livro big brother fiscal - iii, o brasil na era do conhecimento

Roberto Dias Duarte

BIG BROTHER FISCAL - IIIO BRASIL NA ERA DO CONHECIMENTO

Como a certificação digital, Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e a Nota Fiscal Eletrônica

(NF-e) estão transformando a gestão empresarial

Dados de Catalogação na Publicação

Duarte, Roberto Dias

Big Brother Fiscal III: o Brasil na era do conhecimento: como a certifi cação digital, SPED e NF-e estão transformando a Gestão Empresarial no Brasil / Roberto Dias Duarte

ISBN: 978-85-63006-00-4

1. Contabilidade 2. Administração 3. Sistema de informação

IDEAS@WORK INFORMATICA LTDA07.301.671/0001-31

Editoração e Capacafélaranja comunicação

2009Proibida a reprodução total ou parcial.

Os infratores serão punidos na forma da lei.

“Ainda que eu falasse línguas,as dos homens e dos anjos, se não tivesse o Amor, seria como sino ruidosoou como címbalo estridente.

Ainda que eu tivesse o o dom de profecia, o conhecimento de todos os mistérios,e de toda ciência;

ainda que eu tivesse toda a fé,se não tivesse o Amor, eu seria nada.

Ainda que eu distribuísse todos os meus bens aos famintos;ainda que entregasse o meu corpo às chamas,

se eu não tivesse o Amor,nada disso me adiantaria.”

Paulo, 1ª. Epístola aos Coríntios (1Cor 13, 1-3)

Dedico este livro e tudo o que ele representa para mim, aos amores da minha vida: Lavínia, minha luz, e Juliana, meu solo fi rme.

Agradeço a Deus por ambas, Luz e Solo, que me permitem colher frutos tão ricos em minha vida.

SumárioPREFÁCIO DA PRIMEIRA EDIÇÃO ...................................................... 7

PREFÁCIO DA SEGUNDA EDIÇÃO ...................................................... 9

PREFÁCIO DA TERCEIRA EDIÇÃO .................................................... 11

PARTE I Introdução

1. Sinais da Era do Conhecimento ......................................................... 14

2. Brasil em direção à Era do Conhecimento ........................................ 19

PARTE II Big Brother Fiscal

3. Identidade Digital. ............................................................................ 37

4. Mais Detalhes sobre a Certifi cação Digital ...................................... 45

5. Sistema Público de Escrituração Digital - SPED ............................. 66

6. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) .......................................................... 73

7. Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) .................................... 107

8. Escrituração Contábil Digital (ECD) ............................................... 119

9. Escrituração Fiscal Digital (EFD) ................................................... 135

PARTE III Transformações na Gestão

10. Contabilidade como Ferramenta Gerencial .................................. 144

11. Sistemas Integrados de Gestão (ERP) ........................................... 163

12. Epílogo ........................................................................................... 173

ANEXOS DA TERCEIRA EDIÇ‹O

Anexo I – Principais Dúvidas sobre NF-e ........................................................ 177

Anexo II – Detalhes da Emissão de NF-e em Contingência ........................... 229

Anexo III – Principais perguntas e respostas sobre SPED Contábil .............. 247

Anexo IV – Principais perguntas e respostas sobre SPED Fiscal ................... 274

Anexo V – Certifi cados Digitais para o SPED ................................................. 278

Anexo VI – Outros Projetos do SPED ............................................................ 283

Anexo VII – O Caso da Quality Carnes .......................................................... 289

Anexo VIII – Resultados das Pesquisas sobre SPED/NF-e ............................ 291

Anexo IX - Nota Técnica 004 de 2009 da NF-e ..............................................298

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Prefácio da Primeira Edição O bom livro é o que dá satisfação ao leitor em ler o mesmo.

Embora a satisfação seja algo subjetivo existem padrões que caracteri-zam a mesma.

Clareza, objetividade, realidade quanto aos dados, forma didática atra-tiva, associação de idéias face a fatos novos, são alguns dos principais elementos que caracterizam uma obra que preenche o que a maioria de-seja.

Assim é este livro de Roberto Dias Duarte.

Apresenta assuntos da atualidade em linguagem de fácil entendimento em estilo bem característico de infl uência estadunidense, ou seja, com-prometida com metodologia pragmática.

Atenta para o fato de que o mundo está em constante transformação face ao progresso do uso da inteligência pelos seres humanos e que a tecnologia precisa ser utilizada adequadamente.

Indivíduo, Empresa e Estado já não possuem as mesmas características de apenas poucas décadas atrás.

A informação, esta que enseja a formação de raciocínios, controles e decisões de há muito assumiu nova postura, mas, agora com maior ex-pressão em razão da velocidade e da capacidade de armazenamento de dados.

As doutrinas preocupadas com o homem, dependentes de constantes e numerosos registros e demonstrações, desde o início do século XIX exis-tem, através de pioneiros da Administração Científi ca como o italiano Francesco Villa.

A monumental obra de Giovanni Rossi, o “Ente econômico-administra-tivo” já acenava no fi m do século referido para tudo o que na “moderni-dade” viria a se materializar, excluída apenas a monumental participa-ção dos sistemas eletrônicos de dados.

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Em nossos dias, pois, para que realmente possam ser associados “co-nhecimentos” e “práticas” é preciso seguir os caminhos das mais recen-tes transformações (e elas sempre ocorrerão, porque se renovam a cada instante).

A informação é um instrumento que muito vale para quem sabe o que fazer com ela, isto que as ciências da Contabilidade e a da Administração propiciam através das doutrinas que foram produzidas pelos grandes gênios da intelectualidade no campo das ciências humanas.

Este livro é um guia que enfoca grandes modifi cações no campo infor-mativo e oferece ao leitor condições de realidade sendo de fácil enten-dimento.

Prof. Dr. Antônio Lopes de Sá

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Prefácio da Segunda EdiçãoBIG BROTHER FISCAL NA ERA DO CONHECIMENTO é um livro prático, ordenado, didático e sobretudo atual, de leitura fácil e agradável e traz em seu desenvolvimento o ensinamento necessário para o conhecimento que levará ao rompimento do mecanismo principal e defi nitivo da identidade física convencional e a entrada na era da identidade digital.

Defi nitivamente estamos na chamada INFOERA, onde o conhecimento é a mais valiosa moeda de troca e não estar atualizado signifi ca a morte por inanição pela falta das vitaminas que o conhecimento produz.

O livro é uma viagem ao mundo cibernético, contábil e fi scal, e narra passo a passo, com rara felicidade que somente quem sabe e vivencia o lado teórico como professor e o lado prático do dia a dia, é capaz de fazer.

É de leitura obrigatória, como fonte de consulta permanente e presença indispensável nas bibliotecas de estudantes e profi ssionais da contabi-lidade, bem como de outras áreas afi ns que fazem da gestão da infor-mação, rápida, segura, tempestiva e principalmente on line, sua ferra-menta de trabalho, ou como gosto de dizer, para aqueles que praticam a CONTABILIDADE DE RESULTADOS, ou seja, não só produzem a informação mas são capazes de interpretá-la, oferecendo suas refl exões, preventivamente, com a velocidade que só a informática permite, como contribuição à melhoria do desempenho das entidades.

É uma referência para aqueles que fazem do conhecimento seu meio de transporte seguro rumo as galáxias do desconhecido, neste universo de transformações e atualizações que nos colocam sem dúvida, impotentes ante as ilimitadas probabilidades de opções e conquistas desta poderosa ferramenta chamada informática.

Um livro é uma jóia rara de alto valor sentimental e econômico. Senti-mental porque nos agarramos a ele e o procuramos sempre que sentimos necessidade de alguma proteção na forma de informação, e econômico porque é a fonte que nos abastece de conhecimentos e nos orienta para

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o labor do dia a dia.

Este livro preenche literalmente estas duas condições. O Roberto da Mastermaq, como nós, por deferência sua o chamamos, é um profi s-sional de sorriso fácil e cativante e principalmente traz no olhar aquela inquietude de quem detém o conhecimento, mas é consciente o bastan-te para entender que na ERA DO CONHECIMENTO é necessário não só detê-lo, mas sobretudo exercita-lo cotidianamente sob pena de vê-lo esvaindo-se nos ralos da atualidade.

Confesso sentir uma ponta de orgulho pelo convite para prefaciar esta edição e não sei a que atribuir o convite, pois outras alternativas melhores com certeza o autor teria.

Como esta é apenas a 2ª (segunda) edição deste livro, com o perfi l que tem o autor e como também o assunto é fascinante e estratosfericamente ilimitado, muito anda veremos falar – e bem - de Roberto Dias Duarte.

PAULO CEZAR CONSENTINO DOS SANTOSPresidente do CRCMG

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Prefácio da Terceira EdiçãoHá 16 anos no mercado, a Mastermaq Informática é hoje líder no desenvolvimento de software para escritórios contábeis; bem como uma das primeiras em software para gestão empresarial, o famoso ERP.

Essa liderança foi conquistada através de muito trabalho, pesquisa e, sobretudo, do acompanhamento constante da realidade dos profi ssionais da área contábil em nosso país.

Compreender o cotidiano atual dos contabilistas é apenas uma obrigação básica para sustentação de qualquer empresa fornecedora de software para esse mercado.

No início de um novo século, marcado pela velocidade das informações e transformações, entendemos que para manter a liderança deveríamos olhar além do “hoje”. Foi justamente a partir do entendimento dos cenários futuros, tanto da profi ssão contábil quanto de empresas brasileiras, que construímos nossas soluções com a fl exibilidade necessária para atender às expectativas de nossos clientes de hoje e de amanhã.

Compreendemos ainda que, seja qual for o cenário que se realize, empresas e contabilistas necessariamente demandarão novos conhecimentos. Afi nal, todas as transformações e evoluções desse novo cenário passam, necessariamente, pelo desafi o do aprimoramento do conhecimento humano e de sua aplicação prática.

Ao fi nal da primeira década do século XXI, já nos deparamos com dois grandes fatores de mudança: a convergência das normas contábeis e o Sistema Público de Escrituração Digital.

Temos consciência de que todo nosso trabalho de pesquisa e desenvolvimento nos últimos anos não foi em vão. Graças a esses investimentos, hoje, do ponto de vista tecnológico, podemos suportar toda operação de uma empresa de serviços contábeis ou de um departamento contábil de uma empresa.

Contudo, a Mastermaq da nova era tem consciência que apenas a

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tecnologia não é sufi ciente para transformar aparentes ameaças em oportunidades. É preciso mais. Por esse motivo, estamos apoiando, cada dia mais, ações inovadoras que levam o conhecimento aos contabilistas e empresários.

Há muito incorporado no nosso “modus operandi”, nossos novos compromissos são: tecnologia, conhecimento e atitude.

CARLOS ALBERTO TAMM, sócio fundador da Mastermaq Softwares

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Parte IIntrodução

“Não haverá países ‘pobres’- só

países ignorantes. E o mesmo será

verdade para os indivíduos, as

empresas, as indústrias e todos os

tipos de organizações. ”PETER DRUCKER

14 BIG BROTHER FISCAL - III - O BRASIL NA ERA DO CONHECIMENTO

1 SINAIS DA ERADO CONHECIMENTO

Você conhece a história do sapo na panela?

Se colocarmos um sapo em uma panela com água quente ele salta para fora. Se colocarmos o sapo na panela de água à temperatura ambiente e formos aquecendo a água gradativamente, ele morre cozido.

“Os organismos designados vulgarmente como animais de ‘sangue frio’, animais de temperatura variável, poiquilotérmicos, peciloté-rmicos, ectotérmicos ou heterotérmicos são metazoários que não têm um mecanismo interno que regule a temperatura do seu corpo. Desta forma, ou o seu corpo permanece com temperatura variável, consoante a que existe no meio ambiente onde está inserido, ou têm hábitos comportamentais que, por si só, lhes permitem manter a temperatura em níveis aceitáveis para o seu organismo.” 1

Mito ou verdade, não importa. Mas esta história pode perfeitamente ser utilizada para representar a situação em que estamos nos dias de hoje. Empresários, contabilistas, profi ssionais, estudantes e professores.

Vivemos um momento de transição da Era Industrial para a Era do Co-nhecimento. O problema é que, tal qual o sapo, não percebemos as mu-danças graduais do nosso ambiente social e profi ssional. Assim, muitos podem estar em processo de “cozimento” e serem extintos sem se dar conta.

1 http://pt.wikipedia.org/wiki/poiquilot%c3%a9rmico. Acesso em: 29 de junho de 2008.

15Como o SPED e a NF-e estão transformando a gestão empresarial

Antonio Carlos de Azevedo Ritto, Doutor em Informática - PUC-Rio e Luiz Sérgio Brasil d’Arinos Silva, Pós-graduado em Estudos Financeiros - FGV-RJ, publicaram o artigo “Os Desafi os das Organizações na Era do Conhecimento”, que expressa com clareza a questão.

“A revolução é no conhecimento; há necessidade de aprendizado continuado, permanente. As novas tecnologias não estão tornando obsoletos os professores e as escolas, mas estão redefi nindo os seus papéis. As mudanças na maneira de aprender são cada vez mais orientadas pela economia e pela política. A revolução do aprendiza-do está a caminho e tem demonstrado um grande poder de gerar uma economia de desenvolvimento rápido e transformar organiza-ções e sistemas educacionais mais antigos em instituições dinâmicas e produtivas. E todos têm que estudar, pois o ritmo das mudanças está transformando todos em aprendizes. Na era industrial, a ênfase foi na separação e especialização dos trabalhadores, com os decor-rentes problemas de coordenação lateral entre as unidades. Na era da informação, as tecnologias interligadas e integradoras reúnem grupos que de outra forma estariam separados, fazendo com que sua utilização, para obter vantagem competitiva, ocorra em uma escala nunca antes tratada. A informação se propaga independente de qualquer controle; todos no mundo podem conhecer a situação de qualquer lugar, cultura ou economia; as redes eletrônicas, na síntese dos recursos das tecnologias da informação e da comuni-cação, transformam as instituições, possibilitando maneiras mais fl exíveis e ágeis na organização de pessoas e recursos: são as redes de conexões que, em última instância, unem, no espaço imaterial, atores dispersos pelo globo, ‘possibilitando a virtualização de ativi-dades como o trabalho em casa, o ensino à distância, tele-operações, correios eletrônicos, reuniões e conversas remotas, videoconferên-cias, trabalho cooperativo, dentre outros, que por sua vez, aceleram o surgimento de novos conhecimentos, realimentando o processo de maneira cada vez mais rápida, a cada dia. ‘No PIB japonês de 2005, 75% de sua formação terá como origem produtos e serviços não in-ventados até 1995.”2

2 RITTO, A. C. A. ; BRASIL, L. S. . Os Desafi os das Organizações na Era do Conhecimento. In: Seminário Internacional Business in Knowledge Era, 1998, Rio de Janeiro. Anais do Seminário Internacional Business in Knowledge Era, 1998, p. 04.


Qual o valor da informação?

“Nos últimos 50 anos, a revolução da informação centrou-se nos dados — captura, armazenamento, transmissão, análise e apresen-tação. Estava centrada no «T» da abreviatura «TI» (tecnologias de informação). A próxima revolução da informação centrar-se-á no «I» e questiona o signifi cado e o propósito da informação. Isto le-vará rapidamente à redefi nição das tarefas a realizar com a ajuda da informação e à redefi nição das organizações que as executam.”3

Quando eu era adolescente costumava participar de jogos de perguntas e respostas sobre diversos assuntos: ciências, cultura, artes, esportes. O jogador que possuía mais informações sobre os temas, em geral, era o vencedor. Bastava saber as respostas corretas para marcar mais pontos que os adversários.

Hoje, utilizando um aparelho de telefonia celular com acesso à Internet, qualquer um é capaz de responder a todas as perguntas com rapidez e precisão.

E, de fato, este é o papel da tecnologia: fornecer informações com veloci-dade e precisão. Por esta razão, a condição mínima para que uma orga-nização se torne competitiva é possuir sistemas de informações capazes de fornecer relatórios, planilhas e gráfi cos precisos e no momento em que se fazem necessários.

Da mesma forma, as habilidades com a tecnologia são imprescindíveis, mas não sufi cientes para o sucesso profi ssional.

Para agregar valor a uma empresa ou à sua carreira profi ssional, não basta ter informações.

Por exemplo, pode-se ter um relatório preciso que mostra que as horas-extras da folha de pagamentos de uma empresa estão crescendo mensal-mente em uma taxa média de 3,45% ao mês, durante o último semestre. Mas, isto é bom ou é ruim para a empresa?

A informação pura não é conclusiva, não transforma a empresa, não toma decisões nem cria oportunidades. Para que ela tenha valor é preci-

3 http://www.wisetel.com.br/espaco_de_futuros/revinfo.htm. Acesso em: 29 de junho de 2008.


so utilizar as habilidades humanas de análise e síntese.

Ou seja, a resposta à pergunta é: depende.

Se você projetar um gráfi co com a variação de horas-extras comparada às faltas de funcionários e perceber que há correlação entre as duas cur-vas, a resposta poderá ser: ruim.

Mas se comparar horas-extras com produção e descobrir indícios de correlação, poderá ser: bom.

Enfi m, a conclusão sobre um fato expressado por informações só pode ser obtida através de sua análise.

Por este motivo, considero melhor caracterizar o momento atual da so-ciedade de Era do Conhecimento e não Era da Informação ou Era da Tecnologia. Afi nal, os dois últimos são insumos para o primeiro.

Peter Drucker, em um artigo intitulado “O Futuro Já Chegou”, já defi nia a “revolução do conhecimento”.

“Aquilo que chamamos de Revolução da Informação é, na realidade, uma revolução do conhecimento. A rotinização dos processos não foi possibilitada por máquinas. O computador, na verdade, é ap-enas o gatilho que a desencadeou. O software é a reorganização do trabalho tradicional, baseado em séculos de experiência, por meio da aplicação do conhecimento e, especialmente, da análise lógica e sistemática. A chave não é a eletrônica, mas, sim, a ciência cog-nitiva.” 4

Quanto vale uma pérola no fundo do oceano?

Por quanto você compraria uma pérola muito valiosa que se encontra dentro de uma ostra na costa do oceano Pacífi co? Provavelmente nada.

O conhecimento não comunicado tem o mesmo valor.

Imagine-se realizando uma consultoria gerencial para um tio que possui um pequeno comércio. Após analisar os números do empreendimento, você diz a ele:

4 Revista Exame. O futuro já chegou. São Paulo. Edição n° 710. 22 de março de 2000; p. 112-126.


- Bom, a Liquidez Seca e a Rentabilidade sobre o Patrimônio Líquido da sua empresa estão excelentes! Entretanto, o Custo Médio Ponderado de Capital não está em conformidade com os padrões de mercado.

Qual será a reação deste seu parente?

Não adianta você possuir habilidades, tecnologias, análise, síntese e conhecimento profundo sobre diversos assuntos, se você não consegue comunicar-se.

Colocar o conhecimento em produção é, no meu entendimento, o desa-fi o do século XXI. O talento emocional e criativo transcende o racional e objetivo. Para superar este desafi o, o ser humano precisa conhecer a si mesmo para se relacionar e transmitir seus conhecimentos.

“(...) uma organização é, em primeiro lugar, um conjunto de seres humanos com capacidade para aprender, inovar e agregar valor a toda a organização, em um ambiente global, onde o capital, embora necessário, passa a ser cada dia mais superado pela aplicação da inovação e pela criatividade oriundas das cabeças das pessoas - ‘na mudança e na disputa pelo futuro valem mais o talento, a criatividade e a inovação, conhecimentos postos em produção, do que o capital’(PRAHALAD, 1995). Evidencia-se assim a crescente importância do capital intelectual, atributo, pelo menos por enquanto, exclusivo da mente humana, em contraponto aos fatores de competitividade anteriormente representados por território, ‘mão’ de obra, matéria-prima e dinheiro.” 5

5 RITTO, A. C. A. ; BRASIL, L. S. . Os Desafi os das Organizações na Era do Conhecimento. In: Seminário Internacional Business in Knowledge Era, 1998, Rio de Janeiro. Anais do Seminário Internacional Business in Knowledge Era, 1998, p. 05.


2 BRASIL EM DIREÇ‹O ¤ ERA DO CONHECIMENTO

Pretendo explorar dois fatores que estão impulsionando nosso País rumo à Era do Conhecimento, com uma velocidade cada vez mais crescente.

O primeiro é o amadurecimento gerencial dos milhões de empreende-dores brasileiros. Não tenho a intenção de detalhar os motivos que estão levando as pequenas empresas a amadurecerem, mas percebo, através de palestras que realizo e de conversas com empresários e contabilistas, que este movimento está, de fato, ocorrendo.

A realidade empresarial brasileira

Segundo relatório do IBGE,“Em 2005, o Cadastro Central de Empresas – CEMPRE foi inte-grado por 5,7 milhões de empresas e outras organizações ativas, com inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ, representando o segmento formal da economia. Deste total, 89,9% foram empresas; 0,4%, órgãos da administração pública; e 9,7%, entidades sem fi ns lucrativos. Em relação a 2004, houve um cresci-mento de 5,5 pontos percentuais no total das empresas e outras or-ganizações.”

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Em 5,7 milhões de organizações, temos pouco mais de 5 milhões de empresas formais, e destas 96,8% têm menos de 20 profi ssionais.

6 http://www.ibge.gov.br/home/estatistica/economia/cadastroempresa/2005/coment2005.pdf. Acesso em: 29 de junho de 2008.