Mantendo o controle das tarefas que voc delega

Delegar tarefas importante, mas uma das primeiras coisas que se aprende a este respeito que

ao delegar voc nunca transfere a responsabilidade pelo resultado - apenas compartilha. Assim, ao

delegar algo que estava na sua agenda, importante continuar acompanhando e certificar-se de que

esteja sendo feito.

O mtodo descrito abaixo pode ser facilmente adaptado para quem controla suas tarefas usando

fichas em um "tickler file" como o da foto acima (proposto pela metodologia GTD, de David Allen), e

d mais trabalho para quem usa uma agenda tradicional em papel. Mas vou descrev-lo da forma

como uso, no software Agendus (no Palm). Dica: Se voc usa a agenda do prprio Palm, pode usar

os mesmos passos que eu descrevo abaixo, apenas adaptando-os.

Ao final do processo, voc pode passar a ter uma agenda organizada como a acima, com cores

diferentes para as suas prprias pendncias e aquelas que voc delegou.

Um trecho do texto "Delegar: ser to fcil?, de Maria Christina de Andrade Vieira, sintetiza o

desafio do ato de delegar:

O que agrava, porm, a comunicao a pressuposio de que a tarefa ou atividade vai

ser feita do modo que se pretende e o susto acontece depois, quando nada foi feito, ou

feito de modo completamente diferente ou ainda insuficiente.

O ato de delegar no fcil porque muitas pessoas entendem que mais gil fazer do que

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explicar ou ensinar. Claro, muitas lideranas esquecem que liderar implica em educar.

Formar equipes pressupe pacincia em educar, direcionar, impulsionar, motivar e colher

resultados juntos! As falhas e fracassos so do chefe, os louros e os sucessos so do

grupo. Se paga tributos por liderar. Faz parte! diz-se agora.

O ato de delegar traz implcita a tarefa de acompanhar e controlar. Sem elas, nada

funciona. Mandar fazer o primeiro passo. Ver se est feito e como foram feitas as etapas

que complementam o processo de delegao a segunda.

O procedimento que adoto e proponho bastante simples, e voc pode colocar em prtica ainda

hoje. Na prxima vez que delegar uma tarefa agendada, ao invs de marc-la como completa, faa

o seguinte:

Edite-a (ou pegue sua ficha individual).1.

Acrescente a ela um memo informando a data em que voc delegou, a pessoa responsvel e

outros detalhes importantes.

2.

Mude a data dela para refletir o prximo dia em que voc precisa verific-la.3.

Mude sua categoria para "Aguardando" (crie esta categoria, se ainda no existir)4.

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28/07/2006 carreira

Mude sua prioridade para "5", para que ela aparea no final da lista de atividades na nova data5.

Eu configurei o Agendus para exibir as tarefas da categoria "Aguardando" em uma cor diferenciada,

o que ajuda a manter o controle. E a cada data em que verifico o andamento de uma tarefa

delegada, anoto no memo dela o andamento e outros detalhes interessantes.

E assim os projetos vo sendo gerenciados e acompanhados com o mnimo de overhead, sem

perda de viso do todo ;-)

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Efetividade

Produtividade pessoal, GTD, ZTD, Currculo, reunies, apresentaes, atas: Agenda em dia, caixa de entrada

vazia

2014, Augusto Campos.

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