mep sema4 estructura organizacionalv08

Master en Evaluación de Proyectos

Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Gestión de ProyectosGestión de Proyectos


ITBA – UCEMASemana 4: Estructura OrganizacionalSemana 4: Estructura Organizacional



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Estructura OrganizacionalEstructura Organizacional

• Flujo de trabajo y definiciones. • Modelos organizacionales y desarrollo de

proyectos. Análisis de ventajas y desventajas.

• Criterios para selección de la estructura adecuada.

• Cambio de estructura. Manejo de la Transición



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Desafíos para la OrganizaciónDesafíos para la Organización

• Naturaleza dinámica

• Capaz de cambiar rápidamente según lo requiera el mercado

• Apta para enfrentaralta competenciacambios en la tecnologíacontrol de los recursos y la complejidad



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La OrganizaciónLa Organización

• Grupo de personas que deben coordinar sus Grupo de personas que deben coordinar sus actividades para lograr los objetivos organizacionalesactividades para lograr los objetivos organizacionales

• La coordinación requiere fuerte comunicación clara comprensión de las interrelaciones e inter dependencias

entre las persona

• En su diseño influyen intensidad de cambio complejidad disponibilidad de recursos características del mercado decisiones a tomar



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DiseñoDiseño

• No hay estructuras No hay estructuras organizacionales organizacionales buenas o malas; buenas o malas; sinosino

organizaciones organizaciones apropiadas o apropiadas o inapropiadasinapropiadas



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Subsistema socio-técnicoSubsistema socio-técnico

SISTEMA SOCIAL-Personas-Comportamiento Grupal

SISTEMA TECNICO-Tecnología-Materiales-Equipo

Optimización de resultados balanceando ambos sistemas Optimización de resultados balanceando ambos sistemas



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BalanceBalance

•ESPECIALIZACION •RUTINA

•ACTITUDES



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Requerimientos del cambio organizacionalRequerimientos del cambio organizacional

• libre acceso entre las personas y los grupos• comunicación abierta y confiable• interdependencia como base de la cohesión entre

departamentos• preponderancia de : confianza, asumir riesgos y

proveer ayuda• resolución de conflictos minimizando los efectos

negativos



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Limitaciones al cambioLimitaciones al cambio

• Conformidad• Desconfianza• Falta de coraje para asumir riesgos• Supervivencia• Evitar ser identificado con fallas o errores

• A largo plazo estos comportamientos adaptativos A largo plazo estos comportamientos adaptativos limitan la capacidad competitiva e innovadora de limitan la capacidad competitiva e innovadora de la organizaciónla organización



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Consideraciones de DiseñoConsideraciones de Diseño

Enfasis Razones

Control •Sensibilidad a variaciones en el contexto

Integración •Productos múltiples de alta tecnología

Relaciones Externas •Regulaciones•Sindicatos



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DefinicionesDefiniciones

Autoridad

Poder conferido

Responsabilidad

Obligaciones

Autoridad +Responsabilidad=

Accountability



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Modelo de comportamiento organizacionalModelo de comportamiento organizacionalDiagnóstico congruenciaDiagnóstico congruencia

Insumos

Entorno

Recursos

Historia

Productividad

Sistema

Unidad

Individuos

Organización

Informal

Personas

EstrategiaTareas

Organización

Formal



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Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL

Personal afectado a Proyectos

Organización FuncionalOrganización Funcional



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Ventajas Organización FuncionalVentajas Organización Funcional

• Facilita el Planeamiento y Control Presupuestario• Posibilita mejor control técnico• Provee continuidad

políticasprocedimientos

• Facilita el control al existir una sola línea de reporte

• Canales de comunicación bien definidos



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• Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total

• Compleja Coordinación• Las decisiones se inclinan hacia los grupos

funcionales más fuertes• Las iniciativas están orientadas más hacia lo

funcional que a los proyectos en curso

Desventajas Organización FuncionalDesventajas Organización Funcional



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Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION MATRICIAL DEBIL


Organización Matricial DébilOrganización Matricial Débil



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Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Project ManagerCoordinación

de Proyectos

ORGANIZACION MATRIZ BALANCEADA


Organización Matriz BalanceadaOrganización Matriz Balanceada



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DirectorEjecutivo

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Gerente deProject

Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinaciónde Proyectos

ORGANIZACION MATRIZ FUERTE


Organización Matricial FuerteOrganización Matricial Fuerte



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Ventajas Organización MatricialVentajas Organización Matricial

• El project manager mantiene control ( a través de los gerentes de línea) sobre todos los recursos, incluyendo los costos y el personal

• Pueden establecerse políticas y procedimientos específicos para cada proyecto

• Respuesta rápida ante cambios, conflictos y necesidades de cada proyecto

• El costo de las personas es menor al ser compartida en diferentes proyectos

• Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto termina

• Mejor balance entre tiempos, costos y resultados

• Autoridad y responsabilidad están compartidas



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• Flujo multidimensional de trabajo e información

• Doble dependencia

• Cambio continuo de prioridades

• Dificultad inicial para establecer políticas y procedimientos

• Gerentes de línea pueden tener sesgos hacia sus propios objetivos

• Las personas desarrollan roles con mayor grado de ambigüedad respecto a la organización funcional

Desventajas Organización MatricialDesventajas Organización Matricial



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DirectorEjecutivo

ProjectManager

ProjectManager

ProjectManager

Coordinaciónde Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS


Organización por ProyectosOrganización por Proyectos



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Gerenciamiento de Proyectos Influencia de la Estructura Organizacional en Proyectos

Tipo de Organización Características

Funcional

Débil

Matriz

Balanceada

Fuerte

Por Proyectos

Autoridad del Líder o gerente del proyecto

Poca o ninguna

Limitada

Baja a

Moderada

Moderada

a Alta

Alta a casi Total

% de personal afectado full-time al proyecto

Practicamente

ninguno

0-25%

15-60%

50-95%

85-100%

Rol del líder

Tiempo parcial

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Tiempo completo

Título asignado al responsable del Proyecto

Coordinador del

Proyecto/ Líder de Proyecto

Coordinador del

Proyecto/ Líder de Proyecto

Gerente de Proyecto /

Project Officer

Gerente de Proyecto / Program Manager

Project Manager

Program Manager



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Aplicación a PYMESAplicación a PYMES

• Los Gerentes de Proyecto reportan al nivel alto de la Organización especialmente cuando el proyecto tiene clientes externos

• No son vistos como amenazas

• Los clientes externos se sienten satisfechos cuando se designa una persona como responsable del proyecto



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Estructura Organizacional

Plan de Gestión de Personal afectado a

Proyectos

Asignación de Roles y Responsabilidades

Información de Soporte

Planeamiento OrganizacionalPlaneamiento Organizacional



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Describe cuándo y cómo las personas se incorporan y se desvinculan del Grupo de Proyecto

Puede incluir histogramas de carga de trabajo por especialistas

Los procedimientos de reasignación de Personal deben tener en cuenta

La reducción de incertidumbres que dañen la moral de los integrantes del equipo

Eliminar la tendencia a “estirar las actividades” ya que incrementa los costos del proyecto

Plan de Gestión de PersonalPlan de Gestión de Personal



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Matriz de Asignación de responsabilidades Persona Fase

A B C D E F ...

Requerimientos A C R P P - - Funciones A - R P - P - Diseño A - C R I - P Desarrollo - C A R - P P Testeo - - A P I R P P= Participante ; R=Responsable ; C=Control / Revisión I=requiere su input ; A=requiere su autorización



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• Impacto en la organización• Descripciones de Tareas

MisiónResponsabilidadAutoridadTareasAmbito de Trabajo

• Necesidades de Capacitación

Estructura OrganizacionalEstructura Organizacional



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Plan del Proyecto

Descripción del Personal Disponible

Prácticas y procedimientos de

reclutamiento

Incorporación de PersonalIncorporación de Personal



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Entrevistas de reclutamiento

Negociaciones de asignación de

personal

Identificación y obtención de

servicios especializados

Asignación

Directorio de Proyectos

Incorporación de PersonalIncorporación de Personal



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• Experiencia previa• Intereses personales• Características

Personales• Grado de

disponibilidad• Competencias *

Personal DisponiblePersonal Disponible

Competencia

• Pericia, aptitud, idoneidad para hacer o intervenir

Práctica profesional

Secuencia de acciones que combinan conocimientos

Gestión de Recursos HumanosGestión por Competencias

Modelo - Niveles

Aptitud Actitud Intereses Educación Entrenamiento Experiencia

Nivel I X X General General

Nivel II X Técnico Específica

Nivel III Gerencial Amplia

COMPETENCIA DEFINICION

PROACTIVIDAD Capacidad para iniciar acciones conducentes al cumplimiento de los objetivos establecidos o percibidos

Modelo de Competencias

Nivel I: General II: Técnico III: Gerencial

NIVEL I: EDUCACION GENERAL-APTITUDES ENTRENAMIENTO GENERAL-

ACTITUD


• PROACTIVIDAD Capacidad para iniciar acciones conducentes al cumplimientos de los objetivos establecidos i implícitos

• ANALITICA Capacidad de determinar con precisión las relaciones causa-efecto

• COMUNICACION Capacidad de recibir, interpretar, validar y transmitir información con precisión, usando un vocabulario adecuado y un

medio efectivo

• CREATIVIDAD Capacidad de pensar y actuar usando aplicaciones originales e innovadoras de técnicas, principios y conceptos

• PROCESAMIENTO DE INFORMACION

Capacidad de obtener, clasificar y evaluar con precisión la información

• MATEMATICA Capacidad de comprender y aplicar relaciones numéricas

• ORIENTACION A LA CALIDAD

Capacidad de considerar las implicancias relativas a la Calidad en cada actividad propuesta

• ORIENTACION A LO MINUCIOSO

Capacidad del conocimiento de los detalles para llevar adelante las tareas hasta su finalización

NIVEL II: ENTRENAMIENTO TECNICOEXPERIENCIA ESPECIFICAINTERESES


• COACHING Capacidad de mejorar los resultados de los demás, brindándoles información de retroalimentación; de modo de impulsarlos hacia comportamientos deseados

• ANALISIS COSTO / BENEFICIO

Capacidad de identificar, separar y analizar, los elementos de una situación y sus costos; evaluando el impacto sobre los beneficios directos e indirectos

• RELACIONES HUMANAS Capacidad de entender el complejo sistema de las necesidades individuales, alineándolas con los objetivos organizacionales, para lograr una armoniosa interacción de grupos

• VISION DEL NEGOCIO Capacidad de comprensión del entorno, la estrategia, la cultura, la organización y los procesos, considerando grados de interdependencia entre ellos

• MODELIZACION Capacidad de construir réplicas simbólicas de sistemas o conceptos

• SENSIBILIDAD A LAS TENDENCIAS

Capacidad de reconocer e interpretar órdenes o patrones de un grupo de datos en un período y predecir comportamientos futuros

NIVEL III: ENTRENAMIENTO GERENCIAL AMPLIA EXPERIENCIA / EXPOSICION

OPORTUNIDADES


• VISION GLOBAL Capacidad de tener en cuenta una gran cantidad de variables situacionales y probables resultados a través de la comprensión de las relaciones funcionales en una macro perspectiva considerando el impacto del tiempo

• GESTION DEL CAMBIO Capacidad de entender los elementos de cambio y actuar con flexibilidad para lograr la transición hacia un nuevos conjunto de condiciones con las menores perturbaciones a los procesos existentes

COMPETENCIAS GENERICAS COMPETENCIAS TECNOLOGICAS (c) Proactividad Electrónica Analítica Estructuras Comunicación Estadística Creatividad Química General Procesamiento Información Química Analítica Matemática Física Orientación a la Calidad Microbiología Orientación a lo minucioso Toxicología Coaching Dermatología Análisis Costo Beneficio Bioquímica Relaciones Humanas Psicológica Visión del Negocio Alimentos / Nutrición Modelización Botánica Sensibilidad a las tendencias Ergonomía Visión Global Anatomía Gestión del Cambio Ingeniería de Empaque COMPETENCIAS - MERCADO Desarrollo de test Comprensión del Mercado Epidemiología Conocimiento del Cliente Farmacología COMPETENCIAS ARTISTICAS Inmunología Juicio Estético Biofísica Lenguajes foráneos Medicina General Diseño artístico COMPETENCIAS TECNOLOGICAS COMPETENCIAS DE NEGOCIOS Conocimiento de Materiales Planeamiento Métodos Manufactura Administración Equipamiento Control Formulaciones Negocios Internacionales Negociaciones Regulaciones

PERFIL DE COMPETENCIA DE PUESTOS

N Competencia 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Puesto: Fecha

1=mínimo5=máximo

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