manual do centro de convenções bourbon convention ibirapuera

Bourbon Convention Ibirapuera Av. Ibirapuera, 2927/2907 – Moema – 04029-200 – São Paulo – SP

Tel.: 11 2161-2200 - Fax: 11 2161-9406 – [email protected] w w w . b o u r b o n . c o m . b r

MANUAL DO CENTRO DE CONVENÇÕES E ÁREA DE EXPOSIÇÕES

MONTAGEM Acessos A entrada de material será feita pelas rampas de acesso a serem determinadas pelo Departamento de Eventos. A empresa organizadora do evento deve fornecer com antecedência o nome das empresas envolvidas no evento (montagem, limpeza, segurança, serviços médicos, foto & vídeo, recepcionistas, entre outros), com relação de funcionários e atividade a ser realizada. Os funcionários devem obrigatoriamente dar entrada no hotel pela Portaria de Serviços, situada na Rua Juquis, 406. Montagem do evento Os stands deverão ser montados nas salas de eventos do centro de Convenções. Solicitamos a visita da montadora para análise e vistoria do local, bem como o envio da planta do evento para pré-aprovação de nosso Departamento de Infraestrutura e Segurança, com antecedência mínima de 30 dias úteis antes do evento. Material para Stands No caso de utilização de materiais como cadeiras, mesas, toalhas, lixeiras, escadas, transformadores de voltagem, deverão ser solicitados com antecedência mínima de 10 dias úteis antes do evento. Consulte valores de locação de cada material. Comunicação Visual A empresa organizadora do evento deverá informar ao Departamento de Eventos do Hotel sobre todo o material de Comunicação Visual a ser fixado no Centro de Convenções para prévia autorização. Solicitamos a visita da empresa fornecedora para análise e vistoria do local, com tempo hábil para realização de reparos se necessário. A comunicação visual do evento é de responsabilidade da organizadora ou empresa contratante. SERVIÇOS Limpeza A limpeza e conservação de toda a área da feira e arredores é de responsabilidade da empresa organizadora do evento (check list antes e pós evento: detalhar pintura, carpete, equipamentos, etc).



Segurança O serviço de Segurança de toda a área da feira é de responsabilidade da empresa organizadora do evento. Serviços Médicos É de responsabilidade da empresa organizadora do evento a contratação de Serviços Médicos (pessoal e ambulância). Informar ao Departamento de Eventos do Hotel quando da contratação deste serviço com antecedência mínima de 10 dias úteis. O Departamento de Eventos indicará local para estacionamento de Ambulância se esta for contratada. Bombeiros O Hotel possui brigada de Incêndio. Recepcionistas Serviço de responsabilidade da empresa organizadora do evento. Alimentos e Bebidas Todo o serviço de Alimentos & Bebidas (alimentação e pessoal) a ser realizado tanto na área de exposições como no Centro de Convenções obrigatoriamente deverá ser contratado junto ao hotel, sob pena de não ser liberada a entrada nas dependências do mesmo. Telefonia Na área do Centro de Convenções o serviço de telefonia (linhas para ligações, Internet “discada” ou “banda larga”) para atender à área de exposições (stands) será de responsabilidade do contratante. Na sala de eventos:

Pontos de telefone Capacidade de instalação na área de exposições: até 10 ramais telefônicos distribuídos em todo o centro de convenções - Piso (-1), para ligações internas (ramal), local, DDD ou DDI. Serviço tarifado. Pontos de Internet banda Larga Na área dos stands, deve ser contratado junto a uma operadora de Internet. Podem ser instalados até 10 pontos de Internet. Contatos com a empresa e custos devem ser feitos com antecedência mínima de 45 dias e são de responsabilidade da empresa organizadora do evento. O Hotel cobra valor referente a conexão interna



desta linha (da central telefônica do hotel até o ponto de conexão no computador). Consulte valores junto ao Departamento de Eventos. Atenção: para eventos que necessitem de banda larga garantida (vídeo conferências, transferências de vídeo, entre outros), é necessário a solicitação de serviço de internet extra, com antecedência mínima de 45 dias.

COBRANÇA DE SERVIÇOS Os serviços contratados junto ao Hotel deverão ser pagos antecipadamente com cartão de crédito ou 50% deverá ser pago antes e os demais 50% poderão ser faturados após a aprovação de cadastro / crédito, da seguinte forma: . Faturados na conta master da organizadora do evento mediante autorização da empresa contratante. Todas as despesas lançados em uma única conta de faturamento e faturados para a contratante. . Faturado individualmente para cada stand. Neste caso é de responsabilidade da empresa organizadora fornecer com antecedência de 10 (dez) dias úteis, documento confirmando a contratação dos serviços que serão cobrados individualmente do stand solicitante e os dados abaixo para abertura de cadastro / crédito e fornecimento do serviços.

Contrato social e sua ultima alteração Cartão de CNPJ Ficha cadastral

. Fornecimento de Água Não existem pontos de água na área de exposições e no Centro de Convenções. . Fornecimento de Energia Elétrica Custos embutidos no valor de locação do espaço. A casa de força encontra-se no Piso (-2) da garagem. Para o fornecimento de energia elétrica para os stands serão disponibilizados: trifásico 380 volts ou 220 monofásico para carga de até 100 ampères, a ser rateado entre os expositores. Todos os valores dos serviços contratados serão faturados com vencimento para até 15 (quinze) dias após o encerramento do evento juntamente com as demais despesas, através de boleto bancário. VISITAS TÉCNICAS E PLANTAS Deverão ser agendadas com antecedência de 03 dias úteis junto ao Departamento de eventos. Fornecimentos de plantas mediante disponibilidade.



ESTACIONAMENTO O hotel não garante vagas de estacionamento para veículos envolvidos na montagem da feira. A carga e descarga de material deverá ser feita exclusivamente pela Rua Juquis, 406 Moema, em horário comercial. DESMONTAGEM DIA A desmontagem de toda a estrutura deverá ser feita logo após o término do evento ou será cobrado o dia adicional. OUTRAS INFORMAÇÕES O Bourbon Convention Ibirapuera reserva-se no direito de impedir a montagem na área de exposições caso não sejam respeitadas as observações acima.

Colocamo-nos à disposição para outras informações e para sanar quaisquer dúvidas. Departamento de Eventos Bourbon Convention Ibirapuera

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