INSTRUÇÕES PARA

PROCEDIMENTOS

Giovanni Bruno L. de S. Brito

■ Uma das tarefas mais comuns executadas pelos profissionais do SESMT é escrever e/ou

seguir os procedimentos.

■ Isso na verdade é quase uma atribuição, visto que a legislação determina que cabe ao

empregador informar os riscos e emitir ordens de serviço sobre segurança e saúde no

trabalho e este vale-se do mesmo para a elaboração dos procedimentos.

■ Quem atua diretamente na área de prevenção de acidentes sabe da importância dos

procedimentos.

■ A maior parte da cultura prevencionista brasileira veio destes documentos escritos ao

longo dos anos nos mais diversos locais de trabalho e que pouco a pouco vieram

ganhando espaço e alguns deles até mesmo servindo como base para as normas oficiais

e técnicas.

■ Tempos depois com a chegada da “onda da qualidade” o escrever procedimentos tornou-se

uma febre que muitas vezes tendenciou ao exagero.

■ Equivocadamente muitas empresas entenderam que escrevendo estariam atendendo as

normas ou pelo menos os auditores.

■ Recentemente um dos órgãos responsáveis por uma destas normas alterou substancialmente

o sentido da norma e dentre os objetivos, para esta mudança, certamente foi coibir o excesso

de papel e valorizar a prática.

■ Com o despertar para os Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde, temos visto ocorrer a

mesma situação em muitas empresas.

■ Isso sem falarmos na fobia pela obtenção de evidências documentais que ao longo da última

década fez com que pilhas e mais pilhas de documentos (procedimentos, instruções,

autorizações, etc) fossem sendo desenvolvidos e emitidos pelos SESMT.

■ Se por um lado isso contribuiu de alguma forma para formação de conhecimento em nossa

área, ao mesmo tempo, tornou-a também um tanto quanto burocrática demais e assim um

pouco mais distante da sua real finalidade.

■ Como em tudo na vida, buscar a dose certa parece ser recomendável.

■ Precisamos entender o que é um procedimento de segurança:

“Procedimento de segurança é uma série de ações que devem ser seguidas para realizar

uma atividade de tal forma que esta não cause danos ao seu executor ou a terceiros.”

■ Um ponto essencial a ser observado com relação aos procedimentos é saber se de fato há

necessidade de que ele seja escrito. Parece obvio, mas não é.

■ Em muitos lugares de trabalho é comum observarmos aquelas pastas volumosas que

servem não mais do que objetos de decoração.

■ Precisamos levar em conta algumas coisas da cultura brasileira, a primeira delas é que

grande parte de nosso povo não tem o hábito de ler.

■ Assim, o melhor procedimento do mundo torna-se o mais inoperante também.

■ Observamos verdadeiros tratados, bem escritos, bem ilustrados e trabalhados, mas que

jamais foram capazes de chamar a atenção dos seus reais usuários.

■ Portanto, é preciso definir com clareza quais operações ou ações carecem realmente de

procedimentos.

■ Escrever por escrever ou para atender qualquer exigência é perda de tempo e de recursos.

■ Um bom método para discutir a real necessidade é discutir o assunto com um grupo, do qual

obrigatoriamente devem fazer parte as pessoas as quais se destinam o procedimento a ser

feito.

■ Neste debate devem ser avaliados diversos pontos, entre eles a complexidade da atividade

a ser executada, as implicações e consequências de um desvio em alguma das fases, etc.

■ Escrever procedimentos deve sempre ser trabalho em equipe.

■ Por mais trabalhoso que seja, o desenvolvimento conjunto implica numa espécie de

compromisso por parte dos envolvidos o que já é um bom ponto de partida para a futura

implantação.

■ Obviamente desta equipe deve fazer parte o profissional em segurança e saúde no

trabalho, para garantir que o texto esteja de acordo com as normas oficiais e técnicas.

■ Sempre deve ser priorizada a iniciativa dos demais participantes, pois estes detêm a

informação prática e também serão os que seguirão o que for definido.

■ Grande parte do insucesso das normas diz respeito a forma vertical com que são

elaboradas e implantadas, ou melhor, impostas.

■ Da equipe devem fazer parte representantes das áreas envolvidas na situação a ser

normalizada.

■ É comum notar que muitas equipes contam apenas com homens de produção deixando de

lado, por exemplo, os integrantes da manutenção.

■ Isso muitas vezes acaba inclusive implicando na geração de mais de um procedimento

para o mesmo assunto, o que torna a situação ainda mais complexa e de difícil

atendimento.

■ Um bom procedimento deve contemplar todas as fases.

■ Uma dica para a checagem quanto a isso é usar as seis variáveis do processo (mão de

obra, máquinas, meio ambiente, método, medidas e materiais).

Diagrama de ISHIKAWA

■ Olhando assim, podemos começar pelas necessidades da mão de obra envolvida (exames

específicos, treinamentos, pausas, etc).

■ Logo em seguida, podemos focar a questão das máquinas e equipamentos (manutenções,

preventivas, EPC, limpeza, etc).

■ Passando ao meio ambiente podemos definir as questões de controles ambientais aplicáveis.

■ Indo ao método podemos definir itens importantes para a segurança e ergonomia.

■ Quando chegarmos aos materiais podemos definir inspeções prévias, aprovações para o

caso de produtos químicos, etc.

■ Não é incomum que situações de risco ou perigo sejam gerados em operações feitas

em áreas anteriores do processo e que isso não esteja contemplado no estudo para

elaboração ou mesmo no próprio procedimento.

■ Quando este for o caso é essencial envolver no desenvolvimento do procedimento pessoas

de outras áreas.

■ Sempre, a difusão e debate sobre os riscos será muito favorável, mesmo que por fim opte-se

por não emitir o procedimento.

■ Um procedimento que surja da real necessidade e que esteja escrito em linguagem

acessível e a partir do debate com os envolvidos é sem sombra de dúvida um forte elemento

prevencionista, além de ser um documento pleno caso seja preciso demonstrar um

gerenciamento de segurança para dado assunto.

■ Quanto há consciência da real utilidade dos procedimentos, estes melhoram em muito a

comunicação e minimizam a ocorrência de enganos e falhas.

PROCEDIMENTO NA PRÁTICA

Roteiro para o desenvolvimento de um procedimento

1) Formação de um Grupo de Trabalho

Deverá ser composto conforme o assunto a ser tratado.

Devem fazer parte os representantes do SESMT e as demais áreas que tenham

envolvimento com o problema e principalmente com a solução.

Ao formar a equipe, para agilizar os trabalhos, devem ser definidas algumas regras.

A primeira delas diz respeito a duração das reuniões, que sugerimos jamais passar de

60 minutos.

Deve-se também definir um líder para orientar os trabalhos e se possível escolher alguma

metodologia ou ferramenta para pelo menos garantir um formato lógico ao debate.

2) Discutir a intenção

Fazer ou não um procedimento?

Este procedimento contribuirá para melhoria?

Será possível cumpri-lo?

Enfim, conforme a realidade de cada empresa ou assunto.

3) Definir o alcance

Cabe aqui a sensatez de notar os limites do grupo e suas ações, se este foi designado pela

direção, etc.

É essencial que representantes de todas as áreas a serem alcançadas participem do debate.

Existe a cultura de elaborar procedimentos para que os outros cumpram sem que ao menos

sejam consultados.

Se o procedimento tiver alcance corporativo é preciso discuti-lo com responsáveis por outras

fábricas/Unidades/Plantas.

4) Definir o objetivo

Agora que já temos uma equipe de trabalho, a certeza da necessidade do procedimento e o

alcance do mesmo, vamos definir o foco do procedimento.

Veja que este ponto é de suma importância pois é a partir da clareza deste que teremos ou

não um procedimento acessível e interessante.

Deve-se evitar a difusão de assuntos e temas, buscando a especificidade que, no entanto,

contemple todas as fases do processo ou ação.

Daqui sairemos com a definição “Procedimento para...”

5) Descrição do procedimento

É a alma do trabalho. É recomendado que seja trazido para a reunião uma análise de

riscos do processo, operação ou ação que será objeto do procedimento.

Neste momento não deve ser apresentado ao grupo as medidas de segurança propostas,

pois este irá discuti-las na sequência.

O profissional de segurança e saúde deve no entanto manter junto a si as necessidades

mínimas e no futuro debate intervir sutilmente quando notar que algo ficou de fora.

Com ela em mãos transcrever todas as fases e discutir exaustivamente com o grupo tanto

a sequência como cada uma das fases.

Esta fase do trabalho deve ser feita em mais de uma reunião, conforme a dimensão do

estudo.

5) Descrição do procedimento (continuação...)

A participação do Líder do grupo é fundamental e será decisiva para obtenção de um

número maior de informações fornecidas pelos participantes.

Concluída a parte de definição das fases e hora de discutir as medidas de segurança.

Neste momento geralmente as medidas propostas alcançam o mais alto nível e muitas

vezes excedem as expectativas.

O debate favorece o desenvolvimento da cultura e questionamento da prevenção,

traduzindo-se em compromisso futuro.

Neste ponto é importante zelar pela simplicidade da linguagem.

Há toda uma tendência de “escrever difícil para ficar bonito” – procedimento não é poesia!

6) Definir Responsabilidades

Aqui iremos definir por quem será feito.

Cuidado especial ao atribuirmos responsabilidades a funções ou áreas ausentes ou mesmo

responsabilidades a funções/áreas que não tenham funcionalmente como assumi-las.

7) Citar referências

O procedimento ganhará força ou possibilitará consultas a fontes mais detalhadas quando

citarmos as referências utilizadas para sua elaboração.

8) Glossário

Quando for impossível evitar termos técnicos ou que não seja usuais pelos empregados é

essencial colocarmos um glossário contendo as palavras e termos que possam ser motivo

de dúvida.

9) Distribuidor

É preciso dizer quem irá receber o procedimento, geralmente feito pelas funções (Gerentes,

Supervisores, Operadores, etc), desta área ou de todas as áreas ou todas as fábricas, enfim,

cada realidade é uma realidade diferente.

10) Anexos

Se há necessidade de planilhas, quadros, desenhos anexos, os mesmos devem ser citados

no próprio procedimento em campo especifico.

11) Data de emissão / Responsável / Data revisão

Todo procedimento deve ser datado e quando atualizado constar a data de revisão.

Deve também ter o nome do(s) responsável(is) pela elaboração/revisão.

OUTRAS RECOMENDAÇÕES

■ Escrito o procedimento é preciso agora pensar em duas coisas.

■ Primeiramente na forma de distribuição.

■ Difícil definir aqui uma forma única que se aplique a empresas que tenham 50 empregados

e outra com 20 mil.

■ Hoje em dia, com o uso dos meios de informática é comum vermos empresas onde a

divulgação de procedimentos é feito via intranet.

■ É interessante a modernidade, mas nem todos acessam a intranet e que em muitas

empresas nem mesmo há disponibilidade de terminais para todas as pessoas.

OUTRAS RECOMENDAÇÕES

■ Vale aqui citar que o desconhecimento de um procedimento de segurança, em certos casos,

pode significar perdas de vidas.

■ Portanto, não confie tanto na modernidade, ainda engatinhando em muitas empresas.

■ Um bom motivo para ter uma lista de assinaturas é poder depois enviar as atualizações,

caso sejam necessárias, e ter certeza que todos irão recebê-la.

OUTRAS RECOMENDAÇÕES

■ Também não podemos deixar de pensar na implantação.

■ Alguns procedimentos carecem de ações especificas para implantação, que vão de simples

reuniões, mudança de cultura, medidas de engenharia, etc.

■ Fica claro que transferir informação para alguém carece de cuidados que devem ser bem

analisados e talvez nestes residam os bons resultados.

O desenvolvimento de bons procedimentos irão contribuir para o desenvolvimento para

a prevenção de acidentes

Obrigado

gb.brito@outlook.com