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© Quadrem International Ltd.

Manual de Pedido – Para todos os Compradores

Albrás Alcoa Alumínio Anglo American

Anglo Gold Masisa Nestlé

Samarco

Vale Valesul

Votorantim


Versão Data da modificação

Modificado por Comentários

1.0 28/02/2008 Lorena Araújo e Adriana Maia

Versão Inicial

2.0 14/04/2008 Lorena Araújo Revisado conforme solicitação Quadrem

3.0 28/11/2008 Adriana Maia Revisado conforme

solicitação Quadrem

4.0 09/03/2009 Ellen Ramos Revisado conforme solicitação Quadrem

5.0 20/10/2011 Juliana Rocha Atualização

6.0 07/02/2012 Juliana Rocha Inclusão MASISA


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marca e estilo são de propriedade da Quadrem Internacional Ltd (“Quadrem”), e são

protegidas sob marca registrada, cópia e outras leis de propriedades intelectuais de países

em todo o mundo, acordos e outras leis.

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desempenho ou exibição deste documento, no todo ou em parte, ou o software

representado por este documento, sem uma previa autorização expressamente escrita

pela Quadrem Internacional Ltd e estritamente proibida. Alem disso, algumas marcas e

outras propriedades intelectuais aqui presentes, podem ser propriedades de terceiros, e

seus respectivos direitos intelectuais de propriedade em relação a este trabalho também

serão reservados.

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usuários registrados no portal da Quadrem. Se você ou sua companhia não são

registrados no portal dos usuários, então não há o direito de acesso e/ou o uso deste

Software ou o uso desta documentação. Como usuário registrado do portal, seu uso do

Software e desta documentação é também regido pelo seu acordo de usuário do portal.


ÍNDICE

1. VISUALIZAR ORDEM DE COMPRA NA ÁREA DE TRABALHO ........................ 5

2. VISUALIZAR ORDEM DE COMPRA DETALHADA .......................................... 6

2.1. DETALHES DA ORDEM DE COMPRA ............................................................... 6 2.2. DETALHES DO ITEM .................................................................................. 8

3. ACEITAR ORDEM DE COMPRA ................................................................. 10

3.1. ACEITAR A ORDEM DE COMPRA PELA ÁREA DE TRABALHO ................................ 10 3.2. ACEITAR A ORDEM DE COMPRA PELO RESUMO DA ORDEM ............................... 11

4. REJEITAR ORDEM DE COMPRA ................................................................ 14

4.1. REJEITAR UMA ORDEM DE COMPRA PELA ÁREA DE TRABALHO .......................... 15 4.2. REJEITAR ORDEM DE COMPRA PELO RESUMO DA RESPOSTA DA ORDEM .............. 16

5. ALTERAÇÃO DE ORDEM ........................................................................... 18

6. PESQUISAR DOCUMENTOS ...................................................................... 20

7. GERENCIAMENTO DE ORDENS ................................................................ 23

7.1. LISTA DE PRIORIDADE DE ORDENS ............................................................ 23 7.2. RELATÓRIO DE ITENS ACEITOS. ................................................................ 24 7.3. DIRETÓRIOS DO COMPRADOR QUADREM ..................................................... 25 7.4. VER RELATÓRIO DE ORDENS .................................................................... 26

8. ATENDIMENTO QUADREM ....................................................................... 26

5 © Quadrem International Ltd

1. VISUALIZAR ORDEM DE COMPRA NA ÁREA DE TRABALHO

Depois de efetuar login, o usuário deverá clicar em „”Ordens” para verificar seus

pedidos pendentes. Diretamente dessa tela, todos os documentos podem ser vistos

imediatamente, podendo ser aceitos, alterados ou recusados.

No lado esquerdo da tela, existem links rápidos para a exibição de todos os

documentos, novos e pendentes (com um indicador de quantos documentos estão

disponíveis).

Os usuários poderão executar as ações desta tela:

Aceitar Ordem de Compra

Recusar Ordem de Compra

Alterar Data de Entrega na Ordem de Compra

Imprimir Ordem de Compra

Exportar Ordem de Compra para arquivos CSV e xCBL

Clique no nome da coluna para alterar a ordem de apresentação na tela. É possível classificar de forma crescente e decrescente.

Para imprimir resumo do pedido clique aqui. Para imprimir completo é necessário entrar no pedido.

Clique no link do número para ver a próxima página de pedidos.


2. VISUALIZAR ORDEM DE COMPRA DETALHADA

Antes aceitar uma Ordem de Compra, o usuário pode visualizar as informações do Pedido.

Para ver os detalhes de um Pedido de Compra:

1. Veja uma cópia do pedido anexado no e-mail de notificação de novo documento enviado

pelo Supply Centre. Uma cópia do pedido estará disponível se essa opção tiver sido

selecionada pelo Administrador.

2. Na Área de Trabalho do Supply Centre, clique no link “Documento” para ver as

informações de Resumo do Pedido.

3. Na Área de Trabalho do Supply Centre, clique no link “Impressão de Pedido” para ver

todos os dados do pedido e imprimi-lo se você desejar.

Após visualizar os detalhes dos Pedidos de Compra, o fornecedor pode tomar as

seguintes ações:

Aceitar todo o Pedido de Compra;

Rejeitar todo o Pedido de Compra, caso não concorde com alguma condição que

não possa ser alterada;

Solicitar alteração da Data de Entrega (Opção não válida para Votorantim).

2.1. Detalhes da Ordem de Compra

Clique no link do Pedido de Compra para ver detalhes do pedido selecionado.


Clique no link do número do item para ver seus detalhes.


2.2. Detalhes do Item

Ao clicar no número do item, abrirá a tela com informações adicionais sobre os detalhes do

item.

Clique em Resumo da Página para voltar para a tela anterior.

Veja aqui a descrição completa do item e o nome do requisitante.

Verifique aqui as informações referentes ao local de entrega deste item.

Verifique aqui a data de entrega do item.


Imprimir Resumo – Imprimir um resumo da ordem de compra;

Imprimir Completo – Imprimir todos os detalhes da Ordem de Compra;

Exportar para CSV – Exportar a Ordem de Compra para arquivo CSV;

Exportar para xCBL - Exportar a Ordem de Compra para arquivo xCBL;

Responder - Para responder a ordem de compra;

Fatura – Faturas são recebidas e processadas apenas se o comprador escolheu aceitá-las.

Verifique o manual de fatura especifico do seu comprador;

Aviso de Embarque – Avisos de Embarque são recebidos e processados apenas se o

comprador escolheu aceitá-los. Verifique o manual de aviso de embarque especifico do seu

comprador;

Informações Gerais – Informações básicas sobre item de linha e um sumário de ordem;

Desconto ou Acréscimo – Não se Aplica;

Informações dos Participantes – Informações de contato com o comprador e o fornecedor,

com locais de entrega e faturamento;

Termos de Pagamento e Entrega – Informações sobre pagamento e entrega;

Notas – Notas do comprador;

Header Attachments – Anexos da ordem.


3. ACEITAR ORDEM DE COMPRA

3.1. Aceitar a Ordem de Compra pela área de trabalho

As ordens podem ser aceitas ou rejeitadas tanto na Área de Trabalho quanto da página

de Resumo da Ordem. Responder a partir da Área de Trabalho é um método rápido, mas não

envolve nenhuma alteração nas informações.

Selecione o pedido que deseja aceitar.

Informe o Número de Referência do Fornecedor. Para o registro deste nº de referência não serão aceitos os caracteres especiais (acentos, ç, #, -, etc.). Para a Nestlé deve-se informar apenas o número da ordem nesse campo.

Clique no botão Aceitar no inferior da página.

Após aceitar a ordem será exibido um pop-up de confirmação.


3.2. Aceitar a Ordem de Compra pelo Resumo da Ordem

Ao clicar em Responder na página de Resumo da Ordem, você cria um Resumo de

Resposta da Ordem, que lhe permite visualizar detalhes sobre essa ordem, alterar data de

entrega, aceitar a ordem inteira ou rejeitar inteira.

Observações:

Ao responder a ordem de compra, o campo status do processamento, sinalizado

acima, NÃO deve ser modificado.

Após entrar na tela de resumo da ordem, clique no botão Responder na parte superior da página.



Clique em Editar apenas para os casos em que for propor nova data de entrega.

Após preencher o número de referência do fornecedor, clique em Submeter para aceitar a ordem de compra.

Após aceitar a ordem será exibido um pop-up de confirmação.

Verifique aqui a data de entrega da ordem de compra. Nas Ordens de Serviços emitidas pela Vale, o campo “Data de Entrega” geralmente virá vazio, uma vez que o serviço descrito já foi prestado pelo fornecedor.


Para responder as ordens de compra do comprador MASISA, outros passos

devem ser seguidos:

Antes de Submeter a resposta, é obrigatório que o Fornecedor marque a caixa que diz “I accept the Terms and Conditions of the Order” ou “Eu aceito os termos e condições da Ordem”.

O texto de “Terms and Conditions” ou “Termos e Condições”, possui um link para visualização destes termos. Este texto na íntegra está disponível também na aba “Notes”.

Após ler os termos e condições da ordem, você deve selecionar a caixa de aceite na aba de informações gerais, inserir o número de referência do fornecedor e clicar em “submeter”, conforme telas apresentadas anteriormente.


Informações Importantes:

ENTREGA DE UM MESMO ITEM EM LOCAIS DIFERENTES

1. Caso haja em uma mesma OC itens iguais em linhas diferentes, é porque este item possui

diferentes locais de entrega. Na tela de “Detalhes do item” em “Entrega do item” o

fornecedor verifica o local de entrega para cada item.

ENTREGA PARCIAL DE UMA ORDEM DE COMPRA

1. O Fornecedor pode realizar entrega parcial dos itens solicitados, desde que até a

última entrega esteja dentro do prazo de validade.

CONTATO DO COMPRADOR

1. Em informação dos participantes o fornecedor terá acesso às informações do comprador ou

gestor do contrato.

2. Em notas do item o fornecedor terá acesso às informações do requisitante.

ANEXAR E VISUALIZAR ARQUIVOS

1. Ordem de Compra - Ao responder a Ordem de Compra (PO) o fornecedor não deve inserir

anexos. Caso ele anexe algum arquivo, este arquivo não chegará para o comprador. Caso

seja imprescindível o anexo do arquivo, enviar por e-mail para o Comprador.

4. REJEITAR ORDEM DE COMPRA

Quando a Ordem de Compra é rejeitada pela Área de trabalho, significa que todos os itens não

foram aceitos.

Você precisa rejeitar ordens uma de cada vez porque é necessária uma nota de rejeição para

cada ordem.


4.1. Rejeitar uma ordem de Compra pela Área de Trabalho

Clique no botão Submeter para confirmar a ação.

Informe o Número de Referência do Fornecedor. Para o registro deste nº de referência não serão

aceitos os caracteres especiais (acentos, ç, #, -, etc.). Para a Nestlé deve-se informar apenas o número da ordem nesse campo.

Informe o motivo pelo qual sua empresa não fará a entrega do material solicitado.

Selecione o pedido que deseja rejeitar.

Clique no link Rejeitar para recusar a ordem.


4.2. Rejeitar Ordem de Compra pelo Resumo da Resposta da Ordem Um Fornecedor pode optar por conferir os Detalhes do Resumo do Pedido de Compra antes de

tomar a decisão de recusá-lo. O Fornecedor não pode rejeitar apenas alguns itens da Ordem

de Compra. Caso ele não concorde com alguma informação referente a algum item, ele deverá

recusar toda a Ordem de Compra e informar no campo Aviso de Rejeição o motivo da recusa.

Para isso siga os procedimentos abaixo:

Após rejeitar a ordem será exibido um pop-up de confirmação.

Após entrar na tela de resumo da ordem, clique no botão Responder na parte superior da página.


Após clicar em responder, clique em ordem rejeitada.

Informe o motivo pelo qual sua empresa não fará a entrega do material solicitado.

Clique no botão “Submeter” para confirmar a ação.

Para rejeitar a ordem, clique em ordem rejeitada.


Após rejeitar a ordem será exibido um pop-up de confirmação.


5. ALTERAÇÃO DE ORDEM

Uma Alteração de Ordem é uma versão modificada de uma ordem de compra. Uma vez que a

alteração de ordem é enviada, ela substitui a ordem de compra original, que fica com status

de inativa. Desta forma, para criar um aviso de embarque ou fatura, os mesmos deverão ser

feitos pela alteração de ordem depois de aceita.

Uma Alteração de Ordem pode ter dois propósitos:

Cancelamento da ordem ou alteração de valores da ordem

Verifique nos campos sinalizados abaixo se a alteração de ordem é referente a um

cancelamento ou alteração de valores.

Caso a ordem tenha sido cancelada, o valor da mesma ficará 0 (zero) e deverá ser dado o

aceite no portal. Se for apenas uma alteração de valores, siga os procedimentos de responder

ordem.


1. As Ordens de Compra canceladas pelo Comprador tem seu status indicado como

“Cancelado”. O Comprador pode cancelar a Ordem de Compra em qualquer momento,

mesmo após o Fornecedor já ter aceitado a Ordem de Compra. Quando há o

cancelamento da Ordem de Compra, o fornecedor é comunicado por e-mail da

existência de um novo documento no Portal Quadrem (Alterar Ordens). Ao acessar o

Portal e visualizar o documento, ele vê o status da OC como “cancelado”.

2. Quando um item for cancelado pelo Comprador em alguma Ordem de Compra, o

Fornecedor vai receber uma CO (Alteração de Ordem) referente à Ordem de Compra

que foi alterada, e os itens que foram cancelados, aparecerão com quantidade ZERO.

Nestes casos, o fornecedor deve desconsiderar os itens que estiverem com quantidade

zero.

3. Quando uma ordem de compra for aceita propondo nova data de entrega, o

fornecedor deverá aguardar uma alteração de ordem com a nova data.

4. A funcionalidade de propor Alteração de Ordem não está sendo utilizada para a

Votorantim. Sendo assim, o fornecedor só poderá aceitar ou rejeitar a Ordem ou as

linhas das Ordens.


6. PESQUISAR DOCUMENTOS

O Fornecedor pode utilizar diferentes parâmetros de pesquisa para localizar as Ordens de

Compra e todo o seu histórico. Por exemplo, a tela Procurar pode ser utilizada para localizar

documentos processados, como Respostas de Pedidos enviadas, Pedidos Recusados e

alterados. Para efetuar a pesquisa no menu “Procurar > Documento Search”.

Com os parâmetros definidos, clique em Procurar.

Os documentos encontrados que atendem

os filtros utilizados na pesquisa serão listados aqui.

Especifique os parâmetros da procura. Caso tenha o número do documento, selecione status do documento “Tudo” e apagar os campos das datas.

Na barra de menu, clique em Procurar.


Parâmetros da Pesquisa:

A. Tipo de Documento: Alteração de Ordem de Compra, Resposta da Ordem de Compra,

Ordem de Compra.

B. . Status do Documento: Ativo (documentos válidos) ou Inativo (documentos inválidos);

C. Status do Processamento: Completo, Novo (pendente de ação do fornecedor),

Substituído, Respondido (já enviado para o comprador).

D. Classificação Principal: Mostra documentos pela ordem do critério informado: Código da

conta, Nome do Comprador, Número do Documento, Status do Documento;

E. Segunda Classificação: Seleciona o segundo critério que deve vir ordenado, após a

escolha do primeiro filtro “Classificação Principal”: Código da Conta, Nome do Comprador,

Número do Documento, Status do Documento;

F. Datas de Início/Finalização: Data em que o documento entrou/saiu do banco de dados

do Supply Centre;

G. Código da Conta: O código da conta do Comprador;

H. Cliente: O nome da organização do Comprador;

I. Prioridade: Por exemplo, pedidos de Emergência;

J. Número de Referência do fornecedor: Número de controle interno da empresa

fornecedora.

Caso o fornecedor saiba o número do documento, pode-se procurar em “Procurar” e

selecionar a opção “Document History Report”.

Na tela, Document History Report, o fornecedor informará no campo Nº do documento, o

número do documento pesquisado e no Tipo de documento deverá informar o tipo de

documento que deverá ser pesquisado. Após clique no botão Gerar Relatório.


Listará o Nº do documento, Data Recebimento do documento no portal, Tipo de documento e

Status do processamento do documento pesquisado.

Critérios para realizar a busca do documento

Clique para Gerar o Relatório das ações realizadas para este documento


7. Gerenciamento de Ordens

7.1. Lista de Prioridade de ordens

Um relatório que mostra todas as ordens de prioridade emergencial, que precisam ser tratadas

primeiro. Para isso, basta clicar em “Gerenciamento de Ordens > Lista de Prioridade de

Ordens”.

Abrirá um relatório em PDF, que poderá ser impresso ou salvo após visualização.


7.2. Relatório de Itens aceitos.

Esse relatório mostra todos os itens de linha que foram aceitos, sortidos por comprador,

moeda e datas. Esse relatório serve para identificar ordens e itens de linha que precisam ter

suas faturas se o seu comprador permite faturas por item de linha. Para executar o relatório,

clique em “Relatório de Itens Aceitos” no menu de Gerenciamento de Ordens.

Defina os parâmetros de busca abaixo:


7.3. Diretórios do Comprador Quadrem

Para localizar dados dos compradores cadastrados no Supply Centre, utilize a busca por

“Diretórios do Comprador Quadrem”.

As opções principal e secundária ajudam ao usuário utilizar critérios múltiplos. A pesquisa

poderá ser realizada por nome da empresa, sua localização, descrição, Org ID, ou TPID.

Use os campos “Palavra-Chave” para inserir critérios conhecidos. Para pesquisar todas as

empresas localizadas no Brasil, selecione Location (Localização) como a opção primária de

busca e insira a palavra Brasil no campo “Palavra-Chave” à direita. Deixe a seleção do botão

como “None” (Nenhum) para manter o campo de procurar secundário inativo. Após encontrar

a empresa que deseja, clique em “Ver” na coluna “Informação Adicional” para visualizar os

dados.


7.4. Ver Relatório de Ordens

Esse relatório extrai informações de ordens respondidas e não respondidas, aceitas, não

aceitas e aceitas com alteração e pelo fornecedor.

Utiliza os parâmetros abaixo para definir sua busca e em seguida clique em “Gerar relatório”.

8. ATENDIMENTO QUADREM

Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de atendimento

0800-604-7171 ou e-mail para [email protected], de segunda à sexta-feira das 8h às 20h.

mailto:[email protected]

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