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Portal de Compras Registro Único de Proveedores

Manual de Usuario

Versión 1.00

EPEC: Gerencia de Recursos Informáticos

Manual de Usuario

Portal de Compras – Registro Único de Proveedores Página 1 de 20

INDICE

Introducción ________________________________________________ 2

Temario _____________________________________________________ 3

1. Registración de Proveedores ___________________________ 4

a. Link “Registrar Proveedor”. __________________________ 4

b. Validar Nro. CUIT. ____________________________________ 4

c. Ingresar Datos del Proveedor. _______________________ 5

d. Ingresar Datos de Sucursal. __________________________ 7

e. Ingresar Datos del Usuario. __________________________ 9

2. Ingreso al Portal de Compras Web ___________________ 168

a. Ingreso al Portal. __________________________________ 178

b. Bandeja de Notificaciones. _________________________ 178

c. Proveedores. ______________________________________ 179

d. Notificaciones. _____________________________________ 189

3. Reseteo de la contraseña _____________________________ 20


Manual de Usuario


REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES

Introducción

El presente manual describe los pasos que debe realizar un proveedor para

inscribirse en el Registros Único de Proveedores de la EPEC.

Se detallarán además las comunicaciones que recibirá el proveedor en los distintos

estadios de su inscripción, hasta cumplimentar la registración definitiva, en la cual

se le otorgará el Nro. de Proveedor, con el cual podrá participar de los distintos

procesos licitatorios que publique la EPEC.

El registro estará abierto tanto a proveedores de Caja Chica, como así también, a

Grandes Proveedores. La documentación que deberá presentar cada uno de los

tipos mencionados, los habilitará a participar de los distintos procesos de compras

de la EPEC.


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Temario

En este documento se tratarán los siguientes temas:

1. Registración de Proveedores.

a. Link “Registrar Proveedor”

b. Validar Nro. CUIT.

c. Ingresar Datos del Proveedor.

d. Ingresar Datos de Sucursal.

e. Ingresar Datos del Usuario.

2. Ingreso al Portal de Compras Web

a. Ingreso al Portal.

b. Bandeja de Notificaciones.

c. Proveedores

d. Notificaciones

3. Reseteo de la contraseña.


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1. Registración de Proveedores

En esta sección se describen los pasos que debe cumplimentar el proveedor para su registro.

a. Link “Registrar Proveedor”.

Desde el Login de usuarios debe hacer click en el link “Registrar Proveedor” para poder iniciar el proceso de registración.

b. Validar Nro. CUIT.

Una vez cumplimentado el paso anterior, ingresar el Nro. de CUIT en la pantalla que se despliega a continuación:

El Nro. de CUIT deberá ingresarse sin puntos (.) o guiones (-) y a continuación se deberá presionar el botón “Validar Cuit”. Una vez realizadas las validaciones se determinará si:

i. Es un proveedor nuevo: Proveedor que nunca interactuó con la EPEC, en cuyo caso se desplegará un mensaje de CUIT valido a la derecha del botón

PASO 1

PASO 2


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“Validar Cuit” y se habilitarán las solapas: Datos Proveedor, Datos Sucursal y Datos usuario, para continuar con el proceso de registración que se describe en el paso Nº 3 y siguientes.

ii. Es un proveedor ya registrado: Proveedor que ya ha interactuado con la EPEC, en cuyo caso se desplegará un mensaje indicando la razón social del proveedor:

iii. Se trata de un Nro. de CUIT no valido:

c. Ingresar Datos del Proveedor.

Cuando el CUIT sea válido, se habilitará la Solapa “Datos Proveedor” para el ingreso de la siguiente información:

PASO 3


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a. Tipo de Persona: Seleccionar de la lista de valores que proporciona el sistema, el tipo de persona jurídica al cual pertenece el proveedor que intenta registrarse.

b. Razón Social: Ingresar el nombre o razón social con la cual el proveedor se encuentra inscripto ante los organismos fiscales.

c. Contribuyente Multilateral: El flag activo indicará que el proveedor se encuentra inscripto como Contribuyente Multilateral en Ingresos Brutos.

d. Nro. Ingresos Brutos: Deberá ingresarse el Nro. de Inscripción correspondiente a este impuesto provincial.

e. Fecha Cierre último ejercicio: Seleccionar del calendario que propone el sistema, la fecha en la cual se produjo el cierre del último ejercicio, si corresponde.

f. Nombre Alternativo: En este campo se debe ingresar el nombre de fantasía del proveedor.

g. Tipo IVA: Seleccionar de la lista de valores que proporciona el sistema, la categorización de este impuesto, con el cual figura inscripto ante AFIP.

h. Contribuyente Municipal: El flag activo indicará que el proveedor se encuentra inscripto en algún impuesto correspondiente al ente municipal.

i. Tipo de Factura: Seleccionar de la lista que despliega el sistema, los valores habilitados en función del tipo de IVA ingresado anteriormente. Cuando solo exista una opción habilitada, la misma se completará automáticamente, no pudiendo ser modificada.

j. Carpeta Vigente Hasta: El valor desplegado en este campo, se calcula adicionando a la “fecha cierre último ejercicio”, 18 meses y representa, la fecha hasta la cual el legajo del proveedor se encontrará vigente para los registros de la EPEC.

Para continuar con el proceso de registración, presionar el botón Siguiente

Nota: Los campos que contengan asteriscos (*), deberán completarse obligatoriamente.


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d. Ingresar Datos de Sucursal.

La Solapa “Datos Sucursal” permite el ingreso de información comercial y de contactos de proveedor:

a. Nombre: Ingresar un nombre representativo de la sucursal del proveedor. Ej.: CASA CENTRAL., FABRICA, REPRESENTANTE, etc.

b. Email: ingresar una dirección de e-mail a la que se enviarán todas las comunicaciones automáticas del Portal de Compras Web de la EPEC.

c. Teléfono: Ingresar el nro. de teléfono de la sucursal, respetando el formato: Código de País – Código de Área – Número telefónico.

d. Celular: ingresar un nro. de celular si corresponde, con el formato descripto anteriormente.

e. Fax: Ingresar, si corresponde, un nro. de fax respetando el formato descripto para los nros. telefónicos.

f. Impresora Fiscal: El flag activo, indicará que el proveedor posee impresora fiscal habilitada.

g. Nro. CAI: Ingresar el Nro. de Código de Autorización de Impresión (CAI).

h. Fecha Venc. CAI: Ingresar la fecha de vencimiento del Código de Autorización de Impresión (CAI).

PASO 4


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En la sección Domicilio, se deben ingresar los datos de ubicación geográfica de la sucursal registrada anteriormente: a. Provincia: Seleccionar de la lista de valores que proporciona el sistema,

la provincia en la cual se encuentra ubicada la sucursal que se intentan registrar.

b. Ciudad: Ingresar el nombre de la ciudad donde está situada la sucursal. c. Cod. Postal: registrar el Código Postal de la sucursal que se intentan

registrar. d. En los campos: Calle, Nro., Torre, Piso, Departamento, Lote,

Manzana y Barrio, registrar la ubicación geográfica de la sucursal. e. Domicilio Legal: El flag activo indicará que el domicilio de la sucursal

que se está registrando, es el legal para el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

En la sección Contactos, se deben ingresar los datos de las personas que han sido designadas como contacto de la sucursal que se está registrando:

a. Titulo: Seleccionar de la lista de valores que proporciona el sistema, el título personal o profesional de la persona que se ingresa como contacto.

b. Cargo: seleccionar de la lista de valores, la posición que ocupa en la compañía el contacto que se está ingresando.

c. Departamento: Seleccionar de la lista de valore el área donde desempeña el cargo el contacto que se ingresa.

d. En los campos Apellido, Nombre, Segundo Nombre y DNI ingresar los datos personales del contacto.

e. En Calle, Nro., Piso, Dpto., Torre, Lote, Manzana, Barrio, Provincia, Ciudad y Código Postal, se deben registrar los datos de la ubicación geográfica del contacto.

f. Teléfono: Ingresar el teléfono del contacto, respetando el formato descripto anteriormente para el ingresos de los nros. Telefónicos.

g. Mail: ingresar una dirección de correo electrónico del contacto.

Una vez concluida la carga de los datos del contacto, presionar el botón

Agregar y los datos se trasladaran a la grilla que figura sobre el marguen inferior:

Importante: Si se desea modificar alguno de los datos del contacto, se

deberá presionar el icono de la columna Acciones y luego el botón


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Modificar . Si se desea eliminar alguno de los contactos

ingresados, se debe presionar el icono de la columna Acciones y los datos desaparecerán de la grilla. Para continuar con el proceso de registración, presionar el botón

Siguiente . Si desea modificar información de la pestaña “Datos

Proveedor”, presionar el botón Anterior

Nota: Los campos que contengan asteriscos (*), deberán completarse obligatoriamente.

e. Ingresar Datos del Usuario.

La Solapa “Datos Usuario” permite el ingreso de información relativa a los productos que ofrece (Rubros), así como también la registración de los datos del usuario. El sistema permite adjuntar cualquier información adicional que se estime de interés para la confirmación definitiva del proveedor que se intenta registrar.

PASO 5


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En la sección Rubros, se deben seleccionar todos los rubros de artículos que suministra el proveedor que se está registrando. Se debe presionar el botón Seleccionar rubros

y se desplegará la siguiente pantalla:

Para poder visualizar la totalidad de rubros disponibles, presionar el botón Expandir todo. Presionando el botón contraer todo se cerrará el árbol de rubros. El sistema permite agilizar la búsqueda de los rubros a los cuales desea asociarse, ingresando alguna palabra clave en el campo Buscar. Podrán visualizarse todos los valores encontrados presionando el botón Siguiente. Los Rubros se encuentran ordenados por niveles, con un máximo de 5 niveles:

Se deben seleccionar todos los rubros en los que se desee asociar, considerando que al seleccionar un nivel, automáticamente se seleccionan los niveles inferiores. Por ejemplo si se selecciona el Nivel 2, por defecto se marcarán también los artículos que pertenecen a los niveles 3, 4 y 5. Si el proveedor no suministra alguno de los artículos de los niveles inferiores, se debe quitar manualmente la marca del artículo que no corresponda.


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Una vez finalizada la selección de todos los rubros se debe presionar el botón

Aceptar , Si por algún motivo se presiona el botón Cancelar se perderán todas las asociaciones realizadas. Luego en la pantalla de Datos de usuario podrá visualizarse la totalidad de rubros seleccionados:

Para visualizar los artículos seleccionados hacer click en el icono y se desplegara un cuadro con todas las opciones asociadas:


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En la sección Archivos Asociados, será posible adjuntar cualquier documentación que se estime de interés.

Se debe presionar el botón Archivos para poder realizar la carga de archivos. El sistema desplegará una pantalla que permitirá adjuntar archivos con cualquier extensión, presionando el botón Adjuntar

A continuación se desplegará una pantalla que permitirá la selección del archivo desde su computadora:

Una vez seleccionado el archivo presionar el botón Subir y luego será posible el ingreso de una breve Descripción del contenido del mismo. Para eliminar el archivo presionar el link Cancel, cuando se hubiesen cargado todos los archivos presionar el botón Volver. En la pantalla principal se visualizará el nombre del archivo cargado, para su

eliminación se presionará el icono Eliminar que aparece en la columna Acciones de la grilla.


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En la sección Datos Usuario, se debe ingresar: a. Usuario: registrar el nombre con el cual el proveedor ingresará al sistema toda vez que necesite modificar datos o bien, realizar ofertas a la EPEC. b. Contraseña: Ingresar como mínimo una contraseña de 7 caracteres, caso contrario el sistema informará que no es válida. c. Repetir contraseña: El reingreso de la contraseña permite la validación en el sistema del valor ingresado en el punto anterior. d. Ingresar la palabra visualizada: Se deben ingresar los caracteres que figuran en el recuadro, si no se comprende alguno puede presionarse el botón Recargar Imagen y nuevos caracteres aparecerán para su ingreso.

Una vez finalizada la carga, será posible realizar la impresión de los reportes que luego formarán parte de la carpeta del mismo ante la EPEC, para ello deberá presionarse el botón Guardar

y el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Al seleccionar cada una de las opciones se desplegarán los siguientes reportes:


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Documento Registro Proveedor:

Documento Datos Generales: Contiene información de los contactos comerciales y legales del proveedor.


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Materiales y/o Servicios: Detalla todos los rubros en los cuales se inscribió el proveedor.

Documentos Declaración: Esta declaración deberá tener firma certificada por institución bancaria o escribano público.


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También puede hacer click en “Imprimir todos”. El sistema generará un único documento pdf con la información de todos los reportes.

Automáticamente el sistema enviará un mail a la dirección que se registro en la sucursal del proveedor:

Si no se realiza la confirmación por este medio, al intentar loguearse, el sistema invalidará el ingreso con el siguiente mensaje:

2. Ingreso al Portal de Compras Web

En esta sección se describen los requisitos que debe cumplimentar el proveedor para ser considerado formalmente “Proveedor de la EPEC” y las acciones que podrá realizar desde la página.


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a. Ingreso al Portal.

Desde la página de inicio, ingresar el Usuario y Contraseña que se informó en el mail de bienvenida. El sistema desplegará la siguiente pantalla informativa, con los requisitos que debe cumplimentar el proveedor para ser considerado como tal, por la EPEC:

b. Bandeja de Notificaciones.

Al aceptar la comunicación del punto anterior, se podrá visualizar todas las notificaciones que aun se encuentran pendientes:

Para poder visualizar su contenido, se debe presionar el icono de la carta .

c. Proveedores.

Desde la opción Proveedores que figura en la barra principal de la página será posible:


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Modificar los Datos (comerciales y de sucursal): A excepción del Nro. de CUIT y la razón social, podrán modificarse todos los datos.

Modificar los Datos de usuario: permite el cambio y confirmación de la contraseña.

d. Notificaciones.

Desde la opción Notificaciones que figura en la barra principal de la página será posible acceder a:

Bandeja Entrada: Permite buscar y visualizar todas las comunicaciones recibidas por el sistema


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Para realizar la búsqueda se ingresará en el campo Asunto alguna

palabra clave y luego se presionará el botón Buscar . Para borrar

los criterios de búsqueda ingresados, presionar el botón Limpiar

El sistema permite realizar búsquedas avanzadas, presionando el

símbolo , ampliando los criterios de consulta a: a. Enviado por b. Estado: los valores posibles son No Leído y Leído (flag activo) c. Desde / Hasta: permite establecer un rango de fechas de la

recepción de la comunicación. Si alguna de las notificaciones coincide con los criterios de búsqueda ingresados, podrán visualizarse en la grilla que aparece en el margen inferior de la pantalla. En la columna Acciones de la grilla se permitirá realizar la lectura d la notificación en pantalla o bien exportar la misma a un archivo con formato “pdf”.

Bandeja Salida: Permite buscar y visualizar todas las comunicaciones que el proveedor realiza al momento de participar de las ofertas que publica la EPEC El procedimiento de búsqueda es idéntico al descripto para la Bandeja de Entrada.

3. Reseteo de la contraseña

Si por algún motivo el usuario olvida su contraseña de ingreso al portal de compras web de la EPEC, podrá restablecer la misma, haciendo click en el link “¿Olvido su contraseña?” y el sistema desplegará la siguiente pantalla:

a. Nombre de usuario: Ingresar el nombre de usuario que se dio de alta al momento de la registración tal como fue descripto en el punto 1.e.

b. E-Mail: Ingresar la dirección de correo electrónico registrada en la solapa Datos de Sucursal, tal como fue descrito en el punto 1.d.

Presionar el botón Enviar Solicitud y el sistema automáticamente le enviará al e-mail proporcionado la siguiente comunicación:


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