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Manual de Utilização dos Monitores do GRC

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MANUAL DE UTILIZAÇÃO DOS MONITORES DO GRC


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Índice

1. Apresentação ................................................................................................................................................. 2

2. Premissas ....................................................................................................................................................... 2

3. Acesso ao Sistema .......................................................................................................................................... 2

4. Os Monitores do GRC. .................................................................................................................................... 3

4.2 Saída – Monitor de Evento ........................................................................................................................... 4

4.3 Monitor de Lote de NF-e 2.0 ........................................................................................................................ 4

4.4 Monitor de Lote de Evento........................................................................................................................... 4

4.5 Monitor de Status de Serviço NF-e ............................................................................................................... 4

4.6 Monitor Status Consulta de Lista NF-e ......................................................................................................... 4

5. Detalhamento dos Monitores ........................................................................................................................ 5

5.1 Acessar Monitor de mensagens de saída ..................................................................................................... 6

5.2 Monitor de NF-e ........................................................................................................................................... 6

5.2.1 - Unidade Itapissuma ............................................................................................................................... 8

5.2.2 - Unidade Rondonópolis .......................................................................................................................... 9

5.2.3 - Unidades Petrópolis e Teresópolis ...................................................................................................... 10

5.2.4 - Unidade Alagoinhas ............................................................................................................................. 11

5.2.5 - Unidades Boituva e Plastshow ............................................................................................................ 12

6. Principais características do Monitor de NF-e ............................................................................................. 13

6.1 Área de Menu ............................................................................................................................................. 13

6.2 Demais opções da área de menu: .............................................................................................................. 14

6.3 Monitor de Evento ..................................................................................................................................... 15

6.4 Monitor de Lote de NF-e 2.0 ...................................................................................................................... 17

6.5 Monitor de Lote de Evento......................................................................................................................... 18

6.6 Monitor de Status de Serviço de NF-e ........................................................................................................ 19

7. Possíveis problemas que podem ocorrer e suas soluções através dos monitores do GRC ......................... 21

7.1 Verificar se a SEFAZ está no ar ................................................................................................................... 21

7.2 Reenviar uma nota parada ......................................................................................................................... 22

7.3 Reenviar e-mail com XML. .......................................................................................................................... 24

7.4 Reenviar carta de correção ........................................................................................................................ 27

7.5 Carta de correção de Rondonópolis ........................................................................................................... 28


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1. Apresentação

GRC é o sistema que faz a comunicação do SAP com a SEFAZ, substituindo o antigo “Sistema Triângulus”.Com a implantação do SAP e suas ferramentas, o sistema de envio de Notas Fiscais foi alterado para o GRC. Todos os usuários de faturamento, como complemento de suas atividades, devem ter conhecimento sobre a utilização dos monitores do GRC para acompanhar o processo de envio das notas fiscais e eventualmente corrigir algum problema que possa ocorrer no envio de Notas para SEFAZ ou ainda, no envio do e-mail com o XML para os clientes. Este documento tem como objetivo apresentar as principais ferramentas do GRC, sua utilização e como proceder para resolver os principais problemas que podem ocorrer no envio de Notas Fiscais.

2. Premissas

Todo usuário SAP que possui acesso à transação J1BNFE deve ter acesso aos menus apresentados nesse documento. Caso não tenha acesso contatar a equipe de Perfil ([email protected]) e solicitar acesso ao ambiente GRC.

3. Acesso ao Sistema

Para acessar o sistema, deve-se clicar em “Petrópolis – GRC PRD” e inserir seu usuário e senha.


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4. Os Monitores do GRC.

Ao efetuar o login no ambiente GRC, será apresentado a lista de menu abaixo:

Obs. Se o item “Monitor de Mensagem” não estiver disponível, entre em contato com a equipe de Perfil.

Abrindo o menu “Monitor de Mensagem” teremos as seguintes opções:


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Para equipe de faturamento acessaremos o menu de Monitor de Mensagens de Saída onde serão apresentadas as seguintes opções:

4.1 Monitor de NFe 2.0 Apresenta as notas que estão em processo de aprovação junto a SEFAZ.

4.2 Saída – Monitor de Evento Apresenta os Eventos (Carta de Correção e Cancelamento) que estão em processo de aprovação

junto a SEFAZ.

4.3 Monitor de Lote de NF-e 2.0 Apresenta o processamento dos lotes de NF-e que estão em processo de aprovação junto a SEFAZ.

4.4 Monitor de Lote de Evento Apresenta o processamento dos lotes de Evento que estão em processo de aprovação junto a

SEFAZ.

4.5 Monitor de Status de Serviço NF-e Apresenta o status da SEFAZ, se está apta a receber Notas ou se está com algum problema técnico.

4.6 Monitor Status Consulta de Lista NF-e Indisponível na versão atual do GRC.

Obs. Podemos observar que temos duas opções praticamente iguais na pasta de monitor de saída. Isso ocorre devido a atualização para o SVC (Sistema de Contingência) e a preparação do ambiente para nova versão do XML (3.10). Após essa atualização que deve ocorrer em breve. Ex. Hoje para monitorarmos as Notas (NF-e) devemos acessar o Monitor NF-e 2.0, após a atualização para versão 3.10, devemos utilizar o Monitor de NF-e.


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5. Detalhamento dos Monitores

Os monitores apresentados no item anterior são um complemento da transação J1BNFE utilizada no SAP ECC, portanto para acompanhar o processamento de envio e recebimento de NF-e, CT-e, CC-e, etc., devemos utilizar os monitores citados. Abaixo vamos conhecer um pouco mais a fundo cada monitor na utilização do dia a dia e para resolução de alguns problemas básicos que podem acontecer. Sempre que é emitida uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), no momento em que enviada para as autoridades (SEFAZ), aparece uma engrenagem na tela da transação J1BNFE no SAP ECC.

Nesse momento a nota já está disponível para visualização no monitor de NF-e do GRC e uma série de processos são disparados pelo GRC, por esse motivo é importante acompanhar o processo por seus monitores. Para acessar o monitor de NF-e, siga os passos abaixo:

Acessar o GRC mandante 302 e clicar em Monitor de Mensagem


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5.1 Acessar Monitor de mensagens de saída

5.2 Monitor de NF-e


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Será aberta uma janela do seu navegador padrão (Google Chrome, Internet Explorer, etc.) apresentando monitor de NF-e conforme figura abaixo.

Normalmente no primeiro acesso os critérios de seleção aparecem ocultos, nesse caso devemos clicar no botão

para abrir os critérios de seleção.


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No exemplo da figura anterior utilizamos somente a data de criação da NF-e. Nesse caso serão apresentadas todas as NF-es criadas no dia. Podemos utilizar outros filtros como mostrados na tela, como por exemplo, Chave de acesso, Número do documento (DOCNUM), Número de Nota Fiscal e Horário de criação da NF-e. Obs. É possível acessar os monitores do GRC diretamente através dos links que aparecem no momento em que seu navegador padrão (Google Chrome, Internet Explorer, etc.) é carregado. Porém, nesse acesso direto podem ocorrer erros devido a configuração da máquina do usuário, por isso o mais recomendável é acessar a partir do menu de usuário que aparece assim que efetuar o login no ambiente do GRC.

Para as fábricas podemos realizar um filtro para visualizar somente as notas referentes a cada unidade, para isso devemos seguir as seguintes regras para o campo Chave de Acesso.

5.2.1 - Unidade Itapissuma – Preencher o campo com 26* e clicar no botão .


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5.2.2 - Unidade Rondonópolis – Preencher o campo com 51* e clicar no botão .


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5.2.3 - Unidades Petrópolis e Teresópolis - Preencher o campo com 33* e clicar no botão

.


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5.2.4 - Unidade Alagoinhas - Preencher o campo com 29* e clicar no botão .


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5.2.5 - Unidades Boituva e Plastshow - Preencher o campo com 35* e clicar no botão

No canto superior direito da tela existem outras opções de filtro que ficam de livre escolha para cada usuário.

Obs. Na opção Modificar consulta é possível realizar filtros adicionais como, por exemplo, por CNPJ emitente.


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6. Principais características do Monitor de NF-e

6.1 Área de Menu

Nessa área são apresentadas as principais áreas de visualização da ferramenta:

Síntese – Primeira e mais importante visão apresentada pelo monitor de NF-e. Mostra o resumo das notas enviadas seu Status e o resultado do processamento junto a SEFAZ. Nesse monitor as informações mais importantes que devemos observar são:

Coluna Status – Apresenta o status que a NF-e está no monitor.

Status de processamento A nota está em processamento junto a SEFAZ.

Status de Sucesso O processamento da NF-e foi finalizado sem nenhum problema.

Status de Rejeição O processamento da NF-e foi finalizado, mas a SEFAZ reprovou a NF-e por algum

motivo ou a nota não passou pelo processo de validação do GRC. Status de Erro Esse ícone é apresentado quando houve algum erro no processamento da nota, vamos

aprender a tratar alguns desses erros mais adiante nesse manual.

Coluna Chave de Acesso – Apresenta à chave de acesso da Nota Fiscal, esse número identifica a nota junto a SEFAZ. Clicando em cima da chave da nota, serão apresentados os detalhes da NF-e.

Para voltar à tela anterior, basta clicar no botão voltar .

Nº. Batch – Nessa coluna temos o número do lote da NF-e que é enviado para SEFAZ. Esse número é preenchido automaticamente pelo GRC, enquanto esse campo estiver em branco significa que a nota ainda não está preparada pelo GRC para ser enviada a SEFAZ. Esse número também é muito utilizado para análise de problemas que vamos apresentar no final desse documento.

Status Processo – Essa coluna apresenta o Status do Processamento da NF-e no GRC, ele indica cada etapa do processo que o GRC está executando com a nota. Conforme figura abaixo.


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Obs. Nos processos normais, quando não existe erro, a NF-e fica com o Status “05” para notas processadas, mas sem envio de e-mail e “08” para notas que foram processadas e o e-mail enviado para o destinatário.

Código Status – Nessa coluna temos o resultado do processamento junto a SEFAZ. As notas em sucesso apresentam Status “100”, para cancelamento “101” ou “151” e Inutilização “102”. As demais colunas apresentadas no relatório são de conhecimento geral, pois são bem parecidas com as da transação J1BNFE, como número do documento (DOCNUM), Data e Hora de Envio, Valor da NF-e, moeda e textos descritivos.

6.2 Demais opções da área de menu:

- Erro de Assinatura – Nessa visão são exibidas as notas que tiveram algum problema com a assinatura do XML. As regras de filtro e ícones apresentados são exatamente iguais à síntese.

- Erro de Cancelamento - Nessa visão são mostradas as notas que tiveram algum problema no processo de

cancelamento. As regras de filtro e ícones são exatamente iguais à síntese. - Erro de Inutilização - Nessa visão são apresentadas as notas que tiveram algum problema no processo de

inutilização. As regras de filtro e ícones são exatamente iguais à síntese. - Erros de B2B de Saída - Nessa visão são apresentadas as notas que tiveram algum problema com o envio

do XML. As regras de filtro e ícones são exatamente iguais à síntese. Obs. Essa visão trata somente o envio de e-mail.

- Erro de Atualização de Status ERP – Em alguns casos o processamento é executado com sucesso no GRC,

mas o resultado do processamento não é enviado para o SAP ECC, as NF-es que se encontram nessa visão estão nessa situação. As regras de filtro e ícones apresentados são exatamente iguais à síntese.

- Outros Erros – Nessa visão são apresentadas as notas que tiveram algum problema no processo não

catalogado pelo GRC. As regras de filtro e ícones apresentados são exatamente iguais à síntese. - Consulta do Status – Nessa visão são apresentadas as notas que tiveram o processamento interrompido

devido a algum problema na SEFAZ, nesses casos é possível consultar o status da NF-e na SEFAZ. As regras de filtro e ícones apresentados são exatamente iguais à síntese.


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6.3 Monitor de Evento

No primeiro acesso será apresentada uma tela como a da figura acima, basta clicar no botão

para selecionar os filtros básicos para consulta e logo em seguida clicar no botão

. No exemplo a seguir, estamos utilizando somente o filtro por data.


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Podemos observar que inserindo o filtro somente por data, todos os eventos serão apresentados na tela, para facilitar a consulta podemos filtrar por tipo de evento, nesse exemplo vamos utilizar o evento 110110 Carta de Correção.

No caso do Evento, nesse exemplo CC-e, devemos ficar atentos à coluna Código Status, para CC-e o código 135 significa que a carta foi processada com sucesso pela SEFAZ. Ao clicar na linha do evento são apresentados os detalhes, nesse caso da carta de correção.

Análises de erro e problemas serão vistos no final desse manual.


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6.4 Monitor de Lote de NF-e 2.0

Todo envio de XML para os ambientes da SEFAZ são realizados por meio de Lotes (Batch) um lote pode conter um ou vários XMLs, de acordo com o volume de faturamento da empresa. No fluxo normal de envio, o XML é adicionado em um lote e esse lote que é enviado para SEFAZ. O monitor de lote é um complemento do monitor de NF-e, Evento ou CT-e, como citamos anteriormente, para analisarmos o processo completo de envio, devemos verificar também esse monitor.

No primeiro acesso, provavelmente será apresentada uma tela como a da figura acima, basta clicar no botão

para selecionar os filtros básicos para consulta e logo em seguida clicar no botão

. No exemplo abaixo, estamos utilizando somente o filtro por data. Nesse monitor, devemos ficar atendo as colunas de Status que seguem a mesma regra do Monitor de NFe, e a coluna Status do Lote, que monstra as etapas do processamento do lote de acordo com a tabela abaixo.

Todo lote que estiver com status 05, significa que foi processado sem problemas.


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O GRC foi configurado com um sistema responsável pelo envio de lote de NF-e programado para ser executado automaticamente a cada 5 segundos, entretanto o tempo médio para envio, aprovação e retorno de uma nota varia entre 3 a 5 minutos. Trataremos sobre erros e mais funções do monitor de lote no final desse documento.

6.5 Monitor de Lote de Evento

A mesma regra utilizada para NF-e é utilizada para EVENTOS, sendo assim, temos um monitor de lote de eventos para verificar o processo de envio dos eventos para SEFAZ.

Para o lote de evento, temos que verificar se o status do lote está apresentando 128, para CC-e e 135 para cancelamento. O GRC está programado para executar envio de Evento a cada 2 minutos, e o tempo médio para envio e aprovação de um Evento fica em torno de 5 minutos dependendo da SEFAZ.


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6.6 Monitor de Status de Serviço de NF-e

Esse monitor é um dos mais importantes e o primeiro a ser verificado em caso de erro de qualquer natureza. Ele apresenta como está o serviço de comunicação entre o GRC e a SEFAZ e sempre que ocorrer algum problema com o envio de notas devemos acessar esse monitor para verificar se não há nenhum problema de comunicação.

No exemplo acima estamos com todos os ambientes normais, a coluna Código Status apresenta o código 107 – Serviço em operação.


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Neste outro exemplo, podemos observar que a SEFAZ da Bahia está fora do ar, com Código de Status 70.

Quando uma SEFAZ fica fora do ar, automaticamente o GRC começa a verificar se o SVC está no ar. O SVC é uma das contingências oferecidas pela SEFAZ para quando houver algum problema técnico com a SEFAZ principal as notas são direcionadas automaticamente para SEFAZ SVC. Mas nesse caso em especifico a SEFAZ não ativou o SVC. Temos que ficar atentos a esse problema, pois não temos como interferir nem corrigir esse problema. Obs. A mudança de apontamento da SEFAZ normal para SEFAZ de Contingencia (SVC) é realizado pela própria SEFAZ, não temos nenhum interação nesse procedimento.

Existe outro monitor fornecido pela própria SEFAZ que pode ser acessado clicando aqui.

Mas, como já citamos, essa página não é confiável, pois ele só apresenta se a SEFAZ está operacional ou não, no caso de instabilidade ele não apresenta problema, sendo assim a melhor forma de verificar o status das SEFAZes é através do Monitor de Status de Serviço NF-e. Obs. A tarefa automática que verifica o status de operação da SEFAZ é executado a cada 5 minutos. Esse é o tempo mínimo que a configuração permite, e se diminuirmos o tempo a SEFAZ irá retornar uma mensagem de erro.

Os monitores de CT-e e lote de CT-e seguem os mesmos princípios dos monitores já apresentados anteriormente, não vamos detalhar esses monitores nesse momento, pois não estamos realizando emissão de CT-e.


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7. Possíveis problemas que podem ocorrer e suas soluções através dos monitores do GRC

7.1 Verificar se a SEFAZ está no ar

Em alguns casos, pelos mais diversos problemas, as Notas Fiscais ficam “paradas” na tela do SAP, transação J1BNFE. Conforme exemplo na tela abaixo:

Na maioria das vezes a solução desse problema é bastante simples. Primeiro ponto a ser analisado é se a SEFAZ está no ar e operacional para o GRC. Após efetuar o login no ambiente do GRC, na tela inicial acessar o Monitor de Status de Serviço NF-e.

No exemplo acima podemos verificar que a SEFAZ da Bahia (Alagoinhas) está fora do ar, tanto a SEFAZ BA quando a SEFAZ SVC. Nesse caso especifico, temos que esperar a SEFAZ restabelecer a conexão para reenviarmos as NF-es.


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7.2 Reenviar uma nota parada

Uma vez que já verificou se a SEFAZ está no ar e operacional, existem situações que as NF-es não são enviadas, os motivos são os mais diversos desde instabilidade na própria SEFAZ, como um problema interno de rede ou até um problema no próprio GRC. Nesses casos o processo de reenvio é bastante simples. Mas o que temos que aprender a analisar é onde a NF-e ou o evento parou no processo de envio. Primeiro ponto é verificarmos o número do documento.

Abrir o monitor de NFe no GRC e preencher no filtro o número do documento.

Uma vez preenchendo o número do documento no monitor de NF-e, será apresentada somente a nota que está

em análise. Como podemos ver pela figura, o ícone indica que a nota está em processamento e que o lote de envio já foi criado, o número do lote é apresentado na coluna Nº Batch. Se o campo Nº Batch não estiver preenchido, podemos reenviar a NF-e por esse monitor, clicando no botão continuar processo. Como nesse exemplo o campo Nº Batch já está preenchido, temos que acessar o monitor

de Lote de NF-e e preencher no filtro o Nº do lote .


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Nessa tela devemos verificar:

� Ícone de processamento está indicando erro , com isso o processo está parado; e � Coluna Status do Lote está com o valor 02 – Enviado ao PI, ou seja, o GRC não conseguiu fazer as

informações sairem do seu ambiente para SEFAZ. Nesses casos devemos reenviar o lote, para isso, vamos marcar a linha do lote.

Note que os botões logo acima da linha serão desbloqueados, basta clicar no botão Reiniciar , o lote será reenviado para SEFAZ.

Após o reenvio, devemos observar a coluna Status do Lote, que estava com Status 02, será alterado para o Status 03 – Enviado as autoridades, depois 04 – Aguardando retorno das autoridades e por fim 05 – Resultado recebido. Obs. Em casos de instabilidade da SEFAZ, esse processo pode não funcionar na primeira vez que for executado e deve ser repedido algumas vezes.

Refazendo o caminho de volta, ao acessarmos o monitor de NF-e podemos verificar que a nota foi processada com sucesso.


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Finalizando a nota também está com sucesso na transação J1BNFE no SAP ECC.

7.3 Reenviar e-mail com XML.

O reenvio de e-mail com o XML da NF-e pode ocorrer de duas formas distintas. Quando o processamento normal não envia o e-mail devido a algum problema no processamento, geralmente nesse primeiro caso é falta de dados no cadastro ou nos dados da NF-e, nesse caso é apresentado erro no monitor do GRC. O segundo caso é quando o destinatário ou a transportadora liga e informa que não recebeu o e-mail, nesses casos os motivos podem ser vários, caiu na caixa de Spam do destinatário, o destinatário está com a caixa de entrada cheia entre outros. Primeiro caso – e-mail não enviado no processo normal. Quando ocorre um problema no envio de e-mail no processo normal de NF-e ele já pode ser verificado no monitor de NF-e.

A nota vai apresentar o ícone de erro no processamento e a nota fica com status 5 de processo finalizado ou com 8 ou 9 mas com status de erro de B2B.

No monitor de NF-e temos uma opção ao clicar nessa opção e preencher os campos de seleção teremos como resultado todas as notas que não foram enviados os e-mails com o XML em anexo.


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Ao observarmos a figura acima, verificamos que a chave da nota aparece duplicada, pois, segundo a legislação em vigor é necessário enviar o e-mail com o XML da NF-e para o Cliente e para Transportadora da mercadoria, conforme consta na coluna de Texto de Status do B2B.

Para reenviarmos uma nota, basta selecionar a linha desejada e clicar no botão .

Obs. Caso esse processo não funcione, entre em contado com a equipe de SD para uma análise mais detalhada do problema.

Segundo caso onde cliente relata que não recebeu e-mail:

Abrir o monitor de NF-e

Preencher a tela com o número do documento e clicar no botão transferir, será apresentada a NF-e em questão.

Clicando no número da chave da NF-e, vamos abrir a tela de detalhe:


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No canto superior direito da tela existe um botão enviar XML.

Ao clicar no botão será exibida uma caixa com a opção de quem você deseja reenviar o e-mail, para o destinatário da nota (Cliente) ou para Transportadora. Escolha a opção e clique em OK.

Obs. Só é possível reenviar o XML para essas opções acima. Não podemos escolher as duas.


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7.4 Reenviar carta de correção Em alguns casos o processo de carta de correção (CC-e) pode travar como ocorre com a NF-e e o procedimento para desbloqueio da CC-e é bem parecido com o da NF-e. Primeiro identificamos onde o processo parou e, em seguida, dar continuidade no processamento manualmente. No exemplo abaixo temos uma CC-e que ficou “presa” no processamento.

Como podemos verificar no detalhe a CC-e chegou a ser adicionada ao lote, teremos que verificar o monitor de lote de evento. Caso isso não tenha ocorrido, basta clicar no botão .

Abrindo o monitor de lote de evento e preenchendo o número do lote no filtro de seleção vamos ter o detalhe do lote. Nesse nosso exemplo, temos um lote com erro, nesse caso, porque a SEFAZ estava fora do ar.

Para reenviar o lote, basta selecionar a linha e clicar no botão .


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Após alguns minutos, clique no botão no canto inferior da tela.

Como resultado, vamos verificar que a CC-e foi processada com sucesso.

Obs. Em casos que a SEFAZ fica com instabilidade esse procedimento pode não funcionar na primeira vez, devemos realizar esse processo novamente.

7.5 Carta de correção de Rondonópolis

A SEFAZ de MT, para onde as NFes de Rondonópolis são enviadas, tem várias particularidades que os outros estados aprovadores não tem, causando alguns problemas para o funcionamento do GRC, principalmente para carta de correção, que nesse caso só pode ser enviada uma carta de correção por lote e o GRC em sua configuração Standard não existe esse filtro. Resolvemos esse problema criando o procedimento de enviar uma carta de correção por vez, ou seja, somente enviar outra após a aprovação da primeira e assim sucessivamente. Porém, em determinados períodos do dia, devido ao volume de trabalho esse procedimento pode não ser executado e teremos as cartas de correção “presas” no processamento. Abaixo apresentamos a solução para esses casos através do monitor de eventos:

Podemos observar na figura a seguir que esse erro ocorre somente com a Sefaz de MT (Rondonópolis).


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Nesse exemplo o lote preso é o 4038, e, uma vez identificado o número do lote, acessaremos o monitor de lote de evento.

Podemos observar na figura anterior que a mensagem de erro enviada pela SEFAZ é de lote rejeitado com código 999, ou seja, como já relatamos anteriormente, a própria SEFAZ invalida quando são enviadas mais de uma carta de correção por lote. Nesses casos, uma vez identificado o lote, devemos selecionar a linha e clicar em finalizar processo do lote, conforme figura a seguir.


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Será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em SIM.

Com isso o processo do lote será finalizado, e ao retornarmos para o monitor de evento as CC-es serão apresentadas com erro.

Para finalizar o processo devemos selecionar a linha e clicar no botão “continuar processo”.

Nesse momento inicia-se o processo de consulta da carta de correção junto a SEFAZ, aguardar alguns segundos e clicar no botão Atualizar, no canto inferior direito da tela.

Imagem ampliada

Atenção: Esse processo deve ser realizado para as duas cartas de correção separadamente e devemos esperar o encerramento de uma para iniciar a consulta da próxima. Caso esse procedimento não seja respeitado, o processo não irá funcionar novamente. Obs. Podemos observar nas figuras que as CC-es ficam com o ícone de processamento . Isso ocorre porque, para o GRC, o processo é finalizado somente quando o e-mail com o XML é enviado para o destinatário.

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