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Infor LN Infor LN Object Data ManagementMdulo de Gesto Documental

Filipe Ferreira 8 de Maro 20101

Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vcBoa tarde a todos .Para quem no me conhece o meu nome filipe ferreira.Sou aluno do mestrado integrado em eng electrotectica da Faculdade de engenharia da universisdade do porto.Estou na lankhorst Ropes a realizar o prejecto de dissertaao cujo tema implementao de um sistema de gestao documental.

Estou aqui hoje para vos falar sobre o Mdulo de Gesto Documental do LN.

1Infor LN 2ODM - Mdulo de Gesto Documentalndice.IntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

IntroduoConhecer as Entidades e Relaes do ODM (terminologia)Demonstraes (tutoriais)ConclusoEstrutura da Apresentao Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vcEm termos de estrutura da apresentao.

Vou comear por intruduzir o ODM: o que o ODM, porque pensamos em implanta-lo e quais so as suas vantagens

Seguidamente vou apresentar as entidades do ODM, este um ponto importante para que possamos entender a terminologia utilizada no ODM.

No ponto 3 vou demonstrar alguns casos de uso no LN e apresentar tambm uma webpage que pode servir de suporte e apoio implementao.

E terminamos com a concluso. 2Infor LN 3ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

Software integrado no LN que permite controlar e gerirtodos os documentos da organizao com:

+AGILIDADE - Documentos perfeitamente catalogados e facilmente acessveis atravs de pesquisa automtica; +SEGURANA - Armazenamento e acesso seguro aos documentos;

ODM - o que ? Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vcO ODM um software de gesto documental integrado no ln que permite controlar e gerir todos os documentos da organizaoCom inmeras vantagens, entre as quais:

documentos catalogados para acesso facil e rapido!

Permite Armazenamento e acesso seguro e controlado aos documentos

3Infor LN 4ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

ODM - Vantagens+RASTREABILIDADE - Mantm Histrico de verses de documentos;+COLABORAO Suporta todas as fases do ciclo de vida de documentos com controlo de estado das revises;+INTEGRAO Associao de documentos a objectos na base de dados do LN (artigos, roteiros, ordens de venda, ordens de produo, ..);

Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vcGuarda o Histrico de verses de documentos, com indicao de datas e responsveis;

Suporta o ciclo de vida dos documentos ou seja o processo de aprovao/publicao CONTROLADO E DOCUMENTADO)

INTEGRAO, esta a, a meu ver, a principal vantagem do odm face a outros sistemas que se possam instalar, uma vez que permite integraa total com o LN, associando documentos a qualquer objecto na base de dados do LN (itens, roteiros, ordens de venda, ordens de produao, )4Infor LN 5ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

ODM - Vantagens+EFICINCIA - Elimina informao redundante, Melhora tempo de resposta ao mercado tornando os processos mais eficientes. +QUALIDADE - Facilita a certificao ISO9001 ao assegurar um controlo da informao relativa a produtos e processos.

Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vc Elimina informao redundante e ao ter os documentos catalogados, torna os processos de negocio mais eficientes, melhorando o tempo de resposta ao mercado.

E por fim facilita a certificaao iso9001 ao assegurar um controlo da informao relativa a produtos e processos.5Infor LN 6ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduo.Entidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

ODM Desvantagens? o que se pretende avaliar!Usabilidade;Custo da Estruturao. Para que os documentos fiquem facilmente acessveis, um trabalho de catalogao adicional ser necessrio quando se coloca os documentos no sistema. Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vcMas entao.. Isto so vantagens!?? No h desvantagens!??

Pode haver! E isso que se pretende avaliar.

Pretende-se que os futuros utilizadores avaliem a ferramenta em termos de usabilidade.

A estruturao tem um custo, ie, para que os documentos fiquem facilmente acessveis, isso exige um esforo inicial de quem coloca os documentos no sistema, ao cataloga-los. No s fazer drag and drop de uma pasta p outra como no sistema actual.

Portanto existe este compromisso entre a total organizao (workflow totalmente definido) e os sistemas em pastas. Uns so fceis para quem coloca outros para quem consulta.

Vamos passar agora a apresentao das entidades do ODM, quando falo em entidades falo em terminologia do tipo>

6Infor LN 7ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vcDocumento, o que um documento? um ficheiro pdf? , word ou excel.. Um documento no pode conter vrios ficheiros??No odm deparmos-nos com varias entidades: ..

Vou tentar dar uma viso global destas entidades e suas relaes.7Infor LN 8ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

DocumentoReviso de documentobibliotecaTipo de documentoTituloComitFicheirosCdigorearevisoresCargoAces Permissesmscara Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vc----No se preocupem se passar algo nesta fase porque vamos ver isto a funcionar nas demostraes.

O elemento ou entidade principal do odm o documento. O documento apenas um entidade lgica, um registo na base de dados, no um ficheiro, esse documento pode ter varias revises/versoes e os ficheiros propriamente ditos so associados a uma reviso, isso significa que revises diferentes podem ter conjuntos de ficheiros completamente diferentes. Ok??

Quando criamos um documento temos que lhe dar um titulo e indicar o tipo de documento (p exemplo Ficha de processo ou ficha de defeito). Ao escolhermos o tipo de documento que queremos criar, o sistema sabe, com base em definies previas, em que biblioteca colocar o documento e corresponde area ou pasta no servidor. Ok??

E sabe tambm quem so as pessoas que tem acesso a rever o documento porque forma definidos como revisores membros do comit)ok??

Os revisores tem um cargo associado (p.ex. dir de engenharia) e o cargo que define as permisses isto , se um cargo tem permisso para aprovar e publicar, ento todos os utilizadores que assumem esse cargo tero essas permisses).

Alguma duvida??

8Infor LN 9ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODM.DemonstraesConcluso

Processo Criar e Publicar Documento

Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vcEste swimlane modela o processo do ciclo de vida do documento. Nas demonstraes vamos passar por todas estas etapas em pormenor.

----explicar etapas

Vou passar agora as demonstraes no ln9Infor LN 10ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

Demonstraes

Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vc10Infor LN 11ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraes.Concluso

Pgina de Apoio Dissertaowww.fferreira.pt.vc Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vc11Infor LN 12ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

Com base em testes que podem ser realizados na companhia 933, pretende-se que os stakeholders:

Avaliem a usabilidade do ODM como sistema de Gesto Documental; Proponham novas funcionalidades que possam melhorar o desempenho do seu trabalho no que respeita a documentao.

www.fferreira.pt.vc Forum/debates Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vc12Infor LN 13ODM - Mdulo de Gesto DocumentalndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

Questes?

Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vc13Infor LN 14ODM - Mdulo de Gesto DocumentalObrigado!ndiceIntroduoEntidades do mdulo ODMDemonstraesConcluso

www.fferreira.pt.vc Dissertao de Filipe Ferreira // www.fferreira.pt.vc14