manual idea base versão 8

CURSO - IDEA BASE - IDEA Versão 7

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Maio de 2006

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ÍNDICE

1 Introdução .............................................................................................................................................. 5 1.1 Apresentação do caso em estudo ................................................................................................... 9 1.2 Instalar o IDEA e preparar o computador...................................................................................... 9 1.3 Iniciar o IDEA.............................................................................................................................. 10 1.4 Como utilizar o Sistema de HELP ............................................................................................... 11 1.5 Exercício ...................................................................................................................................... 12

2 Gestão dos Ficheiros ............................................................................................................................ 15 2.1 Como seleccionar o Working Folder ........................................................................................... 17

3 Como Obter os DADOS ...................................................................................................................... 23 3.1 Importar um ficheiro em EXCEL ................................................................................................ 26

4 Reconciliar os DADOS........................................................................................................................ 35 4.1 Reconciliar dados com o Control Total ....................................................................................... 37 4.2 Reconciliar com os Fields Statistics............................................................................................. 38

5 Examinar os DADOS........................................................................................................................... 43 5.1 Indexar um ficheiro através de um único campo ......................................................................... 44 5.2 Indexar um ficheiro por campos múltiplos .................................................................................. 44 5.3 Agrupando registos ...................................................................................................................... 46 5.4 GoTo para um registo específico ................................................................................................. 47 5.5 Find .............................................................................................................................................. 48

6 Seleccionar registos específicos........................................................................................................... 49 6.1 Visualizar os registos filtrados..................................................................................................... 50 6.2 Guardar os registos filtrados num ficheiro separado ................................................................... 52 6.3 Utilizar o Editor de Equações ...................................................................................................... 58 6.4 Executar uma Extracção Directa.................................................................................................. 61 6.5 Extrair registos registados com data inválida .............................................................................. 64 6.6 Extrair valor de vendas não usuais............................................................................................... 66 6.7 Extrair Vendas não usuais do Produto 06 .................................................................................... 67

7 O Perfil dos dados ................................................................................................................................ 69 7.1 Estratificar o ficheiro das Vendas por Gross Sales ...................................................................... 71 7.2 As opções dos gráficos da estratificação...................................................................................... 76 7.3 Estratificar um ficheiro por meses ............................................................................................... 77 7.4 Estratificar um ficheiro definindo um campo de grupo ............................................................... 79 7.5 Executar uma sumarização como Resultado................................................................................ 81 7.6 Criar uma base de dados sumarizada ........................................................................................... 83 7.7 Criar uma Pivot Table .................................................................................................................. 85

8 Identificar Irregualridades.................................................................................................................... 91 8.1 Executar a detecção de chaves duplicadas................................................................................... 92 8.2 Pesquisar items não duplicados (Re-Run) ................................................................................... 94 8.3 Pesquisar items não duplicados (2).............................................................................................. 95 8.4 Executar a função de detecção de falhas de sequências............................................................... 96

9 Amostragens ........................................................................................................................................ 99 9.1 Extracção de uma amostra aleatória........................................................................................... 102 9.2 Extrair uma amostra sistemática ................................................................................................ 102 9.3 Gerador de números aleatórios .................................................................................................. 104

10 Manipulação e Introdução de novos Campos ................................................................................ 105

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10.1 Modificar o layout de um campo ............................................................................................... 106 10.2 Adicionar um campo virtual ...................................................................................................... 107 10.3 Adicionar um campo regular...................................................................................................... 109 10.4 Campos editáveis ....................................................................................................................... 110

11 Equações Complexas ..................................................................................................................... 113 11.1 Adicionar campos virtuais utilizando @funções ....................................................................... 114 11.2 Adicionar campos virtuais utilizando @funções (2).................................................................. 116 11.3 Impacto do arredondamento....................................................................................................... 116 11.4 Extrair registos utilizando campos virtuais................................................................................ 116 11.5 Extrair registos utilizando @funções ......................................................................................... 117

12 Auditoria aos gastos com as viagens.............................................................................................. 119 12.1 Importar o relatório das despesas com viagens.......................................................................... 120 12.2 Acções de formação de custo elevado ....................................................................................... 121 12.3 Objectivos das viagens............................................................................................................... 122 12.4 Custos médios das viagens......................................................................................................... 122 12.5 Possível fraude ........................................................................................................................... 122 12.6 Outras análises ........................................................................................................................... 123 12.7 Verificar a elegibilidade das viagens em Primeira Classe ......................................................... 123

13 Importar dados ............................................................................................................................... 125 14 Utilizar múltiplos ficheiros ............................................................................................................ 147

14.1 Adicionando bases de dados (Append)...................................................................................... 148 14.2 Cruzar dados de diferentes bases de dados ................................................................................ 153 14.3 Unmatched records .................................................................................................................... 155 14.4 Criar as relações entre as bases de dados................................................................................... 158 14.5 Exercico para comparer duas bases de dados ............................................................................ 165 14.6 Análise da comparação .............................................................................................................. 170

15 Output ............................................................................................................................................ 171 15.1 Ocultar Campos.......................................................................................................................... 172 15.2 Alterar a Largura das colunas .................................................................................................... 173 15.3 Alterar a ordem dos campos....................................................................................................... 173 15.4 Formatar os ajustes das colunas ................................................................................................. 174 15.5 Criar um relatório....................................................................................................................... 179 15.6 Exercício de exportação dos dados. ........................................................................................... 184 15.7 Resultados e relatórios output para pdf ou DOC ....................................................................... 185 15.8 Copiar......................................................................................................................................... 186

16 Exercício de recapitulação ............................................................................................................. 187 17 Documentação standard ................................................................................................................. 197

17.1 Introduzir comentários ............................................................................................................... 200

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1 Introdução 1OBJECTIVOS

• O que é o IDEA • Quando e onde utilizar o IDEA em auditoria • Como utilizar o IDEA • Introdução à acção de formação • Instalar e iniciar a utilização do IDEA

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O IDEA é uma ferramenta de interrogação de ficheiros, baseada em PC, que pode ser usada por revisores de contas, por auditores, por contabilistas, por investigadores, por técnicos de tecnologias de informação, etc. Analisa dados em um de múltiplas maneiras e permite que a extracção, a filtragem, a amostragem e a manipulação dos dados a fim identificar erros, problemas, casos específicos e tendências. Com IDEA, podemos ler, visualizar, analisar, manipular, amostrar e obter os ficheiros de dados a partir de qualquer fonte desde os mainframes aos PCs. O IDEA tem funções, funcionalidades e características não encontradas em nenhum outro produto existente no mercado. As características do IDEA ajudam o utilizador a trabalhar mais eficientemente e eficazmente e adicionam um valor imenso à sua organização e aos seus projectos. O IDEA pode ser comparado a uma folha de cálculo como Excel© ou Lotus 123©. As diferenças entre o IDEA e as folhas de cálculo residem no facto do IDEA estar projectado especificamente para revisores de contas, auditores e investigadores. Por essa razão, o IDEA tem as características que são desejadas e adequadas para os ajudar a atingir os seus objectivos:

• O IDEA gera um diário com todas as alterações efectuadas sobre um ficheiro (base de dados) e mantém igualmente um registo de todas as operações, incluindo a importação e sobre cada teste ou análise realizados na base de dados. Cada entrada é identificada com o nome do utilizador da sessão Windows.

• O IDEA executa as seguintes funções; características que são úteis para contabilistas, auditores, revisores de contas, financeiros, analistas de sistemas:

o Compara, junta, adiciona e relaciona ficheiros de diferentes origens o Extrai transacções específicas, identifica falhas de sequências (por exemplo check

numbers) ou identifica duplicações o Determina o perfil de um universo de dados através de sumarizações, estratificações, ou

cálculo da sua idade (aging) o Gera automaticamente estatísticas sobre os ficheiros o Apresenta os dados e seus resultados graficamente o Cria amostras usando diversos métodos de amostragem

• O IDEA permite importar e exportar dados numa enorme variedade de formatos, incluindo mainframes e programas de contabilidade. • O IDEA pode ler e processar milhões de registos em poucos segundos e sem qualquer limite no que respeita ao número de registos

Tal como a maioria dos programas do tipo Office, o IDEA tem a sua linguagem de programação própria, IDEAScript. O IDEAScript é compatível com o MS Visual Basic for Applications©. O IDEAScript é também desigando por macros. IDEAScripts é criado pela gravação de uma série das passos, copias de outros scripts ou macros, copias do diário das operações, digitando código numa janela de edição de macros, ou por uma combinação de todos eles.

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O IDEA em também um Explorador de ficheiros. Permite criar pastas para cada projecto, e separar o trabalho em subfolders, quando necessário. Por exemplo, pode criar subfolders para cada um de departamentos de um cliente. As funcionalidades do IDEA podem crescer com as necessidades dos seus utilizadores. Caseware IDEA fornecerá o add-ins sem custos que realizam tarefas especiais para tipos diferentes de utilizadores (por exemplo. Verificador do número da segurança social, Drive-Info). Alguns módulos adicionais podem ser comprados para usos especializados (por exemplo, importações de programas de contabilidade, CaseWare Examiner) PLANEAR A UTILIZAÇÃO DO IDEA A utilização do IDEA varia com as circunstâncias, mas os principais passo ou fases estão delineadas a seguir:

o Determinar se o IDEA é apropriado para a auditoria o Definir os objectivos da auditoria e onde utilizar o IDEA o Determinar os dados necessários e programar os ‘downloads’ o Utilizar o IDEA e as suas funcionalidades o Rever e organizar o trabalho

DETERMINAR SE O IDEA É APROPRIADO PARA A AUDITORIA Os benefícios potenciais de utilizar o IDEA podem ser determinados através dos objectivos da auditoria e dos problemas que se prevê vir a encontrar, assim como, do volume e a da dimensão dos dados. Deve ser dada especial atenção à necessidade de análises adicionais sobre os dados fornecidos pelo sistema e se algum factor especial se aplica, tais como a detecção e investigação do fraudes, o Value for Monay audits (obtendo estatísticas do desempenho) e outras análises especiais. QUANDO É QUE DEVEMOS UTILIZAR O IDEA O IDEA pode ser usado em diferentes áreas com propósitos e objectivos distintos. O IDEA é geralmente utilizado para validar a exactidão e a integridade dos dados, visualizá-los de diferentes formas, e gerar análises que de outra forma não estariam disponíveis. O IDEA pode também ser de grande utilidade na identificação de itens estranhos ou pouco usuais, na realização de validações através de cruzamentos de dados e na validações de cálculos efectuados. Embora, o IDEA permita aumentar o grau de cobertura investigando um grande número artigos e potencialmente cobrir 100% das transacções, pode ainda querer extrair e analisar uma parcela da base de dados usando as funções da amostragem do IDEA. Pode também usar o IDEA para examinar um

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subconjunto de uma população (uma amostra) e predizer o resultado financeiro dos erros ou avaliar a frequência de um evento particular ou um atributo, na população como um todo. Em auditoria o IDEA é normalmente utilizado para testes substantivos. Se houver necessidade de determinar itens com erros, quantificar um problema, ou identificar determinados itens, então o IDEA é perfeitamente adequado. O IDEA não será normalmente uma grande ajuda para verificar procedimentos, embora, se possa inferir que se não houver nenhum erro então os procedimentos funcionam. O IDEA pode ser usado em testes de conformidade para verificar os controlos realizados através de computador onde pode ser possível re-executar verificações, cruzamento de dados, e outros procedimentos efectuados por computador. A qualidade dos dados, o bom conhecimento da base de dados e a experiência do utilizador contribuirá para o sucesso da utilização do IDEA. Com tempo, o utilizador será capaz de aumentar ou alargar o âmbito das investigações (isto é. realizando testes que nunca poderiam ser feitos concretizados manualmente) o grau de complexidade e utilidade das análises, ou encontrar anomalias que de outra forma seriam impraticáveis. Os benefícios potenciais em utilizar o IDEA podem ser determinados com base nos objectivos da auditoria, na capacidade de antecipar problemas, bem como, na possibilidade de tratar grandes volumes de dados. Especial atenção deverá ser dada à utilidade de novas análises adicionais sobre os elementos do sistema disponíveis, se existem factores especiais onde se apliquem funções tais como a detecção e a investigação da fraude, Value for Monay analisys (para obter estatísticas de desempenho), e investigações especiais. Também é verdade que quanto mais itens “excepcionais” e novas questões são identificadas ao usar o IDEA, quando comparados com a utilização de outros métodos, estes podem vir a requerer mais tempo de follow-up. No entanto, o IDEA pode substituir outros testes e reduzir tempos no computo geral. Claramente, o custo da utilização do IDEA deve sempre ser balanceado face aos benefícios. O ‘DOWNLOAD’ DOS DADOS Ao contrário das folhas de cálculo ou programas de gestão de base de dados, os utilizadores do IDEA não introduzem ou criam dados, simplesmente lêem ou analisam os dados de Clientes ou de outras fontes. Devido à natureza do trabalho dos utilizadores do IDEA o processo de download dos dados é crucial e algumas vezes mais trabalhoso e oneroso do que a própria análise. O download dos dados é o estágio mais técnico do processo, frequentemente requerendo o auxílio e a cooperação de especialistas em TI. Porém, com as ferramentas e as técnicas avançadas disponibilizadas no IDEA este processo está se tornando cada vez mais simples e haverá somente alguns ficheiros que não poderão ser transferidos para o IDEA, embora o tempo e o custo envolvidos possam variar consideravelmente. Antes de fazer download ou analises, é necessário identificar os dados requeridos. Este é frequentemente um processo em dois sentidos, que os testes a ser realizados estão limitados aos dados que estão disponíveis. Os dados podem ser transferidos de mais do que um ficheiro ou mesmo de outros sistemas de informação. É importante nesta fase que o utilizador compreenda a disponibilidade e os detalhes das bases

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de dados. Pode ter que examinar o dicionário dos dados, a estrutura do ficheiro e as relações entre bases de dados e tabelas. Ao determinar que dados são necessários, pode ser mais fácil pedir e importar todos os campos. Porém, em alguns casos isto pode resultar em ficheiros de grandes dimensões e por isso exigir grande consumo de tempo na definição de todos os campos do ficheiro a importar para o IDEA. Por isso, devemos ser selectivos, ignorando os campos em branco, campos descritivos longos e informação que sabemos que em caso algum irá ser necessária. Ao mesmo tempo, a informação chave não deve ser de todo omitida. UTILIZAR AS FUNÇÕES DO IDEA, REVER E ORGANIZAR FICHEIROS Nos capítulos 2 ao 15 está explicado como utilizar o IDEA. O capítulo 17 trata dos aspectos relacionados com a documentação, revisão do trabalho realizado e organização dos ficheiros gerados pelo IDEA. INSTALAÇÃO DO CURSO IDEA

1.1 Apresentação do caso em estudo Durante este curso, serão realizados muitos exercícios e estudos de caso usando várias características e funções do IDEA. A maioria dos exercícios e dos estudos de caso são baseados em ficheiro de dados de uma companhia Bright IDEA, Inc. Antes de começar os exercícios, vamos admitir que todas as etapas do “planeamento na utilização do IDEA” foram concluídas; foram solicitados à companhia Bright IDEA,

Inc todos os ficheiros correctos e os procedimentos de download dos ficheiros do computador do Cliente para o computador do auditor foram concluídos com sucesso. Bright IDEA, Inc é uma companhia que factura 44 milhões de euros. A companhia vende relógios no mercado mundial através de uma rede de vendas internacional. O final de ano financeiro é 31 de Dezembro de 2006.

1.2 Instalar o IDEA e preparar o computador 1. Coloque o CD no leitor do computador.

2. Aparecerá um menu no ecran; seleccione por favor a 2ª opção install the Data files 3. Se não aparecer nenhum ecran, por favor siga as instruções seguintes:

• Click no botão • Seleccione Run

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• Digite D:\SETUP.EXE (D: será a letra atribuída ao leitor de CDs)

• Click no OK

1.3 Iniciar o IDEA

1. Click no botão 2. Seleccione Programas

3. Seleccione IDEA

4. Seleccione IDEA a partir do menu do IDEA

Ou simplesmente faça duplo click no icon no Ambiente de Trabalho

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O SISTEMA DE HELP DO IDEA

1.4 Como utilizar o Sistema de HELP O help do IDEA é similar ao usado noutras aplicações Windows. É muito detalhado e fornece a informação útil. Todas as funções principais são disponibilizadas numa filosofia step-by-step para uma fácil instrução sobre as características e as funções do IDEA. No help terá também o acesso a exemplos, dicas e a sugestões bem como ligações para funções relacionadas com cada tarefa do IDEA. A ajuda do IDEA está ligada também a outros componentes do IDEA, tais como o Report Reader, o IDEAScript e ao Editor de Equações. No total, o help do IDEA contem mais de 1300 páginas da informação. Não hesite em consultar o help do IDEA quando necessitar de auxílio. Para aceder ao help do IDEA a qualquer momento seleccione Help e depois Contents no menu do IDEA.

Podemos também aceder ao help do IDEA pressionando F1 no teclado. O help do IDEA é sensível contexto, o que significa que quando pressionar F1 numa caixa de diálogo específico, a ajuda relacionada com o ambiente onde se encontra será apresentada automaticamente. Por exemplo, se você pressionar F1 quando a janela de Aging estiver aberta, o help do IDEA sobre o Aging será apresentado. O help do IDEA é baseado numa tecnologia muito avançada e baseado em HTML- que permite executar buscas por uma palavra ou por frase, viajar através de um índice, ou visualiza conteúdos num formato amigável para o utilizador.

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1.5 Exercício

1. Seleccione o Contents Tab e navegue através dos tópicos apresentados.

2. Click no botão Options e depois seleccione Home. Irá ser direccionado para a página

principal do help do IDEA.

3. De seguida click no Getting Started e depois click no Starting IDEA.

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4. Aparece uma breve descrição de como iniciar o IDEA, e onde os ficheiros são

carregadas para o execução do tutorial

5. Click no botão Back para regressar à página anterior.

6. Quando concluir a exploração do Help, feche a janela clickando no botão Close no canto superior direito da janela.

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2 Gestão dos Ficheiros 1OBJECTIVOS

• Perceber como guardar e organizar o trabalho • Utilizar o File Explorar para gestão dos ficheiro

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GESTÃO DO PROJECTO A primeira vez que abrir o IDEA terá o seguinte ecran:

Quando instala o IDEA no computador este cria um directório com ficheiros de exemplos. Como se pode ver no canto inferior direito da janela do IDEA é apresentado o caminho do projecto que está aberto. Todos os ficheiros do IDEA são listados no File Explorer na janela do lado esquerdo. O IDEA permite organizar o trabalho distribuindo o trabalho por directórios designados por Projectos. É recomendável criar um projecto para cada um dos trabalhos em desenvolvimento. Após seleccionado o Working Folder este permanece activo até ser alterado mesmo quando interrompe o trabalho ou desliga o computador. O IDEA armazenará todos os ficheiros de dados, equações, definições de registos e vistas (views) neste directório. Isto permite realizar backup dos ficheiros de forma muito simples. Sua primeira tarefa neste curso é criar um projecto. Se nunca usou o IDEA, será apresentada uma janela que pede o nome do projecto e o período. Por agora, click na tecla Cancel quando esta janela aparecer.

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SELECCIONAR O WORKING FOLDER

2.1 Como seleccionar o Working Folder Altere o Working Folder com os seguintes passos:

1. A partir do menu File seleccione Set Working Folder ou click no botão na barra de tarefas do File Explorer e seleccione Set Working Folder. Será apresentada a janela specify Working Folder.

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2. Seleccione C:\IDEACOURSE para o working folder. O IDEA guarda toda a do projecto

no working folder especificado.

3. Click Open e a janela do Project Properties será apresentada. 4. Na janela Project Properties introduza “IDEA Introductory Course” na caixa Project

name e “December, 31, 2006” na caixa Period~ Click OK

Quando inicia uma nova auditoria ou um novo projecto, o directório do Projecto normalmente está vazio. O utilizador terá de importar os ficheiros para o IDEA antes de estes se tornarem visíveis no File Explorar. No nosso Working Folder já existe um directório VisConnect o qualo será utilizado mais à frente neste curso.

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O EXPLORADOR DE FICHEIROS

O File Explorer apresenta todos os ficheiros importados para o IDEA, e todas os ficheiros e base de dados entretanto criadas durante o projecto. Permite visualizar os ficheiros e seus detalhes usando diferentes opções de visualização. Pode visualizar os ficheiros em estrutura tipo árvore como no seguinte gráfico

A apresentação em árvore Tree Order permite visualizar os ficheiros com uma relação tipo pai-filho

entre si (a fonte de uma extracção, uma sumarização, etc... ). Click no nó para ver os ficheiros filhos.

Pode mudar entre Tree Order e Sorted Order clickando o botão na barra de ferramentas do File Explorer , a Sorted Order é apresentada num formato lista sem qualquer indicação da relação entre os ficheiros.

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NOTA:

Na actual base de dados não sê vê diferenças entre as duas formas de apresentar os ficheiros porque não há bases de dados ‘Filho’ no working folder.

O File Explorer é uma janela flutuante. A sua dimensão pode ser alterada para mostrar a seguinte informação sobre os ficheiros IDEA (nomedoficheiro.imd) contidos no working folder:

• Nome do ficheiro • Número de registos • Dimensão do ficheiro (Kb) • Data e hora em que o ficheiro foi criado e da sua última modificação

A ORGANIZAÇÃO DAS BASES DE DADOS O File Explorer também permite criar sub-directórios (nível único) no Working Folder para melhor organizar os ficheiros em grandes projectos. Pode por exemplo criar um sub-directório por período ou por

sub-projecto. Um novo directório será criado ao clickar no botão na barra de ferramentas do File Explorer e seleccionar Create Folder.

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No File Explorer pode abrir, fechar, renomear ou apagar ficheiros IDEA. Podem também mover ou copiar um ficheiro para outro Working Folder. Quando tem um ficheiro IDEA importante ao qual se quer referir frequentemente o IDEA permite assinalá-lo.

Ao assinalar o ficheiro o seu icon será alterado para . Se o ficheiro assinalado é um ficheiro filho, este não permanecerá com ficheiro filho. O IDEA coloca todos os ficheiros assinalados, incluindo os filhos, na raiz do Working Folder. Todas as opções do File Explorer estão disponíveis pressionando o botão adequado na barra de ferramentas do File Explorer ou ao clickar com o botão direito sobre um ficheiro. Adicionalmente muitas das tarefas do IDEA tais como, join e append estão também disponíveis através do File Explorer.

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3 Como Obter os DADOS 1OBJECTIVOS

• Os componentes do IDEA • Importação directa • Visualizar os dados • Obter os dados e a informação necessária para a análise • Os diferentes formatos de ficheiros • As definições de registos • Os diversos métodos de importação dos dados • O Import Assistant como auxiliar do processo de importação • Importar um ficheiro com formato ou do tipo standard

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ANTES DE COMEÇAR A UTILIZAR O IDEA Neste curso, os dados necessários já estão instalados no computador. Numa situação real, deverá identificar, pedir, e fazer download dos dados requeridos para o seu computador, antes de começar a usar o IDEA. O guia para fazer download dos dados, Guide to downloading Data, cobre diversos métodos para realizar o download dos dados para os PCs com a finalidade de serem analisados com o IDEA. Este manual fornece alguns indicadores e sugestões como tratar um conjunto de situações e está baseados na experiência prática de mais de 5.000 downloads. Pode pode encontrar esta guia no nosso Web site em www.caseware-idea.com na área de suporte aos utilizadores na opção Download na secção da documentação. Nesta secção também encontrará um documento sobre Guidelines for Requesting Data from Computer Systems. Este fornece os directrizes que irão reduzir tempo e melhor as possibilidades de obter e transferir os dados com sucesso obtendo para o computador Planeamento A fase de planeamento envolve reuniões com os utilizadores e com a equipe da informática sobre a forma como os dados são mantidos e armazenados, e como poderão ser transferidos. Destas reuniões, sairá sem dúvida o melhor método disponível para ser adoptado na transferência de dados. O pedido de dados Uma vez planeada a transferência, deverá ser feito um pedido formal às partes envolvidas a solicitar a permissão sobre a operação, quando necessário, e descrevendo os dados necessários, qual o formato, como, e quando. O IDEA e os programas similares baseiam-se na transferência dos dados do sistema informático fonte para o PC usado pelo revisor de contas ou auditor. O sistema fonte poderá ser um mainframe ou um minicomputer, um PC ou possivelmente algum ficheiro ou mapa distribuído sobre uma rede de dados. Os dados podem estar num único ficheiro, numa base de dados, ou distribuídos através de um número de sistemas. Há diversos meios de transferir dados, muitas normas para os tipos de dados, e uma miríade das estruturas para armazená-los Executar a transferência Transferência pode ser realizada através de uma ligação directa entre o computador fonte e o PC, via uma rede com modem, via tapes ou CDs ou DVDs, etc. A transferência pode ser efectuada numa única acção, ou através de várias etapas intermédias. Os diferentes tipos de ficheiros Com a finalidade de interrogar dados usando o IDEA, os dados devem primeiramente “ser importados”. Um assistente da importação, Import Assistant, é fornecido para guiar o utilizador durante o processo de importar os dados.

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Os tipos de ficheiros que podem ser lido pelo IDEA usando o assistente da importação são:

• ASCII de comprimento fixo • EBCDIC de comprimento fixo • ASCII delimitado (incluindo os csv – comma separated value) • Bbase III e IV • Lótus (.wk1, .wk3, .wk4) • Microsoft Excel • Microsoft Access • SAP/AIS • Programas de contabilidade (verificar os disponíveis no site da Caseware) • ODBC • AS400 • XML

Para o ASCII de comprimento fixo, EBCDIC de comprimento fixo e para o ASCII delimitado, os dados devem ser definidos para IDEA em termos de tamanho, tipo e do número dos campos (a que se chama frequentemente definição de registo). Definir os dados envolve criar uma definição registo que descreve seu formato. O assistente da importação guiá-lo-á através do processo de definição do ficheiro e da importação dos dados. As definições de registos são armazenadas no directório do projecto. Uma vez definido o registo de um ficheiro (layout do ficheiro), mesmo através do assistente da importação, este pode ser reutilizado sempre que necessário. Outros tipos de ficheiros tais como ficheiros do dBase, do Lotus, do Microsoft Excel e do Microsoft Access podem ser lidos directamente. Porém, os formatos do LOTUS, SAP do Microsoft Excel devem respeitar o seu respectivo formato de base de dados. O IDEA liga-se a uma larga variedade de bases de dados tais como Oracle, Sybase, Informix, etc. através do ODBC da Microsoft (Open Database Connectivity) para a importação dos dados. Quando surgem os problemas na obtenção de dados base, ou na sua extracção devido a problemas técnicos, ou na ausência de apoio técnico informático especializado, ou ainda por falta de tempo, pode-se sempre tentar obter os dados em formato Print File (ficheiro de impressão - relatório) que é um método simples e normalmente bem sucedido na obtenção de dados e respectiva importação para o IDEA. Os dados formatados como um relatório são impressos num ficheiro e podem depois ser extraídos e convertidos para o IDEA usando o módulo de importação Repor Reader do IDEA.

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3.1 Importar um ficheiro em EXCEL O IDEA lê dBase, ficheiros do Lótus (wk*), Microsoft EXCEL e Micrisoft ACCESS de forma directa, porque a informação sobre os dados está detalhada no header do ficheiro. Estes tipos de dados são os mais fáceis de importar e são importados normalmente sempre da mesma maneira. Vamos demonstrar como importar um ficheiro em EXCEL.

NOTA:

Regras para importação de Folhas de Cálculo Recomendamos fortemente que antes de iniciar o processo de importação de uma qualquer folha de cálculo (EXCEL/LOTUS) se faça uma verificação ao seu conteúdo para garantir que estão de acordo com as seguintes regras:

• Os dados a serem importados estão num formato tabela, num bloco compacto de linhas e colunas

• A primeira linha da tabela deverá ter os nomes dos campos a serem

importados

• Todas as colunas contendo números e texto deverão ser formatadas como texto

• Todas as colunas numéricas deverão conter um número fixo de casas

decimais

• As linhas em branco, sub-totais, totais, separadores, etc devem ser eliminados da zona de dados a importar

• A área de dados a importar deverá estar seleccionada e ter um range

name assignado

• Os passos acima devem ser realizados em todas as tabelas de dados dentro da folha de cálculo

• Garantir que folha de cálculo se encontra fechada durante o processo de

importação

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1. Clickar no botão Import Assistant para apresentar a janela do Import Assistant

2. clickar no Microsoft EXCEL

3. Clickar no botão de Browse que se encontra junto ao File name para seleccionar o

nome do ficheiro Excel a ser importado

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4. Na janela da caixa de diálogo Open navegue até encontrar e depois seleccione o seguinte ficheiro:

C:\IDEACOURSE\Sales transactions.xls. Clickar Open

5. A seguinte janela Excel apresenta uma inspecção prévia do ficheiro Excel. O IDEA

determina o tipo e a largura de cada campo fazendo a leitura de todas as colunas existentes na folha de cálculo. Durante a leitura, se algum caractere não numérico for encontrado num campo numérico ou do tipo data, o campo será importado para o IDEA como sendo do tipo carácter. Os símbolos normalmente utilizados para formatar moedas e datas são uma excepção a esta régua e são aceites pelo IDEA porque este lê os dados nos campos e não seu o formato. Na janela de inspecção prévia, os campos do tipo data e do tipo carácter são alinhados à esquerda e os e os valores numéricos são alinhados à direita.

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Nesta janela faça as seguintes opções:

• Se a primeira linha da folha de cálculo contiver os nomes da coluna, assegure-se de que a caixa First row is field names está checked. Se não, deixe-o unchecked e o nome do campo por defeito (Col1, Col2, etc.) será utilizado durante a importação. Estes nomes dos campos podem ser alterados mais tarde usando o botão Field Manipulation na barra de ferramentas do IDEA.

• O IDEA pode importar uma única ou várias folhas de cálculo simultaneamente.

Para importar várias folhas assegure-se de que as folhas a serem importadas estão seleccionadas nas caixas Select sheets to import: lista. Cada folha será importada como uma base de dados separada

• O nome da base de dados resultante será o do ficheiro mais o nome da folha

(worksheet). Pode mudar o nome do ficheiro de output para o IDEA – na caixa Output file name - neste exemplo vamos manter o nome sugerido por defeito.

6. O ficheiro será importado para o IDEA e apresentado na janela da base de dados como

indicado abaixo.

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Veremos como importar outros tipos de ficheiros no capítulo 13.

OS COMPONENTES DA JANELA DO IDEA O ecran do IDEA é composto por vários componentes. Observe as diferentes secções na figura abaixo.

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VISUALIZAÇÃO DOS DADOS Se fechou a base de dados Sales transactions-Database abra-o novamente fazendo duplo click no nome do ficheiro pretendido no File Explorer, ou clickando na opção File do menu e seleccionando Open… e depois seleccionando o nome do ficheiro na janela Open.

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O IDEA apresenta o conteúdo do ficheiro na área central do ecran. Navegue através dos campos (coluna) e dos registros (linhas) da base de dados usando as teclas de navegação do teclado(setas), ou usando o rato e as barras de deslizamento horizontais e verticais. O cabeçalho da linha representa o número do registo. O número total dos registros existente na base de dados é indicado no fundo da tela no lado direito

Na secção Database da janela das Properties cada uma das bases de dados IDEA tem 5 selectores base.

• O Data que mostra todos os dados contidos na janela de dados do IDEA

• O History que contém o diário de todas as operações e tarefas realizadas sobre o ficheiro

• O Field Statístics que contém todas as estatísticas dos campos numéricos e do tipo data existentes na base de dados

• O Control total mostra um totalizador rápido de campos numéricos para efeitos de reconciliação

• O Criteria acede ao Equation Editor e permite introduzir uma condição para filtrar e apresentar

todos os registos da base de dados que satisfazem essa mesma condição.

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Os outputs gerados pelas funcionalidades IDEA são colocados na secção Results na janela das Properties . Os seguintes tipos de resultados são guardados na secção Results:

• Estratificação • Sumarização • Falhas em sequências • Cálculo de idades de saldos • Pivot Table • Benford’s law • Números aleatórios • Gráficos • Método das Unidades Monetárias

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4 Reconciliar os DADOS 1OBJECTIVOS

• Entender os princípios da reconciliação dos dados • Utilizar o campo Control Total para reconciliar grandes totais • Utilizar o Fields Statistics para validar os dados

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INTRODUÇÃO ( OS PRINCÍPIOS DA RECONCILIAÇÃO ) Uma vez definidos os dados e importados para o IDEA, e antes de começar os testes e análises, é imperativo que os dados sejam reconciliados através de indicadores obtidos junto da entidade fornecedora dos dados. Poderão ocorrer diversos erros durante o processo de transferência, definição dos registos e importação para o IDEA tais como:

• Pedido incorrecto de dados • Serem fornecidos dados incorrectos ou referentes a períodos não solicitados, pelas mais variadas

razões

• Erros na extracção dos dados nos ficheiros em produção

• Problemas com os armazenamentos intermédios, tapes, CD’s etc. dos ficheiros

• Erros durante o processo de importação, incorrecções nos tipos de dados, por exemplo, campos numéricos importados como texto, datas inválidas, etc.

Os dados devem ser reconciliados com os dados fonte através de:

• Totais dos campos numéricos • Número total de registos importados

• Validade dos campos do tipo data

• Uma amostra de registos importados comparada com um print do sistema origem

• Outros indicadores que possam ser facilmente acessíveis

É importante que os relatórios de reconciliação e os totais de controle sejam pedidos junto com os dados e que permaneçam arquivados com a documentação do processo do download/importação. Há diferentes maneiras de reconciliar os dados. Determinadas funções do IDEA são particularmente úteis para reconciliar dados. Primeiramente, pode ser útil e importante navegar através do ficheiro IDEA. Utilizar o Field Statistics e Control Total para reconciliar os totais dos campos numéricos e assegurar-se de que as datas se enquadram com as solicitadas não incluindo transacções de um outro período. A função de Summarization pode ser usada para comparar transacções sumarizadas com os relatórios existentes do projecto. Para dados financeiros, a função de Summarization pode criar rapidamente um balancete (sumarizado por conta). Pode também tirar uma amostra do ficheiro e verificar as transacções de encontro com um relatório ou com os dados existentes no computador origem de forma manual. Deve ser dada uma atenção particular aos números negativos, aos números com decimais, aos valores zero, e às datas inválidas ou em branco.

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Ter cuidado ao reconciliar dados com os relatórios gerados pelo cliente. Em determinados casos, os relatórios do cliente podem ter imprecisões e o seu ficheiro é o que se encontra correcto. Tentar encontrar alguma discrepância entre o sistema origem e o ficheiro importado. Antes de começar seu projeto com o IDEA, deve ter um bom conhecimento dos dados (significado dos campos). Deve ser solicitado, quando disponível, o dicionário dos dados que explica o significado dos campos, e os códigos usados na base de dados. CONTROL TOTAL O Control Total é um dos métodos para reconciliar um ficheiro. Esta funcionalidade é muito útil para ficheiros da área financeira. Permite manter o total de um campo numérico sempre disponível no ecran. Uma vez activado o Control Total, este total do controle será sempre apresentado para todos os ficheiro subsequentes resultantes das operações executadas sobre o ficheiro de dados do pai.

4.1 Reconciliar dados com o Control Total O ficheiro Sales transaction-Database deve estar aberto. Se não estiver por favor abra-o. Clickar no selector Control Total na janela das Properties. Será apresentada a caixa de diálogo Select control total mostrando a lista de campos numéricos.

Seleccione o campo NET_SALE como o campo de Control Total.

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O total do NET_SALE deverá ser 44.995.095,22. Garantir que tem exactamente o mesmo valor apresentado na janelas das Properties.

UTILIZAR OS FIELDS STATISTICS PARA RECONCILIAR

4.2 Reconciliar com os Fields Statistics Se não estiver a utilizar dados da área financeira, o total do controle pôde não ser apropriado para reconciliar os dados. Também, o total do controle sozinho é muito limitado, mesmo com dados financeiros, já que não identifica datas inválidas, registos de períodos fora do pedido, ou outros erros da conversão de dados. O Field Statistics fornece informação sobre todos os campos numéricos e do tipo data e permite reconciliar todos os campos numéricos rapidamente. O Field Statistcs fornece também detalhes adicionais em cada campo, tais como, o número dos artigos zero, o número de quantidades negativas, o mínimo, e o máximo. Para campos do tipo data, pode verificar o número de items em branco, a data mais cedo, a mais tarde e datas inválidas. EXERCÍCIO

1. Para visualizar o Field Statistics clickar na selector do Field Statistics na janela das Properties.

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2. Seleccionar Date no Field Type. Seleccionar INV_DATE e tomar boa nota dos intervalos

de datas dos registos.

3. Fields Statistics também fornece os totais de campos numéricos. Seleccionar Numeric no

Field type. Seleccione o campo SALES_TAX e garanta que o Net Value é igual a 4.090.489,97. De notar que existe um registo com valor negativo no campo SALES_TAX. Num caso real deveria aprofundar esta situação solicitando pormenores da transacção e verificando o sistema à procura de zero e negativos para garantir a não ocorrência de erros de conversão.

4. Clickar no link realçado para aceder (drill down) a esta transacção.

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5. Clickar no botão Done para fechar a janela de preview. 6. Seleccionar o campo NET_SALE e visualizar as estatísticas do Net Value. O total deverá

ser igual ao gerado no Control Total obtido no exercício anterior.

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TENTE EXECUTE O SEGUINTE EXERCÍCIO Recebeu um relatório sumarizado das vendas para 2006. Nele vem indicado que as vendas brutas totais eram 40.905.070,25, e que as vendas líquidas totais eram 44.995.095,22. Utilizando o Field Statistics click em cada campo do relatório e reconcilie os totais com o o valor líquido de cada campo. Agora que determinámos que o ficheiro que estamos usando é válido está correcto, podemos começar examinar e analisar os dados.

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5 Examinar os DADOS 1OBJECTIVOS

• Visualizar os registos ordenados por um campo (Indexar o ficheiro) • Aceder aos registos e a um registo em particular

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INDEXAR A função Index permite indicar qual a ordem pela qual o ficheiro deverá ser visualizado. Ao contrário da função da Sort, a função Index não cria uma base de dados nova. O indexar cria uma vista diferente do ficheiro corrente. Pode também ser usado criar quebras e totais na fase de criação de relatórios. O campo usado para indexar um ficheiro é chamado uma chave. O IDEA também indexa o ficheiro antes de executar determinadas funções, tais como, Join, Summarization, Gap Detection, Duplicate key detection, Aging, e Compare. Se a chave requerida para executar aquelas funções já existir como um índice, o IDEA não re-indexará o ficheiro, e usará o índice existente.

5.1 Indexar um ficheiro através de um único campo

1. Abrir o ficheiro Sales Transaction-Database. 2. Indexar o ficheiro pelo campo INV_DATE clickando duas vezes no cabeçalho da coluna

respectiva

O IDEA indexa o ficheiro pelo campo INV_DATE pela ordem ascendente. Se fizer duplo clickar novamente no cabeçalho da coluna INV_DATE o IDEA indexa o ficheiro pelo referido campo mas pela ordem descendente. O índice activo está indicado e marcado (checked) na secção Indices da janela das Properties. De igual modo, como mostrado acima, uma seta vermelha no cabeçalho da coluna informa que o ficheiro está indexado por esse campo.

5.2 Indexar um ficheiro por campos múltiplos

1. clickar no botão dos Índices ou aceder ao menu Data e seleccionar Índices… , para abrir a janela dos índices.

2. Indexar o ficheiro Sales transactions-Database pelo seguinte ordem

• PROD_CODE ordem ascendente • QTY ordem descendente

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3. Visualize o ficheiro com o índice aplicado. O ficheiro está agora indexado pelos campos PROD_CODE, e, dentro do mesmo PROD_CODE, está indexado por QTY.

Notar que a ordenação do ficheiro pode ser alterada seleccionando um índice já existente na secção Índices. Pode regressar à ordenação original em qualquer momento seleccionando a opção No Index.

NOTA:

A opção de Sort é usada para criar uma nova base de dados classificada fisicamente com a ordenação especificada. Se pretender simplesmente uma base de dados com uma nova ordenação, ou não desejar criar uma nova base de dados, use a opção Index que cria um índice que descreve a sequência lógica pela qual os registos devem ser lidos, apresentados, impressos ou processados.

Os índices que já não são necessários podem ser eliminados através da opção Delete existente na janela do Index. Da mesma janela pode também Re-Index um ficheiro. Em alguns casos, o índice de uma base de dados pode tornar-se inválido. Isto pode acontecer se o índice for baseado numa ou mais equações baseadas em campos virtuais que sofreram alterações. A opção Re-Index regenera o índice existente, evitando que seja necessário eliminar e voltar a criar de novo o índice. Se um ficheiro, que foi importado/ligado para o IDEA, contiver uma ordenação que foi, especificada quando este foi criado/downloaded no computador origem, podemos informar o IDEA dessa mesma ordem usando a opção Describe Sorted Order disponível no menu Data. A ordem descrita é adicionada à lista de índices disponíveis para a base de dados sem a necessidade criar um índice. Esta opção poderá poupar muito tempo, particularmente em bases de dados muito grandes ou com índices compostos por chaves muito longas.

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ATENÇÃO

A opção Describe Sorted Order não classifica nem indexa o ficheiro. Esta opção unicamente informa o IDEA sobre a ordem que o ficheiro já possui, evitando deste modo realizar uma reclassificação se esta for requerida. Se não estiver certo que o ficheiro já está na ordem indicada, NÃO TENTE ESTA OPÇÃO

GROUP RECORDS A função Group Records pode ser usada para organizar registos num através de campos indexados, colocando-os visíveis ou invisíveis dentro dos grupos de ordenação.

5.3 Agrupando registos

1. Click no botão Group Records da barra de ferramentas do IDEA, ou seleccione Data e Group Records… no menu

2. Irá aparecer a janela Group Records. Escolha agrupar o ficheiro por SALESREP,

ascendente. Clickar OK.

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3. A base de dados será agrupada de acordo com o campo SALESREP. Poderá expandir a base

de dados para visualizar quais os registos estão associados com cada código de SALESREP.

4. Para regressar à vista normal seleccione No Index na secção Índices of da janela das Properties.

PESQUISAR REGISTOS - GO TO E FIND A opção Go To é utilizada para ir para um determinado número de registo dentro da base de dados activa, o qual é normalmente a forma mais rápida de o fazer em alternativa ao page down/up.

5.4 GoTo para um registo específico

1. Abrir a função Go To seleccionando Edit e Go To… ou pressionando as teclas Ctrl+G. Será apresentada a janela de Go To Record

2. Introduza 150 e clickar OK. O registo número 150 será apresentado como o registo activo.

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5.5 Find A função Find é similar ao Go To¸ mas o Find permite introduzir um qualquer critério de selecção baseado na informação existente a própria base de dados

1. Para abrir a função Find seleccionar Edit e Find…, ou pressionar as teclas Ctrl+F. 2. Introduza o seguinte critério: QTY = 200

O IDEA irá automaticamente seleccionar e apresentar no ecran o primeiro registo que satisfaz o critério imposto. Se pressionar a tecla F3 o IDEA irá para o próximo registo que satisfaça o critério aplicado.

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6 Seleccionar registos específicos 1OBJECTIVOS

• Usar o Display Criteria para filtrar registos específicos • Guardar resultados em novos ficheiros • Utilizar o Equation Editor para introduzir critérios de selecção • Entender as regras para introdução de critérios • Guardar e reutilizar equações • Entender a diferença entre entre Extracções e Display Criteria • Isolar os valores elevados ou pouco usuais utilizando os Critérios

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VISUALIZAR ITEMS CONTENDO CRITÉRIOS A opção utilizando os critérios é similar às funções de extracção (explicadas abaixo), que são usadas para identificar os registos que satisfazem um determinado critério definido pelo utilizador. Porém, a opção dos critérios não gera uma base de dados como resultado, simplesmente mostra, na janela da base de dados, aqueles registros que satisfazem o critério. A barra de status mostra o número dos registros na base de dados que satisfaz o critério dado. Clickando na selecção Criteria na janela das Properties, o editor da equação será aberto para ajudar de forma manual na definição do critério.

6.1 Visualizar os registos filtrados

1. Garantir que o selector No Index está seleccionado na secção do Índices 2. No 17º registo clickar no “05” no campo PROD_CODE e clickar com o botão direito.

Aparecerá um menu. Seleccione Display all records containing “05”

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3. clickar OK. Agora só os registos que têm o campo PROD_CODE = “05” serão visualizados no ecran Notar que qualquer critério introduzido numa base de dados devolverá sempre os resultados na secção Data da janela das Properties.

4. Agora altere o número 05 do código do produto para 02 clickando no Criteria na janela de Properties, e abrindo o Equation Editor. Manualmente altere o número na equação.

5. Clickar no botão de validar para aplicar o novo critério. Note que a barra de status no canto inferior direito do ecran mostra o número de registos na base de dados que satisfazem o critério: 14/3014

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6. Clickar com o botão direito do rato no Criteria, e seleccionar Clear para remover o critério aplicado e regressar à visualização normal da base de dados.

GUARDAR OS REGISTOS FILTRADOS

6.2 Guardar os registos filtrados num ficheiro separado

1. Refazer, se necessário, o critério PROD_CODE = “02” 2. Para guardar estes registos filtrados num ficheiro separado seleccionar no menu as opções

File depois Save As…

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3. Introduza o nome do ficheiro “Product code 02” na caixa File name da janela Save Database As e clickar OK.

Notar que um ficheiro chamado Product code 02 passou a estar visível no File Explorer. O novo ficheiro Product code 02 está gravado por debaixo do ficheiro Sales transactions-Database, o que significa que foi gerado a partir deste. A este tipo de relacionamento designa-se do tipo Pai/Filho.

De notar também, que agora o ficheiro Product code 02 é a base de dados activa.

O nome da base de dados activa está apresentada a seguir ao IDEA no topo do ecran.

4. Poderá ter em simultâneo tantos ficheiros abertos no IDEA quantos os necessários para o seu projecto, o que permite visualizar vários ficheiros também em simultâneo. Para tal seleccione no menu Windows a opção New Horizontal Tab Group

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5. Seleccionar o ficheiro Sales transactions-Database como base de dados activa clickando sobre o ficheiro. O título torna-se bold o que significa que passou a ser a base de dados activa. Pode também colocar o ficheiro activo seleccionando-o no menu Window ou com duplo click sobre o nome do ficheiro no File Explorer.

6. No menu Window seleccionar Move to Previous Tab Group para desfazer a repartição

do ecran.

7. Pode também visualizar os ficheiros lado a lado utilizando no menu Window¸a opção New Vertical Tab Group.

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8. No menu Window seleccione Move to Previous Tab Group para desfazer a apresentação dos ficheiros lado a lado

9. Feche a janela Prod Code 02.

UITLIZAR O EDITOR DE EQUAÇÕES PARA CONSTRUIR OS CRITÉRIOS O editor de equações, Equation Editor ou calculadora “pop-up”, é uma ferramenta de carácter geral que auxilia o utilizador a criar critérios. Previamente, nós usamos a funcionalidade Display all records containing para introduzir critérios. O Equation Editor pode também ser usado introduzir critérios. Esta ferramenta é muito útil quando é necessário digitar equações complexas. Existem muitas situações no IDEA pode ser necessário escrever uma equação. Os critérios da extracção, pesquisa de registos, critérios da importação, critérios da exportação, e ainda, os critérios para muitas testes e análises que requerem o escrever de uma equação. Irá também usar o editor da equações para incorporar novos campos na base de dados através do Field Manpulation. Por exemplo, pode criar um campo chamado NEW_AMOUNT que pode ser igual a uma QUANTIDADE multiplicada por 1.5. Falaremos na manipulação de campos virtuais lá mais para a frente neste curso.

Poderá abrir o Equation Editor clickando no Criteriona janela de Properties ou no botão em qualquer função onde se encontre disponível. O editor de equações não só ajuda na introdução de equações, mas também ajuda a validar a sintaxe das expressões inseridas. O utilizador não poderá sair do editor enquanto existirem erros de sintaxe. As equações válidas podem ser guardadas em ficheiro e utilizadas posteriormente quando necessário.

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As seguintes opções estão disponíveis para serem utilizadas no Equation Editor: Insert DataBase Field

Apresenta a lista dos campos existentes no ficheiro, bem como, o tipo de dados, parâmetros e comprimentos dos campos

@Functions Existem mais de 100 @ Funções disponíveis para executarem as mais complexas operações, tais como, manipulação de datas, aritméticas, cálculo estatístico e pesquisas de texto Cada @função requere um determinado número de parâmetros. Por exemplo, @date() que devolve a data do computador não precisa de qualquer parâmetro, enquanto que que @isin(string1, string2), que é utilizada para pesquisar texto dentro de um campo do tipo caractere, precisa de duas cadeias de texto como parâmetros. Nota: Se o seu computador não está definido para EUA, IDEA não utiliza a virgula como separador do parâmetros, mas sim o símbolo que se encontra no Regional Settings no Windows Control Panel. Se não estiver utilizando estas definições o separador deverá ser o ponto e vírgula (;)

Constants Constantes numéricas, do tipo texto ou do tipo data nas equações devem ser digitadas manualmente utilizando o teclado.

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Operadores Matemáticos

Os operadores matemáticos são utilizados para realizarem cálculos entre expressões. Eles são normalmente cálculos aritméticos sobre campos numéricos mas poderão também envolver funções. / divisão > maior que = igual a * multiplicação < menor que “” delimitador de cadeias de caracteres - subtracção <= menor ou igual a ( abrir parêntesis + adição >= maior ou igual a ) fechar parêntesis <> diferente de == igualdade exacto entre cadeias de caracteres

Operadores Lógicos

.AND. para juntar duas ou mais expressões. Todas terão de ser verdadeiras para que a selecção seja verdadeira .OR. para juntar expressões opcionais. Basta uma das expressões ser verdadeira para que a selecção seja verdadeira .NOT. para negar uma expressão

MOD Devolve o resto da divisão de u número por outro

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Verifica a sintaxe das expressões digitadas no editor de equações

Valida e sai do editor de equações

Apaga uma equação

Abre o IDEA Help

Insere uma campo da base de dados

Pressione Evaluate para testar os resultados. A equação será executada sobre o registo seleccionado e o resultado será apresentado na caixa de texto. A equação é definida na caixa de edição de texto do Equation Editor. Existem várias características disponíveis na barra de ferramentas tais como, Undo, Find, e Replace, Cut, copy, Paste, Clear, Open Equation, Save Equation e Help.

6.3 Utilizar o Editor de Equações Verifique que o ficheiro Sales transactions-Database é a base de dados activa. Utilize o Equation Editor para introduzir o critério, vamos executar o mesmo exemplo anteriormente realizado.

1. Clickar no Criteria na janela de Properties. A janela do Equation Editor irá aparecer. 2. Para digitar a equação, clickar no botão Insert Database. Clickar no campo PROD_CODE

e depois clickar no botão Insert Field. Clickar no botão Close. Clickar no símbolo = e depois clickar no símbolo “”. Introduza o texto 02 entre as duplas aspas.

Nota:

PROD_CODE é um campo não numérico por isso quando se faz referência a estes valores temos de os incluir entre duplas ‘aspas’

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3. As equações após estarem validadas podem ser guardadas e reutilizadas quando necessário.

Esta funcionalidade é útil se:

• A equação tem de ser utilizada noutros projectos • A equação é complexa e pode necessitar de edição futura

• É necessária uma equação semelhante e a uma já existente.

Uma equação não é específica de uma base de dados. Uma equação gravada pode ser utilizada em qualquer base de dados desde que tenha os mesmos campos que se encontram definidos na equação. As equações são guardadas num ficheiro com extensão .EQX pelo IDEA. Estas podem ser guardadas em qualquer localização da rede, diskete, CD, etc. Porém é recomendado que a os ficheiros das equações sejam guardadas no working folder ou numa biblioteca central de equações.

4. Clickar no botão de Evaluate para garantir que a equação é válida. Será devolvido 1 (verdadeiro) ou 0 (falso) se a equação é válida. Se não for válida será devolvida uma mensagem de erro.

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5. Para guardar a equação clickar no botão Save na janela do Equation Editor. Aparecerá a janela de Save As. Atribua um nome à equação por exemplo Prod Code 02.

6. Pode abrir a equação clickando o botão Open Equation na janela do Equation Editor.

7. Clickar no botão Accept para validar e sair do Equation Editor. O Critério introduzido é visualizado na secção Data na janela Properties e os registos filtrados são apresentados no ecran.

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EXTRACÇÃO DIRECTA (SELECCIONAR ITEMS COM VALORES ELEVADOS) Previamente usamos os critérios para identificar registos específicos. Depois gravamos o resultado dos critérios como um ficheiro. Enquanto a função dos critérios é útil para prever os resultados dos seus critérios, guardar os resultados num ficheiro é um processo em duas fases. Porém usando a extração directa, pode identificar registos específicos e guardá-los em ficheiro numa única etapa. A função Direct Extraction permite que guardar o resultado dos critérios directamente num ficheiro.

6.4 Executar uma Extracção Directa Assegure que a Sales Transaction-Database está activa e remova os critérios clickando no botão direito no Criteria e seleccione Clear. Neste caso, estamos interessados em extrair os artigos de elevado valor. Vamos extrair todas as transacções que têm uma venda líquida Net Sale superior a 10.000,00 a partir do ficheiro Sales Transaction-Database.

1. Aceder ao menu Data e seleccionar Extractions e depois Direct Extraction… pode

também abrir a opção de Direct Extraction clickando no botão .

Aparece a caixa de diálogo Extract to File(s). Notar que pode opcionalmente definir um Range de registos sobre o qual será aplicado o critério. Pode também seleccionar a

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ordenação através de Database Order para os registos que serão armazenados na base de dados destino baseado num índice já existente.

2. Na coluna File name faça duplo click sobre EXTRACTION1 e introduza “High Values

Items”. Note que pode processar várias extracções sobre o mesmo ficheiro num único passo.

3. Clickar no botão Equation Editor

4. Clickar no botão Insert Database field. Clickar no NET_SALE, clickar no botão Insert Field. Clicker no botão Close.

5. Clickar no botão Greater Than

6. Introduzir 10000.

7. Clickar no botão Validate and Exit para finalizar. Isto irá fechar o Equation Editor.

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8. Pode agora extrair os valores elevados do ficheiro Sales transactions-Database. Clickar OK. O novo ficheiro High Value Items será criado como filho do ficheiro Sales transactions-Database.

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EXTRAIR ITENS NÃO USUAIS (EXTRACÇÃO DIRECTA)

6.5 Extrair registos registados com data inválida Tente resolver o exercício seguinte. O escritório esteve fechado no dia 3 de Abril de 2006 para renovação. Por isso nenhuma venda deveria ter ocorrido. Usando a função extracção, directa extraia eventuais vendas realizadas nessa data. Assegure-se de que a base de dados activa é a Sales transactions-Database e que nenhum critério está activo antes de seleccionar a função Direct Extract. Clickar no editor de equações para introduzir o critério. Em primeiro lugar, vamos seleccionar o campo chave para basear a extracção. Necessitamos saber se houve alguma factura emitida numa determinada data, assim usaremos o campo INV_DATE. Clickar no Insert Database field e seleccione o campo INV_DATE. Clickar sobre Insert a Field. Em seguida, diga ao editor de equações que quer que as datas sejam iguais a uma determinada data digitando manualmente = ou pressionando a tecla = no editor de equações. Finalmente, seleccionará a data. Note que as datas no editor de equações são sempre introduzidas no formato YYYYMMDD sem nenhum separador, e envolvidas em duplas aspas. Pode usar a funcionalidade

do calendário para seleccionar uma data clickando no botão do calendário . Avance até ao ano e mês que quer inserir usando as setas no topo do calendário. Avance até Abril de 2006. Faça duplo click sobre o dia do mês para introduzir a data na janela do editor de equações.

A equação deverá parecer-se com a seguinte:

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Clickar no botão Validate and Exit. Altere o nome de Extraction1 para Sales on April 3th e clickar OK. Será criada uma nova base de dados Sales on April 3th que é um ficheiro filho do ficheiro original Sales transactions-Database.

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6.6 Extrair valor de vendas não usuais Tente resolver o exercício seguinte. Bright IDEA, Inc. vende seis produtos. O Produto 05 é o mais barato e não devemos esperar valores muito elevados de vendas. Utilizando o Direct Extraction novamente extraia todas as vendas do Produto 05 que tenham um valor de venda bruto maior que 50.000,00. Garantir que a base de dados Sales transactions-Database é a activa. Utilizando o Equation Editor introduza o critério. Notar que temos duas condições: Product Code 05 e Gross Sales maior que 50.000,00. Quando tem condições múltiplas tem d juntá-las utilizando um operador lógico. O IDEA tem três operadores lógicos. .and. , .not. e .or. Neste caso queremos extrair todos os registos que têm o Product Code 05 .and. têm o Gross_sales amount maior que 50.000,00. O operador .and. indica que transacção deverá satisfazer ambas as condições. Se utilizasse .or. a transacção seria seleccionada se pelos menos uma das condições fosse verdadeira.

1. Introduza a primeira condição e click no botão 2. Introduza a segunda condição

Note: o campo PROD_CODE é um campo do tipo caractere, por isso o valor constante deverá ser colocado entre aspas. O campo GROSS_SALE é do tipo numérico, por isso o valor não necessita de aspas e não deverá conter qualquer separador dos milhares.

3. A equação deverá ficar assim:

4. Renomeie a extracção para “Sales over 50000”

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6.7 Extrair Vendas não usuais do Produto 06 Bright IDEA, Inc. assinou um contracto de exclusividade com o Vendedor (SALESMAN) 108. Ele é o único vendedor autorizado a vender produto 06 que é o mais caro que a companhia vende. Utilizando a Direct Extraction verifique se existem vendas que não estão em conformidade com este contrato de exclusividade existe com o vendedor 108. Note: Terá ainda de utilizar um operador lógico para construir este critério porque temos duas condições.

Note que o símbolo de ‘diferente’ é representado por <> ou pelo botão

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O Control Total para o campo NET_SALES deverá ser igual 12.188.417,47.

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7 O Perfil dos dados 1OBJECTIVOS

• Usar a Stratification para distribuir os dados por bandas ou extractos • Guardar, Gráficos ou Exportar a os resultados da Stratificaction • Visualizar, analisar ou guardar um extracto em particular • Usar a Summarization para totalizar campos numéricos • Usar as Pivot Table para sumarizar os dados, criar subconjuntos e visualizar

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ESTRATIFICAÇÃO DE DADOS (STRATIFICATION) A Stratification é útil para classificar registos numa base de dados. A Stratification permite organizar os registros em faixas. O uso mais comum da Stratification é, por exemplo, em inquéritos, onde a idade dos inquiridos é disbtibuída por estratos, tais como 20 a 25 anos de idade, 25 a 35, etc. A Stratification pode também ser usada para obter um perfil dos dados. A Stratification é guardada pelo IDEA sob a forma de Result, inserido no ficheiro, e pode ser impresso. O Result pode incluir gráficos dos resultados e potencialidades drill-down. O Result pode também ser guardado numa grande variedade de formatos, e armazenado em disco ou enviado por e-mail quando necessário. Em alternativa, pode produzir uma base de dados com os resultados da estratificação com opção de incluir detalhes sobre a faixa em que cada registro cai. A base de dados pode então ser usada para outras análises adicionais. Estratificar um campo numérico O IDEA permite estratificar campos numéricos. A utilização mais comum é a estratificação de campos com valores. Pode rapidamente visualizar, por exemplo, o numero de registos de vendas entre 0 e 1000 e entre 1000 e 2000 e assim por diante. Estratificar um campo de tipo data O IDEA permite estratificar campos de data. Permite definir bandas por número de dias, número de semanas, número de meses ou número de anos. Por exemplo, estratificar os dados por meses. Para cada banda o IDEA mostra o número de registos em cada intervalo de datas. Pode escolher um ou vários campos numéricos da base de dados para totalizar em cada estrato. Estratificar por campos do tipo caractere O IDEA permite estratificar por campos de texto. Pode usar este processo para estratificar uma base de dados por regiões se tiver um campos com o código postal. Pode especificar as primeiras letras e o IDEA fará a distribuição dos registos na correspondente faixa ou estrato. Para cada faixa, o IDEA mostra o número de registos existentes. O processo de estratificação para cada tipo de dados exige que seja seleccionado pelo um campo numérico para ser totalizado por estrato. Opcionalmente, qualquer que seja o tipo da estratificação, pode definir um campo para agrupar os resultados obtidos. Esta funcionalidade irá gerar uma análise (estratificação) para cada ocorrência única do campo seleccionado. ESTRATIFICAR UM FICHEIRO

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7.1 Estratificar o ficheiro das Vendas por Gross Sales

1. Primeiro, abrir o ficheiro Sales transctions-Database e analisar as estatísticas do campo GROSS_SALE. Verificar o valor mínimo, o máximo e a média.

2. Regressar à secção Data e seleccionar no menu Analisys a opção Stratification… ou

clickar no botão da barra de ferramentas. Irá ser aberta a janela da estratificação. 3. Na janela da Stratification faça o seguinte

• Seleccionar o campo GROSS_SALE na lista Fields to stratify • Defina o Increment : 1000

• Duplo clickar no primeiro campo >= Upper Limit e introduza o valor : 0

• Clickar em cada um das linhas do campo <Upper Limit na tabela até atingir a 10ª

linha

• Verificar as check box das opções Create Database, Include stratum intervals, e Create Result.

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• Introduza Statified by Gross Sales quer no File name, quer no Result name.

• No Fields to total on: assinalar o campo GROSS_SALE

Note que podemos totalizar por mais do que um campo em simultâneo.

4. Está concluída a definição da estratificação numérica. Clickar OK

Será aberta a base de dados Stratified by Gross Sales e criado o Result na sua base de dados activa Sales transactions-Database. Primeiro, clickar no separador no topo para aceder à Sales transactions-Database e torná-la na base de dados activa e visualizar o Result que foi criado.

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Pode verificar que a opção Result está activa na janela de Properties e ver que o Stratified by Gross Sales está assinalado na secção dos Results.

5. Verificar cuidadosamente o resultado da estratificação e notar que existem 277 items no Upper Limit exceptions. Este resultado indica que 277 registos excederam o limite superior dos intervalos de 10000. Num cenário real estas transacções deveriam ser iinvestigadas

6. O IDEA tem uma característica chamada de drill-down a qual permite visualizar os

registos detalhados de um resultado. Clickar no campo # Records na célula com 277 Upper Limit exceptions e será apresentado uma janela comas seguintes opções; Extract Records, Display Records ou Display Fields Statístics para os 277 items.

7. Seleccione Display Records

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8. Pode imprimir ou guardá-lo como um novo ficheiro. Clickar no botão Save e introduza

Exception Upper Limits como nome do ficheiro. O IDEA guardará este ficheiro contendo os 277 registos como filho do ficheiro Sales transactions-Database.

9. Faça duplo clickar no ficheiro Sales transactions-Database e visualize o resultado

Stratified by Gross Sales novamente. Deverá ter o Result activo ainda.

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10. O resultado pode ser exportado de diferentes maneiras ou formatos. Clickar no botão

para abrir a janela de Export…. Clickar no Save as type drop down box e verifique as opções disponíveis.

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Note os diferentes formatos disponíveis para exportar os resultados. Clickar Cancel.

11. O Result pode ser mostrado em forma de gráfico. Clickar no botão . Depois no menu View pode aceder às propriedades do gráfico. Pode adicionar um título ao gráfico e alterar as cores. O menu Gallery permite seleccionar diferentes tipos de gráficos.

7.2 As opções dos gráficos da estratificação Existem muitas opções no módulo dos gráficos. Pode guardar, copiar e descarregar gráficos noutro qualquer programa tais como um relatório em Word. Pode alterar as fontes bem como muitas outras opções disponíveis quando faz clickar com o botão direito e acede à janela Chart Properties. Explore sem qualquer limitação as funcionalidades dos gráficos.

Quando terminar a sua viagem pelos gráficos, clickar no botão para regressar à grelha dos dados. Solicitamos igualmente que fosse criada uma base de dados estratificada. No File Explorer abrir a base de dados estratificada que designámos por Stratified by Gross Sales.

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Notar que o novo ficheiro tem o mesmo número de registos do que lhe deu origem mas tem três novos campos. O número do estrato STRATUM , o limite inferior e superior do estrato, STRAT_LOW e STRAT_HIGH , foram adicionados a cada um dos registos. Antes de continuar aceder ao menu Window e seleccionar Close All.

7.3 Estratificar um ficheiro por meses O exercício seguinte consiste em estratificar o ficheiro Sales transactions-Database por meses. Primeiro abrir o ficheiro Sales transactions-Database . Depois aceder ao menu Analisys e seleccionar Stratification…

1. Seleccionar o campo INV_DATE no Fields to stratify: 2. Seleccionar o campo NET_SALE no Fields to total on:

3. Definir o incremento de 1 mês e introduzir 20060101 na coluna >=Lower Limit na

primeira linha

4. Clickar nas linhas seguintes e o IDEA irá preencher automaticamente a tabela

5. Preencha a tabela até à 12ª linha. No último valor altere para 20061231.

6. Altere o nome do Result para Invoice Date Stratification.

7. clickar OK.

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Foi criado um novo Result. De imediato pode ver que o mês de Julho é o de maior actividade e o Janeiro é o de menor. Por alguns momentos explore os resultados.

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7.4 Estratificar um ficheiro definindo um campo de grupo Anteriormente foi estratificado o ficheiro Sales transactions-Database por GROSS_SALE. Neste exercício vamos estratificar por GROSS_SALE novamente, mas vamos definir o campo PROD_CODE na opção Group by. O resultado criará uma estratificação por cada código de produto único existente no ficheiro. Primeiro garantir que o ficheiro Sales transactions-Database é a base de dados activa e que se encontra no ambiente Data.

1. Aceder ao menu Analisys e seleccionar Stratification…

2. Seleccionar o campo GROSS_SALE no Fields to stratify: 3. Seleccionar os campos NET_SALE e GROSS_SALE no Fields to total on:

4. Aceitar o incremento por defeito de 10.000,00

5. Clickar em cada linha da coluna <Upper Limit até à 11ª linha

6. Clickar na caixa Group by no topo da janela e seleccionar PROD_CODE

7. Altere o nome do Result para Stratified product Code by Group.

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8. Clickar OK para iniciar a estratificação. 9. A vista do Result está activa clickar na caixa Totaled on e seleccionar NET_SALES. Altere

o o PROD_CODE = para 04 seleccionando o correspondente elemento da lista.

Notar que tem disponível as anteriores estratificações efectuadas neste ficheiro na janela das Properties na secção dos Result.

SUMARIZAR CAMPOS A Sumarization acumula os valores dos campos numéricos por cada uma das chaves únicas existentes no ficheiro. Por exemplo, sumarizar um ficheiro de contas a pagar pelo número de conta (neste caso considerada a chave) e totalizando o valor das facturas gera uma base de dados ou um resultado com os saldos por fornecedor. A funcionalidade Summarization fornece:

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• Uma lista de items (chave) únicos existentes na base de dados. • O número de registos para cada chave

• Totaliza um ou mais campos numéricos para cada chave

Pode seleccionar até 8 campos para sumarizar ou se utilizar um único campo pode usar a opção Quick Summarization. Se utilizar campos múltiplos a função de Summarization funciona mais rapidamente e é mais eficiente numa base de dados ordenado pela chave de sumarização. Pode seleccionar qualquer número de campos numéricos para totalizar. A base de dados resultante fornece a lista de chaves únicas e o número de registos NO_OF_RECS para cada uma das chaves e a partir das quais pode fazer drill down para visualizar os registos individuais de cada uma das chaves. Pode seleccionar campos adicionais para serem apresentados seleccionando a partir da primeira ocorrência ou a partir da última. A grelha de apresentação dos Resultados Result está limitada a 4000 linhas e por isso não mostra mais do que 4000 linhas. Se é espectável existirem mais de 4000 linhas como resultado da sumarização deverá ser sempre seleccionada a opção de criar base de dados, dado que esta opção não tem qualquer limitação. A opção Quick Summarization executará a a sumarização de forma mais rápida mas tem algumas limitações. Deverá seleccionar a Quick Sumarization quando pretender sumarizar com uma única chave e garantidamente existem menos do que 32000 chaves únicas na base de dados. A opção Quick Sumarization, não exige qualquer tipo de ordenação da base de dados e não necessita de criar índices durante o processo. Para além disso, se utilizar Quick Summarization, os eventuais campos adicionais seleccionados serão sempre preenchidos a partir da 1ª ocorrência e as estatísticas adicionais tais como Máximo, Mínimo, Média, Variância, e Desvio Padrão não poderão ser incluídos. SUMARIZAÇÃO COMO RESULTADO

7.5 Executar uma sumarização como Resultado Utilizando a Summarization iremos criar um Result, sumarizado por vendedor.

1. Seleccionar do menu Analisys e depois seleccionar Summarization… 2. Seleccionar SALESREP na caixa By na secção Fields do to summarize

3. Seleccione QTY, GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALE no Numeric fields to total

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4. Pode escolher o tipo de output que desejar, Create Database e/ou Create Result. Aqui vamos seleccionar Create Result. Desmarque a caixa Create Database e assinale a caixa Create Result. Altere o nome Result name para summarization by SalesRep. Clickar OK.

Foi criado um relatório por Vendedor.

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Pode fazer gráficos, exportar gravar ou imprimir estes resultados utilizando os botões da barra de ferramentas. Pode também visualizar os registos sublinhados e extrai-los para uma outra base de dados clickando no campo azul (action fields) na coluna NO_OF_RECS.

7.6 Criar uma base de dados sumarizada

1. Verifique que está localizado na vista Data do ficheiro Sales transactions-Database.

Seleccione do menu Analisys a opção Summarization… ou pode utilizar o botão na barra de ferramentas. A janela Summarization será aberta.

2. Seleccione os campos PROD_CODE e depois SALESREP como os Fields to Summarize 3. Seleccionar NET_SALE como Numeric Fields to Total:

4. Altere o File name: para Summ by Prod_code and SalesRep

5. Clickar OK

Notar que o IDEA lista todas as combinações dos vendedores e dos produtos existentes no ficheiro Sales transactions-Database. Pode ver que vendedores vendem que produtos, e visualizar o total das vendas líquidas e o número de transacções ( sob a forma do NO_OF_RECS).

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6. A nova base de dados resultante também contém dados a azul e sublinhados no campo NO_OF_RECS. Estes campos são chamados action fields. Esta característica do IDEA permite fazer drill-down e visualizar a fonte dos registos que contribuíram para aquele resultado. Clickar no 7 no campo NO_OF_RECS para ver os 7 registos que têm o vendedor 111 e o código de produto 01.

PIVOT TABLES Uma Pivot Table é uma ferramenta útil para sumarizar e obter o perfil dados. Pode analisar rapidamente a informação de diversos perspectivas diferentes criando uma tabela que contenha dados sumarizados. A Pivot Table permite também que você sumarize combinações de muitos campos e permite colocar os campos na tabela como colunas, como linhas ou como totais. Quando mais do que dois campos estão numa coluna ou numa linha, pode agrupar e visualizar o total sumarizado do valor, ou expandir e visualizar todos os detalhes.

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7.7 Criar uma Pivot Table

1. Verifique que o ficheiro Sales transactions-Database é o ficheiro activo

No menu Analisys seleccione Pivot Table ou clickar no botão . 2. Vamos criar uma tabela que contém a média do valor das vendas (líquido e bruto) por

produto e por vendedor para os vendedores 101 ao 110. Altere o nome Result name: para Average Sales for Salesreps 101 to 110

3. Clickar OK 4. Arrastar o campo SALESREP da janela Pivot Table field list para a área Drop Row Fields

Here.

5. Arrastar o campo PROD_CODE da janela Pivot Table field list para a área Drop Column Fields Here

6. Arrastar os campos NET_SALE e depois o GROSS_SALE para a área Drop Data Items

Here.

7. Clickar Close na janela Pivot Table field list.

8. Como só pretendemos visualizar a informação dos vendedores 101 a 110, clickar na seta para baixo junto ao SALESREP e desmarque os outros vendedores.

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Por defeito o IDEA mostra a Sum dos campos definidos na área Data Items. Clickar com o botão direito sobre qualquer valor Sum of GROSS_SALE. Irá aparecer a caixa de diálogo Pivot Table Field. Pode visualizar diferentes tipos de estatísticas. Seleccione Average na caixa Summarize by:

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Repetir as mesmas operações para Sum of NET_SALE, mas seleccione a função Count em vez da Average.

Pode ver que o valor da média das vendas brutas do vendedor 110 para o produto 05 é de 5.537,60 . Faça duplo clickar sobre 5.537,00 para previsualizar os registos que contribuem para este valor.

Clickar Done quando finalizar a previsualização da base de dados.

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Pode também adicionar mais campos às colunas, linhas ou áreas de dados existentes. Coloque o campo CUSTOMER_NO no lado direito da coluna do SALESREP para apresentar a média das vendas por

vendedor para cada um dos clientes. Para abrir a Pivot Table field list clickar no botão .

Pode colapsar ou expandir qualquer dos campos dos vendedores para visualizar totais ou os detalhes.

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Pode também ordenar os vendedores por ordem descendente, esconder o rodapé, eliminar um campo da tabela, ou colapsar os detalhes clickando com o botão direito no título do campo SALESREP e escolher Collapse all.

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8 Identificar Irregualridades 1OBJECTIVOS

• Detectar facturas duplicadas • Detectar items não duplicados (únicos) • Detectar items em falta numa sequência • Aprender a usar o Re-Run para agilizar as alterações aos testes

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DETECTAR FACTURAS DUPLICADAS O IDEA tem duas opções para a funcionalidade Duplicate Key:

• Detection – identifica todos os registos nos quais os campos que compõem a chave são idênticos • Exclusion – igual ao anterior, excepto que um capo adicional tem de ser diferente

A opção Duplicate Key Detection é utilizada para identificar items duplicados num ficheiro. Pode ser utilizada para detectar duplicados num único campo, tal como números de facturas duplicados, ou duplicados numa combinação de 8 campos no máximo. Duplicate Key Detection pode também ser usada para identificar chaves não duplicadas, isto é, únicas, seleccionando a opção Output Records Without Duplicates em alternativa a Output Duplicate Records. A opção Duplicate Key Exclusion é utilizada para identificar items num ficheiro onde um outro campo é diferente, por exemplo, número de ordens de compra duplicadas de diferentes fornecedores. Duplicate Key Exclusion pode ser utilizada para detectar duplicados num único campo, tal como números de facturas duplicados, ou duplicados numa combinação de 8 campos no máximo. DETECÇÃO DE CHAVES DUPLICADOS

8.1 Executar a detecção de chaves duplicadas O director da contabilidade está preocupado porque várias facturas podem ter sido emitidas mais do que uma vez. Vamos verificar se ocorreram emissões de múltiplas de facturas.

1. Aceder ao ficheiro Sales transactions-Database, seleccionar Duplicate Key Detection

clickando no botão ou através do menu Analisys e depois Duplicate Key e Detection… para abrir a janela do Duplicate Key Detection

2. clickar no botão para abrir a janela Define Key e seleccionar o campo INV_NO

na ordem ascendente. Clickar OK

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3. Introduza no File name: Duplicate Invoices e clickar OK

4. Todas as transacções com número de factura duplicadas serão extraídas para um novo

ficheiro.

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8.2 Pesquisar items não duplicados (Re-Run) Enquanto que o Duplicate Key Detection permite pesquisar a existência de mais do que uma ocorrência de um registo, o IDEA permite extrair registos que aparecem uma única vez na base de dados. Reexecute o exercício, e extraia todas as facturas que são únicas na base de dados. Utilizar a opção Re-Run para abrir a janela do Duplicate Key Detection .

1. clickar no botão Re-run, ou no menu Edit, e depois Re-run Task…

2. Altere a opção Output Duplicate Records para Output Records Without Duplicate 3. Enter no File name: Non-duplicate Invoices. Clickar OK.

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8.3 Pesquisar items não duplicados (2) Execute o seguinte exercício Utilizar esta funcionalidade para extrair todos os clientes que só têm uma venda no ficheiro Sales transactions-Database. Designe o ficheiro por One Sale Customers.

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DETECTAR FALHAS DE SEQUÊNCIAS A opção Gap Detection pode ser usada num campo numérico para identificar falhas numa sequência numérica, tal como, faltar um número de um cheque num ficheiro de pagamentos. A opção Gap Detection pode ser usada nm campo do tipo carácter para identificar falhas numa sequência numérica que seja um subconjunto de um campo do tipo caractere. Por exemplo, pode ser usado para identificar falhas na sequência do número de factura para cada loja onde o primeiro caractere do número de factura identifica a loja (A123, A124, A127, B223, B225, etc.). A opção Gap Detection pode ser usada num campo do tipo data para identificar falhas num intervalo de datas. Fornece a opção para excluir fins de semana e/ou feriados, se necessário. Por exemplo, pode identificar os dias de descanso para os quais não deverá haver nenhuma transacção de vendas. A função Gap Detection identifica a informação em “falta” numa base de dados. Por isso, nenhuma base de dados da saída é criada. Os resultados do teste são indicados na secção Result dos resultados na janela Properties.

8.4 Executar a função de detecção de falhas de sequências

1. Seleccionar Gap Detection clickando no botão da barra de ferramentas ou seleccionando no menu Analisys a opção Gap Detection…. Irá aparecer a janela do Gap Detection.

Seleccionar o campo INV_NO na lista Field to use. Pode seleccionar um intervalo de valores para análise. Por defeito, todos os valores existentes no campo seleccionado serão incluídos, e o mínimo e o máximo são apresentados no Starting Key value e no Ending key value. Pode também alterar o Gap Increment: para um outro valor

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2. O resultado apresentado mostrará os intervalos dos números em falta na base de dados.

Notar que cada linha mostra uma falha. Algumas das linhas podem conter mais do que um número em falta.

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9 Amostragens 1OBJECTIVOS

• Entenderas diferenças entre os diferentes métodos • Criar uma amostra aleatória • Criar uma amostra sistemática • Gerar números aleatórios

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CONCEITOS SOBRE AMOSTRAGENS A amostragem estatística é usada geralmente para testar a validade de forma a permitir a avaliação de uma população. Uns métodos mais sofisticados, tais como a Amostragem por Unidades Monetarias, são difíceis de implementar manualmente. Para os testes que se referem a documentação física, ou a recursos que não sejam registos de computador, uma técnica apropriada de amostragem estatística deve ser usada. INTRODUÇÃO AOS DIFERENTES MÉTODOS Systematic Record Samplig Systematic record samplig é um método de extrair um número de registos de um ficheiro com intervalos iguais. Por exemplo de 1000 em 1000 registos. Existem dois métodos para determinar a amostra:

• Indicando a dimensão da amostra e o IDEA calcula o intervalo • Indicando o intervalo e o IDEA calcula a dimensão da amostra

Random Record Sampling Random record sampling é um meio comum de extracção de amostras. O tamanho de amostra é introduzido assim como o intervalo dos registros de onde a amostra deve ser extraída. Então, usando uma semente do número aleatório, o IDEA gera uma lista de números aleatórios e selecciona os registros apropriados associados com estes números. Stratified Random Record Stratified random record samplimg é usado para extrair uma amostra aleatória com um número determinado de registos de cada uma das bandas. Esta opção requer que a base de dados seja primeiramente estratificada através de campos numéricos, do tipo caractere ou do tipo data. O utilizador tem depois de indicar numa tabela o número de registos da amostra que deverão ser extraídos de forma aleatória de cada uma das bandas existentes. Monetary Unit Sampling Monetary unit sampling é uma técnica que é deliberadamente orientada para seleccionar os itens com valores mais elevados e tem uma função de avaliação para prever o resultado financeiro dos erros. Ao contrário de outros métodos de amostragem, o Método das Unidade Monetárias não selecciona um registro mas sim uma unidade monetária. Por exemplo, se o ficheiro de dados tiver 100.000 registros e o

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total do campo valor for 1.350.000, este método calculará a amostra tomando como base 1.350.000 unidades. Os registos que contiverem a unidade seleccionada serão extraídos. Baseado nos elementos recolhidos, serão extrapolados os erros encontrados na amostra à população inteira (nota que a população é não 100.000 mas 1.350.000). Este método tem 3 fases:

1. Planeamento: Durante esta fase, será necessário introduzir parâmetros, tais como o nível da confiança, o erro admissível e o erro previsto. Pôde necessitar do aconselhamento de especialistas para atribuir os parâmetros apropriados. Esta fase calculará o intervalo de amostragem e estimará a dimensão da amostra.

2. Extracção: existem dois métodos:

• Intervalo Fixo: é similar à amostragem sistemática, mas em vez de seleccionar a

amostra, por exemplo, cada 8 registos, seleccionará a amostra cada 8 dólares ou euro (designado por intervalo de amostragem).

• Cell Selection: divide a população no intervalo de amostragem. Dentro de cada intervalo, o IDEA selecciona um valor aleatório dólar ou euro. O registro que contem o valor seleccionado dólar ou a euro é seleccionado na amostra.

3. Avaliação: Durante esta fase, serão introduzidos os dados recolhidos na amostra extraída

previamente. Os erros encontrados na amostra serão extrapolados para população inteira, calculando o limite superior do erro para os overstatements (ignorando understatements) e para os understatements (ignorando overstatements). Estes resultados são combinados então (líquido) para atribuir os limites superiores do erro para overstatements e understatements.

Attribute Sampling Attribute sampling refere-se à análise de um subconjunto de uma população (uma amostra), a fim calcular com que frequência um particular evento ou atributo ocorrem na totalidade da população. Um atributo tem somente dois valores possíveis - verdadeiro ou falso. Em auditoria, os atributos típicos são se um item está errado ou não, se um determinado controle foi realizado quando deveria ter sido, ou se a entidade está conforme com uma determinada regra ou legislação. A avaliação da amostra permite concluir, se a taxa real de desvios na população excede uma quantidade admissível. Attribute sampling está extraindo a amostra usando o método de amostragem aleatória. A diferença entre os dois métodos é o planeamento, o qual produz a dimensão da amostra requerida para extrapolar (na fase da avaliação) os erros encontrados na amostra à população inteira.

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AMOSTRAGEM ALEATÓRIA

9.1 Extracção de uma amostra aleatória Extrair 10 transacções aleatórias do ficheiro Sales transactions-Database.

1. No menu Sampling seleccione Random… ou click no botão na barra de ferramentas 2. clickar no botão Fields e inclua os seguintes campos na amostra: INV_NO, INV_DATE,

PROD_CODE, NET_SALE

3. Não altere a população ( do registo 1 até ao 3014)

4. clickar OK Analise a base de dados resultante e note que um campo adicional designado por SAM_RECNO foi inserido na base de dados. O valor deste campo corresponde ao número do registo na base de dados original. AMOSTRAGEM SISTEMÁTICA

9.2 Extrair uma amostra sistemática Extrair uma amostra sistemática de 15 transacções do ficheiro Sales transactions-Database seleccionando do menu Sampling a opção Systematic…. Altere o Number of records to select para 15 e clicker no botão Compute e note que o Select Interval: foi alterado para 215.

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Clickar OK Visualize a base de dados resultante e note que novamente foi criado um campo adicional designado por SAM_RECNO na base de dados. O valor deste campo corresponde ao número do registo na base de dados original. Consulte o History da base de dados da amostra sistemática clickando no History da secção Database da janela das Properties.

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NÚMEROS ALEATÓRIOS

9.3 Gerador de números aleatórios Verifique que tem uma base de dados aberta. Seleccione do menu Sampling a opção Generate Random Numbers…. Seleccione 6 números de 1 a 50 sem duplicados na amostra. Aceitar a Random number seed atribuída por defeito. Os cálculos detalhados são opcionais. Clickar OK.

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10 Manipulação e Introdução de novos Campos 1OBJECTIVOS

• Aceder às propriedades dos campos existentes • Alterar o nome, o tipo, a dimensão e descrição dos campos • Adicionar novos campos • Comprovar cálculos através de campos virtuais

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O LAYOUT DA BASE DE DADOS

10.1 Modificar o layout de um campo No menu Data seleccione Field Manipulaton… para aceder ao layout do ficheiro Sales transactions-Database com a descrição dos campos existentes na base de dados. Pode também abrir a janela do Field

Manipulation clickando no botão na barra de ferramentas, ou fazendo duplo clickar em qualquer local da janela de Dados da base de dados.

Pode renomear um campo fazendo duplo clickar no nome do campo na coluna Field Name. Qualquer alteração efectuada no nome do campo será gravada no History. O campo Type é inserido durante a importação. Quatro typos de dados estão disponíveis no IDEA : caractere, numérico, data, e hora. Pode também ter campos virtuais e campos editáveis, os quais serão explicados mais à frente neste capítulo. Não pode alterar o comprimento de um campo ou o número de casas decimais a menos que tenha modificado o tipo de campo (type) Pode alterar a descrição de um campo fazendo duplo clickar na coluna Description.

Nota

Pode alterar o tipo de um campo desde que a conversão seja suportada. Se mudar um campo Numeric para um campo Date tem de garantir que o campo numérico contém datas válidas.

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EXERCÍCIO Renomeie o campo CUSTOMER_NO para CLIENT_NO e adicione as seguintes descrições: Nome do Campo

Descrição

SALES_TAX

8 %

INV_NO

Invoice number

ADICIONAR UM NOVO CAMPO AO FICHEIRO O IDEA mantém a integridade dos dados após a importação. Os dados não podem ser alterados. Em vez disso, o IDEA permite a criação de campos virtuais e campos editáveis. Por exemplo, pode inserir um campo virtual ou editável que contenha uma fórmula na qual está envolvido um campo(s) original. Campos Virtuais e Campos Editáveis serão apresentados no ecran com cores diferentes. Campos Virtuais são campos que são calculados “on the fly”. Os resultados não são guardados na base de dados. Porém, qualquer ficheiro criado a partir de um ficheiro que contenha campos virtuais transformará esse campo em campo calculado. Os campos Virtuais podem ser do tipo caractere, numérico, ou do tipo data. Campos Editáveis e campos regulares são armazenados na base de dados e necessitam de tempo de processamento para serem fisicamente adicionados na base de dados do IDEA..

10.2 Adicionar um campo virtual Adicionar novos campos poderá ser muito útil para comprovar ou verificar cálculos, criar novos campos com valores calculados ou para transformar dados existentes. Vamos agora criar um campo Virtual no ficheiro Sales transactions-Database designado por GROSS_CHECK. Com este cálculo vamos verificar se o valor do campo GROSS_SALE está correcto.

1. Para criar um campo virtual clickar no botão Append na janela do Field Manipulation e introduza os seguintes valores: Field Name: GROSS_CHECK Description: calculated Gross Sales Field Type: Virtual Numeric Decimals: 2

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2. Na coluna Parameter, introduza a seguinte equação utilizando o Equation Editor: QTY

multiplicado pelo UNIT_PRICE

3. clickar OK e visualizar o campo resultante. 4. Introduza um Critério que mostre unicamente os erros que existem no cálculo do

FROSS_SALE

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5. Deveria obter 898/3014 registos. 6. Visualize o History da base de dados e verifique a entrada do diário referente ao campo

Virtual.

7. Os resultados do Critério podem ser guardados como uma nova base de dados através do menu File e da opção Save As…. O novo ficheiro será guardado as filho do ficheiro Sales transactions-Database.

10.3 Adicionar um campo regular No IDEA pode também adicionar campos regulares numéricos, do tipo caractere, e do tipo data através do Field Manipulation. Estes campos aparecerão como se tivessem sido adicionados durante a importação. Terão a mesma cor que os outros campos, e não apresentarão quaisquer parâmetros. Como nos campos virtuais, todas as adições ou mudanças feitas com estes campos serão gravadas no History da base de dados activa. O parâmetro de um campo regular não pode ser mudado. Adicione um campo regular do tipo numérico idêntico ao virtual numérico GROSS_CHECK.

Field Name: NUM_GROSS_CHECK Description: Calculated Gross Sales Field Type: Numeric Decimals: 2

Note a ausência de parâmetros na caixa Field Manipulation e a diferença na cor da coluna depois desta ser criada.

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10.4 Campos editáveis O IDEA permite também a criação de campos editáveis. Estes campos permitirão inserir notas, ou introduzir manualmente um valor para adicionar a uma base de dados. A criação e a edição destes campos editáveis são gravadas no History da base de dados activa. Adicione um campo editável para adicionar notas no ficheiro Sales transactions-Database. Será necessário adicionar um espaço em branco entre duas aspas no Parameter para que o sistema saiba que quer introduzir posteriormente informação naquele campo.

Field Name: NOTES Description: Notas on line items Field Type: Editable Character Decimals: 50

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Note que o campo criado fará o ajuste do texto dentro da largura do campo para permitir visualizar o seu conteúdo enquanto introduz a informação.

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11 Equações Complexas 1OBJECTIVOS

• Construir critérios e equações complexas com o Equation Editor • Utilizar funções do IDEA ou @Funções • Tornar familiar a utilização das @Funções • Operadores lógicos em equações com mais do que um critério em simultâneo

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O EDITOR DE EQUAÇÕES As @Functions são acedidas através do editor de equações. A ajuda rápida incluindo a sintaxe, a descrição e um exemplo do uso para cada uma das @Functions está disponível sempre que a função é seleccionada. A ajuda adicional e detalhada é fornecida no sistema de ajuda do editor de equações

clickando no botão da barra de ferramentas. Ver o apêndice A para uma lista completa das @Functions. Uma expressão numérica Numeric Expression refere-se a um número ou a uma equação que devolve um número. Uma cadeia de caracteres String é uma série dos caracteres, tais como um nome ou um endereço. Vamos apresentar três @Functions simples. A primeira é o @left que extrai um número de caracteres à esquerda de um campo do tipo caractere. A segunda é o @round que arredonda um número ao inteiro o mais próximo. A terceira é o @precn que permite aceder a registos da base de dados através do seu número de registo.

11.1 Adicionar campos virtuais utilizando @funções Execute o seguinte exercício Adicionar um novo campo chamado GEO_REGION, baseado no CLIENT_NO. De acordo com a informação de CLIENT_NO, os primeiros dois caracteres no CLIENT_NO representam a sua localização geográfica. Criar um campo virtual do tipo caractere que contenha os dois primeiros caracteres que utiliando a função do @left. Para compreender como construir a equação, seleccione uma @Function clickando no nome da @Function uma vez e leia a explanação da função à direita.

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11.2 Adicionar campos virtuais utilizando @funções (2) Criar um outro campo virtual chamado ROUND_PRICE que será o valor arredondado do UNIT_PRICE.

11.3 Impacto do arredondamento Avaliar o impacto nas vendas brutas se o preço unitário fosse arredondado. Recalcular o GROSS_SALE multiplicando o QTY e o novo preço unitário arredondado e compare o resultado com o GROSS_SALE original. Concluirá que o impacto é igual a 439.691,75 (é positivo ou negativo?)

11.4 Extrair registos utilizando campos virtuais Usou equações para criar campos virtuais. Pode usar o editor de equações construir critérios para extrair um subconjunto dos registros de uma base de dados. Usando um operador lógico, extrair as transacções que têm um GEO_REGION igual a 20, mas tenham também um PROD_CODE igual a 03, a partir do ficheiro Sales transactions-Database.

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Operadores Lógicos .AND. liga duas ou mais expressões. Ambas devem ser verdadeiras para a selecção ocorrer .OR. liga expressões opcionais. Somente uma expressão deve ser verdadeira para a selecção ocorrer. .NOT. nega (ou inverso) a expressão que se lhe segue

11.5 Extrair registos utilizando @funções Neste último exercício, vamos usar a @Function para extrair registos. Há duas funções úteis para extrair registos específicos: @recno e @precno. O @recno devolve o número do registo lógico (baseado no índice) e o @precno devolve o número do registro físico, significando que o @precno devolve sempre o mesmo número, independentemente de qual o índice aplicado. EXERCÍCIO Usando o ficheiro Sales transactions-Database, extrair o registo 101. Assegure-se de que nenhum índice está aplicado e não existe nenhum critério aplicado e pressione CTRL-G. Isto fará abrir à caixa de diálogo Go To. Introduza 101. Se quiser isolar este registo específico deverá usar o @precno

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Poderá usar o @precno () =234 .OR. @precno () = 289 .OR. @precno () =354 para extrair diversos registo específicos. A função@list pode também ser usado para extrair vários registos. Em vez de, repetir o operador .OR. várias vezes, poderá usar a função @list (@precno (), 234.289.354,…). Consultar a ajuda para mais detalhes sobre a função @list.

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12 Auditoria aos gastos com as viagens 1OBJECTIVOS

• Praticar os princípios e processos com um pequeno caso de estudo • Importar um ficheiro do tipo Dbase • Identificar não conformidades • Identificar práticas fraudulentas • Avaliar as regras do negócio através da investigação das despesas • Avaliar os dados para outras informações (outros testes)

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CONTEXTO Recebeu os detalhes das viagens feitas em Janeiro da agência de viagens. O ficheiro contém os seguintes campos: -TRVL_CLAS EC= Económica FC= First Class -PURPOSE Razão da viagem -EMPL_CLAS Classificação do Empregado -AIRMILES Distancia -TOWN: Cidade Destino -DATE: Data da Partida -PIN: Número Pessoal (Personal Identification Number) Política das Viagens – elegibilidade para viajar em primeira classe (FC - First Class): Somente as classificações MX, DX e PX podem viajar em primeira classe (FC). Outras classificações podem viajar na primeira classe (FC) se a distância da viagem for mais longa que 3001 milhas.

12.1 Importar o relatório das despesas com viagens Em primeiro lugar, importar o Travel.dbf utilizando do assistente da importação. Este ficheiro é do tipo dBase. Clickar Next e avançar. Mudar o nome do ficheiro para Travel Report. O ficheiro foi importado para o IDEA. Visualize o conteúdo do ficheiro e examine a informação.

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12.2 Acções de formação de custo elevado Diz-se que ocorreram abusos nas frequências de cursos de formação. Identifique as viagens que excederam $3000 com finalidade de formação (training).

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12.3 Objectivos das viagens Quais os custos por objectivos de viagem, conferências, formação ou trabalho (conference, training, work).?

12.4 Custos médios das viagens Calcular o custo médio das viagens de formação. O valor médio é ___________________

12.5 Possível fraude Identificar todos os empregados que viajaram mais do que uma vez no mesmo dia.

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12.6 Outras análises Visualizar o Travel Report novamente. Indique três outras análises que seriam úteis para esta trabalho de auditoria, baseado na informação que se encontra no ficheiro. 1. _____________________________________________________________________ 2. _____________________________________________________________________ 3. _____________________________________________________________________

12.7 Verificar a elegibilidade das viagens em Primeira Classe Extrair as viagens que não respeitam as regras estabelecidas para as viagens em primeira classe (FC) (ver a política no início do exercício)

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13 Importar dados 1OBJECTIVOS

• Importar ficheiros ASCII/EBCDIC • Entender a definição de um registo • Importar mapas com o Print Report

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IMPORTAR FICHEIROS ASCII, EBCDIC OU ASCII DELIMITADO Ficheiros do tipo ASCII e EBCDIC são muito comuns.

Nota

ASCII – American Standard Code for Information Interchange Outros computadores de médio porte e a maioria dos PCs armazenam os seus dados no formato do ASCII EBCDIC — Extended Binary Coded Decimal Interchange Code Este formato é encontrado tipicamente em computadores mainframe e de médio porte

Ao contrário do Excel, Access, Lotus e dBase, os ficheiro em ASCII e EBCDIC não contêm padrões ou headers que definem a estrutura dos dados. Porque não existem tais informações, terá de introduzir a estrutura do ficheiro no IDEA. As seguintes figuras mostram o formato de ficheiro do tipo ASCII.

Deve-se indicar o comprimento do registo no IDEA para ser utilizado em cada registro.

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Uma vez que o comprimento do registo foi determinado, deve informar qual o comprimento de cada campo. Finalmente, deve definir o tipo e o nome para cada campo. O Import Assistant orientá-lo-á ao longo do processo de importação. IMPORTAR FICHEIROS ASCII DE COMPRIMENTO FIXO (FICHEIROS EBCDIC TERÁ PROCEDIMENTO SEMELHANTE) Foi fornecido o ficheiro ASCII de comprimento fixo ACCOUNT.ASC contendo os códigos das contas e descrições. Foi dado também o seguinte layout do ficheiro pelo departamento de SI depois do ficheiro ter sido criado.

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Utilizar o Import Assistant e seleccionar o ficheiro ACCOUNT.ASC.

1. clickar Next.

O Import Assistant determina que tipo de ficheiro é. Neste caso o ficheiro é de comprimento fixo. Os dados serão agora apresentados.

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2. clickar Next.

O Import Assistant verifica o comprimento do registo no ficheiro. Neste caso será 40.

3. clickar Next. O assistente da importação mostra a janela Specify Field Delineators. Pode criar os campos relacionados com este ficheiro nesta janela. O assistente da importação faz uma previsão sobre o local onde todos os potenciais campos poderão estar situados. Na grande maioria dos casos terá de fazer correcções. Pode mudar as linhas de definição dos campo usando as instruções para criar, remover, ou mover uma linha de campo. O IDEA determinou o formato correcto do campo, assim não tem que muda nada.

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4. clickar Next. A janela seguinte permite especificar os detalhes dos campos do ficheiro . A tabela abaixo lista os detalhes relacionados com o ficheiro ACCOUNT.ASC. Introduza os detalhes da definição do registo clickando no topo de cada um dos campos e mudando o nome, a descrição e o tipo (se necessário). De notar que os campos que não são para serem importados estão destacados em cor cinzenta.

5. Quando concluído, clickar Next.

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O assistente da importação cria automaticamente uma definição de registo para este ficheiro. A definição registo é muito útil quando necessitar de importar outros ficheiros que têm a mesma definição de registo. A definição de registo é gravada no directório de trabalho e tem o mesmo nome que o ficheiro original da importação, mas com uma extensão. rdf.

6. A etapa para criar campos permite adicionar campos virtuais, editáveis, booleanos ou Multistate, se necessário, para o ficheiro que está sendo importado.

Deixe os campos vazios porque não necessitamos de adicionar nenhuns campos a este ficheiro, clickar Next para continuar para o passo final.

7. Introduzir na caixa Database name Account Descriptions

8. clickar Finnish para importar o ficheiro.

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Note

Link (Ligar) o arquivo de dados ou Import (importar) o ficheiro de dados? Recomenda-se, existindo espaço em disco suficiente, seleccionar a opção de importar. Os benefícios principais são processamentos muito mais rápidos e as tarefas de manutenção dos ficheiros serão muito mais simples.

Note

Bad Data (Dados errados) no ficheiro ASCII? Se houver dados errados no ficheiro, por exemplo caracteres num campo numérico, ou tipo de dados incorrectos (por exemplo, uma coluna é definida usando uma máscara de data DD/MM/YY mas a coluna contem dados tais como 05/15/03, 31/02/03, 31122003, 07/07/2003), o IDEA gerará um ficheiro de erros Bad Data file. Será guardado e aparecerá na janela do explorador de ficheiros por debaixo da nova base de dados e terá o mesmo nome da base de dados importada com o sufixo _BadData adicionado no nome.

IMPORTAR FICHEIROS ASCII DELIMITADOS Foi fornecido um ficheiro ASCII delimitad0: BANKCUST.CSV. Os ficheiros ASCII delimitados são um formato comum de comprimento variável. O formato ocupa pouco espaço em disco, especialmente com campos do texto tais como nomes, endereços, narrativas, etc. Para que o programa IDEA possa ler ficheiros do tipo ASCII delimitados, deve haver um separador (um caractere especial) no fim de cada um dos campos existentes no registo. Para além disso, os campos de texto devem estar limitados (encapsulados) com um outro caractere, normalmente as aspas (""). O separador dos campos é frequentemente a vírgula (,). No entanto, este pode ser um outro qualquer caractere, por exemplo os dois pontos (:) ou o ponto e vírgula (;). O fim de cada registo deve também ter um caractere delimitador de registo, normalmente é o <CR> <LF> (CARRIAGE RETURN e LINE FEED). Ao importar o ficheiro para o IDEA, o delimitador de campo e o caractere encapsulador de texto são definidos.

1. Usar o assistente da importação, e abrir o ficheiro BANKCUST (ou BANKCUST.CSV).

2. Clickar Next para continuar.

O assistente da importação assinala o ficheiro como um ficheiro delimitado.


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O ecran seguinte permite seleccionar o caractere separador do campo e o encapsulador de texto: O assistente da importação assinala geralmente os parâmetros apropriados.


5. Introduza os detalhes dos campos da base de dados a partir da seguinte tabela.

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6. Clickar Next para continuar. Clickar Next novamente. Não vamos adicionar nenhum novo campo. O assistente da importação especifica automaticamente uma definição de registo (record definition .rdf) para este ficheiro . Será muito útil se necessitar de importar no futuro outros ficheiros que tenham a mesma definição de registo (layout). Renomeie a base de dados para Bank Customers. Clickar Finnish para concluir a importação do ficheiro.

IMPORTAR MAPAS OU RELATÓRIOS (PRINT REPORTS) A informação que desejamos auditar está geralmente disponível em formato impresso ou listagem. Na maioria dos casos, a listagem pode ser direccionada ou colocada em lista de espera de impressão no disco do computador, e a partir daí ser transferida para o PC do revisor de contas ou auditor. Em algumas ocasiões, poderá ser necessário usar um programa que irá interceptar o ficheiro de impressão, e que irá dirigi-lo para um novo ficheiro no disco do computador. As principais diferenças entre um ficheiro do tipo ASCII, ou de texto, e um ficheiro do tipo mapa, ou relatório, estão na maior parte das vezes no facto de este último ter cabeçalhos e rodapés, e nas eventuais linhas adicionais de sub-totais e totais que terão de

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ser removidas para se tornar possível importar o ficheiro para o IDEA. O Report Reader extrai dados de relatórios de texto corrido guardados em disco ou de alguns ficheiros Adobe Acrobat do tipo pdf e converte-os no formato de dados proprietário e altamente especializado do IDEA. A fim importar os dados para o IDEA, usar o assistente da importação e seleccionar a opção Print Report.

1. Cickar no o assistente da importação.

2. Na janela do assistente da importação seleccionar Print Report and Adobe PDF.

3. Seleccionar o ficheiro report.prn. 4. Clickar Open para selecionar ficheiro. A janela Select File será fechada. 5. O nome e o caminho do ficheiro seleccionado serão apresentados na caixa File name.

Clickar Next.

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6. O Report Reader irá será aberto e o conteúdo do ficheiro report.prn irá ser apresentado no ecran.

O Report Reader O relatório será apresentado como no ecran abaixo. O faça scroll ao longo do relatório, e aperceba-se do seu formato, incluindo:

• Informação geral (nome de companhia, nome do relatório) • Os títulos do relatório (o intervalo dos clientes e o período) • A informação do cliente (descrição do número) • Linha de detalhe (contém a informação detalhado do relatório)

Layer Base O Report Reader utiliza um conjunto de camadas (layers) para definir quais os dados que deverão ser importados para o IDEA. A primeira camada a ser definida é a camada base (Base Layer). Esta camada dirá ao Report Reader para escrever um registo para cada ocorrência da informação definida por esta camada. A camada base deve obrigatoriamente ser definida na linha de detalhe, ou ao nível da transacção. A linha de detalhe é a linha ou linhas que contêm a informação a ser identificada como uma

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única transacção ou registo no ficheiro IDEA resultante. A linha de detalhe do relatório pode ser de linha única ou multi-linha. Neste caso, uma transacção (registo) será definida para cada entrada multi-linha.

7. Seleccione as linhas da amostra do relatório, arrastando o rato através das linhas que quer seleccionar, assegure-se de que realçou ambas as linhas de detalhe como mostrado abaixo.

8. Uma caixa de mensagem será apresentada a perguntar o seguinte:

• Criar uma camada standard (Create a standard Layer): Escolha esta opção quando o relatório está no formato columnar.

• Criar uma camada flutuante (Create a floating Layer): Escolha esta opção se os dados

não estiverem dispostos em colunas.

• Excluir do output (Exclude it from the output): Esta opção está disponível só depois da camada base ter sido criada. Esta opção permite excluir linhas de dados que não são para serem importadas.

Seleccione a opção por defeito Create a standard Layer e clickar em Yes. As linhas seleccionadas são copiadas para uma secção no topo da página designada por editor de campos (Field Editor). O editor de campos é a secção entre as duas linhas

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amarelas com uma seta vermelha na margem esquerda. Num layer multi-linha, uma das linhas deve ser a linha de âncora (Anchor Line). A linha de âncora está realçada com uma seta vermelha na margem esquerda. Por defeito é a primeira linha, mas uma linha diferente pode ser seleccionada clickando na margem esquerda da linha desejada. Para este exercício vamos deixá-la na primeira linha.

A janela dos detalhes dos campos (Fields Details) desliza para a direita para fora da visão do utilizador. Quando definimos um campo esta janela apresentará as propriedades e os atributos do campo.

9. Deve neste momento definir o que distingue esta linha de detalhe das outras linhas no relatório. Pode ser um texto do específico (por exemplo: neste relatório, se cada transacção começar com uma data que a data será definida como NN- onde N pode ser qualquer numérico). No Report Reader chamamos a estes formatos armadilhas (Traps).

Neste relatório, pode ver que a primeira linha de cada transacção tem uma data. Usando esta informação, a armadilha pode ser definida na secção do editor de âncora que é a linha acima do editor de campos. Coloque o cursor, no editor de âncora directamente acima do primeiro caractere da data, logo acima do número 3. Como pretende importar todas as transacções (qualquer entrada com data), o clickar duas vezes na tecla numérica da armadilha seguida por “-”

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Nota

Anote que todas as linhas no relatório que coincidem com o critério ou se seguem o padrão, estão realçadas a azul.

As outras opções disponíveis para armadilhar ( to trap) a informação são: • Armadilha do texto (Text Trap) ................................... • Armadilha do espaço (Space Trap) .............................. • Armadilha diferente de branco (Non-Blank Trap) ......

10. Pode navegar no relatório para assegurar-se de que todas as linhas de detalhe e somente as linhas de detalhe estão realçadas. Depois de garantir que as linhas requeridas estão seleccionadas, deve definir a informação que quer importar para o IDEA a partir das linhas de detalhe. Esta informação será importada para dentro do IDEA em campos separados.

11. No editor de campos, (que é a linha com a seta vermelha), realce com o rato a informação

referente à data. A cor do campo seleccionado passará a laranja e os campos data das linhas de detalhe do relatório ficarão realçados.

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12. Na janela dos detalhes do campo (Field details) confirme o campo como sendo do tipo Data. Na máscara introduza DD-MMM-YY. Na secção da informação do campo (Field information) altere o nome do campo para DATA.

13. Em seguida, no editor de campos, realce a informação categoria deixando espaço bastante

para os comprimentos maiores. Na janela dos detalhes do campo manter o tipo como o caractere. Mude o nome do campo para CATEGORY. Em seguida realçaremos o valor a débito do diário, deixar bastante espaço para um número maior e para os números negativos. Mude o nome do campo para DÉBITO. O tipo deve ser numérico com 2 decimais. Realce agora o valor a crédito do diário, deixar bastante espaço para um número maior e para os números negativos. Mude o nome de campo para CRÉDITO. O tipo é numérico com 2 decimais. Finalmente, defina o cliente ou vendedor realçando “VE-927 CORROSION LT” na segunda linha do editor dos campos, deixar bastante espaço para dados maiores. Mude o nome do campo para VENDOR_CUST.

Quando concluídos a definição dos campos estes devem coincidir com a seguinte tabela:

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14. Clickar no botão (Save Layer) para guardar da camada. Append Layer

Uma camada de adição (Append Layer ) captura a informação que está associada com a camada base (Base Layer) e que pode ser partilhada por mais de que um registo. Os dados definidos nas camadas de adição serão adicionados aos dados dos registos definidos na camada base. Por exemplo, no relatório as transacções são organizadas pelo número de conta, existe um número de conta que tem ser associado com um grupo de transacções. Os dados individuais da transacção são capturados na camada base e a camada de adição captura o número de conta que irá ser aplicado ao grupo das transacções que se lhe segue. Se os dados na camada de adição forem detectados antes das transacções na camada base ele é chamado de Pré-Camada de Adição (Pré-Append Layer). Se os dados na camada de adição forem detectados depois que das transacções na camada base ele é chamado de Pós-Camada de Adição (Post-Append Layer). No nosso relatório vamos criar uma Pré-Camada de Adição porque o número de cliente está situado antes das transacções na camada base e não depois.

15. Seleccionar a linha, imediatamente por debaixo dos títulos de coluna do relatório, que contêm o número de conta e criar uma nova camada standard. Introduza Account: no editor de âncora logo acima onde este texto aparece no editor de campo.

Nota

Não usámos a armadilha genérica neste caso porque queremos seleccionar todas as linhas que têm Account. Isto é diferente de usar as teclas da armadilha onde pode especificar todos os números ou caracteres

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16. Destaque a informação do cliente. Na janela dos detalhes do campo o mudar o nome do campo para ACCTNUMB. O tipo é caractere. O campo que acabou de definir está situado no cabeçalho o que significa que terá de repetir a informação nele contida em cada registo (linha de detalhe) abaixo dele. Para indicar ao Report Reader que quer repetir a informação, vá à opção Blank cells na secção dos Atributos e seleccione Use value from previous record.

17. Clickar no botão (Save Layer) para guardar da camada.

18. Pode pré-visionar a base de dados resultante no IDEA clickando no botão Preview

Database .

O relatório inteiro será apresentado numa janela Preview Import.

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19. Clickar Close para sair da janela. Se necessitar alterar a informação de um campo, clickar sobre o campo e fazer as mudanças necessárias através do janela do detalhe do campo.

As alterações podem também ser feitas reabrindo as camadas para edição através do Layer Manager. Para aceder ao Layer Manager seleccionar Layers no menu e depois à opção Layer Manager…. Desta janela pode editar, copiar ou apagar qualquer camada. Para mais informação sobre Layers por favor o utilize o sistema de ajuda do IDEA.

20. Antes de importar o ficheiro para o IDEA, é recomendável que execute a opção Scan for

error clickando no botão . O Report Reader fará uma verificação ao relatório para detectar a existência de algum caractere junto a um campo definido que possa ter falhado. Por exemplo, se definir o campo DÉBITO com um comprimento de 4 caracteres, mas existirem no relatório alguns valores que excedem os 4 caracteres, o scan dos erros identificará e indicará o registo com a opção de aumentar o comprimento do campo.

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Se não ocorrerem erros receberá a seguinte mensagem:

21. Quando estiver satisfeito, clickar no botão Import to IDEA. Será pedido para prosseguir com a importação. Clique Yes. Se não gravou seu Template ou máscara, o Report Reader pedirá para gravá-lo. O Template é similar a uma definição de registo. Contem toda a informação que foi definida no Report Reader. Pode reutilizar o Template para importar um relatório similar ou pode abrir o Template e fazer alterações. 22. Gravar o Template no directório de C:\IDEACOURSE com o nome XYZ Finance.jpm. 23. O último ecran permite indicar o nome do ficheiro no IDEA. Altere o nome da base de dados: para finanças XYZ.

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24. A figura seguinte mostra o conteúdo da nova base de dados do IDEA que contem o relatório num formato organizado e manipulavel pelo IDÉIA.

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14 Utilizar múltiplos ficheiros 1OBJECTIVOS

• Append ficheiros • Join de ficheiros com base num campo(s) comum • Os vários tipos de Join • Usar o Join para determinar registos em falta e cruzar informação • A importância de seleccionar o ficheiro primário e secundário • Comparar dois ficheiros • O visual connector • Criar uma base de dados relacional

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APPEND DE BASES DE DADOS A opção de adição de bases de dados Append Databases é usada adicionar ou concatenar dois ou mais ficheiros numa única base de dados. É usado frequentemente reconstituir uma base de dados que tenha sido separada em muitos fragmentos. Não confunda esta função com o Join. O Append coloca os registos das base de dados uma após as outras na base de dados resultante. Por exemplo, o Append pode ser usado para adicionar 12 ficheiros mensais da folha de pagamento para produzir uma base de dados com todas as transacções da folha de pagamento do ano. A base de dados podia então ser sumarizada por empregado para produzir remuneração bruta, líquida, o imposto, as deduções, etc do ano. Limitações do Append. • O IDEA não adicionará os ficheiros que contiverem um ou mais campos com os mesmos nomes mas com tipos de campo diferentes. • Até 32.768 ficheiros podem ser adicionados numa única base de dados. • Os ficheiros serão adicionados na ordem seleccionada.

14.1 Adicionando bases de dados (Append)

1. Importe o ficheiro chamado puch012006.dbf. Atribua o nome de January 2006 Purchases Este é um ficheiro do tipo dBase que contém a informação das compras do mês de Janeiro de 2006. Uma vez o ficheiro importado, rever o conteúdo do mesmo.

2. Importe o ficheiro chamado purch022006.xls. Atribua o nome de February 2006 Purchases .

Este é um ficheiro do Excel que contem a informação das compras do mês de Fevereiro 2006. Uma vez o ficheiro importado, rever o conteúdo do mesmo.

3. Assegurar que o ficheiro February 2006 Purchases é o ficheiro activo.

4. Seleccione do menu File, e depois Append Databases…, ou clickar simplesmente sobre a tecla

na barra de ferramentas. Isto abrirá a janela das bases de dados do Append.

5. Selecione o ficheiro January 2006 Purchases para adicionar à base de dados activa e clique Add para movê-lo para a coluna da direita.

6. Mude o nome do ficheiro: para January and February Purchases

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7. clickar OK Examinar a base de dados resultante e note que tem agora as compras de Janeiro e de Fevereiro na mesma base de dados. O número dos registros deve ser igual à soma do número dos registos em ambos os ficheiros adicionados.

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JOIN DE DUAS BASES DE DADOS Os dados requeridos para auditoria estão frequentemente espalhados através de diversas base de dados e talvez através de diferentes sistemas informáticos. A fim realizar a maioria dos testes e das análises, os dados devem estar contidos dentro de um único ficheiro. O IDEA fornece uma opção de juntar das bases de dados Join Databases, que pode ser usada para: • Combinar campos de duas bases de dados numa única base de dados para naálises. Por exemplo, para realizar uma valorização de inventário, os dados são requeridos encontram-se no ficheiro mestre do inventário e nos ficheiros de preços. • Testar os dados, que os cruzam ou não cruzam entre sistemas. Por exemplo, não combine o ficheiro de transacções mensais da folha de pagamento com o ficheiro mestre da folha de pagamento para assegurar-se que não existe nenhum empregado “ghost”, ou que todos os que saíram foram removidos da folha de pagamento. Os ficheiros podem ser cruzados ou combinados se contiverem uma ligação ou campo em comum (referida como a “chave”), tais como o número do empregado, quando se cruza a folha de pagamento, e os ficheiros mestres dos empregados. Os campos comuns não necessitam ter o mesmo nome, mas devem ser do mesmo tipo. Usar o Field Manipultion, se necessário, para modificar os tipos dos campos a fim permitir ao IDEA cruzá-los. Somente dois ficheiros podem ser combinados de cada vez. Se mais de dois ficheiros necessitam de ser cruzados, pode combinar dois, a seguir junta um terceiro ao ficheiro resultante e assim sucessivamente. Deve também ter em consideração o Visual Conector para juntar mais de que duas bases de dados. Deve ter cuidado para seleccionar na ordem correcta as bases de dados Primária e a Secundária. O IDEA fornece cinco opções para o Join: 1. Matches only Nesta opção o IDEA processa cada registo da base de dados primária (pela ordem da “chave”), e cruza com a base de dados secundária através da chave. Se houver um match, o registo será escrito na base de dados resultante. Se não houver nenhum match, o registo primário seguinte da base de dados será processado. A opção Matches only somente procurará pelas chaves no ficheiro secundário para matches de cada registo. 2. Records with no secondary match Nesta opção, o IDEA processa cada registo da base de dados primária por sua vez, cruza com o ficheiro secundário através da chave. Escreve um registro na base de dados resultante se a chave existir unicamente no ficheiro primário.

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3. Records with no primary match O IDEA processa cada registo na base de dados secundária por sua vez, e cruza a chave com o ficheiro primário. Escreve o registro na base de dados da saída se qualquer chave existir somente no ficheiro secundário. 4. All records in primary file O IDEA processa cada registro na base de dados primária (na ordem da “chave”) por sua vez, cruza com a base de dados secundária através da chave. Cada registo da base de dados primária será escrito na base de dados resultante incluindo os campos seleccionados da base de dados secundária se a chave existir. 5. All records in both files Nesta opção do Join, o IDEA processa a base de dados na ordem chave, escrevendo um registo na base de dados de resultante para cada registo existente em cada uma das base de dados que combinando os registros através da chave sempre que ocorre um match. Se houver mais de um registo para uma determinada chave nas bases de dados primária e secundária, cada um dos registos primários da base de dados será combinado com o primeiro registro da chave na base de dados secundária como na opção Matches only e All records in primary file. Porém, todos os registos adicionais para a chave na base de dados secundária são também escritos na base de dados resultante mas todos os campos primários virão em branco para campos do caractere, 0000/00/00 para campos do tipo data e zero para campos do tipo numéricos. No exercício precedente, adicionamos as compras de Janeiro e de Fevereiro. Abrir o ficheiro resultante January and February Purchases e notar que existe um campo chamado SUPPNO que contem o número do fornecedor. Pretende ter mais informação sobre cada fornecedor, tal como seu nome e seu país. A informação que precisa está disponível num ficheiro em separado chamado Suppliers Details File.csv. Esse ficheiro é um ficheiro do tipo ASCII delimitado, que signifique que os dados estão armazenados num formato de texto com cada campo separado por um delimitador.

1. A fim importar este ficheiro, deve usar o assistente da importação. Escolha os seus ficheiro e clique Next.

2. Automaticamente, o IDEA detecta que o ficheiro de detalhes dos fornecedores é um ficheiro

ASCII delimitado. Clique Next.

3. Então reconhece que o caractere separador de campo é uma vírgula e permite que você confirme um caractere encapsulador do texto: se você necessitar. Clique Next.

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4. A janela seguinte permite que você dê entrada do nome do campo: e do tipo: para cada campo. Insira a seguinte informação:

5. clickar Next depois de definir todos os campos. Clickar Next ao passar pela janela do Import Assistant-Create Fields

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6. A janela seguinte pedirá o nome do ficheiro do IDEA e o nome do ficheiro da definição do registo.

Aceite todos os valores propostos por defeito e clickar Finish. Tem agora uma nova base de dados, Suppliers Details File, para usar na operação Join.

14.2 Cruzar dados de diferentes bases de dados O ficheiro Suppliers Details File já está importado no IDEA. A fim ter as compras de Janeiro e de Fevereiro juntamente com a informação do fornecedor, deve em primeiro lugar seleccionar o ficheiro January and February Purchases.

1. Seleccione no menu File a opção Join Databases… ou simplesmente clickar no botão na barra de ferramentas. Isto abrirá a janela do Join Databases.

2. Clickar a tecla Select para seleccionar Suppliers Details File como a base de dados secundária.

3. Cickar a tecla Match e seleccionar o campo SUPPNO em ambos os ficheiros.

A chave do Match especifica os campos comuns através dos quais as bases de dados devem ser cruzadas.

4. Nomeie o ficheiro resultante Purchases with details.

Finalmente, deve seleccionar a opção Join. Queremos adicionar a informação do fornecedor ao ficheiro January and February Purchases. Isto significa que nós queremos manter os 203 registros do ficheiro das compras e adicionar a informação, quando disponíveis, obtida do ficheiro de detalhes do fornecedor. Vamos seleccionar a opção All records in primary file .

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Examine o ficheiro resultante e note que três campos foram adicionados ao ficheiro de compras. Note também que determinados fornecedores não têm nome ou país. Isto significa que determinados fornecedores no ficheiro January and February Purchases não se encontravam no ficheiro Suppliers Details File. Clickar no History na janela das Properties no ficheiro Purchases with details e expanda a entrada Join Database.

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History também apresenta o número de registos unmatched. Esta compra unmatched pode ser um pagamento feito a um fornecedor não autorizado. Em uma situação real, deveria investigar com maior profundidade pedindo os documentos originais de suporte, tais como o factura, o cheque, ou a ordem de compra. Em alguns casos, pôde ter que examinar fisicamente os bens que foram comprados a este fornecedor.

14.3 Unmatched records Experimente fazer Noutra ocasião, é solicitado para determinar os fornecedores a quem não se comprou nenhuns bens durante os meses de Janeiro e de Fevereiro.

1. Usando o JoinDatabases, abrir o ficheiro Suppliers Details File. Seleccionar o ficheiro January and February Purchases como base de dados secundária.

2. Nomeio o ficheiro resultante como Supplier with no purchases.

3. Combine o SUPPNO e seleccione a opção o correcta do Join. Consulte à descrição das opções do

Join no começo desta sessão.

Join Databases permite que cruzar dois ficheiros de cada vez. Para cruzar muitos ficheiros ao mesmo tempo (como num ambiente de base de dados relacional), deverá ser utilizado o Visual Conector. INTRODUÇÃO ÀS RELAÇÕES ENTRE FICHEIROS Muitas bases de dados criadas por sistemas grande porte, tais como SAP e Oracle, são compostas de várias tabelas. Quando usa ODBC para importar as tabelas, estas aparecerão no IDEA como ficheiros

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separados (ou bases de dados do IDEA). A fim reconstruir as relações entre as tabelas, pode usar o Visual Conector. O Visual Conector permite gerar uma única base de dados IDEA a partir de diversas bases de dados IDEA que partilham campos comuns ou chaves comuns. Pode criar uma ligação visual entre as bases de dados e depois cruzar registos com outras bases de dados conectando-as através de um campo chave comum. A relação que o Visual Conector cria entre as bases de dados é de um para muitos, significando que a base de dados primária pode ter diversos matches nas bases de dados conectadas. Todos os registros nas bases de dados conectadas que cruzam com a base de dados primária são incluídos na base de dados resultante. Por exemplo, toda a informação pessoal dos empregados deve ser armazenada numa tabela enquanto que a informação da folha de pagamentos deve ser armazenada noutra. A informação sobre o salário anual é armazenada numa terceira tabela. Seleccionando a informação pessoal do empregado como a base de dados primária, o Visual Conector permitirá que a conecte com a folha de pagamento e com o salário anual. Um empregado pode ter recebido diversos pagamentos. O número do empregado é a chave comum entre as tabelas. O Visual Conector irá criar uma relação um para muitos o que significa que o IDEA criará um registo para cada pagamento. A informação pessoal do empregado será repetida para cada pagamento. COMPARAÇÃO ENTRE O JOIN E O VISUAL CONNECTOR O Visual Conector é similar à opção Join Databases, mas tem algumas diferenças que os utilizadores devem conhecer. Join Databases: • Só permite juntar dois ficheiros. • Pode extrair os unmatched registos (registos não existentes no primário ou no secundário). • Permita que cruzar bases de dados mantendo todos os registos da base de dados primária e preserva a integridade do número dos registos. Os campos dos registos unmatched na base de dados secundários serão iguais a brancos ou iguais a zeros na base de dados resultante. • A opção Match only é similar ao Visual Conector mas tem as seguintes limitações:

• Quando uma relação many-to-many existir, só o primeiro registo combinado da base de dados secundária será incluído no resultado.

• A base de dados resultante não pode exceder o número dos registos da base de dados primária. Por

exemplo, se um cliente (um registo da base de dados primária) tiver diversas transacções (informação da base de dados secundária), só um registo estará incluído na base de dados resultante, e a base de dados resultante conterá somente a informação na primeira transacção. Pode definir o ficheiro de transacções como o ficheiro primário para ver todas as transacções de cada

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cliente, mas não vê todos os clientes para uma transacção (que supõe que uma transacção pode ter mais de um cliente).

As relações muitos-para-muitos não são geralmente aceites nas bases de dados relacionais devido à necessidade destas manterem a integridade referential dos dados. As relações muitos-para-muitos quer significar frequentemente uma arquitectura pobre do sistema de informação. No entanto, como não estamos a viver num mundo perfeito, o IDEA pode ajudar identificar relações muitos-para-muitos e manipular tais tabelas. O Visual Conector usa relações um-para-muitos, mas pode também processar relações muitos-para-muitos tal como apresentado no diagrama abaixo:

Neste exemplo, a função Join Databases criou apenas dois registos (os registos combinados do ficheiro primário). O Visual Conector criou seis (2 multiplicados por 3) registos para relacionar todas as combinações possíveis de registos matched.

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VISUAL CONNECTOR

14.4 Criar as relações entre as bases de dados No seguinte exercício, começaremos por examinar o ficheiro Detailed Sales no sib-directório Visual Do Conector. Criaremos então uma base de dados que contenha todas as vendas para cada representante de vendas (vendedor). Examinar os ficheiros

1. Faça duplo clickar sobre o directório VisConnect no explorador de ficheiros e abra o ficheiro Sample-Sales Representatives.

2. Abrir ao ficheiro Sample-Detailed Sales.

3. Aceder ao menu Windows e depois à opção New Horizontal Tab Group para apresentar ambos

os ficheiros em simultâneo.

4. Sugira o campo chave comum que deve ser usado para conectar os dois ficheiros.

5. Com o ficheiro Sample-Detailed Sales como base de dados activa, abrir o ficheiro Sample-Inventory.

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Observe que o ficheiro Sample-Inventory aparece num separador agrupado com as vendas Sample-Detailed Sales

6. Aceder ao menu Window e depois ao New Horizontal Tab Group. Isto irá dividir o ecran contendo o grupo duas janelas, uma delas Sample-Detailed Sales and the Sample-Inventory files

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7. Você pode ajustar a altura de cada tab clickando na linha entre os grupos e arrastando para cima ou

para baixo.

8. Examine todas as três bases de dados

Para fazê-los voltar para trás às suas posições originais, aceda ao grupo do meio, para fazer o ficheiro Sample-Details Sales, como a base de dados activa, ir para Windows e depois para Move to Previous Tab Group. Isto movê-lo-á para cima e reagrupe com a base de dados acima. Depois, seleccione a base de dados inferior, Sample-Inventory, e ir para Window e para Move to Previous Tab Group. Agora, as três bases de dados devem estar na vista normal do grupo.

Relacionar os ficheiros

1. Com a base de dados Sample-Details Sales activa abrir o Visual Connector clickando no botão

da barra de ferramentas ou aceder ao menu File e depois Visual Connector….

O Visual Connector: a janela Create/Edit Relation contem quatro áreas: IDEA Files, Canvas, Preview, and Fields. • A área IDEA Files aparece na esquerda do ecran. Contem as bases de dados que pode usar. • A área branca central grande é Canvas, onde as ligações entre bases de dados são definidas. • Uma área de Preview aparece por de baixo de Canvas. Esta apresenta uma amostra da base de dados com que está trabalhando. • A área dos campos Fields à direita do ecran mostra os campos incluídos da base de dados activa. Pode seleccionar ou desmarcar nesta janela os campos que quer usar.

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2. O ficheiro Sample-Detailed Sales já está colocado no Canvas. Clickar duas vezes nos ficheiros Sample-Inventory e no Sample-Sales Representative na janela do IDEA Files. Eles aparecerão agora na Canvas . Pode mover os ficheiros sobre a Canvas clickando no título e arrastando com o rato.

3. Criar uma ligação entre o campo SALESREP_NO do ficheiro Sample-Detailed Sales e o campo

SALESREP_NO no ficheiro Sample-Sales Representative.

• Na Canvas, clickar e manter pressionado o nó preto no lado direito do campo SALESREP no ficheiro Sample-Detailed Sales. Uma linha aparecerá no nó. • Arrastar a linha até ao nó branco no lado esquerdo do campo de SALSESREP_NO no Sample-Sales Representative.

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4. Criar uma outra ligação entre os registos de PROD_CODE Sample-Detailed Sales o ficheiro Sample-Inventory. O Visual Connect permite seleccionar os campos que serão incluídos na base de dados resultante.

5. Clickar no ficheiro Sample-Detailed Sales no Canvas e veja a área de visualização prévia no

fundo da tela.

6. Ao fazer esta vusualização, foi decidido que o número do cliente não é útil na base de dados final. Desmarque o campo de CUSTNO na área direita do ecran. Notar que no Canvas, esse campo fica a vermelho no ficheiro Sample-Detailed Sales.

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7. Agora, desmarque o campo COMMISSION na base de dados Sample-Sales Representatives. Outras opções estão também disponíveis para ajudar a construir as relações. Estas opções são especialmente úteis quando tem muitas bases de dados a conectar e as bases de dados não cabem no ecran. Icon Descrição Zoom out Diminui em 10% as bases de dados apresentadas no Canvas.

Zoom in Aumenta em 10% as bases de dados apresentadas na Canvas

Normal Size Dimensiona as bases de dados indicadas na Canvas ao tamanho original

Auto Layout Ajusta a posição das bases de dados na Canvas

Delete Remove a base de dados destacada da Canvas.

Delete all Remove todas as bases de dados da Canvas.

Help Apresenta Informações sobre o Visual Connector.

8. Clickar OK. 9. Altere o File name para Sales with detailed information

Pode adicionar o nome da base de dados ao nome do campo da base de dados resultante. Esta opção pode ser útil se existirem muitas bases de dados e quer manter o rasto da fonte dos campos. Neste exercício, não adicionaremos o nome da base de dados para evitar nomes de campo longos

10. Clickar OK

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A base de dados resultante tem 900 registos (tal como ficheiro Sample-Detailed Sales) e cada venda tem agora o nome do representante de vendas e a descrição do produto. Fique ciente que todas as vendas foram escritas na base de dados resultante porque todos os representantes de vendas estavam incluídos no ficheiro Sample-Sales Representative, e todos os códigos de produto estavam incluídos no ficheiro Sample-Inventory. Se o Visual Connector encontrasse uma venda de um produto que não estivesse no ficheiro Sample-Inventory, essa venda não seria incluída na base de dados resultante. Porque nós aceitamos a opção Matches only os registros combinados são incluídos no resultado. COMPARAÇÃO ENTRE DUAS BASES DE BADOS A opção Compare Databases é usada para identificar as diferenças existentes num campo numérico entre dois ficheiros (referenciados como os ficheiros primário e secundário), para uma chave comum especificada. Compare Databases é usado geralmente para comparar o mesmo ficheiro em dois momentos diferentes no tempo, tais como a folha de pagamento no começo e no fim do mês, para identificar mudanças no salário de cada empregado (a chave). Compare Databases pode também ser usado comparar um campo numérico oriundo em sistemas diferentes (garantindo que a chave é a mesma) tal como a quantidade de

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inventário no ficheiro mestre contra a quantidade do inventário no ficheiro de stock (a chave é o número do artigo). Nem os campos chaves, nem os campos que estão sendo comparados, têm de ter o mesmo nome em ambos os ficheiros, mas os campos chaves devem ser do mesmo tipo. Se necessário, use o Field Manipulation para mudar os tipos de campo para permitir ao IDEA combinar os campos. Pode haver mais de um registo para cada chave em qualquer um ou em ambos os ficheiros, a opção Compare Databases compara os totais dos campos numérico em cada uma das bases de dados (sumariza e só então compara as bases de dados). Para além a determinar as diferenças entre um campo numérico para uma chave, a opção Compare Databases identifica também o número dos registos em cada base de dados para cada chave. Para comparar mais de um campo numérico, o processo terá de ser repetido para cada campo em sua vez.

14.5 Exercico para comparer duas bases de dados Recebeu um ficheiro das compra de Janeiro do ano passado. Durante este exercício, comparará as compras de Janeiro de 2005 com as compras de Janeiro 2006 (importadas previamente no começo da sessão). Está interessado na variação das compras por fornecedor, nos novos fornecedores e nos fornecedores sem nenhumas transacções.

1. Usando o assistente da importação, seleccionar o ficheiro January 2005 Purchases.txt (em formato ASCII). O IDEA detecta que o ficheiro é um ficheiro ASCII de comprimento fixo, o que signifique que os dados estão no formato de texto e cada registo tem o mesmo comprimento. O comprimento do registo é determinado automaticamente pelo IDEA (42 caracteres). Já que nada delimita os campos, terá que definir onde cada campo começa e termina. Geralmente, o administrador da base de dados fornecer-lhe-á essa informação. Esta informação é chamada definição de registo ou estrutura do ficheiro. A definição do registo é a seguinte.

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2. A janela Import Assistant - Specify Field Delineators colocou as linhas dos campo no ficheiro.

Necessitará de remover e adicionar as linhas verticais para que os comprimentos dos campo que foram dados coincidam com a definição do registo gerado.

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3. Clickar Next e defina cada nome de campo, tipo e número de decimais, de acordo com a definição

de registo que foi entregue.

Os últimos dois caráteres são delimitadores de registo (CARRIAGE RETURN e LINE FEED). Por defeito, O IDEA não importará delimitadores de registo.

4. Clickar Next. Clickar Next outra vez. 5. Aceite o nome da base de dados apresentado por defeito e clickar Finish.

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Agora tem January 2005 Purchase no IDEA e pode executar uma comparação entre este ficheiro e January 2006 Purchases importado previamente no começo da sessão. Queremos comparar o fornecedor em 2002 e em 2003 e de ter o valor total das compras por fornecedor. Abra o ficheiro January 2006 Purchase.

1. Seleccionar File e depois Compare Databases…

2. Seleccionar o ficheiro January 2005 Purchases como a base de dados secundária

3. Seleccionar AMOUNT no Total field: em ambos os casos.

4. Seleccionar SUPPNO para o campo Match.

5. Nomeie o ficheiro resultante com Compare 2006 and 2005 Purchases

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6. Clickar OK Examine a base de dados e note que foram criados cinco novos campos. Usando a Help e a keyword Compare Databases, pesquise o significado dos cinco novos campos.

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7. Usando a Direct Extraction, extraia todos os fornecedores que foram usados em 2005 mas que não o foram em 2006.

14.6 Análise da comparação Usando o ficheiro resultante da tarefa da comparação, criar um novo ficheiro para indicar aqueles fornecedores que tiveram uma variação do valor superior ou inferior a 25% (+ ou -). Mostrar apenas os fornecedores que tiveram transacções em 2002 e em 2003

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15 Output 1OBJECTIVOS

• Imprimir os dados ou os resultados de um teste • Aprender criar relatórios personalizados. • Exportar os dados seleccionando um formato comum de ficheiro. • Copiar e Colar dados e gráficos para outro programa. • Arrastar e largar os dados noutro programa. • Para personalizar o display dos dados e gravar Vistas

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OCULTAR CAMPOS, ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS E ORDENAÇÃO DOS CAMPOS O IDEA permite ocultar campos de uma base de dados a fim de melhorar a apresentação dos dados. Pode ocultar um único campo ou vários campos. Pode seleccionar um único campo clickando no nome do campo. Para seleccionar campos múltiplos em um bloco, clickar o primeiro campo e manter pressionada a tecla Shift e o arrastar o rato até todos os campos que quer esconder ficaram seleccionados. Para seleccionar campos múltiplos que não estão em um bloco, mantenha pressionada a tecla de Ctrl enquanto selecciona os campos que serão ocultados.

15.1 Ocultar Campos

1. Seleccionar o campo QTY do ficheiro Sales transactions-Database.

2. Aceder ao View depois, Fields, e depois Hide Fields, ou clickar na tecla direita do rato com este colocado sobre qualquer lugar dos nomes de campo para visualizar a caixa pop-up das opções. Seleccionar Hide Fields.

Esconda o campo de UNIT_PRICE com o seguinte procedimento: 1. Clickar sobre o nome do campo UNIT_PRICE (título da coluna) 2. Clickar com o botão direito quando o cursor ainda estiver localizado sobre o título da coluna. 3. Seleccionar a opção Hide Fields da lista drop-down.

Pode voltar a mostrar um campo usando a tecla Column Settings .

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15.2 Alterar a Largura das colunas Uma outra opção de visualização no IDEA é a capacidade de alterar a largura das colunas.

1. Coloque o rato sobre o separador no título da coluna que pretende mover.

2. Clique, sem liberar o botão do rato.

3. Arraste o cursor para a direita aumentar a coluna.

4. Arraste o cursor para a esquerda para reduzir a largura. O IDEA também permite ajustar a largura de uma coluna automaticamente quando faz duplo-clique no separador da direita no título da coluna.

15.3 Alterar a ordem dos campos 1. Seleccionar os campos pretendidos clickando neles uma vez. Pode seleccionar múltiplos campos mantendo pressionado o botão do rato e arrastando-o sobre os campos múltiplos, ou usando as opções do Shift e clique ou do Ctrl e clique. Uma vez seleccionadas as colunas, clickar outra vez sobre um dos títulos das colunas seleccionadas e mantenha a tecla pressionada. Arraste as colunas seleccionadas para a direita ou para a esquerda. Uma linha vermelha aparecerá entre os campos para indicar aonde os campos serão colocados quando libertar a tecla. 2. Arraste os campos para a nova posição usando a linha vermelha para indicar a coluna alvo. 3. Liberte a tecla do rato. Experimente o seguinte Tente mover o campo CLIENT_NO para antes do campo SALESREP.

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Note que para repor os campos a sua posição original, pode ir View, depois Views, e finalmente Reset. AS OPÇÕES ADICIONAIS As opções seguintes permitem a ambas modificar os dados apresentados no ecran sem afectar as impressões ou relatórios: - Freeze Column: Esta opção permite congelar um campo ou um bloco de campos no ecran, mas permitindo fazer scroll através dos campos restantes. Isto é particularmente útil quando há diversos campos dentro da base de dados e é muito importante ver os campos chaves, tais como o número de cliente ou o nome, enquanto faz scroll através de outros campos da base de dados. - Show Field Statistics As estatísticas dos campos podem ser gerados para todos os campos numéricos e do tipo data existentes numa base de dados. Uma vez gerados, as estatísticas dos campos podem ser visualizadas clickando em Field Statistics na seção Database na janela Properties. Porém, algumas ou todas as estatísticas podem ser adicionadas no topo do ficheiro activo para todos os campos numéricos e do tipo data. Estas linhas com as Field Stat da janela do File serão congeladas, deixando as estatísticas como um header da janela quando se faz sroll. Para apresentar as estatísticas do campo na janela Database, deve seleccionar a opção Show Field Statistics do menu View. - Highlight Spaces. Activar a opção Highlight Spaces apresentará todos os espaços existentes no início dos campos e no fim campo como blocos. - Stack and Unstack. Empilhar campos pode criar Views e relatórios multiple-linha dos dados. Isto é particularmente útil para os campos de endereços multi-linha que são frequentemente longos e limitam conseqüentemente o número dos campos que podem ser vistos ou impressos de uma só vez. Um ou mais campos podem ser seleccionados e empilhado à direita ou à esquerda das selecções. AJUSTES DAS COLUNAS.

15.4 Formatar os ajustes das colunas

1. Seleccionar Column Settings clickando a tecla Column Settings na barra de ferramentas.

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• ou seleccionar View depois Fields e Column Settings…

• ou clickar com a tecla direita do rato sobre um nome de campo e seleccionar Column Settings.

Uma vez a opção seleccionada, a janela Column Settings será apresentada.

2. Seleccionar os campos CLIENT_NO e PROD_CODE (se algum campo estiver realçado antes da opção Column Settings ser seleccionada, estes também serão realçados) na lista dos campos. Para seleccionar os campos pretendidos, mantenha pressionada a tecla Ctrl. (Os campos seleccionados serão realçados)

3. Seleccionar o alinhamento requerido (à esquerda, centro ou direita). Por defeito, os campos do tipo

caractere e do tipo data são alinhados à esquerda, os campos numéricos são alinhados à direita. Centrar o CLIENT_NO e o PROD_CODE.

4. Para os campos numéricos, pode marcar a caixa Use currency symbol para apresentar os dados do

campo numérico com um símbolo de moeda (como se definido no International or Regional settings do painel de controle do Windows). Use o símbolo de moeda para os campos de GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALES.

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5. Pode também usar Thousand's Separator para campos numéricos. O separador que o computador usará está definido no International or Regional settings do painel de controle do Windows. Se não quiser apresentar os campos numéricos seleccionados com o separador, pode desmarcar a caixa Use 1000's separator.

6. Altere o Negative format: para os campos de GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALES

clickando no Negative Format: e seleccionando (1.00) a vermelho.

7. Marque a caixa Hide Field para ocultar campos desta caixa de diálogo. Note que quando oculta um campo não o remove da base de dados.

Os campos podem voltar a ser mostrados em qualquer altura, desmarcando a caixa Hide Field(s).

8. As datas são apresentadas no formato de data do IDEA, (isto é. YYYY/MM/DD). Clickar no Date

Format e seleccione o formato pretendido da lista dos exemplos, para mostrar as datas num formato diferente, (por exemplo. Outubro 2, 2003). Altere o campo INV_DATE para mostrar o nome do mês. Redimensione o campo, se necessário, para mostrar toda a informação nele contida.

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9. Pode também mudar os tipos de letras, as cores e as cores do fundo dos campos. Seleccionar o campo SALESREP e clickar na tecla Font para abrir a janela Font. Seleccionar o tipo de letra Times New Roman, bold and size = 10

10. Para todos os campos numéricos, seleccionar azul no Text color: cinzento no Backgroundcolor:.

Para seleccionar todos os campos numéricos, seleccionar a opção Filter on Numeric fields na janela Column Settings.

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11. Aplicar as selecções. Clickar OK para aplicar as alterações efectuadas. Examine os resultados obtidos no ficheiro.

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De agora em diante todos os ficheiros criados a partir do ficheiro Sales transactions-Database (tais como Extractions, Duplicate Key Detection, etc.) manterão os parâmetros Column Settings definidos. Se quiser imprimir os dados ou criar um relatório, as alterações feitas na Column Settings serão reflectidas também no relatório. VISTAS. O IDEA permite que criar vistas diferentes de um ficheiro. Pode abrir e gravar vistas a fim mudar de uma vista a outra. Quando ficar satisfeito com uma vista, pode gravá-la num ficheiro seleccionando View depois Views e depois Save View… Atribua-lhe o nome My View e clicker Save. Pode sempre regressar à vista original da base de dados seleccionando View depois Views e Reset. A vista contém todas as definições da coluna, a ordem e a largura dos campos, o índice, as definições do relatório e os campos virtuais. As vistas não são específicas a uma base de dados. Você pode aplicar uma vista a uma outra base de dados contanto que os mesmos campos existam na outra base de dados. IMPRIMIR OS RESULTADOS Muitas actividades no IDEA criam um resultado Result na janela das propriedades Properties. Muitos resultados têm um Result toolbar que permite imprimir ou exportar o resultado. Abrir o ficheiro Sales transactions-Database e seleccionar um Result Views (por exemplo: Stratification).

A toolbar permite imprimir o resultado num formato predefinido, ou exportar

os dados contidos no resultado em qualquer um dos 5 formatos diferentes. RELATÓRIOS

15.5 Criar um relatório. O IDEA permite imprimir a base de dados criando um relatório. O relatório usará todos as definições que possam ter sido introduzidas na visualização. Todas as mudanças feitas aos serão reflectidas no relatório. O assistente do relatório permite personalizar outros parâmetros específicos dos relatórios, tais como quebras, títulos, página de rosto, etc.

1. Seleccionar o ficheiro Sales transactions-Database. Note que as cores, a ordem dos campos, e outras formatações foram alteradas no Column Settings.

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2. Seleccionar File depois Print e depois Create Report... A janela do Report Assistant abrirá.

3. Seleccionar a opção Create New Report e clickar no botão Next.

4. No Report Assistant - Headings, clickar no botão Headings Font: e alterar o tipo de letra do cabeçalho para:

Font: Times New Roman Font Style: Bold Size: 12 point. Click OK.

5. Clickar Next.

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6. Seleccionar SALESREP/A no Base to break on: e clickar Next.

7. A janela seguinte, Report Assistant – Report Breaks, é apresentada se pelo menos um campo for seleccionado para uma quebra na etapa precedente. Permite fazer as selecções apropriadas para Break Keys, Count records in break, Show break line, Show leading break, Break spacing and Fields to Total. Click Next.

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8. Na janela Report Assistant – Grand Totals, verificar o GROSS_SALE e o NET_SALE no Select the fields to total: Também, verificar Use the currency symbol para ambos os campos.

9. Clickar Next.

10. Assegurar que o checkbox Print cover page não esteja seleccionado.

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11. Clickar Finish.

12. Clickar Yes para pré-visualizar o relatório.

Pode também pré-visualizar o relatório com a função Print Preview. Imprimir o relatório se necessário. Se fechar o relatório e o necessitar o ver outra vez, clickar no botão Print Preview na barra de ferramentas.

GRÁFICOS A opção IDEA Chart Data pode ser usada apresentar uma representação gráfica dos dados. Pode ser usada para fazer um gráficos dos dados armazenados nas bases de dados ou fazer gráficos dos resultados das análises. Os gráficos são as mais eficientes para bases de dados com menos de 200 registos.

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Os seguintes tipos de gráficos podem ser produzidos:

• de barra • de linha • de curva • Scatter • Pie • área

Um gráfico criado pelo IDEA pode ser impresso, gravado como um ficheiro do tipo Bitmap ou ser copiado para outras ferramentas. EXPORTAR DADOS Uma vez que terminou a análise dos dados, pode querer transferir os dados para uma folha de cálculo da Microsoft Excel ou para a Microsoft Word.

15.6 Exercício de exportação dos dados. Neste exercício, alguém que não tem acesso ao IDEA, pede uma lista dos fornecedores a quem comprámos em Janeiro 2005, mas não em Janeiro 2006. A fim executar esta tarefa, deve primeiramente seleccionar o ficheiro Compare 2006 and 2005 Purchases e exportar para uma spreadsheet do Microsoft Excel seleccionando File depois Export... Isto abrirá a janela Export Database. 1. Na janela Export Database. Clickar na seta apontando para baixo na caixa Export as:: e seleccione o Microsoft Excel 97-2002.

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2. Exporte o ficheiro com o nome sugerido: Quando queremos exportar todos os registros, não é necessário seleccionar um intervalo ou critérios. 3. clickar OK para continuar. O ficheiro será conservado no directório de defeito. PUBLICAR DADOS.

15.7 Resultados e relatórios output para pdf ou DOC Uma base de dados pode ser publicada para um ficheiro PDF (Portable Document Format) ou para um documento da Microsoft Word. Publicar para um destes formatos gravará a base de dados como um documento no formato seleccionado.

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Para gravar a base de dados como um PDF ou um documento Word, aceder File, Print, e seleccionar

Publish to PDF ou Publish to Microsoft Word, ou clickar nos botão ou na barra de ferramentas. Qualquer o resultado pode ser exportado para estes formatos. COPY E PASTA. As opções do Copy e Paste estão somente disponíveis se aplicável a uma operação particular e se o status do Clipboard o permitir. Por exemplo, para assegurar que a integridade da base de dados não fique comprometida, o IDEA não permite a adição (colar), suprimir (corte) ou a edição de dados dentro das bases de dados. O Windows limita o tamanho do Clipboard . Em consequência, somente quantidades pequenas de dados podem ser cortadas, copiadas e colados. Quando não é possível alcançar os menus e os toolbars, como quando uma caixa de diálogo é aberta e activa, as funções da cópia, do corte e da pasta podem ser executadas usando o shortcuts hotkeys, se aplicável.

15.8 Copiar. Para copiar uma secção dos dados, deve 1. Destacar a secção da mesma maneira que o faria numa folha de cálculo do Microsoft Excel. 2. Seleccionar Edit e depois Copy, ou seleccionar o botão do Copy na barra de ferramentas. 3. Cole a informação em qualquer aplicação Windows. No Microsoft Excel, a informação copiada manterá o formato do IDEA. ARRASTAR E LARGAR. Você pode mover ou copiar informação entre diferentes programas usando o arrastar-e-largar. Seleccione a informação, e aponte então à beira da selecção antes de arrastar. Clickar na tecla direita do rato para arrastar a selecção até à nova localização no outro programa.

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16 Exercício de recapitulação 1OBJECTIVOS

• Aplicar num caso de estudo as noções apreendidas durante os 2 dias • Use as tarefas apropriadas para resolver um problema • Veja como o IDEA pode ser usado para resolver problemas similares • Aprenda a cruzar informação entre ficheiros fontes de fontes diferentes

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CASE STUDY 2: DEPARTURES AND CONTRACTORS O comitê consultivo aprovou o plano da auditoria. A aproximação envolve usar o IDEA para analisar os dados que foram obtidos da entidade auditada. Recebeu dois ficheiros do cliente. Um contém os dados pessoais dos empregados que deixaram o departamento há mais de seis anos enquanto o segundo ficheiro contém os pagamentos aos empreiteiros em 2005. A seguir temos a descrição dos ficheiros fornecidos pelo cliente: Departure – database file:

Name: DEPARTURE.XLS (Database Worksheet) Format: Excel file # of Records: 1000

Contractor payments file:

Name: CONTRACT.FXD Or CONTRACT.PRN (para o Report Reader version) Format: ASCII fixed length file Record length: 81 # of Records: 960

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EXERCÍCIO 1: PERFIL DA BASE DE DADOS Vamos necessitar de ter um perfil das pessoas que deixaram o departamento desde 2000 a fim de suportar os nossos findings. O nosso primeiro passo é importar o ficheiro DEPARTURE.XLS. Depois então vamos executar várias operações sobre o ficheiro. 1.1 Importar o ficheiro Em primeiro lugar, importar o DEPARTURE.XLS através do Import Assistant. Este ficheiro é um ficheiro do Excel. Para mais informações sobre como importar um ficheiro do Excel, ver por favor a sessão 3.1. O ficheiro é importado agora para o IDEA. Apresentar o conteúdo do ficheiro e examinar a informação. 1.2 A distribuição dos empregados que sairam por ano Criar um Result que indique o ano de saída com o número dos empregados e o salário médio por ano.

Clickando na área destacada mostrará uma pré-visualização dos dados selecionados. Abaixo está um exemplo da pré-visualização do ano 2005.

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1.3 Distribuição por idade com gráfico de barras Criar um Result que contenha a distribuição pela idade dos empregados que saíram do departamento.

Na vista do resultado, clickar sobre para apresentar o gràfico da distribuição por idade dos empregados que sairam do departamento.

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Tópicos relacionados. Pode também extrair as amostras baseadas na idade dos empregados usando amostragem Stratified Random Sampling. O IDEA estratificará o ficheiro e perguntar-lhe-á quantos registros quer extrair de cada estrato. 1.4 Calcular a média, o máximo, e as idades mínimas. Calcule para todas as saídas: Média: ________________ o mais novo: ________________ (*) o mais velho: o ________________ (*) esse registo é provavelmente invalid ou tem um erro. Deverá olhá-lo com cuidado e pedir explocações sobre ele. Repita o mesmo exercício para cada um dos anos.

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1.5 Distribuição por Grupo. (O campo EMPL_CLASS determina a classificação do empregado - o grupo e o nível). Criar um resultado Result com a distribuição dos empregados por grupo.

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EXERCÍCIO 2: OBTER EVIDÊNCIAS As entrevistas revelaram que muitos empregados deixaram os departamentos para regressarem como contratados. Usando dados do cliente, terá que obter a evidência suficiente para assegurar a exatidão desta declaração. O nosso objetivo aqui é determinar se algum empregado que saíu regressou ao trabalho como contratado. Necessitará também de calcular a percentagem de pessoas que foram empregados com base num contrato após ter deixado o departamento. 2.1 Importação. Importe o ficheiro dos pagamentos do empreiteiro usando a informação fornecida através do assistente de importação baseado na definição fornecida no começo da seção. 2.2 Isole os pagamentos feitos aos empregados que sairam. Assegurar de que utiliza uma chave comum (deve ter o mesmo formato - o mesmo tipo, comprimento e decimais). Tente evitar chaves como o NOME desde que o formato destes campos não é sempre standard de ficheiro para ficheiro (M. SMITH e Sr. SMITH).

Examine o novo ficheiro. Deve ter 376 registos. Tem assim um ficheiro de todas as pessoas que saíram do departamento e receberam um pagamento como um contratado. Neste ficheiro, tem agora dois campos da data. A primeira é a data da saída (DEPARTURE - database) e segunda é a data do pagamento (do CONTRACT).

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Lembre-se que estamos procurando os empregados que saíram dos departamentos somente para regressarem com um contrato. A data da saída deve ser anterior à data do pagamento. Criar uma extração Extraction para remover os pagamentos feitos antes da saída. Examine o ficheiro que acabou de criar. Deverá obter 370 registos. Note que os 19º e o 20º registos são o mesmo empregado.

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2.3 Empregados que receberam pagamentos do contrato após a sua saída. Nós estamos procurando os empregados que saíram do departamento e que voltaram depois, como contratados. Nesta fase temos pagamentos que ocorrem após a data da partida mas não temos o número dos empregados (apenas o número de partidas).

2.4 Os resultados são simples. Preencha os espaços em branco. Dos _______ empregados que deixaram os departamentos, _____ receberam pagamentos como contratados. Isto significa que _____ por cento dos empregados que saíram do departamento regressaram como contratados.

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17 Documentação standard 1OBJECTIVOS

• Identificar a informação disponível para rever uma auditoria • Rever o History de uma base de dados • Back-up dos ficheiros da auditoria • Documentar a auditoria para o ciclo seguinte de auditoria

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REVISÃO Como com qualquer programa informático, os utilizadores podem cometer erros ao usar o IDEA. Assim, o trabalho deve ser revisto. Os procedimentos da revisão são frequentemente de conformidade, verificando se a documentação está completa e que as reconciliações foram concretizadas.Porém, o History que regista todas as interrogações efectuadas e a lógica utilizada devem também ser revistas. Os erros os mais comuns são:

• Fórmulas incorretamente especificadas • Cruzamentos de informação (join) com os ficheiros primários e secundários na ordem incorreta.

• Usado o método incorreto no join (o join tem cinco métodos).

• Utilizados campos incorretos nas sumarizações.

• Trabalhos mais complexos, envolvendo diversas etapas, vários joins, sumarizações, e extracções

na ordem incorreta.

Estes potenciais erros podem ser revistos e ‘checkados’ '' numa auditoria real numa cópia impressa (ou electrônica) do diário History. THE HISTORY.

O History da janela Database mantém um registo (rasto) de todas as operações realizadas numa base de dados, incluindo a sua importação e cada um dos testes efectuados. Pode imprimir ou gravar o History para justificar todos os relatórios e ou resultados que produziu. Pode também gravar o History como um ficheiro do tipo .txt. Cada secção do diário regista um processo ou um teste ou análise. Abrir o ficheiro Compare 2006 and 2005 purchases, e clickar no History na secção Data da janela Properties. Note que todas as etapas para construir este ficheiro estão listadas neste diário.

Clickar sobre a tecla Expand All para ver os detalhes de todas as tarefas. O History também grava o código de IDEAScript necessário para re-executartornar todos od passos da auditoria. O código do IDEAScript pode ser copiado para uma janela do ambiente Macro, editado para generalizar o seu funcionamento, adicionar ao menu ou à barra de ferrramentas. Esta funcionalidade é tratada num outro curso.

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Pode também filtrar o History clickando sobre a barra de ferramentas do History. Isto permitirá classificar ou ordenar por detalhes, IDEAScript, campos modificados, alterações em campos editaveis, ou as somante alterações realizadas nas bases de dados da filho.

Nota

Recomenda-se fortemente que o History seja impresso no fim da auditoria e revisto como parte integrante do controle de qualidade da auditoria. Os registos da History fornecem também documentação valiosa e pronta a ser mantida junto com outros papéis de trabalho da auditoria.

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17.1 Introduzir comentários Pode também adicionar um comentário Comment no ficheiro activo. Adicionar uma nota pode ser útil se um outro revisor de contas executar o mesmo tipo de exame (tal como um exame financeiro) no mês ou no ano seguinte. No ficheiro Sales transactions-Database, clickar Add Comments na seção Comments da janela da Properties. Adicione a nota “fonte” e introduza-a “recebido do Mike Nearham”.

Quando se fecha a janela Database Comments, o Comment aparecerá na secção dos Comments.

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BACKUP O backup dos formatos dos ficheiros e um backup separado dos ficheiros devem ser executados regularmente. Os ficheiros relevantes devem ser guardados e protegidos contra eventuais perdas de trabalho. Os ficheiros usados pelo IDEA deverão ser mantidas no directório de trabalhando selecionado e podem ser backed-up em conjunto ou individualmente. Os ficheiros do IDEA têm extensão .imd e podem ser copiados usando um utilitário padrão (por exemplo. Windows File Manager or Windows Explorer). Isto inclui a diário History , notas, e outras ficheiros associados. Note que as equações, as vistas e os ficheiros de script são conservados separadamente (*.eqx, *.vw2, *.iss, *.isc). As definições Record têm a extensão *.rdf, e os templates que têm a extensão de *.jpm. DOCUMENTAÇÃO As instruções claras sobre como executar as extrações (para o ano seguinte) devem ser produzidas incluindo ferramentas e contatos. As instruções de operação com detalhes completos de como obter ficheiros, convertê-los, e download devem ser produzidos. Os layouts dos ficheiros do cliente, juntamente com uma cópia dos ficheiros e com uma impressão dos formatos do IDEA, são recomendados. Se necessário, criar diagramas lógicos juntamente com as impressões dos batch files com os comentários explanatórios apropriados, de modo que um revisor de contas diferente possa seguir o projeto no ano seguinte. O controlo de tapes, anotando números, datas recebidas, e datas emitidas, etc. deve também ser incluído. GESTÃO DO PROJECTO Um orçamento do tempo deve ser preparado e comparado com os tempos reais.

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APPENDIX A: @Functions O IDEA fornece mais de 90 @Functions executando operações tais como os cálculos aritméticos, data, financeiros e estatísticos assim como buscas do texto. As @Functions são acedidas através do editor de equações. A ajuda rápida incluindo a sintaxe, a descrição e um exemplo do uso para cada uma das @Functions está disponível quando a função é seleccionada. A ajuda adicional e detalhada é fornecida no sistema de ajuda acessível através da tecla da ajuda no editor de equações ou na barra de ferramentas. Dê uma vista de olhos pelas nas definições abaixo para iniciar o contacto com as com as @Functions. • Uma Numeric Expression significa um número ou a uma equação que trata números. • Uma String é uma cadeia de caracteres, tais como um nome ou um endereço. @abs Returns the absolute value of a numeric expression @afternoon Returns 0 if time is in the AM and 1 if time falls in the PM and-1 for an invalid time. @age Calculates the number of days between two dates. @agedatetime Returns the number of seconds between two dates and times @agetime Returns the number of seconds between two times @alltrim Removes all leading and trailing spaces @ascii Provides the ASCII value of a character @between Determines if a numeric expression falls within a specific range @betweendate Returns a number indicating whether a date value falls within a specified range (1) or not (0) @betweentime Returns a number indicating whether a time value falls within a specified range (1) or not (0 @bit Identifies a bit value @bitand To mask out unwanted bits @bitor To set required bit @chr Provides the character equivalent of a specified ASCII code @comparenocase Ignores uppercase letters when comparing expressions @compif Determines if a record satisfies multiple criteria @ctod Converts character dates to IDEA Date Format @curform Converts numeric value into a formatted text @curval Converts formatted character fields to numeric fields @date Returns the present date @day Returns the day in a date expression @daystod Converts a number of days since Jan. 1, 1900 to date format @db Calculates the fixed declining-balance depreciation for a specified period @ddb Calculates double declining-balance depreciation @delete Deletes a specified number of characters from a string @dow Returns the day of the week @dtoc Converts date expressions to character @dtodays Reveals the number of days between Jan. 1, 1900 and a specified date @dtoj Converts dates to Julian format @exp Calculates the exponent of a numeric expression @findoneof Finds the position of the first matching character in 2 strings @finyear Returns the financial year for a given date based on the year end @format12hourclock Returns a string representing time formatted as HH:MM:SS TT @fv Calculates the future value of an investment @getat Returns the character that appears in a specified numeric position @hours Returns the hours portion of a given time

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@if Allows a choice of two results based on the evaluation of a condition @insert Inserts a string into an existing string @int Returns the integer portion of a numeric value @ipmt Calculates the interest payment for a given period @irr Calculates internal rate of return @isblank Tests if a character field is blank @isfielddatavalid Returns a 1 if the data in the field is valid, or a 0 if the data is invalid @isin Returns the starting position of a string within another string (case-sensitive @isini Returns the starting position of a string within another string (NOT case-sensitive @jtod Converts Julian dates to IDEA Date Format @justletters Returns a string with all the numeric characters removed @justnumbers Returns all the numbers (leading and trailing @justnumbersleading Returns the leading numbers @justnumberstrailing Returns the trailing numbers @lastdayofmonth Returns the last day for any given month and year combination @left Returns the specified leftmost characters in a string @len Returns the length of a string, including any trailing spaces @list Determines which criteria in a list of values is met by an expression @log Calculates natural logarithms @log10 Calculates logarithm 10x @lower Converts all characters in a string to lower-case @ltrim Removes leading spaces from a string @match Determines which criteria in a list of values are met by an expression @max Returns the greater value of two numeric expressions @mid Extracts a portion of text from within a string @min Returns the smallest value of two numeric expressions @minutes Returns the minutes portion of a given time @mirr Calculates modified internal rate of return @month Returns the month in a date expression @nomatch Determines if an expression meets none of the criteria in a list of values @npv Calculates the net present value of an investment @ntod Converts a numeric expression into an IDEA date format @pmt Calculates a loan payment @ppmt Returns the Principal amount of a loan payment @precno Returns the physical record number @proper Capitalizes the first letter of each word in a string @pv Returns the present value of an investment @qtr Returns 1-4 representing the quarter a given date falls in based on the specified year end @random Generates a random number @rate Calculates the interest rate of an investment/loan @recno Returns the logical record number (index-sensitive @regexp Matches character expressions using a complex set of rules @remove Eliminates all instances of a specified character @repeat Repeats the first character of a string a specified number of times @replace Replaces a string or substring with another @reverse Reverses the order of characters in a string @right Isolates the specified rightmost characters in a string @round Rounds to the nearest integer @seconds Returns the seconds portion of a given time @seed Sets the random-number seed @sln Returns the straight-line depreciation of an asset @soundex Returns the sound code for a word @soundslike Determines whether two words are phonetically alike @spacestoone Strips spaces leaving only one space between words in a string @spanexcluding Returns the characters in a string that appear before any characters in a specified string @spanincluding Returns the characters at the beginning of a string that match any character of a specified string

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@split Breaks a character string into segments separated by characters, such as spaces or commas, and returns a specified segment.

@sqrt Calculates a square root @str Converts numeric expressions to strings @stratum Groups records by interval @strip Removes all spaces, punctuation and control characters @stripaccent Removes an accent from an accented character @syd Returns the sum-of-years digit depreciation for an asset @time Returns the present time @trim Removes trailing spaces @ttoc Converts a time or number into a string with the HH:MM:SS format @upper Converts all characters in a string to upper-case @val Converts a character expression to numeric @workday Returns 1 if a given date falls between Monday-Friday and 0 if the date falls on a Saturday or

Sunday. @year Returns the year in a date expression

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manual idea base versão 8

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