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MINISTÉRIO DA CULTURA Pág. 32

MINISTÉRIO DA CULTURA

ANEXO II – PASSO A PASSO CADASTRO SALIC WEB E SAD

1. CADASTRO DE DOCUMENTOS NO SALICWEB (perfil somente do Protocolo Central)

A documentação que é recebida no Protocolo do MinC é cadastrada em dois sistemas: o SAD ( Sistema de Acompanhamento de Documentos ) e o SALICWEB.( Sistema de Apoio às Leis de Incentivo à Cultura )

Para identificar um documento via SALICWEB: 1 - Fazer a leitura do documento.

2 - Verificar se consta o número de Pronac. 3 - Constando o número do PRONAC verificar se está especificado como:

Prestação de Contas; Parecer; Resposta à diligência (geralmente o proponente coloca que está atendendo ao ofício nº tal do setor

tal); Solicitação do proponente (geralmente o proponente solicita alguma coisa).

4 – Se estiver especificando que é um projeto e não consta o número de PRONAC deverá ser feita uma pesquisa no SALICWEB e SAD:

PELO NOME DO PROJETO; PELO NOME DO PROPONENTE; PELO CNPJ OU CPF DO PROPONENTE; ou PELO NÚMERO DO PROCESSO CASO CONSTE.

CADASTRAMENTO SALICWEB

5 – Inclusão do Documento.

5.1- Se a documentação constar vários números de Pronac, tirar uma cópia para cada PRONAC, com a cópia do envelope com o código de Correios para cada Pronac encontrado no mesmo envelope;

5.2 - Sendo a documentação assinada por Parlamentar (Deputado, Senador, Prefeitos, Governadores, ETC) e for PRONAC deverá ser tirada uma cópia do ofício e encaminhar via SAD para GM /ASPAR;

5.3 - O ofício original vai via SALICWEB no Pronac conforme a documentação.

5.4 - Efetue login no SALICWEB que, deverá ter o perfil para incluir documentos.

5.5 - Siga conforme imagem abaixo. 5.6 - Número de PRONAC, se constar o próximo passo é verificar a tipologia citado no item 3.

5.7 - Se estiver especificando que é um PROJETO e NÃO CONSTA O NÚMERO DE PRONAC será feita uma PESQUISA NO SALICWEB e no SAD para localizar o Pronac:

PELO NOME DO PROJETO; PELO NOME DO PROPONENTE; PELO CNPJ OU CPF DO PROPONENTE;ou PELO NÚMERO DO PROCESSO CASO CONSTE.

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:

6 - Colocar o número do PRONAC.

7- Identificar o TIPO DO DOCUMENTO;8- PASSAR O LEITOR ÓTICO NO CÓDIGO DE BARRA DOS CORREIOS;9- DIGITALIZAR O DOCUMENTO;

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10- Lembre-se: A documentação recebida pelos Correios: do SEDEX AR ou CARTA REGISTRADA DEVERÁ SER FEITA A LEITURA ÓTICA, (Pela etiqueta / Código de Barras);

11- Documento de PARECER TÉCNICO – NÃO DEVE SER DIGITALIZADO;

12- Outra documentação diferente das acima especificadas DEVERÁ SER DIGITALIZADA! (Lembrando que PRESTAÇÃO DE CONTAS deve digitalizar o ofício ou carta, ou seja, da folha de rosto);

12- VERIFIQUEM SE A DOCUMENTAÇÃO NÃO FALTA PÁGINAS

13- SE FOI DIGITALIZADA CORRETAMENTE TODAS AS PÁGINAS, ANTES DE ENVIAR O DOCUMENTO; (ou seja, ABRA O DOCUMENTO ANEXO E OLHE!)

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14. CLIQUE EM ENVIAR SOMENTE APÓS TER CERTEZA DO TRÂMITE;

- Ao clicar vai aparecer a janela abaixo da Guia de Tramitação de Projetos:

- IMPRIMA UMA VIA DA GUIA DE TRAMITAÇÃO.

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2.TRÂMITE DE PROCESSOS NO SALICWEB (PERFIL MAIS COMUM ENTRE AS UNIDADES) Para identificar um documento via SALICWEB: 1 - Fazer a leitura do PROCESSO e verificar no último despacho para onde se destina o processo. (TENHA CERTEZA QUE EXISTE A INSTRUÇÃO PROCESSUAL E LEMBRE-SE DA PORTARIA NORMATIVA Nº 5, MPOG) 2 - Verificar se consta o número de Pronac. 3 - Constando o número do PRONAC proceder aos trâmites: o trâmite de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para tramitar projetos.

- Incluir o número do Pronac do processo a ser despachado:- Selecionar o destino; e- Incluir o despacho. (ESCREVA COM PARCIMÔNIA, POIS O PROPONENTE VISUALIZA ESSAS INFORMAÇÕES)

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- Ao incluir o projeto aparecerá a imagem abaixo para enviar o projeto e imprimir a Guia de Tramitação:

- A Guia de Tramitação será semelhante ao modelo abaixo:

- Ao receber o processo deverá constar a assinatura legível do recebedor, data e hora.3. RECEBENDO PROJETOS NO SALICWEB

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- O recebimento de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para receber projetos.

- Ir em receber projetos conforme figura acima;- Se não tiver na tela inicial ir em localizar conforme tela abaixo;

- Clicar em receber lote conforme abaixo;

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4. RECEBENDO DOCUMENTOS DE PROJETOS NO SALICWEB

- O recebimento de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para receber documentos.- O procedimento é o mesmo de receber projetos, já citado acima siga os passos.

5. PESQUISANDO TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROJETOS NO SALICWEB

- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SALICWEB nos dá a opção para vários critérios.- Abaixo temos a tela para iniciar a pesquisa, vá em:

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Consulta – Operacional -Tramitação - De Documento

Em seguida vamos à tela que apresenta as seguintes opções de pesquisa:

- Os critérios de busca podem ser: Pelo código do correio: Ex: SX1326547852BR; Pelo número do lote: Ex: 12456; Pelo local de origem e destino; Por intervalos de data.

Obs.: A opção de Consulta – Operacional – Tramitação - De Projeto - também tem opção de busca similar, sendo excluída a opção: “código dos Correios”.

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6. PESQUISANDO PROJETOS NO SALICWEB- A pesquisa de PROJETOS pode ser feita de diversas formas, na guia – Consulta – Projeto conforme a imagem abaixo:

A janela de pesquisa dá as seguintes opções de pesquisa: Pelo número do Pronac; Pelo Nome do Projeto; Pelo CPF ou CNPJ do proponente; Pelo nome do proponente.

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7. PESQUISANDO DOCUMENTOS DE PROJETOS NO SALICNET

- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SALICNET nos dá a opção para vários critérios similares ao do SALICWEB.- O SALICNET só é usado para pesquisa e possui vários critérios de busca.A janela de pesquisa dá as seguintes opções de pesquisa:

Pelo número do Pronac; Pelo Nome do Projeto; Pelo CPF ou CNPJ do proponente; Pelo nome do proponente.

O SALICNET possibilita, também, pesquisar dados estatísticos.

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CADASTRO NO SAD (perfil único a todos os usuários)

1. CADASTRANDO UM NOVO DOCUMENTO

Modelo em Branco do cadastro

1.1 - O cadastro no SAD é feito a partir da leitura do documento. 1.2 - Não identificando o número de PRONAC encaminhar via SAD. (LEMBRE-SE TODOS OS DOCUMENTOS PRODUZIDOS DEVEM TER REGISTROS EM ALGUM DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DO MINC) 1.3 - Identificar os seguintes elementos:

1.3.1 - No SAD cadastrando novo documento como na tela abaixo:1. 3.2 - Identificar a espécie documental (ofício, carta, memorando, fax, etc.);1. 3.3 - Identificar a localidade de origem do documento;1. 3.4 - Identificar a data do documento (caso não tenha colocar data do cadastro);1. 3.5 - Identificar o número do documento (se houver);1.3.6 - Identificar o assunto e inserir no RESUMO, caso o assunto não esteja identificado faça uma leitura do documento e coloque as informações mais relevantes;1.3.7 - Verifique as informações apontadas com seta no exemplo de Memorando abaixo:

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Cadastro do Memorando exemplificado acima:

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2. REFERÊNCIAS

Na Guia – Referências - temos os dados mais utilizados nas pesquisas, portanto preste muita atenção na hora de preencher, o erro pode dificultar a localização por assunto.2.1 – Como fazer:2.1.1- Identificar o VÍNCULO – Destinatário/ Emitente/ Interessado;

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2.1.2 - Identificar o Assunto - Abaixo seguem padronização dos assuntos para facilitar a busca:

- Colocar palavras chave sem erro de português – faça sempre uma revisão no assunto.

- Colocar o tipo de documento no seguinte formato:

Memorando 003/2010 – FBN

Ofício 012/2009 – ANCINE

Carta 4413/2010 – Correios

Fax 123/2010 – MRE

Carta-Circular 124/2008 – CGU

Observação: sempre vai ser:

“tipo”: Fax

nº com 3 dígitos barra e ano: 124/2008 ( se o nº tiver mais de três dígitos não acrescentar o

nº 0, se tiver menos de três dígitos acrescentar o nº “0”)

- Colocar palavras chave sem erro de português – faça sempre uma revisão no assunto.

- Colocar o código do correio – escreva tudo junto (caso não tenha o leitor de código de barras) –

nunca se esqueça de colocar o código dos Correios, pois o emitente sempre procura com este

código.

3. TRÂMITES3.1 Ir em: Ações – Despachar:

3.2 - Identificar a área de destino do documento e enviar, conforme tela acima: ações – despachar. NÃO ESQUECER de marcar a opção Envio Imediato, após ir para o passo 3.10.

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3.3 – Caso queira enviar vários documentos na mesma Guia de Tramitação NÃO marcar a opção Envio Imediato ou caso esqueça-se de marcar a opção Envio Imediato, seguir os próximos passos.

3.4 – Ir em: Módulos – Guias de tramitação – enviar

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3.5 – Verifique o destino da Guia, clique na sigla referente ao destinatário:

3.6 – Na janela acima, verifique quais os documentos estão em suas mãos para serem tramitados.

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3.7 – As guias desnecessárias, ou seja, referentes a documentos que não estejam em suas mãos, devem ser retiradas, para isso, clicar sobre elas com o botão direito do mouse e depois em Retira Documento da Guia conforme imagem abaixo:

3.8 – Segue abaixo o exemplo onde apenas um documento deveria ser enviado, o restante foi retirado da Guia. Porém, isso não quer dizer que os outros foram excluídos, apenas não sairão na Guia neste momento.3.9 – Após ficar apenas os documentos necessários, clicar em enviar e a Guia será impressa automaticamente.

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3.10 - Ao enviar será impressa a Guia de Tramitação abaixo:Pág. 51


4. Autuando um Documento para se tornar um Processo no SAD

4.1 - clique em Ações – Autuar / Reautuar

4.2 - Se o processo já estiver montado e tiver origem de outro órgão ( Ex.: ANCIN, IPHAN, MPOG, etc.) deve-se digitar o número do processo conforme abaixo, que vai te dar a opção: Reautuar, conforme abaixo;

4.3 - Se for um processo novo que está sendo montado naquele momento deve-se clicar na opção: Autuar, que vai gerar um número novo de processo;

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4.4 - Após a autuação, não se esquecer de clicar em etiqueta e termo para imprimir .4.5 - Automaticamente você terá sua etiqueta com os dados do processo e número como também termo de autuação para inserir no processo e preenchê-lo. (Lembre-se que somente servidor, com matrícula, deve autuar um processo e que os dados da aba de Referências devem estar preenchidos para impressão da etiqueta com os dados completos).

4.6 - Exemplo de Termo de Autuação:

4.7 - Exemplo de etiqueta de processo:

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5. RECEBENDO DOCUMENTOS NO SAD

5.1 - O documento físico ao chegar ao local de destino deve ser recebido no sistema SAD.

5.2 - Para o recebimento você deve clicar em: guias a receber, conforme tela abaixo.

5.3 - Ao clicar vão aparecer todos os documentos que estão tramitados para o setor aguardando recebimento, procure o seu documento. (Nessa tela aparecem: o número da Guia de tramitação + a sigla de origem + a sigla de destino. Caso não saiba o número da guia, consulte o número de SAD antes de receber e na aba “Trâmites” verifique o número da Guia de tramitação)

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5.4 - A lista aparece em ordem da data de envio, na descrição vem:- O número da guia de tramitação;- Sigla do órgão de origem e de destino;- Data de envio e situação de enviada.

5.5 - Ao localizar seu documento selecione e clique em receber, conforme imagem abaixo:

6. Arquivando um Processo no SAD

6.1 – Para arquivar um processo no SAD (esse procedimento é feito pelo Arquivo):

6.1.1 – Com o documento aberto ir a ações – arquivar/desarquivar, conforme imagem:

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6.1.2 – Apor as informações necessárias:

6.2 – Para Desarquivar ir em ações arquivar/desarquivar, clicar em desarquivar:

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7. FAZENDO JUNTADA POR ANEXAÇÃO

7.1 – A juntada por anexação dá-se somente em processos que se refiram ao mesmo assunto ou tenham objeto em comum. Outro caso que não deve ser rotina é o de duplicidade de processos, comum no âmbito MinC, pela falta do hábito de pesquisar antecedentes. Essa juntada é definitiva e irreversível.7.2 – No SAD entrar no SAD do processo mais recente, que será anexado ao mais antigo, ou seja, o mais antigo passará a ser o único número em trâmite, ir em: Ações – Juntar:

7.3 – Apor o número do processo mais antigo, completo, dê um clique no espaço da síntese para aparecerem todos os dados do processo, após escolha a opção “Anexar”:

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7.3 – Verifique que a juntada por anexação foi concluída na aba “Pasta”, onde constam nos dois SADs a juntada:

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8. FAZENDO JUNTADA POR APENSAÇÃO

8.1- A juntada por apensação é a união provisória de dois ou mais processos para estudos, informações e decisões visando à uniformidade no rito de matérias semelhantes.

8.2 – O procedimento é semelhante ao item 7, “Juntada por anexação”, porém a diferença está nos seguinte passos:

• No SAD entrar no SAD do processo mais antigo, que será apensado ao mais recente, ou seja, o mais recente passará a ser o único número em trâmite, ir em: Ações – Juntar;

• Apor o número do processo mais recente, completo, dê um clique no espaço da síntese para aparecerem todos os dados do processo, após escolha a opção “Anexar”;

• Verifique que a juntada por anexação foi concluída na aba “Pasta”, onde constam nos dois SADs a juntada.

9.PESQUISANDO DOCUMENTOS NO SAD

9.1- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SAD nos dá a opção para vários critérios, porém identificam-se algumas dificuldades. Abaixo listamos a maneira mais fácil para localizar:

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9.2 - Critério de busca: Código de Correio do documento9.2.1 - Ao clicar em assunto, irá abrir a janela ao lado para selecionar o assunto, neste campo coloque o código dos correios sem espaçamento, conforme o exemplo, clique em pesquisar onde a seta esta indicando, se o código estiver cadastrado vai aparecer abaixo, clique para marcar e dê “Ok”.

9.2.2 - Após o procedimento acima, vai aparecer a janela abaixo, o assunto, estará completo, clique em pesquisar conforme indicação da seta:

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9.2.3 - Após clicar vai aparecer a janela abaixo, clique com o botão direito do mouse e vá na opção abrir, em seguida você encontrará o documento cadastrado.

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9.2.4 - Documento localizado:

9.3 - Critério de busca: Espécie Documental – (Memorando, FAX, Ofício, Despacho, etc.)Pesquisando por espécie documental, como memorando, ofício, despacho, fax, etc.Na tela pesquisa clique em “Original”, vai aparecer a tela ao lado para selecionar o “Tipo Documental”, selecione e dê ok.

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9.3.1 - Você pode também preencher com o critério de intervalo do cadastro conforme abaixo:

9.3.2 - Clique em dados para colocar o número do tipo documental e a data, vai aparecer a janela abaixo, preencha a data e o número nesse formato, caso não tenha o número ou não tenha certeza que foi cadastrado dessa forma, coloque somente a data, clique em “Ok”:

9.3.3 - Após clicar ok, vai voltar a tela de pesquisa, clique em pesquisar para encontrar o resultado da busca, vai aparecer a janela abaixo, clique com o botão direito do mouse e vá na opção abrir no documento que você está procurando, em seguida você encontrará o documento cadastrado.

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10. Gerando cópias no SAD:

10.1 – Criar cópias é uma opção que deve somente ser utilizada caso no documento esteja identificado às pessoas ou unidades que devem receber cópias daquele documento. Ir em: Ações – Gerar nova Cópia:

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10.2 – As cópias geradas não permitem a edição do conteúdo já cadastrado no SAD original (principal), portanto no momento de cadastro do original deve-se proceder ao preenchimento nas Referências dos destinatários, coloque o nome de todos e após proceda à criação de cópias.

11. PESQUISANDO DOCUMENTOS NO SADWEB

11.1 - A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SADWEB nos dá a opção para vários critérios, alguns diferentes do SAD. Abaixo listamos a maneira mais fácil para localizar.Os critérios de busca disponíveis são:

Documentos – número do SAD Processos – número do processo, ex.: 01400.001234/2008-03 Pessoas – nome da pessoa (pode localizar a pessoa que cadastrou o documento ou que seja

parte no documento) ou pelo CNPJ/ CPF Órgão de carga – setor que está de posse do documento; aparecem todos os documentos e

processos na carga do órgão; Tramitações – nele você pode buscar por um intervalo de datas, adicionar o órgão que

enviou o documento e o de destino; Usuários por órgão – nele você pode ver quem são as pessoas cadastradas no sistema pelo

setor; Órgãos X grupos por usuário – aparecem todas as pessoas cadastradas no SAD; Projetos (SALICNET) – nele tem a opção de link para o sistema SALICNET, visto acima; Síntese/ Resumo – esta opção é a única que nos dá acesso à aba “Cadastro” – Síntese /

Resumo, nos dando uma alternativa mais concreta de busca.

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11.2 - Vamos nos ater as pesquisas mais usadas:11.2.1 - Critério de busca: TramitaçõesPreencha com o intervalo de datas desejado, órgão de origem e de destino e clique na lupa como no exemplo abaixo:

11.3 - Ao clicar vão aparecer todos os documentos tramitados saindo do setor de origem com destino ao setor selecionado, conforme tela abaixo:

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11.2.2 - Critério de busca: Síntese/ ResumoPreencha com assunto desejado ou palavra e clique na lupa como no exemplo abaixo:

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