Informtica Sua Medida|Curso| Outlook Inicial e Intermdio

Catarina Gimo

LisboaTelf.: 219 201 533Telm.: 966 168 895Email: catarinagm@gmail.com

Curso | MS OUTLOOK 2010

Objetivos Especficos:Depois de completar este curso, os formandos estaro habilitados a: Personalizar o ambiente de trabalho do MS Outlook, adaptando-o s suas necessidades Utilizar o correio eletrnico para comunicao e colaborao Enviar e responder a mensagens de correio eletrnico com o MS Outlook Personalizar e configurar o processamento automtico do correio eletrnico Utilizar as funes de organizao pessoal disponveis no MS Outlook para gesto de compromissos, de reunies, de tarefas e projetos e manuteno de uma carteira de contactos Importar e Exportar informao do Outlook para ficheiros / outros programas e vice-versa Saber como partilhar itens do Outlook com outros utilizadores ndiceMdulo 1 | Introduo ao MS Outlook 201041.Principais Funcionalidades42.Ambiente de Trabalho53.Configurar Contas de Correio Eletrnico84.Respostas Automticas - Fora do Escritrio [Out Of Office]12Mdulo 2 | Correio Eletrnico141.Criar Mensagens de Correio Eletrnico142.Predefinir o tipo de letra das mensagens153.Inserir Anexos (Attach File) numa mensagem164.Definir grau de importantncia ou de sensibilidade das Mensagens175.Criar Assinaturas personalizadas186.Recibos de Entrega e de Leitura (delivery and read receipts)207.Definir endereo de correio eletrnico para Respostas208.Receo e Leitura de Mensagens de Correio Eletrnico219.Responder ou Reencaminhar Mensagens de Correio Eletrnico2310.Eliminar Mensagens de Correio Eletrnico2311.Imprimir Mensagens de Correio Eletrnico2312.Sinalizadores2513.Categorias2714.Localizar Mensagens de Correio Eletrnico2815.Regras e Alertas (Rules and Alerts)2916.Conversaes: Mensagens Agrupadas3117.Ignorar Conversaes3118.Reduzir o volume das mensagens31Mdulo 3 | Gesto de Pastas321.Pastas Predefinidas322.Criar Pastas333.Mudar o nome, Mover e Apagar Pastas334.Organizar automaticamente as mensagens recebidas335.Correio Eletrnico no Solicitado [Junk E-mail]34>> FAZER!!!35>> FAZER!!!36Mdulo 4 | Contactos371.Criar Contactos382.Localizar Contactos383.Eliminar Contactos394.Imprimir Contactos395.Grupo de Contactos39Mdulo 5 | O Calendrio401.Configuraes gerais422.Compromissos433.Reunies444.Abrir Compromissos / Reunies Peridicos455.Responder a um convite de Compromissos/ Reunio466.Partilhar Calendrios por correio eletrnico467.Imprimir Items do Calendrio478.Eliminar Items do calendrio479.Apagar Calendrios47Mdulo 6 | Tarefas (Tasks)481.Criar Tarefas (Task)492.Criar Tarefa a partir de um item do Outlook503.Responder a um envio de Tarefa504.Marcar uma Tarefa como concluda505.Eliminar Tarefas506.Imprimir Tarefas50Mdulo 7 | Notas (Notes)511.Criar Notas522.Eliminar Notas523.Imprimir Notas52Mdulo 9 | Importar e Exportar Dados531.Importar itens do Outlook de um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst)532.Exportar informao para outro programa53Mdulo 10 | Gerir Itens de Outra Pessoa551.Partilha de pastas e Calendrio552.Acesso Delegado [Delegate Access]553.Gestor: manter os Itens do Outlook como privados594.Delegado: gerir os Itens de Outlook do Gestor59>>>>>>FAZER60>>>>>>FAZER60>>>>>>FAZER60>>>>>>FAZER60Bibliografia61

Mdulo 1 | Introduo ao MS Outlook 2010Principais FuncionalidadesO Microsoft Outlook programa que faz a gesto do correio eletrnico, da agenda de contactos e da agenda de tarefas (calendrio), fazendo parte do pacote Microsoft Office. Assim, para alm da vertente de correio eletrnico, tem o poderoso atrativo de ser uma aplicao G.I.P (Gestor de Informao Pessoal), j que, em vez dos utilizadores terem de recorrer a duas aplicaes, uma para gesto do correio eletrnico e outra para gesto da agenda, o Outlook apresenta as duas possibilidades numa s. por isso um programa de gesto de informao que o ajuda a organizar-se, a partilhar informao e a comunicar com outras pessoas.

Com o lanamento do Outlook 2010, obtm-se um conjunto mais rico de experincias para dar resposta s necessidades de comunicao com que nos deparamos no trabalho, em casa e na escola. Desde um aspeto reestruturado a funcionalidades avanadas de organizao do correio eletrnico, pesquisa, comunicao e redes sociais, o Outlook 2010 fornece uma experincia de elevada qualidade a nvel mundial no que respeita manuteno da produtividade e contacto com as redes pessoais e de negcios.

As suas principais funes so: Gerir informaes pessoais e comerciais, como, por exemplo, as suas mensagens de correio eletrnico, compromissos, contactos, tarefas e ficheiros, e manter um registo de atividades. Partilhar informaes com um grupo, utilizando o correio eletrnico, agenda de grupo, pastas pblicas e outros recursos. Partilhar informaes com outros programas do Office e procurar e localizar ficheiros do Office a partir do Outlook. Ligar e partilhar informaes atravs do Word Wide Web (Internet).

Ambiente de Trabalho Para iniciar o Microsoft Outlook 2007 poder usar o cone respetivo:Ou ento seguindo o seguinte caminho:Iniciar [Start] > Todos os Programas [All Programs] > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2010

O ambiente de trabalho do Outlook foi desenhado de forma bastante intuitiva e portanto no ser difcil perceber cada seco. Barra de Acesso Rpido: composta pelos botes de uso muito frequenteFriso (separadores e funcionalidades): cada separador composto por vrios grupos de funcionalidades especficasFile [Ficheiro]: acesso ao MS Office Backstage para gesto de ficheiros e configurao das opes do OutlookPainel de Navegao [Navigation Pane]: na rea superior do painel visualizam-se todas as pastas favoritas, enquanto que na rea central visualizam-se as pastas ativas. Na rea inferior do painel existem todas as vistas possveis - Correio [Mail], Calendrio [Calendar], Contatos [Contacts], e Tarefas [Tasks]. Para cada uma destas vistas, o friso adaptado apresentando apenas as funcionalidades apropriadas.Lista de mensagens: mensagens da pasta selecionada, com ou sem filtro de pesquisaPainel de Leitura [Reading Pane]: onde exibido o contedo do email selecionado na lista de emailsBarra de tarefas (To-Do-Bar]: onde so exibidos os compromissos do calendrio e as tarefas atuais

rea de Trabalho

Nota: O ambiente de trabalho pode ser quase totalmente personalizado pelo utilizador consoante as suas preferncias e / ou necessidades. Por exemplo, o painel de leitura pode no ser visvel ou pode estar por baixo da lista de mensagens de correio eletrnico. Para personalizar o seu ambiente de trabalho basta aceder ao separador Ver [View], grupo Esquema [Layout]:

Friso [Ribbon] A maior parte das funcionalidades disponveis encontram-se no Friso [Ribbon].Este constitudo por vrios separadores, permitindo agrupar as ferramentas disponveis:

(nesta imagem visualizamos os separadores da vista de Correio [Mail])

PERSONALIZAO DO FRISONo MS Office 2010 possvel personalizar o Friso de acordo com a sua preferncia / necessidade, organizando os comandos de uma forma pessoal.

Pode mudar o nome e alterar a ordem dos separadores e grupos predefinidos incorporados no Microsoft Office 2010, basta faz-lo de uma de duas formas possveis: Separador Ficheiro [File] > Opes [Options] > Personalizar Friso [Customize Ribbon];

premir o boto direito do rato em cima do Friso e escolher a opo Personalizar Friso [Customize Ribbon].

Poder encontrar mais informaes em:http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/personalizar-o-friso-HA010355697.aspx?CTT=1Teclas de AtalhoEsto parametrizados atalhos de teclado para as funcionalidades presentes no friso por forma a serem realizadas mais rapidamente e sem necessidade do rato.As teclas de atalho constituem uma forma de utilizar rapidamente um comando premindo algumas combinaes de teclas, independentemente do separador onde se encontra dentro da aplicao.

1. Prima e liberte a tecla ALT: surgiro as teclas de atalho para cada separador do friso

2. Prima a letra do separador que pretende visualizar e visualizar as funcionalidades disponveis desse separador, assim como as respetivas teclas de atalho.

Para cancelar a visualizao das Teclas de Atalho basta premir e libertar a tecla ALT.

Personalizar o Menu de Acesso Rpido [Quick Access Toolbar]No MS Office 2010 possvel personalizar o Menu de Acesso Rpido de acordo com a sua preferncia / necessidade, mantendo os comandos que melhor se adequarem s suas necessidades, basta usar uma das duas formas possveis: Separador Ficheiro [File] > Opes [Options] > Personalizar Menu de Acesso Rpido [Customize Quick Access Toolbar];

Boto esquerdo do rato na seta existente no Menu de Acesso Rpido [Quick Access Toolbar]

Configurar Contas de Correio Eletrnico Antes de poder enviar e receber mensagens de correio eletrnico, necessrio adicionar e configurar uma conta de correio eletrnico. Se utilizou uma verso anterior do Microsoft Outlook no mesmo computador onde instalou o Outlook 2010, as definies da conta so importadas automaticamente.Se no estiver familiarizado com o Outlook ou estiver a instalar o Outlook 2010 num computador novo, a funcionalidade Configurao da Conta Automtica iniciada automaticamente e ajuda a configurar as definies das contas de correio eletrnico. Esta configurao requer apenas o seu nome, endereo de correio eletrnico e palavra-passe. Se no for possvel configurar a conta de correio eletrnico automaticamente, ter de introduzir as informaes adicionais necessrias manualmente.

Tipos de contas de correio eletrnicoO Outlook suporta contas do Microsoft Exchange, POP3 (POP3: protocolo comum utilizado para obter mensagens de correio electrnico a partir de um servidor de correio electrnico da Internet.) e IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): ao contrrio dos protocolos de correio electrnico da Internet, tais como o POP3, que fornece apenas uma pasta A Receber de servidor, o IMAP permite a criao de mltiplas pastas de servidor para guardar e organizar mensagens que podem ser acedidas a partir de vrios computadores.):

POP3 (Post Office Protocol) um protocolo utilizado no acesso remoto a uma caixa de correio eletrnico. O POP3 permite que todas as mensagens contidas numa caixa de correio eletrnico possam ser transferidas sequencialmente para um computador local, desta forma. o utilizador pode ler as mensagens recebidas, apag-las, responder-lhes, armazen-las, etc. a qualquer altura, mesmo sem estar ligado Internet;

IMAP (Internet Message Access Protocol) um protocolo de gesto de correio eletrnico superior em recursos ao POP3. A ltima verso o IMAP4. O mais interessante que as mensagens ficam armazenadas no servidor e o utilizador pode ter acesso s suas pastas e mensagens em qualquer computador, tanto por webmail como por cliente de correio eletrnico;

Microsoft Exchange Server um tipo de servidor muito utilizado em grandes empresas. uma espcie de colaborador de software da Microsoft que usa solues de infra-estruturas da Microsoft. Entre outras coisas, o Microsoft Exchange Server controla o correio eletrnico.

Todas as informaes de que necessita para configurar manualmente a conta de correio eletrnico no Outlook devero ser dadas pelo fornecedor de servios Internet (ISP) (ISP: empresa que fornece acesso Internet, disponibilizando servios como, por exemplo, correio electrnico, salas de Chat ou a utilizao da World Wide Web. Alguns ISP so multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto que outros esto limitados a uma regio especfica.) ou pelo administrador de correio eletrnico. No Outlook, as contas de correio eletrnico esto contidas em perfis. Um perfil constitudo por contas, ficheiros de dados e definies que contm informaes sobre o local onde armazenado o correio eletrnico. Um novo perfil criado automaticamente quando executar o Outlook pela primeira vez.

Adicionar uma conta ao iniciar o Outlook pela primeira vezAo abrir o Outlook pela primeira vez, iniciado automaticamente a funcionalidade de Configurao da Conta Automtica [Auto Account Setup] que ajuda na configurar das definies das contas de correio eletrnico. 1. Inicie o Outlook.2. Quando lhe for solicitado para configurar uma conta de correio eletrnico, clique em Seguinte [Next].

3. Para adicionar uma conta de correio eletrnico, clique em Sim [Yes] e em Seguinte [Next].4. Introduza o seu nome, endereo de correio eletrnico e palavra-passe e clique em Seguinte [Next].Nota:1. Se introduzir um endereo de correio eletrnico que termine com hotmail.com ou msn.com, tem de utilizar o Microsoft Outlook Connector para Windows Live Hotmail para adicionar a conta de correio eletrnico. Para obter mais informaes sobre como adicionar estes tipos de contas de correio eletrnico, consulte o guia: Utilizar uma conta do Windows Live Hotmail no Outlook(http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/utilizar-uma-conta-do-windows-live-hotmail-no-outlook-HA010354935.aspx?CTT=5&origin=HA010354414)2. Se o seu computador estiver ligado a um domnio de rede de uma organizao que utiliza o Microsoft Exchange Server, a sua informao de correio eletrnico automaticamente inserida. No aparece a caixa de palavra-passe porque utilizada a sua palavra-passe da rede.Aparece de seguida um indicador de progresso medida que a sua conta vai sendo configurada. O processo de configurao pode demorar alguns minutos.

Se a tentativa inicial de configurar a sua conta falhar possvel efetuar uma segunda tentativa utilizando um ligao no encriptada ao servidor de correio eletrnico. Caso esta mensagem seja apresentada, clique em Seguinte para continuar.

Se a ligao no encriptada tambm falhar, a sua conta de correio eletrnico no pode ser configurada automaticamente.Clique em Tentar novamente [Retry] ou selecione a caixa de verificao Configurar manualmente as definies do servidor [Manually configure server settings].

Para mais informaes consulte: Adicionar uma conta de correio eletrnico utilizando as definies avanadas, em: http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/adicionar-uma-conta-de-correio-electronico-utilizando-as-definicoes-avancadas-HA010371264.aspx?CTT=5&origin=HA010354414

Se tiver adicionado uma conta do Exchange Server, tem de sair e reiniciar o Outlook para que a conta aparea e possa ser utilizada no Outlook.Depois de a conta ser adicionada com xito, pode adicionar mais contas clicando em Adicionar outra conta [Add another account].

Adicionar uma conta depois de j ter iniciado o Outlook pela primeira vezPode adicionar contas ao Outlook a qualquer altura, para tal ter de clicar no separador Ficheiro [File], depois selecione a opo Informaes [Info] e a seguir Adicionar Conta [Add Account]:

O resto do procedimento igual ao descrito na seco anterior (Adicionar uma conta ao iniciar o Outlook pela primeira vez).Existem vrios tipos de servidores: Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP. Remover uma conta do Outlook1. Clique no separador Ficheiro [File], depois selecione a opo Informaes [Info] e a seguir Definies da Conta [Account Settings]:

2. Selecione a conta de correio eletrnico que pretende remover e clique em Remover [Remove].3. Para confirmar a remoo da conta, clique em Sim [Yes].

Ateno: A remoo de uma conta POP3, IMAP ou HTTP no elimina os itens que foram enviados e recebidos utilizando a conta. Se tiver utilizado uma conta POP3, pode ainda utilizar o Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) (Ficheiro de Dados do Outlook (.pst): ficheiro de dados que armazena as suas mensagens e outros itens no computador. Pode atribuir um ficheiro .pst como a localizao de entrega predefinida para mensagens de correio electrnico. Pode utilizar um ficheiro .pst para organizar e criar cpias de segurana de itens.) para trabalhar com os esses itens; Se estiver a utilizar uma conta do Exchange, os dados sero mantidos no servidor de correio, a menos que os mova para um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst).

Respostas Automticas - Fora do Escritrio [Out Of Office] possvel configurar o Outlook para responder automaticamente s mensagens de correio eletrnico enviadas quando, por exemplo, est de frias. Assim, as pessoas so informadas de que est fora do escritrio ou de que poder demorar a responder. As Respostas Automticas podem incluir informaes detalhadas, tal como um contacto alternativo.

Tenha em conta que esta funcionalidade s est disponvel quando utilizada uma conta do Microsoft Exchange Server, no sendo compatvel com contas de correio eletrnico POP3 ou IMAP.

Para contas Windows Live Hotmail, Gmail, POP3 ou IMAP, consulte o artigo: Responder automaticamente a uma mensagem de correio eletrnico sem utilizar uma conta do Exchange Server.(http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/responder-automaticamente-a-mensagens-de-correio-eletronico-sem-utilizar-uma-conta-do-exchange-server-HA010354932.aspx?CTT=5&origin=HP010354937)

Ativar Resposta AutomticaPara ativar a opo automtica deve clicar no separador Ficheiro [File], depois selecionar a opo Informaes [Info] e a seguir Respostas Automticas [Automatic Replies]:1

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Desativar Resposta AutomticaPara desativar a opo automtica basta aceder ao ecr anterior, clicando no separador Ficheiro [File], selecionar a opo Informaes [Info] e a seguir Respostas Automticas [Automatic Replies], e depois selecionar a opo No enviar respostas automticas [Do not send automatic replies]:

Mdulo 2 | Correio EletrnicoO Outlook 2010 permite-lhe comunicar com outras pessoas atravs de um conjunto avanado de funcionalidades, uma delas o correio eletrnico, comumente chamado de email.

1. Criar Mensagens de Correio EletrnicoPara se criar uma mensagem deve-se usar o boto Nova Mensagem de Correio Eletrnico [New Email] presente no separador Base [Home] do Friso [Ribbon]:

Para [To]: permite a introduo dos destinatrios principais da mensagem; introduzem-se os endereos de correio eletrnico ou os nomes que constam da agenda de contatos do Outlook; cada contato deve ser separador por ponto e vrgula; Cc: permite a introduo de destinatrios secundrios, ou seja, pessoas que devem tomar conhecimento desta mensagem, como por exemplo: um chefe ou um colega de equipa; os destinatrios principais vm quais os destinatrios secundrios para quem foi enviada a mensagem; Bcc: tal como o anterior, tambm permite a introduo de destinatrios secundrios, mas neste caso os destinatrios principais no vm estes destinatrios secundrios; este campo nem sempre est visvel, devendo para tal ir ao Separador Opes [Options] e escolher a opo Bcc; Assunto [Subject]: tema da mensagem (breve resumo) para facilitar a identificao da mensagem; na ltima caixa escreve-se a mensagem propriamente dita. Para enviar a mensagem aos destinatrios basta selecionar o boto Enviar [Send]. A mensagem ser enviada nesse momento se houver ligao de Internet, caso no haja, ela ficar guardada na pasta A Enviar [Outbox], e ser enviada assim que existir ligao de Internet, clicando no separador Enviar/ Receber [Send/Receive], opo: Copiar / Colar emails de clulas de uma tabela (Excel, Word, etc.)Quando temos uma tabela em formato Excel ou Word com informaes de contacto em que uma das colunas o email, podemos copiar a coluna de clulas que contm os emails e col-los diretamente no campo Para [To] da mensagem: Normalmente, o Outlook coloca automaticamente os pontos e vrgula, mas se necessrio basta clicar na opo Verificar Nomes [Check Names]:

Formatao de uma mensagem de correio eletrnicoO texto escrito no corpo de uma mensagem eletrnica pode ser formatado com diferentes tipos e tamanhos de letra, cores de destaque, alinhamentos, etc., tal como feito nas outras aplicaes do MS Office (Word, Excel, etc).Basta ento que se selecione o texto a formatar e que se use as opes disponveis no Separador Messagem [Message]:Mais opes de formatao de texto

Predefinir o tipo de letra das mensagensPara alterar a letra (tipo, tamanho, cor, estilo) por defeito das mensagens de correio eletrnico deve clicar no separador Ficheiro [File], Opes [Options] e a seguir Email [Mail]:Permite definir a letra padro aquando da resposta ou reencaminhamento de mensagens de correio eletrnicoPermite definir a letra padro aquando da criao de novas mensagens de correio eletrnico

Inserir Anexos (Attach File) numa mensagemPor vezes necessrio fazer acompanhar uma mensagem de um ou vrios ficheiros, anexando-os mensagem de correio eletrnico. Para alm disso, outros itens do Outlook, tais como outras mensagens, contactos ou tarefas podem ser tambm includos.Para anexar um ficheiro basta que, na janela da mensagem que est a escrever, escolha no separador Mensagem [Message]: opo Anexar ficheiro [Attach File]: para anexar qualquer um ficheiro guardado no seu computador ou disco amovvel;

opo Anexar item [Attach Item] e depois Item do Outlook [Outlook Item]: para anexar um objeto do Outlook, quer seja uma mensagem de correio eletrnico recebida / enviada / rascunho / etc., um item do calendrio / tarefa ou um contato:

Outra hiptese para anexar um ficheiro, imagem ou item do Outlook usar simplesmente uma das seguintes tcnicas: Arrastar&Largar [Drag&Drop]: selecionar o ficheiro ou item e arrast-lo para dentro da mensagem; Copiar/Colar [Copy/Paste]: selecionar e copiar o ficheiro ou item e col-lo dentro da mensagem.

Inserir uma imagem no corpo da mensagem (em linha com o texto]Por vezes queremos inserir uma imagem diretamente no corpo, e no como anexo. Para tal deve-se posicionar no espao do corpo da mensagem de correio eletrnico e escolher no separador Inserir [Insert] a opo Imagem [Picture] e escolher a imagem que pretende adicionar:

Definir grau de importantncia ou de sensibilidade das MensagensMarcar Mensagens como ImportantesEsta opo pode marcar a diferena, pois se uma pessoa que receba cerca de 50 a 100 mensagens de correio eletrnico por dia, a carga de mensagens tal que ajuda bastante saber quais as que so realmente importantes e quais as que poder deixar para ler mais tarde. Assim deve-se atribuir Pouco Importante [Low importance] quelas que tm carcter ldico e atribuir Muito Importe [High Importance] s que referem assuntos importantes ou urgentes. Desta forma, o Outlook permite ao remetente de uma mensagem de correio eletrnico definir o seu tipo de relevncia antes de a enviar, por forma a informar o destinatrio o tipo de seguimento que lhe deve dar.Muito ImportantePouco Importante

Nota: Assume-se que a no atribuio de qualquer tipo de importncia, refira as mensagens consideradas normais em termos de relevncia.

definir sensibilidade da mensagem (Particular, pessoal ou confidencial)Permite informar o destinatrio do nvel de proteo da mensagem e do tratamento que lhe deve dar:

Criar Assinaturas personalizadasQuando envia uma carta pelo correio, normalmente no final assina-se para identificar quem a escreveu. Numa grande empresa, uma carta em papel timbrado sem assinatura no identificvel, pois no se consegue saber a sua provenincia. No correio eletrnico no se pode dizer que seja a mesma coisa, mas o sentido o mesmo, uma vez que quem recebe uma mensagem de correio eletrnico sabe partida quem foi o remetente. de procedimento corrente assinarmos uma mensagem no final do texto que a compe. Assim, conveniente existir uma forma que evite a digitao sistemtica dessas linhas de assinatura em todas as mensagens criadas, a esta funcionalidade d-se o nome de criao de assinatura personalizada. Ao ser criada a assinatura, todas as novas mensagens incluiro automaticamente essa mesma assinatura no fim do corpo da mensagem, poupando tempo e uniformizando a comunicao.O tipo de informaes a serem colocadas so muito variveis, podendo ir desde saudaes, informaes de contato, funo / posio, etc, Tudo depende do fim a que se destinam as mensagens, se para questes pessoais ou se para questes profissionais. Da tambm ser possvel ter mais de uma assinatura personalizada para uma mesma conta de correio eletrnico.Para criar uma assinatura primeiro necessrio abrir uma nova mensagem. Depois, no separador Mensagem [Message], escolhe-se a opo Assinatura [Signature]:21

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Escolher uma assinatura diferente da predefinidaAo criarmos vrias assinaturas, uma delas ter de ser marcada como a que ser usada por definio aquando da criao de uma nova mensagem de correio eletrnico ou aquando da resposta ou reencaminhamento de mensagens previamente enviadas.Quando se pretende usar outra assinatura numa situao especial, deve-se escolher na opo Assinatura [Signature], qual a assinatura a usar, como no exemplo ao lado:

Recibos de Entrega e de Leitura (delivery and read receipts) Esta ferramenta muito til na gesto e controlo do correio eletrnico enviado, permitindo: pedir o envio de um recibo de entrega da mensagem enviada [Request a delivery receipt for this message], permitindo receber a confirmao da entrega da mensagem enviada;

pedir um recibo de leitura da mensagem enviada [request a read receipt for this message]: permitindo receber a confirmao de que a mensagem enviada foi aberta pelo(s) destinatrio(s). De referir que o(s) destinatrio(s) pode(m) recusar enviar um recibo de leitura.Nota: Alguns servidores / programa de gesto de correio eletrnico podem no suportar recibos de leitura.

Estas opes esto no separador Opes [Options]:

>>>VERICONES ESPECIIAS > http://www.howto-outlook.com/howto/icons.htm

Definir endereo de correio eletrnico para RespostasQuando escreve uma mensagem de correio eletrnico, pode definir que as respostas a essa mensagem sejam automaticamente enviadas a outro endereo de correio eletrnico que no o do seu remetente, para isso, basta que, antes de enviar a mensagem escolha a opo [Direct replies To], presente no separador Opes [Options], grupo Mais opes [More Options]:

Receo e Leitura de Mensagens de Correio Eletrnico

>>>VERICONES ESPECIIAS > http://www.howto-outlook.com/howto/icons.htm

Por norma todas as mensagens de correio eletrnico recebidas so guardadas na pasta A receber [Inbox].Dependendo do tipo de ligao Internet que tenha, pode ser necessrio atualizar as mensagens recebidas (e tambm as enviadas), para tal basta clicar no separador Enviar/Receber [Send/Receive], opo Enviar/Receber Todas as Pastas [Send/Receive All Forlders]:

Para ler uma mensagem de correio eletrnico tem duas opes: clicar com o boto do rato em cima da mensagem, assim poder l-la no Painel de Leitura (do lado direito ou por baixo da mensagem dependendo das configuraes)Caso o painel de Leitura no esteja visvel, basta escolher o separador Ver [View], opo Painel de Leitura [Reading Pane] e escolher Direita [Right] ou Inferior [Bottom].

fazer duplo clique com o boto do rato em cima dela, abrir-se- uma nova janela com a mensagem. Pr-visualizar anexos antes de abrir Suponha que recebe dois diagramas do MS Visio como anexos, mas apenas pretende aquele que mostra a nova sala de formao no prdio. Poder decidir rapidamente qual dos ficheiros a abrir ou a guardar no disco usando a opo de pr-visualizao de anexos. Para tal basta clicar com o boto direito do rato no respetivo cone do ficheiro no Painel de Leitura e escolher a opo Pr-Visualizar [Preview]:

Poder ento pr-visualizar o documento no Painel de Leitura.

Destacar Mensagens de correio eletrnico No LidasPor defeito, as mensagens que ainda no foram lidas aparecem na caixa de entrada com tm o tipo de letra preto e negrito. No entanto, possvel configurar outro tipo de formataes para a letra deste tipo de mensagens, como por exemplo o vermelho, para melhor as destacar:

Responder ou Reencaminhar Mensagens de Correio EletrnicoExistem trs opes distintas para responder a uma mensagem que lhe foi enviada: Responder [Reply]: permite responder apenas ao remetente da mensagem, e no a todos aqueles a quem o remetente enviou a mensagem para alm de si (pode tambm adicionar outros destinatrios, para ter de os incluir manualmente); os anexos originais so excludos da nova mensagem; Responder a Todos [Reply All]: permite responder ao remetente da mensagem e a todos aqueles a quem o remetente enviou a mensagem, quer estejam no campo Para [To], quer estejam no campo CC (pode tambm adicionar outros destinatrios, para ter de os incluir manualmente); os anexos originais so excludos da nova mensagem; Reencaminhar [Foward]: permite reencaminhar a mensagem a outras pessoas, includas manualmente, tal qual esta lhe foi enviada, incluindo os anexos originais (para exclu-los dever faz-lo manualmente antes de enviar a mensagem).Se pretender reencaminhar mais de uma mensagem para os mesmos destinatrios, poder faz-lo usando o CTRL para selecionar as vrias mensagens. Ser ento criada uma nova mensagem com as mensagens selecionadas como anexo.

Estas opes podem ser acedidas de formas diferentes, consoante a vista usada: se tiver a visualizar a mensagem na lista de mensagens ou no painel de leitura, aceder s opes de resposta atravs do separador Base [Home], grupo Responder [Respond]; se tiver a visualizar a mensagem em ecr prprio (aberto atravs do duplo clique do boto esquerdo do rato), aceder s opes de resposta atravs do separador Mensagem [Message], grupo Responder [Respond].

Nota: Por defeito, quando responde ou reenvia uma mensagem, o texto que escrever aparecer na cor azul marinho. Para predefinir o tipo de letra usado nas respostas ou reencaminhamentos dever ver o procedimento descrito na Seco Predefinir o Tipo de Letra das Mensagens presente neste mdulo).

Eliminar Mensagens de Correio EletrnicoPara eliminar uma mensagem, basta selecion-la e depois clicar no boto Eliminar [Delete].Alternativamente, poder o usar o boto direito do rato em cima da respetiva mensagem e escolher a opo Eliminar [Delete]. Imprimir Mensagens de Correio EletrnicoPode imprimir itens individuais, tais como mensagens de correio eletrnico, contactos, itens de calendrio, livros de endereos, listas de contedo das pastas de correio, etc.O procedimento para imprimir qualquer item do Outlook praticamente o mesmo, bastando selecionar esse item e depois aceder ao separador Ficheiro [File], opo Imprimir [Print]. Zona de Definies de ImpressoZona de Pr-Visualizao

Na zona de Definies: Impressora [Printer]: permite-lhe escolher qual a impressora a usar para impresso, caso haja mais de uma impressora instalada; permite-lhe tambm adicionar / instalar uma nova impressora; Opes de Impresso [Print Options]: permite-lhe fazer todas as configuraes da impresso, desde a escolha da impressora, pginas a imprimir, nmero de cpias, estilo de impresso, definio do tamanho e orientao da pgina de impresso, impresso dos anexos da mensagem *, etc.; Definies [Settings]: permite escolher o estilo de impresso pretendido; as opes disponveis dependem do item do Outlook escolhido.

Na zona de Pr-Visualizao: Mini-barra de pginas de impresso: permite ver qual a pgina que est a pr-visualizar, assim como mudar para outra pgina; Boto Tamanho Real [Atual Size): permite-lhe redimensionar a pr-vizualizao para o tamanho atual de impresso (Zoom de 100%); Boto Uma Pgina [One Page): permite-lhe redimensionar a pr-vizualizao para o tamanho original definido para este ecr, sem barra de deslocamento horizontal; Boto Mltiplas Pginas [Multiple Pages): permite-lhe visualizar todas as pginas numa nica janela.

Impresso de anexos das mensagens de correio eletrnicoPara imprimir os anexos de uma mensagem de correio eletrnico basta que, dentro do ecr de impresso, aceda a Opes de impresso (Print Options) e marque a caixa Imprimir ficheiros anexados [Print attached files]:

SinalizadoresAplicar um sinalizador a uma mensagem permite atribuir-lhe uma marca visual que indicar o tipo de seguimento que lhe dever ser dado, permitindo alertar para uma determinada ao a realizar. tambm possvel incluir um lembrete que alerta o utilizador numa hora pr-determinada.As mensagens sinalizadas so marcadas com o sinalizador escolhido e constaro do Painel de Tarefas. Ao passar com o rato em cima do sinalizador ter acesso ao detalhe associado sinalizador, tal como: data de vencimento, tipo de seguimento a dar, e qual o horrio do lembrete.

Tipos de SinalizadoresSinalizadorData de incioData de conclusoLembrete

Hoje [Today]Data atualData atualUma hora antes da hora de fim do dia de trabalho de hoje

Amanh [Tomorrow]Data atual mais um diaData atual mais um diaHora de incio do dia atual mais um dia de trabalho

Esta Semana[This Week]Data atual mais dois dias, mas no depois do ltimo dia de trabalho desta semanaltimo dia de trabalho desta semanaHora de incio do dia atual mais dois dias de trabalho

Semana Seguinte[Next Week]Primeiro dia de trabalho da semana seguinteltimo dia de trabalho da semana seguinteHora de incio do primeiro dia de trabalho da semana seguinte

Sem Data[No Date]Sem dataSem dataNenhuma

Personalizar[Custom]A data atual apresentada, pode no entanto selecionar a data que pretenderA data atual apresentada, pode no entanto selecionar a data que pretenderA data atual apresentada, pode no entanto selecionar a data que pretender

Inserir Sinalizadores e lembretes

Selecione a(s) mensagem(ns) que pretende sinalizar, depois escolha um sinalizador na opo Dar seguimento [Follow Up], no separador Base [Home], no grupo Sinalizadores [Tags]. Alternativamente poder tambm usar o boto direito do rato em cima da(s) mensagem(ns) selecionada(s).

Depois de inserido um sinalizador, poder adicionar um lembrete associado a esse sinalizador. Para tal dever clicar novamente na opo Dar seguimento [Follow Up] e escolher Adicionar Lembrete [Add Reminder].

Remover LembretesPara remover um lembrete associado a um sinalizador, dever aceder ao ecr de adicionar lembrete (separador Base [Home], grupo Sinalizadores [Tags], Dar seguimento [Follow Up], Adicionar Lembrete [Add Reminder]), e nesse ecr desmarcar a opo Lembrete [Reminder].

Marcar como concluda uma mensagem Sinalizada Quando uma tarefa sinalizada for concluda pode d-la como finalizada, bastando faz-lo atravs da opo Marcar Como Concluda [Mark Complete], existente no separador Base [Home], no grupo Sinalizadores [Tags], Dar seguimento [Follow Up].A mensagem de correio eletrnico ser sinalizada da seguinte forma:

Remover Sinalizadores Para remover um sinalizador basta escolher a opo Limpar Sinalizador [Clear Flag], existente no separador Base [Home], no grupo Sinalizadores [Tags], Dar seguimento [Follow Up].Ao remover um sinalizador perde qualquer indicao de que a mensagem foi alguma vez um item pendente.

CategoriasAs categorias ajudam a identificar e a agrupar itens associados no Outlook, uma vez que o utilizador pode assim, facilmente atribua uma categoria (com cor (categoria de cores: cor, que pode ser associada a uma palavra-chave ou expresso, para o ajudar a ordenar, agrupar ou controlar os itens, tais como mensagens, tarefas, contactos ou compromissos.)) a um grupo de itens relacionados,tais como notas, contactos, compromissos e mensagens de correio eletrnico,de forma a ser possvel organiz-los e control-los rapidamente. possvel atribuir mais de uma categoria a um item.As cores das categorias so apresentadas de forma proeminente nas vistas de tabela (tabela: tipo de vista que apresenta uma lista de itens (linhas) e os respectivos atributos (colunas). Esta vista utilizada para mostrar detalhes sobre itens. A vista de tabela o tipo de vista predefinido para a pasta A Receber e Tarefas.) como, por exemplo, na pasta A Receber [Inbox] e dentro de cada item, quando est aberto. Existem vrias categorias previamente criadas, no entanto possvel mudar-lhes o nome e a cor associada, permitindo personaliz-las consoante as necessidades e preferncias do utilizador.

Criar e alterar CategoriasNo separador Base [Home], grupo Sinalizadores [Tags], opo Categorizar [Categorize], escolha Todas as Categorias [All Categories].Nesta janela pode: criar Nova [New]; Mudar o Nome [Rename]; Apagar [Delete]; mudar a Cor [Color]; mudar a Tecla de Atalho [Short Cut].

Atribuir uma Categoria a um Item Para atribuir uma categoria a um item do Outlook basta escolher uma das categorias atravs da opo Categorizar [Categorize], presente no separador Base [Home], grupo Sinalizadores [Tags]. Ou ento clicando com o boto direito do rato em cima do item a marcar, e escolhendo depois a categoria dentro do grupo Categorizar [Categorize].Depois de ter atribudo uma categoria a um item, pode pesquis-lo rapidamente procurando apenas o respetivo rtulo de cor.

Localizar Mensagens de Correio EletrnicoA Pesquisa Instantnea ajuda a localizar rapidamente itens no Outlook, estando o respetivo painel sempre visvel em todas as pastas de mensagens de correio eletrnico, contactos, calendrio e tarefas.

Basta colocar o texto a procurar na caixa de pesquisa e clicar na lupa para que os itens que respeitem o critrio de seleo da pasta selecionada sejam mostrados na lista de itens em baixo.

Separador Procurar [Search] Este separador s visvel quando iniciamos uma pesquisa, para tal basta clicar em cima da caixa de pesquisa.Este separador permite filtrar as mensagens por diferentes critrios, como por exemplo: mensagens com anexos, mensagens por remetente, mensagens com determinado assunto, mensagens por categoria, mensagens de um determinado perodo temporal, etc

Escolher as pastas [folders] onde fazer a pesquisa (a opo Todos os Items do Outlook [All Outlook folders] permite procurar nas mensagens, contactos, compromissos, tarefas, etc. de uma s vez)

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Histrico de PesquisasAs dez pesquisas mais recentes so guardadas e podem ser reutilizadas, usando a opo Pesquisa recente [Recent Searches] presente no separador Procurar [Search]:

Regras e Alertas (Rules and Alerts) O Assistente de regras do Outlook auxilia o utilizador a gerir as mensagens da sua caixa de correio, uma vez que permite definir instrues para executar aes sobre mensagens de correio eletrnico, recebidas e enviadas, baseadas no seu contedo. Por exemplo, possvel criar regras como as seguintes: definir uma notificao (caixa de mensagem ou som) para alertar da receo de mensagens importantes; mover mensagens para uma determinada pasta consoante o remetente; marcar mensagens de um determinado remetente; retardar o envio de mensagens por um perodo de tempo especificado. O Assistente de Regras [Rules Wizard] inclui regras previamente configuradas para situaes frequentes, facilitando assim a sua criao. composto por dois tipos de regras: Continuar Organizado [Stay Organized]: regras que arquivam e a do seguimento a mensagens; por exemplo: pode-se criar uma regra para que todas as mensagens de um remente e com uma certa palavra no Assunto, sejam categorizadas de igual forma, movidas para a mesma pasta e marcadas com um certo sinalizador; Continuar Atualizado [Stay Up to Date]: regras que o notificam de uma certa forma quando receber certo tipo de mensagens; por exemplo: pode-se criar uma regra para enviar automaticamente um alerta para o telemvel quando se receber uma mensagem de um familiar.

Criar Regras a partir de um modelo / templatePara criar uma regra, basta aceder ao Separador Base [Home], grupo Mover [Move], opo Regras [Rules] e depois clicar em Gerir Regras e Alertas [Manage Rules and Alerts]:

1. No separador Regras de Mensagens [Email Rules], clique em Nova Regra [New Rule];2. Dever escolher o modelo no Assistente de Regras [Rules Wizard] e clicar em Seguinte [Next];3. Continuando o assistente, dever agora:a. Passo 1: Selecionar as condies [Step 1: Select Conditions] Marcar as condies pretendidas;b. Passo 2: Editar as definies da regra[Step 2: Edit the rule description] Clique em cada link (texto a azul e sublinhado) para escolher as definies da regra, neste exemplo ter de escolher o(s) remetente(s) [people ou public group], o nvel de importncia [importance], e a pasta para onde mover as mensagens [specified folder];

4. Ao clicar em Seguinte [Next] do ecr anterior passa a outro onde pode selecionar mais Aes Passo 1: Selecionar Ao(es] [Step 1: Select Action(s)], no fim dever fazer Seguinte [Next] (ou concluir se no pretender configurar mais nada);5. No novo ecr pode agora selecionar as excees regra Passo 1: Selecionar Exceo (es] [Step 1: Select Exception(s)], no fim dever fazer Seguinte [Next] (ou concluir se no pretender configurar mais nada) 6. Finalmente dever:a. dar um nome regra b. definir as opes de execuo da regra, podendo optar por fazer com que seja executada para mensagens j recebidas, desde que estejam na pasta A receber [Inbox];c. finalmente clique no boto Finalziar [Finish].

Criar Alertas a partir de um modelo / templatePara criar um alerta, basta aceder ao Separador Base [Home], grupo Mover [Move], opo Regras [Rules] e depois clicar em Gerir Regras e Alertas [Manage Rules and Alerts]:

No separador Regras de Alertas [Alert Rules], clique em Novo Alerta [New Alert], e depois dever seguir o assistente passo a passo, como foi exemplificado anteriormente para a criao das regras.Conversaes: Mensagens AgrupadasA opo Ver como Conversao [Show as Conversations], presente no separador Ver [View], grupo Conversaes [Conversations], permite agrupar todas as mensagens com o mesmo assunto numa nica entrada, facilitando a sua leitura contextualizada. Muitas vezes, como a mensagem mais recente contm as mensagens e respostas anteriores, ajuda a descobrir rapidamente qual o ponto da situao de uma determinada questo, no sendo necessrio ler todas as mensagens.

Ignorar ConversaesTodas as pessoas recebem mensagens sobre tpicos que no lhes interessam. Caso se tenha especializado em fotografia de exterior, por exemplo, poder no se interessar por fotografias de estdio. A opo Ignorar [Ignore] no separador Base [Home], grupo Eliminar [Delete] pode ajud-lo a ignorar este tipo de mensagens. Ao utilizar esta opo, o Outlook passa a mover automaticamente todas as mensagens existentes e futuras de uma conversao para a pasta Itens Eliminados. Dessa forma, as conversaes que no lhe interessam no enchem a pasta A receber [Inbox].

Reduzir o volume das mensagensO Outlook 2010 tem uma funcionalidade que lhe permite limpar uma grande quantidade de mensagens de correio eletrnico sem perder tempo. Imagine que tem muitas mensagens sobre o mesmo assunto numa determinada pasta (trocas de mensagens em que o contedo das mensagens anteriores vo sendo acumuladas), pode usar a opo Limpar [Clean Up], presente no separador Base [Home], que, de uma forma automtica, avalia o contedo de cada mensagem numa conversao e verifica se uma mensagem anterior surge por completo numa das respostas, se sim, ento a mensagem anterior eliminada.Este tipo de funcionalidade poder reduzir drasticamente o espao ocupado em mensagens repetidas numa conversao longa.

Mdulo 3 | Gesto de PastasAlgumas pessoas recebem apenas meia dzia de mensagens de correio eletrnico por dia, no entanto, a maioria das pessoas, principalmente as que pertencem a grupos de contactos, recebem tantas mensagens de correio eletrnico que se torna difcil manter-se a par de tudo. Imagine, por exemplo, que pertence a um grupo de fotografia, de jogos ou de ex-alunos com milhares de membros. Pode receber dezenas de mensagens por dia. Se no tiver tempo para responder a todas de imediato, em pouco tempo ter centenas de mensagens na sua pasta A receber [Inbox]. Organiz-las a todas pode parecer impossvel, por isso que to importante aprender algumas sugestes para de como organizar, gerir e reduzir o volume das suas mensagens de correio eletrnico.Nesta seo vamos ver como criar pastas para organizar as mensagens de correio eletrnico (movendo para l as mensagens) e tambm como automatizar o processo usando regras de mensagens, explicado na seco anterior, e outras funcionalidades teis para a gesto das suas mensagens.

1. Pastas PredefinidasInicialmente, uma conta de correio eletrnico apresenta as seguintes pastas predefinidas: A Receber [Inbox]: guarda todas as mensagens recebidas, exceto se uma mensagem for identificada como correio no solicitado ou se tiverem sido criadas regras que encaminhem as mensagens para outras pastas; Rascunhos [Drafts]: guarda todas as mensagens iniciadas, mas que ainda no foram finalizadas e enviadas, essas mensagens so guardadas nesta pasta automaticamente podendo ser mais tarde alteradas e enviadas; Itens Enviados [Sent Items]: por predefinio, todas as mensagens enviadas so guardadas nesta pasta; Itens Eliminados [Deleted Items]: ao eliminar uma mensagem de qualquer outra pasta (exceto da pasta de e-mails no solicitados [junk e-mail]), esta ser movida para esta pasta onde guardada at ser definitivamente eliminada (manualmente ou passado um determinado nmero de dias); Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-Mail]: guarda todas as mensagens com caractersticas de mensagens no solicitadas que no so bloqueadas pelo filtro de spam; A Enviar [Outbox]: onde so guardadas as mensagens a enviar; esta pasta usada quando enviamos a mensagem, mas esta no pode ainda ser enviada, por exemplos, por no termos ligao internet.Podem ser inicialmente visualizadas outras pastas para alm destas, sempre que uma entidade assim o tenha configurado partida.

1. Criar Pastas Com o decorrer do tempo, vamos ter necessidade de organizar as pastas. Por exemplo, no vamos ter 300 e-mails recebidos todos na mesma pasta A receber [Inbox]. Assim, com a criao de uma pasta (ou vrias) dentro do A receber [Inbox] podemos encaminhar os e-mails correspondentes para essas pastas de forma a organizar por temas as mensagens a guardar.Criar pastas extremamente fcil. Bastando, no separador Pasta [Folder], grupo Novo [New], clicar em Nova Pasta [New Folder]:Escrever o nome da nova pastaEscolher a pasta dentro da qual pretende criar a nova pasta.Nota: se pretender criar uma pasta irm s pastas predefinidas, dever colocar-se em cima da primeira linha, que ser o seu endereo de email.

tambm possvel criar pastas no Painel de Navegao, clicando com o boto direito do rato em cima da pasta onde pretende criara a pasta.

Mudar o nome, Mover e Apagar PastasPara mudar o nome a uma pasta basta clicar com o boto direito do rato em cima da pasta pretendida, escolher a opo Mudar o Nome [Rename] e dar-lhe um novo nome, no fim bastar carregar na tecla Enter. Tenha em ateno que no poder mudar o nome s patas predefinidas.Para apagar uma pasta exatamente o mesmo procedimento, escolhendo a opo Eliminar [Delete].Para mover uma pasta, poder usar tambm o menu de contexto do boto direito do rato, ou pode simplesmente clicar na pasta e, mantendo o boto esquerdo do rato pressionado, arrast-la para a localizao pretendida. Organizar automaticamente as mensagens recebidasSe receber correio eletrnico regularmente de pessoas, grupos ou tpicos especficos, possvel criar uma pasta para cada grupo, pessoa ou tpico e uma regra que mova automaticamente todas as mensagens novas para essa pasta. Dessa forma, se quiser saber rapidamente as novidades do grupo do clube de fotografia, por exemplo, basta ler essas mensagens.

Para tal basta criar regras para gesto das mensagens da sua caixa de correio. Para mais informaes dever consultar a seco Regras e Alertas [Rules and Alerts] do Mdulo 2 (Correio Eletrnico).Correio Eletrnico no Solicitado [Junk E-mail]Infelizmente o uso de correio eletrnico pode trazer alguns inconvenientes ou perigos, tais como o spam, vrus ou phishing. Qualquer pessoa que j utilize correio eletrnico h algum tempo est familiarizada com a quantidade excessiva de mensagens em massa que pode chegar pasta A Receber [Inbox], sendo a maior parte delas mensagens de correio publicitrio no solicitado. O Outlook ajuda a mitigar o problema do correio publicitrio no solicitado (spam) atravs de um Filtro de Correio Eletrnico No Solicitado, que avalia automaticamente cada mensagem com base em vrios fatores, como o seu contedo, estrutura e hora em que foi enviado, e envia as que considera serem de correio publicitrio no solicitado para a pasta de Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-mail].

Pasta de Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-Mail]Como todas as mensagens capturadas pelo filtro so movidas para esta pasta, convm rev-la periodicamente para verificar se no existem mensagens fidedignas que pretende ler, caso isto acontea poder mov-las de volta para a Caixa de Entrada [Inbox] marcando a mensagem como no sendo lixo eletrnico. Para eliminar as mensagens desta pasta, basta usar a funcionalidade de Esvazir a Pasta [Empty Folder], usando o boto direito do rato em cima da pasta.

Definies do Filtro de Correio Eletrnico No SolicitadoEsta funcionalidade no impede que o correio eletrnico no solicitado seja entregue, mas desvia-o para a pasta Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-mail]. Por defeito este filtro est ativado no nvel de proteo Baixo [Low], que permite capturar o spam mais bvio. Se pretender, pode tornar o filtro mais agressivo alterando o nvel de proteo e atualiz-lo periodicamente para proteger contra as tcnicas mais recentes. Para alterar as definies padro do filtro basta que, no separador Base [Home], grupo Eliminar [Delete], opo Correio Eletrnico No Solicitado [Junk] e depois em Opes de Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-mail Options]:Separador Opes [Options]: Sem Filtro Automtico [no Automatic Filtering]: para desativar o filtro, no entanto, o Outlook ainda avalia as mensagens utilizando os nomes de domnio e os endereos da lista de Remetentes Bloqueados [Blocked Senders]; Baixa [Low]:se recebe poucas mensagens de correio eletrnico no solicitado ou pretende filtrar apenas as mensagens mais bvias; Alta [High]: se recebe muitas mensagens de correio eletrnico no solicitado; deve rever periodicamente as mensagens movidas, para evitar perder mensagens legtimas; S Listas Seguras[Safe Lists only]: se s quer receber mensagens enviadas por remetentes da lista de Remetentes Seguros [Safe Senders] ou da lista de Destinatrios Seguros [Safe Recipients].Para alm destas definies, tambm possvel criar listas de endereos de correio eletrnico que complementam a proteo padro do filtro, estas listas tero de ser criadas pelo utilizador ou pelo administrador do sistema: Lista de Remetentes Seguros [Safe Senders]: permite adicionar os endereos de correio eletrnico dos remetentes que considera seguros e que por isso no sero bloqueados pelo filtro; se utilizar uma conta do MS Exchange, todos os nomes e endereos na lista de endereos global (GAL) so automaticamente considerados seguros; pode importar uma lista de endereos previamente guardada; para adicionar rapidamente um remetente a esta lista, poder clicar com o boto direito do rato numa mensagem de email desse remetente e escolher Lixo Eletrnico [Junk] e escolher Adicionar Lista de Remetentes Seguros [Never Block Sender]; Lista de Destinatrios Seguros [Safe Recipients]: se fizer parte de uma lista de correio, poder adicionar aqui o remetente da lista, assim as mensagens enviadas para estes endereos de correio eletrnico ou os nomes de domnio nunca sero tratadas como correio no solicitado, independentemente do respetivo contedo; pode importar uma lista de endereos previamente guardada; Lista de Remetentes Bloqueados [Blocked Senders]: permite adicionar os endereos de correio eletrnico dos remetentes dos quais no pretende receber mensagens, sendo estas bloqueados pelo filtro e movidas na pasta de correio eletrnico no solicitado [junk e-mail]; pode importar uma lista de endereos previamente guardada; para adicionar rapidamente um remetente a esta lista, poder clicar com o boto direito do rato numa mensagem de email desse remetente e escolher Lixo Eletrnico [Junk] e escolher Adicionar Lista de Remetentes Bloqueados [Block Sender]; Internacional [International]: permite bloquear mensagens indesejadas que chegam de outros pases ou regies, poder faz-lo de duas formas: Lista de Domnios Superiores Bloqueados [Blocked Top-Level Domain List]: permite bloquear endereos de correio eletrnico que terminem num determinado domnio superior, por exemplo, ao e selecionar a opo CA [Canad] da lista apresentada, estaria a bloquear mensagens provenientes de endereos de correio eletrnico que terminassem em .ca; Lista de Codificaes Bloqueadas [Blocked Encodings List]: permite bloquear todos os endereos de correio eletrnico na codificao (codificao: mtodo para representar caracteres em HTML ou mensagens de correio electrnico em texto simples, os exemplos incluem US-ASCII, Unicode (UTF-8) e Europa ocidental (ISO). O Outlook selecciona automaticamente uma codificao optimizada para mensagens de correio electrnico a enviar.) de idioma (alfabeto) especificada.

Filtragem de mensagens de phishing O Filtro de Correio Eletrnico No Socilitado tambm avalia automaticamente cada mensagem recebida para descobrir se ela pode ser suspeita, possivelmente fraudulenta ou parte de um ataque de phishing. Phishing um tipo de fraude eletrnica projetada para roubar informaes valiosas particulares. Num phishing (tambm conhecido como phishing scam), enviada uma mensagem eletrnica que, utilizando pretextos falsos, tenta enganar o destinatrio da mensagem e induzi-lo a fornecer informaes privadas como nmeros de cartes de crdito, senhas, dados de contas bancrias, etc., ou a executar ficheiros que permitam o roubo futuro de informaes ou o acesso no autorizado ao sistema da vtima.

>> FAZER!!! Search Folder???????????????????http://email.about.com/od/outlooktips/qt/et_all_mail.htm>> FAZER!!! Arquivar automaticamente mensagens antigas???????????????????

http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/o-que-significam-as-definicoes-de-arquivo-automatico-HA010362337.aspx?CTT=5&origin=HA010354967

Mdulo 4 | Contactos Uma das grandes potencialidades do Outlook so as funcionalidades associadas lista de contactos. Cada contacto pode conter uma enorme variedade de dados pessoais e profissionais sobre cada pessoa com quem estabelece qualquer tipo de comunicao, como por exemplo: nome, vrios endereos de correio eletrnico, vrios endereos postais, vrios nmeros de telefone, data de aniversrio, fotografia / imagem associada, entre outros.

1. Criar ContactosPara criar um contacto, dever estar na vista de Contactos [Contacts]. Depois basta usar o boto Novo Contacto [New Contact] presente no separador Base [Home]:Na janela que surge encontramos uma espcie de formulrio com vrios campos que podem ser preenchidos, no sendo de preenchimento obrigatrio.

Guardar um contacto a partir de um email recebidoQuando receber mensagens de correio eletrnico pode guardar o endereo do remetente ou de outros destinatrios rapidamente, usando o boto direito do rato em cima do endereo a guardar, e depois escolher a opo Adicionar aos Contactos do Outlook [Add to Outlook Contacts]:

Localizar Contactos A localizao e contactos feita de forma semelhante localizao de mensagens de correio eletrnico.

Eliminar ContactosPara eliminar um contacto basta selecion-lo e depois usar o boto Eliminar [Delete] do separador Base [Home], ou ento o boto do lado direito do rato. Imprimir Contactos A impresso de um contacto e ou de uma lista de contactos processa-se de forma semelhante impresso de mensagens de correio eletrnico. Para saber mais sobre este assunto ver a seco Imprimir Mensagens de Correio Eletrnico do Mdulo 2. Grupo de Contactos Um Grupo de Contactos, conhecido nas verses anteriores do Outlook como lista de distribuio, um conjunto de endereos de correio eletrnico ao qual atribudo um nome de grupo e podem assim ser usados como um nico endereo, ou seja, uma mensagem enviada para um Grupo de Contactos vai para todos os destinatrios listados no grupo, no entanto, o remetente da mensagem apenas escreveu o nome do grupo em vez de escrever todos os endereos individuais.Para alm disso, um grupo de contactos serve para organizar os contactos, ajudando na sua organizao e procura.Pode usar grupos de contactos em mensagens, pedidos de tarefa, pedidos de reunio e noutros grupos de contactos (grupos de grupos).

Criar um grupo de ContactosPara criar um grupo de contactos deve clicar na funcionalidade Novo Grupo de Contactos [New Contact Group], no separador Base [Home], grupo Novo [New].Colocar o nome do grupoAdicionar Membros [Add Members]: permite adicionar membros a um grupo usando novos endereos ou usando endereos guardados no Outlook.

Mdulo 5 | O Calendrio O Calendrio o equivalente a uma agenda onde pode marcar as suas atividades como, por exemplo, compromissos, reunies, eventos ou tarefas. O calendrio do Outlook 2010 est totalmente integrado com o correio eletrnico e com os contactos sendo tudo gerido pelo Outlook.Pode usar esta funcionalidade para: Criar compromissos e eventos: pode agendar os compromissos, podendo ser-lhe associado um som ou uma mensagem de alerta a lembrar-lhe certos compromissos, reunies e eventos; Organizar reunies: pode criar uma reunio e selecionar os participantes; encontrar uma data/hora em que todos os convidados esto livres (visualizando as suas disponibilidades); enviar o pedido de reunio por correio eletrnico aos participantes que podero aceitar ou recusar a reunio clicando no respetivo boto, passando a estar agendada no calendrio de cada um caso a aceitem; cada participante pode ainda propor uma data/hora alternativa para a reunio; quem organiza a reunio poder ainda controlar os pedidos aceites, recusados e as novas datas/horas propostas; Ver agendas de grupo: pode criar calendrios que mostrem em simultneo as agendas de um grupo de pessoas (por exemplo: todas as pessoas do departamento) ou dos recursos disponveis (por exemplo: as salas de conferncia do edifico); Visualizao de calendrios: pode visualizar vrios calendrios lado a lado ou sobrepostos (para verificar a existncia de conflitos ou obter um calendrio global com todos os compromissos), por exemplo: manter um calendrio partilhado por outros utilizadores, manter criar um calendrio para os seus compromissos pessoais e outro para os compromissos profissionais; pode tambm copiar ou mover compromissos entre os calendrios apresentados; Hiperligao para calendrios nos sites do Microsoft SharePoint: se tiver acesso a um site do SharePoint, poder ver as listas de eventos desse site no Calendrio do Outlook; pode fazer alteraes na lista no Outlook, mesmo que esteja a trabalhar no modo offline, as alteraes sero automaticamente sincronizadas quando se ligar Internet novamente, para alm disso, pode ver os calendrios do SharePoint lado a lado com outros calendrios pessoais ou partilhados. Enviar calendrios para qualquer pessoa por correio eletrnico: pode enviar o seu calendrio para um destinatrio de correio eletrnico, mantendo o controlo sobre a quantidade de informao que partilhada; a informao do seu calendrio aparece no corpo da mensagem de correio eletrnico como um anexo de Calendrio da Internet que o destinatrio pode abrir no Outlook; Publicar calendrios no Microsoft Office.com: pode publicar calendrios no site do Office Online e controlar quem os v; Subscrever Calendrios da Internet: as subscries do Calendrio da Internet so semelhantes aos Calendrios da Internet, excetuando o facto de o calendrio transferido ser sincronizado regularmente com o Calendrio da Internet e atualizador; Gerir o calendrio de outro utilizador: usando a funcionalidade de Acesso Delegado, uma pessoa pode utilizar a sua prpria cpia do Outlook para gerir facilmente o calendrio de outra pessoa, por exemplo: um assistente administrativo pode gerir o calendrio de um gerente, podendo criar, mover ou apagar compromissos e ainda organizar reunies em nome do gerente.

Calendrio: identifica o intervalo visualizado e do dia de hojeVistas: por dia, semana de Trabalho (5 dias), semana (7 dias), ms, cronograma; definio da escala temporal (intervalo entre horas); calendrios lado a lado ou sobrepostos; cor do separador de calendrioCalendrios disponveis: lista de todos os calendrios associados ao utilizadorVisualizao dos calendrios selecionados (neste caso, est na vista lado a lado)

Visualizao de Vrios Calendrios Poder ter os calendrios que entender, por exemplo, um para questes profissionais e outro para questes pessoais, outra situao que pode acontecer algum partilhar um calendrio consigo, em qualquer dos casos ter a possibilidade de os ver lado a lado (como na imagem anterior) ou um a um (marcar no painel de navegao apenas o calendrio a visualizar).

Visualizao de mais de um dia e menos de uma semanaNo grupo Dispor [Arrange], ao escolher Dia [Day] ser visualizado apenas 1 dia, para se visualizar 2, 3, 4, etc. dias, basta selecionar com o rato os dias pretendidos no calendrio presente na Barra de Tarefas [To-Do Bar], neste caso foram selecionados os dias 19 e 20 de Agosto.

1. Configuraes gerais possvel configurar vrias opes genricas de visualizao de um calendrio que so adotadas por defeito para todos os calendrios visualizados. Estas configuraes so feitas atravs da rea de Backstage, nomeadamente em Ficheiro [File] > Opes [Options] > Calendrio [Calendar].

Nesta rea poder parametrizar, por exemplo: Horrio de Trabalho [Work Time]: definio da hora de incio e fim de trabalho, dias de trabalho, primeiro dia da semana, primeira semana do ano; Opes de Calendrio [Calendar Options]: definio de alertas, adicionar os Feriados [Holidays] de determinados pases / regies, etc.; Opes de Visualizao [Displays Options]: definio da cor do calendrio e do tipo de letra, etc.; Fuso Horrio [Time Zones]: definio do fuso horrio principal e de um segundo fuso horrio, caso necessrio.

Adicionar feriados [Add Holidays]Dentro do grupo opes de Calendrio [Calendar Options], presente na imagem anterior, existe a opo de Adicionar Feriados [Add Holidays] que permite ao utilizador adicionar o conjuntos de todos os feriados dos pases que pretender. Estes sero assim marcados no seu calendrio.Compromissos Os compromissos so atividades agendadas no calendrio que no envolvem o envio de convites a outras pessoas nem a reserva de recursos.

Criar CompromissosPara criar um compromisso, dever estar na vista de calendrio [Calendar]. Depois basta usar o boto Novo Compromisso [New Appointment] presente no separador Base [Home]:

Assunto [Subject]: permite escrever a descrio sumria do compromisso; Local [Location]: permite escrever a localizao (morada, cidades, edifcio, sala, etc.); Data e Hora de Incio [Start Time]: permite definir o dia e hora a que se inicia o compromisso; Data e Hora de Fim [End Time]: permite definir o dia e hora previsto para trmino do compromisso; Dia Completo [All day event]: permite definir a tarefa como sendo de dia completo, em vez de detalhar horas especficas; No separador Compromisso [Appointment], grupo Participantes [Attendees]: Convidar Participantes [Invite Attendees]: permite convidar participantes no compromisso, estas pessoas recebero um email com o compromisso e podero aceitar ou recusar; No separador Compromisso [Appointment], grupo Opes [Options]: Mostar Como [Show As]: permite definir a sua disponibilidade durante o perodo em que decorre o compromisso como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do escritrio ( til para ajudar a verificar disponibilidades na marcao de reunies); Lembrete [Reminder]: permite definir quando ser lanado o alerta (tempo antes do incio do compromisso); Compromisso Peridico [Recurrence]: permite definir a periodicidade / repetio de um compromisso (dirio, semanal, mensal, anual, ou personalizado); No separador Compromisso [Appointment], grupo Sinalizadores [Tags]: Categorizar [Categorize]: permite atribuir uma categoria (para mais informaes ver captulo 2, seco Categorias); Privado [Private]: permite definir um compromisso como privado; Muito Importante [High Importance]: permite definir um compromisso como muito importante; Pouco Importante [Low Importance]: permite definir um compromisso como pouco importante.

Reunies Uma reunio um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos, tais como salas de conferncia.As respostas aos pedidos de reunio so apresentadas na pasta a Receber [Inbox].

Criar ReuniesPara criar uma reunio, dever estar na vista de calendrio [Calendar]. Depois basta usar o boto Nova Reunio [New Meeting] presente no separador Base [Home].

Para [To]: permite convidar participantes para a reunio, estas pessoas recebero um email com a reunio e podero aceitar ou recusar; Assunto [Subject]: permite escrever a descrio sumria da reunio; Local [Location]: permite escrever a localizao (morada, cidades, edifcio, sala, etc.); ao utilizar uma conta do Microsoft Exchange, e se tiverem sido configuradas as salas disponveis, poder visualizar as salas disponveis para a data/hora pretendida e escolher a sala, ficando esta marcada como ocupada; Data e Hora de Incio [Start Time]: permite definir o dia e hora a que se inicia a reunio; Data e Hora de Fim [End Time]: permite definir o dia e hora previsto para trmino da reunio; Dia Completo [All day event]: permite definir a reunio como sendo de dia completo, em vez de detalhar horas especficas; No separador Reunio [Meeting], grupo Ver [Show]: Assistente de Agendamento [Scheduling Assistant], ajuda a encontrar uma data/hora consoante as disponibilidades dos participantes (mostra quando estaro ocupados); a linha vertical verde marca o incio da reunio, e a linha vertical vermelha marca o fim: No separador Reunio [Meeting], grupo Participantes [Attendees]: Livro de endereos [Address Book] e Verificar Nomes [Check Names: permite aceder aos seus contactos e escolher participantes; Opes de Resposta [Response Options]: permite definir se pedido resposta marcao da reunio e se se permite a proposta de uma data alternativa para a reunio; No separador Reunio [Meeting], grupo Opes [Options]: Mostar Como [Show As]: permite definir a sua disponibilidade durante o perodo em que decorre a reunio como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do escritrio ( til para ajudar a verificar disponibilidades na marcao de outras reunies); Lembrete [Reminder]: permite definir quando ser lanado o alerta (tempo antes do incio d a reunio); Compromisso Peridico [Recurrence]: permite definir a periodicidade / repetio de uma reunio (dirio, semanal, mensal, anual, ou personalizado); No separador Reunio [Meeting], grupo Sinalizadores [Tags]: Categorizar [Categorize]: permite atribuir uma categoria (para mais informaes ver captulo 2, seco Categorias); Privado [Private]: permite definir um a reunio como privado; Muito Importante [High Importance]: permite definir um a reunio como muito importante; Pouco Importante [Low Importance]: permite definir um a reunio como pouco importante. Abrir Compromissos / Reunies PeridicosPara abrir uma entrada peridica no calendrio, de modo a poder ver os seus detalhes e alter-la, ter de fazer duplo clique na entrada. Ao faz-lo ver uma mensagem idntica seguinte, que lhe apresenta duas opes:

Abrir esta ocorrncia [Open this occurrence]: permite visualizar ou alterar uma ocorrncia e no toda a srie, por exemplo, num dia especfico poder alterar a hora para meia hora mais tarde, sem alterar a hora habitual; Abrir a srie [Open the series]: permite visualizar ou alterar toda a srie (para todos os dias), para tal ter de clicar em Compromisso Peridico [Recurrence] dentro da janela do compromisso / reunio.

Ao trabalhar com itens peridicos, tenha ateno aos seguintes aspetos: no elimine uma entrada peridica, em vez disso altere a data / hora "Termina em", para no perder os registos anteriores; poder ter de criar vrias entradas de calendrio peridicas para conseguir agendar o que no funco uma nica atividade, por exemplo, se pretender configurar um evento de dia de pagamento que ocorra no dia 15 e no ltimo dia de cada ms, ter de configurar dois eventos peridicos em vez de um (porque h meses que terminam em 31 e Fevereiro que termina a 28/29). Responder a um convite de Compromissos/ ReunioOs convites que so enviados a partir de compromissos ou de reunies so, partida, recebidos pelos destinatrios (participantes) na pasta A receber [Inbox], desde que no tenham sido criadas regras de organizao de mensagens de correio eletrnico. Para responder a um item destes ter necessariamente que abrir a mensagem recebida onde encontrar as seguintes opes:

Atravs dos botes da imagem anterior poder: Aceitar [Accept], Tentativa [Tentative], Recusar [Decline], ou Propor Nova Data [Propose New Time], Responder [Respond].

Partilhar Calendrios por correio eletrnicoOs calendrios partilhados por correio eletrnico chegam ao destinatrio como anexos de mensagens de correio eletrnico, com a imagem do Calendrio no corpo da mensagem. Antes de ser enviado, essa imagem do corpo da mensagem pode ser editada, podendo, por exemplo, alterar os tipos de letra ou realar dias e/ ou compromissos.Para enviar um calendrio por correio eletrnico basta que se sigam os seguintes passos:1. No separador Base [Home], grupo Partilhar [Share Calendar], clique em Calendrio de Correio Eletrnico [E-mail Calendar]:

2. Na caixa que surge escolha as opes pretendidas, o calendrio a enviar [Calendar], o perodo de tempo [Data Range] e o tipo de detalhe [Detail], depois clique em OK.3. Ser ento criada uma mensagem de correio eletrnico com o calendrio em anexo e tambm um a imagem do calendrio no corpo da mensagem. O utilizador dever terminar mensagem (escolher os destinatrios e escrever o que necessitar no corpo da mensagem) e envi-la.

O destinatrio que receba o Calendrio por correio eletrnico ter de abrir a mensagem recebida e se pretender adicionar ao Outlook ter de clicar em:

O calendrio ser guardado junto dos outros calendrios do Outlook, dentro da pasta Outros Calendrios [Other Calendars] e poder ser ento visualizado juntamente com os restantes calendrios do destinatrio usando o modo lado a lado ou modo de sobreposio de calendrios, permitindo desta forma compar-los entre si.

Imprimir Items do CalendrioA impresso de um compromisso / reunio ou de uma lista de compromissos / reunies processa-se de forma semelhante impresso de mensagens de correio eletrnico. Para saber mais sobre este assunto ver a seco Imprimir Mensagens de Correio Eletrnico do Mdulo 2.

Eliminar Items do calendrioPara eliminar um item do calendrio, selecione o que pretende eliminar e depois clique no boto no boto Eliminar [Delete] presente no friso, ou ento, com o boto do lado direito do rato selecione a opo Eliminar [Delete].

Apagar CalendriosPara eliminar calendrios basta que clique com o boto direito do rato em cima do calendrio a eliminar e escolha a opo Apagar Calendrio [Delete Calendar].Mdulo 6 | Tarefas (Tasks) Muitas pessoas mantm uma lista de coisas a fazer, escritas num papel, numa folha de clculo ou utilizando uma combinao de mtodos em papel e eletrnicos que por vezes se tornam difceis de gerir.O Outlook permite criar e gerir tarefas, podendo configurar lembretes, enviar uma tarefa via correio eletrnico a um contacto, assign-la a um a pessoa, controlar o seu progresso de execuo, etc.

Lista de tarefa: visualizao de todas as tarefas, com ou sem filtro de pesquisaPainel de Leitura [Reading Pane]: onde exibido o contedo da tarefa selecionada

Barra de tarefas (To-Do-Bar]: onde so exibidas as tarefas atuaisVistas: para visualizao das tarefas segundo um certo critrio, deve-se usar esta barra de ferramentas, em especial a opo Mudar Vista [Change View] e as opes do grupo Disposio [Arrangement]

1. Criar Tarefas (Task) A criao de uma tarefa muito semelhante criao de um compromisso no calendrio. Para tal dever estar na vista de Tarefas [Task]. Depois basta usar o boto Nova Tarefa [New Task] presente no separador Base [Home]:

Assunto [Subject]: permite escrever a descrio sumria da tarefa; Data e Hora de Incio [Start Time]: permite definir o dia e hora a que se inicia a tarefa; Data e Hora de Fim [End Time]: permite definir o dia e hora previsto para trmino da tarefa; Estado [Status]: permite controlar o progresso da execuo da tarefa (este campo est dependente do campo % de Concluso [% Complete] a alterao de um, gera automaticamente alterao do outro); Prioridade [Priority]: permite definir qual a importncia de uma tarefa; % de Concluso [% Complete]: permite controlar o progresso da execuo da tarefa (este campo est dependente do campo Estado [Status] a alterao de um, gera automaticamente alterao do outro); Lembrete [Reminder]: permite definir quando ser lanado o alerta (tempo antes do incio da tarefa); No separador Tarefas [Task], grupo Gerir Tarefas [Manage Task]: Marcar como Completa [Mark Complete]: permite marcar a tarefas como estando concluda; Atribuir Tarefas [Assign Task]: permite atribuir a tarefa a algum, enviando-a por correio eletrnico; Enviar relatrio de Estato [Send Status Report]: permite enviar uma mensagem com um relatrio de informaes a cerca do estado da tarefa; No separador Tarefas [Task], grupo Opes [Recurrence]: Compromisso Peridico [Recurrence]: permite definir a periodicidade / repetio de uma tarefa (dirio, semanal, mensal, anual, ou personalizado); No separador Tarefas [Task], grupo Sinalizadores [Tags]: Categorizar [Categorize]: permite atribuir uma categoria tarefa (para mais informaes ver captulo 2, seco Categorias); Dar seguimento [Follow up]: permite atribuir um sinalizador a uma tarefa (para mais informaes ver captulo 2, seco Sinalizadores); Privado [Private]: permite definir uma tarefa como privada; Muito Importante [High Importance]: permite definir uma tarefa como muito importante; Pouco Importante [Low Importance]: permite definir uma tarefa como pouco importante.Criar Tarefa a partir de um item do OutlookPoder transformar numa tarefa qualquer item do Outlook, mensagem, contacto, item do calendrio ou uma nota. Para tal, bastar que clique nesse item e o arraste para a parte inferior da Barra de Tarefas Fazer [To-Do bar]:

Se o fizer para uma mensagem de correio eletrnico, esta ser marcada com um Sinalizador [Follow Up]. Para mais informaes sobre deste assunto ver a seco Sinalizadores do Mdulo 2.

Responder a um envio de TarefaAs tarefas que so atribudas a algum, so recebidas pelo destinatrio. Para responder a um item destes ter necessariamente que abrir a mensagem recebida e aceitar ou recusar a tarefa.

Marcar uma Tarefa como concluda Abra a tarefa que pretende marcar como concluda, e, na caixa % de Concluso [% Complete] introduza 100%, ou ento, na caixa Estado Status] coloque Concluda [Completed].

Eliminar Tarefas Para eliminar uma tarefa, selecione o que pretende eliminar e depois clique no boto no boto Eliminar [Delete] presente no friso, ou ento, com o boto do lado direito do rato selecione a opo Eliminar [Delete]. Imprimir TarefasA impresso de uma tarefa ou de uma lista de tarefas processa-se de forma semelhante impresso de mensagens de correio eletrnico. Para saber mais sobre este assunto ver a seco Imprimir Mensagens de Correio Eletrnico do Mdulo 2.

Mdulo 7 | Notas (Notes) As Notas do Outlook so o equivalente eletrnico das notas de papel aderente. Utilize-as para apontar assuntos, ideias, lembretes, em suma, tudo o que tem por hbito anotar em blocos-notas.

Pode tambm visualizar as notas no Painel de Navegao logo por baixo de tarefas [Tasks], mas para tal ter de aumentar essa zona clicando e arrastando a barra que separa essa zona, da zona de pasta (em cima), exemplificando:

1. Criar NotasPara criar uma nota, basta estar na vista de notas [notes] e depois clicar no boto Nova Nota [New Note] presente no separador Base [Home]:

Escreva o texto da nota e, para a fechar, clique no cone no canto superior direito da janela da Nota.Pode deixar a nota aberta enquanto trabalha e arrast-la para qualquer localizao no ecr para uma visualizao mais fcil. Para copiar uma nota para o ambiente de trabalho, arraste a mesma da pasta Notas para a localizao pretendida.Quando no est selecionada o Outlook mostra apenas as primeiras palavras da nota. Formatar Notas As notas podem ter vrias cores, cada uma relacionada com um determinado assunto ou importncia. Para formatar uma nota, clique com o boto do lado direito do rato em cima da nota que pretende alterar, escolha a opo Categorizar [Categorize], e selecione a cor pretendida.

Opes PrdefinidasAquando da criao e uma nota, esta criada com uma cor, tamanho e tipo de letra pr-definidos.Se pretender, pode alterar estas formataes por defeito em: Ficheiro [File] > Opes [Options] > Notas e Dirio [Notes and Journal]. Nesta opo pode ento alterar a cor na opo Cor Predefinido [Default Color]. Alterar o tamanho da nota em Tamanho Predefinido [Default Size], e o tipo de letra em Tipo de Letra [Font].

Eliminar Notas Para eliminar uma nota, selecione o que pretende eliminar e depois clique no boto no boto Eliminar [Delete] presente no friso, ou ento, com o boto do lado direito do rato selecione a opo Eliminar [Delete].

Imprimir NotasA impresso de uma nota ou de uma lista de notas processa-se de forma semelhante impresso de mensagens de correio eletrnico. Para saber mais sobre este assunto ver a seco Imprimir Mensagens de Correio Eletrnico do Mdulo 2.

Mdulo 9 | Importar e Exportar DadosO Assistente de Importao e Exportao [Import and Export Wizard] a forma mais fcil para migrar mensagens, contactos, itens de calendrio, tarefas e notas do Outlook entre computadores e programas, ou para restaurar uma cpia de segurana dos seus dados do Outlook.

1. Importar itens do Outlook de um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst)Para abrir o Assistente de Importao e Exportao [Import and Export Wizard] dever clicar em Ficheiro [File] > Abrir [Open] > Importar [Import].

1. Escolha a opo Importar de outro programa ou ficheiro [Import from another program or file], e clique em Seguinte [Next];2. Escolha o tipo ficheiro que deseja importar e clique em Seguinte [Next];3. Escolha o ficheiro a importar em Procurar [Find]; a seguir defina as Opes [Options] de importao (aconselhvel usar: No importar duplicados [Do not import duplicates]), clicar em Seguinte [Next];4. Se tiver sido atribuda uma palavra-passe ao ficheiro de dados a importar, ser-lhe- solicitado que a introduza. Em seguida, clique em OK;5. Defina as opes para importar os vrios itens (mensagens de correio eletrnico, contactos, compromissos, reunies, tarefas e notas) e clique em Concluir [Finish];

Exportar informao para outro programa As informaes do Outlook podem ser exportadas para um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst), permitindo a transferncia de itens para outro computador ou criar uma cpia de segurana. Ao exportar os dados, as propriedades das pastas, tais como as permisses e as vistas, no so mantidas. Apenas o contedo exportado.Abra o Assistente de Importao e Exportao [Import and Export Wizard] atravs do seguinte caminho: Ficheiro [File] > Opes [Options] > Avanadas [Advanced] > Exportar [Export]:

1. Escolha a opo Export para um ficheiro [Export to a file], e clique em Seguinte [Next];2. Escolha o tipo de ficheiro que pretende gerar (depende do programa onde depois ir importar este dados) e clique em Seguinte [Next];3. Selecione a conta (uma pasta de nvel superior) que pretende exportar; esta opo permite exportar todo o correio, calendrios, contactos, tarefas e notas disponveis na conta selecionada (s pode ser exportada um conta de cada vez); verifique que a caixa de verificao Incluir Subpastas [Include Subfolders] est selecionada, depois clique em Seguinte [Next];4. Clique em Procurar [Find] para selecionar o local onde guardar o ficheiro gerado e definir o seu nome, em seguida clique em OK, e depois em Concluir [Finish].

A exportao inicia-se imediatamente. Para exportar items de outras contas, dever repetir o processo para cada uma das contas.

Mdulo 10 | Gerir Itens de Outra PessoaDa mesma forma que pode ter um assistente que o ajude a gerir a correspondncia impressa que recebe, o Outlook oferece funes semelhantes permitindo que outra pessoa tenha acesso sua conta de correio eletrnico. Existem duas formas de trabalhar com as pastas do Outlook de outra pessoa: a Partilha de Pastas e o Acesso Delegado. Partilha de Pastas: permite a uma pessoa aceder a pastas da outra, por exemplo, enquanto estiver de frias; contudo, no inclui permisses para agir em nome de outra pessoa, como por exemplo, uma pessoa que possa aceder s pastas no pode responder a mensagens de correio eletrnico nem responder a pedidos de reunio por outra pessoa; Acesso Delegado [Delegate Access]: uma funcionalidade que permite que uma pessoa aja em nome de outra, por exemplo uma funcionalidade usada habitualmente por um gestor e pelo seu assistente, em que o assistente pode ser responsvel pela manuteno da agenda do gestor, incluindo a criao e resposta a pedidos de reunio, assim como monitorizar a sua pasta A Receber [Inbox].

Nota: Ocultar tudoesta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange; Muitas contas de correio eletrnico pessoais e domsticas utilizam um tipo de conta diferente, tal como POP3 (POP3: protocolo comum utilizado para obter mensagens de correio electrnico a partir de um servidor de correio electrnico da Internet.) ou IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): ao contrrio dos protocolos de correio electrnico da Internet, tais como o POP3, que fornece apenas uma pasta A Receber de servidor, o IMAP permite a criao de mltiplas pastas de servidor para guardar e organizar mensagens que podem ser acedidas a partir de vrios computadores.), incluindo o Windows Live Hotmail ou o Google Gmail. Essas contas no permitem o uso desta funcionalidade.

1. Partilha de pastas e CalendrioAs vrias pastas de correio eletrnico do Outlook podem ser partilhadas com outros utilizadores, para tal, basta que se definam permisses de acesso a esse(s) utilizador(es).Esta funcionalidade est disponvel no separador Pasta [Folder], opo Permisses da Pasta [Folder Permissions] ou ento, clicando com o boto direito do rato em cima da pasta a dar permisses, escolher a opo Propriedades [Properties] e na janela que aberta escolher Permisses [Permissions].Para se partilhar o calendrio, dever-se- estar na vista de calendrio [Calendar] e depois no separador Home [Base] escolher a opo Partilha de Calendrio [Share Calendar].

Acesso Delegado [Delegate Access]Para alm de simplesmente partilhar pastas do Outlook, esta funcionalidade permite conceder permisses adicionais, tais como, permitir que um delegado possa criar mensagens de correio eletrnico ou responder a pedidos de reunio em seu nome. a pessoa que concede permisso de acesso sua conta que determina o nvel de acesso que o delegado ter, por exemplo, pode dar uma permisso para ler itens nas pastas ou ento pode dar permisso para ler, criar, modificar e eliminar itens. O delegado tambm pode organizar reunies e responder a pedidos de reunio e pedidos de tarefa enviados. Por predefinio, se se conceder a algum o acesso s suas pastas, essa pessoa ter acesso aos itens existentes nas pastas, exceto os itens marcados como privados (para estes itens dever conceder permisses adicionais).

Nota: o utilizador e o seu delegado tm de usar a mesma verso do Outlook.

Para se usar esta funcionalidade necessrio fazer algumas configuraes, quer por parte de quem d acesso conta de correio eletrnico (ver seco: Gestor Dar Acesso Delegado), quer por parte de quem recebe permisses de acesso (ver seco: Delegado Adicionar Itens do Gestor Conta pessoal).

Gestor Dar ACesso DelegadoA. Para dar acesso delegado: clique no separador Ficheiro [File], opo Informaes [Info], opo Definies de Conta [Account Settings], opo Acesso Delegado [Delegate Access]:Escreva o nome do delegado ou procure-o na Lista de Endereos Global do Exchange, clique em Adicionar [Add] e depois em OK.

As permisses so dadas na caixa de dilogo anterior individualmente para cada item do Outlook, podendo no ser dada nenhuma permisso, ou ento um dos seguintes nveis de permisso: Revisor: esta permisso permite ao delegado ler os itens na pasta do gestor; Autor: esta permisso permite ao delegado ler e criar itens, bem como alterar e eliminar itens que tenha criado; por exemplo: pode criar pedidos de tarefa e pedidos de reunio diretamente na pasta de tarefas ou de calendrio do gestor e, em seguida, enviar o item em nome do gestor; Editor: esta permisso permite ao delegado fazer tudo o que um Autor tem permisso para fazer e, adicionalmente, pode tambm alterar e eliminar os itens que o gestor criou.Se o delegado tiver permisso de autor ou de editor, poder enviar itens em nome do gestor. Os itens enviados sero identificados com o nome do gestor (que surge na caixa Enviado Em Nome De [Sent On Behalt Of] e com o nome do delegado ( que surge delegado na caixa De [From]).A qualquer momento o gestor pode alterar as permisses do acesso delegado.

B. O gestor dever ainda tornar a sua conta numa conta visvel, clicando com o boto direito do rato em cima da conta, no painel de navegao, e escolhendo a opo Permisses da Pasta [Folder Permis-sions]. Na caixa de dilogo, para Nome [Name] deve ativar a opo Pasta Visvel [Folder Visible].

Delegado Adicionar Itens do Gestor Conta pessoalDepois de ter sido dado o acesso por parte do gestor, o delegado ter de alterar a sua conta de correio eletrnico da seguinte forma: clique no separador Ficheiro [File], opo Informaes [Info], opo Definies de Conta [Account Settings], opo Definies de Conta [Account Settings]:

Gestor: manter os Itens do Outlook como privadosQuando pretende que mais ningum possa ver um item do calendrio ou das tarefas, dever marc-lo como privado. Assim, as pessoas que tenham direitos de acesso delegado no podem ver os detalhes desse item.Para tal dever abrir o item e no friso, grupo Sinalizadores [Tags], dever escolher a opo Privado [Private]:

Esta opo no lhe permite marcar uma nica ocorrncia de um item peridico, ter sempre de marcar toda a srie como privada.Para remover a marca de privacidade, basta voltar a clicar na opo Privado [Private].

Delegado: gerir os Itens de Outlook do GestorCriar ou responder a Mensagens em nome do gestorO processo de criao de uma mensagem de correio eletrnico em nome do gestor semelhante ao da criao e uma mensagem sua. A diferena que o destinatrio saber qual o remetente da mensagem e quem a enviou (endereo do delegado). Quando cria ou responde a mensagens do gestor, deve ter em ateno a duas coisas: campo De [From]: ter de escolher o remetente da mensagem, por defeito constar o seu endereo; a primeira vez que escrever uma mensagem em nome de outrem, ter de adicion-lo atravs da opo Outro Endereo de Correio Eletrnico [Other E-mail Address], das vezes seguintes constar das lista pendente:

Caso no este campo na mensagem, dever coloc-lo atravs do separador Opes [Options], grupo Mostrar Campos [Show Fields], opo De [From].

Assinatura: por defeito, o Outlook ir colocar a sua assinatura, para alterar para a assinatura do gestor dever primeiro cri-la na sua caixa de correio e, a cada mensagem que envia da parte do gestor, dever alterar a assinatura atravs da opo Assinatura [Signature] presente no separador Mensagem [Message]:Criar pedidos de reunio em Nome do Gestorhttp://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/gerir-o-correio-e-itens-de-calendario-de-outra-pessoa-HA010075092.aspx?CTT=1#BM8>>>>>>FAZER

reponder a Pedidos de Reunio para o gestor>>>>>>FAZER

Guardar os itens enviados na pasta Itens Enviados [Sent Items] do gestor>>>>>>FAZER

Alterar a Localizao dos Items Movidos>>>>>>FAZER

gerir Alertas de mensagens recebidas1. Criar alertas de emails recebidos para alm dos emails recebidos na pasta Inboxhttp://www.howto-outlook.com/howto/newmailalert.htm#allfoldersrule

>>>FAZER

Bibliografia

rea de Suporte do Microsoft Office:http://office.microsoft.com/pt-pt/support/suporte-FX104018798.aspx?redir=0

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