manual do almoxarifado -...

Agosto 2015

MANUAL

DO

ALMOXARIFADO

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO

DIVISÃO DE ALMOXARIFADO

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO DIVISÃO DE ALMOXARIFADO

RUA MONSENHOR CONSTABILE HIPÓLITO, 125 – CENTRO – BAGÉ / RS CEP 96400-590 – TEL. (53) 3240-5411 – RAMAL 2045

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1 – INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 03

2 – OBJETIVO ....................................................................................................................................... 06

3 – PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS ...................................................... 06

3.1 – Recebimento e aceitação do material ............................................................................. 06

3.2 – Fluxos e prazos para a requisição e entrega de material ................................................ 08

3.3 – Retirada de material e logística de transporte ................................................................. 08

3.4 – Registro de entrega de material ...................................................................................... 08

3.5 – Estocagem ....................................................................................................................... 09

3.6 – Distribuição do material ................................................................................................... 11

3.7 – Controle interno ............................................................................................................... 12

4 – DISPOSIÇÕES GERAIS ................................................................................................................. 13

5 – RESPONSABILIDADE SOCIOAMBIENTAL .................................................................................. 13

ANEXO I ................................................................................................................................... 14

Modelo de Requisição de Material

ANEXO II .................................................................................................................................. 15

Fluxo de Procedimentos para Notificação ao Fornecedor

ANEXO III ................................................................................................................................. 16

Chek in List da Documentação para Notificação ao Fornecedor

ANEXO IV ................................................................................................................................. 17

Diagrama de Procedimentos para Solicitação de Carimbos

ANEXO V ................................................................................................................................. 18

Orientações para Solicitação de carimbos

ANEXO VI ................................................................................................................................. 20

Planilha Modelo para Cálculo de Mudanças Pessoais

ANEXO VII ................................................................................................................................ 21

Modelo de Ordem de Serviço para Execução de roçada, capina e aceiro

ANEXO VIII ............................................................................................................................... 23

Circular da Divisão de Almoxarifado/CMP/PROAD para Transporte Rodoviário de Carga

ANEXO IX ................................................................................................................................. 25

Modelo Ordem de Serviço - Solicitação de Transporte de Carga (mudanças pessoais e

encomendas)

ANEXO X ................................................................................................................................. 27

Orientação Complementar do Manual de Procedimentos da Coordenação de Material e

Patrimônio – Volume V: “Pedidos de Reequilíbrio Econômico e Financeiro de itens ou serviços

adquiridos através de Procedimentos Licitatórios da Instituição”.





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1 - INTRODUÇÃO

A Divisão de Almoxarifado é a Unidade Administrativa subordinada a Coordenadoria de

Material e Patrimônio da Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal do Pampa –

UNIPAMPA. Responsável pelo controle e movimentação dos bens de consumo, que são registrados

de acordo com as normas vigentes.

Dentre as diversas atribuições administrativas da Divisão de Almoxarifado está a de efetuar

aquisição, manutenção, controle e desfazimento de materiais de consumo que são de uso comum nas

Unidades Acadêmicas e Órgãos Executivos da UNIPAMPA, bem como normatizar, orientar,

acompanhar e fiscalizar a execução destas atividades.

Os Setores de Almoxarifado nas Unidades Acadêmicas e Órgãos Executivos da UNIPAMPA

são responsáveis pela administração na sua respectiva jurisdição.

O desempenho da Divisão de Almoxarifado principia na elaboração de Termos de Referência,

atividades de recepção, registro, controle, utilização, guarda, conservação e desfazimento dos bens de

consumo da Instituição, subsidiando a elaboração de Termos de Referência para aquisição de

materiais permanentes e para contratação de alguns serviços de terceiros.

Nota:

a) BENS DE CONSUMO:

- Gêneros de Alimentação;

- Material de Expediente;

- Material de acondicionamento e embalagem;

- Material de copa e cozinha;

- Material de limpeza e produtos de higienização;

- Material elétrico;

- Material de proteção e segurança;

- Ferramentas, etc.

b) BENS PERMANENTES:

- Mobiliário em geral;

- Aparelhos e utensílios domésticos;

- Máquinas e Equipamentos Gráficos;

- Máquinas, utensílios e equipamentos diversos;





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- Outros materiais permanentes.

c) OUTROS SERVIÇOS DE TERCEIROS – Pessoa Jurídica:

- Fretes e Transporte de Encomendas (transporte rodoviário de carga, local, intermunicipal e

interestadual compreendendo bens e demais objetos de propriedade ou de interesse da UNIPAMPA);

- Limpeza e Conservação (serviços de roçada, capina e aceiro).

No âmbito da Universidade Federal do Pampa – Coordenadoria de Material e Patrimônio, o

dirigente da unidade de Almoxarifado, denominado Chefe de Almoxarifado, trata-se de um integrante

do quadro funcional da instituição designado formalmente pela Reitora através de portaria publicada no

Diário Oficial da União, sendo o responsável pela prestação de contas de sua unidade.

Cabe ao responsável pelo Almoxarifado:

- Examinar, conferir e receber o material adquirido de acordo com as Notas de Empenho,

podendo, quando for o caso, solicitar o exame dos setores técnicos especializados;

- Conferir os documentos de entrada de material e liberar as Notas Fiscais para pagamento;

- Atender às requisições de materiais das Unidades Acadêmicas e Órgãos Executivos;

- Controlar e manter os registros de entrada e saída dos materiais sob guarda;

- Realizar o balanço mensal para elaboração de Relatórios de Movimento de Almoxarifado –

RMA, fornecendo dados para a Coordenadoria de Contabilidade e Finanças - UNIPAMPA;

- Organizar o Almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado, e a segurança

dos materiais em estoque;

- Fazer ocorrência de mercadorias entregues em desacordo com o empenho;

- Determinar o que for necessário à regularização da(s) falha(s) e/ou defeito(s), que

porventura, seja(m) observado(s) no(s) Item(s) confeccionado(s) pela Licitante vencedora para

bens de consumo;

- Notificar por escrito, às licitantes vencedoras, a ocorrência de eventuais imperfeições no

curso da execução dos processos de compra, fixando prazo para a sua correção ou

substituição, conforme o caso;

http://www.unipampa.edu.br/proad/ccf





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- Acompanhar servidores lotados na Divisão de Almoxarifado quanto ao fluxo para aplicação

de Penalidades decorrente das infrações atentadas por fornecedores (conforme regras

previstas no certame);

- Orientar acerca de solicitação, confecção, fornecimento e fiscalização de carimbos, em

quantidades e tamanhos variados, com entrega parcelada e sucessiva conforme a

necessidade e a disponibilidade orçamentária própria, a fim de suprir as necessidades das

Unidades Gestoras e dos Órgãos Executivos que compõem a Reitoria da Universidade Federal

do Pampa – UNIPAMPA, instituindo procedimentos e fluxogramas (conforme anexos);

- Orientar as Unidades Gestoras e dos Órgãos Executivos que compõem a Reitoria da

UNIPAMPA acerca dos procedimentos para prestação de serviços de frete (demanda de

mudanças pessoais) e transporte de encomendas em todo o território nacional, com origens e

destinos diversos, tanto de bens de propriedade ou interesse da UNIPAMPA, quanto dos

servidores públicos civis que forem redistribuídos para outras localidades no interesse da

Administração. Esta última necessidade amparada no Decreto Federal nº 4.004/2001, cuja

determinação é que o servidor público civil regido pela Lei Federal nº 8.112/1990 no interesse

da Administração, for mandado servir em nova sede, com mudança de domicílio em caráter

permanente, conceder-se-á transporte de mobiliário e bagagem, inclusive de seus

dependentes;

- Orientar as Unidades Gestoras que compõem a Universidade Federal do Pampa –

UNIPAMPA acerca dos procedimentos para prestação de serviços de empresa especializada,

para prestação de serviços sob demanda de roçada, capina e aceiro das áreas externas, não

urbanizadas da UNIPAMPA;

- Acompanhar a comissão nomeada para realizar o inventário anual e para tomada de contas

no final do exercício;

- Executar outras atividades inerentes à área de competência.

2 - OBJETIVO

A função deste manual é orientar as ações dos servidores da UNIPAMPA e estabelecer

procedimentos padronizados e ações de controle interno que possibilitem alcançar a eficiência

desejada no desenvolvimento dos serviços prestados pelo Almoxarifado mediante orientação,

informações e atualização da gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, de forma a





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tornar essa atividade mais dinâmica, eficaz e adequada às atuais politicas de gestão pública e

de fiscalização externa.

O Desenvolvimento de controle de bens de consumo está em constante renovação na busca

de melhorias, tanto do ponto de vista da execução quanto da reavaliação das necessidades,

otimizando a padronização em todas as Unidades e a redução de itens estocados.

3 - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS

3.1- RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO DO MATERIAL

A preceito, a entrega de material deve ocorrer sempre nos Almoxarifados das Unidades

Gestoras que o adquiriu, salvo situações em que não possa ou não deva ser ali estocado. Nesse caso

a entrega deverá ser efetuada no local previamente estabelecido acompanhada por dois servidores do

respectivo Almoxarifado da Unidade Gestora;

De qualquer forma, independente do local de recebimento, o registro de entrada de material

deve ser de responsabilidade do Almoxarifado da Unidade Gestora;

No ato de recebimento do material, o Almoxarife ou o servidor designado

para esse fim procederá a sua conferência a vista dos documentos hábeis que rotineiramente o

acompanha: Nota fiscal, Fatura e Nota fiscal/Fatura, Nota Fiscal de Consignação, Termo de Cessão,

Termo de Doação ou Declaração de Permuta, Guia de Remessa ou de Transferência, ou outros

documentos afins;

Na conferência do material, o responsável pelo Almoxarifado da Unidade Gestora ou o

funcionário encarregado da recepção no Almoxarifado Central, deverá observar cuidadosamente os

seguintes elementos que deverão constar necessariamente no documento de entrega:

- Dados cadastrais do fornecedor;

- Dados da unidade requisitante;

- Especificação do material;

- Peso, quantidade;

- Preço unitário e total;

- Impostos;

- Prazo de entrega;

- Condições de pagamento;





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- Número da nota de empenho;

Quando o material demandar inspeção ou análise qualitativa, o Almoxarifado poderá receber o

material condicionalmente até que possa ser atestada sua qualidade. Esta condição deverá ser

indicada no documento de entrega que acompanha o material e prontamente solicitado ao responsável

técnico, essa inspeção ou exame. A 1ª via do documento de entrega deve ficar retida até o

pronunciamento final do referido técnico quando então poderá ser ou não atestado o recebimento;

Constatada divergência quanto aos padrões de qualidade exigidos, ou verificado defeito de

material, ou ainda inconformidade em relação às especificações do edital, o responsável pelo

recebimento deverá providenciar junto ao fornecedor a regularização da entrega ou efetuar a

devolução do material, comunicando o fato imediatamente ao setor responsável pela aquisição para as

devidas providências;

O local destinado ao recebimento de material deve ser, sempre que possível distinto do local

de entrega e dispor de espaço adequado a sua conferência;

Mensalmente a Divisão de Almoxarifado remeterá à Coordenadoria de Contabilidade e

Finanças – CMP/PROAD/UNIPAMPA o “Relatório de Movimento do Almoxarifado - RMA” referente à

material de consumo.

Até sua efetiva entrega à Unidade requisitante, a guarda e conservação do material de

consumo entregue no Almoxarifado Central ficarão sob a responsabilidade do Chefe do Almoxarifado.

No entanto, não cabe a Divisão de Almoxarifado a responsabilidade sobre materiais de consumo

entregues diretamente nas Unidades. Nesse caso o responsável é o servidor que atesta e recebe o

material na Unidade Gestora.

Solicitação de Material: Cada Unidade da UNIPAMPA deverá possuir um servidor responsável

pelo controle de estoque do Almoxarifado. Este também será o responsável pela requisição de

material à Divisão de Almoxarifado, e o fará em formulário próprio, anexo I deste manual.

3.2 – FLUXOS E PRAZOS PARA A REQUISIÇÃO E ENTREGA DE MATERIAL

Para melhorar o fluxo e a organização da Divisão de Almoxarifado, desde janeiro de 2015 as

requisições de material de consumo (anexo I) enviadas à Divisão de Almoxarifado através do e-mail

[email protected] são processadas na seguinte ordem: recepção, separação e liberação







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para transporte num prazo de até 05 (cinco) dias úteis. Em casos excepcionais poderá ser

solicitado prazo diferenciado. Caso o conteúdo da solicitação não conste em estoque, o solicitante

poderá fazer nova consulta em 15 dias, pois o prazo para entrega de material é de 30 dias a partir da

confecção das Notas de Empenho.

3.3 - RETIRADA DE MATERIAL E LOGÍSTICA DE TRANSPORTE.

Os procedimentos de carga ou descarga de mercadorias no Almoxarifado Central da

UNIPAMPA localizado na Av. Santa Tecla n° 2.400 (Antigo Prédio da Hortec – ao lado da Revenda

Renault) – Bairro Getúlio Vargas – Bagé – CEP 96.413.000 – acontecerá das 08h às 12h e das 13h

30min às 17h, de segunda à sexta-feira, exceto feriados.

Nos Pontos Facultativos decretados pela UNIPAMPA, que abranjam somente os servidores

estatutários, o recebimento de mercadoria será habitual pelo pessoal terceirizado do Almoxarifado,

exceto retiradas de materiais, salvo com autorização da Chefia do Almoxarifado ou Administração

Superior.

A logística para transporte deverá ser agendada pelo solicitante do material, através do

sistema GURI (HTTPS://www11.unipampa.edu.br/guri/ptl/sistema/showLogin) Login > Administrativo >

Frotas e logística > solicitação de deslocamento.

3.4 – REGISTRO DE ENTREGA DE MATERIAL

O registro da movimentação física de material (entrada/saída) recebido no Almoxarifado

Central é de responsabilidade do Chefe do Almoxarifado que poderá indicar um servidor da Unidade

para anotar a referida movimentação no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha

de estoque ou listagens processadas em computador) com base nos respectivos documentos hábeis

que acompanham o material;

No caso de se utilizar ficha de prateleira, por exemplo, deve ser numerada em ordem

cronológica e adequadamente preenchida, sem emendas, rasuras ou ressalvas. Devem conter ainda,

espécie ou natureza do material, valor, registro da movimentação ocorrida (entrada/saída) e

existências físicas (saldos). Os eventuais lançamentos impropriamente efetuados devem ser corrigidos

mediante estorno, devidamente justificados e visados pelo servidor da Unidade. As fichas de prateleira

devem ser acondicionadas em envelopes plásticos. O mesmo procedimento deve ser adotado no caso





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de ser utilizado outro instrumento de controle.

O material recebido por doação, cessão ou permuta somente deve ser incluído e registrado no

Almoxarifado se estiver devidamente acompanhado pelo respectivo documento de entrega que pode

ser Termo ou Processo, específico.

O controle financeiro deve ser feito por outro funcionário, de forma independente, promovendo,

assim, a segregação de função entre o controle físico e financeiro, possibilitando um efetivo registro

contábil da gestão de material;

Toda movimentação de material de consumo que não seja para uso imediato deve ser objeto

de registro pelo Almoxarifado, com apresentação dos respectivos documentos hábeis;

Materiais recebidos em consignação via Almoxarifado, devem ser conferidos e mantidos em

locais separados, claramente identificados.

3.5 – ESTOCAGEM

O responsável pelo Almoxarifado deverá zelar pela organização necessária que possibilite a

movimentação de material bem como a utilização do equipamento necessário, de forma ordenada e

segura;

O armazenamento do material deve ser projetado levando em consideração aspectos a seguir

elencados, assim como os dispositivos legais concernentes a matéria:

1) Deve ser evitado o contato direto do material com o piso, utilizando-se para isso acessórios de

proteção (estrados de madeira, estrados de polipropileno - pallets);

2) Material de mesma classe deve ficar em local contíguo, de modo a facilitar sua movimentação,

inspeção e rápida realização de inventário;

3) Material pesado e de grande volume, frequentemente movimentado, deve ser estocado em local

de fácil acesso e próximo à saída;

4) Não pode haver material estocado nos corredores e áreas de circulação que devem permanecer

livres e bem iluminadas, de modo que o tráfego de pessoas e material possa fluir livremente;





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5) Material de grande porte (peso e volume) deve ser estocado na parte inferior da estante,

minimizando os riscos de avarias ou de acidentes, além de facilitar sua movimentação;

6) O material deve ser empilhado de forma a não comprometer a segurança das pessoas ao redor,

assim como a qualidade do próprio material que pode vir a ser afetada em decorrência de

excessiva pressão e da ausência de adequado arejamento;

7) A arrumação do material deve ser feita de forma que possibilite a fácil visualização da respectiva

etiqueta de identificação;

8) Material inflamável deve ser estocado separadamente dos demais;

9) Todo material deve estar devidamente protegido bem como preservado da ação e das ameaças

climáticas, de animais daninhos e acidentes;

10) Os acessos devem ser suficientemente amplos a fim de permitir e facilitar a circulação de material

e do pessoal especializado no combate a incêndio;

11) Material estranho ao setor não deve permanecer no Almoxarifado. Os materiais de consumo

(lâmpada, toner, etc) após serem utilizados deverão ser acondicionados em local adequado e,

concomitantemente, os responsáveis pelos mesmos devem informar à Comissão de Gestão da

Sustentabilidade;

12) Material obsoleto ou em desuso deve ser identificado para fins de baixa, a ser precedida de

exame por comissão especial para esse fim. Deve ser diligenciado, ainda, no sentido de viabilizar

possível aproveitamento em outra instituição, mediante doação, observados os dispositivos legais

vigentes.

3.6 – DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL

A distribuição de material pelas diversas Unidades integrantes da estrutura organizacional da

UNIPAMPA deve ser feita mediante “Requisição de material de consumo” (Anexo I) devidamente

preenchida pelo usuário, contendo os seguintes elementos:

- Numero do pedido;





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- Data;

- Unidade solicitante;

- UASG;

- Nome do solicitante;

- Matricula do solicitante;

- e-mail institucional;

- Preenchimento da descrição padrão dos materiais: unidade, quantidade requisitada, valor

unitário, valor total e valor total requisitado;

- As Unidades Gestoras deverão preencher dados relacionados a Dotação Orçamentária (ND).

A referida requisição de material deve ser emitida em (02) duas vias que terão a seguinte

destinação: a primeira via para uso exclusivo da Divisão de Almoxarifado e a segunda via para uso da

Unidade requisitante;

A Divisão de Almoxarifado deverá proceder à entrega de material de forma ordenada e

previamente estabelecida em cronograma, providenciando para que seja efetuada a conferência e

comprovação de recebimento no ato de entrega;

Nos casos de natureza “Urgente”, “Emergente” ou “Extraordinária”, devidamente justificados, o

material poderá ser retirado pelo solicitante ou preposto no próprio Almoxarifado. Quando a

movimentação do material requerer transporte específico, um funcionário do Almoxarifado

devidamente acompanhado do requisitante ou preposto efetuará a entrega no local de destino,

realizando no ato a conferência e comprovação de recebimento;

A baixa de responsabilidade pelo material estocado no Almoxarifado em decorrência de sua

transferência por cessão, permuta, doação, obsoletismo, furto ou roubo somente deve ser processado

a vista dos respectivos documentos hábeis comprobatórios e de acordo com os dispositivos legais

vigentes;

Toda movimentação de material, mesmo se tratando de transferência entre Almoxarifado

Central, localizado na Av. Santa Tecla n° 2.400 (Antigo Prédio da Hortec – ao lado da Revenda

Renault) – Bairro Getúlio Vargas – BAGÉ – CEP 96.413.000 ou destes setores para Almoxarifados

internos da instituição, deve ser registrada no competente instrumento de controle (ficha de prateleira,

estoque, listagem computadorizada), mediante apresentação do respectivo documento hábil que

autorizou a referida movimentação.

3.7 – CONTROLE INTERNO





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A Divisão de Almoxarifado deverá exercer um controle efetivo de seu estoque mantendo os

instrumentos de registros atualizados, de forma a propiciar informações oportunas e confiáveis as

Unidades integrantes da estrutura organizacional da instituição, através da remessa de relatórios

periódicos contendo os seguintes dados:

- Quantidade de requisições atendidas;

- Intervalo de tempo nas solicitações de itens de valores elevados e/ou de importância vital

para a instituição;

- Consumo máximo e mínimo;

- Material em estoque;

- Níveis de estoque;

- Itens inativos (itens sem movimentação por longo tempo)

- Material considerado obsoleto ou imprestável para uso na instituição;

Deve ser elaborado mensalmente e remetido exclusivamente para os responsáveis pelas

Unidades Gestoras “Relatório de Movimentação do Almoxarifado - RMA” informando o consumo de

material que lhes foi efetivamente atribuído, para fins de acompanhamento, conferência com as cópias

de requisições em poder dessas Unidades e correção de eventual apropriação indevida;

A Divisão de Almoxarifado deverá inventariar seu estoque periodicamente, a partir da

contagem física para posterior conferência com o respectivo controle escritural;

Toda saída de material, deve ser registrada e lançada no “Relatório de Movimentação do

Almoxarifado - RMA”, para fins de controle. O referido relatório financeiro, por ser um demonstrativo

contábil, deve refletir com propriedade a posição dos estoques existentes no Almoxarifado;

Ocorrendo extravio, furto ou roubo de material, é dever de todo servidor comunicar

imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida ao responsável pela Unidade

Gestora que adotará as medidas administrativas necessárias para apurar responsabilidades;

O Almoxarifado deve manter em arquivo a relação de servidores credenciados a assinar

Requisições de Material;

4 - DISPOSIÇÕES GERAIS

O Almoxarifado deve manter a disposição dos usuários os seguintes formulários:

- Requisição de Material;

- Listagem do material disponível em Almoxarifado;





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- Cronograma de entrega de Material;

5 – RESPONSABILIDADES SOCIOAMBIENTAIS

Considerando a importância cada vez maior que se assume no mundo moderno, com o

cuidado ao meio ambiente, a Administração também desempenha uma função capital no papel de

consumidor, o que pode se refletir na prática de valores éticos e socioambientais, com a adoção de

ações que visem à utilização racional dos recursos, diminuição do desperdício e redução da poluição,

as quais devem seguir diretrizes instituídas, adotando boas práticas, otimizando os recursos

disponíveis, eliminando o desperdício e reduzindo a poluição.





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ANEXO I - (Modelo de Requisição de material)

*Descrição dos materiais conforme planilha padrão Almoxarifado, disponível no site http://porteiras.r.unipampa.edu.br/portais/cmp/almoxarifado/

Nº da Dotação Orçamentária - ND Programa de Trabalho

Data de liberação da ND Fonte de Recurso

Nome do servidor que liberou a ND Plano Interno - PI

PREENCHIMENTO PELO ALMOXARIFADO

Transporte/Motorista Liberação

Nome Nome

Assinatura Assinatura

Data Data

OBSERVAÇÕES

REQUISIÇÃO DE MATERIAL DE CONSUMO

Pedido nº Data Unidade Solicitante UASG

Nome do Solicitante SIAPE E-mail Institucional

MATERIAL QUANTIDADE VALOR

Item Descrição Padrão* Unidade Requisitada Liberada Unitário Total

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Valor total requisitado R$

http://porteiras.r.unipampa.edu.br/portais/cmp/almoxarifado/





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ANEXO II

(Notificação ao Fornecedor - Fluxo de Procedimentos)

Notificação ao Fornecedor

Fluxo de Procedimentos

1. Comprovação do envio ao fornecedor da Nota de Empenho (AR, e-mail);

2. Confirmação do fornecedor do recebimento da Nota de Empenho;

3. Relatório das conversas e tentativas de solucionar o problema junto ao fornecedor;

4. E-mail para a Divisão de Almoxarifado dando ciência dos fatos ocorridos e expondo

os motivos pelos quais sugere aplicação de penalidades;

5. Memorando contendo: dados do fornecedor, da Nota de Empenho, exposição

detalhada dos fatos em ordem cronológica, cláusulas contratuais não atendidas e o

posicionamento sobre qual penalidade a ser aplicada;

6. Cópia do Edital de Licitação do Pregão Eletrônico;

7. Cópia do Termo de Referência Completo (Obs.: No quadro das especificações dos

objetos imprima somente as páginas que contenham os itens referentes à sua

notificação);

8. Análise pela Divisão de Almoxarifado de toda documentação disponível;

9. Intervenção da Divisão de Almoxarifado buscando “acerto” com o fornecedor;

10. Memorando da Divisão de Almoxarifado ao Pró-Reitor de Administração solicitando a

notificação do fornecedor, contendo em anexo, toda a documentação informada acima e

a Minuta da Notificação.





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ANEXO III

(Check in list - Documentação para notificação)

PREENCHIMENTO PELO ALMOXARIFADO

DADOS DO FORNECEDOR DADOS PARA NOTIFICAÇÃO

Razão social Envio da NE

CNPJ Recebido da NE

Telefone Limite para entrega

E-mail

OBSERVAÇÕES

SOLICITAÇÃO DE NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR

Memorando nº Data Unidade Solicitante UASG

Nome do Solicitante E-mail Institucional E-mail Coordenador Administrativo

Item do pregão Pregão SRP nº Número do empenho Data do empenho

CHECK IN LIST - DOCUMENTAÇÃO

Item Descrição da documentação necessária Sim Não

01 Comprovação de envio da Nota de Empenho ao fornecedor (AR, e-mail). (_) (_)

02 Confirmação do fornecedor do recebimento da Nota de Empenho. (_) (_)

03 Relatório das conversas e tentativas de solucionar o problema junto ao fornecedor. (_) (_)

04 E-mail para a Divisão de Almoxarifado dando ciência dos fatos ocorridos e expondo os

motivos pelos quais sugere aplicação de penalidades. (_) (_)

05

Memorando contendo: dados do fornecedor, da Nota de Empenho, exposição detalhada

dos fatos em ordem cronológica, cláusulas contratuais não atendidas e o posicionamento

sobre qual penalidades devem ser aplicadas.

(_) (_)

06 Cópia do Edital de Licitação do Pregão Eletrônico. (_) (_)

07 Cópia do Termo de Referência Completo (Obs.: No quadro das especificações dos objetos

imprima somente as páginas que contenham os itens referentes a sua notificação). (_) (_)

08 Análise pela Divisão de Almoxarifado de toda documentação disponível. (_) (_)

09 Intervenção da Divisão de Almoxarifado buscando “acerto” com o fornecedor. (_) (_)

10 Memorando ao Pró-Reitor de Administração solicitando a notificação do fornecedor,

contendo em anexo, toda a documentação solicitada acima. (_) (_)





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ANEXO IV

(Diagrama de blocos integrante das orientações de procedimento

Nº 02 divisão de almoxarifado - solicitações de carimbos)

1 - Envio de modelos e quantidades de carimbo(s) para

Chefia

2 - Aprovação da Chefia

3 - Solicitação da dotação orçamentária (responsabilidade da

Chefia)

4 - Recebimento Nota de Empenho

5 - Encaminha Nota de Empenho com

quantidades e modelos ao

fornecedor; (com cópia para Div. Almoxarifado)

6 - Fornecedor

encaminha

solicitações das

Unidades

Acadêmicas e

Órgãos Executivos a

chefia para ateste

7 - A Chefia recebe

solicitações e informa

ao solicitante;

8 - Servidor confere

(tamanhos, modelos

e texto) e recebe da

Chefia

9 - A Chefia atesta a

nota fiscal e envia a

Coordenadoria de

Contabilidade e

Finanças.





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ANEXO V

(Procedimento para solicitação de carimbos)

ORIENTAÇÃO DE PROCEDIMENTO Nº 02 DA DIVISÃO DE ALMOXARIFADO

A Orientação de Procedimento Nº 02 institui os

procedimentos e o fluxograma acerca de

solicitação, confecção, fornecimento e

fiscalização de carimbos, em quantidades e

tamanhos variados, com entrega parcelada e

sucessiva conforme a necessidade e a

disponibilidade orçamentária, a fim de suprir as

necessidades dos Campi e dos Órgãos

Executivos que compõem a Reitoria da

Universidade Federal do Pampa (UNIPAMPA).

A Chefia da Divisão de Almoxarifado da Coordenadoria de Material e

Patrimônio (PROAD) da Pró-Reitoria de Administração (PROAD) da UNIPAMPA, no uso da

competência que lhe foi delegada pela Portaria nº 588, de 20 DE JULHO DE 2012, e

CONSIDERANDO,

1) A homologação do Pregão nº 29/2014 do Tipo Menor Preço, para REGISTRO DE PREÇOS para AQUISIÇÃO DE MATERIAL DE CONSUMO – MATERIAL DE EXPEDIENTE (CARIMBOS), destinados aos 10 (Dez) Campi e a Reitoria da UNIPAMPA;

2) O Edital e o Termo de Referência (TR) que regraram o certame supracitado;

3) A necessidade de esclarecer os procedimentos para execução do certame.

RESOLVE dentro das suas atribuições e responsabilidades, como Unidade

responsável pela execução do objeto do certam supracitado originado na CMP/PROAD, instituir os

seguintes procedimentos internos quanto à forma de envio das demandas e etapas a serem

seguidas, conforme Fluxograma de Blocos anexo a esta Orientação (Anexo I e Anexo II) para

confecção e fornecimento de carimbos, em quantidades e tamanhos variados, com entrega parcelada

e sucessiva conforme a necessidade e a disponibilidade orçamentária, a fim de suprir as

necessidades dos Campi e dos Órgãos Executivos que compõem a Reitoria da UNIPAMPA, o que

segue:





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DA SOLICITAÇÃO E DO LOCAL DE ENTREGA

a) Os itens serão solicitados, por Servidor(es) indicado(s) pela(s) Chefia(s), através de mensagem eletrônica (e-mail) enviado de endereço eletrônico institucional da Universidade (@unipampa.edu.br) para o endereço eletrônico fornecido pela LICITANTE VENDEDORA para recebimento dos pedidos ([email protected]), com a(s) indicação(ões) do(s) modelo(s), texto(s) e quantidade(s) necessária(s); e endereços de entrega (Campi/Reitoria).

b) A solicitação estará condicionada ao envio da respectiva Nota de Empenho (NE) em nome da LICITANTE VENDEDORA;

c) A responsabilidade de obtenção da dotação orçamentária junto a Divisão de Orçamento da PROPLAN para aquisição dos itens relacionados ao certame é de competência do Setor Solicitante.

d) Considerando as solicitações dos Órgãos Executivos da Reitoria os itens descritos no objeto do Termo de Referencia deverão ser retirados na Divisão de Almoxarifado/CMP/PROAD situado a Rua Monsenhor Constábile Hipólito, nº 125, 3º Andar, por servidor indicado pela sua Chefia imediata e responsável pelo Setor Solicitante.

e) Os modelos e quantidades demandas deverão estar em conformidade com informado pelo Setor Solicitante.

A presente orientação de procedimento da Divisão de Almoxarifado alusiva ao PE-SRP nº

29/2014 e seus anexos, para aquisição de Material de consumo – Material de Expediente

(CARIMBOS), será parte integrante do Manual de Almoxarifado da Universidade, que compõe o

Manual de Procedimentos da Coordenadoria de Material e Patrimônio (MPCMP) e, entrará em vigor

na data de sua publicação.

Bagé/RS, 15 de setembro de 2014.

Chefe da Divisão de Almoxarifado

Coordenadoria de Material e Patrimônio

Pró-Reitoria de Administração





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ANEXO VI

(planilha modelo para cálculo de mudanças pessoais)

LISTA DE OBJETOS MÓVEIS LISTADOS POR (NOME DO SERVIDOR)

Item Quantidade

volumes Descrição

Altura (m)

Largura (m)

Profundidade (m)

Cubagem (m³)

=D5*E5*F5*300*B5

Peso (Kg)

Valor R$

M³ (sem cubagem)=D5*E5*F5*

B5

01 01 Sofá tecido 4 lugares retrátil 0,800 2,800 1,000 672,000 20 R$ 2.800,00 2,24000

02 01 Colchão Queen molas 0,300 1,600 2,000 288,000 30 R$ 2.000,00 0,96000

03 02 Poltronas 0,840 0,760 0,740 283,450 50 R$ 1.400,00 0,94483

04 01 Mesa centro sala espelhada 0,300 1,000 1,000 90,000 45 R$ 610,00 0,30000

05 01 Mesa Jantar madeira tampo de vidro com 6 cadeiras madeira estofadas 0,800 1,300 0,800 249,600 15 R$ 2.200,00 0,83200

06 01 Sofá tecido 4 lugares retrátil 0,800 2,800 1,000 672,000 20 R$ 2.800,00 2,24000

07 6 Caixas papelão com livros/revistas/objetos 0,500 0,450 0,550 222,750 15 R$ 500,00 0,74250

08 5 Caixas palelão com vidros 0,400 0,300 0,300 54,000 15 R$ 300,00 0,18000

09 2 Caixas com panelas/ objetos de cozinha 0,700 0,300 0,430 54,180 15 R$ 500,00 0,18060

10 1

Cozinha modulada Henn desmontada vários volumes 1,200 0,500 2,100 378,000 250 R$ 2.800,00 1,26000

11 1 Máquina lava roupas Brastemp 11 Kg cor branca 0,900 0,650 0,650 114,075 110 R$ 1.500,00 0,38025

12 1 Geladeira Brastemp inox 429l 1,900 0,710 0,700 283,290 115 R$ 3.000,00 0,94430

13 1 Microondas inox brastemp 0,400 0,500 0,600 36,000 18 R$ 600,00 0,12000

14 1 Forno Elétrico inox fischer 0,400 0,500 0,600 36,000 20 R$ 500,00 0,12000

15 1 Cooktop 5b fischer 0,150 0,500 0,800 18,000 15 R$ 600,00 0,06000

16 1 Secadora de Roupa 0,700 1,000 0,650 136,500 35 R$ 400,00 0,45500

17

1 Botijão gás 13 Kg GLP cheio 0,480 0,360 0,360 18,662 13 R$ 30,00 0,06221

18 1 Climatizador 0,700 0,300 0,300 18,900 45 R$ 300,00 0,06300

19 2 Liquidificador/ Batedeira Arno 0,400 0,260 0,200 12,480 2 R$ 250,00 0,04160

20 2 Criado Mudo 0,600 0,450 0,400 64,800 10 R$ 200,00 0,21600

21 1 Comoda 0,850 0,950 0,470 113,858 15 R$ 300,00 0,37953

22 1 Cabeceira 1,150 1,650 0,070 39,848 15 R$ 300,00 0,13283

23 1 Panificadora 0,240 0,280 0,400 8,064 5 R$ 250,00 0,02688

24 1 TV 32' 0,500 0,150 0,700 15,750 12 R$ 1.000,00 0,05250

25 1 Tapete 2,000 0,150 0,150 13,500 3 R$ 300,00 0,04500

26 6 Caixas papelão com livros/revistas/objetos 0,500 0,450 0,550 222,750 15 R$ 500,00 0,74250

27 5 Caixas palelão com vidros 0,400 0,300 0,300 54,000 15 R$ 300,00 0,18000

TOTAL 3.221,706 888 R$ 22.640,00 10,73902





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ANEXO VII

(Ordem de serviço: Roçada, capina e aceiro)

Ordem de Serviço (OS) N° __ de ____ de ___________________________de 20__.

Autorizamos a empresa ________________________________, a executar os serviços abaixo relacionados,

cobertos pelo Termo de Contrato N.º _____/__________.

DADOS DA CONTRATADA: ___________________________________________________.

E-mail: _____________________________

Fone: _________________________________

Contato: ______________________________

IDENTIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS:

(X) Roçada em m² (QUANTITATIVO POR EXTENSO);

⃝ Capina em XXXX m² (QUANTITATIVO POR EXTENSO);

⃝ Aceiro em XXXX m² (QUANTITATIVO POR EXTENSO).

Aceito para: _____________________________________________, pelo melhor lance de _______________ e a quantidade

de _______________ Metro Quadrado .

LOCAL:

Unidade: _____________________________________________

Endereço: ________________________________________________________

Contato: _____________________________________

Fone: __________________ E-mail institucional:[email protected]

PRAZO OU CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS:

Os serviços deverão ser executados nos prazos máximos constantes de acordo com Termo de Referência do Pregão nº

____/_____, com base nas áreas a serem trabalhadas em metros quadrados (m²).

mailto:[email protected]





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OBSERVAÇÕES:

O acompanhamento da execução dos serviços será realizada por servidor da CONTRATANTE, na condição de Fiscal

do Contrato, e seu substituto, designados por unidade/localidade para este fim, aos quais compete acompanhar, conferir e

avaliar a prestação, bem como dirimir e desembaraçar quaisquer dúvidas e pendências que surgirem, determinando o que

for necessário à regularização das faltas, falhas, problemas ou defeitos observados, e os quais de tudo darão ciência à

CONTRATADA, conforme determina o Art. 67 da Lei nº 8.666/1993.

Local/Data: Local/Data:

Carimbo e Assinatura do Fiscal do Contrato Carimbo e Assinatura do Responsável da Unidade aonde foram realizados os serviços





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ANEXO VIII

(Transporte Rodoviário de Carga)

CIRCULAR PROAD/UNIPAMPA nº 001/2014.

Orientações quanto aos procedimentos relativos ao Pregão Eletrônico nº 06/2014 – Termo de

Contrato nº 25/2014 – Mudança de Servidores Públicos Federais

Orientações quanto aos procedimentos

relativos à solicitação para transporte

rodoviário de carga (Mudança de Servidores

Públicos Federais), local, intermunicipal e

interestadual compreendendo bens e

demais objetos de propriedade ou de

interesse da Universidade Federal do

Pampa, através de empresa especializada.

O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO

PAMPA, no uso da competência que lhe foi delegada pela Portaria nº 1.846, de 27 de dezembro de

2011, e:

CONSIDERANDO: a homologação do Pregão Eletrônico nº 06/2014 do Tipo

Menor Preço, para REGISTRO DE PREÇOS para Contratação de empresa especializada, para

prestação de serviços sob demanda, na modalidade porta a porta, de transporte rodoviário de carga,

local, intermunicipal e interestadual compreendendo bens, e demais objetos de propriedade ou de

interesse da Universidade Federal do Pampa;

RESOLVE: Normatizar a forma de envio das demandas e procedimentos a

serem seguidos para solicitação de transporte de bens (mobiliário e bagagens) de propriedade de

servidores públicos federais da Universidade nas situações e montantes previstos na Lei Federal nº

8.112 e normatizadas pela Orientação Normativa da Secretaria de Gestão de Pessoal do Ministério

do Planejamento, Orçamento e Gestão (SGP/MPOG) nº 3/2013.

DA SOLICITAÇÃO; DA CUBAGEM E DA EMISSÃO DA ORDEM DE SERVIÇO

A) A solicitação dos serviços se dará exclusivamente por meio do documento Ordem de Serviço (OS), assinada pelo(s) Fiscal(is) do Contrato designados, conforme Item 12.3 do Termo de Referencia (TR);

B) Quando o transporte se referir à mudança de servidor, este será o único responsável pela elaboração pormenorizada da Relação de Bens a serem transportados, bem como pelos valores que lhes atribuir, conforme Item 14.3 do TR;

C) Para cálculo da Cubagem disponível no Anexo VI do TR que é a relação entre o peso e o volume da carga a ser transportada será utilizada a fórmula: altura x largura x profundidade





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x fator de cubagem. No caso do transporte rodoviário, o fator de cubagem padrão corresponde a 300 (Trezentos) Quilogramas por metro cúbico (kg/m

3). Considerando que no

caso de o Peso Cubado ser maior que o Peso Real, será considerado o Peso Cubado, conforme Item 17.3 do TR;

D) Considerando que algumas mercadorias possuem baixa densidade, ou seja, são mercadorias volumosas e que não possuem peso. Ex: Espumas, Isopor, travesseiros, etc. Quando a mercadoria possuir densidade inferior a 300 kg/m

3 a mesma deve ser cubada,

para que seu peso real seja devidamente ajustado ao espaço que a mesma ocupa nos veículos que irão transportá-la, conforme Item 17.4 do TR;

E) No transporte de bagagem e de mobiliário, será observado o limite máximo de 12 (Doze) m3

ou 4.500 kg por passageiro, até 02 (Duas) passagens, acrescido de 03 (Três) metros cúbicos ou 900 (Novecentos) quilogramas por passageiro adicional, até 03 (Três) passagens, conforme Item 3.13.1 do TR, que segue o que orienta o § 2º do Art. 6º da Orientação Normativa SGP/MPOG Nº 3/2013;

F) Para os fins do disposto no § 3º do Art. 6º da Orientação Normativa SGP/MPOG nº 3/2013, compreende-se como bagagem e mobiliário os móveis residenciais e os bens pessoais do servidor e de seus dependentes, conforme Item 3.13.2 do TR;

G) Exemplo de formulário para cálculo da cubagem de carga:

H) A presente orientação de procedimento da Pró-Reitoria de Administração (PROAD) alusivo ao Termo de Edital e seus anexos do Pregão Eletrônico nº 06/2014 para solicitação de transporte de bens (mobiliário e bagagens) de propriedade de servidores públicos civis do órgão nas situações e montantes previstos na Orientação Normativa SGP/MPOG Nº 3/2013 e na Lei Federal nº 8.112 entrará em vigor na data de sua publicação.

Bagé/RS, 11 de julho de 2014.

Pró-Reitor de Administração





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ANEXO IX

Ordem de Serviço (OS) N° ____ de ___de ___________________de 20__.

Autorizamos a empresa ___________________ a executar os serviços abaixo relacionados,

cobertos pelo Termo de Contrato N.º _____/_____.

DADOS DA EMPRESA CONTRATADA: ____________________________

Endereço na contratada:___________________________ n° _______,Bairro:______________

Cidade__________________ UF_________CEP. __________

Fone (___) ______________________________ - E-mail: _____________________________

CNPJ __.___.___/___-__ – contato: _________________________

IDENTIFICAÇÃO DO OBJETO:

Serviço de transporte ⃝ local ⃝ intermunicipal ⃝ interestadual de _____________________ de

propriedade de _______________________________________________ conforme o trecho

indicado nesta OS (Local de Origem e Local de Destino). O material a ser recolhido totaliza,

aproximadamente, __,__ m³ (___________________________ metros cúbicos) no valor de R$

__,___,__ (______________________________________________________ conforme orçamento

de __/___/__. E, sendo o valor para efeito de Seguro de: R$ ____,___.

LOCAL DE ORIGEM:

Unidade/Interessado:

____________________________________________________________________________

Endereço: ___________________________________________________________________

Contato:

____________________________________________________________________________

Fone: (___)_____________________________

LOCAL DE DESTINO:

Unidade/Interessado:

____________________________________________________________________________

Endereço:

____________________________________________________________________________

Contato:

____________________________________________________________________________

Fone: (___)_____________________________





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PRAZO OU CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS:

____________________________________________________________________________

Local/Data: Local/Data:

Carimbo e Assinatura do Fiscal do Contrato Carimbo e Assinatura do Responsável pelo Recebimento do Material





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ANEXO X

(Orientação Complementar do Manual de Procedimentos da Coordenação de Material e

Patrimônio – Volume V: “Pedidos de Reequilíbrio Econômico e Financeiro de itens ou serviços

adquiridos através de Procedimentos Licitatórios da Instituição”)

Orientação Complementar 3

“Pedidos de Reequilíbrio

econômico-financeiro de itens ou

serviços adquiridos através de

procedimentos licitatórios da

Instituição”

Escopo: Orientações para o trâmite de pedidos de Reequilíbrio econômico-financeiro realizados por fornecedores (licitantes vencedores) quanto a procedimentos licitatórios no âmbito da Instituição (Especificamente Pregões Eletrônicos que não deram origem a Termos de Contrato, Inexigibilidades e Dispensas de Licitação).

Do Objeto: 1.1. Do trâmite de pedidos de Reequilíbrio econômico-financeiro realizados por fornecedores (licitantes vencedores) quanto a procedimentos licitatórios no âmbito da Instituição (Especificamente Pregões Eletrônicos que não deram origem a Termos de Contrato, Inexigibilidades e Dispensas de Licitação). 1. Das Orientações:

A solicitação de pedido de concessão de reequilíbrio econômico financeiro encaminhado a UNIPAMPA deverá conter em seu texto: Endereçamento ao Pró-Reitor de Administração; Número do Processo Administrativo a que se refere;





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Número do Termo de Contrato ou da Ata de Registro de

Preços a que se refere; Item(s) da licitação para o(s) qual(is) é solicitado reequilíbrio

de preço; Vigência do Termo do Contrato ou da Ata de Registro de Preços; Preço(s) cotado(s) pela empresa no processo licitatório; Índice (%) solicitado no reequilíbrio do preço por item; Justificativa circunstanciada do desequilíbrio contratual:

1. Se forem citados fatos externos e supervenientes, como por exemplo, dificuldades na obtenção de peças/componentes importados por situações causadas por terceiros, devem ser incluídos comprovantes da ocorrência dos mesmos, como reportagens, declarações, etc.

Anexar todos os documentos que comprovem o desequilíbrio

contratual, tais como: Pesquisa devidamente comprovada evidenciando a variação

do preço no Mercado, no período em questão; Índices oficiais da variação do preço do produto licitado, de

três meses antes da licitação até a data da solicitação de reequilíbrio contratual;

Cópias de notas fiscais de compra do produto (Fornecedores da empresa), para o período no qual está sendo solicitado o reequilíbrio do preço e também no período antes da licitação (de um a três meses);

Cópias de notas fiscais de venda (Clientes da empresa), no período da licitação e no período do pedido de reajuste de preços;

Planilha de venda do produto à UNIPAMPA, contendo: Número das Notas de Empenhos correspondentes; Endereço da empresa para correspondência; Nome e assinatura do representante legal da empresa.





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2.3. Endereço para correspondência:

Ao Exmo. Sr. Pró-Reitor de Administração Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal do Pampa

Rua Monsenhor Constábile Hipólito, nº 125. Centro – Bagé – RS

CEP 96400-590

3. Das Observações:

a) Enfatiza-se que a entrega do objeto licitado não está vinculada ao pedido de reequilíbrio e seu conseqüente ou não deferimento, cabendo à empresa (fornecedora) atentar-se para os prazos legais vigentes quando do recebimento da nota de empenho, emitida pela UNIPAMPA. Desta maneira, é indispensável que seja efetuada a entrega do item;

b) Após a análise da documentação e a eventual aprovação do pedido

de reequilíbrio, a devida diferença de valores apurados será complementada por meio de Nota de Empenho especifica, a ser emitida posteriormente;

c) O licitante vencedor que descumprir o estabelecido no Edital do

Processo Licitatório da UNIPAMPA que participou livremente e saiu definido como fornecedor estará sujeito as penalidades previstas;

d) Não serão aceitos pedidos de concessão de reequilíbrio econômico

financeiro encaminhado a UNIPAMPA através de e-mail ou fax. Só serão aceitos e analisados pedidos realizados formalmente através de correspondência protocolada constando a assinatura do representante legal da empresa.





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4. Contatos para maiores informações:

4.1. Setor de Pregões da

DL/CMP/PROAD e-mail:

[email protected]

4.2. Divisão de Licitações da

CMP/PROAD e-mail:

[email protected]

5. Principais siglas utilizadas neste documento:

Siglas Descrição

CMP Coordenadoria de Material e Patrimônio da Pró-Reitoria de

Administração da Universidade Federal do Pampa

DL Divisão de Licitações da Coordenadoria de Material e Patrimônio

da Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal do

Pampa

PROAD Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal do Pampa

UNIPAMPA Fundação Universidade Federal do Pampa

manual do almoxarifado -...

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