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Manual

POS Gold

Para configurar o módulo POS na versão Gold do KeyInvoice deverá

começar por activar o mesmo. Tenha em atenção que a versão Gold

apenas permite configurar o Ambiente de POS 2.

Para activar o POS vá a Configurações » separador “POS” e active a

opção “Activar”.

De seguida deverá ir ao menu POS -» Configurações -» Configurações

de Loja.

Entre na Delegação pretendida e terá dois separadores para

configurar: “POS Loja” e “Talão”.

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Separador POS Loja

- Colaborador (Monoposto): Defina qual o utilizador que poderá

aceder ao POS. A versão POS Gold apenas permite que um utilizador

possa estar configurado.

- Armazém: Defina qual o Armazém que deverá ser utilizado.

- Escalão de Preço: Configure o escalão de preço que deve ser

assumido.

- Documento Opcional: Defina qual o tipo de documento (Fatura

Simplificada ou Fatura/Recibo) que poderá ser emitido no POS, além

da Fatura de Cliente.

- Série Fatura/Recibo ou Fatura simplificada (consoante o documento

opcional escolhido): Defina a série de documento a utiliza sempre que

emitir uma Fatura/Recibo ou Fatura Simplificada.

- Série Fatura: Defina a série da Fatura de Cliente.

- Série Nota de Crédito: Defina a série das Notas de Crédito que emitir

em ambiente POS.

- Modo de Pagamento por Omissão: Pré-defina qual o modo de

pagamento que o programa deverá assumir sempre que emitir um

documento (poderá alterar manualmente no momento da venda).

- Bloquear automaticamente ao fim de (segundos): Defina qual o

tempo que o programa deverá bloquear após inatividade.

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- Notificar Administradores por Email quando é feito o Fecho de Sessão de Caixa: Com esta opção ativa os Utilizadores que tiverem perfil de Administrador receberão uma notificação via email sempre que existe um Fecho de Sessão de Caixa. - Usar Teclado Virtual: Se ativar esta opção poderá utilizar um teclado virtual no próprio ecrã. - Ativar Código de Barras no Final de cada Acção: Ative esta opção para que o campo de pesquisa do Código de Barras fique sempre ativo sempre que efetua qualquer acção. - Ao Inserir Código de Barras vazio, assumir último inserido: No campo de pesquisa do Código de Barras, sempre que este estiver vazio, ao dar “Enter” vai ser acrescentado uma Linha ou Quantidade referente ao último Artigo lido através do Código de Barras. - Apresentar Código de Artigo nas Linhas do Documento: Caso pretenda que o código do artigo seja apresentado nas linhas dos documentos active esta opção. - Modo de Adicionar Linhas: Tem duas opções de escolha neste campo:

Separar — Ao “chamar” um Artigo várias vezes no mesmo

documento de venda, este irá ser adicionado em diferentes linhas, onde pode apresentar preços ou descontos diferentes, apesar do ser o mesmo Artigo.

Agrupar — A clicar várias vezes no Artigo no mesmo documento

de venda, irá apenas aumentar a Quantidade do mesmo.

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- Caracter Separador de Quantidade no Código de Barras: Indique

qual o caracter de separação entre a Quantidade e o Código de

barras. Ou seja, ao escolher um caracter poderá, por exemplo, inserir

a Quantidade 3 seguido desse caracter (no campo de pesquisa do

Código de Barras) e passar o código de barras.

Automaticamente o Artigo será inserido no documento de venda bem

como a respetiva Quantidade.

- Consulta Talão de Fecho de Caixa: Defina se o talão de consulta

deve ser Diária (incluir todas as Caixas) ou por Caixa.

Tem ainda a possibilidade de efectuar algumas configurações

relativamente à visualização do seu POS:

- Defina se os Items devem estar alinhados à Direita ou à Esquerda.

- Tem possibilidade de escolher se os preços dos Items devem ou não

estar ocultos

- Defina também o número de items por página, no que diz respeito à

pesquisa, Favoritos, Família e Produtos.

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Separador Talão

Neste separador tem possibilidade de configurar o seu talão.

Defina quais os campos referentes à empresa que pretende que

sejam impressos, como a Morada, Telefone, Email, Capital social,

entre outras opções.

Tem ainda possibilidade de definir se pretende que campos como

Preço Unitário, Descontos, Troco ou Modo de Pagamento também

dever ser impressos.

Pode ainda definir as seguintes opções:

- Mostrar Código de Artigo: com ou sem a Designação. - Limite de Caracteres da Designação (0 para ilimitado): defina o limite de caracteres da designação do Artigo que serão impressos em talão. - Apresentação do Preço Unitário: quando é inserido mais que uma unidade na quantidade, define neste campo se o preço Unitário é inserido informativamente antes ou depois da linha do Artigo. - Texto para cabeçalho: Introduza um texto para que o mesmo seja impresso no cabeçalho dos talões.

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- Comentário para Impressão: Aqui pode fixar um comentário que sairá em todos os talões emitidos. - Usar Impressão de Cópias: ao ativar esta opção serão impressos o número de cópias que tiver definido em Configurações -» Diversos -» Nº de Cópias de Documentos. - Impressão para PDF: caso pretenda que seja gerado um PDF para a impressão do talão active esta opção. - Activar os Artigos O próximo passo será escolher quais os artigos que deverão estar disponíveis em Ambiente POS. Tem duas formas de activar: Vai a Tabelas -» Stocks -» Artigos -» e na listagem de Artigos terá a coluna “API”. Active os Artigos pretendidos e os mesmos ficarão disponíveis em Ambiente POS. Nota: Obrigatoriamente, para os Artigos estarem disponíveis em Ambiente POS, têm de ter uma “Família” associada.

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Outra das formas que tem para activar os artigos é individualmente. Vá a Tabelas -» Stocks -» Artigos -» entre na Ficha do Artigo pretendido através da “Designação” e active a opção “Activo (API)” (em rodapé).

- Configurar Caixa Por defeito já está criada uma Caixa. Pode modificar a mesma ou criar novas através do menu POS -» Configurações -» Configuração de Terminais.

Atribua um Nome à Caixa e defina a que Delegação/Loja pertence.

No final “Grave”.

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- Botões/Favoritos É neste menu que define os Artigos ou as Família de Artigos como Favoritos.

Poderá definir o nome do “Botão”, bem como qual o Artigo e Famílias

que deverá constar no mesmo.

- Moedas de caixa de POS: Crie as suas moedas/notas para que possa discriminar o Valor de Abertura e de Fecho de Caixa. Em Configurações -» separador POS pode activar a opção “Valor de Abertura de Caixa Discriminado?”.

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Se activar esta opção, e para que possa discriminar as mesmas, tem

de ir ao menu Tabelas -» Condições Comerciais -» Modos de

Pagamento -» clique em Numerário e active a opção “Associa

Moedas”.

De seguida terá de criar as moedas e notas em POS -» Configurações -» Moedas de Caixa POS -» Novo.

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Desta forma, quando abrir a caixa em Ambiente POS, será apresentada uma lista com as moedas/notas criadas onde poderá discriminar as quantidades.

Caso não active a opção “Valor de Abertura de Caixa Discriminado?”, bastará colocar o valor de abertura da caixa.

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- Sessões de Caixa: Aqui poderá consultar todas as sessões de caixa que foram abertas e quando foram fechadas, assim como o valor de Abertura e o valor de Fecho. Ao entrar numa sessão que já tenha sido finalizada terá os detalhes, como por exemplo, a Data e Hora do Movimento, o Tipo de Movimento, o Nº do Documento, o Valor, o Modo de Pagamento e o Utilizador.

- Definir Modos de Pagamento

Pode criar e configurar os modos de pagamento em Tabelas -»

Condições Comerciais -» Modos de Pagamento.

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Automaticamente aparecerão os modos de pagamento que estão

criados por defeito na nossa aplicação. Para criar novos modos clique

em “Novo”.

Se pretender que os modos de pagamento que já existem e os que criar movam dinheiro em caixa, ou seja, que os seus movimentos sejam contabilizados para o fecho de caixa, deverá entrar no modo de pagamento em questão e activar a opção “Move Dinheiro em Caixa”.

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- Como entrar no módulo POS?

Vá a POS -» Pontos de Vendas -» POS 2.

Clique em “Abrir Caixa” e escolha a caixa pretendida. Defina também o “Valor de Abertura”.

Visão Detalhada

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1 – Cliente: Selecione ou introduza o Cliente.

2 – Venda Suspensa: Interrompa uma Venda sem ter que a reiniciar,

ou seja, poderá criar um documento, “suspender” o mesmo e mais

tarde finalizar.

3 – Abrir Gaveta: ao clicar neste botão será aberta uma caixa do diálogo que envia um Talão de Abertura de gaveta para a impressora e permite a sua abertura. Tenha em atenção que a configuração da Gaveta é feita através das configurações da impressora.

4 – Separar Produto: Se tiver esta opção ativa sempre que adicionar

um Artigo que já esteja inserido na Folha de Venda o programa

aumenta automaticamente a Quantidade, não podendo por exemplo,

colocar na mesma Folha de Venda o mesmo Artigo com preços

diferentes (não abre uma nova linha).

5 – Eliminar Linha: Elimine uma linha de Artigo introduzida. 6 – Alterar Quantidade: Modifique a Quantidade da linha de Artigo introduzida. 7 – Adicionar Quantidade: Aumente a quantidade na linha de artigo selecionada. 8 – Diminuir Quantidade: Diminua a quantidade introduza. 9 – Alterar Desconto: Aplique um desconto sobre uma linha dos Artigos introduzidos. 10 – Alterar Preço Unitário: Modifique o preço do Artigo introduzido na Folha de Venda. 11 – Folha de Venda: Nesta área aparecem as designações dos Artigos que pretende registar no Documento. Irá aparecer a Designação do Artigo, a Quantidade, o Desconto e o Preço. 12 – Valor Total: Confirme o Valor Total dos Artigos que constam da Folha de Venda. 13 – Código de Barras: Caso utilize a leitura dos Artigos por código de barras, o código ficará visível nesta caixa quando passar pela pistola de leitura. 14 – Anular: Ao clicar neste ícone conseguirá apagar todos os Artigos que tem na Folha de Venda.

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15 – Devolver: efectue, caso necessário, uma devolução de artigos. 16 – Faturar: Crie a fatura dos artigos que estão inseridos na Folha de venda. 17 – Voltar: “esconda” a coluna dos botões para editar as linhas de artigos. 18 – Atalhos Famílias: Verifique as famílias e subfamílias que está a consultar. 19 – Área dos Botões: selecione os Artigos que pretende adicionar à Folha de Venda. 20 – Ficha do Utilizador: Aqui consegue verificar quem é o Utilizador que está com a Sessão do POS aberta. Aqui também poderá mudar de Utilizador inserindo o PIN de acesso. 21 – Configurações: Aqui poderá efetuar algumas configurações para o funcionamento deste Módulo (mais informações relativas a este ponto nas páginas seguintes). 22 – Ecrã Completo: caso prefira preencher a tela do seu ecrã utiliza este botão. 23 – Botão Voltar: Clique neste botão caso pretenda sair do ambiente POS e voltar ao backoffice do programa. 24 – Botão Sair: Para sair da aplicação clique neste botão. 25 – Pesquisa: Chegue rapidamente ao Artigo que pretende faturar colocando o Nome do mesmo neste campo e clicando em “pesquisar”. 26 – Favoritos: Ao clicar neste botão aparecem automaticamente na Área de Botões todos os Artigos/Famílias que definiu como Favoritos. 27 – Famílias: Neste botão irão aparecer todos os Artigos que estão ativos para aparecer no POS organizados por Famílias (2 níveis). 28 – Produto Info: verifique toda a informação do Artigo.

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- Botão Configurações Sessões de Caixa

Neste menu irão aparecer todas as Sessões de Caixa que foram criadas na aplicação. É aqui que realiza ainda o Fecho de Caixa e pode imprimir um Resumo ou um Detalhado da Sessão. Vendas

Consulte todas as vendas que foram efetuadas em Ambiente POS através deste menu. Tem ainda a possibilidade de fazer a re-impressão da mesma e verificar o estado do pagamento, caso tenha sido utilizado um modo de Pagamento Móvel.

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Registar Despesa

Através deste menu poderá registar uma Despesa. Insira o “Valor” e o “Motivo” e clique em “Adicionar”. Pode consultar uma despesa em “Ver Sessões de Caixa” e clique no botão “Resumo”.

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Parametrização do Navegador (Browser) para o Módulo POS O Módulo POS do KeyInvoice está desenhado de forma a ser compatível com qualquer resolução de ecrã. O Navegador usado para aceder a esta aplicação deve ser parametrizado de forma a ser possível proceder-se à impressão dos documentos. Apresentamos aqui o procedimento para os browsers: Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer e Google Chrome.

- Mozilla Firefox No Menu Ficheiro escolha a opção Configurar Página.

Na nova janela, escolha o separador Margens e Cabeçalho/ Rodapé. Reduza o valor de todas das margens para 2,5. Se após um teste de

impressão verificar que as margens não são as adequadas, ajuste a

seu gosto. Para os Cabeçalhos e Rodapés, coloque todos os seletores

com o valor «--em branco--».

Prima OK para alterar estes valores.

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- Internet Explorer No Menu Ficheiro escolha a opção Configurar Página.

Na nova janela, altere os valores das margens para 5. Se após um teste de impressão verificar que as margens não são as adequadas, ajuste a seu gosto. Para os Cabeçalhos e Rodapés, coloque todas as opções com o valor

«-vazio».

Prima OK para alterar estes valores.

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- Google Chrome No Menu Configurações (canto superior direito) escolha a opção

Imprimir.

Clique em “Mais Definições” e no campo “Margens” escolha

Personalizado. Na pré-visualização defina as margens manualmente

arrastando as linhas a tracejado.