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ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1.1 Antecedentes de la empresa 3

1.2 Misión 4

1.3 Visión 4

1.4 Objetivo 4

1.5 Organigrama 5

1.6 Plantilla del personal 6

1.7 Valores 7

1.8 Nuestro lema 8

1.9 Logo y slogan 8

1.10 Nuestro compromiso 9

1.11 Filosofía 9

1.12 Políticas de calidad 10

1.13 Servicio que ofrece 11

1.14 Línea de productos 12

1.15 Mercado meta 14

CAPÍTULO II. ANÁLISIS DE LA EMPRESA2.1 Marco de referencia del mercado 16

2.2. Marco de referencia de la empresa 17

2.3. Análisis de la comunicación 17

2.3.1 Publicidad 18

2.3.2 Promoción de ventas 18

2.3.3 Relaciones Públicas 18

CAPÍTULO III. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.1 Planteamiento del problema 20

3.2. Análisis del problema 20

3.3 Hipótesis 21

3.4 Objetivos de la investigación 21

3.4.1 Objetivos específicos 21

3.5 Desarrollo de la metodología 21

3.5.1 Método de recolección de datos 22

3.5.2 Modo de aplicación 22

3.5.3 Público objetivo 22

3.5.4 Cálculo de la muestra 22

3.6 Cuestionario 23

3.7 Presentación de los resultados 25

3.8 Informe final 38

CAPÍTULO IV. PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

4.1 Introducción 40

4.2 Objetivo 40

4.3 Estrategia 40

4.4. TÁCTICA NO. 1 TRÍPTICO DE BIENVENIDA

4.4.1 Propuesta 40

4.4.2 Método de evaluación 41

4.4.3 Presupuesto 41

4.5. TÁCTICA NO. 2. BUZÓN DE QUEJAS Y/O SUGERENCIAS.

4.5.1 Propuestas 41

4.5.2 Características 41



4.6. TÁCTICA NO. 3. PIZARRÓN INFORMATIVO

4.6.1 Propuestas 42

4.6.2 Políticas de Información 43

4.6.3 Características 43

4.6.4 Método de evaluación. 44


4.7. TÁCTICA NO. 4.REUNIONES DE TRABAJO

4.7.1 Propuestas 44

4.7.2 Políticas de las reuniones 45



CAPÍTULO V. PRESUPUESTO GENERAL DEL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

4.8 Presupuesto General 47

4.9 Calendario de Relaciones Públicas 48

CAPÍTULO VI. PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

6.1 Introducción 50

6.1.2 Objetivo 50

6.1.3 Estrategias 50

6.4. TÁCTICA NO.1 EXPO PACK.

6.4.1 Propuesta 50

6.4.2 Objetivo general 50

6.4.3 Selección del lugar 51

6.4.4. Justificación 52

6.4.5 Ubicación del Stand 52


6.5 TÁCTICA NO. 2 DESAYUNO PARA CLIENTES


6.5.2 Suvenir 53

6.5.3 Programa 53


CAPÍTULO VII. PRESUPUESTO GENERAL DEL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS EXTERNA

7.1 Presupuesto General 55

7.2 Calendario de Relaciones Públicas 56

CAPÍTULO VIII. CONCLUSIONES 58

CAPÍTULO IX. RECOMENDACIONES 60

CAPÍTULO X. BIBLIOGRAFÍA 61

ANEXOS 62

1

INTRODUCCIÓN

Con los continuos cambios del entorno, es necesario que las organizaciones se den cuenta de la importancia de otorgar plena satisfacción a sus públicos, no sólo externos sino también internos. En cuanto al público interno cualquier organización, por pequeña que sea el número de sus integrantes, requiere implementar instrumentos de comunicación que contribuyan a un óptimo clima organizacional y por ende, al logro de los objetivos planteados por la organización. En el presente trabajo, nuestro objeto de estudio es la empresa POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V., ya que es una organización familiar que requiere hacer uso de los medios de comunicación por la falta de comunicación bidireccional que vive constantemente. Así mismo, desarrollar e implementar medios que le permitan generar un ambiente laboral sano pero sobre todo crear sentido de pertenecía de su empleados hacia la empresa proporcionándoles información de la misma. Por ello, nuestro propósito está orientado a la implementación de un plan de relaciones públicas por la importancia que tienen las mismas para lograr una mejora continua de la empresa POLY-ETIQUETAS, S.A de C.V. en el entorno social. Después de un análisis e investigación general de la organización, se presenta un plan de relaciones públicas con el fin de obtener información sobre la situación actual de la organización interna y externa, esto con el fin de realizar una propuesta para la mejora de sus relaciones públicas.

2

CAPÍTULO I

GENERALIDADES DE LA

EMPRESA

3

1.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Fue fundada en el año 2005 en México, D.F., por Erika Cristina Izquierdo López y Pedro Raymundo Hernández Pérez, siendo una empresa de comercialización de etiquetas auto-adheribles, bajo la razón social de “ARC COMERCIALIZADORA”.

En el año 2007 por decisión de los socios se le cambia el nombre por POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V., convirtiéndose en una empresa productora de etiquetas auto-adheribles en rollo. POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V., cuenta con el respaldo de AVERY DENNISON, GREEN BAY, CONSUMIBLES INTERNACIONALES, TODO EN FLEXOGRAFIA, UNITED ENGRAVERS, SEDIFLEX, que forman parte fundamental de nuestro éxito. Hoy en día es una empresa, que gracias a la innovación de su maquinaria y la preferencia de sus clientes, ha crecido en forma significativa convirtiéndose así en una pequeña empresa en vías de desarrollo, en la comercialización y producción de etiquetas auto-adheribles en rollo.

NUESTRA EMPRESA

POLY-ETIQUETAS, es una empresa 100% Mexicana con 5 años de experiencia especializada en el desarrollo, producción y distribución de cualquier tipo de etiquetas con y sin adhesivo, tanto blanca como impresa para todo el sector industrial, comercial y de servicios.

Contamos con personal capacitado y con vasta experiencia en el medio; así como la maquinaria necesaria para poder cumplir con las necesidades que demanden nuestros clientes, ya que tenemos una fuerte estructura entre socios comerciales y cooperaciones técnicas que nos permiten enfocar exitosamente nuestros recursos en el cumplimiento de nuestros objetivos.

4

1.2 MISIÓN

Somos productores y comercializadores de etiquetas auto-adheribles en rollo blancas e impresas, ofreciendo la más alta calidad y servicio a cada uno de los clientes, teniendo siempre en cuenta la rentabilidad CLIENTE-PROVEEDOR para así poder respaldar nuestros productos con compromiso y responsabilidad.

1.3 VISIÓN

Ser la mejor opción en el mercado de etiquetas auto-adheribles ofreciendo siempre a nuestros clientes y prospectos la más alta calidad tanto en producto como en servicio con la mira de ser líderes dentro de la industria.

1.4 OBJETIVO

Fabricación de etiquetas auto-adheribles para todos los sectores industriales.

5

1.5 ORGANIGRAMA

6

1.6 PLANTILLA DEL PERSONAL

A continuación se presenta en números la plantilla del personal de las diferentes áreas de la empresa.

Administración Recursos Humanos

Contabilidad Almacén Producción Comercialización Total

Turno Matutino y Vespertino

4 2 2 3 4 6 21

Turno Nocturno 2 3 5

TOTAL 26

7

1.7. VALORES

Integridad: El empleado debe actuar con honestidad, atendiendo siempre a la verdad; conduciéndose de esta manera, fomentara la credibilidad de la sociedad en su empresa y contribuirá a generar una cultura de confianza y apego a la verdad.

Respeto: El empleado debe dar a las personas un trato digno, cortés, cordial y

tolerante. Está obligado a reconocer y considerar en todo momento los derechos, libertades y cualidades inertes a las condiciones humanas. Aceptamos con aprecio la diversidad de la manera de pensar, y valoramos las cualidades de los demás.

Responsabilidad: Cumpliendo con calidad todas y cada una de nuestras

actividades y compromisos, asumiendo las consecuencias de nuestros propios actos.

Honestidad: Trabajar siempre dentro del marco de la ley, velando que las

acciones y decisiones que se tomen sean de una manera congruente, cabal y transparente.

Lealtad: Tenemos la convicción de mantenernos firmes ante las adversidades a

los compromisos adquiridos, defendiendo los valores e ideales de la empresa, clientes, proveedores y asociados.

Solidaridad: Denotando un alto grado de integración y estabilidad interna y total

a una situación o circunstancia, asumiendo así beneficios y riesgos.

Pertenencia: Estamos comprometidos con nuestra empresa y nuestros clientes.

Servicio: Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, buscando soluciones

innovadoras.

Trabajo en equipo: Ideales e intereses comunes por parte de nuestros

colaboradores para el logro de los objetivos.

8

1.8 NUESTRO LEMA

“Encaminar nuestros esfuerzos a cubrir los requerimientos de nuestros

clientes”

1.9 LOGO Y SLOGAN

9

1.10 NUESTRO COMPROMISO

Somos una empresa comprometida con la calidad, entendida como satisfacción de nuestros clientes. En este sentido POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V. considera que para conseguir un liderazgo en el sector debe existir una excelencia en los resultados de producto y de servicio.

Estamos convencidos de que la satisfacción de nuestros clientes es lo más importante, por ello trabajamos para que el servicio sobre pase las expectativas ofreciendo una atención personal y especializada.

Nuestro proceso de producción empieza con el estudio de la necesidad del cliente tanto en diseño como en los materiales a utilizar.

Por otra parte nuestro departamento técnico está siempre en busca de las novedades del mercado buscando los medios para ofrecer nuevas soluciones de etiquetaje.

1.11 FILOSOFÍA

Nuestra clave del éxito radica en TRABAJAR EN EQUIPO (cliente-proveedor), ofreciendo el mejor trato personalizado a todos los clientes. La confianza en nuestro equipo de trabajo nos permite ofrecer CALIDAD, SERVICIO Y SOBRE TODO PRECIOS COMPETITIVOS.

Preocupándonos por la satisfacción total de los clientes, brindamos a todos ellos la confianza y honestidad que se requiere para el cumplimiento de contratos (órdenes de compra) respaldándolos con productos de la más alta calidad, así como la entrega oportuna de dichos productos con un excelente nivel de servicio y atención a clientes.

10

1.12 POLÍTICAS DE CALIDAD

Nos dedicamos a desarrollar, producir y comercializar etiquetas auto-adheribles que cumplan con las especificaciones que requiere cada uno de los clientes, a través de la mejora continua de nuestros procesos y tecnologías adquiridas.

MATERIALES

Seleccionar a los proveedores nacionales más reconocidos en el mercado por su confiabilidad y calidad de sus productos.

MAQUINARIA Y EQUIPO

Utilizar maquinaria y equipo moderno para procesar nuestros productos, manteniéndolo en buenas condiciones, actualizándolo de acuerdo a los requerimientos del producto y del mercado.

PERSONAL Y PROCEDIMIENTOS

Mantener capacitado a nuestro personal, y utilizar procedimientos de producción e inspección que nos permitan obtener el nivel de calidad que nuestros clientes requieren.

11

1.13 SERVICIOS QUE OFRECEMOS

1.- Etiquetas en rollo impresas de 1 a 5 tintas o en selección a color con acabado de barniz UV o plastificado.

2.- Etiquetas, blancas para impresión de códigos de barras, en papel de transferencia térmica (para imprimir con ribbon) o en papel térmico directo.

3.- Impresoras de transferencia térmica para impresión de códigos de barras (Toshiba tec, zebra, datamax, eltron, etc.) y sus consumibles, tales como ribbons, cabezas de impresión, rebobinadores, etc.

4.- Lectoras de códigos de barras (gryphon, dragon, data logic, etc.) y etiquetadoras para lote y fecha de caducidad.

5.- Puntos de venta, cajas registradoras, touch screen, software administrativo para tiendas, farmacias, etc.

12

1.14 LÍNEA DE PRODUCTOS POLY ETIQUETAS

Ribbons Cera Ribbons Resina

Ribbons Cera Resina

Etiquetas auto- adheribles

Etiquetas auto- adheribles con fondeo de color.

13

Etiquetas marca precios blancos y fondeados de color.

Impresoras para código de barras y textos.

Etiquetadora Ketan K320 para marca precios.

14

1.15 MERCADO META

Atendemos clientes a nivel nacional de la industria alimenticia, maquiladora, farmacéutica, electrónica, de vinos y licores, del vestido, de lubricantes, frutícola y de cosméticos entre otras.

Para la Industria Alimenticia: Ofrecemos etiquetas con materiales propios para resistir la humedad, refrigeración o congelación y con adhesivos certificados para contacto directo e indirecto con los alimentos así como especialidades para impresión de recetarios.

Para la Industria Cosmetológica: Ofrecemos etiquetas con materiales transparentes y materiales propios para aplicaciones en superficies pequeñas (labiales, rímel, etc.) y la posibilidad de fabricar etiquetas de formas irregulares.

Para la Industria de Empaque y Embalaje: Distintos tipos de papel (Couche, Transfer, Térmico, etc.) en blanco o impresas en tamaños estándar. Manejamos adhesivos propios para adherencia óptima en cartón, PVC, etc.

Para la Industria Manufacturera: Procesos de fabricación de etiquetas para soportar condiciones extremas de operación como alta o baja temperatura, materiales retardantes de flama, materiales con certificación UL, etiquetas para proceso de etiquetado in-mold o heat transfer y en general opciones para cubrir prácticamente cualquier requerimiento o especificación.

Para la Industria de las Bebidas: Etiquetas en películas plásticas o papeles laminados para soportar condiciones de alta humedad y bajas temperaturas en medidas estándar para las diferentes capacidades de los envases.

15

CAPÍTULO II

ANÁLISIS DE LA EMPRESA

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17

2.2 MARCO DE REFERENCIA DE LA EMPRESA

POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V. es una pequeña empresa familiar que se dedica a la producción y comercialización de etiquetas con adhesivo y sin adhesivo en rollo. Tiene 5 años en el mercado tiempo en el que ha logrado desarrollarse significativamente reportando hasta el año 2009 ventas anuales hasta por 6 mdp.

El proceso de venta es mediante el sistema de Telemarketing, el proceso es el siguiente:

1.- Creación y depuración de base de datos.

2.-Prospectación vía telefónica con el departamento de compras

3.- Envió de carta de presentación de la empresa.

4.-Envío de cotizaciones, de acuerdo a las necesidades de los prospectos.

5.-Seguimiento (recotización, envío de muestras, concertar citas).

6.- Cierre de ventas (orden de compra y levantamiento del pedido)

7.- Producción

8.-Entrega de material

9.- Servicio de post-venta (seguimiento a la compra)

2.3 ANÁLSIS DE LA COMUNICACIÓN

En la empresa se cuentan con los siguientes medios de comunicación que nos permite la comercialización de nuestros productos.

18

2.3.1 PUBLICIDAD

La empresa cuenta con el medio de publicidad de Sección amarilla, impresa y por internet.

2.3.2 PROMOCIÓN DE VENTAS

La fuerza de ventas proporciona muestras de los materiales como etiquetas y ribbon que necesiten los clientes y prospectos, para tener una mayor aceptación de los materiales que se les ofrece.

2.3.3 RELACIONES PÚBLICAS

La empresa no cuenta con un departamento como tal, pero la fuerza de ventas se encarga de realizar relaciones publicas proyectando a sus clientes y prospectos que la empresa es la mejor opción en la compra de etiquetas auto adheribles en rollo.

La empresa organiza una comida para todos sus empleados a final de año, en esta reunión se organizan rifas con algunos regalos para premiar el esfuerzo de sus trabajadores, así mismo obsequia vestimenta y material de trabajo con el logotipo de la empresa.

A través del correo interno de la empresa se envía información relevante a los últimos acontecimientos de la empresa.

19

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA

INVESTIGACIÓN

20

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La comunicación que se brinda a los empleados dentro de la empresa POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V. no es bidireccional, oportuna y carece de veracidad, provocando en los empleados que no se sientan parte de la misma, debido a esto no desarrollan sus funciones eficazmente creando un ambiente de desconfianza y falta de interés en sus actividades.

Debido a esto se transmite a sus clientes una relación constante de duda y falta de interés hacia la empresa.

3.2 ANÁLISIS DEL PROBLEMA

En general el tipo de cultura organizacional existente dentro de POLY ETIQUETAS, SA DE CV, podría considerarse como débil dentro de la teoría organizacional, es decir, por las características visibles que en ella existen, como la falta de trabajo en equipo, autoritarismo entre otros rasgos culturales que impiden el fortalecimiento organizacional en la empresa, ya que la mentalidad de los directivos no es lo suficientemente abierta al cambio como se requiere. Derivado de los servicios que ofrece dicha empresa es de gran importancia el que se dé una comunicación bidireccional adecuada y eficiente. Como sabemos la comunicación es un factor clave para el desarrollo y crecimiento de toda empresa tanto de manera interna como externa. Partiendo de las experiencias recolectadas del personal de la empresa se puede observar que dentro de la misma no se cuenta con una buena comunicación dentro de su esquema organizacional, así como la comunicación que existe entre directivos, gerentes y empleados no se lleva de manera correcta, ya que no se cuentan con los medios adecuados para dar a conocer la situación de la empresa y situaciones problemáticas. Así mismo la información que se les ofrece a los empleados en ocasiones no es verídica y oportuna, provocando un ambiente de desconfianza y falta de interés en sus actividades, incitando a la no identificación y pertenecía hacia la empresa. Cuando se llegan a dar acuerdos a los empleados, muchas veces no se cumplen.

21

3.3 HIPÓTESIS

La mala comunicación y falta de estrategias de relaciones públicas internas dentro de la empresa generan un ambiente hostil y de inestabilidad en los empleados, lo que a su vez se refleja en su falta de pertenencia hacia la empresa.

3.4 OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN

Comprobar que la falta de comunicación y de estrategias de relaciones públicas genera que los empleados no se sientan parte de la empresa.

3.4.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer y evaluar la opinión de los empleados sobre la comunicación dentro de la empresa.

Conocer el ambiente laboral de los empleados. Determinar el nivel de comunicación que existe entre directivos y empleados.

3.5 DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA

Aplicar una investigación de mercados para conocer y evaluar la comunicación que existe entre directores y personal de la empresa POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V. para determinar un plan de acción que mejore las relaciones internas y procesos dentro de la empresa.

Nuestra investigación, es básicamente de campo, ya que lo que se busca es conocer la opinión y percepción de la gente que labora en la empresa “POLY ETIQUETAS, S.A. DE C.V.” por lo que se recurre a la investigación concluyente de tipo descriptiva.

La investigación concluyente suministra información para evaluar y seleccionar un curso de acción. Se caracteriza por procedimientos formales de investigación. Hace uso de la técnica del cuestionario detallado y un plan formal de muestreo.

La investigación también es descriptiva ya que depende principalmente de la información recolectada de los cuestionarios y de información secundaria, como la observación y sondeos previos.

22

3.5.1 MÉTODO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Cuestionario estructurado (ver anexo).

3.5.2 MODO DE APLICACIÓN

Mediante visita domiciliada FACE to FACE (F2F).

3.5.3 PÚBLICO OBJETIVO

Empleados y directivos de la empresa POLY-ETIQUETAS, SA. DE C.V.

3.5.4 CÁLCULO DE LA MUESTRA

Se aplicaran 26 entrevistas, mismas que constituyen la totalidad del universo, justificándose en la suposición de que habiendo un universo tan pequeño y una variedad tan grande de opiniones se pueden obtener resultados más precisos y reales.

3.6 CUESTIONARIO

23

CUESTIONARIO

ESTUDIO DE LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA “POLY-ETIQUETAS”

Buenos días/tardes, mi nombre es_______________________ y nos encontramos realizando el seminario de titulación en Relaciones Públicas, estamos realizando una investigación acerca de la comunicación que existe dentro de la empresa. Tenga por seguro de que toda la información que nos proporcione, será confidencial y nos servirá únicamente con fines estadísticos.

Nombre: _______________________________________________________ Puesto: _________________________ Antigüedad: _____________________

Edad: _______________________ Sexo: _____________ Seleccione el área a la que pertenece.

AREAS Gerencias Administrativos Producción Lea cada una de las preguntas y seleccione la (s) respuesta (s) que considere más apropiada. 1.- ¿Cuándo ingreso por primera vez a la empresa recibió algún material de inducción o/y bienvenida? A. SI. (Pase a la pregunta 1A) B. NO. (Pase a la pregunta 2) 1A.- ¿Qué información recibió? 2. ¿Recibe información por parte de los directivos? A. SI (Pase a la pregunta 2A) B. No (Pase a la pregunta 3) 2A.- ¿Cree que la información que se le brinda es adecuada, clara y completa? A SI. ¿Por qué? B. NO. ¿Por qué? 3.- ¿Cómo considera la comunicación que existe entre los directivos y los trabajadores? A) EXCELENTE B) BUENA C) REGULAR D) MALA E) PÉSIMA 4.- ¿Cómo considera que es la comunicación entre compañeros? A) EXCELENTE B) BUENA C) REGULAR D) MALA E) PÉSIMA 5.- ¿Se respetan sus horarios de trabajo? A. SI. (Pase a la pregunta 6) B. NO. (Pase a la pregunta 5A) 5 A.- ¿Cuál?(s): (Pase a la pregunta 5B) A. Entrada B. Salida C. Comida 5B.- ¿Por qué? 6.- ¿Cumple responsablemente con sus horarios? A. SI B. NO 7.- ¿Dentro de su área de trabajo ha usted tenido algún tipo de problema o una situación que le genera conflicto? A.SI (Pase a la pregunta 7a) B.NO (Pase a la pregunta 8) 7a.- ¿Qué tipo de problema o situación? Señale una o más opciones A) Problemas con su jefe directo. B) No estoy de acuerdo con la forma de trabajo de algún compañero. C) Carga de trabajo y abusos. D) No toman en cuenta mi opinión para la toma de decisiones. E) Otra.______________________________________________

24

7B.- ¿Cómo da a conocer dicho problema? A) Voy directo con mi jefe para hacérselo saber. B) Solo lo comento con compañeros de mi confianza. C) No hago nada, me lo reservo. D) Otra. _____________________________________________ 8:-¿Cuenta con algún medio de comunicación para la solución a sus problemas?

A. SI (Continúe) B.NO (Pase a la pregunta 9) 8A.- ¿Cuál? (s):_____________________________________________ 9.- ¿Cuenta con algún medio de comunicación interna?

A. SI (Cual) B.NO (Pase a la pregunta 10) 10.- ¿Revisa su correo interno? A.SI (pase a la pregunta 10A) NO. (Pase a la pregunta 11) 10A.- ¿La información que le envían es útil para su trabajo? SI. NO. 10B.- ¿Cree que este medio es eficiente y suficiente para la comunicación de la empresa? SI. NO. ¿Por qué?____________________________________________________________ 11.- ¿Le gustaría que se le informara sobre lo que sucede dentro de las áreas en el plano laboral? SI. (Pase a la pregunta 11A) NO. (Pase a la pregunta 12) 11A.- ¿Por qué?___________________________________________________ 11B.- ¿De qué manera le gustaría que se le mantuviera informado? Una o más opciones A) Pizarra Informativa. B) Tríptico. C) Gacetas y boletines. D) Periódico mural. 12.- ¿Te diriges al personal de una manera respetuosa? A. SI. B.NO 13.- ¿En general que percepción tienes de la comunicación dentro de la empresa? _____________________________________________________________________. DE ANTEMANO LE DAMOS LAS GRACIAS POR SU TIEMPO Y COOPERACIÓN. QUE TENGA BUEN DÍA. SUPERVISIÓN Nombre del encuestador________________________________________________. Lugar de realización de la encuesta: __________________.FECHA:______________.

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38

3.8 INFORME FINAL Gracias a la tabulación y análisis de los resultados comprobamos que nuestra hipótesis es cierta. La comunicación que existe dentro de la empresa POLY-ETIQUETAS no es la adecuada para el tipo de organización que se maneja de manera interna, y por consecuencia sabemos que esta situación está provocando conflictos que evitan el desarrollo interno de los colaboradores, y por ende limitan el crecimiento global de la empresa. Aunado a esto, la empresa no se ha preocupado por proporcionar a sus colaboradores herramientas que fomenten la buena comunicación, y desgraciadamente, con la que cuentan no es suficiente y los empleados no le prestan la atención necesaria. Por otro lado, no existe una cultura por la comunicación organizacional, cosa que se refleja en la falta de comunicación y confianza existente entre jefe y subordinado, a diferencia de las buenas relaciones que existen entre colaboradores del mismo nivel jerárquico. La mayor parte de los problemas que se generan se deben a que no se respetan los horarios de los empleados, por la carga de trabajo que surge a destiempo, por la falta de acuerdos en cuanto a la forma de trabajo y por el desinterés de los altos mandos por las necesidades y opiniones de los subordinados. Por lo observado, estamos seguros de que el problema de comunicación se genera en primer lugar por la falta de sinergia que hay entre jerarquías, en segundo lugar por la ausencia de medios de comunicación interna eficientes que permitan el pleno desarrollo personal y sentido de pertenencia por parte de los colaboradores hacia la empresa, y en tercer término por la necesidad que existe de recibir información periódica de la empresa que les proporcione mayor seguridad, les permita desempeñar su trabajo de manera eficaz y haga que se pongan la camiseta.

39

CAPÍTULO IV

PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

40

4.1 INTRODUCCIÓN Después de llevar a cabo la investigación acerca de la comunicación interna de la empresa POLY-ETIQUETAS S.A. DE C.V., analizamos los resultados obtenidos y reflejados en el informe anterior, en la cual claramente se observa la falta de comunicación bidireccional que existe actualmente en la empresa. A continuación detallamos el plan de Relaciones Públicas diseñado para corregir y mejorar las relaciones internas en la empresa, logrando los objetivos planteados con anterioridad, a fin de dar solución a la problemática estudiada. Esto le permitirá a la empresa un crecimiento interno, mejor comunicación con proveedores y clientes, lo cual se verá reflejado en las ventas; así mismo se obtendrá un mejor desempeño de los empleados, a través de tácticas que promueven la comunicación. 4.2 OBJETIVO Lograr el crecimiento paulatino de la empresa POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V. mediante la mejora continua de la comunicación interna, investigando el pensamiento de nuestros empleados para cambiar actitudes y voluntades; así como crear y mantener un sentido de pertenencia del empleado hacia la empresa. 4.3 ESTRATÉGIA Establecer medios de comunicación que permitan un desarrollo eficaz y eficiente de las relaciones entre empleados y directivos. 4.4 TÁCTICA No. 1 Elaboración de un tríptico de bienvenida 4.4.1 PROPUESTA El tríptico es un medio de comunicación grafica impresa que nos servirá como una herramienta para dar a conocer la historia, la misión y visión de la empresa, la filosofía, nuestro compromiso con el público, señalando los hechos más importantes a los empleados de nuevo ingreso. Así mismo contendrá un mensaje de bienvenida escrita por el director general de la empresa.

41

4.4.2 MÉTODO DE EVALUACIÓN. El área de recursos humanos realizará una evaluación de la información proporcionada en el tríptico a los empleados de nuevo ingreso. 4.4.3 PRESUPUESTO

CONCEPTO CANTIDAD COSTO POR UNIDAD

GASTOS FIJOS

GASTOS VARIABLES TOTAL

TRÍPTICO 250 Impresiones $1.20 X $300.00 4.5 TÁCTICA No. 2 Buzón de quejas y/o sugerencias. 4.5.1 PROPUESTA Se implementará el Buzón de Quejas y sugerencias que pretende recabar información valiosa del personal, para la posterior toma de decisiones, resolver problemas, así como la implementación de mejoras en la empresa POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V. 4.5.2 CARACTERÍSTICAS Sera un buzón con material de acrílico, con las siguientes características: 40cm de largo 30cm alto 30 cm de ancho En la parte frontal tendrá el nombre de “BUZÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS” para su fácil identificación. El buzón será colocado en el pasillo principal que se ubica entre el checador y el comedor; esto debido a que todo el personal transita por ese pasillo, de esta forma su visualización es total. Estará colocado a una altura de 1.50 mts. del suelo. Del lado izquierdo estará la papeleta de quejas y sugerencias con un bolígrafo para su llenado.

42

4.5.3 MÉTODO DE EVALUACIÓN. 1. Se recibirán las quejas y sugerencias que formulen los empleados, con referencia del cumplimiento del servicio que se brinda. 2. Se clasifican y agrupan las quejas y sugerencias por el administrador del buzón. 3. Se revisará el análisis y clasificación del administrador del buzón en fecha y hora acordadas, en presencia del Director Administrativo, por lo menos un Gerente. 4. Se tramitarán las quejas y sugerencias que sean llenadas en el buzón. 5. Se analizarán las quejas y sugerencias agrupadas y clasificadas, se definirán planes de acción, fechas compromiso y contestar al empleado que así lo solicite. 6. Se realizarán los reportes para la Dirección. 4.5.4 PRESUPUESTO


GASTOS FIJOS


BUZÓN 1(25X20X10) $890.00 X $890.00 FORMATOS 50 $0.30 X $15.00

PLUMAS 1 CAJA(10 plumas) $20.00 X $20.00 CANDADO 1 $40.00 X $40.00

4.6 TÁCTICA No. 3 Pizarrón Informativo 4.6.1 PROPUESTA Se colocara un pizarrón el cual es un medio de comunicación visual formado por imágenes y texto, está destinado a nuestros empleados y su presentación se hace periódicamente en el lugar previamente seleccionado; es uno de los recursos menos costosos, este fue planeado de acuerdo a los objetivos de comunicación que se pretende lograr, tiene la posibilidad de integrar a los participantes en las diferentes etapas de desarrollo del mismo, dando lugar a que todos expongan sus conocimientos a través de este recurso. Se designara a un responsable el cual organizará al personal para colocar el pizarrón, con un calendario que se determinara a principios de año.

43

CALENDARIO DE PIZARRÓN 2010

MES DPTO. DIAENERO Recursos Humanos 1 FEBRERO Recursos Humanos 26 MARZO Contabilidad 31 ABRIL Contabilidad 30 MAYO Compras 28 JUNIO Compras 30 JULIO Almacén 30 AGOSTO Almacén 31 SEPTIEMBRE Producción 30 OCTUBRE Producción 29 NOVIEMBRE Comercialización 30

El pizarrón se dividirá en 3 secciones: •La primera estará llenada de información acerca de la empresa (avisos importantes, eventos, información sobre cambio de horarios, propuestas para un mejor desempeño laboral, etc). •La segunda sección se llenará por artículos de interés (días festivos, información cultural, deportiva, etc). •La tercera sección, contendrá información de cumpleaños de directivos y empleados. 4.6.2 POLÍTICAS DE PIZARRÓN INFORMATIVO

Elegir temas Asignar roles del personal al que le tocara poner información. Búsqueda de materiales y temas. Diseño del pizarrón.

4.6.3 CARACTERÍSTICAS El pizarrón esta hecho de corcho, y está enmarcado con un borde de acero inoxidable, con medidas de 2.5 mts. De largo y 1.5 mts de ancho. El pizarrón estará ubicado cerca del área de comedor, para que el personal cuando pase en un tiempo libre pueda leer el pizarrón.

44

4.6.4 MÉTODO DE EVALUACIÓN. El encargado del pizarrón informativo realizara un sondeo de los comentarios que realicen los empleados acerca de la información proporcionada. 4.6.5 PRESUPUESTO


GASTOS FIJOS


PIZARRÓN 1 $1,000.00 X $1,000.00PAPELERÍA EN

GENERAL 1 $200.00 X $200,00

4.7 TÁCTICA No. 4 Reuniones de Trabajo. 4.7.1 PROPUESTA Las reuniones de trabajo se utilizarán como una herramienta de comunicación en las cuales elaboraremos planes, diseñaremos estrategias, evaluaremos desempeños, fomentaremos la participación de los empleados, etc., estas deberán ser promovidas por el Gerente de cada área, las cuales cubrirán los siguientes puntos: Establecer que toda reunión es parte importante de las actividades que desempeña cada

empleado, y cuyos frutos se traducirán en rendimiento y crecimiento. Se estructurará una agenda. Cada reunión tendrá una duración máxima de una hora. Se llevaran a cabo quincenalmente.

45

4.7.2 POLÍTICAS DE LAS REUNIONES • Se designara un coordinador.

• Se definirá el tema a tratar.

• Se proveerá con anterioridad de la información importante para evitar postergar la toma de

decisiones.

•Se detallarán los puntos que se desean tocar, esto lo deben realizar cada uno de los integrantes

de la reunión, y llevarlos por escrito.

• Se acordará por anticipado un horario de inicio y uno de fin que se debe cumplir sin

excepciones.

• Se evitará alejarse de los temas a tratar, esta es tarea del coordinador, en caso que no lo

hubiere, cada integrante tendrá la responsabilidad de no "irse por las ramas".

• Se traducirán las decisiones en acciones, de lo contrario se pierde interés en continuarlas.

• Se tomará nota de los puntos tratados, de las decisiones acordadas, de los responsables de que

cada decisión se lleve a cabo, de los tiempos para que se ejecuten las decisiones y de la fecha y

hora del próximo encuentro.

• Durante las juntas se ofrecerá café, agua y galletas con el fin de crear un ambiente más grato

sin que esta se entienda como una reunión social.

• Los empleados tendrán la obligación de realizar una evaluación y análisis de los conflictos de

manera objetiva, de la misma forma deben enfocar sus comentarios y sugerencias.

4.7.3 MÉTODO DE EVALUACIÓN El método de evaluación para las reuniones lo realizará el encargado de realizar las reuniones tocando algunos de los siguientes puntos:

Evaluación de la comunicación ejercida durante el periodo.

Interacción con su equipo de trabajo.

Conflictos y problemas que hayan surgido en cuanto a comunicación interna dentro de

sus equipos de trabajo.

Causa que han provocado los conflictos a si como las personas que son parte del mismo.

Alternativas de solución o acciones a realizar.

Resultados obtenidos de las alternativas utilizadas para la solución de conflictos.

46

4.7.4 PRESUPUESTO

CONCEPTO CANTIDAD COSTO

POR UNIDAD

GASTOS FIJOS


TÉ 3 CAJAS(20 SOBRES) $8.00 X $24.00 CAFÉ 2 FRASCOS(100 GRS) $19.50 X $39.00 GALLETAS 4 CAJAS $13.45 X $53.80 AZUCAR 2 KG $9.12 X $18.24 AGUA 40 LTS. (2 GARRAFONES) $25.00 X $50.00 VASOS DESECHABLES 2 PAQUETES(25 PZA) $17.00 X $34.00

CUCHARAS 2 PAQUETES(25 PZA) $10.00 X $20.00 SERVILLETAS 1 PAQUETES(250 HOJAS) $14.00 X $14.00

Estas reuniones son necesarias para mantener la comunicación en POLY ETIQUETAS S.A. DE C.V., son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: tomarán decisiones, solucionarán problemas, se intercambiará información, planificará, entre otras.

47

4.8 PRESUPUESTO GENERAL

CONCEPTO CANTIDAD COSTO

POR UNIDAD

GASTOS FIJOS


REUNIONES DE TRABAJO TÉ 3 CAJAS(20 SOBRES) $8.00 X $24.00CAFÉ 2 FRASCOS(100 GRS) $19.50 X $39.00GALLETAS 4 CAJAS $13.45 X $53.80AZUCAR 2 KG $9.12 X $18.24AGUA 40 LTS. (2 GARRAFONES) $25.00 X $50.00VASOS DESECHABLES 2 PAQUETES(25 PZA) $17.00 X $34.00CUCHARAS 2 PAQUETES(25 PZA) $10.00 X 20SERVILLETAS 1 PAQUETES(250 HOJAS) $14.00 X $14.00BUZÓN DE QUEJAS Y/O SUGERENCIAS BUZÓN 1(25X20X10) $890.00 X $890.00FORMATOS 50 $0.30 X $15.00PLUMAS 1 CAJA(10 plumas) $20.00 X $20.00ELABORACIÓN DE TRIPTICO DE BIENVENIDA TRIPTICO 250 Impresiones $1.20 X $300.00PIZARRÓN INFORMATIVO PIZARRÓN 1 $1,000.00 X $1,000.00PAPELERÍA EN GENERAL 1 $200.00 X $200,00

TOTAL $2,478.04

48

4.9 CALENDARIO DEL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES QUE SE REALIZARAN DURANTE EL AÑO 2010 – 2011

MES/ACTIVIDAD JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN

Elaboración de tríptico de “bienvenida”

Colación de Buzón de quejas y sugerencias

Colación de Pizarrón informativo

Reuniones de trabajo

La elaboración del tríptico de Bienvenida, el Buzón de quejas y sugerencias y el “Pizarrón informativo” se colocarán en las fechas del 31 de Mayo al 4 de Junio.

Las reuniones de trabajo se realizarán quincenalmente teniendo un total de 2 juntas al mes. Estas tendrán una duración de un

año.

49

CAPÍTULO V

PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS

50

5.1 INTRODUCCIÓN Crear y mantener excelentes relaciones con los clientes, prospectos y proveedores, es una de las principales preocupaciones de toda empresa, y por la que muchos esfuerzos se hacen sin medida alguna. Esto se debe a que día a día la competencia entre empresas se incrementa y por consecuencia tanto los proveedores como clientes buscan mayores utilidades, beneficios y crecimiento b2b. Aunado a esto, las relaciones públicas nos permiten mantener buena comunicación con nuestros clientes, prospectos y proveedores, informándolos, escuchándolos y persuadiéndolos, de modo que a largo plazo se traduce en fidelidad y apoyo por parte de ambas partes. 5.2 OBJETIVO Controlar y mantener la buena imagen de la empresa, consiguiendo la simpatía y el respaldo de nuestros clientes, prospectos y proveedores. 5.3 ESTRATEGIA Establecer una relación estrecha entre cliente proveedor, mediante acciones específicas que nos ayuden a lograr nuestro objetivo. 5.4 TÁCTICA No. 1 Asistir a Exposiciones. 5.4.1 PROPUESTA La empresa participará en la Exposición EXPO PACK que se llevarán a cabo en el CENTRO BANAMEX de la CD. De México, en el cual participaran más de 500 empresas mexicanas, con el fin de dar a conocer nuestros productos y servicios afianzando relaciones con nuestros clientes. 5.4.2. OBJETIVO GENERAL Dar a conocer a la empresa y mantener una buena imagen hacia a nuestro público objetivo, mediante nuestros productos y servicios.

51

5.4.3 SELECCIÓN DEL LUGAR EXPO PACK

Lugar: CENTRO BANAMEX Ubicación:

Av. Conscripto 311 Col. Lomas de Sotelo Del. Miguel Hidalgo C.P.11200 México D.F. 01 (55) 5268 2000

Fecha: 22 al 25 de Junio del 2010.

5.4.4 JUSTIFICACIÓN Con el fin de dar a conocer y llegar a ser una empresa líder en el ámbito de la comercialización y producción de etiquetas auto-adheribles, manteniendo una buena imagen hacia nuestro público objetivo; la EXPO PACK promete ser una buena opción para atraer a nuevos clientes y afianzar relaciones con los ya existentes.

52

5.4.5 UBICACION DEL STAND

Características: STAND

• Medida del Stand: 3.60 X 3.60 M².

• Mampara divisoria blanca de 2.50 M de altura.

• Marquesina con el nombre de: POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V.

• 1 Lámpara slim de 2 X 38" con luz blanca.

• 1 Contacto doble con luz monofásica con 500 watts.

• Alfombra.

• Datos de la empresa en Directorio de Expositores.

5.4.6 PRESUPUESTO

Personal de la empresa (Vendedores)

Accesorios:

• Trípticos Informativos

• Muestras (Catálogos y plumas)

• Tarjetas de presentación

La empresa cuenta con un presupuesto general para la exposición EXPO PACK de:

Presupuesto

CONCEPTO CANTIDAD COSTO GASTOS FIJOS


Stand 1 $ 6,000.00 X Accesorios 100pzas $ 1,000.00 X

$7,000.00

53

5.5 TÁCTICA No. 2 Al final de año se organizará un desayuno para todos los clientes de la empresa, en esta reunión se dará un discurso por el Director General con el fin de afianzar las relaciones cliente proveedor, donde se proporcionaran suvenires. 5.5.1 PRESUPUESTO



Desayuno 1 $ 3,000.00 Suvenires 50 $ 1,500.00

$4,500.00 5.5.2 SUVENIRS En el desayuno se entregaran suvenires como plumas, agendas, calendarios, tazas con el logo de la empresa, carpetas, catálogos, a cada uno de los clientes que asistan.

5.5.3 MÉTODO DE EVALUACIÓN Los vendedores realizaran un sondeo posterior al evento para saber comentarios, felicitaciones de los clientes hacia la empresa.

54

CAPÍTULO VI

PRESUPUESTO GENERAL DEL PLAN DE

RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS

55

6.1. Presupuesto General

CONCEPTO CANTIDAD COSTO GASTOS

FIJOS GASTOS

VARIABLES TOTAL

Stand 1 $ 6,000.00 X Accesorios 100pzas $ 1,000.00 X

$7,000.00



Desayuno 1 $ 3,000.00 Suvenires 50 $ 1,500.00

$4,500.00

56

6.2 CALENDARIO DEL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS EXTRATEGICAS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES QUE SE REALIZARAN DURANTE EL AÑO 2010 – 2011

MES/ACTIVIDAD JUN DIC EXPOSICION EXPO PACK DESAYUNO FIN DE AÑO

La exposición se realizará del 22 al 25 de Junio del 2010 y el desayuno se realizará el día 10 de diciembre del 2010.

PAUTA

HORA JUNIO 22 23 24 25

10:00 A 3:00 PM

4:00 A 8:00 PM

Los días marcados en morado se entregaran trípticos Informativos, Muestras (Catálogos y plumas) Tarjetas de presentación, con el fin de dar a conocer a la empresa y los productos y servicios que se ofrecen. Los días marcados en azul se realizará una descripción de los productos de la empresa, al mismo tiempo entregando los suvenires antes mencionados.

57

CAPÍTULO VII

CONCLUSIONES

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CONCLUSIONES En esta investigación se logró conocer y describir el cómo se encuentran las relaciones públicas de la empresa POLY-ETIQUETAS, S.A. DE C.V., además de identificar los puntos clave sobre la comunicación y los medios que se utilizan dentro de la misma, sin embargo cabe mencionar que para lograr este plan de relaciones estratégicas, fue necesario realizar una investigación detallada, ya que la empresa no cuenta con un departamento de Relaciones Públicas como tal. Mediante la investigación concluimos que la empresa cuenta con algunos problemas de comunicación, lo cual deteriora la relación con sus empleados y clientes, ya que es fundamental para toda organización basarse en la comunicación bidireccional. Así mismo la empresa cuenta con un crecimiento constante sin embargo, no hay forma de aprovechar esta oportunidad debido a que los medios de comunicación y las estrategias no han sido las correctas. Es de suma importancia que todas las empresas como la nuestra, logren un reconocimiento, un valor y sobre todo una imagen corporativa que permitan resaltarla ante el mercado, demostrando a sus empleados y clientes que existe una armonía laboral dentro de la empresa, mediante el cumplimiento de un buen plan de relaciones públicas estratégicas y que se puedan manifestar, hacia el público externo esa confianza que en su interior habita. Después de desarrollar este proyecto concluimos que el implementar un plan de relaciones públicas es una buena opción para crear actitudes positivas dentro del personal enfocándose al desarrollo de la empresa lo que ofrecerá áreas de oportunidad y crecimiento.

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CAPÍTULO VIII

RECOMENDACIONES

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RECOMENDACIONES

Implementar estrategias de relaciones públicas para concientizar a la empresa de la importancia de la comunicación ante los niveles jerárquicos de la misma, ya que se toman en cuenta la participación de los empleados.

Iniciar a las personas de nuevo ingreso a formar parte de nuestro equipo de trabajo con el apoyo de algunos medios de comunicación.

Que la empresa a través del departamento de recursos humanos fomente las actividades en equipo y la integración de los miembros de la misma.

• Poner en práctica de manera inmediata los planes de relaciones públicas planteados en el presente trabajo.

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CAPITULO IX

BIBLIOGRAFIA RELACIONES PÚBLICAS SU ADMINISTRACION EN LAS ORGANIZACIONES. AUTOR: JORGE RIOS SZALAY, EDITORIAL TRILLAS LIBRO ABC DE LAS REALCIONES PÚBLICAS AUTOR SAM BLACK, EDITORIAL GESTION 2000 http://www.expopack.com.mx http://www.centrobanamex.com http://www.semanainternacional.com.br/es/A-Feira/Flexo-Latino-America/

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SECCIÓN 1: TRÍPTICO

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SECCIÓN 2: TRÍPTICO

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BUZÓN.

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UBICACIÓN BUZÓN.

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FORMATO DE QUEJAS Y SUGERENCIAS.

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PIZARRÓN INFORMATIVO.

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STAND EXPO PACK

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UBICACIÓN DEL STAND

instituto polit Écnic o nacional

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