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POP - PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
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Titulo: SISTEMA DE GESTÃO DAS SOLICITAÇÕES DAS REGI ONAIS
Associação Paulista de Medicina
Classificação: ( ) 1. Captação de Associados ( ) 2. Fidelização de Associados ( ) 3. Qualidade dos Serviços (X) 4. Integração com Regionais e Sociedades de Especialidades ( ) 5. Comunicação Interna
Áreas Usuárias : Regionais, Distritais, Presidência, Secretaria Geral, Gerência Geral, Gerência Administrativa,
Contabilidade e áreas de apoio (quando solicitado)
ÍNDICE
1. OBJETIVO
2. ABRANGÊNCIA
3. REFERÊNCIA
4. DEFINIÇÕES
5. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES
6. INDICADORES DE DESEMPENHO
7. ANEXOS
Revisão Alteração
Elaborado por:
04/03/11
Aprovado por:
18/03/11 Núcleo de POPs Diretoria Executiva (Gestão 2008/2011)
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1. OBJETIVO
Estabelecer um sistema informatizado de gestão referente às solicitações realizadas pelas Regionais à
Associação Paulista de Medicina Estadual (APM) a fim de facilitar o acompanhamento dos fluxos dos
processos.
2. ABRANGÊNCIA
Sede social, Diretorias Distritais e Regionais da APM.
3. REFERÊNCIA
a) Identificação de demanda pela Gerência Geral, Gerência Administrativa e Diretoria da APM.
b) Sistema interno de protocolo da APM
4. DEFINIÇÕES
• Sistema Workflow (WF) – ferramenta que permite o envio/recebimento e
acompanhamento de solicitações das Regionais à Associação Paulista de Medicina
Estadual de forma eletrônica. Disponível em: http://www.apm.org.br/wfregionais
• Doação – Solicitação de recursos financeiros e/ou materiais para a Regional, sem
necessidade de restituição;
• Empréstimo – Solicitação de verba para a Regional, cujo valor será restituído à
Associação Paulista de Medicina Estadual, dentro do período da gestão vigente, em
número de parcelas definido pela Diretoria;
• Apoio – Solicitação de apoio, com ou sem aporte financeiro, para a realização de
determinada atividade da Regional;
• Investimento – Solicitação de verba para reforma/construção da sede da Regional,
cuja propriedade seja da Associação Paulista de Medicina Estadual;
• Eventos – Solicitação de eventos a serem realizados pela APM Estadual na Regional;
• Outras solicitações – Demais solicitações não descritas acima.
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5. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES
As solicitações das Regionais à Associação Paulista de Medicina Estadual devem ser
realizadas por meio do Sistema WF e terão início quando o presidente da Regional
encaminhar a solicitação, segundo as categorias abaixo:
� Doação;
� Empréstimo;
� Apoio;
� Investimento;
� Eventos;
� Outras solicitações.
Vale ressaltar que a APM Estadual não se responsabilizará por gastos executados pela
Regional sem análise prévia da solicitação.
Em todas as solicitações, o presidente da Regional da APM deverá comprovar a necessidade,
por meio de documentação. Nas ocasiões em que haja a contratação de serviços de mão-de-
obra e/ou de materiais, é necessário o envio da cotação de no mínimo 3 (três) empresas.
A partir de então, a solicitação registrada no sistema e devidamente numerada será enviada
automaticamente ao respectivo diretor distrital, que deverá analisá-la e encaminhá-la,
aprovando a sua pertinência ou informando à Regional a recusa.
Nas situações em que faltar algum documento, o diretor distrital deverá devolver o processo
para a Regional, orientando-a.
Então, o diretor distrital encaminhará a solicitação via sistema WF à Secretaria Geral da APM
Estadual, que efetuará a análise da Regional, considerando:
→ Conformidade do estatuto atualizado da Regional com o da APM Estadual (estatuto
padrão);
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→ Conformidade dos cargos de Diretoria existentes com o estatuto atualizado da Regional.
Caso não haja nenhuma pendência, a Secretaria Geral encaminhará a solicitação à Diretoria
ou à Gerência.
No caso de recursos financeiros e/ou materiais, as Gerências Geral e Administrativa efetuarão
análises técnica e financeira, utilizando:
� Anexo I – Documentos necessários das Regionais para atualização cadastral e/ou
solicitação de verbas; e
� Anexo II – Análises de solicitação de verbas das Regionais, associativa e outras.
As Gerências Geral e Administrativa também avaliarão a necessidade de visita técnica à
Regional. Se necessário for, deverá ser dada ciência ao diretor distrital e ao presidente da
Regional. Não havendo necessidade de visita técnica, e/ou após concluída visita técnica,
serão providenciadas as análises pertinentes em relatório para encaminhamento.
As Gerências Geral e Administrativa avaliarão, ainda, o Plano Orçamentário aprovado em
Assembleia de Delegados para o ano em questão, a fim de identificar se a solicitação já
estava prevista e/ou se há verba orçamentária disponível.
Após essas análises, o processo seguirá para a Diretoria Financeira, que analisará o impacto
orçamentário da solicitação, de acordo com a viabilidade financeira da APM Estadual e a
conjuntura econômica.
No caso de solicitações não previstas no Plano Orçamentário, estas serão encaminhadas
pelas Gerências Geral e Administrativa para análise de outra(s) área(s) pertinente(s).
As Gerências Geral e Administrativa encaminharão o parecer (relatório) à Secretaria Geral
para que esta inclua a solicitação na pauta da próxima Reunião Distrital, quando então os
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diretores distritais analisarão o processo e sugerirão a aprovação ou recusa, a ser submetida,
na sequência, à Diretoria Executiva da APM Estadual.
A Secretaria Geral registrará a decisão que consta em ata no Sistema WF, com as devidas
justificativas.
Em seguida, caso a solicitação tenha sido aprovada pela Diretoria Executiva da APM
Estadual, a Gerência Administrativa providenciará a liberação do valor total ou parcial,
integralmente ou em parcelas, junto à Tesouraria.
A Gerência Administrativa, após executar o atendimento da solicitação, comunicará esta
conclusão à Secretaria Geral, que finalizará o processo no Sistema WF, sendo dada ciência,
automaticamente, a todos os envolvidos.
Se a solicitação tiver sido recusada pela Diretoria Executiva da APM Estadual, após registrar
esta decisão no Sistema WF, a Secretaria Geral finalizará o processo no próprio sistema,
sendo dada ciência, automaticamente, a todos os envolvidos.
A Presidência da Associação Paulista de Medicina Estadual acompanhará, via Sistema WF,
todas as solicitações e análises e, quando solicitada ou se julgar necessário, emitirá o seu
parecer.
6. INDICADORES
• Total de solicitações das Regionais, conforme as categorias registradas no Sistema WF;
• Total de verbas solicitadas pelas Regionais;
• Total de verbas liberadas para as Regionais.
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7. ANEXOS
Anexo I – Documentos necessários das Regionais para atualização cadastral e/ou solicitação
de verbas
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Anexo II – Modelo de análise de solicitação de verbas das Regionais
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Anexo III – Fluxograma