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REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

Manual de

Procedimentos

ADE 2015, Ensino Primário



Programa

Apoio Directo às Escolas

2015

Manual de Procedimentos

Ensino Primário

== Dezembro de 2014 ==

Ficha Técnica:

© 2014 Ministério da Educação, Moçambique

Título: Manual de Procedimentos

Programa de Apoio Directo às Escolas (ADE), 2015

Ensino Primário

Texto: Ministério da Educação

Redacção: Ministério da Educação

Para esclarecimento de dúvidas resultantes da interpretação do presente manual e outros

aspectos inerentes ao programa, os intervenientes do processo educativo podem entrar em

contacto com as DPECs ou o MINED através do seguinte endereço:

Ministério da Educação

Programa de Apoio Directo às Escolas

Av. 24 de Julho, nº 167

Caixa Postal nº 34, Maputo, Moçambique.

Telefone: 21 480 700 / 21 491 314

Fax: 21 492 196 / 21 490 979 / 21 492 973

Email: [email protected]

Website: www.mined.gov.mz/PROGS/ADE

mailto:[email protected]

http://www.mined.gov.mz/

ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS i

Tolerância Zero à Corrupção!

Alunos, Pais e Encarregados de Educação, Professores, Gestores

e todos os interessados numa educação justa e de qualidade:

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Garantimos confidencialidade.

Contactos: Linha Verde (Gratuita): 800 480 700

Telefones: 21 480 700 / 21 490 268

Fax: 21 492 196 / 21 490 979

Cell: 82 305 5714

Email: [email protected]

Contactos das Inspecções Provinciais de Educação e Cultura:

Niassa 27 121 192 Cabo Delgado 27 221 254 / 27 228 009 Nampula 26 217 389 Zambézia 24 216 357 Tete 25 223 759 Manica 25 124 692 Sofala 23 320 235 Inhambane 29 330 328 Gaza 28 222 718 Maputo Província 21 724 380 Maputo Cidade 21 311 639 / 21 328 887

mailto:[email protected]

ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS i

Índice

Introdução ........................................................................................................................ 1

Os objectivos do programa ADE.................................................................................... 3 1

1.1 Historial do programa .................................................................................................. 3

1.2 Tipo da despesa (o que se pode comprar) ................................................................... 3

1.2.1 Lista de materiais e serviços elegíveis ............................................................. 3

1.2.2 Aquisição ao critério das escolas (não mais do que 20%) ............................... 4

1.2.3 Despesas não elegíveis ..................................................................................... 4

1.3 Aplicação dos fundos (o que será comprado) .............................................................. 4

1.4 Componente de protecção social................................................................................. 5

1.4.1 Despesas elegíveis para alunos vulneráveis .................................................... 5

1.4.2 Financiamento adicional para as escolas localizadas nos distritos com

elevadas taxas de prevalência de HIV e SIDA e de insegurança

alimentar .......................................................................................................... 5

Transferência dos fundos para as escolas ..................................................................... 9 2

2.1 Documentos de apoio .................................................................................................. 9

2.2 Alocação dos fundos para cada instituição envolvida ................................................. 9

2.3 Divulgação da informação .......................................................................................... 10

2.4 Entrega dos fundos às instituições (os desembolsos) ................................................ 10

2.4.1 Alguns aspectos que deverão ser observados na disponibilização de

fundos às escolas ........................................................................................... 11

2.5 Fundos não utilizados ................................................................................................. 12

Execução do programa ao nível da escola ................................................................... 13 3

3.1 Divulgação da informação .......................................................................................... 13

3.2 Comissões de gestão do ADE ..................................................................................... 13

3.3 As regras de aquisição ................................................................................................ 14

3.4 Pagamento criterioso das despesas ........................................................................... 14

3.5 Fixação do valor de transporte................................................................................... 15

3.6 Entrega dos materiais ................................................................................................. 15

Instrumentos de gestão e controlo ............................................................................. 17 4

4.1 Mapas de entrega de valores (Mapas 1a, 1b e 2) ...................................................... 17

4.1.1 Mapa de entrega de valores às escolas (Mapa 1a) ........................................ 17

4.1.2 Mapa de descrição dos materiais e serviços elegíveis (Mapa 2) ................... 17

4.1.3 Mapa de entrega de valores aos Coordenadores das ZIPs (Mapa 1b) .......... 18

4.2 Mapas de prestação de contas (Mapas 3a, 3b, 3c, 3d, 3e, 4 e 5) .............................. 18

4.2.1 Ao nível da escola (Mapas 3a, 3b, 4 e 5) ........................................................ 18

4.2.2 Ao nível da ZIP (Mapa 3c) ............................................................................... 19

ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS ii

4.2.3 Ao nível do SDEJT (Mapas 3d e 3e) ................................................................ 19

Prestação de contas dos fundos do programa ADE ..................................................... 21 5

5.1 Escolas ......................................................................................................................... 21

5.2 Os Coordenadores das ZIPs ........................................................................................ 22

5.3 Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJT) ................................. 22

5.4 Direcção Provincial de Educação e Cultura ................................................................ 23

Os papéis dos vários actores na gestão do ADE ........................................................... 25 6

6.1 Ministério da Educação (MINED) ................................................................................ 25

6.2 Direcções Provinciais de Educação e Cultura (DPECs) ................................................ 25

6.3 Serviços Distritais de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJTs) ............................ 25

6.3.1 Responsabilidades .......................................................................................... 25

6.3.2 Existência do ponto focal distrital .................................................................. 26

6.4 Zonas de Influência Pedagógica (ZIPs) ........................................................................ 26

6.5 Escolas ......................................................................................................................... 26

6.5.1 O papel do Conselho da Escola ....................................................................... 27

6.5.2 Comunidade ................................................................................................... 27

Anexos ............................................................................................................................ 29

Mapa 1.a: Entrega de Valores às Escolas (Primeira Tranche)

Mapa 1.b: Entrega de Valores aos Coordenadores das ZIPs (Tranche Única)

Mapa 2: Descrição dos materiais e serviços elegíveis

Mapa 3.a: Registo dos materiais e serviços adquiridos e respectivo valor

Mapa 3.b: Registo das despesas ao critério das escolas (20%)

Mapa 3.c: Registo das despesas realizadas pelo Coordenador da ZIP

Mapa 3.d: Registo das despesas realizadas pelo SDEJT

Mapa 3.e: Registo dos valores devolvidos ao orçamento

Mapa 4: Lista comprovativa da distribuição de material aos alunos

Mapa 5: Mapa de controlo de stocks

ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS 1

Introdução

A educação é um direito humano e indispensável para o desenvolvimento do País e o com-

bate à pobreza. A missão do Ministério da Educação (MINED) é a criação de um Sistema

Educativo justo, inclusivo, eficaz e eficiente, onde os alunos obtenham as competências fun-

damentais para o seu futuro desenvolvimento.

Foram registados grandes progressos: existem escolas em todos os pontos do País e, cada

ano, a quase totalidade das crianças entre os 6 e 12 anos matricula-se nas escolas. O grande

desafio de todos nós, políticos, administradores, educadores, pais e alunos, é assegurar que

as crianças não só ingressem na escola mas que também a frequentem todos os dias e

aprendam as competências cruciais de leitura, escrita e cálculo.

Para criar nas escolas as condições necessárias para um ambiente escolar propício para a

aprendizagem são disponibilizados, anualmente, professores, livros e recursos financeiros.

Através do Programa Apoio Directo às Escolas (ADE) são canalisados recursos financeiros

adicionais às escolas.

O primeiro objectivo do ADE é melhorar as condições de ensino e aprendizagem através da

disponibilização de fundos às escolas para a aquisição de materiais e serviços diversos com

enfoque no material didáctico para o aluno e para a escola. O segundo objectivo do ADE é

reforçar a gestão escolar através de um maior envolvimento da comunidade e dos Conselhos

de Escola na aplicação dos recursos da escola.

O ADE tem ainda por objectivo contribuir para a retenção dos alunos através do apoio aos

alunos mais carentes (material escolar, pastas, fardamento, etc.).

Os fundos do ADE abrangem todas as escolas primárias públicas e estão inscritos no orça-

mento do Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJT) ou da Direcção Pro-

vincial de Educação e Cultura (DPEC) para o caso das escolas das cidades capitais de provín-

cia. Os fundos deverão ser movimentados do orçamento para a conta bancária do SDEJT e,

subsequentemente, canalizados às escolas e aos Coordenadores das Zonas de Influência

Pedagógica (ZIPs).

O valor para cada escola é determinado pelo número de alunos e de turmas existentes de

acordo com a informação estatística mais recente (2014). As escolas localizadas em distritos

com alta prevalência de HIV e SIDA e de alta insegurança alimentar recebem um valor adici-

onal por aluno.

A utilização dos fundos e a prestação das contas é primeira responsabilidade do Director da

Escola. O Conselho de Escola, sendo um órgão importante para o correcto funcionamento da


escola, deve verificar e aprovar a lista de materiais e serviços a adquirir assim como os pro-

cessos de prestação de contas, ou seja, a despesa.

As DPECs, os SDEJTs e os Coordenadores das ZIPs têm um papel importante no acompanha-

mento e monitoria do programa. Para facilitar este trabalho, cada Coordenador de ZIP e

SDEJT recebe um montante por escola na sua área respectiva.

Existem dois documentos orientadores para este Programa:

O Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola, por província, onde são

listadas todas as instituições que beneficiam do programa e os respectivos valores

atribuídos;

Este Manual de Procedimentos que apresenta os mecanismos e procedimentos sobre

a divulgação, aplicação, gestão e prestação de contas dos fundos alocados a cada ins-

tituição participante: Escolas, ZIPs, SDEJTs e DPECs.

Para o alcance dos objectivos pelos quais foi criado o programa, é importante que os gesto-

res aos vários níveis (MINED, DPECs, SDEJTs, ZIPs e Escolas), e outros intervenientes no pro-

cesso educativo sejam vigilantes e garantam a transparência na execução deste fundo.

Deste modo impõe-se a observância integral dos procedimentos contidos neste Manual de

Procedimentos como forma de evitar eventuais constrangimentos susceptíveis de compro-

meter o programa.


Os objectivos do programa ADE 1

1.1 Historial do programa

O programa ADE foi introduzido em 2003, com o objectivo principal de colocar fundos direc-

tamente nas escolas primárias do 1º grau (EP1) para a aquisição de materiais básicos de

apoio ao processo de ensino-aprendizagem, tais como lápis, esferográficas, cadernos, mate-

rial de leitura complementar, etc..

Em 2004/2005, foi introduzido a componente de saúde escolar e HIV e SIDA e o projecto de

apoio às Crianças Órfãs e Vulneráveis com a perspectiva de evitar a exclusão dos alunos mais

vulneráveis em alguns distritos seleccionados.

O ADE foi a primeira experiência de descentralização de fundos e da sua gestão através dos

Conselhos de Escola, como responsável, a par do Director da Escola, pela boa aplicação e

utilização dos fundos.

Hoje em dia, o programa abrange todas as escolas primárias públicas (EP1, EP2 e EPCs), e a

lista de material elegível inclui materiais de apoio ao processo de ensino-aprendizagem, ma-

teriais de registo académico e administrativo, materiais para desporto escolar, apoio social

aos alunos desfavorecidos, material de higiene e limpeza e materiais para a manutenção da

escola em geral.

1.2 Tipo da despesa (o que se pode comprar)

Os fundos colocados nas escolas através do ADE têm como objectivo principal contribuir

para um ambiente seguro e saudável nas escolas, em que os alunos e professore têm vonta-

de e oportunidade de aprender e ensinar.

Os fundos continuarão a ser usados recorrendo-se a duas modalidades, como sejam:

Aquisição baseada na lista de material e serviços elegíveis (80% ou mais do valor total

alocado à escola);

Aquisição ao critério das escolas (não mais do que 20% do valor total alocado à esco-

la).

1.2.1 Lista de materiais e serviços elegíveis

O material da lista pré-definida (veja Tabela 1) enquadra-se nas seguintes categorias:

Material escolar para os alunos;

Material didáctico para a sala de aula;

Material de registo académico e administrativo, incluindo a despesa com a realização

dos exames;


Material desportivo;

Material para a produção escolar;

Materiais de higiene e limpeza;

Materiais para pequenos reparos;

Mobiliário e equipamento;

Material de apoio social;

Serviços de Assistência Técnica e de Manutenção.

Em conformidade com o objectivo principal do ADE, o enfoque da lista é no material escolar

(material para os alunos, didáctico e de registo académico), incluindo materiais para despor-

to escolar e produção escolar.

Ao mesmo tempo, há outros aspectos que influenciam a aprendizagem na sala de aula como

por exemplo as condições físicas da escola. Para que os alunos possam aprender, um ambi-

ente saudável e seguro é crucial. Neste contexto são igualmente listados materiais para ma-

nutenção, higiene e limpeza da escola.

1.2.2 Aquisição ao critério das escolas (não mais do que 20%)

Além da aquisição dos materiais da lista, as escolas podem utilizar até 20% do valor total

alocado à escola para o pagamento de despesas de forma livre. O objectivo desta modalida-

de é de permitir a inclusão de algumas necessidades não cobertas na lista de material elegí-

vel desde que tragam uma mais-valia para as instituições.

NB: Os valores disponibilizados pelo ADE não são suficientes para assegurar grandes inves-

timentos, como por exemplo, para que as escolas tenham água potável. Mas, podem ga-

rantir o pagamento de pequenas despesas relacionadas com alguns materiais afins.

1.2.3 Despesas não elegíveis

É proibido usar os fundos do ADE para financiar as seguintes despesas:

Despesas com pessoal;

Encargos sociais, festividades e comemorações (escolares);

Despesa de funcionamento (luz, telefone, aluguer de viaturas, taxas de qualquer na-

tureza, combustíveis, materiais para a manutenção de veículos e transportes).

1.3 Aplicação dos fundos (o que será comprado)

As necessidades das escolas vão muito para além do que os fundos disponibilizados permi-

tem realizar. Assim, é importante um processo transparente e participativo para definir o

que é mais importante e assegurar que as compras respondem a estas prioridades.


Idealmente, o ponto de partida deve ser o plano de desenvolvimento da escola que define as

prioridades para os próximos anos. Na base desse plano, a escola deve elaborar um plano de

aquisições (uma lista de compras) que define as necessidades para o ano em curso para ga-

rantir a sua operacionalização.

Para assegurar a transparência e participação no processo, o plano de aquisições deve ser

apresentado e aprovado pelo Conselho da Escola.

1.4 Componente de protecção social

A pobreza tem sido uma das causas principais para a não participação ou retenção dos alu-

nos nas escolas.

Assim, foi introduzido, a partir de 2011, um financiamento adicional para as escolas em al-

guns distritos do país com o objectivo principal de assegurar a participação dos alunos mais

vulneráveis na escola. As escolas, com este financiamento adicional, podem comprar mais

materiais para benefício dos alunos mais carentes, aliviando deste modo os pais ou encarre-

gados de educação com a despesa indirecta da educação do seu filho, pelo menos parcial-

mente.

É importante referir que todas as escolas, e não só as escolas que recebem financiamento

adicional, podem usar os fundos do ADE para dar apoio social às crianças mais vulneráveis.

1.4.1 Despesas elegíveis para alunos vulneráveis

No contexto da componente de protecção social às crianças mais vulneráveis são autoriza-

das as seguintes despesa em benefício dos alunos mais carentes:

Kit de material escolar (conjunto de materiais essenciais que o aluno deve ter, nome-

adamente cadernos, lápis, lápis de cor, borracha, afiador, esferográfica, régua, es-

quadros, transferidor, etc., variando de acordo com a classe frequentada pelo aluno);

Pasta escolar;

Rede mosquiteira;

Cantil e galão de água (20L);

Calçado (sapatos ou sapatilhas);

Uniforme escolar/roupa;

Kit de higiene individual (pasta e escova de dentes, pente, sabão e pensos higiénicos).

1.4.2 Financiamento adicional para as escolas localizadas nos distritos com

elevadas taxas de prevalência de HIV e SIDA e de insegurança ali-

mentar

Ainda, no contexto da componente de protecção social, alguns distritos que apresentam um

elevado índice de prevalência do HIV e SIDA e de alta insegurança alimentar, beneficiam de


financiamento adicional. Para as escolas localizadas nestes distritos, a alocação por aluno é

mais alta do que nas restante escolas.

Quadro 1: Distritos que recebem um valor adicional na base dos critérios de alta prevalência de HIV e Sida e de alta insegurança alimentar

Província Distritos

Niassa Cuamba, Mecula e Nipepe.

Cabo Delgado Ibo, Mocímboa da Praia e Palma.

Nampula Nacarôa, Malema e Memba.

Zambézia Chinde, Lugela, Mopeia e Inhassunge.

Tete Angónia, Cahora Bassa, Mágoé, Mutarara e Changara.

Manica Guro, Tambara e Machaze.

Sofala Búzi, Caia, Chemba e Machanga.

Inhambane Govuro, Mabote, Homoíne, Jangamo, Massinga, Funhalouro e Panda.

Gaza Guijá, Chibuto, Chicualacuala, Chókwe, Massingir, Chigubo, Mabalane e

Massangena.

Maputo Magude, Matutuíne e Moamba.


Tabela 1: Lista de materiais e serviços elegíveis para aquisição

Material didáctico Material de registro académico e administrativo

Material desportivo Material para pequenos reparos

Material para a produção escolar

Mobiliário, equipamento e outros materiais/serviços

Lápis (de cor) Papel de fotocópia Bolas de diversas modalidades

Lâmpadas e armaduras Enxadas Rolos plásticos para a cobertura de salas de aulas Borrachas Papel químico Tomadas/fichas eléctricas Sementes

Afiadores Pastas de arquivo Rede de Voleibol Interruptores Ancinhos Estantes para livros Esferográficas Furadores Pregos Regadores Cacifos Réguas Agrafadores Fechaduras Mangueiras Carteiras Cadernos (de exercício) Agrafos Dobradiças Pá Cadeiras

Sebentas Fita-cola Apoio social

Parafusos Agulhas para crochet e tricô

Bancos

Papel de lustro e vegetal Carimbos Reguladores Computadores

Cartolinas Correctores Kit de material escolar Tranquetas Linha de crochet Assistência Técnica e manutenção de equipamento Tesouras Livros de turma, de ponto Pasta escolar Vidros, massa para vidros Lã

Cola / bostick Processo do aluno Rede mosquiteira Redes mosquiteiras Máquina de escrever Tinha da china, aguarelas, guaches, pincéis

Caderneta do aluno Galão de água

Toner e tinteiros para impressoras e fotocopiadoras Caderneta de desempenho

pedagógico Cantil de água

Giz, apagadores, quadro preto Sapatos/sapatilhas Esteiras para a sala de aula

Regras, esquadros, transferidores e compassos para o quadro preto

Livros de notas do professor

Uniforme escolar e/ou roupa

Provisão de água potável Despesa de deslocação

Livro de matrícula Kit de higiene individual

Sólidos geométricos (caixa métrica) Despesa com a realização dos exames

Gramáticas Material de higiene e limpeza

Dicionários (língua portuguesa e inglesa)

Vassouras

Máquinas calculadores Creolina Globos Baldes Tabuadas Mapas didácticos Quadro silábico


Transferência dos fundos para as escolas 2

2.1 Documentos de apoio

Para a implementação do programa ADE em 2015 foram produzidos dois manuais de apoio:

O presente Manual de Procedimentos, que explica os procedimentos para o uso dos

fundos do ADE e inclui os formulários (mapas) para a sua gestão e prestação das con-

tas;

O Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola, por província, onde

consta a relação de todas as escolas públicas e os respectivos valores alocados, bem

como os valores atribuídos aos Coordenadores das ZIPs e aos SDEJTs para a divulga-

ção, gestão, monitoria e supervisão do programa.

2.2 Alocação dos fundos para cada instituição envolvida

O MINED define um valor global para o programa ADE num determinado ano, em função dos

fundos disponíveis para o sector. Na base dos parâmetros reflectidos no Quadro 2, um valor

é alocado para cada escola, Coordenador de ZIP e SDEJT (para mais detalhes, veja o Manual

de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola).

Quadro 2: Os parâmetros para o ADE 2015, para as escolas do Ensino Primário (valores em Meticais)

Valor (MT)

Valor base por aluno: 88,00

Valor adicional por aluno: 40,00

Valor base por turma: 198,00

Valor mínimo por escola: 17.860,00

Valor para a ZIP, por escola: 180,00

Valor para o SDEJT, por escola: 212,00

Valor total para o ADE (a desembolsar): 571.928.743,00

A alocação de valores por escola, ZIP e SDEJT é baseada na informação estatística sobre o

número de escolas e alunos em 2014. Para eventuais situações em que algumas escolas não

tenham sido contempladas por não terem preenchido e/ou entregue o mapa do 3 de Março

ou, tendo-o preenchido este não tenha sido processado, ou por as escolas serem novas em

2015, o distrito é encorajado a assegurar a alocação dos fundos do Orçamento de Estado de

2015 do SDEJT para estas escolas, e garantir a sua inclusão no exercício de 3 de Março de

2015 para evitar a repetição da mesma situação no próximo ano.


2.3 Divulgação da informação

Os manuais de apoio do programa ADE foram canalizados pelo MINED às DPECs em formato

electrónico, por email. Cada DPEC deve imprimir, reproduzir e distribuir para cada SDEJT o

Manual de Procedimentos e o Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola

referente à sua província (incluir pelo menos a parte inicial do documento até à página 6

incluindo a capa, a mensagem sobre anticorrupção e a lista de escolas do distrito em causa).

Cada SDEJT deve produzir cópias da parte do Manual de Distribuição de Recursos Financei-

ros por Escola onde consta a relação das escolas do distrito (incluindo o texto resumo sobre

o ADE) assim como o Manual de Procedimentos e os formulários para prestação de contas

(Mapas 3a, 3b, 3c – este apenas para as escolas sede das ZIPs -, e os Mapas 4 e 5), e proce-

der à sua distribuição às escolas no seu distrito.

Cada Coordenador de ZIP deve assegurar a divulgação dos Manuais ao nível das escolas da

ZIP assim como dos mapas relevantes para a prestação de contas (Mapas 3a, 3b, 4 e 5).

Os SDEJTs são encorajados a colocar o Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por

Escola, pelo menos a parte referente ao distrito, assim como o Manual de Procedimentos na

sede distrital, nas sedes dos Postos Administrativos e das Localidades, tão próximo quanto

possível das escolas, para aumentar a transparência ao nível da comunidade e mobilizar os

possíveis fornecedores de materiais e serviços.

Por seu turno, cada escola, logo após ter recebido a informação sobre o programa através do

SDEJT, deve afixar nas vitrinas, na sala dos professores, na biblioteca e/ou noutros locais, de

acordo com as condições da escola, o valor recebido pela escola/ZIP e disponibilizar para

acesso ao público o Manual de Procedimentos (veja ainda o ponto 3.1.).

NB: O Manual de Procedimentos e os Manuais de Distribuição de Recursos Financeiros por

Escola, por província, assim como os diferentes formulários a preencher estão igualmente

disponíveis na página sobre o Programa de Apoio Directo às Escolas no website do Minis-

tério da Educação (www.mined.gov.mz/PROGS/ADE) para consulta ou download por parte

do público em geral e das Escolas, ZIPs, SDEJTs e DPECs em particular.

2.4 Entrega dos fundos às instituições (os desembolsos)

O valor inscrito no orçamento do SDEJT é a soma dos valores alocados às escolas e ZIPs do

distrito e ao próprio SDEJT e deve, logo após a sua visualização no e-SISTAFE, ser transferido

por adiantamento de fundos para a conta bancária do SDEJT para facilitar os desembolsos,

por adiantamento ou transferência bancária, para as escolas e as ZIPs.

Cada SDEJT deve disponibilizar o valor às escolas em duas (2) tranches:

O desembolso do 50% do valor total alocado à escola (1ª tranche) deve ser feito logo

após a transferência de fundos para a conta bancária do SDEJT. Deve-se assegurar

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que todas as Escolas Primárias recebam esta 1ª tranche até 25 de Fevereiro o mais

tardar, priorizando as Escolas Primárias Completas.

Importante: Apenas podem receber a 1ª tranche do ADE 2015 as escolas que presta-

ram contas sobre os desembolsos do ADE 2014. Isto significa que as escolas que não

prestaram contas sobre uma das tranches do ADE 2014 apenas poderão receber a 1ª

tranche de 2015 após a prestação de contas em falta. Os SDEJTs devem afixar em lo-

cal público uma lista actualizada das escolas que não prestaram contas sobre os valo-

res recebidos do ADE 2014.

O desembolso da 2ª tranche (os restantes 50% do valor alocado à escola) será feito

mediante a prestação de contas sobre a 1ª tranche, mas não antes do mês de Junho

de 2015.

As ZIPs, através dos seus coordenadores, devem receber os fundos numa única tranche,

também até 25 de Fevereiro o mais tardar.

NB: A transferência do orçamento para a conta bancária do SDEJT não é automática. Cada

SDEJT e DPEC devem, logo que visualizarem o valor orçamentado no e-SISTAFE, fazer a

programação financeira (PF) dos fundos necessários (no caso da 1ª tranche os fundos cor-

responderão a metade do valor alocado às escolas mais os valores para os Coordenadores

das ZIPs e para o próprio SDEJT). A autoridade competente fará a transferência do valor

solicitado para a conta do SDEJT devendo o SDEJT fazer a monitoria da sua conta bancária.

As DPECs deverão monitorar este processo e prestar toda a assistência que for necessária.

Em caso de dificuldades recomendamos o contacto imediato com a DPEC, ou com o

MINED, através dos endereços referidos no fim deste documento.

2.4.1 Alguns aspectos que deverão ser observados na disponibilização de

fundos às escolas

Para os casos das escolas que tenham conta bancária, o SDEJT deve transferir o valor para a

conta da escola ou emitir um cheque em nome da escola.

Nos casos das escolas que não possuem conta bancária, o SDEJT deve emitir um cheque a

favor de um membro da Comissão de Compras (veja 3.2), professor ou funcionário da secre-

taria da escola.

Em princípio o levantamento do cheque e, posteriormente, do dinheiro, deverá ser feito por

duas pessoas, membros da Comissão de Compras, um funcionário (ou professor) da escola e

um membro do Conselho da Escola.

Para os casos em que a movimentação de duas (2) pessoas ao SDEJT represente um custo

elevado, cada distrito deverá coordenar com a direcção da escola e a comunidade no sentido


de se encontrar um consenso para que o cheque seja levantado pelo funcionário (ou profes-

sor) da escola, sem que a comunidade se sinta excluída do processo.

O SDEJT deverá passar, em duas tranches, a totalidade dos recursos às escolas. A prática de

organização de processos de aquisição pelos SDEJTs que levam à selecção de fornecedores

onde as escolas deverão obrigatoriamente adquirir os materiais que pretendem, é desenco-

rajada.

Quadro 3: Resumo das responsabilidades e prazos, relativamente à transferência dos fundos

Acção Responsável Destino Prazo Condição

Inscrição dos fun-dos no orçamento dos SDEJTs

MINED/MF SDEJT Já inscrito Liquidez na Conta Forex (FASE)

Desembolso dos fundos para as escolas (1ª tranche – 50%)

SDEJT Escolas Primá-rias

Até 25 de Fevereiro

Justificação sobre os desembolsos do ADE 2014 (1ª e 2ª tranches)

SDEJT ZIPs (Coordena-dores das ZIPs)

Até 25 de Fevereiro

Transferência dos fundos dos SDEJTs (2ª tranche – 50%)

Escolas e SDEJT

Todas A partir de 1 de Junho

Justificação da 1ª tranche de 2015 pelas escolas

2.5 Fundos não utilizados

A base de dados utilizada para fazer a distribuição de recursos financeiros pode apresentar

algumas situações, nomeadamente:

Existência de escolas encerradas ou paralisadas em 2015 mas que funcionavam em

2014;

Existência de escolas repetidas, com diferentes códigos, mas com o mesmo número

de alunos;

Existência de escolas elevadas para o outro nível de ensino mas que, em 2014, lecci-

onaram classes do Ensino Primário.

O SDEJT não pode transferir ou usar os fundos alocados a estas escolas no Manual de Distri-

buição de Recursos Financeiros por Escola.

Os fundos do ADE não transitam de um ano para o outro. Assim, no fim do ano, no processo

de fecho de contas, o SDEJT deverá devolver ao orçamento os valores não gastos pelas esco-

las, ZIPs e pelo próprio SDEJT, em conformidade com os procedimentos orçamentais estabe-

lecidos.


Execução do programa ao nível da escola 3

3.1 Divulgação da informação

A Escola, logo após ter recebido a informação sobre o programa através do SDEJT, deve co-

municar ao Conselho da Escola tal facto e convocar uma reunião do Conselho para preparar

as condições para a implementação do programa em termos de criar um consenso sobre as

compras e a instalação das comissões de compras e de recepção dos materiais.

A escola deve afixar nas vitrinas, na sala dos professores, na biblioteca e/ou noutros locais,

de acordo com as condições da escola, cópia de toda a informação disponível relevante so-

bre o ADE, nomeadamente:

O valor recebido através da 1ª tranche, e por receber na 2ª tranche, e a lista dos ma-

teriais e serviços elegíveis (Mapa 2);

A proposta da lista de compras da escola para a 1ª e 2ª tranche;

A acta da reunião do Conselho de Escola que instala a Comissão de Compras e a Co-

missão de Recepção das Aquisições, bem como a aprovação da lista de compras;

A nota de entregue dos materiais pela Comissão de Compras à Comissão de Recep-

ção de aquisições;

Os mapas de prestação de contas relativos à aplicação dos fundos (Mapas 3a e 3b).

Deve-se ainda garantir a disponibilização do Manual de Procedimentos a todos os que mani-

festarem interesse em consultá-lo.

3.2 Comissões de gestão do ADE

Em todas as escolas devem existir duas comissões, sendo uma responsável pelas compras e

outra pela recepção dos materiais adquiridos.

A Comissão de Compras é responsável pela preparação da lista de compras, a sua aprovação

pelo Conselho da Escola, a aquisição dos materiais e serviços constantes da lista de compras

aprovada e em conformidade com as regras de aquisição.

A Comissão de Recepção das aquisições é responsável pela recepção e verificação dos mate-

riais adquiridos e pelo uso dos materiais de acordo com a finalidade acordada.

Cada comissão deve ter pelo menos 3 elementos, um dos quais deve ser um representante

da comunidade, apontado pelo Conselho da Escola. O director da escola deverá fazer parte

da Comissão de Recepção das aquisições. Para as instituições de ensino que dispõem de

sector administrativo, é obrigatório a inclusão de um funcionário dessa área na Comissão de

Compras.


As comissões devem ser constituídas de forma criteriosa e aprovadas pelo Conselho da Esco-

la e oficializadas por via de acta que deverá ser assinada pelo Presidente do Conselho da

Escola e pelo Director da Escola, antes do levantamento do cheque ou do dinheiro (veja 3.1).

3.3 As regras de aquisição

A comissão responsável pelas compras deve observar o Decreto 15/2010 de 24 de Maio e as

excepções que se aplicam no caso do ADE, que é financiado pelo Fundo de Apoio ao Sector

da Educação (FASE).

Isto implica que se deve obter, para cada processo de aquisição, pelo menos três (3) cota-

ções. Na comparação e selecção de fornecedor, deve-se observar a oferta de menor custo,

sem prejuízo da qualidade do produto1. Neste contexto é muito importante que a descrição

(as especificações) dos itens que se pretende adquirir seja exacta (por exemplo “afiadores” é

diferente de “afiadores de plástico” ou de “afiadores metálicos”; “lápis HB” é diferente de

“lápis”; “baldes” é diferente de “baldes de plástico com pega” ou de “baldes metálicos com

pega”).

A impossibilidade de obtenção de um mínimo de 3 cotações deve ser fundamentada por

escrito e ser anexada aos justificativos da aquisição.

A Comissão de Compras é responsável por garantir que todos os documentos de suporte

reúnam requisitos fiscalmente válidos, sob pena de ser responsabilizada.

As aquisições a serem feitas devem respeitar a lista de compras aprovada pelo Conselho de

Escola, órgão responsável que aprova as prioridades para o uso dos recursos financeiros alo-

cados à escola pelo ADE (veja ponto 1.3 e ponto 6.5.1).

O SDEJT tem a obrigação de dar todo o apoio necessário às escolas para que as compras se-

jam feitas de forma legal, transparente e eficiente.

3.4 Pagamento criterioso das despesas

As despesas devem ser realizadas de forma criteriosa e em conformidade com as prioridades

definidas por cada instituição de ensino e devem espelhar as reais necessidades destas. Por

outro lado, as escolas devem assegurar a aquisição de material de qualidade em estabeleci-

mentos comerciais licenciados para a área de actividade comercial respectiva.

A Comissão de Compras, antes de proceder ao pagamento de qualquer despesa, é responsá-

vel por certificar-se da existência do material que pretende adquirir como forma de evitar a

imobilização de fundos e a inviabilização do processo de ensino-aprendizagem.

1 Especial atenção deve ser dada à qualidade do giz a adquirir, devendo-se optar por um giz que não

liberte pó, que não seja tóxico, de modo a não pôr em causa a saúde do professor.


3.5 Fixação do valor de transporte

O processo de aquisição de materiais inclui o pagamento de despesas de deslocação e a con-

sequente existência de declarações que justificam o valor gasto em transporte. Para harmo-

nizar este assunto e conferir legalidade às declarações emitidas, o SDEJT deve:

Fixar e controlar o valor máximo que deverá ser usado pelas escolas através de al-

guns critérios como, por exemplo, a distância que separa a escola do distrito ou do

estabelecimento comercial, as quantidades ou o tipo de material a adquirir nesta fa-

se, podendo ainda recorrer a outros critérios;

Autenticar as declarações através de um visto e carimbo do SDEJT.

NB: Este procedimento é aplicável apenas para os casos em que não existem transportado-

res licenciados.

3.6 Entrega dos materiais

A entrega dos materiais adquiridos à Comissão de Recepção deverá ser feita mediante uma

nota com a indicação do tipo e das quantidades dos materiais adquiridos,

Esta nota deve ser assinada por todos os membros da Comissão de Recepção de materiais e

da Comissão de Compras, confirmando o acto de entrega e de recepção.

Cópia deste documento deverá ser afixada na escola em local acessível aos alunos, professo-

res e à comunidade (veja também ponto 3.1).


Instrumentos de gestão e controlo 4

Para a gestão e monitoria do programa foram elaborados mapas ou instrumentos de contro-

lo. Alguns destes mapas já foram referidos nos parágrafos anteriores.

Trata-se dos seguintes mapas que constam em Anexo a este documento:

Mapas de entrega de valores às instituições (mapas 1a, 1b e 2);

Mapas de prestação de contas (mapas 3a, 3b, 3c, 3d e 3e);

Modelos de Mapas para utilização na escola (mapas 4 e 5).

4.1 Mapas de entrega de valores (Mapas 1a, 1b e 2)

4.1.1 Mapa de entrega de valores às escolas (Mapa 1a)

O SDEJT deve preparar o Mapa 1a para a entrega de valores às escolas, que deve ser assina-

do pelo técnico que o preparou e pelo Director do SDEJT (ou seu substituto). O documento

de base para a elaboração deste Mapa é o Manual de Distribuição de Recursos Financeiros

por Escola. O Mapa justifica a entrega e a recepção dos valores pelas escolas beneficiárias

devendo ser produzido um Mapa para a 1ª tranche e outro para a 2ª tranche.

O total do valor alocado à escola (a soma dos valores das duas tranches) deve ser igual ao

constante no Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por escola, exceptuando-se

apenas as situações de duplicação de valor decorrente de repetição de escolas na base de

dados (veja ponto 2.5). Os responsáveis pelo levantamento do cheque devem assinar de

forma legível no formulário de entrega de valores, confirmando a recepção dos mesmos.

O mapa deve ser guardado no SDEJT e é parte integrante do processo de prestação de con-

tas do SDEJT (veja ponto 5.3).

4.1.2 Mapa de descrição dos materiais e serviços elegíveis (Mapa 2)

Este Mapa, a ser elaborado pelo SDEJT em 2 exemplares, informa sobre os fundos alocados à

escola, o valor de cada uma das tranches e descreve a relação de materiais e serviços que

podem ser adquiridos com este fundo.

Este Mapa assume a forma de um contrato em que a escola se compromete a respeitar os

procedimentos definidos no Manual de Procedimentos do ADE, e o SDEJT a entregar os valo-

res em duas tranches à escola.

Um exemplar deste Mapa será entregue no momento de assinatura do Mapa 1a que confir-

ma a entregue do valor da 1ª tranche à escola. O mapa deve ser assinado pelo Director do

SDEJT (ou seu substituto) e pelos membros da Comissão de Compras indicados para proce-


der ao levantamento do cheque (veja ponto 2.4.1), de forma a assegurar o compromisso de

todos os envolvidos na gestão do ADE ao nível da escola.

O Mapa entregue à escola deve ser arquivado na Escola em local seguro. Uma ou mais có-

pias deste Mapa deverão ser afixadas na escola em local público, acessível aos alunos, pro-

fessores e a qualquer membro da comunidade.

NB: A partir do 2º trimestre a Inspecção da Educação, bem como o Tribunal Administrati-

vo, irão verificar a entregue dos valores do ADE às escolas, no SDEJT e nas escolas. Assim,

é importante que os comprovativos de entrega e recepção dos fundos (Mapas 1a e Mapa

2) estejam arquivados em local acessível e seguro no SDEJT e nas escolas.

4.1.3 Mapa de entrega de valores aos Coordenadores das ZIPs (Mapa 1b)

Para a realização das actividades de apoio, monitoria e supervisão do ADE ao nível da ZIP são

disponibilizados 180,00 MT por escola para cada ZIP. Para a entrega desse valor, o SDEJT

deve elaborar o Mapa 1b. Os beneficiários devem assinar de forma legível.

O mapa deve ser arquivado no SDEJT e deverá fazer parte do processo de prestação das con-

tas do SDEJT (veja ponto 5.1.2).

4.2 Mapas de prestação de contas (Mapas 3a, 3b, 3c, 3d, 3e, 4 e 5)

4.2.1 Ao nível da escola (Mapas 3a, 3b, 4 e 5)

Mapa de registo dos materiais e serviços adquiridos e respectivo valor (Mapas 3a e 3b)

Trata-se de mapas concebidos para registar as quantidades e o custo de cada material e/ou

serviço que tiver sido adquirido por cada escola.

No Mapa 3a apenas se regista a despesa com os materiais e serviços da lista de material ele-

gível (veja Tabela 1). As despesas realizadas ao critério da escola (até um máximo de 20% do

valor total alocado à escola) são registadas no Mapa 3b.

Os mapas deverão ser devidamente assinados pelo Director da Escola (ou seu representan-

te) e pelo Presidente do Conselho da Escola (ou seu representante). Todas as despesas de-

vem ser devidamente justificadas e os documentos comprovativos anexados. Estes mapas

devem ser guardados na escola e fazem parte do processo de prestação de contas da escola

(veja ponto 5.1).

Lista comprovativa da distribuição de material aos alunos (Mapa 4)

No contexto do apoio social aos alunos, uma componente integral do programa ADE, é per-

mitida a distribuição gratuita de diversos materiais aos alunos mais carentes (veja ponto

1.4.1). Os materiais para os alunos devem ser entregues aos pais ou encarrados da educa-


ção, e registada no Mapa 4, indicando o nome do aluno. O pai ou encarregado da educação

do aluno beneficiário deve assinar o mapa confirmando a recepção do material.

O mapa deve ser verificado pelo Director da Escola e guardado na escola em local seguro

para a verificação no contexto da supervisão ou inspecção da despesa do ADE.

Mapa de controlo de stocks (Mapa 5)

No âmbito de um controlo rigoroso sobre as existências dos materiais adquiridos com os

fundos do ADE, recomenda-se um registo permanente dos materiais existentes, adquiridos e

distribuídos, através do Mapa 5 ou mapa similar elaborado pela escola.

As escolas devem ter um controlo rigoroso sobre o uso dos materiais para que possam plani-

ficar melhor as despesas subsequentes com base no material remanescente da fase anterior.

4.2.2 Ao nível da ZIP (Mapa 3c)

Mapa de registo das despesas no âmbito do acompanhamento do programa (Mapa 3c)

Os coordenadores da ZIP devem, no Mapa 3c, registar as despesas realizadas no âmbito da

monitoria e supervisão ao nível da ZIP. Deve-se anexar ao Mapa 3c todos os documentos

comprovativos, incluindo Guias de Marcha devidamente averbadas e cópias dos relatórios

das visitas às escolas da ZIP. O Mapa deve ser assinado pelo Coordenador da ZIP e verificado

pelo SDEJT. O mapa deve ser arquivado na escola sede da ZIP em local seguro e faz parte do

processo de prestação de contas do Coordenador da ZIP.

4.2.3 Ao nível do SDEJT (Mapas 3d e 3e)

Mapa de registo das despesas no âmbito do acompanhamento do programa (Mapa 3d)

Para a realização da monitoria e supervisão do ADE ao nível do distrito, são disponibilizados

212,00 MT por escola para o SDEJT.

O SDEJT, através do Mapa 3d, deve registar as despesas realizadas no âmbito da gestão, di-

vulgação, monitoria e supervisão do programa ao nível do distrito. Ao Mapa 3d devem ser

anexados todos os documentos comprovativos, incluindo Guias de Marcha devidamente

averbadas e cópias dos relatórios das visitas às escolas.

O documento deve ser aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu substituto) e verificado pela

DPEC. O mapa deve ser arquivado no SDEJT e faz parte do processo de prestação de contas

do SDEJT (veja ponto 5.1.2) e da DPEC (veja ponto 5.4).


Registo dos valores não gastos (Mapa 3e)

O SDEJT regista no Mapa 3e, os valores não transferidos para as escolas, referindo as razões

da não transferência, por escola, bem como os valores não gastos pelas escolas, Coordena-

dores das ZIPs e pelo próprio SDEJT.

A soma total dos valores não gastos deve ser devolvida ao Orçamento (veja ponto 2.5).

O documento deve ser aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu substituto) e verificado pela

DPEC. O mapa deve ser arquivado no SDEJT e faz parte do processo de prestação de contas

do SDEJT (veja ponto 5.1.2) e da DPEC (veja ponto 5.4).


Prestação de contas dos fundos do programa ADE 5

NB: A implementação do programa Apoio Directo às Escolas em 2015 é sujeita à inspecção

interna do Ministério da Educação (IGED) e externa (Tribunal Administrativo). Estas ins-

pecções ocorrerão através de um processo contínuo ao longo do ano, a partir do 2º tri-

mestre de 2015.

Todas as despesas realizadas com fundos do ADE devem ser devidamente justificadas com

documentos de suporte válidos em termos fiscais. A prestação de contas dos desembolsos

recebidos pelas escolas é condição para poderem aceder a novos desembolsos.

Abaixo são indicadas as responsabilidades de cada nível no que diz respeito à prestação de

contas:

5.1 Escolas

Ao nível das escolas, as Comissões de Compras e de Recepção de aquisições assumem uma

responsabilidade conjunta na preparação dos relatórios de prestação de contas incluindo os

documentos comprovativos fiscalmente válidos da realização da despesa, que devem ser

apresentados à Direcção da Escola e ao Conselho da Escola para a sua aprovação.

As escolas devem enviar ao SDEJT, até 30 de Maio de 2015 para a 1ª tranche, e até 28 de

Novembro de 2015 para a 2ª tranche, os seguintes documentos:

Os documentos comprovativos originais (Facturas, Recibos e/ou Vendas a Dinheiro);

Dois exemplares do registo dos materiais e serviços adquiridos (Mapa 3a);

Dois exemplares do registo das despesas realizadas ao critério das escolas (até um

máximo de 20% do valor total alocado à escola) (Mapa 3b);

Um exemplar da acta do encontro realizado pelo Conselho de Escola sobre (i) a insta-

lação das comissões de compra e de recepção de materiais, e (ii) o consenso sobre a

lista das compras referentes à tranche referida.

Cada escola deve ter no seu arquivo todos os documentos enviados ao SDEJT, sendo que

alguns estarão em forma de cópia. Para além desses documentos deve arquivar em local

seguro:

O mapa de controlo de stocks (Mapa 5 ou mapa similar elaborado pela escola);

O mapa de distribuição dos materiais aos alunos (Mapa 4).

As escolas que não prestarem contas sobre qualquer desembolso do ADE não são elegíveis a

novos desembolsos, sem prejuízo de outras medidas aplicáveis aos respectivos Directores

das Escolas, salvo se entretanto fizerem a prestação de contas em falta.


5.2 Os Coordenadores das ZIPs

Cada Coordenador de ZIP deve enviar ao SDEJT, até ao dia 28 de Novembro de 2015:

Justificativos originais das actividades realizadas de apoio, monitoria e supervisão de-

signadamente relatórios e guias de marcha, sendo que as guias de marcha devem es-

tar devidamente averbadas com a assinatura e o carimbo das escolas visitadas;

Duas cópias do Mapa 3c referente ao registo das despesas realizadas pelo Coordena-

dor da ZIP.

Cada Escola-sede da ZIP deve ter no seu arquivo todos os documentos enviados ao SDEJT,

sendo que alguns estarão em forma de cópia.

Os Coordenadores das ZIPs que não prestarem contas sobre qualquer desembolso do ADE

não são elegíveis para novos desembolsos, sem prejuízo de outras medidas, salvo se entre-

tanto fizerem a prestação de contas em falta.

5.3 Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJT)

Uma das responsabilidades do SDEJT é garantir que as despesas sejam realizadas de acordo

com as orientações contidas no presente manual. O distrito, sendo o destinatário de todos

os documentos originais de suporte, deve proceder à sua verificação cuidadosa e recomen-

dar, se necessário, a correcção de eventuais irregularidades neles presentes.

Para além dos documentos canalizados pelas escolas e Coordenadores das ZIPs (veja ponto

4.2.1 e 4.2.2), o processo de prestação de contas do distrito deve incluir no seu arquivo os

mapas de entrega de valores às escolas e aos Coordenadores das ZIPs, e os justificativos ori-

ginais das despesas realizadas pelo SDEJT no contexto da gestão, divulgação, monitoria e

supervisão ao nível do distrito, incluindo os relatórios e guias de marcha, sendo que as guias

de marcha devem estar correctamente averbadas pelas escolas visitadas.

O SDEJT deve enviar à DPEC, até ao dia 15 de Dezembro de 2015, um relatório narrativo so-

bre a execução do programa ADE, com os seguintes anexos:

Uma cópia dos mapas de entrega de valores (Mapas 1a e 1b) às escolas e aos Coor-

denadores das ZIPs ordenados por ordem cronológica da entrega dos valores, por

tranche;

Uma cópia dos mapas descritivos dos materiais e serviços adquiridos por cada escola

(Mapas 3a e 3b);

Uma cópia do mapa de registo das despesas realizadas pelos Coordenadores das ZIPs

(Mapa 3c);

Uma cópia do mapa de registo das despesas realizadas pelo SDEJT (Mapa 3d);

Um exemplar do mapa de registo dos valores devolvidos ao orçamento (Mapa 3e).

Nos termos de Lei, o Director do SDEJT é pessoalmente responsável pela boa gestão do or-

çamento alocado ao SDEJT em geral e dos fundos do ADE em particular.


5.4 Direcção Provincial de Educação e Cultura

A actuação da DPEC na utilização de todos os recursos financeiros alocados aos distritos de-

verá contribuir para a correcta aplicação e o cumprimento dos planos do sector da educa-

ção.

Por isso devem reforçar os seus níveis de monitoria e de fiscalização deste programa através

de um acompanhamento sistemático. A DPEC deve enviar ao MINED, até ao dia 23 de De-

zembro de 2015, o relatório narrativo sobre a execução do ADE em 2015.

O relatório deve incluir informação sobre:

O valor global alocado e justificado de cada um dos distritos;

O resumo dos valores não executados referindo as razões da sua não execução;

Assuntos observados nas visitas de supervisão ao nível dos distritos e a forma como

foram resolvidos;

Propostas de melhoria do Programa ADE em todos os seus aspectos.

Quadro 4: Resumo das responsabilidades e prazos, relativamente à prestação das contas

Acção Responsável Destino Prazo Requisitos

Justificação da 1ª tranche Escolas SDEJT 30 de Maio Veja 5.1

Justificação da 2ª tranche Escolas/ZIPs SDEJT 28 de Novembro Veja 5.1

Relatório da implementação

do ADE ao nível do distrito

SDEJT DPEC 15 de Dezembro Veja 5.3

Relatório da implementação

do ADE ao nível da província

DPEC MINED 23 de Dezembro Veja 5.4

NB: A observância rigorosa das responsabilidades e prazos acima referidos será tomada

em conta na avaliação do desempenho de cada instituição e poderá influenciar a alocação

dos fundos no ano seguinte.


Os papéis dos vários actores na gestão do ADE 6

6.1 Ministério da Educação (MINED)

A responsabilidade do MINED é de definir os procedimentos para a execução do fundo atra-

vés da elaboração de manuais e outros materiais informativos e assegurar a disponibilização

de fundos por via do orçamento dos SDEJTs para a sua disponibilização às escolas em tempo

útil (antes de 25 de Fevereiro de cada ano para o primeiro desembolso às escolas).

O MINED ainda acompanha a implementação do programa ao nível nacional através da veri-

ficação da informação prestada pelas escolas através dos SDEJTs e das DPECs (controlo in-

terno e inspecção).

6.2 Direcções Provinciais de Educação e Cultura (DPECs)

As DPECs têm como papel:

Fazer a divulgação do programa ao nível da província, usando todos os meios dispo-

níveis (reuniões, jornais, rádios, televisões, etc.) com enfoque nos actores políticos e

junto dos fornecedores de bens e serviços do interesse das escolas de forma a mobi-

lizá-los para que estes se instalem tão próximo das escolas quanto possível;

Apoiar os distritos na execução do programa esclarecendo as dúvidas que surgirem

ao longo da implementação do programa;

Fiscalizar regularmente a implementação do programa;

Analisar e verificar os relatórios enviados pelos SDEJTs e solicitar as correcções perti-

nentes;

Elaborar um relatório sobre a execução do programa a ser enviado ao MINED.

6.3 Serviços Distritais de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJTs)

6.3.1 Responsabilidades

Os SDEJTs representam a gestão do sistema ao nível dos distritos e têm uma relação directa

com as instituições do ensino. Por isso os SDEJTs têm a primeira responsabilidade de divul-

gar, monitorar e fiscalizar a implementação do programa nas escolas em termos de:

Garantir a disponibilização dos fundos às escolas em tempo útil;

Divulgar e distribuir o material do programa ADE até à escola, assegurando a transpa-

rência da informação (veja também ponto 2.3);

Garantir a existência de plano de desenvolvimento da escola e a sua operacionaliza-

ção que reflicta a contribuição dos fundos do ADE para o seu financiamento;


Assegurar a constituição oportuna dos Conselhos de Escola e monitorar o seu envol-

vimento na vida da escola de forma geral e na implementação do ADE de forma par-

ticular;

Apoiar as escolas e os Coordenadores das ZIPs na gestão eficaz, eficiente e transpa-

rente dos fundos;

Assegurar o envolvimento dos Coordenadores das ZIPs no acompanhamento do pro-

grama;

Verificar fisicamente os materiais adquiridos e o nível de cumprimento das orienta-

ções contidas no presente manual;

Verificar os relatórios e os documentos justificativos apresentados pelas escolas e pe-

los Coordenadores das ZIPs;

Compilar o relatório ao nível do distrito para ser submetido à DPEC.

6.3.2 Existência do ponto focal distrital

O ADE, sendo um programa descentralizado, exige uma articulação aos vários níveis do sec-

tor. Neste contexto, cada SDEJT deve indicar o ponto focal do programa ADE capaz de acom-

panhar o processo da implementação desta e das fases subsequentes. Sem afectar a segre-

gação de funções ao nível do distrito, este técnico deverá ter maior protagonismo em assun-

tos ligados ao programa ADE e estar disponível para trabalhar com as equipas que visitarem

o distrito no âmbito do programa.

6.4 Zonas de Influência Pedagógica (ZIPs)

As ZIPs foram criadas para facilitar a monitoria e supervisão da implementação dos progra-

mas educativos nas escolas na sua zona, bem como para reforçar a capacidade das mesmas.

Neste perspectiva, a ZIP, através do seu Coordenador, tem um papel importante no apoio às

escolas na implementação do programa ADE, com o enfoque em:

Divulgar a informação ao nível da comunidade servida pelas escolas da ZIP;

Apoiar as escolas na elaboração do plano de desenvolvimento da escola;

Reforçar o funcionamento do Conselho da Escola;

Apoiar as escolas no processo de aquisição dos materiais;

Apoiar as escolas na preparação da documentação para a prestação de contas;

Prestar contas ao SDEJT relativamente ao apoio e supervisão das escolas.

6.5 Escolas

A escola, na pessoa do Director da Escola, é responsável pela gestão correcta, racional e

transparente dos fundos do ADE. Para este efeito, deve:

Divulgar ao nível da escola e da comunidade servida pela escola todos os aspectos do

ADE;


Elaborar o plano de desenvolvimento da escola que inclua a atribuição dos fundos do

ADE para a sua implementação;

Garantir a participação do Conselho de Escola na gestão dos fundos do programa

ADE e na sua fiscalização;

Proceder à aquisição dos materiais e serviços seleccionados;

Assegurar a prestação de contas em tempo útil e conforme as regras estabelecidas

neste Manual de Procedimentos.

6.5.1 O papel do Conselho da Escola

Sendo o Conselho de Escola o órgão máximo da escola e com uma actuação decisória na

gestão deste fundo, é importante que seja constituído em tempo oportuno e que assuma

cabalmente o seu papel na escola.

Relativamente ao ADE, o Conselho da Escola tem as seguintes responsabilidades:

Definir e aprovar a lista de compras;

Instalar as comissões de compra e de recepção dos materiais adquiridos;

Verificar a recepção das compras;

Aprovar o relatório de prestação de contas.

Todas as decisões tomadas por este órgão devem ser traduzidas em acta e arquivadas numa

pasta, em local seguro, para serem consultadas pelos agentes fiscalizadores do sector ou por

qualquer outra pessoa interessada.

6.5.2 Comunidade

A comunidade participa no processo de gestão do ADE através dos seus representantes no

Conselho da Escola. Para além disso a escola deverá sempre envolver na sua rotina os pais e

encarregados de Educação assim como as autoridades comunitárias.

Maputo, 26 de Dezembro de 2014.=


Anexos

Mapas de registo de entrega de valores,

de prestação de contas e de controlo



Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)

Mapa 1a: Entrega de Valores às Escolas ____ Tranche

SDEJT de

Ord. Identificação da Escola beneficiária Valor total alocado

à escola Valor entregue (____ Tranche)

Pessoa que recebeu

Código Designação da escola Nome Data Assinatura

Elaborado por Aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu representante) Folha nº Nome: Assinatura: Data: Nome: Assinatura: Data:

de




Mapa 1b: Entrega de Valores aos Coordenadores das ZIPs Tranche Única

SDEJT de

Ord Identificação da Escola sede da ZIP Número de

escolas na ZIP

Valor total entregue

(Tranche Única)

Pessoa que recebeu (Coordenador da ZIP)

Código Designação da escola Nome Data Assinatura

Elaborado por Aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu representante) Folha nº Nome: Assinatura: Data: Nome: Assinatura: Data:

de




Mapa 2: Valor alocado à Escola e descrição dos materiais e serviços elegíveis

SDEJT de

Identificação da Escola Valor total alocado à Escola

Valor entregue 1ª Tranche

Valor a entregar 2ª Tranche Código Designação da escola

O Ministério da Educação disponibilizou à escola o valor total acima indicado para o pagamento de despesas com a aquisição de materiais e serviços diversos cuja relação consta abaixo tendo-lhe sido entregue o valor da 1ª Tranche.

Lista dos materiais e serviços elegíveis: Lápis, borrachas, afiadores, lápis de cor, esferográficas Papel de fotocópia, papel químico, pastas de arquivo Cadernos, sebentas, cadernos de exercícios Furadores, agrafadores, agrafos, fita-cola, carimbos, cor-

rectores, toner para impressoras e fotocopiadoras, tinteiros para impressoras

Réguas, esquadros, transferidores, compassos Computadores, máquinas de escrever e respectivas fitas Papel de lustro, papel vegetal Assistência técnica, serviços de manutenção de equipa-

mento e de edifícios Cartolina, tesouras, cola, bostick Lâmpadas, tomadas, armaduras Tinta de china, aguarelas, guaches, pincéis Fichas eléctricas, interruptores, disjuntores Giz, apagadores, quadro preto Martelo, pregos, parafusos, fechaduras Réguas, esquadros, transferidores e compassos para o qua-dro preto, tinta para a pintura do quadro preto

Fechaduras, cadeados, dobradiças, reguladores, tranque-tas

Sólidos geométricos (caixa métrica) Vassouras, creolina, baldes plásticos Máquinas calculadoras Vidros, massa para vidro Gramáticas, tabuadas Redes mosquiteiras Dicionários de língua portuguesa e de língua inglesa Rolos plásticos para a cobertura de salas de aulas Globos, mapas didácticos, quadro silábico Enxadas, sementes, ancinhos, regadores, mangueiras,

agulhas para crochet e tricô, linha de crochet e lã Bolas de diversas modalidades, rede de voleibol Esteiras para salas de aulas Livros de turma, cadernetas do aluno, cadernetas de desem-penho pedagógico, livros de notas do professor

Armários com fechaduras, estantes, cacifos, cadeiras, carteiras, bancos

Livros de ponto, livros de matrícula, processos dos alunos Provisão de água potável Despesa com a realização dos exames Despesas de deslocação

Despesas ao critério das escolas (máximo de 20%)

Kit de material escolar, pasta escolar, rede mosquiteira, galão de água (20 litros), cantil de água

Sapatos/sapatilhas, uniforme escolar /roupa, kit de higiene individual (pasta e escova de dentes, pente, sabão e pen-sos higiénicos)

A escola compromete-se a respeitar na íntegra os procedimentos definidos no Manual de Procedimentos do ADE 2015 nomeadamente no que respeita à divulgação, ao envolvimento do Conselho da Escola e da Comunidade, à transparência dos processos de selecção, de aquisição e de recepção dos materiais na escola e aos processos de prestação de contas.

A escola foi informada que terá acesso ao valor restante (2ª tranche) a partir do mês de Junho mediante a pres-tação de contas sobre o valor recebido nesta 1ª tranche.

Membros de Comissão de Compras Director dos SDEJT (ou seu representante) Representante da Escola Representante da Comunidade

Data: Data: Data:




Mapa 3a: Registo dos materiais e serviços adquiridos e respectivo valor

SDEJT de


Valor da 1ª Tranche

Valor da 2ª Tranche Código Designação da escola

Valor recebido pela escola e sobre o qual presta contas:

Tranche Valor Referências do Cheque Data da recepção

dos fundos Banco Número do cheque

Preencha este mapa em 3 exemplares indicando os materiais e serviços adquiridos com os valores recebidos na 1ª tranche ou na 2ª tranche conforme for o caso.

Liste todos os materiais e serviços adquiridos referindo as quantidades adquiridas e o valor da despesa com cada material e serviço. As despesas realizadas no âmbito dos “20% ao critério da escola” são registadas no Mapa 3b.

Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos numerando-os sequenci-almente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.

Ordem Materiais e serviços adquiridos: Quantidade Custo Total

Valor total / Valor a transportar:

Director da Escola (ou seu representante)

Presidente do Conselho da Escola ou Representante da

Comunidade

SDEJT Verificado por:

Folha

Número:

de

Data: Data: Data:




Mapa 3b: Registo das despesas ao critério das escolas

SDEJT de


Valor gasto 1ª Tranche

Valor gasto 2ª Tranche Código Designação da escola

De acordo com o Manual de Procedimentos do ADE, a escola pode gastar até 20% do valor total alocado à esco-la na aquisição de materiais e/ou de serviços da sua livre escolha, isto é, em materiais e serviços não constantes da lista de materiais e serviços elegíveis listados no Mapa 2.

A Escola poderá optar por realizar a totalidade da despesa com os fundos entregues na 1ª ou na 2ª tranche ou distribuí-la pelas duas tranches (não necessariamente em partes iguais) devendo neste caso apresentar dois (2) processos de contas, um relativo à 1ª tranche e o segundo relativo à 2ª tranche.

Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos numerando-os sequenci-almente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.

Despesas ao critério das escolas com a aquisição de materiais e serviços:

Ordem Materiais e serviços adquiridos Quantidade Custo Total


Director da Escola (ou seu representante)

Presidente do Conselho da Escola ou Representante da

Comunidade

SDEJT Verificado por:

Folha

Número:

de Data: Data: Data:




Mapa 3c: Registo das despesas realizadas pelo Coordenador da ZIP

SDEJT de

Identificação da Escola sede da ZIP Número de escolas na

ZIP

Valor total entregue

Valor justificado

Saldo Código Designação da escola

Ao Coordenador da ZIP foi entregue um valor numa única tranche, em função do número de escolas existentes na ZIP, para financiar actividades de monitoria e de supervisão do ADE ao nível das escolas da sua ZIP.

Indique no mapa abaixo as actividades realizadas assim como os materiais e serviços adquiridos no contexto das actividades de divulgação, apoio, monitoria e supervisão realizadas.

Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos incluindo Guias de Mar-cha devidamente averbadas e cópia dos relatórios das visitas efectuadas às escolas da ZIP numerando-os se-quencialmente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.

Despesas realizadas no âmbito da monitoria e supervisão ao nível da ZIP:

Ordem Actividades, materiais e serviços adquiridos Quantidade Custo Total


Coordenador da ZIP Verificado por (SDEJT) Folha número:

de

Data: Data:




Mapa 3d: Registo das despesas realizadas pelo SDEJT

SDEJT de

Ao SDEJT foi alocado um valor em função do número de escolas primárias existentes no distrito para cobrir des-pesas com a gestão do programa ADE e para financiar actividades de divulgação, apoio, monitoria e supervisão. É suposto que o SDEJT usará também outros recursos que tenha disponíveis ao nível do seu orçamento mas neste mapa apenas deverá prestar contas sobre o valor alocado no âmbito do ADE.

Indique no mapa abaixo as actividades realizadas assim como os materiais e serviços adquiridos no contexto das actividades de monitoria e supervisão realizadas.

Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos incluindo Guias de Mar-cha devidamente averbadas e cópia dos relatórios das visitas efectuadas às escolas numerando-os sequencial-mente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.

Valor alocado ao SDEJT (conforme o Manual de Distribuição de Recursos):

Despesas realizadas no âmbito da gestão, divulgação, apoio, monitoria e supervisão ao nível do distrito:

Ordem Actividades realizadas, materiais e serviços adquiridos: Quantidade Custo Total


SDEJT

Elaborado por:

Aprovado pelo Director do SDEJT

DPEC Verificado por:

Folha

Número:

de

Data: Data: Data:




Mapa 3e: Registo dos valores não gastos

SDEJT de

No caso em que haja escolas listadas no Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola que já não funcionem ou que funcionam mas já não leccionam classes do Ensino Primário, o Manual de Procedimentos do ADE orienta o SDEJT a não desembolsar estes fundos. Devem ser devolvidos ao orçamento os valores que até ao fim do ano fiscal e após o fecho de contas, não tenham sido gastos pelas escolas, pelos coordenadores das ZIPs e pelo SDEJT.

A devolução dos valores não gastos segue as regras de gestão financeira que se aplicam para o uso dos fundos do Orçamento de Estado.

Liste no quadro abaixo todos os valores não gastos, por escola, ZIP ou pelo próprio SDEJT fazendo menção às razões da não realização da despesa. Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencial-mente no espaço previsto para tal no canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa os documentos compro-vativos da transferência numerando-os sequencialmente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.

Valores devolvidos:

Ord. Identificação da Instituição Valor total

alocado Valor

devolvido Motivo da devolução

Código Designação da Instituição


SDEJT

Elaborado por:

Aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu representante)

DPEC Verificado por:

Folha

Número:

de Data: Data: Data:




Mapa 4: Lista comprovativa da distribuição de material aos alunos

Distrito de

Identificação da Escola Classe e Turma

Ano lectivo Código Designação da escola

De acordo com o Manual de Procedimentos do ADE é permitida a distribuição gratuita aos alunos mais carentes de diversos materiais, nomeadamente lápis, borrachas, afiadores, lápis de cor, esferográficas, cadernos, seben-tas, cadernos de exercícios, régua, esquadro, transferidor, compasso, sacola ou pasta, rede mosquiteira, galão de água, cantil de água, calçado/sapatilhas, roupa, kit de higiene individual, entre outros.

Liste no quadro abaixo os alunos beneficiários da distribuição gratuita do material adquirido com os fundos do ADE, identificando claramente o aluno beneficiário e o material que lhe foi entregue. Elabore tantas listas quan-tas forem necessárias, por turma. Numere as páginas sequencialmente. Mantenha as listas guardadas em local seguro, acessíveis a quem as pretender consultar.

Identificação do aluno Material entregue

Qntdde entregue

Assinatura e data Pai/Mãe ou Enc. de Educação Nº Nome do aluno

Elaborado por Verificado pelo Director da Escola Folha número:

de

Data: Data:




Mapa 5: Mapa de controlo de stocks

Distrito de

Identificação da Escola Ano lectivo

Código Designação da escola

O Manual de Procedimentos do ADE recomenda um controlo rigoroso sobre as existências dos materiais adqui-ridos no âmbito do ADE através do registo dos materiais existentes, adquiridos e distribuídos.

O presente mapa é um exemplo de um mapa simples de controlo de stocks que, se devidamente preenchido e actualizado, permite um controlo sobre os materiais existentes e distribuídos.

Ord Designação do material Quantidades

Data Inicial Entradas Saídas Saldo

Elaborado por Verificado pelo Director da Escola Folha número:

de Data: Data:

manual de procedimentos - mined.gov.mz · 6.5.1 o papel do conselho da escola ... (mined) é a...

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