manual de procedimentos sector financeiro

Coordenação: Conselho para a Avaliação e Qualidade Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos Instituto Politécnico de Beja Rua Pedro Soares, s/n 7800-295 BEJA Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca IPBeja/Maio de 2012

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF

2

IPBEJA

SECTOR FINANCEIRO

Manual de Procedimentos

Índice: 1.� INTRODUÇÃO ....................................................................................................................... 4�

2.� NOTA DE REALIZAÇÃO .................................................................................................... 5�

3.� BREVE GLOSSÁRIO ........................................................................................................... 6�

4.� DOCUMENTAÇÃO ............................................................................................................... 8�

5.� CIRCUÍTO DA DESPESA ................................................................................................... 9�

5.1.� DESPESAS COM PESSOAL ............................................................................................. 9�

5.2.� DESPESAS COM CONSUMOS ...................................................................................... 11�

5.3.� DESPESAS COM CONTRATOS .................................................................................... 13�

5.3.1.� Cabimento/compromisso de contratos ..................................... 13�5.3.2.� Processamento de faturas ............................................................... 14�

5.4.� NOVAS AQUISIÇÕES COM CONVITE + CADERNO DE ENCARGOS .................. 16�

5.4.1.� Situações genéricas oriundas do SAP ......................................... 16�5.4.1.1.� Com entidade adjudicante ...................................................................... 16�5.4.1.2.� Sem entidade adjudicante ....................................................................... 18�5.4.2.� Situações urgentes oriundas do SAP .......................................... 22�5.4.3.� Fundo de Maneio ................................................................................. 24�

6.� CIRCUÍTO DA RECEITA .................................................................................................. 25�

6.1.� TRANSFERÊNCIAS DO OE ........................................................................................... 25�

6.2.� RECEITAS PRÓPRIAS ................................................................................................... 25�

6.2.1.� Propinas, emolumentos e taxas .................................................... 26�6.2.2.� Serviços prestados à Comunidade ............................................... 28�6.2.3.� Explorações agrícolas ........................................................................ 30�6.2.4.� Loja CUBO .............................................................................................. 32�

6.3.� FINANCIAMENTO DE PROJECTOS ........................................................................... 33�


3

7.� PROPOSTA DE ORÇAMENTO ....................................................................................... 35�

8.� PRESTAÇÃO DE CONTAS ............................................................................................... 38�

8.1.� EXECUÇÃO MENSAL .................................................................................................... 39�

8.2.� EXECUÇÃO TRIMESTRAL ........................................................................................... 40�

8.3.� EXECUÇÃO ANUAL ....................................................................................................... 41�

9.� CONTA DE GERÊNCIA .................................................................................................... 42�

9.1.� TRABALHOS PREPARATÓRIOS DE APURAMENTO E REGULARIZAÇÃO DE CONTAS ........................................................................................................................................ 42�

9.2.� DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS ............................................................................ 43�

10.� ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS .................... 44�

ANEXOS ........................................................................................................................................... 46�


4

1. INTRODUÇÃO

Este documento visa servir de referência ao Sector Financeiro (de ora em diante designado

por SF), bem como a todos os Serviços e utentes intervenientes nos procedimentos

descritos.

O presente documento encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada por

“Breve Glossário” e “Documentação”, onde se aborda o significado e conteúdo da

nomenclatura e da documentação, respetivamente, utilizada pelo Sector Financeiro, a qual

é apresentada como anexo; e uma segunda, designada por “procedimentos” que consiste

em clarificar o trabalho desenvolvido pelo Sector. Ao longo do documento é também

apresentada uma descrição dos procedimentos realizados bem como uma representação

visual (fluxograma) dos mesmos.


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2. NOTA DE REALIZAÇÃO

O presente trabalho é o resultado de reuniões de análise realizadas entre o Sector

Financeiro e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos, com o objetivo de

identificação e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no âmbito da

realidade sentida no quotidiano do SF.

Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relações internas existentes no

SF, bem como das relações inter-serviços/gabinetes, em que o referido Serviço

desempenhe funções ativas.

Beja, 15 de Maio de 2012

________________________ ________________________

O Sector Financeiro do IPBeja O GQUAP do IPBeja


6

3. BREVE GLOSSÁRIO

AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO

Documento representativo da autorização de execução do pagamento da

fatura/venda-a-dinheiro, emitido pelo Sector Financeiro.

CABIMENTO

Cativação do valor monetário necessário para despender com a aquisição de

determinado bem ou serviço, no âmbito de qualquer processo de despesa.

CIME

Cadastro e Inventário dos Bens do Estado.

COMPROMISSO

Aceitação dos prossupostos inerentes aos deveres e obrigações de qualquer

processo de despesa perante os fornecedores de bens ou serviços.

Despesas de Consumos

Entende-se por despesas com consumos todas aquelas que ao serem efetuadas

não necessitam de requisição, como sejam: telefones, telemóveis, internet, CTT,

quotas, águas, eletricidade, gás, bem como os restantes encargos das

instalações.

Despesas com Contratos

Entende-se por despesas com contratos, todas aquelas que têm por base a

assinatura de um contrato, como sejam: contratos de manutenção, de limpeza,

de segurança, de assistência técnica, de licenças de software, de “recibos verdes”

(prestadores de serviços). Para além dos vencimentos, os compromissos com o

exterior são os primeiros cabimentos a efetuar no início do ano económico.

Epública

Aplicação Informática utilizada na gestão financeira do Instituto Politécnico de

Beja.


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INE

Instituto Nacional de Estatística.

SIC

Sistema de Informação Contabilística

SIGO

Sistema de Informação de Gestão Orçamental.

DGO

Direcção-Geral do Orçamento.

GPEARI

Gabinete Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais.

DGCI

Direcção Geral de Contribuições e Impostos

INE

Instituto Nacional de Estatística

IEFP

Instituto de Emprego e Formação Profissional


8

4. DOCUMENTAÇÃO

� Circular Série A n.º 1363, da Direção-Geral do Orçamento

Determina as orientações gerais para a elaboração da proposta de orçamento para o ano

seguinte.

� Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de Março

Estabelece as disposições necessárias à Execução do Orçamento de Estado para 2011,

aprovado pela Lei n.º 55-A/2010, de 31 de Dezembro.

� Instruções n.º 1/2004 – 2ª secção do Tribunal de Contas

Estabelece instruções para a organização e das contas abrangidas pelo Plano oficial de

contabilidade Publica e planos sectoriais

� Lei n.º 55-A/2010, de 31 de Dezembro

Aprova o Orçamento de Estado para 2011.

� Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto, com alterações introduzidas pela Lei Orgânica n.º 2/2002, de 28 de Agosto, e pelas Leis n.º 23/2003, de 2 de Julho, n.º 48/2004, de 24 de Agosto, n.º 48/2010, de 19 de Outubro, n.º 22/2011, de 20 de Maio e n.º 52/2001, de 13 de Outubro.

Enquadramento Orçamental - Estabelece as disposições gerais e comuns de

enquadramento dos orçamentos e contas de todo o sector público administrativo

� Portaria n.º 794/2000, de 20 de Setembro

Aprova o Plano Oficial de Contabilidade Pública para o Sector da Educação (POC –

Educação)

� Regulamento (CE) n.º 3605/93, do Conselho, de 22 de Novembro


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5. CIRCUÍTO DA DESPESA 5.1. DESPESAS COM PESSOAL

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1. No início do ano económico, procede-se aos cabimentos anuais com base nos

valores disponibilizados pelo Serviço de Recursos Humanos relativos aos encargos

globais com Remunerações de Pessoal docente e não docente do IPBeja; 2. Os cabimentos anuais são posteriormente aprovados em reunião do Conselho de

Gestão; 3. O SF mantém atualizados os encargos com pessoal de acordo com as informações

fornecidas pelo SRH através do envio das propostas de contratação do Conselho

Técnico Científico (CTC); 4. Mensalmente o SRH envia as folhas de vencimentos para processamento, o SF

regista na aplicação informática Epublica emitindo a autorização de pagamento que

será autorizada/ratificada em Conselho de Gestão;

5. O SRH envia via correio electrónico para o SF o ficheiro de pagamento de

vencimentos, que após conferência com as folhas de vencimento

autorizadas/ratificadas, é enviado para um membro do Conselho de Gestão com

conhecimento à Tesouraria que o ficheiro se encontra conferido, estando preparado

para pagamento;

6. Os descontos sobre remunerações são enviados pelo SRH para o SF, que procede à

comparação com as respetivas folhas de vencimentos;

7. Após conferência são enviados para a Tesouraria para pagamento;

8. A Tesouraria após efetuar o pagamento devolve ao SF todo o processo para arquivo.


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5.2. DESPESAS COM CONSUMOS ��

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1. No início do ano económico, analisam-se os contratos relativos aos consumos

gerais, procedendo-se de seguida aos cabimentos para o ano, com base nos valores

gerais verificados no ano anterior.

2. Os cabimentos são enviados ao Conselho de Gestão para autorizar, regressando de

seguida ao SF onde ficam a aguardar as faturas relativas aos consumos efetivos para

ser debitadas nos respetivos cabimentos;

3. Quando as faturas chegam ao SF, após verificação do SAP, é colocado um carimbo

interno de entrada onde constam os campos para a data e a assinatura;

4. A fatura é processada na aplicação informática (Epública), sucedendo-se a emissão

da respetiva Autorização de Pagamento;

a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é

enviado ao Conselho de Gestão para autorização;

a.2. De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo

pagamento;

a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem

como o restante processo para arquivo;

b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à

Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF;

b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para

ratificação;

b.3. Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo.


13

5.3. DESPESAS COM CONTRATOS 5.3.1. Cabimento/compromisso de contratos

1. Existe uma folha de cálculo em Excel, em permanente atualização, com os

elementos de todos os contratos em vigor no Instituto Politécnico de Beja à data de

1 de Janeiro;

2. Com base na informação recolhida no ponto anterior, é efectuado um cabimento e

posterior compromisso, por cada contrato, até final do ano económico, ou até fim do

período de vigência anual do contrato;

3. Os referidos cabimentos e compromissos, são enviados ao Conselho de Gestão para

ratificação;

4. Sempre que se verifique que um contrato terá o seu término durante o ano

económico, serão efetuados dois cabimentos, um relativo ao contrato que termina

pelo período de vigência do contrato e, outro desde essa data até final do ano

económico, sem entidade adjudicante;

5. Seguidamente o cabimento sem entidade adjudicante será autorizado pelo Conselho

de Gestão;

6. O compromisso deste cabimento só será realizado quando o contrato for renovado

ou quando for assinado o novo contrato.


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5.3.2. Processamento de faturas

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1. As faturas que dizem respeito a contratos são conferidas no SF, com base na

informação disponibilizada no ficheiro Excel onde constam os contratos:

a.1. Caso existam dúvidas na conferência da fatura, é solicitada colaboração

ao Serviço de Aprovisionamento e Património (SAP);

a.2. Depois dos esclarecimentos/conferências efetuadas, é processada a fatura

se estiver em conformidade, senão a mesma é devolvida ao fornecedor

para retificação;

a.3. Depois de processada é emitida a autorização de pagamento;

b.1. Caso não existam dúvidas aquando da realização das conferências, a

fatura é processada e emitida a autorização de pagamento;

2. No que respeita ao pagamento das faturas:




pagamento;

a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como

o restante processo para arquivo;




ratificação;



16

5.4. NOVAS AQUISIÇÕES COM CONVITE + CADERNO DE

ENCARGOS 5.4.1. Situações genéricas oriundas do SAP 5.4.1.1. Com entidade adjudicante


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1. O SAP após identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisição

Interna1 para o SF, onde consta a entidade fornecedora, o tipo de bem ou serviço em

causa e o valor provável da aquisição;

1 Conforme minuta para o efeito.


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2. O SF emite o respetivo cabimento em nome dessa entidade, e envia-o para o

Conselho de Gestão para autorização;

3. Se o processo não for autorizado, é devolvido ao SF para registar a respetiva

anulação e dar conhecimento ao SAP (envio de cópia do cabimento anulado e o

original do processo de aquisição);

4. Se o processo for autorizado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao

SF, para registo do compromisso e emissão da respetiva requisição oficial;

5. Por seu turno, o SF envia todo o processo ao SAP (para expedir a requisição oficial

para o exterior);

6. Após receção e conferência da fatura no SAP, o processo é enviado para o SF tendo

como objetivo o processamento da fatura, bem como a emissão da Autorização de

Pagamento;




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5.4.1.2. Sem entidade adjudicante


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1. Após autorização do Conselho de Gestão para desencadear o processo de aquisição,

o mesmo é remetido para o SAP;

2. O SAP após identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisição

Interna2 (sem referir a entidade), para o SF, onde consta o tipo de bem ou serviço

em causa e o valor provável da aquisição;

3. O SF emite o respetivo cabimento prévio sem mencionar a entidade e envia-o para o

SAP;

4. Após a decisão da adjudicação o SAP remete cópia do relatório e proposta de

requisição definitiva para o SF, os quais retificam o cabimento efetuado

inicialmente (entidade e valor correto); e registo do respetivo compromisso e

emissão da requisição oficial remetendo-a para o SAP (para expedição para o

exterior), NOTA: CASO O VALOR PROPOSTO PARA ADJUDICAÇÃO SEJA SUBSTANCIALMENTE SUPERIOR AO VALOR

QUE SE ENCONTRA CABIMENTADO, A DECISÃO DE ADJUDICAÇÃO ESTARÁ DEPENDENTE DA VERIFICAÇÃO

DA EXISTÊNCIA DE CABIMENTO NO ORÇAMENTO DA INSTITUIÇÃO.

5. De seguida todo o processo é enviado ao Conselho de Gestão para ratificação;

6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao SF, o qual

remete toda a documentação referente ao processo para o SAP, serviço onde fica a

aguardar receção da futura fatura;



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5.4.2. Situações urgentes oriundas do SAP ��

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1. O levantamento da necessidade do bem ou serviço, chega ao SAP com carácter de

urgência;

2. O SAP após identificar o procedimento a aplicar, solicita a um dos membros do

Conselho de Gestão, autorização para o desencadear do procedimento, ato sujeito a

ratificação do Conselho de Gestão;

3. De seguida, o SAP envia uma Proposta de Requisição Interna3, para o SF, onde

consta o tipo de bem ou serviço em causa e o valor provável da aquisição;

4. O SF emite o respetivo cabimento prévio/cabimento e compromisso, facultando

todo o processo ao SAP que por sua vez desencadeia o restante processo de

aquisição;

5. De seguida todo o processo é enviado ao SF que o remete ao Conselho de Gestão

para ratificação;

6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao SF, o qual

remete toda a documentação referente ao processo para o SAP, serviço onde fica a

aguardar receção da futura fatura;



Pagamento;




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ratificação;




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5.4.3. Fundo de Maneio 1. No início do ano é constituído um Fundo de Maneio devidamente autorizado pelo

Conselho de Gestão. Para o efeito é efetuado um cabimento prévio na aplicação

informática Epublica pelo montante autorizado;

2. A Tesouraria envia mensalmente ao SF os documentos de despesa pagos por Fundo de

Maneio. De seguida o SF regista na aplicação informática Epublica todos os processos

de despesa que constituem o Fundo de Maneio;

3. O SF envia ao Conselho de Gestão a documentação paga por de Fundo de Maneio para

ratificação;

4. Posteriormente são devolvidos ao SF para arquivo.

NOTA: EXISTE UM FLUXOGRAMA RELATIVO AO FUNDO DE MANEIO NO MANUAL DE

PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA DO IPBEJA, O QUAL CONSTITUI IMPORTANTE

COMPLEMENTO À INFORMAÇÃO APRESENTADA.


25

6. CIRCUÍTO DA RECEITA

6.1. TRANSFERÊNCIAS DO OE

1. Mensalmente é emitido o Pedido de Libertação de Créditos (PLC) através do sistema

informático da DGO, SIC para a transferência duodecimal de verbas do Orçamento

Geral do Estado, e submete-se através dos Serviços on-line da DGO para aprovação;

2. Após autorização da DGO o PLC é processado através da aplicação informática SIC,

que gera um ficheiro para a transferência da verba autorizada;

3. O SF regista a emissão e a cobrança do PLC na aplicação informática Epublica, que

gera todos os movimentos contabilísticos.

6.2. RECEITAS PRÓPRIAS

1. A fase de lançamento da receita na aplicação informática envolve duas fases: a

liquidação e a cobrança da receita, o SF procede à emissão das receitas (liquidação)

e a Tesouraria executa a cobrança.

a. A “liquidação da receita” tem subjacente a classificação na contabilidade

orçamental (classificação da receita em rubrica da classificação

económica de receitas). Para permitir esta operação que implica a

classificação orçamental e patrimonial (POC-E) é necessário a prévia

parametrização na aplicação informática para preenchimento automático

da conta de proveitos, da conta de terceiros, da taxa de IVA associada e

centro de custo. Após a classificação da receita, a aplicação informática

gera automaticamente os movimentos contabilísticos;

b. A “cobrança de receitas” tem subjacente o registo do recebimento de

fundos de tesouraria. Em função das equivalências com as contas

bancárias e as contas do plano de contas, a aplicação informática gera

automaticamente os movimentos contabilísticos adequados a serem

registados na classe 1 (disponibilidades) e 2 (terceiros), incluindo os

movimentos nas subcontas 25 (devedores pela execução do orçamento).


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6.2.1. Propinas, emolumentos e taxas

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1. Após a receção diária dos documentos de receita impressos pela Tesouraria da

aplicação informática DIGITALIS, o SF procede ao registo na aplicação


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informática Epublica, que consiste na classificação económica e patrimonial das

receitas;

2. De seguida os documentos são enviados para a Tesouraria para registo da cobrança;

3. No final de cada mês os documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o

SF para arquivo.


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6.2.2. Serviços prestados à Comunidade

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1. Após autorização do Conselho de Gestão ou do Sr. Presidente do Instituto Politécnico

de Beja, os processos de prestação de serviços à comunidade são rececionados no SF

que procede à emissão da fatura relativa à prestação de serviços, dando-lhe o

enquadramento adequado em sede do CIVA;

2. O documento original é enviado para o cliente e o duplicado é remetido à Tesouraria

para cobrança e arquivo e procede-se à comunicação via correio eletrónico da emissão

da fatura aos envolvidos e se a data de conclusão da prestação de serviços não for

conhecida, o SF solicita também essa informação;

3. De seguida procede-se ao registo dos encargos inerentes à prestação de serviços na

aplicação Epublica (cabimento) para submissão à autorização/ratificação do Conselho

de Gestão;

4. O SF verifica mensalmente a cobrança de todas as faturas que envolvem colaboração

técnica especializada, a fim de apurar e informar os valores a processar pelo Serviço de

Recursos Humanos;

5. Os SRH remetem de seguida para o SF o processo de encargos de pessoal que segue o

procedimento de processamento e pagamento de vencimentos mensal descrito non

ponto 5.1.

6. A afetação das receitas resultantes das atividades de prestação de serviços à

comunidade será processada do seguinte modo:

6.1. Se as receitas cobradas forem afetas ao departamento ou ao Laboratório para

aquisição de equipamento técnicos, material bibliográfico, formação profissional e

deslocações a eventos de carácter científico, o SF regista o valor no respetivo

centro de controlo e apuramento;

6.2. Se as receitas cobradas forem afetas ao pessoal docente ou não docente envolvido,

procede-se da seguinte forma:

6.2.1. Dedução de despesas inerentes à realização dos serviços;

6.2.2. Sobre o valor remanescente aplicam-se uma taxa de 25% relativa à

Componente Institucional (receita do IPBeja);

6.2.3. Os restantes 75% constituem rendimentos para o pessoal docente ou não

docente envolvido.


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6.2.3. Explorações agrícolas

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1. Se a venda de bens envolver a consulta prévia de vários clientes, o processo de venda é

elaborado no SAP;

1.1. Após, devidamente autorizado pelo Conselho de Gestão ou pelo Sr. Presidente do

IPBeja, o processo de venda é rececionado no SF, que procede à emissão da fatura

dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA;

1.2. O documento original é enviado para o cliente, o duplicado é remetido à Tesouraria

para cobrança e arquivo, e simultaneamente é enviada uma cópia do original para o

SAP.

2. Se a venda de bens ocorrer por proposta apresentada pelo cliente:

2.1. Após, devidamente autorizado pelo Conselho de Gestão ou pelo Sr. Presidente do

IPBeja, o processo de venda é rececionado no SF, que procede à emissão da fatura

e dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA;

2.2. O documento original é enviado para o cliente e o duplicado é remetido à

Tesouraria para cobrança e arquivo.


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6.2.4. Loja CUBO

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1. Após a receção diária dos documentos de receita da Loja Cubo, impressos da aplicação

informática PRIMAVERA, o SF procede ao registo na aplicação Epublica, que consiste

na classificação económica e patrimonial das receitas;


3. No final de cada mês os documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o SF

para arquivo.


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6.3. FINANCIAMENTO DE PROJECTOS

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1. Após a aprovação de um novo projeto o Gabinete de Projetos envia ao SF um mapa de

enquadramento contabilístico;

2. Procede-se à elaboração de documento interno com informação necessária para efetuar

os movimentos contabilísticos relativos ao financiamento aprovado e registam-se na

aplicação informática os respetivos movimentos contabilísticos;

3. De seguida é elaborado um documento interno relativo aos registos do crédito especial

para o ano civil na ótica da contabilidade orçamental;

4. Durante a execução do projeto e após a comunicação da Tesouraria relativa ao

recebimento da verba na conta bancária, o Gabinete de Projetos identifica o respetivo

projeto e envia-o para o SF;

5. O SF procede ao registo emitindo a Guia de Receita através da aplicação informática

Epublica, que consiste na classificação económica e patrimonial das receitas;


7. Após a cobrança dos documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o SF

para arquivo.


35

7. PROPOSTA DE ORÇAMENTO � ��

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36

1. A Circular Série A da Direção Geral do Orçamento (DGO) determina as orientações

gerais para a elaboração da proposta de orçamento para o ano seguinte;

2. Após a respetiva publicação, é remetida para o SRH para elaboração dos encargos

previstos com pessoal docente e não docente para o ano seguinte;

3. O valor relativo às transferências do Orçamento Geral do Estado só é conhecido através

da comunicação do GPEARI, pelo que há sempre necessidade de aguardar pela mesma;

4. De seguida é solicitado ao Gabinete de Projetos a previsão de receita e despesa dos

projetos aprovados e que serão executados no ano seguinte;

5. É também solicitado ao Sector Académico o número de alunos previstos para o ano

seguinte, o que inclui os alunos que irão progredir para o 2º, 3º e 4º ano, os alunos de

mestrado, e o número de vagas disponíveis em todos os níveis de ensino (CET’s,

Mestrados, e 1º ciclo);

6. Após a recolha da informação solicitada ao Sector Académico é calculado o valor

previsível de receita de propinas com base na previsão de alunos para o ano letivo

seguinte;

7. São realizadas reuniões com o Conselho de Gestão para determinação do valor real

(ajustado ao mais próximo possível) da previsão do número de alunos;

8. O SF procede ao levantamento de todas as receitas relativas a prestações de serviços à

comunidade, loja cubo, laboratórios e venda de bens das explorações agrícolas, para

estimar o valor médio previsível para o ano seguinte;

9. Da mesma forma o SF procede ao levantamento de todos os contratos existentes no

IPBeja para cálculo do valor médio estimado de encargos com os compromissos

previstos;

10. O SF elabora um documento interno de cálculo médio dos consumos para estimativa

dos consumos anuais previstos para o ano seguinte, ajustado às alterações que já são

conhecidas, como por exemplo alteração da taxa do IVA;

11. Após a recolha da informação junto do Serviço de Recursos Humanos, Gabinete de

Projetos e Sector Académico, o SF elabora mapas onde é sintetizada toda a informação;

12. São preparados mapas de análise financeira para permitir estimar o valor de receita e

despesa por fonte de financiamento;


37

13. Quando o valor relativo a transferências do Orçamento Geral do Estado for

comunicado, realizam-se reuniões com o Conselho de Gestão no sentido de ajustar a

proposta de orçamento;

14. Após a elaboração de todos os trabalhos preparatórios com vista à apresentação da

proposta de orçamento, o SF procede ao preenchimento dos mapas constantes da

Circular Série A da DGO que compõem a Proposta de Orçamento;

15. Após o preenchimento dos mapas, são submetidos via Correio eletrónico para o Sr.

Presidente do IPBeja para assinatura digital na “Declaração de Conformidade”;

16. Após a assinatura digital o Sr. Presidente do IPBeja devolve ao SF todo o processo da

proposta de orçamento para o ano seguinte;

17. O SF preenche os formulários através da aplicação informática SOE – SIGO da DGO,

que dão origem aos mapas relativos à proposta de orçamento;

18. Após executar a opção “fecho do orçamento” é gerado pela aplicação informática SIGO

o mapa definitivo da proposta de orçamento;

19. Posteriormente o SF submete através do site DGO- ON LINE a proposta de orçamento

composta pelo mapa definitivo, declaração de conformidade, mapa de pessoal docente e

não docente e outros documentos que são considerados importantes;

20. A DGO confirma a receção da proposta do orçamento para o ano seguinte e valida-o;

21. A proposta de orçamento é aprovada em sessão da Assembleia da República.


38

8. PRESTAÇÃO DE CONTAS

O Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de Março, estabelece as disposições necessárias à

execução do orçamento de Estado para 2011, aprovado pela lei n.º 55 – A/2010, de 31 de

Dezembro, no Art. 44º define os deveres de prestação de informação, onde se lê:

1- Os Serviços e Fundos Autónomos são responsáveis por proceder ao registo de

informação sobre a execução orçamental no suporte informático definido pela

DGO, nos ternos dos números seguintes:

2- Mensalmente até ao dia 10 do mês seguinte ao qual a informação se reporta,

registam:

a. As contas da execução orçamental de acordo com os mapas n.º 7.1 –

“Controlo orçamental – Despesa”, e 7.2 – “Controlo orçamental – Receita”,

do POCP ou planos sectoriais e os balancetes analíticos evidenciando as

contas até ao 4º grau de desagregação;

b. Todas as alterações orçamentais de acordo com os mapas n.º 8.3.1.1,

“Alterações orçamentais – Despesa”, e 8.3.1.2, “Alterações orçamentais –

Receita”, do POCP ou planos setoriais.

3- Trimestralmente, até ao dia 10 do mês seguinte ao fim do trimestre prestam

informação sobre as operações de financiamento, nomeadamente, empréstimos e

amortizações efetuadas, bem como as previstas até ao final de cada ano.

4- Trimestralmente, até ao dia 30 do mês seguinte ao fim do trimestre, procedem:

a. Ao envio do relatório da execução orçamental, elaborado pelo competente

órgão fiscalizador ou, na sua falta, pelo respetivo órgão de gestão;

b. À previsão da execução orçamental para o conjunto do ano, incluindo a

previsão de despesas de anos anteriores a suportar;

c. À indicação da situação de dívida e dos ativos expressos em títulos da divida

emitidos pelas administrações públicas, avaliadas ao valor nominal de

acordo com o Regulamento (CE) n.º 3605/93, do Conselho, de 22 de

Novembro.

No n.º 1 do art. 46º do mesmo diploma legal determina que:


39

“Os serviços integrados e os serviços e fundos autónomos são responsáveis por proceder

mensalmente ao registo da informação sobre os encargos assumidos e não pagos, incluindo

o saldo da divida inicial, o movimento mensal e o saldo da dívida a transitar para o mês

seguinte, no suporte informático da DGO, até ao dia 15 do mês seguinte a que se reporta.”

8.1. EXECUÇÃO MENSAL INFORMAÇÃO A REPORTAR PRAZO LIMITE DISPOSIÇÃO DO DL

EXECUÇÃO ORÇ

Deslocações em território nacional e estrangeiro - DGO Dia 15 do mês seguinte N.º 2 do art.º 31º

Atualização da execução física do PIDDAC - DGO Último dia útil do mês

Encargos assumidos e não pagos - DGO Dia 15 do mês seguinte N.º 1 do art.º 46º

Informação relativa a Encargos Plurianuais - DGO Permanente N.º 3 do art.º 12º

Contas de execução orçamental- DGO Dia 10 do mês seguinte Alínea a) do n.º 2 do

art.º 44º

Balancete analítico - DGO Dia 10 do mês seguinte Alínea a) do n.º 2 do

art.º 44º

Alterações orçamentais - DGO Dia 10 do mês seguinte Alínea b) do n.º 2 do

art.º 44º

Informação relativa à Unidade de Tesouraria - DGO Dia 15 do mês seguinte N.º 1 do art.º 26º

Informação sobre operações ativas de financiamento -

DGO

Dia 10 do mês seguinte Alínea b) do n.º 1 do

art.º 25º

Encargos com remunerações - GPEARI Dia 4 do mês seguinte

Informação sobre o encerramento Projeto IEFP 15 dias após a fim do Projeto

Declaração recapitulativa do IVA - DGCI Dia 20 do mês seguinte


40

8.2. EXECUÇÃO TRIMESTRAL INFORMAÇÃO A REPORTAR PRAZO LIMITE DISPOSIÇÃO DO

DL EXECUÇÃO

ORÇ

Atualização da execução física do PIDDAC -

DGO

Dia 15 do mês seguinte após o trimestre

Informação relativa aos Fluxos Financeiros

para as Autarquias Locais - DGO

30 do mês seguinte ao fim do trimestre

CGA – Demonstração Financeira - DGO 30 do mês seguinte ao fim do trimestre

Relatório de execução orçamental - DGO 30 do mês seguinte ao fim do trimestre Alínea a) do n.º 4 do

art.º 44º

Previsão de execução orçamental para o ano -

DGO

30 do mês seguinte ao fim do trimestre Alínea b) do n.º 4 e

n.º 7 do art.º 44º

Situação da dívida sobre ativos - DGO 30 do mês seguinte ao fim do trimestre Alínea c) do n.º 4 do

art.º 44º

Informação relativa à execução de Projectos

IEFP

Dia 30 do mês seguinte ao trimestre

Declaração Periódica do IVA - DGCI Até 15 de Maio – 1º Trimestre

Até 15 de Agosto – 2º Trimestre

Até 15 de Novembro – 3º Trimestre

Até 15 de Fevereiro do ano seguinte – 4º

Trimestre


41

8.3. EXECUÇÃO ANUAL

INFORMAÇÃO A REPORTAR PRAZO LIMITE DISPOSIÇÃO DO DL

EXECUÇÃO ORÇ

Atualização da execução física do PIDDAC - DGO Prestação de Contas – 29 de

Fevereiro de 2012

Prestação de contas do exercício - DGO 15 de Maio de 2011 N.º 6 art.º 44º

Informação sobre rácio de auto financiamento 15 de Maio de 20 N.º 6 art.º 44º

Informação necessária à aferição do cumprimento da

regra do equilíbrio - DGO

2 de Maio de 2011 art.º 25 da Lei do

Enquadramento

Orçamental

Informação Empresarial Simplificada – (IES) - DGCI 16 de Setembro do ano

seguinte

Modelo 10 – IRS - DCGI 28 de Fevereiro do ano

seguinte

Modelo 25 - DGCI 28 de Fevereiro do ano

seguinte

Modelo 30 – DGCI 31 de Julho do ano seguinte

Informação sobre receita cobrada de propinas descrita

por nível de formação e ano lectivo- GPEARI

Até 20 de Julho – 1º

semestre

Até 20 de Janeiro – 2º

semestre

Documentos de prestação de contas – Balanço e

Demonstração de Resultados - INE

Maio do ano seguinte

Informação sobre os principais credores do Estado –

Tribunal de Contas

Junho do ano seguinte

Informação sobre património Financeiro público –

Tribunal de Contas

28 de Fevereiro do ano

seguinte

Prestação de Contas – Conta de Gerência – Tribunal de

Contas

15 de Maio do ano seguinte


42

9. CONTA DE GERÊNCIA

1. Considera-se “fim do exercício” o dia 31 de Dezembro de cada ano para a

contabilidade patrimonial e o 31 de Dezembro acrescido do período complementar

para a contabilidade orçamental;

2. Nos trabalhos preparatórios deve ter-se em conta os princípios contabilísticos, os

critérios de valorimetria e os lançamentos de regularização enunciados no POC –

Educação;

3. Os modelos e as regras para a elaboração dos documentos de prestação anual de

contas devem obedecer ao POC – Educação e à Resolução do tribunal de Contas;

4. O relatório de gestão deve incluir indicadores sobre informação da situação

económica, financeira, patrimonial, orçamental e de execução de projetos de

investimento;

5. De acordo com o POC – Educação procederá anualmente à consolidação de contas

integrando as contas da entidade que constituem o grupo público;

6. As contas consolidadas são objeto de certificação legal de contas.

9.1. TRABALHOS PREPARATÓRIOS DE APURAMENTO E

REGULARIZAÇÃO DE CONTAS

1. Para permitir a elaboração do Balanço, Demonstração de Resultados e anexos é

necessário preparar:

1.1. O inventário geral as existências e o apuramento das existências finais e dos custos

das matérias consumidas e das mercadorias vendidas;

1.2. O inventário do imobilizado;

1.3. O cálculo do montante das amortizações;

1.4. As operações relativas ao cumprimento do princípio da especialização dos

exercícios, nomeadamente:

1.4.1. Cálculo e registo dos custos diferidos referentes às despesas ocorridas no

exercício e cujos custos devem ser reconhecidos nos exercícios seguintes –

Prémios de Seguros, Contratos e outros custos;


43

1.4.2. Cálculo e registo dos acréscimos de custos a reconhecer no exercício,

cuja despesa só vem a incorrer no exercício seguinte – Consumo de Água,

energia, telefone, telemóveis, remunerações e respectivos encargos por

motivo de férias, relativas ao exercício.

1.4.3. Registo do reconhecimento do proveito referente a todos os projectos em

execução.

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9.2. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

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1. O SF elabora a conferência de todos os saldos das contas patrimoniais para a elaboração

dos mapas de prestação de contas;

2. É recolhida informação junto do Serviço de Recursos Humanos relativa à relação de

acumulação de funções;


44

3. É recolhida junto do Setor de Aprovisionamento e Património informação relativa ao

valor do imobilizado e respectivo valor das amortizações que permita o preenchimento

dos mapas constantes no POC - E; a informação necessária para o preenchimento dos

mapas 8.3.2.1 – “Contratação administrativa – Situação dos Contratos” e 8.3.2.2 –

Contratação administrativa – formas de adjudicação”, e mapa síntese dos bens

inventariados – F4.

4. É recolhida informação junto do Serviço de Planeamento e Desenvolvimento

Estratégico relativa à caracterização da entidade;

5. É recolhida informação junto do Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos

relativa às normas de controlo interno;

6. Após a recepção da informação solicitada nos números anteriores, o SF compila o

dossier a enviar para o Tribunal de Contas juntamente com todos os instrumentos de

prestação de contas elaborados neste sector,

7. A Conta de Gerência é enviada para apreciação do Conselho de Gestão a fim de ser

elaborado o Relatório de Gestão e a respectiva Acta de aprovação,

8. Após aprovada, a Conta de Gerência é enviada para o Fiscal Único com o intuito de

emissão de relatório e parecer de certificação legal de contas.

9. Após a emissão da certificação legal de contas, o SF remete a Conta de Gerência para o

Tribunal de Contas e para a DGO.

10. ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE

CONTAS

1. São documentos de prestação anual de contas:

1.1.1. Documentos informativos da situação financeira e patrimonial:

1.1.1.1.Balanço

1.1.1.2.Anexos ao Balanço

1.1.1.3.Fluxos de Caixa

1.1.1.4.Empréstimos

1.1.2. Documentos informativos da situação económica:

1.1.2.1.Demonstração de Resultados

1.1.2.2.Anexos à Demonstração de Resultados


45

1.1.2.3.Mapas de Custos

1.1.3. Documentos informativos da execução orçamental:

1.1.3.1.Controlo Orçamental da Despesa

1.1.3.2.Controlo Orçamental da Receita

1.1.4. Operações de Tesouraria

1.1.5. Caracterização da Entidade

1.1.6. Contratação Administrativa

1.1.7. Balanço Social

1.1.8. Relatório de Gestão

1.1.9. Ata da Reunião em que foi discutida a conta

1.1.10. Síntese das Reconciliações Bancárias

1.1.11. Relação Nominal dos Responsáveis

2. São documentos de prestação de contas consolidadas:

2.1. Relatório de contas consolidado

2.2. Balanço consolidado

2.3. Demonstração de Resultados consolidada

2.4. Anexos às demonstrações financeiras consolidadas


46

ANEXOS


47

ANEXOS: FATURA ORIGINAL / DUPLICADO;

RECIBO ORIGINAL / DUPLICADO;

NOTA DE CRÉDITO ORIGINAL / DUPLICADO;

FATURA/RECIBO ORIGINAL / DUPLICADO;

GUIA DE RECEITA;

RECIBO;

NOTA DE CRÉDITO;

RESTITUIÇÕES E REEMBOLSOS;

REGISTOS CONTABILÍSTICOS;

CABIMENTO PRÉVIO;

CABIMENTO;

AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO;

PAGAMENTO;

AUTORIZAÇÃO DE DESPESA PARA VENCIMENTOS;

CABIMENTO;

AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO DE VENCIMENTOS;

PAGAMENTO DE VENCIMENTOS.

manual de procedimentos sector financeiro

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