memórias de um secretário municipal · 15 tente aprender com todos. muitas opiniões podem...
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Memórias de um
Secretário Municipal
de Primeira Viagem
Memórias de um
Secretário Municipal
de Primeira Viagem
José Antono Caliman
Reservado todos os direitos desta edição. Proibida a reprodução, mesmo parcial, sem expressa autorização do autor.
Caliman, José Antonio – 2009 – Memórias de um Secretário Municipal de Primeira Viagem : conto, registrado na Biblioteca Nacional.
Literatura Brasileira. 1 edição. Rio de Janeiro – RJ, – 2009.
O autor:
Jose Antônio Caliman nasceu em Castelo ao sul do Espirito Santo em 19.12.1954, meio às montanhas e a tradição de famílias italianas, libanesas, africanas e portuguesas.
Ainda adolescente residiu no Rio de Janeiro onde estudou, trabalhou como balconista, camelô, publicitário e prestou serviço militar retornado depois a Castelo onde trabalhou em empresa de compra e venda de café, industria química de tintas e depois na área bancária, em diversos cargos tendo sido transferido para Vitoria, depois Vila Velha, Guarapari, Vitoria outra vez e Cachoeiro onde encerrou a carreira bancária graças ao Plano Cruzado.
Retornado a Vitoria trabalhou com vendas de móveis, no Jornal a Gazeta, TV Gazeta, Viação Águia Branca, Bristol Hotels, Associação Brasileira de Hotéis–Espirito Santo e Prefeitura Municipal da Serra na Secretaria de Turismo Cultura, Esporte e Lazer do Município da Serra – Espírito Santo quando escreveu este livro
Agradecimentos
A Deus por propiciar mais uma rica experiência de
vida, a minha família que suportou a ausência quase
que integral, aos colegas de Secretariado, pela
paciência e ajuda, aos colegas de trabalho que
desprenderam esforços e atenção aos meus pleitos, ao
prefeito Audifax Barcelos pela oportunidade a
Guilherme Weichert e Antonio Bispo pela amizade e
pelas sinceras contribuições.
Sumário
1 - O Porquê do livro .................................................................. 9
2 - Conhecendo os objetivos ..................................................... 12
3 - Apoio inicial ........................................................................ 14
4 - Mapeando as oportunidades ................................................ 29
5 - Aproveitando as sobras ........................................................ 31
6 - Pessoas que podem te ajudar ............................................... 32
7 - Os velhos projetos ............................................................... 37
8 - O orçamento ........................................................................ 39
9 - O atendimento ao público .................................................... 40
10 - Divisão de tarefas .............................................................. 42
11 - Os cuidados com a política ................................................ 44
12 - Movimento popular ........................................................... 46
13 – Construindo parcerias ....................................................... 48
14 – Desenvolvimento de atividades futuras ............................ 51
15 - Motivação dos servidores e disciplina ............................... 52
16 - Compromissos demais, tempo de menos ........................... 54
17 – O discurso na ponta da língua ........................................... 55
18 – Apresentação pessoal ........................................................ 58
19 - Imprensa cultivando canais de comunicação .................................... 60
20 - Pesquisa inovação e tecnologia ......................................... 67
21 - Festas comemorações etc ................................................... 69
22 - Advogados e Auditores ..................................................... 70
23 - Prestação de Contas ........................................................... 71
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1 - O Porquê do livro
Assumir um cargo público foi um desafio diferente de
todos os assumidos, pois durante minha vida profissional
trabalhei na iniciativa privada lidando com equipes de duas até
centenas de pessoas, com trabalhos noturnos, de alta tecnologia,
como o pioneirismo da TV por assinatura ou trabalhos em
atividades simplificadas na fabricação de cal e tintas.
A experiência vivida no serviço público traduziu-se ímpar,
quer seja pelo comportamento de alguns servidores ou pela
prazo de validade definido para determinados cargos sendo rica
e intensa pela oportunidade de servir e realizar.
Objetivo aqui relatar uma experiência de forma que os que
se candidatarem a cargos públicos de chefia, principalmente
comissionados e de prazo de atuação definidos, como o de
Secretário municipal, tenham uma visão do que podem esperar
no exercício dos cargos.
Relato coisas simples, corriqueiras, mas que podem render
bons resultados ou grandes problemas.
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Posse
Assumi o cargo de Secretário de Turismo Cultura Esporte
e Lazer da Prefeitura Municipal da Serra em 02 de janeiro de
2007, juntamente com Dr. Severino Alves, Procurador Chefe do
Município, Jolhiomar Massariol, Secretário de Serviços,
Lauriete Caneva, Secretária de Planejamento e Ezequiel
Dadalto, coordenador de Governo.
O Cerimonial do Gabinete do Prefeito havia feito o
contato prévio para informar horário e data e, para minha
surpresa sugeriram que viesse de traje esporte, sem necessidade
de terno.
A dica já estava dada no primeiro momento, trabalho e
simplicidade, como pude compreender depois, tendo usando o
terno uma pouquíssimas vezes, prática comum da
Administração.
Convidei alguns amigos e, como era em horário
vespertino, só compareceu Carminha Correa com a incumbência
de representar vários deles e minha esposa.
Mais uma surpresa, a Prefeitura da Serra, tida como
grande, não tinha um suntuoso salão de audiências e sim uma
espartana sala de reuniões onde, num espaço para 20 pessoas,
acotovelaram-se mais de 100, ficando outras fora da sala por
absoluta falta de lugar.
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A cerimônia foi curta, com pequenos discursos, o maior
do Prefeito Audifax Charles Pimentel Barcelos sob forte calor
reinante na sala.
Assinados os termos de posse lá fomos nós, cada qual
seguindo seu rumo não sem antes ter sido abordado por um
esbaforido secretário adjunto o Wellington Mendes, conhecido
na Serra como CAMBÙ que se apresentou e perguntou o que
deveria fazer.
Tranquilizei-o e a mim também dizendo que contatasse a
equipe, como meu imediato, e dissesse ao pessoal que não iria
nem demitir e nem transferir ninguém que todos ficassem
tranqüilos ate minha chegada pois minha intenção era aproveitar
a todos no que, felizmente, acertei em cheio pois se mudar o
timoneiro no meio da viagem já é difícil, substituir os calejados
remadores, intempestivamente, leva a nau ao naufrágio ou a
estagnação em meio a calmaria.
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2 - Conhecendo os objetivos
Comecei por onde tinha que começar, pelo início de tudo,
consultando quem podia para não ter que entrar “cru” no cargo
que só vim a assumir to no dia 05/01/07 visto estar fazendo os
levantamentos necessários.
Minha primeira visita foi ao Guilherme Weichert,
Coordenador do Espirito Santo Em Ação, uma ONG focada em
resultados éticos para o Estado do Espírito Santo, planejamento
e visão estratégica. Surpreendi-me com a síntese do Guilherme –
“Procure ler primeiro a Lei que criou a Secretaria e os
normativos que a regem bem como quais são suas atribuições”,
sábias recomendações que me fizeram primeiro, compreender a
missão, objetivos e estratégias da Secretaria.
O segundo contato fi-lo com um vizinho, Valdir Klug, de
larga experiência em serviço público que me explicou o
comportamental na relação de servidores públicos e seus pares,
superiores e subordinados, uma lição de perspicácia onde ele me
mostrou diversas facetas de cada grupo, adversários, aliados e
neutros que são descritos posteriormente.
O Terceiro contato, que já havia iniciado ainda nas
primeiras sondagens foi com minha esposa, Delza Batista
Caliman funcionária publica por longo tempo, que reforçou
alguns aspectos que vivemos quando ainda trabalhava, algumas
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oportunidades e a sua vivencia no serviço publico estadual estas
de absoluta valia por terem sido fatos partilhados com ela em
nosso dia-a-dia, quer seja de desapontamento ou de alegria, mas
de vivência plena a dois.
Analisar objetivos foi primordial, mas por si só não produz
resultados. Fiz confronto de cada elemento do orçamento com as
ações e o pessoal envolvido e eis outra surpresa, tinha atividades
demais e gente e orçamento de menos.
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3 - Apoio inicial
Sempre que assumi algum posto nestes anos procurei
ouvir atentamente as explicações iniciais que, por muitas vezes
são as mais difíceis de serem conseguidas e aqui tenho que dizer
que tive sorte, fui procurado pelo Secretário de Administração,
Evilásio de Angelo, que se colocou a disposição para ajudar-me.
Acredito que ele tenha se arrependido, pois a primeira
coisa que fiz foi solicitar-lhe uma audiência e dela comecei a
dirimir minhas principais duvidas que coloco em forma de
perguntas e suas subseqüentes respostas que não são fruto
somente das recomendações do amigo Evilásio mas, também,
das suplementações que fiz.
Este apoio inicial é imprescindível, mormente dos colegas
de cargos intermediários, já acostumados às lides e “manhas” do
serviço público, pessoal de apoio, chefes de garagem, de
segurança, serviços de comunicação, oficinas, limpeza, etc,
Não subestime a importância de nenhum deles e nem dos
outros é claro, faxineiras, telefonistas, auxiliares são fontes de
um bom ensinamento, já estão habituados às mudanças de curso
e são fatores de sucesso ou insucesso como por exemplo na
entrega de um processo a outro setor, se o mesmo for perdido...
nem pensar nas conseqüências assim.
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Tente aprender com todos. Muitas opiniões podem
reforçar boas verdades e esclarecer muitíssimas mentiras e
lendas.
Como usar o carro oficial?
Para quem já trabalhou com publicidade por muitos anos o
carro oficial surpreendeu-me, é um dos maiores veículos de
divulgação que o serviço público pode ter, é visto por tudo e por
todos, 24 horas por dia, fotografado, anotado, gerenciado por
munícipes de seu município e de todos os outros e de todos e
tudo que o virem basta para tal infringir qualquer regulamento.
O carro oficial, ainda que da Secretaria de Turismo
utilizado em sábados, domingos, feriados, eventos, festas
populares, a serviço, se cometer qualquer infração, deslize, erro
ou esquecimento e pronto ele vira manchete, vira reclamação ou
denuncia.
O carro oficial deve ser usado estritamente dentro do
proposto, ou seja, se estiver passando mal, não pare na porta de
uma farmácia para comprar um comprimido, vá direto ao
hospital ou espere chegar ao seu destino e procure andando a pé
a farmácia assim, ninguém poderá dizer que você esta usando o
carro oficial para benefício próprio.
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O mesmo vale para a padaria, para supermercado ou
qualquer outra coisa, até a igreja. Portas de festas e eventos
então esqueçam, são os locais mais visados. Só pare se o evento
for parte do serviço, se o serviço for outro localizado perto do
evento, para mais longe. Isto não é uma obrigação mas um
resguardo para dissabores com denúncias absurdas que,
verdadeiras ou não, deverão ser explicadas.
Telefone deve ter uso limitado, assim aprendi, o telefone
jamais deve ser usado para ligações particulares, carregue o seu
para tal.
O motorista é um colega seu e, quando de jornadas
prolongadas, não hesite, convide-o para o lanche, cuide bem
dele, não deixe que ele seja privado de suas necessidades
elementares e se não existir verba oficial para tal, pague de seu
próprio bolso. Esteja atendo a ele, não permita que ele dê
caronas, estas viram responsabilidades da Prefeitura em caso de
acidente e suas, por conseqüência.
Se estiver atrasado, paciência, da próxima vez procure
organizar-se melhor, não permita de forma alguma que qualquer
infração, seja onde for. Os colegas motoristas são responsáveis
por conduzir o veículo corretamente seguindo fielmente a lei e
você será o responsável por isso.
Verifique sempre as condições do veículo juntamente com
o motorista, se não apresentar condições adequadas não o utilize
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afinal, você estará duplamente em risco ou de acidentar-se ou de
responder processo administrativo.
Muito importante e valendo para todos os colegas – apesar
de serem todos pagos para executar o serviço, um muito
obrigado é sempre um agradecimento obrigatório e uma prova
de respeito a seus subordinados e colegas.
Observe como se portam os colegas de Secretariado, em
sua maioria eles não andam no banco de trás, se o fazem, e você
achar estritamente necessário proceda assim senão, ande ao lado
do motorista, é mais prazeroso e mais produtivo, sentado do
banco da frente se tem uma visão mais ampla.
Não ceda seu veículo para motoristas ou servidores que
não tenham autorização expressa para dirigi-lo, você é o
responsável se algo acontecer.
Registre, sempre, ainda que não haja um controle rígido
como é o da Prefeitura da Serra, os locais onde esteve em
formulário próprio, o correto registro evita dissabores caso
alguém, por exemplo, dizer que viu veículo em tal local quando
o mesmo estava em outro.
Respeite a leis de transito e faça com que o seu motorista
assim o faça incondicionalmente.
Em tempo: Reserve sempre um pouco de numerário de seu
salário, isto mesmo de seu salário, para pequenos lanches do
motorista ou de colegas que o acompanham, por vezes são
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funcionário sem comissão, acostumados a se alimentar no
trabalho, com pagamentos mensais e que não andam com
numerário assim, não se acanhe, oferte o lanche e pague, a conta
é sua mesmo, caso não haja alimentação prevista.
Quais minhas obrigações?
Legalmente o Secretariado tem suas obrigações descritas
na constituição das Secretarias quer seja por lei ou decreto mas
há inúmeras outras a saber:
- todas as leis quer sejam trabalhistas, cíveis ou criminais e
ainda aqueles decretos municipais peculiares tem que ser
observados, não titubeie: cobre sempre com veemência e
reprima qualquer desobediência a lei você é o responsável pela
Secretaria e pelo cumprimento da lei.
Em algumas prefeituras, como na Serra, o Prefeito é o
ordenador das despesas, ou seja, responsável por elas, mas não
se iluda, mesmo assim, o Secretário responde conjuntamente
sobre a correta aplicação dos recursos e é o gestor dos contratos
administrados pela Secretaria quer sejam assinados por ele ou
não então, leia e aplique atentamente a lei 8.666 evitando dores
de cabeça.
Delegue responsabilidades, em Secretarias múltiplas
nomeie os diretores gestores dos contratos garantindo a co-
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responsabilidade, ou seja, como na Secretaria que ocupei o
gestor do dos contratos de Cultura é o diretor de Cultura, do
esporte Diretor de Esportes e Turismo a Diretora de Turismo, se
não houver diretores, os cargos imediatamente inferiores podem
ser nomeados garantindo assim a co-responsabilidade e o
empenho de cada um.
Quais minhas atribuições? A pergunta correta seria:
- O que faz um Secretário? Gerencia a Secretaria que
ocupa certo?
- Não, ou melhor dizendo, nem só isso, ele é também,
fiscal, membro de conselhos, representante do prefeito, auxiliar
de seus colegas, ordenador de despesas, ainda que
indiretamente, colaborador da administração, da polícia, das
comunidades, relator de diversas comissões, auditor e sobretudo
SERVIDOR PÚBLICO, na mais completa acepção da palavra.
Jamais se deve esquecer isto, o Secretário é um servidor
público e sua missão, dentro de suas atribuições é servir, da
melhor maneira possível ao seu empregador, o povo do
município.
As obrigações para com o prefeito devem ser atendidas de
pronto e se for convidado a representá-lo, em sua fala
representativa não se esqueça de abordar os assuntos de
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interesse da administração, independentemente se eles são ou
não de sua Secretaria.
Comparecer a eventos sociais, festas, inaugurações,
velórios enfim participar socialmente da vida de sua cidade é
uma obrigação a ser cumprida fielmente ainda que por vezes
esta obrigação estenda sua jornada de trabalho.
Sempre que for convidado procure saber o que é o evento,
quem promoveu, qual o objetivo, quem estará presente, qual o
público estimado, os horários de início e provável término alem
de estudar sobre o assunto para ter noção do ambiente.
Uma pesquisa simples na Internet oferece facilmente um
panorama que o coloca por dentro do assunto e não o deixa
deselegantemente à margem do mesmo.
O seu principal balizador deve ser o Cerimonial, ou seja, a
equipe que organiza eventos que cuida da agenda do Prefeito e
dos Secretários quando em missão junto ao mesmo.
O Cerimonial informa os horários, localização, trajes e até
possíveis atrasos que não estão na escritos na programação.
Lá estão os “anjos da guarda” que sabem o nome de todos,
de onde eles vem a que empresa ou instituição pertencem e
muitas outras informações para que você não cometa gafes.
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Quais meus deveres?
Zelar pelo patrimônio público, pelo erário municipal, por
seus funcionários e suas ações bem como, promover o
desenvolvimento das atividades sob sua responsabilidade de
forma proativa, gerenciando, inovando e liderando seus
subordinados a fazer o mesmo de forma ordeira proativa e,
sobretudo econômica, potencializando os recursos entregues a
sua guarda.
Entenda por patrimônio público não só aquele que lhe foi
entregue, mas também todo o restante. Se algum bem público
estiver sendo utilizado indevidamente comunique ao
responsável de imediato.
Muitas das vezes que liguei para os colegas, sobretudo
para Jolhiomar Massariol, Secretário de Serviços relatando
problemas recebi um muito obrigado por ajudar.
Faça disso mão dupla, solicite sempre que os colegas
comentem sobre qualquer evento que venha a atrapalhar o seu
trabalho e serás alertado melhorando sua capacidade de solver
os problemas antecipando soluções e evitando reclamações.
O erário deve ser preservado através do acompanhamento
dos convênios, da correta aplicação das verbas, das prestações
de contas e dos contratos com atenção especial sobre o que foi
contratado e o que foi entregue.
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Fazer vistorias técnicas mostra se o que o departamento de
compras encomendou esta corretamente sendo fornecido,
principalmente aqueles serviços de difícil medida posterior tais
como aluguel temporário de equipamentos, diárias de veículos,
etc.
Habitue-se a fazer a vistoria em formulário que evidencie
o serviço assinado pelo fornecedor ou seu representante pois
muitos são os serviços que podem ser entregues com itens
faltantes impossíveis de serem aferidos depois de recebidos.
Incite, provoque, incentive e até obrigue seus funcionários
a sonhar. Quem sonha percorre um caminho mental da
realização e mesmo que o sonho não seja de todo factível a
concepção dele nos traz à frente a realidade.
Muitas das soluções criativas são derivadas de
observações de pessoas simples sem postos de comando, mas
com uma visão operacional diferente assim, nem só os chefes
devem ser incitados a pensar, mas os subordinados também.
Passe por pão duro, muquirana ou qualquer outro adjetivo
que venha a reconhecer sua capacidade de questionar valores,
preços e necessidades. Saiba que vão observar isto no primeiro
momento e que o seguirão. O exemplo ensina.
Não deixe desperdiçar nada, o desperdício incita ao
relaxamento e ao descuido com o tratamento dado a coisa
pública.
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Como reportar-se ao dirigente maior o Prefeito?
O Prefeito tem todas as atribuições dos Secretários e um
pouco mais, sempre que possível evite aborrecê-lo com
miudezas, ache primeiro seus caminhos e, exauridos estes, tente
com os colegas secretários, procuradores, auditores, etc e, se
esgotadas todas possibilidades não houver consenso, fale com
ele, leve um mínimo de problemas e o máximo de soluções e se
ele permitir, muitas sugestões.
Estabeleça contatos com o prefeito sempre que for
necessário, não o deixe sem saber de resultados e de problemas,
fale e francamente dos riscos e dos benefícios das ações
propostas por você ou sugeridas por ele, mas não oculte ou
reserve problemas de nenhuma ordem para você resolver
sozinho sem que ele saiba.
Há uma legião de informantes gratuitos que ira levar ao
conhecimento dele todos, eu disse todos os problemas e
pouquíssimas soluções.
O cargo de Prefeito deveria receber também o sinônimo de
para raios, pois para ele são dirigidos todo o tipo de
informações, fofocas, pedidos e reclamações.
Previna-se. Leia os informativos locais sem desprezar
nenhum deles. Notícia ruim, como diz o ditado, chega a cavalo,
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ou seja, muito rápido e você tem que estar preparado para elas e
sabedor delas.
Não esqueça NUNCA que seu cargo é de confiança e por
esta razão é que lá estás assim, você deve ser Secretário e leal a
seu prefeito ainda que não o conheça, seja de seu partido ou seu
amigo pessoal.
Se não puder ser leal seja ao menos honesto, peça
demissão e vá embora, o mesmo valendo se não concorda com
as atitudes ou ações do prefeito.
Melhor sair do que ser tachado de desleal, melhor estar
fora do que conivente com praticas que considere inadequadas.
Seja coerente, seus colegas tem suas próprias dificuldades,
quem tem que deles tomar contas é o prefeito e não você assim,
só leve a ele qualquer comentário se o problema for de lisura ou
de ato lesivo a administração como um todo.
O desempenho de cada colega secretário é de competência
e responsabilidade do Prefeito e só manifeste-se a respeito da
função dele se for sua função ou se for solicitado explicitamente
pelo Prefeito.
Defenda seu prefeito sempre que necessário. Não é preciso
ser desagradável para tal, mas defenda-o. Não deixe que dele
falem mal indevidamente, pois deixando você também estará
deixando que falem mal da administração como um todo,
inclusive de você.
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Não tome como exclusivamente suas as realizações de sua
pasta, você faz parte de uma Administração que funciona
interagindo e interrelacionando-se sob um único comando.
Boas realizações devem ser atribuídas a administração do
mandatário maior.
Sempre diga que as ações foram feitas com a anuência do
prefeito, pois somente com a concordância dele é que acontecem
os fatos que você propôs.
Alem de elegante você, publicamente, divide com ele as
responsabilidades das ações valorizando sua contratação e
mostrando sua sintonia com a Administração.
Uma recomendação: além de coerentes com a
Administração, suas ações devem ser informadas ao Prefeito
pontualmente evitando que ele venha a saber do fato depois do
ocorrido.
Como reportar-me aos meus colegas?
Não seja acanhado, ligue para os colegas sempre que
precisar e se tiveres oportunidades torne os pedidos presenciais.
Colocar-se frente a frente sempre é uma oportunidade de
conhecimento mútuo e de novas oportunidades.
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As negativas se tornam mais difíceis quando presenciais e
quando necessárias são precedidas de uma boa explicação o que
ajuda muito inclusive na gestão de seus próprios recursos.
Algumas pessoas tendem a valorizar os recursos sob sua
gestão como se fossem deles próprios exigindo uma boa dose de
paciência de sua parte.
Se na iniciativa privada sabemos claramente que os
recursos não são nossos e que devem imediatamente ser
disponibilizados para o bem da empresa, no serviço público
algumas pessoas tendem a reter estes recursos como se seus
fossem portanto, cara-a-cara, fica mais difícil negar a utilização
dos mesmos.
O agradecimento deve ser uma ferramenta de uso contínua
e muito mais utilizada do que nas empresas privadas.
Agradeça sempre, por telefone, por escrito e sobretudo
presencialmente quando estiver com a pessoa e principalmente
no meio a outras valorizando o “favor” recebido.
Das várias experiências em benchmarking vividas em
tantos anos uma lição ficou clara: Gerentes, gestores ou pessoas
designadas a te acompanhar na busca do conhecimento tendem
sempre a mostrar suas realizações omitindo os problemas.
No serviço público não é diferente, os gestores tendem a
só mostrar dificuldades quando você necessita de algo deles
então o melhor caminho é procurar os subordinados, é conviver
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com seus colegas, atendê-los prontamente sem sonegar-lhes
informações ou recursos.
Com um guarda patrimonial você aprende os problemas
do setor dele, com um motorista você sabe os problemas com o
transporte, com um auxiliar você aprende os problemas do
chefe.
Como mapear meu território de ação?
O território proposto na entrevista inicial com o prefeito
era um, sentado a mesa e analisando a papelada diária logo este
horizonte se amplia.
No mês caso Turismo, Cultura, Esporte e Lazer têm um
multiplicador bem grande afinal o município tem 400 mil
habitantes e conceituando corretamente, 400 mil CLIENTES.
Atender as demandas de cada setor requer um
mapeamento constante de suas atividades. A Serra é o segundo
município em extensão no Estado do Espírito Santo, são 534
km² onde são realizadas diversas atividades sobre sua
responsabilidade.
Conhecê-las é necessário e fundamental, mapeie seu
território criteriosamente. Consiga um mapa do município de
faça varias cópias cada uma com indicadores de atividades
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como, por exemplo, monumentos históricos, campos de futebol,
ginásios, quadras, etc.
Se os mapas das atividades são interessantes não se
esqueça de marcar cada espaço com o valor dos recursos
disponíveis compreendendo materiais, orçamento, pessoal,
projetos e demandas.
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4 - Mapeando as oportunidades
O planejamento realizado no início da gestão pode estar
engessado por muitas definições mas não se apavore, muitas são
as oportunidades escondidas quer seja na observação dos
colegas mais antigos ou nas inúmeras sugestões que receberes
aliás, estas são fonte não só de novas oportunidades mas
também de acerto de situações quase que consolidadas ou
difíceis de resolver
Conseguir verbas estaduais e federais deve ser uma busca
constante, reúna-se com seus subordinados e estude junto
oportunidades de financiamento, parcerias, convênios, etc e,
sobretudo informe-se sobre o destino daquilo que esta proposto
tal como entender porque uma oficina de teatro impacta na
educação de jovens, por exemplo.
Os oficineiros e fornecedores contratados são uma boa
fonte de sugestões que podem trazer formas de executar os
serviços de forma mais eficiente e menos custosa.
Muitos são os que expõe idéias mirabolantes, sonhos,
utopias, salvadores da pátria, espertalhões querendo impor um
projeto, ou mesmo pessoas e muitas, de boa fé que propõe boas
ações.
Muitas idéias, a maioria delas, sequer são factíveis ou por
serem por demais onerosas ou por não estarem alinhadas à
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filosofia da administração, mas não as despreze ou as esqueça.
Podem servir de base para projetos simples e efetivos ou serem
perfeitamente aplicáveis em outra oportunidade.
Recomendo pois: Não deixe de ouvir o relato de um
projeto, preste atenção pois nele pode estar uma grande
realização afinal, ninguém faz nada sozinho e pensar junto, é
muito melhor e mais produtivo.
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5 - Aproveitando as sobras
O orçamento de sua Secretaria é uma peça de medida,
regulatória e finita. Os recursos são limitados ao orçamento e se
as ações não estiverem contidas nele, não as poderá realizar.
Por vezes equipamentos, móveis, etc que não são
aproveitáveis a outra Secretaria podem ser aproveitados pela
sua, um exemplo simples mesas, cadeiras, bebedouros,
aparelhos de ar condicionado, etc podem ser reformados e
reaproveitados otimizando o dinheiro do contribuinte
Esta se tornado lugar comum não financiar projetos com
infra-estrutura para prédios alugados. Se a medida por um lado
coíbe o desperdício quando da devolução do imóvel alugado,
cerceia a implantação, por exemplo, de informatização de uma
biblioteca até mesmo se a tubulação for externa e o material
reaproveitável assim, caso não haja este imóvel próprio em outra
Secretaria, aproveite as sobras e informatize outra dependência
de sua Secretaria se os critérios assim o permitirem
Mantenha junto com o pessoal dos ministérios estreito
relacionamento visando aproveitar saldos, restos de orçamento e
sobras de projetos pois, pequenas adequações podem ser
perfeitamente objeto de bons resultados.
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6 - Pessoas que podem te ajudar
Ao longo de sua vida sua network ou rede de influência
vai aumentando e se expandindo constantemente. Somos
políticos por essência e se esta network aumenta, aproveite a
sinergia que ele oferece.
Líderes comunitários são boas fontes de conhecimento.
Suas reivindicações e pedidos podem, por vezes, serem frutos de
interesses pessoais ou distorcidos, mas eles são profundos
conhecedores de suas comunidades, lidar bem com eles e
entender as necessidades dos moradores da região onde ele atua
é, além de interessante, imprescindível pois te levam junto ao
seu CLIENTE, o munícipe.
Durante eventos da Prefeitura há sempre os “palpiteiros”
de plantão. Muitos são deselegantes, mas a maioria não é assim,
apresentam uma idéia uma sugestão e estão falando contigo
utilizando uma oportunidade de ocasião.
Não os rechace, pelo contrário, ouça-os e os respeite,
podem ter idéias maravilhosas além de também serem seus
clientes, com direito constitucional de expressarem suas
convicções.
Provoque sempre que possível seus interlocutores,
exponha a eles problemas “hipotéticos” que na verdade estás
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vivendo, as respostas são, via de regra, surpreendentes, a
criatividade leva a soluções interessantíssimas;
Os colegas alem de estarem no mesmo barco que você,
tem suas experiências próprias e podem alem de ajudar com
equipamentos e serviços, podem ajudar com boas idéias;
Coloque sempre a prova suas ações, pergunte, a tudo e a
todos se acompanharam os resultados, o que acharam, etc.
As respostas, face ao distanciamento entre o poder e o
povo, podem ser lisonjeiras, não se deixe levar por elas e nem
fique achando que acertas em tudo.
Provoque perguntando por sugestões, o que melhorar e os
defeitos aparecerão de pronto.
Exercitaste aí tão somente a oportunidade para o cidadão
se exprimir. Surpreendentemente, mais do que sugestões de
melhoria futura, são apresentados os defeitos do projeto ou
serviço, ouça-os e tente corrigir o mais rápido possível
“Ouça seu cliente”. Esta frase você por certo ouviu
inúmeras vezes de consultores de relações com clientes. Não
tenho pudores em copiá-la e também de praticá-la.
Seu gabinete não pode ser um bunker ou uma clausura e
mesmo que você receba todo mundo este todo mundo é uma
pequena parcela da população daí, vá de encontro a ela,
converse sempre na rua, colha opiniões conquiste colaboradores
gratuitos.
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Afira sempre a temperatura, meça, compare e faça sua
equipe fazer o mesmo. Estar no meio de seus clientes fará com
que sintas diretamente a posição deles sem intermediários estes
devem, sempre que possível, ser evitados.
Versões são comuns e muitas vezes escondem interesses
próprios, vá beber a água diretamente na fonte, o povo, os
munícipes, quem paga a conta e quem sabe o que lhe interessa.
A maioria das pessoas que o abordar são, ou necessitadas
de seu auxílio, ou prontas para embates verbais, quando não
atendidas. Cumpre a você tratá-las com respeito e dignidade e
elas te ajudarão a pensar melhor suas ações.
Colegas que partilham o mesmo espaço no serviço são
observadores especiais. O pessoal do trânsito faz medidas
perfeitas de quantitativo de público, O pessoal de fiscalização
baliza os quantitativos possíveis de pessoas com potencial para
confusões.
Faça de seus colegas próximos escudeiros atentos.
Motoristas sabem muito bem medir a temperatura da segurança.
O trabalho deles sofre interrupções, dirigem até o evento e
ficam esperando o término para novamente dirigir.
O intervalo ou é preenchido por prestarem atenção ao
evento ou por observarem, junto com outros motoristas e outros
colegas o desenrolar do evento em sua periferia. Misturam-se
freqüentemente com o povo e de lá trazem boas observações.
35
O pessoal da chefia de gabinete deve ser confiável, se não
for, substitua por outros. Dedique a eles atenção especial
fazendo-os serem afáveis e corteses no atendimento aos
visitantes e ao telefone identificando-se ao atenderem. Isto cria
co-responsabilidade.
Procure nunca ilhar-se. Tome suas refeições com os
colegas, no restaurante da esquina, freqüente o boteco que eles
freqüentam, converse fora do ambiente de trabalho criando
oportunidades para receber críticas e sugestões.
Anônimos também são uma fonte, e das mais fidedignas,
para apontar erros e acertos, por várias vezes tomei o ônibus e
ouvi atentamente as observações, são as mais francas e
contundentes que já ouvi.
Os repórteres são uma boa fonte de informação e ajuda.
São treinados para enxergarem defeitos que ilustrem suas
reportagens ou de possibilidade não exploradas. Ouvi-los
sempre acrescenta muito. Provoque-os com perguntas abertas
como, por exemplo, “Qual sua impressão?” “O que poderia ser
melhorado aqui?”
O policiamento é treinado para ver os problemas,
cumprimente sempre os trabalhadores de farda e tome a
temperatura com eles, muitos pontos vulneráveis são observados
por eles principalmente nos eventos abertos.
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Se tiveres oportunidade de conversar com funcionários de
outras prefeituras, colha deles impressões sobre seu município,
por trabalharem em serviço análogo, tem sempre boas
contribuições a fazer;
Os “do contra” são críticos impiedosos, mas ao mesmo
tempo fabricantes de sugestões. Quando receber deles críticas
diretas, antes de revidar procure incitá-los a exercitar soluções
para o problema apontado. Numa abordagem de um destes
críticos de plantão tive uma ótima solução para co-
responsabilizar realizadores de eventos através de termos de
conduta.
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7 - Os velhos projetos
Praxe, na maioria dos órgãos públicos, é “executar” os
projetos do antecessor, o “executar” aqui é de assassinar, matar,
enterrar e tornar esquecidos os projetos anteriores.
Não se acanalhe e este é o termo mesmo, analise projeto
por projeto e verás que a muitos são tão bons ou melhores que
seus próprios, pois até formatar o projeto a pessoa percorreu um
longo caminho de estudos.
Projetos já formatados são um presente e, mesmo que não
estejam de acordo com a sua filosofia de trabalho em seu todo,
sempre tem pontos importantes para o município.
Em outra prefeitura observei o calvário de construção de
projetos a partir do zero. Foram dois anos de agruras sem
grandes resultados. Projetos podem ser feitos em um ou dois
dias, mas o tempo de aprovação, licitação, empenho e
contratação é longo e penoso, além dos problemas com os
defeitos que podem surgir.
Aproveitar projetos já consagrados não é nenhum
demérito, jogar tudo no lixo e começar do zero é leviandade que
não deve ser praticada.
O custo de novos projetos nem sempre é o mesmo que dos
projetos antigos. Fornecedores novos, materiais em alta e mão
de obra externa de custos variáveis podem levar um projeto ao
38
fracasso. Aproveitar os projetos em andamento adaptando-o a
suas necessidades faz com haja um ganho suplementar – tempo.
O tempo é curto e com qualquer interposição de recurso por
parte de um fornecedor no processo de licitação, fica muitíssimo
mais curto.
Estudar os projetos em curso oportuniza também descobrir
o que já deu certo e o que deu errado acelerando a
disponibilização do resultado à população. Não esqueça de
inquirir os interessados sobre o resultado aferido. Os defeitos e
as qualidades, sob o ponto de vista do cliente são totalmente
diferentes.
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8 - O orçamento
Esta peça complexa chamada orçamento tem seus
resguardos e suas oportunidades de forma que estudá-lo
minuciosamente ajuda a definir prioridades e realizar o
planejamento sem muitos sobressaltos.
Ao contrario do que muitos pensam captar recursos dos
governos estaduais e federais, alem de não ser muito fácil, tem
que estar previsto no orçamento sem o que, mesmo
constituindo-se uma bela oportunidade, não poderão ser
utilizados sem autorização do legislativo que já aprovou
previamente o orçamento.
Explicando melhor, só se pode gastar o que está previsto
no orçamento. Recursos suplementares como, por exemplo, um
convênio com o governo federal para realizar esportes, para
serem utilizados sem estarem no orçamento, tem que receber
aprovação da Câmara Municipal, que são os fiscais do
Executivo.
Planejar o orçamento para o próximo ano reduz surpresas,
pois o correto dimensionamento dos gastos evita a chamada
suplementação que nada mais é do que mudar alocar verbas de
uma rubrica em outra correlata isto com um decreto do Prefeito,
como chefe do executivo e dentro de rígidas regras
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9 - O atendimento ao público
A agenda deve ser cumprida rigorosamente. Quando
solicitado marque sempre horário não deixe que a famosa frase
“passe lá quando quiser” seja praxe. Marcar horários faz com
que venhas a respeitar quem te procura e valorizar o tempo dele.
Muitas das pessoas que marcam visita ao Secretário vem
de longe, de ônibus e desmarcar um compromisso em cima da
hora alem de deselegante causa prejuízo a outrem.
Se a agenda é importante não menos importante é quem o
procura fora dela. Se tiver espaços vagos atenda incontinente
seu cliente. Valorize-o mesmo estando fora da marcação pois,
por vezes, era o único tempo que ele dispunha para tal ou a
única oportunidade.
Ouça sempre todos primeiro, você fala por último. Só
interrompa para dirimir qualquer dúvida. Anote tudo em um
caderno, cronologicamente. Suas anotações servirão no futuro
para esclarecer qualquer mal entendido.
Falando por último você tem o conhecimento geral da
situação e da opinião de todos e poderá fazer um melhor valor
de juízo.
Se o pedido estiver a seu alcance, acerte logo os passos
para que seja atendido senão, seja franco e claro, diga não
quando for necessário.
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As pessoas que o procuram querem uma resposta, ainda
que negativa, desde que acompanhada de explicação
convincente e real.
Jamais prometa algo que não poderá cumprir. Se, por
qualquer motivo, tiver que protelar a decisão, marque data e
hora para dar a resposta e cumpra-a. Mesmo que negativa, o
simples fato de responder dentro do prazo causa satisfação às
pessoas que vêem que foi respeitado o acordo.
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10 - Divisão de tarefas
Uma Prefeitura é tal e qual, uma grande empresa. Cada
funcionário tem suas obrigações e seus direitos, portanto,
delegar tarefas é fundamental.
As tarefas podem parecer simples, mas se o técnico
adequado não for consultado poderás ter surpresas
desagradáveis.
Dividir as tarefas e interligá-las aumenta a co-
responsabilidade e faz com que as cobranças sejam de ambas as
partes.
Estabeleça aferições sistemáticas para acompanhar os
projetos e nada ficar fora e desprendido. Coloque em um quadro
as principais tarefas e acompanhe-as diariamente
Alem das habituais cobranças acostume-se a ligar sempre
para os departamentos e andar por eles sem prévio anuncio
perguntando pelos projetos.
Anote os principais processos e cobre as soluções
periodicamente. Por vezes há um esquecimento de projetos
importantes que acabam por atrapalhar o bom andamento do
trabalho e, alem de você outra pessoa tem que estar cobrando
também pois se houver um esquecimento sempre haverá alguém
cobrando.
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Existem softwares dedicados a acompanhamento dos
projetos e se você não dispuser de um, utilize o Outlook da
Microsoft sem pudor. Ele tem uma programação de alarmes para
as tarefas e emite preciosos alertas que auxiliam nas cobranças
da realização das tarefas delegadas.
Se dispuser de um palm ou handlet com sincronização fica
ainda mais fácil, pois no bolso caberá a agenda inteira, com
direito a alarmes.
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11 - Os cuidados com a política
A melhor política é ser político, na mais pura acepção da
palavra. Conviver bem com todos os partidos e facções não é
fácil, mas possível. A receita que me ensinaram é revestida de
uma simplicidade franciscana – trate todos igualmente, com
respeito e dignidade. Ouça muito, fale o necessário e não se
envolva em comentários desnecessários contra esta ou aquela
pessoa.
Em tempo de eleição o cuidado é redobrado. Muitas
pessoas, bem mais do que você pensa, não sabem distinguir uma
eleição de uma guerra ou de um ataque pessoal. Não raro as
ações são apoiadas em paixões, portanto, cautela, cautela e
cautela.
Vereadores são autoridades assim como os colegas
secretários, mas não estão acima da lei, nem mesmo o prefeito.
Muitos pedem soluções para problemas da população que
estão instalados há muito tempo e para resolvê-los deixam
responsabilidade sobre resultado de suas ações para resolvê-los
unicamente sob sua responsabilidade. Não fraqueje nunca,
cumpra sempre a lei.
Diga não quando for necessário. Um “não” embasado em
fatos e dados torna-se irrefutável e dito com clareza e respeito
aumenta sua credibilidade e posicionamento. Em bom
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português, é melhor um não bem embasado que um sim
atravessado.
Não prometa sem poder cumprir e, sobretudo deixe claro
quando tiver que protelar a decisão. Marque claramente a data
da resposta postergada.
As pessoas tendem a aceitar como sim um protelamento.
Na data aprazada de a resposta, não esqueça, pois a
ausência da resposta pode ser interpretada como uma afirmativa.
Habitue-se a fazer com que as reivindicações sejam
encaminhadas via protocolo.
Por mais que lhe pareça burocrático este artifício protege
solicitante e solicitado contra mal entendidos. O assunto
protocolado segue um curso pré-definido onde as respostas e
consultas são obrigatórias ensejando desfechos seguros e
revestidos de toda a legalidade. Faça questão de explicar isto ao
solicitante ele sentir-se-á protegido e respeitado e você terá um
mecanismo de acompanhamento poderoso.
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12 - Movimento popular
O movimento popular tende a cada vez mais se fortalecer,
na Serra ele já é forte e altamente politizado.
Os lideres comunitários tem sido permanentemente
capacitados e reivindicam organizadamente. Um líder
comunitário bem intencionado pode levar a sua comunidade
progressos significativos, um mal intencionado traduz-se num
empecilho para o progresso municipal e de sua comunidade.
Separe sempre a politização no atendimento aos pedidos.
Quando factíveis e necessários, devem ser registrados por
escrito e assinados pelo líder comunitário eleito.
Respeitar os pleitos é não só prudente, mas também
obrigatório. Atender solicitações sem o aval do líder
comunitário é subverter o processo de votação, é desrespeitar a
comunidade que o elegeu.
Visite as comunidades, participe de seus problemas, dê-se
a conhecer e procure estar em contato permanente conhecendo
problemas e propondo soluções.
Mesmo que o problema não pertença a sua pasta procure
compreendê-lo e verificar no âmbito de qual Secretaria esta a
solução. Sem comentários com a comunidade procure o
Secretário responsável e comunique os problemas. Se for
possível ele providenciará as devidas ações e se não for, não
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estará desnecessariamente exposto, nem você prometendo
soluções inexeqüíveis.
Numa comunidade nem só o líder manda mas também
seus auxiliares. A opinião deles é sempre importante assim
como das pessoas que não pertencem a diretoria da associação
mas são moradores interessados.
Quando for convidado a uma reunião junto a uma
comunidade solicite a pauta da mesma e comunique ao Gabinete
do Prefeito o convite.
Prepare-se corretamente conhecendo os problemas sobre o
assunto. A coordenadoria de governo, quando profícua, deve
conhecer a fundo os assuntos das comunidades e contribuir com
sugestões e auxiliar nas soluções
Se o assunto abordado for complexo e haja necessidade de
solução posterior ou de respostas que dependam de outras
pessoas faça constar em ata o fato e agende-se para providenciar
a resposta em tempo.
48
13 – Construindo parcerias
Os poderes públicos deveriam articular-se e funcionarem
coordenadamente de forma automática, mas na realidade tal não
acontece.
É necessário buscar sempre parcerias que facilitem ambas
as partes no exercício de suas funções através de ajuda mútua.
Polícia militar, civil, bombeiros, defesa civil, associações
comerciais, associações benemerentes, clubes, círculos de
reunião, igrejas, sindicatos, conselhos e confrarias sempre
apresentam alguma solução ou ajuda de grande valor.
Cultue relações de respeito e se possível de amizade.
Reserve um tempo para, depois das reuniões formais, conversar
um pouco mais aprofundando assuntos de interesse mutuo.
Um tempinho extra revela e oportuniza detalhes que
podem ser relevantes alem de propiciar empatia sinérgica.
Procure saber mais profundamente dos problemas de seu
interlocutor e poderás entender melhor suas dificuldades.
Policiais são um bom termômetro sobre horários propícios
para a realização dos eventos em determinados bairros e dos
problemas de segurança porventura existentes.
Padres, pastores e líderes espirituais sabem profundamente
dos problemas sociais incluindo educação, capacidade de
49
compreensão e dificuldades da população com acesso a
informação, educação e saúde.
Associações comerciais indicam atividades
preponderantes que podem vir a interferir em seu trabalho como,
por exemplo, uma construção em um terreno ao lado da escola
que utilizaras como oficina em horário diferente das aulas
quando estão programados os trabalhos mais barulhentos.
Conselhos são em sua maioria voltados para fins
específicos de sua atividade. Assim, o conselho tutelar saberá
afirmar o número de crianças em risco direcionando políticas
destinadas a protegê-las; o conselho dos portadores de
necessidades especiais balizara as dificuldades de seus
representados no tocante a acessibilidade.
Clubes esportivos são conhecedores das necessidades do
esporte bem como os sociais que podem ser um indicativo das
demandas comunitárias por cultura, por exemplo.
Sindicatos são organizações que entendem de setores
específicos que muitas vezes representam a maioria dos
moradores de uma comunidade como por exemplo metalúrgicos
e são sabedores de suas necessidades.
Cooperativas, associações de trabalho, ainda que informais
são fontes seguras de informação sobre trabalho e renda além de
serem uma boa fonte de informação das necessidades de
capacitação da comunidade
50
A informação correta faz com que o trabalho tenha o
direcionamento correto.
51
14 – Desenvolvimento de atividades futuras
Quando trabalhei nas empresas da Rede Gazeta tive um
professor maravilhoso na arte de colher impressões e balizar
ações futuras, falo do editor chefe de A Gazeta, Paulo Torre.
Ao contrario das mudanças radicais que são feitas nos
periódicos o Paulo as fazia em doses homeopáticas e de forma
sutil. Primeiro fazia uma “boneca” ou uma simulação do que
seria a diagramação futura do jornal ou o resultado da mudança
pretendida. Após mostrava, reservadamente, a uma só pessoa
por vez perguntando a opinião que ouvia calado e guardava para
si. Após uma série de entrevistas implementava a mudança mais
votada e consagrava a alteração com resultados aceitos e
aplaudidos por todos.
O professor Paulo Torre deixou uma bela lição.
Constantemente fiz apresentações dos projetos a pessoas
cuja opinião acreditei ser importante assim conseguimos
implementar A Paraolimpíada da Serra em duas edições,
exposições de retratos de mulheres negras da serra, sinalização
turística, iconografia dos pontos turísticos e monumentos,
desenvolvimento de souvenires, biblioteca para cegos, entre
outros projetos sempre com as opiniões dos entrevistados que,
antes do lançamento oficial, motivaram mudanças que
melhoraram os resultados.
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15 - Motivação dos servidores e disciplina
O serviço público tem suas armadilhas, sobretudo aquelas
promovidas pela estabilidade e pelos antigos sistemas de
contratação.
Pessoas sem a necessária qualificação para o serviço
público foram admitidas e como estão protegidas pela
estabilidade necessitam ser capacitadas. A dificuldade está em
convencê-las a melhorar seus conhecimentos.
Os maiores obstáculos são a falta de perspectiva
vislumbrada e cumpre ao gestor mostrar oportunidades e, junto
ao pessoal responsável pela capacitação, promover cursos que
melhorem também a qualidade de vida dos colegas.
Incentivos podem ser direcionados para cursos que
aumentem não só as capacidades de trabalho, mas também
melhorem a percepção. Sensibilizações devem ser precedidas de
cursos práticos como administração financeira, cozinha
econômica, pintura, bordados, etc. Através deles outras
oportunidades podem ser ofertadas através de um cardápio de
cursos que propiciem retornos palpáveis.
Uma boa experiência foi o curso de Cerimonialista. Após
o término alguns dos funcionários foram designados para
comandar pequenas cerimônias da Secretaria e o desempenho
além de esmerado foi também motivo de economia e celeridade.
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A disciplina é bem mais difícil de ser mantida no serviço
público do que na iniciativa privada portanto, não titubeie, tome
providências rápidas e urgentes.
Todas as vezes que decisões disciplinares são adiadas há
ensejo de novas ocorrências promovidas pelo exemplo.
Procure ser justo e correto promovendo, quando
necessário, as devidas admoestações aos funcionários faltosos.
Há casos em que o funcionário não comparece ao serviço,
não pense duas vezes, corte-lhe o ponto, deixe-o a presença e
estarás contribuindo para a melhoria do serviço público.
Quando não for possível melhorar a performance do
funcionário dê-lhe um serviço compatível com sua capacidade,
melhor produzindo alguma coisa do que nada.
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16 - Compromissos demais, tempo de menos
Os compromissos oficiais são inúmeros e a necessidade de
estar presente a eles faz com que a agenda esteja sempre repleta,
não sobrando tempo para as tarefas rotineiras.
O planejamento da agenda deve ser cuidadoso e criterioso.
Reserve a parte da manhã para as tarefas de rotina como
despachar processos, atender ao público interno e pequenas
demandas externas. A parte da tarde deve ser destinada a
trabalhos de campo, reuniões mais longas e visitas técnicas.
Constantemente em meio a conversas externadas há
solicitação de reuniões futuras. Reserve um dia na semana para
tal como por exemplo, as quartas feiras pela manhã. Mantenha
sempre um horário reservado todo dia para uma reunião curta e
necessária como por exemplo das 14:00 as 14:30 quando as
tarefas internas serão executadas quando não houver outras
demandas assim, quando solicitado você pode marcar a reunião
sem a necessidade de contatar de pronto a chefia de gabinete e
estar sempre pronto a atender.
Um acessório da agenda - o caderno de anotações, de
reuniões de presenças, nomes, telefones e ações futuras pois
mesmo quando por acaso acabar a energia ou a internet estiver
fora do ar ou ainda seu computador der defeito, terás a memória
das reuniões.
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17 – O discurso na ponta da língua
Elaborar discursos, pronunciar-se, representar a Secretaria
ou o Prefeito são atividades corriqueiras assim, lembre-se
sempre de ter um discurso pronto para cada ocasião, elaborá-lo
não é tão difícil basta fazer uma leitura dos principais fatos e
realizações da Administração.
Comece seu discurso pelas saudações, se os presentes são
conhecidos fica fácil; a ordem das saudações é importante,
comece agradecendo ao anfitrião a recepção. Enumere os
presentes mais significativos ou em nome de um deles
cumprimente os demais quando não conhecer o nome de todos,
para não cometer gafes.
As autoridades são saudadas pela ordem, municipais,
estaduais e federais, por ultimo a autoridade máxima presente.
Informe-se das realizações mais recentes da administração
e faça uma ligação entre elas, seu trabalho e o evento em curso
sempre lembrando que as realizações são primeiro da
administração depois suas.
Refira-se nominalmente a pessoas presentes valorizando
sua presença. Não faça comparações com fatos de outrem para
não despertar interpretações errôneas.
Compare coisas realizadas com coisas hipotéticas para não
ferir susceptibilidades.
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Memorize números de realizações, não é preciso muitos
mas fidedignos, nada pior do que números vazios e sem
consistência.
Seu discurso é seu cartão de visita, sua visibilidade e
visibilidade de seu município, faça discursos de duração
pequena se estiver em segundo plano e media se fores
protagonista, jamais longos, jamais excedendo 10 minutos.
Palavras são palavras, nada mais que palavras dizia a
personagem de Paulo Gracindo, o Odorico Paraguassú, prefeito
de Sucupira da rocambolesca novela do autor Dias Gomes, um
exemplo de discursos repleto de palavras inventadas e
rebuscadas, desnecessariamente.
Use termos simples, objetivos e diretos que não deixem
margem para segundas interpretações.
Quanto menor o nível de entendimento da platéia mais
objetivo e direto, sem enigmas, sem comparações e sem
adjetivos superlativos.
Estrangeirismos não são bem vindos quer seja pela
inoportunidade ou pelo não entendimento dos mesmos.
Não se deixe enganar pela facilidade das piadas e da
jocosidade, um servidor municipal deve ser sério e afável sem
cair no ridículo e sem ridicularizar ninguém.
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O Cerimonial deve estar a postos para imprevisto assim
como a segurança, um bêbado pode levá-lo a perder o fio da
meada se estiveres prestando atenção a ele.
Se necessário peça a segurança para “ajudá-lo” que é
muito melhor que pedir para retirá-lo.
Em manifestações públicas por vezes alguns deselegantes
insistem em provocar através de frases curtas palavras de baixo
calão ou contraposições. Tente ignorar e se houver excessos
posicione-se firmemente fazendo com que a platéia entenda a
provocação.
Há varias técnicas para falar em público recomendo um
bom manual de oratória e um de Programação Neurolinguística,
poderosos auxiliares contra a timidez.
Policie sua fala, não “engula” os esses, não fale palavras
de baixo calão e não “fale para dentro”
Mantenha-se ereto, sem curvar-se, respire entre as frases e,
se necessário, tome um bom gole de água. Antes do inicio do
discurso planeje-o mentalmente e respire fundo por algumas
vezes antes de iniciar.
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18 – Apresentação pessoal
Cartões de visita são imprescindíveis e devem conter
endereço da repartição e telefone fixo. Reserve um numero de
telefone para atendimentos especiais, como o celular, por
exemplo. Se necessário anote o numero deste no verso, a caneta
mesmo ou tenha dois tipos de cartão um com o tel fixo e outro
com fixo e celular.
Em Roma como os romanos. Vista-se sempre de acordo
com o ambiente, sempre com discrição e limpeza.
Ande sempre bem barbeado, sapatos engraxados e roupas
limpas.
Tenha sempre a mão um paletó ou blazer, gravata e uma
camisa social, para imprevistos.
Só apresente-se em trajes esportivos (como, por exemplo,
bermudas e chinelos) se o evento assim o exigir.
Tenha sempre pronta a lista de roupas e vestimentas que
precisas para uma viagem, faça a lista com antecedência e deixe
em local conhecido pois, de uma hora para outra, poderás
necessitar de viajar.
Mantenha em maleta separada, peças de roupa para ter
sempre a mão, roupas de baixo, uma blusa ou camisa básica e
preferencialmente viagem vestindo um blazer com gravata ou a
mesma no bolso.
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Se a mala se extraviar no avião pelo menos roupa para
participar de um evento estará a mão e sobrará tempo para
adquirir outras até que a mala seja encontrada
Mantenha uma nécessaire sempre pronta com os objetos
de uso imediato, a minha mantenho até no dia-a-dia arrumada
com escova de dentes, pasta, pente, escova, analgésico e
antiácido, cortador de unhas, um pequeno kit com agulha e
linha, sabonete, remédios de uso constante, desodorante
perfume, etc.
Um cartão identificador com o numero de telefone de
emergência de sua casa e do serviço deve acompanhar sempre
sua bagagem e sua carteira provendo soluções em caso de
problemas.
Não esqueça dos carregadores de telefones e de uma
pequena agenda escrita pois se os eletrônicos falharem os
principais telefones estarão registrados contigo ( isto também
vale para o cotidiano).
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19 - Imprensa cultivando canais de comunicação
Uma das premissas de uma boa administração é a
divulgação pois, sem ela, nada virá a conhecimento do público
causando uma sensação de inoperância, mesmo que você venha
fazendo um bom trabalho.
Seus clientes, a população do municio também se guiam
pela imprensa para saber dos fatos.
Esteja, sempre, preparado para uma entrevista, saiba e
cuide de atualizar sempre horários, fatos e dados que alimentem
a mídia.
Não esqueça de números, estes são importantes para uma
boa reportagem, constituindo-se balizadores da matéria.
Principalmente, saiba quantas pessoas serão beneficiadas
pela ação narrada, quais as implicações e os resultados.
A equação é simples, vem dos ensinamentos da Qualidade
Total saiba sempre “O Que, Quem, Quando, Onde, Como,
Quanto, explico melhor com o exemplo:
O que: Exposição sobre o Congo da Serra
Quem: Os artistas que participarão, os funcionários
envolvidos, quem se beneficiara (estudantes, participantes do
meio cultural, etc)
Quando: Data, Hora, Duração
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Onde: Endereço completo inclusive com referencias,
lembre-se que alguns vão de carro, outros de ônibus, outros, a pé
Como: Expondo trabalhos sobre o Congo;
Quanto: Quanto custou, quantas pessoas serão esperadas,
quantos serão alunos de escolas, etc;
As datas dos eventos são importantes para facilitar a
presença de jornalistas e é bom prestar atenção nisso:
Os cadernos cujas matérias não são manchetes, portanto
chamadas de “Matérias FRIAS” são encerrados com certa
antecedência, dependendo de cada veículo de comunicação.
Culinária, Cultura, Programação Esportiva, Shows etc
sempre requerem uma boa antecedência, 7 dias pelo menos
sendo o ideal começar a divulgação 15 dias antes.
Evite programar ações para sexta-feira a noite quando os
repórteres estão sobrecarregados com suas inúmeras pautas e
sábados e domingos também muito cedo ou muito tarde.
Prefira terças, quartas, quintas e sextas, pela manhã
agendando previamente um dia antes com a imprensa.
Melhor um café da manhã que um coquetel no fim da
tarde quando a presença dos jornalistas fica mais difícil.
Programe fantours (visitas técnicas) previamente
acordadas, fica mais fácil mostrar o conjunto das realizações;
Seja solícito, não se faça de rogado.
62
Por mais educado que o jornalista seja, seu tempo é
escasso.
Foi-se o tempo em que os profissionais saiam da redação
com um ou dois assuntos a cobrir.
Hoje saem até com seis e se você não tiver tempo para eles
não terão também tempo para você.
Use sempre sua assessoria de imprensa, não se arvore
jornalista.
Deixe que eles façam a divulgação e agendem as
entrevistas assim haverá tempo para que você se prepare para
elas.
Situações polêmicas ou críticas requerem uma dose extra
de discernimento.
Jamais invente ou suponha que alguem opinará desta ou
daquela maneira.
Fale somente o que sabes e o que for de fácil
comprovação.
Explicações complicadas complicam o entendimento do
leitor, expectador, ouvinte, etc.
Seja simples, objetivo e o mais direto possível.
Cuidado na utilização de exemplos, faça com que os
mesmos sejam isentos de citação de nomes que possam a
comprometer outrem.
63
Não busque palavras rebuscadas ou de conhecimento de
uns poucos eruditos, fale com calma, pausadamente e com
clareza de idéias;
Nunca discuta assuntos que não são de sua competência
ainda que tenhas conhecimento deles, cada colega tem uma
responsabilidade e deve responder sobre elas assim de obras fala
o Secretário de obras, de saúde fala co Secretário de saúde e
assim por diante.
Se inquirido sobre assunto de competência de outrem
conduza o assunto para o responsável sem opinar
desnecessariamente.
Quando entrevistado lembre-se sempre de estar o mais
natural possível.
Subterfúgios utilizados por alguns entrevistados acabam
tornando-se ridículos como, por exemplo, esconder os óculos de
grau, usar maquilagem para esconder imperfeições, usar trajes
estapafúrdios, usar óculos escuros.
Quem muito fala, diz o ditado, dá bom dia a cavalo.
Fale o necessário para completar a idéia mas evite ser
monossilábico.
Faça com que seu entrevistador tenha material suficiente
para conclusão da entrevista.
Ilustre suas idéias com exemplos sem esquecer que estes
também tem interpretações.
64
Associe sempre suas realizações com as realizações da
administração, não se mostre ou a seu trabalho como uma ilha.
Além de deselegante, fica pedante e arrogante.
Conversas em “off” ou seja, aquelas que não irão ao ar
devem ser mantidas com o entrevistador, sempre é bom
conhecê-los e dar-se a conhecer.
Jornalista ético que combina não levar assuntos em off ao
ar ainda, e graças a Deus, são a maioria.
Estas conversas servem para falar de outras coisas que não
a entrevista e isto é bom para divulgar os fatos que não puderam
ser abordados na entrevista em si.
Evite descumprir horários principalmente aqueles de
programas ao vivo.
O tempo, em radio, televisão e internet, não espera assim
como, os jornalistas da mídia escrita, não podem estar a sua
disposição por todo o tempo.
Prepare-se sempre para uma entrevista para não ser pego
de surpresa.
As perguntas do entrevistador, caso não domines o
assunto, podem te atrapalhar.
Saiba mais do que lhe será perguntado, pesquise, municie-
se de conhecimentos, de exemplos de outras realizações
parecidas e de outras situações de igual representatividade
abordadas.
65
Comparações são uma forma de mostrar resultados e ações
mas não misture alhos com bugalhos.
Estudar o assunto a fundo significa respeito para com o
profissional de jornalismo e respeito com os ouvintes/leitores
Não se exalte, mantenha-se calmo e pense bem antes de
revidar a um ataque ou a uma pergunta capciosa. Melhor
responder com calma e serenidade do que mostrar irritação e
desconhecimento.
Ninguém é obrigado a saber tudo e admiti-lo é também um
ato de honestidade.
Não é vergonhosos dizer que vai pesquisar melhor o
assunto. Vergonhoso é mostrar-se sabedor quando não o és
emitindo opiniões errôneas.
Respeito pelo profissional que o entrevista é primordial.
Trate-o com urbanidade e atenção e não queira apenas o
jornalista ao seu lado, entenda-o como pessoa humana e,
portanto, também sujeito a falhas, como você.
Não se deixe levar pela vaidade.
Aparições públicas requerem apresentações públicas
condizentes.
A partir do momento em que apareces na mídia há bônus e
ônus. Bônus de tornar-se conhecido, abrir o círculo de
relacionamentos e ônus de comportamentos éticos e
equilibrados.
66
Não adianta aparecer bonzinho e fazer tudo errado fora da
entrevista.
Seja sempre o que você é e desfrutaras de uma boa relação
com a mídia e audiência.
Ninguém consegue enganar todo mundo o tempo todo,
seja o que és e estarás, ao menos sendo verdadeiro.
67
20 - Pesquisa inovação e tecnologia
Sua idéia nova já pode ter nascido velha. Pense sempre
assim antes de executá-la.Pesquise e muito antes de propor ou
implementar uma nova idéia.
Sua assessoria deve ser conhecedora da matéria tanto ou
melhor que você.
Se é responsabilidade de um Secretário conhecer o todo da
pasta, seus auxiliares devem ser responsáveis por conhecer a
fundo os assuntos que lhe forem confiados. Ouça-os sempre!
Os organismos, associações, Secretarias de outras
prefeituras, isto mesmo, não tenha vergonha, pergunte aos
colegas de outras prefeituras quais os resultados obtidos. Isto
economiza tempo dinheiro e potencializa resultados.
Não se contente com o existente, crie novas demandas,
procure novas técnicas e induza positivamente seu pessoal a
procurar.
A internet é uma fonte maravilhosa de conhecimento e la
esta um depositário de exemplos, planos, realizações e idéias
sem par no mudo. Pesquise.
Se você é daqueles que não gostam de computadores,
esqueça isto e dedique-se a aprender, e muito, a lidar com eles.
Alem do facilitador das tarefas não serás colocado de lado como
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um dinossauro desdentado e pronto a morrer por falta de
ferramental técnico. Dedique-se a isto com afinco.
Faça suas apresentações ou encomende-as sempre em
mídia digital sempre com cópias, as maiores falhas das
apresentações são por falta de material que funcione.
Teste sempre tudo antes de começar, não deixando para
ultima hora a conferência.
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21 - Festas comemorações etc
O dinheiro público não foi feito para festas de
funcionários públicos!
Toda vez que fizeres comemorações de funcionários estas
deverão, obrigatoriamente vir do bolso seu e de seus
funcionários.
Os horários deverá ser sempre fora do expediente,
preferencialmente após este, para não atrapalhar os serviços à
comunidade e não se utilizar do tempo do serviço público para
festas.
Não permita álcool em repartição publica e nem estenda as
festas para além de 22 horas preferencialmente que nem
cheguem a tal horário.
Coquetéis são comuns em apresentações de empresas onde
você será convidado.
Evite beber mais do que pode, comer em demasia e tentar
tornar-se o centro das atenções afinal, você foi convidado para
um evento cujo principal motivador foi algum fato de interesse
do anfitrião.
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22 - Advogados e Auditores
Há dois profissionais que auxiliam seu trabalho, os
procuradores e os auditores.
Procuradores são os advogados da Prefeitura, em caso de
dúvida, consulte-os.
Auditores analisam os fatos e pronunciam-se podendo ter
opiniões inclusive divergentes da Procuradoria.
Prestar atenção em ambos garante os processos legais e
corretos portanto, respeitar decisões deles é fundamental.
O serviços de compras, normalmente ligados a Secretaria
de Administração fazem seu trabalho de forma a cumprir a Lei
8.666 que deve ser respeitada à totalidade.
Consulte sempre a Lei em caso de dúvida pois licitações
com vícios serão problemas no futuro quando da prestação de
contas nos tribunais.
Não faça nada sem empenho, algo pode dar errado e
comprometer a contratação dos serviços.
Dúvidas também podem ser dirimidas através de consultas
a tribunais de contas estas feitas através da Procuradoria qué é
quem faz os contatos com o poder Judiciário e com os órgãos de
controle.
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23 - Prestação de Contas
Ninguém acostumado a trabalhar em equipe sobrevive
sem prestação de contas, nem os indivíduos e nem as empresas.
Prestar contas é declarar respeito ao contribuinte e mostrar
os trabalhos realizados.
Seja sintético, verdadeiro e rápido para não divulgar
relatórios cansativos e ultrapassados
Divulgue sua prestação de contas a imprensa, às
comunidades, às instituições e à sociedade em geral.
Sua prestação de contas deve ter uma boa aparência, mas
não deve ser uma obra nababesca.
Prefira relatórios discretos afinal quem tem que brilhar são
os fatos nele contidos e não capas e adereços.
Disponibilize, sempre que possível uma cópia na Internet
à disposição da população.
Se o relatório esta separado do relatório geral da
administração e serve somente para divulgar os feitos de sua
Secretaria não se esqueça de colocar os nomes em ordem
hierárquica, primeiro o prefeito, depois o vice-prefeito, depois o
seu e dos diretores
Relatórios são a visão do gestor da pasta e submetê-los aos
diversos colegas antes da publicação pode ensejar preciosas
correções.
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Penso ter ajudado com as minhas observações e, por
último recomendo, se tiver dúvidas, pergunte, tem sempre
alguém que sabe mais.
Boa Sorte!!