre os salários pagos.

270. A Embaixada em Luanda também não desconta dos salários dos

empregados as parcelas referentes às cotas de previdência social que a eles incumbe.

271. A Embaixada em Dar El Salan lançou, nas prestações de contas, os

salários encargos do copeiro Eliyuko Elisafi, no valor de T$H200.000,00, a partir de

março de 2006, apesar de somente ter informado à SERE pelo Telegrama 204, de

06/07/06, a contratação do APO, caracterizando despesa antecipada antes da

autorização. Ademais, constatou-se que a parcela da previdência social do

empregado não está sendo descontado do salário do APO.

Comentário da Auditoria

272. A Auditoria verificou que a Unidade não se pronunciou a respeito da

necessidade de inscrever, na Conta Contábil Diversos Responsáveis, os Chefes dos

Postos que se encontram em mora no dever de prestar contas. Ressalte-se que,

107

segundo o Tribunal de Contas da União, a ausência de comprovação da aplicação

dos recursos, em decorrência da omissão no dever de prestar contas do responsável,

importa no julgamento pela irregularidade das e na aplicação de multa.

Recomendação

273. A Auditoria ratifica entendimento de que a Administração deve

solicitar ao Controle Interno a inscrição, na Conta Contábil Diversos Responsáveis,

dos chefes dos Postos inadimplentes no dever de prestar contas, conforme previsto

no item 13.18 do GAP.

Comentário da Auditoria

274. A Unidade deixou de esclarecer a razão pela qual aprova prestações de

contas, na dotação SMP-PF, referentes a serviços prestados, de modo contínuo, em

descumprimento ao disposto no item 3.18 do GAP, quanto à contratação de serviços

de pessoas físicas por SMP-PF, o que permite concluir que o Escritório, ao aprovar

as contas dos Postos, não confere a existência de continuidade dos pagamentos, na

dotação SMP-PF, feitos às mesmas pessoas.

Recomendação

Ao Escritório Financeiro

275. Ao aprovar as prestações de contas, verificar se os Postos cumprem o

disposto no item 3.18 do GAP que determina “a contratação de serviços por SMP-

PF não deverá configurar vínculo laboral e não deverá ultrapassar, em nenhuma

hipótese, o período máximo de 90 (noventa) dias”.

c) Prestação de Contas - Comprovantes de Despesa

108

c1) Comprovantes de despesas do 1º semestre de 2006

276. Para atender à determinação do Tribunal de Contas da União,

constante da Decisão n º 274/2000, e à luz do disposto no artigo 6°, IX, da Portaria

de 3 novembro de 1995, o Escritório Financeiro selecionou 9 (nove) representações

diplomáticas e consulares e solicitou-lhes o envio de cópias de comprovantes de

despesas das dotações SMP, LIM e CLP, do primeiro semestre de 2006, conforme

discriminado no quadro a seguir:

Primeiro Semestre/2006

POSTO Tel. nº DOCUMENTOS

COMPROBATÓRIOS

VALOR

Bem. Damasco 3143/06 Dotação SMP/PJ 17.962,88

Bem. Hanói 3144,3170,2249

e 5515/06

Dotação SMP/PJ 16.375,00

Bem. Harare 3145/06 Dotação SMP/PF 48.200,00

Bem. Lisboa 3146/06 Dotação CLP/PF 792.136,63

Bem. Riade 3147/06 Dotação SMP/PJ 56.835,34

C.G. Lisboa 3148/06 Dotação SMP/PJ 44.248,43

C.G. Xangai 3149/06 Dotação LIM/PJ 123.437,00

Brasaladi Delegação 3150/06 Dotação CLP/PF 150/707.25

V. C. Puerto Soarez 3151/06 Dotação CLP /PF 10.293,98

277. Os comprovantes de despesa relativos à prestação de contas da

dotação SMP/PJ foram solicitados à Embaixada em Damasco, por meio do

Telegrama 3143, de 13/06//2006. Após o recebimento da documentação, o

Escritório, por meio do Tel. 5734, de 17/10/2006, fez as seguintes observações:

a) nome do credor informado na ficha financeira em moeda local,

difere daquele registrado no comprovante da despesa

correspondente;

109

b) despesa referente ao documento nº 117 não foi registrada na

prestação de contas;

c) ausência de cópia do borderô de câmbio relativo a despesa

realizada em euro, cujo valor foi lançado na ficha financeira em

moeda local

278. Em resposta à solicitação do Escritório Financeiro, o Posto informou,

por meio do Telegrama nº 693, de 31/10/2006, que a discrepância no nome do

credor diferente ocorreu por engano. No que se refere à despesa referente ao

lançamento n º 117, o Posto esclareceu que o registro do gasto consta da página 10

da prestação de contas. Quanto ao documento registrado no lançamento 146 da ficha

financeira em libras sírias, o Posto esclareceu que a compra de moeda estrangeira

nos estabelecimentos bancários sírios não é possível, mas, que pode ser feita por

meio de cambista local, sem borderô de câmbio, ou no mercado negro. Informa,

ainda, que quando surge uma despesa imprevisível em moeda estrangeira, após a

troca do cheque da dotação correspondente no Líbano, a despesa é convertida e

contabilizada em libras sírias por falta de comprovante de câmbio.

279. Pelo Telegrama nº 6747, de 5/12/2006, o Escritório financeiro

assinalou que, em que pese os esclarecimentos do Posto, objeto da alínea “c” do

expediente acima, a despesa foi realizada sem o correspondente borderô de câmbio

para demonstrar a conversão de dólares norte-americanos para euros. Em seguida,

instruiu o Posto a excluir a despesa, objeto do lançamento nº 146, da ficha financeira

em moeda local, a refazer a ficha contábil nº 12 e seguintes, bem como a

reincorporar o saldo apurado à dotação orçamentária do Posto. O Escritório

Financeiro, por meio do Telegrama nº 657, de 6/2/2007, comunicou ao Posto que os

comprovantes de despesas da Prestação de Contas (segunda versão) foram

considerados satisfatórios, com ressalvas.

110

280. Os documentos comprobatórios das despesas referentes à dotação

SMP/PJ, recebidos da Embaixada em Hanói, solicitados por meio do Telegrama

3144, de 13/06/2006, após analisados pelo EFNY foram objeto observações,

transmitidas àquele Posto por meio do Telegrama nº 5728, de 17/10/2006, assim

resumidas:

a) ausência do comprovante de despesa correspondente aos

lançamentos 3, da Relação de Despesas Realizadas em dólares, e

112, da ficha financeira em moeda local;

b) histórico de comprovantes de despesa relativos à vários

lançamentos da ficha em dólares registra operações com “cartão de

crédito pessoal”;

c) cópia sobreposta de comprovante de despesa impede a

identificação da fatura, no lançamento 62, da RDR em dólares;

281. Com base nos esclarecimentos transmitidos pelo Posto, objeto do

Telegrama nº 514, de 19/10/2006, e no fax dos documentos solicitados, o Escritório

Financeiro, por meio do Telegrama nº 5908, de 30/10/2006, comunicou àquela

Embaixada que:

a) ratifica o entendimento de que se faz necessário o envio de cópia

do comprovante relacionado ao lançamento 112, da ficha

financeira em moeda local; e

b) com referência ao comentário do Posto sobre o parágrafo 3 do

Telegrama em apreço, a UGE esclareceu que a norma em vigor

não prevê a realização de pagamentos com cartão de crédito

pessoal, em favor da Unidade Gestora Responsável. Em seguida,

recomendou àquela Embaixada abster-se da prática de efetuar

pagamentos com cartão de crédito.

111

282. A Embaixada em Hanói, pelo Telegrama nº 541, de 3/11/2006,

informou que estaria transmitindo diretamente ao EFNY, por fax, os documentos

solicitados. Por meio do telegrama nº 6277, de 14/11/2006 o EFNY comunicou que

os documentos encaminhados foram considerados satisfatórios com as seguintes

recomendações a serem observadas no futuro:

a) abster-se de efetuar pagamentos de despesa com cartão de crédito

de terceiros; e

b) solicitar à instituição financeira local a emissão de borderô de

câmbio com menção ao nome da Embaixada como titular das

operações.

283. Com relação aos comprovantes de despesa da Dotação SMP/PF,

solicitados à Embaixada em Harare, por meio do Telegrama nº 3145, de 13/06/2006,

o Escritório Financeiro fez as observações abaixo e transmitiu-as ao Posto, por meio

do Telegrama nº 5858, de 26/10/2006.

Ficha em dólares

a) credor constante dos comprovantes de despesa referentes aos

lançamentos 6 e 27 difere do registrado na prestação de contas;

b) impossibilidade na identificação da taxa bancária do documento

correspondente ao lançamento 33;

c) ausência do comprovante referente à operação da Renda

Consular do lançamento 37.

d) discrepância entre os valores apurados nos borderôs nºs 62 e 87 e

aqueles registrados nos lançamentos 41 e 40.

Ficha em moeda local

112

e) despesa correspondente ao lançamento 11 do documento nº 9 foi

registrada no lançamento 22. Solicitou-se ao Posto que refizesse a

Relação de Despesas para excluir a duplicidade de lançamentos;

f) solicitação de esclarecimentos acerca dos comprovantes de despesa

objeto dos lançamentos 135, 304 e 370;

g) solicitação do envio de cópias legíveis dos comprovantes

referentes aos lançamentos 8, 16, 65, 74,169, 198, 208, 273, 337 e

358;

h) não-recebimento de cópias dos comprovantes correspondentes aos

lançamentos 29, 226, 229, 231, 233, 325, 36 e 383;

i) credores constantes dos lançamentos 33 e 367 diferem daqueles

expressos nos documentos de despesas respectivos;

j) totais das despesas indicados nos comprovantes relacionados aos

lançamentos 50, 63, 104, 124, 315, 324, 367, 391, 392 e 395, não

guardam conformidade com os registros da prestação de contas;

k) impossibilidade na identificação da taxa bancária no comprovante

referente ao lançamento 59;

l) descrição da despesa nos históricos dos comprovantes relativos aos

lançamentos 125, 132, 142, 165 e 343, difere daquela indicada no

processo de prestação de contas;

m) cópia sobreposta do comprovante de despesa objeto do lançamento

100 impede a verificação da conformidade com o total da fatura

registrado na prestação de contas;

n) impossibilidade na identificação da descrição da despesa no

histórico do comprovante do lançamentos 232;

o) somas dos mapas relativos às Despesas Miúdas de Pronto

Pagamento, objeto dos lançamentos 90, 175, 323 e 396, não

guardam conformidade com o total das despesas registradas na

113

prestação de contas.. Observou-se, entretanto, que o montante

correspondente ao mês de abril de 2006 (docs 227, 239, 241, 242,

243, 244 e 259) não foi registrado no referido processo; e

p) impossibilidade na identificação do período de referência da

despesa na fatura correspondente ao lançamento 348.

284. Para concluir a análise, o EFNY solicitou àquela Embaixada o envio

de cópias dos comprovantes listados nas alíneas "c", "g", "h" e "m", e os

esclarecimentos a respeito das demais observações. Com relação à alínea "e",

solicitou o envio das versões corrigidas das fichas financeiras em moeda local.

285. Os documentos comprobatórios das despesas, referentes à dotação

CLP, foram solicitados à Embaixada em Lisboa, por meio do Telegrama nº 3146, de

13/06/2006. Pelo Telegrama nº 5332, de 29/09/2006, o Escritório Financeiro

apontou as impropriedades relacionadas abaixo e/ou solicitou esclarecimentos e

providências:

a) valores expressos nos comprovantes de despesa relativos às

"Folhas de Remunerações," correspondentes aos lançamentos 60, 61, 62 e 63

(janeiro), 149 e 150 (fevereiro), 239, 240, 244, 248 e 249 (março), 245, 246, 247,

325, 326, 327 e 328 (abril), 418, 419, 422, 423, 424 e 425 (maio), da ficha

financeira em euros, não guardam conformidade com os totais registrados nas

colunas-crédito correspondentes; e

b) não-recebimento de cópias dos comprovantes correspondentes aos

lançamentos 154, 155, 156, 158, 159, 160, 241, 242, 243, 337 a 341, 420, 421 e 429

a 444.

286. Com relação aos comprovantes de despesa referentes à Prestação de

Contas da dotação SMP/PJ, solicitados à Embaixada em Riade, o Escritório

114

Financeiro apontou as seguintes impropriedades, objeto de comunicação àquele

Posto, por meio do Telegrama nº 5857, de 26/10/2006:

a) comprovantes de despesa correspondentes aos lançamentos 1 a

264, da Relação de Despesas Realizadas em moeda local, bem como os lançamentos

2, 4 e 6, da RDR em dólares, não foram visados pelo Chefe do Posto. O EFNY

solicitou o envio de cópias visadas daquela documentação.

b) confirmação da data de emissão do comprovante nº 119366, parte

integrante do lançamento 9, da RDR em moeda local;

c) faturas correspondentes aos lançamentos 18 e 19, da Relação de

Despesas Realizadas em moeda local, referem-se ao exercício de 2005. Como tais

compromissos não foram objeto de solicitação de inscrição em REA, o EFNY

instruiu o Posto a excluir as despesas registradas naqueles lançamentos, a refazer as

fichas financeiras em moeda local, bem como o DRRA do processo em tela. O saldo

gerado em razão dessas exclusões deverá ser recolhido, devendo tal fato ser

mencionado na nova versão da supracitada GRPC;

d) ausência de tradução e/ou tradução resumida, nos comprovantes

correspondentes aos lançamentos 2 a 6, 11, 13, 24, 31, 42, 43, 53, 59, 72, 96, 103,

104, 108, 109, 110, 111, 112, 114, 117, 122, 129, 142 a 157, 166, 169, 177, 181,

182, 183, 186, 190, 194, 196, 197, 200, 203, 205, 206, 220, 226 a 230, 233, 234,

243, 252, 254, 259, 262, 263, 274 a 290, 302, 308, 314, 323 a 325, 329, 331, 349,

353, 360, 361, 363, 364, 368 e 369 ;

e) solicitação do reenvio, por ilegíveis, das cópias dos comprovantes

relativos aos lançamentos 60, 95, 224, 241, 242, 267, 354 e 359, da RDR em moeda

local (parágrafo 13.11 do GAP);

f) valor indicado no recibo correspondente ao lançamento 85, da

mesma RDR em moeda local, não guarda conformidade com aquele registrado na

prestação de contas. O Escritório Financeiro observou, ainda, a ausência de

descrição da despesa realizada;

115

g) registro de credor no lançamento 199, da RDR em moeda local,

difere do comprovante de despesa correspondente ; e

h) cópias sobrepostas de mais de um comprovante de despesa

impedem a verificação da conformidade com os documentos relativos aos

lançamentos 238, 328 e 358, daquela RDR. O EFNY solicitou ao Posto o envio de

cópias legíveis daqueles documentos.

287. Foi solicitado o envio das cópias dos comprovantes listados nas

alíneas "a", "d", "e" e "h", bem como os demais esclarecimentos a respeito das

observações elencadas.

288. A Embaixada em Riade, por meio do Telegrama nº 480, de

22/11/2006, esclareceu os pontos assinalados pelo EFNY e informou que, tão logo

concluídas as providências solicitadas, a documentação correspondente seria

encaminhada ao EFNY.

289. Por meio do Telegrama nº 2030, de 25/04/2007, o EFNY transmitiu ao

Posto as seguintes observações:

a) o Posto excluiu as despesas indicadas nos lançamentos 18 e 19, da

ficha financeira em moeda local, da prestação de contas, bem como procedeu à

exclusão das despesas objeto do lançamento 13, da mesma ficha financeira. No

entanto, o período da despesa mencionado na cópia da tradução relativa ao

documento nº 24 não guarda conformidade com aquele indicado na RDR em moeda

local; e

290. quanto ao lançamento 199, da ficha financeira em reais sauditas,

permanece a discrepância apontada na alínea "g" do telegrama 5857/06, da UGE,

em desacordo com os esclarecimentos prestados no telegrama 480/06, alínea "g". Os

116

comprovantes de despesa referentes à prestação de contas da dotação SMP/PJ

solicitados ao Consulado-Geral em Lisboa, por meio do Telegrama nº 3148/2006,

foram considerados satisfatórios pelo Escritório Financeiro, que recomendou ao

Posto, no futuro, certificar-se de que os recibos relativos a despesas postais estejam

com a logomarca da empresa prestadora do serviço.

291. Os comprovantes de despesa solicitados ao Consulado-Geral em

Xangai, por meio do telegrama 3149, de 13/06/2006, relativos à dotação LIM, foram

analisados pelo Escritório Financeiro e considerados satisfatórios.

292. Os comprovantes de despesa da Delegação Permanente Junto à

ALADI e ao MERCOSUL foram analisados e considerados satisfatórios pelo

Escritório Financeiro, que recomendou ao Posto, no futuro, certificar-se de que os

vistos do Chefe do Posto ou do detentor da delegação de competência, bem como do

responsável pela Administração sejam apostos em todos os comprovantes de

despesas, com as rubricas devidamente identificadas.

293. Os comprovantes de despesa referentes à prestação de contas da

dotação CLP oram solicitados ao Vice-Consulado em Puerto Suárez, por meio do

Tel. nº 3151, de 13/06/2006. Após análise da documentação, o EFNY, por meio do

Telegrama nº 5331, de 29/09/2006, considerou-a satisfatória com a observação de

que, no futuro o Posto deverá certificar-se de que todas as cópias dos comprovantes

de despesa enviadas ao Escritório Financeiro estejam visadas pelo Chefe do Posto

ou pelo detentor da delegação de competência e pelo Encarregado de

Administração, com os vistos devidamente identificados.

c.2) Comprovantes de Despesas do Segundo Semestre de 2006.

117

294. Quanto aos comprovantes de despesa do 2º Semestre de 2006, o

Escritório Financeiro selecionou 9 (nove) Postos e solicitou-lhes o envio de cópias

de comprovantes de despesas das dotações SMP e LIM, conforme demonstrado no

quadro abaixo:

Segundo Semestre de 2006

POSTO Tel. nº DOCUMENTOS

COMPROBATÓRIOS

Emb. Adis Abeba 7155/06 Dotação SMP/PJ 47.407,86

Emb. Bangkok 7151/06/ 1118/07 Dotação LIM 108.406,10

C.G. Córdoba 7154/06 Dotação LIM 36.963,84

Emb. Manila 7150/06 Dotação LIM 304.901,78

Emb. Bridgetown 7149/06 Dotação LIM 148.715,33

Emb. Bruxelas 7148/06 Dotação SMP/PJ 209.434,77

Cons. Pedro Juan

Caballero

7153/06 Dotação LIM 45.594,96

C.G. Porto 7156/06 1119/07 Dotação SMP/PJ 71.837,00

Emb. Rabat 7152/06 Dotação LIM 193.894,32

295. Com relação aos comprovantes de despesa da Dotação SMP/PJ,

solicitados à Embaixada em Adis Abeba, por meio do Telegrama 7155, de

14/12/2006, até a conclusão dos trabalhos de auditoria, o Posto não havia atendido à

solicitação do Escritório Financeiro.

296. Os comprovantes de despesa solicitados à Embaixada em Bangkok,

por meio do Telegrama 7151, de 14/12/2006 relativos à dotação LIM, foram

recebidos pelo Escritório, e que fez as as seguintes observações, transmitidas ao

Posto por meio do Tel. nº 1118, de 05/03/2007, com pedido de esclarecimentos:

a) impossibilidade de identificação do valor da despesa bancária no

comprovante emitido pelo banco, objeto do lançamento 15, da ficha financeira em

dólares; e

118

b) discrepância entre o credor indicado no lançamento 24, da ficha

financeira em moeda local, e o registrado no comprovante de despesa respectivo.

297. Por meio do Telegrama nº 136, de 16/03/2007, o Posto enviou ao

Escritório Financeiro, pelo fax nr. 002, a cópia do fax nº 70, de 27/10/2006, e cópia

da ficha financeira em moeda local com a devida correção do lançamento 24, bem

como prestou os esclarecimentos sobre os pontos levantados. Pelo Telegrama nº

1450, de 23/03/2007, o Escritório Financeiro comunicou ao Posto que os

comprovantes de despesas da prestação de contas foram considerados satisfatórios.

298. Os documentos comprobatórios da despesa, referentes à dotação LIM,

foram solicitados ao Consulado-Geral em Córdoba, por meio do Telegrama 7154, de

14/112/2006. Pelo Telegrama 966, de 23/12/2007, o Escritório Financeiro

comunicou ao Posto que os comprovantes cujas despesas foram registradas na

Prestação de Contas foram considerados satisfatórios.

299. Os comprovantes de despesa relativos às prestações de contas da

dotação LIM da Embaixada em Manila foram considerados satisfatórios, o que foi

comunicado ao Posto em 20/04/2007, por meio do Telegrama nº 1935.

300. Os comprovantes de despesa solicitados pelo Escritório Financeiro, à

Embaixada em Bridgetown, por meio do Telegrama nº 7149, de 14/12/2006,

relativos à dotação LIM, foram considerados em boa ordem, o que foi comunicado

àquele Posto, por meio do Telegrama nº 2024, de 24/04/2007.

301. Os comprovantes de despesa da Dotação SMP/PJ, solicitados à

Embaixada em Bruxelas, por meio do Telegrama 7148, de 14/12/2006, encontram-

se em processo de análise.

119

302. Os comprovantes de despesa relativos à dotação LIM, solicitados ao

Consulado em Pedro Juan Caballero, por meio do Telegrama nº 7153, de

14/12/2006, foram analisados pelo EFNY e considerados em boa ordem, o que foi

comunicado àquela Repartição por meio do Telegrama nº 2118, de 30/04/2007.

303. Os comprovantes de despesa da Dotação SMP, foram solicitados ao

Consulado-Geral no Porto, por meio do Telegrama nº 7156, de 14/12/2006. Após

análise, o Escritório Financeiro, por meio do Telegrama nº 1119, de 05/03/2007, fez

as seguintes observações e solicitou esclarecimentos:

GRPPC 42

a) credor Petrogal indicado nos lançamentos 40, 41 e 73, da ficha

financeira em euros, não consta os comprovantes das despesas objeto de registro

naqueles lançamentos;

b) total da despesa registrado no lançamento 76, da mesma ficha

financeira, não corresponde àquele indicado no respectivo comprovante;

GRPC 41:

a) não foi possível identificar o credor Petrogal nos comprovantes das

despesas registradas nos lançamentos 38, 39, 55, 56, 98, 183 e 184, da ficha

financeira em euros (situação idêntica àquela mencionada na alínea “a” da GRPC

24);

b) esclarecimentos a respeito das faturas que indicam a manutenção

do jazigo em nome de Adriano da Costa Ramalho, objeto dos lançamentos 60, 75 e

172 a 175, da mesma ficha financeira em euros; e

c) de acordo com a Norma de Execução STN 04/97, o bem

mencionado no comprovante de despesa objeto do lançamento 122, da RDR em

euros (carro-plataforma, equivalente a carrinho de transporte), classifica-se como

material permanente, devendo ser inventariado.

120

304. Por meio do Telegrama nº 131, de 08/03/2007, o Posto esclareceu os

pontos assinalados pelo Escritório Financeiro:

a) o credor Petrogal refere-se ao Grupo constituído pela “Petróleos de

Portugal – Petrogal, S.A.”. No âmbito de reorganização dos setores de petróleo e gás

em Portugal, a participação de 55% do capital da Petrogal foi transferido para a

“GALP - Petróleos e Gás de Portugal, S.G.P.S., S.A.” – atualmente denominada

“GALP ENERGIA, S.A.”. Assim sendo, nos lançamentos 40, 41 e 73, da ficha

financeira em euros, onde se lê “Petrogal, S.A.”, leia-se “GALP Energia, S.A.”. O

Posto informou que já foram tomadas as providências para atualização do nome do

credor no sistema ADMP.

b) o total da despesa registrado no lançamento 76, da mesma ficha

financeira foi, equivocadamente, lançado com 0,50 (cinqüenta centavos) a menor.

No entanto, o pagamento foi efetuado corretamente conforme valor do recibo;

GRPC 41

a) esclarecimento prestado na alínea “a” acima;

b) as faturas relativas à manutenção do jazigo de Adriano da Costa

Ramalho, objeto dos lançamentos 60, 75 e 172 a 175, da mesma ficha financeira,

correspondem ao cumprimento de condição testamentária do doador do imóvel

“Vila Adriano” ao Governo brasileiro para a Residência Oficial do Cônsul-Geral no

Porto, ou seja, a manutenção de seu jazigo;

c) a plataforma metálica, com rodas, para transporte de sacos pesados

destinados ao lixo (“carro plataforma” na terminologia portuguesa) apresenta

estrutura que não sugere vida útil necessariamente superior a dois anos. Além disso,

uma vez que seu valor foi inferior a 40 dólares, o bem foi incluído na relação-carga

da Chancelaria. O Posto solicitou ao EFNY a confirmação de que deve retirá-lo da

relação-carga e incluí-lo no inventário.

121

305. Por meio do Telegrama nº 1451, de 23/03/2007, o Escritório

Financeiro procedeu à análise das justificativas e comunicou àquela Repartição que

a referida documentação foi considerada satisfatória com as seguintes ressalvas:

a) retificar, para “Embaixada do Brasil em Lisboa", o beneficiário do

pagamento constante do comprovante de despesa registrada no lançamento 73, em

euros, da GRPC 24;

b) com relação à letra "b", do telegrama de referência, o EFNY

assinalou que o total da despesa do lançamento 76, da GRPC 24, foi registrado com

$0,50 (cinqüenta centavos de euros) a maior em relação ao resultado da soma dos

valores dos recibos de números 6001602883 e 6001603022 ($77,79 + $83,26 =

$161,05 euros), da firma SMAS. Confirmado que o pagamento foi efetuado

corretamente conforme os valores dos recibos, e em atenção ao princípio da

economicidade, o EFNY considerou desprezível a diferença em apreço. O Posto

deverá retificar, em seus registros, para $161,05 euros, o valor daquela despesa; e

c) quanto à plataforma metálica, uma vez que o bem não terá vida útil

superior a dois anos, o Posto deverá manter aquele bem registrado na relação-carga.

O EFNY ressaltou que o "valor" deixou de ser um dos critérios utilizados para

identificar se o bem é material de consumo ou permanente, conforme capítulo 4, do

GAP/06 e instruções contidas no Manual de Patrimônio e Inventário/06.

306. Pelo Telegrama n.º 7152, de 14/12/2006, o EFNY solicitou os

documentos comprobatórios de despesas da dotação LIM da Embaixada em Rabat,

os quais foram recebidos e encontram-se sob análise.

c.3) Comprovantes de despesas do 2º semestre de 2005

122

307. Os comprovantes de despesa solicitados pelo Escritório Financeiro à

Embaixada em Berna, Vice-Consulado em Cochabamba, Embaixada em Havana,

Consulado-Geral em Houston, Embaixada em Luanda, Consulado-Geral em

Munique, Consulado em Rivera, Consulado-Geral em Santiago e Embaixada em

Tel-Aviv, foram analisados e aprovados com ressalvas.

c.4) Comprovantes de despesas do 1º semestre de 2005

308. Os comprovantes de despesa solicitados à Embaixada em Abu Dhabi,

VC - em Guayaramerin e Consbras Hong-Kong foram analisados pelo EFNY e

considerados satisfatórios.

309. O Escritório Financeiro considerou satisfatórios, com ressalvas, os

comprovantes de despesa das Embaixadas em Bissau, Camberra e Viena e

Consulado-Geral em Ciudad Del Este.

c.5) Comprovantes de despesas do 2º semestre de 2004

310. O Escritório Financeiro aprovou, com ressalvas, os comprovantes de

despesa correspondentes à prestação de contas da Dotação LIM da Embaixada em

Nairóbi.

311. As documentações solicitadas pelo Escritório Financeiro ao Vice-

Consulado em Santa Elena de Uairén, bem como a Prestação de Contas relativa à

dotação SMP/PJ, do 2º Semestre de 2004, só foram recebidas em 29/03/2006. Por

meio do Telegrama nº 2511, de 15/05/2006, o EFNY solicitou esclarecimentos a

respeito de várias observações feitas àquele Posto e o encaminhamento de cópias de

outros comprovantes de despesas, a fim de permitir a conclusão da análise. Por meio

do Telegrama nº 5573, de 6/10/2006, o EFNY solicitou resposta ao expediente

123

acima mencionado, o que não foi atendido até a conclusão dos trabalhos de

auditoria.

VI – BENS MÓVEIS

312. De acordo com os valores registrados no SIAFI, em 31.12.06, o

montante dos Bens Móveis de uso permanente nos Postos no exterior, conta contábil

1.4.2.12.00.00 , totalizava US$ 74.973.704,48.

313. Até o encerramento dos trabalhos da Auditoria, os Postos abaixo

relacionados não haviam encaminhado ao Escritório Financeiro a Recapitulação do

inventário físico-financeiro, referente ao exercício de 2006, em desobediência ao

disposto no inciso V, artigo 8o, da Portaria de 3 de novembro de 1995, do Ministro

de Estado das Relações Exteriores, e Circular -Telegráfica no. 36.574, de

12.01.1999:

a) Embaixadas em Abdjan, Adis Abeba, Ancara, Astana,

Belmopan, Bissau, Buenos Aires, Conacri, Dili, Gaborone,

Georgetown, Iaundê, Ierevan, Ismalabad, Kingston, Lusaca,

Malabo, Paramaribo, São Domingos, São José, Viena;.

b) Escritório de Representação em Rammallah;

c) Consulados-Gerais em Chicago, Los Angeles, Beirute,

Mendonza, Mumbai, e Zurique; e

d) Vice-Consulado em Guayamirin, Puerto Ayacucho, Puerto

Iguazu.

314. Com relação às recapitulações do exercício de 2005, a Auditoria

verificou que, apesar de reiteradas solicitações do Escritório Financeiro, as UGRs

listadas a seguir deixaram de informar os números e as datas dos expedientes que

encaminharam as recapitulações dos inventários:

124

a) Embaixadas em Adis Abeba, Bagdá, Bissau, Conacri,

Gaborone, Lusaca, Paramaribo e São Domingos;

b) Consulados Gerais em Beirute, Lagos, Mendoza e Mumbai;

c) Consulado em Iquitos.

d) Vice-Consulado em Puerto Ayacucho.

315. O não recebimento tempestivo das recapitulações tem impossibilitado

o Escritório Financeiro efetuar a totalização dos bens e a manter pleno controle dos

bens móveis no exterior, o não cumprimento do artigo 95, combinado com o artigo

96, da Lei 4.320/64, que reza: “O levantamento geral dos bens móveis e imóveis

terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos

da escrituração sintética na contabilidade”, grifo da Auditoria.

316. Ao julgar as contas do Escritório Financeiro, exercício 2001, o TCU

determinou:

“verifique a possibilidade de criar um grupo de trabalho, com a

participação da Secretaria de Controle Interno e das unidades

gestoras envolvidas no processo de contabilização e acompanhamento

de bens móveis e imóveis no exterior, para proceder à revisão das

atribuições definidas nos normativos internos e de modo a evitar a

duplicação e superposição de tarefas e propiciar a regularização dos

saldos apresentados no balanço patrimonial do EFNY, em

cumprimento ao disposto nos Artigos 95 e 96 da Lei 4.320/64”.

317. Até o encerramento dos trabalhos de Auditoria, a Subsecretaria-Geral

do Serviço Exterior não havia adotado as medidas cabíveis quanto à criação de

Grupo de Trabalho com a participação da Secretaria de Controle Interno, da

Coordenação de Patrimônio e do Escritório Financeiro com vistas a atender às

125

determinações do Tribunal de Contas da União. Dessa forma, a Auditoria ratifica

entendimento de que medidas urgentes deverão ser adotadas pela Secretaria de

Estado para definir as responsabilidades do EFNY, dos Postos e da CPAT, quanto às

tarefas inerentes ao controle de bens móveis.

318. Conforme registrado nos relatórios de auditorias de exercícios

anteriores, é imprescindível a unificação dos controles, na SERE ou no EFNY, de

modo a evitar a duplicação e superposição de tarefas, procedimento inconveniente e

onerosa.

319. Vale destacar que, com a conexão das Embaixadas em Buenos Aires,

Tóquio, Londres, Pretória e o Consulado-Geral em Nova York ao SIAFI, ocorrida a

partir de 1º de janeiro de 2007, os saldos da conta bens móveis do balanço do

Escritório Financeiro, exercício 2006 - que atualmente congregam as contas

patrimoniais de todos os postos do Itamaraty devem ser transferidos para as

unidades gestoras recém criadas no SIAFI, conforme descrito abaixo:

Postos Valor do Inventário dos Bens Móveis

CG Nova York – Chancelaria 348.223,05

CG Nova York – Residência 54.204,93

Embaixada em Pretória – Chancelaria 172.210,32

Embaixada em Pretória – Residência 91.832,87

Embaixada do Brasil em Londres – Chancelaria 676.323,85

Embaixada do Brasil em Londres – Residência 1.960.531,19

Embaixada em Tóquio – Chancelaria 570.854,75

Embaixada em Tóquio – Residência 282.244,27

Obs: A Embaixada em Buenos Aires não enviou o inventário dos bens móveis

referente ao exercício de 2006.

320. Ressalte-se, ainda, que os Postos interligados on line ao SIAFI terão

dificuldades em registrar as eventuais baixas de bens móveis no sistema, caso os

saldos das contas de Bens Móveis sob sua responsabilidade registrados na UG

2400.17- EFNY não sejam transferidos para as unidades siafizadas.

126

321. A Auditoria ressalta que, conforme registrado no relatório de

Auditoria de Acompanhamento, atualmente, o Escritório dispõe de posição

consolidada dos inventários do exercício de 2004, que reflete o somatório de todos

os Bens Móveis existentes nos Postos. O quadro a seguir retrata as discrepâncias

entre os saldos do SIAFI e os do EFNY:

CONTA

CONTÁBIL

DESCRIÇÃO SIAFI EFNY

31.12.04

DIFERENÇA

31.12.04

1.4.2.1.2.00 Bens Móveis 65.531.346,21 53.510.746,57 13.020.599,64

1.4.2.1.2.04 Aparelhos de Medição 3.408,54 11.138,34 7.729,80

1.4.2.1.2.06 Aparelhos e Equipamentos 4.373.426,33 1.883.509,90 -2.489.916,43

1.4.2.1.2.08 Ap.Equip. Utens. Médicos 1.710,03 6.750,00 5.039,97

1.4.2.1.2.10 Ap.Equip Esporte e Diversão 0,00 8.316,11 8.316,11

1.4.2.1.2.12 Ap. Utensílios Domésticos 4.383.532,25 5.413.019,24 1.029.486,99

1.4.2.1.2.14 Armamentos 569,95 12.690,00 12.120,05

1.4.2.1.2.16 Bandeiras, Flâmulas Insígnias 25.057,49 6.243,49 -18.814,00

1.4.2.1.2.18 Coleções Mat.Bibliográficos 0,00 3.968,08 3.968,08

1.4.2.1.2.21 Material Copa e Cozinha 0,00 1.271,39 1.271,39

1.4.2.1.2.22 Equip Man. Patrulhamento 0.00 215,02 215,02

1.4.2.1.2.24 Equip Proteção Seg e Socorro 883.032,48 559.079,75 -323.952,73

1.4.2.1.2.26 Instr. Musicais e Artísticos 0 134.867,59 134.867,59

1.4.2.1.2.28 Maq. Equip Mat Industrial 3.178,70 12.613,52 9.434,82

1.4.2.1.2.30 Maquinas Equip Enérgicos 1.549.603,29 1.076.685,40 -472.917,89

1.4.2.1.2.32 Maq e Equip Gráficos 988.517,17 612.525,89 -375.991,28

1.4.2.1.2.33 Equip. Áudio, Vídeo e Foto 1.244.596,15 1.111.666,76 -132.929,39

1.4.2.1.2.34 Máq. Utens. Equip Diversos 580.713,40 882.557,67 301.844,27

1.4.2.1.2.35 Equip. Proc. Dados 11.582.050,63 5.925.868,11 -5.656.182,52

1.4.2.1.2.36 Maq. Instalação de Escritório 765.091,60 804.492,45 39.400,85

1.4.2.1.2.38 Máq. Ferram. Utens. Oficina 7.395,09 103.890,98 96.495,89

1.4.2.1.2.39 Equip. Hidráulicos Elétricos 318.530,40 481.678,41 163.148,01

1.4.2.1.2.40 Máq. Equip. Agríc. Rodoviário 5.319,74 23.796,70 18.476,96

1.4.2.1.2.42 Mobiliário em Geral 17.571.505,50 15.216.777,10 -2.354.728,40

1.4.2.1.2.44 Obras de Arte Peças Museu 127.714,77 7.246.286,13 7.118.571,36

1.4.2.1.2.46 Semoventes e Equip. Montaria 0 465 465,00

1.4.2.1.2.48 Veículos Diversos 1.816,19 148.871,21 147.055,02

1.4.2.1.2.51 Peças Não Incorporáveis 2.579.680,86 1.874.621,40 -705.059,46

1.4.2.1.2.52 Veículos de Tração Mecânica 18.496.076,63 9.327.227,85 -9.168.848,78

1.4.2.1.2.60 Equip Peças Aces. Marítimos 0 215 215,00

1.4.2.1.2.87 Mat de Uso Duradouro 821.801,26 0 -821.801,26

1.4.2.1.2.92 Bens Móveis Almoxarifado 10.786,46 0 -10.786,46

1.4.2.1.2.99 Outros Bens Móveis 206.231,30 318.038,96 111.807,66

127

Manifestação do Gestor

322. Conforme já assinalado em manifestações anteriores, as divergências

de saldos podem ser explicadas pela ausência de informações de alguns Postos, seja

pelo não envio de recapitualções anuais, seja por não incluir a retransmissão

automática ao EFNY nos telegramas de variações patrimoniais trimestrais. No

controle interno do Setor de Patrimônio do EFNY somente são registrados os dados

recebidos dos Postos, por telegramas.

Comentário da Auditoria

323. Com a interligação dos Postos on line ao SIAFI, não se pode mais se

postegar as medidas a serem adotadas pela Secretaria de Estado para definir as

responsabilidades do EFNY, dos Postos e da CPAT, quanto ao controle de bens

móveis, objeto de observações nos relatórios de Auditorias de Tomada de Contas,

desde o exercício de 2000. A duplicação e a superposição de tarefas que antes

existiam somente entre a SERE e o EFNY passaram a ocorrer também dos Postos

siafizados.

Recomendação

À Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior

324. Informar à Secretaria de Controle Interno as medidas adotadas com

vistas à implementação da determinação constante do item 2.4 do Acórdão

1.375/2003 – Segunda Câmara- TCU “Verifique a possibilidade de criar um

grupo de trabalho, com a participação da Secretaria de Controle Interno e

das unidades gestoras envolvidas no processo de contabilização e

acompanhamento de bens móveis e imóveis no exterior, para proceder à

128

revisão das atribuições definidas nos normativos internos e de modo a evitar

a duplicação e superposição de tarefas e propiciar a regularização dos saldos

apresentados no balanço patrimonial do EFNY, em cumprimento ao disposto

nos artigos 95 e 96 da Lei 4.320/64” .

325. Assinale-se que as determinações do Tribunal de Contas dirigidas ao

Escritório Financeiro, à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior e à Coordenação de

Patrimônio, contidas no Acórdão nº 1375/2003, com vistas a propiciar a

regularização dos saldos apresentados no balanço patrimonial do EFNY, datam de

21/08/2003, por ocasião do julgamento das contas relativas ao exercício de 2001. A

informação sobre a criação de Grupo de Trabalho visando à solução da questão está

contida na resposta ao Memo CISET 219, de 30.10.03.

326. Pelo telegrama n° 02587, de 23/05/07 o EFNY comunicou à SERE

que o Programa Controle de Inventário dos Postos tem apresentado falhas, tais como

:

a) impossibilidade de alterar o Termo de Abertura para adequá-lo aos

termos do Manual de Patrimônio e Inventário em vigor (Revisão 2006);

b) itens eliminados do inventário (baixas devidamente autorizadas)

voltam a ser incluídos aleatoriamente como bens "ativos"; e

c) lançamento de baixa de qualquer item tem resultado no

desfazimento da baixa imediatamente anterior.

327. As falhas existentes no sistema tem dificultado a correta elaboração

do inventário e a movimentação dos bens patrimoniais por parte do Escritório.

328. Registre-se que os Postos no exterior enfrentou o mesmo problema, ao

não lograr registrar no sistema a movimentação dos bens móveis sob sua

responsabilidade.

129

329. A Administração deve adotar medidas urgentes com vistas à solução

do problema antes que o sistema se torne inviabilizado, uma vez que, atualmente, as

movimentações tem sido processadas manualmente.

Recomendação

Ao Departamento de Administração

330. Adotar medidas urgentes com vistas à solução do problema

operacional do programa de controle de patrimônio, de modo a permitir a correta

elaboração do inventário e o controle de movimentação dos bens patrimoniais por

parte dos Postos.

XII . CONCLUSÃO

331. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o

presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVA da

Gestão dos servidores Gilberto C. Paranhos Velloso, Cláudio José de Campos e

Sérgio Ricoy Pena, devido às impropriedades registradas nos parágrafos 1 a 14, 105

a 110, 137, 174, 267 a 271.

Brasília-DF, em de junho de 2007

(Susana Marques da Silva)

Analista de Finanças e Controle

(Maria Joselina da Costa)

Analista de Finanças e Controle

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(Henrique Sampaio Machado)

Técnico de Finanças e Controle

(Vanda Lúcia Marques de Freitas)

Técnica de Finanças e Controle