LJARTIGO

GERADORES DE SISTEMAS DE APOIOÀ DECISÃO E SEU USO NUM PROCESSO...,

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RESUMO: Este " ••, :" apresenta ulil1lint: • L em um estudo w"x' ••6",'';':' sóbre o uso 'de Gera-dores de Sistemas de Apoio à Decislo-GSAD num processo de gesttfo orçamentária. Slo apresentadascaracterísticas de acessibilidade dos geradores, do processo de desenvolvimento, a partir dos geradores,de Sistemas de Apoio à Decistfo-SAD específicos, e do apoio à decistfo fornecido. A partir destes resul-tados, são indicadas vias para o desenvolvimento e aperfeiçoamento dos GSAD para gesttfoorçamentária. ' •

PALAVRAS-CHAVE: Apoio à Decisão, Sistemas de Apoio à Decisêo, Geradores de Sistemas de Apoio àDecisão, Gesttfo Orçamentária.

• Norberto HoppenProfessor no Departamento de Ciências Administrativase do Programa de P6s-Graduação em Administração daUniversidade Federal do Rio Grande do Sul.

• lúcia G. EsperançaAluna do Curso de Ciência da Computação da Universi-dade Federal do Rio Grande do Sul.

• Esta pesquisa conta com o apolo da CAPES e doCNPq.

Revista de AdministraçAo de Empresas

Embora diversos estudos já tenham sido rea-lizados sobre o impacto dos Sistemas de Apoio àDecisão - SAD - num processo decisório indi-vidual 1, poucos abordaram o processo de desen-

1. VER: A]ENST AT, ]acques. "Fondementsthéoriques et étude d'ímpacee d'un Syst~e Interactifd'Aide à la Décision". Thlse de Doctorat de 3emeCycle. França, IAE d'Aix en Provence, defendida em23 de novembro de 1983,555 páginas; e BAILE,Serge."Une révue des modêles de décísíon stratégique:apport conceptuel pour l'étude empirique de Iaperformance des SSD en gestion". ln: Papier derechsrche n. 6/85. França, CESSIAG, Groupe ESCToulouse, décembre, 1985.

São Paulo, 29(2) 33-45 33Abr./Jun. 1989

o ARTIGO

volvimento e de utilização desses sistemas.Com o objetivo de estudar o uso de Geradoresde Sistemas de Apoio à Decisão - GSAD -num processo de gestão orçamentária, realizou--se um estudo longitudinal, que utilizou a análi-se de protocolo como método. Neste trabalho,apresentam-se alguns dos resultados obtidos.

GSAD são pacotes de software que permitema realização de Sistemas de Apoio à Decisão -SAD - específicos, sendo constituídos de ferra-mentas de modelagem, gestão de dados, proces-samento de textos e de gráficos, comunicação eoutros. No estudo realizado foram empregadosdois tipos de geradores: um, com um grandenúmero de ferramentas, denominado geradorintegrado, e um segundo, composto essencial-mente de uma planilha eletrônica. O uso destesdois tipos de geradores objetivou a análise dasdiferenças de realização e utilização de SAD e doapoio à decisão prestado ao processo de gestãoorçamentária.

Este texto apresenta, inicialmente, as defi-nições de GSAD, SAD e apoio à decisão. A se-guir, é descrito o planejamento do experimento,realizado em laboratório, que- permitiu o estudolongitudinal do processo de gestãoorçamentária. A análise dos dados obtidos éapresentada em seguida e, a partir destes resulta-dos, são indicadas vias para o desenvolvimentoe aperfeiçoamento dos GSAD para gestãoorçamentária.

SAD, GSAD E APOIO À DECISÃO

Nesta seção, são apresentadas as definições deSAD e GSAD, algumas características essenciaisdos GSAD, e o modelo decisório adotado para oestudo do apoio à decisão.

1. SAD e GSAD: Deflnlç6esUm SAD é, segundo Courbon 2, um sistema

homem-máquina que, através do diálogo, per-mite a um tomador de decisão ampliar o seu ra-ciocínio quando da identificação e resolução deproblemas pouco estruturados. Um SAD podeser desenvolvido a partir de linguagens de pro-gramação tradicionais, tais como Pascal e Basic, apartir de geradores como Framework, FCS eIFPS, e a partir de ferramentas específicas 3. Opresente trabalho limita-se ao estudo do desen-volvimento de SAD a partir de geradores im-plantados em microcomputadores.

Um GSAD é um conjunto de programas(softwares), agrupados em módulos, e de hard-ware. Ele deve ter a capacidade de fornecer ferra-mentas especializadas de modelagem, gestão dedados, processamento de textos e gráficos ecomunicação para a realização de SAD es-

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pecíficos 4. Um GSAD é, pois, ao mesmo tempo,uma ferramenta de desenvolvimento - o gera-dor - e uma ferramenta de apoio à decisão paraum ou mais problemas específicos - o(s) SADgeradoís). Dentre as diferentes características dosGSAD, neste texto são estudados a acessibilidadee a necessidade de integração das ferramentas, osrecursos de modelagem empregados para a rea-lização de SAD e o apoio à decisão obtido com osSAD específicos durante o desenrolar do proces-so de gestão orçamentária.

2. Acessibilidade e IntegraçAoA acessibilidade de um GSAD está relaciona-

da com as suas características "amigável", "fácilde usar" e "orientado para o usuãrío'". Estas ca-racterísticas só podem ser operacionalizadasquando se define o usuário do sistema, porexemplo "fácil de usar por quem e a que mo-mento"? Neste estudo, as características associa-das à acessibilidade do GSAD foram analisadasno momento do aprendizado e quando do seuuso pelos tomadores de decisão observados.

Segundo Methlie 6, um SAD específico temuma vida relativamente curta, pois evolui cons-tantemente. Em função disso, deve ser criadauma infra-estrutura para o sistema, da qual fa-zem parte a assistência técnica, banco de dados ecomunicação. Esta infra-estrutura torna oprocesso de concepção e uso do SAD mais fácil.Neste estudo, em razão das restrições de níveltecnológico do laboratório, em termos de comu-nicação e interligação com banco de dados, aanálise da infra-estrutura restringiu-se à dispo-

2. COURBON, Jean Claude. "Les SIAD: outil, con-cepts et mode d'action". In: AFCET-Interfaces, n!l 9,juíllet, 1983, pp. 30-36.

3. HOPPEN, Norberto e TRAHAND, Jacques. "OsGeradores de Sistemas de Apoio à Decisão l'ara o pla-nejamento orçamentário e financeiro". In: Revista deAdministração, vol. 20, n!l 4, outubro-dezembro, 1985,pp.51~2.

4. SPRAGUE, Ralph H. e CARLSON, Eric D. Build-ing Efiective Decision Support Systems. EnglewoodCliffs, Prentice-Hall, 1982.

5. SILVEIRA, Sandra R. B. da e COLANGELOFILHO, Lúcio. "Aplicações atrativas: receitas comenta-das". In: Anais do XX Congresso Nacional de In-formática . São Paulo, SUCESU, setembro, 1987, .pp.137-141; e ZWICKER, Ronaldo e REINHARD, NICO-lau. "Interfaces de Sistemas: a importância dos fatoreshumanos". In: Anais do XX Congresso Nacional deInformática. São Paulo, SUCESU, setembro, 1987, pp.10'78-1084.

6. METHLIE, Leif B. "Organizational Variables In-fluencing DSS-Implementation". In: SOL, H. G. (org. )Processes and Tools for Decision Support. North Hol-land Publishing Co., 1983, pp. 93-104.

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nibilidade do sistema e da assistência técnica.Os GSAD são estruturados a partir de ferra-

mentas para a realização de SAD. Conseqüen-temente, os geradores devem oferecer os recur-sos de que o usuário necessita para o desenvol-vimento de seu(s) SAD. A maior ou menorabrangência destes recursos é aqui caracterizadacomo integração. A operacíonalízação do concei-to, "recursos necessários para quem e a que mo-mento?", é difícil. Como integração foram poisanalisados as funcionalidades oferecidas pelogerador e os recursos efetivamente utilizadospelo usuário, quando da concepção dos SAD.

3. Apolo à Decisão e Gestao OrçamentáriaA gestão orçamentária pode ser resumida pe-

los seguintes procedimentos:

1. fixação dos objetivos;2. estabelecimento de um programa de ação,

composto de previsão de vendas, da definiçãodos níveis de atividade e dos custos, e traduzidomonetariamente no orçamento; e

3. acompanhamento da execução, através daanálise dos desvios e da tomada de decisões cor-retivas.

aauaaa.DOaDaaOaDa·DOaDa

DDa·aoaDaDaaoa'DOODDDDDUDDDDOUDElaDDa

Estes procedimentos estão resumidos na figu-ra 1. A gestão orçamentária é uma atividadepouco estruturada. Pode-se constatar a presençade objetivos múltiplos e por vezes conflitantesnesta seqüência, e o tipo de processamento reali-zado com os dados não é automatizável na sua

FIG. 1: O Processo de Gestão OrçamentártaProcedimento

------- ---- ---- ---- - - - --- ----- - -- - - ----- - - -- - --11111»

1. Fixação 2 Estabelecimento de 3. Análise dosdos f- um Programa de r- desvios, medi-Objetivos Ação: das corretivas

+ previsão de vendas j4-

+ previsão dos n[veis j4-de atividade:- pessoaJ- produção- suprimento

+ previsão dos custos •..= ORÇAMENTO

~

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CJARTIGO

FIG. 2: Processo DecISórIO e Atos Realizáveis com um GSAD ou SADc

ProcMIO Dec'-órlo Aç6e8 Realizadas com o auxilio de um GSAD ou SAD

Fases Atividades de Tomada Sobre os dados, Para a apresentação Operações indepen-de Decisão modelos e dos resultados: dentes do processo

gráficos tabelas, ~ráfioos decisório (manipula-e relatórios ção do sistema)

Inteligência • coleta dos dados Construir SAD Manipular na RAM

• Valid~ão dos dados do microcomputa-• diag stico do problema Modificar Modificar dor:• estruturação do problema -dados -para apresentação -destruir arquivo

• identificação dos -modelos e somente -abrirJfechar

objetivos dados arquivos

Modelagem • coleta dos dados-por recálculo

somente Carregar DOS• manipulação dos dados Carregar GSAD• quantificação dos Consultar SAD Consultar SAD Sair do GSAD

óbjetivos Formatar• SeraçãO das alternativas Imprimir disquete• esigna~ de valores ou Configurar

do risco alternativas Apresentar na I",!pressora/• geração de relatórios tela mero

Escolha • geração de estatfsticas Interrupção InterrupçãoCopiar/destruir

arquivos nodas alternativas do trabalho do trabalho disquete

• simulação aos resultados Carl'89,ardas alternativas Usar outros Usar outros arquives

• escolha entre as softwares softwares Consultar conteúdoalternativas geradas dis~uete

• justificação e explicação Esco her unidadedas alternativas de disco default

integralidade, pois não existem modos de ra-ciocínio ou decisões-padrão 7.

Neste estudo, observou-se o uso de GSAD ede SAD específicos no processo de orçamenta-ção, através da análise das ações realizadas pelosusuários-tomadores de decisão com os gera-dores, quando da concepção dos SAD, e com osSAD específicos, quando procuraram obterapoio à decisão. A análise fundamentou-se nomodelo de decisão de Simon 8 e na abordagemROMC '. O primeiro modelo considera o proces-so decisório individual como uma seqüência detrês fases: inteligência, modelagem e escolha.Elas consistem respectivamente na identificaçãodo problema, na modelagem das soluçõespossíveis e na seleção da solução satisfatória, po-dendo-se acrescentar a fase de implementaçãoao modelo original. Com base nesse modelo dedecisão, Sprague e Carlson explicitaram as prin-cipais atividades de tomada de decisão quecompõem cada uma das fases. A partir destasatividades, foram definidas ações que são reali-zadas com um GS~.D quando do desenvolvi-mento e da utilização de SAD específicos - verfigura 2.

Estas ações podem ser agrupadas em ações re-

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lacionadas diretamente com o processodecisório - construir, modificar, consultar e im-primir a tabela, o gráfico, o relatório - e emações independentes do processo decisório, maisdiretamente relacionada com o uso de hardwaree software no GSAD. As ações, por sua vez, sãocompostas de códigos de ação, elaborados a par-tir dos menus e submenus, das teclas de funçãoe outros comandos especiais do teclado, assimcomo das funções de programação existentes noGSAD. A observação detalhada das ações e dosseus respectivos códigos de ação, durante oprocesso de gestão orçamentária tomou possívela análise das diferenças de uso dos dois tipos deGSAD adotados, o estudo da efetiva utilizaçãodos recursos existentes nos geradores e a análisedo apoio à decisão oferecido pelos SAD es-pecíficos nas três fases do processo decisório.

7. TOLOVI JR., José e GRAJEW, Jakow. "A infor-mática e a tomada de decisões na empresa: perseecti-vas para os anos 80." In: Revista de Administraçao deEmpresas, vol, 20, nll 4, out-dez., 1980, pp. 45-50.

8. SIMON, Herbert A. The new science oi manage-meni decisions. New York, Harper & Row, 1960.

9. SPRAGUE, Ralph H. e CARLSON, Eric D. Op. cito

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PLANEJAMENTO DO EXPERIMENTO

Nesta seção, estão descritos o processo degestão orçamentária observado, os usuários quedele participaram e os GSAD utilizados.

1. O Processo de Gestao OrçamentáriaObservado

O processo de gestão orçamentária foi obser-vado num laboratório experimental, no qualforam criadas, artificialmente, as condições defuncionamento de ,uma empresa. O laboratóriofoi organizado na Ecole Supérieure des Affairesde Grenoble, França. Os seguintes elementosfizeram parte do laboratório:

• um simulador de gestão, IMAGE I 10, quesimula o funcionamento de uma empresa dosetor de componentes elétricos; o modelo é glo-bal e sem concorrência, as funções clássicas deuma empresa estão representadas - pessoal, su-primento, produção etc. - e uma característicaimportante de qualquer processo de gestão, a in-certeza, está presente;

• um processo de gestão orçamentária quepermite administrar a empresa durante um ano;

• um comitê de direção, composto pelos cin-co ou seis usuários pontenciais do GSAD e dosSAD;

• animadores do processo de gestão or-çamentária com IMAGE I, que dirigem a simu-lação;

• conselheiros que prestam assistência técni-ca para o uso do GSAD;

• um GSAD e um microcomputador equipa-do com impressora, ferramentas computacio-nais para previsão e programação da produção, e

I dados sobre os 24 últimos meses de atividade daempresa gravados em disquete;

• um equipamento para a gravação, emvídeo, dos dados referentes à interação usuário-GSAD-microcomputador.

O processo orçamentário propriamente dito écomposto de duas grandes etapas: a análise dopassado e a gestão previsional. A etapa deanálise do passado (24 meses) da empresa geridaresulta na fixação dos objetivos para a adminis-tração da empresa para os próximos 12 meses.Nesta etapa, são realizadas essencialmente ativi-dades correspondentes às fases inteligência emodelagem do modelo decisório de Simon 11.Na etapa de gestão previsional e real da empresapor um período de 12 meses, as principais ativi-dades são a análise do mercado e as previsões devendas, a administração de pessoal, a progra-mação da produção e do suprimento, a previsão

do fluxo de caixa, a aplicação das escolhas feitas ea análise de suas conseqüências. Essas atividadescorrespondem às fases modelagem e escolha domodelo do processo decisório de Simon, e tam-bém à implementação das decisões escolhidas.As atividades da gestão previsional são interde-pendentes e compõem-se de 23 decisões elemen-tares, tais como níveis de produção e suprimen-to. Essas decisões devem ser tomadas para obom andamento da administração da empresasimulada. As 23 decisões encontram-se em dife-rentes modelos - os SAD específicos - desenvol-vidos pelos usuários.

2. Os Grupos de UsuáriosDois comitês diretores - grupos A e B -

foram escolhidos para o experimento, dentre osparticipantes da simulação com IMAGE I. Cadaum dos grupos empregou um GSAD diferenteem termos de integração de ferramentas ou mó-dulos especializados. Os membros do grupo sãoexecutivos de empresas da região de Grenoble,França. Eles encontravam-se na fase de conclu-são de um programa de especialização de admi-nistração de empresas, a nível de pós-graduação,com duração de dois anos.

As características dos integrantes dos doisgrupos, dos quais nenhum tinha experiênciacom simuladores de gestão, estão apresentadasno quadro 1.

As características acima indicam que osusuários que participaram do experimento po-deriam constituir um grupo semelhante aos ge-rentes-tomadores de decisão encontrados nasempresas, em termos de estudos, experiênciaprofissional e experiência com informática. Es-sas características também mostram que o grupoB tinha uma maior experiência no uso de ferra-mentas computacionais.

Dos cinco componentes do grupo A, quatrotornaram-se usuários de SAD, ao passo que no§~Ó~B, todos os seis integrantes utilizaram

3. Os GSAD UtilizadosComo GSAD não integrado adotou-se a pla-

nilha MuItiplan, em sua versão 1, e comoGSAD integrado Framework, também em suaversão 1. As características destes dois geradoresestão apresentadas no quadro 2.

Em razão do grande número de módulos edo maior número de códigos de ação e funçõesde programação, Framework foi considerado

10. IMAGE: modelo de simulação de adminis-tração industrial. Documento do IAE de Grenoble(inédito), 1985, 45 páginas.

11.SIMON, Herbert Á. Op. cito

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QUADRO 1: caracterfstlcas dos Grupos de Usuários dos GSAD

Características Grupo A Grupo BPessoais

• Número de pessoas 5 6

• Idade: faixa dos 25-34 anos 1 2

faixa dos 35-44 anos 4 4

• Estudos- técnico-cientfficos 3 3

- contábeis-administrativos 1 2

- ciências humanas 1 1

• Formação Multiplan (duração) 2,5 dias 1 dia

Framswork - 3 dias

• Experiência anterior cominformática: Multiplan 1 1

Grandes sistemas - 2

• Empresas de origem- serviços 2 2

- indústria 2 2- comércio 1 2

• Experiência profissional >4anos > 4 anos

um GSAD que possui um nível elevado de inte-gração e Multiplan, um nível baixo 12.

ANÁLISE DO USO DOS GSAD NO PROCESSODE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA

o uso dos GSAD no processo de gestão orça-mentária foi analisado em termos de acessibili-dade dos pacotes de software para os usuários-to-madores de decisão, em termos das caracterís-ticas do desenvolvimento e uso dos SAD especí-ficos e em termos do apoio à decisão fornecido.

1. Uso dos GSAD e AcessibilidadeA acessibilidade dos GSAD não integrados e

integrados, para os usuários dos Grupos A e B,respectivamente, foi estudada no momento doaprendizado inicial dos geradores e durante oseu uso. O aprendizado inicial foi avaliadoquando da conclusão dos programas de treina-mento aos pacotes de software. O conteúdo dosdois programas, na medida do possível, foi se-melhante e seguiu os mesmos princípios de au-mento gradual da complexidade. Os instrutorestambém foram os mesmos. As característicasmensuradas após o treinamento inicial estãoapresentadas no quadro 3.

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A avaliação do aprendizado do gerador nãointegrado apresenta escores médios superioresaos do integrado, com 91% dos escores indivi-duais dos usuários do gerador não integrado ~ 5(sobre 6) , contra somente 75% dos usuários dointegrado. Considerando que os usuários doGSAD integrado tinham o mesmo nível de ex-pectativa antes do início do programa de treina-mento que os do não integrado - escore médio 5(sobre 6) -, que os primeiros tinham uma expe-riência maior com ferramentas computadoriza-das, que a duração do seu programa de treina-mento foi superior, e que a sua complexidade émenor - em razão do número mais reduzido demódulos, códigos de ação e funções -, pode-seinferir que o aprendizado inicial do gerador nãointegrado foi mais fácil. Esta constatação é cor-roborada pelos escores médios sensivelmentemais baixos dados pelos usuários do GSAD inte-grado à quantidade de trabalho e ao ritmo doprograma de treinamento - 4,5 e 4,8 (sobre 6) -,

12. HOPPEN, Norberto. "L'utilisation de Généra-teurs de Systémes Interactifs d'Aide à la Décisiondans un processus de gestion budgétaire". In: Actesdu Colloque sur le Développement des Sciences etPratiques de l'Organisation. Paris, APeEI, 10-12março, 1987, pp. 157-163.

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QUADRO 2: Os GSAD Utilizados

~ Multiplan FrameworkGerador -> NAOINTEGRADO INTEGRADO

Software

• Módulos - número 1 6- descrição planilha planilha, banco de dados,

processador de textos e gráficos,organizador de idéias e comunicação

• Códigos de Ação (total) 107 131- menu/sub-menu 94 102- teclas de função 1 10- comandos especiais

de teclado 12 19

• Funções (total) 40 145- matemáticas 17 20- lógicas 10 9- financeiras 1 6- de impressão - 22- de automação (macros) - 16- outras 12 72

Hardware

• Micros Hewlett-Packard 150 Olivetti M24 512 K,256 K, 2 disquetes 1 disquete + disco rígido

e Buli Micral 30, 640 K,2 disquestes

• Impressoras HPeOKI NEC

QUADRO 3: Acessibilidade: Avaliação do Programa de Treinamento Inicial

Gerador -> Não Integrado Integrado

• Duração do Programa 1+1,5dias 3 dias

• Avaliação do Programa (escore médio sobre 6)

- Conteúdo 5,4 4,9- Organização 5,6 5,2- Instrutores 5,3 5,0

contra os escores 5,4 dados pelos usuários doGSAD não integrado.

A análise das facilidades ef ou dificuldadesencontradas quando do uso dos geradores foirealizada a partir:

• da mensuração da assistência técnica solici-tada pelos usuários;

• da avaliação, pelos usuários, da infra-estrutura criada para o uso dos geradores du-

rante a simulação ;• da mensuração dos erros efetuados pelos

usuários - incorreções relativas aos códigos deação - quando do uso dos geradores e dos SADespecíficos;

• da computação, nos menus dos geradores,dos níveis dos códigos de ação utilizados -níveis 1, 2 e 3 -, tendo em vista que ao nível 1corresponde uma única operação por parte do u-suário e ao nível 3 correspondem três operações.

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A observação da assistência técnica solicitadapelos usuários - ver quadro 4 apresentado a se-guir - revelou que:

• não foram constatadas diferenças sensíveisquanto ao número de intervenções solicitadas;

• o GSAD não integrado apresentou um pro-blema específico com a troca freqüente de impres-soras, obrigando os usuários a parametr.izá-Iasatravés da digitação de um código hexadecimal:

• o "consumo" excessivo de memória doGSAD integrado causou problemas para o seuuso em virtude da limitação do sistema opera-cio~al 005 em gerir somente 640 K de memóriacentral, exigindo assim muitos artifícios, ~e ma-nipulação de arquivos por parte dos usuanos;.

• a disponibilidade e o us? de um m~l?rnúmero de módulos do GSAD integrado exigiumais assistência técnica.

Vejam-se, por exemplo, as perguntas relati-vas ao editor de gráficos. .

Outros problemas observados durante o ~sodo gerador integrado foram os tempos de Im-pressão de tabelas e gráficos, co~siderados .lo~-gos pelos usuários (entre 2 e 4 minutos), prmcI-palmente quando ocasionaram interrupção n?processo decisório coletivo. Por sua vez, a POSSI-bilidade de trabalhar com vários frames oumodelos simultaneamente na memória centraldificultou o trabalho dos usuários menos expe-rientes.

A infra-estrutura disponível para o uso dosgeradores não integrado e integrado pode serconsiderada satisfatória em função dos escoresobtidos - ver quadro 4 -, mas não foi percebidada mesma maneira pelos usuários. Houve umamaior necessidade de assistência técnica duranteas sessões de trabalho livre por parte dosusuários do gerador integrado, quando ocorre-ram problemas de recu~ração ~e arquiv~s: deescala nos gráficos e de impressao dos gráfícos.Estes não foram resolvidos imediatamente emrazão da indisponibilidade momentânea da as-sistência técnica. O escore de 4,6 (sobre 6) prova-velmente é reflexo destes fatos. Também houvepressões para uma maior disponibilidade dehardware e de software durante a simulação -escore 4,5 -, resultante, ao menos em parte, dalimitação de memória útil disponível para oGSAD integrado. Esta demanda resultou no for-necimento de um segundo microcomputador e

. de um segundo exemplar do software a o susuários do gerador integrado. O escore de 4,8dado à disponibilidade de hardware e softwarepelos usuários do GSAD .não i!ltegr~~o. reflete anecessidade de uma maior disponibilidade deimpressora, considerada insuficiente durante asimulação.

A observação dos erros cometidos pelosusuários nos diferentes códigos de ações - verquadro 5 - permite os seguintes comentários:

• O uso mais regular do gerador não integra-

QUADRO 4:Acessibilidade· Natureza da Assistência Técnica e Infraestrutura Dlsponrvel.

Gerador -> Não Integrado Integrado

Assistência Técnica

• Total de solicitações 24 100% 28 100%- planilha 37% 40%

25% -- impressão- sistema operacional e

manipulação de arquivos 38% 30%

- gráficos - 15%

- outros - 15%

Infraestrutura Dlsponfvel para o Uso dos GSAD (escore médio sobre 6)

- avaliação da assistênciatécnica durante a simulação 5 5,4

- avaliação da assistência5,2 4,6técnica durante o trabalho livre

- disponibilidade de hardware4,8 4,5e de software

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do pelos quatro usuários do grupo acabou geran-do um nível médio de erros maior - 8,7% con-tra 6,3% dos usuários do GSAD integrado -, oque pode ser explicado por um uso individualmenos intensivo e um aprendizado menor.Dentre os usuários do GSAD não integrado, omais ativo empregou 40% do total de códigos deação observados (3404) e cometeu, em média,

7,7% de erros. O usuário menos ativo, por suavez, utilizou o gerador em 10% do total ecometeu em média 5,4% de erros. Entre osusuários do gerador integrado ocorreu umamaior concentração e especialização, com 79%dos códigos de ação observados ( de um total de9712) centralizados num único usuário, o qualcometeu em média 5,7%de erros.

QUADRO 5: Acessibilidade: índice de Erros e Nfvels dos Códigos de Açao nos Menus

Gerador -> Não Integrado IntegradoQuant. % Quant. %

• Total códigos de ação observados 3404 9712

• Códigos de ação errados 295 8,7 610 6,3

• Uso dos códigos de ação (sem erro) nos menus: 3109 9102- primeiro nrvel 24,0 80,7- segundo nível 43,7 17,8- terceiro nível 32,4 1,5

QUADRO 6: AçOes Realizadas com o Gerador e os SAD

Gerador -> Não Integrado IntegradoQuant. % Quant. O/o

• Total de Ações Observadas 425 2463

• Ações independentes da realizaçãoe uso dos SAD 45 52

• Ações dependentes da realização euso dos SAD 55 48

• Ações mais freqüentes no usodo GSAD não integrado:1. Carregar arquivos na memória 27,32. Atualizar os dados do SAD 12,93. Modificar dados e modelo 12,24. Imprimir 12,25. Carregar gerador 7,56. Apresentar modelo na tela 6,4

• Ações mais freqüentes no uso doGSAD integrado:1. Fechar frame (quadro) 18,82. Modificar dados e modelo 13,43. Abrir frame (quadro) 12,94. Deletar frame (quadro) 9,95. Carregar arquivos na memória 7,46. Imprimir 7,2

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oARTIGO

• A necessidade de declarar o tipo de carac-teres a digitar quando do emprego de caracteresalfabéticos ocasionou 25,4% (de um total de 296)dos erros cometidos com o GSAD não integrado.20,6% das ações digitar código alfabético foramerradas, o que revela um problema de concepçãodo gerador. No uso do gerador integrado não foiobservado nenhum erro com tanto destaque.

Por sua vez, a observação do nível em que seencontram os códigos de ação utilizados nosmenus dos geradores - ver quadro 5 - revelouque o maior número de códigos de ação estão si-tuados num nível inferior do menu do geradornão integrado - 76,1% nos segundo e terceironíveis. No GSAD integrado somente 19,3% doscódigos de ação empregados estavam situadosnos segundo e terceiro níveis. Constata-se, pois,

QUADRO 7: Uso dos Códigos de Ação

que no GSAD não integrado os usuários foramobrigados a realizar um número maior de ope-rações para obter uma determinada ação, comuma conseqüente perda de tempo.

2. Desenvolvimento e Uso dos SAD EspecíficosO desenvolvimento e o uso dos SAD es-

pecíficos foram observados a partir das ações de-finidas na figura 2 e a partir dos códigos de açãodos geradores - menus e submenus, comandosespeciais, teclas de função - utilizados. As obser-vações sobre as ações dos usuários estão apre-sentadas no quadro 6.

A classificação das ações em dependentes ounão do processo de desenvolvimento e uso deSAD específicos revelou que 45% das ações reali-zadas com o gerador não integrado são indepen-dentes contra 52% das ações realizadas com o in-

Gerador -> Não Integrado IntegradoQuant. % Quant. %

• Códigos de ação

· Utilizados 56 52 88 67

· Disponíveis 107 131

• Funções· Utilizadas 8 20 17 12

· Disponíveis 40 145

• Códigos de ação mais freqüentesno uso do GSAD não integrado:1. Dados 29,32. Código alfabético ("Iabels") 10,73. Tecla ESC (anula) 6,84. Fórmula matemática 5,05. Gravação arquivo em disquete 3,76. Carregar arquivo para memória 3,67. Copiarde 3,68. Copiar para 3,4

9. Copiar à direita 2,810. Erro no código alfabético 2,2

• Códigos de ação mais freqüentes,

no uso do GSAD integrado1. Abrirlfechar quadro (frame) 10,22. Definir região de trabalho 9,4

3. Copiar 8,84. Entrar no quadro (frame) 6,9

5. Zoom 6,16. Recalcular 5,77. Subir para a borda do quadro 5,58. Apagar 5,09. Correção de fórmula 4,3

10. Dados 4,2

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tegrado. Para este último, qutro das seis açõesempregadas com maior freqüência independemdo processo de realização e de uso dos SAD - sãoações ligadas à manipulação do software, dos ar-quivos e do microcomputador. Esta relaçãomostra que um esforço para melhorar a acessi-bilidade dos GSAD deve ser realizado a nível dosoftware propriamente dito e também a níveldo sistema operacional e do funcionamento dosmicrocomputadores e de seus periféricos.

Os códigos de ação mais utilizados durante oprocesso de gestão orçamentária figuram noquadro 7.

O índice geral de utilização dos códigos deação disponíveis nos geradores - 52% para o nãointegrado e 67% para o integrado - indica umuso satisfatório destes recursos. A baixa utili-zação das funções de programação - 20% do dis-ponível no GSAD não integrado e 12% no inte-grado está relacionada com o tipo de abordagemdada ao problema e com o apoio à decisão de-mandado, quais sejam:

• a realização de modelos orçamentários nãosofisticados em termos de interação homem-máquina;

• o uso destes modelos para realizar simu-lações das conseqüências de determinadas de-cisões;

• a não utilização de modelos de análise fi-nanceira, para os quais existe uma série defunções.

Os códigos de ação dos geradores podem serclassificados em "ligados ao conteúdo do mode-lo" - dados, fórmulas -, "ligados à realização domodelo" - copiar, anular, apagar etc. -, "ligadosàs peculiaridades do gerador", principalmenteem termos da gestão dos quadros <trames) e, fi-nalmente, "ligados ao uso de suporte computa-dorizado" - gravar arquivo, carregar software earquivo na memória etc. Levando em conside-ração essa classificação, a análise dos dez códigosde ação utilizados com maior freqüência nosdois tipos de geradores permite os seguintes co-mentários:

• os códigos mais usados no GSAD não inte-grado são ligados ao conteúdo do modelo pro-priamente dito - 47,2%do total;

• os códigos mais usados no GSAD integra-do são ligados à realização dos modelos - 28,9%- e à gestão dos quadros <trames) do software -28,7%. Estes últimos exigem, pois, uma atençãoespecial quando do treinamento do usuário.

Cabe assinalar também uma nítida diferençaexistente na operação copiar, a qual ocorre comgrande freqüência quando da realização dosmodelos. No GSAD não integrado foram obser-vados três códigos de ação diferentes, entre osdez mais freqüentes, para realizar esta operação:copiar de-para, copiar à direita, copiar parabaixo. Estes códigos estão no nível três do menu.No GSAD integrado foram empregados um, nomáximo dois códigos diferentes: copiar e definirregião. Estes se encontram no nível um, em te-clas de função. Como uma das conseqüências,constatou-se que 9,8% dos códigos copiar dogerador não integrado apresentaram erro contrasomente 5% do gerador integrado.

3. GSAD e Apoio à DecisãoO apoio à decisão fornecido pelos GSAD nas

diferentes fases do processo decisório está apre-sentado no quadro 8. O apoio foi medido a partirdas ações realizadas pelos usuários nas diferen-tes etapas do processo de gestão orçamentária.

A utilização mais intensiva do GSAD inte-grado na fase de inteligência - 23% contra 10%do GSAD não integrado - confirma-se pelonúmero de modelos gráficos desenvolvidos -em número de 27 -, destinados em grande parteà análise de dados do passado da empresa. Aotodo, foram desenvolvidos 56 modelos pelosusuários do gerador integrado, contra somente10 do gerador não integrado.

A existência do módulo de processamento degráficos acabou possibilitando um apoio à de-cisão mais homogêneo ao processo de gestão or-çamentária pelo GSAD integrado. Por outro la-do, os usuários foram questionados sobre as ra-zões do não uso de outros módulos do gerador -processador de textos, gerenciador de dados,

QUADRO 8: Ações Realizadas Durante o Processo Decisório

Gerador -> Não Integrado IntegradoFase do processo decisório em% em%

- Inteligência 10 23

- Modelagem 51 34

- Escolha 39 43

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organizador de idéias -, os quais potencialmentepoderiam contribuir em termos de apoio àdecisão. Segundo eles, o processador de textosnão foi utilizado, apesar da necessidade de ela-borar relatórios durante o processo deorçamentação, em razão da indisponibilidade doGSAD fora do recinto da simulação e em razãodo conhecimento insuficiente deste módulo porparte do encarregado da redação dos mesmos. Oprocessador de textos havia sido incluído noprograma de treinamento inicial, e o seu nãodomínio pode ser atribuído à falta de continui-dade do trabalho com este módulo. O gerencia-dor de dados aparentemente não se adequou aoprocesso de gestão orçamentária e o uso do orga-nizador de idéias sofreu com as restrições dememória útil disponível para o GSAD.

Cabe ressaltar que os usuários de ambos osgeradores empregaram ferramentas de previsão- regressão múltipla - durante a fase de inteli-gência do processo decisório. Estes foram julga-dos interessantes em função da disponibilidadede informações sobre o passado da empresa.

PERSPECTIVAS PARA ODESENVOLVIMENTO DOS GSAD

Os resultados apresentados na seção anteriorforam obtidos em laboratório, em condiçõessimuladas. Por um lado, este fato traz problemasde validação da pesquisa mas, por outro lado,torna possível uma observação mais detalhada econtinuada do uso de GSAD num processo degestão orçamentária. Este processo, na vida real,é longo e relativamente difuso nas organi-zações, o que dificulta o seu estudo. A partir dasobservações realizadas, cuja análise é ainda par-cial, são apresentadas recomendações para o de-senvolvimento futuro dos geradores por partedas softwarehouses e para a sua utilização nasorganizações.

1. Desenvolvimento dos GSAD pelas Software-houses1. 1. Desenvolvimento da acessibilidade

A análise da acessibilidade, apresentada naseção "Uso dos GSAD e Acessibilidade", eviden-ciou alguns problemas relacionados com o con-ceito de utilização fácil e eficiente, entre as quaiscabe destacar os problemas encontrados na inter-relação software-hardware, os problemas decódigos de ação que induzem erros - a obrigato-riedade da definição de código alfabético nogerador não integrado -, o grande número deníveis encontrados nos menus e a facilidade deuso inicial do GSAD.

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Quanto ao primeiro problema, a compatibili-zação da configuração micro-impressora-software é realizada de uma maneira poucoprática e amigável no GSAD não integrado. Pa-cotes de software mais recentes permitemefetuar esta compatibilização via menu. Nestecaso, o problema que resta a resolver para assoftwarehouses é o de como fazer chegar àsmãos do usuário os programas de compatibili-zação das impressoras mais recentes, tendo emvista a diversificação e a expansão deste segmen-to do mercado de hardware. Uma outra soluçãopode ser obtida pela perfeita integração hard-ware-software, como o preconiza a política deApple Co., com a sua linha MacIntosh.

Em termos de integração hard e software, oGSAD integrado teve problemas com amemória disponível no micro. A solução desteproblema passa pelo desenvolvimento do siste-ma operacional DOS, o mais difundido entre osmicros PC 16 bits, permitindo que ele acesseuma memória maior. A solução encontradacom o novo micro PS-2 e seu sistema operacio-nal OS-2, além de não estar disponível no Bra-sil, é bastante cara, e a utilização de memóriavirtual em disco rígido é somente um paliativo.

Outros problemas, não estudados nesta pes-quisa, surgem com uma necessidade maior decomunicação e a possibilidade de importar e ex-portar dados e modelos, viabilizando o conceitode SAD para Grupos.

O número de ações necessárias para a opera-cíonalízação do suporte computacional, pratica-mente igual ao das ações necessárias para amodelagem dos SAD, deve suscitar reflexõespara o desenvolvimento de GSAD, no sentidode simplificar e reduzir este tipo de operações.

Dois tipos de solução podem ser adotadospara resolver o problema dos níveis excessivosnos menus e da má localização de comandosfreqüentemente utilizados - por exemplo, oscódigos de ação para cópia no GSAD não inte-grado. Uma via consiste em propor dois modosde interação com o software, através de menupara usuários não treinados e via comandos di-retos para usuários treinados e que usam o gera-dor regularmente. Esta solução já existe no soft-ware dBASE III Plus, dedicado a problemas degerenciamento de dados. A idéia pode ser trans-posta para os GSAD para planejamentoorçamentário. Uma segunda solução pode serobtida através de um estudo mais criterioso doposicionamento dos comandos nos menus, co-locando os códigos de ação empregados commais freqüência nos níveis superiores ou em te-clas de função, permitindo a diminuição donúmero de operações.

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Com o objetivo de tornar o GSAD maisacessível desde o primeiro contato do usuário,torna-se imperioso reduzir a sua complexidade.Uma arquitetura mais aberta e modular doGSAD, que será discutida no item seguinte,pode contribuir para isso.

1.2. Integraçao de tunçôesA disponibilidade de um maior número de

funções no GSAD integrado oportunizou ummaior apoio à decisão na fase de inteligência doprocesso decisório. Segundo Treacy 13, asfunções existentes nos GSAD cobrem razoavel-mente bem as atividades de modelagem do pro-blemas restando cobrir melhor as necessidadesde análise ad hoc, quando existem problemas es-pecíficos. Entre as funções que podem ser inte-gradas para o tipo de problemas estudado, en-contram-se modelos de previsão - que foramempregados, de maneira autônoma, pelosusuários dos GSAD não integrado e integrado -e modelos de análise estatística.

A fase de escolha poderia ser melhor apoiadacom a integração de modelos de otimizaçãooriundos da Pesquisa Operacional e de modelosque auxiliam a arbitragem das decisões, baseadosna análise multicritérios. Em termos de funçõesde otimização, pode ser citado o software Vino,compatível com a planilha Lotus 1,2,3.

À medida que mais funções, que favorecem aanálise ad hoc, são integradas no GSAD, aumen-ta a dificuldade de utilização dos mesmos. Umavia de desenvolvimento a ser pesquisada con-siste na inclusão de um módulo inteligente deassistência ao usuário 14. Este é formado por umbanco de conhecimentos específicos para apilotagem do gerador, e pode auxiliar o usuário/tomador de decisão na escolha de modelos deanálise pertinentes à problemática.

Por outro lado, a não utilização de módulosdo gerador integrado, potencialmente úteis parao tipo de problema tratado - o módulo processa-mento de texto, por exemplo -, mostra que amaior complexidade deste tipo de GSAD nãofoi inteiramente dominada. O tipo de treina-mento dado aos usuários teve como carac-terísticas principais: duração de três dias, aborda-gem de todos os módulos, com exceção da

comunicação, estudo de 69% dos códigos de açãoe 13% das funções. Os usuários não iniciadosem informática e, principalmente, aqueles quenão utilizam o gerador de maneira intensivaapós o treinamento inicial têm a necessidade deum produto mais simples. Este poderia ser de-senvolvido em torno de uma arquitetura maisaberta e modular, permitindo a integração denovos módulos à medida que se faz sentir a suanecessidade, conservando contudo os códigos deação de base. O produto MS-Windows, um soft-ware do tipo integrador, é um exemplo da via dedesenvolvimento que pode ser seguida.

2. Implementação dos GSADA análise da utilização dos GSAD em gestão

orçamentária destacou a importância da criaçãode uma infra-estrutura condizente para o seuuso por usuários com pouca experiência em in-formática. Condições muito importantes são aassistência técnica, em termos de presença ecompetência, e a disponibilidade permanentedos geradores em número suficiente, garantin-do a eficácia do uso dos mesmos. A pressão dotempo ( os prazos ) associada ao processo degestão orçamentária faz com que interrupçõesdo processo decisório sejam mal recebidas pelosusuários. Nesse sentido, abordagens do tipoCentro de Informações, criadas para difundir ainformática para o usuário final nas organi-zações, podem ser muito úteis.

Este trabalho apresentou resultados obtidos apartir da análise de um processo deorçamentação simulado em laborátorio. Um es-tudo mais aprofundado da problemática descri-ta, a ser realizada nas próprias organizações, per-mitirá uma avaliação mais precisa daimportância relativa de cada um dos aspectosmencionados acima. O

13. TREACY, Michael. "Future directions in DSStechnology". In: Center for lniormation Systems Re-search Wõrking Paper n. 123. Sloan School of Man-agement, MIl, january, 1985,28 páginas.

14. TRAHAND, Jacques e HOPPEN, Norberto."Sistemas Especialistas e apoio à decisão emAdministração". In: Revista de Administração, vol.23, nQ 2, abril-junho, 1988,pp. 11-20.

ABSTRACT: In this paper the authors present a longitudinal study about the use of Decision SupportSystems Generators in a Budgeting processo The study comprises: 1. analysis of the userfriendlinessconcept of a generator; 2. analysis of the development process of DSS using generators; e 3. analysis ofthe support provided by the DSS to the decision processo Some suggestions for future development ofDSS generators are also presented.

KEY WORDS: Decision Support, Decision Support Systems, Decision Support Systems Generators,Budgeting Processo

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