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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE CALDAS

LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno: Piedad Natalia Gómez Ch.

Período evaluado: Julio – octubre de 2017

Fecha de elaboración: Noviembre de 2017

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presenta el informe pormenorizado del estado del Control Interno de la ESE San Vicente de Paul de Caldas correspondiente al periodo Julio-octubre 2017. De acuerdo a la Evaluación del Sistema de Control Interno realizada hacia el mes de febrero, la cual permite identificar el estado de desarrollo y fortalecimiento de los componentes y elementos del Modelo Estándar de Control Interno en la entidad, se obtuvo el siguiente resultado del indicador de Madurez para cada uno de los factores: 1. Resultado Evaluación del Sistema de Control Interno- Vigencia 2016

Fuente: Aplicativo Formulario Único Reportes de Avances de la Gestión – DAFP - para el usuario 3531JCI

Fuente: Aplicativo Formulario Único Reportes de Avances de la Gestión – DAFP - para el usuario 3531JCI

Interpretación del Nivel de madurez Intermedio: Puntaje entre 35-65

La entidad aplica el modelo de control interno de forma más estructurada. Cuenta con sistemas de información y canales de comunicación en operación, ajusta sus procesos con base en la información recolectada de forma interna. Posee una Política de Gestión de Riesgos más robusta. Ha inicado con la implementación de la metodología para la identificación de los riesgos por procesos.


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1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

La implementación de este módulo de control en la entidad ha ido avanzando específicamente en los componentes de Talento Humano y Direccionamiento Estratégico, en contraposición al componente de Administración de Riesgos que en la evaluación pudo evidenciar debilidades las cuales continúan durante la vigencia.

1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO El documento con los principios y valores de la E.S.E. Hospital San Vicente de Paúl de Caldas, fue adoptado mediante acto administrativo, con la resolución 090 del 06 de noviembre de 2013, este documento hace parte del Sistema de Gestión de la Calidad con código M.DE-002 CÓDIGO DE ÉTICA, BUEN GOBIERNO, TRATO Y COMPORTAMIENTO. Con el fin de asegurar que el documento de principios y valores se ajusta a las necesidades de la entidad, se realizó revisión en la formulación del Plan de Desarrollo 2016-2019, en el marco del comité de Gerencia ampliado. Durante la vigencia 2017, se llevaron a cabo actividades de sensibilización de los principios y valores a través de diferentes medios institucionales: Intranet, inducción y reinducción, publicación de valores en las carteleras, actividades puesto a puesto, capacitaciones de trabajo en equipo y humanización del servicio, entre otras. La socialización de valores de forma presencial tuvo el siguiente comportamiento:

VALOR Total servidores

Responsabilidad 62

Compromiso 68

Transparencia 56

Solidaridad 61

Respeto 94

La entidad cuenta con el manual de funciones de la planta de personal y la planta temporal, ajustados y adoptados mediante acuerdo 396 y 397 de junio de 2015 respectivamente. Ultima inducción realizada al personal que ha ingresado a la institución bajo distintas modalidades de contratación con el siguiente alcance:

31 Estudiantes

4 Médicos Generales

4 Auxiliares de enfermería

2 Enfermeras

1 Profesional en Salud Ocupacional


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1 Enfermero

1 Auxiliar de farmacia El plan institucional de capacitaciones presenta un nivel de cumplimiento del 80% con corte al 15 de noviembre de 2017, entre las principales se tienen:

TEMAS GENERALES Total

personas capacitadas

Manejo de información 182

Sistema de información para la gestión documental 129

Seguridad del paciente 126

Seguridad y salud en el trabajo (decreto 1443 de 2014 y decreto 1072 de 2015) 94

Higiene postural y pausas activas 88

Trabajo en equipo y colaboración 84


Reinducción

70

Generalidades de seguridad del paciente 52

Humanización del servicio 52

Manejo de muestras de patología en quirófano 45

Gestión humana 30

Pólizas de seguros 26


Capacitación sobre ETA- Seccional de salud 21

Emergencias 15

Farmacovigilancia, tecnovigilancia, reactivovigilancia, gases medicinales 15

Emergencias 13

Servicios caja de compensación 12

Seminarios de Obstetricia 10

Procedimiento gestión de guías clínicas y formatos 7

Manejo de equipos biomédicos y tecnovigilancia 2

El Plan Operativo Anual de Bienestar fue formulado teniendo en cuenta el marco legal y la caracterización de los servidores, este fue adoptado mediante Resolución 025 de enero de 2017 y aprobado en el marco del Comité de bienestar realizado el 30 de enero 2017. De acuerdo a la información presupuestal del rubro 201020008 Bienestar Social se han ejecutado $89.996.022 en las diferentes actividades formuladas por concepto de este programa. Se realizó la evaluación del desempeño al personal de Carrera Administrativa, de acuerdo al formato establecido para tal fin y para el periodo correspondiente.


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1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Se suscribió el plan de gestión para el periodo 2016- 2019 aprobado por la Junta Directiva según acuerdo 423 de 2016, durante esta vigencia se realizó la primera evaluación correspondiente a la vigencia 2016 la cual responde a los lineamientos establecidos en la ley 1438 de 2011 en sus artículos 72 y 74, desarrollados desde las resoluciones 710 de marzo 30 de 2012 y 743 de marzo 15 de 2013. Como resultado de la evaluación la Junta Directiva mediante acuerdo 439 de 2017, otorgó una calificación de 4,27 con un rango de evaluación satisfactorio al resultado del Plan de Gestión. La ESE Hospital San Vicente de Paúl de Caldas, acogiéndose a la normatividad aplicable estructuró el plan de desarrollo institucional para el periodo 2016 –2019, mediante la participación de diferentes grupos de trabajo, con el equipo directivo, líderes de procesos y talleres con los empleados en el espacio de la reunión de personal con una asistencia según planilla de 43 personas. En este sentido la actual Dirección en la Planeación del periodo 2016 al 2019, ha hecho una revisión de la misión, visión, políticas institucionales. En el proceso de inducción y reinducción se difunden o socializan la misión, visión, objetivos institucionales entre otra información de carácter estratégico, adicionalmente se utilizan diferentes medios para su difusión: Página Web, carteleras institucionales, redes sociales.

En la formulación de los planes de acción se observa coherencia con los programas y acciones macro definidas en el Plan de Desarrollo institucional y es a través de estos donde se ve operativizada la Planeación Estratégica. La E.S.E realizó revisión de los comités existentes, periodicidad de reunión y estableció para el año 2017 un cronograma de reuniones el cual es socializado a todo el personal.

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos La entidad tiene definido su mapa de operación por procesos articulados entre estratégicos, misionales y de apoyo, aprobado mediante resolución 052 de 2014, el cual fue revisado y aprobado por el comité


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de Gerencia base en cuanto a modificaciones en el proceso de Gestión de la Información y Mercadeo, resultando un proceso estratégico denominado Gestión de la Información y la Comunicación, este ajuste se adopta en la resolución 074 del 09 de marzo de 2016. El mapa de procesos es socializado básicamente en el ejercicio de inducción, si bien se cuenta con un Gestor Documental como herramienta de consulta para todos los procesos y procedimientos, la información no se encuentra en su totalidad actualizada (manuales, procedimientos, instructivos, guías, entre otros) que permita el control de documentos, la estandarización de los procesos, su fácil consulta y que contribuya al conocimiento del funcionamiento de la entidad por parte de quienes ejecutan los procesos. La E.S.E realizó encuestas de satisfacción en los meses de enero, febrero, junio y septiembre según cronograma y servicios seleccionados para estos periodos, obteniendo los siguientes niveles de satisfacción:


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1.2.3 Estructura Organizacional En la E.S.E Hospital San Vicente de Paúl de Caldas, la estructura organizacional obedece a una estructura funcional, poco flexible, no obstante, para el modelo de operación se asocian los niveles de autoridad y responsabilidad de acuerdo a procesos. 1.2.4 Indicadores de Gestión Dentro de la Planeación estratégica se han definido indicadores de eficiencia y efectividad articulados al Plan de Gestión del periodo y Planes de acción de cada vigencia, estos son reportados con una periodicidad mensual por los responsables de procesos. 1.2.5 Políticas de Operación Políticas institucionales definidas en el código de ética, buen gobierno, trato y comportamiento M.DE.002 V04, algunas de estas se socializan en el ejercicio de la inducción y re inducción. Manual de calidad documentado y adoptado mediante resolución 060 de 2015.

1.3 Componente administración del riesgo

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo Se cuenta con una política de Administración de Riesgos, adoptada dentro de las políticas definidas en el código de ética, buen gobierno, trato y comportamiento M.DE.002 V04, dicha política tiene establecidos unos lineamientos generales en cuanto al tratamiento, manejo y seguimiento, por lo que se considera necesario incluir en esta, objetivos y alcance, factores mínimos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad, monitoreo y revisión, los roles frente a la administración del Riesgo (de la Alta dirección, Comité coordinador de control interno, responsables de procesos, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación), entre otros. 1.3.2 Identificación del Riesgo, análisis y valoración del Riesgo Si bien la entidad ha avanzado en la definición del contexto interno y externo del 92% de los procesos, este análisis no siempre es el insumo para la etapa inicial para la identificación de riesgos, observando que se han elaborado de forma muy general y no son analizados de acuerdo a la caracterización, al objetivo del proceso, su alcance y procedimientos asociados.


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En la matriz de riesgos se tienen definidas acciones de control, más no se tienen identificados los controles existentes y su naturaleza (preventivos, correctivos). Se tiene un mapa de riesgos que contempla los riesgos inherentes (análisis del riesgo), no obstante, no se han desarrollado las etapas siguientes, por lo tanto se debe completar la construcción del mapa de riesgos donde se incluyan todas las etapas: identificación del riesgo, análisis del riesgo, valoración del riesgo, controles y monitoreo. Como resultado la entidad debe definir su mapa de riesgos institucional y un mapa de riesgos por proceso a nivel de riesgo residual. Se elaboró la matriz de riesgos de corrupción de manera completa con todas las etapas: identificación, análisis y valoración del riesgo.

2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Componente autoevaluación institucional 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión Se evidencia en la entidad el ejercicio de la Autoevaluación de la Gestión a través de los indicadores de Gestión, los cuales son medidos de forma mensual por los responsables de procesos y desde la Coordinación de Planeación se hace la respectiva consolidación. Se tienen establecidos mecanismos de autoevaluación de la gestión los cuales incluyen, seguimiento a los planes de acción de forma trimestral, medición de indicadores con una periodicidad mensual y autoevaluación del Plan de mejoramiento trimestralmente. 2.2 Componente Auditoría Interna 2.2.1 Auditoría Interna El proceso de Verificación y mejora cuenta con un procedimiento de auditoría interna documentado y en aplicación para las auditorías de Control Interno y las Auditorías de Calidad. La planeación obedece a un programa de auditorías de Control Interno y el PAMEC, ambos aprobados por el Comité de Coordinación de Control Interno y que constituye la guía de trabajo de la Oficina de Control Interno y el cronograma de auditorías de Calidad. La ejecución de la auditoría se desarrolla de una manera planeada, documentada, organizada y sistemática, adicionalmente de una manera objetiva, independiente y neutral, con el fin de que la evaluación realizada contribuya a la mejora de los procesos, utilizando para ello un enfoque sistémico y disciplinado.


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El programa de Auditorías de Control Interno tiene un nivel de avance en la ejecución anual correspondiente al 90% con corte al 30 de octubre, a continuación el detalla de ejecución:

DESCRIPCIÓN INFORME OBSERVACIÓN

Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno MECI

Ley 87 de 1993 - DAFP - Decreto 1027 de 2007 Art. 2. - Circular 100-01-2015 DAFP

Presentación oportuna en el aplicativo del Departamento administrativo de la Función Pública.

Sistema de Control Interno Contable Contaduría General de la Nación,

Resolución 357 de 2007

Rendición en Línea en el Sistema de Consolidación de Hacienda de Información Pública- CHIP de forma oportuna. Se tiene constancia de la publicación.

Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno -Ley 1474 de

2011 - DAFP

Elaborado, compartido al Comité Coordinador de Control Interno y publicado en la página Web. Segundo informe correspondiente al periodo Marzo- Junio, publicado en la página Web y socializado mediante correo electrónico al Comité coordinador de control Interno. Tercer informe pormenorización correspondiente al periodo Julio- Octubre publicado en la página Web.

Informe Derechos de Autor Software Cumplimiento normativo de uso de software Directiva Presidencial N° 2 de 2002 - DNDA

Informe rendido en el aplicativo dispuesto, Informe con Radicado 201700189.

Informe Austeridad en el Gasto Decreto 984 de 2012

1-Informe de austeridad del gasto radicado 201700147 enviado a Gerente y Subdirector Administrativo. Enviado el 6 de marzo. 2- Informe de Austeridad del Gasto periodo Enero- marzo 2017, radicado 201700255, remitido a la Gerencia y Comité Coordinador de Control Interno. 3- Informe de Austeridad del Gasto periodo Abril-jun con radicado 201700455, reprogramado para el mes de Agosto. 4- Informe de Austeridad del Gasto periodo julio-septiembre con radicado 201700558, socializado al Comité Coordinador de Control Interno.

Informe sobre las quejas, sugerencias y reclamos.

PQRS. Ley 1474 de 2011, Art, 76

Informe elaborado y enviado a Gerencia y responsables de procesos. Radicado 201700204. 2) Informe de seguimiento PQRS Enero-junio 2017 con radicado 201700480.

Seguimiento y Control Plan anticorrupción y atención ciudadana. Decreto 2641 de 2012,

modificado Dec. 124 de 2016.

1-Seguimiento al Plan Anticorrupción vigencia 2016, publicado en la página Web. 2- Seguimiento con corte al 30 abril de 2017 radicado externo 201700456, publicado oportunamente en la página Web, remitido a Contraloría General de Antioquia y socializado al Comité Coordinador de Control Interno. 3- Seguimiento con corte al 31 de agosto de 2017, radicado externo 201700777 enviado a la Contraloría General de Antioquia y publicado según corresponde en la página Web.


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Sistema de información y gestión del empleo - SIGEP Decreto 2842 de 2010 - Art. 227 ley 019 de 2012 - ley de transparencia

Este informe se cambia para el mes de agosto dado que con el Decreto 484 de 2017, se establecieron nuevos plazos para diligenciar en el SIGEP y la Declaración de bienes y rentas. Los servidores públicos del orden territorial lo harán entre el 1° de junio y el 31 de julio de cada vigencia. Informe con radicado 201700482.

Seguimiento a Plan de mejoramiento Auditorías internas y externas

1) Seguimiento realizado con corte a 31/12/2016, se remitió con el Indicador correspondiente, no se presentó informe. 2) Se realizó seguimiento al plan de mejoramiento con corte al 31 de marzo de 2017, se presentó informe con radicado 201700276. 3) Seguimiento realizado con corte al 30 de junio, informe con radicado 201700402 4) Seguimiento con corte al 30 de septiembre, se adjunta informe.

Auditoría proceso Gestión Jurídica y contractual

Se inició con la etapa de planeación y apertura de la auditoría al proceso de Gestión Jurídica y contratación enviado mediante radicado interno 201700508. Alcance de la auditoría: Contratación correspondiente al periodo 01/01/2017- 31/08/2017 (incluye contratos de ingresos y gastos, órdenes de compra y ordenes de servicio), en las fases de contratación y ejecución. Avance en la auditoría 60%. Dados los múltiples inconvenientes para su realización (Auditoría de Contraloría, Paseo institucional, Visita de la Supersalud y el Inicio del nuevo informe del Modelo de Planeación y Gestión) aún se encuentra en proceso de ejecución. Se estima terminar en el mes de Diciembre.

Auditoría proceso Gestión Financiera

Informe de Auditoría al proceso de Gestión financiera enviado el definitivo mediante radicado interno 201700462. Alcance: Revisión realizada al periodo comprendido del 01-06-2016 al 31-05-2017 -Tesorería: Recaudo y registro de consignación -Cartera: Gestión cartera pagaré -Cuentas médicas: Recepción y respuesta a glosas -Riesgos e indicadores relacionados al proceso -Socializado al Comité Coordinador de Control Interno.

Seguimiento a las Funciones del Comité de Conciliaciones.

Se realiza según programación Anual, sin recibir la información de los procesos judiciales.

Otros seguimientos/Informes

1)Se presentó informe de Brechas como resultado de la Evaluación del Sistema de Control Interno Vigencia 2016. Radicado 201700285. 2) Se elaboró informe de seguimiento a los ingresos por venta de almuerzos en la E.S.E 3) Informe Evaluación MIPG- FURAG II


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La Evaluación del Sistema de Control Interno correspondiente a la vigencia 2016, se realizó siguiendo los lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y a partir de su resultado se propuso desde la Oficina de Control una metodología para su autoevaluación por parte de los responsables y se presentó a la Alta Dirección un informe con las brechas para la implementación de las acciones correspondientes. Con el decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, se introdujeron entre otros cambios, los relacionados con la medición del Sistema de Control Interno, artículo 2.2.22.3.10 Medición de la Gestión y Desempeño Institucional, definió como mecanismo de recolección de información el Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión- FURAG, en este sentido, la Función Pública emitió la circular 100-009-2017 mediante la cual se informó a las entidades, acerca de la aplicación de los mecanismos de evaluación y puso a disposición el FURAG II, con el fin de establecer la línea base de MIPG, realizando una medición del desempeño en términos de resultado. La fecha establecida para esta evaluación fue entre el 17 de octubre y el 17 de noviembre, plazo que fue ampliado y dentro del cual se realizó la correspondiente evaluación por parte de la Oficina de Control Interno, de acuerdo al nuevo plazo quedó así:


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2.3 Componente planes de mejoramiento 2.3.1 Plan de Mejoramiento El plan de mejoramiento se tiene definido por procesos y consolidado institucionalmente (Auditorías Internas Control Interno, Auditorías externas- Contraloría), su seguimiento se ha establecido de forma trimestral partiendo de una autoevaluación previa realizada por los responsables, no obstante, falta compromiso con la implementación de las acciones y la autoevaluación en todos los niveles. Aunque se cuenta con un Modelo de Mejoramiento para la construcción de los planes de mejoramiento, no es posible evidenciar que este sea aplicado por los responsables de los procesos y que esto contribuya a que se haga un adecuado análisis de causas y que las acciones de mejoramiento contribuyen a su eliminación. De acuerdo a la última actualización del modelo de mejoramiento se define la siguiente escala para la medición del avance de las acciones de los planes de mejoramiento:

PORCENTAJE DESCRIPCIÓN

1%-59% Cuando el plan de mejoramiento se encuentra en desarrollo.

60%-89% Cumplimiento parcial (aún se tienen observaciones)

90%-100% Cumplimiento

El Plan de mejoramiento institucional cuenta con 59 acciones de mejora de auditorías internas y 32 acciones como resultado de auditorías externas de Contraloría, distribuidas por procesos así:

TIPO DE AUDITORÍA PROCESO TOTAL

ACCIONES

Auditoría interna

Asistencial- Farmacia 6

Contratación 13

Facturación 8

Gestión Contractual- Publicación en GT 4

Gestión de Ambiente y recursos físicos- Activos fijos 13

PQRS 10

Sistemas- Derechos de Autor 5

Auditoría externa

Auditoría especial - Ambiental 3

Auditoría especial - De legalidad contractual y Gobierno en Línea- Primer semestre 2015

1

Auditoría Regular 28

TOTAL ACCIONES 91


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El estado actual del Plan de mejoramiento Institucional presenta un nivel de cumplimiento promedio de alrededor del 83%, ubicándose en un rango de Cumplimiento parcial donde aún se tienen observaciones o acciones por cumplir en su totalidad.

Plan de mejoramiento de Auditoría Interna

PROCESO/AUDITORÍA TOTAL

ACCIONES DEFINIDAS

N° ACCIONES CUMPLIDAS

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

PROMEDIO

Asistencial- Farmacia 6 5 97%

Contratación 13 4 77%

Facturación 8 4 76%

Gestión Contractual- Publicación en GT 4 4 100%

Gestión de Ambiente y recursos físicos- Activos fijos 13 10 95%

Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias 10 2 45%

Sistemas- Derechos de Autor 5 2 58%

TOTALES 59 31 77%


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Plan de mejoramiento de Auditoría Externa

PROCESO/AUDITORÍA TOTAL

ACCIONES DEFINIDAS

N° ACCIONES

CUMPLIDAS

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

PROMEDIO

Auditoría especial - Ambiental 3 1 90%

*Auditoría especial - De legalidad contractual y Gobierno en Línea- Primer semestre 2015

1 1 100%

Auditoría Regular 28 23 98%

TOTALES 32 25 95%

El nivel de cumplimiento de las acciones de auditoría interna es en promedio del 77% y de Auditoría externa del 95%.

3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información y comunicación interna y externa 3.1.1 Identificación de las fuentes de información externa Se tienen identificadas las fuentes de información externa y en este sentido se avanzó en la documentación y aplicación del procedimiento de P.PS-001 Gestión de oportunidades de mejora PQRS, no obstante, este debe ser revisado en el marco de los lineamientos para atención al ciudadano de la Estrategia para la Construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano Versión 02. La E.S.E Hospital San Vicente de Paúl de Caldas da cumplimiento a lo establecido en cuanto a disponer una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. Para esto ha dispuesto como canales de atención idóneos como son: presencial, telefónico, buzón, correo electrónico institucional y formulario electrónico a través de la página Web. Actualmente se tramitan las manifestaciones de los usuarios de acuerdo a un consecutivo manual asignado desde la oficina de atención al usuario, no se tiene definido un sistema de turnos para dar respuesta de acuerdo al orden de llegada. Es un mecanismo con un alto componente manual y al usuario no se le asigna de forma inmediata un número de identificación de su manifestación para facilitarle su consulta y seguimiento. Se tiene pendiente definir mecanismos de control para la oportunidad en las respuestas, adicionalmente de ser revaluado el criterio de medición de la oportunidad, teniendo en cuenta los tiempos de respuesta y el tipo de respuesta que se está dando al ciudadano.


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Si bien se elabora informe mensual que contiene la cantidad de manifestaciones de los usuarios por servicio, este no detalla todas las peticiones, solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta por parte de los responsables, adicionalmente no se ha iniciado con su publicación en la página Web. 3.1.2 Fuentes internas de información El flujo de información en la entidad se caracteriza por vincular los diferentes responsables a nivel de estructura y a nivel de procesos, esto se logra a través de los comités de Gerencia, Comité de Gerencia ampliado, los diferentes comités y otros mecanismos de comunicación (intranet, correo electrónico, carteleras, circulares, entre otras) La información de la entidad se administra a través del archivo administrativo, donde se centraliza la información para facilitar su consulta, no obstante, aún se tienen debilidades en cuanto a la Gestión documental de forma global en la entidad. En los procesos asistenciales la información necesaria para su ejecución es continuamente actualizada de acuerdo a la necesidad, se tienen procedimientos, guías, protocolos, indicadores, entre otros que son objeto de seguimiento y monitoreo permanente. Se tienen debilidades en la documentación disponible en el gestor documental, lo que puede dificultar su consulta, así mismo se presentan deficiencias en la organización, control y sistematización de la información. 3.1.3 Rendición anual de cuentas El proceso de rendición de cuentas fue incluido en el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano que desarrolla el componente correspondiente. Para llevarse a cabo, la entidad realizó convocatoria a través de diferentes medios: redes sociales, pagina Web, carteleras de la institución, invitaciones vía correo electrónico. La ESE Hospital San Vicente de Paul de Caldas, llevó a cabo la audiencia pública de cuentas el 3 de abril de 2017, con la participación de 64 personas, representando diferentes estamentos (Gabinete Departamental, Municipal, Concejo Municipal, Personería Municipal, Veedurías, Asociación de usuarios, entre otros. Como resultado se elaboró un acta final de la audiencia pública donde se resume lo expuesto y los comentarios y preguntas recibidos de la ciudadanía durante la audiencia. Esta información se reportó a la Supersalud y se publicó la información de la rendición de cuentas en la página Web.


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Dentro de las acciones establecidas por la entidad para rendición de cuentas se tiene el fortalecimiento de la Sede Electrónica o Página Web y el uso de redes sociales, como resultado se han realizado las siguientes acciones:

Página Web: publicación de resultados de informes de gestión e infografía con la información relevante de la rendición de cuentas.

Redes sociales: se ha trabajado en el contacto con los ciudadanos y la institución, esto ha permitido según información del área de comunicaciones tener en Pagina web: 7330 visitantes, seguidores Facebook 3501, alcance máximo de publicación 1351 personas y Twitter 617 seguidores. (Información al 30 julio)

A través de redes sociales también se reciben las manifestaciones de los ciudadanos las cuales son tramitadas según el procedimiento de atención al usuario.

La E.S.E desarrollo el subcomponente de Diálogo de doble vía con las organizaciones a través de la Rendición de cuentas presencial y No presencial (Rendición de cuentas a través de los diferentes aplicativos de los organismos de vigilancia y control). Se realizó revisión aleatoria del cronogroma de rendición de cuentas con un cumplimiento del 100% de informes rendidos y una oportunidad en la rendición del 90%. Rendición de cuentas presencial, por solicitud del Concejo Municipal de Caldas con radicado 2017.1416, se socializó en plenario del 17 de agosto, el informe de gestión para la vigencia 2016- 2017. La E.S.E entre otros mecanismos para la rendición de cuentas presenta Informes de gestión a la Junta Directiva, publica en cartelera de la ejecución presupuestal, publica en su página Web: Plan de Gestión, Evaluación plan de acción y memorias de la rendición de cuentas. 3.1.4 Tablas de retención documental La E.S.E Hospital San Vicente de Paúl de Caldas elaboró y presentó las Tablas de Retención Documental, las cuales fueron aprobadas mediante acuerdo 001 de 2009 por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, actualmente la entidad se encuentra en el proceso de solicitar aprobación de las tablas de valoración documental y posteriormente de la actualización e implementación de las Tablas de Retención documental. 3.1.5 Política de comunicaciones Se tiene definida una política de comunicaciones que incluye los mecanismos de comunicación interna y externa, los canales de información disponibles de acuerdo a los públicos. Esta política está en proceso de revisión de acuerdo a los cambios presentados en el proceso.


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Se tiene pendiente definir el Plan de comunicaciones de la entidad. 3.2 Sistemas de información y comunicación La entidad cuenta con un software de correspondencia Digital Logic, mediante el cual se administra la correspondencia (Oficios, memorandos, cartas, circulares, entre otros) principalmente de entrada y salida del archivo, para el resto de procesos no tiene suficiente cubrimiento y aplicación, por lo que se continúa manejando permanentemente información de manera física entre procesos. Se ha venido trabajando en la documentación del proceso de gestión documental, partiendo de la elaboración del Programa de Gestión Documental, la documentación de los procesos de planeación, producción, gestión y trámites, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación y valoración. Dentro de los programas del Plan de Desarrollo se tiene definido un componente para el fortalecimiento del proceso de Gestión Documental.

CONCLUSIONES

En el Módulo de Control de Planeación y gestión se tienen avances a nivel general, la principal debilidad se tiene en la Administración del Riesgo, donde se definió la Política de riesgos con unos lineamientos generales y se requiere incluir factores mínimos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad, monitoreo y revisión, los roles frente a la administración del Riesgo (de la Alta dirección, Comité coordinador de control interno, responsables de procesos, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación), entre otros. De otro lado, en la construcción del mapa de riesgos institucional y por procesos se deben completar todas las etapas: identificación del riesgo, análisis del riesgo, valoración del riesgo, controles y monitoreo. Como resultado la entidad debe definir su mapa de riesgos institucional y un mapa de riesgos por proceso a nivel de riesgo residual. En el Módulo de Control de Evaluación y seguimiento la entidad cuenta con mecanismos de autoevaluación, un proceso de auditoría que obedece a una programación anual alineada a los objetivos de la entidad, parte de un universo de auditorías por proceso y con la respectiva priorización, en este módulo se requiere un mayor grado de compromiso en la implementación oportuna de las acciones definidas en los planes de mejoramiento como resultado de auditorías internas y externas.


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En el eje transversal: Información y comunicación, se ha avanzado en todos los componentes, se tienen identificadas las fuentes de información externa, ha dispuesto una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, el flujo de información en la entidad se caracteriza por vincular los diferentes responsables a nivel de estructura como a nivel de procesos, la entidad rinde cuentas anualmente a la ciudadanía, una de las debilidades de este eje se identificó en el proceso de Gestión documental, no obstante es uno de los programas del Plan de Desarrollo.

En términos generales, la E.S.E Hospital San Vicente de Paúl de Caldas tiene un Sistema de Control Interno más estructurado, cuenta con Sistemas de información y ha dispuesto canales de comunicación interna y externa, generalmente ajusta sus procesos con base en la información que captura de los diferentes usuarios, ha avanzado en la Administración del Riesgo, definiendo la política de Riesgos aunque debe ajustarse de conformidad con los lineamientos en cuanto a su contenido. Es importante señalar a partir de la adopción del Manual Operativo de MIPG (Decreto 1499 de 2017), corresponde a la entidad ponerlo en funcionamiento y a las Oficinas de Control Interno para efectos de la evaluación correspondiente tener en cuenta lo establecido en la dimensión 7a Dimensión: Control Interno de este Manual.

PIEDAD NATALIA GÓMEZ CHAVARRIA _____________________________________

(Original firmado)

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