manual de adiantamento - unesp.br · universidade estadual paulista “jÚlio de mesquita filho”...

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO”

MANUAL DE ADIANTAMENTO

Apresentação

Estas orientações estabelecem o estímulo, a adoção e a manutenção de boas práticas,

visando esclarecer as dúvidas de todo responsável pelas despesas pagas por adiantamento. A Administração Pública prevê, em determinadas situações, a utilização de uma

sistemática especial para realizar despesas urgentes, denominado:

Adiantamento

É a entrega de numerário a um servidor, que visa atender a realização de despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação (Lei nº 4320/64 – art. 68).

O ato de concessão de adiantamento deverá respeitar os estágios da despesa pública, ou seja, empenho, liquidação e pagamento.

2

UNIVERSIDADE E STADUAL PAULISTA

“JÚ LIO DE MESQUITA FILHO”

Reitor Julio Cezar Durigan

Vice- Reitor Marilza Vieira Cunha Rudge

Pró-Reitor da Pró-Reitoria de Administração Carlos Antonio Gamero

Diretor da Divisão de Contabilidade e Finanças Vera Lucia Vitor

Colaboradores Zélia Regina Rodrigues Sobrinho Marlene Remesso

Março/2010 Atualizado em Julho/2015

3



SUMÁRIO

Página I – Adiantamento.......................................................................................................................................................4 II - Ordenador de Despesa........................................................................................................................................4 III - Quantidade de Adiantamento.............................................................................................................................4 IV - Solicitação de Adiantamento..............................................................................................................................4 V - Valor do Adiantamento........................................................................................................................................4 VI - Movimentação da Conta Corrente......................................................................................................................6 VII – Numerário.........................................................................................................................................................6 VIII - Prazo para Aplicação.......................................................................................................................................6 IX - Prestação de Contas..........................................................................................................................................6 X - Das Penalidades.................................................................................................................................................6 XI - Procedimentos após Empenho..........................................................................................................................7 XII - Alteração do Valor Base...................................................................................................................................7 XIII - Encerramento da Conta...................................................................................................................................7 XIV - Movimentação Bancária..................................................................................................................................7 XV - Cotação de Preços...........................................................................................................................................7 XVI - Proibições de Compras por Adiantamento......................................................................................................8 XVII - Comprovante de Despesas............................................................................................................................8 XVIII - Exame da Prestação de Contas....................................................................................................................9 XIX - Questionamentos do Tribunal de Contas........................................................................................................9 XX – Tabela Progressiva do IR/Fonte......................................................................................................................11 XXI – Modelo da Tela do SIGAD para solicitação de Autuação de Processo de Adiantamento.............................12 XXII - Modelo de Solicitação de Autuação de Processo de Adiantamento efetuado no SIGAD.............................13 XXIII - Modelo para pagamento de prestação de serviço Pessoa Física................................................................14 XXIV – Modelo para reembolso de despesas por Quilometragem (DETIN)...........................................................15 XXV – Modelo para reembolso de despesas com Táxi...........................................................................................16 XXVI – Modelo para pagamento de prestador de Serviço Estrangeiro...................................................................17 XXVII – Instruções para recolhimento do INSS.......................................................................................................18 XXVIII – Conciliação do Extrato Bancário................................................................................................................20 XXIV – Modelo de Ofício para abertura de Conta de Adiantamento, para as áreas encaminharem à DCF...........21 XXX - Modelo de Ofício para as áreas solicitarem substituição de Co-Responsável à DCF...................................22

4



I – Adiantamento

O adiantamento é precedido de emissão de nota de empenho na dotação própria, para o fim de realização de despesas que, por sua natureza ou urgência, serão concedidos apenas a servidores ativos da Universidade.

Entende-se por despesas miúdas e de pronto pagamento as realizadas com: a) Selos postais, telegramas, materiais e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupas,

café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, água, luz e força, gás e aquisição avulsa no interesse público de livros, jornais, revistas e outras publicações.

b) Encadernações avulsas, artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo imediato.

c) Artigos farmacêuticos de laboratório, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato.

d) Outra qualquer de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada.

e) A concessão fica limitada a 5% (cinco por cento) do valor da alínea do ICM II, art. 23 da Lei nº 8666, como exemplo: R$ 80.000,00 x 5% = R$ 4.000,00.

II - Ordenador de Despesa O ordenador de despesa será designado pelo Reitor, de acordo com o ESUNESP, artigo 34, item XIII. III – Quantidade de Adiantamento

Serão concedidos 02 (dois) adiantamentos por servidor. IV - Solicitação de Adiantamento

As unidades deverão solicitar através de Ofício, que deverá ser encaminhado ao setor de Protocolo para abertura de processo, onde conste, expressamente, o nome e o período de aplicação. V - Valor do Adiantamento

Não será concedido adiantamento para despesas já realizadas, nem despesas com valor superior aos limites estabelecidos.

De acordo com o Decreto nº 48292, de 02/12/2003, e Resolução Unesp nº 31/89,

nenhum servidor poderá receber, a títulos de diárias, quantia superior a 50% (cinquenta por cento) de sua remuneração mensal.

Segue modelo para justificativa da utilização de 50% (cinquenta por cento) de diárias:

5



Ofício nº

Local, .........de........ de......... Prezado Senhor: Para fins de atendimento ao Decreto nº 48.292, de 02/12/2003, que dispõe sobre a concessão de diárias aos servidores da Administração Centralizada e das Autarquias, §s. 1º e 2º do artigo 8º, e a Resolução Unesp nº 31/89, de 11/04/1989, que dispõe sobre a concessão de diárias aos servidores desta Universidade, cumpre-nos informar que: Processo de Prestação de Contas de Adiantamento nº _________ Mês de referência: __________ Responsável: ______________ Foram efetuados pagamentos de diárias, quantia superior a 50% (cinquenta por cento) de sua retribuição mensal, aos servidores: Motivo: _________________

Nome do servidor

Registro Geral

Regime Jurídico de Contratação

Cargo ou Função

Valor da retribuição

mensal

Montante de diárias

pagas

_________________________________

Pró-Reitor de Administração Diretor da Unidade

Diretor da Unidade Complementar e/ou Coordenador Executivo do Campus Experimental

À Divisão de Contabilidade e Finanças Reitoria da UNESP (Obs. Cada situação deverá ser justificada, anexando ao processo 02 (duas) vias, das quais uma ficará no processo e a outra encaminhada à Coordenadoria Estadual de Controle Interno – CECI, da Secretaria da Fazenda)

6



VI – Movimentação da Conta Corrente

A movimentação da conta corrente deverá conter 02 (duas) assinaturas, sendo obrigatória a assinatura pelo responsável do adiantamento e por outro titular da conta.

Qualquer alteração de titulares da conta deverá ser solicitada com antecedência, através de ofício, encaminhando a documentação para alteração junto ao Banco Nossa Caixa S.A. VII – Numerário O numerário será sempre depositado no Banco Nossa Caixa S.A., em conta corrente em nome da Universidade, específica e exclusiva para movimentação de adiantamento. VIII – Prazo para Aplicação

O prazo para aplicação dos adiantamentos será de 30 (tinta) dias corridos, considerando a data de emissão do empenho.

O prazo para prestação de contas dos adiantamentos será de 10 (dez) dias a partir do prazo final da aplicação do recurso. IX - Prestação de Contas

Cada processo corresponde a uma prestação de contas, devendo conter documentos e ser numerados:

- Ofício solicitação de recurso; - Nota de empenho; - Ordem de pagamento; - Documentação original quitada; - Recibos assinados, nome, endereço, RG, CPF; - Balancetes – assinados pelo titular; - Guia de recolhimento de saldos não utilizados; - Nota de anulação de empenho; - Extrato bancário do período de aplicação; - As despesas devem conter declaração de recebimento do material ou serviço; - Apresentação de documentos fiscais; - Abono. X - Das Penalidades - A ausência de prestação de contas deverá ser comunicada por escrito ao Diretor da Unidade em até 10 (dez) dias do término do prazo de prestação de contas. - Será impedida a concessão de novos adiantamentos enquanto perdurar a falta de prestação de contas. - O abono da prestação de contas compete à autoridade que foi nomeada, através do Diário Oficial do Estado pela Universidade.

7



XI – Procedimentos após Empenho

Após o empenho e o pagamento do numerário, os processos serão devolvidos à Unidade para prestação de contas. XII – Alteração do Valor Base

Qualquer alteração do valor base mensal, deverá a solicitação vir acompanhada de autorização do superior. XIII – Encerramento da Conta

Quando da solicitação de encerramento da conta de adiantamento, por escrito, o responsável que tiver talões de cheques em seu poder deverá devolvê-los ao banco, para que se inutilizem os cheques remanescentes. XIV - Movimentação Bancária - O valor referente aos adiantamentos ficará obrigatoriamente depositado na conta de adiantamento do responsável, no Banco Nossa Caixa S/A, e os pagamentos das despesas serão sempre efetuados em cheques nominais ao credor. - Não se admite a manutenção habitual de saldos financeiros fora da conta bancária correspondente. - É expressamente vedado o uso de recursos de adiantamento para qualquer finalidade que não seja o pagamento das despesas do próprio adiantamento. - A conta bancária não poderá, por qualquer razão, apresentar SALDO NEGATIVO . Observar a inscrição de cheques emitidos e não apresentados, para que não ocorra a prescrição dos mesmos [30 (trinta) dias quando emitido no local e 60 (sessenta) dias em outro local do país]. - Observada a ocorrência de desfalque, extravios, furtos ou roubos de valores, o responsável pelo adiantamento deverá comunicar imediatamente ao Diretor da Unidade, que tomará as devidas providências. XV - Cotação de Preços - O valor das aquisições deverá ser precedido de pesquisas de preços de pelo menos 03 (três) fornecedores. - As pesquisas deverão permanecer no processo. - O responsável deverá ter a responsabilidade pela ocorrência dos preços de compras e serviços nas aquisições por adiantamento.

8



- As despesas devidas a pessoas jurídicas, civis ou comerciais, de natureza profissional, sujeitas às retenções de Imposto de Renda e 11% (onze por cento) de INSS, sobre cessão de mão de obra, deverão ser recolhidas e, após pagamento, encaminhada uma cópia para o SARH e à DCF. - Deverá ser exigido do fornecedor que conste na NF destaque dos tributos a serem retidos. XVI – Proibições de Compras por Adiantamento - Despesas relativas a aquisições de itens mantidos em estoque. - Despesas com aquisições de cartões ou impressos de interesse pessoal, brindes, despesas com festas. - Despesas com flores, placas comemorativas, troféus, medalhas, despesas com solenidades, congressos, recepções e certames. - Despesas com remuneração de servidores da Universidade, a qualquer título. - Despesas relativas a aquisições de materiais permanentes, equipamentos ou materiais bibliográficos. - Despesas relativas a bebidas alcoólicas, frigobar, telefone, lavanderia, etc, no caso de notas de refeições ou eventuais diárias de hotel. XVII - Comprovante de Despesas - O responsável deverá efetuar, antes da prestação de contas, a conferência dos documentos e assiná-los, evitando assim devoluções por parte da contabilidade. - Se as notas fiscais estão corretamente preenchidas (razão social, CNPJ, endereço, data de emissão, valor, mercadoria descrita). - Sempre no original e primeira via, anexados ao processo e em ordem cronológica, obedecendo a sequência do balancete. - Notas Fiscais simplificadas devem ser acompanhadas de relação de mercadorias e preços, fornecidas pelas empresas. - Notas fiscais de lanches, refeições, diárias em hotéis, devem ser acompanhadas da relação de beneficiários e devidamente justificadas. - Cupons fiscais ou notas fiscais de combustíveis devem constar a quilometragem do veículo e assinatura com nome legível do motorista, inseridos no verso do documento. - Despesas com transportes: a) Ônibus – bilhete da passagem e do seguro contendo destino, data e valor, indicando o beneficiário e o motivo.

9



b) Táxi – Formulário próprio (recibo) contendo valor, percurso, data, motivo e autorização superior. c) Portaria DETIN – Formulário próprio (recibo) indicando distância percorrida, data, localidade, motivo e autorização do superior. - Não serão aceita cartas de correção quando alterar valores, nome do remetente, data de emissão. - Somente serão inclusos na prestação de contas, documentos com emissão dentro do período de utilização dos recursos para o uso de adiantamento. - Não são aceitas cópias via fax. - Todas as despesas deverão ser justificadas. - A má utilização dos recursos de adiantamento será cobrada do responsável. XVIII - Exame da Prestação de Contas - Os processos serão examinados pela área de contabilidade, a qual caberá efetuar as solicitações de regularização, que deverão ser atendidas no prazo máximo de 05 (cinco) dias. - Todos os processos de adiantamento serão fiscalizados pelo Tribunal de Contas. - Quando correta, a prestação de contas será abonada pela pessoa responsável, designada pelo Reitor e publicada no Diário Oficial do Estado, ficando à disposição do Tribunal de Contas do Estado. XIX - Questionamentos do Tribunal de Contas - Em processos de adiantamentos, é considerada a data de pagamento do boleto bancário, e não da emissão. - O que torna uma Nota Fiscal irregular é rasura, adulteração, ilegível, segunda via, fax, rasgada ou colada, faltando pedaço, emitida por empresas irregulares. - O Tribunal de Contas não considera legalmente válidas as despesas efetivadas com cartão de crédito. - O ideal é emitir os adiantamentos obedecendo a classificação orçamentária própria, visando a transparência dos gastos públicos.

10



Senhores responsáveis por Adiantamento, devemos lem brar sempre:

O que justifica um gasto é sempre a FINALIDADE, pois as Universidades Públicas possuem autonomia de gestão financeira e patrimonial, mas são consideradas sempre como entidades públicas - Lei nº 4320/1964.

11



XX - Tabela Progressiva do IR/Fonte

A partir de abril do ano-calendário de 2015:

Base de Cálculo (R$)

Alíquota (%)

Parcela a deduzir do IR (R$)

Até 1.903,98 - - De 1.903,98 até 2.826,65 7,5 142,80 De 2.826,66 até 3.751,05 15 354,80 De 3.751,06 até 4.664,68 22,5 636,13

Acima de 4.664,68 27,5 869,36

Dedução por dependentes: R$ 189,59

Parcela isenta de aposentadoria e pensão (contribuinte a partir de 65 anos): R$ 1.903,98

12



XXI - Modelo da Tela do SIGAD para Solicitação de

Autuação de Processo de Adiantamento

13



XXII – Modelo de Solicitação de Autuação de Processo de Adiantamento efetuado no

SIGAD

14



XXIII – Modelo para pagamento de prestação de servi ço Pessoa Física

R E C I B O

Valor Bruto .........................................................R$ INSS 11% .........................................................R$ IRRF (%) ..........(-) Parcela a Deduzir ............R$

ISS - depende do local da prestação de serviço Valor Líquido a pagar ..........................................R$

INSS 20% sobre o Bruto (parcela da Unesp) R$ Recebi da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”, CNPJ n° 48.031.918/0001-24, a importância de R$ .................. (valor por extenso), referente à palestra e/ou .......................no período de .................................. Local/Data/Ano Nome................................ CPF n°.............................. RG n° ............................... (Declaro não fazer parte do quadro de servidores da UNESP)

15



XXIV - Modelo para reembolso de despesas por Quilom etragem (DETIN)

R E C I B O

Recebi da Reitoria da UNESP a importância supra de R$ (valor por extenso) para o ressarcimento de despesas com transporte, no trajeto de ......... a ......... e vice-versa, com veículo próprio, marca ........., modelo........, placa......., para prestação de serviços na.........., no período semanal de...... a...........

Percurso: ........quilômetros Valor de quilômetro: R$ 0,49 (quarenta e nove centavos)

Referência: Portarias UNESP – 367/2000, 172/2011 e 134/2015

Por ser expressão da verdade, firmo o presente de acordo com a legislação vigente.

Local/Data/Ano Nome Função RG n° CPF n° Matrícula nº De acordo (responsável pelo evento)

16



XXV - Modelo para reembolso de despesas com Táxi

R E C I B O

Recebi da .................................. a importância de R$...............(valor por extenso),

referente a(s) despesa(s) com táxi, a serviço da ...................., como segue:

De: À: R$: De: À: R$

Total: R$

Justificativa : ................................

Local/Data/Ano

Assinatura Nome

Cargo/Função Área de lotação

Autorizo a despesa Reitor, Pró-Reitor, Diretor e/ou Coordenador

17



XXVI - Modelo para pagamento de prestador de Serviç o Estrangeiro

R E C I B O Valor Bruto .........................................................R$ Imposto de Renda (retenção 15%) ....................R$ Valor Líquido.......................................................R$ Recebi da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”, CNPJ n° 48.031.918/0001-24, a importância de R$ .............. (valor por extenso), referente a/o palestra e/ou proferida no........., no período de .................................. Local/Data/Ano Nome................................ Passaporte n°.................. País .................................. (Declaro não fazer parte do quadro de servidores da UNESP)

18



XXVII - Instruções para recolhimento do INSS

Aos responsáveis por Adiantamento, quando o contratado é pessoa física:

Site do M.P.S – www.msp.gov.br (neste site é possível efetuar o preenchimento da guia

GPS, para recolhimento)

Quem pode se inscrever:

São segurados da Previdência Social os empregados domésticos, os trabalhadores avulsos, os contribuintes individuais e os trabalhadores rurais.

Contribuinte Individual:

Nesta categoria estão as pessoas que trabalham por conta própria (autônomos) e os

trabalhadores que prestam serviços de natureza eventual a empresas, sem vínculo empregatício. Na contratação de pessoa física para prestação de serviços sem vínculo empregatício deverão ser observadas:

a) Se o prestador tem registro junto à Prefeitura e INSS

b) Se possui o número do PIS/PASEP ou inscrição junto ao INSS c) Em caso afirmativo, solicitar o número do PIS ou NIT (Número de Inscrição do Trabalhador) d) Não possuindo os dados citados acima, solicitar RG, CPF, endereço, CEP e telefone, para que o responsável possa inscrevê-lo junto ao INSS.

De posse destes dados, o contratante deverá reter 11% (onze por cento) sobre o valor contratado do total do serviço, devendo a contratante (UNESP) recolher 20% (vinte por cento) do valor bruto do serviço ao INSS.

Os recolhimentos de 11% e 20% devem ser efetuados em uma única GPS (Guia da Previdência Social), em nome da “Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho”. Observação: O número do IDENTIFICADOR, constante no Campo 05 da guia GPS, deverá ser o nº do CNPJ da Unidade que está efetuada a despesa.

Deverá ser remetida à DCF (Divisão de Contabilidade e Finanças) cópia paga da guia de GPS, com os dados do prestador de serviço em que constem Nome, Número do RG, CPF do PIS e NIT, valor bruto do serviço, valor da retenção de 11% e os 20% despesa da Universidade.

19



Exemplo de prestação de serviço através de pessoa física

Valor Bruto ............................................................R$ 800,00 INSS 11% .................................................................... R$ 88,00

IRRF (%)..........(-) Parcela a Deduzir .............................R$ Valor Líquido a pagar........................................R$ 712,00

INSS 20% sobre o Bruto (parcela da UNESP)........R$ 160,00

Guia da Previdência Social – GPS R$ 88,00 (+) R$ 160,00 = R$ 248,00

Modelo da Guia GPS para recolhimento do INSS

3. CÓDIGO DE PAGAMENTO

02402

4. COMPETÊNCIA 02/2010

MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – MPS INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL - INSS GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – GPS

5. IDENTIFICADOR 48.031.918/0001-

24

6. VALOR DO INSS

248,00

7.

8.

1. NOME OU RAZÃO SOCIAL/ FONE/ ENDEREÇO:

9. VALOR DE OUTRAS ENTIDADES

2. VENCIMENTO (Uso do INSS)

10. ATM, MULTA E JUROS

ATENÇÃO: É vedada a utilização de GPS para recolhimento de receita de valor inferior ao estipulado em Resolução publicada pelo INSS. A receita que resultar valor inferior deverá ser adicionada à contribuição ou importância correspondente nos meses subseqüentes, até que o total seja igual ou superior ao valor mínimo fixado.

11. TOTAL 248,00

12. AUTENTICAÇÃO BANCÁRIA

Nome do prestador de serviço – 11% R$ 88,00 – 20% R$ 160,00

20



XXVIII – Conciliação do Extrato Bancário

MÊS:

SALDO INICIAL:

CONTA N°

Item de Despesa código:

Item de Despesa código:

PROCESSO

DATA DESPESA

CHEQUE N°

COMPENSADO DATA

EM TRÂNSITO

VALOR DO CHEQUE

SALDO FINAL

ITEM DE DESPESA ITEM DE DESPESA TOTAL COMPENSADO TOTAL EM TRÂNSITO = SALDO DO EXTRATO

Nome Função

21



XXIV - Modelo de Ofício para abertura de Conta de A diantamento, para as áreas encaminharem à DCF

Ofício nº (sigla da área)

Local , de de À

Divisão de Contabilidade e Finanças - DCF

Venho por meio deste solicitar a Vossa Senhoria a abertura de Conta de

Adiantamento junto ao Banco do Brasil S/A, aos servidores abaixo relacionados:

Esclareço que os servidores relacionados são servidores da Universidade

(UNESP), não pertencendo aos quadros das Fundações .

Anexo:

Cópia do RG, CPF e Comprovante de Residência (dos servidores)

Na seguinte conformidade:

Responsável (Titular)

Nome:

RG. nº CPF. nº

Função:

1º Co-Responsável

Nome:

RG. nº CPF. nº

Função:

2º Co-Responsável

Nome:

RG. CPF. nº

Função:

Atenciosamente,

Responsável pela área

Ilmo (a). Senhor (a)

Diretor da Divisão de Contabilidade e Finanças

Reitoria da Unesp

22



XXX - Modelo de Ofício para as áreas solicitarem substitu ição de Co-Responsável à DCF

Observação: para mudança do Responsável deverá ser solicitada abertura de nova conta

(normas do Banco do Brasil S/A)

Ofício nº (sigla da área)

Local, de de À

Divisão de Contabilidade e Finanças - DCF

Venho por meio deste solicitar a Vossa Senhoria a substituição do 1º ou 2º Co-

Responsável, pela Conta Adiantamento n° (da conta) Agência nº ( ), junto ao Banco do

Brasil S/A, da seguinte forma:

Esclareço que os servidores relacionados são servidores da Universidade

(Unesp), não pertencendo aos quadros das Fundações .

Anexo:

Cópia do RG, CPF e Comprovante de Residência (dos servidores)

Na seguinte conformidade:

1º Co-Responsável

Nome:

RG. nº CPF. nº

Função:

Ou

2º Co-Responsável

Nome:

RG. CPF. nº

Função:

Atenciosamente,

Responsável pela área

Ilmo (a). Senhor (a)

Diretor da Divisão de Contabilidade e Finanças

Reitoria-Unesp

manual de adiantamento - unesp.br · universidade estadual paulista “jÚlio de mesquita filho”...

Documents