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MANUALDE MELHORESPRÁTICAS DESEGURIDADE

2ª Edição

Comissão Técnica Nacional de Seguridade

junho/2016

APRESENTAÇÃO .................................................................................................. 5

INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 7

ADESÃO DO PARTICIPANTE AO PLANO DE BENEFÍCIOS ................. 9

CADASTRO ........................................................................................................... 15

ARRECADAÇÃO .................................................................................................. 17

CONCESSÃO E MANUTENÇÃO DE BENEFÍCIO ................................... 19

ATUÁRIA ............................................................................................................... 23

DESLIGAMENTO ................................................................................................ 27

RELACIONAMENTO COM O PARTICIPANTE E ASSISTIDO ........... 31

RELACIONAMENTO COM PATROCINADORES E INSTITUIDORES ... 37

CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................. 39

COMISSÃO TÉCNICA NACIONAL DE SEGURIDADE .......................... 40

SUMÁRIO

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APRESENTAÇÃO

Apresentamos às Entidades Fechadas de Previdência Complemen-tar (EFPC), aos profissionais vinculados à área de Seguridade e aos demais interessados o Manual de Melhores Práticas de Seguridade.

O Manual permite macrovisualização dos processos de trabalho, envolvendo as etapas que se apresentam desde a vinculação ini-cial do Participante ao plano de benefícios, com a sua inscrição, a manutenção dos seus dados para o acompanhamento dos resul-tados futuros, até obter os benefícios ou institutos.

Neste sentido, esse Manual objetiva apresentar recomendações e orientações sobre as principais atividades relativas à área.

Sem a pretensão de esgotar o assunto, este instrumento está alinhado com a legislação e normativos expedidos pelos órgãos governamentais de regulação e fiscalização, visando orientar o correto procedimento e colaborar no controle dos riscos inerentes à gestão dos planos de benefícios. Aplica-se este Manual também aos planos instituídos.

A primeira versão deste Manual de Melhores Práticas de Segu-ridade foi publicada em outubro de 2012. Para o seu aperfeiçoa-mento e inclusão da legislação de referência, foi objeto de revisão em junho de 2016.

CTNS – COMISSÃO TÉCNICA NACIONAL DE SEGURIDADE

ABRAPP – ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DAS ENTIDADES FECHADAS DE PREVIDÊNCIA COMPLEMENTAR

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Os processos de trabalho que envolvem a área de seguridade exi-gem atenção e cuidado, de forma a evitar erros e deficiências no fornecimento de documentos, informações, divulgação e comuni-cação aos Participantes e Assistidos.

O regulamento do plano de benefícios é o contrato de adesão que rege a relação que se estabelece entre a Entidade, como adminis-tradora, e o Participante, como pessoa física com vínculo empre-gatício com o Patrocinador ou associativo com o Instituidor.

Referências normativas:

• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 - Arts. 6º, 7º, 8º, 12, 31 e 68;• Resolução CGPC 8, de 19/02/2004;• Resolução CGPC 12, de 17/09/2002, alterada pelas Resoluções 03/2003,

11/2014, 20/2006, 29/2009 e 18/2015 (Plano de Instituidor);• Resolução CGPC 14, de 01/10/2004 (Cadastro Nacional de Plano de Be-

nefícios - CNPB);• Resolução CGPC 16, de 22/11/2005.

As principais etapas para a efetivação da inscrição do Participan-te, sua manutenção no plano, o atingimento do objetivo em obter o benefício contratado ou a opção por um dos institutos, e ainda, o acompanhamento das informações para a gestão administrativa e atuarial do plano de benefícios serão apresentadas nesse Manual.

INTRODUÇÃO

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ADESÃO DO PARTICIPANTE AO PLANO DE BENEFÍCIOSNecessário estabelecer processo de comunicação estruturado com a área de recursos humanos dos patrocinadores, visando:

disponibilizar aos novos contratados informações consisten-tes sobre a entidade e o plano de benefícios, para sua decisão pela adesão;

executar ações periódicas para demonstrar aos empregados que não se inscreveram no momento da contratação no Patrocina-dor, as vantagens de aderirem ao plano;

ser informado da alteração da condição do empregado/Partici-pante perante o empregador, como transferência, redução da re-muneração, suspensão e/ou interrupção do contrato de trabalho e demissão.

Referências normativas:• Lei Complementar 109, de 29/05/2001- Arts. 14 e 15;• Resolução CGPC 6, de 30/10/2003;• Instrução SPC 5, de 09/12/2003.

Considerando que o oferecimento do plano de benefícios a todos os empregados do Patrocinador é uma exigência legal, pode-se de-senvolver uma declaração expressa de que o empregado tomou co-nhecimento das regras e dos benefícios previstos no plano ofere-cido pela empresa e que, naquele momento, não teve interesse em aderir. Caso o Participante expresse desejo em aderir, deverão ser disponibilizados os documentos legais sobre o plano e a entidade.

Referências normativas:• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 - Arts. 10 e 16;• Decreto 4.942, de 30/12/2003 - Arts. 65, 66, 72 e 86.

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ADESÃO DO PARTICIPANTE AO PLANO DE BENEFÍCIOS

O requerimento de inscrição deve conter dados pessoais necessá-rios à correta manutenção do cadastro. Os dados cadastrais mais importantes são: nome, endereço, telefone, e-mail, matrícula no Patrocinador, data de admissão, sexo, data de nascimento, estado civil, nacionalidade, naturalidade, CPF, grau de instrução, se tra-balha em área de risco, filiação, relação de dependentes/beneficiá-rios (grau de parentesco, datas de nascimento, sexo e se inválidos), tempo de serviço anterior ao do Patrocinador, percentual de con-tribuição (planos de contribuição variável – CV / planos de contri-buição definida – CD), declaração se pessoa politicamente exposta e termo de opção pelo regime de tributação (planos CV/CD).

A declaração de pessoa politicamente exposta tem por objetivo atender a norma do órgão fiscalizador, em consonância com a legislação que visa coibir crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores;

Referências normativas:• Lei 9.613, de 03/03/1998;• Instrução Previc 18, de 24/12/2014.

Desde 2005, os Participantes dos planos constituídos na mo-dalidade de contribuição variável (CV) ou contribuição definida (CD) têm uma nova opção de tributação do imposto de renda. Na tabela regressiva, a alíquota do imposto de renda depende do tempo que o Participante esteve acumulando contribuições no plano, sendo que quanto maior o tempo menor será a alíquota. A outra regra é a antiga tabela progressiva, na qual o que define a alíquota do imposto serão as faixas de renda vigentes na tabela do IR no momento da incidência do imposto. A opção de tributa-ção deve ser realizada pelo Participante até o último dia útil do mês seguinte ao da inscrição, sendo irrevogável e irretratável.

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TABELA REGRESSIVA

No regime regressivo, a alíquota do Imposto de Renda a ser apli-cada sobre o valor do benefício ou do resgate depende do tempo em que o Participante estiver acumulando contribuições no Plano. Quanto mais tempo de acumulação, menos Imposto de Renda o Participante paga. Confira na tabela:

Prazo de acumulação de cada contribuição Alíquota de IR

Inferior ou igual a 2 anos 35%

Superior a 2 anos e inferior ou igual a 4 anos 30%




Em caso de invalidez ou morte, o Participante que optar pela ta-bela regressiva ficará sujeito à incidência de imposto de renda na fonte, conforme a tabela abaixo, que considera o tempo de acumu-lação dos recursos:

Prazo de acumulação de cada contribuição Alíquota de IR

Inferior ou igual a 6 anos 25%



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TABELA PROGRESSIVA

No regime progressivo, o que define a alíquota do Imposto é o valor do benefício de renda mensal. Se a opção do Participante for por resgatar o saldo em parcela única (Instituto do Resgate) será tributado na fonte 15% do valor, a título de antecipação do Imposto de Renda. O acerto deverá ser feito na Declaração de Ajuste Anual.

Caso o Participante não manifeste sua opção, será presumida automaticamente a opção pelo Regime Progressivo. As faixas e alíquotas respeitarão a tabela vigente do IR no momento da inci-dência do Imposto de Renda. Para conhecer a tabela progressiva vigente consulte o site da Secretaria da Receita Federal do Brasil (www.receita.fazenda.gov.br)


• Lei nº 11.053, de 29/12/2004;• Lei nº 11.196, de 21/11/2005 - Arts. 91 a 95;• Instrução Normativa Conjunta SRF/SPC/SUSEP 524, de 11/03/2005;• Instrução Normativa SRF 588, de 21/12/2005.

Convêm que seja demonstrado aos Participantes que suas con-tribuições para o plano de benefícios, até o limite de 12% da sua renda bruta anual, poderão ser deduzidas da base de cálculo do imposto de renda. Estes valores são ajustados na Declaração de Ajuste Anual feita pelo Participante.

Referência normativa:• Lei 9.532, de 10/11/1997 - Art. 11º.

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A Entidade deve esclarecer ao Participante como se compõe o seu salário de participação, a base de incidência do recolhimento das contribuições ao plano, bem como, a base de cálculo e simulação dos benefícios futuros, quando for o caso, informando através dos meios disponíveis sobre: saldo de conta do Participante, preserva-ção do salário de participação, e, contribuições adicionais progra-madas e esporádicas.

Na hipótese de perda parcial do salário de participação é recomen-dável a orientação ao Participante sobre a possibilidade de mantê-lo.

Deve-se observar a determinação legal de que a todo pretendente deve ser disponibilizado e a todo Participante entregue, quando da sua inscrição no plano, o certificado de Participante, cópia do regulamento do plano de benefícios e material explicativo.

Referências Normativas:

• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 – Art.10º;• Resolução CGPC 23, de 06/12/2006 – Art. 2º.

Recomenda-se disponibilizar simuladores de benefícios utilizando linguagem de fácil entendimento, possibilitando a realização de planejamento previdenciário, a fim de auxiliar a educação previ-denciária dos Participantes e proporcionar novas adesões.

Recomenda-se a promoção de uma agenda de encontros nas ins-talações do Patrocinador, de forma que visitas presenciais divul-guem a Entidade e o plano de benefícios junto aos Participantes potenciais, criando oportunidades para suas adesões. Nesse sen-tido é interessante avaliar os resultados estimados de novas ade-sões versus metas alcançadas.

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FLUXO DA ADESÃO

Pretendente solicita adesão

ao Plano

Entidade fornece

formulários

Pretendente apresenta

documentos comprobatórios

Entidade processa adesão

e entrega Certificado,

Regulamento e Material Explicativo

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A área de Seguridade deve acompanhar com rigor a consistência da base cadastral. A qualidade das informações cadastrais é essencial na administração dos planos de benefícios e nas avaliações atuariais.


• Instrução SPC 24, de 05/06/2008;

• Instrução Previc 23, de 26/06/2015 – inciso IV, Art. 8º.

A adoção de sistemas de informação adequados e confiáveis no gerenciamento e controle do cadastro dos Participantes e Assisti-dos é fundamental, de forma a assegurar a qualidade, a segurança e a agilidade desses processos.

Referência normativa:

• Resolução CGPC 13, de 01/10/2004.

A Entidade deve manter os cadastros sempre atualizados. Assim, a adoção de medidas de conscientização e cobrança dos envolvidos, sempre documentadas, é importante.

O cadastro deve manter informações sobre a situação do Partici-pante relativamente à condição de politicamente exposto ou não, conforme declarado no ato de sua inscrição ou recadastramento.

Nos planos CD/CV, o sistema de cadastro deve contemplar a infor-mação sobre a opção do Participante pelo regime de tributação, tendo em vista a necessidade de controlar o tempo de acumulação das contribuições para fins de incidência da alíquota do imposto de renda no pagamento do benefício ou do instituto do resgate, caso tenha optado pelo regime de tributação regressivo. Essa informação também é necessária para comunicação à Receita Federal.

CADASTRO

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cadastro


• Instrução Normativa SRF 673, de 01/09/2006.

A Entidade deve manter estreito contato com os Patrocinadores ou Instituidores, de forma a se manter atualizada a respeito das alterações cadastrais de seus empregados ou associados.

Campanhas de recadastramento dos Participantes e Assistidos de-vem ser desenvolvidas periodicamente e, se necessário, estabele-cido convênio com entidades que prestam o serviço.

Programar procedimentos de ajustes no processo para tratamen-to de inconsistências cadastrais identificadas, como acompanha-mento mensal e verificações junto ao Patrocinador ou Instituidor.

Promover a integração do sistema de cadastro com as demais áre-as relacionadas na Entidade é medida salutar para minimizar os riscos na gestão dos benefícios.



A confidencialidade das informações referentes aos Participantes e Assistidos deve ser garantida, no tocante aos seus dados cadastrais, contribuições, saldos de conta em planos CD/CV e valores de benefícios.

Recomenda-se que a Entidade tenha plano de contingência em relação à guarda dos documentos dos Participantes e Assistidos.

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ARRECADAÇÃO

Processar a arrecadação e conciliação das contribuições vertidas pelos Patrocinadores e Participantes, ajustando o processo, para tratamento de inconsistências verificadas. A qualidade das infor-mações relativas às contas individuais dos Participantes e Assis-tidos é fundamental na administração dos planos de benefícios e nas avaliações atuariais.


• Instrução Normativa RFB 1.452, de 21/02/2014;

• Instrução Normativa RFB 1.571, de 02/07/2015.

Promover a integração da arrecadação com as demais áreas rela-cionadas, com vistas a registrar as contribuições na contabilidade e no cadastro financeiro dos Participantes.

Nos processos relativos à revisão do salário de participação por demanda judicial, a Entidade deve calcular seus impactos na ar-recadação e viabilizar os meios de integrar ao plano os valores relativos às contribuições pessoais e patronais e à Reserva Mate-mática correspondente.


• Constituição Federal (regime baseado na constituição de reservas / se-gregação com o contrato de trabalho / limite contributivo para Patroci-nador público) - Art. 202, “caput” e §§2º e 3º;

• Lei Complementar 108, de 29/05/2001- Art. 6º;

• Lei Complementar 109, de 29/05/2001- Arts. 1, 18 e 19;

• Decreto 4.942, de 30/12/2003 - Art. 62;

• Resolução CGPC 17, de 11/06/1996 (parcelamento de dívida do patro-cinador).

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ARRECADAÇÃO

FLUXO OPERACIONAL DA ARRECADAÇÃO

PATROCINADOR(se houver)

Contribuições

Receitas de Investimentos

Reservas Matemáticas

CusteioAdministrativo

PARTICIPANTE(se CD/CV - define

contribuição)

A Entidade deve desenvolver trilhas de “auditoria” e/ou “log” nos seus sistemas informatizados, com o objetivo de

identificar a origem das alterações efetuadas nos cadastro previdenciário e financeiro.

Entidade recebe arquivo do

Patrocinador

Atualiza dados e processa as informações

Emissão e conferência de

relatórios

Fechamento do processo

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CONCESSÃO E MANUTENÇÃO DE BENEFÍCIOAs rotinas de concessão e manutenção de benefícios devem con-ferir segurança, sustentabilidade e confiabilidade aos compro-missos previstos no plano de benefícios. Essas rotinas devem es-tar aderentes:

aos requisitos e carências previstos no regulamento e na nota técnica atuarial do plano de benefícios;

aos registros cadastrais e financeiros do Participante ou bene-ficiário.


• Instrução Normativa RFB 1.571, de 02/07/2015.

Essas rotinas devem ter como alvo constante a confiabilidade nos cálculos concessórios e na pontualidade do pagamento de benefícios.

Recomenda-se o estabelecimento de uma rotina de recadastra-mento de Assistidos para a identificação e registro de óbitos, por meio de metodologia segura, como forma de se evitar pagamen-tos indevidos.

Recomenda-se que a Entidade tenha plano de contingência com relação à guarda dos dados históricos relacionados à concessão, revisão e pagamentos de benefícios, com vistas a mitigar riscos de eventual migração de sistemas.

A segregação das atividades entre os empregados que realizam rotinas de habilitação, concessão, cálculo, conferência e folha de pagamento de benefício atribui maior segurança ao processo.

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CONCESSÃO E MANUTENÇÃO DE BENEFÍCIO

O desenvolvimento de um sistema de rodízio entre os emprega-dos da área de seguridade, de forma que todos se familiarizem com as rotinas, minimiza os riscos da gestão, especialmente em entidades menores.



Monitorar permanentemente as operações, bem como as ferra-mentas de controle, visando minimizar os erros e riscos relacio-nados aos procedimentos operacionais.

Fazer uma boa parametrização dos sistemas de benefícios, de for-ma a assegurar a inexistência de falhas nos cálculos da conces-são, pagamento e manutenção de benefícios.

É recomendável que a Entidade realize a conferência de todos os cálculos efetivados na concessão e pagamento de benefícios, pe-riodicamente, num processo sistemático de revisão. O tratamento das inconsistências acarreta melhorias no processo de concessão e de manutenção dos benefícios.

Acompanhar as mudanças na legislação aplicável que gerem a necessidade de alterações nos regulamentos dos planos de benefí-cios, a fim de evitar preventivamente futuras demandas judiciais.


• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 - art. 7º.

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CONCESSÃO E MANUTENÇÃO DE BENEFÍCIO

A entidade pode avaliar a pertinência de contratar auditoria exter-na para auditar a concessão e manutenção de seus benefícios, pe-riodicamente, como forma de garantir a qualidade dos processos.



Entidade verifica o

cumprimento de carências do

Participante

Recebe requerimento e documentação

Processa informações no

sistema

Inclusão na folha de pagamentos

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CONCESSÃO DE BENEFÍCIO

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ATUÁRIA

Levando em conta as características e modalidades dos planos de benefícios, devem ser feitas avaliações atuariais anuais, ou quan-do necessária, por atuário registrado no Instituto Brasileiro de Atuária - IBA.

Referências normativas:• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 - Art. 22; • Resolução CGPC 18, de 28/03/2006;• Instrução Previc 12, de 13/10/2014 (Demonstrações Atuariais); • Instrução Previc 23, de 26/06/2015;• Instrução Previc 27, de 04/04/2016 (Nota Técnica Atuarial).

As hipóteses biométricas, demográficas, econômicas e financeiras consideradas na avaliação atuarial devem estar adequadas às ca-racterísticas da massa de Participantes e Assistidos e ao Regula-mento do Plano de Benefícios.

Cabe à Entidade solicitar manifestação do Patrocinador ou Insti-tuidor acerca das hipóteses econômicas e financeiras que guardem relação com suas atividades - como aumento real de salário e ro-tatividade -, e devem ser assim consideradas na avaliação atuarial.

A confiabilidade da avaliação atuarial depende das informações adotadas na mesma, assim para sua elaboração faz-se necessá-ria a análise:

dos dados individuais dos Participantes e beneficiários;

da variação de salário de participação e do benefício em manu-tenção em relação à avaliação atuarial do ano anterior. Para os Participantes recomenda-se tomar como base a variação regis-trada no acordo coletivo e para os Assistidos, o reajuste anual dos benefícios, definido no regulamento do plano;

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atuária

da movimentação dos Participantes entre a avaliação anterior e a massa atual, com base na análise da alteração da situação dos Participantes e beneficiários e a identificação do motivo da entrada e saída de Participantes e beneficiários.

Os dados cadastrais e demais informações referentes ao passivo atuarial deverão ser providenciados e validados pelo Adminis-trador Responsável pelo Plano de Benefícios (ARPB) e, as infor-mações relativas aos investimentos - como taxa real de juros e rentabilidade projetada -, deverão ser providenciadas e validadas pelo Administrador Estatutário Tecnicamente Qualificado (AETQ), ambos membros da diretoria executiva da Entidade.

A comprovação de adequação das hipóteses biométricas, demo-gráficas, econômicas e financeiras às características da massa de Participantes e Assistidos e do plano de benefícios deve ser feita por meio de estudos de aderência - fundamental para evitar ga-nhos ou perdas atuariais cumulativas ao longo do tempo.

Referências normativas:• Resolução CGPC 13, de 01/10/2004;• Resolução CGPC 18, de 28/03/2006;• Instrução Previc 23, de 26/06/2015.

Recomenda-se ao AETQ e ao ARPB que se certifiquem de estar cumprindo a totalidade das obrigações a eles imputadas, direta e indiretamente, no âmbito dos estudos técnicos de adequação das hipóteses atuariais. Para tanto, faz-se necessária uma revisão do conjunto de normas, com o auxílio do atuário responsável pelo plano de benefícios.

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atuária

Cabe a todos os órgãos estatutários zelar pela adequação e aderên-cia das premissas e das hipóteses atuariais dos planos de benefícios.

Recomenda-se o acompanhamento da evolução mensal das provi-sões matemáticas, bem como dos registros contábeis dos planos de benefícios.

A situação do plano de benefícios é retratada no resultado da ava-liação atuarial. Eventuais desequilíbrios devem ser analisados ob-servando-se a legislação, bem como a sua causa - se conjuntural ou estrutural:

Estruturais tem fatores mais estáveis, com maior dificuldade de solução, o que exige providências concretas por parte da Entidade;

Conjunturais tem fatores mais dinâmicos, que permitem solu-ções gradativas e por vezes temporárias.

Referências normativas:• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 - Arts. 20 e 21;• Resolução CGPC 26, de 29/09/2008;• Instrução Previc 26, de 10/03/2016.

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desligamento

A EFPC deve ter um panorama das motivações que levam os Par-ticipantes a se desligarem do plano, de forma a possibilitar ações de educação financeira e previdenciária, abrangendo a estes e aos demais interessados.

Acompanhar permanentemente a situação do vínculo empregatício do Participante e oferecer, no prazo de até 30 dias contados do seu desligamento do Patrocinador, as opções relativas aos institutos previstos na legislação, quais sejam, autopatrocínio, benefício pro-porcional diferido (BPD), portabilidade e resgate de contribuições.

Motivar um estreitamento da parceria com o Patrocinador e Insti-tuidor criando condições de a Entidade participar de programas de desligamentos e de preparação para aposentadoria, auxiliando em tomadas de decisões e projetando benefícios futuros.

Quando do término de vínculo empregatício do empregado Parti-cipante com o Patrocinador atentar para a obrigação da EFPC de emitir o extrato de opções pelos institutos e a entrega ao Partici-pante nos prazos definidos.

O Participante deverá optar no prazo estabelecido no regulamento do plano, contado a partir do recebimento do extrato dos insti-tutos, por continuar no plano por meio do autopatrocínio ou be-nefício proporcional diferido, ou se desvincular completamente do plano da sua Entidade, efetuando a portabilidade dos recursos acumulados para outra entidade de previdência complementar ou companhia seguradora, ou ainda, resgatá-los, conforme disposi-ções regulamentares.

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desligamento

O Participante que se desligar do Patrocinador e não fizer a opção por nenhum dos institutos, será presumida a opção pelo benefício proporcional diferido, desde que atenda aos critérios. Caso não os atenda, será presumida a opção pelo resgate.

A Entidade deverá orientar o Participante que recursos portados para uma entidade aberta de previdência complementar não po-dem ser resgatados, seus valores devem adquirir uma renda men-sal por um período não inferior ao que os seus recursos portados tenham sido constituídos ou por, no mínimo, 15 anos.

O Participante pode trazer recursos de outros planos de previdên-cia para seu plano. Esses valores serão alocados na conta de recur-sos portados do Participante.

O Participante que se desligar do plano, sem perder o vínculo empregatício com o Patrocinador, não poderá optar por nenhum dos institutos.

O Participante não poderá exercer a opção por mais de um institu-to na mesma oportunidade.

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desligamento

Institutos: Critérios de Concessão

Opção no Desligamento Condições necessárias e contribuições

Autopatrocínio• Desligar-se do Patrocinador;• Continuar efetuando as contribuições de Participante

e também as do Patrocinador.

Benefício Proporcional Diferido

• Desligar-se do Patrocinador;• Ter no mínimo 3 anos de vinculação ao plano;• Não ser elegível a aposentadoria normal;• Poderá continuar responsável por custeio

administrativo, nos termos do Regulamento.

Portabilidade

• Desligar-se do Patrocinador;• Ter no mínimo 3 anos de vinculação ao plano;• Não estar recebendo benefício pelo plano;• Cancelar a inscrição no plano.

Resgate de Contribuições

• Desligar-se do Patrocinador;• Não estar recebendo benefício pelo plano;• Cancelar a inscrição no plano.

O Participante poderá alterar a sua opção de instituto.

1ª Opção 2ª Opção 3ª Opção

Autopatrocínio BPDResgate de

Contribuições ou Portabilidade

BPDResgate de

Contribuições ou Portabilidade

-

Resgate de Contribuições ou

Portabilidade- -

Referências normativas:• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 - Arts. 14 e 15;• Resolução CGPC 6, de 30/10/2003;• Instrução SPC 5, de 09/12/2003;• Instrução Conjunta SUSEP/PREVIC 1, de 14/11/2014.

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O relacionamento com o Participante, no que diz respeito à gestão do plano de benefícios, deve ser baseado nos princípios da trans-parência, respeito e excelência no cumprimento dos prazos e na qualidade das respostas às suas demandas.



É desejável que a Entidade se empenhe para desenvolver um con-junto de ações voltadas para estreitar o relacionamento com o Participante.

As ações devem estar em sintonia com a legislação, principalmen-te relacionadas às obrigatoriedades de atendimento às solicita-ções de informações dos Participantes e Assistidos, observando o prazo máximo de 30 dias.

Essas ações podem atingir os Participantes e Assistidos por meio dos vários canais de comunicação, devendo ser incentivados aqueles que abranjam o maior número e que tenham os menores custos administrativos para a Entidade.

É importante o corpo de dirigentes e colaboradores da Entidade empenhar-se para manter, por meio de variados canais, um re-lacionamento sólido entre a Entidade e seus Participantes e As-sistidos, proporcionando uma contínua aproximação com o seu público, mesmo a distância.

Participantes e Assistidos informados e interessados ajudam a garantir a qualidade no gerenciamento de seus planos de bene-fícios. Por esse motivo, é importante que a entidade desenvolva um programa de Educação Financeira e Previdenciária adequado ao seu porte.

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RELACIONAMENTOCOM O PARTICIPANTEe ASSISTIDO

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RELACIONAMENTO COM O PARTICIPANTE e ASSISTIDO

Recomenda-se atuação permanente da Entidade, por meio de pro-moção de cursos e palestras, disponibilizando simuladores, jogos virtuais e outros instrumentos que permitam o desenvolvimen-to da educação financeira e previdenciária de seus Participantes, com foco no esclarecimento e orientação para o conhecimento do plano, suas possíveis escolhas e tomadas de decisões.

Referências normativas:• Decreto 7.397, de 22/12/2010;• Recomendação CGPC 1, de 28/04/2008;• Portaria MPS 418, de 18/12/2008.

O engajamento dos dirigentes proporciona o fortalecimento dos laços entre Entidade e Participante e reforça o vínculo com o pla-no de benefícios previdenciários.

É recomendável a realização periódica de pesquisa de satisfação com os Participantes e Assistidos. A divulgação dos resultados dessas pesquisas é conveniente, bem como a elaboração de plano de ação para a correção dos problemas detectados.

As atividades de atendimento ao Participante, bem como a inte-ração propiciada pelos meios de comunicação constituem fonte de subsídios para o Planejamento Estratégico da Entidade e con-sequente melhoria dos serviços prestados, bem como, adequa-ções nos regulamentos dos planos e desenvolvimento de novos produtos e serviços.

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ATENDIMENTO

A Entidade deve dispor e oferecer ao Participante e Assistido, no âmbito do seu porte, múltiplos canais de atendimento e relacio-namento, tais como: atendimento presencial, página na Internet, Fale Conosco, 0800, palestras, visitas aos locais de trabalho e cam-panhas itinerantes, considerando sempre a diversidade de público existente nos planos de benefícios.

Esses canais de atendimento da Entidade devem ser amplamente divulgados, facilitando o acesso da informação aos Participantes e Assistidos.

Recomenda-se que o processo de atendimento aos Participantes seja uniforme, consistente, confiável e baseado na qualificação dos profissionais, com sistema informatizado e estrutura adequada, na busca do atingimento da expectativa dos Participantes: serviço esperado versus serviço oferecido.

É recomendável que a Entidade implemente ações de abordagem ativa e de assessoria previdenciária aos seus Participantes, visando oferecer de forma dirigida produtos e serviços, assim como dispo-nibilizar atendimento para temas de maior complexidade e de in-teresse específico.

Os profissionais de atendimento devem estar permanentemente atualizados acerca das informações sobre a Entidade e sua dinâ-mica diária para que possam atender as demandas ou encaminhá--las aos respectivos técnicos, no sentido de obter o retorno preciso e no prazo designado.

Os profissionais de atendimento devem ser orientados e capacita-dos previamente no sentido de:

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Realizar um atendimento tendo como referência os valores ins-titucionais da Entidade, preceitos do código de ética, legislação vigente, estatuto e regulamento;

Ter compromisso permanente com a excelência do atendimento, visando à qualidade dos serviços, com eficiência, eficácia e cum-primento de prazos;

Zelar pela imagem institucional da Entidade;

Exercer atuação direta nas necessidades dos Participantes com objetividade, viabilizando alternativas para atendê-los;

Prestar o serviço com segurança, precisão e clareza, esclarecendo os Participantes e mantendo-os bem informados;

Buscar continuamente resultados que visem à satisfação dos Participantes;

Preservar o sigilo das informações na relação atendente/Participante.

Com o intuito de garantir a qualidade no atendimento aos Parti-cipantes é recomendável o uso de ferramenta que proporcione o armazenamento do histórico de atendimentos e gere dados esta-tísticos para acompanhamento do desempenho da equipe. E ain-da, o estabelecimento de um processo de gestão das demandas, contendo metas, indicadores, e relatórios para o devido acompa-nhamento por parte da direção da Entidade.

No acompanhamento das manifestações e questionamentos dos Participantes, elaborar as respostas sempre respeitando o prazo legal e, se necessário, preparar as respostas com assessoria técnica e jurídica, de modo a mitigar riscos.

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COMUNICAÇÃO

É importante a Entidade ter uma política de comunicação com os Participantes alinhada com os seus objetivos estratégicos, ao código de ética e demais diretrizes, com foco na transparência da gestão.

Referência normativa:• Resolução CGPC 23, de 06/12/2006.

Recomenda-se que os Participantes tenham acesso de forma sim-plificada às suas informações cadastrais e financeiras e sobre a gestão e os resultados obtidos pela Entidade.

É recomendável que a Entidade ofereça os mais diversos meios de comunicação aos Participantes, através de canais de mídia impressos (jornais, folders, cartilhas e folhetos) e também de mídias eletrônicas (site, celulares, e-mail), além de palestras e reuniões presenciais.

A comunicação deve ser trabalhada de forma articulada, buscan-do a integração e interação de mídias e seguindo os objetivos es-tabelecidos no planejamento estratégico.

É recomendável promover o diálogo e estabelecer ações comuns e frequentes entre as áreas de comunicação e de atendimento da entidade e as áreas de gestão de pessoas dos patrocinadores, ten-do em vista as possibilidades de sinergia e iniciativas conjuntas no relacionamento com o Participante.

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RELACIONAMENTO COM PATROCINADORES E INSTITUIDORESO relacionamento entre patrocinadores, instituidores e Entidade deve estar previsto em convênio de adesão. Ademais, a parceria constituída entre ambos para bem administrar o plano deve estar alinhada com os objetivos da instituição do plano, o atendimento da operacionalização, o bom desempenho das finalidades estabele-cidas e o cumprimento das rotinas.

Referências normativas:• Lei Complementar 109, de 29/05/2001 - Arts. 12 e 13;• Decreto 4.943, de 30/12/2003 - Art. 61.

É recomendável que os cuidados em relação à gestão do plano sejam compartilhados entre os Participantes, Patrocinadores e Instituidores, visando:

Cumprir os convênios de adesão aos planos de benefícios admi-nistrados pela Entidade e prover os recursos correspondentes à sua execução, nas condições e prazos acertados;

Manter em dia os compromissos contratados com a Entidade, parti-cularmente os relativos ao repasse de contribuições para os planos de benefícios, empréstimos consignados, dentre outros pagamentos;

Consultar a Entidade para avaliação de impactos decorrentes de decisões na área de gestão de pessoal, especialmente as referen-tes à reajustes salariais, programas de desligamento incentivado, grandes admissões de empregados, saúde e segurança do trabalho;

Fornecer os dados cadastrais de seus empregados ou associados Participantes dos planos de benefícios, comunicando desliga-mentos e afastamentos a qualquer título;

Ser solidário à Entidade quanto aos preceitos e práticas de go-vernança corporativa.

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RELACIONAMENTO COM PATROCINADORES E INSTITUIDORES

A Entidade deve administrar os recursos financeiros dos planos de benefícios de forma prudente em relação aos riscos de merca-do, liquidez, crédito e operacional, observando as normas legais e considerando que os resultados têm impacto direto sobre o resul-tado atuarial e a sustentabilidade desses planos.

Realização de ações conjuntas visando demonstrar o impacto e a relevância de um plano de benefícios para o futuro dos emprega-dos e associados.

Promoção de agenda de encontros com objetivo de facilitar o atendimento local aos Participantes e Assistidos.

A Entidade deve manter um banco de dados com os empregados do Patrocinador e entidades associativas que ainda não aderiram ao plano e cultivar contato regular com este público visando mo-tivá-los a participar.

Manter o Patrocinador e/ou Instituidor atualizado(s) sobre os pro-cedimentos relativos à adesão e desligamento do plano de bene-fícios e às concessões dos benefícios, tais como: requisitos, carên-cias, elegibilidade e preenchimento de formulários.

A Entidade deve coordenar e executar campanhas referentes às alterações de regulamentos e novos custeios de benefícios e administrativos.

A Entidade deve criar mecanismos para suportar as demandas receptivas dos Patrocinadores e Instituidores.

Acompanhar a gestão dos planos administrados, participando de Comitês formados para essa finalidade, atento às demandas apre-sentadas pelos Patrocinadores e pelos Instituidores.

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CONSIDERAÇÕESFINAIS

É recomendável que a Entidade:

Promova treinamentos para os profissionais da área de seguri-dade e os mantenha constantemente atualizados na legislação de previdência social e complementar.

Crie manuais de procedimentos e rotinas com vistas a garantir con-formidade, seja em nível legal ou operacional, na execução dos pro-cessos, reduzindo assim custos, retrabalhos e riscos.

Realize periodicamente o acompanhamento técnico dos sistemas de seguridade, com a finalidade de verificar os impactos de novas fun-cionalidades nas rotinas.

Institua alçadas com níveis de permissão de acesso aos sistemas de seguridade, de forma a minimizar riscos.

Avalie e monitore as atividades e procedimentos periodicamente, ga-rantindo qualidade e assertividade na execução.

Estabeleça plano de contingência.

Aproxime e integre permanentemente as áreas de seguridade, jurídi-ca, financeira, atuarial, de investimentos e de comunicação e relacio-namento com os Participantes, para criar um ambiente favorável de comunicação das regras gerais, garantindo, dessa forma, a seguran-ça, a credibilidade e a sustentabilidade dos planos benefícios.

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comissão técnica nacional de Seguridade

Diretora ResponsávelLiane Câmara Matoso Chacon (FASERN)

CoordenadoraMaria Elisabete Silveira Teixeira (VALIA)

Membros André Luiz Sancho Bezerra Rodrigues (BASES)Delma Calazans Belo (FUNDAÇÃO ATLÂNTICO)Elisabete Maria Pedott (BRF PREVIDÊNCIA)Euzébio da Silva Bomfim (FUNCESP)Fábio Augusto Nogueira Noronha (FUNDAÇÃO SÃO FRANCISCO)Fernanda Mandarino Dornelas (PREVINORTE)Fernando Dias Silva (CASFAM)Glewerson Luiz Caron Rosa (FUNDAÇÃO COPEL)Guiomar Praun (REAL GRANDEZA)Karlo Emmanuel Campos Alonso (PETROS)Lira Maria Rodrigues Loffler (INDUSPREVI)Márcio de Souza (PREVI)Patrícia Boehme Rousselet (TELOS)Raimundo Jorge de Sousa Santos (FACHESF)Regina de Souza (PREVIG)Rodolfo Gonçalves Sales (FUNDIÁGUA)Tobias Campos de Abreu (ECOS)Wagner Luiz Sales (FUNDAÇÃO ITAÚSA)Wilson Geraldo Silva (FORLUZ)

TÍTULO

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Abrapp - Associação Brasileira das Entidades

Fechadas de Previdência Complementar

Tel.: (11) 3043.8777

Fax: (11) 3043.8778/3043.8780

Av. das Nações Unidas, 12551 – 20º andar – Brooklin Novo

04578-903 – São Paulo – SP

www.abrapp.org.br

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manual - abrapp.org.br · o manual permite macrovisualização dos processos de trabalho,...

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