manual de orientaÇÕes gerais para o dia a dia do...
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2020
MANUAL DE ORIENTAÇÕES GERAIS PARA O DIA A DIA DO
PROGRAMA ARPA FASE III
2
Fundo Brasileiro para a Biodiversidade,
Programa Áreas Protegidas da Amazônia
Rio de Janeiro, fevereiro 2020
3
4
5
COORDENAÇÃO DA ÁREA DE DOAÇÕES E ACORDOS BI/MULTILATERAIS
Fernanda Marques
GERÊNCIA DO PROJETO ARPA
Fábio Ribeiro
André Lemos
Edegar Bernardes
Heliz Menezes
Thales do Carmo
Pedro Dantas
CRÉDITOS DAS FOTOS: Vitor Moriyama
Capa – PARNA do Jaú
Foto interna – RESEX São João da Ponta
Última Página – PARNA do Viruá
Fundo Brasileiro para a Biodiversidade - Funbio
Rua Voluntários da Pátria, 286, 5º andar
Botafogo – Rio de Janeiro/RJ
Tel: (21) 2123-5300
Fax: (21) 2123-5354
E-mail: [email protected]
Website: www.funbio.org.br
6
Caro gestor(a),
Este é um manual produzido pelo Funbio para auxiliar a todos na execução das atividades diárias
do programa ARPA. Aqui são detalhados os diversos mecanismos de transferência de recursos
do ARPA às Unidades de Conservação. Nas páginas a seguir, você encontra o passo a passo dos
procedimentos, regras e prazos de solicitações de solicitações de diárias, passagens, bens,
serviços e consultorias, bem como de movimentação de novos mecanismos de execução que
estão sendo desenvolvidos e testados para o ARPA.
A contribuição de todos os envolvidos no funcionamento do ARPA é fundamental para o
aprimoramento do programa. Críticas e/ou sugestões são sempre bem-vindas e devem ser
encaminhadas para a gerência do Projeto, no Funbio.
Atenciosamente,
Gerência do Programa ARPA no Funbio
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Sumário APRESENTAÇÃO ........................................................................................................................ 11
PERGUNTAS FREQUENTES ...................................................................................................... 12
MECANISMOS DE REPASSE ...................................................................................................... 13
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL ................................................................................................ 14
VIAS DE ACESSO AOS RECURSOS .......................................................................................... 14
A QUEM RECORRER .................................................................................................................. 14
LISTA DE CONTATOS ................................................................................................................. 16
ORIENTAÇÕES GERAIS ............................................................................................................. 19
SOLICITAÇÃO DE AUTÔNOMO .................................................................................................. 20
SOLICITAÇÃO DE BENS ............................................................................................................. 22
SOLICITAÇÃO VIA SISTEMA CÉREBRO: PROCEDIMENTO E ESPECIFICAÇÕES .................. 22
DOAÇÃO DE BENS .................................................................................................................. 27
PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS: DESDE A SOLICITAÇÃO ATÉ A DOAÇÃO ............. 28
SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS ..................................................................................................... 29
SERVIÇOS PRESTADOS POR PESSOA FÍSICA .................................................................... 30
SERVIÇOS PRESTADOS POR PESSOA JURÍDICA................................................................ 32
MODELOS DE ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA NO SISTEMA CÉREBRO ................................... 33
ESPECIFICAÇÕES GUARDA CHUVA ..................................................................................... 34
CARTÕES .................................................................................................................................... 34
CARTÃO COMBUSTÍVEL ......................................................................................................... 36
CARTÃO ALIMENTAÇÃO ......................................................................................................... 37
Comprovação de Gastos ....................................................................................................... 37
Comprovantes Fiscais ........................................................................................................... 38
Passo a Passo para Comprovação de Gastos no Cérebro .................................................... 39
CARTÃO MANUTENÇÃO ......................................................................................................... 40
SANÇÕES PARA O MAU USO DOS CARTÕES ...................................................................... 42
SOLICITAÇÃO DE CONSULTORIAS ........................................................................................... 43
DOCUMENTAÇÃO DE APOIO PARA AS UNIDADES DE CONSERVAÇÃO ............................ 44
CONSULTORIA PESSOA FÍSICA............................................................................................. 45
CLASSIFICAÇÃO DE CATEGORIAS PROFISSIONAIS ..................................................................... 45
HABILITAÇÃO PARA ATIVIDADES ............................................................................................... 46
CONSULTORIA PESSOA JURÍDICA ........................................................................................ 47
Documentos para Seleção de Consultor ou Empresa de Consultoria .................................................... 47
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE CONSULTORIA ................................................................... 52
Critérios De Avaliação / Pessoa Jurídica ............................................................................... 52
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Critérios De Avaliação / Pessoa Física .................................................................................. 56
Quadro de Avaliação ............................................................................................................. 57
MEMÓRIA DE CÁLCULO ......................................................................................................... 59
SOLICITAÇÃO DE OBRAS .......................................................................................................... 60
REFORMA DE PEQUENO PORTE ........................................................................................... 60
REFORMA DE GRANDE PORTE OU NOVA CONSTRUÇÃO .................................................. 60
Elaboração Do Projeto ........................................................................................................... 60
Documentos Necessários ...................................................................................................... 60
Fiscalização Da Obra ............................................................................................................. 61
Regras Para Contratação ...................................................................................................... 61
GESTÃO DE CONTRATOS .......................................................................................................... 61
RESPONSABILIDADES E PROCEDIMENTOS NA GESTÃO DE CONTRATOS ...................... 61
TERMO DE RECEBIMENTO E ACEITE (TRA) ............................................................................ 62
AVALIAÇÃO DA COMPRA........................................................................................................ 64
SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS ......................................................................................................... 65
TIPOS DE DIÁRIAS .................................................................................................................. 66
Diárias Unificadas De Campo/Cidade .................................................................................... 66
Diárias Internacionais ............................................................................................................ 66
Auxílio Transporte .................................................................................................................. 66
Ajuda De Custo Para Alimentação ......................................................................................... 66
Valores E Quantidades .......................................................................................................... 66
REGRAS PARA SOLICITAÇÃO ................................................................................................ 67
RECEBIMENTO ........................................................................................................................ 67
IRREGULARIDADES NO USO DE DIÁRIAS ............................................................................ 67
DIÁRIAS NÃO PAGAS .............................................................................................................. 68
DEVOLUÇÃO DE DIÁRIAS ....................................................................................................... 68
PASSO A PASSO PARA DEVOLUÇÃO.................................................................................... 68
SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS .................................................................................. 69
QUEM TEM DIREITO A USAR PASSAGENS PAGAS PELO ARPA? ....................................... 69
COMO SOLICITAR PASSAGENS AÉREAS? ........................................................................... 69
DATAS E HORÁRIOS PREFERENCIAIS .................................................................................. 70
DESPESA LOCAL – CONTA BANCÁRIA ..................................................................................... 72
O QUE PODE SER ADQUIRIDO PELA CONTA DE DESPESA LOCAL ................................... 72
INSUMOS QUE PODEM SER ADQUIRIDOS COM RECURSOS DA CONTA DE DESPESA LOCAL ...................................................................................................................................... 73
Insumos que não podem ser adquiridos com recursos da conta de Despesa Local .................. 75
ABERTURA DA CONTA DE DESPESA LOCAL ....................................................................... 76
INCLUSÃO DE NOVOS GESTORES NA CONTA DE DESPESA LOCAL ................................ 76
DOCUMENTOS PARA ABERTURA DA CONTA DE DESPESA LOCAL .................................. 77
9
TERMO DE COMPROMISSO E RESPONSABILIDADE ........................................................... 77
SUBSTABELECIMENTO .......................................................................................................... 77
VALIDADE DOS SUBSTABELECIMENTOS ............................................................................. 77
CARTÃO DE DÉBITO ................................................................................................................... 78
PROCEDIMENTOS PARA A EMISSÃO DO CARTÃO DE DÉBITO .......................................... 78
DESLIGAMENTO DE FUNCIONÁRIO DETENTOR DO CARTÃO DE DÉBITO ........................ 78
UTILIZAÇÃO DO CARTÃO DE DÉBITO ................................................................................... 79
GESTÃO DA CONTA DE DESPESA LOCAL ............................................................................ 79
Depósitos ............................................................................................................................... 79
Suspensão dos depósitos da conta de Despesa Local .......................................................... 80
Limite da conta de Despesa Local ......................................................................................... 80
Cancelamento da conta de Despesa Local ............................................................................ 81
Sanções pelo mau uso de recursos da conta de Despesa Local ........................................... 81
UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS DA CONTA DE DESPESA LOCAL ........................................ 81
Compra de bens e contratação de serviços de Pessoa Jurídica – Documentos Fiscais......... 82
Nota Fiscal (Nf) ...................................................................................................................... 82
Notas fiscais para aquisição de mercadorias ......................................................................... 83
Nota Fiscal Convencional ...................................................................................................... 83
Nota Fiscal Eletrônica ............................................................................................................ 84
Documento Auxiliar Da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) .......................................................... 85
Cupom Fiscal ......................................................................................................................... 89
NOTAS FISCAIS PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PESSOA JURÍDICA ........................ 89
Incorreções na Nota Fiscal – Carta de Correção ................................................................... 90
Incorreções na Nota Fiscal – Carta de Correção Eletrônica ................................................... 92
PRESTAÇÃO DE CONTAS DA CONTA DE DESPESA LOCAL ............................................... 92
REALIMENTAÇÃO DA CONTA DE DESPESA LOCAL ............................................................ 94
RELATÓRIOS FINANCEIROS .................................................................................................. 94
MODELO DE RELATÓRIO FINANCEIRO COMPLETO ........................................................ 94
MODELO PRESTAÇÃO DE CONTAS - RELATÓRIO CONCILIADO .................................... 96
PASSO A PASSO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS NO SISTEMA CÉREBRO ...................... 96
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INTRODUÇÃO
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APRESENTAÇÃO
Uma das maneiras de garantir o sucesso da preservação ambiental nas Unidades de Conservação
(UCs) é assegurar sua sustentabilidade financeira e suprir necessidades práticas e operacionais
de gestores e gestoras.
Buscando identificar áreas significativas para representar amostras da biodiversidade amazônica,
o ARPA apoia uma série de UCs inseridas no bioma. O programa desenvolve estratégias de
sustentabilidade financeira dessas UCs em longo prazo, contemplando atividades como
desenvolvimento do plano de manejo, proteção e monitoramento da biodiversidade, aquisição de
equipamentos e infraestruturas, além de apoiar a integração e o desenvolvimento das
comunidades locais.
Os recursos financeiros do ARPA são administrados pelo Funbio e chegam às Unidades de
Conservação por meio de mecanismos de transferência ou repasse: as execuções via Funbio,
feitas a partir de solicitações, e a realização de despesas pelos Gestores através do mecanismo
Despesa Local.
Além disso, o Funbio, em acordo com os doadores e parceria com as demais instâncias do
Programa ARPA, trabalha desenvolvendo uma série de mecanismos de execução alternativos,
com o intuito de reduzir riscos e otimizar processos sem perder a flexibilidade de execução dos
recursos.
Esse manual explica cada um desses mecanismos, e procura oferecer a gestores e gestoras as
orientações necessárias para executar todos os procedimentos que são usados cotidianamente
pelas UCs apoiadas pelo Programa ARPA*.
Por fim, este Manual constitui o anexo 2.6 do Manual Operacional do Programa ARPA (MOP).
Para maiores informações consultar: http://ARPA.mma.gov.br/manual-operacional/
* Eventualmente, os procedimentos descritos neste material podem ser atualizados, de acordo com orientações negociadas e estabelecidas pelas instituições
parceiras. Caso haja mudanças, o Funbio comunicará prontamente aos gestores os novos procedimentos ou as alterações no conteúdo atual.
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PERGUNTAS FREQUENTES
O QUE É O ARPA?
O Programa Áreas Protegidas da Amazônia, ARPA, foi criado em 2002 pelo Governo Federal,
e tem como principal meta a conservação e o uso sustentável de 60 milhões de hectares –
15% da Amazônia brasileira – até 2039. É o maior programa de proteção de florestas tropicais
do mundo. O Funbio atua como gestor dos recursos financeiros, realizando as atividades de
aquisições e contratações para as Unidades de Conservação (UCs), além da gestão do
Fundo de Transição (FT), um mecanismo extinguível de financiamento de longo prazo, que
tem como objetivo prover recursos e incentivos para as UCs durante 25 anos, até que os
governos federal e estaduais amazônicos possam assumir 100% dos custos de consolidação
e manutenção das UCs apoiadas pelo Programa.
DE ONDE VÊM OS RECURSOS FINANCEIROS (QUEM SÃO OS DOADORES)?
Os recursos financeiros do ARPA proveem de doações nacionais e internacionais. Os
doadores são: o Global Environment Facility (GEF), por intermédio do Banco Mundial, o
Ministério Federal de Cooperação Econômica e Desenvolvimento (BMZ), por meio do KfW
Banco de Desenvolvimento, The Gordon and Betty Moore Foundation (GBMF), Fundo
Amazônia, pelo BNDES, o WWF-Brasil, o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID),
a Anglo American Minério de Ferro Brasil S. A., a Natura e O Boticário.
DE QUEM SÃO OS RECURSOS?
As doações financeiras, provenientes de instituições nacionais e internacionais, são
recursos de origem privada para um fim público: o apoio às UCs. Os recursos são do
Programa ARPA, e são utilizados segundo prioridades determinadas pelo governo, com
gestão financeira do Funbio.
O QUE É O FUNBIO? – O QUE É E COMO FUNCIONA UM MECANISMO FINANCEIRO?
O Fundo Brasileiro para a Biodiversidade (Funbio) é uma associação civil sem fins
lucrativos, que iniciou sua operação em 1996. O Funbio é um mecanismo financeiro privado
baseado no Rio de Janeiro, que tem como missão garantir o aporte de recursos financeiros
para a conservação da biodiversidade. Os mecanismos financeiros funcionam como uma
ponte, conectando os doadores nacionais e internacionais às instituições que executam os
projetos, e garantem o uso dos recursos com total transparência.
QUAL O PAPEL DO FUNBIO NO ARPA?
O Funbio é o gestor e executor financeiro do programa ARPA, ou seja, faz os contratos
com os doadores, administra recursos e aplicações financeiras e os transfere para as UCs,
por meio dos seus mecanismos de execução. Os recursos são os bens e serviços
necessários para a gestão das UCs apoiadas pelo Programa. O Funbio também é
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responsável pela prestação de contas, junto aos doadores, dos recursos utilizados no
programa, pela auditoria anual de 5% das UCs do Programa e também executa a função
de secretaria do Comitê do Fundo de Transição (CFT).
O QUE É O MANUAL E PARA QUE SERVE?
O Manual de orientações foi criado e é mantido pelo Funbio com o intuito de esclarecer
dúvidas em relação a procedimentos e operações do dia-a-dia da execução do programa.
Para informações específicas sobre o ARPA e suas regras gerais, o gestor deverá consultar
o Manual Operacional do Programa (MOP), disponível no site do programa:
http://ARPA.mma.gov.br/manual-operacional/
MECANISMOS DE REPASSE
COMO OS RECURSOS FINANCEIROS DO ARPA CHEGAM ÀS UNIDADES DE
CONSERVAÇÃO?
A cada dois anos, as Unidades de Conservação apoiadas pelo ARPA definem suas
necessidades e elaboram seu Plano Operativo (PO) para o período. Quando o PO é aprovado, a
UC passa a ter acesso aos recursos oferecidos pelo programa e pode solicitá-los ao Funbio.
Há duas maneiras de acesso aos recursos: por Solicitações ou pela conta de Despesa Local.
Solicitações são requisições de insumos feitas pelos gestores ao Funbio via Sistema
Cérebro, de acordo com as necessidades estabelecidas no PO. A partir da solicitação, o
Funbio é responsável pela compra ou contratação e pela entrega à UC. Em geral, bens,
serviços e consultorias com valor superior a R$3.000,00, diárias e passagens aéreas
enquadram-se no mecanismo de solicitações.
A conta de Despesa Local, por sua vez, é um mecanismo desenvolvido pelo Funbio e aprovado
pelos doadores, que permite a realização de pequenas despesas na região das Unidades,
sendo pagas pelos gestores com os recursos disponíveis em conta corrente.
Periodicamente, a conta de Despesa Local é realimentada pelo Funbio. Esse mecanismo
proporciona maior agilidade no uso dos recursos, mas exige transparência com os gastos. A
cada movimentação, os responsáveis devem apresentar uma prestação de contas detalhada
via Sistema Cérebro. Após a aprovação, a conta é realimentada pelo Funbio.
IMPORTANTE
O Sistema Cérebro é um dos principais meios de comunicação entre as UCs e o Funbio.
Por meio dele, devem ser realizadas as Solicitações e a prestação de contas dos gastos na
/despesa local e no Cartão Despesas Locais.
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COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
Este Manual de Orientações Gerais Para o Dia a Dia está dividido em duas partes principais:
Solicitações e Despesa Local.
Ao observar a tabela a seguir, o gestor localiza a operação que deseja realizar e pode enquadrá-la
no mecanismo adequado, seja Solicitação via Sistema Cérebro ou pagamento com recursos da
conta de Despesa Local. Em seguida, encontrará no índice a indicação do conteúdo que atende à
sua necessidade específica.
Se ainda persistirem dúvidas após a leitura das orientações, o gestor pode comunicar-se com o setor
responsável pelo assunto em questão, buscando os contatos na seção “A quem recorrer” a seguir.
VIAS DE ACESSO AOS RECURSOS
NECESSIDADE DA UC SOLICITAÇÕES VIA CÉREBRO DESPESA LOCAL
consultorias
todas
nenhuma
serviços acima de R$ 3 mil até R$ 3 mil
passagens aéreas todas nenhuma
diárias todas nenhuma
obras e reformas acima de R$ 6 mil até R$3 mil
bens de alto valor disponíveis para solicitação no sistema cérebro
listados na pg. 72
despesas com alimentação e combustível
Acima de R$15 mil ou para serviços de fornecimento de refeições
até R$15 mil
Cartões Combustível, Alimentação e Manutenção
todas nenhuma
Serviço de Autônomo todas nenhuma
Há exceções em que valores superiores aos limites podem ser pagos via Despesa Local, como
contratação de serviços ou compra de bens acima de R$3 mil. Nesses casos, a compra ou
contratação devem ser autorizadas previamente pela gerência e exigem o envio de, pelo menos, 3
orçamentos pelos gestores.
A QUEM RECORRER
Quando existem dúvidas de como proceder em determinada operação, seja ela uma solicitação ao
Funbio ou movimentação da conta de Despesa Local, é fundamental contatar a pessoa correta.
A seguir indicamos quem, no Funbio, é a pessoa indicada para resolver cada um dos problemas
mais comuns enfrentados pelos gestores.
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DÚVIDA COMO E A QUEM RECORRER
Acompanhamento das solicitações
Use o Sistema Cérebro, buscando o protocolo e visualizando no final da página o histórico de aprovações. É possível obter a informação de todo o processo solicitado: se já foi aprovado pelas diversas instâncias, se já foi para a área de compras, qual comprador é o responsável etc. Você pode acompanhar todas as solicitações realizadas no seu PO clicando na aba à esquerda, em Solicitação, e então em Todas as solicitações.
Informações sobre diárias não pagas
Acompanhe pelo Sistema Cérebro. O setor financeiro tem o prazo de cinco dias úteis para efetuar o depósito, após a aprovação do pedido da diária pela gerência. Se findo esse prazo, o solicitante não identificar o depósito pelo extrato do banco, o procedimento a ser adotado é: verificar o fluxo de aprovações e o status da solicitação no sistema. Se ainda assim persistirem as dúvidas, enviar e-mail para [email protected].
Sistema Cérebro Caso tenha problemas de visualização do Sistema Cérebro, ou outro problema técnico qualquer, enviar mensagem para [email protected]
Passagens aprovadas pela gerência
Para informações sobre passagens já aprovadas pela gerência, contatar a gerência do programa, através de [email protected]
Problemas com a agência de viagens
Problemas com bilhetes emitidos errados, mau atendimento e outros, contatar a Gerência ARPA pelo e-mail [email protected]
Preenchimento de TdRs e especificações
Contatar com a Gerência ARPA pelo e-mail [email protected]
Tetos da UC e valores de POs
Entrar em contato com a Unidade de Coordenação do Programa (UCP) no MMA: [email protected] (ver telefones na lista de contatos)
Modelo de solicitação
Os modelos estão disponíveis no próprio sistema cérebro, na página da solicitação, acima do botam inserir, Caso dúvidas persistam Procurar os pontos focais ou a Gerência ARPA [email protected].
Assuntos técnicos
Para dúvidas sobre assuntos técnicos e/ou discutidos em reuniões do fórum técnico, procurar os pontos focais.
Despesa Local Enviar e-mail para [email protected]
Divulgação de notícias sobre sua UC no Cérebro
Enviar e-mail para [email protected]
Informações sobre termo de recebimento
Contatar diretamente o comprador responsável pela solicitação, identificado no histórico do protocolo pelo Sistema Cérebro.
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LISTA DE CONTATOS
CONTATO
TELEFONE
E MAIL
FUNBIO
GERÊNCIA ARPA [email protected]
Fábio Ribeiro (21) 2123 5315 [email protected]
Thales do Carmo (21) 2123 5397 [email protected]
Heliz Menezes (21) 2123 5329 [email protected]
André Lemos (21) 2123 5360 [email protected]
Pedro Silva (21) 2123 5381 [email protected]
COMPRAS [email protected]
Fernanda Jacintho (21) 2123 5363 [email protected]
Maria B.da Silva (21) 2123 5353 [email protected]
José Mauro Filho (21) 2123 5382 [email protected]
Flávio do Sacramento Miguel (21) 21235307 [email protected]
Vinicius Chavão (21) 2123 5339 [email protected]
Allan da Silva Cabral (21) 2123 5377 [email protected]
Alessandro Jonady (21)2123 5342 [email protected]
Denise Tavares Fernandes da Silva
(21) 2123 5371 [email protected]
Flávia Avelar Teixeira (21) 2123 5372 [email protected]
Luisa Brandt Pinheiro da Silva (21) 2123 5349 [email protected]
Marcos Pereira da Rocha (21) 2123 5378 [email protected]
Viviane dos Santos da Silva (21) 2123 5379 [email protected]
Willian dos Santos Edgard (21) 2123 5332 [email protected]
Ana Lucia Santos (21) 2123 5327 [email protected]
CONTRATOS [email protected]
Suzana Amora Ramos (21) 2123 5380 [email protected]
Thais Brito (21) 2123 5391 [email protected]
PROCUREMENT [email protected]
FINANCEIRO [email protected]
Mayara Bernardes (21) 2123 5325 [email protected]
Dalissa Villa Nova (21) 2123 5394 [email protected]
Ronny Pessanha (21) 2123 5312 [email protected]
Renato Reis (21) 2123 5374 [email protected]
CEDOC [email protected]
Natalia Santos (21) 2123 5365
Ana Maria Rodrigues Martins (21) 2123 5338 [email protected]
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UNIDADE DE COORDENAÇÃO DO PROGRAMA UCP/MMA CONTATO TELEFONE
TELEFONE
E MAIL
UCP
Renata Gatti
(61) 2028 9116 [email protected]
Marco Bueno (61) 2028 9629 [email protected]
André Carlos Schiessl (61) 20282096 [email protected]
Reinaldo Júnior (61) 2028-2137 [email protected]
UCP Geral [email protected]
ICMBIO
Camila de Souza Lobo (61) 2028 9116 [email protected]
Fernanda Luisa Santos (61) 2028 9629 [email protected]
Felipe Stock Vieira (61) 2028 - 9119 [email protected]
OEMA
OEMA AC
Vera Reis [email protected]
OEMA AP
Débora Thomaz [email protected]
Ronei Jucelino Bianchi Piazate
OEMA AM
Gilmar Souza (92) 3642 4607 [email protected]
Márcia Lins (92) 3236 3070 [email protected]
OEMA MT
Sirley Maria da Silva [email protected]
Paula Marye (suplente) 65 3613 7224 [email protected]
OEMA PA [email protected]
Danielle Cristina Gonzaga Corrêa
91 988951604 (pessoal) 91 988951604 (Diretoria)
OEMA RO
Denison Trindade Silva (69) 32129616 [email protected]
OEMA RR
Ana Maria de Souza (95) 99116-9254 [email protected]
OEMA TO
Gino Machado (63) 3218-2669 [email protected]
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Orientações Gerais
Autônomo
Bens
Serviços
Cartões
Consultorias
Obras
Termo de Recebimento e Aceite (TRA)
Diárias
Passagens Aéreas
SOLICITAÇÕES
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ORIENTAÇÕES GERAIS
As solicitações são um dos mecanismos pelos quais as Unidades de Conservação podem ter acesso
aos insumos e recursos disponibilizados pelo Programa ARPA. Em geral, elas são destinadas a
compras e contratações que excedem o valor de R$ 3.000,00, ou a obras que excedem o valor de
R$6,000,00, e são executadas pelo Funbio. Bens, serviços, consultorias, obras, passagens e diárias
devem ser solicitados pelo gestor de UC por meio do Sistema Cérebro. Nesta seção do manual, você
encontra orientações gerais e exemplos detalhados do procedimento para realizar algumas das
solicitações mais comuns entre as UCs.
DEFINIR INSUMOS E RECURSOS NECESSÁRIOS
As necessidades das Unidades de Conservação são definidas no Plano Operativo (PO), elaborado
a cada dois anos.
As demandas definidas no Plano Operativo servem de base para o acesso de cada UC aos
recursos e insumos que podem ser solicitados. Por isso, no momento de elaboração do plano, os
gestores devem prever, com a maior precisão possível, as necessidades de cada insumo para o
período compreendido no PO. Excepcionalmente, podem ser realizados pedidos de itens não
contemplados no PO por meio de remanejamentos, que passarão pela autorização dos pontos
focais e da Unidade de Coordenação do Programa (UCP), a depender do tipo de solicitação.
O planejamento orçamentário das aquisições e contratações previstas no PO deve levar em conta
não somente o valor do bem ou serviço, mas também custos relativos à logística de entrega,
seguro, taxas, impostos, etc. Para alguns tipos de contratação o Funbio já prevê impostos na
memória de cálculo ou no pedido no próprio sistema cérebro (Ex. Contratação de Autônomo).
Caso necessário e o gestor não tenha informações sobre estes custos, pode consultar valores de
referência junto à Gerência do ARPA no Funbio ([email protected]).
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SOLICITAR VIA SISTEMA CÉREBRO
Todos os pedidos devem ser feitos no Sistema Cérebro com a antecedência mínima prevista para cada tipo de solicitação. Na tabela a seguir estão estabelecidos os prazos mínimos atendimento das solicitações. Conforme determinado no Manual Operacional do ARPA, estes prazos são pré-estabelecidos de acordo com a duração usual de cada processo. Entretanto, as compras e contratações dependem muitas vezes de fatores alheios ao Funbio, como a disponibilidade de fornecedores aptos ao atendimento da demanda, e estes podem interferir na duração de cada processo. Desta forma, o Funbio recomenda que os gestores insiram as solicitações sempre com bastante antecedência.
TIPO DE INSUMO
ANTECEDÊNCIA MÍNIMA
(DIAS ÚTEIS)*
eventos nas capitais ** 15
eventos no interior ** 20
serviços em geral *** 15
consultorias variável
passagens 10
diárias**** 5
bens de acordo com os lotes
autônomo 5
recarga cartão combustível 5
DEFINIR INSUMOS E RECURSOS NECESSÁRIOS
Ao acessar seu PO no Sistema Cérebro, o gestor deve localizar a tarefa desejada, selecionar o
insumo requerido e, em seguida, preencher os campos indicados com informações sobre o bem,
serviço, obra, passagem ou diária solicitados. Ao clicar em “Enviar para aprovação”, o gestor
conclui o pedido, que é encaminhado para as instâncias aprovadoras (pontos focais, UCP e
Funbio) e chega, então, ao setor responsável no Funbio para execução.
SOLICITAÇÃO DE AUTÔNOMO
O Serviço de Autônomo foi criado especialmente para suprir de forma ágil, demandas referentes à
contratação de Pessoa Física para serviços de pequeno porte, como consertos e prestação pontual
de serviços de mão de obra diversos, atendendo às exigências do Sistema de Escrituração Digital
das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
O eSocial é um sistema que busca unificar e padronizar a comunicação e o registro referente ao
cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Foi instituído pelo Decreto n°
8373/2014 no qual obriga os empregadores a se comunicar com o Governo de forma unificada e
digital, por meio de um cadastro com informações relativas aos trabalhadores.
* Dias contados a partir da aprovação da gerência no Funbio
** Para eventos (capitais/interior), aconselhamos que estes sejam solicitados com o prazo maior do que a antecedência
mínima, a fim de garantir a disponibilidade e favorecer o fechamento do processo de contratação com os três
orçamentos necessários.
** Para eventos (capitais/interior), aconselhamos que estes sejam solicitados com o prazo maior do que a antecedência
mínima, a fim de garantir a disponibilidade e favorecer o fechamento do processo de contratação com os três orçamentos necessários.
*** Para serviços de confecção de materiais de divulgação, serviços que dependem da elaboração de um produto
(camisas, bonés, bolsas, etc.), recomendamos uma antecedência de 30 dias, pois estes serviços precisam de uma etapa posterior de prova e aprovação (por parte do solicitante), produção e entrega efetiva do material.
**** Para o pagamento de diárias são necessários cinco dias úteis, portanto a mesma deve ser solicitada com mais
antecedência.
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Para efetivar a solicitação no Cérebro, o solicitante deve acessar a opção Autônomo dentro do
menu Solicitação e informar os dados do prestador do serviço (nome completo, telefone, endereço
completo com cidade, estado e CEP, CPF, PIS, Identidade, órgão emissor, data de nascimento,
nº de dependentes e sexo), o valor, tipo de serviço (ex.: cozinheira), descrição/justificativa, período
de execução e a forma de pagamento.
Os tipos de serviço estão padronizados, no entanto, caso os itens da lista não atendam a
demanda, é possível criar um novo serviço clicando em “Outros”. Dessa forma, o campo seguinte
de descrição ficará liberado para edição. A criação de uma nova categoria de serviço será objeto
de análise por parte do Funbio.
IMPORTANTE
Sobre o valor a ser inserido pelo gestor é o pagamento líquido, a este valor será
automaticamente calculada a incidência de 11% de INSS e Imposto de Renda caso
aplicável.
O Solicitante deverá inserir o comprovante de Qualificação Cadastral para permitir o
prosseguimento do fluxo, emitido através do link :
http://consultacadastral.inss.gov.br/Esocial/pages/index.xhtml. Ao planejar a solicitação, deve
considerar o acréscimo de R$ 18,50 por mês, referente a cobertura de seguro obrigatório contra
acidentes. Esta quantia será adicionada ao valor total de forma automática no sistema.
Após a realização do serviço, o executor deve preencher o TRA no sistema Cérebro e seguir com
o fluxo de aprovação, atestando a realização do serviço no campo de justificativa. Após aprovação
do TRA, o pagamento será feito em até 12 dias úteis. Vale ressaltar que, caso o TRA seja
preenchido após o dia 21 de cada mês, o pagamento só será realizado no mês seguinte.
O pagamento pode ser realizado de 2 formas:
Depósito em conta corrente;
Depósito em conta poupança;
Caso o pagamento não possa ser realizado devido a inconsistências com os dados bancários,
será colocado um alerta no protocolo no sistema cérebro. O alerta aparece como pendência ao
lado do nome do beneficiário. O gestor deve corrigir os dados e após essa ação há um prazo de
até cinco dias para o pagamento. Uma segunda correção de dados no protocolo só poderá ser
realizada com o envio de imagem do cartão bancário com o número do código de segurança
coberto.
IMPORTANTE
Caso o prestador de serviços receba auxílios do governo, tais como Bolsa Família ou Seguro
Defeso, é importante deixa-lo ciente que a prestação do serviço poderá acarretar na perda
dos benefícios. É muito importante que essa informação seja fornecida pelo gestor ao
prestador de serviço antes da realização do mesmo para que este possa decidir em relação
da atividade.
IMPORTANTE
22
Para casos emergenciais (ex. combate a um incêndio florestal), será permitido a realização
de um protocolo com data retroativa, mediante autorização da gerência ARPA no Funbio.
Para tanto o gestor deve informar previamente por e-mail à gerência ARPA o ocorrido
informando Nome e CPF do(s) prestador(es) do serviço para a contratação de seguro de
vida. O Protocolo deverá ser realizado em até 15 dias após o início da atividade.
SOLICITAÇÃO DE BENS
SOLICITAÇÃO VIA SISTEMA CÉREBRO: PROCEDIMENTO E ESPECIFICAÇÕES
De acordo com suas necessidades e demandas, as Unidades de Conservação planejam em seus
Planos Operativos os bens que desejam adquirir dentro da lista de bens elegíveis no Programa.
Bens são itens duráveis que podem ser, na maioria das vezes, patrimoniáveis. São classificados
como bens itens como computadores, eletrodomésticos, veículos, barcos e afins. Os bens
planejados de acordo com as especificações padrão são automaticamente solicitados uma vez
que o PO entra em vigência no início do biênio. É a chamada solicitação automática. Esta opção
é a recomendada pelo Funbio, pois favorece a aquisição de bens em grandes lotes reduzindo
custo de aquisição, tempo com procedimentos de compra e consequentemente favorecendo um
processo mais expedito. As solicitações que não usam especificação padrão devem ser solicitadas
pelos gestores no momento de abertura dos lotes informado pela gerência. Todas as solicitações
são adquiridas pela Unidade Operacional de Aquisições e Logística do Funbio e encaminhados
para os endereços cadastrados para entrega pelas UCs. Eventualmente, poderá ser autorizada a
compra de bens de valor inferior a R$3.000,00 via Despesa Local, a partir de consulta prévia à
gerência ARPA no Funbio.
As solicitações de bens feitas sem especificações-padrão devem ser autorizadas pelos pontos
focais e UCP e serão adquiridas após os itens padrão.
O quadro abaixo destaca alguns bens que possuem especificação-padrão no Sistema Cérebro e
seus valores de referência, que devem ser utilizados na criação dos insumos. Para referência
completa, podem verificar os bens padrão cadastrados no Cérebro, ou solicitar a lista completa à
Gerência.
Insumo Valor médio da
compra Insumo
Valor médio
da compra
Aparelho de DVD R$ 400,00 Gerador Móvel
12.5kVA R$ 25.000,00
Aparelho de Som portátil
100W R$ 800,00 Gerador Móvel 7,5kVA R$ 9.000,00
Ar Condicionado Janela
10.000 mil BTUs 110V R$ 1.900,00
Gerador Portátil
2,2kVA R$ 5.000,00
Ar Condicionado Janela
10.000 mil BTUs 220V R$ 1.900,00 GPS com câmera R$ 3.200,00
Ar Condicionado Janela
7.500 mil BTUs 110V R$ 1.500,00 GPS sem câmera R$ 2.600,00
Ar Condicionado Janela
7.500 mil BTUs 220V R$ 1.500,00 HD Externo 1TB R$ 450,00
Ar condicionado Split 12000
mil BTUs 220V R$ 2.000,00 HD Externo 2 TB R$ 650,00
23
Insumo Valor médio da
compra Insumo
Valor médio
da compra
Ar condicionado Split 18000
mil BTUs 220V R$ 3.500,00 HD Externo 500 GB R$ 350,00
Ar condicionado Split
22000/24000 mil BTUs 220V R$ 4.200,00
Impressora laser
colorida A4 R$ 3.500,00
Ar condicionado Split 9000
mil BTUs 220V R$ 1.700,00
Impressora laser
monocromática A4 R$ 2.500,00
Armadilha fotográfica 16
megapixels R$ 1.500,00
Impressora
multifuncional jato de
tinta A4
R$ 1.900,00
Armadilha fotográfica 20
megapixels R$ 1.800,00
Impressora
multifuncional jato de
tinta colorida A3
R$ 3.800,00
Armadilha fotográfica 24
megapixels R$ 2.400,00
Impressora
multifuncional jato de
tinta colorida A4
R$ 1.800,00
Armário Alto em Melamina 2
Portas com Fechadura R$ 1.300,00
Impressora
multifuncional laser
colorida A4 - Padrão
R$ 3.500,00
Armário Alto Laminado 2
Portas com Fechadura R$ 1.100,00
Impressora
multifuncional laser
colorida A4 - TOP
R$ 5.500,00
Armário em Aço Alto 2
Portas com fechadura R$ 700,00
Impressora
multifuncional
monocromática A4 -
Padrão
R$ 2.200,00
Armário em Aço Baixo 2
Portas com fechadura R$ 500,00
Impressora
multifuncional
monocromática A4 -
TOP
R$ 4.500,00
Armário em Melamina Baixo
2 Portas com fechadura R$ 600,00 Isolante térmico R$ 300,00
Armário Laminado Baixo 2
Portas com Fechadura R$ 800,00
Kit fumígeno -
Sinalizador R$ 1.000,00
Arquivo em Aço com 4
gavetas R$ 850,00 Kit videoconferência R$ 12.000,00
Arquivo em Melamina com 4
gavetas R$ 900,00 Lanterna de cabeça R$ 100,00
Arquivo Laminado com 4
gavetas R$ 1.200,00
Lanterna Grande
Holofote R$ 250,00
Aspirador de pó 110V R$ 600,00 Lanterna Pequena R$ 50,00
Aspirador de pó 220V R$ 600,00 Liquidificador R$ 300,00
Balança Eletrônica Digital R$ 760,00 Máquina de lavar
louças 10 serviços R$ 3.500,00
Balança Eletrônica
Farmacêutica R$ 1.400,00
Máquina de lavar
louças 14 serviços R$ 4.200,00
Balança Mecânica R$ 810,00 Máquina de lavar
roupa 10kg R$ 1.800,00
24
Insumo Valor médio da
compra Insumo
Valor médio
da compra
Bebedouro elétrico de
coluna/piso 110V R$ 800,00
Máquina de lavar
roupa 12kg R$ 2.000,00
Bebedouro elétrico de
coluna/piso 220V R$ 800,00
Máquina de lavar
roupa 15kg R$ 2.300,00
Bebedouro elétrico de mesa
110V R$ 600,00
Mesa de Reunião
Circular em Melamina R$ 800,00
Bebedouro elétrico de mesa
220V R$ 600,00
Mesa de Reunião
Retangular Laminada R$ 2.600,00
Beliche em Aço R$ 850,00 Mesa de Reunião
Circular Laminada R$ 1.000,00
Beliche em Madeira R$ 950,00
Mesa de Reunião
Retangular em
Melamina
R$ 2.400,00
Bicicleta para carga – Modelo
1 R$ 900,00
Mesa Retangular em
Melamina (Estação de
Trabalho)
R$ 1.500,00
Bicicleta para carga – Modelo
2 R$ 1.300,00
Mesa Retangular
Laminada (Estação de
Trabalho)
R$ 1.700,00
Bicicleta para mobilidade –
Modelo 1 R$ 700,00
Microfone (sem fio
com receptor) R$ 800,00
Bicicleta para mobilidade –
Modelo 2 R$ 1.100,00 Microfone com fio R$ 300,00
Binóculo 10x42mm R$ 1.300,00 Micro-ondas 20 litros R$ 450,00
Binóculo 10X50mm R$ 800,00 Micro-ondas 25 litros R$ 550,00
Binóculo 8x40mm R$ 830,00 Micro-ondas 30 litros R$ 650,00
Bolsa saco estanque de 20L R$ 250,00 Mini Gravador Digital R$ 500,00
BOLsa saco estanque de40L R$ 400,00 Mini System R$ 1.300,00
Bomba Costal Anti-incêndio
Flexível R$ 1.250,00 Mixer R$ 180,00
Bomba Costal Anti-incêndio
Mochila Rígida R$ 980,00 Mochila 40L R$ 450,00
Bomba D'agua 1cv R$ 1.250,00 Mochila 50L R$ 600,00
Bomba D'agua 450 W R$ 800,00 Mochila 60L R$ 700,00
Bombona - 20L R$ 35,00 Moto Esmeril R$ 320,00
Bombona - 30L R$ 65,00 Motobomba R$ 1.500,00
Bombona - 45L R$ 85,00 Motor 115 HP 4 T
Caixa de Comando R$ 53.000,00
Bombona - 5L R$ 10,00 Motor 150 HP 4 T
Caixa de Comando R$ 65.000,00
Bússola - náutica R$ 120,00 Motor 8 HP Braço de
Comando R$ 10.000,00
Bússola - Profissional R$ 300,00 Motor de popa 13 HP
Rabeta R$ 4.500,00
Cadeira para Escritório com
Rodízios R$ 800,00
Motor de popa 15 HP
Braço de Comando R$ 9.400,00
25
Insumo Valor médio da
compra Insumo
Valor médio
da compra
Cafeteira R$ 400,00 Motor de popa 30 HP
Braço de Comando R$ 12.000,00
Caixa d'agua 1000 Litros R$ 270,00
Motor de popa 40 HP
Braço/Caixa de
Comando
R$ 22.000,00
Caixa d'agua 500 Litros R$ 180,00 Motor de popa 60 HP
Caixa de Comando R$ 33.000,00
Caixa Termica - 26L R$ 50,00 Motor de popa 90 HP
Caixa de Comando R$ 42.000,00
Caixa Termica - 32L R$ 70,00 Motosserra Sabre
40cm R$ 1.200,00
Caixa Termica - 34L R$ 75,00 Motosserra Sabre
50cm R$ 3.000,00
Cama de Solteiro em Aço R$ 700,00 No Break 1300 VA R$ 1.000,00
Cama de Solteiro em Madeira R$ 600,00 No Break 500 VA R$ 300,00
Câmera Digital Compacta (18
e 24 MP) R$ 1.800,00 No Break 700 VA R$ 600,00
Câmera Digital Subaquática
(16MP) R$ 3.000,00 Notebook avançado R$ 6.130,00
Cantil de Plástico com Capa
950ml R$ 100,00 Notebook básico R$ 4.800,00
Cantil em Alumínio com
Caneca e Capa 900 ml R$ 175,00
Notebook
intermediário R$ 4.900,00
Cantil em Alumínio com Capa
900 ml R$ 130,00 Pacote Corel Draw R$ 2.600,00
Capa de Chuva - G R$ 25,00 Pacote Office Home &
Business 2019 R$ 1.500,00
Capa de Chuva - GG R$ 25,00 Pacote Office
Professional 2019 R$ 2.000,00
Capa de Chuva - M R$ 25,00 Paquímetro R$ 410,00
Capa de Chuva - P R$ 25,00 Passador de Slides R$ 58,00
Cavalete Flip Chart em
Alumínio com Rodízios e
Quadro Branco 1,80 alt.
R$ 500,00 Processador de
alimentos R$ 320,00
Cavalete Flip Chart em
Alumínio e Quadro Branco
1,80 alt.
R$ 300,00 Projetor R$ 2.500,00
Cavalete Flip Chart em
Madeira 1,70 alt. R$ 150,00
Purificador de agua
110V R$ 1.000,00
Clinômetro R$ 3.200,00 Purificador de agua
220V R$ 1.000,00
Colchão Inflável - Casal R$ 80,00 Quadro Branco 100 x
070 cm R$ 150,00
Colchão Inflável - Solteiro R$ 55,00 Quadro Branco 200 x
120 cm R$ 250,00
Colchão para Cama e Beliche R$ 500,00 Quadro Branco 250 x
120 cm R$ 350,00
26
Insumo Valor médio da
compra Insumo
Valor médio
da compra
Compressor de ar R$ 750,00
Quadro Branco com
suporte e rodízios 200
x 120 cm
R$ 700,00
Computador de
geoprossessamento R$ 8.420,00 Reboque de 6,0 m R$ 26.000,00
Desktop avançado R$ 6.620,00 Reboque de 8,0 m R$ 30.000,00
Desktop básico R$ 5.505,00 Rede de Nylon R$ 100,00
Desktop intermediário R$ 5.570,00 RéguaTrena - 10
Metros R$ 60,00
Drone 1 R$ 10.000,00 RéguaTrena - 30
Metros R$ 60,00
Drone 2 R$ 10.500,00 RéguaTrena - 50
Metros R$ 60,00
Ferro de passar seco R$ 100,00 RéguaTrena digital -
40 metros R$ 295,00
Ferro de passar vapor R$ 150,00 RéguaTrena digital -
60 metros R$ 295,00
Filmadora Digital R$ 1.350,00
Roçadeira à Gasolina
com Fio de Corte em
Nylon
R$ 2.500,00
Fogão a gás de piso 04 bocas R$ 1.200,00 Roçadeira à Gasolina
com Lâmina de Corte R$ 2.400,00
Fogão a gás de piso 5/6
bocas R$ 1.650,00
Roçadeira Elétrica
com Fio de Corte em
Nylon
R$ 1.200,00
Fogão a gás industrial 02
bocas sem forno R$ 800,00
Saco de dormir -
regioes quentes R$ 200,00
Fogão a gás industrial 04
bocas com forno R$ 1.900,00 Serra circular R$ 900,00
Fogão a gás industrial 06
bocas com forno R$ 2.550,00
Serra circular de
bancada R$ 2.100,00
Forno Elétrico 110V R$ 800,00 Servidor 32GB R$ 9.000,00
Forno Elétrico 220V R$ 800,00 Servidor 64GB R$ 12.000,00
Freezer Horizontal 213 a 222
litros 110V R$ 2.200,00 SMART TV LED 32” R$ 1.200,00
Freezer Horizontal 213 a 222
litros 220V R$ 2.200,00 SMART TV LED 40” R$ 1.500,00
Freezer Horizontal 305 a 311
litros 110V R$ 2.700,00 SMART TV LED 43” R$ 2.300,00
Freezer Horizontal 305 a 311
litros 220V R$ 2.700,00 Soprador costal R$ 3.200,00
Freezer Horizontal 404 a 419
litros 110V R$ 3.200,00 Tablet 16GB R$ 1.500,00
Freezer Horizontal 404 a 419
litros 220V R$ 3.200,00 Tablet 32GB R$ 2.400,00
Freezer Horizontal 503 a 546
litros 110V R$ 3.500,00 Tela de Projeção R$ 800,00
27
Insumo Valor médio da
compra Insumo
Valor médio
da compra
Freezer Horizontal 503 a 546
litros 220V R$ 3.500,00
Telefone Fixo - Com
fio R$ 80,00
Freezer Vertical 142 a 145
litros 110V R$ 2.500,00
Telefone Fixo - Sem
Fio R$ 120,00
Freezer Vertical 142 a 145
litros 220V R$ 2.500,00
Unidade de Estado
Sólido SSD 120 GB R$ 250,00
Freezer Vertical 197 a 203
litros 110V R$ 2.600,00
Unidade de Estado
Sólido SSD 240 GB R$ 300,00
Freezer Vertical 197 a 203
litros 220V R$ 2.600,00
Unidade de Estado
Sólido SSD 480 GB R$ 500,00
Freezer Vertical 228 a 246
litros 110V R$ 3.000,00
Vasilhame Botijão de
gás - 13KG R$ 350,00
Freezer Vertical 228 a 246
litros 220V R$ 3.000,00
Vasilhame Botijão de
gás - 45KG R$ 400,00
Furadeira - 110V R$ 260,00 Vasilhame Botijão de
gás - 5KG R$ 300,00
Furadeira - 220V R$ 260,00 Ventilador de Coluna R$ 600,00
Garrafa Térmica R$ 107,00 Ventilador de Mesa R$ 300,00
Gaveteiro em Melamina com
rodízios R$ 800,00 Ventilador de Parede R$ 400,00
Gaveteiro em Aço R$ 600,00 Voadeira 10,0 m R$ 28.880,00
Gaveteiro Laminado com
rodízios R$ 900,00 Voadeira 5,0 m R$ 14.000,00
Geladeira Duplex frost free
380 a 387 litros 110V R$ 3.000,00 Voadeira 6,0 m R$ 16.000,00
Geladeira Duplex frost free
380 a 387 litros 220V R$ 3.000,00 Voadeira 8,0 m R$ 22.000,00
Geladeira Duplex frost free
433 a 443 litros 110V R$ 3.400,00 Walk Talk R$ 600,00
Geladeira Duplex frost free
433 a 443 litros 220V R$ 3.400,00
DOAÇÃO DE BENS
Os bens adquiridos pelo Funbio devem ser doados às instituições beneficiárias do Projeto
(ICMBio, OEMAs), consideradas donatárias. O procedimento de doação transfere a propriedade
dos bens, que devem ser patrimoniados a estas instituições.
No caso de veículos automotores e embarcações, a entrega às UCs depende da formalização da
doação. Por isso, o prazo de entrega desses bens é maior do que o de outros, que não exigem
que a doação seja formalizada antes da entrega.
28
PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS: DESDE A SOLICITAÇÃO ATÉ A
DOAÇÃO
ETAPA PROCEDIMENTO QUEM
EXECUTA
1 Aprovação dos insumos planejados no PO no Cérebro Órgão gestor
UCP
2 Emissão de Solicitação automática de bens com
especificação padrão Gerência
3 Organização dos lotes e repasse das solicitações ao
comprador
Compras
(Funbio)
5 Análise comercial da demanda e prospecção de fornecedores Comprador
6 Emissão de Pedido de Cotação aos fornecedores Comprador
7 Recebimento e Análise de Propostas Comprador
8 Emissão de Pedido de Compra Comprador
9 Entrega do bem ao solicitante Fornecedor
10
Solicitante preenche e envia, via Sistema Cérebro, o Termo
de Recebimento e Aceite (à exceção dos TRAs para veículo
automotor e embarcação, que serão preenchidos
posteriormente)
Gestores das
UCs
11 Compras providencia o pagamento ao fornecedor após o
recebimento do documento de cobrança e do TRA
Compras /
Contas a Pagar
(Funbio)
12 Responsável por doações consolida as NFs, confere as
informações e solicita Termo de Doação ao Jurídico
Compras /
Contas a Pagar
(Funbio)
13 O Jurídico do Funbio envia o processo de Doação (Termo de
Doação, Carta ao donatário) para o donatário. Funbio
14 O Donatário providencia a assinatura e publicação Termo no
DOU.
Órgão Gestor
do ICMBio ou
OEMAs
15 Recebimento do Termo de Doação assinado e publicado pelo
donatário
Jurídico do
Funbio
16 Para os casos em que a entrega do bem não depende do
Termo de Doação, o processo dar-se-á por encerrado Comprador
17 Em casos de embarcação, o Funbio autoriza o embarque das
mesmas para entrega às unidades executoras Comprador
18
Em casos de automotores, a partir deste momento, é
necessário fazer a transferência de propriedade, mudança de
categoria para oficial e instalação de placas brancas.
Somente após estes procedimentos é possível autorizar
entrega.
Comprador/
Detran/Fornece
dor
29
ETAPA PROCEDIMENTO QUEM
EXECUTA
19
Entrega de bens automotores ou embarcações requer TRA
preenchido no sistema Cérebro para finalizar processo. Para
veículos automotores e embarcações, o pagamento é feito no
ato da compra. No entanto, a entrega efetiva desses bens
para o donatário só é realizada após a conclusão do termo de
doação (assinatura e publicação) e dos trâmites de
transferência de propriedade do bem.
Gestores das
UCs
IMPORTANTE
Bens solicitados fora da especificação padrão serão solicitados pelos gestores no
momento da abertura dos lotes informados pela Gerência. Tais aquisições serão
realizadas após a compra dos itens padrão.
SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS
Para o Programa ARPA, prestação de serviços é a contratação de pessoa física ou jurídica, não
vinculadas à Unidade de Conservação, para executar atividades que requerem habilidades ou
conhecimentos específicos, mas que não envolvem produção intelectual. Difere de consultorias,
que é a contratação de pessoas ou empresas que requerem habilidades ou conhecimentos
específicos, com envolvimento de produção intelectual. Segue abaixo um quadro comparativo
entre Serviços e Consultorias.
SERVIÇO CONSULTORIA
Atividades que requerem habilidades ou conhecimentos específicos, mas não envolvem produção intelectual.
Trabalhos que exigem produção intelectual e que agregam algum tipo de conhecimento ao objeto da contratação.
Reparo de equipamentos, organização de eventos, sobrevoos, confecção de camisetas, aluguel de embarcações, aluguel de veículos.
Elaboração de planos de manejo, levantamento de informações a respeito de recursos naturais (como fauna e flora), levantamentos socioeconômicos, levantamento cartográfico, SIG, etc.
Podem ser prestados por pessoa física ou jurídica.
Podem ser prestadas por pessoa física ou jurídica.
O produto final é a realização do trabalho em si, de acordo com as especificações da contratação. Ex: Sobrevoo, reparo, evento realizado, etc.
O produto final é o resultado do trabalho, e deve expresso nos termos de contratação. Ex: relatório, vídeo, diagnóstico, estudo, plano de marketing, etc.
Exigem preenchimento da Especificação para contratação de serviços, adequada ao tipo de trabalho a ser contratado, no Sistema Cérebro.
Exigem preenchimento de TdR, memória de cálculo e critérios de avaliação, enviados ao Funbio pelo Sistema Cérebro.
30
Trabalhos nos quais a informação será apenas compilada, organizada ou reproduzida não são
considerados consultoria. Exemplos: preparação de cursos em geral, diagramação de materiais,
tradução de textos e moderação de reuniões.
Serviços, como sobrevoos, aluguel de veículos e embarcações, que exigem contratação de
pessoa jurídica e seguro para os passageiros, devem ser contratados por meio de Solicitação via
Funbio.
A partir da entrada em vigor do ESocial, serviços de barqueiro, cozinheiro, mateiro e especialista
para reparos, bem como manutenções de pequeno valor e eventos de pequeno porte prestados,
geralmente, por pessoa física não poderão ser contratados via Despesa Local uma vez que, por
demanda do governo brasileiro, a partir de janeiro de 2018 há necessidade de cadastramento do
prestador e do serviço a ser prestado no Sistema do ESocial previamente à execução do mesmo.
A partir de então este tipo de contratação de serviço deve ser realizado pela modalidade
Autônomo, descrita mais abaixo neste manual.
Com relação a decisão do gestor pela contratação de serviços de pessoa física ou serviço e
pessoa jurídica, o quadro abaixo esclarece:
SERVIÇOS PESSOA JURÍDICA SERVIÇOS PESSOA FÍSICA
Prestadores são empresas ou instituições. Prestadores são profissionais autônomos.
Reparo de equipamentos, organização de eventos, sobrevoos, confecção de camisetas, aluguel de embarcações, aluguel de veículos.
Serviços de moderação de reuniões, facilitação de cursos, tradução; contratação de barqueiros, mateiros e cozinheiras.
O valor previsto no plano operativo não inclui tributos. Quando os serviços forem contratados por Solicitação, o pagamento dos fornecedores será feito pelo Funbio.
Há incidência de impostos, como INSS e Imposto de Renda e de seguro. O Funbio realizará o pagamento e o recolhimento dos impostos, mas estes devem ser incluídos no valor estimado no Plano Operativo, somados ao valor líquido pago ao prestador.
Em geral, a contratação de serviços prestados por pessoa jurídica é feita por meio de Solicitação ao Funbio. No entanto, quando o valor desses serviços é inferior a R$3.000,00, as Unidades de Conservação podem contratar diretamente empresas individuais e sociedades (pessoas jurídicas) através do mecanismo Despesa Local. É obrigatório a apresentação de Nota Fiscal.
Através da modalidade de Autônomo é possível contratar prestadores de serviço para realização de reparos na sede da UC, manutenção de pequeno valor, ou ainda para a realização de eventos de pequeno porte.
SERVIÇOS PRESTADOS POR PESSOA FÍSICA
Entre os serviços prestados por pessoa física (PF) utilizados com mais frequência no Programa
ARPA estão auxiliar de campo, cozinheiro, condutor de embarcação, moderação de reuniões,
31
facilitação de cursos, etc. Contratações de Pessoa Física com valores até R$ 15.000,00 podem
ser realizadas via modalidade serviço de autônomo, disponível no sistema cérebro (pg. 20).
A contratação de serviço de pessoa física que exceda o valor de R$15.000,00 deve ser realizada
por meio do Funbio, e para tanto, o gestor deve encaminhar, via Sistema Cérebro, uma
especificação técnica detalhada do serviço e indicar ao menos três pessoas com comprovada
capacidade de execução, informando nome completo, telefone e e-mail de contato.
O Funbio entrará em contato com os três indicados, selecionando o que apresentar a menor
proposta financeira.
Ao prever a solicitação de serviço de pessoa física no Plano Operativo, o gestor deverá levar em
consideração os impostos que incidem sobre a contratação. Entretanto, o Sistema Cérebro
calcula automaticamente o valor de 20% sobre o valor bruto do serviço, destinado à contribuição
patronal do INSS. Portanto, o valor previsto na solicitação será igual ao valor bruto do serviço
acrescido de 20%.
Os descontos referentes ao INSS e ao IRRF, demonstrados nas tabelas a seguir, são de
responsabilidade do prestador de serviço e serão descontados do valor bruto cobrado pelo serviço.
IMPORTANTE
Os gestores não devem divulgar aos candidatos o valor disponível para as contratações,
deixando qualquer negociação a ser realizada para a equipe de compras do Funbio.
TABELA DE CONTRIBUIÇÃO MENSAL DO INSS
O percentual da alíquota de contribuição para o INSS está definido na tabela de contribuição para
segurados, contribuinte individual e facultativo para pagamento de remuneração a partir de 1º de
janeiro de 2016.
SALÁRIO DE CONTRIBUIÇÃO ALÍQUOTA PARA RECOLHIMENTO AO INSS
R$1 até R$4.683,75 11%
Atenção: O valor máximo para desconto do INSS é de R$ 570,88 mensais por contribuinte. Caso o
prestador já tenha sofrido outras retenções em função de prestar serviços a empresas, pessoas
físicas ou exercer atividade por conta própria, deverá informar previamente ao Funbio. Desta forma
evita-se a bitributação ou retenção acima do permitido. Se o pagamento for acima de R$ 5.189,82,
o desconto ficará limitado ao valor máximo. Para mais informações, consulte o website do Ministério
da Previdência Social, em http://www.previdenciasocial.gov.br.
TABELA DE IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
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BASE DE CÁLCULO
ANUAL (R$)
ALÍQUOTA
(%)
PARCELA A
DEDUZIR DO
IMPOSTO (R$) até 21.453,24
-
de 21.453,25 a
32.151,48
7,5 1.608,99
de 32.151,49 a
42.869,16
15 4.020,35
de 42,869,17 a
53.565,72
27,5 9.913,83
Vigente de 01.01.2015 a 31.12.2015. Base: MP 528/2011 convertida na Lei 12.469/2011.
Veja e imprima o Modelo da GPS no website do Ministério da Previdência Social, em http://www.
previdenciasocial.gov.br
SERVIÇOS PRESTADOS POR PESSOA JURÍDICA
A contratação de serviço prestados por pessoa jurídica (PJ) é feita para atividades como logística
de expedições, sobrevoos, realização de eventos, confecção de placas de sinalização, confecção
e impressão de material de divulgação, manutenções diversas e aluguel de veículos e
embarcações.
Para contratar um serviço prestado por pessoa jurídica por meio do Funbio, o gestor deve
encaminhar, via Sistema Cérebro, uma especificação técnica detalhada do serviço e indicar ao
menos três fornecedores com comprovada capacidade de execução, informando nome do
fornecedor, telefone e e-mail de contato.
O Funbio entrará em contato com os três indicados, selecionando o que apresentar a menor
proposta financeira.
Para solicitações de locação de transporte (terrestre ou marítimo), o FUNBIO exige que os
passageiros tenham seguro de vida para a atividade. O seguro pode ser fornecido pela empresa
selecionada ou ser contratado via FUNBIO, neste caso, a Gerência irá solicitar os dados pessoais
dos participantes (Nome Completo; CPF; RG e Data de Nascimento) e a abertura de um protocolo
a parte. Para este tipo de serviço, o FUNBIO também exige documentos específicos das empresas
que estejam participando do processo de seleção:
Locação de embarcação:
Cerificado ou apólice de seguro acompanhada de seu respectivo comprovante de
pagamento (seguro DPEM)
Cópia da Caderneta de Inscrição e Registro da tripulação;
Cópia do Certificado de Segurança da Navegação;
Cópia do Título de Inscrição da embarcação;
Vinculo dos funcionários com a empresa (pode ser um contrato pelo tempo que a empresa
prestará o serviço).
Locação de veículos:
Certificado ou apólice de seguro acompanhada de seu respectivo comprovante de
pagamento (Seguro total para cobertura de acidentes, colisão, furto, incêndio, prevendo
pagamento de danos contra terceiros, morte, invalidez de passageiros e terceiros e
assistência 24 horas, com uso de guincho);
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Habilitação do(s) condutor(es)
Documentação e fotos do veículo
Contratação de Sobrevoo
Homologação junto à ANAC para o ramo da atividade, objeto da Cotação;
Homologação junto à ANAC da aeronave;
Caderneta de voos devidamente atualizada;
Habilitação do(s) piloto(s) junto à ANAC para realizar o sobrevoo;
Comprovação de manutenção própria homologada pela ANAC, ou possuir contrato com
empresa do ramo, detentora de homologação junto à ANAC, quando não possuir
manutenção própria;
Certificado ou apólice do seguro referente a aeronave oferecida para o serviço de Táxi
Aéreo, acompanhada de seu(s) respectivo(s) comprovante(s) de pagamento. O
pagamento dos serviços contratados está condicionado ao atendimento da mesma.
MODELOS DE ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA NO SISTEMA CÉREBRO
A solicitação de serviços prestados por pessoa jurídica exige a inclusão de uma especificação
técnica, que deve ser anexada ao procedimento no Sistema Cérebro. Para auxiliar gestores no
preenchimento, estão disponíveis modelos de especificação para cada um dos serviços mais
frequentemente solicitados.
No procedimento de Solicitação, dentro do campo “Especificação técnica”, para fazer Download
de modelos clicar no botão, como demonstra a figura abaixo:
Na caixa que se abre, o gestor deve selecionar o modelo de especificação desejado. Feito isso,
um arquivo será automaticamente baixado no computador e poderá servir de base para que o
gestor elabore a sua especificação. O modelo deve ser adaptado, preenchido com informações
complementares sobre a UC e sobre o serviço requerido, e salvo no computador. No momento da
solicitação, esse arquivo com a especificação técnica completa deve ser anexado à solicitação,
clicando em Escolher arquivo, como na figura acima.
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ESPECIFICAÇÕES GUARDA CHUVA
Os contratos guarda-chuva são utilizados em caso de necessidade recorrente de um determinado
serviço, como fornecimento de combustível, serviços de transporte ou de alimentação, por
exemplo. Essa modalidade otimiza o trabalho de todos, reduz significativamente o tempo dos
processos e agiliza o fornecimento do serviço a cada demanda, já que não é necessária a criação
de um novo protocolo a cada utilização do serviço.
Com base no planejamento de atividades da unidade, deve-se criar uma especificação técnica
única englobando toda a demanda de determinado insumo para o período planejado. Deve-se
abrir uma solicitação por atividade, inserindo a mesma especificação em cada solicitação. A
especificação técnica para contratos guarda-chuva deve conter cronograma de previsão de uso
do insumo ou serviço a ser contratado.
Todas as solicitações são criadas e enviadas para aprovação de uma só vez e analisadas também
em conjunto. Por fim, a soma dos valores destinados em cada protocolo aprovado corresponderá
ao valor total da contratação realizada com o prestador de serviço PJ.
Ou seja, se houver 10 demandas de utilização de combustível ao longo do ano, será apenas um
processo. E a cada atividade, será debitado do protocolo referente àquela demanda. Assim o custo
de cada demanda será abatido do valor total do contrato, até alcançar seu teto ou sua vigência.
Exemplos de contratos guarda-chuva possíveis:
Serviço de Alimentação
Serviço de Transporte terrestre
Aluguel de Embarcação
Compra de Materiais para
Manutenção
Serviços Gráficos
Serviço de Hospedagem
CARTÕES
No ARPA estão disponíveis três modalidades de cartões: O cartão combustível, o cartão
alimentação e o cartão manutenção.
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INFORMAÇÕES GERAIS
Quem pode utilizar: Estão autorizados a utilizar os cartões apenas os gestores das UCs que
possuírem Termo de Compromisso assinado.
Prazo para recarga: O pedido de recarga deve ser realizado com até 5 dias de antecedência da
realização da atividade para os cartões combustível e manutenção e com 10 dias de antecedência
para o cartão alimentação.
Cadastramento de estabelecimentos na rede: A utilização dos cartões pode ser realizada
apenas nos estabelecimentos credenciados na rede da Ticket Log, empresa que gerencia os
cartões do Programa ARPA. Caso o gestor tenha indicação de estabelecimentos para inserção na
rede, pode fazer a indicação à Gerência que então será feito o repasse para que a Ticket Log faça
proposta de adesão do estabelecimento a rede credenciada.
PASSO A PASSO DA SOLICITAÇÃO
A solicitação é feita acessando o menu lateral Solicitação e selecionando a modalidade desejada.
A tela que carregar exibirá um resumo do tipo da solicitação, contendo: Quadro totalizador, além
da lista de solicitações feitas com seus status e status das comprovações de gastos. Desta tela
pode-se ir para uma nova solicitação ou editar uma solicitação existente.
Para uma nova solicitação, basta clicar em “Solicitar Recarga”. Este botão só aparecerá se houver
saldo (saldo maior que zero) e se não houver comprovação de gasto em aberto (no caso do Cartão
Alimentação).
Na tela de nova solicitação, é necessário primeiramente indicar de quais insumos serão retirados
os recursos e o valor, selecionando um insumo por vez até planejar todo o recurso que será
utilizado na recarga.
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Posteriormente, deve-se planejar a recarga de cada cartão (1), indicando mês de recarga (2) e
valor da recarga mensal (3). Considerando que o planejamento será semestral, existe a caixa de
seleção "Repetir próximos 6 meses", que irá replicar o valor escolhido para os 5 meses seguintes
(4). Finalmente, basta salvar para fazer alterações no futuro, ou enviar para aprovação, onde a
solicitação seguirá para o fluxo de aprovação (5). As informações salvas serão apresentadas no
quadro síntese.
IMPORTANTE
Atente para os valores imputados nas seções "Gasto por insumo POA" (valor
retirado dos insumos para recarga) e "Planejamento" (planejamento da recarga
nos cartões), pois ambos devem ser iguais.
CARTÃO COMBUSTÍVEL
Para uso do cartão, o gestor da UC deve informar à Gerência a lista de equipamentos
patrimoniados usados pela UC. Esta informação deve estar na lista na planilha de equipamentos
padrão, disponibilizada pela gerência Arpa a pedido do gestor.
Uma vez com estas informações em mãos, a Gerência repassa para equipe de Compras que
seguirá com o cadastro dos equipamentos da UC no sistema da empresa gestora do cartão. Esta,
por sua vez, emitirá os cartões para as Unidade de Conservação.
Os cartões são emitidos com a seguinte configuração: 01 cartão para cada equipamento de grande
porte (ex. veículos, ônibus, embarcações, motocicleta, quadriciclo) e um cartão genérico (cartão
curinga) que será utilizado para abastecimento de pequenos equipamentos como roçadeiras,
geradores dentre outros equipamentos utilizados pela UC.
Para as UCs que ainda não possuírem equipamentos, o gestor deverá informar à Gerência, via e-
mail, a necessidade do aluguel de veículos automotores e embarcações, ou uso de equipamentos
de parceiros para realização das suas atividades. Como cada cartão está associado a um
equipamento específico, para estes casos será emitido o cartão apoio, que como não estará
vinculado a um equipamento específico, terá uma sequência numeração aleatória gerada pela
empresa gestora do cartão.
Este cartão só será encaminhado para a UC mediante solicitação à Gerência via e-mail.
37
Os cartões apoio só serão recarregados por demanda. Na solicitação de recarga, além da
justificativa deve ser mencionado também o número do protocolo referente ao de aluguel de
veículo e/ou embarcação alugados para a atividade. No caso de veículos ou embarcações de
parceiros deve ser inserido o número da(s) placa(s) para o caso de automotor e detalhamento da
embarcação de parceiro que demandará abastecimento, informando instituição e detalhes da(s)
embarcação(ões).
Observação: Preferencialmente o planejamento do cartão combustível de equipamentos
cadastrados deve ser semestral, bem como o do cartão curinga. O planejamento do cartão de
apoio deve ser pontual, ou seja, por atividade a ser realizada.
Recargas adicionais: Caso seja necessário um aporte extra em um determinado mês, de caráter
pontual e emergencial, a unidade deve abrir um protocolo adicional específico para aquele mês.
Neste caso, a recarga será adicionada à recarga já programada do planejamento semestral, se
for o caso, e, no mês seguinte, retornará ao teto definido quando da recarga semestral.
CARTÃO ALIMENTAÇÃO
O cartão alimentação é destinado às despesas de alimentação feitas em mercados, incluindo
supermercados, hortifrútis, açougues, mercearias, mercados atacadistas e similares que estejam
cadastrados na rede da ticket. O cartão pode ser utilizado para aquisição de: itens alimentícios,
itens de higiene doméstica, itens de uso doméstico, material de escritório e Kit de primeiros
socorros.
Os itens que podem ser adquiridos são os mesmos detalhados na seção da Despesa Local (p.70).
Tendo dúvidas sobre a elegibilidade de algum item, entre em contato previamente com a gerência
ARPA, que informará se o item pode ou não ser adquirido.
Para cada unidade é emitido um cartão alimentação, com senha única, ou seja, uma senha por
cartão. Caso a unidade tenha operações em mais de uma localidade, pode requerer um cartão
adicional, que terá operação independente, isto é, o saldo e as recargas não são compartilhados
entre os cartões.
RECARGA
A recarga deve ser solicitada no Sistema Cérebro para um semestre, e será recarregado
mensalmente com o mesmo valor. O saldo não utilizado não expira, e é acumulado no(s) mês(es)
seguinte(s). Ou seja, saldos remanescentes não retornam ao POA. Assim, antes de solicitar uma
nova recarga é importante verificar o saldo disponível no cartão. A consulta e acompanhamento
do saldo pode ser feita no sistema da Ticket Log, pelo site ou aplicativo.
Comprovação de Gastos
Dada a periodicidade para envio dos Comprovantes de Gastos (uma vez por semestre ou ao atingir
80% dos recursos disponíveis), o solicitante do Projeto deverá encaminhar por meio do Sistema
Cérebro cópia dos comprovantes fiscais e o EXTRATO DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTOS –
USUÁRIOS que será emitido através do sistema da Ticket contendo informações sobre as
despesas, conforme segue modelo:
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A cada despesa realizada, o solicitante poderá fazer o upload do comprovante no Sistema
Cérebro, salvando para posterior envio.
Esta comprovação de gastos deve ser enviada ao final do período da recarga (semestre), mas
recomendamos que as notas sejam lançadas e salvas no sistema assim que emitidas pelos
fornecedores. Novas solicitações só poderão ser realizadas quando não houver comprovação de
gastos em aberto.
Comprovantes Fiscais
Todos os comprovantes precisam conter os dados do Funbio, conforme segue:
É obrigatório que a data de emissão das DANFES, Notas Fiscais (NF) e Cupons Ficais
estejam após o período que foi realizada a recarga do cartão. Caso tenha saldo do período
anterior, os comprovantes desse saldo serão aceitos. Se a data de emissão do
comprovante for anterior ao período da recarga do cartão, a despesa deverá ser retirada
ou será glosada;
É recomendado que o solicitante confira a data de validade da NF caso a mesma seja
emitida através de bloco;
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É importante que o solicitante verifique se o valor do comprovante e o valor informado no
EXTRATO DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTOS – USUÁRIOS da Ticket são iguais;
Se for constatada irregularidades/rasuras no comprovante, é necessário que o solicitante
providencie junto ao estabelecimento a carta de correção (no caso de nome, CNPJ, valor
do produto ou da nota, não será possível solicitar carta de correção e sim o cancelamento
ou substituição da nota). Lembramos que para notas fiscais eletrônicas só serão aceitas
cartas de correção eletrônica.
SAÍDA DE SOLICITANTE DO PROJETO
Quando ocorrer a saída do solicitante do Projeto é importante que esse apresente os
comprovantes fiscais para os seus sucessores, afim de evitar perda e ausência de apresentação
dos documentos e sanções para o Projeto.
Passo a Passo para Comprovação de Gastos no Cérebro
1. Na página do protocolo que foi solicitada a recarga do cartão alimentação, clicar no botão
"Comprovação de Gastos". Isso criará a comprovação de gastos, e o solicitante poderá inserir os
comprovantes e o EXTRATO DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTOS – USUÁRIOS da Ticket.
2. Depois, clicar no botão “Visualizar” e preencher os campos da comprovação de gastos.
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3. Preencha a comprovação de gastos:
1) Justificativa;
2) Selecione o arquivo dos comprovantes o EXTRATO DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTOS –
USUÁRIOS da Ticket;
3) Upload: botão para importar o arquivo para a base do Sistema Cérebro;
4) Salve para alterar depois, ou (5) envie para aprovação
CARTÃO MANUTENÇÃO
O Cartão Manutenção é destinado à manutenção preventiva e corretiva de carros, caminhonetes,
motos, quadriciclos, barcos e motores. Para equipamentos pequenos, como motosserras,
geradores e sopradores, a manutenção deverá ser realizada via Despesas Locais ou através de
contratos via Funbio.
O Cartão Manutenção não trabalha com cartões físicos e sim virtuais, de modo que a Unidade de
Conservação não receberá um cartão por correios como realizado com os demais. A UC deve
enviar para a Gerência os dados de veículo/embarcação que achar necessário cadastrar e gerar
o cartão virtual.
Diferente dos demais cartões, o Cartão Manutenção tem um custo associado que será debitado
dos protocolos realizados pela UC. Carros, motos, quadrículos, camionetes, motores de
embarcações e embarcações terão uma taxa de R$41,00 mensal por equipamento cadastrado e
mais R$1,00 por nota fiscal recolhida a partir do momento que tiver a rede apta para operar.
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Esta modalidade não possui comprovação de gastos, no entanto, um relatório detalhado, gerado
pela Ticket (operadora), pode ser gerado e estará à disposição para auditorias e consulta de
órgãos gestores.
Recarga e Uso do Serviço
Para solicitação de recarga do cartão manutenção, é necessário que a UC tenha enviado por e-
mail para Gerência ARPA/Funbio as informações do veículo/embarcação que deseja cadastrar.
As recargas devem ser feitas pela UC sem especificar o equipamento (No cérebro haverá uma
única opção de cartão a escolher, denominada como C.M único). Para efeito de processamento
do pedido vai ser considerado o protocolo gerado. A informação sobre cartão do equipamento será
fornecida quando o gestor for a oficina realizar o serviço de manutenção ou aquisição de peça.
Com os equipamentos cadastrados e depois que o protocolo é aprovado pela Gerência, o gestor
já pode utilizar o serviço. A rede credenciada é fornecida pela gerência arpa ao gestor, basta
solicitar. Com o equipamento na oficina credenciada será realizado o orçamento do serviço de
manutenção. A oficina lançará as informações no sistema da Ticket, e sua rede de avaliadores
deve realizar o balizamento de preços com outras credenciadas na região. Os orçamentos serão
avaliados e aprovados pela Ticket, sendo conferidos e auditados posteriormente pelo FUNBIO.
O setor da Ticket Log responsável entrará em contato com o gestor para fornecer informações
sobre a oficina que apresentou a melhor proposta.
O gestor poderá acompanhar a utilização do serviço pelo aplicativo (ticket log manutenção). Cada
gestor responsável deve receber uma senha única e intransferível (chave de acesso).
As recargas serão feitas para um semestre na respectiva UC e poderão ser utilizados assim que
a Unidade precisar sem a necessidade de abrir outro protocolo.
Ex: Gestor da Unidade x abriu um protocolo de R$ 30.0000 para realizar manutenção. Este valor
estará disponível para os próximos 6 meses a partir da data inicial informada no protocolo. O
gestor poderá utilizar este valor que estará no cartão genérico da UC em qualquer equipamento
cadastrado quantas vezes necessitar durante estes 6 meses, desde que este protocolo esteja
aprovado pela gerência e tenha saldo disponível durante este tempo.
O gestor poderá acompanhar a utilização do serviço pelo aplicativo (ticket log manutenção). Cada
gestor responsável possuirá uma senha única e intransferível (chave de acesso), que deverá ser
informada toda vez que precisar consultar algo sobre a manutenção do veículo/embarcação. O
setor da Ticket Log responsável entrará em contato com o gestor para fornecer informações sobre
a oficina que apresentou a melhor proposta.
Reboque e Assistência técnica
O reboque estará coberto em casos que impossibilite sua locomoção por meios próprios, o qual
transportará o veículo até a oficina referenciada TICKET LOG, limitado a 40 (quarenta) quilômetros
totais, sendo 20 (vinte) quilômetros de ida e 20 (vinte) quilômetros de volta do local do evento. Se
o veículo for rebocado para outra oficina fora do limite coberto, será fornecida a quilometragem
adicional para posterior faturamento do excedente. Se o veículo estiver em localização remota a
capacidade de oferta do serviço será avaliada pelo serviço de guincho credenciado e cobrado de
acordo com taxas excedentes (valores de taxas serão disponibilizados pelo Funbio em breve).
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Serviços de manutenção realizados
- Manutenção
- Compra de peças
- Lavagens
- Instalação de acessórios desde com autorização da Ticket/Gerência (os itens serão
especificados mais a frente)
- Serviço de avaria
- Itens de segurança
- Serviço de funilaria
- Pneus
- Recapagem
SANÇÕES PARA O MAU USO DOS CARTÕES
A análise ex-post das despesas será feita de forma minuciosa e caso ocorra despesas inelegíveis,
poderão ser glosadas. Caso ocorra, serão aplicadas as seguintes sanções:
1ª verificação de irregularidade: Notificação ao Projeto;
2ª verificação de irregularidade: Notificação ao Projeto e suspensão de recarga do cartão
por 06 meses;
3ª verificação de irregularidade: Notificação ao Projeto e suspensão do uso do cartão.
Caso o Funbio julgue pertinente, as sanções informadas acima poderão ser alteradas de acordo
com cada caso.
RESUMO
CARTÃO ALIMENTAÇÃO CARTÃO COMBUSTÍVEL CARTÃO MANUTENÇÃO
NÚMERO DE CARTÕES
Um ou dois por unidade.
Um por equipamento (mais cartão de apoio e cartão genérico para equipamentos pequenos)
Sem Cartão físico
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Notas e Cupons fiscais devem ser inseridos no Cérebro para Comprovação dos gastos.
n/a
n/a
SENHA
Uma senha por cartão Cada gestor possui uma senha
Cada gestor possui uma senha
RECARGAS
Saldo não expira, mas acumula para os meses seguintes. Ou seja, não retorna ao POA.
Saldo remanescente retorna ao POA ao final do semestre
Saldo remanescente retorna ao POA ao final do semestre
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SOLICITAÇÃO DE CONSULTORIAS
Consultoria é todo trabalho que exige produção intelectual e que agrega algum tipo de
conhecimento ao objeto da contratação. Elaboração de planos de manejo, levantamento de
informações a respeito de recursos naturais (como fauna e flora), levantamentos
socioeconômicos, levantamento cartográfico e consultorias em SIG são exemplos de consultorias
frequentemente contratadas pelas Unidades de Conservação com apoio do ARPA. A partir da
solicitação feita pelos gestores via Sistema Cérebro, o Funbio contrata os profissionais ou empresas
habilitadas a desenvolver a consultoria.
Trabalhos nos quais a informação será apenas compilada, organizada ou reproduzida não são
considerados consultoria. Exemplos: preparação de cursos em geral, diagramação de materiais,
tradução de textos e moderação de reuniões quando não há entrega de relatórios analíticos. O
quadro abaixo aponta as principais diferenças entre serviços e consultorias.
SERVIÇOS CONSULTORIAS
Atividades que requerem habilidades ou conhecimentos específicos, mas não envolvem produção intelectual.
Trabalhos que exigem produção intelectual e que agregam algum tipo de conhecimento ao objeto da contratação.
Reparo de equipamentos, organização de eventos, sobrevoos, confecção de camisetas, aluguel de embarcações, aluguel de veículos.
Elaboração de planos de manejo, levantamento de informações a respeito de recursos naturais (como fauna e flora), levantamentos socioeconômicos, levantamento cartográfico, SIG, etc.
Podem ser prestados por pessoa física ou jurídica.
Podem ser prestadas por pessoa física ou jurídica.
O produto final é a realização do trabalho em si, de acordo com as especificações da contratação. Ex.: Sobrevoo, reparo, evento realizado, etc.
O produto final é o resultado do trabalho, e deve expresso nos termos de contratação. Ex.: relatório, vídeo, diagnóstico, estudo, plano de marketing, etc.
Exigem preenchimento da Especificação para contratação de serviços no Sistema Cérebro, adequada ao tipo de trabalho a ser contratado,.
Exigem preenchimento de TdR, memória de cálculo e critérios de avaliação, enviados ao Funbio pelo Sistema Cérebro.
Quando o trabalho exige a participação de mais de uma pessoa, como é o caso de
levantamentos de campo para a elaboração de planos de manejo, é necessário fazer a contratação
de pessoa jurídica (empresas ou instituições). A Consultoria prestada por pessoa física
(trabalhadores autônomos) é indicada quando o trabalho pode ser desenvolvido por apenas uma
pessoa, sem a necessidade de uma equipe interdisciplinar. Isto por que consultores pessoas
físicas não podem fazer subcontratações. Assim, todo o estudo solicitado em insumos de
consultorias PF deve ser possível de ser executado por uma única pessoa. No caso de um
levantamento de campo muito pontual, que pode ser feito com apoio da equipe da UC ou de
outros parceiros, por exemplo, também deve ser contratada pessoa física.
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SOLICITAÇÃO DE CONSULTORIA PESSOA JURÍDICA
SOLICITAÇÃO DE CONSULTORIA PESSOA FÍSICA
O trabalho exige a participação de mais de uma pessoa, ou requer equipe interdisciplinar.
O trabalho pode ser desenvolvido por apenas uma pessoa.
O processo para contratação de empresa ou instituição dura de 4 a 6 meses. Exige da equipe gestora capacidade de planejar suas atividades com antecedência.
Processo mais ágil.
Exige TdR, com os critérios de seleção, e Memória de Cálculo.
Exige TdR, Quadro de Avaliação, Memória de Cálculo e envio de currículos de 3 possíveis consultores.
O Funbio se encarrega de todos os procedimentos para contratação da empresa, feita através de edital. Os gestores participam diretamente no processo de análise das propostas e da seleção da empresa, através da Comissão de Licitação (COLIC), de acordo com as regras determinadas pelos doadores.
O Funbio se encarrega da contratação, mas, no momento da solicitação, o gestor deve observar a natureza da atividade realizada e o seu grau de complexidade, indicando candidatos com qualificação adequada, com base na Classificação de Categorias Profissionais.
Os impostos devidos ao prestador estão embutidos, via de regra, no valor total cobrado pelo fornecedor, pago pelo Funbio.
A contratação de pessoa física implica o recolhimento de imposto de renda e de INSS do contratado. No momento de lançar o valor da consultoria no PO da UC, o gestor deve atentar-se ao fato de que o Sistema Cérebro já planeja os 20% do valor bruto referentes ao recolhimento de INSS do contratante, pagos pelo Funbio.
DOCUMENTAÇÃO DE APOIO PARA AS UNIDADES DE CONSERVAÇÃO
Todos os documentos e relatórios resultantes das consultorias contratadas pelas Unidades de
Conservação fazem parte do acervo do Centro de Documentação do Funbio, o CEDOC. Ele é a
Unidade responsável pela manutenção da informação documental recebida e gerada pelas demais
Unidades do Funbio, em decorrência do desempenho de suas funções e atividades. O acervo
também conta com publicações de interesse da instituição, adquiridas ou recebidas por doação e
divulgação, e com a documentação técnica e administrativa dos programas e projetos gerenciados
pelo Funbio.
Procurando estimular e promover o conhecimento sobre as consultorias e serviços contratados
desde 2005, a equipe do CEDOC disponibiliza a todos os órgãos gestores uma lista com o número
de contratações feitas para cada Unidade de Conservação. A Unidade CEDOC dispõe aos
gestores, sempre que solicitado, os TdRs e produtos dessas contratações, sejam estas da UC a
qual pertencem ou não.
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Esse compartilhamento de informações traz benefícios para as Unidades de Conservação e seus
gestores. Conhecer os resultados das consultorias contratadas por todas as UCs desde 2005 pode
resultar na redução de custo de novas contratações a partir do aproveitamento de trabalhos já
realizados, oferecer suporte para avaliação dos consultores a serem escolhidos para a realização
dos próximos trabalhos e promover o aprendizado a partir da troca de experiências entre gestores.
Caso o gestor deseje solicitar algum material, basta entrar em contato com a Gerência ARPA por
e-mail informando a documentação desejada.
CONSULTORIA PESSOA FÍSICA
A Consultoria Pessoa Física é indicada quando o trabalho pode ser desenvolvido por apenas uma
pessoa, sem a necessidade de uma equipe interdisciplinar.
No ato da solicitação no Sistema Cérebro, além de TdR e Memória de Cálculo, o gestor deve
anexar um quadro de avaliação onde deverá ser detalhada a pontuação atribuída a cada um dos
critérios de qualificação do consultor, conforme informado no TdR. Todos estes documentos
devem ser encaminhados em arquivo compactado (.zip).
Após a aprovação dos documentos pelas instâncias inseridas no fluxo, a solicitação é devolvida
ao gestor para que este faça o processo de seleção com base em pelo menos 03 currículos
válidos. Por fim, a solicitação é encaminhada novamente contendo os 3 currículos, o quadro de
avaliação preenchido e assinado por duas pessoas, a memória de cálculo e o TdR.
Alternativamente, a busca e seleção dos candidatos pode ser realizada pelo Funbio, por meio da
divulgação em seu site (www.funbio.org.br). Nesse caso, não é necessário o envio dos currículos
pelos gestores, sendo encaminhados apenas o TdR, memória de cálculo e quadro de avaliação
informando os critérios e a pontuação atribuída a cada um deles. A seleção é feita apenas com
base na qualidade (análise de currículos).
IMPORTANTE
As propostas de trabalho não devem ser anexadas à solicitação, já que estas serão
solicitadas pela equipe de Compras do Funbio. Os candidatos não devem ser
informados sobre o valor disponível para a contratação, sob risco de inviabilização e
cancelamento do processo.
CLASSIFICAÇÃO DE CATEGORIAS PROFISSIONAIS
Em contratações de Pessoa Física, nem sempre o perfil com maior qualificação é o mais indicado
para determinado trabalho e pode elevar os custos ao ponto de inviabilizar a atividade, além de
onerar o Programa. Encontra-se a seguir um detalhamento de categoria de consultor e de
recomendação de categoria para atividades a serem desenvolvidas.
46
CATEGORIAS EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL TAREFAS
Sênior
Mais de 10 anos de
formação
e experiência significativa
na área em questão.
Complexas e exigentes,
com parecer e
recomendações anexados.
Pleno
Entre 5 e 10 anos de
formação e experiência
significativa
na área em questão.
Complexas e exigentes,
com parecer e
recomendações anexados.
Júnior II
Entre 3 e 5 anos de
formação, com pelo menos
3 experiências de trabalho
significativas na área
específica.
Estudos com parecer e
recomendações.
Júnior I
Até 3 anos de formação,
com pelo menos 2
experiências
de trabalho na área
específica.
Estudos com relatório
técnico qualificado.
HABILITAÇÃO PARA ATIVIDADES
O quadro a seguir sugere uma padronização de categorias profissionais para a realização de uma
determinada atividade, sendo xx= mais indicadas e x = menos indicadas.
ATIVIDADE JÚNIOR I
JÚNIOR II
PLENO
SÊNIOR
Coordenação de estudos para plano de manejo, avaliação ecológica rápida e outros estudos de maior complexidade.
xx
xx
Laudos biológicos, socioeconômicos, histórico-culturais e outros estudos.
xx xx x x
Diagnóstico de situação fundiária, elaboração de planos de regularização fundiária.
xx xx
Plano de marketing e divulgação xx xx xx x
Geoprocessamento. xx xx x
Elaboração de projetos de construção e/ou reformas.
xx xx xx
Atenção: A contratação de pessoa física implica o recolhimento de imposto de renda e de INSS
do contratado. Portanto, o valor líquido a ser recebido pelo contratado é igual ao valor bruto do
contrato menos os descontos mencionados acima. No momento de lançar o valor da consultoria
no PO da UC, o gestor deve atentar-se ao fato de que o sistema Cérebro já planeja os 20% do valor
bruto referentes ao recolhimento de INSS do contratante, pagos pelo Funbio. Em termos
práticos, é necessário dispor na solicitação um valor maior que o pagamento pretendido
(líquido) ao consultor.
47
CONSULTORIA PESSOA JURÍDICA
Quando a consultoria solicitada pela Unidade de Conservação exigir mais de uma pessoa para ser
executada, é necessário realizar a contratação de pessoa jurídica (PJ). O processo para
contratação de PJ (empresa ou instituição), dependendo do valor, dura de 4 a 6 meses e, por isso,
exige da equipe gestora capacidade de planejar suas atividades com antecedência.
Apesar de ser mais longo, o processo mostra-se eficiente na maioria dos casos. Com a contratação
PJ há uma redução da necessidade da organização de logística de viagens, deslocamentos e
agendas por parte dos gestores, já que todos os custos recorrentes para a execução do estudo
devem ser custeados pela empresa selecionada. Entretanto ainda é preciso que os gestores
acompanhem as atividades e avaliem os produtos da consultoria.
Para solicitar a contratação de consultoria de pessoa jurídica, o gestor precisa redigir um Termo de
Referência (TdR), (ver mais abaixo) e anexá-lo à solicitação no Sistema Cérebro junto com a Memória
de Cálculo (ver pg. 59) em formato compactado (.zip).
Após a aprovação do TdR no Sistema Cérebro, o Funbio se encarrega de todos os procedimentos
para contratação da empresa, feita através de Termo de Referência (TdR). O método de seleção
é baseado na qualidade (proposta técnica, qualificação da empresa e dos seus profissionais) e no
custo (proposta financeira). Os gestores participam diretamente no processo de análise das
propostas e seleção da empresa.
Documentos para Seleção de Consultor ou Empresa de Consultoria
Termo De Referência (Tdr)
Termo de Referência (TdR) é o documento que tem por finalidade apresentar o
detalhamento/discriminação para a seleção dos serviços técnico-profissionais, de natureza
estritamente intelectual, seja de um consultor individual (pessoa física), seja de uma empresa de
consultoria (pessoa jurídica).
A elaboração cuidadosa do TdR contribui para que a UC obtenha os resultados esperados com a
consultoria. Importante também ter em vista que o TdR se tornará parte integrante do contrato.
Portanto, é necessário assegurar que o documento represente precisamente a necessidade da
UC.
Os tópicos básicos que deverão estar contidos em um TdR encontram-se a seguir. É importante
que os gestores sigam este modelo, assegurando assim que o documento atenderá aos requisitos
mínimo para o desenvolvimento do estudo desejado e para a seleção do consultor.
a. Antecedentes
Este tópico deve oferecer aos candidatos a consultor individual ou a empresa de consultoria as
informações acerca do meio em que prestará seus serviços, do uso que será dado aos produtos do
trabalho e das condições que envolvem a execução do contrato.
No momento da descrição dos antecedentes, o gestor deve ter o cuidado de detalhar as
informações, já que a realidade amazônica é bastante diversa e, em geral, pouco conhecida. Deve-
se partir do princípio de que os consultores podem não possuir conhecimento suficiente sobre o
meio em que deverão trabalhar ou sobre a utilização que será dada aos produtos. No caso de
produtos ou de atividades orientadas a um público específico, as características desse público-alvo
48
devem ser descritas nesta parte do TdR, para que o trabalho alcance os resultados esperados. Um
documento ou vídeo para trabalho com comunidades rurais ou indígenas será muito diferente de
outro produzido para populações de periferia urbana, alunos universitários ou turistas que fazem
uso de atrações turísticas da Unidade, por exemplo.
b. Objetivo
Este tópico deve apresentar com clareza o que se quer obter com a execução dos serviços da
consultoria. O objetivo é geralmente definido pelo produto final a ser obtido – um Plano de Manejo
da UC, por exemplo – ou pelo efeito que se espera das atividades a serem desenvolvidas.
É importante não confundir o objetivo do TdR com o objetivo geral de um projeto ou programa.
Ainda que o trabalho a ser contratado deva contribuir para se chegar ao objetivo geral, o objetivo
do TdR deve ficar restrito ao produto ou à atividade a que o documento se refere.
c. Atividades a Serem Desenvolvidas
Neste item devem ser identificadas as principais ações executadas para a obtenção dos produtos
mencionados no TdR.
Aqui, o objetivo é fornecer ao consultor uma ideia mais precisa dos aspectos operacionais
envolvidos no trabalho proposto. Por esse motivo, este item normalmente apresenta uma relação
de providências concretas envolvendo atores, locais, períodos e conhecimentos específicos, as
quais viabilizarão a consecução do objetivo ou do produto. Informações como acesso aos pontos
de interesse em campo, dias necessários para realização de atividades e recursos disponíveis,
tais como salão para reuniões e hospedagem, são comumente citados nesta seção.
d. Abrangência
Este item deve estabelecer os limites dentro dos quais deve ser buscado o objetivo do TdR, de
modo a definir o espaço de atuação do contratado e os equipamentos e serviços de terceiros pelos
quais será responsável.
Neste tópico, são inseridas informações como o âmbito geográfico em que o contratado atuará
(ex.: levantamento de campo no município X), a área de conhecimento a ser considerada (ex.:
quanto aos aspectos de saúde da população), o grau de detalhe (ex.: todas as espécies com
diâmetro maior que 5 cm), a frequência (ex.: verificar diariamente durante três meses), e as
obrigações complementares (ex.: fornecimento de equipamentos e serviços de terceiros).
A definição correta da abrangência é fundamental para o dimensionamento das propostas. É
necessário informar expectativa de reuniões (número e lugar) e de viagens de campo (quantidade
e duração). É, em grande parte, com base neste detalhamento, que poderá ser calculado o volume
de trabalho e, consequentemente, o número de horas necessário e os equipamentos e materiais
a serem empregados. Com esses elementos, o consultor pode formular com mais precisão sua
estimativa orçamentária.
e. Qualificação
Neste item deverá ser especificada, com clareza, a qualificação profissional mínima para a execução
dos serviços.
49
Estas qualificações são geralmente definidas a partir de formação e nível acadêmico e da
experiência que o contratado deve ter na área específica da consultoria. Na hora de definir estes
critérios, o solicitante deve levar em conta o grau de complexidade e sofisticação que o produto
final da consultoria exige. Cabe lembrar que nem sempre o perfil com maior qualificação é o mais
indicado para determinado trabalho, o que pode elevar os custos ao ponto de inviabilizar a
atividade, além de onerar o Programa.
Quando for necessária para a realização do trabalho, a capacidade de redigir documentos,
apresentar verbalmente os temas, organizar cursos, entre outras funções, deve ser expressamente
indicada.
f. Produtos
A maneira mais fácil de definir o que é esperado da contratação de um serviço de consultoria é
especificar o produto que deve ser entregue pelo contratado. O detalhamento do produto é crucial
para delimitar a entrega que deverá ser feito pelo consultor ou empresa contratada. Podem ser
definidos produtos parciais, correspondentes a determinada fase do trabalho, ou produtos finais,
correspondentes ao efetivo objeto da contratação.
Definir os produtos esperados facilita a verificação da qualidade do trabalho de consultoria e
oferece a possibilidade de avaliar os prazos e formas de pagamento, o que simplifica o controle
da execução do serviço.
A especificação do produto deve informar sobre a sua natureza (ex.: documento, relatório, projeto,
parecer, etc.) e descrever seu conteúdo (ex.: assunto, síntese, índice, etc.).
Também é importante definir o tipo de uso que será dado ao produto (material para capacitação,
referência permanente no trabalho, execução de atividades descritas, etc.), a profundidade
esperada no tratamento do tema proposto, e o tipo de abordagem obrigatória ou desejável. Todos
os produtos expressos no cronograma de entrega (item h) devem estar descritos nesse item e
relacionados às atividades descritas.
g. Forma de Apresentação
Neste item devem ser indicados os requisitos formais do fornecimento dos produtos, com o
objetivo de tornar a sua utilização mais fácil e proveitosa.
Geralmente, são consideradas as seguintes formas de apresentação: por escrito (caso em que se
recomenda a indicação do formato de papel, número de folhas, organização de capítulos/anexos,
número de exemplares, forma de encadernação, etc.), gravação em CD/pen drive (especificando-
se o processador de textos e tipo de mídia), gráficos, fotos, e gravação em vídeo.
É necessária a indicação do idioma ou dos idiomas em que os produtos devem ser escritos,
digitados ou narrados, assim como o número de cópias de cada produto.
Convém especificar que os produtos serão apresentados ao contratante em versão preliminar e
que, depois de analisados, deverão ser reapresentados em versão final, como condição para a
efetivação dos pagamentos.
50
h. Cronograma
Nessa parte do TdR, devem ser indicados os prazos estimados para obtenção de cada um dos
produtos parciais (quando exigidos) e finais, bem como o limite de duração do contrato. Para isso,
é importante retomar os objetivos e produtos já definidos, para que os prazos estabelecidos sejam
coerentes com eles. Também devem estar definidos os períodos necessários para as revisões
dos produtos, que serão feitas pelo solicitante antes de sua aceitação final.
A apresentação de um cronograma no TdR é muito conveniente, especialmente quando se tratar
de trabalho de maior complexidade, que apresente várias atividades e produtos interdependentes.
Os prazos deverão ter como ponto de referência o início da execução do trabalho (assinatura do
contrato), e não uma data específica do calendário. Deve ser solicitado que as propostas de
trabalho apresentem cronogramas sob a forma de gráficos de barras ou quadros, em que fiquem
claros os períodos de execução dos produtos e/ou atividades e a correlação entre eles.
É recomendada a inserção de um quadro relacionando os produtos a serem entregues; a data de
entrega em relação à assinatura do contrato e a porcentagem de pagamento.
IMPORTANTE
Não é indicado o pagamento por entrega de plano de trabalho e que a maior parcela
deve ser referente ao último pagamento. A seguir, um exemplo de quadro:
PRODUTO
PRAZO DE ENTREGA
% DO VALOR
Produto 01 (descrever o
produto)
xx dias após a
assinatura do contrato 0%
Produto 02 (descrever o
produto)
xx dias após a
assinatura do contrato 10%
Produto 03 (descrever o
produto)
xx dias após a
assinatura do contrato 30 %
Produto 04 (descrever o
produto)
xx dias após a
assinatura do contrato 60 %
i. Dados, serviços locais, pessoal e instalações fornecidas pelo Cliente
Devem ser apresentados nesta parte do TdR os documentos e demais elementos que estarão à
disposição do consultor para facilitar a execução dos trabalhos. Serão indicados os elementos de
informação (ex.: dados já disponíveis, documentos sobre o assunto, bibliografia, etc.) e facilidades
quanto a instalações físicas, equipamentos e serviços (ex.: salas, móveis, computadores,
digitadores, cópias, etc.) que ficarão à disposição do consultor para a execução de suas tarefas.
Caso haja algum material complementar que deverá ser seguido pelo consultor, é importante que
ele seja disponibilizado aos candidatos junto com o TdR. Assim, os candidatos poderão verificar
sua adequação à demanda e terão uma base mais precisa para determinar o preço a ser cobrado
pelas entregas.
51
IMPORTANTE
Diárias não são concedidas quando a UC fornecer infraestrutura e alimentação,
ou quando o consultor participar de expedição ou atividade que ofereça
hospedagem e alimentação.
Quando for o caso, devem ser mencionados os servidores que colaborarão na execução do
serviço e os respectivos cargos e níveis de formação.
j. Supervisão
Nessa parte deverá ser definida a instituição, departamento ou o setor que terá a responsabilidade
da supervisão dos trabalhos. Isso não implica somente fiscalização, mas também
acompanhamento e apoio ao trabalho do consultor, além de revisão e discussão dos documentos
produzidos e sua aprovação, inclusive para fins de pagamento parcial e final dos serviços.
Dentro do possível, deve ser definida a forma como se processará essa supervisão, não
necessariamente detalhando procedimentos, mas fornecendo diretrizes para essa atividade. Por
fim, é necessário indicar no TdR o nome, cargo e contato dos responsáveis pela supervisão.
k. Currículo
Para contratação de Pessoa Física são necessários três currículos de profissionais que atendam
às qualificações mínimas descritas no TdR. Isso significa que, se no TdR exige-se experiência
mínima de cinco anos em determinada área, não serão aceitos currículos de profissionais com
quatro anos de experiência.
IMPORTANTE
Os currículos deverão ser resumidos (duas a três páginas), enfocando a
consultoria em questão, incluída apenas a descrição das experiências que
sejam pertinentes ao edital de contratação.
Como não será aceito o modelo Lattes, o candidato deve ser informado que ele mesmo deve fazer
a adequação.
É vedada a participação de funcionários do governo e servidores públicos, exceto quando estiverem
em licença sem vencimentos.
O Currículo de Pessoa Física deverá informar:
Dados pessoais (nome completo, data de nascimento, endereço, telefones e e-mail).
Atividade atual.
Formação acadêmica (começar a partir da mais recente).
Pós-graduação (instituição, ano, título da monografia/dissertação/tese e orientador).
Graduação (instituição e ano).
Atuação profissional (começar a partir da mais recente): instituição, local, cargo, ano e
tempo de trabalho, vínculo institucional e atividades desenvolvidas.
52
Produção científica e projetos de pesquisa (se for o caso): ano, título, local onde se
desenvolveu o trabalho, coordenador e instituições envolvidas.
Dados complementares que não se enquadrem em nenhum item anterior e que tenham
relação com as qualificações exigidas no edital de contratação.
Os seguintes parágrafos também devem constar no TdR. Estes trechos devem ser colados na
íntegra, sem alterações. É importante ficar atento pois este é um dos ajustes mais frequentes em
Termos de Referência:
1. Estão incluídos no custo a remuneração dos serviços prestados pelo consultor e todos os
encargos sociais estipulados na legislação fiscal e trabalhista, devendo ser deduzidos, no ato
dos pagamentos, os descontos estipulados por lei (IRRF e INSS – para pessoa física).
2. O consultor deverá encaminhar uma cópia de todos os produtos para o Funbio, em meio
digital (por e-mail, para [email protected] ou em CD), devidamente aprovados pelos
gestores da UC. O contrato será celebrado pelo Fundo Brasileiro para a Biodiversidade –
Funbio, com recursos do Programa ARPA. Qualquer alteração de escopo deve passar pela
anuência do Funbio, enquanto contratante.
3. O pagamento será feito em até 10 (dez) dias úteis, contados a partir do recebimento, no
Funbio, do documento de cobrança (nota fiscal/fatura) e do Termo de Recebimento e
Aceite (documento emitido pelo beneficiário, responsável pelo recebimento e aceite,
atestando que os serviços foram prestados em conformidade com as especificações
solicitadas, quantidades e etapas, se for o caso). No caso de obras, alterar o parágrafo
para o seguinte: “o pagamento da medição será efetuado em até 15 (quinze) dias úteis
após o recebimento, pelo contratante, da Nota Fiscal/Fatura, medição com relatório
fotográfico e Termo de Recebimento e Aceite (documento emitido pelo beneficiário
atestando o bem/serviço) da etapa da obra.
PONTOS FUNDAMENTAIS DO TDR:
[Cronograma] não é indicado o pagamento pelo plano de trabalho. A maior parcela deve ser
referente ao último produto.
[Currículo] os currículos deverão ser resumidos (2 a 3 páginas), elaborados de forma a
enfocar a consultoria em questão, incluindo apenas a descrição das experiências que sejam
pertinentes ao edital de contratação.
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE CONSULTORIA
Critérios De Avaliação / Pessoa Jurídica
Na contratação de consultoria PJ, os critérios de avaliação devem vir ao final do TdR, sem a
necessidade de elaborar separadamente o quadro de avaliação, aplicado somente para PF. É
fundamental avaliar três itens:
1. A experiência e a qualificação da empresa como um todo;
2. A experiência e qualificação dos profissionais exigidos;
3. A qualidade do plano de trabalho/metodologia apresentado junto à proposta.
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Vale ressaltar que os itens avaliados devem estar coerentes com as exigências feitas no TdR. O
cálculo da nota técnica será o somatório da multiplicação do peso atribuído pela pontuação de
cada um dos critérios a seguir. A nota técnica mínima é de 70 (setenta) pontos.
Encontra-se a seguir um exemplo de quadro de pontuação para contratação de pessoa jurídica:
I Experiência específica da Consultora relacionada ao Serviço 10 pontos
1. Experiência específica da empresa 10 pontos
II Adequação do plano de trabalho e metodologia propostas ao contido nos TdR
40 pontos
1. Abordagem técnica e metodológica 20 pontos
2. Plano de Trabalho 20 pontos
III Qualificações e competência da equipe chave para o Serviço 50 pontos
1. Qualificações gerais 20 pontos
2. Adequação para o projeto 30 pontos
Total 100 pontos
I Experiência específica da Consultora relacionada ao Serviço
1. EXPERIÊNCIA ESPECÍFICA DA EMPRESA (10 PONTOS) PESO (%)
Experiente 70
A empresa tem experiência relevante em trabalhos similares, entretanto não demonstraram experiência na abordagem de assuntos sociais ou ambientais mais sensíveis. A empresa possui metodologias e abordagens padronizadas requeridas para o serviço em questão. A equipe de funcionários permanente da empresa é adequada.
Satisfatória 90
A empresa tem larga experiência em trabalhos sob condições físicas e institucionais similares, inclusive com abordagens similares. A equipe de funcionários permanente é adequada e altamente especializada para execução do trabalho em questão, demonstrando recursos adicionais em seu comando para lidar com demandas inesperadas. A empresa tem experiência em abordagens e metodologias avançadas para tratar das exigências específicas do serviço pretendido.de aspectos críticas do trabalho.
Altamente Experiente 100
A empresa possui experiência excepcional, apresentando o estado-da-arte na condução de trabalhos similares ao pretendido. A qualidade e a composição da equipe de funcionários da empresa asseguram de forma tranquila as necessidades do trabalho pretendido, assegurando excelente nível conceitual.
A equipe de funcionários da empresa apresenta peritos de renome. A empresa é considerada como referência na condução de trabalhos similares. A empresa opera com padrões reconhecidos de gerenciamento da qualidade.
54
II Adequação do plano de trabalho e metodologia propostas ao contido nos TdR
1. ABORDAGEM TÉCNICA E METODOLÓGICA (20 PONTOS)
PESO (%)
Pouco satisfatória
A abordagem técnica e/ou a metodologia para realizar as principais atividades indicadas no TDR são inadequadas ou mal detalhadas, indicando que a empresa
não compreendeu aspectos importantes do escopo do trabalho.
40
Satisfatória
A maneira de realizar as diferentes atividades do TDR é apresentada de forma genérica. A abordagem apresentada é generalista, não padronizada de forma específica para o serviço em questão. Embora a abordagem técnica e a metodologia sejam apropriadas, não detalham como a empresa propõe tratar de aspectos críticas do trabalho.
70
Altamente satisfatória
A abordagem técnica é bem detalhada, e a metodologia é padronizada de forma específica para o serviço em questão, sendo flexível o bastante para permitir sua adaptação às mudanças que podem ocorrer durante a execução dos serviços.
80
Excelente
Além das exigências relacionadas na condição “altamente satisfatória” acima, temas importantes são apresentados de maneira inovadora e eficiente, indicando que a empresa compreendeu os principais temas do serviço, tendo proeminente conhecimento para soluções inovadoras. A proposta detalha métodos para melhoria da qualidade e dos resultados do serviço proposto, utilizando abordagem, metodologias e conhecimento avançados.
100
2. PLANO DE TRABALHO (20 PONTOS) PESO (%)
Pouco satisfatória
O cronograma de atividades omite tarefas importantes; o sincronismo das atividades e a correlação entre elas são inconsistentes com a abordagem técnica e/ou a metodologia propostas. Há uma falta da claridade e da lógica na sequência dos trabalhos.
40
Satisfatória
Todas as atividades chaves são incluídas no cronograma de atividades, mas não são detalhadas. Há pequenas inconsistências entre sincronismo, produtos e a abordagem técnica proposta.
70
55
2. PLANO DE TRABALHO (20 PONTOS) PESO (%)
Altamente satisfatória
O Plano de Trabalho é coerente com o TDR. As principais atividades são indicadas no cronograma de atividades e seu sincronismo é apropriado e consistente com os produtos. A inter-relação entre as várias atividades é realística e consistente com a abordagem técnica. Há certo grau de
detalhamento que facilita a compreensão do plano de trabalho proposto.
80
Excelente
Além das exigências relacionadas na condição “altamente satisfatória” acima, pontos decisivos, sequência e o sincronismo das atividades são muito bem definidos, indicando que a empresa considerou otimização do uso dos recursos. Um capítulo específico da proposta relaciona o plano de trabalho com a abordagem técnica. O plano de trabalho é flexível o bastante para acomodar incertezas.
100
III Qualificações e competência da equipe chave para o Serviço
1. QUALIFICAÇÕES GERAIS (20 PONTOS)
PESO (%)
Experiente
A equipe proposta tem experiência inferior à exigida nesta SDP. 40
Satisfatória
A equipe proposta tem relevante experiência profissional, com formação acadêmica e técnica relevantes.
70
Altamente satisfatória
A abordagem técnica é bem detalhada, e a metodologia é padronizada de forma específica para o serviço em questão, sendo flexível o bastante para permitir sua adaptação às mudanças que podem ocorrer durante a execução dos serviços.
80
Excelente
Além das exigências relacionadas na condição “altamente satisfatória” acima, temas importantes são apresentados de maneira inovadora e eficiente, indicando que a empresa compreendeu os principais temas do serviço, tendo proeminente conhecimento para soluções inovadoras. A proposta detalha métodos para melhoria da qualidade e dos resultados do serviço proposto, utilizando abordagem, metodologias e conhecimento avançados.
100
56
2. ADEQUAÇÃO PARA O PROJETO (30 PONTOS)
PESO (%)
Experiente
A equipe proposta nunca, ou apenas ocasionalmente, trabalhou em serviços similares ao requerido. As qualificações não se enquadram ao trabalho requerido.
40
Satisfatória
A experiência da equipe proposta enquadra-se ao trabalho pretendido; membros da equipe desempenharam funções similares ao desejado para o trabalho pretendido em pelo menos um projeto de natureza similar.
As habilidades da equipe proposta (técnicas e gerenciais) são consistentes para as posições propostas e para o trabalho pretendido
70
Altamente satisfatória
As qualificações da equipe são apropriadas para o trabalho pretendido; membros da equipe desempenharam funções similares ao desejado para o trabalho pretendido em diversos projetos de natureza similar. As habilidades da equipe proposta (técnicas e gerenciais) são consistentes para as posições propostas e para o trabalho pretendido.
80
Excelente
Além das exigências relacionadas na condição “altamente satisfatória” acima, a equipe apresenta qualificações e experiência que excedem substancialmente as exigências para posições similares ao objeto do trabalho pretendido.
100
Critérios De Avaliação / Pessoa Física
É necessário estipular critérios para avaliação dos consultores envolvidos no processo de seleção
de consultor pessoa física. Os critérios podem ser definidos pelo gestor, devendo ser coerentes
com a qualificação exigida no TdR. Todos os três consultores devem obter uma pontuação mínima
de 70 pontos. Caso contrário, o Funbio entende que não estão aptos a executar as atividades e
desenvolver os produtos exigidos no TdR. O consultor que obtiver a maior pontuação será o
indicado para a contratação.
Observações importantes para estabelecimento de critérios de avaliação:
Todos os três consultores devem ter a mesma situação profissional. Não é possível fazer
uma comparação entre um profissional júnior e um profissional sênior.
Todos os consultores devem atender a todos os critérios, não devendo zerar nenhum item.
Caso algum candidato não atenda aos critérios, não está apto a participar do processo de
seleção, e o gestor deverá substituí-lo.
Os critérios não podem ser muito restritivos (exemplo: experiência em levantamento
socioeconômico na porção média do rio Juruá. Neste caso, recomenda-se como critério
experiência na região amazônica)
A somatória da pontuação máxima de cada item deverá ser 100.
Os fatores avaliados deverão ser critérios objetivos e estar comprovados no currículo.
57
O solicitante sinalize nos currículos enviados os itens que foram considerados no cálculo da
pontuação de cada candidato. Recomenda-se uma legenda de cores relacionando as
marcações e os critérios de avaliação. Por exemplo, experiências que contabilizem para o
critério “Experiência com populações tradicionais” deverão ser marcados em verde. A
pontuação obtida por cada candidato deve poder ser verificada a partir deste esquema de
marcações por cores.
Não podem ser empregados critérios subjetivos, como entrevistas com os candidatos.
A seguir, exemplo de quadro de avaliação para contratação de profissional pleno. Critérios devem
ser alterados de acordo com a natureza da consultoria.
Quadro de Avaliação
TOTALIZAÇÃO DOS PONTOS – ANÁLISE
CURRICULAR
CONSULTORES
(NOMES)
ITEM
FATORES AVALIADOS PONTOS 1 2 3
A Formação acadêmica
do Consultor
Graduação
Mestrado
Doutorado
15
20
25
B nº de experiências na
área de contratação
Até duas
Duas a quatro
Mais de
quatro
20
25
30
C Experiência no
desenvolvimento de
trabalhos na região
amazônica
Até duas
Mais de duas
20
25
D Outro critério Xxxx
Xxxxx
xxxxx
10
15
20
Total de pontos (min 70 – max 100)
Consultor indicado:
Local e data da avaliação:
Assinatura avaliador 01:
Assinatura avaliador 02:
Assinatura avaliador 03:
58
REQUISITOS FUNDAMENTAIS DO QUADRO DE AVALIAÇÃO
1. A pontuação mínima dos três consultores deve ser de 70 pontos.
2. Todos os consultores devem atender a todos os critérios, não
devendo zerar nenhum item. Caso algum não atenda, não está apto a
participar do processo de seleção, devendo ser substituído pelo
gestor.
3. A somatória da pontuação máxima de cada item deverá ser 100.
4. O solicitante deve sinalizar nos currículos enviados os itens que
foram considerados no cálculo da pontuação de cada candidato.
5. O quadro de avaliação deve conter a assinatura de pelo menos três
avaliadores.
Critérios Pontuação
Máxima
Pontuação dos consultores
Nome
candidato 1
Nome
candidato 2
Nome
candidato 3
Profissional de nível
superior com formação
acadêmica Letras,
Comunicação Social
Biologia, Ecologia,
Engenharia Ambiental,
Geografia, Geologia
ou afins
Graduação 4
Especialização 6
Mestrado 8
Doutorado 10
Experiência em pelo menos 1 oficina
participativa 25
Experiência em pelo menos 2 trabalhos
de elaboração de Relatórios 30
Experiência em pelo menos 2 relatorias
em planos de manejo de Unidades de
Conservação
35
Total 100
59
MEMÓRIA DE CÁLCULO
A memória de cálculo é uma ferramenta que permite ao solicitante estimar quanto que um
consultor cobrará para entregar os produtos determinados no Termo de Referência. Assim, as
condições presentes no TdR devem estar refletidas na memória de cálculo.
Com base no resultado, é possível também comparar o preço estimado com o valor disponível no
insumo. Para ajustar a estimativa ao valor disponível, pode-se alterar o escopo de alguns produtos
ou realizar um remanejamento, aportando mais recursos ao insumo.
A Memória de Cálculo para consultoria prestada por pessoa física deve ser preenchida segundo o
modelo a seguir. Ela deve ser anexada ao Sistema Cérebro, junto com o TdR.
1. Preencher o título da consultoria e o valor disponível na solicitação
2. Preencher os nomes dos produtos previstos da TdR. É necessário ajustar a planilha para
o número de produtos em cada TdR
3. Preencher o valor da hora de trabalho do consultor (varia de acordo com a formação
desejada) e estimar o número de horas de trabalho necessárias para cada produto
4. Informar os demais custos do consultor para a realização de cada produto (impressões,
passagens, etc.). Importante lembrar que, se no TdR for informado que a Unidade assumirá
despesas diversas como impressão e hospedagem, esta parte da memória poderá ficar
em branco. É muito importante que este conteúdo esteja bem detalhado no TdR.
5. Embora o contratado não deva receber pelo plano de trabalho, é importante que o tempo
que ele irá gastar seja contabilizado no custo total da consultoria. Lembrando, a memória
de cálculo é uma ferramenta para estimar quanto o consultor cobrará pelo trabalho como
um todo.
60
6. A planilha calcula automaticamente os impostos, informando o valor total da contratação,
que deve estar próximo ao valor da solicitação. O Funbio atualiza anualmente a memória
com os impostos vigentes, entre em contato caso não possua a versão mais atual.
Para consultoria prestada por pessoa jurídica, são realizadas algumas alterações em relação ao
modelo:
Na coluna de honorários, devem ser incluídas as horas de todos os profissionais previstos
no TdR (Coordenador Geral, Assessor Técnico, Moderador, etc.).
Os impostos são diferentes em relação à Memória de Cálculo PF, mas são calculados
automaticamente na planilha de Memória de Cálculo PJ.
SOLICITAÇÃO DE OBRAS
Para o Programa ARPA, tanto as novas construções quanto as reformas realizadas nas Unidades
de Conservação se enquadram na categoria “obras”.
As solicitações de obras exigem documentos específicos e imprescindíveis para sua contratação
adequada. A Gerência conta com um modelo de TdR para solicitação de obras, elaborado após
oficina realizada com os gestores em 2018, que deve ser utilizado como base para solicitações de
projetos executivos de obras ou reformas.
As obras são divididas em duas categorias: “reforma de pequeno porte”, que consiste em
pequenas alterações, sem impacto estrutural; e “nova construção ou reforma de grande porte”,
que implica alterações na estrutura dos imóveis ou espaços. Para cada uma delas, há requisitos
específicos, observados a seguir.
REFORMA DE PEQUENO PORTE
Para solicitar pequenas reformas, o gestor deve elaborar (sem a necessidade de contratação de
projeto) e apresentar os documentos:
Memorial descritivo (especificação técnica de serviços);
Planilha orçamentária em itens que correspondam exatamente ao memorial descritivo;
Cronograma físico-financeiro.
REFORMA DE GRANDE PORTE OU NOVA CONSTRUÇÃO
Elaboração Do Projeto
Deverá ser prevista no PO da UC a contratação de profissional habilitado (em forma de solicitação
de Consultoria Pessoa Física) para a elaboração do projeto e para a produção da documentação
necessária. Caso o órgão gestor tenha disponível profissional para elaborar o projeto, isto será
considerado como contrapartida.
Documentos Necessários
Os documentos produzidos no projeto executivo, e necessários para contratação da obra ou
reforma são:
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Projeto completo;
Memorial descritivo (especificação técnica de serviços);
Planilha orçamentária em itens que correspondam exatamente ao memorial descritivo;
Cronograma físico-financeiro, que poderá ser alterado no momento da visita técnica das
empresas ao local da obra.
Fiscalização Da Obra
Deverá ser prevista no PO da UC, a contratação de profissional habilitado (via consultoria Pessoa
Física) para a fiscalização da obra. Preferivelmente será o mesmo prestador que elaborou o
projeto.
Orientamos que seja feito apenas um TdR com duas fases: para elaboração do projeto (Fase I) e
para fiscalização da obra (Fase II). Caso a unidade ainda não possua previsão dos recursos
planejados para realização da obra, devem ser abertos protocolos diferentes para estas etapas,
já que poderão ter prazos diferentes.
Caso o órgão gestor disponha de um profissional para fiscalizar a obra, a fiscalização por parte
dele será considerada como contrapartida.
Regras Para Contratação
O planejamento e dimensionamento das instalações, bem como o orçamento da obra,
devem ser compatíveis com os tetos orçamentários estipulados pela Unidade de
Coordenação do Programa (UCP).
A solicitação de uma construção ou de uma reforma de grande porte deve ser chancelada
pelo Órgão Gestor.
Nenhuma alteração contratual poderá ser realizada sem prévia anuência do Funbio,
mesmo que a empresa executora da obra e o solicitante entendam que seja necessária.
Qualquer alteração só poderá ser feita após assinatura de termo aditivo ao contrato.
GESTÃO DE CONTRATOS
Após o processo de seleção e contratação de uma obra, consultoria ou de serviços de longa
duração, o fornecedor selecionado passa a ser acompanhado pela gestão de contratos. Este
acompanhamento é feito com base no cumprimento do cronograma físico-financeiro e do
cumprimento das cláusulas contratuais. O Funbio mantém, na Unidade Operacional Compras, uma
equipe dedicada exclusivamente à gestão de contratos. No entanto, a responsabilidade pela
gestão técnica do contrato é do supervisor indicado no TdR, representante do órgão gestor.
Problemas na execução, necessidade de alterações contratuais, ou mesmo de substituição do
contratado, devem ser comunicadas imediatamente ao Funbio, por meio da Gerência do ARPA,
para que as providências cabíveis sejam tomadas em conjunto com a Unidade Operacional -
Coordenação de Planejamento e Gestão de Contratos.
RESPONSABILIDADES E PROCEDIMENTOS NA GESTÃO DE CONTRATOS
Assinatura de contrato e aditivos: o contratado só deve iniciar suas atividades após a
assinatura do contrato ou do termo aditivo. Será encaminhado, junto com a via do
contratado assinada, o Termo de Início de Obra para início das atividades. O gestor da UC e
62
o ponto focal são responsáveis por evitar que o contratado execute trabalhos antes disso.
Não há nenhuma garantia de contratação antes da formalização, que se dá com a
assinatura do contrato.
Escopo dos serviços e prazos de execução: o gestor da UC deverá observar o
cumprimento tanto do escopo quanto dos prazos estabelecidos em contrato. Havendo
necessidade de alteração, deverá comunicá-la ao Funbio, enviando uma justificativa com
a revisão do escopo de serviço e a proposição de novo cronograma, para que seja verificada
a possibilidade de alteração junto ao contratado.
Valor do contrato: para eventual alteração no valor de um contrato, em função de mudança
de escopo, deverá ser respeitado o percentual limite de 15% do valor total do contrato.
Cronograma financeiro: os pagamentos somente serão efetuados após análise e aprovação
dos produtos (parciais ou finais) pelo gestor e após envio dos TRAs (ver mais abaixo).
Cancelamento de contrato: somente após análise das justificativas apresentadas pelo
solicitante, o Funbio procederá ou não o cancelamento de um contrato, sempre respeitando
as cláusulas contratuais que tratam do assunto. Este cancelamento é formalizado pelo
Funbio através de carta ao contratado.
Substituição do contratado: o Funbio procederá ou não a substituição de um contratado
após análise das justificativas, do saldo de recursos disponíveis e dos prazos/ cronograma
da execução dos serviços. No caso de substituição, o processo de contratação deverá ser
reiniciado, com toda a documentação necessária revisada e ajustada pelo solicitante.
IMPORTANTE
Solicitações de aditivo de contrato, tanto de prazo, escopo ou de valor do contrato, devem
ser encaminhadas à gerência ARPA em um arquivo padrão para solicitações de aditivos,
que pode ser requisitado à Gerência do ARPA no Funbio. Neste deve constar claramente
as modificações propostas no cronograma físico financeiro em relação ao originalmente
contratado, e especificar quais produtos já foram entregues.
TERMO DE RECEBIMENTO E ACEITE (TRA)
Ao final do processo de Solicitações, quando forem concluídos consultorias, serviços e obras, ou
quando os bens solicitados forem entregues à UC, o gestor deverá preencher um Termo de Aceite
e Recebimento (TRA) no Sistema Cérebro.
Uma vez aprovado, o TRA permite que se autorize o pagamento dos prestadores e fornecedores,
e que se efetue a doação dos produtos e equipamentos à instituição beneficiária (mais informações
sobre Doação de Bens na página 22.
Os TRAs que devem ser preenchidos aparecerão na tela inicial de pendências do Cérebro, segundo
as solicitações realizadas pela UC
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Ao selecionar um protocolo, o gestor é levado à tela para o preenchimento do TRA. Após completar
as informações solicitadas, deve clicar em enviar para aprovação, e o TRA será encaminhado
diretamente ao Funbio.
IMPORTANTE
O não preenchimento do TRA impede o pagamento ao fornecedor. Além de o
pagamento em um prazo razoável ser devido, o atraso também prejudica a
relação do Funbio e dos gestores com os prestadores de serviço e
fornecedores de bens.
Isto é especialmente importante para determinadas entregas e determinadas
regiões da Amazônia, onde a disponibilidade já é naturalmente limitada.
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AVALIAÇÃO DA COMPRA
Na página de preenchimento do TRA, ao selecionar o botão superior “Avaliação da Compra”, o
gestor será direcionado para uma página para avaliação da compra/contratação realizada. É muito
importante este preenchimento pois permite ao FUNBIO melhorar os processos de compra, ajustar
tipos de produtos e fornecedores para compras futuras.
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SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS
Quando um membro da equipe gestora ou funcionário de instituição relacionada à Unidade de
Conservação precisa se deslocar a outro município para realizar as atividades e cumprir os
objetivos do ARPA para a UC, suas despesas de viagem são custeadas pelo programa. Os gastos
com translado, hospedagem e alimentação são cobertos por meio da Solicitação de Diárias,
realizada via Sistema Cérebro.
Além das atividades fora do município onde o gestor está lotado, as diárias atendem incursões de
agentes externos dentro da Unidade de Conservação, como ações de fiscalização e
acompanhamento de expedições e estudos.
Podem receber diárias:
A equipe gestora da UC;
Funcionários do órgão gestor;
Membros dos conselhos gestores da UC;
Agentes de fiscalização (fiscais do IBAMA e OEMAS, policiais, bombeiros e afins);
Pesquisadores;
Demais parceiros do Programa ARPA;
Colaboradores eventuais da UC ou do ARPA;
Consultores, desde que em atividades fora de sua cidade de origem e fora da UC, para a
cobertura de despesas de alimentação e hospedagem.
IMPORTANTE
As diárias não devem ser usadas para pagamento de serviços de campo, tais como os de
barqueiros (as), cozinheiros (as), mateiros (as), etc. Estes serviços devem estar
discriminados separadamente no PO da UC e deverão ser pagos pela modalidade de
Serviço de Autônomo.
Na solicitação, o gestor deverá incluir os objetivos da viagem e a justificativa para sua realização.
Por uma questão de transparência, recomenda-se que as diárias não sejam solicitadas pela
própria pessoa que irá recebê-la. Dessa forma, quando a diária se destinar a cobrir os gastos de
um gestor, outro gestor da mesma unidade deverá realizar a solicitação.
As solicitações de diárias devem ter aprovação dos Pontos Focais e da Gerência Funbio, com
prazo de 5 dias úteis para cada instância. Os protocolos são pagos em até 5 dias úteis após a
data de aprovação do protocolo pela Gerência Funbio.
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TIPOS DE DIÁRIAS
Diárias Unificadas De Campo/Cidade
Aplicam-se quando as incursões demandarem pernoite dentro da área da UC ou quando o
beneficiário sair do município de sua residência ou sede da UC para uma área urbana. Destinam-se à
equipe da UC não residente na Unidade ou a parceiros envolvidos na atividade.
Diárias De Capital: Quando o beneficiário sai do município de sua residência ou sede da UC para
uma capital.
Diárias Internacionais
Quando o beneficiário sai do país de sua residência ou sede da UC para outra área urbana. As
atividades que demandam diárias internacionais devem ser previamente autorizadas pela UCP e
Órgãos Gestores.
Auxílio Transporte
O auxílio transporte visa cobrir os custos com deslocamento para aeroportos, normalmente
afastados dos centros urbanos. Será concedida meia diária adicional por viagem (ida/volta) de
acordo com o destino (capital ou cidade).
Ajuda De Custo Para Alimentação
Em adição à solicitação de diárias para um determinado período, o beneficiário terá também direito
a meia diária por viagem (ida e volta) como forma de custeio da alimentação do colaborador no
dia de retorno, caso necessário.
Valores E Quantidades
O número de diárias e seus valores variam de acordo com as características da viagem e do
destino. As tabelas a seguir mostram o valor e a quantidade de diárias por situação.
TIPO DE DIÁRIA VALOR
Diária Unificada Campo/Cidade R$ 177,00
Capital R$ 240,00
Internacional - América do Sul e América Central U$ 250,00
Internacional - América do Norte, Europa, Ásia, África e Oceania
U$ 350,00
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TIPO DE VIAGEM DIÁRIA
QUANDO A VIAGEM EXIGIR PERNOITE
Não for fornecida hospedagem e alimentação 1 diária
Quando fornecido alojamento ou outra forma de hospedagem. ½ diária
Quando fornecida alimentação, com recursos da conta de Despesa Local da UC ou por outro meio.
½ diária
Quando fornecida hospedagem e alimentação Sem diária pela UC ou alguma outra instituição.
QUANDO A VIAGEM NÃO EXIGIR PERNOITE
No Campo ½ diária
Na Cidade ou Capital, quando a viagem ultrapassar 1 diária 15h de deslocamento
Na Cidade ou Capital, com a chegada do colaborador 1 diária antes das 5 h da manhã
DESLOCAMENTO
Quando o deslocamento for superior a 1 dia antes de chegar ao local de destino. Ex.: Viagens de barco e ônibus.
½ diária
REGRAS PARA SOLICITAÇÃO
A solicitação de diárias em finais de semana, feriados ou pontos facultativos deve ser precedida de
justificativa específica para o período, quando da solicitação no sistema Cérebro, cabendo ao ponto
focal a avaliação sobre a pertinência da solicitação. A justificativa deve ser inserida no Sistema
para avaliação pelas instâncias, sendo também uma forma de manter o registro do ocorrido. Cabe
destacar que este é o principal motivo de ajuste de diárias.
É vedada a concessão de diárias retroativas, salvo se expressamente justificadas pelo proponente
em sua solicitação. Nesses casos, para autorizar a concessão excepcional, a justificativa e a
relevância da solicitação serão avaliadas pelo Ponto Focal e, em última instância, pela UCP.
RECEBIMENTO
As diárias poderão ser depositadas em contas correntes ou contas poupança. Poderão também
ser pagas também em contas conjuntas. Porém, se o beneficiário não for o titular da conta, deverá
ser apresentado comprovante de co-titularidade.
As diárias não podem ser pagas em contas de terceiros.
IRREGULARIDADES NO USO DE DIÁRIAS
O Funbio e os órgãos gestores farão o monitoramento do uso de diárias. Se houver discrepância entre
a solicitação e as atividades, será realizada consulta oficial aos envolvidos.
Caso seja constatada a utilização indevida de recursos, a UCP pode suspender a execução do
Plano Operativo da UC até que seja realizada uma reunião entre o MMA e o órgão gestor, para
que seja avaliada a atuação dessa unidade. Os beneficiários envolvidos perderão, em definitivo, o
direito ao recebimento de novas diárias. Caso haja irregularidades em um segundo uso de diária
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requerido por um mesmo solicitante, este terá cancelado o acesso ao Sistema Cérebro e o direito
ao recebimento de diárias.
DIÁRIAS NÃO PAGAS
Caso a diária não tenha sido depositada, o usuário deverá verificar o Status do protocolo na
área “Todas as Solicitações” do Sistema Cérebro.
Caso o Status conste como “Aprovado”, o solicitante deverá aguardar o lançamento do
valor até a data de vencimento (5 dias úteis após a aprovação).
Caso o prazo de pagamento tenha sido ultrapassado, entrar em contato com a Gerência
ARPA ([email protected]).
Caso a diária tenha sido reprovada, o solicitante deverá entrar no protocolo da solicitação
e verificar a justificativa de reprovação.
Caso no status do Protocolo conste “Aguardando Correção”, o solicitante deverá verificar o
campo “Dados Bancários”, disponível na lista de pendências da tela inicial do Sistema
Cérebro. “Observação” do departamento financeiro para correção necessária dos dados
bancários.
A grande maioria dos atrasos nos pagamentos das diárias acontece por erros na informação dos
dados pessoais ou bancários, como: nome digitado de forma errada; CPF não válido; CPF em
nome de terceiros (ex.: CPF do José Silva numa diária para o João Santos); números de agência
e conta errados (ex. conta 123-4 não é igual a 1234).
Assim, é importante verificar os dados antes de enviar a solicitação. Evita-se com isto retrabalho
para os solicitantes e atrasos para os beneficiários.
Para qualquer esclarecimento adicional, entrar em contato com a Gerência ARPA
DEVOLUÇÃO DE DIÁRIAS
O colaborador está obrigado a devolver os valores recebidos a título de diárias quando:
Deixar de viajar por qualquer motivo, situação em que a devolução será do valor integral;
Retornar antes da data final prevista, sendo que a devolução será das diárias recebidas
em excesso.
IMPORTANTE
Quando houver a necessidade de devolução de diárias, o valor a ser devolvido deve
corresponder à diária (inteira ou meia diária) e não a valores arredondados (nem para mais,
nem para menos. Não devolver o valor “que sobrou”).
PASSO A PASSO PARA DEVOLUÇÃO
O solicitante deverá informar ao Funbio ([email protected]) o número de diárias não
utilizadas e o número do protocolo de solicitação das diárias. O solicitante ainda será o responsável
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por contatar o beneficiário para efetuar a devolução das diárias. O recurso de diárias é devolvido
ao insumo após a baixa contábil.
Após o envio do e-mail informando o número de diárias não utilizadas e o número do
protocolo, a gerência informará ao solicitante o número da agência e conta corrente em
que deverá ser realizado o depósito.
O beneficiário deve devolver os valores correspondentes das diárias não utilizadas até o
quinto dia útil do mês subsequente à solicitação.
Deve, em seguida, enviar o comprovante de depósito por e-mail para
[email protected], com cópia para [email protected],
informando o nome e CPF do beneficiário e o número do protocolo.
As devoluções sempre serão em nome do Fundo Brasileiro para a Biodiversidade – CNPJ
-03.537.443/0001-04 e no Banco do Brasil (nº 001).
IMPORTANTE
Nunca realizar a devolução sem antes solicitar ao Funbio a conta para depósito, pois há
diferentes contas no programa ARPA.
SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS
Por determinação dos doadores do Programa ARPA, o Funbio mantém contrato exclusivo com uma
agência de viagens para o fornecimento de passagens aéreas.
QUEM TEM DIREITO A USAR PASSAGENS PAGAS PELO ARPA?
Analistas ambientais, consultores e outros profissionais comprovadamente envolvidos em
atividades da Unidade de Conservação apoiadas pelo Programa ARPA.
É possível comprar passagens aéreas para consultores por meio do programa, desde que a viagem
esteja prevista no TdR de contratação. As regras e procedimentos para despesas com hospedagem
e alimentação estão descritas na seção Solicitação de Diárias deste manual (ver pg. 65).
COMO SOLICITAR PASSAGENS AÉREAS?
A solicitação de passagens aéreas deve ser feita pelo Sistema Cérebro, com a devida justificativa,
ou seja, com a descrição dos objetivos da viagem e sua relação direta com o Programa ARPA.
Toda solicitação é encaminhada para os pontos focais, que ao aprovarem repassam à Gerência
do ARPA no Funbio. Com a aprovação desta instância, a passagem é encaminhada para a
agência de viagens que atende o Programa, que entrará em contato com o beneficiário
informando o bilhete adquirido.
É possível verificar a etapa atual de uma solicitação observando o ultimo quadro disponível na
tela do protocolo, disponível no Sistema Cérebro.
A solicitação deve chegar ao Funbio com o máximo de antecedência possível, pois alguns trechos
na região amazônica dispõem de pouca oferta de voos e horários. Além disso, bilhetes emitidos
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com maior antecedência à data da viagem são comprados por preços melhores, otimizando o uso
dos recursos do PO da Unidade.
PASSO A PASSO
A passagem deve ser solicitada pela UC, via Sistema Cérebro.
A solicitação deve ser feita com, no mínimo, 10 dias úteis de antecedência à data de
embarque.
Após a viagem, deverá ser enviado ao Funbio uma cópia do tíquete aéreo (cartão de
embarque) para o e-mail da [email protected].
O usuário do Sistema Cérebro que solicitou a passagem é o responsável por enviar ao
Funbio o tíquete aéreo, mesmo que não tenha sido ele o passageiro.
IMPORTANTE
Para antecipação de voo, na mesma data da viagem, o passageiro deverá solicitar
diretamente na companhia aérea do aeroporto.
Qualquer alteração na passagem (prorrogação de data, troca de vôo, etc.) deverá ser feita
via Funbio, e deverão ser encaminhadas com prazo mínimo de 2 dias úteis antes da viagem
diretamente para a Gerência ([email protected]).
Caso o motivo para a mudança do voo seja estritamente pessoal, o passageiro deverá
arcar com o valor adicional da passagem.
DATAS E HORÁRIOS PREFERENCIAIS
Na solicitação devem estar indicados datas e horários preferenciais do passageiro, que serão
atendidos caso os bilhetes tenham o menor preço e estejam disponíveis.
Se houver variação de tarifa em horários próximos, a agência efetua a compra do bilhete de menor
tarifa. Caso o horário seja muito diferente, a agência entra em contato com o solicitante para
consultá-lo sobre a troca de horário.
O QUE FAZER EM CASO DE VIAGEM CANCELADA DEPOIS DE EMITIDO O BILHETE?
O solicitante da passagem é o responsável por comunicar a Gerência
([email protected]) sobre o cancelamento de viagens, com no mínimo 12 horas de
antecedência do embarque, de forma que o Funbio possa requerer o reembolso da companhia
aérea antes de se caracterizar um caso de “no show” (não comparecimento do passageiro com
reserva confirmada).
Caso o passageiro não compareça ao embarque, todos os custos decorrentes da não utilização do
bilhete aéreo emitido, como taxas cobradas pela remarcação de passagens e outras despesas
decorrentes, são de responsabilidade do mesmo.
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DESPESA LOCAL Orientações Gerais.............19
Autônomo............................20
Bens......................................22
Serviços................................29
Cartões.................................34
Consultorias........................43
Obras...................................60
Termo de Recebimento e
Aceite (TRA).......................62
Diárias.................................65
Passagens Aéreas................69
Despesa Local - Conta Bancária
Itens Elegíveis
Abertura de Conta
Gestão de Conta
Utilização de Recursos
Documentos Fiscais
Prestação de Contas
Despesa Local – Cartão Pré-pago
DESPESA LOCAL
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DESPESA LOCAL – CONTA BANCÁRIA
O mecanismo Despesa Local foi desenvolvido pelo Funbio e aprovado pelos doadores do ARPA
para permitir a realização de gastos de pequeno valor na região das Unidades de Conservação e,
assim, facilitar o dia a dia dos gestores. Trata-se de uma conta bancária alimentada com verbas
determinadas pelo Funbio e que pode ser movimentada por gestores autorizados. Com ela, os
gastos de pequeno valor, destinados a cobrir as necessidades estabelecidas no Plano Operativo
(PO) de cada UC, podem ser executados diretamente pelos gestores, sem a necessidade de
solicitação ao Funbio. Assim, bens de valor limitado, contratação de serviços PJ esporádicos e
aquisições de produtos para a realização de atividades cotidianas podem ser adquiridos próximo
a região da UC e pagos pelos gestores com maior agilidade, fomentando também a economia da
região.
IMPORTANTE
A verba disponível na conta de Despesa Local deve ser usada exclusivamente com gastos
solicitados pelas equipes da UC, aprovados no PO e autorizados pelos doadores do
Programa. Há regras para a utilização dos recursos, explicadas neste Manual. Além disso,
cada gasto deve ser apresentado na prestação de contas, também explicada adiante.
Cada UC contemplada pelo ARPA pode gerenciar uma conta de Despesa Local, que é
movimentada em conjunto por, no mínimo, dois servidores públicos, gestores de UCs, indicados
ao Funbio por meio de ofício emitido pelo Órgão Gestor da UC, seja o ICMBio ou Secretaria
Estadual de Meio Ambiente. A titularidade da conta é do Funbio, e sua movimentação pelos
gestores das UCs se dá por meio de concessão de mandato através de substabelecimento.
Para movimentar diretamente a conta, os gestores são capacitados pelo Funbio e recebem outorga
de poderes. O exercício dos poderes de movimentação da conta está condicionado às regras deste
Manual, ao Manual Operacional do Programa, aos princípios de probidade administrativa e à
legislação aplicável. A administração da conta é realizada pelo Funbio, que irá realimentá-la após
a avaliação de cada prestação de contas e de acordo com o PO aprovado ou remanejamento
autorizado.
O QUE PODE SER ADQUIRIDO PELA CONTA DE DESPESA LOCAL
As listas a seguir oferecem uma relação dos insumos que podem ou não ser adquiridos com verba
da conta de Despesa Local. Na lista positiva, encontram-se os bens e serviços que podem ser pagos
diretamente pelo gestor, sem a necessidade de solicitação ao Funbio. Por outro lado, na lista
negativa, estão os itens cuja aquisição via Despesa Local implica o uso irregular dos recursos (ver
Sanções pelo mau uso de recursos da conta de Despesa Local).
Caso o gestor pretenda adquirir algum item que não esteja claramente especificado em nenhuma
das duas listas, deve entrar em contato antecipadamente com a Gerência do ARPA
([email protected]), que informará se o item pode ou não ser comprado.
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INSUMOS QUE PODEM SER
ADQUIRIDOS COM RECURSOS DA
CONTA DE DESPESA LOCAL
ALIMENTAÇÃO1 açúcar, sal, café em pó, pão,
farinhas, mandioca, trigo, fubá, grãos, granola,
produtos integrais, bolos, lentilhas, feijão, arroz
branco, ervilha, milho, legumes, frutas e
verduras, azeite, margarina/ manteiga, ovos,
extrato de tomate, óleo de soja, leite, macarrão,
biscoitos, barras de cereal2 , carne, frango
resfriado inteiro, pescado de origem nacional,
embutidos nacionais (toucinho, salsicha avulsa,
linguiça fresca e defumada, salame) queijo de
marca nacional (muçarela, prato ou branco),
apresuntados, doces de frutas em barra, lata ou
similares, água, sucos, refrigerantes, tempero,
gelo, achocolatado em pó, enlatados.
• As refeições individuais deverão ser custeadas
por diárias. No caso de alimentação de grupos
envolvidos em reuniões e em atividades prevista
no PO, o valor poderá ser custeado com recurso
da Despesa Local, seguindo o padrão de no
máximo R$50,00/por pessoa/por refeição.
Observação: É importante que na NF/Cupons
fiscais seja discriminado a quantidade de
refeições servidas.
HIGIENE DOMÉSTICA Sabão em pó, sabão em
barra, água sanitária, amaciante, detergente
líquido, desinfetante, saco de lixo e outros
artigos.
MATERIAL DE USO EM CAMPO Lanternas,
pilhas e baterias, lonas, cordas, lampiões,
isqueiro, fósforo, isopor, garrafa térmica,
mosquiteiro, trenas. Mochilas, sacos de dormir e
barracas de camping podem ser adquiridos via
conta de Despesa Local desde que o total da
compra não ultrapasse o limite de R$ 3.000.
1 Os artigos para alimentação e higiene doméstica são baseados nos itens
pesquisados para levantamento de preços da cesta básica pelo DIEESE. Este
se utiliza do decreto-lei nº 399/1938, que define os itens e quantidades
mínimas satisfatórios para alimentação e higiene do trabalhador. Foram
acrescidos outros itens considerados adequados para consumo durante
realização de atividades de campo.
2 Máximo de 2 unidades por dia por pessoa, item específico para
atividades de campo de longa duração, como expedições.
Grandes quantidades ou valores superiores
devem ser solicitados via Funbio.
FERRAMENTAS MANUAIS Pá, enxada,
martelo, rastelo, terçado, foice, faca, facão,
podão, furadeira, parafusadeira.
ITENS DE USO DOMÉSTICO Panelas, pratos,
copos, canecas, talheres e vasilhames,
esponjas, palha de aço, panos, papel higiênico,
guardanapo, papel gordura, flanelas, vassouras,
cestos de lixo, baldes, velas e itens de cama,
mesa e banho (lençóis, fronhas, toalhas de
banho, toalhas de cozinha, toalhas de mesa)
condizentes com o mobiliário existente na UC.
VESTUÁRIOS ESPECIAIS Capas de chuva;
proteção contra animais peçonhentos e
contrafogo, como caneleiras, luvas e máscaras
de proteção.
KIT DE PRIMEIROS SOCORROS3 Agulhas
estéreis e pinças (para retirar espinhos); álcool
iodado; ataduras; esparadrapo; gazes estéreis;
luvas de látex; repelentes de insetos; extratores
de veneno de picadas; purificadores de água
(comprimidos, tabletes ou gotas); protetor solar
de marca nacional (máximo 2 por kit); pasta
d’água (bloqueador solar); sabonete de enxofre,
medicamentos (analgésicos, antidiarreicos,
antialérgicos, anti-inflamatórios, antissépticos,
antiácidos, medicamentos para dor e febre e para
náuseas e vômitos.
COLETES SALVA-VIDAS, EXTINTOR DE
INCÊNDIO e GÁS DE COZINHA 4 São bens que
podem ser adquiridos tanto via FUNBIO como via
Despesa Local, dependendo do valor e da
quantidade. Se o valor for baixo e a especificação
determinada pelo gestor puder ser atendida pelo
mercado local, este item deve ser considerado
como Material de uso em campo. Caso haja
necessidade de um colete muito especifico ou de
alto valor, o item deve ser adquirido por
Solicitação de Bens via Sistema Cérebro.
3 A determinação dos artigos que integram o kit de primeiros
socorros baseou-se em pesquisa dos principais itens utilizados em
campo pelos gestores e em sites especializados em serviços de
camping e expedições. Foram incluídos itens considerados
adequados para atividades de campo. O kit de primeiros socorros
deve ser adquirido em caso de expedições de campo na UC.
4 Extintor de incêndio, gás de cozinha e coletes salva-vidas devem
ser classificados individualmente dentro do PO.
74
Havendo dúvidas, importante considerar a
Gerência ARPA/Funbio antes de efetuar o gasto.
MATERIAL DE ESCRITÓRIO Lápis, caneta,
borracha, caneta hidrográfica, lápis de cor,
pincéis, apontador, tesoura, cadernos, blocos,
tinta de impressora, pen-drives, cartões de
memória, resmas de papel, envelopes,
carregador de pilha/bateria, cartolinas, tintas,
colas, fitas adesivas, CDs e DVDs, trenas, etc.
MOBILIÁRIO Armários, mesas, cadeiras,
beliches, camas, estantes, gaveteiros, sofás,
arquivos e colchões
MATERIAL DE MANUTENÇÃO Lâmpadas, fios,
cabos, ferragens, ferramentas, trancas,
fechaduras, cadeados, colas, lixas, tinta, massa
corrida, argamassa, cimento, areia, etc.
MATERIAL DE MANUTENÇÃO DE BARCO E
VEÍCULO AUTOMOTOR Peças de reposição,
manutenção de barco e veículo automotor e
serviços de manutenção que sejam essenciais
ao funcionamento do bem, que deve pertencer à
UC. Casos excepcionais devem ser tratados
antecipadamente com a Gerência ARPA/Funbio.
MATERIAL DE INFORMÁTICA Itens de
pequeno valor como mouse, HD, teclado,
webcam, cabos e adaptadores, baterias, pen
drives e afins.
COMBUSTÍVEL/ LUBRIFICANTE Óleo diesel,
etanol, querosene, gasolina, álcool, óleo
lubrificante, óleo para motor de 2 tempos,
biodiesel, GNV.
BATERIA PARA SISTEMA FOTOVOLTAICO
Apenas para reposição, considerando o limite de
teto da Despesa Local.
SERVIÇOS PJ: Hospedagem e alimentação
(refeições) apenas para atividades que envolvam
grupos. Despesas individuais devem ser pagas
com os recursos de diárias;
No caso de alimentação de grupos envolvidos
em reuniões e em atividades prevista no PO, o
valor poderá ser custeado com recurso da
Despesa Local, seguindo o padrão de no máximo
R$50,00/por pessoa/por refeição. Observação: É
importante que na NF detalhe a quantidade de
refeição servida.
• Reprodução de documentos, autenticações e
reconhecimento de firmas;
• Despesas postais;
• Transporte (frete de barco, ônibus ou caminhão,
passagens de ônibus e de barco).
• Se for necessário utilizar táxi (lotação), o gestor
deverá solicitar autorização prévia da Gerência,
sendo sempre esta despesa considerada como
excepcional e justificada com o motivo do
deslocamento;
• Serviços esporádicos (mateiro, barqueiro, guia
carpinteiro, artesão, viveirista, jardineiro), desde
que possua MEI, a contratação seja pontual e
não seja recorrente. Caso não possua MEI, a
contratação deve ser feita pela modalidade
Serviço de Autônomo;
• Organização/operacionalização de reuniões e
expedições locais (cozinheiro, guia, mateiro,
faxineiro, barqueiro, aluguel de salas), desde que
possua MEI e a contratação seja pontual e não
recorrente. Caso não possua MEI, a contratação
deve ser feita pela modalidade Serviço de
Autônomo;
• Locação de maquinário para fazer aceiro:
• Serviços gráficos (confecção de banners,
revelação de fotos). Para estes, é necessário
encaminhar previamente a arte para autorização
da gerência. Se necessário, solicitem a gerência
a barra de parceiros atualizada;
• Colocação de placas;
• Reboque de veículos oficiais.
MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS Pequenos
serviços PJ de manutenção. No caso de
manutenção de carros, é necessário informar o
número da placa do carro nos recibos e NFs de
manutenção. Os veículos e automotores são
verificados com a lista de equipamentos
cadastrados para o cartão combustível. É
permitida manutenção em veículos de parceiros
desde que justificados na prestação de contas e
autorizado previamente pela Gerência
ARPA/Funbio.
75
Insumos que não podem ser
adquiridos com recursos da conta
de Despesa Local
DIVERSOS
• Artigos de uso pessoal tais como: xampu,
creme condicionador, escovas de dente, pasta
dental, desodorante, absorventes, etc.;
• Itens alimentícios específicos como:
chocolate, bebidas alcoólicas, itens festivos,
produtos importados, etc.;
• Motosserras e armas de fogo, munição
para armas de fogo, coldre, binóculos de visão
noturna, coletes à prova de bala;
• Eletrodomésticos, geradores e GPS;
• Equipamentos de informática
(computadores, notebooks, estabilizadores, no-
break, softwares, licenças para softwares,
monitores, câmeras, HDs externos, etc.);
• Equipamentos de filmagem, câmeras
fotográficas, gravadores de som e reprodução.
• Livros;
• Barcos, voadeiras, motores, veículos;
• Placas de sinalização;
• Placas solares;
• Equipamentos de radiocomunicação;
• Demais equipamentos que precisem ser
patrimoniados pelo OG, que deverão ser
adquiridos via Funbio.
SERVIÇOS
• Conserto de equipamentos que não são
patrimoniados pela UC. Em caso de
equipamentos utilizados pelas equipes da UC,
deve ser encaminhada uma solicitação para
Gerência;
• Aluguel de veículos e de embarcações;
• Contratações de pessoa física para
qualquer finalidade
(Utilizar Serviço de Autônomo).
76
ABERTURA DA CONTA DE DESPESA LOCAL
Os órgãos gestores das Unidades de Conservação ( pontos focais, como o ICMBio e as Secretarias
Estaduais de Meio Ambiente) designam, no mínimo, dois funcionários que trabalham na UC para
a abertura da conta: o chefe da Unidade ou o responsável designado especialmente para este fim,
e um funcionário do quadro permanente. Ambos serão responsáveis pela movimentação conjunta
e solidária da conta de Despesa Local.
O Funbio providencia a abertura da conta em uma agência do Banco do Brasil no Rio de Janeiro.
Em seguida, ocorre o processo de inclusão dos gestores para a movimentação da conta corrente.
INCLUSÃO DE NOVOS GESTORES NA CONTA DE DESPESA LOCAL
PASSO A PASSO
1. A capacitação dos gestores é realizada pelo Funbio para habilitar os funcionários.
2. Designados pelos Órgãos Gestores a movimentar a conta de Despesa Local, com o curso
de procedimentos.
3. A abertura da Conta é providenciada pelo Funbio.
4. O Funbio elabora um termo de compromisso e responsabilidade com o número da conta a ser
movimentada, que será assinado por cada funcionário designado, na condição de
compromissário, e pelo órgão responsável pela gestão da UC (ICMBIO ou Secretarias
Estaduais de Meio Ambiente), na condição de interveniente-anuentes.
5. Após o cadastro do substabelecimento no Banco os gestores receberão o cartão de
autógrafos, que deverá ser devidamente assinado e encaminhado por correio para envio ao
Banco do Brasil no Rio de Janeiro;
6. O Funbio elabora um substabelecimento para os funcionários que movimentarão a conta
em nome do Funbio, assinado pela Secretária Geral.
7. Após a abertura da conta e do processo de inclusão, o gestor terá acesso ao internet banking
para consultar saldos e imprimir extratos bancários da conta corrente. O acesso é obtido com
os seguintes passos:
A. Caso a conta corrente seja da agência 3519-X (Rio de Janeiro). A chave J para o acesso
ao internet banking deverá ser solicitada por e-mail à equipe da conta de Despesa Local
do Funbio ([email protected]). É necessário informar o nome completo e o CPF do
gestor.
B. Enquanto é realizado o cadastro pelo Funbio, o gestor poderá baixar e instalar o
gerenciador financeiro do Banco do Brasil no próprio site do banco
(http://www.bb.com.br). Durante a instalação do gerenciador, será necessário criar um
“apelido” para o computador que será utilizado para consultas. Esse apelido deverá ser
enviado para a equipe da conta de Despesa Local juntamente com o número de série
do computador.
C. Após o cadastro, a equipe de conta de Despesa Local comunicará ao gestor a liberação
do acesso ao internet banking, e o gestor deverá criar uma nova senha no gerenciador
financeiro.
77
Se permanecerem dúvidas, o gestor poderá consultar diretamente o Banco do Brasil na agência mais
próxima ou entrar em contato com a equipe de conta de Despesa Local do Funbio. O gestor poderá
solucionar eventuais problemas com o gerenciador financeiro entrando diretamente em contato
com o suporte técnico do Banco, pelos telefones 3003-0500 ou 0800 729 0500.
IMPORTANTE
Quando os funcionários com o substabelecimento do Funbio se desligam da
UC, o órgão gestor responsável se obriga a informar imediatamente ao Funbio,
que providencia o cancelamento do substabelecimento. Para que o
desligamento seja efetuado, é necessário realizar uma última prestação de
contas, que finaliza o processo de remoção do gestor do substabelecimento.
Caso a UC disponha de apenas um gestor, a conta de Despesa Local é
paralisada e passa a ser movimentada somente pelo Funbio, até que novos
funcionários sejam designados e credenciados.
DOCUMENTOS PARA ABERTURA DA CONTA DE DESPESA LOCAL
No procedimento de inclusão de gestores na Despesa Local, são exigidos dois documentos: o
Termo de Compromisso e Responsabilidade e o Substabelecimento.
TERMO DE COMPROMISSO E RESPONSABILIDADE
Ao assinar o Termo de Compromisso e Responsabilidade, o gestor declara estar ciente e concordar
com os termos estabelecidos para a execução do Programa ARPA. O documento firma as condições
para abertura e uso da conta de Despesa Local, os limites financeiros, as responsabilidades
envolvidas na movimentação da conta corrente e as regras e condições para o uso dos recursos, de
acordo com o Manual Operativo do Programa ARPA (MOP).
SUBSTABELECIMENTO
O Substabelecimento é o documento pelo qual o Funbio (outorgante) transfere poderes aos
gestores de UCs (outorgados) para realizar saques e débitos, solicitar saldos, extratos e talonários
da conta corrente, sempre dentro dos limites estabelecidos. A outorga de poderes fica condicionada
à prestação de contas.
VALIDADE DOS SUBSTABELECIMENTOS
O prazo de validade dos substabelecimentos está compreendido no período do mandato da
Secretária Geral determinado por meio de Reunião do Conselho Deliberativo do Funbio. Quando o
mandato da Secretária Geral do Funbio é prorrogado ou outra pessoa é instituída no cargo, os
substabelecimentos são renovados seguindo o seguinte processo:
O Funbio comunica aos responsáveis e solicita cópias dos seus documentos pessoais: RG,
CPF e comprovante de residências dos últimos 90 (noventa) dias;
É providenciado um novo substabelecimento.
78
IMPORTANTE
O Funbio se compromete a avisar os gestores deste procedimento sempre que
for necessário, através do sistema Cérebro e via e-mail.
CARTÃO DE DÉBITO
Após o cadastro do Substabelecimento no Banco do Brasil os Gestores seguirão alguns
procedimentos para receber um cartão de débito para movimentação da conta. De posse do cartão
será possível a realização de saques em Caixas Eletrônicos do Banco do Brasil, no guichê do BB
e em Bancos Postais (Correios). Os gestores poderão realizar pagamentos em débito diretamente
ao fornecedor e através do guichê do Caixa do BB também poderão realizar transferências
bancárias diretamente para a conta do Fornecedor, dando assim mais autonomia junto às
agências do Banco do Brasil, simplificando a gestão da UC.
IMPORTANTE
A Agência 3519-X (Rio de Janeiro) é a agência responsável pelo
cadastramento dos Substabelecimentos e solicitação dos cartões de débito.
PROCEDIMENTOS PARA A EMISSÃO DO CARTÃO DE DÉBITO
1. Os Gestores assinarão o Termos de Compromisso informando a utilização do cartão de
débito;
2. Serão emitidos substabelecimentos e encaminhados para o Banco do Brasil realizar o
cadastro;
3. Após a confirmação do cadastro do Substabelecimento no Banco do Brasil, os gestores
deverão cadastrar uma senha de seis dígitos. O cadastro da senha poderá ser realizado
em qualquer agência do Banco do Brasil e feito o cadastro o cartão de débito será emitido
automaticamente pelo banco;
4. O Funbio receberá o cartão de débito e encaminhará para os Gestores juntamente com o
Termo de Recebimento do Cartão, que deverá ser enviado por e-mail devidamente
assinado;
5. O Funbio encaminhará o Termo de Recebimento do Cartão para o Banco do Brasil e
informará ao Gestor o momento para realizar o desbloqueio do cartão nos terminais de
autoatendimento utilizando a senha cadastrada.
IMPORTANTE
O Gestor deverá seguir todos os procedimentos informados acima para que o
cartão esteja disponível. Qualquer atraso no envio dos Termos e/ou
informações causará mais morosidade ao processo.
Será 1 cartão para cada gestor com senha pessoal e intransferível.
DESLIGAMENTO DE FUNCIONÁRIO DETENTOR DO CARTÃO DE DÉBITO
1. É de responsabilidade do OG informar ao Funbio;
2. É de responsabilidade do Gestor elaborar a última Prestação de Contas no sistema;
3. É de responsabilidade do Funbio, após ser informado, providenciar o cancelamento do
cartão junto ao Banco do Brasil.
79
IMPORTANTE
Até que a última Prestação de Contas seja aprovada e o substabelecimento
cancelado, o Gestor ainda será o responsável pelo saldo em conta corrente e
no caixa da UC.
UTILIZAÇÃO DO CARTÃO DE DÉBITO
O cartão será utilizado para saques em Caixas Eletrônicos do Banco do Brasil, no guichê do caixa
do BB e em Bancos Postais (Correios), para pagamento em débito diretamente no
estabelecimento e através do guichê do Banco do Brasil poderão realizar transferências bancárias
para a conta do Fornecedor.
O extrato da conta poderá ser emitido através do Caixa Eletrônico do Banco do Brasil, guichê do
caixa do BB ou internet banking.
IMPORTANTE
O Cartão contém os seguintes dados: Prazo de validade (validade máxima de
3 anos), número do cartão, bandeira, nome da pessoa jurídica titular da conta
corrente à qual o cartão está vinculado (Funbio) e o nome do usuário (Gestor).
Responsabilidades do Usuário do Cartão de Débito
1. Cabe ao usuário conferir previamente os gastos relativos às operações com o cartão;
2. Cabe ao gestor informar imediatamente ao Banco do Brasil em caso de perda, furto, roubo
ou extravio do cartão e posteriormente comunicar ao Funbio.
Limites de Saque Com o Cartão de Débito
1. No guichê do caixa do Banco do Brasil o limite de saque será o valor disponível em conta,
mas, de acordo com as normas do Banco Central, para saques acima de R$5.000,00, a
Agência deverá ser comunicada com 48hrs de antecedência para disponibilizar o valor;
2. No caixa eletrônico do Banco do Brasil o limite de saque por dia é de R$2.300,00, podendo
ser menor de acordo com a disponibilidade do caixa;
3. Nos caixas eletrônicos o limite de contagem de notas é de R$1.000,00 sendo necessário
realizar três saques para atingir o valor de R$2.300,00;
4. O gestor poderá realizar saques no guichê do Banco sem o cartão de débito, desde que
tenha cadastrado a senha e esteja portando o documento de identidade.
GESTÃO DA CONTA DE DESPESA LOCAL
Depósitos
O valor de R$ 3.000,00 é o limite padrão estabelecido a partir do PO 2020/2021, chamado teto, para
a disponibilização de recursos pelo Funbio em conta de Despesa Local.
O Funbio fará um depósito inicial de adiantamento no valor de R$ 3.000,00. Este depósito é
realizado na ocasião da abertura da conta de Despesa Local. A realimentação da conta é realizada
uma vez ao mês e só ocorre depois que a prestação de contas for aprovada pelo Funbio, sendo o
80
depósito referente ao valor do teto menos o valor do saldo do projeto apresentado nessa prestação
de contas. O saldo do projeto é o montante que resta em conta corrente e em caixa da UC após
a prestação no Sistema Cérebro.
Exemplo: Se ao final de um mês, uma UC gastar R$ 2.000,00 dos recursos disponíveis em conta
corrente, seu saldo do projeto será de R$1.000,00. A realimentação, portanto, será de R$ 2.000,00.
Para mais informações, ver seção Prestação de Contas.
IMPORTANTE: A unidade pode manter até R$1.000,00 no caixa da unidade,
ou seja, recursos que foram sacados da conta corrente, mas não utilizados. O
saldo que estiver acima deverá ser justificado e nos próximos gastos será
necessário dar prioridade na utilização desse recurso. A partir da 3ª Prestação
de contas com valor no caixa acima de R$1.000,00 a realimentação não será
realizada até que seja gasto esse valor.
Suspensão dos depósitos da conta de Despesa Local
Os depósitos serão suspensos quando não forem cumpridas as condições estabelecidas para
utilização da conta de Despesa Local, mais especificamente nas seguintes situações:
Movimentação de conta corrente em desacordo com este manual ou não devidamente
justificada no relatório financeiro;
Pagamentos de salários ou de qualquer forma de remuneração a pessoal envolvido na
administração da UC, ou a profissionais e técnicos vinculados ao quadro de pessoal da
UC, e dos decorrentes encargos sociais;
Realização de pagamentos de encargos sociais e indenizações oriundas de cessação de
vínculo empregatício;
Realização de despesas com aluguel ou compra de imóveis;
Realização de empréstimos, investimentos ou repasses a outros projetos e/ou entidades;
Realização de despesas com multas, juros, inclusive referentes a pagamentos ou
recolhimentos fora do prazo;
Realização de compra fiado.
IMPORTANTE
Casos omissos ou sinalizados neste manual deverão ser encaminhados antes
da ocorrência do gasto para [email protected] e
[email protected]. A ocorrência de gastos não autorizados, sobretudo se
reincidentes, é passível de glosa, devendo a despesa ser coberta com recursos
de contrapartida do Órgão Gestor.
Limite da conta de Despesa Local
Cada UC do Programa ARPA deverá ter, no mínimo, dois responsáveis para movimentação da
conta corrente. O padrão para o estabelecimento do limite financeiro é a UC: cada unidade têm
81
um saldo máximo disponível em sua conta corrente de R$ 3.000,00.
Cancelamento da conta de Despesa Local
Contas correntes inativas por tempo superior a quatro meses poderão ser canceladas pelo Funbio,
após aviso ao Órgão Gestor e à UCP, para que não incorram os custos mensais relativos à
manutenção das mesmas. Excepcionalidades serão analisadas pelo Funbio.
Sanções pelo mau uso de recursos da conta de Despesa Local
O uso indevido dos recursos, a má administração ou a movimentação indevida da conta de
Despesa Local implicam em advertência no primeiro caso, e, em caso de reincidência, no
cancelamento do substabelecimento vigente e demais contas que estiverem sob responsabilidade
do gestor.
Caso a unidade realize despesas “fiado”, e o nome do Funbio seja incluso no SERASA ou
cadastro similar, o substabelecimento vigente em nome dos Gestores será imediatamente
cancelado. Tal fato configura-se um risco de paralização de todas as contas das UCs do
ARPA e outros projetos do Funbio até que a situação seja regularizada.;
No caso de protesto por parte dos prestadores de serviço e inclusão do nome do Funbio no
SERASA ou cadastro similar, serão aplicáveis ações de perdas e danos contra o gestor, na
forma prevista em lei;
No caso de uso indevido de recursos, serão aplicadas as sanções previstas no Termo de
Compromisso, aplicando-se a responsabilidade pessoal do gestor, que deverá devolver ao
Funbio o valor indevidamente gasto, independentemente de sanções cíveis e/ou penais
previstas em lei.
UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS DA CONTA DE DESPESA LOCAL
Algumas regras devem ser seguidas para utilização da verba disponível na conta de Despesa
Local:
Utilizar os recursos e os bens adquiridos exclusivamente para as finalidades estabelecidas
no PO aprovado.
Adquirir somente bens e serviços presentes na lista de itens elegíveis ou autorizados pela
Gerência do ARPA (ver seção Itens Elegíveis);
As despesas devem, obrigatoriamente, ser realizadas nas localidades próximas à Unidade
de Conservação. Em casos de aquisições em outros estados, antes de realizar as
aquisições, é necessária uma prévia autorização da gerência do ARPA;
Pagar em uma única vez, e à vista, quaisquer aquisições de bens, obras ou serviços,
mediante a entrega do produto ou serviço;
Não realizar compras a prazo ou fiado (saldo do projeto negativo);
Não fracionar as despesas. Por se tratar de conta bancária que aloca valores baixos,
garante-se com este cuidado maior eficiência no uso dos recursos;
82
Ter cópias de todos os relatórios financeiros, arquivadas em ordem cronológica, na sede
administrativa da UC e sob os cuidados dos responsáveis pela conta corrente durante todo o
seu prazo de execução;
Garantir que toda utilização de recursos esteja respaldada pela documentação adequada,
tais como notas fiscais, cupons fiscais, etc.;
Prestar contas ao Funbio, via Sistema Cérebro, de todos os gastos realizados com recursos da
conta de Despesa Local;
Não serão aceitas despesas fora do período da Prestação de Contas;
Não realizar a transferência e/ou depositar o recurso da conta de Despesa Local na conta
pessoal do Gestor;
O valor disponível em caixa deverá ser de até R$1.000,00;
Não custear despesas do Programa com recurso próprio do Gestor, a ser restituído na
prestação seguinte. Caso ocorra, o valor não será ressarcido ao Gestor.
IMPORTANTE
Não é permitida a aplicação financeira do recurso. Caso seja realizada pelo
banco, o gestor da UC deverá se dirigir ao Banco do Brasil mais próximo,
solicitar a exclusão da aplicação financeira e informar à equipe de Despesa
Local.
Para informações sobre o procedimento completo de prestação de contas e seu passo a passo, ver
seção Prestação de Contas.
Compra de bens e contratação de serviços de Pessoa Jurídica – Documentos Fiscais
O uso dos recursos na conta de Despesa Local e/ou Cartão de Despesas Locais, deve ser
amparado pela documentação adequada. As compras de bens autorizadas para aquisição (ou
autorizadas pela gerência) e contratações de serviços prestados por pessoa jurídica, devem
possuir nota fiscal ou cupom fiscal, ou, excepcionalmente, recibo de cooperativa de táxi com
CNPJ. Essa documentação é fundamental para a prestação de contas e deve ser encaminhada
ao Funbio para aprovação. (Ver seção de Prestação de Contas)
Nota Fiscal (Nf)
É o documento oficial, prescrito em lei, destinado a documentar a realização de uma operação
mercantil. Ela documenta a procedência e o destino das mercadorias em trânsito e serve para
definir o montante das operações realizadas.
Há necessidade do preenchimento correto dos dados do emitente e do destinatário (nome, data,
endereço).
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
A NF não tem valor de recibo de quitação da transação comercial.
Utilizada apenas como documento suporte da circulação da mercadoria e/ou da execução do
serviço.
83
A NF perde a validade quando rasurada, ou seja, torna-se inidônea (sem valor), tal como
quaisquer documentos fiscais que contenham indicações inexatas, emendas e/ou rasuras que
lhes prejudique a clareza.
O Mais Importante Na Nota Fiscal
Conter o número tipograficamente impresso (dentro do intervalo autorizado para
impressão).
Estar dentro do limite para a data de emissão.
Apresentar igual teor em todas as vias.
Não conter rasuras.
Conter nome fantasia (se houver), razão social e endereço.
IMPORTANTE
Atente para a data limite para emissão da NF, localizada na parte superior ou
inferior da NF, do lado direito. Não serão aceitas notas fiscais com a data limite
para emissão fora do prazo.
Todas as notas fiscais, em qualquer modelo, devem ser nominais ao Funbio -
Fundo Brasileiro para a Biodiversidade, com sede no Rio de Janeiro: Rua:
Voluntários da Pátria Nº 286 – 5º andar – CEP: 22270-010 – RJ – CPJ
03537443/0001-04.
Notas fiscais para aquisição de mercadorias
Nota Fiscal Convencional
A mais frequentemente encontrada nos estabelecimentos é semelhante ao modelo a seguir.
84
1. Número da NF.
2. Nome fantasia (se tiver), razão social e
endereço do emitente da NF completos.
3. Data Limite para emissão da NF.
4. Nº do CNPJ ou CPF e nº de inscrição
estadual e/ou municipal
5. Destinatário: Verificar se os dados do
Funbio estão corretos: CNPJ, nome,
endereço e natureza da operação.
6. Detalhamento dos produtos, quantidade,
valor, descrição e outros.
7. Comentários adicionais
8. Constam no rodapé ou na lateral da NF
os dados da gráfica que imprimiu o
talonário de notas (nome, endereço, CNPJ,
IE e CCM), a data e a quantidade da
impressão, o nº de ordem da primeira e da
última nota impressa e o nº da AIDF.
9. Data em que a compra foi realizada.
Obs.: Existem ainda outros dois tipos de notas fiscais convencionais: um modelo semelhante ao
modelo acima, contendo as mesmas informações, mas emitido na posição horizontal; e outro
modelo similar, mas que contém menos informações e é emitido em tamanho menor. Esse
modelo menor de NF, conhecido como Nota Fiscal ao Consumidor ou Nota Fiscal Simplificada,
é encontrado em estabelecimentos pequenos, sendo destinado somente aos consumidores
finais.
Nota Fiscal Eletrônica
É um documento emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma
operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja
validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente. No ato da compra ou da
contratação do serviço, é emitido o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que
também é demonstrado a seguir. A parte mais importante da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é o
campo situação atual, no qual deverá constar sempre o status autorizada.
Por 180 dias corridos da emissão, a nota fica disponível no portal do Ministério da Fazenda e
apresenta todos os dados que constam de uma nota fiscal convencional. Depois desse período, a
visualização é apresentada de forma resumida, conforme a imagem a seguir:
85
--- situação atual: autorizada
Documento Auxiliar Da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe)
O Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) permite ao comprador verificar a validade
da Nota Fiscal Eletrônica através da chave de acesso localizada no cabeçalho do documento. Para
executar a verificação, o interessado deve acessar o portal do Ministério da Fazenda através do
site www.nfe.fazenda.gov.br e inserir a chave de acesso para visualizar as informações disponíveis
no portal.
IMPORTANTE
Sempre que um fornecedor de bens ou serviços emitir NF Eletrônica, o gestor de UC
deve acessar o portal do Ministério da Fazenda e imprimir as autorizações de uso do
DANFE. A documentação deverá ser enviada juntamente com o DANFE e os demais
documentos declarados na prestação de contas.
86
PASSO A PASSO
Verificar o número da chave de acesso (1) no DANFE
1
Clicar em Consultar Resumo da NF-e (2)
2
87
Informar o número da chave de acesso (3) do DANFE
3
3
Verificar se a Nota Fiscal foi autorizada (4) e posteriormente clicar em Preparar aba para impressão (5)
4
5
88
Após a verificação, a nota, exibida conforme o modelo abaixo, deverá ser impressa (6). No momento
da apresentação da Prestação de Contas, deverá ser anexada ao DANFE.
6
Em seguida, retornar à página inicial para imprimir a Autorização de Uso (7).
A Autorização de Uso, que aparecerá conforme a imagem a seguir, deverá ser impressa também
anexada ao DANFE no momento da apresentação da Prestação de Contas.
89
Cupom Fiscal
É a forma mais simples de emissão de documento fiscal, emitido frequentemente por
estabelecimentos como postos de gasolina, supermercados e lojas do varejo. O cupom Fiscal
apresenta apenas: data e hora da operação; a razão social do emitente, seu endereço, inscrição
estadual e CNPJ; a identificação da máquina emissora; o número sequencial do cupom fiscal; o
detalhamento dos produtos (descrição, codificação, quantidade, valor, alíquota de ICMS) e o valor
total. Em alguns casos, também informa o valor pago e a forma de pagamento, e fornece os dados
do destinatário.
Número do cupom fiscal
NOTAS FISCAIS PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PESSOA JURÍDICA
Em geral, a contratação de serviços prestados por pessoa jurídica é feita por meio de Solicitação
ao Funbio. No entanto, quando o valor for inferior a R$3.000,00, as Unidades de Conservação
podem contratar diretamente empresas individuais e sociedades (pessoas jurídicas) através da
Despesa Local.
90
Via de regra, as empresas emitem notas fiscais de tipos semelhantes às de compra de mercadoria,
mas, no caso de prestação de serviços por pessoa jurídica, cabem algumas considerações:
A legislação não permite embutir serviços em notas de vendas de mercadorias, salvo se o
serviço for de instalação da mercadoria e/ou equipamento vendido.
Empresa individual com CNPJ não é necessariamente equiparada a uma Pessoa Jurídica.
Caberá ao responsável pela Despesa Local verificar se o tipo de serviço poderá ser
considerado;
Os serviços de transportes fluviais e terrestres serão aceitos desde que seja apresentada
uma das opções de documentos comprobatórios conforme segue:
o Nota Fiscal contendo a quantidade de passageiros;
o Recibo timbrado da Empresa/Cooperativa contendo o CNPJ e o nome do
passageiro;
o Bilhete da passagem emitido pela Rodoviária ou Porto.
Observação: Sendo considerado como Pessoa Física, deverá ser solicitado através da
modalidade Autônomo.
Segundo o art.150 do Decreto 3.000/99, quando a prestação de serviços colegiada for sistemática,
habitual, sempre sob a responsabilidade do mesmo profissional, que recebe em nome próprio valor
total pago pelo cliente e paga os serviços dos demais profissionais, estará configurada a condição
de empresa individual equiparada à pessoa jurídica, por se tratar de venda, habitual e profissional,
de serviços próprios e de terceiros, e não apenas de prestação pessoal de serviços profissionais a
que se refere o § 2º do mesmo dispositivo legal (PN CST 38/75)Serviço de transporte: Os
rendimentos advindos da prestação de serviços de transporte, seja de carga ou de passageiros,
bem como aqueles referentes a fretes, carretos e aos serviços prestados com tratores, máquinas
de terraplenagem, colheitadeiras e semelhantes, barcos, chatas, carros, camionetas, caminhões,
aviões, etc., poderão ser considerados como de pessoa física ou jurídica.
Em caso de dúvidas, deve-se entrar em contato com o setor de Despesa Local do Funbio, e
solicitar maiores esclarecimentos ([email protected]).
Incorreções na Nota Fiscal – Carta de Correção
Se forem constatadas irregularidades na nota fiscal convencional, emitida em papel, é possível,
em alguns casos, providenciar uma carta de correção dos dados impressos, não havendo
necessidade de substituir ou refazer o documento.
O nome oficial dessa carta de correção é “Conferência de Documento Fiscal e Comunicação de
Incorreções”, e encontra-se à venda em papelarias.
A Nota Fiscal pode ser corrigida por declaração em papel timbrado da empresa e com carimbo de
CNPJ. Fica permitida a utilização de carta de correção para regularização de erro ocorrido na emissão
de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:
I. As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo,
alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da Prestação;
II. A correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do
destinatário;
91
III. A data de emissão ou de saída.
IV. Diante desses erros, será necessário cancelar a NF e emitir uma nova. Modelo de
Carta de correção:
1. Local e data
da comunicação
5 2. Carimbo e CNPJ
do emitente da carta
3. A quem se destina
4. Identificação do
documento a que se
refere: número e série
da nota e a data
de emissão, emissor
da nota.
5. Tópicos a corrigir
6 6. Teor correto do item
a corrigir
7. Protocolo de
recebimento da
comunicação
8. Assinatura e carimbo
do emitente da carta
8
3
4
3
8 3
3
3
4
3
3
3
4
3
2
3
4
3
92
Incorreções na Nota Fiscal – Carta de Correção Eletrônica
Cabe ao Gestor da UC consultar se o Estado de origem da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) emite carta
de correção, permite cancelamento da NFe, ou faz substituições, e informar-se sobre os respectivos
procedimentos. Essas informações podem ser obtidas através de consulta na Prefeitura do
município onde a NFe foi emitida.
IMPORTANTE
Para notas fiscais eletrônicas somente é aceita a carta de correção eletrônica. Considerando que
algumas NFs são canceladas e a situação permanece como “autorizada”, será necessário
observar o campo “Eventos da NF-e” se a última atualização contas como “Cancelado”, conforme
exemplo abaixo:
Recolhimento De Impostos
São emitidas notas e cupons fiscais para boa parte dos pagamentos com recursos da Despesa
Local, já que se tratam de transações realizadas entre a UC e pessoas jurídicas – desde lojas de
varejo a empresas e instituições. Nesses casos, o recolhimento de impostos é embutido no valor
pago e comprovado pelos documentos fiscais. No entanto, para serviços prestados por pessoa física
como mateiro, jardineiro, cozinheiro, barqueiro, etc. será através da modalidade Autônomo (ver
página 23).
PRESTAÇÃO DE CONTAS DA CONTA DE DESPESA LOCAL
A Unidade de Conservação deve prestar contas de todos os seus gastos com recursos da
Despesa Local até o dia 10 de cada mês.
A Prestação de Contas ao Funbio é feita via Sistema Cérebro e inclui a demonstração e o envio
dos documentos específicos de cada movimentação de conta (extrato bancário e documentos
fiscais emitidos na compra de bens ou contratação de serviços). Esses documentos devem ser
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enviados através do sistema ou e-mail para que a equipe de Despesa Local do Funbio realize a
análise.
Toda movimentação na conta deverá ser discriminada nos relatórios financeiros e estar respaldada
pela devida documentação original, conferida e assinada pelos responsáveis.
No caso de despesa com combustível, a nota fiscal deverá conter a quantidade fornecida, o valor
unitário do litro de combustível e a relação dos cupons fiscais que a compõem, além da placa dos
veículos abastecidos.
No momento da prestação de contas, caso sejam apresentadas notas fiscais com quantidades
de determinados insumos acima do usual, é possível que a Gerência do ARPA entre em contato
com os gestores responsáveis, no sentido de esclarecer dúvidas e entender melhor a demanda.
Caso seja identificado na Nota Fiscal o fracionamento de despesas, a NF será questionada pela
equipe de Despesa Local e pela Gerência do ARPA, e poderá ser glosada.
Será necessário emitir o extrato bancário no dia seguinte ao do período final da Prestação de
Contas, para que todas as movimentações feitas naquele dia sejam efetivamente registradas e os
valores informados corretamente. Com a documentação em ordem, devem ser inseridas no
Sistema Cérebro as seguintes informações:
1 Período Final da Prestação de Contas (data posterior à emissão do extrato bancário);
2 Nome dos dois gestores responsáveis pela UC. Caso a UC possua mais de dois gestores,
será necessário informar os nomes daqueles que estão elaborando a Prestação de Contas;
3 Preencher todas as despesas conforme os insumos e atividades aprovadas no PO. Caso
não existam despesas durante o período informar como NADA A DECLARAR,
4 Valor total dos depósitos realizados no período (valor das realimentações);
5 Valor total das tarifas da conta corrente;
6 O saldo da conta corrente projeto;
7 Digitalizar todos os comprovantes de despesas e o extrato bancário e enviar para o e-mail da
equipe de Despesa Local ([email protected]) ou realizar o upload dos arquivos no próprio
sistema Cérebro.
8 Consulte o passo a passo detalhado desse procedimento na seção Prestação de Contas no
Sistema Cérebro.
Uma vez finalizada, a Prestação de Contas a mesma segue para a aprovação do Funbio.
O depósito poderá ser creditado na conta corrente em até 2 dias úteis, portanto, o gestor
deverá verificar o extrato bancário antes de realizar novas despesas.
IMPORTANTE
Para anexar arquivos no Sistema Cérebro, será necessário zipar os documentos em pastas para
posteriormente inseri-los.
Caso os documentos sejam encaminhados por e-mail, é importante lembrar que a caixa de e-mail
do Funbio tem capacidade máxima de 10mb por arquivo, ou seja, se o arquivo enviado for maior
que este tamanho, não será recebido. Neste caso, será necessário enviar o arquivo em partes ou
hospedá-lo em algum serviço de armazenamento online. Ao enviar e-mail, é necessário citar no
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título o nome da Unidade e o número da Prestação, possibilitando assim o rastreio da informação.
REALIMENTAÇÃO DA CONTA DE DESPESA LOCAL
A realimentação da conta corrente está condicionada à aprovação da Prestação de Contas e
será realizada uma vez por mês.
O Funbio será avisado pelo Sistema Cérebro quando a prestação de contas da UC for finalizada.
Após receber as cópias dos comprovantes e documentos, o Funbio terá até 5 dias úteis para
analisar a prestação de contas. Caso não haja nenhuma irregularidade, o Funbio aprovará a
Prestação de Contas e procederá com a realimentação da conta. O depósito poderá ser creditado
na conta corrente em até 2 dias úteis, portanto, o gestor deverá verificar o extrato bancário antes
de realizar novas despesas.
Em caso de ajuste de Prestação de Contas, a equipe do Funbio devolverá a mesma no sistema
Cérebro e após o recebimento com todas as correções analisará em até dois dias úteis, desde
que não haja inclusão de nenhuma despesa nova.
O Funbio é o único autorizado a realizar depósitos na conta da UC, portanto é terminantemente
proibido realizar depósitos na conta corrente.
RELATÓRIOS FINANCEIROS
MODELO DE RELATÓRIO FINANCEIRO COMPLETO
O relatório financeiro completo demonstra a prestação de contas da UC. Nele, serão inseridas
todas as despesas e saldos em conta corrente. Para elaborá-lo, é necessário ter em mãos os
comprovantes originais de despesas e o extrato bancário. O modelo encontra-se disponível a
seguir:
95
96
MODELO PRESTAÇÃO DE CONTAS - RELATÓRIO CONCILIADO
Este relatório serve para comparar o saldo bancário e eventuais pendências em conta com o saldo
contábil/financeiro real. A conciliação bancária é a base para o fechamento das contas de um
período financeiro (que pode ser semanal, quinzenal ou mensal). O formulário para conclusão do
relatório deve ser preenchido diretamente no Sistema Cérebro.
PASSO A PASSO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS NO SISTEMA CÉREBRO
Acesse o Cérebro ARPA em www.cerebro.org.br e entre com o usuário e senha (1) fornecidos pela
Gerência ARPA.
1
97
Escolher o Projeto ARPA – FUNDO DE TRANSIÇÃO ( 2 )
2
Escolher a Unidade de Conservação (3)
3
Clicar em Prestação de Contas (4) e em seguida Despesa Local (5)
4
5
Clicar na janela que aparece nesta página e dar início ao preenchimento os dados (6) da Prestação
de Despesa Local:
6
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Preencher os seguintes dados da Prestação de Contas:
(7) Período da prestação:
Data inicial: um dia depois da data final do relatório anterior.
Data final: A mesma data do saldo bancário. (Deve ser preenchido no Ato). Clicar
na Janela que aparece neste campo.
(8) Nome: Procuradores da Conta. Ordenador 1 e 2.
(9) Marcar a opção informar despesa. Caso não tenha despesas a serem declaradas,
marcar Nada a Declarar.
(10) Escolher o Tipo de Documento
(11) Número do Documento
(12) Valor do documento
(13) Data do Documento
(14) Clicar em Escolher um insumo para despesa. Uma janela se abre automaticamente,
apresentando opções de insumos. Selecionar o desejado
(15) Escolher o insumo ao qual a despesa se refere dentro da atividade especifica
no PO e depois clicar no campo correspondente na coluna Selecionar Insumo
(16) Após selecionar a despesa, marcar a opção selecionar
(17) Após a seleção do insumo na janela sobressalente, o sistema irá fechá-la
automaticamente e voltará a exibir a tela anterior (figura abaixo). Nessa tela, clicar em
Salvar Despesas, ou se for o caso, Cancelar.
99
15
16
Preencher o campo com o valor do depósito (18) feito na conta corrente no período e clicar em
Calcular (19)
18
19_____________
100
Preencher o campo com o valor das taxas bancárias (20), cobradas pelo o banco no período da
Prestação de Contas clicar em Calcular (21)
20
21
Preencher com o saldo bancário (22) no dia em que a prestação de contas, está sendo encerrada.
22
Visualizar o Resumo:
Preencher o campo observação (23). Ex.: Atividade.... Refere-se... Em virtude de... E
Justificar o valor da Diferença do item 9
Salvar (24) a prestação de contas. Antes de enviar para a aprovação.
Após preencher todos os dados da prestação de contas, enviar para a aprovação (25)
Cancelar a prestação de contas, caso necessite.
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