1

MANUAL DE NORMAS PROCESSUAIS

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” UNESP

(Fevereiro de 2008)

Elaborado pelo Grupo de Trabalho de Normas Processuais Instituído por Portaria em 18 de outubro de 2006.

2

ÍNDICE

APRESENTAÇÃO Página 03

PARTE I - CONCEITOS ARQUIVÍSTICOS Página 04

PARTE II - DEFINIÇÕES Página 06

PARTE III - DEFINIÇÕES SOBRE OS ARQUIVOS NA UNESP Página 08

PARTE IV - NORMAS PROCESSUAIS Página 09

1. PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE PROCESSOS E EXPEDIENTES. Página 09

2. PROCEDIMENTOS PARA O PROTOCOLO DE DOCUMENTOS AVULSOS. Página 10

3. PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE VOLUMES DE PROCESSOS. Página 10

4. PROCEDIMENTOS PARA A JUNTADA DE DOCUMENTOS EM PROCESSOS. Página 11

5. PROCEDIMENTOS PARA A JUNTADA DE DOCUMENTOS EM EXPEDIENTES. Página 14

6. PROCEDIMENTOS PARA INCORPORAÇÃO DE UM PROCESSO OU EXPEDIENTE A OUTRO PROCESSO.

Página 15

7. PROCEDIMENTOS PARA APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS OU EXPEDIENTES.

Página 16

8. PROCEDIMENTOS PARA O DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DE UM PROCESSO OU DE UM EXPEDIENTE. Página 16

9. PROCEDIMENTOS PARA REGULARIZAÇÃO DE IDENTIFICAÇÃO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE. Página 19

10. PROCEDIMENTOS PARA O TRÂMITE DE PROCESSOS E EXPEDIENTES. Página 20

11. PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS QUANDO DO EXTRAVIO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE OU DE ALGUM DE SEUS VOLUMES, BEM COMO PARA ABERTURA DE VIA ADICIONAL.

Página 21

12. PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO E REATIVAÇÃO DE PROCESSO. Página 22

13. PROCEDIMENTOS PARA REQUISIÇÃO, VISTA DE PROCESSO E A EXPEDIÇÃO DE CÓPIAS E CERTIDÕES ADMINISTRATIVAS.

Página 25

3

APRESENTAÇÃO

O Manual de Normas Processuais foi elaborado por Grupo de Trabalho especialmente constituído para essa finalidade, criado pela PORTARIA UNESP de 18 de outubro de 2006, que assim determinou:

O VICE-REITOR NO EXERCÍCIO DA REITORIA DA UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULSITA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO”, no uso de suas atribuições legais DESIGNA os servidores abaixo relacionados: • Solange de Souza - CEDEM • Dra. Laís Maria de Resende Ponchio – A.J -Reitoria • Jacy Machado Barletta – CEDEM • Lisandra Cossulin – A.I - Reitoria • Homero Garbin – PRAD - Reitoria • Márcio Adriano Consorte – IB - Botucatu • Vagner Roberto de Moraes – IB – Rio Claro • Cristiane T. F. Manfio – FCL - Assis • Elaine Aparecida Rodrigues – FO - Araçatuba • Dione Maria Ribeiro dos Santos – IA – São Paulo Para, sob a Presidência do primeiro, comporem o Grupo de Trabalho sobre Normas Processuais, com a finalidade de continuar ações que vem sendo desenvolvidas com a finalidade de elaborar a Tabela de Temporalidade e Destino dos Documentos da UNESP; visando o cumprimento do Decreto nº. 48 898, de 27 de agosto de 2004.

No decorrer dos trabalhos foram substituídos os seguintes servidores Márcio Adriano Consorte pelo coordenador da Seção de Comunicação da Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia do campus de Botucatu, Pedro César Pacheco; Lisandra Cossulin da Assessoria de Informática da Reitoria pela funcionária Maisa Alves Ribeiro da mesma assessoria, e o afastamento de Cristane T.F. Manfio, da FCL de Assis sem substituição. O fundamento dos trabalhos do Grupo de Normas Processuais foi apresentar à Universidade um rol de normas para a produção, o trâmite e o arquivamento dos documentos de arquivo da UNESP, considerando que documentos de arquivo são todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades no exercício de suas atividades, tanto suas atividades meio como suas atividades finalísticas. O produto do trabalho do Grupo é este Manual, que indica a normalização dos procedimentos processuais, estabelecendo conceitos e definições necessárias à sua implantação, inserindo-se, desta maneira, nas atribuições da Gestão de Documentos de Arquivo. Tais atribuições constituem um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à classificação, à avaliação, à tramitação, ao uso, ao arquivamento e à reprodução dos documentos de arquivo. Portanto, este primeiro produto, apresenta à UNESP, um instrumento normalizador para implantar a Gestão Documental em nossa Universidade.

4

PARTE I CONCEITOS ARQUIVÍSTICOS

Documento de Arquivo: São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados por uma instituição durante o curso de sua atuação e no cumprimento de seus objetivos. Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e permanentes, na seguinte conformidade: I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da freqüência com que são por elas consultados; II - consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco freqüente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo; III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios: I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Universidade; II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. Arquivo: Conjunto de documentos produzidos, recebidos, portanto acumulados em processo natural, por instituição pública ou privada, no exercício de suas funções e atividades, conservados para servir de referência, informação, testemunho ou prova. Os arquivos classificam-se em Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente. Gestão de Documentos: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Plano de Classificação de Documentos: Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, entendendo-se por classificação de documentos a seqüência das operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função e atividade responsável por sua produção ou acumulação. A UNESP utilizará como referência para a classificação de seus documentos o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. (Decreto nº 48897 de 27/08/2004) Tabela de Temporalidade: Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação dos documentos. A UNESP utilizará como referência para a definição da temporalidade e destino de seus documentos o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. (Decreto nº 48897 de 27/08/2004) Atividade: Considera-se como atividade a ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função.

5

Atividade-meio: Quando se refere à ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório; Atividade-fim: Quando se refere à ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento. A UNESP utilizará como referência para a indicação de suas atividades-meio o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. (Decreto nº 48897 de 27/08/2004). Cabe a UNESP elaborar seu Plano de Classificação de Documentos das atividades-fim, assim como a determinação da temporalidade e destino dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício destas atividades. Indica-se que estas atividades referem-se ás funções exercidas na Universidade relativas ao Ensino, à Pesquisa e à Extensão Universitária. Série Documental: Conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação.

6

PARTE II DEFINIÇÕES

Processo: Documento ou conjunto de documentos protocolados e autuados, envolvendo o registro de atos e fatos de natureza administrativa / jurídica, cuja seqüência de decisões e/ou providências, necessitam ser rigorosamente documentadas de fácil acesso para comprovação futura. Inclui tipos diversos de documentos e que, recebendo informações, pareceres e despachos, tramita até que se cumpra o ato administrativo que gerou sua criação. Sendo considerado uma unidade documental em que se reúnem, oficialmente, documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível. Expediente: Documento ou conjunto de documentos protocolados, cuja juntada a processo já existente não seja oportuna no momento e cujo estudo e decisão independam de consulta ao processo em referência. Deve tramitar com capas específicas onde, obrigatoriamente, deve constar o número do processo ao qual o mesmo, oportunamente, será incorporado. Documento avulso: Documento ou conjunto de documentos que não são autuados como Processos nem como Expedientes, tratando-se de ofícios, circulares, memorandos, convites, cartas, mensagens, exposição de motivos, formulários, relatórios, comunicados e outros que devem ter trâmite interno à Unidade. Protocolar: Registrar a entrada de documentos nos Sistemas de Protocolo, atribuindo-se um número de identificação, nome da unidade, data e horário de entrada. Autuação de Processo: Ato de abrir, reunir e numerar em série contínua numa só pasta, para trâmite generalizado, a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativa / jurídica relacionados a um mesmo assunto. Autuação de Expediente: Ato de abrir, reunir e numerar em série contínua numa só pasta, para trâmite generalizado, a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativa / jurídica relacionados a um processo já existente. Despacho: Registro por escrito de uma decisão, providência ou encaminhamento relacionado ao assunto do Processo, Expediente ou Documento Avulso. Juntada de Documento: Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informações, despachos, etc. a um Processo ou a um Expediente, podendo ser providenciado por qualquer órgão envolvido na tramitação. Considerando a necessidade de trazer todas as informações pertinentes ao assunto / conteúdo tratado no P/E, deverão ser juntados os faxes, mediante cópia reprográfica, contendo o registro de recebimento. Procedência: Unidade ou órgão da UNESP que solicitou a abertura do Processo ou Expediente. Interessado: Pessoa física, jurídica, unidade ou órgão da UNESP, órgãos governamentais ou outra entidade que se caracterizem como diretamente interessados na condução do assunto objeto, conforme categorias abaixo:

a) categoria “A” (aluno) quando o interessado for uma pessoa e o assunto do P/E referir-se à sua vida acadêmica na UNESP; b) categoria “D” (diploma) quando o interessado for uma pessoa e o assunto do P/E referir-se ao registro de diploma pela UNESP; c) categoria “P” (pessoal) quando o interessado for pessoa física e o assunto do P/E referir-se aos registros típicos de controle de pessoal normalizados pela CRH;

7

d) categoria “O” (órgão) quando o interessado for uma Unidade ou Órgão da UNESP; e, e) categoria “Z” (externos) quando o interessado for uma empresa, órgãos governamentais, pessoa sem vínculo empregatício com a UNESP ou qualquer outro caso que não se identifique com as categorias anteriores.

Se o Interessado for mais que uma pessoa ou órgão, deverá ser enunciado um deles, seguido da expressão “.....e outros” Não se utilizam abreviaturas para o registro do nome do Interessado. Todos os Sistemas de Protocolo em uso na Reitoria, nas Unidades e nos Campus Experimentais deverão ter campo específico e determinado para o registro da Categoria do Processo ou Expediente. Assunto: Descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências, através da tramitação do Processo ou Expediente. Na criação de texto é sugerido:

a) usar palavras ou expressões particularmente associadas ao P/E que possam ser facilmente lembradas posteriormente; b) ao abreviar uma palavra ou usar uma sigla, procurar fazê-lo sempre da mesma forma; c) digitar o assunto, suprimindo as preposições “de”, “para” e outras, sempre que o texto permitir.

Tipo Documental (para os Processos e Expedientes): Nomeação do Processo ou Expediente de acordo com a atividade decorrente. Procurar usar como regra geral de nomeação do tipo a fórmula: ação + objeto da ação. Todos os Sistemas de Protocolo em uso na Reitoria, nas Unidades e nos Campus Experimentais deverão ter campo específico e determinado para o registro do Tipo Documental. Ao serem abertos, os Processos e Expedientes deverão ser associados a um Tipo Documental. A UNESP utilizará como referência para a indicação dos tipos documentais o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. (Decreto nº 48897 de 27/08/2004). Cabe a UNESP elaborar uma Tabela de Tipos Documentais (para os processos e expedientes) da Universidade para os documentos das atividades-meio e atividades-fim para servir como indicativo aos Sistemas de Protocolo. As Unidades poderão continuar utilizando sua nomenclatura desde que a programação dos Sistemas de Protocolo faça referência à Tabela de Tipos Documentais da UNESP.

8

PARTE III DEFINIÇÕES SOBRE OS ARQUIVOS NA UNESP

Arquivo Corrente: Arquivos das seções e/ou órgãos das Unidades, onde devem ficar custodiados os documentos que ainda servem regularmente à administração. Arquivo Intermediário: Arquivo das Seções de Comunicações das Unidades, onde devem ficar custodiados os documentos que são utilizados ocasionalmente pelas seções e/ou órgãos das Unidades. Arquivo Permanente: Arquivo das Seções de Comunicações das Unidades, onde devem ficar custodiados e preservados permanentemente os documentos de guarda permanente das Unidades. O Centro de Documentação e Memória da UNESP – CEDEM é o órgão normativo para as questões relativas à gestão de documentos da Universidade. Não receberá os documentos permanentes das Unidades e deverá ter somente acervos de projetos específicos e determinados. Seções de Comunicações As Seções de Comunicações deverão: Exercer a competência de órgão responsável pelas atividades de gestão dos documentos em suas Unidades. Ter espaço de arquivamento, equipamentos, materiais e servidores adequados para a guarda da documentação intermediária e a documentação permanente das Unidades. Ter Sistema de Protocolo para o registro, controle e acesso dos documentos adequado e compatível às normas processuais vigentes na Universidade. Indicando que o Sistema de Protocolo atualmente em uso tenha campos específicos e determinados para o registro de: Tipo Documental, Indicação de Documento Avulso, Categoria de Processo. Atuar em parceria com o CEDEM e com a Comissão Central de Avaliação de Documentos da UNESP na resolução dos problemas referentes à implantação de modelos de gestão de documentos. Atuar em parceria com o CEDEM e com a Comissão Central de Avaliação de Documentos da UNESP nas políticas de preservação da memória da Universidade. Cabe a UNESP, por meio de seus órgãos competentes, estabelecer as providências necessárias para o cumprimento dessas atribuições.

9

PARTE IV NORMAS PROCESSUAIS

1. PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE PROCESSOS E EXPEDIENTES. Responsabilidades dos Órgãos das Unidades Solicitar a abertura de Processo ou de Expediente por meio de formulário próprio e específico para tal finalidade, ou despacho em espaço existente na frente ou verso da primeira folha dos documentos iniciais que serão juntados, ou memorando ou ofício, o qual deverá conter texto sugerindo o “Assunto” de capa do P/E.

a) se o “Interessado” do processo for pessoa física, informar o nome por inteiro, documento de identificação e a matrícula quando se tratar de servidor da UNESP ou “RA” quando se tratar de aluno;

Responsabilidade das Seções de Comunicações das Unidades Consultar o Sistema de Protocolo e verificar se já existe processo aberto, para as solicitações de autuação, sobre o mesmo tipo de Assunto e Interessado para análise sobre a real necessidade de se abrir ou não, ou se necessário, para seguir modelos padronizados de assuntos já existentes.

a) caso a decisão tomada justifique a não abertura de novo Processo, optando, portanto, pela utilização do Processo já existente, pesquisar no Sistema a sua localização e efetuar despacho no próprio documento de solicitação indicando a existência do Processo, seu número, a localização atual, a cota (para Processos arquivados) e instruindo para que os documentos lhe sejam juntados ou requisitando o processo para a devida juntada e despachos de encaminhamento; b) existindo Processo aberto sobre o mesmo Assunto, mas tratando-se de novo evento, situação sujeita a decisões e providências que independem de consulta ao Processo já aberto ou para o bom andamento das providências, que se torne conveniente ter um trâmite próprio, deverá ser providenciada a abertura de Expediente;

Registrar os Processos, inserindo os dados no Sistema de Protocolo. Autuar processos, como segue:

a) afixar a identificação (etiqueta ou impressão), emitida no Sistema de Protocolo, na capa do processo; b) repetir o número do Processo em espaço apropriado, para facilitar a identificação e a visualização quando em trâmite ou em arquivo; c) ordenar, pela data de apresentação, os documentos iniciais recebidos para a abertura; d) autenticar todas as folhas colocando no canto superior direito do anverso o n.º seqüencial da folha, o n.º do Processo e a rubrica de autenticação; a primeira folha deve ter o número 2, visto que a folha de número 1 é a própria capa; e) encaminhar o Processo ao solicitante ou ao Órgão por ele indicado.

Registrar Expedientes, inserindo os dados no Sistema de Protocolo e proceder como segue:

a) abrir capa para guarda dos documentos, com a identificação emitida pelo sistema e indicar o número do Processo a que se refere na capa; b) ordenar, pela data de apresentação, os documentos iniciais recebidos para a abertura; c) numerar seqüencialmente todas as folhas, no canto superior direito, mencionando o número do expediente;

10

d) encaminhar o Expediente ao solicitante ou ao Órgão por ele indicado. 2. PROCEDIMENTOS PARA O PROTOCOLO DE DOCUMENTOS AVULSOS. Todos os Sistemas de Protocolo em uso na Reitoria, nas Unidades e nos Campos Experimentais deverão ter campo específico e determinado para o registro dos Documentos Avulsos. Os Documentos Avulsos deverão ser protocolados junto ao Sistema de Protocolo com indicativo da data de entrada, espécie de documento e destino dentro da Unidade. Nas Unidades onde estão estabelecidas normas para a reserva de abertura dos documentos, deverão ser estas explicitadas e os documentos deverão trazer indicativo de confidencialidade. Os Documentos Avulsos poderão ser registrados nos Sistemas de Protocolo com os códigos de identificação dados pelos órgãos de origem como referência, mas deverão ter o seu número de protocolo dado pela Seção de Comunicações das Unidades, da Reitoria e dos Campos Experimentais. Aqueles com normas de reserva de confidencialidade deverão ser registrados nos sistemas de protocolo como confidenciais, com indicativo da data de entrada e destino dentro da Unidade. 3. PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE VOLUMES DE PROCESSOS. Volumes constituem-se em novas pastas abertas, em continuidade a um determinado Processo, quando a pasta anterior tiver atingido até a média de 300 (trezentas) folhas, ou menos, se a gramatura ou o formato dos documentos estiverem dificultando o manuseio físico. Quando for inconveniente dividir em Volumes, diferentes folhas contínuas de um mesmo documento, ou de um conjunto de documentos, poderão ser tomadas as seguintes medidas:

a) manter todo o conjunto no Volume que está encerrando, ainda que se ultrapassem as 300 (trezentas) folhas, desde que não dificulte seu manuseio, nem inviabilize seu arquivamento;

b) manter todo o conjunto no novo Volume, ainda que o Volume que se está encerrando fique com menos de trezentas folhas.

A abertura de novo Volume deve necessariamente ser efetuada pela Seção de Comunicações da Unidade de Procedência do Processo. A abertura de novo volume de um Processo só poderá ser efetuada com o encerramento simultâneo do Volume anterior, mediante despacho que expresse o fato e indique o número do novo Volume. O trâmite do Processo para decisões e providências dar-se-á preferencialmente com o conjunto de todos os seus Volumes, e nos despachos efetuados será sempre assumido que o seu emitente está com pleno conhecimento do conteúdo do último Volume. Abertura e Formalização do Processo Ao ocorrer a necessidade de abertura de novo Volume o órgão de Protocolo deverá:

a) assegurar-se de que todos os Volumes do Processo estejam em mãos; b) verificar quanto à formalização de juntadas, (número do processo, folhas, rubrica) e solicitar correções caso existam erros; c) registrar o encerramento do último Volume, por meio do seguinte despacho:

Em atenção ao Despacho _ (supra / retro)__ providenciamos o encerramento do Vol. ___ dos presentes autos, sendo que o Vol. ____

11

inicia com folhas_____ (Data, órgão, assinatura/carimbo)

d) registrar a criação do novo Volume nos Sistemas de Protocolo e imprimir a identificação da capa; e) juntar folha de informação, no novo Volume aberto, colocando o seguinte despacho:

Nesta data providenciamos a abertura do Volume __, em atenção ao Despacho exarado na fls. nº ____, "verso", do Volume ____. (Data, órgão, assinatura/carimbo)

f) o novo Volume aberto terá sua numeração em continuação ao Volume anterior, contando os Termos de Encerramento e Abertura de Volume e não contando a capa do novo Volume como folha numerada;

Disposições Gerais A inserção de qualquer correção ou alteração nos dados de identificação (Procedência, Interessado, Assunto), em caráter excepcional, implicará, obrigatoriamente, na troca da identificação de todos os Volumes, para que os dados permaneçam iguais. A partir do Termo de Encerramento do Volume anterior, nenhuma outra juntada ou despacho poderá ser nele efetuado, nem mesmo os referentes às saídas de arquivo para consulta. Todas as novas juntadas e despachos deverão ser feitas no Volume novo, ainda que seja preciso fazer referência a Volumes anteriores. 4. PROCEDIMENTOS PARA A JUNTADA DE DOCUMENTOS EM PROCESSOS. Juntada de documentos constitui-se no ato de incluir formalmente em um Processo, originais ou cópias de documentos, ou folhas contendo instruções, registro de decisões e informações, relevantes para o Assunto de que trata o Processo. Deverá ser efetuada pelos próprios órgãos envolvidos nas decisões e providências atinentes ao assunto do Processo. Cada servidor, ao efetuar Juntada de novos documentos, cuide em avaliar sua real relevância para o assunto do Processo, de forma a evitar a inclusão de informações desnecessárias e documentos repetitivos, ou, em outro extremo, esquecer-se de incluir documentos ou informações importantes. A Juntada deve ocorrer atendendo-se a alguns procedimentos mínimos de segurança de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alteração de sua seqüência. A Juntada de documentos em um Processo deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação dos documentos, ou seja, na seqüência em que os documentos, informações e decisões se apresentarem como relevantes para o assunto em questão. Procedimentos Ordenar as folhas que se deseja juntar, considerando sempre a ótica de quem efetuará as consultas e a seqüência lógica mais adequada para o entendimento das informações contidas. A numeração deve ser por folha, e não por página, ou seja, embora ambas as páginas da folha, frente (ou anverso) e verso, devam ser utilizadas para registros e despachos, ter-se-á apenas um número, o da folha. As folhas são juntadas em ordem crescente sempre no fim do último volume. A primeira a ser juntada no Processo será sempre a de número 2, pois a capa deve ser tratada como folha de número 1 (um).

12

O número da folha e o número completo do Processo devem ser escritos sempre no canto superior direito da página de frente. Cada folha juntada deve ser autenticada, com o número da folha, o número do processo e o nome ou rubrica do responsável pela efetivação da juntada, no canto superior direito. Estes dados deverão ser registrados manualmente, ou em carimbo apropriado, ou ainda por impressão na folha utilizada, exceto a rubrica, que deverá ser de próprio punho. Fica, expressamente proibido o uso de etiquetas colantes para o registro da juntada, assim como em qualquer outro registro ou apontamento, como despachos, timbres, cabeçalhos nos referidos processos, expedientes e demais documentos oficiais da Universidade.1 Os documentos de tamanho médio não precisam ser colados em outra folha para juntada no Processo, desde que contenham espaço suficiente para perfuração e juntada no conjunto, (sem prejuízo da leitura do conteúdo do documento), bem como espaço para a devida juntada de folhas, por meio de do carimbo identificador. Os documentos de tamanho pequeno, proceder da maneira abaixo, exceto para os documentos relativos aos adiantamentos, os quais já estão relacionados, em ordem cronológica, na prestação de contas:

a) colar os documentos em folha de papel em branco, com espaço suficiente para permitir a identificação da juntada efetuada; b) identificar os tipos e a quantidade de documentos colados.

Exemplo: 3 depósitos do BANESPA de fevereiro a abril/2001 8 comprovantes de entrega de SEED números de ..... a .....

c) identificar, por meio de assinatura e carimbo, o responsável pela colagem efetuada.

Havendo colagem de documentos no verso da folha juntada, os mesmos deverão ser identificados. A colagem de documentos no verso de fls. somente deverá ser efetuada quando constituir documentos em ordem cronológica e seqüencial, e juntados pelo mesmo responsável. Não é permitida a colagem de documentos no verso de folhas anteriormente juntadas, apenas para aproveitamento de espaços vazios. No verso da folha anteriormente juntada, indicar que estarão sendo juntadas novas folhas. Essa indicação deve ser feita por meio do seguinte despacho:

Segue juntada das folhas de nº. ......... a ........... . (Data, órgão, nome/rubrica)

O documento em “Telefax” em papel térmico, em face a curta duração de seu conteúdo, deverá ser reproduzido e sua cópia juntada em processo. Regularização de Juntada Qualquer Órgão que, ao consultar um Processo, perceber irregularidades na Juntada de suas folhas deverá:

a) verificar no despacho da Juntada irregular que órgão a efetuou; b) remeter o Processo ao Órgão em questão, apontando o erro verificado e solicitando que o regularize.

Por razões de segurança, apenas o Órgão que efetuou uma Juntada irregular terá autoridade para corrigi-la, e, em caráter excepcional, o Protocolo da Unidade de Procedência. São exemplos de Juntada irregular:

a) salto ou repetição de número;

1 Nova redação aprovada pela Comissão Central de Avaliação de Documentos de Arquivo – CCAD em reunião realizada em 12 de novembro de 2008.

13

b) indicação de Volume e Via indevidos; c) número ilegível; d) ausência de rubrica; e) ausência de despacho de juntada; f) falta da última folha mencionada no Termo de Juntada.

Para corrigir erros do tipo salto ou repetição de número, indicação de código indevido do Processo, ou número ilegível, o órgão responsável deverá avaliar o erro ocorrido, examinando se não houve violação da segurança.

a) constatada a violação da segurança o Processo deverá ser remetido a Seção de Comunicações, com despacho expondo o motivo e as circunstâncias verificadas, para que se efetuem análises e encaminhamento para apuração dos fatos, instaurando, se necessário, sindicância administrativa; b) constatado erro sem violação de segurança, o órgão envolvido (aquele onde os enganos foram cometidos) deverá cancelar com um “X” a autenticação de todas as folhas que estiverem irregulares; (não deverá ser utilizado líquido corretivo, por questões de segurança e não poderão ser efetuadas correções apagando-se erros e/ou alterando-se por cima da ocorrência) c) numerar novamente as folhas na forma devida; d) efetuar o despacho, na folha anterior a (s) folha(s) corrigida(s), conforme abaixo: Regularizada a Juntada das folhas de nº. ....... (nº. das folhas que foram objeto de correção) (Data, órgão, assinatura/carimbo)

(caso a correção de folhas, deva ocorrer a partir de fls. 02, o despacho acima deverá ser colocado no verso de fls. 02); e) repetir o mesmo despacho acima, na última folha do Processo.

Para corrigir ausência de rubrica em alguma folha juntada, o órgão responsável deverá:

a) examinar o erro ocorrido, verificando se a juntada é autêntica; b) completar a autenticação da folha que está com a rubrica faltando; c) efetuar o seguinte despacho na última folha do Processo:

Regularizada a juntada das folhas de nº. .........(nº. das folhas rubricadas), incluindo a rubrica faltante. (Data, órgão, assinatura/carimbo).

Para corrigir ausência de despacho de juntada o órgão responsável deverá:

a) examinar o erro ocorrido, verificando se a juntada das folhas em questão são de sua responsabilidade; b) efetuar o(s) despacho(s) faltante(s); c) efetuar despacho adicional na última folha do Processo, mencionando a regularização, como segue:

Regularizada a juntada das folhas .........(nº. das folhas juntadas sem despacho). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

Caso a irregularidade refira-se à ausência da última folha juntada, o órgão responsável deverá verificar se o erro é no despacho de Juntada (onde se mencionou um intervalo de folhas indevido), esquecimento de inclusão da folha, ou retirada indevida, violando a segurança, proceder como segue:

14

a) tratando-se de retirada indevida, remeter o Processo a Seção de Comunicações para as providências administrativas; b) tratando-se de esquecimento de inclusão da última folha, localizá-la e proceder a sua inclusão no Processo, cuidando em identificar (número do Processo, Volume e Via) e autenticar. c) caso tenha ocorrido erro no Termo de Juntada (intervalo indevido dos números) efetuar outro despacho, próximo ao anterior, como segue:

No Termo de juntada do dia ...........(data do despacho de juntada anterior), onde lê-se “folhas de nº. ........ a ...........”, leia-se “folhas de nº. ............(intervalo correto da numeração). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

d) efetuar sempre o despacho adicional na última folha do Processo, mencionando novamente a regularização da juntada, como segue:

Regularizada a juntada desta última folha, providenciando a sua inclusão. (Data, órgão, assinatura/carimbo) ou: Regularizado o Termo de juntada que consta na folha ............. . (Data, órgão, assinatura/carimbo)

Disposições Gerais Ainda que as juntadas posteriores tenham ocorrido em vários outros órgãos, cabe ao órgão que efetuou o primeiro erro de juntada no Processo, regularizar todo o seu volume até o final, caso a numeração posterior fique incorreta em função das correções efetuadas. Não é permitido acerto de número de folhas de um Processo, colocando-se a letra “A” após um número repetido, exceto quando se tratar do apostilamento de um ato já integrado aos autos, que exige a anexação de uma ou mais folhas. Não é permitido constar folhas em branco dentro de um Processo e os espaços em branco, deverão ser inutilizados, exceto o verso da última folha que servirá para futuros lançamentos. É obrigatório que o responsável pela juntada do documento, registre-o no sistema informatizado de protocolo. Se o sistema não permitir tal procedimento, será a Seção de Comunicações a responsável pela ação. Sugere-se que os sistemas informatizados de protocolo sejam adequados a essa funcionalidade. 5. PROCEDIMENTOS PARA A JUNTADA DE DOCUMENTOS EM EXPEDIENTES. Toda decisão, providência ou informação referente a um Expediente deverá ser objeto de registro por meio de despachos efetuados pelos próprios órgãos envolvidos nas decisões e providências atinentes ao assunto fazendo constar a data, a assinatura e a identificação de quem assinou. A juntada deve ocorrer atendendo-se a alguns procedimentos mínimos de segurança de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alteração de sua seqüência. A juntada de documentos em um Expediente deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação dos documentos, ou seja, na seqüência em que os documentos, informações e decisões se apresentarem como relevantes para o assunto em questão. Procedimentos Ordenar as folhas que se deseja juntar, considerando sempre a ótica de quem efetuará as consultas e a seqüência lógica mais adequada para o entendimento das informações contidas. As folhas serão numeradas no anverso, em seu canto superior direito, mencionando-se o número do Expediente.

15

Existindo a capa, a primeira folha a ser juntada no Expediente será sempre a de número 2, pois a capa deve ser tratada como folha de número 1 (um). Documento em “Telefax” em papel térmico, em face a curta duração de seu conteúdo, deverá ser reproduzido e sua cópia juntada ao Expediente. Constatados erros sem violação de segurança, o órgão envolvido (aquele onde os enganos foram cometidos) deverá cancelar com um “X” a numeração de todas as folhas que estiverem irregulares e enumerar novamente, registrando o fato; Constatada a violação da segurança, o Expediente deverá ser remetido à autoridade competente, com despacho expondo o motivo e as circunstâncias verificadas, para que se efetuem análises e encaminhamento para apuração dos fatos, instaurando, se necessário, sindicância administrativa. Disposições Gerais É obrigatório que o responsável pela juntada do documento, registre-o no sistema informatizado de protocolo. Se o sistema não permitir tal procedimento, será a Seção de Comunicações a responsável pela ação. Sugere-se que os sistemas informatizados de protocolo sejam adequados a essa funcionalidade. 6. PROCEDIMENTOS PARA INCORPORAÇÃO DE UM PROCESSO OU EXPEDIENTE A OUTRO PROCESSO. A Incorporação de um Processo ou Expediente constitui-se na incorporação definitiva de um Processo ou Expediente a outro Processo, extinguindo-se aquele que foi incorporado e permanecendo em trâmite apenas aquele que recebeu a incorporação. A incorporação de um Processo ou Expediente a outro Processo deve necessariamente ser efetuada pela Seção de Comunicações da Unidade de Procedência do P/E. Procedimentos Verificar se o Órgão que solicitou a Incorporação efetuou despacho na última folha do último Volume de um dos P/E envolvidos, mencionando quais deverão ser juntados e se justificou a razão da solicitação. Analisar o Assunto e Interessado envolvido em cada P/E, em confronto com o motivo apresentado pelo solicitante da Incorporação, avaliando sua viabilidade.

a) a incorporação de dois ou mais P/E é recomendada quando tratarem de assuntos iguais ou correlatos que, definitivamente, mereçam ser conduzidos em conjunto, transformando-se num único Processo ou Expediente; b) em caso de discordância quanto à conveniência da Incorporação, contatar o solicitante e/ou órgão de Procedência dos P/E envolvidos, expondo as inconveniências detectadas e seus esclarecimentos finais.

Conferir a numeração dos P/E a serem incorporados.

a) constatada a ausência de alguma folha, verificar nos despachos qual foi o Órgão que efetuou a juntada correspondente, e encaminhar-lhe o P/E para regularização de acordo com a Instrução existente;

Verificar se o P/E a ser juntado contém documentos em duplicidade, sem despachos adicionais esclarecedores.

a) constatada a irregularidade, providenciar o Desentranhamento de acordo com a Instrução sobre o assunto.

Proceder a juntada das folhas, numerando as folhas do P/E incorporado em seqüência à numeração de folhas do P/E que sofreu a incorporação.

16

Efetuar despacho, na folha que precede a capa do P/E incorporado, mencionando o número e o intervalo da nova numeração de folhas, como segue:

“Providenciada a incorporação do ..........(nº. do P/E juntado) , folhas de nº. ............. a............. , ao presente.” (Data, órgão, assinatura/carimbo)

Repetir o despacho na última folha juntada, como segue:

Providenciada a incorporação do ......... (nº. do P/E incorporado), folhas de nº. ..............a ............ (atuais), em atendimento ao solicitado na folha .............(se não houve solicitação, descrever o motivo). (Data, órgão, assinatura/carimbo).

Registrar a Incorporação no Sistema de Protocolo, no mesmo dia, caso contrário a sua data ficará divergente do constante nos autos do P/E. Disposições Gerais Um Processo poderá receber a Incorporação de um Expediente ou de outro Processo. Expedientes deverão ser encerrados antes de serem juntados ao processo específico. Ao serem incorporados dois Processos, aquele com data de abertura mais antiga deverá receber a incorporação e permanecer com o seu número em vigor. Aquele (ou aqueles) que tiver a data de abertura mais recente será considerado “Incorporado” e não mais terá trâmite independente.

a) constitui exceção à regra anterior a Incorporação entre um Expediente e um Processo. Nesse caso, sempre será o Processo que receberá a incorporação, mesmo que sua data de abertura seja mais recente.

As Seções de Comunicações poderão efetuar a juntada de P/E, independente de solicitação formal, desde que obedecidas às normas que tratam do assunto. 7. PROCEDIMENTOS PARA APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS OU EXPEDIENTES. Disposições Gerais Os Processos e Expedientes não serão mais submetidos à operação de apensamento. Considera-se inapropriado o apensamento, pois os motivos de sua solicitação servem à consulta e pesquisa de dados para a manifestação de despachos apropriados. Para tanto os órgãos devem solicitar tantos e determinados processos e expedientes forem necessários para a formulação dos despachos. O órgão solicitante deve apor seu despacho no processo ou expediente mais adequado para o seu melhor encaminhamento. Existindo ainda, processos na condição de Apensados, para efeito de arquivamento, deverá ser providenciado o desapensamento e encerramento dos P/E ou a incorporação dos processos, se considerado apropriado. 8. PROCEDIMENTOS PARA O DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DE UM PROCESSO OU DE UM EXPEDIENTE. A retirada, ainda que transitória, de um determinado documento ou de qualquer folha juntada a um Processo ou Expediente - constitui ato de desentranhamento. Desentranhamento O desentranhamento de documento de um processo ou expediente constitui ato excepcional que só poderá ser executado pela Seção de Comunicações da Unidade de Procedência. O desentranhamento de documento de um P/E será efetivado em situações como as que seguem:

17

a) necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoas físicas, jurídicas, órgãos públicos); b) conveniência em utilizar o original de um documento em outro P/E já existente; c) necessidade de desdobrar um P/E em dois, para condução diferenciada das questões envolvidas; d) eliminação de folhas ou cópias de documentos, juntadas em duplicidade; e) retirada de folhas juntadas indevidamente.

Não poderão ser desentranhados os documentos considerados indispensáveis ao P/E. Nesses casos, deverá ser providenciada cópia, constando em despacho essa ocorrência, bem como a indicação do recebimento dos originais pelo requisitante. O Desentranhamento de documentos poderá ser solicitado:

a) formalmente, por pessoa física ou jurídica interessada; b) por meio de despacho no P/E, pelos Órgãos da UNESP, se este estiver em seu poder.

A solicitação deverá conter, no mínimo:

a) os números das folhas a serem desentranhadas (caso não se disponha dos números, deverá ser mencionado o tipo de documento);

b) a razão do Desentranhamento; c) as providências a serem eventualmente adotadas em relação aos documentos desentranhados; d) data e identificação do solicitante, seguidas de assinatura.

O atendimento da solicitação de Desentranhamento somente deverá ocorrer depois de submetido à apreciação e aprovação do órgão da UNESP responsável pelo assunto do P/E em questão ou, especificamente, pelo assunto a que diz respeito o documento a ser desentranhado. Em casos de documentos juntados indevidamente ou desnecessariamente em duplicidade, cuja constatação seja inequívoca, a Seção de Comunicações da Unidade de Procedência poderá efetuar seu Desentranhamento independente de requerimento, efetuando, no entanto, os registros devidos. Procedimentos Certificar-se de que foram atendidas as formalizações necessárias, relacionadas à solicitação e sua aprovação pelo órgão competente; Retirar do P/E as folhas a serem desentranhadas;

a) tratando-se de originais de documentos que serão entregues a terceiros, ou de documentos/ folhas julgadas importantes para o P/E, obter cópia e providenciar a substituição.

Verificar na solicitação aprovada que encaminhamento deve ser dado às folhas desentranhadas; Efetuar despacho documentando o desentranhamento, na última folha do P/E, onde conste:

a) folhas desentranhadas; b) razão do desentranhamento (atendimento a requerimento, folha em duplicidade, etc.); c) encaminhamento dado às folhas desentranhadas;

18

d) data, órgão, assinatura e carimbo; e) caso a última folha do P/E seja uma das desentranhadas, substituí-la por uma cópia, na qual será efetuado o despacho acima mencionado.

Modelos de despachos de Desentranhamento a serem utilizados:

a) desentranhamento de documentos para entrega a terceiros; Providenciado o Desentranhamento das folhas .............(nº. das folhas desentranhadas), conforme instrução à folha ........... (nº. da folha onde está a instrução ou solicitação aprovada) Os documentos desentranhados foram entregues nesta data ao/a .............(nome do destinatário), tendo em vista ........(razão do desentranhamento). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

b) desentranhamento para juntada em outro P/E; Providenciado o desentranhamento das folhas ...(nº. das folhas desentranhadas), conforme solicitação à folha ....(nº. da folha onde está o despacho solicitando). Os documentos desentranhados foram encaminhados nesta data ao ......(órgão de destino), para juntada ao ........(nº. do P/E que receberá a juntada). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

c) desentranhamento com abertura de novo P/E (Desdobramento de P/E); Providenciado o Desentranhamento das folhas ......(nº. das folhas desentranhadas), conforme solicitação à folha .....(nº. da folha onde está o despacho solicitando). Os documentos desentranhados deram origem ao ........ ....(nº. do novo P/E). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

d) desentranhamento de documentos que não se referem ao Assunto do P/E; Providenciado o desentranhamento das folhas .... (nº. das folhas desentranhadas), conforme solicitação à folha ...........(nº. da folha onde está o despacho solicitando, se houver) , por não se referirem ao Assunto do presente, tendo sido juntadas indevidamente. As folhas desentranhadas foram .....(descrever o que será feito com as folhas) . (Data, órgão, assinatura/carimbo)

e) desentranhamento de documentos em duplicidade; Providenciado o desentranhamento das folhas .......(nº. das folhas desentranhadas), conforme solicitado à folha .....(nº. da folha onde está o despacho solicitando, se houver), por constituírem duplicidade das folhas ......(nº. das folhas que permanecerão no P/E). As folhas desentranhadas foram .....(descrever o que será feito com as folhas) (Data, órgão, assinatura/carimbo)

Caso seja mantida cópia no lugar das folhas desentranhadas mencionar esse fato, acrescentando uma frase logo em seguida ao despacho de desentranhamento, como segue:

Providenciado o desentranhamento, As folhas de nº. ............ (ou, “Todas as folhas”) foram substituídas por cópias. (Data, órgão, assinatura/carimbo).

Na folha anterior às que foram desentranhadas, efetuar a anotação indicando onde se encontra o despacho de registro de Desentranhamento a fim de permitir o entendimento do repentino salto de numeração.

Termo de desentranhamento à folha .......(nº. da última folha, onde foi feito o despacho de desentranhamento) . (Data, órgão, assinatura/carimbo) (se as folhas desentranhadas não forem contínuas, a anotação deverá ocorrer repetidamente em cada folha que preceda os desentranhamentos).

Cancelar com um traço a numeração de cada uma das folhas. Ordenar os documentos desentranhados, conforme descrito a seguir:

a) caso as folhas desentranhadas devam ser remetidas ao Órgão solicitante; Os presentes documentos, constituídos pelas folhas ........(mencionar os nº. das folhas) foram desentranhados do ..........(nº. do P/E de onde foram desentranhadas), atendendo à solicitação constante em sua folha .......(nº. da folha onde consta a solicitação) . À (ao) .................................(identificar o Órgão de endereçamento). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

b) caso as folhas desentranhadas estejam sendo utilizadas de imediato para abertura de novo P/E, alterar a redação do despacho, como segue;

19

Providenciada a abertura deste processo com os documentos desentranhados do .........(nº. do P/E de onde foram desentranhados) ....... , atendendo à solicitação constante na folha nº. ......(nº. da folha onde consta a solicitação). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

Providenciar o encaminhamento ou entrega das folhas desentranhadas ao destinatário, por meio de documento de remessa. Encaminhar o processo ao órgão solicitante ou por ele indicado. 9. PROCEDIMENTOS PARA REGULARIZAÇÃO DE IDENTIFICAÇÃO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE. A regularização de identificação envolve alteração de dados na capa de um Processo ou Expediente. A solicitação de regularização deve ser formalmente registrada no P/E, por meio de despacho, por parte de órgão competente da Universidade, assegurando que foram atendidos todos os requisitos legais necessários. A regularização deverá ser efetuada pelas Seções de Comunicações junto ao Sistema de Protocolo, e apenas nos P/E de sua procedência. Procedência A Procedência do P/E (código da Unidade ou órgão e o seu nome) é, em princípio inalterável. Compreende-se sua alteração apenas em situação muito específica em que, por ocasião da abertura, a Seção de Comunicações responsável tenha feito constar um órgão indevido. Interessado A regularização do Interessado é permitida quando, no decorrer do trâmite do P/E, ocorrerem situações que tornem necessária a atualização, tais como:

a) alteração do nome, em função de casamento, divórcio, etc., quando se tratar de pessoa física; (quando da alteração de nome do interessado, em Processos da categoria “Pessoal”, deverão ser regularizadas as capas de todos os Processos existentes para o interessado). b) alteração da razão social, quando pessoa jurídica; c) alteração de nome de órgão interessado, quando ocorrer reestruturação interna; d) ocorrência de erro quando da abertura do P/E, que possa ser comprovado pelos documentos da juntada inicial, neste caso é dispensável a formalização do pedido; e) incorporação de um P/E a outro, ou desdobramento de um P/E em dois ou mais, em que se altere a amplitude ou o escopo de seu assunto de capa e, em decorrência, também o Interessado.

Assunto A regularização do Assunto de capa é permitida na ocorrência de situações, formalmente registradas, em que a descrição existente não mais corresponda ao objetivo do P/E, tais como:

a) incorporação de um P/E a outro, alterando o escopo ou objetivo do P/E que recebeu a incorporação; b) desdobramento de um P/E em dois ou mais, alterando o escopo ou objetivo do P/E desdobrado; c) existência de descrição mal elaborada na ocasião da abertura do P/E, dificultando o imediato entendimento do conteúdo, ou dificultando a busca no Sistema de Protocolo.

20

Procedimentos As Seções de Comunicações deverão:

a) assegurar-se de que a Regularização de Identificação na capa de um P/E foi formalmente solicitada, por órgão da UNESP com competência de análise e decisão sobre o tipo de alteração envolvida; b) conferir ou juntar no P/E os documentos comprobatórios referentes à Regularização instruída; c) efetuar despacho na última folha do P/E, expondo a Regularização ocorrida, como segue:

Alterado o nome do Interessado, na capa do presente, de ....................................(nome anterior) para ........................................... (nome atual), conforme ...................(mencionar o despacho de solicitação, documentos comprobatórios e a publicação do D.O., se houver). (Data, órgão, assinatura/carimbo) Alterado o Assunto, na capa do presente, de: “................................(descrição anterior)” para: “..................................(nova descrição)”, tendo em vista ..................(expor os motivos da alteração). (Data, órgão, assinatura/carimbo) Providenciada a correção do nome do órgão de Procedência de: .........................(nome anterior) para : .................(novo nome) por ter sido registrado incorretamente por ocasião da abertura do presente. (Data, órgão, assinatura/carimbo)

d) acessar o Sistema de Protocolo e registrar as alterações ocorridas; e) providenciar nova identificação na capa do P/E.

10. PROCEDIMENTOS PARA O TRÂMITE DE PROCESSOS E EXPEDIENTES. Trâmite: Encaminhamento de Processo ou Expediente de um órgão para outro, mediante despacho efetuado na última folha do último volume, onde fique explícito o órgão a que se destina e a providência dele esperada. Pode ser efetuado por qualquer funcionário ou órgão envolvido em decisões sobre o assunto do Expediente ou Processo. Despacho: Registro por escrito de uma decisão ou providência relacionada ao assunto do Expediente ou Processo. Responsabilidade dos Órgãos das Unidades Formalizar nos Processos ou Expedientes mediante despacho, assinatura e data do Órgão remetente e na última folha, onde fique explícito o Órgão a que se destina e a providência solicitada. Responsabilidade das Seções de Comunicação das Unidades Registrar, de imediato, no Sistema de Protocolo os recebimentos de P/E externos. Registrar os encaminhamentos dos P/E, indicando o Órgão de destino. Em se tratando de sistema multiusuário, o registro deverá ser efetuado pelo órgão em posse do P/E. Disposições Gerais Os P/E com capas em má conservação, não deverão circular, sendo indispensável sua remessa à Seção de Comunicações da Unidade para sua substituição.

21

11. PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS QUANDO DO EXTRAVIO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE PROTOCOLADO OU DE ALGUM DE SEUS VOLUMES, BEM COMO PARA ABERTURA DE VIA ADICIONAL. Via adicional ou segunda via: É uma réplica parcial ou total de um Expediente ou Processo extraviado (ou de alguns de seus volumes), a qual é montada a partir de uma folha de informação e de cópias dos documentos disponíveis, que compunham o P/E ou volume extraviado. Responsabilidade dos Órgãos das Unidades Comunicar o extravio de Processos ou Expedientes por meio de correspondência oficial às Seções de Comunicações. Responsabilidade das Seções de Comunicações Comunicar a instância adequada para as providências cabíveis. Registrar o extravio do P/E. Controlar a conclusão das apurações de responsabilidades e solicitar providências para aqueles não concluídos no prazo previsto. Abrir via adicional, ao configurar-se necessidade e urgência de juntadas, despachos ou registros de informações em P/E extraviado, providenciando a autuação, na primeira folha juntada, conforme abaixo:

O presente constitui segunda via do(s) volume(s) ...............(indicar o nº. do volume ou volumes extraviados)......... ,do Processo (ou Expediente) n º .................. , que se encontra(m) extraviado(s). Segue Juntada das folhas nº. ............(nº. das folhas)................. (Data, órgão, assinatura/carimbo)

Se o P/E possuir um ou mais Volumes, sendo que todos estejam extraviados, as segundas vias dos documentos disponíveis poderão constituir um só volume, o qual, nesse caso, deverá ser tratado e registrado como segunda via do último volume do P/E;

Exemplo: Quantidade de volumes do P/E: 4 Volumes extraviados: todos Registro da via adicional: volume 4

Caso estejam disponíveis muitos documentos, a ponto de tornar-se necessário mais que um volume de vias adicionais, utilizar sempre para registro os números mais altos dos volumes extraviados. No exemplo acima, seriam registradas vias adicionais para os volumes 3 e 4 (ou 2,3 e 4, se necessário); Se o P/E possuir mais que um volume, onde o último volume estiver localizado, mas alguns dos volumes anteriores (ou todos os anteriores) estiverem extraviados, abrir via adicional em um só volume, com os documentos de que se disponha para trâmite temporário, e registrá-lo como via adicional do volume extraviado de número de ordem mais alto;

Exemplo: Quantidade de volumes do P/E: 6 Volumes extraviados: 1, 3 e 5 Registro da via adicional: Volume 5

Caso estejam disponíveis muitos documentos, a ponto de tornar-se necessário mais que um volume de vias adicionais, utilizar sempre para registro os números mais altos dos volumes extraviados. No exemplo acima, seriam registradas vias adicionais para os volumes 3 e 5 (ou mesmo 1,3 e 5, se necessário e o despacho seria no volume 6); Se o P/E tiver mais que um volume, onde apenas algum ou alguns deles esteja(m) extraviado(s) e, dentre esses, esteja justamente o último volume, abrir via adicional em um volume, com os documentos de que se disponha para trâmite temporário, e registrá-lo como via adicional do último volume do Processo (o qual também se encontra extraviado);

Exemplo: Quantidade de volumes do P/E: 7

22

volumes extraviados: 4,5 e 7 Registro da via adicional: volume 7

Caso estejam disponíveis muitos documentos, a ponto de tornar-se necessário mais que um volume de via adicional, utilizar sempre para registro os números de ordem mais altos dos volumes extraviados. No exemplo acima seriam registradas vias adicionais para os volumes 5 e 7 (ou 4, 5 e 7, se necessário e o despacho seria no volume 7). Registrar localização de P/E Extraviado, como segue:

a) verificar se há registro de via adicional aberta para o(s) volume(s) localizado(s); b) requisitar a via para verificar se ela pode ser eliminada; c) registrar no Sistema de Protocolo a data de localização do P/E extraviado e eliminar, se possível, a via adicional; d) a via adicional não deverá ser eliminada se contiver cópias de documentos referentes a outros volumes também extraviados e que ainda não tenham sido encontrados, nesse caso deverá ser mantida em trâmite, efetuando-se, no entanto, o desentranhamento formal das cópias de documentos do volume já localizado; e) registrar no último volume do P/E as informações referentes à localização e à eventual eliminação de via adicional, por meio de despacho, como segue:

Localizado em ............. (data da localização) o(s) volume(s) ..............(nº. do(s) volume(s) encontrado(s)) do presente, os quais encontravam-se extraviados, conforme processo de Apuração de Responsabilidade ................ Foi eliminada a 2a. via do volume nº. .........(nº. do volume da 2a. via). (Data, órgão, assinatura/carimbo)

f) efetuar o desentranhamento formal das cópias dos documentos que tinham sido juntadas para trâmite temporário, mantendo as folhas que contenham despachos a partir da data em que a via adicional foi aberta; g) juntar ao último volume do P/E os documentos restantes da via adicional, inclusive sua capa; h) remeter aos respectivos órgãos de origem as cópias dos documentos desentranhados, para que avaliem quanto à eliminação ou guarda; i) atender requisições pendentes de processos extraviados, localizados; j) cancelar requisições pendentes de processos extraviados e não localizados, informando ao Órgão requisitante.

12. PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO E REATIVAÇÃO DE PROCESSO. O Encerramento constitui ato formal, expresso por meio de despacho, que deve ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decisões e providências pertinentes a ação de um Expediente ou de um Processo - considerando, evidentemente, a documentação até então disponível. Em se tratando de Expediente, este deverá sempre ser incorporado ao processo de origem. O despacho de Encerramento é extremamente necessário, pois é a partir dele que se define:

a) - O arquivamento final do Processo. b) - A contagem da quantidade de anos de arquivamento, para o posterior descarte ou seleção para arquivamento histórico e permanente.

Cabe à Unidade, constante na capa do Processo, efetuar as verificações necessárias ao Encerramento e o respectivo despacho de formalização.

23

Os Processos de pessoal que tratem da vida funcional só poderão ter despacho de encerramento, por meio do órgão competente. Não poderão ser encerrados os Processos que se encontrarem na condição de extravio. Estando o Processo com o despacho de Encerramento, não mais será permitida a juntada de novos documentos e registros de decisões ou providências. Caso ocorra esse tipo de necessidade, o Processo deverá ser reativado. Constituem exceção a essa norma:

a) - Os registros de trâmite para simples consulta do Processo encerrado. b) - A juntada de documentos recebidos tardiamente, que não alterem o contexto das decisões já tomadas e registradas, constituindo-se apenas em documentação adicional.

A Reativação constitui-se em ato formal, expresso por meio de despacho, que pode ocorrer quando um Processo - anteriormente encerrado - tiver seu assunto de capa retomado para novas decisões e providências, em razão de fatos ou documentos novos, voltando, portanto, a tramitar entre os órgãos envolvidos. Documentos com o mesmo assunto, porém referentes a outro período, devem constituir um novo processo, mencionando-se na discriminação o período de referência. A decisão e despacho de Reativação constituem atribuição da Unidade/Órgão de Procedência (constante na capa do Processo), o qual avaliará essa necessidade conforme informações disponíveis. Ocorrendo a Reativação do Processo, a contagem do tempo de arquivamento já transcorrido será completamente anulada, reiniciando de zero quando ocorrer novo Encerramento. Ao serem encerrados os Processos deverão ser arquivados na Seção de Comunicações, com vistas ao atendimento imediato das consultas que se fizerem necessárias. A guarda dos Processos pelas Seções de Comunicações das Unidades deverá estar cercada de cuidados na conservação e de medidas de segurança, de forma a prevenir e evitar os seguintes tipos de ocorrência:

a) - Deterioração física (por inundação, umidade, manuseio indevido, prateleiras ou arquivos inadequados, etc). b) - Desaparecimento (por acesso de pessoas não autorizadas, retiradas e devoluções sem controle, etc.). c) - Dificuldade de localização no arquivo interno (guarda sem ordem pré-estabelecida).

Sempre que houver dúvidas em relação às condições de guarda física dos Processos, a Unidade deverá contatar o Centro de Documentação e Memória da UNESP - CEDEM e discutir com esse órgão a melhor forma de proceder, com vistas a garantir a boa conservação dos documentos. Os Processos encerrados e arquivados nas Seções de Comunicações poderão ser requisitados para consultas ou providências adicionais. Para serem atendidas, essas requisições deverão ser formuladas em nome de um órgão da UNESP e formalizadas por escrito. Estes Processos não poderão tramitar, devendo retornar à Seção de Comunicações, que verificará se houve juntadas de folhas ou despachos que descaracterizem a condição de documento encerrado. Constatado tal ocorrência, o Processo será remetido ao órgão de procedência, para a avaliação do ocorrido, e, se for o caso, seja efetuado sua reativação, ou o devolvido ao arquivo, mantendo a condição de documento encerrado.

24

Procedimentos Examinar os últimos despachos, visando detectar possíveis solicitações ou instruções não atendidas, além de verificar quanto à formalização de juntadas, (número do Processo, folhas, rubrica), e informações datadas e assinadas com carimbo identificador. Caso existam, encaminhar o Processo ao órgão indicado, para que atenda a solicitação ou instrução pendente. Examinar a documentação do Processo em relação ao seu Assunto/Atividade de capa, de forma a avaliar e decidir quanto à possibilidade de seu Encerramento, atentando para quesitos específicos que o Assunto/Atividade requeira. Verificar se existem documentos colados em folhas, e se foram devidamente identificados. Verificar se o Processo contém “apensados”. Caso os processos “apensados” sejam da própria Unidade, encaminhar os processos à Área que solicitou o apensamento, para verificação quanto ao desapensamento simples, e posterior arquivamento em separado, ou quanto à incorporação dos Processos. Estando o Processo em condições de ser encerrado, efetuar o seguinte despacho, na última folha do último Volume:

O presente Processo foi declarado ENCERRADO nesta data. Ao Arquivo, para guarda final e controle do tempo de arquivamento. (Data, órgão, assinatura/carimbo).

Acessar o Sistema de Protocolo e registrar o Encerramento do Processo. Encaminhar o Processo a Seção de Comunicações para arquivamento. Procedimentos de Reativação Examinar se o Processo encontra-se encerrado, sem o que a decisão de Reativação não é pertinente. Examinar os despachos e juntadas ocorridos após o Encerramento e avaliar se introduzem fatos novos para o Assunto/Atividade do Processo, que requeiram a tramitação adicional para novas decisões e providências. Em caso negativo, rejeitar a reativação, uma vez que ela implicaria no cancelamento indevido do tempo de arquivamento já transcorrido e o desnecessário reinício da contagem. Sendo necessária a Reativação, efetuar despacho como segue:

O presente Processo foi considerado REATIVADO nesta data, tendo em vista ....................................(expor a razão) ........................... . (Data, órgão, assinatura/carimbo)

Acessar o Sistema de Protocolo e registrar a Reativação. Efetuar o trâmite para o Processo Arquivamento de Processo Encerrado A Seção de Comunicações, ao receber o Processo encerrado, deverá proceder como segue: Certificar-se de que consta o despacho de Encerramento na última folha do último Volume. Certificar-se de que o despacho de Encerramento foi efetuado pela Unidade, constante na capa do Processo. Se na capa do Processo constar apenas o código da Unidade, sem especificar o órgão, o Encerramento deverá ter sido efetuado pela área ou pessoa da Unidade responsável pela atividade do Processo em questão.

25

Rejeitar o arquivamento (na condição de “Encerrado”), se o despacho de Encerramento tiver sido efetuado por órgão não autorizado. Rejeitar o arquivamento de Processo que contenha papéis, disquetes, cds, fitas cassetes e outros, avulsos e soltos nas contra capas. Acessar o Sistema de Protocolo e, através de campo apropriado, assegurar-se de que o Encerramento foi devidamente registrado. Em caso negativo, providenciar o registro. OBS: Os processos arquivados que estão sujeitos à inspeção do Tribunal de Contas, ou outros Órgãos deverão quando requisitados, ser encaminhados às Áreas solicitantes, com a maior brevidade possível, sem necessidade de reativação, caso estiverem encerrados. 13. PROCEDIMENTOS PARA REQUISIÇÃO, VISTA DE PROCESSO E A EXPEDIÇÃO DE CÓPIAS E CERTIDÕES ADMINISTRATIVAS. Os procedimentos acima citados deverão estar de acordo com a Portaria UNESP nº 288 de 29 de novembro de 1996, que regulamenta a expedição de certidão, atestado, de pedido de vista ao processo e cópias de documentos, e alterações posteriores.

Fim do documento