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Manual Emissão de Documentos

Processo Código Folha nº

Gestão Judicial D.JUDI.04 1/14

Esta cópia quando impressa será considerada não controlada

Manual

Emissão de Documentos





Este manual apresenta instruções gerais para a emissão, remessa e juntada de documentos cartorários nos autos

digitais, conforme abaixo descrito.

1. Configuração e emissão de atos

Os atos são gerados a partir das categorias de documentos que contenham determinações do magistrado, como

despacho, decisões interlocutórias e sentenças. No âmbito cartorário, as determinações são geradas derivadas de

atos ordinatórios e audiências. A configuração de um ato pode gerar a emissão de um novo documento e/ou a sua

publicação (portal). Após a análise de atos podem ser cadastrados e emitidos mandados, cartas, ofícios, dentre

outros documentos oriundos de uma determinação judicial.

A configuração de atos pode ser:

automática: com a assinatura e liberação do documento de origem, o ato é emitido automaticamente pelo

sistema;

pré-configurada: o modelo do documento já contém um ato pré-definido, que precisa apenas de confirmação

do usuário;

manual: o usuário deve analisar o documento emitido e configurar qual ato deve ser emitido.

A partir das filas de despacho, decisão, sentença, ato ordinatório e audiência, no subfluxo “ag. análise”, selecionar o

processo desejado e clicar na atividade “Analisar Atos”, conforme abaixo.





Caso a “configuração de atos” seja realizada de forma manual, na Tela “configuração de atos”, clicar na opção “novo”

e selecionar o tipo de ato desejado. Para atos de citação ou intimação, ou vista ao MP, selecionar a opção respectiva;

para atos diversos, como ofícios, editais, alvarás, dentre outros, selecionar a opção “outros atos”.





Após selecionar o tipo de ato, indicar a parte (Autor, Réu, Confinante, Advogado, dentre outros) para a qual o ato será

emitido, o modelo do documento e o prazo do ato. Após a confirmação dos atos, é possível gera-los imediatamente,

por meio do botão “gerar atos agora”. Também é possível o usuário gerar os atos posteriormente, fazendo-o a partir

da subfila “Ag. Emissão”, constante nas filas de mandado, carta, carta precatória, edital, etc.

Obs.: para processos digitais, somente modelos da instituição deverão ser utilizados.

1.1. Após configurados os atos Quando os atos são gerados automaticamente, o documento principal (despacho, decisão, sentença, audiência e ato

ordinatório) é encaminhado para a fila "Ag. Cumprimento" do subfluxo do documento principal correspondente. No

caso dos atos pré-configurados e configurados manualmente, o documento principal é encaminhado, primeiramente,

para subfila “Ag. Análise”, na qual os atos serão analisados e configurados, conforme figuras acima. Após a

configuração, o documento principal segue para a subfila “Ag. Cumprimento”, permanecendo até que todos os atos

gerados sejam cumpridos.

Após a confirmação dos atos, é gerada, ainda, uma ocorrência na subfila "Ag. Emissão", na fila de documento

correspondente ao ato configurado (carta, mandado, edital, ofício, termo etc). Se for cadastrada uma intimação

eletrônica, o processo será posicionado na fila “citação/intimação/vista (portal/DJ), em "Ag.Publicação", e seguirá o

fluxo desta atividade automaticamente, sem intervenção do usuário.





1.2 Emissão de documentos posterior à configuração dos atos

A partir da subfila "Ag. Emissão", na fila do documento correspondente (carta, mandado, edital, ofício, termo etc),

selecionar o processo e clicar em “emitir expediente”.




No editor de textos, redigir o documento de acordo com o modelo selecionado e a determinação contida na

sentença/decisão/despacho/ato ordinatório/audiência que o originou, utilizando, quando necessário, a ferramenta

“autotexto” (disponibilizada pelo sistema SAJ/PG5 no intuito de salvar qualquer espécie de textos criados pelo

próprio usuário e compartilhados aos demais servidores lotados na unidade), para maior celeridade. Concluída a

elaboração do documento, o usuário poderá “finalizar”, “assinar”, “Assinar liberar” ou apenas salvar. Caso o

documento emitido possa ser assinado pelo usuário, este deverá assinar e liberar. O documento “finalizado” será

encaminhado para a subfila “aguardando assinatura”. O documento “assinado” será encaminhado para a subfila

“Ag. Liberar os autos digitais”. O documento “assinado e liberado” será encaminhado para a subfila “ag.

Impressão”. Por fim, o documento apenas salvo será encaminhado para a subfila “em elaboração”.





1.3 Remessa de documentos

Dentre os documentos emitidos pelo cartório, alguns devem ser remetidos a outros setores, para cumprimento. É o

caso dos mandados (que serão remetidos à central de mandados, para as unidades que a contenham) e documentos

que serão encaminhados pelos correios, como cartas, ofícios e cartas precatórias.

1.3.1 Remessa de mandados para a central de mandados

Após a impressão do mandado, o usuário deverá realizar a remessa para a central de mandados, por meio da aba

“mandados”, localizada no menu principal do sistema SAJ/PG5, opção “remessa para a central de mandados”.

Gerado um novo lote e preenchido o número do mandado a ser remetido, o usuário deverá clicar em “remeter” e,

após, imprimir duas vias da guia de remessa, clicando na opção “relatório”. Depois de impresso, o mandado é movido

automaticamente para a subfila “ag. Devolução do Mandado”.

1.3.2 Remessa de documentos para os correios

Após a impressão, o documento será encaminhado para a subfila “ag. Postagem”. A partir desta subfila, o usuário

deverá selecionar o documento a ser remetido e clicar na atividade "guia de postagem" pra emitir e "Finalizar a Guia",

conforme imagens abaixo. Após a postagem, o documento segue para a subfila “com os correios”.





2. Juntada de petições e documentos

2.1. Juntada de petições digitais

A juntada de petições digitais será automaticamente realizada pelo sistema SAJ/PG5. Após a juntada, a petição

será encaminhada para a fila “petições intermediárias”, subfila “Ag. Análise (Juntada Automática)”. Será gerada,

ainda, a pendência “Analisar juntada automática <classe petição>”, vinculada à subfila de trabalho “Ag. Análise

(Juntada Automática)”. Desta forma, após a análise da petição, a pendência deverá ser encerrada, e a petição

será, consequentemente, retirada da fila.

2.2 Juntada de documentos físicos

Alguns documentos são fisicamente recebidos pelo cartório, caso dos mandados, devolvidos pela central de

mandados, e dos avisos de recebimento, devolvidos pelos correios. Tais documentos devem ser digitalizados e

juntados aos autos, conforme instruções a seguir.

2.2.1 Juntada de mandado

A partir da fila de mandado, subfila “ag. Devolução de mandado”, selecionar o mandado a ser juntado e clicar em

“digitalizar peças”. Após, selecionar a opção “163-juntada de mandado”, e clicar em “digitalizar”. Após a digitalização,

o documento deverá ser assinado e liberado nos autos digitais. Realizada a digitalização do mandado, o usuário

deverá informar acerca do cumprimento do mandado, clicando em “mandado cumprido” ou em “mandado não

cumprido”, conforme o caso. Os mandados marcados como cumpridos seguirão para a subfila “ag. decurso de





prazo”. É necessário, ainda, emitir uma certidão de juntada de mandado, nos termos do Provimento 08/2015, da

Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Alagoas.

Observação: a digitalização de documentos poderá ser realizada, ainda, a partir do botão “scanner”, constante no meu do sistema SAJ/PG5, conforme orientações constantes no campo de “ajuda” do sistema.

2.2.2 Juntada de aviso de recebimento





Após a devolução do aviso de recebimento pelos correios, o cartório deverá realizar o registro da devolução da

ECT e a juntada do AR, por meio da opção “AR”, contida no menu principal do sistema SAJ/PG5.





A) Registro de devolução da ECT

Na tela de “registro de devolução da ECT”, inserir a situação do AR, a data da diligência e o número do AR, clicar em

“adicionar” e, após, salvar.

B) Juntada de ARs

Na tela de “juntada de ARs”, inserir o número do AR, salvar e, após clicar em “relatório”, para imprimir o termo de

juntada. Este termo deverá ser anexado ao AR respectivo, em virtude da necessidade de certificação da juntada do

AR, conforme o Provimento 08/2015, da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Alagoas.





C) Digitalização do AR

A partir da fila correspondente (carta, ofício, carta precatória), na subfila “com os correios”, selecionar o documento a

ser juntado e clicar em “digitalizar peças”. Após, selecionar a opção “71-AR-aviso de recebimento”, e clicar em

“digitalizar”. Após a digitalização, o documento deverá ser assinado e liberado nos autos digitais. Realizada a

digitalização, o usuário deverá informar acerca do cumprimento do AR, clicando em “AR cumprido” ou em “AR não

cumprido”, conforme o caso.

Observação: a digitalização de documentos poderá ser realizada, ainda, a partir do botão “scanner”, localizado no

menu do sistema SAJ/PG5, conforme orientações constantes no campo de “ajuda” do sistema.

Histórico de Alterações Data Revisão Descrição das alterações Aprovação

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