Manual

All Pharma Jr.

1. A empresa All Pharma Jr.

A All Pharma Júnior - Consultoria Farmacêutica, uma empresa júnior formada e

gerida exclusivamente por alunos de graduação da Faculdade de Ciências

Farmacêuticas da UNESP Araraquara, surgiu em 1995.

Todos os projetos são supervisionados por profissionais altamente capacitados,

professores da nossa faculdade, e com isso a qualidade de nossos serviços torna-se

indiscutível. E por não visar o lucro e sim uma formação diferenciada, pode-se oferecer

um preço mais baixo que o praticado no mercado.

A All Pharma Júnior proporciona aos universitários a oportunidade de adquirir

experiência em uma empresa júnior, já que a cidade de Araraquara não é um pólo

industrial e, consequentemente, não oferece grandes oportunidades em indústrias

farmacêuticas, cosméticas ou alimentícias.

A All Pharma Júnior parabeniza a todos os novos membros pela grande

conquista, agradece a confiança depositada em nossa empresa e espera que, a partir

de todas as experiências e conhecimentos adquiridos durante a gestão, o universitário

e membro da All Pharma Júnior chegue ao mercado de trabalho com um grande e

inestimado diferencial. Sejam bem-vindos!

2. Movimento das Empresas Juniores – MEJ

As empresas juniores são constituídas pela união de alunos matriculados em

cursos de graduação em instituições de ensino superior, organizados em uma

associação civil com o intuito de realizar projetos e serviços que contribuam para o

desenvolvimento do país e de formar profissionais diferenciados e capacitados para o

mercado de trabalho.

O objetivo principal das empresas juniores é desenvolver profissionalmente as

pessoas que compõem o seu quadro por meio da vivência empresarial, realizando

projetos e serviços na área de atuação do curso em que a mesma está vinculada. Ou

seja, fomentar o crescimento pessoal e profissional do aluno membro, por meio do

oferecimento de serviços de qualidade e de baixo custo para o cliente. Dessa forma, as

EJs contribuem para o desenvolvimento do empreendedorismo em sua região. Em

larga escala, o Movimento das Empresas Juniores (MEJ) está inserido em uma

importante parcela no desenvolvimento empresarial e econômico do país.

As EJ se enquadram no terceiro setor da economia, pois fazem parte do setor

privado (portanto não são do primeiro setor) e não têm por objetivo o lucro (excluindo-

se do segundo setor). Atendem principalmente o mercado das micro e pequenas

empresas, que costumeiramente não têm acesso à consultoria sênior quando

enfrentam grandes dificuldades de gestão. A fim de garantir um excelente resultado,

todo o trabalho executado pode ter o acompanhamento e a orientação de um professor

da respectiva área do conhecimento.

Ex-alunos que passaram por empresas juniores contam com o grande

diferencial de conhecer o mercado ainda dentro da graduação, ter experiência de

trabalho, conhecer a prática empreendedora e desenvolvimento de suas habilidades

empresariais.

3. Brasil Júnior

A Confederação Brasileira de Empresas Juniores tem como missão representar

o Movimento Empresa Júnior em âmbito nacional e potencializá-lo como agente de

educação empresarial e gerador de negócios. Ela é constituída por 11 federações, que

representam 10 estados mais o Distrito Federal.

Tem o importante papel de atuar como regulador máximo do MEJ na medida em

que garante um patamar mínimo de qualidade às empresas juniores. A atuação é

norteada por diretrizes e planos delineados por sua diretoria e, localmente, pela

federação.

4. FEJESP

A Federação das Empresas Juniores do Estado de São Paulo foi fundada em

1990. Seu principal objetivo é promover o desenvolvimento e a integração das

empresas juniores paulistas, por meio de eventos e competições.

Atualmente, a FEJESP reúne 28 Empresas Juniores e está presente em doze

cidades do Estado de São Paulo: Araraquara, Assis, Campinas, Franca, Limeira,

Piracicaba, Ribeirão Preto, São Bernardo do Campo, São Carlos, São José dos

Campos, São José do Rio Preto e São Paulo. A All Pharma Jr. faz parte do Conselho

da FEJESP, o que significa que tem voz ativa em seu Planejamento e em suas

atividades ao longo do ano.

5. Núcleo UNESP

O Núcleo das Empresas Juniores da UNESP é um órgão representativo que visa

fomentar, desenvolver e apoiar o Movimento Empresa Júnior dentro da UNESP

(Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho) buscando impactar não só a

sociedade universitária dos 24 campi, mas também o estado de São Paulo como um

todo.

Promove a integração e o intercâmbio de informações e tecnologias

desenvolvidas nos projetos das empresas juniores distribuídas por todo o estado. O

trabalho desenvolvido por elas é resultante do empreendedorismo de alunos

selecionados na Universidade Estadual Paulista, do intercâmbio entre os membros da

empresa e da orientação de professores especializados nas áreas em que esses

atuam.

5. Histórico

O Movimento Empresa Júnior (MEJ) iniciou-se na França na década de 60 como

parte de um projeto do governo para combater a recessão. Em 1968, foi criada a

Confederação das Empresas Juniores da França. E em 1982, o movimento tomou

envergadura com a eclosão de várias EJ's em grandes escolas francesas, fazendo

surgir cerca de 70 associações nos modelos de empresa júnior em países como Suíça,

Bélgica e Itália.

As primeiras EJ’s brasileiras começaram a surgir no final de 1988, com a

criação da Empresa Júnior da FGV (Fundação Getúlio Vargas-SP). E em 1995 nasceu

a All Pharma Jr. que, inicialmente, era gerida e formada exclusivamente por alunos de

graduação de ciências farmacêuticas da Faculdade de Ciências Farmacêuticas da

UNESP de Araraquara. Hoje está aberta também para os alunos do curso de

Engenharia de Bioprocessos e Biotecnologia.

Em 2000 ocorreu um evento muito importante no qual foram esclarecidos para

os professores da UNESP como era o funcionamento de uma EJ. Eles se envolveram

com a novidade, e um deles, José Paschoal passou um treinamento sobre a

ferramenta 5S, que seria o pé inicial da diretoria da qualidade, visto que ela ainda não

estava presente na empresa. Ainda nesse ano, a empresa recebeu terceiro lugar no

Prêmio FEJESP em projeto social com o "Projeto Saúde". Os membros fizeram um

treinamento da Racine (parceira da empresa), "Como montar e gerenciar a sua própria

farmácia de manipulação".

A partir de 2002 as diretorias foram reorganizadas, de maneira parecida com a

de hoje, entre: Projetos, Qualidade, Recursos Humanos, Financeiro, Marketing e

Eventos. Nesse ano houve a evolução do processo seletivo e cogitou-se a ideia de

filiar-se à FEJESP. Em 2004 houve a organização dos dados da empresa no banco de

dados e a criação da coordenadoria de vendas, atual diretoria de Relações Comerciais.

6. Missão, Visão e Valores

Missão

Formar líderes responsáveis e cidadãos conscientes que, através do trabalho

em sinergia, desenvolvam o meio acadêmico, inovem os processos e contribuam para

a saúde da sociedade com serviços de excelência, a fim de garantir a satisfação dos

clientes.

Visão

Gerar resultados com excelência de forma estratégica para conquistar novos

mercados e ser referência no ramo farmacêutico, formando empreendedores

diferenciados na área de saúde.

Valores:

● Paixão;

● União;

● Comprometimento;

● Inovação;

● Transparência;

● Superação.

7. Estrutura da empresa

Diretor Presidente

● Atua representando a empresa junto com a vice-presidência;

● Preside e organiza reuniões gerais, de executiva e assembleias;

● Capacita os diretores na função de gerenciamento;

● Define, junto da executiva, o planejamento estratégico para a gestão;

● Verifica o cumprimento das funções de todas as diretorias e cobra a realização

destas;

● Dirige o Processo de Sucessão, questões administrativas financeiras junto da

Diretoria Adm-Fin-Jur, além do aprimoramento de procedimentos internos.

Diretor Vice-Presidente

● Modera e acompanha as reuniões gerais e da Diretoria Executiva junto à

Presidência;

● Representa a empresa;

● Administra, junto ao diretor de Adm-Fin-Jur, a verba concedida pela reitoria;

● Trabalha junto aos diretores a estruturação, revisão e execução do planejamento

estratégico;

● Atua, junto à Diretoria de Gestão de Pessoas, para a estruturação e execução

de projetos de responsabilidade social;

● Gerencia o relacionamento com os ex-membros da empresa;

● Acompanha as diretorias no desenvolvimento de suas atividades de projetos.

8. Diretorias

Executiva

A diretoria Executiva é responsável pela discussão e tomada de decisões sobre

membros e questões gerais da empresa a fim de zelar pelo bom andamento da

mesma; é exemplo para os demais, portanto participa de eventos internos e externos;

define os cargos da gestão seguinte; define e aprova o planejamento orçamentário e

estratégico da gestão.

Adm-Fin-Jur

A diretoria Adm-Fin-Jur é composta por um diretor e quatro gerentes, o trabalho

é composto por uma série de processos relacionados a confecção de documentos,

pagamentos e regulamentação, que são divididos entre os gerentes de maneira que

todos façam um pouco de tudo.

Os projetos são bastante variáveis de acordo com a gestão e a diretoria possui

muitas oportunidades de desenvolvimento e inovação. Sempre com o foco na melhoria

e no resultado, são desenvolvidos projetos na área financeira, envolvendo indicadores

que facilitem a análise da saúde financeira da empresa, o preço e a acessibilidade dos

nossos serviços no mercado e também o planejamento e acompanhamento do caixa

dos eventos realizados. Na área jurídica, os projetos focam na regulamentação

cartorária e fiscal da empresa, além da responsabilidade por toda a documentação de

clientes e colaboradores.

Eventos:

Projetos:

● Eventos (Aniversário da All Pharma Jr., Dia do Case, Workshop, Troca de

Gestão e Viagem da Gestão);

● Visitas Monitoradas (visitas em indústrias farmacêuticas para membros e

graduandos com o intuito de aproximá-los da realidade do mercado);

● Capacitações (capacitações externas de temas de necessidades dos membros);

● Parcerias Institucionais e de Negócios (busca por parceiros que ofereçam

benefícios à empresa).

Processos:

● Análise de relatórios de eventos das gestões anteriores;

● Confecção dos PAPAs de cada evento;

● Confecção de relatórios pós- eventos.

Divisão de membros:

Cada gerente participa de duas comissões, uma como gerente geral e outra

como gerente auxiliar. Todos os gerentes participam dos outros projetos para que haja

o mesmo desenvolvimento para todos.

O que todos devem saber sobre a diretoria de Eventos:

Diretoria de Eventos é responsável por promover eventos internos e externos à

empresa com o intuito de integrar os membros e desenvolver os mesmos durante sua

estruturação, além de ampliar a visibilidade da empresa; deve buscar capacitações

com temas de necessidade dos membros; organiza visitas monitoradas à indústrias do

ramo farmacêutico e alimentício; e é responsável por prospectar parcerias, com o

objetivo de atrelar o nome da All Pharma Jr. à empresas de renome e promover

benefícios mútuos entres ambas as partes.

Os objetivos estratégicos da diretoria são: Promover a integração, valorização e

desenvolvimento dos membros, além de ampliar a visibilidade da empresa.

Marketing

A Diretoria de Marketing é responsável pela divulgação da empresa e de seus

serviços, seja para a instituição de ensino (alunos da graduação, professores e

colaboradores), clientes externos (as farmácias de manipulação e micro e pequenas

indústrias) ou possíveis parceiros, fazendo o uso de ferramentas digitais e gráficas para

a criação de artes e outros tipos de mídia para divulgação. Para conseguir cumprir esta

tarefa de forma eficaz, cabe a esta Diretora também a realização de diversas pesquisas

e análises para o melhor conhecimento das necessidades e exigências do mercado em

que a empresa está inserida, sobre as quais serão dados mais detalhes na sequência.

Eixo Pesquisa de Mercado e Eixo Publicidade e Propaganda

A Diretoria trabalha com duas bases conhecidas como Eixo Pesquisa e Eixo

Publicidade. Para que o conhecimento geral de Marketing seja difundida por toda a

diretoria, seja de sua parte de criação (Publicidade) como a de estratégia (Mercado),

todos os membros desta Diretoria trabalham em pelo menos uma atividade de cada

eixo. Assim as informações não são restritas e todos entram em contato com a filosofia

geral do Marketing. De forma superficial, podemos descrever as diferenças entre os

eixos com base em alguns exemplos de projetos e processos.

Uma das diversas atividades que o Eixo Publicidade realiza é o envio de

Newsletters e postagens de artes com informações gerais sobre a empresa em todas

as mídias sociais, como Facebook e Instagram. A Comissão de Mídia (Communicare),

efetivada na Gestão 2014/2015, é o principal projeto no qual este Eixo trabalha para

alcançar o público alvo de seu interesse. Além disso, a criação de campanhas

publicitárias e o contato com mídias também são de sua responsabilidade.

Porém para que uma publicidade e propaganda seja realmente eficaz é

necessário um estudo profundo sobre as características do alvo final (clientes,

graduação, parceiros, etc). A fim de suprir esta necessidade, cabe ao Eixo Mercado o

levantamento de todas essas informações. Um exemplo de atividade deste Eixo é a

aplicação de uma Pesquisa de Satisfação de nossos clientes que é feita duas vezes ao

longo de uma gestão, com o objetivo de nosso autoconhecimento (pontos fortes e

falhos) e caminhar em conjunto com o mercado, buscando sempre a aprimorar nossos

serviços e alcançar satisfação dos nossos clientes.

As atividades acima são apenas alguns exemplos. Daremos mais detalhes sobre

os processos de cada um dos dois eixos abaixo. Para maiores detalhes dos projetos de

gestões passadas, consulte os relatórios de gestão, que têm documentados todos os

procedimentos.

Processos da Diretoria:

Postagens periódicas nas redes sociais;

Atualizações do website da empresa, através da criação de novas páginas, banners e

posts do blog de eventos;

Assessoria de imprensa (busca de veículos de comunicação para publicação de

notícias da empresa de relevância para a sociedade, como, por exemplo, um projeto

social realizado);

Redação e envio do Newsletter aos clientes, alunos e demais empresa juniores;

Acompanhamento e fiscalização da confecção do mural da empresa pelos grupos pré-

estabelecidos (junto à Diretoria de Qualidade);

Criação de materiais gráficos para a divulgação de eventos e produtos em diversos

meios (cartazes, flyers, vídeos, etc);

Aplicação da nossa pesquisa de satisfação de clientes, o Net Promoter Score (“índice

de recomendação”), que avalia, de forma bastante simples, a satisfação de nossos

clientes. A aplicação é realizada em ciclos semestrais e ao final de cada ciclo são

emitidos relatórios com os dados obtidos;

Realização de uma Pesquisa de Mercado, para o mapeamento do mercado em

questão;

Análise de Concorrência;

E nesta Gestão 2014/2015 tem se estruturado a Consultoria de Marketing – que até o

presente momento tem como serviços o NPS (Net Promoter Score) e a Pesquisa de

Mercado.

Projetos de frequência anual

Confecção de camisetas e camisas polo;

Confecção de cartões de visita para os membros;

Criação de e-mails institucionais para os novos membros;

Elaboração de treinamentos com ferramentas como o Gmail e Dropbox;

Atualização da área restrita para clientes do website;

Divulgação do Processo Seletivo da empresa;

Criação de campanhas para promoção da empresa aos clientes externos

Diretoria de Projetos

A diretoria de Projetos é responsável por gerenciar os projetos da empresa,

fazendo o controle desde a chegada da amostra à sede até o envio do laudo final para

o cliente. Atualmente contamos com três projetos principais, que formam o Core da

empresa: Análise de Água, Doseamento e Uniformidade de Sais e Análise

Microbiológica de Produtos Não-Estéreis. Além desses projetos, também realizamos

Análise de Mel, Rotulagem Nutricional Obrigatória, Treinamento para Clientes e

Aferição de Pressão Arterial e Glicemia Capilar. Além dos projetos de análise, a

diretoria também estuda a viabilidade de novas consultorias.

Cada gerente fica responsável por um projeto principal. As análises são

realizadas por consultores alunos e conta com o apoio dos professores responsáveis.

Relações Comerciais

Os clientes da APJ são divididos entre os gerentes da diretoria, e esses são

responsáveis pelo acompanhamento personalizado dos mesmos e prospecção de

novos.

O acompanhamento consiste em ser o mediador entre a empresa e o cliente,

com a função de negociar, renovar contratos, cobrar inadimplência, elaborar

orçamentos, esclarecer dúvidas, organizar a área do cliente (pasta suspensa, Dropbox,

Google Drive), realizar visitas quando possível e solicitar informações quando

necessário para a realização das análises.

Além dos processos, a diretoria também conta com alguns projetos, tais como:

pesquisa de mercado, programa de pontos e oferecimento de análises avulsas. Os

membros da diretoria também participam das comissões da empresa.

Gestão de Pessoas

As atividades de GP são:

● Acompanhamento das outras diretorias, dar feedbacks sempre que necessário,

contribuir com a harmonia da equipe e com o desenvolvimento dos membros;

● Aplicação das ferramentas: Plano de carreira, Pesquisa de Clima

Organizacional, Avaliação 360 Graus;

● Promover dinâmicas e integrações na empresa;

● Estruturação e realização do Processo Seletivo dos membros e Auxiliar-

Administrativo (se necessário);

● Gerenciamento da Comissão de Responsabilidade Social;

● Cobrança do cumprimento das regras internas (faltas, atrasos, horário da sede);

● Intervenção nas relações interpessoais.

9. Projetos do Core Business

Rotulagem Nutricional Obrigatória (RNO)

A rotulagem nutricional é obrigatória para alimentos produzidos e

comercializados, qualquer que seja sua origem, desde que embalados na ausência do

cliente e prontos para serem consumidos.

O objetivo é determinar as porcentagens das substâncias presentes nos

alimentos. A tabela é feita com base nos dados da tabela TACO (Tabela Brasileira de

Composição de Alimentos.

Parâmetros analisados

● Valor energético;

● Quantidade de carboidratos;

● Proteínas;

● Gorduras totais;

● Gorduras saturadas;

● Gorduras trans;

● Fibra alimentar;

● Sódio.

Doseamento de sais

Analisa o teor do princípio ativo dos produtos (matéria prima, produto acabado

ou diluído) de acordo com a RDC vigente e métodos farmacopeicos, assegurando a

qualidade dos mesmos para nossos clientes.

Parâmetros Analisados

Matéria-prima:

● Quantifica o teor de princípio ativo em uma determinada matéria-prima (1,5g);

● Doseamento de matéria-prima pura: só o fármaco;

● Doseamento de matéria-prima diluída: fármaco + diluente (1:2; 1:5; 1:10; ...).

Produto acabado:

● Dosa a quantidade de fármaco presente em determinada amostra (várias

cápsulas ~ 10).

Uniformidade de conteúdo

Avalia a homogeneidade de distribuição do fármaco (produto acabado ou

diluído) nas unidades de um determinado lote. Também segue a RDC vigente e

métodos farmacopeicos.

Parâmetros Analisados

● Análise que avalia a homogeneidade de distribuição do fármaco nas unidades

de um determinado lote (10 cápsulas);

● Quantifica o teor de princípio ativo de cada cápsula individualmente;

● Se houver uniformidade de conteúdo, aprova o lote. Se não houver um conteúdo

uniforme de fármaco nas cápsulas individuais, o lote é reprovado.

Análise de mel

A análise garante a comercialização de produtos de qualidade e dentro de

padrões exigidos.

Parâmetros Analisados

● Umidade máxima;

● Açúcares redutores (mínimo) glicose e frutose;

● Sacarose (máximo);

● Cinzas (resíduo mineral) máximo;

● Hidroxi metil furfural (máximo);

● Acidez (máxima);

● Atividade diastásica;

● Sólidos insolúveis em água (máximo);

● pH.

Análise de água

São realizados testes físico-químicos e microbiológicos de água potável e

purificada, de acordo com as especificações Farmacopéicas.

Parâmetros Físico-Químicos Analisados

● Cor;

● Cloro residual livre;

● Fluoretos;

● pH;

● Turbidez.

Parâmetros Microbiológicos Analisados

● Coliformes fecais e totais.

Análise microbiológica de produtos não-estéreis

Consiste na contagem da população de micro-organismos que apresentem

crescimento visível (bactérias, fungos e leveduras).

O objetivo é analisar as amostras, para determinar se estão de acordo com os

parâmetros estabelecidos para controle microbiológico de produtos não estéreis, de

acordo com a legislação vigente e, desta maneira, garantir a qualidade do produto.

Parâmetros Analisados

Identifica-se bactérias e realiza contagem de fungos e leveduras presentes em

produtos e matérias-primas não estéreis.

As bactérias identificadas são:

● Salmonella sp.;

● Escherichia coli;

● Pseudomonas aeruginosa;

● Sthaphylococcus aureus.

11. Manual de Conduta

“No Momento”

É um espaço presente no armário destinado aos documentos ou materiais que

ficarão apenas momentaneamente neste local. Podem ser colocados, por exemplo,

envelopes, contratos, laudos. No caso de amostra de análises, deve ser utilizado o “No

Momento de Projetos”, que fica ao lado do “No Momento”. O ideal é que o “No

Momento” fique sempre disponível a novos objetos, ou seja, sua organização é

indispensável, então retire seu objeto o mais rápido possível.

Os objetos colocados no “No Momento” devem ser devidamente identificados.

Essa identificação deve conter as seguintes informações: o que é; quem deixou; para

quem; a data e horário.

Arquivo Morto

É composto por caixas que ficam na parte de cima do armário da sede. Cada

diretoria tem caixas correspondentes (de acordo com a necessidade) para que sejam

arquivados, por exemplo, relatórios, contratos antigos, e tudo aquilo que não é utilizado

com frequência, mas que não pode ser descartado.

Como arquivar um novo Arquivo Morto?

Todo o conteúdo das caixas de arquivo morto se encontra em uma pasta

“Arquivo Morto” no armário direito juntamente com parte das caixas. Cada diretoria é

responsável por cuidar, armazenar e verificar a importância dos seus documentos,

além de atualizar a pasta caso algo seja acrescentado ou descartado.

Vale frisar que o membro que retirar um arquivo para consulta deve devolvê-lo

na mesma caixa que o encontrou, além de comunicar antecipadamente a diretoria

envolvida.

Atendimento ao telefone

Como proceder ao atender ao telefone:

● “All Pharma Júnior, seu nome, bom dia ou boa tarde.”

Perguntar o que a pessoa deseja. Se for um cliente, o membro deve fornecer o

máximo de informações possíveis, com a ajuda do “Consulta Rápida”. Caso não seja

possível esclarecer as dúvidas, dizer que a ligação será retornada, pedindo o nome de

quem está ligando, nome do estabelecimento e telefone para contato.

O recado deve ser anotado minuciosamente, deve-se indicar quem ligou, com

quem queria falar (nome e sobrenome), o assunto, telefone, a data e o horário. A

pessoa requisitada no telefonema deve ser avisada por e-mail e, caso seja urgente,

deve ser utilizado um segundo meio de comunicação.

Biblioteca

Todos os materiais (livros, revistas, Cd’s etc.) podem ser retirados e renovados

mais de uma vez, com exceção dos livros com etiqueta vermelha (14 dias), que só

poderão ser renovados uma vez (permanência 7 dias), caso não estejam reservados.

Ao lado dos livros e revistas há uma planilha para preenchimento do empréstimo, na

qual deve constar nome do membro, material, data de empréstimo e de devolução. A

diretoria executiva é responsável por verificar e renovar essa planilha quando

necessário, enquanto cabe a todos os membros zelar pelos bens contidos na sede.

Caderno de retirada e devolução de Chaves da Sede

A chave da sede da empresa, para que todos os membros possam entrar e sair

do recinto, fica na portaria da faculdade (saguão principal da farmácia).

A fim de ter o controle sobre a chave, há um caderno no qual há espaços a

serem preenchidos: nome do membro que retirou/devolveu a chave à portaria e a data

e horário do procedimento. Todo membro que pegar ou devolver a chave deve

preencher o caderno, que se encontra no guichê da portaria.

Computadores

Temos quatro computadores na sede: All Pharma 1 (APJ1), All Pharma 2

(APJ2), All Pharma 3 (APJ3) e um netbook. Estes nomes estão indicados no monitor

de cada um. O APJ2 está ligado no estabilizador preto enquanto o APJ3 está ligado no

estabilizador branco. Caso não estejam em uso, devem permanecer desligados e, ao

sair da sede, confirmar se todos os equipamentos estão desligados.

O APJ 3 é de uso prioritário dos gerentes do Administrativo-Financeiro-Jurídico e

Marketing, se algum gerente dessas diretorias citadas estiver em seu horário da sede,

procurem não usar o APJ 3.

Os computadores são ferramentas de uso coletivo e não pessoal. Sendo assim,

não se deve salvar arquivos pessoais no computador ou criar pastas com o seu nome.

Os arquivos referentes à empresa não devem ser salvos no desktop e sim em suas

respectivas pastas. Estes só podem ser apagados com consentimento prévio da

diretoria a que se refere. Caso receba algum e-mail suspeito, não abra e evite instalar

programas desnecessários nos computadores.

Temos também três impressoras: uma a laser (HP LaserJet P1005) e duas a jato

de tinta (HP PSC1510 e HP DeskJet 1000). A impressora a laser é de uso preferencial

da Diretoria Administrativa-Financeira-Jurídica para impressão de boletos e contratos.

Esta só deve ser usada em casos emergenciais. A HP DeskJet 1000 não está em

funcionamento e a HP PSC1510 é usada somente como scanner.

As tintas e toners deverão ser trocados apenas pelos membros da diretoria executiva.

Caso seja de extrema necessidade, os membros podem realizar a troca. Para isso é

necessário deixar o toner na secretaria do Departamento de Ciências Biológicas que se

localiza no piso superior da faculdade, logo acima do saguão principal. Também é

importante ressaltar que todos os membros devem ser avisados por e-mail sobre a

retirada e reposição do toner. Assim que um toner for recarregado, a secretaria do

departamento avisará por e-mail o membro que o deixou lá, que o mesmo já pode ser

retirado. Caso haja demora para o recebimento do e-mail, o membro deve ir até o local

verificar se o toner já está recarregado.

Correio, Registro de Correio e Correspondências

As amostras chegam na seção de Comunicação ou na portaria da Faculdade. As

correspondências, principalmente cartas comuns ou revistas, muitas vezes chegam à

portaria também. Quando o membro for retirar a chave da sede da empresa na

recepção, deve-se perguntar se há alguma correspondência no nome da APJ.

Os membros não estão autorizados a abrir correspondências, ao menos que

sejam endereçadas aos próprios, e caso cheguem correspondências após às 16:00

horas, o membro deve deixá-las no “No Momento” e enviar um e-mail para o

responsável. Caso os objetos apresentarem um volume muito grande, eles devem ser

deixados sobre a mesa ou atrás dela (com identificação).

No caso de serem contas a pagar, as mesmas devem ser deixadas em cima da

mesa e a diretoria de Adm-Fin-Jur comunicada por e-mail sobre esses documentos.

Para enviar alguma correspondência em nome da Empresa, deve-se levá-la à

Seção de Graduação e somente avisar que deve ser enviada em nome da All Pharma.

Os AR’s são de uso exclusivo da diretoria de Projetos e RC para enviar amostrar ou

contratos, por exemplo. As demais diretorias devem comunica-las caso desejem usar

para outros fins.

Horário da sede

O cumprimento do horário da sede é importante por contribuir com o crescimento

profissional e pessoal do membro, pois através dele o membro tem diversas

possibilidades: contato com clientes da empresa e membros de outras diretorias,

observação do trabalho de outros membros e do andamento da empresa (indicadores,

mural, etc.), e utilização de recursos disponibilizados pela empresa, como a biblioteca e

revistas. Esses aspectos são adquiridos apenas com a presença da sede, pois é nesse

local que os “allpharmacêuticos” tem conexão direta com a empresa.

Grade de horário e controle da presença na sede:

● O membro, no início de cada semestre, deve preencher a grade de horário da

sede com o dia da semana e horário que melhor se encaixar na sua rotina;

● O cumprimento desse horário deverá ser feito uma hora semanalmente, sendo

que esse será controlado por um gerente responsável de GP, a partir do

caderno de entrada e saída da sede;

● No preenchimento do caderno de entrada e saída da sede, para aqueles que

possuem nome igual, deverá ser colocada a inicial ou o sobrenome completo

juntamente com um HS ao lado do nome, para especificar que está cumprindo o

horário da sede;

● O cumprimento deverá ser feito impreterivelmente no horário inicialmente

preenchido na grade de horários no início do semestre, não podendo assim ser

utilizadas horas extras da realização de algum trabalho feito na sede;

● O horário cumprido deve ser exatamente o preenchido na grade de horário,

sendo que o gerente de GP observará no controle possíveis atrasos e/ou saídas

antecipadas do cumprimento do horário.

Troca de Horário Definitiva:

● Ao necessitar troca definitiva de seu horário de cumprimento da sede, o membro

deverá enviar um e-mail antecipadamente ao responsável de GP fazendo o

requerimento para a atualização na grade de horários. A mudança será

autorizada exclusivamente pelo mesmo, o único responsável pela alteração na

grade de horário (planilha excel compartilhada com todos os membros).

Troca de Horário Temporária:

● Para a realização de alguma troca de horário, primeiramente deverá ser enviado

um e-mail informando o responsável de GP sobre o pedido. No e-mail deve

constar o o horário, dia da troca e a justificativa. Esta será analisada pelo

responsável de GP, que dirá se será possível a realização da troca ou não, pois

não serão aceitas trocas sem justificativas ou avisos prévios.

Falta do cumprimento do Horário:

● As faltas provenientes do não cumprimento do horário da sede só serão

abonadas mediante justificativas dadas anteriormente ao gerente de GP. Estas

devem estar de acordo com a política de faltas descrita nos próximos itens.

Reuniões na sede:

● Deve-se evitar marcar reuniões na sede dentro do horário comercial, visto que

essas podem atrapalhar o horário de sede de outros membros. Reuniões na

sede só podem ser feitas em casos urgentes e a empresa deve ser avisada por

e-mail, mesmo que em cima da hora.

Material de escritório

Os materiais de escritório se encontram no armário da sede da empresa, em um

local devidamente identificado, dentre eles estão: tesouras, réguas, colas, grampos,

grampeadores, clipes, canetas diversas, lápis, apontadores, etiquetas, cartuchos para

impressora, etc.

Todos os membros têm o direito de utilizá-los dentro da sede da empresa, e

cabe à diretoria de Adm. a função de adquirir esses materiais quando necessário, bem

como a manutenção do estoque destes materiais e a atualização constante da planilha

de controle dos materiais.

Os materiais de escritório podem ser adquiridos na papelaria Tend Tudo,

pedindo uma nota em nome da All Pharma e levando um ofício de compra de materiais

assinado pelo(a) diretor(a) de Adm-Fin-Jur., lembrando sempre que não se deve

comprar materiais pessoais na conta da empresa. Os novos materiais de escritório

devem ser devidamente etiquetados, assim como os antigos.

Motivos de desligamento de um membro da empresa

O membro será desligado quando este atingir 1,5 faltas não justificadas durante

o semestre; quando houver a não realização de alguma atividade delegada ao membro

por seu diretor ou gerente geral (caso esteja participando de alguma comissão) sem

justificativa viável; quando ocorrer a entrega de atividades com atraso ou sem a

qualidade pretendida, ou seja, a falta de desempenho adequado e falta de postura

implicam em desligamento.

Além disso, a falta de postura do membro em eventos internos ou do MEJ

(Movimento Empresa Júnior) que acarrete qualquer tipo de prejuízo à empresa também

implica em desligamento.

Política de Faltas

Justificativa para faltas em eventos de presença obrigatória.

São considerados eventos de presença obrigatória: as reuniões gerais, reuniões

internas de diretoria e comissões, reuniões de treinamento, fóruns e reuniões

extraordinárias.

Qualquer atraso não justificado em um evento que exija presença obrigatória do

membro acarretará a ele 0,5 (meia) falta. Por outro lado, a ausência não justificada do

membro em qualquer um dos eventos citados acarretará a ele 1 (uma) falta.

Os membros não podem exceder 1,5 faltas no semestre. A cada final de

semestre as faltas são zeradas e inicia-se uma nova contagem no próximo semestre.

Justificativas de faltas por consultas médicas ou odontológicas são aceitas

apenas mediante apresentação de atestado. Não são aceitas justificativas como: viajar

para a cidade de origem, atraso devido ao ônibus, ir ao estágio ou necessidade de

estudar para provas.

O membro deve preencher uma planilha de justificativa disponibilizada por um

dos gerentes de GP, a mesma deve ser enviada por e-mail com antecedência e é

necessário aguardar a aprovação da justificativa. Seu diretor também deve ser

comunicado com antecedência sobre a falta.

Postura dos Membros

Eventos da empresa e do MEJ (Movimento Empresa Júnior)

Sempre que possível o membro deve usar vestimenta que o identifique como

membro da empresa (camiseta ou camisa polo) em eventos realizados pela própria

empresa, isto facilita para que os participantes saibam rapidamente quem procurar

caso precisem de informações ou ajuda. Em eventos do MEJ, a identificação ajuda

tanto para que os membros da All Pharma localizem uns aos outros, como também

para que as outras empresas saibam quem são os membros da EJ presentes no

evento.

Além disso, o membro deve sempre levar consigo os seus cartões de visita,

facilitando o benchmarking e divulgando, indiretamente, a empresa.

Durante um evento, deve-se zelar pela integridade do local e das pessoas nele

presentes (em caso de eventos do MEJ respeitar a comissão organizadora e suas

decisões) e aproveitar o conteúdo dos eventos, pois neles podemos trazer novidades

para a empresa e nos desenvolver profissionalmente.

Reuniões gerais e internas

É na reunião geral que o membro tem oportunidade de se atualizar quanto à

situação da empresa e o trabalho das outras diretorias. É nas reuniões internas que o

trabalho é delegado e decisões são tomadas.

Para que a reunião flua sem contratempos, exige-se pontualidade do membro

(atraso não justificado acarreta em meia falta), pede-se também que sejam evitadas as

conversas paralelas, bem como entrar e sair da sala durante a reunião por motivos não

urgentes. Este tipo de comportamento distrai os membros, que acabam perdendo as

informações que estão sendo transmitidas, além disso, atrapalha quem está dando um

informe ou fazendo uma apresentação naquele momento. Também é importante

manter o celular no modo “silencioso” ou mesmo desligá-lo.

Não é permitido falar apelidos em reunião Geral, assim como na sede, pois isso

evita uma possível falha na comunicação, uma vez que o cliente externo nos conhece

pelo nome e não pelo apelido. Não falar apelidos durante reuniões gerais e na sede é

uma maneira de praticar o conhecimento do nome próprio de todos da empresa para

melhor repasse de informações futuras.

Na sede:

A sede é o ambiente de trabalho de todos os membros e o local em que

recebemos clientes e colaboradores, o bom senso é muito importante. Durante a

permanência na sede todos os membros devem ter uma postura adequada:

● Não é permitido comer na sede;

● Não é permitido falar apelidos na sede;

● O tom de voz deve ser adequado, principalmente se alguém estiver ao telefone;

● Os membros devem ir com roupas adequadas, evitando uso de roupas justas,

apertadas ou decotadas;

● Todos devem preencher o caderno de entrada/saída e colocar todo o material,

que não será utilizado durante a permanência na sede, no “No Momento”;

● O uso do computador e materiais é preferencial para membros que estejam

cumprindo seu horário ou realizando alguma tarefa urgente;

● Em circulação na sede deve permanecer apenas o necessário para o

desempenho do trabalho;

● Não é permitido usar os materiais da empresa para fins pessoais (telefone,

impressora e outros);

● As mochilas, bolsas e demais itens pessoais devem ser guardados no guarda-

volumes, evitando desorganização e bagunça.

Postura em Apresentações durante Reunião Geral

Durante as apresentações em reunião geral é obrigatória a utilização da

camiseta All Pharma Júnior. Deve-se observar também que não são permitidas roupas

muito curtas para a apresentação, assim como na sede já citado anteriormente.

Os membros que irão apresentar devem chegar com pelo menos 15 minutos

de antecedência para deixar pronta a apresentação no desktop.

Assim que terminar a apresentação, o arquivo deve ser deletado do desktop do

computador da sala de reunião pressionando as teclas “Shift+Del”.

Todas as apresentações devem ser revisadas e salvas no pen drive nas duas

versões do Office um dia antes da apresentação para confirmar que está tudo certo.

Isso evita que o arquivo desconfigure ou não abra no momento da apresentação.

O membro deve também adequar o seu tom de voz para que toda a empresa

escute a apresentação. Além disso, é inaceitável que ocorra qualquer tipo de conversa

paralela no decorrer da reunião geral. Todos os membros devem estar atentos aos

informes e apresentações.

Procedimento de Entrada e Saída da Sede

Ao entrar na sede o membro deve assinar o caderno de entrada e saída da

sede, indicando seu nome, data e horário de chegada e pendurar as chaves no porta-

chaves. Após isto, deve realizar os seguintes procedimentos: guardar seus pertences

(mochila, pasta, etc.) no guarda volumes e verificar se há algo no “no momento” com

destino a você. Depois de utilizar a sede adequadamente, o membro deve deixar tudo

em ordem, assim como a encontrou, recolher seus pertences e anotar no caderno de

entrada e saída da sede o horário de saída

Quando for o último a sair, verifique se os computadores estão desligados

assim como o ar condicionado e aperte o botão da porta para que ela seja trancada.

Evite o desperdício de energia.

Procedimentos para recebimento de amostras de Análise

A amostra é deixada na seção Comunicações da Faculdade (que faz um

telefonema à sede avisando sobre o recebimento de material) ou é deixada na portaria.

O membro que buscar a amostra deve abrir a caixa e verificar qual amostra está

presente (microbiológica, sais para doseamento e uniformidade, mel) e avisar o gerente

de Projetos responsável pela análise. Este irá verificar se há algum dado faltante na

amostra, de acordo com cada projeto, e se isso ocorrer, comunicar o responsável para

evitar atrasos.

Obs.: Amostras para análise de água não devem chegar à sede. Se isso

ocorrer, comunicar o gerente responsável o mais rápido possível, uma vez que as

análises de água devem ser realizadas em 24 horas.

Registro de Ligações

As ligações efetuadas na sede devem ser estritamente do gênero empresarial,

deve-se também ao realizar uma ligação anotar seu nome, o número para qual ligou

(com DDD inclusive), assunto, data e horário. Quando a folha referente ao registro

estiver quase completa, o membro que a preencheu deve avisar a Diretoria Executiva,

que é responsável colocar novas folhas de registro.

Sigilo

As informações sobre o caixa da empresa, geralmente esclarecida pela diretoria

do Adm-Fin-Jur, são de extrema discrição, ou seja, tais informações não devem ser

faladas em corredores pela faculdade; elas são estritamente sigilosas, de forma que

apenas os membros pertencentes à empresa têm o direito de conhecimento.

12. Tira Dúvidas

● Cópias:

Documentos relacionados à empresa podem ser impressos ou xerocados no

Xerox da FCFAr (cota de 100 cópias) caso não haja tinta na impressora da sede. É

necessário especificar o tipo de documento, número de cópias, quem está utilizando e

deixar assinatura na planilha da Xerox.

● Reembolso de despesas

Em casos de gastos relacionados a assuntos coorporativos, as notas fiscais com

o CNPJ da empresa registrado devem ser entregues ao diretor ou gerente de Adm-Fin-

Jur para que o membro receba reembolso. Os gastos também devem ser comunicados

com antecedência através de um ofício disponibilizado pela diretoria de Adm-Fin-Jur.

● Ligações

Locais onde o membro da empresa pode fazer ligações relacionadas aos

assuntos corporativos. Em todos os casos, as ligações devem ser registradas nas

planilhas de ligações, dispostas sempre próximas aos telefones.

- SEDE da APJ: o telefone da empresa efetua apenas ligações para telefones

locais;

- Secretaria do Depto. PANT: efetua ligações para celulares;

- Depto. de Comunicações (prédio da Graduação da FCFAr): realiza chamadas

interurbanas.

● Agendamento de salas

Entrar em contato com a STAEP pessoalmente para realizar o cadastro que

permite agendamento das salas.

● Documentos importantes encontrados no DROPBOX (pasta “todas as

diretorias”)

- Lista de contato;

- Modelo de slide padrão;

- Modelo de edital de cases;

- Justificativa de Faltas.

13. Glossário

AR: Aviso de Recebimento dos Correios

BENCHMARKING: Troca de informações com membros de outras EJ’s, seja por

e-mail, skype, eventos etc.

EJ: Empresa Júnior

ENEJUNESP: Encontro de Empresas Juniores da UNESP

EPEJ: Encontro Paulista de Empresas Juniores

FEJESP: Federação de Empresas Juniores do Estado de São Paulo

GP: Gestão de Pessoas

MEJ: Movimento Empresa Júnior

RG: Reunião Geral

RI: Reunião Interna

QV: Qualidade de Vida