ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA DE JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA

POLÍCIA JUDICIÁRIA CIVIL DIRETORIA DE EXECUÇÃO ESTRATÉGICA

COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL

MANUAL BÁSICO DE CADASTRAMENTO

SISTEMA DE PROTOCOLO

Cuiabá/MT - Janeiro-2015

OBJETIVO

Capacitar o servidor/usuário para cadastrar documentos e processos no Sistema de Protocolo,

conforme as normativas constantes no Manual de Gestão de Documentos, de maneira prática,

facilitada e versátil e assim registrar toda produção documental produzida pela Instituição, de

forma que haja mais controle e transparência das atividades realizadas pelo órgão.

ACESSANDO O SISTEMA DE PROTOCOLO:

1 – SITE DA PJC: http://www.policiacivil.mt.gov.br/, na parte inferior da página inicial, terceira coluna - Servidor

Sistema de Protocolo Identificação do Usuário (Matrícula e Senha Padrão): 123456 Entrar

NO MENU PROTOCOLO, ESCOLHA A OPÇÃO “CADASTRAMENTO”:

LEIA ATENTAMENTE O DOCUMENTO QUE ESTÁ SENDO PROTOCOLADO, IDENTIFICANDO O ASSUNTO PRINCIPAL E

ESCOLHA A OPÇÃO, CONFORME RELAÇÃO:

MARQUE A OPÇÃO, INFORMANDO SE É UM DOCUMENTO (QUANDO FOR DOCUMENTO - NÃO SERÁ NECESSÁRIO

INSTRUIR COM OUTROS DOCUMENTOS PARA CONCLUSÃO OU ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO, TAIS COMO:

DESPACHOS, ANEXOS, ENCAMINHAMENTOS, ETC., UMA VEZ QUE SERÁ ARQUIVADO O QUANTO ANTES, MUITAS

VEZES LOGO APÓS SER RECEBIDO, QUANDO SE TOMA CONHECIMENTO) OU PROCESSO (NECESSITARÁ DE VÁRIOS

DESPACHOS E OUTROS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA RESOLUÇÃO DO PLEITO (DEVENDO O MESMO SER

DEVIDAMENTE AUTUADO (PAGINADO E COLOCADO EM CAPA – INICIANDO PELO NÚMERO 2 – CONFORME

ORIENTAÇÃO DO MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS), CONFORME SE VÊ ABAIXO:

SE O PROCESSO/DOCUMENTO FOR DE INTERESSE PARTICULAR DO SERVIDOR (FÉRIAS, LICENÇA-PRÊMIO, ETC...) OU

DE EMPRESA PRIVADA, ESCOLHER A OPÇÃO, PESSOA FÍSICA OU PESSOA JURÍDICA:

SE FOR O CASO, DIGITE O CPF OU CNPJ:

CLIQUE NO BOTÃO: CADASTRAR

MARQUE O ESTADO, NA SETA AO LADO E A CIDADE DE ORIGEM DO DOCUMENTO:

AO CADASTRAR O PROCESSO, DIGITE QUAL VOLUME ESTÁ SENDO PROTOCOLADO E A QUANTIDADE TOTAL DE

VOLUMES:

DIGITE O TIPO DE DOCUMENTO (FORMA ABREVIADA – PADRONIZAÇÃO), CONTENDO TODAS AS INFORMAÇÕES QUE

CONSTAM NO COMPLEMENTO DO OFÍCIO (N. / UNIDADE / USUÁRIO, ETC.):

ESCOLHA A ORIGEM (ÓRGÃO, EMPRESA, SINDICATO, ETC) DO DOCUMENTO/PROCESSO:

DIGITE O NOME DA PARTE INTERESSADA, POR EXTENSO, NÃO DEVENDO SER ABREVIADA:

DIGITE O RESUMO DO ASSUNTO A QUE SE REFERE O DOCUMENTO/PROCESSO, DEVENDO SER DE MANEIRA CLARA,

OBJETIVA E REDUZIDA, PARA FINS DE IDENTIFICAÇÃO PRÉVIA:

CLIQUE NOVAMENTE EM “CADASTRAR”:

CONFIRMAÇÃO DE CADASTRO DO DOCUMENTO/PROCESSO:

PRÓXIMO PASSO: ENVIO DO PROCESSO

O DOCUMENTO/PROCESSO JÁ ESTÁ DEVIDAMENTE CADASTRADO, NO ENTANTO DEVERÁ SER ENVIADO PARA A

UNIDADE DE DESTINO, CONFORME SE MOSTRA:

ESCOLHA O ÓRGÃO DE DESTINO, NO CASO DA PJC N (NOSSO ÓRGÃO), SELECIONE O “PROTOCOLO” E APÓS A SUB-

UNIDADE:

DIGITE AS INFORMAÇÕES PERTINENTES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS A SEREM TOMADAS QUANTO O DOCUMENTO/

PROCESSO:

SELECIONE A OPÇÃO “ENVIAR”:

DOCUMENTO/PROCESSO ENVIADO COM SUCESSO, CLIQUE NO BOTÃO: CONTINUAR:

AO CONTINUAR, SERÁ DISPONBILIZADA A TELA PARA IMPRESSÃO DAS ETIQUETAS, NO CASO DO CADASTRAMENTO,

AO CLICAR “IMPRIMIR” SERÁ IMPRESSO DUAS ETIQUETAS, CONCOMITANTE, CASO QUEIRA SOMENTE UMA,

DESCARTE ESTA TELA, NÃO ESQUECENDO DE ANOTAR O N. DO PROCESSO, E VÁ PARA OUTRO MENU:

ESCOLHA “FECHAR”:

VÁ ATÉ O MENU – PROTOCOLO – ESCOLHA A OPÇÃO: CONSULTA:

DIGITE O N. DO PROTOCOLO E ESCOLHA O ANO:

CLIQUE NO BOTÃO – IMPRIMIR (IMPRESSORA EM MINIATURA):

CLIQUE NO BOTÃO IMPRIMIR – NESTE CASO SERÁ IMPRESSO SOMENTE UMA VIA DA ETIQUETA:

PRONTO! SEU DOCUMENTO/PROCESSO ESTÁ DEVIDAMENTE CADASTRADO E NA BASE DE DADOS DO

SISTEMA DE PROTOCOLO!

ALGUMAS ORIENTAÇÕES COMPLEMENTARES:

* Lembre-se: Se o documento/processo for cadastrado e não for enviado, ficará constando na

responsabilidade do servidor protocolizador, impossibilitando a Unidade Destinatária de realizar o

recebimento e os devidos trâmites posteriores.

* Procure sempre confirmar se o documento/processo enviado foi devidamente recebido no Sistema de

Protocolo pela Unidade de Destino, de preferência IMEDIATAMENTE, ou seja, no mesmo momento da

entrega do documento/processo físico, pois do contrário a responsabilidade pelo mesmo será da Unidade

que enviou o referido, permitindo assim que a localização e outras informações sobre o andamento do

documento/processo esteja devidamente atualizada no Sistema de Protocolo e demonstrando desta

maneira uma informação mais precisa e transparente para a parte interessada.

* Na autuação do processo, ou seja, na montagem com aposição de capa e numeração das páginas, a capa é

contada mas não numerada, sendo assim, o primeiro documento do processo inicia-se com a numeração 2

(dois), com carimbo padrão de paginação.

* Caso haja erro de digitação no resumo do assunto, para que seja editado, deverá ser realizado o

CANCELAMENTO DO TRÂMITE (Ferramentas Cancelar Trâmite) para que o documento/processo retorne

ao usuário que realizou o cadastramento e somente assim será possível a alteração do texto, evitando

realizar novo cadastro, pois desta maneira haverá “duplicidade de documento/processo”.

QUAISQUER DÚVIDAS, ESTAMOS A DISPOSIÇÃO NOS TELEFONES:

(65) 3613-5650 / (65) 9972-8560

ROSANA AMARAL DE SOUZA

ESCRIVÃ DE POLÍCIA

COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL

DIRETORIA DE EXECUÇÃO ESTRATÉGICA

“Faça o que pode, com o que tem, onde estiver”.

Versão 1.0