métodos e técnicas de planejamento -...

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Métodos e Técnicas

de Planejamento

Profa. Marta Valentim

Marília

2018

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

Faculdade de Filosofia e Ciências – Câmpus de Marília

Departamento de Ciência da Informação

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Métodos de Planejamento

▪ PDCA;

▪ 5W2H;

▪ SWOT.

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Método PDCA

Fonte Imagem: <http://www.cotexo.com.br/blog/funilaria-e-pdca-aumente-sua-eficiencia-na-gestao/>

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O que é Plano de Ação ?

▪ É produto do planejamento, capaz de orientar as

diversas ações que devem ser implementadas.

▪ Serve como referência às decisões, permitindo que seja

realizado o acompanhamento do desenvolvimento do

planejamento.

▪ É um documento que apresenta de maneira estruturada,

todos os procedimentos e recursos que devem ser

mobilizados para a execução daquilo que foi expresso no

escopo do planejamento.

▪ O Plano de Ação especifica ações, atividades, tarefas e

recursos, logicamente encadeados, tendo em vista

maximizar a eficiência na realização dos objetivos

propostos.

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Ciclo PDCA

Plan

(Planejar)

Definir metas

e métodos

Action

(Agir)

Do

(Fazer)

Executar as

atividades,

tarefas e

ações

Check

(Verificar)

Atuação após

a obtenção de

resultados

Avaliar o

plano de

ação, prazos,

custos etc.

Fonte: https://www.deming.org/theman/theories/pdsacycle

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Ciclo PDCA

▪ A importância do Planejamento (Plan), da boa

Execução (Do), a necessidade da Verificação (Check) e

da tomada de Ações Corretivas (Action):

1) Estabelecer com clareza aonde se quer chegar

(objetivo, meta, fim, resultado, efeito etc.) e o

controle.

2) Levantar as informações para a boa execução.

3) Verificar as causas que impedem de chegar lá

(análise).

4) Propor ações ou contramedidas para cada causa

importante.

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Passos do PDCA▪ Plan (planejamento): estabelecer missão, visão, objetivos

(metas), procedimentos e processos (metodologias)

necessárias para atingir os resultados.

▪ Do (execução): realizar, executar e implementar as

atividades, tarefas e ações.

▪ Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente

os resultados, avaliar processos e resultados,

confrontando-os com o planejado, objetivos,

especificações e estado desejado, consolidando as

informações, elaborando relatórios.

▪ Act (agir): Agir de acordo com o avaliado e de acordo

com os relatórios, se necessário reelaborar o plano de

ação, de modo a melhorar a qualidade, a eficiência e a

eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais

falhas.

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Finalizando o Ciclo PDCA

▪ No ciclo PDCA deve-se coletar dados, medir resultados

compará-los com o objetivo e as metas e adotar ações

apropriadas, portanto, na dinâmica deste ciclo será

necessário empregar ferramentas apropriadas para a

coleta, o processamento e a disposição de dados e

informações, o que permitirá a tomada de decisão

confiável.

▪ Nessa perspectiva, é necessário que a dinâmica do

PDCA seja constantemente analisada, em cada uma das

etapas.

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Dicas do Ciclo PDCA

▪ Estabelecer indicadores de resultado:

▪ Visando gerenciar o plano de ação e verificar se os

resultados são coesos com os objetivos iniciais, ou

seja se os objetivos foram atingidos.

▪ A partir da avaliação, é possível quantificar e

qualificar os resultados obtidos.

▪ Os indicadores se constituem em fonte importante

para a avaliação, bem como para a correção e ajustes

do plano de ação.

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Dicas do Ciclo PDCA

▪ Determinar quem será o responsável: isso é

extremamente importante, pois é fundamental para que

as ações sejam cumpridas. O responsável pela ação tem

nome e sobrenome, não pode ser o grupo todo.

▪ Definir muito bem os recursos: tudo o que for

necessário para realizar a ação: infraestrutura, recursos

humanos, financeiros, recursos de conhecimento,

custos, tempo [horas, meses etc.], recursos políticos,

entre outros.

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Método 5W2H

Fonte Imagem: <http://www.portal-administracao.com/2014/12/5w2h-o-que-e-e-como-utilizar.html>

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O que é 5W2H ?

▪ 5 Why ou 5W / 2 How ou 2 H:

▪ What - O que será feito (ações, etapas, descrição);

▪ Why - Por quê será feito (justificativa, motivo);

▪ Where - Onde será feito (local);

▪ When - Quando será feito (tempo, datas, prazos);

▪ Who - Por quem será feito (responsabilidade(s)

pela(s) ação(ões));

▪ How - Como será feito (métodos, processos);

▪ How much - Quanto custará (custo ou gastos

envolvidos).

Fonte: http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/1436/voce_sabe_o_que_e_5w2h

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Método 5W2H

5W2H

Who?

What?

Why?

Where?

When?

How?

How

Much?

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Importância do Método 5W2H

▪ Uma organização ou unidade de trabalho que deseja se

desenvolver e fazer bons planejamentos, o método

5W2H é extremamente útil.

▪ É um método muito simples que agiliza todos os

processos de uma organização ou unidade de trabalho.

▪ A falta de planejamento [objetivos, metas, processos,

ações, atividades e tarefas] pode gerar inúmeros

prejuízos, além da perda de diferenciais competitivos.

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Como aplicar o Método 5W2H

▪ Para aplicar o método 5W2H é necessário ter em mente

as causas do problema a ser solucionado ou amenizado

e realizar cada etapa de maneira cuidadosa e da melhor

forma possível.

▪ A ideia é buscar respostas para cada um dos 5W e 2H.

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What? / O que?

▪ A primeira pergunta a ser respondida é ‘o que’ será

feito?

▪ A resposta nada mais é do que estabelecer o objetivo

que se deseja alcançar no curto, médio ou longo prazo.

▪ Serão realizadas melhorias nas atividades

desenvolvidas pelos setores da organização ou unidade

de trabalho, na qualidade de produtos e serviços etc.?

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Why? / Por que?

▪ A segunda pergunta a ser respondida é ‘por que’

será feito?

▪ Quais os motivos que justificam o que será feito.

▪ É para melhorar algo, resolver um problema,

amenizar um problema, diminuir um gargalo,

promover uma atividade etc.?

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Where? / Onde?

▪ A terceira pergunta a ser respondida é ‘onde’ (em que

local) será feito?

▪ Muitos não desenvolvem esta parte do método 5W2H

porque consideram que o local sempre será a própria

organização.

▪ É importante detalhar o local em que será executada a

ação como, por exemplo, o departamento/setor

responsável.

▪ Se a organização for micro ou pequena e não estiver

dividida em departamentos/setores, neste caso não há

necessidade de indicar pois será a própria organização.

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Who? / Quem?

▪ A quarta pergunta a ser respondida é ‘quem’ vai

realizar/fazer/executar?

▪ Em relação ao(s) objetivo(s) definidos na etapa What?,

quem irá ajudar a alcançá-lo(s)?

▪ Se para alcançá-los é preciso a elaboração de diversos

processos, atividades e ações, quem será responsável

por cada ação?

▪ É importante designar as pessoas certas, cujas

competências e habilidades estejam em consonância

com os processos, atividades e ações a serem

realizados, pois caso contrário pode haver prejuízo na

execução da ação em relação a distintas situações.

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When? / Quando?

▪ A quinta pergunta a ser respondida é ‘quando’ será

feito?

▪ Um bom planejamento estipula os prazos [curto, médio

e longo], para que o objetivo principal seja alcançado.

▪ Nesta etapa a resposta deve ser voltada para o

detalhamento da execução das ações, definindo

datas/prazos concretos para o desenvolvimento e o

final de cada ação.

▪ O detalhamento deve ser coerente com as condições da

organização ou unidade de trabalho, no que tange à

infraestrutura e aos recursos humanos, financeiros,

materiais etc.

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How? / Como?

▪ A sexta pergunta a ser respondida é ‘como’ será feito?

▪ Detalhar os processos que devem ser envolvidos para

atingir o objetivo principal definido previamente.

▪ É necessário ser o mais específico possível em relação a

esta etapa, ou seja, quanto mais detalhado, melhor.

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How Much? / Quanto?

▪ A sétima pergunta a ser respondida é ‘quanto’ irá

custar/gastar?

▪ Detalhar os custos/gastos necessários para a

implantação e desenvolvimento das ações que visam

alcançar o objetivo principal definido previamente.

▪ É necessário ser o mais específico possível em relação

a esta etapa, ou seja, quanto mais detalhado, melhor.

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Finalização do 5W2H

▪ O método 5W2H refere-se basicamente a uma técnica

para detalhar a execução de processos, atividades e

tarefas, em que são atribuídas as responsabilidades de

cada envolvido e determinado como o trabalho deverá

ser realizado, assim como o local, o motivo, o prazo e

os custos/gastos para sua efetividade.

▪ Além disso, como se refere a uma técnica de

detalhamento, propicia ao gestor um melhor controle de

cada etapa/fase, corrigindo e ajustando o que é

necessário, ainda durante o

desenvolvimento/implantação.

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Método SWOT

Fonte Imagem: http://www.dimarzo.net.br/post/2016/03/24/a-importancia-da-analise-swot.html

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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats

▪ Uma das ferramentas utilizadas pelas organizações para

elaborar o planejamento de ações estratégicas é o

método denominado SWOT (Strengths, Weakness,

Opportunities, Threats), ou como é conhecido na língua

portuguesa FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e

Ameaças).

▪ Esse método propicia à organização realizar uma

análise dela mesma e de seu entorno, é uma maneira de

conhecer a condição de partida antes de definir as

estratégias de ação para o curto, médio e longo prazo.

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▪ O método SWOT analisa as forças internas em relação

às oportunidades externas, bem como as fraquezas

internas em relação às ameaças externas à organização,

ou seja, analisa as condições de partida frente às

tendências e cenários futuros.

▪ Esse método permite aos gestores obterem um

diagnóstico mais preciso da realidade organizacional e

das perspectivas do ambiente externo, visto que

propicia a contextualização da organização em nível

micro e macro, local e não local.


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O método SWOT estabelece uma conexão entre amissão, a visão e as ações estratégicas necessáriaspara o desenvolvimento da organização. Nesse sentido,são estabelecidos objetivos e metas que deverão serdesenvolvidos em um determinado tempo.


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SWOT

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Oportunidades

Ameaças

Avaliação

Externa

Avaliação

Interna

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▪ A Matriz SWOT representa de que forma a análise do

macroambiente deve ser realizada, considerando-se o

ambiente organizacional de forma ampla, isto é, o

ambiente interno e externo. Essa estrutura de análise é

muito importante para se obter informações úteis,

visando à definição das estratégias de ação de curto,

médio e longo prazo.

▪ Embora esse método de análise seja muito importante,

ele não trará informações relevantes, se não for

aplicado em cada um dos ambientes que compõe o

ambiente organizacional, ou seja, é importante que se

faça a verticalização do método.

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❑ Dentre os aspectos que devem ser levados em

consideração para a análise do ambiente interno,

destacam-se os seguintes:

▪ Aspectos organizacionais: estrutura da organização;

políticas, procedimentos e regras; rede de

comunicação; recursos e infraestrutura; etc.

▪ Aspectos relacionados ao pessoal: redes de

relacionamento; programas de treinamento; sistema

de avaliação de desempenho; sistema de incentivos;

condições de trabalho; etc.

❑ Apesar das diferenças que permitem segmentar os

ambientes interno e externo de forma separada visando

à análise, a inter-relação existe e, muitas vezes, são

complementares, as oportunidades e as ameaças

surgem das forças e fraquezas organizacionais

(LUPETTI, 2007, p.42).

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▪ É um método para conhecer melhor e planejar o

futuro;

▪ É uma ferramenta para analisar uma organização e

seu entorno;

▪ É uma ferramenta para contextualizar em nível

local, regional, nacional e internacional a posição

da organização;

▪ É um método para conhecer a posição de partida

antes de definir uma estratégia de atuação.


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Características:

▪ Forças/Pontos Fortes: Competências, infraestrutura,

recursos, posição alcançada, vantagem organizacional;

▪ Fraquezas/Pontos Fracos: Aspectos que limitam ou

reduzem a capacidade de desenvolvimento da

organização;

▪ Oportunidades: Aspectos externos que podem oferecer

de algum modo uma vantagem para a organização;

▪ Ameaças: Aspectos externos que podem impedir ou

limitar a implantação de uma estratégia de ação.


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Escolha da(s)

Estratégia(s)

de

Ação

Implantação

do(s) Plano(s)

Formulação

do(s)

Plano(s)

Avaliação

externa

Ameaças e

oportunidades

do ambiente

Fatores críticos

de sucesso

Avaliação

interna

Forças e

fraquezas

da organização

Competências

Organizacionais

Fo

nte

Ad

ap

tad

a:

Ch

iave

na

to;

Sa

pir

o–

20

03

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Etapas/Fases:

▪ Realizar um brainstorm para elaborar uma lista das

forças e fraquezas;

▪ Realizar um brainstorm para elaborar uma lista das

oportunidades e ameaças e priorizá-las;

▪ Criar uma matriz síntese selecionando forças a

consolidar, fraquezas a superar, oportunidades a

aproveitar e ameaças a evitar;

▪ Propor estratégias de ação.

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Matriz SWOT:

▪ Relacionar todos os problemas importantes referentes a uma

questão a ser planejada;

▪ Listar os problemas em ordem lógica;

▪ Identificar o problema central;

▪ Identificar as causas do problema central;

▪ Organizar as causas em principais e correlatas;

▪ Refletir sobre os efeitos causados pelo problema central;

▪ Organizar os efeitos em níveis de impacto;

▪ Construir um diagrama em forma de árvore, situando os

problemas com suas relações de causa-efeito;

▪ Examinar a árvore de problemas, verificando se as relações

de causa-efeito estão corretas e se não houve omissões

importantes.

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Pontos Fortes/

Forças Oportunidades

Pontos Fracos/

Fraquezas Ameaças

Matriz

SWOT

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Oportunidades Ameaças

A

C

A1

C1

B

D

B1

D1

Fatores

Fato

res

Inte

rno

s

Fato

res

Ex

tern

os

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Regras Básicas:

▪ Diferenciar muito bem os fatores internos dos externos;

▪ Ser realista ao identificar as forças/pontos fortes e as

fraquezas/pontos fracos da organização;

▪ Distinguir muito bem a posição de partida (hoje) e onde

se quer chegar (futuro);

▪ Ser o mais concreto e específico possível.

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Análise Interna

Pontos Fortes Pontos Fracos

Tirar o máximoproveito dos

pontos fortes,de forma aaproveitar

ao máximo asoportunidades

detectadas

Desenvolverestratégias queminimizem os

efeitos negativosdos pontos fracos

Tirar o máximoproveito dospontos fortes

para minimizaros efeitos das

ameaçasdetectadas

As estratégias a desenvolver

devem minimizarou ultrapassar ospontos fracos e,se possível, fazerfrente às ameaças

Op

ort

un

ida

de

s

An

álise E

xte

rna

Am

ea

ça

s

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Referências

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▪ Disponível em: <http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/1436/voce_sabe_o_que_e_5w2h>.

Vídeos:

❑ Ciclo de Deming - http://www.youtube.com/watch?v=1IfNLF0tizc

❑ Entrevista: Planos de Ação como ferramenta - http://www.youtube.com/watch?v=_YkpikIG4AE

http://www.youtube.com/watch?v=1IfNLF0tizc

http://www.youtube.com/watch?v=_YkpikIG4AE

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