Planejamento do gerenciamento de registros noOffice SharePoint Server 2007

Microsoft Corporation

Resumo

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos de gerenciamento de registros que podem ser usados para ajudar sua organização a atender os requisitos reguladores e legais e gerenciar seu conhecimento corporativo.

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Traduzido por Francisco Baddini, Junho de 2007

Índice

Introdução .................................................................................................... 4O que é gerenciamento de registros? ............................................................... 4

Elementos de um sistema de gerenciamento de registros ................................ 4Visão geral do planejamento do gerenciamento de registros ............................ 6

Identificação das funções do gerenciamento de registros .................................... 8Desenvolvimento do plano de arquivos ........................................................... 10

Sobre registros, documentos ativos e documentos arquivados ....................... 10Determine o que é um registro................................................................... 11Conclua o plano de arquivos ...................................................................... 12Planilha ................................................................................................... 14

Projeto do site da Central de Registros ........................................................... 15Sobre o site da Central de Registros ........................................................... 15Planejando bibliotecas de documentos para a retenção de registros ................ 16Planejando os metadados .......................................................................... 17Planejando a tabela de roteamento de registros ........................................... 19Planejando a segurança dos sites ............................................................... 20Planilhas.................................................................................................. 21

Planejamento da coleta de registros ............................................................... 23Técnicas para mover arquivos ao site da Central de Registros ........................ 23Concluindo seu plano ................................................................................ 24

Planejamento da retenção de registros físicos.................................................. 27Usando o Office SharePoint Server para gerenciar registros físicos.................. 27Planejando a retenção de registros físicos.................................................... 31Planilha ................................................................................................... 31

IntroduçãoO Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos de gerenciamento de registros que podem ser usados para ajudar sua organização a atender os requisitos reguladores e legais e gerenciar seu conhecimento corporativo.

O que é gerenciamento de registros?Elementos de um sistema de gerenciamento de registrosUm registro é qualquer documento ou outro item eletrônico ou físico de uma organização queserve como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que deve ser retido por um determinado período de tempo. O gerenciamento de registros é o processo peloqual uma organização:• Determina quais tipos de informação devem ser considerados registros.• Determina como os documentos ativos que se tornarão registros serão manipulados quando

estiverem em uso, e determina como esses documentos devem ser coletados quando forem considerados registros.

• Determina de que maneira e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser retido para atender os requisitos legais, de negócios ou reguladores.

• Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos de negócios para assegurar que a organização está em conformidade com as suas obrigações de gerenciamento de registros, de forma não invasiva e eficaz em termos de custo.

• Executa tarefas relacionadas a registros, como a remoção de registros expirados ou a guarda e proteção de registros relacionados a eventos externos, como processos judiciais.

É de responsabilidade dos gerentes de registros, dos responsáveis pela conformidade e dosadvogados determinar quais documentos e outros itens eletrônicos ou físicos são registros em sua organização. Ao categorizar cuidadosamente todo o conteúdo corporativo de sua organização, eles podem ajudar a assegurar que todos os documentos sejam retidos durante o período de tempo apropriado. Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização em termos legais, demonstrar conformidade com as obrigações reguladoras, além de aumentar a eficiência organizacional, ao promover a remoção de itens desatualizados que nãosejam registros.

Um sistema de gerenciamento de registros inclui os seguintes elementos:• Uma análise de conteúdo que descreve e categoriza o conteúdo de uma empresa que pode

se tornar um registro, fornece os locais de origem e descreve como o conteúdo será movido para a aplicação de gerenciamento de registros.

• Um plano de arquivos que descreve, para cada tipo de registro da empresa, onde os arquivos devem ser retidos como registros, as políticas aplicáveis a eles, a maneira como precisam ser retidos, como devem ser removidos e os responsáveis pelo seu gerenciamento.

• Um documento de requisitos de conformidade que define as regras a serem cumpridas pelos sistemas de TI da organização para assegurar a conformidade, bem como os métodos

usados para assegurar a participação dos membros da equipe corporativa.• Um método para a coleta dos registros não mais ativos de todas as fontes de registros,

como servidores de colaboração, servidores de arquivos e sistemas de e-mails.• Um método para a auditoria dos registros enquanto estiverem ativos.• Um método para captura dos metadados de registros e históricos de auditoria, e como

retê-los.• Um processo para registros em espera (suspendendo sua remoção) quando ocorrerem

eventos como processos judiciais.• Um sistema para monitorar e fornecer relatórios sobre a manipulação dos registros

para assegurar que o arquivamento, acesso e gerenciamento dos registros pelos funcionários estejam em conformidade com as políticas e os processos definidos.

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que podem ajudar as organizações aimplementar sistemas e processos integrados de gerenciamento de registros. Para assegurar queos profissionais da informação possam participar facilmente do sistema de gerenciamento de registros de sua empresa, as aplicações do sistema Microsoft Office 2007, como o Microsoft Office Outlook 2007 e o Microsoft Office Word 2007, também incluem recursos que suportam as práticasde gerenciamento de registros.

Visão geral do planejamento do gerenciamento de registrosEste tópico descreve as etapas do planejamento a serem seguidas, para assegurar que a implementação do sistema de gerenciamento de registros baseado no Office SharePoint Server2007 atingirá os objetivos de gerenciamento de registros de sua organização. Abaixo há uma apresentação prévia do processo de planejamento do gerenciamento de registros:1. Identifique as funções do gerenciamento de registros O gerenciamento de registros

bem-sucedido requer funções especializadas, incluindo:• Gerentes de registros e responsáveis pela conformidade, para categorizar os registros

da organização e executar o processo de gerenciamento de registros.• Pessoal de TI, para implementar os sistemas que suportam o gerenciamento de

registros de forma eficaz.• Gerentes de conteúdo, para identificar o local em que as informações organizacionais

são retidas e para o comprometimento das equipes em seguir as práticas do gerenciamento de registros.

2. Analise o conteúdo organizacional Antes de criar um plano de arquivos, os gerentes deregistros e de conteúdo examinam o uso dos documentos na organização para determinar quais documentos e outros itens podem se tornar registros.

3. Desenvolva um plano de arquivos Após analisar o conteúdo organizacional e determinar ocronograma de retenção, cumpra o restante do plano de arquivos. Os planos de arquivos diferem de uma organização para outra, mas em geral descrevem os gêneros de itens que a empresa considera como registros, indicam seu local de armazenamento, descrevem seus períodos de retenção e fornecem outras informações, como os responsáveis pelo seu gerenciamento e as categorias mais abrangentes às quais pertencem.

4. Desenvolva cronogramas de retenção Para cada tipo de registro, determine o prazo emque o registro não for mais considerado ativo (em uso), quanto tempo deve ser retido após isso e, por fim, como deve ser removido.

5. Avalie e aprimore as práticas de gerenciamento de documentos Garanta que aspolíticas apropriadas sejam aplicadas nos repositórios de documentos. Por exemplo, assegure

que o conteúdo seja auditado apropriadamente, de forma que as auditorias adequadas sejamretidas em conjunto com os registros.

6. Projete a aplicação de gerenciamento de registros O Office SharePoint Server 2007inclui um modelo de site especializado, o Repositório de Registros, projetado para o gerenciamento de registros. Com base em seu plano de arquivos, projete bibliotecas de sites, tipos de conteúdo, políticas e sua série de registros, que define em que local do site aqueletipo de registro deve ser armazenado.

7. Planeje a forma como o conteúdo é movido para o site da Central de Registros Se você usa o Office SharePoint Server 2007 tanto como aplicação para gerenciamento de documentos ativos quanto para gerenciamento de registros, pode criar fluxos de trabalho personalizados para mover os documentos para o Repositório de Registros nos momentos apropriados. Se você usa o Office SharePoint Server 2007 ou sistemas externos degerenciamento de documentos, pode planejar e desenvolver interfaces que movam o conteúdodesses sistemas para o Repositório de Registros, baseado na interface programável doRepositório de Registros.

8. Planeje a integração com o Microsoft Exchange O Microsoft Exchange Server 2007, em conjunto com o Office Outlook 2007, inclui recursos projetados para facilitar o fluxo de e-mails para o Repositório de Registros, usando pastas e comandos especializados. Se você usa o Exchange Server 2007 como servidor de e-mails, pode planejar a classificação dos e-mails e como movê-los para o Repositório de Registros.

9. Planeje a documentação e os relatórios de conformidade Para verificar se a sua organização está executando as práticas exigidas do gerenciamento de registros e para comunicar tais práticas, você deve documentar seus planos e processos de gerenciamento de registros. Se sua empresa está envolvida em processos judiciais relacionados a registros, pode ser necessário produzir diretrizes de gerenciamento de registros, planos de implementação e indicadores de eficiência.

Identificação das funções do gerenciamento deregistrosO gerenciamento de registros eficaz requer o comprometimento de toda a organização emplanejar, implementar, administrar e participar do programa de gerenciamento de registros. Para que isso seja alcançado, os membros da organização, com uma variedade de funções ehabilidades relacionadas ao gerenciamento de registros, devem fornecer suporte para a iniciativa. Ao iniciar o planejamento da solução de gerenciamento de registros, identifique as pessoas queirão desempenhar as seguintes funções em sua organização:• Gerentes de registros Em geral, os membros do departamento jurídico de uma organização.

Possuem a qualificação para o processo de categorizar os documentos físicos e eletrônicos e de decidir quais documentos devem se tornar registros. Os gerentes de registros ajudam a determinar as políticas organizacionais do gerenciamento de registros e participam do projetoda solução do gerenciamento de registros. São responsáveis pela pesquisa e elaboração doplano de arquivos e do programa de retenção e participam da elaboração do documento com os requisitos de conformidade. Os gerentes de registros também operam o sistema de gerenciamento de registros, executando tarefas como colocar os registros em espera durante processos judiciais e remover os registros ao final do período de retenção. A participação dos gerentes de registros é essencial para o sucesso do sistema de gerenciamento de registros.

• Responsáveis pela conformidade Também são os membros do departamento jurídico de uma organização. Em algumas organizações, essa função é desempenhada pelos gerentes de registros. Os responsáveis pela conformidade monitoram todos os aspectos do gerenciamento de registros corporativos para assegurar o cumprimento rigoroso das regulamentações ediretrizes relevantes. Sua principal responsabilidade é elaborar o documento com os requisitosde conformidade, que descreve a metodologia, as diretrizes e os planos de treinamento do gerenciamento de registros corporativos.

• Profissionais de TI Responsáveis pela implantação, operação e manutenção dos computadores e aplicações que implementam a solução de gerenciamento de registros. Eles asseguram que a solução de gerenciamento de registros é segura, de escalabilidadeapropriada, confiável e se comunica com os servidores de gerenciamento de documentos e comos servidores de e-mails que fornecem os registros.

• Designers de sites Numa solução de gerenciamento de registros baseada no Microsoft OfficeSharePoint Server 2007, são os especialistas em criar e configurar sites que implementam um site da Central de Registros.

• Gerentes de conteúdo Gerenciam as equipes que produzem documentos ou que lidam com arquivos físicos ou eletrônicos que podem se tornar registros. Sua função é conduzir a identificação de registros, planejar processos para suas equipes que assegurem as boaspráticas do gerenciamento de registros e garantir que os profissionais da informação de suas equipes participem da iniciativa organizacional do gerenciamento de registros.

• Profissionais da informação Os participantes do sistema de gerenciamento de registros.Criam e gerenciam os documentos físicos e eletrônicos, memorandos, relatórios, mensagens e outros conteúdos que podem se tornar registros. O sucesso da solução de gerenciamento de registros depende da qualidade de participação dos profissionais da informação em sua organização.

Nota:O projeto do sistema de gerenciamento de registros pode exercer um grande impacto sobre amaneira como os profissionais da informação o cumprem. Por exemplo, ao criar processossimples de retenção de registros, a participação será maior, uma vez que os profissionais dainformação terão menor probabilidade de considerar essas tarefas como impedimentos paraexecutar seus outros trabalhos. Além disso, a documentação e o treinamento eficazes dogerenciamento de registros aumentará a participação ativa dos profissionais da informação.

È possível que sua organização já possua todas as funções descritas neste artigo. Em casonegativo, você precisará procurar por especialistas em conformidade e gerenciamento de registros. Organizações profissionais, como a Associação de Administradores e Gerentes deRegistros, podem ser úteis para localizar profissionais de gerenciamento de registros em sua área.As tarefas iniciais da equipe de projeto do sistema de gerenciamento de registros incluem aanálise do uso do conteúdo em sua organização, a análise dos requisitos reguladores e de outros que afetarão as decisões do gerenciamento de registros, a avaliação dos recursos de hardware e aplicações usados para a retenção dos registros e o planejamento da melhor estratégia para assegurar a cooperação dos profissionais da informação no gerenciamento de registros. Comoesse planejamento envolve diversos campos em sua organização, forme uma equipe heterogêneapara planejar a solução de gerenciamento de registros, incluindo todas as funções acima descritas.

Planilha

Use a planilha de participantes e partes interessadas do gerenciamento de registros emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ?LinkId=73296&clcid=0x409 para registrar o nome, endereço dee-mail, função e outras informações de contato de cada participante de sua equipe deplanejamento de gerenciamento de registros.

Desenvolvimento do plano de arquivosO plano de arquivos é o documento básico de planejamento do gerenciamento de registros. Embora os planos de arquivos possam divergir entre as organizações, em geral, eles:• Descrevem os tipos de itens reconhecidos como registros pela organização.• Descrevem a categoria de registros mais abrangente à qual os itens pertencem.• Indicam o local de armazenamento dos registros.• Descrevem o período de retenção dos registros.• Descrevem os responsáveis pelo gerenciamento dos vários tipos de registro.

Sobre registros, documentos ativos e documentos arquivadosAntes de determinar o plano de arquivos, é preciso entender as diferenças entre registros, documentos ativos e documentos arquivados.• Registros São documentos ou outros itens físicos ou eletrônicos de uma organização que

servem como evidência das atividades ou transações executadas pela organização. Devem ser retidos por um determinado período de tempo, de forma que possam ser produzidos, se necessário, para descoberta reguladora ou legal.Quando um documento ativo é declarado como um registro, é movido ou copiado para um localprotegido, como um cofre físico ou um repositório eletrônico de registros, e lhe é atribuído um período de retenção que especifica o tempo em que será retido pela organização. (Observe queo período de retenção pode ser permanente, que significa que o registro deve ser retido indefinidamente.) Quando o período de retenção do registro termina, o registro é removido pelo gerente de registros ou transferido para um arquivo para ser guardado como um documento de interesse histórico.

• Documentos ativos São os documentos em uso, como mensagens de e-mail na caixa de entrada de um profissional da informação, as especificações impressas de um produto sobre a mesa de um funcionário, os documentos de uma biblioteca de documentos ou as páginas deum site corporativo. Supõe-se que tais documentos ativos sejam alterados ao longo do tempo, copiados e compartilhados e, em geral, circulem em toda a organização.Os documentos ativos podem ser declarados como registros se servem como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização. Por exemplo, se sua organização ofereceum serviço de fornecimento de conteúdo para um cliente, esse conteúdo se torna um registro do fornecimento do serviço, e uma cópia do documento deve ser retida. Alguns tipos dedocumento ativo nunca se tornarão registros; por exemplo, um e-mail enviado para colegas de trabalho para combinar o local do almoço não pode ser classificado como registro.Em algum ponto do ciclo de vida do documento, ele deixa de ser ativo. Por exemplo, quando um documento distribuível é apresentado a um cliente, não é mais necessário continuargerenciando esse conteúdo como um registro ativo. Mas, se o documento for um registro, deve ser salvo e protegido por um determinado período de retenção.

• Documentos arquivados São documentos não mais ativos e não considerados comoregistros (ou porque não precisam mais ser retidos, ou porque nunca foram classificados como registros). Os documentos arquivados são mantidos por uma empresa por motivos não legais, como preservação de histórico.

Determine o que é um registroDeterminar quais documentos em sua organização podem ser declarados como registros requer a colaboração dos gerentes de registros, advogados, responsáveis pela conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo que sua empresa não seja altamente regulamentada, há leisgerais (como o Sarbanes-Oxley Act de 2002), sobre as quais os gerentes de registros precisamestar cientes, que podem obrigar sua empresa a reter registros. Em conjunto com as leis gerais de negócios, é necessário avaliar os requisitos legais específicos para sua empresa.Fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro em suaorganização está além do escopo deste artigo. É mais provável que sua empresa já faça alguma forma de gerenciamento de registros, já tenha as funções do gerenciamento de registros estabelecidas e já possua uma taxonomia dos registros.Em geral, para determinar o que são registros em sua organização, você precisa:1. Entender as obrigações legais e as necessidades de negócios de sua empresa.2. Num esforço colaborativo das diversas divisões de sua organização, analisar o uso dos

documentos ativos.3. Desenvolver uma lista dos tipos de documentos ativos que podem se tornar registros. Por

exemplo, você pode determinar que os seguintes documentos sejam retidos como registros:• Contratos de aluguel de espaço corporativo.• Documentos relacionados aos benefícios de funcionários.• Documentos relacionados à pesquisa e desenvolvimento de produtos.

4. Categorizar os registros.

Planilha

Isso é útil, já que, com freqüência, os registros de uma mesma categoria possuem o mesmoperíodo de retenção e podem requerer tratamento equivalente em outros casos. Você pode usar aPlanilha de categorias de registros emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ?LinkID=73300&clcid=0x409 para registrar os resultados de suapesquisa.Aqui há um exemplo de planilha:

Registros Categoria doregistro Descrição Sites

Planos de benefícios, planos deseguro-saúde, fundos de pensão

Descrições deBenefícios aFuncionários

Descrições de todos osplanos de benefícios afuncionários.

h t tp:/ / e x em pl o

Registro de horas trabalhadas para folha de pagamento, informações sobre folha de pagamento suplementar

Registros de Folha de Pagamento

Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salário pago.

h t tp:/ / e x em pl o

Faturas de fornecedores Faturas Registros de bens eserviços adquiridos defornecedores.

h t tp:/ / e x em pl o

Pesquisas de opinião sobre produtos, questionários, manuais de treinamento, vídeos de

Materiais deTreinamento

Fornece treinamento interno ou externo.

h t tp:/ / e x em pl o

Registros Categoria doregistro Descrição Sites

treinamento

Formulários de remessa, relatóriosde remessa

Registros deRemessas

Documenta a remessade materiais.

h t tp:/ / e x em pl o

Boletins informativos, artigos de jornais

BoletinsInformativos

Informações de relações públicas sobre produtose serviços.

h t tp:/ / e x em pl o

Formulários de contato em caso deemergência, formulários deinscrição em convênio médico,resumos, relatórios de status debenefícios

Registros dePessoal

Registros de históricosindividuais defuncionários e das açõesrelacionadas.

h t tp:/ / e x em pl o

Conclua o plano de arquivosApós determinar quais documentos devem ser retidos como registros e criar um conjunto de categorias de registros, conclua seu plano de arquivos, definindo os períodos de retenção para cada categoria, indicando como remover os registros quando o período de retenção houverexpirado e fornecendo outras informações, como o principal gerente de registros para cada tipo deregistro e a mídia de armazenamento do registro.Abaixo se encontra um exemplo completo de plano de arquivos:

Registros Descrição Mídia Categoriado registro Retenção Remoção Contato

Planos deprevidência(401k)

Descrição doplano debenefícios afuncionários.

Páginas daWeb

Planos deBenefícios aFuncionários

X anos Nenhum ReshmaPatel

Planos de seguro-saúde

Descrição do plano de seguro-saúde dos funcionários.

Impressa Planos de Benefícios a Funcionários

X anos Nenhum ReshmaPatel

Fundos depensão

Descrição dofundo depensão dosfuncionários.

Impressa Planos deBenefícios aFuncionários

X anos Nenhum ReshmaPatel

Registro de horas trabalhadas para folha de pagamento

Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salário pago.

Documentos eletrônicos

Registros de Folha de Pagamento

X anos Destruir ReshmaPatel

Registros Descrição Mídia Categoriado registro Retenção Remoção Contato

Informaçõessobre folha depagamentosuplementar

Resumos delicença médica,férias e outrositens de folhade pagamentonãorelacionados asalário.

Documentoseletrônicos

Registros deFolha dePagamento

X anos Destruir ReshmaPatel

Faturas de fornecedores

Registros de bens e serviços adquiridos de fornecedores.

Impressa Faturas X anos Destruir Eric Lang

Pesquisas deopinião sobreprodutos

Pesquisa desatisfação declientes.

Páginas daWeb

Materiais deAvaliação

X anos Arquivar MollyDempsey

Questionários Questionário para determinar a faixa demográfica de clientes.

Impressa Materiais deAvaliação

X anos Arquivar MollyDempsey

Manuais deTreinamento

Conteúdo detreinamentoimpresso

Impressa Materiais deTreinamento

X anos Destruir MollyDempsey

Vídeos deTreinamento

Conteúdo de treinamento em vídeo

Vídeo Materiais deTreinamento

X anos Destruir MollyDempsey

Formulários deremessa

Configuram aremessa demateriais.

Impressa Materiais deRemessa

X anos Destruir Eric Lang

Relatórios de remessa

Documentam a remessa de materiais.

Planilhas eletrônicas

Materiais deRemessa

X anos Destruir Eric Lang

Boletinsinformativos

Boletins sobreprodutos eserviços.

Documentoseletrônicos

Informaçõesde RelaçõesPúblicas

X anos Arquivar MollyDempsey

Artigos de jornais

Notícias sobre produtos e serviços.

Impressa Informações de Relações Públicas

X anos Arquivar MollyDempsey

Formulários de Informações Documentos Registros de X anos Destruir Reshma

Registros Descrição Mídia Categoriado registro Retenção Remoção Contato

contato emcaso deemergência

sobrefuncionários.

eletrônicos Pessoal Patel

Formulários deinscrição em convênio médico

Formulários deinscrição de funcionários em planos desaúde.

Documentoseletrônicos

Registros dePessoal

X anos Destruir ReshmaPatel

Resumos Resumosrecebidos.

Mista Registros dePessoal

X anos Destruir ReshmaPatel

Nota:O exemplo acima é apenas uma amostra, e não uma recomendação para qualquer configuraçãode plano de arquivos. Nenhum período de retenção é fornecido, para reforçar que este é apenasum exemplo e não uma recomendação para qualquer política de gerenciamento de registros.

PlanilhaUse a seguinte planilha desse artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação:• Planilha de categorias de registros em

h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f w l i n k / ?L i n k I D = 73 3 0 0 &c l c id= 0 x4 0 9

Projeto do site da Central de RegistrosPara gerenciar registros no Microsoft Office SharePoint Server 2007, os designers de sites e os gerentes de registros planejam e implementam um site da Central de Registros. Esse site,baseado no modelo de sites da Central de Registros, contém recursos que podem ser usados para implementar seu plano de arquivos e gerenciar os registros durante o período de retenção.Projete o site da Central de Registros em quatro etapas:1. Com base em seu plano de arquivos, planeje as bibliotecas de documentos necessárias para

armazenar seus registros.2. Planeje metadados para cada tipo de registro e defina colunas nas bibliotecas de documentos

que contenham e exibam os metadados.3. Para cada tipo de registro, planeje políticas para definir os períodos de retenção e as

especificações de auditoria que ajudam a cumprir as obrigações reguladoras de sua empresa.4. Com base na análise do conteúdo ativo que se tornará registros, planeje a tabela de

roteamento de registros, que mapeia cada tipo de registro à biblioteca apropriada no site da Central de Registros. Quando um registro é enviado à Central de Registros, por meio de um programa ou da interface de usuário, essa tabela é usada para determinar a classificação do documento no plano de arquivos.

Sobre o site da Central de RegistrosO modelo de site da Central de Registros do Office SharePoint Server 2007 é projetado para implementar o gerenciamento e a retenção dos registros.Combinando os recursos padrão do Office SharePoint Server 2007 aos recursos especializados de gerenciamento de registros, o site da Central de Registros fornece os seguintes recursos:• Roteamento de registros Quando um documento é enviado à Central de Registros, por

meio de um método padrão como o comando Enviar para a Central de Registros ou dainterface programável, o registro é roteado para a biblioteca de documentos correta, conforme seu tipo. A correlação entre os tipos de registro de entrada e as bibliotecas de documentos relacionadas é gerenciada na tabela de roteamento de registros, como descrito posteriormente na seção Planejando a tabela de roteamento de registros desse artigo.Quando um registro é enviado à Central de Registros, outras informações são enviadas em conjunto com o registro. Tais informações incluem o histórico de auditoria do registro, que é armazenado num arquivo XML, e todos os seus metadados, que são armazenados tanto num arquivo XML quanto em colunas de metadados no site da Central de Registros.

• Cumprimento de políticas O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes recursos de políticas, úteis para o gerenciamento de registros:

• Auditoria Registra eventos e operações executadas com base em documentos. No contexto do gerenciamento de registros, esse recurso é útil para registrar quem visualizae acessa informações no site da Central de Registros.

• Expiração Especifica o tempo de retenção do registro e fornece a ação a ser tomada ao fim do período de retenção, como iniciar a remoção de um fluxo de trabalho deaprovação. No contexto do gerenciamento de registros, o período de retenção geralmente se inicia quando o registro é armazenado no site da Central de Registros.

• Códigos de Barras Fornece a cada registro um gráfico específico com código de barrase valor numérico. O valor do código de barras é armazenado e classificado junto com a versão eletrônica do registro. No contexto do gerenciamento de registros, os códigos de barras são úteis para reter e monitorar os registros físicos. Quando os registros de uma

biblioteca possuem versões em formato impresso, os códigos de barra fornecem umamaneira de correlacionar as versões nesse formato às versões eletrônicas correspondentes. Consulte o tópico Planejamento da retenção de registros físicos, que trata do planejamento da retenção dos registros físicos.

• Interface programável Uma solução de gerenciamento de registros abrangente permite que os registros circulem de todas as fontes de registros na organização para o sistema de gerenciamento de registros. A interface programável do site da Central de Registros forneceum método para enviar um arquivo, seus metadados associados e seu histórico de auditoria à Central de Registros como parte de um processo de negócios. Com esse método, qualquer sistema de gerenciamento de documentos pode ser configurado para enviar arquivos à Central de Registros. É possível também adicionar módulos que estendem a classificação dos registrosde entrada – por exemplo, para classificar os registros com base nos valores de seus metadados.Além de estender a interface para mover registros ao site da Central de Registros, é possível estender outros aspectos da Central de Registros. Por exemplo, você pode projetar recursos de políticas adicionais que atendam os requisitos específicos de sua empresa.

• Espera O site da Central de Registros do Office SharePoint Server 2007 fornece uma maneira de suspender a política de remoção de um registro. Ele inclui um recurso de espera quepermite aos gerentes de registros criar os denominados "em espera", que protegem registros específicos contra expiração ou destruição. Por exemplo, no caso de uma auditoria interna ou processo judicial, colocar os registros relevantes em espera assegura que tais registros, cuja produção pode ser necessária, estejam disponíveis até a conclusão da auditoria ou processo judicial.

Planejando bibliotecas de documentos para a retenção de registrosA abordagem mais fácil do planejamento de bibliotecas de documentos para a retenção de registros – a abordagem recomendada neste guia de planejamento – é criar uma biblioteca de documentos para cada tipo de registro em seu plano de arquivos (consulte Desenvolvimento doplano de arquivos (Office SharePoint Server)). Por exemplo, cada registro no plano de arquivos do exemplo abaixo pode ser armazenado em uma biblioteca diferente:

Registros Descrição Mídia Categoria doregistro Retenção Remoção Contato

Plano deprevidência(401k)

Descrição doplano debenefícios afuncionários.

Páginas daWeb

Planos deBenefícios aFuncionários

X anos Nenhum ReshmaPatel

Plano de seguro-saúde

Descrição do plano de seguro-saúde dos funcionários.

Documentos eletrônicos

Planos de Benefícios a Funcionários

X anos Nenhum ReshmaPatel

Boletinsinformativos

Boletins sobreprodutos eserviços.

Documentoseletrônicos

Informaçõesde RelaçõesPúblicas

X anos Arquivar MollyDempsey

Registros Descrição Mídia Categoria doregistro Retenção Remoção Contato

Artigos de jornais

Notícias sobre produtos e serviços.

Impressa Informações de Relações Públicas

X anos Arquivar MollyDempsey

Planilha

Para ajudar a planejar bibliotecas de documentos para a retenção de registros, catalogue cada tipode registro e o atribua a uma biblioteca de documentos. Para registrar as informações sobre abiblioteca, como as políticas a serem aplicadas e as colunas de metadados a serem adicionadas,use a Planilha biblioteca de documentos para retenção de registros emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . c o m/ f wl i n k / ?LinkId=73298&clcid=0x409 para cada biblioteca.

Planejando os metadadosApós o planejamento das bibliotecas de documentos para a retenção dos registros, a próxima etapa é determinar os metadados a serem definidos para cada biblioteca. Há duas categorias de metadados a serem consideradas:• Metadados de registros• Metadados adicionais

Planejando metadados de registrosOs metadados de registros são os metadados enviados juntamente com o registro quando este é enviado ao site da Central de Registros. Determinar quais são os melhores metadados para um registro depende do tipo de registro; isso pode requerer discussões entre os gerentes de registrose os de conteúdo sobre os servidores ativos. Uma vez determinados os metadados adequados aserem gerados e armazenados para cada tipo de registro, é possível configurar a biblioteca de documentos de destino para esse tipo de registro, para que os metadados sejam retidos juntamente com o registro. Quando um registro é enviado à biblioteca de destino:• Os nomes e valores de cada coluna de metadados associados a ela são salvos juntamente com

o registro em um arquivo XML, em uma pasta oculta _propriedades, criada na biblioteca de destino.

• Os valores dos metadados são copiados para as colunas correspondentes na biblioteca de destino.

Para cada coluna de metadados para um tipo de registro, defina uma coluna na biblioteca de destino que corresponda ao nome e ao tipo da coluna de entrada. Para especificar que a coluna seja apresentada juntamente com o registro e o valor dos dados associados a ele, configure a coluna na interface de usuário do Office SharePoint Server 2007 para requerer os dados. (Para isso, selecione a opção Require that this column contains information). Por exemplo, se os registros de origem incluem uma coluna "Departamento" do tipo "Linha Única de Texto”, definauma coluna com o nome e o tipo na biblioteca de destino.

Nota:Se um registro for submetido à retenção e os metadados necessários estiverem ausentes (ouporque nenhum valor foi fornecido ou porque a coluna esteja totalmente ausente), o responsávelserá avisado sobre a ausência dos metadados. Se os metadados não forem fornecidos, não será

aceita a retenção do registro. Se o documento for enviado por meio de um programa (em vez dainterface de usuário), o arquivo será alocado em uma área de espera temporária e asinformações enviadas de volta ao programa de chamada, que deve ser tratado de formaprogramática para fornecer informações à coluna ausente antes que o registro seja adicionado àbiblioteca de destino.

Planilha

Na Planilha biblioteca de documentos para retenção de registros emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ?LinkId=73298&clcid=0x409, registre o nome e o tipo de cadacoluna de metadados de registros a ser armazenada juntamente com o registro e especifique se acoluna deve ser requerida.

Planejando metadados adicionaisAlém da exibição das colunas de metadados associados aos registros retidos, você pode adicionar outras colunas de informações a serem exibidas em suas bibliotecas de documentos de gerenciamento de registros. Por exemplo, você pode desejar adicionar uma coluna “Gerente de Registros” que exiba o nome da pessoa de sua equipe responsável pelo gerenciamento dosregistros armazenados na biblioteca de documentos. Observe que, assim como no caso das colunas apresentadas juntamente com os registros, se você especificar que essas colunas adicionais são necessárias, o responsável pelo registro será avisado sobre a ausência dos metadados e o registro não será aceito até que os metadados sejam fornecidos. Caso você não queira que o responsável seja avisado sobre os valores dos metadados adicionais, não configureas colunas para requerer os dados.

Nota:Você pode definir as colunas para uso em múltiplas bibliotecas de documentos. Para isso, vocêpode criá-las na galeria de Modelos de Colunas, associada ao site da Central de Registros.

Planilha

Na Planilha biblioteca de documentos para retenção de registros emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ?LinkId=73298&clcid=0x409, registre o nome e o tipo de cadacoluna de metadados adicionais que você deseja armazenar juntamente com o registro eespecifique se a coluna deve ser requerida.

Planejando políticasUma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra de uma política é um “recurso de política”. Por exemplo, um recurso depolítica de gerenciamento de informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido ou quais ações sobre o conteúdo devem ser auditadas. As políticas degerenciamento de informações permitem controlar quem pode ter acesso às informações organizacionais, o que podem fazer com elas e por quanto tempo devem ser retidas. As políticasde um sistema de gerenciamento de registros devem ser configuradas pelos gerentes de registros para refletir as obrigações reguladoras da empresa.O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes recursos de políticas, úteis para o gerenciamento de registros no site da Central de Registros:

• Auditoria, para demonstrar que os registros são gerenciados de forma apropriada.• Expiração, para controlar o tempo de retenção dos registros no site da Central de Registros.• Códigos de barras, para monitorar os registros físicos.Dependendo de suas necessidades de gerenciamento de registros, você também pode adquirir ou desenvolver seus próprios recursos de políticas relacionados ao gerenciamento de registros quenão estão incluídos no Office SharePoint Server 2007, como políticas que assinam digitalmente os registros ou os convertem para um formato fixo.Há duas opções recomendadas para planejar políticas para o gerenciamento de registros:• Se as mesmas políticas se aplicam a diversos tipos de registro – por exemplo, porque fazem

parte da mesma categoria de registro – crie uma política de conjuntos de sites diferente para cada conjunto de tipos de registro. Associe cada política de conjuntos de sites às bibliotecas dedocumentos relevantes.

Planilha

• No tópico Desenvolvimento do plano de arquivos (Office SharePoint Server), você determinouas categorias dos registros usando a planilha Categorias de Registros emh t t p:/ / g o . m i c r o s o f t . c o m/ f wl i n k / ?LinkId=73300&clcid=0x409. Para cada categoria de registroque requer uma política, crie e configure a política na galeria de Políticas de Conjuntos deSites, adicionando os recursos de políticas e configurando-os. (Para mais informações geraissobre políticas e planejamento de políticas, inclusive links para planilhas de planejamento depolíticas, consulte o tópico Planejamento de políticas de gerenciamento de informações.

Planilha

Na planilha Biblioteca de documentos para retenção de registros emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ?LinkId=73298&clcid=0x409 para uma biblioteca, registre suasdecisões sobre configuração de políticas:• Para associar uma política de conjuntos de sites a uma biblioteca de documentos com base na

categoria do registro do conteúdo armazenado na biblioteca de documentos, na seção Políticada planilha, registre o nome do modelo de política para essa categoria de registro.

• Para associar recursos de políticas específicos diretamente à biblioteca de documentos, naseção Política da planilha, insira cada recurso de política juntamente com as notas deconfiguração para esse recurso.

Planejando a tabela de roteamento de registrosA tabela de roteamento de registros é uma lista no site da Central de Registros que inclui cada tipo de registro que pode ser enviado à Central de Registros e especifica a biblioteca na qualarmazená-lo. Quando os arquivos são enviados à Central de Registros usando o comando Send toRecords Center ou a interface programável, a lista é usada para rotear o arquivo de entrada ao seu local apropriado.Cada entrada na tabela de roteamento de registros é um item da série de registros que especifica:• O título e a descrição da série de registros. O nome de uma série de registros indica o tipo de item

que pode ser enviado ao site da Central de Registros para a série de registros atual. Se os arquivos são enviados à Central de Registros através de um servidor baseado no Office SharePoint Server 2007 ou no Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, o nome deve

corresponder ao nome do tipo de conteúdo na biblioteca que contém o registro ativo. Se osarquivos procederem de outra fonte, o nome deve corresponder ao tipo de documento que pode ser enviado dessa fonte de arquivo, usando a interface programável.

• O local (uma biblioteca de documentos) a serem salvos os registros para a série de registros atual.

• Uma lista com os tipos de registro, denominados apelidos. São outros nomes para os registros que podem ser enviados ao site da Central de Registros para essa série de registros. Por exemplo, se sua organização possui vários departamentos que usam nomes diferentes para o mesmo tipo de registro subjacente (como “contratos” e “acordos”), você pode definir apelidos para cada nome usado para o mesmo tipo de registro.Se os registros são enviados à Central de Registros através de um servidor baseado no OfficeSharePoint Server 2007 ou no Windows SharePoint Services 3.0, os apelidos serão tipos de conteúdo. Se os registros forem provenientes de outra fonte de arquivo, os apelidos devem corresponder aos tipos que podem ser especificados para essa fonte de registro na interface programável.

Uma série de registros na tabela de roteamento de registros deve especificar a biblioteca de documentos padrão. Quando o site da Central de Registros recebe um arquivo que não possui um apelido correspondente na lista de roteamento de registros, o arquivo é movido para o localpadrão especificado, onde pode ser arquivado manualmente pelo gerente de registros. O modelode site da Central de Registros inclui uma biblioteca de documentos de Registros Não Classificadose uma série de registros como local padrão inicial; é recomendado manter essa série de registros como padrão.Uma boa abordagem para planejar sua tabela de roteamento de registros é:1. Para cada biblioteca de documentos criada em seu site da Central de Registros, planeje a

criação de uma entrada na tabela de roteamento de registros.2. Dê à série de registros o mesmo título do tipo principal do registro a ser retido usando essa

série de registros.3. Com base na análise dos documentos ativos de sua empresa, obtenha uma lista de todos os

tipos de conteúdo ou outros tipos de registro que possam ser enviados à série de registros atual; eles devem ser catalogados em seu plano de arquivos, e serão os apelidos para a sériede registros. Por exemplo, se em um site da Central de Registros de Recursos Humanos, você decidir reter todos os fundos de pensão, planos de seguro-saúde e planos de previdência(401k) numa biblioteca de Planos de Benefícios a Funcionários, você deve especificar todos esses tipos de registro como apelidos na entrada da série de registros da biblioteca de Planos de Benefícios a Funcionários.

4. Determine qual série de registros deve ser a padrão.

Planilha

Use a planilha Tabela de roteamento de registros emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ?LinkId=73303&clcid=0x409 para registrar suas decisões sobrecada série de registros que você planeja criar na tabela de roteamento de registros. Observe quedeverá haver uma série de registros para cada biblioteca de documentos em seu site da Central deRegistros.

Planejando a segurança dos sitesComo é baseado no Office SharePoint Server 2007, o site da Central de Registros usa o modelo de autorização e autenticação do Office SharePoint Server 2007 e seu modelo de segurança

subjacente. O monitoramento da segurança do site da Central de Registros é realizado por meiodo controle das pessoas que têm acesso ao site e das operações que essas pessoas têm permissão para executar no site. Para uma abordagem completa do planejamento de segurança do Office SharePoint Server 2007, consulte Visão geral do capítulo: Planejamento da segurança do conteúdoe dos sites (Office SharePoint Server) em h t t p:/ / t e c hn e t2 . m i c r o s o f t . co m/ O f f i c e / e n- u s / lib r a r y / 85 a 18 6 6 e - 2 74 3 - 4 f 9 8- a 1 a c -9 e a 6 190 5 c 6d 4 103 3 . ms p x .Aqui se encontram algumas considerações específicas para configurar permissões no site daCentral de Registros:• Crie uma aplicação da Web específica para o site da Central de Registros. Em geral, essa é uma

opção mais segura, que pode garantir que os registros não serão misturados aos documentos ativos no banco de dados usado por esse site. Além disso, ao usar uma aplicação da Web separada, você pode otimizar seu cronograma de backup e restauração para atender suas necessidades de gerenciamento dos registros.

• Não configure a aplicação da Web em que o site da Central de Registros está sendo executado para usar a Autenticação de Formulários. Isso exigirá que você ative envios anônimos à Central de Registros, para permitir que os usuários enviem os registros por meio da interface deusuário ou da interface programável.

• Para que um usuário ou aplicação envie arquivos ao site da Central de Registros, o usuário deve possuir os direitos de Editar Itens para os arquivos no servidor de gerenciamento de documentos e os direitos de Adicionar Itens no site da Central de Registros. Para ajudar aproteger a segurança, crie um grupo na Central de Registros com direitos de Criar Lista (massem direitos de Editar Itens) e adicione as contas específicas para esse grupo nos outros servidores que enviarão os itens à Central de Registros.

• Se os registros são enviados ao site da Central de Registros a partir de sites em outras aplicações da Web, o item sob o qual o pool de aplicações de serviços compartilhados estásendo executado nas aplicações da Web a partir das quais os registros serão enviados deve seradicionado à Central de Registros como um usuário com direitos de Criar Lista, mas sem direitos de Editar Itens.

• Para poder gerenciar os registros, o usuário do site da Central de Registros deve possuirdireitos de Editar Itens. Em geral, somente forneça direitos de Editar Itens para o conteúdo daCentral de Registros aos gerentes de registros e aos membros da equipe jurídica. Para conteúdo sensível, você pode limitar o conjunto de usuários com direitos de Editar Itens, ao atribuir-lhes direitos no nível da biblioteca de documentos, pasta, ou mesmo do item de uma lista. Por exemplo, um documento particularmente sensível pode ter um único gerente de registros com a atribuição de gerenciá-lo.

• Os arquivos são colocados em espera no site da Central de Registros, ao criar o recurso "em espera" numa lista especializada de Esperas. O recurso “em espera” é um item de uma lista e, para criá-lo, o usuário precisa possuir direitos de Adicionar Itens à lista de Esperas. Uma vezque o recurso “em espera” é criado, o usuário deve possuir direitos de Editar Itens sobre o item colocado em espera e direitos de Visualizar Itens na lista de Esperas. Como essa lista podeconter informações muito sensíveis, limite o conjunto de usuários da lista aos membros da equipe que podem criá-los e aos que podem colocar os itens em espera.

PlanilhasUse as seguintes planilhas desse artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação:• Planilha de biblioteca de documentos para retenção de registros em

h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f w l i n k / ?L i n k I d= 7 32 9 8 &c l c id = 0 x 40 9

• Planilha de categorias de registros emh tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f w l i n k / ?L i n k I d= 7 33 0 0 &c l c id = 0 x 40 9

• Planilha de tabela de roteamento de registros em h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f w l i n k / ?L i n k I d= 7 33 0 3 &c l c id = 0 x 40 9

Planejamento da coleta de registrosApós desenvolver um plano de arquivos e projetar o site da Central de Registros, planeje a maneira como os documentos ativos eletrônicos ou em formato impresso de sua organizaçãoserão movidos para a Central de Registros. Esse artigo analisa as técnicas que podem ser usadas para mover conteúdo à Central de Registros e sugere uma maneira de planejar como os itens de seu plano de arquivos se tornarão registros.

Técnicas para mover arquivos ao site da Central deRegistrosAs seguintes técnicas podem ser usadas para mover arquivos ao site da Central de Registros:• Envio manual de conteúdo de um site baseado no Microsoft Office SharePoint Server 2007.• Uso de pastas de e-mail gerenciadas no Microsoft Exchange Server 2007.• Uso de uma solução personalizada baseada no modelo de objeto do Microsoft Windows

SharePoint Services 3.0, como um fluxo de trabalho personalizado.

Envio manual de conteúdo ao site da Central de RegistrosSe um arquivo é armazenado numa biblioteca de documentos em um site baseado no OfficeSharePoint Server 2007, um profissional da informação pode declará-lo como um registro aoenviar uma cópia do arquivo ao site da Central de Registros, usando o comando Send to Records Center. Quando um administrador de um conjunto de sites configura a conexão com a Central de Registros, esse comando se torna disponível para todos os documentos ativos do conjunto desites. Além de enviar uma cópia do documento para a Central de Registros, o comando Send to Records Center envia os metadados do documento, seu histórico de auditoria e seu local no servidor de documentos ativos. Se metadados adicionais forem necessários no site da Central de Registros, o usuário recebe um aviso para fornecê-los. Embora o envio manual de registros à Central de Registros não seja uma solução prática de larga escala, você pode usá-lo parasuplementar outros métodos para mover conteúdo à Central de Registros.

Nota:Quando o comando Enviar para a Central de Registros é usado para declarar um registro eenviá-lo ao site da Central de Registros, o documento ativo permanece em seu local atual. Odocumento ativo pode continuar a ser usado, ou excluído, caso seja apropriado.

Usando pastas de e-mail gerenciadas no MicrosoftExchange Server 2007 para enviar e-mails e arquivos ao site da Central de RegistrosO Exchange Server 2007 inclui recursos de políticas semelhantes aos implementados com o OfficeSharePoint Server 2007. No Exchange Server 2007, os administradores podem configurar uma pasta do Exchange, de forma que, quando um usuário move uma mensagem de e-mail para a pasta, a mensagem é copiada para o site da Central de Registros usando o protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).Quando uma mensagem de e-mail copiada do Office SharePoint Server 2007 é recebida na Centralde Registros, recebe o mesmo tratamento que qualquer outro arquivo recebido; é movida para a biblioteca de documentos apropriada, com base na entrada correspondente da tabela de

roteamento de registros. Para mais informações sobre a tabela de roteamento de registros,consulte a seção Projeto do site da Central de Registros (Office SharePoint Server).Os recursos de políticas e retenção de registros descritos acima são recursos de pastas de e-mails gerenciadas introduzidos no Exchange Server 2007. Ao usar pastas de e-mail gerenciadas, os administradores do Exchange podem definir pastas exclusivas para propósitos específicos de negócios, como Questões de Pessoal, Planejamento de Produtos ou Contratos. Ao atribuir políticas para essas pastas gerenciadas, os administradores podem assegurar a expiração adequada do conteúdo, configurar conexões para outros servidores (como o site da Central de Registros noOffice SharePoint Server 2007), ou iniciar quaisquer ações personalizadas que tenham sidoconfiguradas no Exchange Server 2007. O uso das pastas de e-mail gerenciadas pode ter seu cumprimento exigido por regras (como mover mensagens para pastas de acordo com sua linha de assunto), ou voluntário, em que os profissionais da informação movem manualmente os e-mailspara as pastas apropriadas. Para uma descrição completa da implementação de pastas de e-mailgerenciadas e outros recursos do Exchange Server 2007, consulte o Guia do Administrador doExchange Server 2007.

Usando uma solução personalizada para enviar arquivos ao site da Central de RegistrosVocê pode enviar arquivos e mensagens de e-mail de forma programática ao site da Central de Registros de servidores de e-mails e arquivos, sejam eles baseados ou não no Office SharePoint Server 2007 ou no Exchange Server 2007. Para isso, desenvolva e instale programas quepossuam interfaces para os métodos de gerenciamento de registros implementados no modelo deobjeto do Windows SharePoint Services 3.0 e, posteriormente, integre esses programas aos seus processos de gerenciamento de e-mails ou documentos.Ao usar o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0, você pode determinar a lista de tipos de registro definida na tabela de roteamento de registros do site da Central de Registros e então enviar um arquivo – inclusive seu conteúdo, propriedades e histórico de auditoria – a uma série de registros específica. Para uma descrição completa da programação do modelo de objetodo Windows SharePoint Services 3.0, consulte Desenvolvimento de Software do Office SharePointServer 2007 em h t tp:/ / g o . m i c r os o f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I d = 7 1 218 &c l c id = 0x 4 09 .Você pode usar o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 para criar um fluxo de trabalho personalizado que copia os arquivos para o site da Central de Registros. Um fluxo de trabalho que envia arquivos à Central de Registros pode ser integrado ao seu sistema de gerenciamento de documentos como parte de um fluxo de trabalho que orienta o documentoatravés de seu ciclo de vida. Para os tipos de documento que possuem um ciclo de vida previsível, como os relatórios de despesas, você pode implementar um fluxo de trabalho que orienta o documento através de seus vários estágios e, como etapa final, envia uma cópia do documento à Central de Registros. O fluxo de trabalho pode ser ativado por meio da criação de um novo documento.

Concluindo seu planoApós o Desenvolvimento do plano de arquivos (Office SharePoint Server) e da análise dosmétodos para mover conteúdo ao site da Central de Registros, conclua seu plano, determinando como enviar cada tipo de registro à Central de Registros. Os seguintes fatores devem ser considerados:• A conformidade é imposta ou voluntária?• Você pode contar com a colaboração dos profissionais da informação de sua organização para

estar em conformidade com os processos de gerenciamento de registros? Em geral, eviteprocessos manuais; entretanto, quando forem necessários, desenvolva treinamento e monitoramento adequados para assegurar a conformidade da equipe.

• O conteúdo será armazenado nos servidores de gerenciamento de documentos do OfficeSharePoint Server 2007?

• Os e-mails serão armazenados nos servidores de e-mails do Exchange Server 2007? Em caso positivo, você pode usar mecanismos integrados, como as pastas de e-mail gerenciadas, para implementar a conexão com o site da Central de Registros. Se os e-mails são armazenados em outros servidores de e-mails, você pode usar o modelo de objeto do Windows SharePointServices 3.0 para projetar e implementar métodos personalizados para o envio de arquivos àCentral de Registros.

• Você retém conteúdo físico? O gerenciamento de conteúdo físico ativo, como documentos em formato impresso ou CD-ROMs, e o envio desse conteúdo para um cofre de registros para retenção (em conjunto com o monitoramento do registro no site da Central de Registros) requerem um planejamento específico, não descrito neste tópico. Por exemplo, se não houver versão eletrônica do documento impresso, você precisará monitorar o item, usando uma lista e suas políticas e fluxos de trabalho associados. Para uma abordagem completa das estratégias e técnicas de monitoramento de registros físicos, estando eles ativos ou após terem sidoenviados ao site da Central de Registros, consulte o tópico Planejamento da retenção de registros físicos.

A tabela abaixo mostra como alguns registros de um plano de arquivos serão movidos para um repositório de registros:

Documentos Descrição Mídia Local deorigem

Torna-se umregistro...

Plano debenefícios

Descrição do planode benefícios afuncionários.

Páginas daWeb

Biblioteca dedocumentos doOfficeSharePointServer 2007

Usando um fluxo detrabalho personalizadoassociado a umapolítica de expiração

Plano de seguro- saúde

Descrição do plano de seguro-saúde de funcionários.

Impressa Documento físico associado ao item de uma lista no Office SharePoint Server 2007

Ao ser enviado para um cofre físico e criado um item de uma lista no site da Central de Registros para monitoramento(usando um código de barras)

Registro de horastrabalhadas parafolha depagamento

Resumos de horastrabalhadas, horasextras e saláriopago.

Documentoseletrônicos

Servidor deregistros defolha depagamento nãobaseado noOfficeSharePointServer 2007

Usando um programapersonalizado

Documentos Descrição Mídia Local deorigem

Torna-se umregistro...

Arquivos de desenvolvimento de produtos

Especificações de produtos e documentos associados.

Documentos eletrônicos

Biblioteca de documentos do Office SharePoint Server 2007

Usando um fluxo de trabalho personalizado associado a uma política de expiração e o uso manual do comando Send to Records Center

E-mails dedesenvolvimentode produtos

Mensagens de e-mail relacionadasaodesenvolvimentode produtos.

E-mail Pastasgerenciadas doExchangeServer 2007

Manualmente, aomover as mensagenspara uma pasta doExchange conectadaao site da Central deRegistros

Planejamento da retenção de registros físicosEsse artigo descreve as tarefas de planejamento relacionadas à retenção de registros físicos, usando o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Assim como os itens digitais, como osdocumentos eletrônicos e as mensagens de e-mail, um item físico pode ser um registro e requerer gerenciamento. Usando o Office SharePoint Server 2007 em conjunto com seu sistema de recuperação e armazenamento de registros físicos, você pode implementar uma solução de gerenciamento de registros que inclua tanto registros eletrônicos quanto físicos.Os registros físicos gerenciados com o Office SharePoint Server 2007 podem conter itens não digitais, como documentos impressos, DVDs, videoteipes, outras mídias, e até mesmo hardware, como protótipos de produtos. Você pode gerenciar itens físicos individuais ou um conjunto deitens, como uma caixa de documentos relacionados.

Nota:Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger legalmente umaorganização, ajuda a organização a demonstrar conformidade com as obrigações reguladoras eaumenta a eficiência organizacional, ao promover a remoção de itens físicos e eletrônicosdesatualizados que não sejam registros. É da responsabilidade dos gerentes de registroscorporativos, dos responsáveis pela conformidade e dos advogados determinar quais itens físicosou eletrônicos são registros em sua organização. Ao categorizar cuidadosamente todo o conteúdocorporativo de sua empresa, eles podem ajudá-lo a assegurar que os registros serão retidosdurante o período de tempo apropriado.

Usando o Office SharePoint Server para gerenciarregistros físicosEssa seção descreve os recursos do Office SharePoint Server 2007 a serem considerados duranteo planejamento de uma solução de gerenciamento de registros que forneça suporte para a retenção e remoção dos registros físicos.

Registros físicos e o site da Central de RegistrosA Central de Registros do Office SharePoint Server 2007 é um modelo de site projetado para implementar a retenção e o gerenciamento de registros. Contém recursos de gerenciamento, como cumprimento de políticas, registros em espera e roteamento de registros, além de umainterface totalmente programável. Para uma visão geral completa do site da Central de Registros,consulte a seção Projeto do site da Central de Registros (Office SharePoint Server).O site da Central de Registros é projetado para gerenciar registros eletrônicos e físicos. Issofacilita o tratamento de ambos os tipos de registro como parte de um mesmo plano de arquivos, ao aplicar os mesmos tipos de metadados tanto aos registros eletrônicos quanto aos físicos, eassociar a eles as mesmas políticas, quando apropriado. Você pode gerenciar registros eletrônicose físicos no mesmo site da Central de Registros, ou usar um site da Central de Registros para registros eletrônicos e outro para registros físicos.Durante o planejamento do gerenciamento de registros físicos na Central de Registros, deve-se ter em mente as seguintes considerações:• Use listas em lugar de bibliotecas de documentos para monitorar os registros físicos. Consulte

Listas e registros físicos em h t tp:/ / t e c h n e t 2 . m i c r o so f t . c o m/ O f f i ce / e n - u s / li b r a r y/ e b6 1 2d 7 8-8 f 84 - 4 60 0 -8 cc 8-b 8 82 6 201 e 6 3 1 1 0 3 3 . ms p x #li s t s para mais detalhes.

• Como o armazenamento real de um item físico ocorre separadamente, os usuários não“enviam” um item físico ao site da Central de Registros usando a interface de usuário (ou usando uma personalização baseada na interface programável). Em vez disso, os gerentes de registros adicionam novos registros físicos ao site, ao criar novos itens nas listas usadas para gerenciar os registros e ao criar recursos associados (consulte o próximo item) para gerenciaros registros físicos usando as listas do Office SharePoint Server 2007. Em geral, os novos itenssão adicionados às listas de forma programática, por exemplo, através do uso de um fluxo de trabalho personalizado.

Nota:Não é necessário adicionar os registros físicos à tabela de roteamento de registros no site daCentral de Registros, já que ela envia os registros eletrônicos às bibliotecas apropriadas, masnão roteia registros físicos.

• Recomenda-se que funcionalidades adicionais, como os fluxos de trabalho personalizados,sejam adicionadas às listas para fornecer processos específicos de registros físicos, tais como monitoramento de inventário, gerenciamento de armazenamento, transferência de propriedadee remoção de registros físicos. Para conhecer um estudo de caso que contém descrições de personalizações da Central de Registros que suportam o gerenciamento de registros físicos, consulte Estudo de caso: Gerenciamento de registros físicos na Microsoft em h tt p :/ / t ec hn e t2 . m i c r os o f t . co m / O f f i c e / e n - u s / li b r a r y / e b 6 1 2 d 78- 8 f 8 4-4 6 00- 8 c c 8 - b 88 2 62 0 1 e 6 31 1 03 3 . ms px #c a s e s t u d y .

Listas e registros físicosEm contraste aos registros eletrônicos, tais como os documentos armazenados e gerenciados nas bibliotecas de documentos do Office SharePoint Server 2007, os registros físicos são armazenados em um cofre físico apropriado, de acordo com o tipo de item. Para monitorar os locais, os responsáveis e o status dos registros físicos, bem como outras informações, e para guiá-losatravés de seus ciclos de vida, use as listas do Office SharePoint Server 2007 em lugar dasbibliotecas de documentos do site da Central de Registros. Depois que um item que representa um registro físico é adicionado a uma lista, você pode gerenciá-lo usando os mesmos recursos de gerenciamento fornecidos pelas bibliotecas de documentos para registros digitais:• Metadados Os metadados no Office SharePoint Server 2007 são implementados como

colunas de informações exibíveis em listas ou bibliotecas de documentos. Os gerentes de registros usam os metadados para registrar informações sobre os registros, tais como suasdescrições, os tipos de mídia, categoria do registro, remoção de cada item, valor do código debarras e responsável pelo registro. Usando a Galeria de Colunas de Sites no site da Central de Registros, você pode definir as colunas de metadados que são úteis tanto para os registros eletrônicos quanto para os físicos. Isso ajuda a manter as mesmas informações sobre os registros, seja qual for a mídia, e torna mais fácil a busca e recuperação de itens eletrônicos e físicos, usando as propriedades dos itens de listas e bibliotecas. Para mais informações sobre colunas de sites e metadados, consulte a seção Planejamento de tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).

• Fluxos de Trabalho Você pode associar um fluxo de trabalho a uma lista. Os itens físicos representados na lista podem ser então monitorados através de um fluxo de trabalho. Por exemplo, quando um novo item é adicionado a uma lista, um fluxo de trabalho personalizado pode ser ativado para atribuir tarefas que asseguram o armazenamento físico adequado do

item. Outros fluxos de trabalho podem ser adicionados à lista – por exemplo, para recuperarum item físico. Para informações sobre a criação de fluxos de trabalho personalizados, consulteo Software Development Kit do Office SharePoint Server 2007 em h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f w l i n k / ?L i n k I d= 7 12 1 8 &c l c i d =0 x 40 9 .

• Formulários Você pode usar o InfoPath Forms Services integrado ao Office SharePoint Server2007 para associar formulários a listas e para implementar comandos associados ao gerenciamento de registros físicos. Por exemplo, você pode usar formulários baseados no navegador para fornecer acesso aos inventários de registros físicos ou para facilitar assolicitações de serviço relacionadas a registros físicos. Para informações sobre planejamento de formulários, consulte Planejamento de formulários em h t t p:/ / t e c h n e t 2 . m i c r o s o f t . c o m/ O f f i ce / e n- u s / l i b r a r y / 2 a e f d d 4d - e 52 0 - 4 e c f - a 5 6 e - b 98 4 e c e 6 3 a 7 11 0 3 3 . m sp x .

• Políticas de gerenciamento de informações Uma política de gerenciamento deinformações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra de uma política de gerenciamento de informações é um recurso de política. As políticas e os recursos de políticas podem ser aplicados aos itens de uma lista e usados no contexto do gerenciamento deregistros físicos:

• Expiração O recurso de política de expiração ajuda a remover itens de uma forma consistente, que possa ser monitorada e gerenciada. Você pode configurar uma data específica para a expiração dos itens de uma lista, ou um período de tempo planejado.Você também pode associar um fluxo de trabalho a uma política de expiração da lista, deforma que, quando o item expirar, o fluxo de trabalho atribui tarefas para garantir que o item seja destruído ou removido. Para mais informações sobre o recurso de política de expiração, consulte a seção Planejamento de políticas de gerenciamento de informações em h t tp : / / t e c h n e t 2 . m i c r o s o f t . c o m/ O f f i c e / e n - u s / lib r a r y/ 4 d e 4 00 7 d- a 45 f -41 9 d-9 5 12 - 8 2442 1e 1438 010 33. m sp x.

• Códigos de barras O recurso de política de código de barras permite monitorar umitem físico, ao criar um valor de identificação único a ele e anexar uma imagem de código de barras desse valor ao item. Por padrão, os códigos de barras do Office SharePointServer 2007 são compatíveis com o padrão comum do Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39), e você pode inserir outros fornecedores de código de barras, usando o modelo de objeto de políticas. Ao associar um valor de código de barras a um item de uma lista que representa um registro físico, você assegura que o item físico pode ser localizado a partir do item da lista e vice-versa. Para mais informações sobre o recursode política de código de barras, consulte a seção Planejamento de políticas degerenciamento de informações em h t t p:/ / t e c hn e t 2 . m i c r o s o f t . c o m/ O f f i ce / e n- u s / li b r a r y / 4 d e 4 00 7 d - a 4 5 f - 41 9d - 951 2 -82 4 42 1 e 1 4 38 0 1 0 3 3 . ms p x .

• Rótulos O recurso de política de rótulos especifica os rótulos que podem ser gerados pelo Office SharePoint Server 2007, baseado em um conjunto de metadados de umabiblioteca de documentos ou lista. Você pode personalizar o formato de um rótulo, inserir rótulos em documentos eletrônicos ou imprimi-los. No gerenciamento de registros físicos, anexe rótulos impressos aos itens físicos para ajudar a identificar os registros físicos e correlacioná-los a seus itens de lista associados. Para mais informações sobre o recursode política de rótulos, consulte a seção Planejamento de políticas de gerenciamento deinformações em h t t p:/ / t e c hn e t2 . m i c r o s o f t . co m/ O f f i c e / e n - u s / l i b r a r y /4 d e 4 00 7 d - a 4 5 f - 4 19 d -95 1 2-8 2 442 1 e 1 4 38 01 0 3 3 . ms p x .

• Auditoria O recurso de política de auditoria registra os eventos e as operaçõesexecutadas em um item de uma lista ou documento, tais como alteração, visualização ou exclusão do item. As ações auditadas são extensíveis. No contexto do gerenciamento de registros, a auditoria é uma operação essencial que ajuda a assegurar um registro completo das atividades relacionadas a um item. Para mais informações sobre o recursode política de auditoria, consulte a seção Planejamento de políticas de gerenciamento deinformações em h t t p:/ / t e c hn e t2 . m i c r o s o f t . co m/ O f f i c e / e n - u s / l i b r a r y /4 d e 4 00 7 d - a 4 5 f - 4 19 d -95 1 2-8 2 442 1 e 1 4 38 01 0 3 3 . ms p x .

• Tipos de conteúdo Um tipo de conteúdo define as informações e os recursos disponíveispara um item de uma lista, documento ou pasta, incluindo seus metadados, fluxos de trabalhoe políticas de gerenciamento de informações. Como os tipos de conteúdo podem serorganizados hierarquicamente, um conjunto de tipos de conteúdo pode possuir alguns recursos em comum, tais como metadados compartilhados e, ao mesmo tempo, recursos únicos.Os tipos de conteúdo são úteis para o gerenciamento de registros, já que podem agrupar os recursos de registros de um tipo específico de uma forma facilmente reutilizável. Você podecriar tipos de conteúdo para seus registros eletrônicos e físicos que compartilham informações comuns, como os metadados para categorizar os registros e que, ao mesmo tempo, possuem recursos únicos baseados em sua mídia. Por exemplo, você pode definir um tipo de conteúdo geral “registro de documento”, e então criar tipos de conteúdo de documentos eletrônicos e físicos que herdam seus metadados do tipo de conteúdo geral. Assim, você pode adicionar recursos únicos ao tipo de conteúdo de documentos físicos que não sejam relevantes para otipo de conteúdo de documentos eletrônicos, como um recurso de política de código de barrasou um fluxo de trabalho de registros físicos. Para mais informações sobre os tipos de conteúdo, consulte Planejamento de tipos de conteúdo (Office SharePoint Server) em h tt p :/ / t ec hn e t2 . m i c r os o f t . co m / O f f i c e / e n - u s / li b r a r y /63 bb 0 9 2 a - 0 0 f e -4 5 f f - a 4 b 8 - d 8be 99 8d1 a3c 10 33. m sp x.

• Pastas Você pode definir tipos de conteúdo em pastas personalizadas. No gerenciamento de registros físicos, você pode usar pastas para representar os locais de armazenamento físico, como as caixas ou prateleiras de um armazém. Os itens de uma lista nas pastas representam, assim, os itens nos locais de armazenamento físico. Por exemplo, se um conjunto dedocumentos impressos é armazenado em uma caixa, você pode armazenar os registros de cada documento em uma pasta que representa a caixa, com os metadados que identificam o valordo código de barras da caixa, o local físico e outras informações personalizadas. Para mais informações sobre pastas e tipos de conteúdo, consulte Planejamento de tipos de conteúdo (Office SharePoint Server) em h tt p :/ / t ec hn e t2 . m i c r os o f t . c o m/ O f f i c e / e n - u s / lib r a r y / 6 3 b b0 9 2 a- 0 0f e-45 ff -a4 b8-d 8be 998 d1a 3c 103 3.ms px.

• Anexos Você pode anexar itens eletrônicos, como imagens digitalizadas, aos itens de umalista. No contexto do gerenciamento de registros físicos, isso é útil para ajudar a identificar um registro físico e correlacioná-lo ao seu item da lista associado.

Estudo de caso: Gerenciamento de registros físicos naMicrosoftA equipe de Gerenciamento de Registros da Microsoft Legal and Corporate Affairs (LCA) criou uma solução de monitoramento de inventários usando muitos dos recursos descritos nesse tópico, incluindo o site da Central de Registros, formulários, fluxos de trabalho e políticas degerenciamento de informações. Essa solução fornece aos funcionários da Microsoft fácil acesso àsinformações sobre registros físicos e elimina a necessidade de lidar manualmente com pesquisasde inventário. Construída no Office SharePoint Server 2007 e no Microsoft Office InfoPath 2007, a

solução usa formulários e fluxos de trabalho para automatizar o conjunto e o gerenciamento dosregistros físicos.Um informe oficial disponível on-line descreve os objetivos e benefícios da solução, bem como sua arquitetura. Consulte Dinamizando o Uso do Gerenciamento de Registros em h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ? L i n k I d = 8 0 869 &c l c id = 0x 4 09 .

Planejando a retenção de registros físicosPlanilha

Você pode usar a planilha de planejamento de registros físicos emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ?LinkId=81626&clcid=0x409 nesse artigo para ajudar a planejar ogerenciamento de seus registros físicos baseado no Office SharePoint Server 2007.Para cada tipo de registro físico em seu plano de arquivos, use uma planilha separada.1. Em Registro Físico, digite o tipo de registro, como “Descrição do Plano de Aposentadoria”.

2. Em Categoria do Registro, digite a categoria com base em seu plano de arquivos, como“Plano de Benefícios de Recursos Humanos”.

3. Em Mídia, digite o tipo de mídia, como "Folheto Impresso”.

4. Em Central de Registros, digite a URL do site da Central de Registros.

5. Em Lista, digite o nome da lista para gerenciamento desse tipo de registro físico.

6. Na tabela de Metadados, digite as colunas de metadados a serem exibidas para esse tipo deregistro. Para cada item dos metadados, digite seu tipo, como Pessoa. Na coluna Origem,especifique o local em que o item é definido, como “Galeria de Colunas de Sites” ou “ListaAtual”.

7. Na tabela de Políticas, registre o modelo de política a ser associado a essa lista, ou registrecada recurso de política individualmente e forneça notas de configuração quando necessário.Para mais informações sobre políticas de gerenciamento de informações, consultePlanejamento de políticas de gerenciamento de informações emh t t p:/ / t e c h n e t 2 . m i c r o s o f t . c o m/ O f f i ce / e n - u s / l i b r a r y /4 d e 40 07 d - a 4 5 f - 4 19 d -95 1 2 - 824421e143801033.mspx.

8. Na tabela de Fluxos de Trabalho, registre cada fluxo de trabalho disponível para esse tipo deregistro, relacione o tipo de conteúdo sobre o qual o fluxo de trabalho irá operar e adicionequaisquer notas relevantes, como a descrição do objetivo do uso do fluxo de trabalho e oresponsável pelo seu desenvolvimento.

9. Na tabela de Formulários, registre o desenvolvimento de quaisquer formulários necessáriospara esse tipo de registro e adicione notas relevantes, como a descrição do objetivo do usodo formulário e o responsável pelo seu desenvolvimento.

PlanilhaFaça o download da Planilha de planejamento de registros físicos em h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ? L i n k I d = 8 1 626 &c l c id = 0x 4 09 .