manual de utilizador implementação sap s/4 hana manual de
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Manual de Utilizador
Implementação SAP
S/4 HANA
Manual de Tesouraria –
Folha de Caixa
ÍNDICE
1 | Folha de Caixa ................................................................................ 3
1.1 Descrição .......................................................................................................................... 3
2 | Registo de valor pago sem identificação dos valores em dívida ou
não for renda - Lançamento direto em folha de caixa ............................. 4
2.1 Lançar diretamente em folha de caixa .............................................................................. 4
3 | Registo do valor recebido em caso de correta identificação de
arrendatário e documentos de renda em aberto ...................................... 7
3.1 Recebimento Total ............................................................................................................ 7
3.2 Recebimento Parcial ....................................................................................................... 17
3.3 Relatório que justifica por rubricas o saldo de caixa ...................................................... 18
3.4 Lançamento do depósito na Folha de Caixa – Cheques, Vales e Numerário ............... 25
4 | Estornos ........................................................................................ 29
4.1 Procedimento de estorno de depósito ............................................................................ 29
4.2 Procedimento de estorno de despesa em numerário..................................................... 30
4.3 Estorno de lançamentos de rendas na Folha de Caixa ................................................. 31
4.4 Estorno de lançamentos diretos na Folha de Caixa ....................................................... 35
5 | Fundo de Maneio .......................................................................... 37
5.1 Lançamento de utilização do Fundo de Maneio em Folha de Caixa ............................. 37
5.2 Lançamento do recebimento do numerário resultando do levantamento do cheque da AP
da Contabilidade ao Tesoureiro, do Fundo de Maneio, em Folha de Caixa ............................. 39
5.3 Procedimento mensal de envio da Folha de Caixa do Fundo de Maneio à Contabilidade
41
5.4 Impressão de recibos ...................................................................................................... 43
1 | Folha de Caixa
1.1 Descrição
Este manual tem como objetivo apresentar a correta utilização dos processos de lançamentos
na Folha de Caixa.
Todos as apps necessárias para utilização desta funcionalidade estão disponíveis em FIORI
no seguinte caminho: FI – Contabilidade Financeira → TR – Gestão da Tesouraria →
Tesoureiros.
Aplicações disponíveis
2 | Registo de valor pago sem identificação dos valores em dívida
ou não for renda - Lançamento direto em folha de caixa
2.1 Lançar diretamente em folha de caixa
Com a receção de valores, por exemplo por Venda de Imóveis, existe a necessidade de os
registar no Caixa antes de efetuar o seu depósito. Pode ser outro valor que não tenha
nenhuma relação com rendas. Por exemplo Sanção Pecuniária.
Explicamos de seguida como proceder para efetuar o seu registo na folha de caixa.
Transação: FBCJ
➢ Clicar em hoje para posicionar o caixa no próprio dia
➢ Clicar no campo relativo á transação contábil, e na ajuda de pesquisa para fazer
uma busca pela conta relativa à transação a efetuar. Para fazer a busca colocar cc*,
pois todas as contas começam por cc (caixa central), e executar uma pesquisa.
Selecioná-la com duplo clique.
Preencher os campos de uma linha, por cada documento, relativos ao tipo de documento
recebido, nomeadamente Montante, Nº do cheque ou vale, Nome do emitente, Chave (Zona
Interbancária), Conta Bancária, Destinatário do Recibo e em Txt indicar referente a (Escritura,
Sinal de Promessa, e o etc…)
Clicar em para assumir os dados preenchidos.
Clicar depois em .
Ter em atenção à mudança de status do doc. que passará de para .
Clicar em para imprimir o mapa do diário e fechar o caixa.
3 | Registo do valor recebido em caso de correta identificação de
arrendatário e documentos de renda em aberto
3.1 Recebimento Total
Transação: FB05
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e
val.
utilizador
Obs.
Data Documento Data Documento O p.e.:
15.12.2021
Importa ter em atenção a
data do pagamento, para
preenchimento do campo
“Data do Documento”,
constante do cheque ou
vale, caso estejamos na
presença de um
pagamento de renda livre
(após o dia 8 ou útil
seguinte, de cada mês) ou
caso renda social (após o
último dia útil do respetivo
mês) para que não seja
processada multa (50%
da renda) caso esteja
dentro prazo (no caso de
acordos de pagamento
não é processada multa).
Data Lançamento Data Lançamento O p.e.:
15.12.2021
Tipo Documento
Sempre utilizar o
tipo de documento
“50”
O p.e.: 50
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e
val.
utilizador
Obs.
Empresa Entidade que está a
receber a renda O p.e.: 1001
Moeda Moeda do
documento O p.e.: EUR
Operação a
processar
Sempre utilizar a
opção
“Compensação”
O
Chave de
lançamento
Deve ser indicada a
mesma chave de
lançamento do
documento de
renda que será
compensado
(documento 35)
O p.e.: 09
Conta
Código do cliente
que efetuou o
pagamento
O p.e.:
700000006
Cód. RzE
Deve ser indicado
o mesmo código do
razão especial do
documento de
renda que será
compensado
(documento 35)
F p.e.: 5
Caso o documento de renda
que está a ser compensado
não possua código do razão
especial, deixar esse campo
vazio.
Teclar “ENTER”
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e val.
utilizador Obs.
Montante
Valor da renda
que está a ser
pago
O p.e.: 100,00
Vencimento em
Data de
vencimento da
parcela de renda
O p.e.: 15.12.2021
Contrato
Número do
contrato que
pertence essa
parcela
O p.e.:
8000000091 / 9
Atribuição
Repetir a
atribuição do
documento que
está a ser
compensado
F p.e.:
0008000000091
Tipo Movimento
Repetir o tipo de
movimento do
documento que
está a ser
compensado
O p.e.: 0110
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e val.
utilizador Obs.
Texto
Campo que indica
a forma de
recebimento
dessa parcela
O p.e.: Vale 54321
Indicar a forma de
recebimento. Se por vale
ou cheque e o nr. do
respetivo documento num
total de 10 caracteres (Ex.
Vale 0000011111).
Clicar em
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e val.
utilizador Obs.
Empresa
Entidade que está
a receber o
pagamento
O p.e.: 1001
Vem preenchido
automaticamente pelo
sistema
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e val.
utilizador Obs.
Conta
Código do cliente
que está a efetuar
o pagamento
O p.e.: 700000006
O mesmo código
preenchido no primeiro
ecrã
Tipo de conta
Tipo de conta que
representa um
cliente
O p.e.: D
Vem preenchido
automaticamente pelo
sistema
Código RzE
Repetir o código
do razão especial
do documento de
renda que será
compensado
F p.e.: 5
Caso o documento de
renda que está a ser
compensado não possua
código do razão especial,
deixar esse campo vazio.
Outra Seleção
Selecionar a
opção “Outra”
para que seja
apresentada mais
opções de
seleção do
documento que
queremos
compensar
O p.e.: Outra
Caso o utilizador já saiba
qual o número de
documento referente a
parcela que está a
receber, também poderá
utilizar outra opção que o
facilite, por exemplo, Nº
Documento
Teclar ENTER
Essa pop-up vai aparecer
Clicar com o botão direito do rato para mudar de página e escolher a opção “Nº Contrato”.
Clicar ENTER
Entrar com o número do contrato
Clicar em
Clicar em para selecionar todas as partidas.
Nota: todas as partidas ficarão selecionadas na cor azul.
Clicar em para desativar todas as partidas.
Nota: todas as partidas ficarão na cor cinza
Selecionar, com um duplo clique, no montante da(s) partida(s) que será(ão) paga(s).
Nota: Os montantes das partidas selecionadas ficarão na cor azul.
Nota: Caso seja um pagamento do valor total o campo “Não atribuído” vai ficar com o valor
0,00.
Clicar em
3.2 Recebimento Parcial
Em casos de recebimento parcial (maior valor ou menor valor) vamos utilizar a mesma
aplicação.
Transação: FB05
A única diferença será após a seleção da partida que será paga.
Exemplo:
A parcela é de 100€ e o pagamento foi de 90€.
Repare que depois de selecionada a parcela o campo “Valor atribuído” fica com a diferença
de 10€.
Nestes casos devemos clicar em e depois duplo clique no campo Part.residual.
Automaticamente o sistema preenche esse campo com o montante da diferença. Neste caso,
os 10€.
Nota: Observe que o campo “Não atribuído” ficou com o montante 0,00. Isso indica que o
documento pode ser lançado.
3.3 Relatório que justifica por rubricas o saldo de caixa
Obter intervalo de todos os documentos lançados de rendas que queremos incluir no
lançamento para a folha de caixa. Esta relação de movimentos/documentos é necessária para
a atualização das rendas no Caixa.
Transação: FBL5N
Com esta transação podemos identificar a relação de transações efetuadas no Caixa, a
respeito de recebimentos de valores e a respetiva numeração.
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e val.
utilizador Obs.
Conta do cliente
Código do cliente
que deseja
pesquisar
O p.e.: 700000006
Empresa
Código da
empresa que
deseja pesquisar
O p.e.: 1001
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e val.
utilizador Obs.
Partidas normais Marcar esta opção O
Marcar esta opção para
que o sistema também
busque as parcelas sem o
código de razão especial
Operação do Razão
Especial Marcar esta opção O
Marcar esta opção para
que o sistema também
busque as parcelas com o
código de razão especial
Nota: Dentro da transação FBL5N é possível criar layouts personalizados que podem facilitar
o encontro das informações desejadas.
Após encontro dos documentos necessários devemos aceder a aplicação do programa:
ACTUALIZAR RENDAS NA FOLHA DE CAIXA.
Transação: ZRTR10_SALDOCX
TRANSACÇÃO SAP - ZRTR10_SALDO CX - ACTUALIZAR RENDAS NA FOLHA DE
CAIXA
Esta transação permite transferir os valores recebidos para a folha de Caixa que tem de estar
fechada.
Necessário introduzir nr. da Empresa (1001 – IGFSS), livro de caixa (100), Código do cliente
e a relação de documentos que se obteve com a FBL5N.
Clicar na seta em frente ao nº do documento para introduzir mais do que um número de
documento
Nome do campo Descrição Obrig./
Facult.
Ação e val.
utilizador Obs.
Empresa
Código da
empresa que
deseja pesquisar
O p.e.: 1001
Livro Caixa
Número do livro
caixa o qual será
contabilizado o
recebimento
O p.e.: 100
Cliente Código do cliente F p.e.: 700000006
Introduzir o código do
cliente, verificar se a
data coincide com a do
próprio dia e executar.
Nº Documento
Número de
documento 50
criado pela
transação FB05
O p.e.:
5000000453
Introduzir a relação
indicando valores
individuais ou por
intervalo de números.
Consultar a sequência
utilizando a transação
FBL5N.
No caso de intervalo de
nrs indicar o limite
inferior (10 carateres –
500000__ _ _ _) e limite
superior (10 carateres –
500000_ __ _ _).
Exercício
Exercício do
documento do tipo
50
F p.e.: 2021
Clicar em Mais” -> Programa -> Executar em background.
Entrar com os parâmetros de impressão.
Clicar em após a definição do Job e da impressora.
Clicar em e depois na disquete - GRAVAR
Com o fim do processamento dos dados é necessário fazer imprimir o respetivo relatório.
Após a introdução dos dados e executando sairá um relatório onde não existindo qualquer
mensagem a vermelho, significa que o processo foi realizado com sucesso e os dados
transferidos corretamente para a folha do caixa. Esse relatório está nas ordens de spool. Só
quando estiver a azul está pronto para ser aberto.
NOTA: Nunca abrir a Folha de Caixa, na transação FBCJ, antes de termos a certeza que este
processo terminou. Se o fizermos os lançamentos são interrompidos, obrigando ao estorno
de tudo o que foi feito e novo lançamento de todas as rendas.
NOTA: A impressão da folha de caixa é entregue na Contabilidade acompanhada de cópia
dos registos de valores com os envelopes anexos e documento de lançamento no SIF do
depósito desses valores bem como do talão de depósito.
3.4 Lançamento do depósito na Folha de Caixa – Cheques, Vales e
Numerário
Após a entrega dos valores na respetiva Instituição Bancária existe a necessidade de os
compensar dando a saída dos mesmos valores recebidos no dia anterior e apresentados para
depósito no próprio dia.
Entrar na folha de caixa, transação FBCJ:
➢ Selecionar e introduzir o período de exibição incluir o próprio dia e o dia anterior para
aparecerem os valores do caixa do dia anterior;
➢ Selecionar o separador relativo a Receitas Cheques;
➢ Selecionar os itens depositados;
➢ Clicar em apresentar cheques para depósito.
✓ Selecionar a respetiva conta bancária.
Nota: Selecionar a conta bancária relativa ao depósito e á variável cheque (c), vale (v), ou
numerário (n). Confirmar se o valor total da seleção coincide com o valor total depositado.
➢ Clicar em Gravar
➢ Clicar em Imprimir
➢ Clicar em Lançar
➢ Clicar em desmarcar tudo
Juntar o mapa impresso ao talão de depósito e estes ao diário de caixa.
No caso de depósitos em Numerário o depósito lança-se no separador “Despesas dinheiro”.
Escolhe-se a transação DEP N da conta onde foi feito o depósito, preenche-se o valor, grava-
se e lança-se.
4 | Estornos
4.1 Procedimento de estorno de depósito
Entrar na folha de Caixa – Transação FBCJ
Documento a estornar:
Ir à folha Receita onde está lançada o depósito:
Fazer transação inversa:
Gravar e lançar
4.2 Procedimento de estorno de despesa em numerário
Entrar na folha de Caixa – Transação FBCJ
Documento a estornar
Ir à folha de Despesa dinheiro.
Selecionar transação da lista disponível.
Preencher os campos Montante, Descritivo, Texto e Cliente.
Gravar e lançar.
NOTA: as contas 12 e 11 deverão ficar saldadas e ficaram duas partidas para serem
reconciliadas pela contabilidade ao nível do cliente.
4.3 Estorno de lançamentos de rendas na Folha de Caixa
Caso se pretenda estornar completamente o lançamento à conta corrente do arrendatário terá
de ser estonado o documento DA, o 42 e 50 na transação FBRA.
Em relação ao documento 42 lançado na folha de caixa, decorrente de se ter efetuado o
procedimento de “correr valores para a folha de caixa”, na transação ZRTR10_SALDOCX.
terá de ser estornado da seguinte forma:
Entrar na folha de Caixa – Transação FBCJ
Selecionar a linha que se pretende estornar:
Clicar em Apres.cheq.p/dep
Escolher transação contábil inversa (CC(-))da lista disponível.
Clicar em:
E depois:
Vai aparecer a tela:
Não vale a pena imprimir. Clicar em “Cancelar para sair.
De seguida clicar em lançar:
Os registos ficarão assim:
NOTA: as contas 12 e 11 deverão ficar saldadas e ficaram duas partidas para serem
reconciliadas pela contabilidade ao nível do cliente.
4.4 Estorno de lançamentos diretos na Folha de Caixa
Selecionar a linha que se pretende estornar:
Clicar em
Clicar em “Sim”.
Motivo de estorno 01.
Avançar
Depois deverão ser reconciliadas as partidas em aberto na conta 2789191151 pela transação
F-03
5 | Fundo de Maneio
5.1 Lançamento de utilização do Fundo de Maneio em Folha de Caixa
Previamente deve ter sido validado o modelo utilizado pelo serviço requisitante, assim como
se cumpre todos os requisitos (NIF no recibo, tipo de despesa, assinaturas, comprovativo de
impossibilidade de carro de serviço no caso de utilização de táxi, não ter retenção no valor
pago, etc.)
Basicamente utilizamos dois tipos de despesa na Folha de Caixa:
- FF DESP TAXIS
- FF OUTRAS DESPESAS
Aceder à folha de caixa – transação FBCJ
Muda-se o Livro de Caixa para 001:
Regista-se a utilização do Fundo de maneio no separador – Despesas dinheiro
Transação Contábil FF*
Aparece a seguinte lista:
Selecionar a transação pretendida:
FF DESP TAXIS ou FF OUTRAS DESPESAS
Preencher os campos Montante, Recebd.Recibo (com quem enviou a despesa) e campo de
Texto (com descrição da despesa).
5.2 Lançamento do recebimento do numerário resultando do
levantamento do cheque da AP da Contabilidade ao Tesoureiro, do
Fundo de Maneio, em Folha de Caixa
Regista-se a utilização do Fundo de maneio no separador – Receitas dinheiro
Transação Contábil FF* e escolher a “FF ABASTECIMENTO CX-NUM”
Preencher os campos Montante, Emitente Cheque (com IGFSS) e campo de Texto (com
descrição da receita com Reposição Fundo Fixo Tesouraria).
Clicar em
Clicar em
NOTA IMPORTANTE:
Assim que se terminar de utilizar a CAIXA 001 do Fundo de Maneio voltar à CAIXA 100, para
não se efetuarem lançamentos indevidamente nesta caixa.
5.3 Procedimento mensal de envio da Folha de Caixa do Fundo de
Maneio à Contabilidade
Este procedimento é efetuado no último dia útil do mês ou no primeiro do mês seguinte ao
corrente.
Aceder à folha de caixa – Transação FBCJ
Muda-se o Livro de Caixa para 001:
Selecionar intervalo de datas do mês:
Imprimir Folha de Caixa
Clicar em:
Sairá como exemplo seguinte:
Depois anexar todos os documentos e pedidos de requisição de Fundo de Maneio e remeter
à contabilidade com um protocolo. Não ficamos com cópias dos documentos enviados à
contabilidade. Confirmar saldo da folha de caixa com o dinheiro em cofre.
NOTA IMPORTANTE:
Assim que se terminar de utilizar a CAIXA 001 do Fundo de Maneio voltar à CAIXA 100, para
não se efetuarem lançamentos indevidamente nesta caixa.
5.4 Impressão de recibos
Para a geração/impressão dos recibos vamos utilizar a transação F.62.
Clicar em
Clicar em Avançar
Clicar em Sim
Escolher a impressora e clicar em Avançar
