manual de usuario portal web clientes

MANUAL DE USUARIO PORTAL WEB CLIENTES Versión 1.0

DEPARTAMENTO TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES

MANUAL DE USUARIO - PORTAL WEB CLIENTES

CODIGO VERSION FECHA ACTUALIZACION

IT-AP-TIC-PR-100 1.0 25-04-2019

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ............................................................................................................................... 3

2 ALCANCE ................................................................................................................................ 3

3 ARQUITECTURA DEL SITIO ..................................................................................................... 3

4 DETALLE FUNCIONALIDAD .................................................................................................... 4

4.1 ACCESO ...................................................................................................................................... 4

4.2 MÓDULO RASTREO ENVÍO ...................................................................................................... 5

4.3 MÓDULO REGISTRO INDIVIDUAL GUÍAS ............................................................................. 11

4.3.1 Botón Adicionar Guía. ............................................................................................. 11

4.3.2 Grilla de Consulta. ................................................................................................... 14

4.3.3 Botón Generar Manifiestos ..................................................................................... 18

4.3.4 Botón Consultar ....................................................................................................... 19

4.4 MÓDULO CARGUE Y GENERACIÓN GUÍAS RECOLECCIÓN ................................................ 19

4.4.1 Cargue Masivo Envíos ............................................................................................. 20

4.4.2 Consultas ................................................................................................................. 26

4.5 MÓDULO CONSULTA MASIVA DE ENVÍOS .......................................................................... 27

4.6 CAMBIAR CONTRASEÑA ........................................................................................................ 30

4.7 CONSIDERACIONES TÉCNICAS .............................................................................................. 30




IT-AP-TIC-PR-100 1.0 25-04-2019

1 OBJETIVO

Proporcionar un manual de funcionamiento del Portal Web proporcionado a los clientes de

Interservicios e Interservice para el cargue y consulta de envíos.

2 ALCANCE

En el presente documento se dan a conocer detalles del funcionamiento de la nueva versión

desarrollada del Portal Web de Clientes para la realización de rastreo, Cargue Individual y Cargue

Masivo de Guías de Recolección.

3 ARQUITECTURA DEL SITIO

El portal de clientes cuenta con los siguientes módulos accesibles desde el menú principal de la

aplicación:

Rastrear Envío: Módulo que permite la consulta de detalles asociados a los Envíos. Permite ver

la Trazabilidad, Detalles de Cargue Personalizado y Call Center. Estos dos últimos son opcionales

ya que no todos los procesos y/o clientes tienen configurados estos servicios.

Registro Individual Guías: Este módulo permite la carga uno a uno de envíos y su asociación

automática a un Manifiesto de Recolección. Incluye la funcionalidad de Generar Manifiesto para

uno o varios Manifiestos de Recolección Pendientes por Generar.

Cargue y Generación Guías Recolección: A través de esta funcionalidad se puede realizar el

cargue de envíos a un Manifiesto de Recolección a través de un archivo. Asimismo, este módulo

cuenta con una opción de consulta de Manifiestos de Recolección para la visualización de

detalles de los mismos.

Consulta Masiva de Envíos: Por medio de esta opción el usuario puede realizar la búsqueda de

envíos asociados a los procesos asignados por medio de distintos parámetros de consulta y

descargar estos resultados como un archivo de Excel.

Cambiar Contraseña: Permite al usuario cambiar su contraseña de acceso al sistema




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4 DETALLE FUNCIONALIDAD

4.1 ACCESO

El acceso al Portal Web se realizará a través de la siguiente url:

https://aplicaciones.interserviciossas.com/newclientesweb/Pages/Login.aspx

Se cargará el formulario de ingreso a la aplicación donde el usuario indicará sus credenciales de

acceso al sistema que son las mismas que se han venido manejando para la anterior versión del

Portal Web.

Una vez validado el inicio de sesión se desplegará la ventana de ingreso al sistema. A

continuación, se describe la función de los elementos presentes en la misma:

https://aplicaciones.interserviciossas.com/newclientesweb/Pages/Login.aspx




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1. Menú Principal Aplicación: Se desplegará en todas las páginas para acceder a cualquier

funcionalidad desde cualquier lugar de la aplicación

2. Información Usuario: Información básica usuario autenticado

3. Botón Ocultar / Mostrar Menú: Permite ocultar o mostrar el menú principal si el usuario

desea visualizar el contenido en un área más amplia

4. Botón Inicio: Retorna a la página Principal (corresponde a la imagen mostrada) desde

cualquier lugar de la aplicación.

5. Link Manual de Usuario: Esta opción permite al usuario consultar el manual de la

aplicación en cualquier momento si tiene alguna duda respecto al funcionamiento de la

misma.

4.2 MÓDULO RASTREO ENVÍO

Esta funcionalidad permite al usuario consultar detalles de envíos realizados, esto es su

trazabilidad, detalles de cargue personalizado e información de Call Center para el envío cuando

sea el caso. Para acceder a este módulo se debe seleccionar la opción Rastreo envío del menú

principal y se mostrará la siguiente ventana:

4

1

2

3 5




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El proceso para la realización de una consulta es el siguiente:

1. Seleccionar el criterio de búsqueda (lista desplegable buscar por)

2. Digitar el parámetro de búsqueda (cuadro de texto)

3. Presionar el botón Consultar para poblar la Grilla de resultados

Al realizar la consulta la grilla lucirá similar a la siguiente imagen:

El botón Descargar solo será visible si se hallaron resultados. Este permite bajar la información

de consulta en un archivo de Excel con extensión xls. La localización del archivo descargado

depende de la configuración del navegador web para la gestión de dichos archivos, si el

navegador tiene configurada una carpeta para descargas, su localización será dicha carpeta, de

lo contrario desplegará la ventana del Sistema Operativo para que el usuario seleccione la

carpeta donde se guardará el archivo.

La opción Ver Detalle permite abrir en una ventana emergente la información de asociada a la

guía consultada:




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Esta ventana se divide en 5 secciones:

1. Evidencias Digitales: Cuando el envío tiene soportes cargados serán visibles los botones

para que el usuario pueda visualizar estos soportes. Estos serán habilitados según el tipo




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de archivo cargado para el envío. Si no se ha cargado ningún archivo, este panel no será

visible para el usuario. Al seleccionar uno de los botones de visualización, se mostrará una

ventana con el archivo cargado. Adicionalmente se permite la descarga del mismo según

los permisos configurados para el usuario autenticado.

2. Información General: Datos básicos del envío tales como Estado Actual, Empaque,

Fecha de Envío, Peso

3. Origen: Información respecto al nombre, dirección y teléfono del remitente

4. Destino: Información respecto al nombre, dirección y teléfono del destinatario

La Dirección de Origen y Destino presentan un icono que permite ubicar la dirección

correspondiente en un mapa de Google Maps:

Icono Ubicar en Mapa




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Cabe anotar que si el servicio encargado de obtener la localización geográfica de la dirección

especificada, se desplegará un mensaje indicando el motivo por el cuál no es posible visualizar

el mapa.

5. Detalle: Se organiza la información en pestañas:

• Detalle: Esta Pestaña está activa para todos los envíos y se puede visualizar la

trazabilidad de los mismos.




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• Personalizado: Solo es visible cuando se realizó un cargue de Personalizada. Esto

depende de los servicios con que cuente el cliente y por esto no es visible en todos

los casos.

• Call Center: Solo es visible cuando se realizó un cargue a través de Call Center. Esto

depende de los servicios con que cuente el cliente y por esto no es visible en todos

los casos.




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4.3 MÓDULO REGISTRO INDIVIDUAL GUÍAS

A través de este módulo se puede realizar la adición de envíos a un Manifiesto de Recolección.

Al seleccionar la opción correspondiente del menú se desplegará la siguiente ventana:

4.3.1 Botón Adicionar Guía.

Este botón abrirá una ventana emergente desde la cual el usuario indicará los datos del envío:

2

1 3

4




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Para este formulario se deben tener en cuenta estas consideraciones:

• Los campos bloqueados de origen y destino se habilitarán una vez se haya seleccionado

el proceso correspondiente.

• En este formulario se ha incluido la opción de autocompletar en los siguientes campos

los cuales permiten la búsqueda de información bien sea por nombre o código:

• Proceso

• Empaque

• Lugar Origen

• Ciudad Origen

• Lugar Destino

• Ciudad Destino




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• Los checkbox permiten conservar la información ingresada por el usuario para el

siguiente envío a guardar. Esto es útil si por ejemplo se van a registrar varios envíos con

el mismo origen, destino, Peso, etc.

Una vez guardado el envío se actualizará la grilla de Consulta, bien sea la cantidad de guías

asociadas a un manifiesto existente o la adición de un nuevo Manifiesto de Recolección, y se

habilitarán los botones Nuevo e Imprimir.

El botón imprimir generará la descarga automática del pdf generado y su ubicación dependerá

de la configuración del navegador como se explicó en el punto 5.2. Adicionalmente desplegará

en una ventana emergente el archivo generado para su impresión o descarga. La visualización

de este archivo no se encuentra disponible en el navegador Internet Explorer. Para este

navegador solo se genera la descarga del archivo con la guía generada.




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El botón Nuevo preparará el formulario para un siguiente envío conservando los datos de los

checkbox seleccionados por el usuario. Si no se ha seleccionado ninguna casilla de verificación

se limpiará todo el formulario.

4.3.2 Grilla de Consulta.

En esta tabla se pueden visualizar los Manifiestos de Recolección Pendientes. Desde la carga

inicial se mostrarán TODOS los Manifiestos de Recolección con estado Pendiente por Generar.

Cabe anotar que estos se generan por proceso y que las guías de recolección generadas se

asociarán a los mismos dependiendo del proceso seleccionado al momento de su creación.

La opción Ver Detalle presentará una ventana emergente con la información general del

Manifiesto de Recolección y las guías asociadas al mismo.




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En esta ventana se pueden realizar las siguientes acciones:

• Generar Manifiesto: Guarda en el sistema el manifiesto seleccionado como generado y

genera la descarga automática de un pdf con la información del manifiesto. Al

seleccionar esta opción se actualizará la grilla de Manifiestos de Recolección pendientes

excluyendo el manifiesto seleccionado de la misma.




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• Anular Envíos: Permite guardar un envío como anulado dependiendo de la selección en

la grilla de Envíos. Esta acción actualiza el campo cantidad de guías y excluye el envío de

los datos del manifiesto.

• Imprimir Guías: Permite la descarga de un archivo pdf con las guías seleccionadas en la

grilla de envíos. En navegadores distintos a internet explorer se desplegará una ventana

emergente con el pdf generado para su impresión – descarga.




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• Imprimir Manifiesto: Permite la descarga de un archivo pdf con los datos del manifiesto

consultado. En navegadores distintos a internet explorer se desplegará una ventana

emergente con el pdf generado para su impresión – descarga.

• Descargar: Genera la descarga de un archivo Excel en formato xls con la información de

los envíos desplegados en la grilla de consulta. La localización de este archivo dependerá

de la configuración del navegador para la ubicación de archivos descargados.




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4.3.3 Botón Generar Manifiestos

Al seleccionar uno o varios manifiestos de la grilla y presionar este botón, se guardarán en el

sistema con estado Generado y se descargará un archivo pdf con la información de los

manifiestos seleccionados. En navegadores distintos a Internet Explorer, se desplegará una

ventana emergente con el archivo descargado para su impresión. En Internet Explorer solo se

generará la descarga del archivo sin la visualización del mismo.




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4.3.4 Botón Consultar

Esta función permite realizar la búsqueda los Manifiestos de Recolección con estado Pendiente

por Generar dentro de un determinado rango de fechas.

4.4 MÓDULO CARGUE Y GENERACIÓN GUÍAS RECOLECCIÓN

Esta funcionalidad del sistema permite la realización de un cargue masivo de envíos desde un

archivo y la realización de consultas de manifiestos de recolección. La ventana se encuentra

organizada en pestañas para dividir estas dos funcionalidades.




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4.4.1 Cargue Masivo Envíos

Esta opción permite seleccionar un archivo de Excel con extensión xls para validar y procesar la

información de varios envíos que se asociarán a un nuevo Manifiesto de Recolección. Esta

ventana se encuentra dividida en 2 secciones:

• Sección de Recursos: Permite la descarga en formato Excel de información necesaria

para el diligenciamiento del formato de guías. Esta información corresponde a los

nombres de Empaque, Ciudades, Departamentos y Ciudades de la Red de Cubrimiento,

Centros de Costo y la plantilla a usar para el formato de guías.

• Sección Proceso de Cargue: Permite la selección, procesamiento y generación del

Manifiesto de Recolección al que se asociarán las guías o envíos cargados en el archivo

Para realizar la carga de un archivo se debe seguir este proceso:

1. Seleccionar el proceso para el cual se realizará el cargue. Posteriormente, presionar el

botón cargue y validación

2. Esto cargará una ventana emergente para la selección del archivo a cargar.




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Se debe tener en cuenta que El archivo debe tener extensión xls. En caso contrario el

sistema mostrará una alerta indicando que el archivo no se puede cargar debido al tipo de

archivo. En caso de ocurrir un error durante el proceso de cargue, el sistema mostrará una

alerta indicando el error.

3. Una vez superadas las validaciones en cuanto al tipo de archivo a cargar se habilitará el

botón Validar Información. Al presionar este botón el sistema realizará las validaciones

inicialmente de la estructura del archivo. En este punto es importante tener en cuenta lo

siguiente: se debe descargar la plantilla suministrada a través de la opción Formato Cague

en la sección Recursos e incluir la información de las guías a cargar en el mismo, puesto que

se ha realizado una modificación en la estructura del mismo respecto a la versión anterior.

De igual manera se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones al cargar el archivo:

• Deben conservarse los encabezados de las columnas para que el archivo sea cargado.

En caso contrario el sistema mostrará una alerta indicando que hay un error en la

estructura del archivo.

• No modificar el orden o encabezados de las columnas. El sistema validará que las

columnas tengan los nombres y el orden especificados en la plantilla cargada en el

sistema.

• No modificar el nombre de la hoja con la información de las guías a cargar. Si se copia la

estructura en un archivo en blanco, se debe asignar el nombrar la hoja como FORMATO.

• Los filtros guardados en los archivos de Excel de cargue no son tenidos en cuenta al

momento de realizar la carga del mismo. Por esta razón es importante tener la

información que se desea cargar en un archivo independiente

Al terminar las validaciones de la información del archivo, el sistema presentará los envíos con

los resultados de la validación fila por fila y un estado general de la validación así:




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En caso de que existan registros con inconsistencias el campo Estado de Cargue mostrará este

Estado, adicionalmente se habilitará una opción para descargar dichas inconsistencias en un

formato de Excel. Por otro lado, en la parte superior será el botón Procesar se hará visible solo

hasta que las inconsistencias sean corregidas por el usuario.

4. Para corregir las inconsistencias el usuario puede en el filtro de búsqueda con la palabra

INCONSISTENCIA visualizar todos los registros con el resultado de la validación para

proceder a modificar estos datos.

Para corregir estos datos el usuario debe tener en cuenta los datos referentes a Centros de

Costo, Empaque, y Ciudades descargables desde la opción de Recursos. Una vez identificados

los errores se procede bien sea a realizar la corrección bien sea desde la aplicación o desde

un archivo.

El usuario puede corregir las inconsistencias en la información de 2 maneras:

1. Corrección desde la Aplicación. Todos los registros cuentan con dos opciones dentro de

la grilla para modificar la información desde la Aplicación. La opción Editar habilitará la




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Modificación de los datos del registro seleccionado. Para evitar errores en la digitación

de algunos datos se han incluido los siguientes controles en algunos campos:

• Los campos Cod Origen y Cod Destino contienen listas desplegables con los Centros de

Costo asociados al proceso. La opción N/A indica que no se utilizarán los datos de

Ciudad, Dirección y teléfono de un Centro de Costo, sino que el usuario los definirá ya

que el Origen o Destino no corresponden a un Centro de Costo registrado en el sistema.

• El campo Empaque contiene una lista desplegable donde el usuario puede visualizar los

nombres de los empaques registrados en el sistema.

• El campo Departamento contiene una lista desplegable con los datos registrados en el

sistema. Al seleccionar un Departamento de la lista se cargarán las ciudades asociadas a

dicho Departamento.

• La lista de Ciudades se cargará dependiendo de la configuración del proceso, es decir, si

el proceso tiene configurada Red de Cubrimiento, solo se cargarán las ciudades del

Departamento seleccionado dentro de la Red de Cubrimiento, en caso contrario, el

usuario podrá visualizar en esta lista todas las ciudades asociadas a dicho Departamento.

• El campo Es Carta Copia es un checkbox editable para indicar si el envío requiere la

devolución de Copia de Recibido. Se puede dejar seleccionado solo si el proceso se

encuentra configurado para la generación de Cartas Copia, en caso contrario en el

campo Mensaje aparecerá un mensaje indicando que el proceso no posee dicha

configuración y en este caso el checkbox deberá estar desmarcado.

Una vez modificada la información, se debe seleccionar la opción Confirmar. Esta acción

realizará nuevamente la validación del registro en búsqueda de inconsistencias

adicionales.

De ser exitosa la validación el campo Mensaje aparecerá en blanco y el registro

aparecerá con el color general de la grilla.

Si se ha terminado de realizar las correcciones de todos los registros con inconsistencias

se mostrará el Estado de Cargue Correcto y se encontrará habilitado el botón Procesar:




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La opción Eliminar borrará el registro de los datos a procesar para que este no sea tenido en

el actual cargue.

2. Corrección desde Archivo. Esta opción consiste en la identificación de las inconsistencias

las cuales se pueden visualizar en la grilla de consulta o descargando el archivo Excel

generado a través del botón Descargar Inconsistencias. Una vez identificados los errores

se puede modificar la información en el archivo original (archivo local que cargó el

usuario). Una vez realizadas las modificaciones en el archivo se debe seleccionar el botón

3. Nuevo Cargue. Esta acción limpiará los datos de la grilla y dejará el sistema listo para

recibir un nuevo archivo para ser procesado. Se deberá seguir la secuencia de los pasos

1-4 hasta que el sistema el Estado de Cargue CORRECTO y sea habilitado el botón 2.

Procesar.

De igual manera es posible es realizar las modificaciones en el archivo generado a través

de la opción Descargar Inconsistencias, una vez terminadas las correcciones se debe

eliminar la columna Mensaje y reemplazar los encabezados por los de la Plantilla

descargada a través de la opción Formato de Cargue.

5. Como se ha mencionado en el punto anterior en el momento que se hayan corregido

las inconsistencias en los datos a cargar se habilitará el botón 2. Procesar. Solo hasta

que el usuario selecciona esta opción los envíos quedarán guardados en el sistema y se

desplegará un mensaje de alerta como el que se presenta a continuación:

El botón Sí permite la descarga automática de los archivos pdf del Manifiesto de Recolección,

Guías Tres Cuerpos, Guías Carta Copia o Guías Piezas dependiendo de la información registrada

en el cargue conforme a la configuración del proceso seleccionado. En navegadores distintos a




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Internet Explorer se desplegará una ventana emergente con los archivos generados para su

impresión y/o descarga. Adicionalmente se muestra el detalle del Manifiesto de Recolección

Generado.

El botón No permite solo la visualización del detalle del Manifiesto de Recolección Generado.




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Las opciones Imprimir Guías, Imprimir Manifiesto, Descargar tienen la misma funcionalidad

descrita en el numeral 5.3.2

4.4.2 Consultas

Por medio de esta opción el usuario podrá visualizar la información de los Manifiestos de

Recolección cargados para los procesos que tenga configurados según los criterios de búsqueda,

independientemente del estado en que se encuentren dichos manifiestos.

Para la consulta de información el usuario puede elegir entre dos opciones:

Consulta por Fecha. Busca Manifiestos con fecha de Recolección en el rango definido por el

usuario.

Consulta por Manifiesto. Muestra el detalle de un determinado Código de Manifiesto de

Recolección.

La consulta mostrará los registros en una grilla para la cual cuenta con la opción Ver Detalle que

desplegará en una ventana emergente la información de detalle del Manifiesto de Recolección.




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Las opciones de Imprimir Guías, Imprimir Manifiesto y Descarga tienen la misma funcionalidad

descrita en el numeral 5.3.2.

4.5 MÓDULO CONSULTA MASIVA DE ENVÍOS

Por medio de esta opción el usuario puede realizar la búsqueda de envíos asociados a los

procesos asignados por medio de distintos parámetros de consulta. Al seleccionar la opción

Consulta Masiva de Envíos del menú principal se desplegará la siguiente ventana:

Para ejecutar una consulta en este módulo debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el proceso para el cual se requiere realizar la consulta.

2. Seleccionar el estado de los envíos que se requiere incluir en la consulta (Todos,

Entregas, Novedades o En Gestión). Por default el sistema cargará seleccionado el

estado Todos.

3. Seleccionar uno o varios filtros de Consulta. Al seleccionar los checkbox ubicados a la

izquierda de cada filtro se habilitarán los respectivos controles para que el usuario

pueda seleccionar los parámetros. Los filtros de consulta son:

• Origen: Filtra por la Ciudad de Origen seleccionada

• Destino: Filtra por la ciudad de Destino seleccionada

• Rango de Fecha: Filtra por la Fecha de Registro o Fecha de Recolección dentro

seleccionada

• Rango de Guías: Filtra por Guía / Sticker dentro del rango definido por el usuario

4. Seleccionar el parámetro de consulta, es decir, la Ciudad de Origen, Destino, Fechas o

diligenciar los campos de Guías para la carga de la información.




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5. Presionar el botón Consultar. En caso de que se dejen campos vacíos una vez se ha

seleccionado alguna de los checkbox el sistema mostrará una alerta indicando que hay

información pendiente por diligenciar:

6. Una vez superadas las validaciones de campos requeridos para la consulta, la grilla de

resultados se poblará y desde esta se podrá acceder a la opción de Detalle de Cada

Envío.




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La ventana con el detalle del envío tiene la misma funcionalidad descrita en el numeral 4.2

Rastreo de Envío.

De igual manera se habilita el botón Descargar que permite bajar en formato Excel la

información de la consulta:




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4.6 CAMBIAR CONTRASEÑA

Esta opción permite al usuario modificar su contraseña de acceso al Portal Web de Clientes. Al

seleccionar la opción Cambiar Contraseña del menú principal se desplegará la siguiente ventana:

En esta ventana el usuario digitará la contraseña actual y la nueva contraseña con su respectiva

confirmación. Entre las características que debe tener la nueva contraseña:

• Debe contener mínimo 8 caracteres

• Debe tener mínimo una letra minúscula

• Debe tener mínimo una letra mayúscula

• Debe tener mínimo un carácter numérico

• Debe tener mínimo un carácter especial

• Debe ser diferente a la contraseña actual

De no cumplirse alguna de las anteriores condiciones, el sistema alertará desplegando los

criterios que no cumplen estos requisitos.

4.7 CONSIDERACIONES TÉCNICAS

• La visualización del sitio de clientes se podrá realizar desde cualquiera de los siguientes

navegadores web: Google Chrome, Firefox, Opera, Microsoft Edge e Internet Explorer. Se

recomienda el uso de Google Chrome puesto que las imágenes utilizadas en el presente manual

se obtuvieron utilizando dicho navegador.

• Es importante tener habilitadas las siguientes configuraciones referentes a javascript en

el navegador: la ejecución de javascript y permitir la ejecución de Ventanas Emergentes.

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